Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar

O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul

evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. nc din fazele
de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale care
i-au marcat funcionarea pn astzi:

meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii de

decizie ai vieii economico- sociale;

tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,

confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind

din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i
pstreaz secrete.
Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apariia denumirii
sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile
administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administra bunuri,
putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor,
considerai a constitui prima celul a birocraiei, n Orientul antic [1] .
n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori
specializai n comunicarea scrisa.
Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind
extrem de rare persoanele care tiau s citeasc.
Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigura de
pstrarea secretului profesional.
Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar, poate
fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitile asocierii acestei
meserii cu nceputurile scrierii.
Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de
comunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3]
In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere
prin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hrtiei ca suport
informaional, munca de secretariat capt contururile specializrii.
Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de
corespondena monarhului sau a unor nali demnitari. Aceasta presupunea
meninerea n continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sau
adugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelor
scrise.

In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile

administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de
imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca
contemporana, cu aceea de dactilograf.
Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut
brbailor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile
ceteneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revoluia Francez cu ideile ei
luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n viaa administrativ, dar a
declanat goana dup o egalitate de sexe. [4]
n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar sunt
ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai
dotate dect brbaii n domeniul competenei sociale i al inteligenei emoionale.
[5] Se contureaz, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni.
Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi
valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducndu-i
contribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea
auxiliarului su de baz, secretariatul.
n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor
informaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi,
competenele secretariatului impun n egal msur, cunotine, informaii i
deprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi:
domeniul biroticii. Abordnd, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modul
general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea
calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte
aparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de
organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de
circulaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti de
comportament n relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv,
activitatea secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot
mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pri din
activitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de
informaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a
informaiei i de comunicaie.
Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.
Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei
curente de opinie: [6]
a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este
depit i c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc
evoluia rolului calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c,
n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei;
b) n a doua categorie pot fi ncadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolul
secretarei este n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o
suplineasc;

c) un al treilea curent, susine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul

profesional actual, fiind tot mai implicat n activiti paraprofesionale n care
competenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management,
juridic), alturi de cele tradiionale.
Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de
oricine i oricum.
n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe
domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la
distan.
1. Funciile secretariatului modern
Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n
firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol
complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de
natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei n cauz. n
echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor dou
persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe o
cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate operaiunile ce in de redactarea,
stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate.
Complexitatea procesului de munc, variaz n funcie de dimensiunea i
complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic
i nivelul de pregtire al secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea
eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii
muncii manageriale.
Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin mai
multe elemente:

degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative,

contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;

creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor

contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;

asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii firmei,

cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia;

contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel

superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:

Funcia de tratare a informaiilor;

Funcia de documentare;

Funcia de filtru i legtur n contactele conducerii;

Funcia de asistare direct a managerului;

Funcia de reprezentare.

n continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecare

funcie n parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei
profesiunii, precum i tendinele de evoluie a profesiunii n contextul general al
transformrilor economice, tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns,
doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat,
deoarece, n practic, o serie de activiti pe care le vom trata distinct n exercitarea
unei funcii, sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei profesiuni.