El arte de la productividad sin estrs

Cantidades
Indefinicin

de cosas por hacer

de que se debe

hacer
Los

cabos sueltos

Centrarse

en principios

Intento tomarme los das de uno en uno,

Pero a veces varios das me atacan de gol
Ashley Brilliant

Tu habilidad para
generar poder es
directamente
proporcional a tu
habilidad para relajarte

Usualmente hay una

proporcin inversa
entre tener algo en la
mente y la cantidad de
esta que se esta
llevando a cabo

Cualquier cosa que provoque en usted una

reaccin desproporcionada, por exceso o
defecto, puede controlarle, y con
frecuencia lo hace

 Capturar

todas las cosas que

necesitan hacerse, para ser
colocadas en un sistema lgico y
confiable FUERA DE LA MENTE

Adquirir

la disciplina de tomar las

decisiones de antemano para
tener una lista de acciones
siguientes

 No

se ha aclarado exactamente cul es el

resultado que desea

No

se ha decidido cul es el resultado de

una accin fsica

No

se ha colocado un recordatorio de la
accin
Esta preocupacin constante e improductiva
que experimentamos por todo lo que tenemos
que hacer es la que mas tiempo y energa
consume.

 no

hagas el compromiso

mantener

los compromisos

renegociar

los compromisos

Recopila
r
2. Procesar
3. Organiz
ar
4. Revisar
5. Hacer
1.

Fuente: www.diyplanner.com

Cada frente abierto

debe estar en el
sistema de recopilacin
y no en la cabeza

Mantener al mnimo la
bandeja

Vaciar la bandeja
peridicamente

 Reglas
Se saca lo que esta primero. NO ELEGIR

lo que se va a procesar!
Procesar de a uno por vez
Lo que se saca de la bandeja, no vuelve
a la bandeja.
Decidir que hacer o que es
Hacer las cosas no requiere
demasiado valor; en cambio,
decidir qu hacer S lo
requiere

 Requiere

accin?

NO
Basura
Elementos para incubar (a futuro)
Material de consulta

 Requiere

accin

Definir Accin Siguiente

Si no se puede hacer directamente es un
proyecto
Si lleva menos de 2 minutos, HACERLO
Agregarlo a la lista de acciones

siguientes
Delegarlo
Aplazarlo

Fuente: www.diyplanner.com

 Elementos

necesarios para
organizarnos

Lista de proyectos
Material de apoyo de Proyectos
Lista de a la espera
Agenda para fechas fijas
Lista de acciones siguientes
Material de consulta
Lista de algn da/tal vez
Archivo de Seguimiento

 Agenda
Es sagrada
Cosas que solo se pueden hacer ese da
No mezclar con tareas que pueden

delegarse o atrasarse

 Listas

de acciones siguientes

Separadas por Contextos

Oficina
Calle
Casa
PC
Telfono
Personas-reuniones
Leer/Revisar

Eventos o recordatorios
a si mismo en el futuro.

Listas de Algn Da/Tal

Vez

Archivo de seguimiento
43 carpetas
12 para los
meses
31 para los das

 El

sistema de archivos

Debe ser rpido y divertido

Al alcance de la mano
Ordenado alfabticamente
Muchas carpetas limpias
Menos de 3/4
Etiquetas con referencias
EVITAR la pila por archivar
Si necesita mas de 60
segundos para archivar
algo, no lo archivar: lo
amontonar

 Listas

de control

Afirmaciones personales
Listas de control de viajes
Revisin semanal
reas de atencin y

responsabilidad
Personas clave en m vida

 Revisin

Diaria

Revisin

Semanal

Revisin

General

Los asuntos de la vida tienen que ver con

multitud de aspectos, y aquel que razona
sobre cualquiera de ellos son tener en
cuenta el resto de las cosas es un iluso
incapaz de seguir la marcha del mundo

 Revisin

Diaria

Mirar la agenda
. Y despus la lista de acciones

siguientes
Mirarlas en el contexto correcto

 La

clave del sistema La revisin

semanal

Papeles Sueltos
Procesar notas
Citas previas
Citas futuras
Vaciar la mente
Revisar las listas
Para que el conocimiento sea
productivo deberemos aprender
a ver tanto el bosque como los
rboles. Debemos aprender a
conectar
Peter Druker

 El

modelo de cuatro criterios para

elegir acciones en el momento

El

modelo triple para evaluar el

trabajo diario

El

modelo de seis niveles para

revisar su propio trabajo

 Para

elegir

Contexto
Tiempo disponible
Energa
Prioridad

En ultima instancia, debe confiar

siempre en su intuicin. No obstante,
puede hacer muchas cosas para
potenciar esa confianza
David Allen

 Para

evaluar el trabajo diario

Realizar trabajo predefinido

Realizar el trabajo a medida que surge
Definir su trabajo

 Para

revisar su propio trabajo

15.000 metros o ms: vida

12.000 metros: visin con un plazo de entre

3 a 5 aos
9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
6.000 metros: reas de responsabilidad
3.000 metros: proyectos actuales
Pista de aterrizaje: acciones actuales

Fuente: www.diyplanner.com

proyecto es todo aquello que no se

puede hacer directamente para que se
complete

 El

modelo de planificacin natural

1. Definir propsitos y principios

2. Visualizar resultados
3. Generar lluvias de ideas
4. Organizar
5. Identificar las acciones siguientes

 1.

Definir

Propsito
Porque estoy haciendo esto?
Llevarlo mas all y preguntar porque estoy haciendo

esto

Principios
Les dar a otros libertad sobre esto mientras que...

Si no est seguro de lo que

est haciendo, nunca har lo
suficiente
David Allen

2. Visualizar los resultados

Visin
ver el proyecto luego de completado los

resultados
Ver un xito absoluto!
La imaginacin es mas
importante que el
conocimiento
Albert Einstein

3. Generar lluvia de ideas

No hay que juzgar, criticar
ir tras la cantidad, no la calidad
Analizar y organizar Apagado
disparadores

4. Organizar
Identificar las piezas Importante
Ordenar por
Componentes
Secuencias
Prioridades
Detallar hasta el nivel necesario

5. Identificar las acciones siguientes

Cul es la accin siguiente en cada una

de las partes del proyecto?

Cul es la accin siguiente en el

proceso de planeamiento?

Organzate con eficacia Autor David Allen Ediciones

Urano
http://www.davidco.com/

Guillermo Matas Mazza

gmmazza@gmail.com
www.masemprendedor.com