Sunteți pe pagina 1din 5

Etapele procesului de negociere

Negocierea este un proces esenial, n opinia mea, ntr-o activitate economic. Pentru
ca aceasta s decurg fluent, consider c este necesar o analiz a etapelor acestui proces, din
acest motiv am ales ca eseul meu s aib drept subiect tocmai aceast analiz.
Negocierea poate fi examinat din perspectiva structurrii sale secven iale, deoarece,
ca proces, parcurge mai multe faze i etape.
In mod tradiional, procesul global de negociere cuprinde trei faze:
Prenegocierea, faza ce include activiti diverse, cum ar fi colectarea de informaii (de
pild, prin cercetri de pia), aciuni preliminare pentru declanarea tratativelor,
pregtirea negocierii;
Negocierea propriu-zis (desfurarea negocierii) fa n fa n una sau mai multe edine,
care conduce la ncheierea acordului;
Post-negocierea, adic punerea n practic a acordului.
Descrierea secvenial a procesului de negociere este ns mai complex. Trebuie puse n
eviden etape mai precise pentru pregtirea i pentru desfurarea negocierii propriu-zise.
ETAPA PREGTIRII NEGOCIERII
Pregtirea negocierii este o faz de prenegociere care include activiti de
diagnosticare a situaiei de negociere, de pregtire strategic i tactic i de organizare, avnd
ca scop major obinerea unui plan realist, care s constituie un ghid pentru ntlnirea cu
partenerii de afaceri.
Gradul de pregtire reprezint un puternic factor de putere, poate cel mai important atuu al
negociatorului; nici experienta si nici abilitatile sale nu pot compensa absenta pregatirii.
Abordarea pregtirii negocierii. Pregtirea negocierii difer n funcie de factori
obiectivi (ex: natura i miza negocierii), dar depinde i de modul n care echipa de negociere
simte c trebuie s o realizeze.
Launay (1992) evideniaz trei abordri ale pregtirii: bazat pe ceritudini, pe ipoteze
sau ignorarea pregtirii.
Pregtirea bazat pe certitudini.
Anticiprile construite de membrii echipei n etapa de pregtire, pe baza experienei i
informaiilor deinute, sunt percepute ca certitudini. Aceast abordare conduce adesea la
pregtirea de ctre negociator a unei singure soluii (soluia unic), pe care i propune s o
transpun n practic. S-ar putea s fac acest lucru deoarece se simte suficient de puternic i
are ncredere c va reui s o impun. Sau este posibil s aib convingerea c, n situaia dat,
ea este cea mai bun opiune pentru toi (chiar singura posibil), ceea ce o va face s fie uor
acceptat de partener.
Pregtirea bazat pe ipoteze
Prin aceast abordare, anticiprile sunt percepute ca ipoteze, dintre care unele au un
grad mai mare de probabilitate. Se poate vorbi despre o pregtirea flexibil a negocierii,
prin care negociatorul este contient c ceea ce face n faza pregtirii este o construcie bazat
pe anumite supoziii i ipoteze. Urmeaz ca n desfurarea propriu-zis a tratativelor s le
verifice, s le completeze sau modifice. n acest mod demersul su va avea o direcie, util
pentru a-i ordona micrile, dar va lsa loc liber pentru adaptarea la context, pentru a permite

apariia unor soluii creative, ce n-au fost vizibile de la bun nceput, pentru a rspunde n mod
pertinent evoluiei interaciunii.
Pregtirea flexibil va conduce la elaborarea unui plan realist. Ct de amnunit
trebuie s fie acest plan i, n general, activitatea de pregtire a negocierii, depinde de tipul i
importana negocierii respective, mai ales a efectelor pe care le are pe termen lung asupra
organizaiei. Din aceast perspectiv pot fi definite trei tipuri de negociere: strategic, medie
i de rutin.
Climat de laisser-aller
Negociatorul i membrii echipei sale nu se pun de acord asupra unor direcii de
aciune, lsnd totul pe seama adaptrii la situaiile care vor apare n cursul tratativelor.
Abordarea poate nsemna, n extremis, renunarea n totalitate la orice fel de pregtire.
Lipsa pregtirii negocierii poate s mearg de la o pregtire insuficient, din lips de timp sau
de informaii relevante, pn la respingerea necesitii oricrei pregtiri. n acest ultim caz,
negociatorul se bazeaz pe intuiie, las alegerea aciunilor pe seama inspiraiei de moment.
Lipsa de pregtire este, de asemenea, o eroare i va iei la iveal mai devreme sau mai
trziu pe parcursul desfurrii negocierii propriu-zise.
Surse de informaii pentru pregtirea negocierii
Pregatirea se bazeaz n primul rnd pe informaii de calitate. Sursele uzuale de
informaii sunt:
surse documentare, care pot fi interne (baze de date, specificaii tehnice etc.) sau externe, fie
publice (reviste de specialitate, statistici), fie obinute contra cost (analize de pia
speciale, date de la Camera de Comer)
surse informale. Sursele documentare sunt completate adesea cu informaiile obinute din
discuii cu persoane din organizatie care pot clarifica anumite aspecte privitoare la
problemele abordate (personalul tehnic, juristi) sau chiar cu persoane din exterior
apartinand comunitatii de afaceri (ex: parteneri comuni de afaceri);
documente i informaii shimbate ntre parteneri anterior edintei de negociere (ex: cerere
de ofert, ofert, documentaii tehnice, liste de preuri, raport annual).
Metodologia pregtirii negocierii
Pregatirea negocierii presupune desfasurarea unor activiti de colectare de informaii,
de analiz i de reflecie care s ofere negociatorului un ghid pentru abordarea n mod
profesionist a discuiilor i a interaciunii cu partenerii si.
O bun pregtire nu nseamn realizarea unui plan rigid, a crui punere n aplicare
devine singura preocupare a negociatorului, deoarece negocierea, n esena sa, presupune un
efort conjugat al prilor de a ajunge la soluii satisfctoare. Este exclus astfel posibilitatea
ca o singur parte s dicteze soluia, ct ar fi aceasta de corect i rezonabil. Planul
negocierii trebuie s fie flexibil, bazat pe premise i ipoteze ce urmeaz s fie verificate pe
parcursul desfurrii ntlnirii, oferind, pe de o parte, direcie comportamentului i aciunilor
ulterioare ale negociatorului, dar lsnd loc, pe de alt parte, pentru contribuia celuilalt.
Metodologia de pregtire poate fi foarte diferit, tipul negocierii i experiena practic
a negociatorului avnd rolul determinant pentru alegerea activitilor ce sunt ndeplinite. Un
model pe care l recomandm ar cuprinde urmatoarele activiti minime:
o Diagnosticarea situaiei de negociere;
o Stabilirea obiectivelor;
o Pregtirea strategic;
o Organizarea negocierii.

ETAPELE DESFURRII NEGOCIERII PROPRIU-ZISE


Desfurarea ntlnirii prilor difer n funcie de circumstane, dar procesul, din
momentul contactului prilor i pn la finalizarea acordului, are o logic a evoluiei sale,
putndu-se pune n eviden anumite etape. Structurarea este, ns, mai evident n cazul unor
negocieri majore, n timp ce, n cele de mic importan, etapele se pot suprapune, relua,
devenind una singur, un proces unic, greu de difereniat. Indiferent daca desfurarea este
bine structurat sau este un proces nediferentiat, este util pentru un negociator profesionist sa
cunoasca succesiunea normal a procesului, deoarece sarcinile i preocuprile sale se
focalizeaz diferit pe parcurs i reclam utilizarea altor instrumente.
Vom examina activitile i procesele pentru etapele urmtoare:
- deschiderea cnd prile intr n contact una cu cealalt i pregtesc terenul pentru
discuii;
- explorarea etap care asigur cunoaterea n profunzime a cazului fiecruia dintre
parteneri;
- schimbul cnd prile se concentreaz pe gsirea soluiilor satisfctoare de eliminare
a diferenelor dintre ele;
- ncheierea eliminarea ultimelor diferene i ncheierea acordului.
1. Deschiderea negocierii
Etapa deschiderii negocierii reprezint primele momente ale ntlnirii prilor, n care
prile desfoar, de regul, activiti aparent banale cum ar fi: salutul, un scurt dialog de
convenien, observarea partenerului i, eventual, convenirea asupra unor aspecte
procedurale. Coninutul este puternic influenat de strategia prilor. ntr-o abordare
cooperant etapa este mai elaborat i mai lung; n negocierea competitiv poate fi foarte
scurt, meninut la strictul necesar. Dincolo de ceea ce apar micri lipsite de importan,
deschiderea este important prin funciile sale de acomodare reciproc i de conturare a unui
climat adecvat de lucru.
2. Etapa de explorare
Etapa de explorare a poziiilor i intereselor ocup, de regul, o parte foarte extins a
desfurrii negocierii (unii autori o evalueaz la 80% din durata tratativelor). Coninutul
etapei vizeaz n primul rnd o sporire a cunoaterii protagonitilor asupra problemei, a
perspectivei fiecruia despre problem, a poziiilor de negociere (fiind exprimate i
examinate cererile, ofertele, preteniile), dar, mai ales, a nevoilor i intereselor din spatele
acestor poziii. n al doilea rnd etapa de explorare poate da natere i la ajustarea poziiilor
de negociere, tocmai ca rezultat al acestei cunoateri mai aprofundate a cazurilor fiecrei
dintre pri (de exemplu voi reduce preul cerut pentru autoturism, dup ce aflu c partenerul
cunoate foarte bine piaa i mi documenteaz c pretenia mea se situeaz n mod
nejustificat peste nivelul curent al pieei). Ca urmare, zonele de acord i dezacord ce se
delimiteaz ntre poziiile partenerilor se afl ntr-o dinamic permanent.
Etapa de explorare implic derularea unor procese ample:
- de comunicare de informare i de influenare, ce fac apel la tehnici de puere a ntrebrilor,
de ascultare activ, de observare a limbajului non-verbal, de argumentare, de convingere a
interlocutorului pentru a "vinde" propunerile.
- de comunicare comportamental, viznd gestionarea relaiei interpersonale i aplicarea unor
tehnici specializate (analiza tranzacional, programarea neuro-lingvistic etc.) i de tratare
creativ a conflictelor (n spiritual unei abordri ctig/ctig).

n negocierea comercial sunt eseniale n aceast etap tehnicile specializate utilizate de


vnztor pentru descoperirea nevoilor cumprtorului, prezentarea produsului i tratarea
obieciilor. Aceste procese vor fi examinate ulterior.
3. Etapa schimbului de concesii
Negociatorii sunt n ipostaza cunoaterii situaiei i a partenerului, iar zonele de
dezacord s-au modificat ca urmare a ajustrilor i soluiilor avansate. Scopul acestei etape
este de eliminarea divergenelor. Coninutul acestei etape este dat de procesul schimbului de
concesii. Concesia trebuie privit ca o "marf", cu valoare i cost. Valoarea este pentru cel
care o primete, iar costul revine celui care o ofer. Deoarece perspectivele celor doi parteneri
sunt diferite, o aceeai sum (ex.: concesie de pre de 100 euro fcut de vnztor) este
evaluat diferit. Datorit diferenelor de prioriti, este posibil ca un negociator s acorde o
concesie la un obiect neprioritar (deci cu un cost mic) i s primeasc o concesie la un obiect
prioritar (deci cu un cost mare).
4. Etapa ncheierii negocierii
ncheierea negocierii este etapa ofertelor finale care conduc la eliminarea ultimelor
diferene dintre pri i n care se ncheie acordul. Apropierea de finalizarea discuiilor ridic
problema particular a alegerii momentului potrivit, cnd negociatorul nceteaz s mai fac
oferte sau s mai solicite concesii. Decizia privind momentul ncheierii discuiilor este
dilematic, din cauza dublei presiuni la care se simte supus negociatorul: pe de o parte este
tentat s continue, pentru a obine avataje suplimentare iar, pe de alt parte, se teme s nu fie
pus n situaia de a ceda el nsui prea mult. Negociatorul trebuie s evite anumite erori pe
care le poate face n finalul tratativelor, cum ar fi:
graba de a termina sau, din contr, trgnarea finalizrii.
tratarea emoional a schimbului final de oferte, ce poate conduce la renunarea pe moment
a abordrii prevztoare de pn atunci i la o acordarea unei concesii prea mari n final;
forarea partenerului s cedeze mai mult dect se arat dispus s o fac, aprnd riscul unor
confruntri care s pun n primejdie acordul;
blocarea discuiilor pe subiecte minore.
O atitudine corect a negociatorului este aceea de a considera momentul n care
trebuie s-i exprime acordul final acela n care a reuit s realizeze ce i-a propus. Nu are
rost s continue doar pentru c simte c poate obine un bonus, de altfel foarte incert i riscant
(evitarea lcomiei). Negociatorul se poate baza i pe unele semnale ale terminrii
tratativelor:
concesiile partenerului devin din ce n ce mai mici i mai greu de obinut
partenerul nu se mai arat interesat de discutarea altor subiecte ale negocierii

partenerii nu mai rspund imediat la concesii, ci pun ntrebri de clarifiacre (trateaz


concesia condiionat ca pe o propunere);
partenerul rezum i accentueaz avantajele reciproce obinute.
n cazul n care prile simt c tratativele se pot bloca din cauza unor mici diferene rmase
neacoperite sau din cauza indeciziei unuia dintre protagoniti, pot recurge la unele tehnici
simple de ncheiere:
mprirea diferenei: O tehnic rapid de eliminare a diferentei remanente ntre poziiile de
negociere (ex.: diferena mic de pre), prin care se evit prelungirea ineficient a discuiilor.
Ultima concesie: Negociatorul pune pe mas o ultim concesie (pregtit ca rezerv pentru
orice eventualitate), n schimbul acordului de a semna contractul. Concesia trebuie s fie de
valoare mic, deoarece nu este important prin ceea ce este cedat, ci prin semnalarea voinei
de a ncheia tratativele. Dac are valoare mare cellalt va crede c are rezerve nedepistate i
va fi nclinat s cear noi avantaje.
Rezumarea rezultatelor: Negociatorul face un scurt sumar a ceea ce s-a realizat n comun,
pentru a pune n eviden valoarea soluiilor. Dup expunerea scurt i convingtoare se cere
partenerului s fie de acord cu ntocmirea contractului. Ca o variant, poate da "ultimatum",
solicitnd ca rspunsul s-i fie dat pn la un anumit moment precis (ex: ora 16, a doua zi). n
mod evident, aceast tehnic poate fi aplicat doar atunci cnd exist sigurana c rezultatele
sunt cu adevrat satisfctoare pentru toat lumea i se apreciaz c partenerul nu va risca s
continue pentru obinerea unor avantaje.
n concluzie, important nu este numai negocierea n sine, ci i etapele preliminarii,
de pregtire, pentru a nu fi niciodat surprins, ci tot timpul pregtit pentru orice rsturnare de
situaie. S nu uitm de post-negociere, la fel de important, deseori uitat, prin care tragem
linie la nelegere i vedem ce putem remedia n momentul actual sau pe viitor.

Bibliografie
1. VASILE, Dragos Constantin, Tehnici de negocieri n afaceri,
http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=79&idb=

2. VASILIU, Cristinel, Tehnici de negocieri i comunicare n afaceri,


http://www.biblioteca-digitala.ase.ro/biblioteca/carte2.asp?id=262&idb=
3. http://biblioteca.regielive.ro/cursuri/comunicare/curs-5-etapele-procesului-denegociere-negociere-90028.html