Sunteți pe pagina 1din 34

Bazele conceptuale ale

proiectului
Prof.univ.dr. Margareta Florescu

Concepte de baz
PROIECTUL
Alocarea resurselor n vederea atingerii unor
obiective specifice urmrind o abordare
planificat i organizat (Lientz&Rea, 1998)
Un complex de activiti specifice noi,
programate n conformitate cu un plan de
activiti n scopul realizrii unuia sau mai
multor obiective, ntr-un interval de timp
definit, cu ajutorul unor resurse umane,
tehnice i financiare identificate ca atare la
momentul elaborrii propunerii de proiect.

Concepte de baz
PROIECTUL
Orice propunere de proiect care poate fi definit n
termeni de:

Obiective
Resurse
Activiti
Rezultate

Conform definiiilor date, proiectul const n


alocarea resurselor n vederea atingerii unor
obiective specifice, urmrind o abordare
planificat i organizat. (Lientz i Rea, 1998)

Concepte de baz
PROIECTUL
Caracteristicile proiectului:
scop definit
caracter realist
localizare bine delimitat n spaiu i timp
caracter complex
caracter colectiv
caracter unic
caracter cuantificabil
caracter multistadial

Etapele unui proiect


Etap

Scop

Iniiere

Creionarea proiectului: necesitatea proiectului i ncadrarea n


prioritile Programului

Definire

Definirea cu exactitate a obiectivelor proiectului: structura


parteneriatului, evaluarea eligibilitii parteneriatului

Redactare

Identificarea manierei de realizare a proiectului: mijloace i


activiti de realizare a proiectului, atribuirea responsabilitilor,
planificarea temporal a activitilor, metodologie i planificare
temporal a activitilor de autoevaluare i monitorizare, plan de
diseminare a rezultatelor, dimensionarea bugetului, identificarea
resurselor i necesarului de cofinanare

Implementare

Realizarea obiectivelor: derularea activitilor prevzute n planul


de lucru, asigurarea conformitii cu proiectul aprobat

Evaluare

Aprecierea gradului de realizare a obiectivelor i stabilirea


impactului proiectului, corectarea deficienelor aprute n derularea
proiectului pe baza rezultatelor evalurilor periodice i finale

Diseminare i sustenabilitate

Diseminarea i valorificarea rezultatelor

Structurarea proiectului
Definirea scopurilor i obiectivelor

Care este contextul n care se va derula proiectul? Ce transformri va


produce? De ce trebuie realizat? Care sunt rezultatele ateptate?
Cine este beneficiarul proiectului i grupul int?

Coninutul proiectului

Care este tema i coninutul proiectului ? Care este maniera de abordare


(metodologia)? Ce activiti vor fi desfurate? Ce resurse sunt
necesare pentru realizarea proiectului?

Delimitare i localizare a proiectului

Unde va fi implementat proiectul? Ct va dura proiectul? Cnd va ncepe


i se va finaliza proiectul?

Aspecte practice

Care sunt elementele logistice necesare? Care sunt aspectele practice,


concrete legate de realizarea proiectului?

Finanarea proiectului

Care este costul total al proiectului? De unde vor fi obinute resursele


financiare necesare?

Parteneri

Cine sunt partenerii? Care este rolul lor n proiect? Cum se va realiza
coordonare activitii partenerilor?

Mijloace de aciune

Este proiectul calificabil pentru a obine susinere financiar din partea


diferitelor programe i/sau institutii?

Comunicare

Comunicarea intern (cum este diseminata informia ntre membrii i


partenerii n proiect ?) i extern (cum este diseminat informaia
referitoare laproiect nexterior? cum vor fi diseminate rezultatele
proiectului?)

Evaluare i continuare (follow up)

Periodicitatea evalurii proiectului (cnd trebuie evaluat proiectul?) ce


aspecte trebuie evaluate i monitorizate? Ce aciuni de continuare au
fost planificate?

Pentru a putea defini bine proiectul, trebuie rspuns la o serie


de ntrebri:
De ce trebuie iniiat acest proiect ?
Care sunt potenialele beneficii i cine i ce anume va avea de
ctigat ?
Proiectul ndeplinete un plan strategic sau reprezint numai o
variaie sau o simpl expunere logic ?
Care sunt rezultatele concrete ale proiectului ?
Care va fi costul total din punct de vedere financiar, material
sau de resurse umane ?
Care din costuri poate fi recuperat ?
Ct de realiste sunt obiectivele necesare a fi atinse pentru a
putea obine rezultatele sau rezultatul ?
Exist resursele i expertiza necesar ducerii la ndeplinire a
proiectului sau trebuie fcut apel la resurse adiionale
Care sunt riscurile care pot fi acceptate de ctre instituii ?

Concept
Definiia proiectului
Echipa proiectului
Planul proiectului
Organizarea proiectului
Pri interesate
Iniiere
Control
Evaluare
ncheiere

De ce acionm ?
Care sunt riscurile ?
Ce anume va fi realizat ?
Cnd va fi realizat ?
Cine va fi implicat ?
Ct va costa ?
Care sunt beneficiile ?
Ar trebui s acionm ?
Ct de bine va fi realizat ?

Realizarea unui proiect


DA

Cost ?

NU

Care proiect

Costuri

Costuri

Rezultate
posibile

Rezultate
posibile

Costuri
Rezultate
posibile

Beneficii Beneficii Beneficii

Beneficii

Beneficii

Beneficii

Beneficiu maxim ?

Proiect selectat
Tehnica arborelui decizional

ALCTUIREA PROIECTELOR
Punerea la punct a proiectelor const n a traduce ideile n
aciuni practice

Alcatuirea unui proiect const n:


a evalua necesitatea unei planificri;
a avea o idee clar asupra etapelor planificrii i alctuirii
proiectului;
a nelege ce trebuie fcut pentru a obine sprijin, a clarifica
obiectivele, a cauta soluii, a face propuneri; reexaminarea
planului proiectului i adaptarea lui, a ntreprinde realizarea
proiectului;
a soluiona problema unui management strategic.

Caracteristicile proiectului
Fiecare proiect are:

cultur
structur
sisteme
procese

Structura, sistemele i procesele sunt definibile i pot


fi descrise. Mai puin ntlnite i de cele mai multe ori
greu de descris, dar la fel de importante sunt
caracteristicile culturale ale fiecrui proiect.
Managerul de proiect are responsabilitatea de a
genera o cultur care ncurajeaz pe fiecare dintre cei
implicai n activitatea n echip n ncercarea de a
realiza obiectivele comune ale proiectului.

A NELEGE ALCTUIREA
PROIECTELOR
De ce s planificm proiecte ?
Un proiect bine planificat i administrat are cele mai
mari anse de reuit
Obiectele planificrii oricrui proiect:
Definirea obiectivelor de atins
Alocarea de resurse
Definirea calendarului de respectat

PROCESUL PLANIFICRII PROIECTULUI


Planificarea
Planificareaproiectului
proiectului

1.1.Definirea
Definirea
obiectivelor
obiectivelor
proiectului
proiectului

2.2.Contextul
Contextulde
de
realizare
realizareaa
proiectului
proiectului

3.3.SStrategii
trategiiii

tactici
tacticiadecvate
adecvate

Realizarea real a obiectivelor


(punerea n practic)

DIFERITELE ETAPE ALE ALCTUIRII


UNUI PROIECT
Orice proiect conine urmtoarele etape:
1. Asigurarea unui consens n ceea ce privete proiectul
2. Clarificarea obiectivelor
3. Cutarea soluiilor posibile
4. Propuneri
5. Revederea planului proiectului i aprobarea lui
6. Punerea proiectului n practic

Evaluarea riscurilor i dificultilor n


faza de nceput a unui proiect
CUM
NU TIU CUM
TIU

Cercetare

Descriere
detaliat

Confuzie

Imagine
general

CE

CE

NU
TIU
CE

TIU CUM

Resursele proiectului
Resursele corespunztoare activitilor unui proiect
sunt cel mai bine definite ca fiind:

materiale
oameni
utilaje
bani
metode
comunicaii
timp

Este de asemenea posibil i necesar a le considera pe


acestea ca fiind constrngeri fiecare din ele va avea
un cuantum limitat n contextul fiecrui proiect.
Managementul de proiect are ca scop realizarea
obiectivelor proiectului cu utilizarea optim a
resurselor disponibile i n limitele constrngerilor
impuse de aceste resurse.

Realizarea obiectivului unui anumit proiect va fi mai


sensibil la optimizarea unor anumitor resurse
dect la alte aspecte. Este util a identifica de la
nceput acest nivel de sensibilitate n sensul c
unele resurse pot fi mai dificil de repartizat dect
altele. Rezultatele sunt deseori influenate de efectele
acumulate ale unor factori minori, dect ale unora mai
mari i mai uor de identificat.
Timpul este cea mai dificil resurs sub aspectul
controlului i conducerii. n timp ce este posibil a
efectua anumite schimburi ntre diferite alte resurse
n cazul timpului se aplic urmtoarele reguli:

Timpul nu poate fi stocat


Timpul nu poate fi tranzacionat
Timpul nu poate fi cumprat
Timpul nu poate fi vndut
Timpul nu poate fi dect folosit.

REVIZUIREA PLANULUI PROIECTULUI


I APROBAREA LUI
Verificarea a trei aspecte:
Conformitatea cu cerinelor i obiectivelor
organismelor de finanare;
Existena unui sprijin larg pentru proiect;
Rezistena propunerii la critici

Plan Strategic
Obiectivele
Proiectului
Planuri
Beneficii

Impact
Definiia
Proiectului

Riscuri

Presupoziii
Restricii

Rezultatele proiectului
Orientat ctre beneficii Orientat ctre client Controleaz riscul
Folosete optim resursele i aptitudinile
Calitatea regsit n livrabile Permite efectuarea n paralel a activitilor
A o larg rspndire i nu limitat
Definiia proiectului

Operaiile Proiectului
Plan

Organizare

Control

Nivel de
Proiect

Planul
Graficul de
punctelor
responsabiliti
intermediare

Raportul atingerii
punctelor
intermediare

Nivel de
Activitate

Graficul de activiti

Raport de
activitate

Operaiile Proiectului

PUNEREA PROIECTULUI N PRACTIC


Un debut rapid prezint mai multe avantaje:
10 Eventualii adversari se gsesc n faa unui fapt
mplinit, sau cel puin, n faa proiectului suficient
de solid pentru a fi dificil de oprit sau de anulat;
20 Costul proiectului, susceptibil de schimbri
rapide, va rmne aproximativ cel prevzut n
plan;
30 Actorii eseniali i partizanii proiectului vor fi
linitii vznd lucrul nceput.

Rezolvarea problemelor i luarea


deciziilor
Managementul de proiect presupune formularea pemanent a
urmtoarelor ntrebri:
Ce ?
Unde ?
Cum ?
Cnd ?
Cine ?
De ce ?
i folosirea rspunsurilor n luarea n mod raional i la timp a
deciziilor.
Luarea deciziilor n mod raional a deciziilor precum i evaluarea
lor atent constituie unul din elementele cele mai importante ale
managementului de proiect. Claritatea modului n care sunt
structurate deciziile va furniza de asemenea o motivaie pentru
felul n care se desfoar diferite activiti.

Planificare, organizare, control


Panificarea implic identificarea activitilor necesare i include:

stabilirea obiectivelor

detalierea sarcinilor

estimarea cererilor de resurse pentru fiecare sarcin

plasare sarcinilor n cadrul unei planificri temporare.


Activitile de planificare sunt definite n funcie de o scar
temporar, cum ar fi:

termen scurt

termen mediu

termen lung
definiiile reale precum i perioadele vor varia pentru fiecare
organizaie/proiect/activitate.

Organizarea implic punerea n aplicare a unui plan, sarcina


organizrii include:

potrivirea activitilor planificate cu resursele disponibile

Controlul presupune stabilirea cu certitudine a faptului c


planul i organizarea asigur atingerea obiectivelor i include:

monitorizare

comparare

ajustare
Exist o multitudine de modele specifice i proceduri
elaborate pentru a cuprinde planificarea, organizarea i
controlul unui proiect.

Comunicare i informaie
Buna comunicare i transferul de informaie este foarte important
pentru toate activitile din cadrul managementului de proiect.
Comunicarea ar trebui s fie:

limpede

concis

complet

exhausiv

neleas de cel care o primete


Forma precum i managementul fluxului de comunicare i informaie
pentru un proiect este o sarcin specific i foarte important pentru
managerul de proiect. Sistemul trebuie s fie capabil s identifice i s
furnizeze att comunicarea formal ct i informal. Comunicarea
trebuie s ajung la persoanele potrivite sau care trebuie s primeasc
o anumit informaie iar sistemul trebuie s conin acele elemente
care s permit nregistrarea precum i confirmarea faptului c o
anumit informaie a fost comunicat respectiv primit.
O structur corect alctuit a managementului de proiect va promova la
timp i n mod adecvat comunicare i va evita s-i copleeasc pe
participanii din cadrul unui proiect cu prea multe informaii sau
cerine.

Conducerea proiectului
Managerii de proiect trebuie s se concentreze, s fie
raionali i puternic motivai. Ei trebuie s fie capabili
s neleag obiectivele unei anumite activiti,
punctele tari, nevoile i punctele slabe ale fiecrui
membru al echipei precum i a ntregului grup.
Managerul de proiect are de cele mai multe ori un
control redus dac nu inexistent asupra modului n
care se face selecia membrilor echipei i un timp
scurt pentru a le cunoate calitile i defectele.
Obiectivul unui manager de proiect este de a-i
motiva colegii obinnd maximul de beneficii din
punctele lor tari, atenund n acelai timp impactul
punctelor lor slabe.

Pentru fiecare sarcin n parte un manager de


proiect ar trebui:
S neleag n profuzime
S o planifice corespunztor
S o organizeze n mod corespunztor
S-i formeze o imagine clar a standardelor de
calitate cerute
S verifice dac este sau nu fidel obiectivelor
proiectului
S rezolve problemele pe msur ce ele apar
S ia decizii rapid, lucid i raional i s le
comunice n consecin

Pentru fiecare membru al echipei proiectului,


managerul de proiect trebuie s:
S se gndeasc la ei i s le neleag nevoile
S le stabileasc obiective realiste
S le aduc critici justificate i constructive atunci
cnd este nevoie
S le aduc aprecieri atunci cnd este cazul
S-i ajute s se ntreac pe ei nii
S fie concis, corect i deschis oricror informaii
i s le comunice n mod corespunztor

Pentru grup managerul trebuie s:


Stabileasc obiectivele realiste
ncurajeze cooperarea n cadrul grupului
S construiasc un spirit de echip
S comunice frecvent i corespunztor cu grupul
S aduc critici constructive i aprecieri atunci
cnd este cazul

Managerul de proiect trebuie s impun respect att echipei


proiectului ct i sponsorilor. Respectul rezult din
competen n corelaie cu:
Realizrile anterioare studii, cunotine, ntmplri reale
Capacitate inteligen, agilitate, originalitate, judecat,
aptitudini de comunicare
Responsabilitate devotament, iniiativ, tenacitate, ncredere
n sine, dorina de a reui
Implicare activ, sociabilitate, cooperare, adaptabilitate, umor
Recnoatere ncurajarea participrii i evaluarea datelor
primite de la membrii echipei.
Gradul de motivare al echipei proiectului depinde de ct de
consistent, corect responsabil fa de colegi i capabil de o
bun judecat este managerul de proiect.

Evaluarea final
Evaluarea final are ca rezultat:
O declaraie cu privire la ceea ce a fost realizat
O explicaie a ceea ce s-a ntmplat
O planificare mai bun pentru proiectele viitoare
i ar trebui s includ:
Rezultatele obinute
Obiectivele atinse
Managementul financiar
Impactul extern/intern al rezultatelor proiectului
Procesul

de obicei ntrebri ca:


Rezultatele sunt fidele obiectivelor propuse ?
Proiectul a fost terminat la timp ?
Proiectul a fost realizat n limitele bugetului aprobat ?
Calitata final a fost atins ?
Structura proiectului a fost eficace ?
Efortul depus de echipa proiectului a fost
corespunztor obiectivelor ?
Cum ar putea fi mai bine n viitor ?
i n sfrit:
Cum pot fi diseminate rezultatele i evalua proiectul
pentru a maximiza beneficiile ?

CONCLUZII
8 motive pentru care proiectele au succes:

Structura organizaiei se potrivete echipei de proiect


Echipa proiectului particip la activitatea de planificare
Echipa proiectului este angajat n stabilirea programului
Echipa proiectului este angajat n stabilirea unui bget real
Echipa proiectului utilizeaz n mod corespunztor tehnicile de
planificare a reelei i nu permite ca planul s eueze nainte
de a fi pus n aplicare
Echipa proiectului se folosete de birocraie, politici i
proceduri i nu acioneaz mpotriva acestora
Echipa proiectului i d acordul cu privire la obiectivele
realiste i specifice ale proiectului
Toate prile interesate (participani, sponsori, clieni) sunt
implicate nc de la nceputul proiectului.

8 motive pentru care proiectele eueaz:

Structur i organizare inadecvate ale proiectului


Lipsa participrii echipei de proiect la elaborarea planului
Planificare defectuoas i inadecvat
Lipsa participrii echipei proiectului la rezolvarea problemelor
Comunicare deficitar
Tehnic inadecvat
Administrare inadecvat
Program nerealist
Obiective neclare
Mecanisme de control inadecvate