Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ANALIZA SISTEMELOR
INFORMAIONALE
SUPORT LUCRRI PRACTICE
Autori:
Prof. univ. dr. Gabriela MENI
Conf. univ. dr. Daniela POPESCUL
Cercet. dr. Diana RADU (GENETE)
Cuprins
1 Descrierea organizaiei analizate i a principalelor sisteme informaionale economice2
1.1 Analiza organizaiei ............................................................................................................ 2
1.2 Descrierea sistemelor informaionale i a aplicaiilor informatice ..................................... 3
1.3 Construirea matricei aplicaii informatice - componente organizatorice i parteneri ......... 6
1.4 Descrierea proiectelor informatice n curs de implementare sau propuneri de proiecte .... 6
2 Delimitarea ariei de ntindere a sistemului analizat.......................................................... 6
2.1 Identificarea tranzaciilor economice din sistemul existent................................................ 6
2.2 Descrierea relaiilor cu componente organizatorice i parteneri ai organizaiei................ 7
2.3 Stabilirea intrrilor i ieirilor din/spre entitile externe sistemului.................................. 8
2.4 Diagrama de context a sistemului analizat, prima versiune................................................ 8
3. Analiza detaliat a sistemului informaional existent ...................................................... 8
4. Realizarea diagramelor fluxurilor de date pentru sistemul analizat (modelarea) ...... 13
5. Prezentarea cerinelor funcionale i nonfuncionale ale noului sistem ....................... 14
ANEXA 1 DIAGRAMA DE CONTEXT A SGS ............................................................. 16
ANEXA 2 DFD de NIVEL 0 pentru SGS ......................................................................... 17
ANEXA 3 DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL Aprovizionare materiale ............ 18
ANEXA 4 DFD de NIVEL 1 pentru SUBPROCESUL Inregistrare tranzacii
economice ................................................................................................................................ 19
ANEXA 5 DFD de NIVEL 2 pentru SUBPROCESUL Inregistrare tranzacii cu
materiale.................................................................................................................................. 20
2014
Copyright 2014 Gabriela MENI
1
Studiul de caz are drept scop dobndirea experienei practice ntr-o organizaie, pentru a
cunoate n detaliu sistemele informaionale economice, dar mai ales pentru a identifica, pe baz de
analiz, problemele n funcionarea lor i posibilitile de rezolvare, precum i de mbuntire a
funcionalitilor existente.
Pentru realizarea studiului de caz este necesar prezena studenilor ntr-o organizaie, indiferent
de statutul juridic, forma proprietii, obiectul de activitate (firme, instituii publice,
coli/licee/universiti, ONG-uri etc.). Important este s poat fi obinute informaii relevante pentru
analiza sistemelor.
n vederea obinerii datelor din organizaii, studenii trebuie s se documenteze, n prealabil, din
diferite surse bibliografice asupra problematicii care urmeaz a fi discutat cu reprezentanii
organizaiei. Ne referim aici la valorificarea unor cunotine deja dobndite la alte discipline ca ISA,
TIA, Contabilitate financiar, Management, Marketing, Finane, dar i la altele, n funcie de
organizaie i sistemul informaional ce vor fi analizate. De asemenea, se recomand parcurgerea
suportului de curs al disciplinei.
Caracteristici
Obiect de activitate,
forma de organizare
juridic, tipul
proprietii
2.
3.
Modul de organizare i
principalele activiti
economice
Nu se vor prelua toate informaiile gsite n astfel de documente, ci doar lucrurile eseniale, care s
rspund cerinelor din tabelul anterior.
Pentru identificarea mediului extern, va trebui s se poarte un dialog cu un reprezentant al
organizaiei, astfel nct s se identifice modul n care se stabilesc relaiile cu partenerii, cu instituiile
statului i alte organisme implicate n funcionare, n special din perspectiva fluxului informaional
(date primite i informaii solicitate de la/de mediul extern). Cei din firm trebuie asigurai c nu ne
intereseaz numele partenerilor comerciali, valorile contractuale etc., ci doar circuitul informaional,
tipurile/categoriile de informaii.
Nr.
crt.
1.
Sistem informaional
identificat
i scopul
Ex.:
Sistemul informaional
de gestiune stocuri are
drept scop evidena
cantitativ i valoric a
stocurilor de materii
prime, materiale n
vederea obinerii de
informaii pertinente
privind micarea
stocurilor, existena n
stoc la un moment dat,
luarea deciziei de
aprovizionare,
asigurarea informaiilor
necesare pentru
acceptarea unei
comenzi de produciei
etc.
Descrierea
aplicaiei/aplicaiilor/
modulelor informatice
care sprijin prelucrrile
din sistemul informaional
Ex.:
Aplicaia GESTOC sprijin
gestiunea tuturor tipurilor
de stocuri materiale prin
preluarea i prelucrarea
tranzaciilor privind
stocurile, actualizarea
datelor privind elementele
de stoc, ntocmirea
balanelor analitice i
furnizarea altor elemente
relative la stocuri. ntruct
sistemul de gestiune a
stocurilor se bazeaz pe
prelucrri pe loturi, el nu
poate oferi informaii
oportune privind stocurile
solicitate de sistemul de
vnzri, aprovizionare,
producie i nici conducerii
Nr.
crt.
Sistem informaional
identificat
i scopul
Descrierea
aplicaiei/aplicaiilor/
modulelor informatice
care sprijin prelucrrile
din sistemul informaional
2.
3.
.....
Se vor aduga linii n
funcie de nevoi
...
....
recepie), se returneaz produsele constate plus la recepie i se confirm posibilitatea de a efectua plata
pentru toate produsele primite, sau se refuz la plat ntreaga factur, returnndu-se ntreaga cantitate
de produse;
consumul de materii prime i materiale, pe baza solicitrilor primite de la seciile de producie sau
celelalte componente organizatorice, pe baz de bon de consum sau fi limit de consum;
inventarierea materiilor prime i materialelor la nivel de gestiuni, care se face periodic, conform
legislaiei, sau ori de cte ori este nevoie. Inventarierea presupune verificarea faptic a bunurilor
existente n stoc i confruntarea cu stocul scriptic, ce rezult din documentele de eviden a stocurilor
(fie de magazie sau baza de date). La inventar pot rezulta diferene n plus sau minus, care genereaz o
serie de aciuni i decizii, cu efect asupra regularizrii stocurilor n evidena scriptic;
restituirea de materiale din secie la magazie, n situaia neutilizrii integrale a cantitilor date n
consum, pe baza unor note de transfer, predare, restituire, respectiv a deeurilor rezultate n urma
procesului de producie;
transferul materialelor de la o gestiune la alta, cnd articolele transferate trebuie s fie nregistrate, pe
baza notelor de transfer, n evidena gestiunilor participante la operaiune (scdere la gestiune
predtoare i cretere de stoc la gestiunea primitoare).
Departament/birou/persoan/partener
Ex.
Director economic
2.
Ex.
Biroul aprovizionare i depozitele
3.
4.
.....
Se vor aduga linii n funcie de nevoi
2. Furnizor
3. ...
4. Se vor aduga linii n funcie
de nevoi
Ex.:
Plan de producie
Fis tehnic produs
etc.
Factur
Ofert produse
etc.
....
Ex.
Bon de consum
Raport stoc existent
etc.
Contract aprovizionare
Comand
Cerere de ofert etc.
....
Entiti externe sistemului sunt att componente organizatorice, persoane, sisteme din interiorul organizaiei, ct i din exterior,
cu care sistemul are legtur. Sunt denumite externe sistemului i nu trebuie confundate cu cele externe organizaiei, pentru c nu
intr sub incidena prelucrrilor din sistem, ci doar transmit sau primesc date i informaii, indiferent dac sunt sau nu din interiorul
organizaiei.
8
1.1.
3.2 Analiza ieirilor (se vor ordona n funcie de procesul din care rezult)
Proces/subproces de
prelucrare care
genereaz ieirea1
Evidena operativ a
tranzaciilor cu
materiale
Denumire
ieire
Fia de
magazie
Destinaie
Depozit
Proces 2
Lista a
Birou
Proces 3
Informaii
transmise
electronic
Sistem
Programat,
automat, la
sfritul fiecrei
luni
Programat,
semiautomat (se
extrage din
aplicaie o list
i se continu
prelucrrile n
Excel), zilnic
n funcie de
momentul
tranzaciei
Structur ieire4
Documentul/
documentele pe
baza cruia se
obine ieirea5
NRCD
Bon de transfer
Bon de consum
PV inventar
PV de restituire
materiale
Locurile de stocare
pentru obinerea datelor
(tabele ale bd, fiiere,
dosare)6
Micri (Fel document,
Numr document, Dat
document, Cantitate)
Materiale (Denumire
material, Stoc)
Gestiuni (Denumire
gestiune)
Atribut 1
...
Atribut n
Document 1
Document 2
Date preluate n
form electronic
L3
Atribut 1
...
Atribut n
Document 1
L1, L2
Observaii7
Se obine cu ntrziere
din cauza perioadei
mari de culegere a
datelor de pe
documente
...
Note:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Se preiau denumirile proceselor/subproceselor de prelucrare identificate la punctul 3.1, pe baza operaiilor economice surprinse n sistemul analizat. Trebuie s fie aceleai cu cele din
tabelul 3.2. Pentru procesele/subprocesele care nu genereaz ieiri pentru entitile externe, se va specifica faptul c sunt procese care asigur doar adugarea de nregistrri sau
actualizarea locurilor de stocare.
Din suportul de curs, se va folosi clasificarea rapoartelor i se vor ncadra ieirile sistemului analizat n acea clasificare.
Se va specifica dac ieirile sunt obinute numai cu ajutorul aplicaiilor, dac se obin prin prelucrare manual sau mixt.
Se descriu toate atributele incluse n structura raportului, definind tipul (numeric, alfabetic, alfanumeric, dat calendaristic etc.), lungimea atributului, iar unde este cazul se vor
specifica formulele de calcul (de exemplu, totalurile), precum i atributele utilizate n cadrul formulelor de calcul.
Se prezint denumirea documentului sau documentelor, informaiilor existente n sistem ce stau la baza obinerii raportului, specificndu-se atributele din acel(e) document(e) folosite
n cadrul raportului.
Sunt specificate numele locurilor de stocare (tabele ale bd, fiiere, dosare) n care au fost stocate (nregistrate) anterior date necesare obinerii rapoartelor, precum i atributele din acele
locuri de stocare folosite pentru generarea raportului. n situaia n care nu avei acces la baza de date, propunei aici o serie de locuri de stocare.
Se comenteaz eventualele particulariti ale raportului, din punct de vedere al obinerii lui sau al aspectelor ce ar trebui eliminate sau adugate, ca i cerine pentru noul sistem. Tot
aici scriei: timpul necesar obinerii raportului cu sistemul informaional actual i orice alte elemente pe care le considerai importante despre raport, nespecificate anterior.
10
3.3 Analiza intrrilor (se vor ordona n funcie de procesul n care intr spre prelucrare)
Proces/
subproces/ n
care intr
datele1
Evidena
operativ a
tranzaciilor cu
materiale
Denumire
intrare
Tip
intrare
NRCD
Suport
hrtie
Lista a
Suport
hrtie
Proces 3
Raport b
Suport
hrtie
Proces 4
Document c
Suport
hrtie
...
...
...
Proces 2
Emitent i/sau
Sursa de
intrare n
sistem2
Depozit
Sistem/ Birou/
Persoan/
Partener
Structura intrrii3
Atribut n
Sistem
Atribut 1 (N,3)
Atribut n
Sistem/ Birou/
Persoan/
Partener
...
Atribut 1 (C,5)
Atribut n
...
Atribut n
Atribut 1
Atribut 3
Atribut n
Atribut 1
Atribut n
...
Observaii6
Locurile de stocare
unde se vor
nregistrate datele
(tabele ale bd, fiiere,
dosare) 5
Recepii
Materiale
Micri
L1
Ex.: Nu sunt
utilizate n
prelucrri toate
datele
Ex.: Poate fi
preluat numai dup
ce a fost introdus
Doc. 1
L2, Ln
L1
...
...
Note:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Se preiau denumirile proceselor/subproceselor de prelucrare identificate la punctul 3.1, pe baza operaiilor economice surprinse n sistemul analizat. Pentru procesele/subprocesele care
nu au intrri de la entiti externe, se va specifica faptul c sunt procese care se bazeaz exclusiv pe prelucrarea datelor din locurile de stocare.
Emitentul reprezint entitatea/actorul care ntocmete acel document i declaneaz procesul de prelucrare. Sursa de intrare poate fi identic cu emitentul documentului, poate fi alt loc
din unitate din care trebuie s fie preluat documentul sau un alt proces al sistemului. Emitentul difer de surs atunci cnd un document trece pe la mai multe birouri/persoane pn
ajunge s fie preluat n sistem. n acest mod se pot identifica situaii n care este necesar s se modifice circuitul documentului respectiv.
Se descriu toate atributele incluse n structura documentului, definind tipul (numeric, alfabetic, alfanumeric, dat calendaristic etc.), lungimea atributului, iar unde este cazul se vor
specifica formulele de calcul (de exemplu, totalurile) i atributele care intr n formule.
Din structura prezentat se vor specifica atributele preluate din document pentru a fi nregistrate n diferite locuri de stocare sau care urmeaz a fi supuse unor prelucrri.
Se va specifica locul de stocare n care sunt nregistrate datele preluate de pe documente, indiferent dac este vorba de tabele ale bazei de date sau dosare, centralizatoare. Obligatoriu
vor fi aceleai locuri de stocare identificate i pentru obinerea ieirilor, pentru c prin introducerea datelor de pe documente se asigur informaiile necesare pentru generarea
rapoartelor. Datele care intr n locurile de stocare vor reprezenta pentru proces fluxuri interne de ieire.
Se vor comenta diferitele aspecte ce particularizeaz documentul respectiv, probleme legate de circuitul lui, condiionarea prelucrrii documentului de alt document etc.
11
Evidena
operativ a
tranzaciilor cu
materiale
Fia de magazie
Situaie cheltuieli
materiale
Lista de inventar
List imputaii
Note contabile
.
Proces 1
Proces 2
Proces 3
Ieiri din
proces/subproces3
Intrri n
proces/subproces4
Raport a
Raport n
Bon de consum
producie
PV de restituire
materiale
Bon de consum
materiale
Documente de nsoire
materiale
Documente de plat
Plan de conturi
Bonuri de transfer
.....
Document a
Lista b
Lista a
Informaii n format
electronic
Lista b
Raport c
Document n
Valoare = Cantitate x
Pre
Locul de stocare a
datelor (tabele ale bd,
fiiere sau dosare)6
Recepii
Note contabile
Pli
Micri
Materiale
L1, L2
Observaii7
Ex. Pentru
introducerea unui
nou produs n tabela
Produse este necesar
s se ias din
aplicaie.
L1, L3
L1, L2, L3, Ln
Note:
1. Se preiau denumirile proceselor/subproceselor de prelucrare identificate la punctul 3.1, pe baza operaiilor economice surprinse n sistemul analizat. Trebuie s fie aceleai cu cele din
2.
3.
4.
5.
6.
7.
12
14
Nr.
Problema de
crt.
rezolvat
1. Ex.:
Problema
mperecherii NRCDurilor cu facturile
2. Ex.:
Problema refacerii
inverse a
articolelor contabile
3. Ex.:
Efort suplimentar de
culegere a datelor
4. ....
5. Se adaug linii n
funcie de nevoi
Prezentarea problemei
Ex.:
Aceast mperechere se face pe baza anexei la nota
de debitare primit (centralizatorul facturilor), a
centralizatoarelor NRCD-urilor i a fiei analitice
pentru contul Facturi nesosite. Aceast
mperechere (de altfel esenial pentru nregistrarea
n contabilitate) se realizeaz greoi datorit lipsei
de informaii din centralizatorul facturilor, respectiv
listarea unui singur NRCD din cele corespondente
unei facturi ( i majoritatea facturilor au cel puin
2 3 NRCD-uri). n unele filiale se face o copie a
facturilor nainte de a fi transmise la biroul
contabilitate de la sediul central pentru a facilita
operaia de mperechere, ghidndu-se uneori i
dup numele furnizorului! Exist cazuri, n prezent,
cnd se ntocmesc documentele de recepie de dou
ori, deoarece nu s-a reuit mperecherea iniial a
NRCD-ul cu factura!
Ex.:
Compatibilizarea Centralizatorului NRCD-urilor
cu Recapitulaia intrrilor care s faciliteze
urmrirea detaliilor tuturor tranzaciilor care au
generat un articol contabil.
Ex.:
Unele date sunt necesare n dou sau mai multe
aplicaii, ceea ce determin culegerea lor de mai
multe ori
...
15
Natura cerinei
(soluiei)
Ex.:
Funcional i
nonfuncional
Ex.:
Funcional
Ex.:
Gruparea datelor i includerea de totaluri n
Centralizatorul NRCD-urilor care s corespund
sumelor din Recapitulaia intrrilor
Ex.:
Nonfuncional
Ex.:
Realizarea integrriii cu celelalte aplicaii, n varianta
cea mai simpl prin import/export de date.
...
....
16
17
ANEXA 3 DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL Reflectarea aprovizionrilor cu materii prime i materiale
18
19
20