Guide Utilisateur

Fournisseur
Module Achats
GESBPS

GNRALITS SUR LA FONCTION

Catgorie Fournisseurs
DONNES UTILISES SUR LA FONCTION
Conseils dutilisation
POCDURE DE SAISIE
FORUM AUX QUESTIONS
Retrouver rapidement une fiche fournisseur ?

GNRALITS SUR LA FONCTION

Dans Sage ERP X3, les fonctions Tiers , Catgorie Fournisseur et Fournisseur sont troitement lies et
facilitent lorganisation et la saisie des donnes de base relatives au module achat.
-

La fonction Tiers permet une entit de cumuler plusieurs rles (fournisseur, client, transporteur,
prospect, reprsentant). Dans ce sens, les donnes communes aux diffrents rles sont dfinies via cette
fonction. Nanmoins, cette tape nest pas obligatoire. La cration dune fiche Fournisseur par exemple,
gnre une fiche Tiers correspondante automatiquement. Un fournisseur est donc identifi la fois dans
les fonctions Tiers et Fournisseur .

La fonction Catgorie Fournisseur permet de grouper les entits fournisseur en fonction de rgles
financires et commerciales. Ces donnes sont rcupres par dfaut lors de la cration dune fiche
Fournisseur .

Remarque : une catgorie fournisseur peut tre associe un compteur. Dans ce sens, un fournisseur cr sous une
catgorie est forcment soumis au compteur associ. De mme, si aucun compteur nest associ une catgorie, la
codification des fournisseurs de cette catgorie est libre.
-

La fonction Fournisseur donne laccs la liste des fournisseurs existants dans la base de donnes.
Lors de la cration et si au pralable les fiches Tiers et catgorie fournisseur sont cres, les
donnes renseignes sur ces deux fiches se chargent par dfaut dans la fiche Fournisseur en cours de
cration. Nanmoins, il est possible de procder des modifications.

Par contre, la ralisation des mouvements dachat (demande dachat, appel doffre, commande dachat, rception,
retour, facture) dans Sage ERP X3 est conditionne par lexistence dune base de donnes Fournisseur .

On distingue trois types de fournisseurs :

-

Normal (valeur par dfaut),

Divers : type de fournisseur occasionnel. Il peut tre utilis comme code fournisseur gnrique ; la
personnalisation du tiers se fait au moment de la saisie de la commande et la comptabilisation ne se fera
pas sur un compte individuel.

Prospect : seuls les appels doffre sont autoriss pour ce type de profil. Pour effectuer dautres mouvements
dachat, ce fournisseur doit passer en mode normal .

Deux modes de cration dune fiche Fournisseur

-

Cration directe : saisie directe dune fiche Fournisseur depuis la fonction Fournisseur (donnes de
base>Tiers>Fournisseur)

Cration indirecte : cration dune fiche Fournisseur via un bouton Fournisseur depuis la fiche
Tiers .

Catgorie Fournisseurs

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 Deux catgories fournisseurs existent :

o

Fournisseurs Locaux,

Fournisseurs Etrangers

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DONNES UTILISES SUR LA FONCTION

Tiers
Catgorie fournisseur
Type demplacement et Emplacement : un emplacement par dfaut de type sous-traitant peut tre affect
un fournisseur

Transporteur
Interlocuteur (contact)
Sections analytiques
Plan comptable (gnral et analytique) via des codes comptables

Conseils dutilisation
La catgorie fournisseur permet :
o

La classification,

Attribuer les rgles de gestion et les valeurs par dfaut aux fiches fournisseurs qui lui sont
associes.

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POCDURE DE SAISIE
La procdure de saisie prsente ci-dessous concerne la cration de fiche fournisseur :

Etape 0 : Initialisation de lcran de saisie du fournisseur crer :

Soit via le bouton fournisseur de la fiche tiers si le fournisseur existe dj en tant que tiers.
Soit directement depuis Donnes de base/Tiers/Fournisseurs :

Cliquer sur licne croix violette (nouveau) dans la barre des boutons

Le systme rinitialise tous les champs de lcran pour une nouvelle saisie

Etape 1 : Sur lentte

o

Affecter une catgorie fournisseur en click droit ou en faisant F12

Saisir le code fournisseur :

Remarque : lors de la cration, la saisie du code fournisseur est conditionne par lexistence du
compteur au niveau de sa catgorie. La saisie du code fournisseur est possible en cas dabsence
du compteur automatique au niveau de catgorie.

Si une fiche Tiers existe, renseigner le code du tiers dans le champ Fournisseur ,
les informations gnrales des onglets identit , adresses , RIB et Contact
sont hrites de la fiche Tiers

Sinon, en mode direct (c'est--dire sans passer par un Tiers existant) laisser le code
au compteur associ (sil existe) ou saisir le code fournisseur

Activer la fiche fournisseur : le flag actif est coch par dfaut lors dune cration. Afin de la
dsactiver, il faut dcocher le flag. Dans ce cas, aucun mouvement nest possible sur ce
fournisseur.

Etape 2 : Sur lOnglet Identit

o

Saisir les informations permettant lidentification du fournisseur (la langue et la devise sont
obligatoires)

En cas dchanges multi-sites, il faut cocher la case inter-sites et dfinir le site dexpdition. Le
site de rception est dfinir dans la fiche clients du tiers.

Remarque : En fonction dun traitement de contrle (si disponible pour le pays), il est possible de vrifier la
conformit de saisie des champs Code Siret, Identification CEE et Code NAF.

Etape 3 : Sur lOnglet Adresse

o

Saisir la / les code(s) adresse(s). Dans le cas dune cration partir dune fiche Tiers , le(s)
code(s) adresse(s) se charge(nt) automatiquement. Nanmoins il est / ils sont modifiable(s).

Dfinir au moins une adresse par dfaut en cochant la case cocher Adresse par dfaut . Par
dfaut, cette case est coche pour la premire adresse saisie. Nanmoins, elle est dcoche
lorsquune autre adresse est indique en tant quadresse par dfaut.

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 Etape 4 : Sur lOnglet Commerciales : saisir toutes les informations concernant les conditions et les choix
de gestion commerciales. Les choix possibles sont prsents sous forme de boutons, de cases cocher, de
menus locaux

Remarque : Les indicateurs de textes (commande, retour) ne sont pas saisir. Ils sont cochs
automatiquement si un texte (Bon commande et/ou Bon retour) est saisi pour ce fournisseur. La saisie du
texte se fait partir du bouton texte sur la barre des menus.

Etape 5 : Sur lOnglet Gestion

: saisir des informations et des choix complmentaires de gestion

notamment ceux qui concernent le type de fournisseur et le contrle den cours.

Etape 6 : Sur lOnglet Financires : saisir des informations relatives aux rgles financires (le rgime de
taxe et la condition de paiement sont des donnes obligatoires)

Les tiers facturant, tiers pay et tiers risque sont obligatoires et renseigns par dfaut avec le
code fournisseur.

Les code comptable, rgime taxe et condition de paiement sont obligatoires et peuvent tre
renseigns par dfaut via la catgorie du fournisseur.

Etape 7 : Sur lOnglet Suivi : saisir les valeurs des coefficients permettant lvaluation de performance du
fournisseur
Rappel : Ces informations peuvent tre dfinies au niveau de la catgorie fournisseur. Si cest le cas, ces
informations seront hrites de celles de la catgorie fournisseur.

Etape 8 : Sur lOnglet RIB : saisir les informations du relev didentit bancaire. Il est possible den crer
plusieurs dont un par dfaut.

Etape 9 : Sur lOnglet Contact :

o

Saisir un code contact ou slectionner un contact (interlocuteur) existant en faisant un click

droit sur le champ code .

Remarque :

Si linterlocuteur ou le contact nexiste pas encore dans la base de donnes, il peut tre cr
directement partir de la fiche fournisseur en click droit et slectionner Interlocuteur .

Le code contact peut tre saisi ou laisser au compteur. Si le code est saisi, sa valeur
alimente par dfaut le nom du contact qui est modifiable via le champ Nom .

Renseigner les informations relatives au contact

Remarque :

Lors de la cration du contact, son adresse mail et ses numros de tlphones sont initialiss
via ladresse par dfaut du fournisseur. Le code adresse est modifiable et ses informations
correspondantes peuvent tre personnalises pour le contact.

Il est possible de saisir plusieurs contacts pour un fournisseur.

En rgle gnrale, un contact est rattach un code unique

Etape 10 : Cliquer sur le bouton Crer (en haut gauche) pour gnrer la fiche Fournisseur

Etape 11 : plusieurs options sont proposes :

o

Possibilit de consulter les tarifs dachat associs au fournisseur via le bouton tarif achat

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Possibilit deffectuer une commande, une facture : dans la barre des menus, slectionner
Crer commande ou crer facture via le bouton Action

Possibilit daccder aux diffrentes consultations dachat via le bouton consultation de la

barre des menus

Possibilit dajouter un texte personnalis qui sera repris en bon de commande ou en bon de
retour. Il est noter que ces textes sappliquent toutes les commandes et tous les retours
passs sur ce fournisseur. Nanmoins, dans les fonctions commande et retour , ces textes
sont modifiables.

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FORUM AUX QUESTIONS

Retrouver rapidement une fiche fournisseur ?
Trois possibilits :

Slection rapide depuis le tiroir de la liste gauche

Slection avance depuis la barre de menu laide des mmos dfinis selon besoins :
o

Dfinir les critres de slection laide des listes de slection

Enregistrer ces critres de slections dfinies en mmo en lui accordant un code mmo et son
intitul caractrisant la recherche

Le mmo dfini apparait dans la fonction Slection de la barre de menu. Slectionner le afin
deffectuer une recherche

Recherche depuis le champ fournisseur de lentte de la fiche fournisseur :

o

Recherche sur chaque dbut de mot composant une raison sociale

Recherche sur chaque dbut de chiffres composant un code postal

Recherche sur chaque dbut de mot composant un nom de ville

Recherche cumule sur chacun des champs de recherche

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