Ghidul incepatorului n ERP (Enterprise Resource Planning)

Introducere
ERP rmne coloana vertebral informaional pentru companiile existente astazi. Cu
toate acestea, sistemele ERP trebuie s se adreseze mai multor procese netradiionale ce
au loc n interiorul unei companii.
Exist o serie larg de companii care ruleaz sisteme tradiionale de tip MRP
(Manufacturing Resource Planning) sau alte sisteme informaionale contabile sau de
relaii umane n mediul firmelor mici i mijlocii.
Mai mult, o nelegere general cu privire la caracteristicile ERP i implicaiile
implementrii (sau nu) unui astfel de sistem nu au fost deseori fcute publice n ciuda
apariiei multor articole de cercetare n domeniu.
O privire de ansamblu
Pe scurt, ERP reprezint ultima faz n domeniul evoluiei tehnicilor legate de
conducerea afacerilor (Business Management) i tehnologia informaiei. Pn prin anii
1960 afacerile se bazau pe concepte tradiionale de management de inventar, dintre care
ReOrder Point (ROP) i Economic Order Quantity (EOQ) erau cele mai cunoscute.
Urmatoarea faza n evolutie a fost reprezentata de Material Resource Planning (MRP),
concept dezvoltat n anii 1970. Acesta utilizeaza note de materiale, date de inventar i
planificari de productie (Master production schedule - MPS) pentru a calcula n avans
necesarul de materiale i a face recomandari cu privire la eliberarea (sau replanificarea)
comenzilor pentru materiale. n anii 1980 Manufacturing Resource Planning (MRP-II) a
evoluat ca o imbunatatire a lui MRP prin integrarea altor resurse de productie ale
companiei precum sectoarele de desfacere, contabilitate sau managementul distributiei.
La inceputul anilor 1990 MRP-II a fost extins pentru a acoperi domenii legate de
tehnologii, finante, resurse umane, management de proiecte, etc. i practic toate
activitile din cadrul unei companii de producie (sau nu).
Noul acronim ERP a aprut pentru a reflecta faptul c aceste sisteme computerizate au
evoluat mult peste sistemele originale ce cuprindeau tranzacii de inventar i sisteme de
contabilizare a costurilor.
ERP reprezint generaia actual de sisteme de planificare a resurselor unei ntreprinderi,
nlocuind insulele de informaie (MRP-II) cu o soluie software unic i complet ce
integreaz toate funciile tradiionale ale managementului unei ntreprinderi. n cei mai
simpli termeni, sistemele ERP utilizeaz tehnologii de baze de date i o interfa unic
menit s controleze toate informaiile legate de activitatea de business a companiei.
mpreun cu suportul adus pentru managementul de ntreprindere i supply chain, ERP
este n mod uzual asociat cu folosirea tehnologiilor client/server (recent utiliznd i
tehnologia ICA Internet Computing Architecture) de baze de date relaionale n
contextul unor sisteme de operare de reea puternice precum UNIX, Windows
NT/2000/XP/Vista, AS/400 sau alte sisteme de operare de tip mainframe.
La ce ne putem astepta atunci cnd facem mutarea ctre ERP
n zilele noastre, sistemele ERP grupeaz toate funciile tradiionale de management a
unei companii (finane, vnzri, producie, resurse umane) i include (cu diferite grade
succes) o serie de soluii ce odinioar erau considerate btute n cuie: PDM (Product

Data Management Managementul Datelor de Producie), WMS (Warehouse

Management Systems - Sisteme Warhouse), MES (Manufacturing Execution Systems
Sisteme de execuie a produciei), etc. Din punct de vedere funcional ERP a crescut,
oferind suport pentru nevoi specifice industriilor verticale (exemplu: domeniul medical i
cel al industriei auto).
Recent, perimetrul funcional al sistemelor de tip ERP a nceput s se extind ctre
pieele adiacente precum SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer
Relationship Management), DSS (Decision Support Systems) i e-business fcnd ca
aceste sisteme s fie mai puin restrnse la propria ograd.
Alte aspecte cu valoare adaugat ale noilor sisteme sunt legate de configurarea
produselor, servicii modulare i posibiliti de utilizare prin Internet ce extind accesul
sistemului la mai muli utilizatori i/sau parteneri de afaceri.
n cele din urma, ERP poate nsemna o colecie de mijloace pentru BPR (Businessprocess reengineering - Retehnologizarea procesului de afaceri), mrind flexibilitatea i
timpul de raspuns prin nlturarea barierelor existente ntre diferite departamente
funcionale i prin evitarea muncii redundante.
ERP i-a ctigat renumele de a fi extrem de scump pentru liceniere i implementare.
Utilizatorii pltesc, de regul, o licen iniial per-utilizator i o tax anual de
mentenan pentru utilizarea sistemului ERP (ce se situeaz ntre 10-12% din taxa
iniial). Preul unei licene utilizator ERP variaz n funcie de numrul de utilizatori,
numrul de module implementate sau alte elemente suplimentare adugate, dimensiunea
i veniturile companiei. Preul per utilizator variaz undeva ntre 1000-8000 USD (valori
chiar mai mari pentru companiile mari), cu o tendin descresctoare datorit creterii
competiiei. Muli productori de sisteme ERP ofer spre nchiriere pe lun per utilizator
sau afaceri outsourcing ca alternativ la licenele tradiionale up-front. Exist i o serie de
variante ERP cu pre fix, pre-configurate i pre-instalate, atractive pentru piaa low-end.
Implementare
Ciclul de implementare variaz ntre cteva luni i un an i jumatate (uneori chiar i mai
mult) n funcie de dimensiunea companiei, structura organizaionala (sediu unic sau mai
multe sedii, internaional sau nu) sau scopul funcional al proiectului. Implementrile pe
scal larg a unui produs ERP necesit n medie o perioada cuprinsa ntre 6 i 12 luni. Ca
o regul, fiecare 1$ de software ERP conduce la 3-6$ pentru hardware, integrare i
consultan de la teri i venituri de la reselleri (uneori poate chiar mai mult, 10-15$).
Costurile suplimentare (deseori subestimate sau trecute cu vederea) provin de regul din
training, integrare i testare, conversia i analiza datelor, schimbarea modalitii de lucru
a angajailor i alte probleme ce apar n faza de post-implementare.
Costul total al deinerii unui astfel de sistem variaz ntre 1,5 - 6% din veniturile
companiei, n funcie de domeniul de activitate i dimensiunea acesteia (procent mai
mare pentru companii de dimensiuni mai mici).
Muli dintre clienii sistemelor ERP ncep prin implementarea modulelor financiarcontabile. Alte module iniiale de succes sunt cele legate de producie i resurse umane.
Beneficiile obinute de pe urma implementrii unui sistem ERP includ: economie de timp
pentru inventariere i urmrirea comenzilor, creterea capacitilor de producie, costuri
mai sczute de distribuie i procurement, etc. Rezultate palpabile cu privire la rezultatele

investiiei (ROI - Return On Investment) apar doar la cteva luni dup implementare (8
luni sau mai mult).
Modalitatea de alegere a unui sistem ERP
Utilizatorii trebuie s neleag necesitile propriei afaceri precum i care sunt procesele
cruciale pentru respectiva afacere. Fr o cunoatere temeinic a strii curente a afacerii
i fr a avea perspective de viitor nu se poate vorbi despre o implementare de succes a
unui sistem ERP.
nelegerea acestor probleme ar trebui s duc la posibilitatea crerii unei liste de
vnztori de ERP pentru a face o selecie. Trebuie acordat prioritate vnztorilor cu o
precedent orientare vertical pe industria utilizatorilor.
Al doilea criteriu de mare importan (care poate include sute de alte criterii de
importan secund) trebuie evaluat n cadrul unui proces de selecie:
Funcionalitatea produsului evaluarea trsturilor caracteristice i a funcionalitilor
suportate de ctre produs
Tehnologia produsului definete arhitectura tehnic a produsului i mediul tehnologic
n care produsul poate rula cu succes. Sub-criterii: arhitectura produsului, utilizare i
administrare software, suport de platform i baza de date, suport pentru aplicaii
standard, suport pentru comunicaii i protocoale, posibiliti de integrare.
Costul produsului examinarea costurilor iniiale de achiziie precum i a costurilor pe
termen lung, inclusiv a taxelor de mentenan, actualizare (upgrade), training i
implementare, service i suport.
Suport i servicii corporate definesc capacitatea vnztorului de a oferi un nivel nalt
de implementare global a serviciilor i suport continuu.
Viabilitatea corporate examinarea puterii financiare i de management a vnztorului.
Strategia corporate evaluarea strategiei i a tacticii de firm a vnztorului de
software cu timpi specifici cu privire la termenii de dezvoltare, vnzare i suport ale
produsului n cadrul pieei particulare n care funcioneaz.
Majoritatea echipelor de selecie a produselor ERP apreciaz n mod deosebit factori
precum: funcionalitatea produsului, tehnologiile utilizate i costurile. Cu toate acestea,
aceti factori, cu toate c sunt cei mai importani, nu trebuie s fie singurii factori luai n
considerare de multe ori, reducerea factorilor decizionali la aceast multime restrns
poate conduce la implementri fr succes.
Utilizatorii trebuie sa testeze software-ul de-a lungul unor faze, pe baza unui scenariu
cu secvene detaliate ale proceselor de afaceri din activitatea real pentru a putea alege
mai departe dintre vnztori. Numai dupa ce a fost creat o list scurt a vnztorilor
trebuie sa considerm criteriul de cost; folosirea diferenelor de cost relativ ntre produse
ofer n acelai timp i o relaxare a condiiilor de negociere n faza seleciei finale.