Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Motivarea echipei
Urmtorul citat i este atribuit lui Antoine de Saint-Exupry: Quand tu veux construire
un bateau, ne commence pas par rassembler du bois, couper des planches et distribuer du
travail, mais reveille au sein des hommes le desir de la mer grande et large. Cnd vrei
s construieti o barc, nu ncepe prin a aduna lemn, a tia scnduri i a mparii munca,
ci mai bine trezete-le oamenilor dorina de a se afla n largul mrii. Interpolat n munca
noastr zilnic de PM modern, asta s-ar traduce astfel: Arat-le oamenilor ce frumos este
s navighezi n largul mrii, ntr-o barc bine fcut. Apoi obine lemn, instrumente, un
atelier, mparte munca i las-i s lucreze. D-le oamenilor recunoaterea pe care o
merit, ndat ce e gata barca.
Controlul complexitii
n stabilirea regulilor ntr-o organizaie sau grup, legea de aur este s impui doar acele
reguli pe care tii c le poi respecta tu nsui n mod consecvent. n caz contrar, acestea
vor eua din lips de credibilitate.
Evident, exist multe alte metode de organizare personal, a grupurilor i a comunicrii
(time management personal, task planning personal, organizarea riguroas a ntlnirilor,
prin ordinea de zi i protocolul ntlnirilor, .a.m.d.), dar important este ca, dac vrem ca
proiectul, afacerea, echipa s creasc, s fim pregtii cu uneltele capabile s ne ajute s
managerizm o complexitate pe msur.
Nu pot s nu remarc similitudinea relaiei dintre Manager i complexitatea activitii, cu
aceea dintre iarn i serviciul de dezpezire: se tie c zpada vine, se poate aproxima i
cnd va veni, nu se poate ns prevedea cantitatea. De aici, utilitatea deprinderii din timp
a metodelor descrise.
Definiia riscului
Exist mai multe definiii ale riscului. ntr-o abordare general, riscurile ar putea fi
definite ca acele vulnerabiliti care duc la eecul proiectului. PMBOK definete riscul
ca fiind un eveniment sau o condiie viitoare a crei apariie are un efect asupra cel
puin unuia dintre obiectivele proiectului. Alte definiii prezint riscul prin prisma
probabilitii apariiei unei consecine nedorite, care influeneaz ntr-un mod negativ
rezultatul dorit. O definiie mai general, aplicabil mai multor domenii de activitate,
enunat de Risk Management Insight, afirm c riscul este frecvena i magnitudinea
probabile ale pierderilor viitoare [1].
Elementele comune ce stau la baza acestor definiii sunt efectele negative i
incertitudinea sau probabilitatea. Trebuie avut ns n vedere i posibilitatea producerii
evenimentului sau a apariiei condiiei respective.
Clasificarea riscurilor n diferite categorii reprezint o parte important a procesului de
control al acestora. O clasificare bun a riscurilor ajut ntreaga echip s neleag
Concluzii
Riscurile se regsesc n orice activitate pe care o ntreprindem sau n orice decizie pe care
o lum. Managementul riscului prezint modalitile prin care putem identifica, controla
i evita riscurile, dar i dac trebuie s monitorizm sau nu anumite riscuri. Trebuie s
prioritizm riscurile identificate, iar probabilitatea, impactul i costul (sau valoarea
riscului) sunt uneltele de baz care vor face scopul urmtoarelor articole de pe
PMExpert.ro dedicate riscurilor i managementului acestora.
Definii cerine clare i msurabile pentru rezultatul dorit al task-ului, astfel nct s
reducei la minim nesigurana responsabilului de task vizavi de rezultatul ateptat.
Stiluri de conducere
autoritar,
cooperativ,
laissez-faire,
adaptativ sau situativ.
- Stilul autoritar este stilul colresc, impunnd disciplina cu fora, punnd echipa practic
n permanen sub ameninarea unor penalizri grave. Prin acest stil se impune
disciplina, sufocndu-se n acelai timp creativitatea. El poate fi folosit n proiecte mari,
pentru forarea ieirii dintr-o criz sau cnd echipa are un grad sczut de
instrucie/civilizaie. Este un stil primitiv, care nu poate da rezultate pe termen lung. De
acest stil abuzeaz din pcate unii manageri cu personalitate slab. n Romnia, dar i
alte ri latine, este destul de rspndit.
- Stilul cooperativ este soluia de curs lung. Manager-ul se folosete mai mult de
argumente i tehnici de motivare dect de poziia sa ierarhic, iar deciziile se iau innd
cont de prerile i preferinele membrilor echipei. Creativitatea individual este
stimulat, iar atmosfera de lucru este n sine un factor de motivaie. Evident, momentele
n care intervenia autoritar devine necesar, sunt destul de frecvente. Aici, diplomaia
i respectul real de care se bucur managerul, sunt importante. Acest stil se potrivete
mediilor de lucru bine organizate, n care minima disciplin e o noiune comun i n
care creativitatea e un element important de succes, predomin n cultura organizaional
germanic, scandinav, dar i anglo-saxon.
- Stilul laissez-faire apare atunci cnd ineria proiectului depete fora coordonatoare a
manager-ului, fie datorit slbiciunii acestuia, fie datorit unor factori obiectivi. O
situaie n care apare aproape mereu acest stil, este perioada imediat urmtoare
schimbrii PM-ului, pn cnd noul PM ajunge s stpneasc realitile din interiorul i
din jurul proiectului.
- Stilul situativ reprezint combinarea abordrilor precedente n funcie de situaie i este
cel mai complet i rspndit stil de conducere. Important la schimbarea stilului de
conducere este pstrarea credibilitii. Dac aceast schimbare are loc din motive interne,
legate de dispoziia personal sau reacii afective, riscm s ne pierdem credibilitatea.
Dac ns, apelm la autoritate n mod consecvent, doar n situaii de criz sau vizavi de
persoane dificile, credibilitatea i echilibrul n echip se pstreaz.
Pentru a aplica consecvent stilul potrivit, managerul trebuie s renune ntr-o bun
msur la prejudeci i mndrie i s nvee s echilibreze pragmatismul cu aciunea
instinctiv.
Am intlnit termenul de SPOC sub urmtoarele forme:
- Single Point of Contact,
- Single Point of Competence.
n ambele cazuri, noiunile fiind foarte apropiate, este vorba de desemnarea unui punct
unic de interfa n cadrul unei organizaii, a unui departament sau echipe. Din punct
managerial de vedere, stabilirea unui SPOC pentru fiecare grup distinct de stakeholderi,
este o msur foarte de util n politica de comunicare a organizaiei/proiectului.
Spre exemplu, pentru comunicarea eficient ntre echipa clientului, responsabil cu
definirea cerinelor (Requirement Board) i echipa tehnic a proiectului ar trebui
desemnai de fiecare parte cte und SPOC, prin care s aib loc aceast comunicare,
evitndu-se astfel comunicarea aleatorie ntre membrii echipelor.
Nr.
Coninut/Msuri, Task-uri
Managementul cantitii
Responsabil
Termen
limit
Statu
s
Intlniri,
E-Mail-uri i alte mesaje electronice sau scrise,
Telefoane.
tim cu toii c n anumite faze afluxul acestora asupra noastr devine insuportabil,
transformndu-ne n alergtori de la o convorbire la cealalt, ntr-o permanent stare de
alert, susinut prin descrcri crescute de adrenalin i ncheiat de stri de epuizare.
Dac aceste perioade de ncrcare maxim nu pot fi evitate complet, trebuie avut mcar
n vedere ca durata lor s fie meninut la un minim.
Din pcate am ntlnit destul de muli Manageri care accept o astfel de situaie ca fiind
normal, se supun de bun voie unui stres foarte crescut, pe o perioad lung de timp,
ajungnd n unele cazuri chiar la o stare asemntoare cu dependena. Urmrile acestui
tip de comportament cred c ne sunt clare tuturor: irascibilitate, lips de concentrare,
scdere a obiectivitii, a consecvenei, ntr-un cuvnt, scderea capacitii de decizie,
anume exact facultatea de care respectivele persoane au cea mai mare nevoie.
Pentru a putea controla afluxul de informaii i cerine, trebuie mai nti s rspundem la
urmtoarele ntrebri:
Cu ct urcm pe scara ierarhic, mesajele trebuiesc s fie mai concise, altfel risc
s nu fie citite. Trebuie s explicm colegilor notri nevoia noastr de concizie n
comunicare i cum se reduce mesajul de transmis la esenial,
Cnd cerem o decizie din partea unui superior, trebuie s nvm s oferim toate
elementele de care depinde respectiva decizie, s facem recomandri i eventual
s oferim variante, evideniind urmrile i riscurile fiecrei variante,
Dac rspundem la ntrebri, trebuie s avem grij s rspundem astfel nct
rspunsurile noastre s nu genereze alte ntrebri, pe ct posibil,
Dac cerem un rspuns, rezultat, aciune, trebuie s numim i un termen limit
pentru primirea reyltatului cerut.
Regulile delegrii
Delegarea este poate cea mai important unealt a Manager-ului. Regula de aur este:
Pentru orice activitate sau responsabilitate pe care o delegai, trebuie s delegai i
dreptul de decizie asupra modului de ndeplinire, precum i controlul asupra
resurselor necesare/implicate.
Exist o diferen esenial ntre delegare i nsrcinare. n cazul celei dinti vom defini
Input, expected Output i vom pune la dispoziie mijloacele necesare (resurse i
responsabilitate). Cea de a doua este o simpl cerin, enunat ca atare. O condiie
esenial i care trebuie s stea la baza delegrii este ncrederea. De aceea trebuie s
urmrim n permanen crearea i meninerea ncrederii n relaiile de lucru la orice nivel.
ntr-un mediu de lucru n care suspiciunea predomin, delegarea devine aproape
imposibil.
S lum ca exemplu o ntrziere aprut ntr-un proiect, care trebuie comunicat
clientului, cu care trebuie n acelai timp agreat un nou deadline. Aceasta nseamn c:
trebuie s facem clientul s neleag i s accepte motivele ntrzierii i s accepte noul
deadline. O delegare corect a acestei activiti presupune:
Comunicarea pozitiv
Comunicarea este pozitiv atunci cnd este nsoit, subliniat de energie pozitiv, de
tonicitate. Pragmatismul, orientarea spre rezultat, spre soluii, atitudinea de nvingtor
sunt toate atribute importante ale comunicrii pozitive. Aceasta are darul de a mobiliza
forele creatoare, stimula disponibilitatea partenerilor pentru compromis, motiva echipa,
putnd de asemenea debloca multe situaii de criz, ce apar n mai toate proiectele
(printre altele criza de ncredere). Ca atare ea nu trebuie s lipseasc din repertoriul unui
Project Manager.
Dar ce nseamn mai exact comunicarea i atitudinea pozitiv n Management?
Pe scurt, n Management comunicarea pozitiv nseamn transmiterea verbal i afectiv
a ncrederii, siguranei dar i disponibilitii spre argumentare constructiv i
compromis.
Mai nti de toate este ns datoria omului civilizat fa de alt om civilizat de a nu-i
transfera energia sa negativ, frustrarea, nemulumirea, teama. Este un nivel mai nalt de
bun sim care ne nva s pstrm aceste energii negative pentru noi, din respect pentru
ceilali.
Este de asemenea un semn de respect de sine, cci la baza calitii comunicrii nu st
doar educaia, ci mai ales o anumit atitudine, de nvingtor sau dimpotriv, de nvins
vizavi de via, munc, noi nine sau ceilali. Dac simim ncredere n noi i n ceilali,
dac suntem mndri de ceea ce am fcut i ncreztori n rezultatele viitoare, dac ne
simim acceptai i apreciai pentru ceea ce facem, atunci munca noastr este un adevrat
succes profesional i chiar personal. i asta se vede, indiferent ce am comunica, limbajul
nonverbal va spune aceste lucruri despre noi.
Dincolo de aspectele legate de atitudine, este important s nelegem c trebuie s privim
comunicarea ca pe un mijloc de a ne atinge obiectivele, ceea ce nseamn c nu putem
lsa comunicarea la voia ntmplrii, nu putem s o lsm ne-controlat, ne-direcionat.
Dac nu controlm noi comunicarea o va face partenerul nostru. n Management nu prea
exist comunicare liber, unul din parteneri controleaz mereu comunicarea, bi- sau
multilateral. Ca Manageri am fost cu toii pui n poziia de a modera o discuie, o
ntlnire, o prezentare. n poziia de moderator suntem obligai s controlm
comunicarea. Putem folosi aceast poziie ori de cte ori vrem s controlm comunicarea.
Un aspect sensibil este acela al sinceritii / falsitii. O atitudine fals este imediat
perceput de interlocutori, iar comunicarea i pierde credibilitatea. Dac, dintr-un motiv
sau altul nu putem menine atitudinea tonic, este cert preferabil s ntrerupem
comunicarea, s facem o pauz de regsire, n loc s ne lsm cuprini de negativitate,
deci de slbiciune.
Pentru a putea conduce i convinge, motiva i inspira, negocia, vinde, mpinge i nvinge
un leader trebuie s aib exerciiul comunicrii pozitive i al atitudinii tonice, trebuie n
orice situaie s inspire mai mult dect s reacioneze. Iar un Manager, orice Manager
trebuie s fie un leader.
Documente necesare
Analiza Stakeholder-ilor, Analiza mediului proiectului, Organigrama
proiectului, incluznd echipa, conducerea, eventuali subcocntractori
sau furnizori i organizarea clientului
Analiza beneficiilor, a obiectivelor i a livrabilelor
Ce dorim?
Cum ajungem
Fazele i Milestone-urile, Matricea de comunicare
acolo?
Ct ne cost?
Primele estimri cu privire la buget
Riscuri previzibile
O prim analiz de risc, pornind chiar de la Analiza Stakeholder-ilor
din aceasta faz
poate singura ocazie de a-i ntlni personal pe unii dintre ei, mai ales pe cei foarte
influeni.
Fr o pregtire minuioas i un dram de noroc, Kick-Off Meeting-ul are din pcate
anse mari s aib efectul opus celui intenionat, adic s demotiveze, s transmit
informaii false sau incomplete i s creeze ateptri greite. Printre cauzele cele mai
frecvente de eec se numr:
i, din pcate, sau din fericire, prima impresie atrn foarte greu. Deci, baft!
Analiza SWOT
Luarea unei decizii n echip nu este ntotdeauna un lucru simplu. S aduni specialitii la
un loc, s-i pui n faa problemei, s explici problema, sa gseti alternative i soluii,
dup care s o identifici pe cea mai bun acest scenariu d dureri de cap oricrui
manager. Posibila existen a unei crize, n care timpul este esenial, adaug o brizan
deosebit situaiei. Echipe mixte, formate din specialiti aparinnd de domenii diferite,
diferene de mentalitate ntre membrii echipei spre exemplu n echipe internaionale, un
mix ntre persoane situate diferit pe scar ierarhic toate aceste lucruri complic i mai
mult procesul decizional. Ins, toate aceste dezavantaje, date de complexitate, se pot
transforma in avantaje, date de diversitate i puncte de vedere complementare, dac
procesul decizional este organizat astfel nct complexitatea problemei s fie redus la
parametrii importani i competena fiecrui membru al echipei s fie luat in
considerare i folosit. Exact aceste aspecte sunt definitorii pentru analiza SWOT. Ideea
de baz a acestei metode decizionale este trecerea in revist i studierea concomitent a:
punctelor forte (Strengths), punctelor slabe (Weaknesses), oportunitilor (Opportunities)
i ameninrilor (Threats). SWOT este un acronim al Strengths Weaknesses
Opportunities Threats. In Project Management, analiza SWOT ii arat utilitatea n
perioada de definire a proiectului, pentru analizarea ideilor, ex. rafinarea unui
brainstorming, sau pe parcursul execuiei, de exemplu n situaii de criz.
Analiza SWOT simplific complexitatea unei probleme printr-o definire consecvent de
contraste. Prin aceast rafinare, problema este redus la caracteristicile definitorii, de
structur. Necesitatea existenei contrastelor trebuie subliniat, pentru ca graniele dintre
puncte forte si oportuniti, respectiv puncte slabe i ameninri s fie respectate. Spre
exemplu, cnd existena de reclamaii este interpretat ca i ameninare din exterior si nu
ca problem intern de calitate, atunci analiza respectiv poate s nu mai fie corect.
Analiza pornete binenteles definind tema, scopul pentru care este necesar luarea unei
decizi spre exemplu, considernd o companie producatoare de software: Care este
strategia de urmat pentru creerea de noi produse? Ideal ar fi s se listeze cteva
alternative posibile, deja identificate, spre ex: concentrarea eforturilor pentru crearea de
produse pentru industrie, extinderea spre noi piee/ramuri de industrie sau ndreptarea
spre utilizatori privai?
Toi participanii trebuie s ii exprime prerea pentru fiecare dintre cele patru module
SWOT. Ideile se vor altura, construindu-se o diagram SWOT complet.
Urmeaz dezvoltarea strategiei, de fapt punctul forte al analizei SWOT: factorii interni i
externi se vor combina ntre ei derivnd alternativele posibile. Exist patru astfel de
combinaii:
Una sau o combinaie de mai multe strategii pot fi, in urma analizei, adoptate. Analiza
SWOT este un instrument simplu dar puternic de management, care ins nu pune la
dispoziie un algoritm de automatizare al procesului decizional. Scopul acestei analize
este de a realiza un cadru, n care deciziile se iau considernd aspectele eseniale ale unei
problematici.
Iniializarea, cea mai important faz a proiectului, din punct de vedere managerial, poate
fi vzut ca fiind drumul de la idee la aciune economic bine definit, avnd la baz un
contract. Pentru a putea ntocmi contractul, va trebui s dispunem de parametrii si
constitutivi: durat, costuri, pre, pri implicate, rezultat final i nu n ultimul rnd
riscuri. Iniializarea proiectului va trebui s furnizeze aceste date dar nu numai. n
urma acestei faze vom fi pregtii pentru nceperea lucrului efectiv n proiect, ceea ce
nseamn c echipa este constituit, resursele interne alocate, subcontractorii i ceilali
parteneri sunt disponibili conform planului de resurse. Mai trebuie spus c precizia i
realismul cu care este parcurs aceast faz, vor determina n mod decisiv succesul
proiectului, n primul rnd datorit angajamentelor contractuale care rezult din ea.
V propun n cele ce urmeaz o abordare sistematic a acestei faze, cu pai precii n
direcia elaborrii primului baseline al proiectului. Am vzut deja c orice proiect
pornete de la o idee. Este esenial s inelegem ct mai bine aceast idee, iar ca prim pas
s o putem descompune mpreun cu owner-ul sau clientul proiectului nostru n:
obiective,
beneficii
Odat ce asupra acestor elemente au consimit toi decidenii importani, putem afirma
c proiectul nostru a primit o prim definiie putem pune sub cheie primul baseline al
proiectului care va sta la baza contractului. Acesta va include persoanele implicate,
obiectivele i beneficiile acestora, tacticile de comunicare, msurile de prevenire a
riscurilor, cerinele si aptitudinile necesare implementrii lor i planul de proiect cu toate
aspectele sale. Aceste elemente au o interdependen att de mare, inct omiterea unuia
dintre ele va scdea automat calitatea celorlalte. Importana capital a primului baseline
(agreat!) al proiectului const n faptul c permite catalogarea cerinelor sau schimbrilor
ulterioare n proiect ca Change Request, care poate fi bugetat separat i constituie o
extindere a contractului iniial. O tactic destul de rspndit printre firmele de
consultan const tocmai n oferirea iniial a unui pre mic, prin includerea contient
de cerine incomplete n primul baseline i creterea veniturilor prin Change Request-uri
n decursul proiectului dup modelul pgubos al subnelesului neformulat explicit:
meterul care-i spune c n-a fost vorba de la nceput s-i fac i u la camer.
Asupra fiecrui element vom reveni cu template-uri i best practices. Ca de obicei,
ndemnul de a descrie experienele personale pe tema abordat!
Pe langa cele doua stari (mai jos prin cele doua puncte extreme), mai trebuie sa definesti
cum faci legatura intre cele doua. Aceasta linie o poti numi strategie .. sau pasi de
actiune.
Fiecare proces de atingere a unui obiectiv presupune mai multe etape intermediare. Cand
incepi nu presupune sa stii TOTI pasii pe care ii ai de facut, ci mai degraba sa stii etapele
principale prin care vei trece. E ca si cum ai o harta la indemana si trebuie sa ajungi din
orasul tau (A) in alt oras (B), dar drumul presupune ca vrei trece prin alte trei orase (X, Y,
Z). A, in cazul asta, este starea actuala; B (orasul unde vrei sa ajungi) este starea dorita;
X, Y, Z sunt orasele pe care le vei traversa in drumul tau.
Este pe atat de simplu in planificarea propriilor proiecte (sau obiective).
Recapitulez, pe pasi:
Pasul 1 - Definesti obiectivul, ce vrei sa obtii, scopul proiectului.
Pasul 2 Definesti pozitia din care pleci, resursele pe care le ai (etc)
Pasul 3 - Identifici etapele intermediare principale prin care trebuie sa treci ca sa atingi
obiectivul
Cei mai multi oameni nu reusesc sa se tina de un plan din doua motive:
1) nu stiu ce au de facut (planul facut mai sus)
2) cred ca au nevoie de TOTI PASII definiti inainte sa plece la drum (se intra in
hiperplanificare)
Nu exista blocaje in planificare, doar provocari!
Ca sa te apuci de treaba, ai nevoie doar de prima etapa definita in pasi si mai mici, restul
etapelor ramanand doar la nivel conceptual (de teorie). Tu ai nevoie sa te apuci de treaba,
deci Etapa 1 devine Stare dorita pentru tine, si desparti prima etapa in sarcini si mai mici.
Generalul care castiga o lupta isi face multe planuri, cel care pierde o lupta, aproape
deloc. De aceea multe planuri facute vor duce spre o victorie, iar putine planuri facute,
spre o infrangere. Din acest moment pot prevesti cine va triumfa si cine va fi invins.
Sun Tzu Arta Razboiului
2. Incepi sa rezolvi fiecare sarcina marunta in parte, daca e prea mare, imparti acea
sarcina la randul ei in bucatele mai mici.
3. Fiecare sarcina rezolvata in parte aduce modificari planului de ansamblu. Te
ridici pe planificarea strategica (initiala) si aduci modificarile necesare pe celelalte
sarcini.
4. Nu iti fie frica de faptul ca nu te tii de planul initial. Scopul nu este sa respecti pasii
desenati in prima faza. Scopul este sa ajungi la destinatie. Planul poate suferi modificari.
Tocmai asta este rolul zoomin-zoomout.
5. Cand nu mai stii rezolvi o sarcina si te simti pierdut, desparte-o la randul ei in
mai multe bucatele.. Nu uita ca dupa ce ai rezolvat bucatelele, sa revii la planificarea
initiala ca sa privesti de sus daca s-a modificat ceva.
Prea multi oameni imi spun de aceeasi problema: isi pun in cap un obiectiv, isi
planifica pasii, se apuca de treaba cu un entuziasm nebun.. si dupa 1-2-3-4 sarcini.. isi
pierd motivatia. Motivatia in cazul asta se pierde pentru ca, rezolvand din sarcini, pierzi
din vedere ansamblul, deraiezi de la calea originala si ai impresia ca te indepartezi de
scop in loc sa te apropii. Daca te joci cu zoom in zoom out pe detaliu/ansamblu, over
and over, motivatia ramane ridicata, directia constanta, deadlineul intreg.
Nu te feri de planificare excesiva atata timp cat inaintezi. O ora de planificare nu este
timp pierdut. Mai bine 1 ora de planificare si o ora de rezolvat sarcina efectiva decat o zi
de rezolvat sarcini pentru ca la final sa iti dai seama ca nu esti pe calea cea buna si ca esti
mai departe de obiectiv decat atunci cand te-ai apucat.
De cele mai multe ori, cuvntul edin proiecteaz n mintea celor care l aud
imagini diferite. Pentru oricare dintre noi, o edin poate fi plictisitoare, lung,
inutil, enervant, mai puin util, interesant, motivant. Cu toate acestea,
edinele sunt necesare, iar cnd e vorba de un domeniu complex precum
managementul de proiect, sunt chiar obligatorii.
Rolul unei edine de proiect este de a optimiza fluxul de activiti, de a monitoriza
rezultatelor activitilor, de a mbunti i consolida relaiile de colaborare n cadrul
echipei sau a companiei, de a optimiza comunicarea organizaional.
ase sfaturi pentru derularea unei edine eficiente de proiect
Ca manager de proiect trebuie s v asigurai c ai alocat responsabilitile n cadrul
proiectului persoanelor potrivite. Vei dori s tii dac proiectul progreseaz n ritmul
ateptat i c eventualele probleme pot fi rezolvate. Organizarea unor edine de proiect e
una dintre cele mai simple modaliti de a face acest lucru. Dar, cum v asigurai c
aceste ntlniri/edine sunt eficiente?
1. Stabilii obiectivele
Ai participat cu siguran la edine care v-au furat ore bune din via, fr s se
concretizeze nimic. nvai din experienele anterioare i, nainte de a stabili agenda altor
oameni din subordine, asigurai-v c ai fixat clar obiectivele.
2. Stabilii o agend
Facei acest lucru din timp, cu una, dou zile, o sptmn nainte de ntlnirea propriuzis, nu cu 30 de minute nainte. ntlnirile fr o ordine de zi clar dureaz mai mult.
Stabilii durata discuiei pentru fiecare tem i elementele pe care dorii s le aflai sau
analizai.
n timpul edinei stabilii durate fixe pentru lurile de cuvnt i evitai ntreruperile.
Cnd exist ntreruperi frecvente, cnd toi participanii ncearc simultan s participe la
discuii, edina se prelungete.
3. Renunai la maldrele de hrtii
edinele de proiect sunt o form de analiz a rezultatelor obinute prin control.
Evitai s cerei un munte de informaii pe suport de hrtie, sunt un factor demotivant att
Mai jos sunt 7 reguli care te vor conduce pe calea potrivita in materie de sedinte utile.
Urmand aceste reguli, vei face sedintele mult mai productive, mai organizate si placute
pentru participanti.
Trimite participantilor o agenda pentru intalnire, in avans
Trimite fiecaruia o agenda prin email, care sa cuprinda aspecte ale discutiei anticipate, pe
care ti-ai dori ca participantii sa le abordeze. In acest fel nimeni nu este luat pe
nepregatite si poate sa vorbeasca despre situatia la zi a proiectului, fara a omite detalii
esentiale. Nimeni nu isi doreste ca sedinta sa fie neproductiva si sa fie nevoit sa mai
organizeze una pentru a obtine informatiile de care are nevoie.
Incepe si termina sedinta la timp
Nivelul de participare si implicare va fi mai mare daca oamenii te cunosc drept o
persoana care incheie sedinta la timp si nu un fan al sedintelor interminabile. Incepe la
timp, fii eficient si apoi incheie intalnirea.
Elibereaza lumea imediat ce sedinta a luat sfarsit
Cand sedinta s-a terminat, fa o incheiere scurta privind actiunile fiecaruia si anunta-i pe
toti cand va fi urmatoarea sedinta. Dupa aceea incheie sedinta. Lasa palavrageala pentru
birou - nu vrei sa te joci cu timpul pretios al participantilor.
Nu repeta totul pentru cei care au intarziat
Evita sa repeti totul pentru persoanele care au ajuns sau au sunat mai tarziu. Daca trebuie
sa repeti un aspect esential unei persoane intarziate, lucru care a fost deja discutat, fa-o
repede. Si daca cei intarziati si-au pierdut timpul alocat pentru a discuta sarcinile lor
specifice, muta-le la sfarsitul intalnirii - dupa ce restul echipei a terminat ce a avut de
spus. Daca esti cunoscut ca un om punctual, e posibil sa nu ai prea multe probleme cu
oamenii care intarzie.
Limiteaza discutiile doar la problemele privind managementul proiectului
Nu permite intalnirilor tale pe proiect sa se transforme intr-un forum pentru cativa
membri pentru detalierea anumitor discutii tehnice. Acestea trebuie sa aiba loc, dar intr-o
alta sedinta. Incearca sa fii atent cand discutiile aluneca spre detalii care trebuie analizate
separat, intr-o alta reuniune.
Anuleaza intalnirea daca consideri ca nu e nimic nou de discutat
Daca ai programat o sedinta insa nu e nimic nou de discutat sau ceea ce doreai sa
analizezi inca nu s-a intamplat si toate aceste lucruri nu fac din intalnire o necesitate,
atunci anuleaza tot. Pe de alta parte, ai grija sa nu se intample prea des acest lucru. Altfel
oamenii s-ar putea sa perceapa intalnirile tale precum lucruri care nu au loc aproape
Acronim Termen
CV
SV
CPI
SPI
EAC
ETC
VAC
Cost Variance
Formula de
calcul
CV = EV AC
Descriere
Acronim Termen
Completion
Formula de
calcul
EAC
Descriere
planificate la nceputul proiectului,
BAC i costurile totale estimate ale
proiectului.
Exemplu de calcul:
1. Presupune existena unui anumit task. Task-ul a fost programat s dureze o
perioad de 8 ore, a durat ns deja 11 ore i se asteapt s mai dureze nc
aditional o or. Considernd o plat pe ora de 10 EUR, se pot calcula toate
metricele:
PV = Rata orara * totalul orelor planificate
PV = 80 EUR (10 EUR * 8 ore)
AC = Rata orara * totalul orelor lucrate
AC = 110 EUR (10 EUR * 11 ore)
EV = Costul planificat * % realizare din total
EV = 73,4 EUR (planificat 80 EUR * 91.7% terminat)
(91.7% = 11 * 100 / 12)
Variatii si indecsi
SV = Earned Value (EV) Planned Value (PV)
SV = -10 (70 EUR EV 80 EUR PV) proiectul este in intarziere
SPI = Earned Value (EV) /Planned Value (PV)
SPI = 0.88 (70 EUR EV / 80 EUR PV) proiectul este in intarziere
CV = Earned Value (EV) Actual Cost (AC)
CV = -40 EUR (70 EUR EV 110 EUR AC) costurile bugetate au fost depasite
CPI = Earned Value (EV) /Actual Cost (AC)
CPI = 0.64 (70 EUR EV / 110 EUR AC) costurile bugetate au fost depasite
Prognoze :
BAC = ore planificate * rata orara
BAC = 80 EUR (8 ore * 10 EUR)
ETC = 1 ora = 10 EUR
EAC = AC + ETC
EAC = 120 EUR (110 EUR + 10 EUR)
VAC = BAC EAC
VAC = -40 EUR (80 EUR 120 EUR)
2. Un alt exemplu mai putin trivial:
Un proiect are un buged adoptat de 12 Mil. EUR. Proiectul este planificat s dureze un
an. Se presupune c bugetul este cheltuit egal n fiecare lun, 1 Mil EUR pe lun, pn la
finalul proiectului. Dup doua luni de la nceperea proiectului, proiect managerul afl
urmatoarele: 10% din plan a fost executat, costurile pana in acel punct fiind de 1 Mil
EUR.
Msuratori :
PV = 2 Mil EUR
EV = 12 Mil EUR * 0.10 = 1,2 Mil EUR
AC = 1 Mil EUR
Calculul variaiilor:
CV = EV-AC = 1,2 1 = 0,2 Mil EUR
SV = EV-PV = 1,2 2 = -0,8 Luni
Calculul indecsilor:
CPI = EV/AC = 1,2 / 1 = 1,2
SPI = EV/PV = 1,2 / 2 = 0.6
Prognoz:
EAC = BAC / CPI = 12/1,2 = 10Mil EUR
ETC = (BAC-EV) / CPI = (12-1,2)/1,2 = 9 Mil EUR
Timpul necesar pn la terminare: (12-1.2)/0.6 = 18 luni
Concluzii derivate din EVM: Proiectul va costa la final un total de 10 Mil EUR (EAC,
sau AC + ETC, 9 Mil EUR + 1 Mil EUR) i va dura un total de 20 (18+2, sau 12/0,6)
luni pn la final. Proiectul va costa mai puin dect era planificat, dar va dura cu o
jumtate de an mai mult semafoarele de timp, pe rosu!
Calculul EV ajuta la:
Steve Crowther, British Aerospace (BAe), a spus urmatoarele: Whilst you can practice
good project management without EVM, you cannot practice EVM effectively without
good project management poi practica un project management bun fr a folosi
EVM, ns nu poi practica EVM efectiv fr a avea un project management bun foarte
adevarat afirmaie. EVM presupune existena i analiza unui plan de proiect bun,
actualizat n permanen, precum i a unor puncte de masur a performanei proiectului,
accountabilitate, un management al resurselor pus la punct, pe scurt, existena de date i
masurtori credibile a tuturor parametrilor proiectului, pentru ca datele furnizate de
EVM, s fie credibile.