Sunteți pe pagina 1din 27

Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile

Schema de grant pentru ONG-uri

Ghidul solicitanilor
Cererea de propuneri de proiecte, runda 2, 2015

Ianuarie 2015

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

CUPRINS
1

Informaii generale despre Program

Obiectivele Schemei de grant pentru ONG-uri

2.1. Scop
2.2. Tipuri de proiecte vizate

4
5

Reguli aplicabile prezentei Cereri de propuneri de proiecte

3.1 Organizaii eligibile

3.1.1 Pentru solicitant

3.1.2 Partneriate i criterii de eligibilitate pentru partener/i

3.2 Proiecte eligibile

3.2.1 Numrul de proiecte depuse de un solicitant

3.2.2 Locaia proiectului

3.2.3 Domenii tematice

3.2.4 Activitile proiectului

3.2.5 Activiti de vizibilitate

11

3.2.6 Proiectele neeligibile

11

3.3 Costuri eligibile

11

3.3.1 Costuri directe

12

3.3.2 Costuri indirecte

13

3.3.3 Costuri neeligibile

14

3.3.4 Finanarea nerambursabil i co-finanarea

14

Proceduri de aplicare i evaluare

15

4.1 Procedura de aplicare

15

4.1.1 Introducere

15

4.1.2 Procedura de aplicare online

15

4.1.3 Pachetul de aplicare online

17

4.2 Procedura de evaluare

18

4.2.1 nregistrarea aplicaiilor depuse online

19

4.2.2 Verificarea conformitii administrative i a eligibilitii

19

4.2.3 Evaluarea tehnic i financiar

20

4.2.4 Anunarea rezultatelor finale ale procesului de selecie

22

4.2.5 Contractarea

22

Reguli aplicabile n perioada de implementare a proiectului

24

5.1 Raportarea, proceduri de plat i audit

24

5.1.1 Raportarea

24

5.1.2 Pli

24

5.1.3 Audit

25

Anexe (documente separate)

26

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

Abrevieri

ADC

Agenia Elveian pentru Dezvoltare i Cooperare

AE

Agenia Executiv

AELS

Asociaia European a Liberului


Liechtenstein, Norvegia, Elveia)

BCE

Biroul Contribuiei Elveiene, Bucureti

CC

Comitetul de Coordonare

CE

Comitetul de Evaluare

CFN

Contract de finanare nerambursabil (grant)

CHF

Franc elveian

FDSC

Fundaia pentru Dezvoltarea Societii Civile

FP

Fundaia pentru Parteneriat

FT PSC

Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile

KEK-CDC

KEKCDC Consultants

OIE

Organismul Intermediar Elveian

ONG

Organizaie neguvernamental

OSC
PCER

Organizaie a societii civile


Programul de Cooperare Elveiano-Romn

SEE

Spaiul Economic European

TVA

Taxa pe Valoare Adugat

UNC

Unitatea Naional de Coordonare

UE

Uniunea European

Schimb

(Islanda,

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

Informaii generale despre Program

Programul de Cooperare Elveiano-Romn face parte din ajutorul nerambursabil oferit de


Consiliul Federal Elveian ctre 13 state membre ale UE care au aderat n perioada 2004
2013. Sprijinul Elveiei este expresia solidaritii cu noile state membre UE i pune bazele unei
stabile cooperri economice i politice ntre aceste state.
Programul de Cooperare Elveiano-Romn i propune s:

contribuie la reducerea disparitilor economice i sociale dintre Romnia i alte ri mai


avansate din Uniunea European extins i
contribuie, n interiorul Romniei, la reducerea disparitilor economice i sociale dintre
centrele urbane dinamice i regiunile periferice structural mai slabe.

Contribuia elveian reprezint un element important al relaiilor bilaterale dintre Elveia i


Romnia. Programul de Cooperare Elveiano-Romn va spori vizibilitatea relaiilor bilaterale i
va oferi spaiul necesar pentru o bun utilizare a expertizei i cunoaterii elveiene. Msurile
suport din Programul de Cooperare Elveiano-Romn vor urmri dezvoltarea durabil, ntr-o
manier echilibrat economic i social.
Programul de Cooperare Elveiano-Romn este ghidat de urmtoarele principii: transparen,
incluziune social, oportuniti i drepturi egale, durabilitatea mediului, angajament fa de toi
actorii implicai, subsidiaritate i descentralizare.
n cadrul acestui Program au fost stabilite instrumente financiare diferite. Prezentul Ghid al
solicitanilor se refer la a doua rund a Cererii de propuneri de proiecte din cadrul Schemei de
grant pentru ONG-uri, Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile.
Mai multe informaii despre Programul de Cooperare Elveiano-Romn sunt disponibile pe
pagina web: http://www.swiss-contribution.ro
n anul 2011, Agenia Elveian pentru Dezvoltare i Cooperare (ADC) a selectat consoriul
format din KEK-CDC Consultants (www.kek.ch), Fundaia pentru Dezvoltarea Societii
Civile (www.fdsc.ro) i Fundaia pentru Parteneriat (www.repf.ro) ca fiind Organismul
Intermediar Elveian (OIE) pentru administrarea Fondului Tematic pentru Participarea
Societii Civile.

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

Obiectivele Schemei de grant pentru ONG-uri

2.1.

Scop

Scopul Fondului Tematic pentru Participarea Societii Civile este de a promova contribuia
organizaiilor societii civile ca actori importani pentru dezvoltare i participare.
Obiectivele generale ale Schemei de grant pentru ONG-uri sunt:

consolidarea ONG-urilor romneti i susinerea participrii lor active n procesul


formulrii de politici, att n calitate de voce a societii civile, ct i ca furnizor de
servicii; i

promovarea activitilor organizaiilor societii civile care abordeaz cu precdere


aspecte legate de mediu i furnizarea de servicii sociale, contribuind totodat la
ntrirea capacitii lor organizaionale.

Schema de grant pentru ONG-uri se focalizeaz pe oferirea de sprijin n dou domenii


importante: aspecte sociale i de protecia mediului; prin urmare, sunt avute n vedere dou
componente distincte: Social i Mediu.
Obiectivele specifice ale Schemei de grant pentru ONG-uri Componenta Social sunt:

promovarea abordrilor noi i/sau inovatoare n scopuri sociale;

creterea rolului societii civile n procesul de realizare a politicilor publice;

sporirea credibilitii i vizibilitii sectorului societii civile;

ntrirea capacitii instituionale i operaionale a organizaiilor neguvernamentale.

Obiectivele specifice ale Schemei de grant pentru ONG-uri Componenta Mediu sunt:

promovarea iniiativelor noi i/sau inovatoare care contribuie la protecia i mbuntirea


mediului;

creterea rolului societii civile pentru dezvoltarea durabil i a mbunirii mediului,


dar i n procesul de realizare de politici publice n aceste domenii;

creterea rolului societii civile n procesul de realizare de politici publice de mediu;

sporirea credibilitii i vizibilitii sectorului societii civile n vederea creterii ncrederii


publice fa de iniiativele civice;

ntrirea capacitii instituionale i operaionale a organizaiilor neguvernamentale.

Realizrile din cadrul proiectelor vor trebui s contribuie la urmtorii indicatori de program:

Numrul de persoane (brbai/femei) care au beneficiat de activitile ONG;

Rezultatele raportate n domeniul proteciei mediului/biodiversitii a proiectelor finanate;

Numrul ONG-urilor care atest creterea capacitii instituionale;

Creterea capacitii instituionale: cele mai semnificative schimbri;

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

Implicarea crescut a ONG-urilor n reele regionale/ naionale/ internaionale;

Schimbri n atitudinea autoritilor fa de ONG-uri (creterea gradului de nelegere a


ONG-urilor, dorina de a lucra mai mult mpreun cu acestea etc.);

Schimbri n ceea ce privete profesionalismul ONG-urilor;

Nivelul de implicare a cetenilor n activiti care sporesc participarea lor n procesul


decizional;

Dezvoltarea competenelor ONG-urilor n advocacy i lobby pentru politici mai bune;

Campanii de advocacy de succes/acceptarea politicilor publice propuse de ONG-uri de


ctre instituii guvernamentale;

Numrul abordrilor inovative n furnizarea de servicii sociale grupurilor vulnerabile,


inclusiv ntreprinderi sociale;

Creterea bunstrii i a accesului la servicii sociale care rspund nevoilor acestora


(sntate, educaie, servicii sociale).

Solicitanii vor selecta cei mai relevani indicatori de program n funcie de obiectivele i
activitile proiectului propus.

2.2.

Tipuri de proiecte vizate

Suma indicativ total disponibil pentru a doua rund este de 5.079.875 CHF (1.000.000 CHF
pentru Componenta Mediu i 4.079.875 CHF pentru Componenta Social).
n cadrul acestei Cereri de propuneri de proiecte, sunt vizate dou tipuri de proiecte, respectiv:
Granturi mici
Suma de grant

ntre 10.000,00 CHF i 75.000,00 CHF

Durata
Alocare
financiar

ntre 12 i 24 luni
2.200.000 CHF
(1.200.000 CHF pentru Componenta
Social i
1.000.000 CHF pentru Componenta
Mediu)

Granturi mari (doar pentru


Componenta Social)
ntre 75.001,00 CHF i 250.000,00
CHF
ntre 12 i 24 luni
2.879.875 CHF

Comitetul de selecie poate realoca fonduri ntre cele dou componente sau ntre granturi mici
i granturi mari, n cazul n care rmn fonduri nealocate n cadrul unei scheme de finanare.

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

Reguli aplicabile prezentei Cereri de propuneri de


proiecte

3.1

Organizaii eligibile

3.1.1 Pentru solicitant


Pentru a fi eligibili pentru acordarea unui grant, potenialii solicitani trebuie s fie organizaii
neguvernamentale i nonprofit, nfiinate legal, cu personalitate juridic i cu sediul n
Romnia, organizate i conduse conform legislaiei romneti n vigoare cu privire la
organizaiile neguvernamentale, respectiv:

asociaii, fundaii, federaii constituite conform prevederilor OG nr.26/2000 sau Legea nr.
21/1924 privind asociaiile i fundaiile, cu modificrile i completrile ulterioare sau

organizaii neguvernamentale i nonprofit organizate n baza unor legi speciale (de ex.
Societatea Naional de Cruce Roie)

n plus fa de criteriile menionate mai sus, potenialii solicitani trebuie, de asemenea:

s fie capabili, conform statutului lor, s acioneze n domeniul abordat prin proiect i

s fie independeni de guvern i alte autoriti publice, precum i fa de partide politice1


i

s fie direct rspunztori pentru elaborarea i managementul proiectului i s nu


acioneze ca intermediari.

Solicitani neeligibili sunt:

entitile care nu ndeplinesc toate criteriile menionate anterior,

partidele politice,

structurile religioase (cultele religioase, asociaiile religioase etc. organizate i conduse


conform Legii 489/2006 privind libertatea religioas i regimul general al cultelor),

persoanele fizice,

entitile for-profit.

Potenialii solicitani nu au dreptul s primeasc o finanare nerambursabil dac:


(a) sunt n faliment, sunt intrai n administrarea unei autoriti judiciare sau n curs de lichidare,
i-au suspendat activitile, sunt subiect al procedurilor viznd aceste aspecte sau sunt ntr-o
situaie similar ca urmare a aplicrii unei proceduri similare prevzute n legislaia sau
reglementrile naionale n vigoare;
1

Aceast condiie nu este ndeplinit dac:

mai mult de jumtate din membrii organizaiei sunt instituii i/sau autoriti publice locale, regionale i/sau naionale;
mai mult de jumtate din membrii cu drept de vot ai Consiliului Director/ Adunrii Generale sunt instituii/ autoritti publice
locale, regionale i/sau naionale sau reprezentani ai acestora;
structurile operaionale ale organizaiei sunt constituite astfel nct deciziile sunt influenate majoritar de ctre instituii
i/sau autoriti publice locale, regionale i/sau naionale.

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

(b) sunt vinovai de grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace;
(c) nu i-au ndeplinit obligaiile referitoare la plata contribuiilor la asigurrile sociale sau la plata
taxelor i impozitelor la bugetul de stat, n conformitate cu prevederile legale din ara n care
sunt nregistrai;
(d) au fcut obiectul unei hotrri definitive res judicata pentru fraud, corupie, implicarea ntr-o
organizaie criminal sau orice alt activitate ilegal n detrimentul intereselor financiare, fr s
existe dovezi c s-au luat n ultimii ani msuri de corecie n acest sens;
(e) au fost declarai a fi ntr-o situaie grav de nerespectare a obligaiilor contractuale privind
procedurile de achiziie sau procedurile de acordare a finanrilor nerambursabile din bugetul
Guvernului Elveian sau a altor donatori internaionali;
(f) sunt subiect ai unui conflict de interese cu organizaii sau persoane direct sau indirect
implicate n procedura de acordare a finanrii nerambursabile;
(g) sunt vinovai de distorsionri grave n procesul de transmitere a informaiilor solicitate de
Organismul Intermediar Elveian ca i condiie de participare la Cererea de propuneri de
proiecte sau nu reuesc s furnizeze informaiile solicitate.
Fiecare solicitant trebuie s depun o Declaraie de eligibilitate (Anexa III) prin care s
ateste c att solicitantul ct i partenerul/ii (dac este cazul) sunt eligibili (ndeplinesc toate
criteriile menionate anterior). Declaraia de eligibilitate va fi completat, semnat (semntur de
mn), tampilat, datat i ncrcat ca i document digital n formatul Cererii de finanare.

3.1.2 Parteneriate i criterii de eligibilitate pentru partener/i


Solicitanii pot aciona individual sau n parteneriat cu alte organizaii din Romnia i/sau
Elveia, dac parteneriatul are rolul de a consolida cooperarea i lucrul n reea a ONG-urilor din
Romnia, contribuind astfel la consolidarea societii civile din Romnia.
V rugm s avei n vedere c entiti din alte ri dect Romnia i Elveia nu sunt eligibile ca
parteneri n cadrul prezentei Cereri de propuneri de proiecte.
Partenerii romni pot fi:

organizaii neguvernamentale i nonprofit cu aceleai caracteristici precum cele pentru


solicitant, menionate la seciunea 3.1.1;

universiti, alte instituii de educaie sau institute de cercetare, cu profil nonprofit,

autoriti publice locale i centrale, instituii/ agenii publice, servicii guvernamentale


deconcentrate de la nivel local,

uniti administrativ-teritoriale.

n plus, partenerii romni trebuie:

s aib personalitate juridic, s fie organizate conform legislaiei n vigoare n Romnia,


i

s fie capabili, conform statutului lor, s acioneze n domeniul abordat prin proiect.

Parteneri neeligibili din Romnia includ:

entitile care nu ndeplinesc toate criteriile menionate anterior,

partidele politice,

structurile religioase (cultele religioase, asociaiile religioase etc. organizate i conduse

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

conform Legii 489/2006 privind libertatea religioas i regimul general al cultelor),

persoanele fizice,

entitile ce urmresc obinerea de profit.

n cazul parteneriatelor cu ONG-uri din Elveia, partenerul/ii trebuie s fie legal constituit/i, s
fie organizaii nonprofit i neguvernamentale, nregistrate conform legislaiei n vigoare n
aceast ar i s acioneze n domeniul abordat prin proiect.
Condiiile suplimentare privind eligibilitatea solicitanilor (vezi condiiile de la (a) la (g) de la
seciunea 3.1.1) se aplic de asemenea tuturor partenerilor.
Este necesar s fie semnat/e acord/uri de parteneriat cu toate organizaiile implicate n
implementarea proiectului, care s menioneze rolul i responsabilitile fiecrei pri.
Solicitantul poate semna acord/uri de parteneriat cu fiecare partener/i sau un acord de
parteneriat cu toate organizaiile implicate.
n cazul n care va fi un acord de parteneriat semnat ntre toi partenerii, acesta va fi n limba
romn sau englez (n cazul organizaiilor din Elveia). n cazul n care se semneaz acorduri
de parteneriat separate, cel cu partenerul/ii din Elveia (dac este cazul) va fi n limba englez,
iar cel cu partenerul/ii din Romnia va fi n limba romn.
Solicitantul va avea rolul de organizaie conductoare pentru implementarea proiectului i, dac
va fi selectat, va deveni Agenie Executiv i va reprezenta toi partenerii i va semna
Contractul de finanare nerambursabil cu reprezentanii OIE (FDSC sau FP).

3.2

Proiecte eligibile

3.2.1 Numrul de proiecte depuse de un solicitant


Un solicitant poate depune maxim 2 (dou) proiecte n cadrul prezentei Cereri de propuneri de
proiecte, din care maxim 1 (unul) pentru granturi mari. n cazul n care un solicitant depune mai
mult de 2 (dou) proiecte, toate acestea vor fi excluse avnd n vedere acest considerent.
Organizaiile care sunt/au fost Agenii Executive n cadrul primei runde a Schemei de grant
pentru ONG-uri, pot depune ca i solicitani 1 (un) proiect doar pentru granturi mici, pe una din
componentele Social sau Mediu. n cazul n care un solicitant care a fost AE n cadrul primei
runde a Schemei de grant pentru ONG-uri depune mai mult de 1 (un) proiect pentru granturi
mici sau depune 1 (un) proiect pentru grant mare, toate acestea vor fi excluse avnd n vedere
acest considerent.

3.2.2 Locaia proiectului


Activitile unui proiect trebuie s se desfoare n principal n Romnia. Cu toate acestea, sunt
posibile excepii pentru anumite evenimente, cum ar fi mici pri din activitile proiectului care
implic schimbul de know-how, instruiri, vizite de studiu, participare la seminarii/conferine etc.
care pot avea loc n strintate (n Elveia sau n alte ri).
Un proiect care solicit un grant mare este de ateptat s aib un impact mai larg n ce
privete regiunea geografic (de exemplu s acopere cteva judee i s implice ONG-uri
locale) i s dezvolte campanii de vizibilitate corespunztoare.

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

3.2.3 Domenii tematice


n cadrul fiecrei Componente ale prezentei Cereri de propuneri de proiecte, au fost identificate
urmtoarele domenii tematice prioritare:
Componenta Social
abordri noi i/sau inovatoare n furnizarea de servicii sociale pentru grupuri vulnerabile
(de ex. copii i tineri, btrni, omeri, persoane cu dizabiliti, populaia din mediul rural
etc.), inclusiv ntreprinderi sociale,

dezvoltarea abilitilor de via pentru grupuri vulnerabile,

abordri integrate pentru incluziune social dezvoltare comunitar, dezvoltarea


economiei locale, dezvoltare rural i economie social (cu accent pe ntreprinderi de
inserie social),

abordri noi i/sau inovatoare n procesul de realizare a politicilor publice.

Componenta Mediu
participare public n procesul decizional din domeniul proteciei mediului,

consum durabil,

managementul deeurilor (altul dect colectarea),

managementul apelor,

calitatea mediului urban,

dezvoltare rural durabil,

schimbri climatice,

organisme modificate genetic.

Toate proiectele vor respecta principiile dezvoltrii durabile (dezvoltare economic i social,
protecia mediului), ale bunei guvernri, egalitii de gen i incluziunii sociale.

3.2.4 Activitile proiectului


Mai jos se regsesc o serie de exemple de activiti eligibile din cadrul unui proiect, pentru
fiecare Component (v rugm s reinei c lista de activiti de mai jos nu este exhaustiv, ci
doar exemplificativ):
Componenta Social

furnizarea de servicii sociale: dezvoltarea de servicii sociale noi i/sau inovatoare,


dezvoltarea i furnizarea de instruire pe tema dezvoltrii abilitilor de via, activiti
care se adreseaz grupurilor vulnerabile i cresc accesul acestora la servicii sociale;

creterea contientizrii publicului larg cu privire la grupurile vulnerabile: promovarea


drepturilor grupurilor vulnerabile; organizarea i promovarea de campanii de educare cu
privire la probleme sociale (de ex. discriminarea, drepturile persoanelor vulnerabile,
accesul la servicii publice); dezvoltarea voluntariatului n domeniul social;

activiti de reea i advocacy: crearea de grupuri de dezbateri i de influenare a


politicilor publice; crearea i dezvoltarea de reele de organizaii; crearea de platforme

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

online; participarea i organizarea de trguri, expoziii, conferine; promovarea bunelor


practici; schimb de know-how si experien;

creterea sustenabilitii serviciilor sociale: dezvoltarea de ntreprinderi sociale, oferirea


de instruire pentru personalul i voluntarii furnizorilor de servicii sociale, dezvoltarea
activitilor i metodelor de strngere de fonduri, reabilitarea/renovarea
cldirilor/locaiilor pentru furnizarea de servicii sociale sau pentru activiti de incluziune
social;

cartografierea nevoilor sociale la nivel local/regional (ca punct de plecare a unui proiect),
evaluri de impact, analize comparative sau cercetri aplicate ca parte a proiectului
propus.

Componenta Mediu

contientizarea i sensibilizarea publicului cu privire la probleme de mediu prin abordri


participative (de ex. referitor la schimbri climatice, organisme modificate genetic,
calitatea mediului urban, calitatea mediului rural, etc.) i iniiative practice ce contribuie
la mbuntirea calitii mediului;

contientizarea i educarea publicului cu privire la folosirea ineficient a resurselor prin


intermediul transmiterii informaiilor i cunotinelor despre impactul social i de mediu a
alegerilor pe care le fac zilnic, precum i cu privire la alternative i soluii fezabile;

promovarea consumului durabil prin prisma unei dezvoltri economice i sociale corelate
cu capacitatea de suportabilitate a ecosistemelor i cu decuplarea creterii economice
de la degradarea mediului;

dezvoltarea de iniiative comunitare privind managementul apelor;

protejarea i valorificarea durabil a motenirii naturale i a peisajului rural tradiional;

implicarea cetenilor n dezbateri publice i n procesul decizional pentru identificarea


unor soluii durabile la problemele urbane de mediu.

Fiecare proiect poate cuprinde o component pentru ntrirea capacitii organizaionale a


solicitantului. Resursele alocate acestei componente vor reprezenta maxim 20% din totalul
costurilor eligibile ale proiectului, dar nu mai mult de 50.000 CHF. Mai jos sunt o serie de
exemple de activiti care au ca scop ntrirea capacitii organizaionale:

msurarea performanei organizaiei pentru certificarea i mbuntirea calitii,


eficienei i impactului activitilor organizaiei (de ex. evaluri i/sau audituri
organizaionale);

creterea transparenei i a vizibilitii organizaiei (de ex. pori deschise, adunri


generale, publicarea rapoartelor anuale, site-uri web, evenimente de strad i alte
campanii etc.);

dezvoltarea resurselor financiare ale organizaiei (prin activiti cum ar fi campanii de


strngere de fonduri, diversificarea serviciilor furnizate membrilor/beneficiarilor,
proceduri de management etc.).

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

10

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

3.2.5 Activiti de vizibilitate


Fiecare proiect trebuie s cuprind aciuni de vizibilitate cu scopul de a informa actorii implicai
i publicul larg cu privire la sprijinul acordat prin Programul de Cooperare Elveiano-Romn,
precum i la beneficiile generate de acest sprijin. Scopul activitilor de informare i promovare
va trebui planificat ntr-o manier rezonabil i eficient, avnd n vedere obiectivele asumate
prin proiect, dar i cerinele legate de promovarea proiectului. Mijloacele de comunicare vor fi
selectate n funcie de specificul proiectului. Resursele alocate promovrii proiectului trebuie s
corespund mrimii sale, tipului i obiectivelor. Solicitantul se va asigura c mesajul (inclusiv
mijloacele de comunicare i limba) este adaptat specificitii audienei int, dar i tipului i
impactului proiectului.
n toate activitile de comunicare i vizibilitate, vor fi avute n vedere Strategia de Comunicare
a Programului de Cooperare Elveiano-Romn, conceptul i ghidul su de implementare, dar i
indicaiile ulterioare din cadrul Grupului de lucru Comunicare (din care fiecare solicitant cruia i
se va atribui un grant va face parte). V rugm s citii cu atenie informaiile cuprinse n
documentul Ghid de informare i promovare (inclus n pachetul cu documente suport) i
disponibil pe www.fdsc.ro, www.repf.ro.
Pe parcursul implementrii proiectului, se vor primi informaii suplimentare prin intermediul
Newsletterului intern al Grupului de lucru Comunicare, precum i suport din parte OIE n baza
unei solicitri.
Solicitanii vor detalia activitile de vizibilitate n formularul Cererii de finanare (vezi Anexa I).

3.2.6 Proiectele neeligibile


Urmtoarele tipuri de proiecte nu sunt eligibile:

proiecte care vizeaz exclusiv sau n mod esenial cercetare academic, studii de
fezabilitate, conferine sau alte evenimente singulare, sponsorizri individuale pentru
participarea la ateliere, seminarii, conferine i congrese;

proiecte doar pentru obinerea de burse individuale de studiu sau pentru instruire;

proiecte pentru sprijin de urgen, cu excepia cazului n care acesta reprezint o


component indispensabil a proiectului;

proiecte care includ activiti de refinanare (de ex. utilizarea grantului pentru acordarea
de finanri nerambursabile sau mprumuturi altor organizaii sau persoanelor
fizice/juridice);

proiecte care se concentreaz pe achiziia de echipamente, cldiri sau birouri;

un program anual de activiti curente (cererea de finanare trebuie s fie elaborat


pentru un proiect specific, ca un set de activiti bine definite i corelate, care s
conduc la rezultate concrete ntr-un interval de timp bine definit);

proiecte care sunt deja finanate de Agenia Elveian pentru Dezvoltare i Cooperare
sau ali donatori.

3.3

Costuri eligibile

Pentru a fi eligibile, costurile proiectului trebuie s ndeplineasc urmtoarele condiii:

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

11

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

s fie necesare pentru derularea proiectului, s fie prevzute n bugetul proiectului (Anexa
II) i s respecte principiile unui management financiar sntos, n mod special n privina
eficienei economice i a raportului cost/beneficii;
s fi fost angajate de ctre Agenia Executiv sau partenerii acesteia n perioada de
implementare a proiectului, aa cum este definit n Contractul de finanare
nerambursabil ncheiat ntre AE i OIE, i s fi fost pltite n perioada cuprins ntre data
semnrii Contractului de finanare nerambursabil i data depunerii raportului final;
s fie nregistrate n contabilitatea Ageniei Executive i/sau a partenerului/ilor acesteia, s
fie identificabile i verificabile;
s reflecte costurile reale i s fie calculate n concordan cu activitile proiectului;
s fie realizate n concordan cu legislaia n vigoare din Romnia i Elveia (dac este
cazul)
O atenie special este acordat categoriilor de costuri eligibile care nu trebuie s depeasc
un anumit prag, cum ar fi:

costurile legate de extindere, renovare i modernizarea infrastructurii, care nu trebuie s


depeasc 50% din totalul costurilor eligibile ale proiectului. n acest caz, solicitantul
trebuie s dovedeasc dreptul de proprietate sau de folosin asupra cldirii pe ntreaga
durat a proiectului i nc cel puin 3 ani dup. n cazuri excepionale i foarte bine
justificate, aceste costuri pot viza cldiri deinute de partener/i;

costurile legate de ntrirea capacitii organizaionale pot fi de pn la 20% din totalul


costurilor eligibile, dar nu mai mult de 50.000 CHF.

Agenia Executiv are obligaia de a deschide un cont bancar n franci elveieni (CHF)
destinat exclusiv proiectului i trebuie s in o eviden financiar-contabil separat a
veniturilor i cheltuielilor aferente proiectului. Toate nregistrrile trebuie s poat oferi cu
precizie detalii privind dobnda provenind din fondurile primite.
Rapoartele de audit (intermediar i final) sunt obligatorii i, prin urmare , pot fi prevzute costuri
specifice n bugetul proiectului, care sunt eligibile pn la un maxim de 3% din suma total
auditat.

3.3.1 Costuri directe


Costurile directe eligibile pentru un proiect sunt acele costuri care pot fi atribuite direct
proiectului (nsemnnd c dispariia proiectului conduce la dispariia costului) i care sunt n
concordan cu principiile i regulile interne utilizate de solicitant i/sau partener/i. Urmtoarele
tipuri de costuri sunt considerate costuri directe:

costuri legate de persoanele implicate n proiect (salarii, inclusiv taxele i contribuiile


sociale pentru angajai; onorarii pentru persoanele cu care a fost ncheiat un contract
legal pentru activiti independente); aceste costuri nu trebuie s fie mai mari dect cele
practicate n mod normal de ctre solicitant i/sau partener/i. V rugm s avei n
vedere faptul c managerul/ coordonatorul de proiect nu poate lucra dect pe baza
contractului individual de munc sau contractului de voluntariat.

costuri legate de transport intern i internaional pentru persoanele implicate n proiect


nu trebuie s depeasc plafoanele menionate n formatul de buget (Anexa II); costuri
pentru transportul participanilor, bunurilor, materialelor, transport n interiorul localitii.

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

12

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

costuri legate de achiziia de vehicule, mobilier, computere i periferice, noi sau secondhand, costuri legate de achiziia de software, costuri legate de alte echipamente i
bunuri, amortizarea mijloacelor fixe utilizate exclusiv pentru acest proiect, conform
principiilor contabile n vigoare.

costuri legate de extindere, renovare i modernizarea infrastructurii,


echipamente, instalaii i personalul implicat n aceste activiti.

costuri legate de servicii subcontractate2 de ctre solicitant i/sau partener/i pentru


implementarea proiectului (publicaii, studii/cercetri, audit, costuri pentru conferine/
ateliere, aciuni de vizibilitate sau alte servicii subcontractate).

alte costuri directe generate de activitile proiectului, cum ar fi: costuri pentru
comunicaii (telefon, fax, internet, pot etc.), costuri legate de consumabile (papetrie),
chirie i utiliti, care nu necesit un calcul al distribuirii pe centre de cost/ proiecte; alte
costuri directe cum ar fi comisioane bancare etc.

inclusiv

3.3.2 Costuri indirecte


Solicitantul i partenerul/ii au posibilitatea de a include costuri indirecte n bugetul proiectului n
valoare de maxim 10% din totalul costurilor directe eligibile ale proiectului.
Costurile indirecte sunt acele costuri pentru activiti, bunuri i servicii de care beneficiaz mai
multe proiecte i astfel nu pot fi atribuite n mod direct unui singur proiect. Aceste costuri pot fi
incluse parial n acest capitol n msura n care sunt legate de activitile proiectului.
Costurile indirecte pot include:

parte din costurile de birou, cum ar fi: utiliti, chirie, servicii de curenie;

parte din costurile administrative, cum ar fi: telefon, fax, internet, servicii potale;

alte costuri administrative absolut necesare pentru implementarea cu succes a


proiectului, cum ar fi: costuri legate de contractele de munc ale personalului
administrativ, costuri ale managementului organizaiei care nu este implicat direct n
proiect;

amortizarea mijloacelor fixe utilizate parial n proiect, n concordan cu principiile


contabile n vigoare; rata lunar de amortizare va fi n concordan cu gradul de utilizare
n activitile proiectului.

Pentru calcularea costurilor indirecte, pot fi avute n vedere urmtoarele formule de calcul:
numr de persoane implicate n proiect / numr total de persoane din organizaie sau
departament;
spaiul utilizat de personalul implicat n proiect / spaiul total ocupat de organizaie sau
departament;
numrul de ore de lucru pe proiect / numr total de ore de lucru n organizaie sau
departament.

Subcontractarea nseamn ncredinarea sarcinilor de producie, serviciilor sau activitilor neeseniale ctre furnizori care dein

expertiza i ofer cel mai bun raport calitate-pre.

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

13

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

n cazul n care costurile indirecte nu pot fi alocate utiliznd una din formulele prezentate mai
sus, solicitantul va aplica o formul sau o metod potrivit de calcul.

3.3.3 Costuri neeligibile


Urmtoarele costuri nu sunt eligibile:
cheltuieli angajate de AE nainte de semnarea Contractului de finanare nerambursabil;
TVA dac poate fi recuperat de AE i/sau partner/i conform reglementrilor legale n
vigoare;
salariile funcionarilor publici, cu excepia cazului n care acestea sunt acoperite din
contribuia partenerului/lor;
dobnzi datorate i provizioane pentru pierderi sau datorii;
amenzi i penaliti;
credite i mprumuturi ctre tere pri;
refinanri ctre tere pri;
pierderile datorate diferenelor de schimb valutar;
costuri ale activitilor finanate din alte surse;
burse individuale de studiu, sponsorizri individuale;
recompense financiare (cum ar fi premii n bani sau echivalent);
achiziionarea de teren i achiziionarea/ construirea de cldiri;
costurile de leasing,
costuri extravagante (alcool, igri etc.)
Orice dobnzi bancare acumulate n timpul contractului de finanare nerambursabil pentru
fondurile acordate vor fi returnate ctre OIE sau deduse din ultima tran ce va fi pltit de
ctre OIE.
Costurile neeligibile dar care sunt necesare pentru implementarea proiectului, precum i alte
costuri suplimentare aprute n timpul implementrii proiectului, vor fi suportate de ctre
solicitant i/sau partener/i.

3.3.4 Finanarea nerambursabil i co-finanarea


Finanarea nerambursabil (grantul) pentru implementarea proiectului va acoperi maxim
90.00% din totalul costurilor eligibile, suportate n franci elveieni (CHF).
Agenia Executiv trebuie s fie pe deplin contient de faptul c va trebui s i aduc o
contribuie de cel puin 10.00% din totalul costurilor eligibile, n perioada de implementare a
proiectului. Co-finanarea poate fi acoperit din resursele proprii sau/i ale partenerilor sau din
alte surse dect fonduri elveiene, fonduri europene, granturi norvegiene (EEA and Norway
grants).
Contribuia proprie poate fi n totalitate financiar (nsemnnd pli n numerar, transferuri
bancare, pli cu cardul i alte instrumente financiare) sau parial n natur. Contribuia n
natur nu poate depi 5.00% din totalul costurilor eligibile ale proiectului. Contribuia n natur

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

14

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

poate lua urmtoarele forme: munca voluntar3, amortizarea mijloacelor fixe (echipamente,
instalaii tehnice, mobilier i vehicule) necesare pentru furnizarea serviciilor care au legtur cu
proiectul i n concordan cu gradul de utilizare n activitile proiectului.

Proceduri de aplicare i evaluare

4.1

Procedura de aplicare

4.1.1 Introducere
nainte de a ncepe completarea cererii de finanare, v rugm s citii cu atenie i n totalitate
acest Ghid al solicitanilor, precum i toate seciunile Cererii de finanare (Anexa I) pentru a
avea o perspectiv de ansamblu asupra coninutului acestora.
nainte de a ncepe completarea Bugetului proiectului (Anexa II), v rugm s citii cu atenie
foaia de lucru denumit Informaii utile, care v va ajuta s completai formularul de buget. V
rugm s avei n vedere c formularul Bugetul proiectului conine celule predefinite, formule de
calcul i foi de lucru corelate.Toate costurile incluse vor fi exprimate in franci elveieni (CHF),
vor include TVA i trebuie s fie n strns relaie cu activitile propuse.
La planificarea bugetar a costurilor necesare pentru implementarea proiectului, v rugm s
luai n considerare i activitile de vizibilitate obligatorii (v rugm s consultai documentul
descrcabil de pe link-ul de la seciunea 3.2.5 Activiti de vizibilitate) i procedurile de
achiziii care trebuie aplicate n perioada de implementare a proiectului. Procedura de achiziie
este inclus n pachetul de documente suport, care a fost publicat mpreun cu documentele de
lansare a Cererii de propuneri de proiecte.
Cererea de propuneri de proiecte trebuie completat n limba romn.

4.1.2 Procedura de aplicare online


Informaii generale
Procedura de aplicare const n completarea formularului online al Cererii de finanare (Anexa
I4) i ncrcarea anexelor sale (Bugetul proiectului, Declaraia de eligibilitate, Acord/uri de
parteneriat/e, Plan de activiti, Indicatori de performan pentru obiectivele proiectului,
Organizare, echipa i managementul proiectului, CV-uri) printr-un sistem de aplicare online, pe
platforma www.finantare.fdsc.ro. Documentele n original vor fi solicitate doar proiectelor
recomandate pentru finanare.
Pentru a avea acces la aplicaia online, este necesar ca fiecare organizaie (solicitant i
partener/i din Romnia) s creeze un cont de utilizator pe baza codului de nregistrare fiscal,
pe platforma www.finantare.fdsc.ro , urmrind paii prezentai mai jos:
1. Se acceseaz www.finantare.fdsc.ro

Pentru a determina valoarea muncii voluntare, se va lua n considerare timpul dedicat implementrii proiectului (n ore/zile) i
venitul pe care l-ar realiza o persoan angajat pe un post similar (de preferat n aceeai organizaie)

Anexa I este generat n mod automat de sistem dup ce toate cmpurile sunt completate.

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

15

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

2. Se acceseaz butonul Contul meu. Se introduc informaiile solicitate, iar platforma va


crea un cont unic pentru organizaie. Dup ce contul a fost creat, folosind adresa de
email si parola aleas, solicitantul se poate conecta oricnd accesnd butonul Login.
Contul va permite utilizatorului s trimit, s modifice sau s verifice informaiile
introduse i documentele ncrcate. Adresa de e-mail introdus la crearea acestui cont
va fi utilizat pentru notificri referitoare la cererea de finanare dar i pentru a primi
informri referitoare la rezultatele procesului de evaluare.
Not 1: n cazul n care organizaia are deja un cont creat, folosit anterior pentru alte
linii de finanare gestionate online de FDSC, nu este necesar crearea unui alt cont
pentru organizaie; se va folosi contul deja existent.
Not 2: n cazul n care proiectul implic i organizaii partenere, atunci i partenerul/ii cu
statut de ONG din Romnia trebuie s creeze un cont valid de utilizator pe platforma
www.finantare.fdsc.ro i va/vor urma aceeai procedur menionat mai sus. n cazul n
care partenerii nu sunt ONG-uri sau nu sunt din Romnia nu este necesar crearea unui
cont de utilizator.
3. Butoanele Linii de finanare i Finanri curente v ofer detalii despre liniile de
finanare deschise. Accesnd oricare dintre aceste butoane, vei avea acces la
documentele de lansare a prezentei Cereri de propuneri de proiecte.
Completarea formularului online al Cererii de finanare (Anexa I):

formularul Cererii de finanare va fi completat n limba romn (cu excepia cmpurilor


care solicit altfel). V rugm s completai toate informaiile cerute cu atenie i ct mai
clar posibil pentru a putea fi evaluate corespunztor;

Cererea de finanare are mai multe seciuni. Fiecare seciune poate fi salvat individual.
Completarea parial a formularului este posibil doar n cazul n care informaia din
prima seciune a formularului este deja salvat. Solicitantul poate s acceseze i s
revin la Cererea de finanare prin autentificare n contul organizaiei, accesnd butonul
Cereri de finanare. Coninutul formularului online al Cererii de finanare poate fi
modificat de ctre solicitant pn la data la care acesta este activ, adic pn la
termenul limit de 19 martie 2015, ora local 17:00. Dup termenul limit, Cererea de
finanare intr n procedura de evaluare i nu se mai poate efectua nicio modificare;

Dup completarea tuturor seciunilor Cererii de finanare, sistemul trimite un e-mail de


confirmare la adresa de e-mail cu care este nregistrat contul. Modificri ulterioare se pot
efectua pn la termenul limit prin autentificare n contul organizaiei, accesnd butonul
Cereri de finanare i navignd la seciunea dorit n Cererea de finanare. Dup
fiecare modificare salvat sistemul trimite un e-mail de confirmare cu noua variant a
Cererii de finanare. E-mailul va conine doar Cererea de finanare, fr anexele
acesteia, care se vor pstra doar n sistem i pot fi accesate i modificate doar prin
contul organizaiei. Sistemul va genera un numr de nregistrare unic pentru fiecare
Cerere de finanare (numrul de nregistrare se va pstra i n cazul n care se
efectueaz modificri n Cererea de finanare i anexele sale).

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

16

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

Not 1: V rugm s nu folosii funcia Reply n cazul ntiinrilor automate referitoare


la aplicaie pe care le primii prin e-mail. Pentru ntrebri sau alte informaii, v rugm s
folosii datele de contact ale componentei respective. V rugm s avei n vedere c n
cazul tergerii informaiilor sau a cererii de finanare, acestea nu pot fi recuperate. De
asemenea, accesul solicitantului la Cererea de finanare este restricionat dup termenul
limit al cererii de propuneri de proiecte.
Not 2: Cmpurile care permit ncrcarea anexelor/documentelor suport un singur
document/o singur arhiv. n cazul modificrii/schimbrii documentelor, sistemul va lua
n considerare doar ultima versiune ncrcat. Trebuie s verificai versiunea final a
aplicaiei (inclusiv documentele ncrcate) accesnd, din contul organizaiei, butonul
Cereri de finanare i apoi textul Vezi cererea. Este pstrat doar ultima versiune a
aplicaiei, nu i versiunile mai vechi.
Not 3: Formularul online al Cererii de finanare trebuie completat integral i salvat. Nu
exist buton Trimitere aplicaie/Depunere aplicaie. Sistemul va lua n considerare doar
informaiile existente n conturile organizaiilor la momentul termenului limit.
Not 4: Dosarele de aplicaie depuse pe suport de hrtie la sediul FDSC/FP, sau
transmise prin pot, pot electronic (e-mail) sau fax nu vor fi acceptate/luate n
considerare pentru evaluare.
Termenul limit i sesiuni de informare
Termenul limit pentru depunerea cererilor de finanare online este 19 martie 2015, ora local
17:00.
Toate informaiile legate de aceast Cerere de propuneri de proiecte sau de programul de
finanare sunt disponibile pe www.finantare.fdsc.ro, www.fdsc.ro i www.repf.ro.
Vor fi organizate sesiuni de informare, iar datele i locaiile vor fi anunate pe site-urile
menionate mai sus.
Pot fi trimise ntrebri legate de aceast Cerere de propuneri de proiecte prin e-mail sau fax, la
urmtoarele adrese, nu mai trziu de 13 martie 2015:
pentru Componenta Social componenta.social@fdsc.ro; nr. fax 021 310 01 80,
pentru Componenta Mediu componenta.mediu@repf.ro; nr. fax 0266 310 678,
Rspunsurile vor fi transmise cel mai trziu pn pe data de 17 martie 2015. ntrebrile care
pot fi relevante i pentru ali solicitani, mpreun cu rspunsurile, vor fi publicate pe site-urile
www.finantare.fdsc.ro, www.fdsc.ro i www.repf.ro.

4.1.3 Pachetul de aplicare online


Cererile de finanare trebuie depuse online, utiliznd formatele: Bugetul proiectului (Anexa II),
Declaraia de eligibilitate (Anexa III), Plan de activiti (Anexa IV), Indicatori de performan
pentru obiectivele proiectului (Anexa V), Organizare, echipa i managementul proiectului
(Anexa VI). Formularele sunt disponibile pe internet, la adresele www.finantare.fdsc.ro ,
www.fdsc.ro i www.repf.ro .

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

17

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

Pachetul de aplicare online trebuie s cuprind urmtoarele documente:


1. Cererea de finanare (Anexa I) format online;
2. Bugetul proiectului (Anexa II) trebuie ncrcat n formularul online al Cererii de
finanare i va cuprinde toate foile de lucru al formatului Excel;
3. Declaraia de eligibilitate (Anexa III), semnat i tampilat de ctre solicitant
versiunea digital a documentului (format PDF/JPEG) trebuie ncrcat n cadrul
formularului online al Cererii de finanare; v rugm s reinei c dimensiunea
documentului poate fi de maxim 1 MB;
4. Planul de activiti (Anexa IV);
5. Indicatori de performan pentru obiectivele proiectului (Anexa V);
6. Organizare, echipa i managementul proiectului (Anexa VI);
7. Acord/uri de parteneriat care s menioneze rolul i responsabilitile fiecrei pri
(vezi seciunea 3.1.2), semnat i tampilat5 de ctre toate organizaiile implicate n
implementarea proiectului documentul/ele trebuie ncrcat/e n versiune/i digital/e
ntr-un singur document PDF sau sub forma unei arhive WinRAR, cu dimensiunea de
maxim 5 MB;
8. CV-urile membrilor cheie din echipa de proiect6 toate CV-urile trebuie introduse ntr-un
singur document n format Word, care va fi ncrcat n cadrul formularului online al
Cererii de finanare; v rugm s reinei c dimensiunea maxim a documentului nu
trebuie s depeasc 1,5 MB.
Cererea de finanare (Anexa I) mpreun cu anexele sale fac parte din prezentul Ghid al
solicitanilor.
V rugm s reinei c n procesul de evaluare se vor lua n considerare doar informaiile
incluse n formularul online al Cererii de finanare i anexele aferente ncrcate pn la
termenul limit stabilit pentru aceast Cerere de propuneri de proiecte.
Not: n cazul n care nu se ncarc versiunea completat a oricrui document listat la punctele
de la 2 la 7 de mai sus, cererea de finanare va fi exclus n faza de verificare a conformitii
administrative i a eligibilitii!

4.2

Procedura de evaluare

Procedura de evaluare cuprinde urmtoarele etape:


1. nregistrarea aplicaiilor depuse online;
2. Verificarea conformitii administrative i a eligibilitii;
3. Evaluarea tehnic i financiar.
5

n cazul partenerului/ilor elveieni obligaia de a tampila Acordul de parteneriat se va adapta n funcie de situaia respectiv

(exist posibilitatea ca partenerul/ii elveian/eni s nu dispun de tampila organizaiei).


6

V rugm s reinei c persoanele inlcuse la linia de buget 1.3 Onorarii intr sub procedurile de achiziie i nu pot fi furnizate CV-

urile acestora in cadrul pachetului online de aplicare.

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

18

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

4.2.1 nregistrarea aplicaiilor depuse online


Un numr de nregistrare va fi generat automat n momentul ncrcrii aplicaiei pe platforma
online, www.finantare.fdsc.ro .
Solicitantul va fi informat prin e-mail despre numrul de nregistrare al aplicaiei/iilor. Acest
numr de nregistrare va fi utilizat pentru a identifica aplicaia n corespondena ntre OIE i
solicitant.

4.2.2 Verificarea conformitii administrative i a eligibilitii


Toate cererile de finanare primite n termenul limit vor fi verificate de ctre OIE din punct de
vedere al conformitii administrative i al eligibilitii. Se va verifica dac cererea ndeplinete
condiiile i cerinele impuse i prevzute n prezentul Ghid al solicitanilor. n acest scop, o gril
dihotomic (Da/Nu) va fi completat pentru fiecare cerere de finanare (vezi tabelul de mai jos).
Cereri de clarificri i/sau cereri de informaii suplimentare pot fi trimise solicitanilor doar n
cazul n care informaia furnizat nu este ndeajuns de clar i suficient pentru a permite o
verificare obiectiv a conformitii administrative i a eligibilitii.
V rugm s reinei c documentele menionate la seciunea 4.1.3 nu pot fi solicitate ulterior
dac acestea nu au fost incluse/ lipsesc din pachetul de aplicare online.
CONFORMITATEA ADMINISTRATIV
1. Formularul online al Cererii de finanare (Anexa I), este completat n
limba romn i este complet (toate cmpurile obligatorii sunt
completate)
2. Bugetul proiectului este completat respectnd formatul Anexa II, include
toate foile de lucru, este n franci elveieni (CHF) i este ncrcat
3. Declaraia de eligibilitate (Anexa III) este completat n limba romn,
semnat i tampilat (document digital) i este ncrcat
4. Acord/uri de parteneriat semnat/e de toate organizaiile implicate n
proiect (conform seciunii 3.1.2, document/e digital/e), ncrcat/e
5. Planul de activiti (Anexa IV) este completat i este ncrcat
6. Indicatori de performan pentru obiectivele proiectului (Anexa V) este
completat i ncrcat
7. Organizare, echipa i managementul proiectului (Anexa VI) este
completat i ncrcat

DA

NU

ELIGIBILITATEA
1. Solicitantul este eligibil
2. Partenerul/ii este/sunt eligibil/i
3. Contribuia financiar solicitat de la FT PSC nu depete 90,00% din
totalul costurilor eligibile
4. Mrimea grantului solicitat este de minim 10.000,00 CHF i maxim
75.000,00 CHF n cazul granturilor mici i de minim 75.001,00 CHF i
maxim 250.000,00 CHF n cazul granturilor mari
5. Durata proiectului este ntre 12 i 24 luni
6. Contribuia n natur nu depete 5,00% din totalul costurilor eligibile
ale proiectului
7. Totalul costurilor pentru ntrirea capacitii organizaionale a
solicitantului reprezint maxim 20,00% din totalul costurilor eligibile, dar

DA

NU

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

19

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

nu mai mult de 50.000,00 CHF


8. Costurile legate de extindere, renovare i modernizarea infrastructurii
(vezi capitolul bugetar 4 din Anexa II), nu depesc 50,00% din totalul
costurilor eligibile ale proiectului
Not: n cazul neconcordanelor dintre sumele menionate n Cererea de finanare i cele
incluse n Bugetul proiectului, prevaleaz informaiile din Bugetul proiectului (Bugetul sintetic/
Sursele de finanare).
Cererile care nu ndeplinesc toate criteriile referitoare la conformitatea administrativ i
eligibilitate vor fi excluse din procesul de evaluare.
Solicitanii vor fi informai pe e-mail cu privire la rezultatele verificrii conformitii administrative
i eligibilitii.
Dup primirea acestei ntiinri, solicitanii au posibilitatea de a depune la FDSC/FP o solicitare
de revizuire a deciziei. Solicitarea trebuie trimis n scris, la adresa componenta.social@fdsc.ro,
fax 021 310 01 80 SAU componenta.mediu@repf.ro, fax 0266 310 678, n termen de 7 zile
lucrtoare de la data primirii ntiinrii, menionnd motivele clare pentru care o asemenea
solicitare este justificat. Decizia final va fi transmis solicitantului de ctre OIE n termen de
15 zile lucrtoare, ncepnd cu data primirii solicitrii de revizuire.

4.2.3 Evaluarea tehnic i financiar


Toate cererile de finanare care au ndeplinit criteriile referitoare la conformitatea administrativ
i eligibilitate, vor intra n etapa de evaluare tehnic i financiar care este realizat, pentru
fiecare Component, de Comitetul de evaluare format din cte 3 sau mai muli evaluatori
independeni din Romnia.
Pentru fiecare proiect, va fi completat grila de evaluare de mai jos:

1. Relevana proiectului
1.1.
Proiectul este relevant fa de obiectivele Programului de Cooperare
Elveiano-Romn, FT PSC i a Componentei respective
1.2.
Necesitatea proiectului este justificat
1.3.
Proiectul propus are o logic de intervenie clar i coerent care
abordeaz problema/necesitatea ntr-un mod adecvat, lund n
considerare riscurile i oportunitile
1.4.
Grupurile int i beneficiarii sunt strategic alei, clar definii i
cuantificai
1.5.
Rezultatele proiectului sunt realizabile
2. Activiti, planul de lucru
2.1.
Obiectivele proiectului sunt specifice, msurabile i realiste
2.2.
Activitile sunt bine alese, realiste, fezabile i contribuie la realizarea
obiectivelor proiectului
2.3.
Plan de lucru este fezabil
2.4.
Rezultatele ateptate sunt cuantificate (indicatori) i msurabile prin
indicatorii prevzui
2.5.
Activitile de promovare i vizibilitate sunt clar descrise, adaptate
specificitii audienei int, obiectivelor proiectului i programului de

Scor
maxim
25
5
5
5

5
5
25
5
5
5
5
5

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

20

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

finanare
3. Bugetul proiectului
3.1.
Costurile propuse sunt eligibile i realiste
3.2.
Costurile propuse sunt direct legate de activitile i rezultatele
ateptate
3.3.
Raportul cost-beneficiu

15
5
5

4. Proprietate, sustenabilitate i inovare


4.1.
Proiectul vizeaz participarea comunitii (proprietate local)
4.2.
Sunt prevzute activiti/msuri care au ca scop asigurarea
sustenabilitii proiectului
4.3.
Proiectul conine elemente ale unor abordri noi i/sau inovatoare
4.4.
Proiectul cuprinde informaii referitoare la participarea n
reele/cooperri cu ali factori interesai i/sau sinergii cu alte
proiecte/iniiative

20
5
5

5. Solicitantul i partenerul/ii
5.1.
Structura organizatoric i structura echipei de proiect sunt adecvate
pentru implementarea proiectului propus (numr persoane implicate,
roluri, responsabiliti, coordonare proiect, etc.)
5.2.
Nivelul de expertiz profesional i calificrile necesare pentru
derularea proiectului n cazul solicitantului, a partenerului/lor i a
echipei propuse n managementul de proiect sunt corespunztoare
5.3.
Nivelul de expertiz profesional i calificrile necesare pentru
derularea proiectului n cazul solicitantului, a partenerului/lor i a
echipei propuse n domeniul specific al proiectului sunt
corespunztoare

15
5

TOTAL

100

5
5

Not: n cazul n care scorul obinut la seciunea 1 Relevana proiectului este mai mic de
20 de puncte, cererea de finanare nu va fi evaluat n continuare.
n urma evalurii tehnice i financiare realizate de Comitetul de evaluare, va fi elaborat un
raport de evaluare, coninnd lista proiectelor care au intrat n aceast etap, lista de clasificare
a proiectelor n ordine descresctoare (n conformitate cu scorul mediu total), mpreun cu
observaiile cele mai relevante ale evaluatorilor. Propunerile vor fi clasificate n trei grupe:
proiecte recomandate pentru finanare, proiecte care nu sunt recomandate pentru finanare i
proiecte care nu au ndeplinit punctajul de minim 20 de puncte la seciunea 1 "Relevana
proiectului" a grilei de evaluare.
Raportul de evaluare va fi aprobat de Comitetul de selecie n cadrul unei edine. Rolul
Comitetului de selecie este de a lua decizia final privind finanarea proiectelor selectate. V
rugm s reinei c decizia Comitetului de selecie dup aceast etap de evaluare este
definitiv i nu poate fi apelat.
Dup aprobarea raportului de evaluare, fiecare solicitant va fi informat individual prin e-mail cu
OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile
www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

21

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

privire la rezultatele procesului de evaluare. n cazul proiectelor selectate pentru acordarea unei
finanri nerambursabile (grant), solicitantul va primi o scrisoare de atribuire care va conine i
condiiile care trebuie ndeplinite n vederea semnrii Contractului de finanare nerambursabil
(vezi seciunea 4.2.5 Contractarea). V rugm s reinei c doar o parte din proiectele
recomandate pentru finanare vor primi de fapt o finanare nerambursabil, n conformitate cu
suma alocat acestei runde a Cererii de propuneri de proiecte (5 milioane CHF).

4.2.4 Anunarea rezultatelor finale ale procesului de selecie


Data indicativ pentru luarea deciziei finale de ctre Comitetul de selecie este octombrie 2015,
dar aceasta poate fi modificat dac va fi necesar. Data vizat pentru nceperea implementrii
proiectelor este decembrie 2015.
Lista final cu proiectele care vor fi finanate prin intermediul Schemei de grant pentru ONG-uri,
Cererea de propuneri de proiecte runda 2, va fi publicat dup finalizarea etapei de
contractare pe site-urile www.finantare.fdsc.ro, www.fdsc.ro, www.repf.ro i www.kek.ch.

4.2.5 Contractarea
Toi solicitanii ale cror proiecte sunt recomandate i aprobate pentru acordarea finanrii
nerambursabile, vor primi o scrisoare de atribuire n care va fi inclus cererea de a depune
documente suplimentare ce trebuie transmise ntr-un termen stabilit, n vederea pregtirii i
ncheierii Contractului de finanare nerambursabil.
Mai jos se regsete lista documentelor necesare pentru ncheierea Contractului de finanare
nerambursabil:
Pentru solicitant:

Declaraia de eligibilitate, n original, care s ateste c solicitantul i partenerul/ii sunt


eligibili (ndeplinesc toate criteriile menionate la seciunea 3.1.1);
copie legalizat, n original, a statutului autentificat7 n vigoare8 i a hotrrii
judectoreti corespunztoare9;
certificat de gref, n original, emis la o dat recent de Judectoria unde solicitantul
este nregistrat oficial, n care s se menioneze c organizaia nu este n proces de
dizolvare i c nu au fost depuse documente n acest sens;
certificat de cazier fiscal, n original, emis de ctre autoritile fiscale competente
(Direcia General a Finanelor Publice Ministerul Finanelor Publice);
certificat de atestare fiscal, n original, emis de Agenia Naional pentru
Administrare Fiscal; (pentru toate codurile fiscale deinute de solicitant).
fia de identificare financiar, n original, conform unui model care va fi oferit de OIE,
certificat de banca la care a fost deschis contul n CHF, special pentru proiect;
n cazul proiectelor care includ costuri legate de lucrri de infrastructur, Comitetul de
selecie poate decide solicitarea unei copii legalizate10, n original, a documentelor care
atest dreptul de proprietate sau de folosin asupra cldirii pentru ntreaga durat a

Sau certificat de avocat


nsemnnd fie statutul iniial i toate schimbrile aprobate prin hotrre judectoreasc sau forma revizuit a
statutului (care include toate schimbrile) care a fost aprobat prin hotrre judectoreasc
9
Hotrrea judectoreasc va trebui s poarte toate tampilele i semnturile care s ateste c este definitiv i
irevocabil
10
Legalizat sau certificat de avocat sau de organizaia solicitant (conform cu originalul)
8

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

22

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

proiectului i cel puin 3 ani dup finalizarea acestuia; n plus, n aceste cazuri, poate fi
solicitat i o declaraie referitoare la meninerea scopului pentru care se reabiliteaz
cldirea;

alte documente (dac este cazul), conform cerinelor din scrisoarea de atribuire (de ex.
pentru proiecte care includ costuri legate de extindere, renovare i modernizare, un
deviz de cantiti estimativ, elaborat i aprobat conform legislaiei n vigoare).

Pentru partenerul/ii din Romnia (dac este cazul): copii conform cu originalul a statutului
autentificat11 n vigoare12 i a hotrrii judectoreti corespunztoare13 pentru partenerul/ii ONG
sau alte documente/meniuni pentru partenerul/ii care nu este/sunt ONG care s ateste c au
personalitate juridic.
Pentru partenerul/ii din Elveia (dac este cazul): copii conform cu originalul ale
documentelor care dovedesc c acetia sunt entiti funcionale (de ex. statutul, procese
verbale ale edinelor consiliului de administraie i adunrii generale), n limba englez,
german, francez sau italian.
Dac va fi cazul, alte documente pot fi cerute n scrisoarea de atribuire trimis solicitantului.
Pentru toate organizaiile implicate (din Romnia i Elveia): trebuie trimise CV-urile
membrilor echipei.
n cazul n care solicitantul ndeplinete toate cerinele necesare pentru a semna Contractul de
finanare, contractul amintit va fi ncheiat, iar solicitantul devine Agenie Executiv (AE) pentru
implementarea proiectului finanat.
Agenia Executiv (AE) va semna Contractul de finanare nerambursabil cu FDSC sau FP, n
funcie de Componenta creia i se adreseaz proiectul.

11

Idem 7
Idem 8
13
Idem 9
12

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

23

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

Reguli aplicabile n perioada de implementare a


proiectului

5.1 Raportarea, proceduri de plat i audit


5.1.1 Raportarea
AE trebuie s pregteasc i s depun urmtoarele tipuri de rapoarte spre aprobare ctre OIE:

raport intermediar tehnic, raport intermediar financiar i raport intermediar de audit, n


termen de 45 de zile de la data finalizrii perioadei raportate (jumtatea perioadei de
implementare);
raport final tehnic, raport final financiar i raport final de audit, n termen de 60 de zile de
la data finalizrii perioadei de implementare a proiectului.

Rapoartele trebuie depuse n limba romn, mpreun cu un rezumat n limba englez i vor fi
ntocmite conform formatelor oferite n Contractul de finanare nerambursabil.
Not: Rapoartele de audit vor fi depuse n limba romn i englez.

5.1.2 Pli
n cadrul Contractului de finanare nerambursabil (CFN), OIE va realiza plile ctre AE, dup
cum urmeaz:
n cazul proiectelor cu o durat de 12 luni:

Plata avansului reprezentnd 20% din suma finanrii nerambursabile, dar fr a


depi 75% din bugetul primului an, se va face n maxim 20 de zile de la semnarea CFN
i dup depunerea cererii de plat n conformitate cu formatul inclus n CFN. n toate
cazurile, plata avansului nu se va face nainte de data nceperii proiectului;

Plata primei trane, reprezentnd 30% din suma finanrii nerambursabile sau
procentul rezultat din diferena dintre 50% din suma finanrii nerambursabile i avansul
pltit, se va realiza pe baza urmtoarelor documente:
- cererea de plat din partea AE n conformitate cu formatul inclus n CFN, i
- declaraia financiar (n conformitate cu CFN) depus de ctre AE, care atest c cel
puin 70% din avansul primit a fost cheltuit;

Plata tranei a doua n valoare de 45% din suma finanrii nerambursabile se va realiza
pe baza urmtoarelor documente:
- cererea de plat din partea AE n conformitate cu formatul inclus n CFN, i
- rapoarte intermediare (tehnic, financiar i de audit) pentru prima jumtate a perioadei
de implementare.
n cazul n care cel puin 70% din avans i prima tran primite nu a fost cheltuit n
prima jumtate a perioadei de implementare, rapoartele intermediare vor fi depuse
fr o cerere de plat. Cererea de plat va fi trimis ulterior, mpreun cu declaraia
financiar care atest c 70% din avansul i prima tran primite a fost cheltuit.

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

24

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

Plata final reprezentnd aproximativ 5% din suma finanrii nerambursabile sau


balana (suma) rezultat din rapoartele finale (tehnic, financiar i de audit).

n cazul proiectelor cu o durat de peste 12 luni i pn la 24 de luni:

Plata avansului reprezentnd 20% din suma finanrii nerambursabile, dar fr a


depi 75% din bugetul primului an, se va face n maxim 20 de zile de la semnarea CFN
i dup depunerea cererii de plat n conformitate cu formatul inclus n CFN. n toate
cazurile, plata avansului nu se va face nainte de data nceperii proiectului;

Plata primei trane, reprezentnd 30% din suma finanrii nerambursabile sau
procentul rezultat din diferena dintre 50% din suma finanrii nerambursabile i avansul
pltit, se va realiza pe baza urmtoarelor documente:
- cererea de plat din partea AE n conformitate cu formatul inclus n CFN, i
- declaraia financiar (n conformitate cu CFN) depus de ctre AE, care atest c cel
puin 70% din avansul primit a fost cheltuit;

Plata tranei a doua n valoare de 30% din suma finanrii nerambursabile se va realiza
pe baza urmtoarelor documente:
- cererea de plat din partea AE n conformitate cu formatul inclus n CFN, i
- rapoarte intermediare (tehnice, financiare i de audit) pentru prima jumtate a
perioadei de implementare.
n cazul n care cel puin 70% din avans i prima tran primite nu a fost cheltuit n prima
jumtate a perioadei de implementare, rapoartele intermediare vor fi depuse fr o
cerere de plat. Cererea de plat va fi trimis ulterior, mpreun cu declaraia financiar
care atest c 70% din avansul i prima tran primite a fost cheltuit.

Plata tranei a treia de maxim 15% din suma finanrii nerambursabile se va realiza pe
baza urmtoarelor documente:
- cererea de plat din partea AE n conformitate cu formatul inclus n CFN, i
- declaraia financiar (n conformitate cu CFN) depus de ctre AE, care atest c cel
puin 90% din avans, prima i a doua tran primite a fost cheltuit.

Plata final reprezentnd aproximativ 5% din suma finanrii nerambursabile sau


balana (suma) rezultat din raportul final.

Toate plile se vor efectua de ctre OIE n contul bancar special n CHF al AE, dedicat exclusiv
proiectului.

5.1.3 Audit
AE va trebui s depun rapoarte financiare auditate extern de ctre un auditor independent
acreditat, n conformitate cu standardele de audit stabilite n Termenii de Referin, care fac
parte din Contractul de finanare nerambursabil (inclus n pachetul cu documente suport
publicat mpreun cu documentele de lansare ale prezentei Cereri de propuneri de proiecte) i
utiliznd standardele de audit ISA 805.
Costurile aferente auditului sunt eligibile i vor fi incluse n bugetul proiectului. Frecvena
rapoartelor de audit este menionat la seciunea 5.1.1 Raportarea.

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

25

Ghidul solicitanilor
Schema de grant pentru ONG-uri, runda 2

Anexe (documente separate)

Anexa I Formularul de aplicaie


Anexa II Bugetul proiectului
Anexa III Declaraia de eligibilitate
Anexa IV Planul de activiti
Anexa V Indicatorii de performan pentru obiectivele proiectului
Anexa VI Organizare, echipa i managementul proiectului

OIE pentru Fondul Tematic pentru Participarea Societii Civile


www.kek.ch

www.fdsc.ro

www.repf.ro

26