Tema nr.

1
Intocmiti o aplicatie privind planificarea auditului intern.
Auditul de sistem reprezinta o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere
si control intern, cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza economic, eficace si
eficient pentru identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea
acestora.Auditul intern s-a dezvoltat, in evolutia sa fireasca, pe auditul de regularitate
(conformitate), in mod traditional auditorul verificand daca regulile si procedurile sunt
bine aplicate, daca se respecta organigramele, sistemele de informare etc.
Auditul de regularitate are ca scop compararea realitatii cu sistemul de referinta
propus.
Dimensiunea entitatii este deosebit de importanta in alegerea numarului de
auditori interni care sa raspunda necesitatilor entitatii. In cazul nostru, vorbim despre o
institutie publica de dimensiuni relativ mari, al carei conducator este ordonator secundar
de credite, subordonata ierarhic unui minister la nivelul caruia activitatea de audit intern a
fost organizata prin constituirea unei structuri centrale specializate unice, Directia Audit
Intern, cu sectiile subordonate. Directia Audit Intern se subordoneaza nemijlocit
ministrului si isi exercita atributiile in conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002
privind auditul public intern, Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit
public intern, Normelor privind exercitarea activitatii de audit public intern in ministerul
respectiv, precum si actelor normative specifice in vigoare.
Unitatea auditata prezinta particularitati ale tipului de finantare si organizare,
avand o larga paleta de atributii si responsabilitati, asigurand din punct de vedere material
un numar important de structuri centrale ale ministerului si desfasurand activitati cu
finantare de la bugetul de stat, finantantare din venituri proprii si subventii, finantare din
venituri proprii.
Obiectivele fundamentale ale auditului public intern in ministerul caruia ii
apartine institutia auditata sunt:
asigurarea obiectiva si consilierea conducerii ministerului si structurilor auditate
pentru imbunatatirea calitatii sistemelor si activitatilor desfasurate;
sprijinirea indeplinirii obiectivului ministerului si structurilor subordonate printr-o
abordare sistematica si metodica, prin care se evalueaza si se imbunatateste eficacitatea
sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor
administrarii.

Studiu de caz privind Raportul de audit public intern de sistem si regularitate

la institutia N
INTRODUCERE
Structura auditata: Entitatea publica N
Tipul de audit: audit de sistem si de regularitate
Baza legala a misiunii:
Legea 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile
ulterioare;
Planul de audit public intern pe anul 2007 si Planificarea misiunilor de audit public
intern ale Sectiei Audit Intern in luna iunie 2007;
A.P.I.-1 Norme privind exercitarea activitatii de audit public intern in
ministerul aprobate prin Ordinul ministrului nr. M 87/2003, modificat si
completat prin Ordinul ministrului nr. M 93/2004;
Ordinul de serviciu seria DC nr. 0351101 emis la data de 01.02007 de directorul
Directiei Audit Intern.
Echipa de audit public intern: este constituita din auditori din cadrul Directiei Audit
Intern, astfel:
Sef de
- FP Popescu Ion
echipa:
Membri:
- FP Dumitru George
- FP George Laurentiu
- FP Vasile Constantin
- FP Mazare Fflorin
- FP Popescu Dumitru
- FP Biro Gheorghe
- FP Pop Ion
- FP Popescu Gheoghe
- FP Ion Vasile
- FP Stancu Marian
- FP Georgescu Adrian
- FP Vrabie Constantin
- FP Dumitrescu Costin
- FP Popescu Mariana
- FP Paraschiv Florin
- FP Georgescu Loredana
Durata actiunii de audit: 10.03-20.05.2014
Perioada auditata: 10.10.2006-31.02.2014
Scopul misiunii de audit: evaluarea si imbunatatirea sistemelor si activitatilor Entitatii
Publice N, cresterea eficacitatii si eficientei acestora, precum si a managementului
economico-financiar.
Modul de desfasurare a misiunii de audit public intern: sondaj si documentare.
OBIECTIVELE MISIUNII DE AUDIT
Obiectivele de audit prevazute si tratate in prezentul raport coincid cu cele inscrise
in notificarea transmisa unitatii anexata la ordinul de serviciu si vizeaza:
a)
asigurarea obiectiva si consilierea structurii de conducere, in vederea imbunatatirii
sistemelor si activitatilor pe care aceasta le gestioneaza;
b)
sprijinirea structurii in indeplinirea obiectivelor stabilite, printr-o abordare
sistematica si metodica, prin care se evalueaza si se imbunatateste eficacitatea sistemului
de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor administrarii.

METODOLOGIA UTILIZATA
Tehnicile si instrumentele de audit public intern utilizate pentru atingerea obiectivelor
misiunii sunt cele prevazute in Anexa nr. 13 din A.P.I.-1 Norme privind exercitarea
activitatii de audit public intern in Entitatea publica, astfel:
Principalele tehnici de audit intern utilizate:
Verificarea, in scopul asigurarii validarii, confirmarii si acuratetei documentelor si
declaratiilor, precum si concordantei acestora cu legile si regulamentele aplicabile.
Comparatia unor documente si informatii din doua sau mai multe surse;
Examinarea, prin urmarirea in special a detectarii erorilor si iregularitatilor;
Recalcularea unor documente prezentate, din punct de vedere al calculelor
matematice; Confirmarea informatiilor si documentelor justificative din mai multe surse
independente, inclusiv prin obtinerea unor explicatii verbale din partea persoanelor
responsabile;
Punerea de acord a doua categorii diferite de inregistrari, operatiuni sau documente.
Garantarea, respectiv verificarea realitatii tranzactiilor inregistrate, prin examinarea
documentelor de la articolul inregistrat spre documentele justificative;
Urmarirea, respectiv verificarea procedurilor de la documentele justificative spre
articolul inregistrat.
Observarea fizica, prin care membrii echipei de audit si-au format o parere proprie in
legatura cu obiectivele auditate.
Intervievarea persoanelor cu atributii in domeniile care au facut obiectul misiunii de
audit, de la care s-au obtinut explicatii verbale, acestea fiind validate prin documentele
solicitate de membrii echipei de audit si puse la dispozitie de conducerea institutiei
auditate.
Analiza obiectivelor misiunii s-a facut prin descompunerea acestora in elemente
distincte, in scopul identificarii, cuantificarii si masurarii.
Principalele instrumente de audit intern utilizate:
Chestionarul de luare la cunostinta, cuprinzand intrebari referitoare la contextul socioeconomic, organizarea interna, functionarea institutiei auditate;
Chestionarul de control intern, utilizat in activitatea de identificare obiectiva a
disfunctiilor si cauzelor reale ale acestora;
Chestionarul lista de verificare, utilizat pentru stabilirea conditiilor pe care trebuie sa le
indeplineasca fiecare domeniu auditabil;
Fisa de identificare si analiza a problemelor, intocmita pentru fiecare disfunctie
constatata.
2. CONSTATARILE SI RECOMANDARILE AUDITULUI
In conformitate cu reglementarile interne ale Ministerului
Entitatii Publice, Entitatea Publica N are aprobat ca domeniu de competenta
asigurarea logistica, principalele atributii fiind:
a) asigurarea aprovizionarii, depozitarii si distributiei echipamentului ;
b) asigurarea administrativa si intretinerea spatiilor din constructiile atribuite in
responsabilitate.
Asa cum rezulta din documentul de infiintare a Entitatii N , prin restructurarea
propusa s-au realizat obiectivele stabilite in Strategia de transformare a Entitatii Publice

pentru remodelarea structurilor de suport logistic, in concordanta cu cerintele

structurilor pe care le deservesc, realizandu-se astfel degrevarea completa a entitatilor
active de sarcini administrative.
Prin misiunile si responsabilitatile deosebit de complexe pe care le are, indeosebi in
urma reorganizarii din anul curent, Entitatea Publica N este o structura unicat in
Ministerului Entitatii Publice, care gestioneaza resurse materiale si umane
semnificative, avand in organica sau in subordine numeroase unitati, cu o dispersie
teritoriala foarte mare.
De asemenea, structura auditata are, in opinia noastra, o importanta deosebita in cadrul
ministerului, prin paleta larga de responsabilitati si competente.
Prezentam in continuare constatarile si recomandarile auditului structurate conform
obiectivelor prevazute in mandatul misiunii. Detalii privind disfunctiile si deficientele
constatate sunt cuprinse in Fisele de Identificare si Analiza a Problemei, denumite in
continuare FIAP, care sunt anexate la prezentul raport si fac parte integranta din acesta.
Problema 1: Organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si
legale (FIAP nr. A/1)
Constatari:
Contabilitatea analitica a angajamentelor legale se tine in cadrul Sectiei FinanciarContabile pe titluri, articole si alineate in cadrul fiecarui subcapitol sau capitol al
bugetului aprobat, insa nu in toate situatiile s-a urmarit actualizarea angajamentelor
legale, astfel incat sa fie asigurat controlul angajarii si utilizarii creditelor numai in
scopurile pentru care au fost aprobate.
La finele anului, nu a fost inregistrat in creditul contului 960 'Angajamente legale' totalul
platilor efectuate in cursul anului in contul angajamentelor legale incheiate, prin preluarea
totalului platilor efectuate in contul angajamentelor legale din contul 700 'Finantarea
bugetara privind anul curent', astfel incat soldul contului la finele anului sa reprezinte
totalul angajamentelor neachitate.
Cauze:
a) persoana imputernicita sa exercite controlul financiar preventiv nu a supravegheat
actualizarea evidentei angajamentelor legale;
b) pe parcursul anului nu s-a urmarit ca platile de casa sa fie efectuate in limita fiecarui
angajament legal incheiat.
Consecinte:
Evidenta angajamentelor legale nu furnizeaza informatii in orice moment si pentru
fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exercitiul bugetar curent cu privire la
platile efectuate in contul fiecarui angajament legal aprobat de ordonatorul de credite.
Recomandari si solutii propuse:
Organizarea evidentei angajamentelor legale astfel incat sa fie asigurata angajarea si
utilizarea creditelor numai in scopurile pentru care au fost aprobate.
Problema 2: Activitatea cantinelor (FIAP nr. B/2)
Constatari:
Potrivit atributiilor functionale in vigoare la data efectuarii auditului, seful biroului
logistic are obligatia organizarii si indrumarii activitatilor la cantinele de deservire.

Cu toate acestea, din datele si informatiile puse la dispozitie am constatat ca

activitatea nu a fost periodic verificata, in perioada ianuarie 2005 - mai 2007 fiind
materializat doar un singur control in registrul unic al entitatii.
De asemenea, retetarele intocmite in anii 2005, 2006 si 2007 in baza carora a fost stabilit
pretul unitar al felurilor de mancare nu au fost verificate de catre seful structurii logistice,
iar in unele situatii nu a fost posibila efectuarea unei confruntari intre datele inscrise in
retetare cu cele inscrise in Notele de predare-primire intrucat unele retetare din anii
anteriori nu au putut fi prezentate.
Datele si informatiile inscrise in retetare nu sunt validate de catre persoana care le-a
intocmit si cea care le-a verificat, iar la linia de autoservire nu sunt afisate cantitatile nete
ale produselor de baza din compunerea meniurilor prezentate spre vanzare.
Cauze:
- Stat de functii subdimensionat si neechilibrat in raport cu atributiile functionale
stabilite pentru structura logistica;
- Posibilitati limitate de efectuare ritmica a controlului intern de catre seful structurii
logistice cauzata de multiplele sarcini aparute prin prelucrarea altor structuri;
- Neaplicarea in totalitate a prevederilor O.G. 21/21.08.1992 privind protectia
consumatorului.
Consecinte:
- Aparitia unor eventuale nemultumiri ale clientilor referitor la serviciul prestat de catre
formatiune;
- Posibilitati limitate de efectuare a unor verificari ulterioare asupra corectitudinii
preturilor felurilor de mancare stabilite intr-o perioada anterioara;
- Posibile necorelari intre platile efectuate de clienti si valoarea reala a felurilor de
mancare vandute.
Recomandari si solutii propuse:
- Analiza posibilitatii de dimensionare a statului de organizare a structurii logistice, in
functie de atributiile si sarcinile multiple de revin acesteia;
- Stabilirea unei proceduri de control intern prin care se va preciza modul de intocmire,
verificare, avizare, pastrare si arhivare a documentelor prin care se stabileste pretul
felurilor de mancare distribuite la liniile de autoservire;
- Planificarea si executarea unor controale periodice la toate punctele de desfacere
(cantine, bufete) pentru verificarea activitatilor ce se desfasoara privind modul de
intocmire, aprobare, indosariere si pastrare a retetarelor;
- Aplicarea legislatiei in vigoare cu privire la protectia consumatorilor si analiza
posibilitatii de implementare a unei proceduri prin care acestia pot intra in posesia unor
informatii asupra felurilor de mancare servite;
- Inventarierea periodica a alimentelor aflate la cantine si bufete.
Problema 3: Acordarea asistentei medicale primare (FIAP nr. B/3)
Constatari:
In statul de functii al unitatii este prevazuta structura de cabinet medical , structura
incadrata cu un medic medicina generala si un medic stomatolog precum si cu doua
functii asistent medical si o functie asistent medical de stomatologie.
In cadrul cabinetului medical de unitate se acorda asistenta medicala primara numai
personalului angajat precum si altor categorii de persoane validate ca asigurati ai Casei de

Asigurari de Sanatate a Apararii, Ordinii Publice, Sigurantei Nationale si Autoritatii

Judecatoresti (CASAOPSNAJ), in conformitate cu art. 5 dinOrdinul ministrului entitatii
publice nr. 89 din 17.07.2006 privind organizarea si finantarea asistentei medicale
primare in Ministerul Entitatii Publice.
In cadrul entitatii se acorda asistenta medicala de urgenta si altor persoane, asigurati in
cadrul CASAOPSNAJ sau in cadrul altor case de asigurari de sanatate, proveniti din
alte structuri , care nu sunt prevazute cu medic in statul de functii, caz prevazut de altfel
de art. 4 din Ordinul ministrului entitatii publice mai sus mentionat. Aceste consultatii nu
sunt raportate catre CASAOPSNAJ in vederea decontarii.
Mai mult decat atat, din discutiile purtate cu medicul sef , a rezultat faptul ca desi
CASAOPSNAJ deconteaza toate activitatile de medicina primara raportate, reprezentantii
Spitalului Clinic de Urgenta (SCU) nu au asigurat medicamentele, materialele sanitare,
inclusiv trusa de urgenta, necesare functionarii cabinetului medical de unitate, asa cum
prevede art. 5 din Ordinul ministrului entitatii publice nr. 68 din 12.06.2006 pentru
finantarea activitatilor de medicina primara desfasurate in cabinete medicale si cu
fonduri din sistemul asigurarilor sociale de sanatate.
Cauze:
a) Lipsa unui cadru oficial de reglementare a activitatilor de asistenta medicala primara
acordate personalului structurilor care nu sunt prevazute cu medic in statul de organizare.
b) Absenta unor comunicari formale intre reprezentantii structurii auditate si
reprezentantii SCU, in calitate de reprezentanti legali ai acestora in relatia cu
CASAOPSNAJ.
c) Nerespectarea art. 11 din Ordinul ministrului entitatii publice nr. 89 din 17.07.2006
privind organizarea si finantarea asistentei medicale primare in Ministerul Entitatii
Publice, care prevede ca medicii sefi de la toate structurile vor inainta, pe cale
ierarhica, la Directia Medicala, trimestrial, in prima luna pentru trimestrul anterior,
analize, concluzii si propuneri referitoare la asistenta medicala primara.
Consecinte:
a) Alocarea insuficienta a fondurilor necesare desfasurarii in conditii corespunzatoare a
activitatilor de medicina primara.
b) Imposibilitatea elaborarii cu deplina acuratete de catre structura de specialitate a
sintezelor trimestriale referitoare la analiza, concluziile si propunerilor referitoare la
asistenta medicala primara in Ministerul Entitatii Publice.
Recomandari si solutii propuse:
a) Contactarea tuturor structurilor aflate in aceeasi locatie, care nu au asigurate prin
statul de organizare functia de medic, in vederea clarificarii modalitatilor de acordare a
asistentei medicale primare si adresarea unui raport catre ministrul entitatii publice, prin
care sa se solicite arondarea acestor unitati la cabinetul medical al entitatii auditate.
b) Intocmirea si transmiterea trimestriala catre structura de specialitate medicala a unui
documentar referitor la modul de acordare a asistentei medicale, care sa cuprinda analize,
concluzii si propuneri referitoare la modul in care se acorda asistenta medicala primara,
atat in cadrul cabinetului medical de unitate cat si in cadrul structurilor subordonate.
c) Comunicarea, prin Spitalul Clinic de Urgenta , catre CASAOPSNAJ a datelor
referitoare la toate activitatile de asistenta medicala primara care se desfasoara in
cabinetul medical .

d) Intocmirea si supunerea spre avizare structurii medicale de specialitate a unor

nomenclatoare specifice entitatii, in vederea acordarii asistentei medicale primare prin
cabinetul medical .
e) Solicitarea, catre Spitalul Clinic de Urgenta , de achizitionare, din fondurile alocate de
CASAOPSNAJ, a tuturor medicamentelor si materialelor sanitare care intra in
competentele de achizitie ale acestuia, inclusiv a trusei de urgenta necesare functionarii
cabinetului medicale de unitate.
Problema 4: Modul de gestionare a carburantilor si lubrifiantilor (FIAP nr. B/5 si
B/6)
Constatari:
In urma verificarilor, prin sondaj, a documentelor justificative aferente gestiunii C.L., am
constatat urmatoarele:
- inregistrarea motorinei nu se face in functie de sortul/tipul acesteia (exemplu
motorina -15 sau motorina -25), existand doar un cont comun motorina;
- nu exista, la depozitul C.L. al entitatii auditate, registrul de masuratori prevazut
in Ordinul ministrului entitatii nr. .149/11.10.2004, pentru aprobarea L-8/4, Instructiuni
privind manipularea si depozitarea carburantilor-lubrifiantilor, lichidelor speciale si a
tehnicii de resort (detalii in FIAP B/6);
- au fost receptionate de la diverse structuri similare, produse petroliere fara documente
care sa ateste calitatea acestora;
- a fost calculat eronat consumul de ulei pentru tractoarele rutiere cu numerele de
inmatriculare B 07 FGB, B 07 MCV, B 09 PCV, prin folosirea unei formule diferite de
cea indicata in normativele in vigoare, rezultand astfel consumuri nejustificate de ulei
M20 W40, estimate la aproximativ 94 l.
Cauze:
a) nerespectarea prevederilor art. 23, 44, 85 ,129 si 133 din Ordinul ministrului entitatii
publice nr..149/11.10.2004;
b) nerespectarea prevederilor art.15 pct. c) din Normativele privind exploatarea
autovehiculelor FG 500 si art. 53, pct. c) din Ordinul ministrului entitatii publice nr.
139/109.2004 pentru aprobarea L 5/8, Norme de calcul al consumului de carburanti
lubrifianti si lichide speciale pentru functionarea si mentenanta tehnicii militare.
Consecinte:
a) neconcordante intre stocurile petroliere fizice si cele scriptice din evidenta contabila,
din punct de vedere al calitatii produselor;
b) riscul neconcordantei, din punct de vedere al cantitatii, dintre stocurile fizice si cele
scriptice;
c) cheltuieli nejustificate cu uleiul de motor.
Recomandari si solutii propuse:
a) Intocmirea registrului de masuratori si consemnarea operatiunilor prezentate in FIAP
B/6;
b) Efectuarea unei analize pentru a stabili existenta eventualelor diferente cantitative
si/sau calitative, ca urmare a receptionarii produselor fara documente care sa le ateste
calitatea si regularizarea evidentei contabile, daca este cazul;
c) Solicitarea/transmiterea documentelor care atesta calitatea produselor petroliere la
fiecare caz de receptie/predare.

d) Recalcularea foilor de parcurs pentru tractoarele rutiere VR 445 (B 07 FGB, B 07

MCV, B 09 PCV) si U650 (B 09 PCV), pentru perioada 01.10.2010 31.05.2013,
stabilirea consumurilor nejustificate si luarea masurilor legale ce se impun.