Sunteți pe pagina 1din 13

2.

FAZELE IMPLEMENTRII UNUI SMM

Cerinele referitoare la construirea i implementarea unui SMM sunt definite de standardul ISO
14001, paragraful 4.
In
capitolul
precedent
am
comentat
toate
prevederile de tip operaional ale standardului
ISO 14001, ncercnd s ajutm cititorul s
ptrund dincolo de prevederile succinte ale
textului acestui standard. Principala concluzie
n urma acestei analize este c, la citirea
standardului, trebuie
acordat toat atenia
fiecrui cuvnd n parte, fiecrei nuane. Abia
dup ce pregtirea teoretic este fcut se poate
trece la pasul decisiv: transpunerea n practic
a cunotinelor acumulate.
S presupunem c, ajuns la nceputul acestui
capitol, cititorul este deja familiarizat cu
terminologia utilizat i, n plus, are o vedere
de ansamblu asupra standardului.
S revenim asupra definiiei pe care standardul
ISO 14001 o d sistemului de management de mediu:
component a sistemului de management general
care include structura organizatoric, activitile
de
planificare,
responsabilitile,
practicile, procedurile, procesele i resursele
pentru elaborarea,
implementarea, realizarea,
analiza i meninerea politicii de mediu".
Este clar c avem de-a face cu un sistem complex
despre
ale
crui
componente
deinem
acum
informaiile fundamentale i care graviteaz n
jurul politicii de mediu.
Principiul de baz cruia se subordoneaz toate
cerinele
standardului
ISO
14001
este
cel
supranumit roata lui Deming". Arhitectura sa
este o spiral ascendent, spirala mbuntirii
continue.
Succesiunea
diverselor
etape
reprezentate n schema din fig. 2.1 corespunde
succesiunii
paragrafelor
capitolului
4
din
standardul ISO 14001.

Figura 2.1 - Implementarea SMM. Proces ciclic bazat pe


standardul ISO 14001
Conform standardului ISO 14001, principalele faze
de parcurs sunt urmtoarele:
2 Elaborarea politicii de mediu (Art. 4.2 dm ISO
14001)
3 Planificarea (Art. 4.3 din ISO 14001)
2 Implementarea
i
funcionarea
sistemului
(Art.
4.4
din ISO 14001)
4 Verificare i aciuni corective (Art. 4.5 din ISO
14001)
3 Analiza sistemului efectuat de conducere (Art.
4.6 dm ISO 14001).
Din punct de vedere organizatoric i operaional,
parcurgerea acestor faze presupune urmtorii pai:
Pasul 1: Pregtirea n vederea construirii SMM

stabilirea
importanei
implementrii unui SMM
asigurarea
suportului

necesitii

necesar

(ncepnd

cu
obinerea sprijinului total al conducerii)
sensibilizarea personalului
stabilirea zonei de aplicare i a nivelului de
profunzime a SMM
definirea politicii de mediu

Pasul 2: Realizarea analizei iniiale de mediu

stabilirea cadrului legislativ


inventarierea i examinarea tuturor procedurilor
i practicilor de management de mediu existente
inventarierea
aspectelor
de
mediu
i
identificarea celor semnificative
analiza punctelor slabe i punctelor forte

Pasul 3: Construirea i implementarea sistemului

realizarea unui plan de aciune


dezvoltarea strategiei de implementare

Pasul 4:Protejarea i mbuntirea sistemului

audit intern
analiza efectuat de conducere
planuri de mbuntire

Toate aceste trepte de parcurs conin o evoluie


logic, care definete ntr-un mod extrem de clar
managementul de mediu ca fiind:
"un ansamblu de dispoziii i de msuri tehnice,
organizatorice i administrative permind:
cunoaterea
controlul
minimizarea
efectelor
activitii
unei
organizaii
asupra
mediului".
2.1. Gestiunea schimbrii
Implementarea
unui
SMM
presupune
o
schimbare
important de atitudine, dar i de mijloace la
nivelul managementului organizaiei i n plan
operaional.
Teoria general a schimbrii se bazeaz pe cinci

principii fundamentale:
a) Crearea
motivaiei.
Pentru
declanarea
schimbrii este nevoie de o motivaie puternic:
insatisfacia, ambiia, clarviziunea, teama sunt doar
cteva dintre posibilele motoare ale schimbrii.
Succesul schimbrii depinde
de
modul
n
care
toate
prile
interesate
au
motivaii convergente ctre aceeai finalitate.
Motivaia unei organizaii pentru implementarea unui
SMM poate fi extrem de divers.
Ea trebuie ns s ating un asemenea nivel de
dorin de schimbare, nct s se reflecte la cel
mai nalt nivel al conducerii prin voina declarat a
acesteia de a introduce un SMM i prin asigurarea
tuturor
condiiilor
pentru
realizarea
acestui
obiectiv.
b) Depresiunea generat de schimbare. Odat prsit
situaia iniial, n vederea atingerii obiectivului
final
lucrurile
vor
merge
mai
ru
dect
la
nceput o perioad determinat. Gravitatea acestei
depresiuni va depinde de dimensiunea schimbrii i de
ritmul
n
care
aceasta
se
produce.
La
un
ritm rapid al schimbrii depresiunea este mai
pronunat, dar de mai mic ntindere (durat), la
un ritm lent ea tinde s se aplatizeze, dar va
dura mai mult.
nlocuirea unor obiceiuri vechi cu altele adaptate
sistemului n curs de implementare, schimbarea unor
proceduri
existente
cu
altele
noi
necesitnd
modificarea
cunotinelor
i
practicilor
salariailor, apariia unor elemente suplimentare i
muli ali factori, pot genera disfuncii, confuzii,
o rezisten a salariailor la schimbare, care s
produc, pe termen scurt, dereglri n gestionarea
aspectelor de mediu ale organizaiei.
c) Abordarea
n
trepte.
Potrivit
acestui
principiu,
pentru
a reduce impactul depresiunii
schimbrii este mai bine s se administreze mici
schimbri succesive, dect o schimbare important,
brutal.
Paii de parcurgere a etapelor implementrii unui SMM
au fost prezentai la nceputul acestui capitol.
Este evident c ei descriu o evoluie gradual care
respect
prevederile
principiului
"abordare
n

trepte".
d) Schimbarea
lucrurilor
prin
schimbarea
mentalitilor. Succesul schimbrii este condiionat
de
modificarea
simultan
a
lucrurilor
i
a
oamenilor. Oamenii trebuie s se schimbe la nivelul
mentalitilor i a atitudinilor, n sensul adaptrii
la noile situaii.
Este exact ce se are n vedere atunci cnd
construirea componentelor sistemului este dublat de
instruire, contientizare, competen ( 4.4.2) i
comunicare ( 4.4.3).
e) Schimbarea
mentalitilor
prin
implicare
direct. Schimbarea oamenilor este cu att mai rapid
i
eficient
cu
ct
ei
sunt
mai
implicai
n schimbrile care au loc. Dac n sistemele
care le sunt propuse oamenii nu au posibilitatea
s-i aduc contribuia proprie (s nchid cercul)
va fi dificil pentru ei s considere c noua
situaie le aparine. Aceast nou situaie le va
rmne mereu exterioar i nu va fi niciodat
nsuit.
Acest principiu sun i ca un avertisment. De care
ISO
14001
i
practica
implementrii
SMM
n
organizaii in cont n cel mai nalt grad Printre
primele aciuni pe care conducerea organizaiei le
ntreprinde cnd se angajeaz la un astfel de demers
este desemnarea unei echipe constituite din salariai
proprii care s se ocupe de implementare. Apoi, pe
tot parcursul implementrii, ceilali salariai sunt
antrenai
n
diferite
aciuni
directe
sau
complementare,
astfel
nct
ei
s
se
simt
participani direci la schimbarea care are loc.
Gestiunea schimbrii, ca proces dinamic ce se supune
principiilor de mai
sus, prevede, n domeniul
managementului
de mediu, parcurgerea urmtoarelor
etape:
a) Stabilirea cadrului schimbrii.
Se vor defini
parametrii ce trebuie modificai n gestionarea
aspectelor de mediu;
b) Dezvoltarea unei strategii de mediu. Va fi
evaluat
decalajul
ntre
situaia
actual
i
situaia viitoare (avut n vedere). Va fi elaborat
o strategie prin care s se elimine acest decalaj.

c) Planificarea schimbrii. Se va stabili un plan de


msuri detaliat pentru trecerea de la situaia
actual la situaia viitoare, fixat ca int.
Msurile vor ine cont de gestionarea riscurilor i a
rezistenei la schimbare.
d) Implementarea schimbrii.
Se
vor pune
n
aplicare
schimbrile
prevzute
pentru
atingerea
obiectivului fixat.
e) Susinerea schimbrii. Se va urmri n mod
constant
mbuntirea
continu.
Se
vor
crea
aptitudini pentru schimbare, lund n considerare
capacitatea de autoperfecionare a organizaiei.
In cele ce urmeaz vom descrie pas cu pas etapele ce
trebuie
parcurse
n
vederea
construirii
i
implementrii unui SMM, mprtind, acolo unde
considerm c ar putea fi utile, sfaturi rezultate
din experiena proprie de consultant n acest
domeniu.
2.2. Pregtirea n vederea construirii SMM
Introducerea unui SMM ntr-o organizaie trebuie
precedat de o pregtire corespunztoare, care s
clarifice nc de la nceput unele aspecte care pot
influena n bine sau n ru realizarea proiectului:
care
este
importana
pentru
organizaie
a
introducerii SMM i care sunt principalele nevoi
la care acest sistem de management va trebui s
rspund;
exist
un
suport
suficient
la
nivelul
organizaiei (implicarea conducerii, resurse
financiare, umane, logistice) pentru finalizarea
n bune condiii a proiectului?
personalul
(inclusiv conducerea) este contient
de
consecinele
introducerii
unui
SMM
n
organizaie?
au
fost clar stabilite zona i nivelul de
aplicare ale SMM?
Dup clarificarea acestor aspecte se poate trece
la
primul
pas
n
construirea
sistemului:
elaborarea politicii de mediu a organizaiei.

2.2.1.
Stabilirea
implementrii unui SMM

necesitii

importanei

Motivele care pot determina o organizaie s ia


hotrrea implementrii unui SMM sunt multiple:
controlul i reducerea costurilor de mediu;
conformarea
la
cerinele
legislative
i
reglementare;
minimizarea riscurilor financiare;
mbuntirea imaginii i a poziiei pe pia;
creterea
eficienei personalului prin motivare
i implicare;
conformarea la politica de grup;
facilitarea procesului de mbuntire continu;
cererea clienilor;
crearea unor bune relaii cu riveranii;
etap spre implementarea SMMA;
altele.
Motivele care pot determina o organizaie care
funcioneaz
n
Romnia
s
ia
hotrrea
implementrii unui SMM sunt mai specifice:
accentul
tot mai mare pus pe problemele de
mediu n timpul i dup procesul de privatizare;
importana
unei gestionri ct mai adecvate a
aspectelor de mediu n condiiile creterii
costurilor i investiiilor n acest domeniu;
argument
de
competitivitate
n
condiiile
creterii cererii venind de la clienii din
Europa de Vest, SUA, Asia etc;
nevoia de a corecta imaginea de mediu negativ
reflectat prin mass-media din Romnia i din
strintate;
riscul
mare de mediu datorat tehnologiilor
nvechite i legislaiei n continu modificare;
contracararea
lipsei
de
transparen
n
relaiile
organizaiilor
romneti
cu
autoritile centrale i locale de mediu.
Motivele care pot determina o organizaie care
funcioneaz
n
Romnia s ia acum
hotrrea
implementrii unui SMM sunt, evident, conjuncturale:
cel
care ncepe primul are un avantaj fa de
ceilali;
integrarea
SMM
cu
sistemul
de
management
al calitii
este posibil nc de la nceput;

este mai uor s construieti o structur


organizatoric operaional de mediu pornind de
la zero (sau aproape) dect s o grefezi pe una
existent;
implementarea este mai rapid i este destul de
bine acceptat de ctre salariai.
Oricare dintre motivele de mai sus (i nu le-am
numit pe toate) poate sta la baza opiunii pentru
implementarea
unui
SMM.
Decisive
sunt
ns
imperativele de mediu ale fiecrei organizaii fa
de presiunile de tot felul la care este supus. Iar
aceste imperative difer de la organizaie la
organizaie. Ele trebuie bine stabilite nc de la
nceput, pentru c, n faza imediat urmtoare, ele
vor deveni argumente.
Exist, de regul, dou surse majore de stimulare
n direcia implementrii unui SMM:
viziunea
managerului privind strategia optim
de dezvoltare pe termen mediu i lung a
organizaiei;
cauze independente de manager.
In primul caz managerul este convins de necesitatea
i importana introducerii unui SMM. El va trebui si formuleze clar motivele care l-au condus spre o
astfel de opiune, deoarece aceste motive vor fi
utilizate ca argumente n lupta de convingere a
celor din subordinea sa privind oportunitatea unei
astfel de schimbri.
In cel de-al doilea caz incitarea vine din afar:
responsabilul cu protecia mediului a urmat nite
cursuri unde a contientizat avantajele unui SMM;
participarea organizaiei la un trg internaional a
fost compromis datorit lipsei unei certificri ISO
14001 .a.m.d. Pentru a determina conducerea s ia o
decizie
n
direcia
dorit,
conducerea
trebuie
convins. Iar pentru asta va fi nevoie de argumente
solide,
bine
fundamentate,
care
s
susin
necesitatea i importana introducerii unui SMM acum
i nu mai trziu.
Experiena
a
artat
c
se
ntmpl
un
lucru
neateptat: aspecte care au contat decisiv n luarea
hotrrii iniiale sunt apreciate, la scurt timp dup
ce sistemul a nceput s funcioneze, ca fiind mai
puin importante dect altele, iniial cotate mai

slab. Muli manageri, ntrebai care este motivul


principal pentru care s-au hotrt s introduc un
SMM n organizaia lor, indic reducerea costurilor
de mediu (aici intrnd i economia de energie) sau
cererea
expres
a
clienilor
n
acest
sens.
ntrebai ns, la un an dup ce sistemul a nceput
s funcioneze, care este principalul ctig pe care
aceast schimbare 1-a adus, ei rspund cu totul
altceva:
mbuntirea
imaginii
i
a
poziiei
comerciale a organizaiei sau creterea eficienei
muncii salariailor prin motivare i participare etc.
Explicaia acestei diferene (care nu semnific o
modificare de opiune, ci o clarificare) const n
aceea c la nceput era vorba doar de presupuneri, n
timp ce la sfrit apreau constatri.
2.2.2. Asigurarea sprijinului necesar
Este n principal vorba de:
sprijinul conducerii;
sprijinul salariailor;
sprijin financiar;
sprijin logistic.
Sprijinul conducerii, cum am mai spus de numeroase
ori pn acum, este absolut esenial. Dac nu exist
acest sprijin, real i nu declarativ, ansele de
reuit sunt minime. Procesul care urmeaz presupune
voin managerial, tenacitate, uneori sacrificii i
multe decizii operative care implic oameni, bani i
mijloace materiale.
Sprijinul salariailor este necesar n faza de
construire i implementare a SMM, deoarece fr
implicarea lor activ nu se pot depi practic dect
extrem
de
puine
dintre
etapele
care
trebuie
parcurse. Suportul salariailor va deveni i mai
important n faza de funcionare a sistemului,
atunci cnd, practic, fiecare persoan va avea rolul
ei bine stabilit ntr-un angrenaj extrem de complex.
Sprijinul financiar este cel mai adesea decisiv.
Orict de mare ar fi voina managerial, fr resurse
financiare nu se poate porni la drum. Exist trei
tipuri de cheltuieli majore legate de SMM:
cheltuieli
de
construire,
implementare
i
certificare a sistemului;

cheltuieli de funcionare i ntreinere a


sistemului;
cheltuieli
necesare asigurrii conformitii i
realizrii mbuntirii continue
Cheltuielile
de
construire,
implementare
i
certificare
a
SMM
se
refer
n
general
la
urmtoarele:
salariile
personalului
detaat
(sau
angajat)
n
echipa
de implementare;
costuri
generale
pe
durata
implementrii
(materiale, rechizite, chirii, energie, servicii
etc);
costuri
aferente
asistenei
externe
de
specialitate (instruire, consultan, elaborarea
analizei iniiale de mediu i a preauditului
de certificare etc);
costuri pentru certificare.
Cheltuielile de funcionare i meninere a SMM
vizeaz mai ales urmtoarele aspecte:
salariile
personalului din compartimentul de
protecia mediului;
costuri
generale
pe
durata
funcionrii
(materiale, rechizite, chirii, energie, servicii
etc);
costuri pentru audituri de ter parte i pentru
rennoirea certificrii.
Cheltuielile necesare asigurrii conformitii i
mbuntirii
continue
sunt
acele
cheltuieli
destinate rezolvrii problemelor de mediu care
reprezint neconformiti, dar i cheltuieli pentru
elaborarea planurilor de prevenire i intervenie n
situaii de funcionare anormal, atunci cnd astfel
de planuri se impun. Aceast categorie de cheltuieli
este, de regul, cea mai important, deoarece ea
cuprinde achiziionarea de echipamente destinate
reducerii polurii, realizarea de lucrri specifice
proteciei mediului etc Cum ns existena unei
conformiti reglementare depline nu este o condiie
obligatorie pentru certificarea ISO 14001, aceste
cheltuieli pot fi planificate pe o perioad mai
mare de timp, cu singura condiie a asigurrii
mbuntirii continue, care constituie principiul de
baz al SMM.
Sprijinul logistic const n asigurarea spaiilor i

dotrilor necesare desfurrii corespunztoare a


activitii membrilor echipei de implementare i a
consultanilor externi, atunci cnd se apeleaz la
acetia. De regul asigurarea suportului logistic se
realizeaz prin reorganizarea unor compartimente i
redistribuirea spaiilor i a echipamentelor astfel
nct o parte dintre acestea s poat fi destinate
activitilor referitoare la SMM.
2.2.3. Sensibilizarea personalului
Sprijinul din partea salariailor, de care vorbeam la
paragraful anterior, este cu att mai eficient cu ct
se
acord
din
convingere.
Este
o
constatare
confirmat de experiena practic, i anume c unul
dintre cele mai benefice efecte ale unui SMM ntr-o
ntreprindere se produce asupra eficienei muncii
salariailor. Aceasta datorit faptului c, graie
funcionrii sistemului de management de mediu,
salariaii
se
simt
mai
implicai
n
viaa
ntreprinderii, mai bine tratai i atunci motivaia
lor crete. Pentru a se ajunge ns aici trebuie ca,
mai nti, ei s-i dea seama c schimbrile care
urmeaz
s
se
produc
sunt
att
n
favoarea
ntreprinderii, ct i n favoarea lor.
Sensibilizarea personalului este necesar pentru a-i
diminua acestuia rezistena la schimbare i pentru ai ctiga colaborarea. Sunt dou aspecte importante
ca.re se abordeaz diferit. Intr-o prim faz,
salariatului
trebuie
s
i
se
prezinte
toate
schimbrile pe care introducerea unui SMM conform ISO
14001
le
va
produce
att
n
funcionarea
organizaiei, ct i n activitatea sa curent.
Atunci cnd acest lucru este corect neles i
perceput ca avnd o finalitate pozitiv, salariatul
va accepta mult mai uor nu doar s-i dea un acord
formal,
dar
s
se
i
implice
n
realizarea
proiectului.
Cu ct sensibilizarea se face mai repede i mai bine,
cu att echipa de implementare a SMM va beneficia mai
substanial de un sprijin i nu de o frn n ceea ce
ea are de fcut.
Pentru ca procesul de contientizare a salariailor
s reueasc ntr-un timp scurt i pe fond trebuie

pus accentul pe o comunicare direct, sincer, n


termeni simpli, cu referire la munca i viaa
concret
a
fiecrui
salariat
n
ntreprindere.
Argumente exist, trebuie ns ca ele s fie
prezentate n mod convingtor. i mai trebuie ceva:
ori de cte ori i fac apariia efectele pozitive,
acestea s fie comunicate, scoase n eviden i,
dac este posibil, nsoite de un beneficiu ct de
mic pentru cei direct implicai (dac nu prime i
promovri, mcar felicitri, evidenieri etc).
Este recomandabil ca sensibilizarea personalului s
nceap imediat dup ce conducerea a validat
hotrrea privind introducerea SMM, pe diverse
categorii de salariai, n forme ct mai atractive:
proiecii video, publicaii interne, mese rotunde
sau reuniuni cu participarea unor personaliti
care s aib capacitatea de a capta interesul
auditoriului
etc.
Implicarea
reprezentanilor
conducerii la un nivel ct mai nalt n toate
aceste aciuni i demonstrarea de ctre acetia, cu
fiecare prilej, a totalei ncrederi i susineri
privind introducerea SMM, vor contribui n mod
considerabil la convingerea salariailor c este
vorba de o schimbare n bine, pe care ei au tot
interesul s o promoveze.
2.2.4.

Stabilirea zonei i a nivelului de aplicare

Nu este obligatoriu ca o ntreprindere care i


desfoar activitatile pe mai multe amplasamente
s implementeze SMM pentru fiecare din acestea. In
situaia n care o ntreprindere nu are dect un
singur amplasament, ea nu este obligat s-i
implementeze SMM pentru toate activitile pe care le
desfoar, pe amplasamentul respectiv.
Din acest punct de vedere cerinele standardului ISO
14001 permit o abordare flexibil. Tocmai de aceea
este necesar ca zona de aplicare a SMM s fie bine
precizat
nc
de
la
nceput.
Conducerea
ntreprinderii va defini i va comunica cu claritate
care dintre activitile, procesele sau serviciile
sale vor intra sub incidena SMM. Totodat, este
important s se determine i nivelul de profunzime cu
care vor fi abordate aspectele de mediu care vor fi

luate n considerare. Aceste opiuni privind limitele


zonei i a nivelului de aplicare a SMM nu sunt
arbitrare. Ele vor fi determinate de rspunsurile la
urmtoarele ntrebri sugerate chiar de standardul
ISO 14001:
asupra
cror
activiti,
servicii,
procese,
ntreprinderea exercit sau poate exercita o
influen direct?
cror
impacturi de mediu rezultnd din aceste
activiti ntreprinderea va trebui s le acorde
o atenie deosebit?
pn la ce nivel
de profunzime ntreprinderea
poate interveni asupra aspectelor reinute?