Sunteți pe pagina 1din 9

4.

DOCUMENTAIA SISTEMULUI DE MANAGEMENT DE MEDIU


Sistemul
de
management
trebuie
s
se
supun
recomandrii de a nu introduce o documentaie
supradimensionat n cadrul organizaiei. Fr nici
un fel de documentaie, de asemenea, organizaia nu
poate fi condus, n primul rnd, documentaia ofer
dovada:
c ceva a fost ordonat
ce anume a fost ordonat
c ordonarea a fost transpus corespunztor.
Cerine referitoare la documentaie:
Descrierea elementelor eseniale ale sistemului de
management i a interaciunii dintre acestea
Prezentarea firului rou" care strbate sistemul
de management
Fr ndoial, o documentaie adecvat obiectivelor
are o serie de avantaje:
Prin stabilirea n scris a regulilor existente se
atinge un grad mai naft de ordine i eficien,
evitndu-se omisiunile i nenelegerile.
Se creeaz o perspectiv mai bun asupra sistemului
de management.
Documentaia servete ca dovad degrevant de
responsabiliti n cazul unui posibil litigiu sau
pentru
identificarea
greelilor
din
activitatea
trecut.
Documentaia datelor referitoare la proces sau
produs ofer o imagine a premiselor de plecare i a
dezvoltrii realizate.
In cazul situaiilor de urgen sau accidente/or,
face posibil nu numai scoaterea de sub rspundere
cu privire la efectele acestora (dac documentele
sunt ntocmite corespunztor), dar ofer i o
dovad complet a respectrii obligaiilor de ctre
ntreprindere.
De aceea, toate indicaiile de siguran orale
trebuie documentate n scris, pentru a putea furniza
dovezile de respectare a obligaiilor n faa
autoritilor
i
a
putea
rspunde
tuturor
imputrilor.
ISO
14001
stabilete,
n
principal,
urmtoarele cerine referitoare la documentaie:

Punct 4.4.3 Documentaia sistemului de management de


mediu
Organizaia trebuie s stabileasc i s menin
informaiile, pe suport de hrtie sau electronic,
pentru:
a) A descrie elementele eseniale ale sistemului de
management de mediu i interaciunea lor;
a) A indica accesul la documentaia conex.
Conform lui ISO 14001 trebuie s fie documentate n
special:
Politica de mediu
Obiectivele de mediu
Funciile
cheie:
atribuiile,
responsabilitile,
autoritile
Anumite proceduri stipulate de ISO 14001
- Control operaional
- Monitorizarea i msurarea caracteristicilor cheie
ale activitilor relevante pentru mediu
- Evaluarea conformitii cu prevederile legale de mediu
4.1 Ierarhia documentaiei sistemului
Un
Manual
de
management
de
mediu"
analog
Manualului de management al calitii" stipulat de ISO
9001:2000, nu este solicitat expres de ISO 14001.
Descrierea
SMM
poate
fi
fcut
n
proceduri,
instruciuni de lucru, planuri de verificare sau alte
documente asemntoare. Descrierea succ/nt a modului
de funcionare a SMM sub forma unui manual, este destul
de rspndit n practic.
Documentaia unui sistem de management este, de obicei,
structurat ierarhic. Se face, ns, deosebirea ntre
documentaia intern a sistemului, precum:
Manualul de Management
Proceduri
Instruciuni
i documentaia extern a sistemului (reglementri
naionale i internaionale, legislaie, etc.)
Pentru a nu umfla" inutil documentaia SMM utilizat
de ctre organizaie, este recomandabil ca aceasta s
fie integrat n cea existent (de ex. Manualul de
management al calitii, procedurile calitii).

Fig.4.1 Piramida documentaiei SMM


Pentru un angajat, este greu de neles de ce pentru
aceeai activitate exist mai multe proceduri: ntro procedur sunt descrise punctele relevante pentru
calitate, n alta cele relevante pentru mediu, iar
ntr-o a treia cele referitoare ia securitatea
muncii.
n practic se impune s existe un singur manual,
respectiv o singur procedur pentru una i aceeai
activitate, incluznd toate domeniile: calitate,
mediu, securitatea muncii.

Fig.4.2 Piramida documentelor pentru sisteme


integrate

4.2 Documente interne ale sistemului


Documentele interne ale sistemului sunt stabilite i
elaborate de ctre organizaie, pe baza cerinelor
exprimate de reglementrile de baz (ISO 14001).
Exemple pentru documentele interne ale sistemului:
Politica de mediu
Manualul
de
management
de
mediu
(nu
este
obligatoriu)
Proceduri i instruciuni de lucru
Organigrama
Fiele de post
Etc.
4.2.1 Manualul de management
S-a precizat anterior c Manualul de Management
(Manual de Mediu, Manual de Management de Mediu sau
Manualul Organizaiei) conine descrierea sistemului de
management
(elementele
eseniale
ale
SMM
i
interaciunea lor). Manualul de management face
trimitere la toate documentele i nregistrrile
relevante din cadrul sistemului de management.
Manualele de management sunt deseori remise, la
cerere, prilor interesate (de ex., clienilor).
Transmiterea n exterior a manualului este o msur
care va duce ia creterea ncrederii n companie. Nu
exist, ns, nici o obligaie de a face public acest
document.
Manualul de management poate conine:
Politica de mediu
Descrierea elementelor de sistem i a interaciunii
acestora
Principatele responsabiliti i competene
Prezentarea
succint a modului de desfurare a
activitii
Trimiteri la alte documente
Manualul de management ofer o imagine de ansamblu
asupra celor mai
importante principii i linii
directoare. El trimite la descrierea proceselor,
procedurile i instruciunile de lucru, n care se face
descrierea detaliat a modurilor de operare.
Manualul de management constituie acoperiul piramidei
documentelor.
Baza
acesteia
este
constituit
de

proceduri i instruciuni, care


proceselor la locui de munc.

stabilesc

derularea

4.2.2 Procedurile
n principiu, ntr-o procedur se descrie cum se
procedeaz n realizarea unei anumite aciuni.
n procedur se documenteaz modul de organizare a
derulrii
activitii.
Procedurile,
ca
i
instruciunile, se supun unor continue completri i
adaptri (a noile dezvoltri care au loc. Dac aceste
documente nu sunt revizuite, exist pericolul apariiei
discrepanelor
ntre
descrierea
activitii
i
realitatea concret.
Realizarea primei documentaii a modului de derulare a
activitii reprezint un efort considerabil. De aceea,
descrierea corect a activitii provoac adesea
reacii de aprare i respingeri. Este clar, ns, c
stabilirea clar a etapelor activitii poate duce la
evitarea nenelegerilor, neclaritilor i problemelor
de competen.
4.2.3 Instruciunile
Spre
deosebire
de
proceduri,
instruciunile
nu
reglementeaz succesiunea unor activiti complexe,
depind deseori nivelul unui compartiment, ci se
limiteaz
la
a
descrie
o
singur
activitate.
Instruciunea descrie o activitate care, de obicei,
poate fi realizat de ctre o singur persoan, fr a
fi
n
legtur
cu
celelalte
compartimente
ale
organizaiei. Ca mod de proiectare i documentare,
procedurile i instruciunile sunt
deseori foarte
asemntoare.
4.2.4 Structura procedurilor si instruciunilor
Structura
unui
astfel
de
document
trebuie
s
garanteze dou lucruri:
Descrierea fiecrei etape a activitii
Conexiunile procedurii cu derularea general a
activitii n organizaie
Este important ca procedurile/instruciunile s fie

discutate cu toate prile implicate, pentru a fi


acceptate i a se ine cont de ele.
O procedur poate avea urmtoarea structur:
a) SCOP: descrierea obiectivului procedurii - la ce
servete ea?
b) DOMENIUL DE APLICARE: unde este valabil aceast
procedur?
c) TERMINOLOGIE l ABREVIERI: definirea termenilor i
a prescurtrilor
d) COMPETENE
l
RESPONSABILITI:
Cine
este
responsabil
pentru
ndeplinirea
sarcinilor
i
realizarea aciunilor?
e) DESCRIERE: descrierea activitii - text sau
diagram flux (Flow Chart)
f) CERINE:
Sunt
precizate
cerine
speciale
referitoare ia calitate, mediu, securitatea muncii n
descrierea modului de derulare a activitii?
g) INDICAII
l
OBSERVAII:
cteva
indicaii
importante referitoare la procedur
h) TRATAREA NECONFORMITILOR: Cum trebuie acionat
cnd apare o abatere de la activitile descrise n
procedur?
i) NREGISTRRI: Cum sunt documentate rezultatele
activitilor descrise n procedur?
j) REVIZUIREA: Cine realizeaz revizuirea procedurii?
k) DIFUZARE: Cine posed aceast procedur, cui i-a
fost difuzat?
l) MOTIVUL ELABORRII: capitolul corespunztor din
standard
m) ALTE OBSERVAII: alte specificaii
n) ANEXE: Listarea anexelor
Lista de mai sus reprezint o variant maximal a
capitolelor posibile ate unei proceduri.
4.3. NREGISTRRI
4.3.1
Diferenierea document/nregistrare
n
practic,
exist
adesea
probleme
n
a
diferenia documentele
de nregistrri. Diferenele cele mai importante sunt listate n tabelul
urmtor.

DOCUMENT
(,,Specificaie)
Stabilete cerinele
Stabilete cum trebuie fcut un anumit
lucru
Poate fi modificat
Pot exista mai multe revizii
Poate
fi
reconstituit
istoricul
modificrilor

NREGISTRARE
Dovad
Documenteaz modul cum s-a realizat
ceva
Nu poate fi modificat este emis o
singur dat
Poate fi pstrat ca dovad o perioada
mare de timp

n managementul calitii se utilizeaz urmtoarele


definiii:
Document: informaia mpreun cu mediul su suport
Specificaie: document care stabilete cerine
nregistrare:
document
prin
care
se
declar
rezultate obinute sau se furnizeaz dovezi ale
activitilor realizate
Ca exemple pentru documente sunt date n ISO
9000:2000
nregistrrile
i
specificaiile.
Documentul" va fi, deci, un termen care acoper
specificaiile i nregistrrile. Pentru uniformizarea utilizrii termenilor, se vorbete mult despre
preluarea termenilor definii n ISO 9000:2000 n
managementul de mediu.
Orice
proces
descris
are
prevzute
anumite
particulariti. Forma scris a acestora se numete
document.
Documentele trebuie s garanteze folosirea regulilor
convenite. De aceea, trebuie s se asigure c
documentele sunt disponibile la utilizator n forma
actualizat. Sarcinile de difuzare i actualizare
sunt asigurate prin controlul documentelor.
Exemple de documente:
Procedurile i instruciunile
Norme de lucru, liste de verificare necompletate
Legi, reglementri
Exemple de nregistrri:
liste de verificare completate
rapoarte de mediu
protocoale
rapoarte de neconformitate
obieciile prilor interesate
rapoartele de analiz de mediu
nregistrrile emisiilor

documentele nsoitoare ale deeurilor periculoase


certificatele de instruire
rapoartele de audit
protocoalele
privind analiza efectuat de ctre
conducere
etc.
O matrice a nregistrrilor de mediu ofer o imagine a
tuturor dovezilor importante, care atest corecta
funcionare a sistemului de management de mediu:

Ex. nregistrri de mediu:


Nr.

Categorie

Elaborator

nsoitoare Responsabil deeuri

Arhivare
Loc

Durata

Arhiv

7 ani

Documente
deeuri

nregistrri emisii

Laborant

Lab.

Rapoarte de audit

Responsabil mediu

Birou

Manual
aprare Responsabil PSI
mpotriva incendiilor

Birou

10 ani
3 ani
10 ani

Protocol
conducere

Birou

3 ani

edina Responsabil mediu

4.4. CONTROLUL DOCUMENTELOR


4.4.1 Cerinele standardului ISO 14001, Punct 4.4.5:
Organizaia trebuie s stabileasc i s menin
proceduri
pentru
controlul
tuturor
documentelor
cerute de prezentul Standard Internaional...
Alte cerine se refer la asigurarea faptului c
documentele sunt disponibile, actuale i valabile la
locul de utilizare. Documentele trebuie s fie
lizibile
(protejate
mpotriva
distrugerii)
i
identificabile (codificate, ordonate, datate).
4.4.2 Implementare
Procedura pentru controlul documentelor cuprinde:
Crearea
unui
sistem
ordonat
(sistem
de
numerotare,
precizarea reviziilor)
Elaborarea, verificarea i avizarea documentelor
(Cine este responsabil pentru acestea?)
Modul de modificare a documentelor
Difuzarea documentelor
Retragerea documentelor care nu mai sunt valabile
Marcarea i pstrarea documentelor care nu mai

sunt valabile (cnd este cazul)


Pe lng documentele sistemului, trebuie introduse
n
procedura
de
controlul
documentelor
toate
documentele externe aplicabile (legi, reglementri,
autorizaii, standarde).
Dac
informaiile
sunt
pstrate
i
pe
suport
informatic, atunci ele trebuie s fie uor de regsit
i protejate mpotriva distrugerii (proceduri pentru
protecia datelor).
4.4.3 Controlul
documentelor
sistemului informatic

prin

intermediul

Marcarea i difuzarea documentelor pe hrtie necesit


un mare efort organizatoric. De aceea, difuzarea lor
are
loc,
n
practic,
deseori
prin
reeaua
informatic
(Intranet).
Pentru
aceasta,
trebuie
asigurat
c
varianta
salvat
n
reea
este
actualizat. Alte variante sunt doar copii care nu au
valabilitate.
n cazul controlului documentelor prin intermediul
sistemului informatic trebuie s se in cont de
angajaii care au acces la reea. n anumite
circumstane, trebuie ca o parte a documentelor s
fie difuzat pe hrtie. Oricum, eforturile pentru
difuzarea documentelor sunt considerabil reduse n
cazul utilizrii reelei informatice.