Sunteți pe pagina 1din 22

S.C. ABC S.R.L.

PROCEDURA
DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

ELABORAREA PROCEDURILOR SMI

APROBARI/AVIZARI
ELABORAT
RM
NUME
XXX
SEMNATURA

APROBAT
DIRECTOR GENERAL
NUME
YYY
SEMNATURA

DATA

DATA

Data intrarii
in vigoare

LISTA DE CONTROL
Ed/rev
1/0

Obiectivul reviziei
Elaborarea editiei initiale

Copie controlata
Copie necontrolata
Exemplar nr.___
Acest document reprezinta proprietatea intelectuala S.C. ABC S.R.L. Multiplicarea partial sau totala si
difuzarea acestuia se face cu acordul organizatiei.

FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

ELABORAREA PROCEDURILOR SMI

APROBARI/AVIZARI
ELABORAT
RM
NUME
XXX
SEMNATURA

APROBAT
DIRECTOR GENERAL
NUME
YYY
SEMNATURA

DATA

DATA

Data intrarii
in vigoare

LISTA DE DIFUZARE
Nr.
Crt
.

DESTINATAR

DATA

NUME SI PRENUME

FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

RETAGERE
DATE

NUME/PRENUME
SEMNATURA

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
ELABORAREA PROCEDURILOR SMI
1.SCOP
Prezenta procedur are drept scop stabilirea unui mod unitar de elaborare, redactare, avizare, aprobare,
multiplicare, difuzare, revizuire i arhivare a procedurilor documentate SMI.
2.DOMENIU
Aceast procedur se aplic tuturor procedurilor documentate SMI eloaborate n cadrul organizaiei.
3.DEFINIII I REFERIN
Documentele de referint sunt presentate in Lista documentelor externe aplicabile.
4.DOCUMENTE DE REFERIN
Documentele de referin sunt prezentate in MMI 01, anexele 4 i 5.
5.RESPONSABILITAI
Responsabilitaile sunt prezentate in MMI 01, capitolul 5 Fiele postului.
6.PROCEDURA
6.1 Structura
O procedur este structurat n modul urmator:
a) Lista de control a ediiei/reviziei identific stadiul ediiilor/reviziilor procedurii.
b) Lista de difuzare a ediiei/reviziei asigur distribuirea controlat a procedurii celor interesai.
c) Procedura cuprinde toate informaiile pertinente referitoare la activitatea procedurat.
d) Anexe dac este necesar explicitarea anumitor capitole se pot elabora anexe. Acestea vor fi scrise pe
acelai format ca i procedura i vor contine att denumire i codul procedurii, cat i numrul i titlul
anexei.n numrul total de pagini ale procedurii se includ i anexele aferente acesteia.
e) Formulare utiliyate la sfritul fiecrei proceduri se vor ataa formularele declarate n cuprinsul
procedurii.
6.2 Redactarea procedurii
6.2.1 Formatul
La redactarea tuturor procedurilor se vor folosi formularele declarate in preyenta procedur, acestea avnd
urmtoarea codificare:
a) F-4.2.3-01 Lista de control a ediiei/reviziei;
b) F-4.2.3-01 Lista de difuzare a ediiei/reviziei;
FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
c) F-4.2.3-03 pentru formularul pe care se redacteaz procedura.
6.2.2 Redactarea textului
Editarea procedurilor se va face pe calculator, pe format A4, alinierea, spaierea, caracterele si numerotarea fiind
cele indicate mai jos:
a) Alinierea textul se va alinia la o distan de 2,5 cm fa de marginea din stanga i la o distan de 1cm fa
de marginea din dreapta.
b) Spaierea distana dintre ultimul rnd al unui capitol i titlul capitolului urmtor va fi de un rnd.De
asemenea, distana ntre titlul unui capitol i primul rnd de text este de un rnd.Totodat, distana dintre
numarul capitolului/subcapitolului respective a seciunii/subseciunii i textul acestuia va fi de doua spaii.
c) Caractere fontul utilizat pentru scriere va fi Arial/Times New Roman, iar mrimea caracterelor va fi de
12.Titlurile capitolelor se vor scrie cu majuscule iar cele ale subcapitolelor se vor scrie cu litere
mici.Ambele categorii de titluri se vor ngroa.In cayul tabelelor, funcie de spaiul disponibil pentru scriere
si de estetica acestora se pot folosi i alte mrimi ale caracterelor.Denumirile documentelor, se scriu
nclinat.Elaboratorul procedurii, are libertatea de a folosi evidenieri de tipul: litere mari/mici ngroate,
litere aplecate, sublinieri de cuvinte, propoziii, atunci cnd consider c acestea prezint indicaii
importante care trebuie reliefate si reinute.
d) Numerotarea - numerotarea capitolelor/subcapitolelor respective a seciunilor i subseciunilor se face cu
cifre arabe desprite printr-un punct.Subseciunile, care nu mai au trimitere, se pot marca/identifica i
simplu prin liniu ,bulin, etc.
e) Enumerarea se refer la enumerarea unor caracteristici i se poate face ca i n cazul numerotrii sau pur i
simplu prin liniu, bulin, etc.
6.3 Coninutul procedurii
6.3.1 Scop
Acest capitol trebuie s rspund la intrebarea De ce este necesar procedura? Persoana care elaboreaz
procedura trebuie s descrie n mod clar i concis scopul acesteia.
6.3.2 Domeniu
Acest capitol va descrie limitele de aplicabilitate ale procedurii elaborate.
6.3.3 Definiii
n cadrul acestui capitol se vor defini numai abrevierile i termenii care ar putea duce la confuzii sau interpretri
eronate dac nu sunt precizate sau clarificate suplimentar.
FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
6.3.4 Documente de referin
Se vor enumera numai documentele care conin informaii relevante, privind scopul i domeniul procedurii,
precum i activitatea descris de aceasta.Prin documente se neleg standarde, acte normative, norme in vigoare
etc.
6.3.5 Responsabiliti
n cadrul acestui capitol se vor defini limitele de competen, privind scopul i domeniul procedurii, precum i
activitatea descris de aceasta.Prin documente se ineleg standarde, acte normative, norme n vigoare etc.
6.3.6 Procedura
6.3.6.1 n acest capitol vor fi descrise amnunit toate activitile necesare i modul de lucru pentru realizarea
scopului n virtutea cruia a fost elaborat procedura, incluznd:
a. informaiile iniiale i datele de intrare necesare aplicrii procedurii.
b. informaiile i datele de ieire.
c. metoda de lucru folosit a asigura compatibilitatea cu cerinele contractuale i/sau standardele sau
normele n vigoare.
d. verificarile specifice fcute pentru urmrirea activitilor descrise i criteriile de acceptare/respingere.
e. punctele unde este prevzut participarea beneficiarului i/sau a reprezentantului unei alte organizaii.
f. responsabilitile i limitele de competen, detaliate la nivelul personalului.
g. mijloacele utilizate (aparatur, instrumentaie etc)
h. msurile luate pentru asigurarea calitaii (analize, evaluri, examinri, documente etc.).
i. condiiile prealabile (aciuni prealabile, independente, care trebuie ndeplinite nainte de utilizarea
procedurii) ca de exemplu necesitatea clasificrilor.
j. condiiile pentru asigurarea proteciei muncii i a mediului nconjurtor.
6.3.6.2 Pentru vizualizarea circulaiei datelor i informaiilor, se recomand ntocmirea de scheme logice.
6.3.7 nregistrri
6.3.7.1 n cadrul acestui capitol se vor enumera toate formularele utilizate (raportate, buletine, certificate, fie
etc.), nregistrri care vor fi ntocmite pentru a certifica sau dovedi c au fost ndeplinite si verificate cerinele
stabilite prin procedur
6.3.7.2 Dac nu este cuprins n textul procedurii, se va indica clar care dintre formulare circul cu produsul,
cnd se completeaz i de ctre cine anume.
6.3.7.3 Modul de completare al formularelor se va detalia dac este cazul ntr-o anex la procedur sau se va
reglementa printr-o procedur conex, dac acest lucru nu rezult din textul procedurii.
6.3.7.4 Se vor exemplifica de asemenea tipurile de etichete, tampile, poansoane, mrci etc. utilizate.
FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
6.3.8 Diagrama Flux
La acest capitol se va introduce, dac este aplicabil, o schem ce reprezint sinteza procedurii.
6.4 Elaborare
6.4.1 Tipul procedurii
6.4.1.1 Procedurile, ca tip, se clasific n:
a) Procedurile documentate. Acestea descriu actele activitii, declarate n Manualul Managementului
Integerat, fr de care nu se poate concepe existena SMI.
b) Procedurile operationale. Acestea descriu modul de organizare a activitilor care concur la realizarea
SMI.
6.4.1.2 Dup modul de tratare a problemelor, procedurile pot fi:
a. Proceduri de Organizare PO, care stabilesc cadrul executiv de organizare n vederea derulrii unei
activiti.
b. Proceduri de Lucru, care detaliaz modul de desfurare a unei activiti/proces n vederea asigurrii
repetabilitii aciunii respective la aceiai parametri i cu aceleai rezultate, care s rspund criteriilor
de acceptare.
6.4.2 Codificare/Index
Codul procedurii cuprinde:
a. tipul procedurii ce cuprinde 2 sau 3 caractere (de exemplu: PO).
b. numarul de ordine al procedurii de maxim 2 caractere (de exemplu: 23).
c. numrul ediiei procedurii de 2 caractere (de exemplu: 05).
d. numarul reviziei procedurii, maxim 5 revizii (de exemplu: Revizia 2).
cum ar fi de exemplu: PO-23-05, Revizia 2- Procedura operaional numrul 23, Ediia 5, Revizia 2.
6.4.3 Responsabilitai
n funcie de tipul procedurii, responsabilitatea elaborarii revine dup cum urmeaz:
a. Procedurile generale revin Repreyentantului Managementului;
b. Procedurile operaionale,revin compartimentelor organizaiei n funcie de specific, i se elaboreaz sub
directa ndrumare a Reprezentantului Managementului.
FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
6.5 Elaborare, verificare, avizare, aprobare
6.5.1 Elaborare
Fiecare compartiment elaboreaz procedurile specifice conform punctului 6.4.3
6.5.2 Verificare
Verificarea se efectueaz de o persoan din cadrul compartimentului n care a fost elaborat procedura
respectiv, alta dect cea care a elaborat-o sau de ctre eful compartimentului.Semntura din subsolul paginii,
in rubrica aprobat, are semnificaia unei aprobri la nivel de departament.
6.5.3 Aprobare
Directorul General aprob toate procedurile SMI. Dup aprobarea lor acestea devin operaionale.
6.5.4 Avizare extern
n contextul unor clauze contractuale i/sau norme legale, procedura va fi supus avizrii/aprobrii inspectiilor
autorizate respective.n acest caz, procedura devine operaional abia dup avizul/ aprobarea inspeciilor
autorizate.
6.6 Difuzare
6.6.1 Cel care elaboreaz procedura o difutzeaz controlat celor interesai, conform Listei de difuzare a
ediiei/reviziei.Pentru a dovedi c exemplarul a fost luat n eviden, pe foecare pagin va fi marcat numrul
exemplarului.
6.6.2 Se pot transmite i copii informative (necontrolate) solicitanilor, dar n acest caz Lista de control a
ediiei/reviziei va trebui marcat n mod corespunztor (stampil COPIE INFORMATIV sau cu un alt tip de
marcaj vizibil cu acelai coninut).
6.6.3 Obligatoriu, exemplarul numrul 1 va fi distribuit Reprezentantului Managementului iar originalul va
rmne n posesia emitentului.
6.7 Implementare
6.7.1 Aciuni prealabile
Pentru a asigura succesul implementrii cerinelor procedurilor se vor lua toate msurile considerate necesare
privind:
a) selectarea personalului adecvat;
b) Instruirea corespunzatoare;
FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
c) prelucrarea personalului pe linia proteciei muncii i mediului;
d) asigurarea cu mijloace de lucru necesare;
e) asigurarea cu mijloace de msur i verificare necesare;
f) asigurarea cindiiilor de mediu i lucru solicitate prin proceduri i norme de protecia muncii;
g) asigurarea condiiilor pentru dovedirea activitilor procedurate (registre, formulare, birotic etc)
6.7.2 Aciuni de implementare propriu-zis
Prin aciuni adecvate, Reprezentantul Managementului se va asigura c n desfurarea activitilor,
personalul care aplic procedura respect ntocmai metoda de lucru, folosete aparatura i instrumentaia
indicat, respectiv echipamente de inspecie, msurare i ncercare verificate i calibrate.
6.7.3 Urmrirea meninerii contiiilor specificate
Prin audituri interne planificate i inopinate, Reprezentantul Managementului se asigur c sunt meninute
condiiile pentru aplicarea corect i complet a procedurii. Aceasta nu exonereaz personalul care coordoneaz,
precum i pe cel care efectueaz activitatea procedurat de responsabilitatea continuei aplicri i adecvri a
prevederilor procedurii.
6.8 Revizie
6.8.1 Modificrile din textul procedurii sunt controlate prin Lista de control a ediiei/reviziei (F-4.2.3-01). Se
vor edita pagini noi n locul celor n care au aprut modificri. Diferenierile de cele vechi se fac prin data
ntocmirii paginii revizuite, care va fi regsit in Lista de control a ediiei/reviziei (F-4.2.3-01) marcarea n
rubric specific, precum i indicaia expres din procedure (de exemplu: Revizia 3). Elaborarea iniial a unei
proceduri va avea Revizia 0.
6.8.2 Dac prin revizie este necesar introducerea unor pagini suplimentare acestea se vor marca cu numrul
paginii iniiale, difereniat prin litere latine majuscule (de exemplu: Pagina 6A, 6B etc). Acest lucru va fi
explicit mentionat n Lista de control a ediiei/reviziei (F-4.2.3-01).
6.8.3 n documentele SMI se vor face referiri doar la ediiile aplicabile.

6.9 Ediie
n momentul n care s+au fcut mai multe revizii sau cnd se consider c volumul modificrilor este sufficient
de mare se difuzeaz o nou ediie a procedurii. Ediia iniial se va nota cu 01. Este recomandabil s se
difuzeze o nou ediie cnd sunt mai mult de cinci revizii sau cnd este afectat mai mult de 25% din coninutul
procedurii.
6.10 Arhivare
FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
6.10.1 Compartimentul care a emis procedura are obligaia de a arhiva exemplarul original, considerat
exemplarul 0, n condiiile care s previn deteriorarea sau pierderea lui. De asemenea, modalitatea de arhivare
trebuie s asigure o regsire uoar i o definire precis a persoanelor ce au acces nemijlocit la aceste
documente.
6.10.2 Reprezentantul Managementului are obligaia de a arhiva exemplarul propriu n aceleai condiii ca i
compartimentul care a emis procedura.
6.11 Retragere
Dac n urma analizei SMI se constat c o anumit procedur nu mai are obiect (nu mai este aplicabil), ea
poate fi retras din sistem de ctre emitent, numai cu avizul Reprezentantul Managementului i aprobarea
Directorul General, iar n cazul n care este o condiie specific i cu avizul/aprobarea inspeciilor autorizate sau
clientului.
7. NREGISTRRI
7.1 Lista de control a ediiei/reviziei.
7.2 Lista de difuzare a ediiei/reviziei.
7.3 Formular de redactare procedur.

FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

ANALIZA EFECTUAT DE MANAGEMENT

APROBARI/AVIZARI
ELABORAT
RM
NUME
XXX
SEMNATURA

APROBAT
DIRECTOR GENERAL
NUME
YYY
SEMNATURA

DATA

DATA

Data intrarii
in vigoare

LISTA DE CONTROL
Ed/rev
1/0

Obiectivul reviziei
Elaborarea editiei initiale

Copie controlata
Copie necontrolata
Exemplar nr.___
Acest document reprezinta proprietatea intelectuala S.C. ABC S.R.L. Multiplicarea partial sau totala si
difuzarea acestuia se face cu acordul organizatiei.
FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

ANALIZA EFECTUAT DE MANAGEMENT

APROBARI/AVIZARI
ELABORAT
RM
NUME
XXX
SEMNATURA

APROBAT
DIRECTOR GENERAL
NUME
YYY
SEMNATURA

DATA

DATA

Data intrarii
in vigoare

LISTA DE DIFUZARE
Nr.
Crt
.

DESTINATAR

DATA

NUME SI PRENUME

FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

RETAGERE
DATE

NUME/PRENUME
SEMNATURA

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
ANALIZA EFECTUAT DE MANAGEMENT
1.SCOP
Procedura prezint cerinele i responsabilitile specifice activitii de analiz a SMI efectuat de
managementul organizaiei.
2.DOMENIU
Procedura se aplic la nivelul managementului, la intervale planificate, pentru a se asigura continua adecvare,
eficacitatea i eficiena SMI.
3.DEFINIII I ABREVIERI
Definiiile i abrevierile sunt prezentate n MMI 01, anexele 4 i 5.
4.DOCUMENTE DE REFERIN
Documentele de referin sunt prezentate in Lista documentelor externe aplicabile.
5.RESPONSABILITI
5.1 Reprezentantul Managementului

organizeaz edinele de analiz a SMI.


convoac membrii echipei manageriale, i dup caz invitai.

5.2 Proprietarii de procese

participanii convocai la edina de analiz pregtesc fiecare un raport privind activitatea desfurat n
cadrul compartimentelor pe care le conduc.

6. PROCEDURA
6.1 Generaliti
Adoptarea SMI ul n cadrul organizaiei presupune angajarea organizaiei pentru:

atingerea obiectivelor propuse pe linia calitii, mediului i siguranei alimentului ce const n realizarea
unui nivel calitativ superior al servicilor/produselor furnizate pentru a putea satisface n permanen
cerinele clienilor reali i poteniali i pentru a castiga ncrederea acestora;

FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

aplicarea i respectarea normelor de calitate i sigurana alimentuluii impuse de legile n vigoare,


precum i a normelor legislative privind mediul.

Pentru atingerea acestor scopuri este necesar ca SMI - ul implementat n cadrul organizaiei s fie analizat
periodic sau ori de cte ori este cazul (vezi punctual 6.2) pentru a desfura activitile ntr-un mod de abordare
unitar i controlat al proceselor effectuate n vederea eficacitii i eficienei acestora.
6.2 Oportuniti pentru analiza SMI
Reprezentantul Managementului organizeaz edinele de analiz a SMI:
planificat la nceputul fiecarui an n scopul stabilirii strategiei
n cazul unor contestri ale unor nereguli ce trebuie imediat rezolvate:
abateri grave de la norme, legi
reclamaii repetate venite din partea cclientului
constatarea unor neconformiti sistematice
modificri organizatorice
schimbri importante n legislatie
noi strategii de dezvoltare, noi abordri privind relaiile cu clienii.
6.3 Convocarea participanilor
La analiza SMI particip membrii echipei manageriale, Reprezentantul Managementului, precum i dup caz,
invitai. Acetia sunt convocai cu cel puin o saptmn de ctre Reprezentantul Managementului, utiliznd
diverse mijloace, n funcie de caz (e-mail, not de convocare) n care sunt specificate:
tema supus dezbaterii
data i ora dezbaterii
locul unde se va desfura edina
lista participanilor
6.4 Pregtirea analizei
Participanii convocai la edina de analiz pregtesc un raport privind activitatea desfurat n cadrul
compartimentelor pe care le conduc.
Rapoartele pot include:
stadiul atingerii obiectivelor n raport cu cele propuse la analiza precedent i/sau cele propuse la nivelul
anului n curs.
respectarea sau nu a termenului acordat pentru atingerea obiectivelor i, dac este cazul, modivele pentru
care nu s-a respectat termenul
probleme ntampinate n realizarea obiectivelor (neconformiti constatate rezolvate sau nu)

FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
noi propuneri pentru nlturarea neconformitilor nerezolvate/mbunattiirea/dezvoltarea activitilor
desfsurate, aceste propuneri fiind susinute de informaii verificabile.
6.5 Elementele de intrare
Cel puin o data pe an, sunt dezbtute n cadrul edintelor de analiz, urmtoarele puncte eseniale ale SMI :
politica i obiectivele referiotare la calitate, mediu i sigurana alimentului.
stabilirea politicii i a obiectivelor de calitate, mediul i siguranei alimentului pentru anul in curs
modificarea acestora n funcie de schimbrile aprute
Manual/procedure/nregistrri SMI
manual/proceduri:
o iniierea unei noi revizii/ediii, dup caz
o elaborarea unor noi proceduri
nregistrri:
o modificarea unor modaliti de nregistrare
o stabilirea unor noi nregistrri
Audituri interne/externe
prezentarea rezultatelor auditurilor precedente
stabilirea unor audituri de urmrire cu privire la aciunile corective/preventive ce vor fi ntreprinse
stabilirea unei noi planificri a auditurilor
Resurse
umane:
o necesitatea unor instruiri/recrutri n funcie de noile competene cerute
o planificarea instruirilor pe anul n curs
o organizarea unor cursuri de instruire
o contientizarea personalului
financiare:
o stabilirea bugetului alocat pentru activitile existente sau pentru investiiile ce urmeaz a fi
fcute
infrastructur:
o elaborarea planului de mentenan a echipamentelor/spaiilor de lucru
o achiziionarea unor noi echipamente/spaii de lucru
Performana de mediu i a proceselor i conformitatea produselor
capabilitatea furnizorilor de a satisface condiiile specific contractual sau cele legale i de reglementare
controlul neconformitilor aprute sau poteniale prin analiza lor, modul de tratare i aplicarea unor
aciuni corective/preventive
reclamaiile provenite de la client i tratarea acestora
Stadiul de implementare a aciunilor corective/preventive
probleme ntmpinate n implementare
ncadrarea n terenul de rezolvare a neconformitilor
eficacitatea i eficiena acestora evaluate n timp
FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
Schimbri care ar putea influena SMI
modificri ale structurii organizatorice datorat reorganizrii sau/i dezvoltrii organizaiei
noi legi i reglementri aprute
Noi oportuniti pentru mbuntire i dezvoltare
la nivel de compartimente prin stabilirea unor noi modaliti de comunicare
la nivel de organizaie date de:
o feed back de la client
o studiul de pia
o contextul sicio-economic
o noi legi i reglementri aprute.
6.6 Elemente de ieire
Elementele de ieire ale analizei efectuate de management se concretizeaz printr-un plan de msuri anexat la
raportul analizei efectuate de management. Acest plan de msuri ce implic decizii i aciuni luate n urma
acestei analize cum ar fi:
declararea politicii i a obiectivelor(re)definite
revizuirea documentaiei
stabilirea/rectificarea bugetului alocat n funcie de nevoile organizaiei
planificri referitoare la:
o procesele de realizare a produselor cum ar fi planificri ce se realizeaz atunci cnd este
adoptat o nou abordare de furnizare a produselor sau cnd este vorba de introducerea unui nou
produs pe care organizaia intenioneaz s-l furnizeze clienilor si, sau legate de asigurarea
infrastructurii necesare realizrii produsului
(ex. mentenana echipamentelor/spaiilor de lucru)
o procesele suport:
de asigurare a resurselor adecvate financiare, umane
de imbunatire audituri interne
iniierea unor rapoarte de aciuni corective/preventive
adoptarea unor noi strategii.
Acest plan de msuri cuprinde de asemenea termenul de realizare, precum i responsabilii pentru ndeplinirea
acestora. Planul de msuri constituie elementele de intrare ale procesului de mbuntire a SMI.
Planul de msuri se difuzeaz la compartimentele implicate.
7.NREGISTRRI
n urma analizei efectuate de management rezulta un raport ce cuprinde:
concocatorul
FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
lista participani AEM
datele de intrare ale AEM
datele de ieire AEM
planul de msuri
anexe, dac este cazul(copia rapoartelor de audit, de neconformitate etc)
8. DIAGRAMA FLUX
Neaplicabil.

FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

APROVIZIONARE I EVALUARE FURNIZORI

APROBARI/AVIZARI
ELABORAT
RM
NUME
XXX
SEMNATURA

APROBAT
DIRECTOR GENERAL
NUME
YYY
SEMNATURA

DATA

DATA

Data intrarii
in vigoare

LISTA DE CONTROL
Ed/rev
1/0

Obiectivul reviziei
Elaborarea editiei initiale

Copie controlata
Copie necontrolata
Exemplar nr.___
Acest document reprezinta proprietatea intelectuala S.C. ABC S.R.L. Multiplicarea partial sau totala si
difuzarea acestuia se face cu acordul organizatiei.
FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

APROVIZIONARE I EVALUARE FURNIZORI

APROBARI/AVIZARI
ELABORAT
RM
NUME
XXX
SEMNATURA

APROBAT
DIRECTOR GENERAL
NUME
YYY
SEMNATURA

DATA

DATA

Data intrarii
in vigoare

LISTA DE DIFUZARE
Nr.
Crt
.

DESTINATAR

DATA

NUME SI PRENUME

FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

RETAGERE
DATE

NUME/PRENUME
SEMNATURA

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005

APROVIZIONARE I EVALUARE FURNIZORI


1. SCOP
Prezenta procedura stabilete ansamblul de msuri care se aplic produselor/serviciilor aprovizionate, descriind
responsabilitile referitoare la procesul de aprovizionare i verificare a produsului aprovizionat n scopul
determinrii conformitii acestora cu cerinele specificate.
2.DOMENIU
Procedura se aplic tuturor produselor/serviciilor aprovizionate de ctre S.C. ABC S.R.L.
3.DEFINIII I ABREVIERI
Definiiile i abrevierile sunt prezentate n MMI 01, anexele 4 i 5.
4.DOCUMENTE DE REFERIN
Documentele de referin sunt prezentate n Lista documentelor externe aplicabile.
5.RESPONSABILITI
Directorul General
Aprob contractele/comenzile pe care societatea le ncheie cu clienii/furnizorii de produse i servicii.
Numete prin decizie componena Comisiei de Recepie.
5.1 Comisia de Recepie

Verific produsele aprovizionate din punct de vedere calitativ si cantitativ.


ntocmete NIR (tipizat) i nscrie produsul n Fia de magazie (tipizat) dac n urma recepiei se
introduce n gestiune
Verific permanent respectarea condiiilor de depozitare, conservare a produselor din depozit.

5.2 Proprietarii de procese

Transmit periodic comenzile interne pentru materii prime, ingrediente, consumabile sau alte
produse/servicii necesare desfurrii activitilor proprii.
Urmresc calitatea produselor/serviciilor aprovizionate n cursul derulrii proceselor/activitilor.

6.PROCEDURA
FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
A.PROCESUL DE APROVIZIONARE
6.1 Datele de aprovizionare
Directorul General mpreuna cu Reprezentantul Managementului stabilesc Necesarul de aprovizionare n
vederea realizrii comenzilor in termenele stabilite, necesarele sunt aprobate de Director General.
Responsabilul Aprovizionare/Desfacere transmite comenzile furnizorilor selectai, conformei Listei
Furnizorilor Acceptai.
Directorul General mpreuna cu Reprezentantul Managementului (RM) selecteaz furnizorii. Ofertele
primite de la furnizori sunt analizate de ctre Directorul General i Reprezentantul Managementului i n funcie
de complexitatea i valoarea materiei prime i materialelor (ambalajele, etichetele, etc) comanda de
aprovizionare este aprobat de ctre Directorul General.
Toate contractele/comenzile de aprovizionare trebuie s conin date de aprovizionare care s descrie clar
produsul/serviciul comandat, cuprinznd dup caz urmtoarele:
a. numele furnizorului, adresa acestuia i datele referitoare la organizaie;
b. numrul comenzii
c. descrierea clar a produsului/serviciului cu toate datele precise de identificare (categorie, calitate, tip,
etc)
d. titlul sau alte identificri precise precum i ediiile aplicabile ale specificaiilor, cerinele de proces sau
alte date tehnice relevante;
e. titlul, numrul i ediia standardului de calitate aplicabil;
f. criterii de verificare;
g. cerine de identificare a produsului;
h. condiii de supraveghere a cantitii i verificare a produsului comandat de ctre reprezentanii S.C.
ABC S.R.L.;
i. indicaii privind depozitarea produselor;
j. indicaii privind modul de rezolvare a neconformitilor;
k. preul i termenul de livrare;
l. modalitile i modul de livrare;
Orice reviyie a comenzii/contractului este analizat de ctre S.C. ABC S.R.L. n acelai mod ca i documentul
iniial.Modificrile la comenzi/contracte (diminuri, suplimentri, sistri, anulri etc.) sunt transmise
Proprietarilor de Procese implicai, n vederea ntiinrii acestora de modificrile survenite.
6.3 Verificarea produselor/serviciilor achiziionate
n cazul n care verificarea produsului aprovizionat se face la furnizor, aceasta ct i modul cum se procedeaz
se specific n comenzile/contractele de achiziie, n vederea ndeplinirii de ctre furnizor a conformitii
produselor/serviciilor oferite cu cerinele stabilite contractual.

FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
Verificarea produselor achiziionate se face de ctre Comisia de Recepie i const n inspecia cantitativ i
calitativ.
n cazul n care se specific n contract, clientul sau reprezentantul acestuia poate participa la verificarea
produselor achiziionate. n acest caz, se vor lua msuri pentru depozitarea n spaii corespunztoare a
produselor ce urmeaz a fi recepionate n prezena clientului sau a reprezentantului acestuia
B. EVALUAREA FURNIZORILOR
6.1 Generaliti
Organizaia a stabilit modaliti i criterii de selectare i evaluare a furnizorilor si, dat fiind faptul c acetia
reprezint unul din factorii ce influeneaz calitatea produselor realizate de organizaie. Procesul de evaluare i
selectare a furnizorilor implic reducerea costurilor noncalitii prin reducerea neconformitilor.
Furnizorii notri sunt selectai i evaluai att iniial, nainte de ncheierea contractului/comenzii cu acetia, dar
i n cursul prestrii serviciilor sau furnizrii produselor lor pentru a se menine sau mbunti continuu nivelul
calitativ al proceselor desfurate n organizaie i al produselor noastre.
6.2 Criterii i modaliti de selectare i evaluare a furnizorilor
6.2.1 Performanele demonstrate de furnizor la nivelul pieei
Informaiile despre performanele furnizorilor sunt preluate din:
studiul de pia realizat de Reprezentantul Managementlui prin care s-a cercetat:
o gradul de ptrundere a furnizorului pe pia, msurat n raport cu dimensiunile pieei;
o trsturi ale unui furnizor care ar putea ctiga piaa de profil date fiind condiiile de
comercializare pe liaa existent (n ansamblu sau pe regiuni cu potenial ridicat),
o calitatea condiiilor de igien pentru producerea materiei prime.
publicaiile sau alte surse de informare (cataloage de firme i produse etc.) care pot oferi date statistice
sau clasamente despre potenialii sau actualii furnizori cum ar fi:
o procentul vnzrilor calculat n funcie de criterii stabilite ( pe tip de produse, pe regiuni);
o rata cresterii volumului vnzrilor;
o rata cresterii cifrei de afaceri etc.
sondaje efectuate la utilizatori cu privire la calitatea produselor furnizate sau serviciile prestate
6.2.2 Adoptarea sau nu a unui sistem de management (certificat sau nu de ctre organisme de certificare)
Existena unui sistem de management implementat i meninut n cadrul organizaiei unui furnizor presupune
realizarea produselor/serviciilor n mod controlat. Acest fapt poate oferi garania calitii produselor/serviciilor
livrate de furnizor propriei noastre organizaii.
Acest criteriu implic mai multe modaliti de evaluare cum ar fi:
chestionar de autoevaluare;
FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S.C. ABC S.R.L. PROCEDURA


DE ORGANIZARE
SR EN ISO 9001: 2001
PO 01 - 01
SR EN ISO 14001 : 2005
Ed. 1;Rev. 0
SR EN ISO 22000 : 2005
audituri de second parte;
informaii privind modul n care furnizorii ndeplinesc cerinele contractuale (vezi punctul 6.2.3);
graficul aciunilor de supraveghere
6.2.3 Performanele demonstrate n relaiile anterioare cu organizaia
nregistrrile referitoare la produsele livrate i prestrile de servicii ale furnizorilor reprezint dovezi obiective
ale performanelor demonstrate de acetia n relaiile cu organizaia noastra.
Aceste nregistrri sunt de doua tipuri:
nregistrri financiar-contabile;
nregistrri ale calitii.
nregistrrile financiare furnizeaz informaii privind:
respectareatermenului plilor;
faciliti de plat oferite de furnizor.
nregistrrile calitii ofer informaii despre:
calitatea produselor i serviciilor furnizate (sunt luate n consideraie rapoartele de neconformitate,
reclamaiile clienilor, aciunile corective, rezultatele auditurilor de secund parte);
promptitudinea furnizorilor n rezolvarea neconformitilor aprute la recepe i/sau pe fluxul de
fabricaie;
respectarea termenului de livrare.
7. NREGISTRRI
Nr.
Formular
Crt
Registru comenzi
1
de achiziii

Chestionar de
autoevaluare a
furnizorului
Lista furnizorilor
acceptati

Necesarul de
aprovizionare

Fisa de evaluare a
aprovizionrii

Cod

Elaborator

Analizat
Aprobat

Destinatar

Timp
Arhivare

F-7.4-06

RM

Director general

5 ani

F-7.4-01

RM

Director general

RM

5 ani

F-7.4-03

RM

Director general

RM

5 ani

F-7.4-05

RM

Director general

Responsabil
Proces

5 ani

F-7.4-04

Comisia de
Recepie

5 ani

FORMULAR COD: F -4.2.3 01, Rev. 02/1

S-ar putea să vă placă și