Sunteți pe pagina 1din 6

Lucrarea de laborator 6

INTERCLASAREA DOCUMENTELOR. GESTIUNEA


CORESPONDENEI
Scop: - cunoaterea noiunilor i a tehnicii de interclasare a documentelor.
Obiective: - cunoaterea principiilor de interclasare a documentelor i a
oportunitilor de utilizare a acesteia;
- aplicarea interclasrii documentelor la crearea automat a
scrisorilor.
Comenzi: Expertul mbinare coresponden, bara de instrumente mbinare
coresponden.
6.1. Noiuni privind interclasarea documentelor
n activitatea unei organizaii, apar momente cnd trebuie s
genereze un volum mare de coresponden (de exemplu: de srbtori, la
organizarea unor evenimente .a). Scrierea textului personalizat (cu date
proprii fiecrui destinatar) dar chiar doar i scrierea manual a adresei
destinatarului necesit un volum mare de munc. Nu trebuie ignorat i
posibilitatea erorilor de tastare.
Aplicaia Word ofer posibilitatea reducerii substaniale a volumelor
de munc la gestionarea corespondenei.
n fiecare organizaie sunt create tabele cu datele colaboratorilor:
furnizori, clieni .a. Un tabel privind persoanele fizice trebuie s conin
obligatoriu cmpurile: form de adresare, nume, prenume, adres, localitate,
jude, cod potal.
Aceste date pot fi utilizate pentru a crea automat corespondena prin
utilizarea facilitilor oferite de aplicaia Word.
Principiul pentru crearea automat a corespondenei este prezentat n
fig. 6.1.
Iniial, este necesar crearea unei machete care s conin textul i
cmpurile, numele coloanelor din tabelul cu care se va genera
corespondena.
Pentru fiecare rnd din tabel vor fi generate un numr de pagini egal
cu cel al machetei, la care cmpurile inserate vor fi completate cu valorile
din tabel. Astfel, acolo unde apare cmpul Nume vor fi inserate succesiv
54

valorile din coloana Nume al tabelului.


Machet

Tabel

Rezultatul mbinrii
corespondeei
Fig. 6.1.

La final, utilizatorului nu i rmne dect sarcina tipririi la


imprimant a fiierului astfel generat. Din prezentarea de mai sus rezult
necesitatea crerii i editrii unui tabel. Modul de lucru cu tabele este
prezentat n lucrarea de laborator 4.
6.2. Crearea corespondenei prin interclasarea documentelor
Pentru a crea corespondena prin interclasarea documentelor sunt
necesare de parcurs etapele:
- stabilirea tabelului surs;
- crearea machetei;
- crearea documentului final.
Pentru crearea corespondenei se va activa Expertul mbinare
coresponden (Mail Merge) din submeniul Scrisori i corespondene
(Letters and Mailings) a meniului Instrumente (Tools). n partea dreapt a
ecranului apare fereastra din fig. 6.2 care va asista utilizatorul n crearea
corespondenei.
Exist ase pai pentru mbinarea corespondenei.
Pasul 1 Selectai tipul de document (Select document type) implicit
tipul este Scrisori (Letters). Alegerea se face prin selecia unui buton
opiune. Se alege primul, Letters, i se va apsa pe sgeata Urmtorul (Next)
din josul subferestrei.
55

Pasul 2. Documentul de pornire


(Starting document). Opiuni: Utilizare
document curent (Use the current
document), Pornire de un ablon (Start
from a template), Pornire de la un
document existent (Start from existing
document). Se selecteaz unul dintre
butoanele opiuni n general se recomand
prima opiune.
Pasul 3. Selectai destinatarii
(Select recipients). Se precizeaz sursa de
date (tabelul n cazul nostru).
Exist trei posibiliti:
- utilizeaz o list existent (use an
existing list);
- selectare din persoanele de contact
(select from Outlook contacts);
- tastarea unei noi liste (type a new
list).
Fig. 6.2
Alegem prima opiune i este
necesar s fie indicat lista (tabelul). Se apas butonul Rsfoire (Browse) i
n fereastra deschis se caut calea i fiierul care conine tabelul.
Dup indicare, dac Word l recunoate (nu sunt greeli) atunci se
deschide o fereastr n care se afieaz cmpurile tabelului - fig. 6.3.

Fig. 6.3
56

n tabel, bifarea csuelor de validare, care ocup prima coloan,


indic activarea tuturor rndurilor din tabel. Pot fi eliminate anumite
rnduri, prin debifare.
Pasul 4. Scriei scrisoarea (Write your letter). Este etapa n care se
realizeaz macheta scrisorii. Deoarece este necesar ca s inserm i cmpuri
din tabel, trebuie utilizate butoanele barei de instrumente mbinare
coresponden (Mail Merge). Dac aceasta nu este afiat atunci trebuie
activat prin comanda Bare de instrumente (Toolbars) din meniul
Vizualizare (View). Bara de instrumente mbinare coresponden este
prezentat n fig. 6.4. Aceasta conine mai multe comenzi pentru
deschiderea listei cu destinatari, de inserare a unor cmpuri din list (tabel),
de depistare a unor erori, de urmrire a modului cum se va face mbinarea i
de mbinare a corespondenei cu sau fr tiprire.
Butonul Insert Merge
Field

Butonul Merge to New Document

Butoane de deplasare pentru


vizualizarea scrisorilor

Fig. 6.4.

Un mod mai avansat de operare cu datele din tabel este utilizarea


ferestrei derulante Insert Word Field care permite condiionri ale utilizrii
unor rnduri din tabel (de exemplu, se vor lua n considerare doar rndurile
care au la judet valoarea Iai).
Pentru a se insera un cmp din tabel
n textul machetei se va apsa butonul
Inserare cmpuri mbinate (Insert Merge
Field) (vezi fig. 6.4), care va determina
apariia unei ferestre cu toate cmpurile
(capul coloanelor) din tabel fig. 6.5.
Din aceast list se alege cmpul
dorit (de exemplu Nume) i se apas
butonul Inserare (Insert). Numele
cmpului va apare ncadrat ntre semnele
<< >>. Se nchide fereastra i se continu
redactarea machetei.
Fig. 6.5
n fig. 6.6 se prezint rezultatul
57

intermediar al scrierii machetei care


reprezint adresa destinatarului pe un
plic.
Observaie. Uneori, ntr-o scrisoare sunt
necesare inserarea i altor cmpuri care
trebuie s se regseasc n tabel. Acestea
pot reprezenta date generale, cum ar fi,
forma de adresare (D-l, D-na, D-r),
Fig. 6.6.
titlul/ funcia; sau date specifice, suma
aprobat pentru mprumut, data de prezentare la un control medical .a.
n fig. 6.7 se prezint macheta unei scrisori de la o societate de
creditare.

Fig. 6.7

Dup terminarea scrierii machetei se trece la pasul urmtor.


Pasul 5. Vizualizarea scrisorii
(Preview your letter). Pe ecran, n locul
machetei apare prima scrisoare avnd
completate cmpurile cu valorile din
primul rnd al tabelului. n cazul
machetei din fig. 6.6 scrisoarea este
redat n fig. 6.8.
Fig. 6.8
Acionnd butoanele de derulare
de pe bara de instrumente mbinare coresponden se pot vizualiza i
scrisorile generate cu datele din celelalte rnduri ale tabelului.
Dac rezultatul nu este cel dorit se revine la paii anteriori (sgeata
Previous Anterior) sau se editeaz pe exemplu din vizualizare
modificrile.
58

Pasul 6. Finalizai mbinarea (Complete the merge). Pentru


mbinarea n forma final, se utilizeaz unul din ultimele trei butoane de pe
bara de instrumente mbinare coresponden: ntrun document nou, tiprire la
imprimant a rezultatului mbinrii sau trimitere a acesteia prin e-mail
(coresponden). n toate aceste situaii, ntr-o fereastr suntem ntrebai,
similar ca la tiprire document, dac la mbinare se vor utiliza toate
rndurile, cel curent sau anumite rnduri (precizate).
6.2. Materiale, echipamente i mod de desfurare
a. Materiale i echipamente
Pentru desfurarea lucrrii de laborator sunt necesare:
- calculatoare cu aplicaia Word (din MS Office 2003) instalate;
- tabele (liste) prezentate de ndrumtor;
- machete pentru mbinarea corespondenei prezentate
ndrumtor.

de

b. Mod de desfurare
b1. Se vor realiza n Word tabelul primit de ndrumtor i se va salva
n My Documents;
b2. Se va deschide asistentul mbinare coresponden i se va indica,
la Pasul 3 al etapelor de parcurs tabelul realizat la pasul b1;
b3. La pasul 4 se va realiza macheta primit de la ndrumtor;
b4. Se va realiza mbinarea corespondenei;
b5. Se vor nota eventualele observaii.
6.3. Evaluare
ndrumtorul va aprecia corectitudinea realizrii tabelului (0-3), a
parcurgerii primilor 3 pai din mbinarea corespondenei (0-2), a realizrii
machetei (0-2) i a finalizrii mbinrii corespondenei (0-2).

59