Sunteți pe pagina 1din 20

Departamentul Contabilitate, Informatic Economic i Statistic

Specializarea Informatic Economic, anul III zi


An universitar 2014/2015, sem. I

ANALIZA SISTEMELOR
INFORMAIONALE
SUPORT LUCRRI PRACTICE
Autori:
Prof. univ. dr. Gabriela MENI
Conf. univ. dr. Daniela POPESCUL
Cercet. dr. Diana RADU (GENETE)

Cuprins
1 Descrierea organizaiei analizate i a principalelor sisteme informaionale economice2
1.1 Analiza organizaiei ............................................................................................................ 2
1.2 Descrierea sistemelor informaionale i a aplicaiilor informatice ..................................... 3
1.3 Construirea matricei aplicaii informatice - componente organizatorice i parteneri ......... 6
1.4 Descrierea proiectelor informatice n curs de implementare sau propuneri de proiecte .... 6
2 Delimitarea ariei de ntindere a sistemului analizat.......................................................... 6
2.1 Identificarea tranzaciilor economice din sistemul existent................................................ 6
2.2 Descrierea relaiilor cu componente organizatorice i parteneri ai organizaiei................ 7
2.3 Stabilirea intrrilor i ieirilor din/spre entitile externe sistemului.................................. 8
2.4 Diagrama de context a sistemului analizat, prima versiune................................................ 8
3. Analiza detaliat a sistemului informaional existent ...................................................... 8
4. Realizarea diagramelor fluxurilor de date pentru sistemul analizat (modelarea) ...... 13
5. Prezentarea cerinelor funcionale i nonfuncionale ale noului sistem ....................... 14
ANEXA 1 DIAGRAMA DE CONTEXT A SGS ............................................................. 16
ANEXA 2 DFD de NIVEL 0 pentru SGS ......................................................................... 17
ANEXA 3 DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL Aprovizionare materiale ............ 18
ANEXA 4 DFD de NIVEL 1 pentru SUBPROCESUL Inregistrare tranzacii
economice ................................................................................................................................ 19
ANEXA 5 DFD de NIVEL 2 pentru SUBPROCESUL Inregistrare tranzacii cu
materiale.................................................................................................................................. 20

2014
Copyright 2014 Gabriela MENI
1

Studiul de caz are drept scop dobndirea experienei practice ntr-o organizaie, pentru a
cunoate n detaliu sistemele informaionale economice, dar mai ales pentru a identifica, pe baz de
analiz, problemele n funcionarea lor i posibilitile de rezolvare, precum i de mbuntire a
funcionalitilor existente.
Pentru realizarea studiului de caz este necesar prezena studenilor ntr-o organizaie, indiferent
de statutul juridic, forma proprietii, obiectul de activitate (firme, instituii publice,
coli/licee/universiti, ONG-uri etc.). Important este s poat fi obinute informaii relevante pentru
analiza sistemelor.
n vederea obinerii datelor din organizaii, studenii trebuie s se documenteze, n prealabil, din
diferite surse bibliografice asupra problematicii care urmeaz a fi discutat cu reprezentanii
organizaiei. Ne referim aici la valorificarea unor cunotine deja dobndite la alte discipline ca ISA,
TIA, Contabilitate financiar, Management, Marketing, Finane, dar i la altele, n funcie de
organizaie i sistemul informaional ce vor fi analizate. De asemenea, se recomand parcurgerea
suportului de curs al disciplinei.

1 Descrierea organizaiei analizate i a principalelor


sisteme informaionale economice
Prin acest capitol se urmrete prezentarea cadrului general n care i desfoar activitatea
organizaia studiat. Se urmresc att aspecte ce in de organizarea intern, ct i cele ce privind mediul
extern (parteneri, clieni, furnizori etc.).

1.1 Analiza organizaiei


Componentele organizatorice se vor prezenta, sub form de tabel, plecnd de la obiectul de
activitate i natura proprietii, modul de organizare i structura organizatoric, pn la partenerii de
afaceri. Toate aceste elemente sunt necesare pentru a cunoate activitatea economic, modul de alocare
i utilizare a resurselor, ntinderea geografic i gradul de centralizare/descentralizare a activitilor,
autonomia n luarea deciziilor etc. Se vor avea n vedere, n special, organizarea firmei,
departamentele/birourile i activitile desfurate.
Nr.
crt.
1.

Caracteristici

Detalii privind caracteristicile

Obiect de activitate,
forma de organizare
juridic, tipul
proprietii

2.

Mediul n care activeaz

3.

Modul de organizare i
principalele activiti
economice

Se va specifica principalul obiect de activitate sau cel care ar putea


determina schimbarea sistemului informaional. Se puncteaz forma
juridic de organizare (SRL, SA, RA, SNC, AF, ONG, instituie public
etc.), dar i natura proprietii (privat, de stat, mixt). n cazul
societilor comerciale, se va specifica dac se ncadreaz n categoria
IMM sau societi mari.
Furnizori: interni, externi pentru principalele materiale, piese de
schimb, utiliti, n funcie de valoarea obligaiilor ctre furnizori
Clieni: interni, externi, pe baz de contracte, pe baz de comenzi,
livrri la domiciliu, desfacere cu amnuntul etc. Politica comercial
fa de clieni (discount-uri n funcie de anumite criterii, aciuni
promoionale etc.)
Concurena: analiza pieei i existena sau nu a posibilitii de
extindere
Relaia cu statul, bncile i alte organisme economice
Pe baza organigramei ce se va anexa, se va preciza tipul de structur
organizatoric: funcional, departamental, matriceal etc. Se vor
descrie principalele activiti economice desfurate la nivelul
organizaiei i departamentele/birourile responsabile cu activitile
respective.

Pentru completarea tabelului se va apela la Statutul organizaiei, Regulamentul de organizare i


funcionare (ROF), studii de fezabilitate (dac exist), organigram, standarde ISO i proceduri .a..
2

Nu se vor prelua toate informaiile gsite n astfel de documente, ci doar lucrurile eseniale, care s
rspund cerinelor din tabelul anterior.
Pentru identificarea mediului extern, va trebui s se poarte un dialog cu un reprezentant al
organizaiei, astfel nct s se identifice modul n care se stabilesc relaiile cu partenerii, cu instituiile
statului i alte organisme implicate n funcionare, n special din perspectiva fluxului informaional
(date primite i informaii solicitate de la/de mediul extern). Cei din firm trebuie asigurai c nu ne
intereseaz numele partenerilor comerciali, valorile contractuale etc., ci doar circuitul informaional,
tipurile/categoriile de informaii.

1.2 Descrierea sistemelor informaionale i a aplicaiilor informatice


n vederea identificrii componentelor sistemului informaional (numite, n continuare, subsisteme
sau sisteme informaionale1) se vor analiza, mai nti, aplicaiile informatice existente n organizaie,
pentru a se stabili gradul de informatizare i modul n care au loc prelucrrile: automat, manual sau
mixt.
Pe baza principalelor activiti i procese economice din organizaie, se vor identifica sistemele
informaionale, din perspectiva scopului acestora, precum i aplicaiile informatice i prelucrrile ce se
pot stabili, de regul, prin analiza interfeei aplicaiilor (meniuri, formulare/ecrane etc.), a tipului
prelucrrilor (manuale, automate, mixte), respectiv locurile din organizaie unde se utilizeaz aceste
aplicaii. n cazul aplicaiilor integrate, se vor identifica modulele care sprijin prelucrarea datelor
dintr-un sistem. Se vor preciza birourile sau persoanele din firm care folosesc aplicaiile/modulele
pentru fiecare sistem.
La nivelul fiecrui sistem trebuie s se identifice:
principalele prelucrri aferente activitilor economice ele se pot stabili, de regul, prin
analiza interfeei aplicaiilor (meniuri, formulare/ecrane etc.);
tipul prelucrrilor (manuale sau automate).
Sistemele informaionale se delimiteaz plecnd de la analiza principalelor funciuni economice, a
structurii organizatorice i a activitilor economice desfurate la nivelul fiecrei componente din
structur. n vederea clarificrii modului de delimitare a sistemelor, este necesar s se parcurg
capitolele 1 i 2 din suportul de curs.
Pentru a face legtura ntre sistemele informaionale i aplicaiile informatice din organizaie
trebuie s se analizeze produsele informatice utilizate (fie prin urmrirea interfeei, dac exist acces,
fie prin studierea manualului de utilizare a aplicailor sau prin descrcarea versiunilor demo de pe
Internet dac sunt implementate produse proprietare sau open source).
Informaiile despre sisteme i aplicaii vor fi folosite pentru a completa tabelul prevzut n
formular i exemplificat n cele ce urmeaz.
n funcie de rezultatul analizei se vor putea desprinde concluzii privind gradul de informatizare a
fiecrui sistem informaional, se vor extrage principalele prelucrri regsite la nivelul aplicaiilor, astfel
nct s se obin imaginea de ansamblu asupra prelucrrilor din sistemele informaionale ale
organizaiei.

A se vedea suportul de curs privind sistemul, subsistemele, parte i ntreg.


3

Nr.
crt.
1.

Sistem informaional
identificat
i scopul
Ex.:
Sistemul informaional
de gestiune stocuri are
drept scop evidena
cantitativ i valoric a
stocurilor de materii
prime, materiale n
vederea obinerii de
informaii pertinente
privind micarea
stocurilor, existena n
stoc la un moment dat,
luarea deciziei de
aprovizionare,
asigurarea informaiilor
necesare pentru
acceptarea unei
comenzi de produciei
etc.

Descrierea
aplicaiei/aplicaiilor/
modulelor informatice
care sprijin prelucrrile
din sistemul informaional
Ex.:
Aplicaia GESTOC sprijin
gestiunea tuturor tipurilor
de stocuri materiale prin
preluarea i prelucrarea
tranzaciilor privind
stocurile, actualizarea
datelor privind elementele
de stoc, ntocmirea
balanelor analitice i
furnizarea altor elemente
relative la stocuri. ntruct
sistemul de gestiune a
stocurilor se bazeaz pe
prelucrri pe loturi, el nu
poate oferi informaii
oportune privind stocurile
solicitate de sistemul de
vnzri, aprovizionare,
producie i nici conducerii

Locurile (birourile) din firm


unde se folosete/folosesc
aplicaia/aplicaiile
Ex.:
Aplicaia este utilizat de gestionar,
n cadrul depozitelor i seciilor, de
responsabilul cu aprovizionarea de
materiale, de contabilul care ine
gestiunea stocurilor. Uneori,
aplicaia este accesat i de
directorul economic i directorul
comercial, dar numai pentru
vizualizarea unor informaii, fr a
face prelucrri

Prelucrrile i tipul prelucrrilor identificate prin analiza interfeei


aplicaiei/aplicaiilor/ modulelor (meniuri, opiuni, ecrane)
Ex.:
Intrarea de materiale n stoc se face prin achiziii, retur din seciile de
producie, rebuturi i deeuri i este reflectat de urmtoarele operaiuni de
prelucrare:
- documentele de intrare se grupeaz manual n funcie de tipul lor (facturile
de la furnizori, NIR, note de predare, transfer, restituire) i cronologic;
- cantitile de materiale intrate se culeg manual de pe documentele de intrare
i se introduc n sistem prin intermediul ecranelor aplicaiei, la un interval de
2-3 zile. Introducerea cantitilor presupune identificarea materialului n
aplicaie dup cod i/sau denumire, urmat de precizarea tipului de intrare
(cumprare, retur, rebut, deeu) i completarea cantitii intrate n cmpul
destinat acestui scop. Dac materia prim sau materialul nu exist n aplicaie,
datele sale de identificare se vor completa manual ntr-un ecran special, iar
materiei prime/materialului i se va atribui n mod automat un cod de ctre
aplicaie;
- verificarea cantitilor introduse cade n sarcina operatorului, nu exist
proceduri automate de validare a datelor;
- dup introducerea fiecrei cantiti intrate dintr-o materie prim sau dintr-un
material n ecranul aplicaiei, aceasta va fi adugat automat la stocul
existent.
Ieirile de materii prime i materiale din stoc au diferite destinaii (dare n
consum, vnzare etc.). Operaiunile de prelucrare a datelor presupun:
- culegerea manual a cantitilor ieite de pe documentele aferente ntocmite
de gestionar (bonuri de consum) sau contabil (facturi), dup ce acestea au fost
grupate manual timp de 2/3 zile la locul la care se ntocmesc;
- introducerea n sistem a cantitilor ieite prin identificarea materialului n
aplicaie dup cod i/sau denumire, urmat de precizarea tipului de ieire
(consum, vnzare) i completarea cantitii ieite n cmpul destinat acestui
scop;
- datele introduse sunt verificate automat cantitatea ieit nu poate depi
stocul existent;
- dup introducerea fiecrei cantiti ieite dintr-o materie prim sau dintr-un
material n ecranul aplicaiei, aceasta va fi sczut automat din stocul
existent.

Nr.
crt.

Sistem informaional
identificat
i scopul

Descrierea
aplicaiei/aplicaiilor/
modulelor informatice
care sprijin prelucrrile
din sistemul informaional

Locurile (birourile) din firm


unde se folosete/folosesc
aplicaia/aplicaiile

Prelucrrile i tipul prelucrrilor identificate prin analiza interfeei


aplicaiei/aplicaiilor/ modulelor (meniuri, opiuni, ecrane)
Lunar i/sau la cerere, datele sunt comasate automat n rapoarte ca Situaia
stocurilor la data de, Stocuri critice .a.m.d.

2.
3.

.....
Se vor aduga linii n
funcie de nevoi

...

....

1.3 Construirea matricei aplicaii informatice - componente organizatorice i parteneri


Scopul acestui demers este de a identifica relaiile sistemelor informaionale (aplicaiilor informatice) cu
componentele organizatorice, partenerii organizaiei.
Pentru fiecare sistem (aplicaie/modul al aplicaiei) se identific intrrile de date (de obicei, sub forma
documentelor justificative sau a datelor recepionate n format electronic) i toate ieirile (de obicei,
informaii sub forma rapoartelor sau a informaiilor transmise n format electronic). Este necesar s se
urmreasc att sursa de provenien a intrrilor (departamente/birouri, persoane sau parteneri ai
organizaiei, alte sisteme), ct i destinaia ieirilor.
A se vedea i punctul 4.1.2 Planificarea sistemului informaional din suportul de curs.

1.4 Descrierea proiectelor informatice n curs de implementare sau propuneri de proiecte


Aici se face legtura cu strategia organizaional privind sistemul informaional. Chiar dac n
organizaie nu este specificat n nici un document despre proiectele aflate n curs de derulare sau care ar
urma s fie demarate, pe baza concluziilor de la 1.2.1 i 1.2.2 se pot desprinde o serie de probleme existente
la nivelul sistemului informaional, pentru care soluiile de rezolvare se pot constitui n proiecte informatice.
Pentru detalii a se vedea punctul 5.1 Tipuri de proiecte de dezvoltare a sistemelor informaionale din
suportul de curs. Se va completa tabelul din formular, astfel nct s fie posibil comparaia ntre proiecte i
o eventual analiz pentru selecia lor.
Ex.:
n planul de dezvoltare a sistemului informatic sunt cuprinse urmtoarele proiecte:
dezvoltarea unei aplicaii pentru activitatea de proiectare, lansare i urmrire a produciei;
dezvoltarea unui sistem informatic on-line privind evidena vnzrilor att la sediul central, ct i pentru
magazinele din teritoriu.

2 Delimitarea ariei de ntindere a sistemului analizat


Este capitolul n care se trece de la ntreg la parte, adic de la analiza ntregului sistem informaional al
organizaiei la una dintre componentele lui, selectat de fiecare echip n parte.
Pentru definirea ariei de ntindere se vor avea n vedere, n special, fluxurile informaionale (intrri i
ieiri) identificate la punctul 1.3, dar i analiza responsabilitilor, fielor posturilor i a altor documente
existente n firm, care reglementeaz activitile, rolurile i funciile din organizaie (regulament de ordine
interioar, statut de funcionare, standarde etc.).

2.1 Identificarea tranzaciilor economice din sistemul existent


Tranzaciile economice se stabilesc plecnd de la obiectul de activitate al firmei, funciunile economice
i descrierea responsabilitilor i obligaiilor departamentelor/birourilor din organizaie. De ajutor este i
abordarea plecnd de la operaiunile nregistrate n contabilitate (fr egalitile contabile dintre conturi),
inclusiv documentele care stau la baza nregistrrii sau explicaiile lor.
Pentru o orientarea general asupra tranzaciilor economice ce se regsesc la nivelul sistemului studiat a
se vedea Tabelul 2.1 Aplicaiile de baz ale subsistemelor de prelucrare a tranzaciilor, din capitolul
2 din suportul de curs (p. 21).
Ex.:
Principalele tranzacii economice n cazul sistemului de stocuri sunt:
aprovizionarea cu materii prime i materiale, care presupune analiza necesarului de aprovizionat,
stabilirea furnizorilor de la care se vor cumpra, verificarea relaiei cu acei furnizori, lansarea comenzii,
eventual ncheierea unui contract;
primirea materiilor prime i materialelor - presupune efectuarea recepiilor de ctre gestionar,
determinarea plusurilor sau minusurilor la recepie, ocazie cu care se stabilete i dac factura va fi dat
la plat n totalitate (recepia coincide cu factura) sau parial (n cazul n care apar diferene n minus la
6

recepie), se returneaz produsele constate plus la recepie i se confirm posibilitatea de a efectua plata
pentru toate produsele primite, sau se refuz la plat ntreaga factur, returnndu-se ntreaga cantitate
de produse;
consumul de materii prime i materiale, pe baza solicitrilor primite de la seciile de producie sau
celelalte componente organizatorice, pe baz de bon de consum sau fi limit de consum;
inventarierea materiilor prime i materialelor la nivel de gestiuni, care se face periodic, conform
legislaiei, sau ori de cte ori este nevoie. Inventarierea presupune verificarea faptic a bunurilor
existente n stoc i confruntarea cu stocul scriptic, ce rezult din documentele de eviden a stocurilor
(fie de magazie sau baza de date). La inventar pot rezulta diferene n plus sau minus, care genereaz o
serie de aciuni i decizii, cu efect asupra regularizrii stocurilor n evidena scriptic;
restituirea de materiale din secie la magazie, n situaia neutilizrii integrale a cantitilor date n
consum, pe baza unor note de transfer, predare, restituire, respectiv a deeurilor rezultate n urma
procesului de producie;
transferul materialelor de la o gestiune la alta, cnd articolele transferate trebuie s fie nregistrate, pe
baza notelor de transfer, n evidena gestiunilor participante la operaiune (scdere la gestiune
predtoare i cretere de stoc la gestiunea primitoare).

2.2 Descrierea relaiilor cu componente organizatorice2 i parteneri ai organizaiei


Componentele organizatorice urmrite sunt cele identificate la punctul 1.3, prin matrice, i trebuie
analizate din punctul de vedere al responsabilitii lor, pentru a stabili clar sursa i destinaia fluxurilor de
informaii, care este componenta de la care trebuie obinut un document sau preluate date pentru a fi
introduse n sistem, respectiv componenta ctre care se vor transmite rapoarte, liste, alte informaii etc.
Principala surs de informare o reprezint fiele posturilor i regulamentul de ordine interioar. De
asemenea, multe detalii privind aceste responsabiliti se pot obine din discuiile cu persoanele care
desfoar activitile economice reflectate n sistemul analizat sau din studierea documentelor contabile.
Indiferent de forma de documentare, important este s se surprind ct mai bine cine ce face, cine ntocmete
documente, cine le aprob, cine le prelucreaz, cine genereaz rapoartele, unde se duc i de ce.
Informaiile colectate se vor sintetiza i vor sta la baza completrii tabelului din formular.
Nr.
crt.
1.

Departament/birou/persoan/partener
Ex.
Director economic

2.

Ex.
Biroul aprovizionare i depozitele

3.
4.

.....
Se vor aduga linii n funcie de nevoi

Descrierea relaiilor cu sistemul analizat


Preia raportrile statistice i evidenele sintetice necesare
elaborrii prognozelor pentru producie, reparaii, consumuri
i pentru luarea unor decizii specifice.
Semneaz contractele economice cu furnizorii, dup oficiul
juridic i nainte de a fi semnat de directorul general.
- asigurarea pregtirii i desfurrii negocierii
contractelor comerciale;
- aprovizionarea cu materii prime i materiale, obiecte de
inventar, piese de schimb;
- valorificarea stocurilor fr micare sau cu micare
lent, a deeurilor i ambalajelor;
- urmrirea respectrii prevederilor din contracte;
- constituirea comisiilor de recepie i efectuarea
recepiilor;
- asigurarea condiiilor de pstrare si depozitare a
bunurilor materiale;
- asigurarea nregistrrii n fiele de magazie a intrrilorieirilor de bunuri;
- inventarierea stocurilor.
....

component organizatoric = birou, departament, compartiment, oficiu, director etc.


7

2.3 Stabilirea intrrilor i ieirilor din/spre entitile externe sistemului


Plecnd de la descrierea responsabilitilor componentelor organizatorice i de la descrierea sistemelor
de la punctul 1.2, a fluxurilor de intrare i ieire regsite n matricea sisteme informaionale - componente
organizatorice, se vor identifica entitile externe3 (principalele birouri, alte sisteme, persoane sau alte
organizaii cu care intr n legtur sistemul), i se va completa tabelul din formular.
Nr.
Entitatea extern
crt.
1. Ex.:
Sistem producie

2. Furnizor

3. ...
4. Se vor aduga linii n funcie
de nevoi

Intrri de la entitate n sistem

Ieiri din sistem ctre entitate

Ex.:
Plan de producie
Fis tehnic produs
etc.
Factur
Ofert produse
etc.
....

Ex.
Bon de consum
Raport stoc existent
etc.
Contract aprovizionare
Comand
Cerere de ofert etc.
....

2.4 Diagrama de context a sistemului analizat, prima versiune


Pe baza tabelului creat la punctul anterior, se realizeaz o prim modelare a sistemului cu ajutorul
diagramei de context.
A se vedea punctul 4.3 Iniierea i planificarea proiectelor de dezvoltare a sistemelor
informaionale din suportul de curs.

3. Analiza detaliat a sistemului informaional existent


Este unul dintre cele mai importante capitole ale studiului de caz, aici fiind oferite toate detaliile privind
intrrile i ieirile sistemului, prelucrrile i problemele identificate n funcionarea lui, n satisfacerea
solicitrilor de informaii ale celor interesai de sistem. Realizarea acestui capitol se bazeaz pe capitolul 5
Studierea sistemului existent i determinarea cerinelor noului sistem din suportul de curs.
Identificarea proceselor i subproceselor de prelucrare (descompunerea sistemului)
Ca punct de plecare n identificarea detaliat a proceselor, subproceselor i procedurilor de prelucrare, va
rmne tot analiza interfeei aplicaiilor, cu meniurile, opiunile i principalele proceduri de prelucrare.
Procesele de prelucrare vor sta la baza descrierii celorlalte componente ale sistemului, respectiv intrri,
ieiri, locuri de stocare a datelor.
Important este s se neleag mecanismele de prelucrare, modul n care se culeg datele de pe documente
sau sunt preluate automat din alte module ale aplicaiei sau din alte aplicaii, cum sunt pstrate datele n baze
de date sau alte forme/locuri de stocare (fiiere, dosare, cartoteci, dac prelucrrile sunt manuale), cum se
genereaz ieirile, ce formule de calcul se folosesc etc. Cu alte cuvinte, s se neleag ciclul prelucrrii
datelor.
Ex.:
Procesele de prelucrare care au loc n cadrul Sistemului de gestiune a stocurilor au fost grupate, n
funcie de principalele tranzacii economice, astfel:
1. Reflectarea aprovizionrii cu materii prime i materiale, care urmrete prelucrarea datelor privind
determinarea necesarul de aprovizionat, emiterea comenzilor de aprovizionare pn la achiziia
efectiv:
3

Entiti externe sistemului sunt att componente organizatorice, persoane, sisteme din interiorul organizaiei, ct i din exterior,
cu care sistemul are legtur. Sunt denumite externe sistemului i nu trebuie confundate cu cele externe organizaiei, pentru c nu
intr sub incidena prelucrrilor din sistem, ci doar transmit sau primesc date i informaii, indiferent dac sunt sau nu din interiorul
organizaiei.
8

1.1.

stabilirea necesarului de materii prime, materiale, obiecte de inventar, pe baza nevoilor


sistemului de producie i a celorlalte departamente i a stocului existent;
1.2. generarea situaiei comenzilor sau contractelor pentru aprobare;
1.3. lansarea ctre furnizori a comenzilor pentru materii prime i materiale;
2. Evidena4 operativ a tranzaciilor cu materiale, prin care se culeg, verific i prelucreaz date:
2.1. nregistrarea tranzaciilor cu materiale:
2.1.1. evidena intrrilor de materiale. Prelucrrile se realizeaz pe baza recepiei, care conine
cantitatea intrat i preul pentru unul sau mai multe materiale. Recepia este ntocmit pe baza
documentului de nsoire a mrfii emis de furnizor (factur sau aviz de nsoire a mrfii). Dac
materialele de pe o factur sau de pe un aviz vor intra n mai multe gestiuni (magazii), atunci
se ntocmete cte o recepie pentru ncrcarea fiecrei gestiuni n parte. Dac se nregistreaz
situaia ntrzierii facturii, se va nregistra mai nti intrarea de materiale pe baza avizului de
nsoire, dup care se va face actualizarea cu factura.
2.1.2. evidena consumului de materii prime i materiale se face pe baza documentului de consum
(bonul de consum i fia limit de consum, care au structur asemntoare), n care sunt
specificate cantitatea pentru unul sau mai multe materiale. Documentul de consum este emis
pentru materialele eliberate dintr-o singur gestiune.
2.1.3. determinarea plusurilor/minusurilor de materii prime i materiale n urma cuantificrii i
comparrii stocurilor prin inventariere.
2.1.4. etc.
2.2. nregistrare documente de plat a furnizorilor, pe baza situaiilor de plat transmise de trezorerie
(birou).
2.3. etc.
3. Actualizarea stocurilor, procedur realizat pe baza prelucrrilor i nregistrrilor din tabelele
temporare efectuate n procesul anterior.
4. Evidena furnizorilor este un proces pe care l regsim n acest sistem, avnd n vedere c aici se
reflect toate intrrile de materiale pe baz de achiziii. Tot aici are loc actualizarea soldului.
Punctele 3.2-3.4 din formularul de proiect se vor realiza exclusiv prin completarea tabelelor existente.
Dar, pentru a realiza acest lucru este necesar documentarea detaliat n cadrul firmei pentru a stabili concret
i corect modul de utilizare a documentelor, circuitul lor etc.
Atenie!!! nainte de a discuta cu persoanele din organizaie sau de a studia documentaia existent
(prin eventuale proceduri existente n certificrile ISO), trebuie s se studieze suplimentar si materiale
bibliografice din cursurile de finanele afacerilor, contabilitate financiar, marketing, logistic i
aprovizionare, resurse umane etc., n funcie de sistemul supus analizei. Toate au scopul de a nelege
tranzaciile economice ce sunt transpuse, cu ajutorul sistemului, n date i informaii.
Analiza informaiilor de ieire i a datelor de intrare ar trebui s plece de la fluxurile de date deja
identificate n capitolul 2 din proiect, prin construirea diagramei de context. Sunt aa-numitele fluxuri
externe de date, care asigur legtura sistemului cu birourile, persoanele, alte sisteme i parteneri ai firmei,
adic entitile externe sistemului. Detalierea lor se va face conform cerinelor din formular i pe baza
descrierilor din suportul de curs. Fa de ceea ce s-a identificat pn acum, apar fluxurile interne ale
sistemului, cele care fac legtura dintre procesele de prelucrare i bazele de date/fiierele/dosarele n care se
pstreaz datele culese. Pe baza lor se genereaz ieirile, prin citirea datelor din locurile de stocare. Fluxurile
interne sunt cele prin care se asigur realizarea operaiunilor clasice asupra bazelor de date i/sau fiierelor,
respectiv adugare, modificare, actualizare, tergere de nregistrri.

Cu semnificaia de a nregistra, fiind verb i nu substantiv, conform regulilor de denumire a proceselor.


9

3.2 Analiza ieirilor (se vor ordona n funcie de procesul din care rezult)
Proces/subproces de
prelucrare care
genereaz ieirea1

Evidena operativ a
tranzaciilor cu
materiale

Denumire
ieire

Fia de
magazie

Destinaie

Depozit

Proces 2

Lista a

Birou

Proces 3

Informaii
transmise
electronic

Sistem

Tip ieire2, mod


de obinere3,
momentul
generrii

Programat,
automat, la
sfritul fiecrei
luni

Programat,
semiautomat (se
extrage din
aplicaie o list
i se continu
prelucrrile n
Excel), zilnic
n funcie de
momentul
tranzaciei

Structur ieire4

Gestiune (Varchar, 20)


Denumire (Varchar, 25)
UM (varchar, 3)
Pre unitar (Number, 12)
Data document (Date, 8)
Nr doc. (Varchar, 8)
Intrri (Number, 6)
Ieiri (Number, 6)
Stoc (Number, 6)=Intrri-Ieiri
.a.m.d .

Documentul/
documentele pe
baza cruia se
obine ieirea5
NRCD
Bon de transfer
Bon de consum
PV inventar
PV de restituire
materiale

Locurile de stocare
pentru obinerea datelor
(tabele ale bd, fiiere,
dosare)6
Micri (Fel document,
Numr document, Dat
document, Cantitate)
Materiale (Denumire
material, Stoc)
Gestiuni (Denumire
gestiune)

Atribut 1
...
Atribut n

Document 1
Document 2
Date preluate n
form electronic

L3

Atribut 1
...
Atribut n

Document 1

L1, L2

Observaii7

Ex.: Se poate renuna la


tiprirea ei, prin
crearea posibilitii de
consultare online

Se obine cu ntrziere
din cauza perioadei
mari de culegere a
datelor de pe
documente

...

Note:
1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.

Se preiau denumirile proceselor/subproceselor de prelucrare identificate la punctul 3.1, pe baza operaiilor economice surprinse n sistemul analizat. Trebuie s fie aceleai cu cele din
tabelul 3.2. Pentru procesele/subprocesele care nu genereaz ieiri pentru entitile externe, se va specifica faptul c sunt procese care asigur doar adugarea de nregistrri sau
actualizarea locurilor de stocare.
Din suportul de curs, se va folosi clasificarea rapoartelor i se vor ncadra ieirile sistemului analizat n acea clasificare.
Se va specifica dac ieirile sunt obinute numai cu ajutorul aplicaiilor, dac se obin prin prelucrare manual sau mixt.
Se descriu toate atributele incluse n structura raportului, definind tipul (numeric, alfabetic, alfanumeric, dat calendaristic etc.), lungimea atributului, iar unde este cazul se vor
specifica formulele de calcul (de exemplu, totalurile), precum i atributele utilizate n cadrul formulelor de calcul.
Se prezint denumirea documentului sau documentelor, informaiilor existente n sistem ce stau la baza obinerii raportului, specificndu-se atributele din acel(e) document(e) folosite
n cadrul raportului.
Sunt specificate numele locurilor de stocare (tabele ale bd, fiiere, dosare) n care au fost stocate (nregistrate) anterior date necesare obinerii rapoartelor, precum i atributele din acele
locuri de stocare folosite pentru generarea raportului. n situaia n care nu avei acces la baza de date, propunei aici o serie de locuri de stocare.
Se comenteaz eventualele particulariti ale raportului, din punct de vedere al obinerii lui sau al aspectelor ce ar trebui eliminate sau adugate, ca i cerine pentru noul sistem. Tot
aici scriei: timpul necesar obinerii raportului cu sistemul informaional actual i orice alte elemente pe care le considerai importante despre raport, nespecificate anterior.
10

3.3 Analiza intrrilor (se vor ordona n funcie de procesul n care intr spre prelucrare)
Proces/
subproces/ n
care intr
datele1

Evidena
operativ a
tranzaciilor cu
materiale

Denumire
intrare

Tip
intrare

NRCD

Suport
hrtie

Lista a

Suport
hrtie

Proces 3

Raport b

Suport
hrtie

Proces 4

Document c

Suport
hrtie

...

...

...

Proces 2

Emitent i/sau
Sursa de
intrare n
sistem2

Depozit

Sistem/ Birou/
Persoan/
Partener

Structura intrrii3

Numr document (Varchar, 8)


Dat document (Date, 8)
Document nsoitor (Varchar, 8)
Denumire material (Varchar, 25)
UM (Varchar, 3)
Cantitate cf. documente (Number, 6)
Cantitate recepionat (Number, 6)
...
Atribut 1 (C,5)

Atribut n

Sistem

Atribut 1 (N,3)

Atribut n

Sistem/ Birou/
Persoan/
Partener
...

Atribut 1 (C,5)

Atribut n
...

Date pstrate n sistem4

Numr document (Varchar, 8)


Dat document (Date, 8)
Document nsoitor (Varchar, 8)
Denumire material (Varchar, 25)
UM (Varchar, 3)
Cantitate recepionat (Number, 6)
.
Atribut 1
Atribut 3

Atribut n
Atribut 1
Atribut 3

Atribut n
Atribut 1

Atribut n
...

Observaii6

Locurile de stocare
unde se vor
nregistrate datele
(tabele ale bd, fiiere,
dosare) 5

Recepii
Materiale
Micri

L1

Ex.: Nu sunt
utilizate n
prelucrri toate
datele

Ex.: Poate fi
preluat numai dup
ce a fost introdus
Doc. 1

L2, Ln

L1

...

...

Note:
1.
2.

3.
4.
5.

6.

Se preiau denumirile proceselor/subproceselor de prelucrare identificate la punctul 3.1, pe baza operaiilor economice surprinse n sistemul analizat. Pentru procesele/subprocesele care
nu au intrri de la entiti externe, se va specifica faptul c sunt procese care se bazeaz exclusiv pe prelucrarea datelor din locurile de stocare.
Emitentul reprezint entitatea/actorul care ntocmete acel document i declaneaz procesul de prelucrare. Sursa de intrare poate fi identic cu emitentul documentului, poate fi alt loc
din unitate din care trebuie s fie preluat documentul sau un alt proces al sistemului. Emitentul difer de surs atunci cnd un document trece pe la mai multe birouri/persoane pn
ajunge s fie preluat n sistem. n acest mod se pot identifica situaii n care este necesar s se modifice circuitul documentului respectiv.
Se descriu toate atributele incluse n structura documentului, definind tipul (numeric, alfabetic, alfanumeric, dat calendaristic etc.), lungimea atributului, iar unde este cazul se vor
specifica formulele de calcul (de exemplu, totalurile) i atributele care intr n formule.
Din structura prezentat se vor specifica atributele preluate din document pentru a fi nregistrate n diferite locuri de stocare sau care urmeaz a fi supuse unor prelucrri.
Se va specifica locul de stocare n care sunt nregistrate datele preluate de pe documente, indiferent dac este vorba de tabele ale bazei de date sau dosare, centralizatoare. Obligatoriu
vor fi aceleai locuri de stocare identificate i pentru obinerea ieirilor, pentru c prin introducerea datelor de pe documente se asigur informaiile necesare pentru generarea
rapoartelor. Datele care intr n locurile de stocare vor reprezenta pentru proces fluxuri interne de ieire.
Se vor comenta diferitele aspecte ce particularizeaz documentul respectiv, probleme legate de circuitul lui, condiionarea prelucrrii documentului de alt document etc.

11

3.4 Analiza proceselor de prelucrare


Proces/
Subproces1

Descrierea operaiunilor de prelucrare2

Evidena
operativ a
tranzaciilor cu
materiale

Sunt introduse, de pe recepie numrul,


data, cantitatea recepionat i preul.
Tipul i numrul documentului nsoitor
sunt selectate. De asemenea, sunt selectate
i denumirea produsului, UM.
.....

Fia de magazie
Situaie cheltuieli
materiale
Lista de inventar
List imputaii
Note contabile
.

Proces 1

Verificare cod produs (se introduce codul


produsului solicitat i dac nu exist fie se
introduce n tabel, fie se renun la
operaiune)
Adugare produs nou n tabela produse
Adugare nregistrare n tabela comenzi
Generare raport a

Proces 2
Proces 3

Ieiri din
proces/subproces3

Intrri n
proces/subproces4

Formulele sau relaiile


de calcul5
Stoc=Intrri- Ieiri
Adaos comercial
total=Cantitate
recepionat*Adaos
comercial unitar
TVA total=TVA
Unitar*Cantitate
recepionat
Diferene inventar=Stoc
scriptic-Stoc faptic
....

Raport a
Raport n

Bon de consum
producie
PV de restituire
materiale
Bon de consum
materiale
Documente de nsoire
materiale
Documente de plat
Plan de conturi
Bonuri de transfer
.....
Document a
Lista b

Lista a
Informaii n format
electronic

Lista b
Raport c
Document n

Valoare = Cantitate x
Pre

Locul de stocare a
datelor (tabele ale bd,
fiiere sau dosare)6
Recepii
Note contabile
Pli
Micri
Materiale

L1, L2

Observaii7

Ex. Pentru
introducerea unui
nou produs n tabela
Produse este necesar
s se ias din
aplicaie.

L1, L3
L1, L2, L3, Ln

Note:
1. Se preiau denumirile proceselor/subproceselor de prelucrare identificate la punctul 3.1, pe baza operaiilor economice surprinse n sistemul analizat. Trebuie s fie aceleai cu cele din
2.
3.
4.
5.
6.
7.

tabelul 3.2 i tabelul 3.3.


Se vor specifica operaiunile de prelucrare specifice fiecrui proces, respectiv subprocesele, procedurile etc. care se execut (n cazul existenei aplicaiilor, opiunile din meniul
principal, cu subopiunile specifice etc.)
Se enumer ieirile generate din proces, respectiv rapoartele/situaiile transmise ctre diferite entiti externe. Trebuie s fie aceleai cu cele identificate n 3.2.
Se prezint documentele care intr n sistem de la diferite entiti externe (aa cum au fost prezentate la descrierea intrrilor). Trebuie s fie aceleai cu cele identificate n 3.3.
Dac operaiunile de prelucrare conin formule de calcul se vor specifica atributele care intr n formulele de calcul, precum i proveniena lor (locurile de stocare de unde vor fi citite
si folosite valorile).
Se prezint locurile de stocare care intr n legtur cu procesul de prelucrare prin diferitele operaiuni de adugare, modificare, tergere sau citire/interogare nregistrri. Vor fi
aceleai cu cele identificate n 3.2 i 3.3.
Eventualele probleme care apar la prelucrarea datelor sau n relaia cu alte procese sau sisteme.

12

4. Realizarea diagramelor fluxurilor de date pentru sistemul analizat (modelarea)


Dup prezentarea descriptiv a sistemului, se va trece la modelarea acestuia, cu ajutorul diagramelor
fluxurilor de date i a matricei CRUD. Pentru aceast etap se va citi cu atenie capitolul 6 din suportul de
curs, pentru a nelege logica construirii diagramelor i pentru a respecta regulile specifice. Modelarea se va
realiza cu ajutorul instrumentului Data Modeler, pentru care exist un tutorial, pe Portal.
Diagramele fluxurilor de date (DFD) redau sub form grafic modul n care fluxurile de date intr n
procesele de prelucrare din diferite surse (entiti externe sau locuri de stocare a datelor) i ieirea fluxurilor
de date ctre diferite destinaii (entiti externe sau locuri de stocare).
Prima diagram care se obine este diagrama de context (Anexa 1), cu un singur simbol pentru procesul
de prelucrare, respectiv sistemul care se modeleaz, precum i sursele/destinaiile principalelor fluxuri de
date, fr a se reprezenta locurile de stocare a datelor. Urmeaz diagrama de nivel 0 (Anexa 2), care prezint
principalele procese de prelucrare ale sistemului. ncepnd cu aceast diagram apar i locurile de stocare a
datelor (tabele ale unei baze de date, baze de date, fiiere, dosare .a. n care se pstreaz datele). Modelarea
proceselor continu cu descompunerea proceselor de prelucrare n subprocese, redat prin intermediul DFDurilor de nivel 1 (Anexa 3 i 4), a subproceselor n module, prin intermediul DFD-urilor de nivel 2 (Anexa
5) .a.
Note:
1. ncepnd cu diagrama de nivel 0 ar putea s fie necesar descompunerea fluxurilor n subfluxuri, astfel
nct s se scoat n eviden, pe de o parte, eventualele fluxuri pe care se suprapun dou sau mai multe
structuri de date, iar pe de alt parte, acelai flux de date trebuie s ajung la mai multe destinaii.
2. Locurile de stocare a datelor se identific plecnd de la tabelele unei baze de date sau o baz de date,
dac exist aplicaie pentru prelucrarea datelor, sau de la dosarele sau registrele n care se pstreaz
informaiile care se consider c vor fi folosite n alte procese de prelucrare (de ex., dosar comenzi de
aprovizionare pentru urmrirea comenzilor lansate i onorate de furnizori).
3. Pentru studiul de caz al fiecrei echipe trebuie s existe cel puin 2 diagrame de nivel 1 i cel puin o
diagram de nivel 2.
Dup modelarea sistemului cu ajutorul DFD, detaliile despre fiecare element din diagram sunt oferite
prin intermediul depozitului de date. Chiar dac, la prima vedere, completarea depozitului de date pare a fi
redundant descrierilor din capitolul 3 al proiectului, demersul vine n sprijinul proiectanilor. Varianta
complet a dicionarului de date, pentru toate componentele diagramelor, entiti externe, locuri de stocare,
fluxuri de date i procese de prelucrare, este prezentat n capitolul 7 din cadrul suportului de curs.
Not:
n continuare, este prezentat doar cte un exemplu pentru fiecare din componentele unei DFD. Pentru
studiul de caz al fiecrei echipe se vor descrie cel puin 4 fluxuri de date (un flux extern de intrare, un flux
intern de scriere n locul de stocare, un flux intern de citire dintr-un loc de stocare, un flux extern de ieire),
un loc de stocare, o entitate extern i un proces de prelucrare.
Exemple de descriere a componentelor sistemului n depozitul datelor:
Entitate extern: Sistem contabilitate
Descriere:
Prelucreaz notele contabile, la sfritul fiecrei luni, n vederea obinerii documentelor de sintez
ale contabilitii.
Observaii
Aceasta entitate preia la fiecare 3 ale lunii notele contabile si centralizatoarele generate de sistem
pentru tranzaciile cu materiale din luna anterioar.
Proces: Adugare cumprare nou
Daca TipOperatie="Adugare",
ATUNCI se adaug o cumprare nou, indiferent daca este cu sau fr factur, aspect ce este selectat
n formular,
13

ALTFEL DAC TipOperaie="Modificare" se re-adaug o cumprare (dup ce a fost stornat), n


care valorile modificate sunt preluate din formular.
Loc de stocare: Materiale
MatCod : Char
MatDen : Char
MatUM : Char
MatStoc : Char
Flux de date: Date material nou
Structura datelor este conform cu structura locului de stocare Materiale
Flux de date: Date material existent
MatCod: Char
MatDen: Char
n acest capitol al studiului de caz se va realiza i matricea CRUD, cu ajutorul creia se face primul pas
ctre proiectarea bazei de date, conform exemplului din suportul de curs.

5. Prezentarea cerinelor funcionale i nonfuncionale ale noului sistem


Identificarea problemelor din sistemul analizat i gsirea soluiilor pentru rezolvarea lor reprezint
punctul de plecare n conturarea modificrilor ce trebuie realizate n sistemul analizat. Cnd se vorbete
despre probleme nu trebuie s se urmreasc doar a celor complexe, ci i a unora aparent banale, dar care pot
uor mult munca utilizatorilor. De exemplu, preluarea automat a cursului valutar de pe site-ul BNR-ului sau
integrarea tranzaciilor online cu banca n sistemul de trezorerie al organizaiei etc., presupunnd adugarea
unor noi proceduri de prelucrare, noi funcionaliti aplicaiei existente.
Printre probleme se pot regsi cele care afecteaz prelucrarea propriu-zis a datelor, funcionalitatea
sistemului, sau pot afecta doar viteza de prelucrare, securitatea datelor, timpii de ateptare pentru obinerea
unui rspuns sau pentru listarea unui document, care se ncadreaz n categoria cerinelor tehnice, fr de
care sistemul poate fi exploatat, dar nu n condiii optime i de siguran.
Pentru a rspunde la acest punct din formular se va studia cu atenie subcapitolul 5.4 din suportul de curs
i se va completa tabelul din formular, plecnd de la exemplele oferite.

14

Nr.
Problema de
crt.
rezolvat
1. Ex.:
Problema
mperecherii NRCDurilor cu facturile

2. Ex.:
Problema refacerii
inverse a
articolelor contabile
3. Ex.:
Efort suplimentar de
culegere a datelor
4. ....
5. Se adaug linii n
funcie de nevoi

Prezentarea problemei
Ex.:
Aceast mperechere se face pe baza anexei la nota
de debitare primit (centralizatorul facturilor), a
centralizatoarelor NRCD-urilor i a fiei analitice
pentru contul Facturi nesosite. Aceast
mperechere (de altfel esenial pentru nregistrarea
n contabilitate) se realizeaz greoi datorit lipsei
de informaii din centralizatorul facturilor, respectiv
listarea unui singur NRCD din cele corespondente
unei facturi ( i majoritatea facturilor au cel puin
2 3 NRCD-uri). n unele filiale se face o copie a
facturilor nainte de a fi transmise la biroul
contabilitate de la sediul central pentru a facilita
operaia de mperechere, ghidndu-se uneori i
dup numele furnizorului! Exist cazuri, n prezent,
cnd se ntocmesc documentele de recepie de dou
ori, deoarece nu s-a reuit mperecherea iniial a
NRCD-ul cu factura!
Ex.:
Compatibilizarea Centralizatorului NRCD-urilor
cu Recapitulaia intrrilor care s faciliteze
urmrirea detaliilor tuturor tranzaciilor care au
generat un articol contabil.
Ex.:
Unele date sunt necesare n dou sau mai multe
aplicaii, ceea ce determin culegerea lor de mai
multe ori
...

15

Natura cerinei
(soluiei)
Ex.:
Funcional i
nonfuncional

Descrierea cerinei (soluiei)


Ex.:
Reproiectarea aplicaiei astfel nct s se realizeze
mperecherea automat a documentelor, pstrndu-se
acelai flux informaional (funcional). Proiectarea
acestei variante este relativ complex, iar din punct de
vedere tehnic implementarea ei presupune existena
facilitilor de comunicaii electronice (nonfuncional).

Ex.:
Funcional

Ex.:
Gruparea datelor i includerea de totaluri n
Centralizatorul NRCD-urilor care s corespund
sumelor din Recapitulaia intrrilor

Ex.:
Nonfuncional

Ex.:
Realizarea integrriii cu celelalte aplicaii, n varianta
cea mai simpl prin import/export de date.

...

....

ANEXA 1 DIAGRAMA DE CONTEXT A SGS

16

ANEXA 2 DFD de NIVEL 0 pentru SGS

17

ANEXA 3 DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL Reflectarea aprovizionrilor cu materii prime i materiale

18

ANEXA 4 DFD de NIVEL 1 pentru SUBPROCESUL Evidena operativ a


tranzaciilor cu materiale

19

ANEXA 5 DFD de NIVEL 2 pentru SUBPROCESUL nregistrarea tranzaciilor cu materiale

20