Comunicare eficienta: o

provocare pentru managerii

de proiect

In cel mai recent raport pulsul

profesiei, 2013, s-a descoperit
ca cel mai de succes factor in
managementul proiectelor este
comunicarea eficienta cu toate
partile proiectului (cu toti
partenerii). Studiul a mai aratat
ca eficienta comunicarii
conduce la mai multe proiecte
de succes, lucru care permite
organizatiei sa atinga
performanta.

In acelasi raport este explicat faptul ca nu toate

proiectele vor avea succes. In medie, doua din 5
proiecte nu isi ating tinta initiala iar unul din
aceastea doua da gres din cauza ineficientei in
comunicare. (figura: din cauza unei comunicari
ineficiente).

Un proiect va avea nevoie de un numar de

persoane care sa stie exact unde se afla in
parcursul proiectului si care sa rezolve probleme
ce ar putea apare in timpul executiei sale.
Proiectele din zilele noastre au, de cele mai multe
ori, parteneri imprastiati peste tot prin lume. Fara
o strategie de comunicare si planificare puternica,
este imposibil ca toata lumea sa fie informata si
adusa la curent cu noutatile ce pot sa apara.

MEMBRII ECHIPEI
De cele mai multe ori, o echipa care se
ocupa de un proiect este foarte diversa,
ca si componenta. Echipele de proiect
sunt de obicei formate pentru a aduce
beneficii originale si unice organizatiei.
In unele proiecte membrii echipei nu au
mai lucrat niciodata impreuna.
Diversitatea echipei de proiect poate fi
de natura culturala, geografica,
organizationala, functionala, legata de
varsta, de nivelul de educatie si asa mai
departe, astfel ca aceasta poate fi cea
mai mare provocare a unui manager de

Toate proiectele sunt, de la natura, schimbatoare si

fluide. De aceea, un manager de proiect trebuie sa ia
in considerare schimbarile si porvocarile de pe tot
parcursul proiectului, pentru a se asigura ca echipa
si partenerii sunt pusi la curent cu problemele si
progresul facut, pentru a evita descoperirea acestora
mai tarziu ca o surpriza neplacuta.

Pentru un plan de comunicare bine stabilit si

eficient, un manager de proiect trebuie sa
raspunda la urmatoarele intrebari:
- Ce fel de comunicare este
necesara?(pentru sedintele de administrare
cu managerii, pentru intalnirile cu echipa,
pentru rapoartele catre conducere, pentru
rapoartele de performanta ale proiectului)
- Cu cine trebuie sa comunic? (partenerii)
- Cat de des trebuie sa comunic cu ceilalti?
- Ce trebuie sa comunic?( rapoarte,
stabilirea sedintelor, detalii sau sumarul
proiectului)

O alta unealta pe care managerii de proiect o pot

folosi pentru a imbunatati comunicarea, este
crearea unei diagrame tip os de peste sau
diagrama Ishikawa. Fiecare os este etichetat cu
o problema anume si apoi este divizat mai
departe prin numirea cauzelor fiecarei probleme.
Aceasta metoda este simpla si eficienta in
numirea problemelor .

Folosind un grafic (RRCI-figura de mai jos) poate

fi de asemenea foarte util, mai ales in
promovarea unei comunicari eficiente. RRCI vine
de la responsabil, raspunzator, consultat si
informat. Tabelul asigura faptul ca exista cel
putin o persoana responsabila pentru fiecare
categorie, dar si faptul ca fiecare membru isi stie
exact rolul pentru a reusi sa duca proiectul la
bun sfarsit. Acest tabel previne orice fel de
comunicare ineficienta ce ar putea intrerupe
parcursul proiectului.

In concluzie, comunicarea eficienta

este, intr-adevar, importanta pentru
asigurarea succesului unui proiect,
iar pentru a ajunge la eficienta
comunicarii intr-un proiect,
planificarea atenta a acesteia este
esentiala. Folosind metode si
unelte potrivite care pun totul la
punct, asigura o comunicare
eficienta in timpul proiectului, ajuta
la depasirea tuturor provocarilor si
contribuie la succesul proiectului.