Standardele de control intern/managerial la entitile publice *)

Nr.
St.
1

Denumirea standardului
ETICA, INTEGRITATEA

Descrierea standardului

Cerinte generale

Entitatea public asigur condiiile

necesare cunoaterii de ctre angajai
a reglementrilor care guverneaz
comportamentul acestora, prevenirea
i raportarea fraudelor*) i neregulilor.
-----------*) Frauda nseamn orice aciune
sau omisiune intenionat n legtur
cu: utilizarea sau prezentarea de
declaraii ori documente false,
incorecte sau incomplete, inclusiv
faptele penale prevzute n cap. III
seciunea 4^1 din Legea nr. 78/2000
pentru prevenirea, descoperirea i
sancionarea faptelor de corupie, cu
modificrile i completrile ulterioare,
care au ca efect alocarea/dobndirea,
respectiv utilizarea nepotrivit sau
incorect a fondurilor comunitare de
la bugetul general al Comunitii
Europene i/sau a sumelor de
cofinanare aferente de la bugetul de
stat, bugetele prevzute la art. 1 alin.
(2) lit. a) - f) i l) din Legea nr.
500/2002 privind finanele publice, cu
modificrile i completrile ulterioare,
i la art. 1 alin. (2) lit. a) - d) din Legea
nr. 273/2006 privind finanele publice
locale, cu modificrile i completrile
ulterioare;
necomunicarea
unei
informaii prin nclcarea unei obligaii
specifice, avnd acelai efect la care
s-a fcut referire anterior; deturnarea
acestor fonduri de la scopurile pentru
care au fost acordate iniial [conform
art. 2 lit. b) din Ordonana Guvernului
nr. 79/2003 privind controlul i
recuperarea fondurilor comunitare,
precum i a fondurilor de cofinanare
aferente utilizate necorespunztor,
aprobat cu modificri prin Legea nr.
529/2003,
cu
modificrile
i
completrile ulterioare].

- Managerul i salariaii trebuie s aib un nivel corespunztor de integritate**)

profesional i personal i s fie contieni de importana activitii pe care o
desfoar;
- Managerul, prin deciziile sale i exemplul personal, sprijin i promoveaz valorile etice
i integritatea profesional i personal a salariailor. Deciziile i exemplul personal
trebuie s reflecte:
- valorificarea transparenei i probitii n activitate;
- valorificarea competenei profesionale;
- iniiativa prin exemplu;
- conformitatea cu legile, regulamentele, regulile i politicile specifice;
- respectarea confidenialitii informaiilor;
- tratamentul echitabil i respectarea indivizilor;
- relaiile loiale cu colaboratorii;
- caracterul complet i exact al operaiilor i documentaiilor;
- modul profesional de abordare a informaiilor financiare;
- Salariaii manifest acel comportament i dezvolt acele aciuni percepute ca etice n
entitatea public;
- Managerul i salariaii au o abordare pozitiv fa de controlul financiar, a crui
funcionare o sprijin.
**) Integritate: caracter integru; sentiment al demnitii, dreptii i contiinciozitii, care
servete drept cluz n conduita omului; onestitate, cinste, probitate.
Valorile etice fac parte din cultura entitii publice i constituie un cod nescris, pe baza
cruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea public trebuie s
aib un cod de conduit oficial, scris, care este un mijloc de comunicare uniform a
valorilor etice a tuturor salariailor. Codul etic stabilete care sunt obligaiile rezultate din
lege crora trebuie s li se supun salariaii, n plus peste cele rezultate ca urmare a
raporturilor de munc: depunerea declaraiei de avere, a declaraiei pentru prevenirea
conflictului de interese. Exist i cazuri n care legea prevede incompatibiliti pentru
ocuparea unor funcii publice.
Codul de conduit a funcionarilor publici este aprobat prin lege. La nivelul fiecrei
instituii, codul etic se aprob de ctre conductor.
Pentru a putea aciona n conformitate cu valorile entitii publice, salariaii au nevoie
de sprijin i de o comunicare deschis, n special atunci cnd este vorba despre ajutorul
acordat pentru rezolvarea dilemelor i a incertitudinilor n materie de conduit adecvat.
Salariaii entitilor publice sunt liberi s comunice preocuprile lor n materie de etic.
Managementul entitii trebuie s creeze un mediu adecvat acestui tip de comunicare.
Conducerea trebuie s supravegheze comportamentul efectiv al salariailor din
subordine, referitor la standardul de etic i integritate, i s trateze n mod adecvat orice
abatere de la codul de conduit.

ATRIBUII, FUNCII,
SARCINI

COMPETENA,
PERFORMANA*)

Entitatea public transmite angajailor

i actualizeaz permanent:
- documentul privind misiunea entitii
publice;
- regulamentele interne;
- fia postului (funciei).

Managerul
asigur
ocuparea
posturilor
de
ctre
persoane
competente, crora le ncredineaz
sarcini potrivit competenelor, i
asigur condiii pentru dezvoltarea
capacitii profesionale a salariatului.

- Atribuiile entitii publice pot fi realizate numai dac sunt cunoscute de salariai i
acetia acioneaz concertat;
- Fiecare salariat are un rol bine definit n entitatea public, stabilit prin fia postului;
- Sarcinile sunt ncredinate i rezultatele sunt comunicate numai n raportul manager salariat - manager (ef - subaltern - ef);
- Managerii trebuie s identifice sarcinile n realizarea crora salariaii pot fi expui unor
situaii dificile i care influeneaz n mod negativ managementul entitii;
- Managerul trebuie s susin salariatul n ndeplinirea sarcinilor sale.
Managementul entitii publice va comunica tuturor angajailor care sunt sarcinile
entitii, rezultate din actul normativ de organizare i funcionare. Totodat, se va ngriji
ca aceste sarcini s se regseasc n Regulamentul de organizare i funcionare a
entitii publice, la care s aib acces toi salariaii. Se vor ntocmi i se vor actualiza, ori
de cte ori necesitile o vor cere, fiele postului pentru toi funcionarii publici i
personalul contractual din entitatea public. Aceasta este o obligaie permanent a
fiecrui nivel de management.
Regulamentul de organizare i funcionare a entitii se public pe pagina de internet a
entitii publice.
- Managerul i salariaii au acele cunotine, abiliti i experien care fac posibil
ndeplinirea eficient i efectiv a sarcinilor;
- Competena angajailor i sarcinile ncredinate trebuie s se afle n echilibru
permanent, stabil. Aciuni pentru asigurarea acestuia:
- definirea cunotinelor i deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munc;
- conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare definit;
- identificarea planului de pregtire de baz a noului angajat, nc din timpul
procesului de recrutare;
- revederea necesitilor de pregtire n contextul evalurii anuale a angajailor i
urmrirea evoluiei carierei;
- asigurarea faptului c necesitile de pregtire identificate sunt satisfcute;
- dezvoltarea capacitii interne de pregtire complementar formelor de pregtire
externe entitii publice;
- definirea politicii de pregtire/mobilitate;
- Performanele angajailor se evalueaz cel puin o dat pe an i sunt discutate cu
acetia de ctre realizatorul raportului;
- Competena i performana trebuie susinute de instrumente adecvate, care includ
tehnica de calcul, software-urile, brevetele, metodele de lucru etc.;
- Nivelul de competen necesar este cel care constituie premisa performanei.
*) Salariaii entitii publice trebuie s aib cunotinele profesionale, competenele,
atribuiile i instrumentele necesare pentru a contribui la realizarea obiectului de
activitate al entitii publice.
Este stabilit prin lege c ocuparea posturilor unei entiti publice se face prin concurs.
Acest lucru asigur premisele realizrii sarcinilor entitii de ctre persoane capabile i
competente, precum i atingerea obiectivelor de viitor ale entitii publice. Managementul
entitii publice evalueaz continuu nevoile i cerinele acesteia, fapt care permite luarea
unor decizii motivate n materie de formare, supraveghere, atribuire a sarcinilor i de
reorganizare. Conducerea poate recurge la servicii externe pentru a rspunde nevoilor
care nu pot fi satisfcute cu resursele entitii publice. Formarea profesional poate fi
axat pe acele competene care favorizeaz performanele individuale i pe abilitile
interpersonale care vizeaz luarea deciziilor i nvarea n grup.

FUNCII SENSIBILE

Entitatea public identific funciile

considerate ca fiind sensibile i
stabilete o politic adecvat de
rotaie a salariailor care ocup astfel
de funcii.

DELEGAREA

Managerul stabilete, n scris, limitele

competenelor i responsabilitilor pe
care le deleag.

STRUCTURA
ORGANIZATORIC

Entitatea public definete propria

structur
organizatoric,
competenele,
responsabilitile,
sarcinile
i
obligaia
de
a
raportapentru fiecare component
structural i informeaz nscris
salariaii

OBIECTIVE

Entitatea
public
trebuie
s
defineasc obiectivele determinante,
legate de scopurile entitii, precum i
cele complementare, legate de
fiabilitatea informaiilor, conformitatea
cu legile, regulamentele i politicile
interne i s comunice obiectivele
definite tuturor salariailor i terilor
interesai.

- n entitatea public se ntocmesc:

- inventarul funciilor sensibile;
- lista cu salariaii care ocup funcii sensibile;
- planul pentru asigurarea rotaiei salariailor din funcii sensibile, astfel nct un
salariat s nu activeze ntr-o astfel de funcie, de regul, mai mult de 5 ani;
- n inventarul funciilor sensibile sunt reflectate, de regul, acele funcii care prezint risc
semnificativ n raport cu obiectivele;
- Rotaia personalului se face cu efect minim asupra activitii entitii publice i a
salariailor.
- Delegarea de competen se face innd cont de imparialitatea deciziilor ce urmeaz
a fi luate de persoanele delegate i de riscurile asociate acestor decizii;
- Salariatul delegat trebuie s aib cunotina, experiena i capacitatea necesar
efecturii actului de autoritate ncredinat;
- Asumarea responsabilitii de ctre salariatul delegat se confirm prin semntur;
- Subdelegarea este posibil cu acordul managerului;
- Delegarea de competen nu l exonereaz pe manager de responsabilitate.
- Competena, responsabilitatea, sarcina i obligaia de a raporta sunt atribute asociate
postului; acestea trebuie s fie clare, coerente i s reflecte elementele avute n vedere
pentru realizarea obiectivelor entitii publice;
- Competena constituie capacitatea de a lua decizii, n limite definite, pentru realizarea
activitilor specifice postului;
- Responsabilitatea reprezint obligaia de a ndeplini sarcinile i se nscrie n limitele
ariei de competen;
- Raportarea reprezint obligaia de a informa asupra ndeplinirii sarcinilor.
n temeiul actului normativ privind organizarea i funcionarea entitii publice, managerul
aprob structura organizatoric: departamente, direcii generale, direcii, servicii, birouri,
posturi de lucru. ncadrarea cu personal de conducere i personal de execuie a acestor
structuri se regsete n statul de funcii al entitii. Scopul acestei aciuni este realizarea
n bune condiii de eficien i eficacitate a obiectivelor entitii.
- Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entitii publice;
- Entitatea public transpune obiectivele generale n obiective specifice i n rezultate
ateptate pentru fiecare activitate i le comunic personalului;
- Obiectivele trebuie astfel definite nct s rspund pachetului de cerine
"S.M.A.R.T."*);
- Fixarea obiectivelor reprezint atributul managementului, iar responsabilitatea realizrii
acestora revine att managementului, ct i salariailor;
- Multitudinea i complexitatea obiectivelor impun utilizarea unor criterii diverse de
grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilitilor, rspunderilor, de a
asigura operativitate n cunoaterea rezultatelor etc.
*) S - Precise (n limba englez: Specific); M - Msurabile i verificabile (n limba
englez: Measurable and verifiable); A - Necesare (n limba englez: Appropriate); R Realiste (n limba englez: Realistic); T - Cu termen de realizare (n limba englez:
Time-dependent).
Obiectivele generale ale oricrei entiti publice se refer la realizarea unor servicii
publice de bun calitate, n condiii de eficien i eficacitate maxim, astfel cum sunt
prezentate aceste obiective n actul normativ care reglementeaz organizarea i
funcionarea entitii publice.

PLANIFICAREA

Entitatea public ntocmete planuri

prin care se pun n concordan
activitile necesare pentru atingerea
obiectivelor cu resursele maxim
posibil de alocat, astfel nct riscurile
de a nu realiza obiectivele s fie
minime.

COORDONAREA

Pentru atingerea obiectivelor, deciziile

i aciunile componentelor structurale
ale
entitii
publice
trebuie
coordonate, n scopul asigurrii
convergenei i coerenei acestora.

10

MONITORIZAREA
PERFORMANELOR*)

Entitatea public asigur, pentru

fiecare
politic
i
activitate,
monitorizarea
performanelor,
utiliznd indicatori cantitativi i
calitativi relevani, inclusiv cu privire la
economicitate, eficien i eficacitate.

- Planificarea este una din funciile eseniale ale managementului;

- Planificarea se refer la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru
realizarea obiectivelor. Avnd n vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea
acestora necesit decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare;
- Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprim planului un caracter dinamic.
Schimbarea obiectivelor, resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare
impune actualizarea planului;
- Gradul de structurare a procesului de planificare, de detaliere a planurilor variaz n
funcie de diveri factori, precum: mrimea entitii publice, structura decizional a
acesteia, necesitatea aprobrii formale a unor activiti etc.
- Dup orizontul de timp la care se refer, n general, se elaboreaz:
- planuri anuale;
- planuri multianuale.
- Specific planificrii multianuale este stabilirea unei succesiuni de msuri ce trebuie
luate pentru atingerea obiectivelor.
Controlul este un mecanism necesar n raport cu planificarea, n sensul existenei unui
set clar de instrumente de msurare care s poat indica - pe de o parte - care este
progresul n realizarea obiectivelor i - pe de alt parte - aciunile corective, atunci cnd
este necesar.
- Managementul asigur coordonarea deciziilor i aciunilor compartimentelor structurale
ale entitii publice;
- Atunci cnd necesitile o impun, se pot organiza structuri specializate, care s sprijine
managementul n activitatea de coordonare;
- Coordonarea influeneaz decisiv rezultatele interaciunii dintre salariai n cadrul
raporturilor profesionale;
- Salariaii trebuie s in cont de consecinele deciziilor lor i ale aciunilor lor asupra
ntregii entiti publice;
- Coordonarea eficient presupune consultri prealabile, att n cadrul structurilor unei
entiti publice, ct i ntre structurile respective.
- Managementul trebuie s primeasc sistematic raportri asupra desfurrii activitii
entitii publice;
- Managementul evalueaz performanele, constatnd eventualele abateri de la
obiective, n scopul lurii msurilor corective ce se impun;
- Sistemul de monitorizare a performanei este influenat de mrimea i natura entitii
publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/i a indicatorilor, de modul de acces
al salariailor la informaii.
*) Monitorizarea performanelor - supraveghere, urmrire, de ctre aparatul de
conducere al entitii publice, prin intermediul unor indicatori relevani, a performanelor
activitii aflate n coordonare.

11

MANAGEMENTUL
RISCULUI*)

Entitatea
public
analizeaz
sistematic, cel puin o dat pe an,
riscurile legate de desfurarea
activitilor sale, elaboreaz planuri
corespunztoare, n direcia limitrii
posibilelor consecine ale acestor
riscuri,
i
numete
salariaii

- Orice aciune sau inaciune prezint un risc de nerealizare a obiectivelor;

- Riscurile sunt acceptabile, dac msurile care vizeaz evitarea acestora nu se justific
n plan financiar;
- Riscurile semnificative apar i se dezvolt n special ca urmare a:
- managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea public i mediile n care
aceasta acioneaz;
- unor sisteme de conducere centralizate excesiv;

responsabili n aplicarea planurilor

respective.

12

13

INFORMAREA

COMUNICAREA

Entitatea public stabilete tipurile de

informaii,
coninutul,
calitatea,
frecvena, sursele i destinatarii
acestora, astfel nct managerii i
salariaii, prin primirea i transmiterea
informaiilor, s i poat ndeplini
sarcinile.

Entitatea public trebuie s dezvolte

un sistem eficient de comunicare
intern i extern, care s asigure o
difuzare rapid, fluent i precis a
informaiilor, astfel nct acestea s
ajung complete i la timp la

- Un sistem de control intern/managerial eficient presupune implementarea n entitatea

public a managementului riscurilor;
- Managerul are obligaia crerii i meninerii unui sistem de control intern/managerial
sntos, n principal, prin:
- identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea i eficiena operaiunilor,
respectarea regulilor i regulamentelor, ncrederea n informaiile financiare i de
management intern i extern, protejarea bunurilor, prevenirea i descoperirea
fraudelor;
- definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;
- evaluarea probabilitii ca riscul s se materializeze i a mrimii impactului acestuia;
- monitorizarea i evaluarea riscurilor i a gradului de adecvare a controalelor
interne la gestionarea riscurilor;
- verificarea raportrii execuiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.
*) Managementul riscului - metodologie care vizeaz asigurarea unui control global al
riscului, ce permite meninerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea
public, cu costuri minime.
Managementul riscului cuprinde o gam larg de activiti riguros definite i
organizate, plecnd de la condiiile de existen i obiectivele fundamentale ale entitii
publice, precum i analiza factorilor de risc ntr-o concepie de funcionare optim i
eficient.
- Informaia este indispensabil unui management sntos, unei monitorizri eficace,
identificrii situaiilor de risc n faze anterioare ale manifestrii acestora;
- Cultura entitii publice*) are o inciden major asupra cantitii, naturii i fiabilitii
informaiilor, ca i n ceea ce privete lrgirea gamei acestora n domeniul valorilor etice,
politicii, puterii, responsabilitilor i obligaiilor de raportare, obiectivelor entitii publice,
planurilor etc.;
- Informaia trebuie s fie corect, credibil, clar, complet, oportun, util, uor de
neles i receptat;
- Managerul i salariaii trebuie s primeasc i s transmit informaiile necesare
pentru ndeplinirea sarcinilor;
- Informaia trebuie s beneficieze de o circulaie rapid, n toate sensurile, inclusiv n i
din exterior.
*) Cultura entitii publice - forma de cultur organizaional, ce reprezint armonizarea
valorilor individuale, n vederea orientrii lor convergente spre realizarea obiectivelor
fundamentale ale entitii publice. Cultura reflect atitudinea pe care o are entitatea
public fa de schimbare.
ntr-o entitate public cultura se transmite prin reguli scrise, reguli nescrise i prin
standarde de etic social i de comportare. Acestea sunt relativ stabile n timp.
n entitile publice exist, n general, o cultur de tip normativ, n care accentul se
pune pe urmrirea corect a procedurilor, care sunt mai importante dect rezultatele. De
asemenea, n acest tip de cultur organizaional, standardele profesionale, morale etc.
sunt ridicate.
- Managerul asigur funcionarea unui sistem eficient de comunicare;
- Prin componentele sale, sistemul de comunicare servete scopurilor utilizatorilor;
- Sistemul de comunicare trebuie s fie flexibil i rapid, att n interiorul entitii publice,
ct i ntre aceasta i mediul extern;
- Procesul de comunicare trebuie s fie adaptat la capacitatea utilizatorilor, n ceea ce
privete prelucrarea informaiilor i achitarea de responsabiliti n materie de

utilizatori.

comunicare.
- Corespondena trebuie s fie purttoarea unor informaii utile n interiorul i n exteriorul
entitii publice;
- Corespondena utilizeaz purttori diferii ai informaiei (hrtie, benzi magnetice, floppy,
CD etc.) i se realizeaz prin mijloace diferite (curierul, pota, pota electronic, fax etc.);
- Ponderea n care entitatea public utilizeaz unul sau altul dintre purttori i apeleaz
la unul sau altul dintre mijloacele de realizare a corespondenei este determinat de o
serie de factori, cum ar fi: gradul de dotare intern i/sau al terilor, nivelul de pregtire al
salariailor, urgena, distana, costul, sigurana, restriciile din reglementri etc.;
- n funcie de tipul de purttor i mijlocul de realizare utilizat cu privire la coresponden,
operaiunile de intrare, ieire, nregistrare i stocare trebuie adaptate corespunztor, pe
baza unor planuri elaborate n acest sens, astfel nct, pentru fiecare caz, s poat fi
reflectate cerinele majore privind:
- asigurarea primirii, respectiv expedierii corespondenei;
- confirmarea primirii, respectiv expedierii corespondenei;
- stocarea (arhivarea) corespondenei;
- accesul la corespondena realizat.
- Ipotezele se formuleaz n legtur cu obiectivele ce urmeaz a fi realizate i stau la
baza fixrii acestora;
- Salariaii implicai n realizarea unui obiectiv trebuie s fie contieni de ipotezele
formulate i acceptate n legtur cu obiectivul n cauz;
- Ipotezele de care salariaii nu sunt contieni reprezint un obstacol n capacitatea de
adaptare;
- Reevaluri ale nevoilor de informare - concretizate n schimbri n ceea ce privete
informaiile necesar a fi colectate, n modul de colectare, n coninutul rapoartelor sau al
sistemelor de informaii conexe - trebuie efectuate dac se modific ipotezele ce au stat
la baza obiectivelor.
- Managerii trebuie s stabileasc i s comunice salariailor procedurile
corespunztoare, aplicabile n cazul semnalrii unor neregulariti;
- Managerii au obligaia s ntreprind cercetrile adecvate, n scopul elucidrii celor
semnalate i, dac este cazul, s ia msurile ce se impun;
- Salariaii care semnaleaz, conform procedurilor, neregulariti, de care, direct sau
indirect, au cunotin, vor fi protejai mpotriva oricror discriminri;
- Semnalarea neregularitilor trebuie s aib un caracter transparent pentru eliminarea
suspiciunii de delaiune;
- Managerul trebuie s promoveze respectul fa de lege i spiritul de ncredere.

14

CORESPONDENA I
ARHIVAREA

Fiecare entitate public organizeaz

primirea/expedierea, nregistrarea i
arhivarea corespondenei, astfel nct
sistemul s fie accesibil managerului,
angajailor i terilor interesai cu
abilitare n domeniu.

15

IPOTEZE, REEVALURI

Fixarea obiectivelor ia n considerare

ipoteze acceptate contient, prin
consens. Modificarea ipotezelor, ca
urmare a transformrii mediului,
impune reevaluarea obiectivelor.

16

SEMNALAREA
NEREGULARITILOR*)

Salariaii, deosebit de comunicrile

pe care le realizeaz n legtur cu
atingerea obiectivelor fa de care
sunt responsabili, au i posibilitatea
ca, pe baza unor proceduri distincte,
s semnaleze neregulariti, fr ca
astfel de semnalri s atrag un
tratament
inechitabil
sau
discriminatoriu fa de salariatul care
se conformeaz unor astfel de
proceduri.

*) Realizarea acestui standard este un demers managerial extrem de dificil, n contextul

aplicrii valorilor culturii ncrederii i al asigurrii unui mediu de moralitate n cadrul
entitii publice, dat fiind riscul de percepere a standardului ca fiind la interfa cu
delaiunea. Pentru ca acest risc s fie limitat, trebuie cultivat un sistem de valori bazat pe
nelegerea faptului c, n cadrul entitii publice, toi salariaii exercit diverse nivele de
management i c au, n mod esenial, aceleai obiective:
- de a realiza servicii publice de bun calitate, cu costuri minime, trebuincioase
contribuabilului;
- de a-i pstra locurile de munc.
ntr-un astfel de mediu se creeaz anticorpii necesari reechilibrrii sistemului, n cazul
producerii unor agresiuni din interiorul sau din exteriorul entitii publice. Dac nu se
creeaz astfel de anticorpi, managementul trebuie s asigure descoperirea i nlturarea

17

18

PROCEDURI*)

SEPARAREA
ATRIBUIILOR

Pentru activitile din cadrul entitii

publice i, n special, pentru
operaiunile
economice,
aceasta
elaboreaz proceduri scrise, care se
comunic tuturor salariailor implicai.

Elementele operaionale i financiare

ale fiecrei aciuni sunt efectuate de
persoane independente una fa de
cealalt, respectiv funciile de iniiere
i verificare trebuie s fie separate.

neregularitilor, prin dialog liber cu membrii entitii publice. Angajailor le revine sarcina
ca, n cazul identificrii unor dovezi n ceea ce privete existena unor posibile fraude,
corupie sau orice alt activitate ce poate afecta n sens negativ interesele majore ale
entitii publice, care depesc nivelul de competen al managementului propriu, sau n
cazul n care sunt implicate nivele ale acestuia, s aduc respectivele dovezi la
cunotina organelor abilitate ale statului. n niciun caz un salariat care descoper dovezi
de acest gen i acioneaz pentru scoaterea lor la lumin nu trebuie sancionat, i nici
recompensat. Aciunea sa trebuie privit ca exercitarea unei ndatoriri profesionale.
Realizarea n practic a acestui standard se face i cu ajutorul fiei postului.
- Entitatea public trebuie s se asigure c, pentru orice aciune i/sau eveniment
semnificativ, exist o documentaie adecvat i c operaiunile sunt consemnate n
documente;
- Documentaia trebuie s fie complet, precis i s corespund structurilor i politicilor
entitii publice;
- Documentaia cuprinde politici administrative, manuale, instruciuni operaionale, checklists-uri sau alte forme de prezentare a procedurilor;
- Documentaia trebuie s fie actualizat, util, precis, uor de examinat, disponibil i
accesibil managerului, salariailor, precum i terilor, dac este cazul;
- Documentaia asigur continuitatea activitii, n pofida fluctuaiei de personal;
- Lipsa documentaiei, caracterul incomplet sau/i neactualizarea acesteia constituie
riscuri n realizarea obiectivelor;
- ntocmirea i urmrirea executrii graficului de circulaie a documentelor la fiecare nivel
de responsabilitate din entitatea public.
*) Exist dou accepiuni cu privire la proceduri:
- aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizri i instruciuni, elaborate de
ctre entitatea public pentru organizarea aplicrii unor reglementri de rang superior,
aprobate de ctre conductorul entitii publice sau chiar de ctre Guvern (a se vedea,
ca exemplu, art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002, cu modificrile i completrile
ulterioare);
- aceea a metodelor de lucru i a procedurilor scrise, formalizate - care constituie
obiectul acestui standard - specifice pentru fiecare entitate public, referitoare la
activitile acesteia. Aceste proceduri trebuie s fie:
- scrise, respectiv formalizate. Cunotinele individuale i colective trebuie stocate i
puse n ordinea care corespunde scopurilor entitii publice;
- simple i specifice. Procedurile scrise se constituie n instrument de lucru, pentru
ca executanii s cunoasc normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare
domeniu al entitii publice;
- actualizate n mod permanent, n funcie de evoluia reglementrilor n materie;
- aduse la cunotina executanilor.
- Separarea atribuiilor i responsabilitilor este una dintre modalitile prin care se
reduce riscul de eroare, fraud, nclcare a legislaiei, precum i riscul de a nu putea
detecta aceste probleme;
- Prin separarea atribuiilor se creeaz condiiile ca nicio persoan sau compartiment s
nu poat controla toate etapele importante ale unei operaiuni sau ale unui eveniment;
- Separarea atribuiilor i responsabilitilor ntre mai multe persoane creeaz premisele
unui echilibru eficace al puterilor;
- Managerii entitilor publice n care, datorit numrului mic de salariai, se limiteaz
posibilitatea de aplicare a separrii atribuiilor i responsabilitilor, trebuie s fie
contieni de riscuri i s compenseze aceast limitare prin alte msuri.

19

SUPRAVEGHEREA*)

20

GESTIONAREA
ABATERILOR

21

CONTINUITATEA
ACTIVITII

22

STRATEGII DE CONTROL

Entitatea public asigur msuri de

supraveghere
adecvate
a
operaiunilor, pe baza unor proceduri
prestabilite, inclusiv prin control expost, n scopul realizrii n mod
eficace a acestora.

Entitatea public se asigur c,

pentru toate situaiile n care, datorit
unor circumstane deosebite, apar
abateri fa de politicile sau
procedurile stabilite, se ntocmesc
documente adecvate, aprobate la un
nivel corespunztor, nainte de
efectuarea operaiunilor.
Entitatea public asigur msurile
corespunztoare pentru ca activitatea
acesteia s poat continua n orice
moment, n toate mprejurrile i n
toate planurile, cu deosebire n cel
economico-financiar.

Entitatea public construiete politici

adecvate strategiilor de control i
programelor
concepute
pentru
atingerea obiectivelor i meninerea n
echilibru a acestor strategii.

- Managerul trebuie s monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a

se asigura c procedurile sunt respectate de ctre salariai n mod efectiv i continuu;
- Controalele de supraveghere implic revizuiri n ceea ce privete munca depus de
salariai, rapoarte despre excepii, testri prin sondaje sau orice alte modaliti care
confirm respectarea procedurilor;
- Managerul verific i aprob munca salariailor, d instruciunile necesare pentru a
minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislaia i pentru a veghea asupra
nelegerii i aplicrii instruciunilor;
- Supravegherea activitilor este adecvat, n msura n care:
- fiecrui salariat i se comunic atribuiile, responsabilitile i limitele de competen
atribuite;
- se evalueaz sistematic munca fiecrui salariat;
- se aprob rezultatele muncii obinute n diverse etape ale realizrii operaiunii.
*) Managementul entitilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de
organizare, atribuiile ce i revin pe linia supravegherii curente a activitii, condiiile de
exercitare a acesteia i rspunderile i, de asemenea, s iniieze, s aplice i s
dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile i eficiente, bazate cu deosebire pe
autocontrolul, controlul mutual i controlul ierarhic al salariailor.
- n derularea aciunilor pot aprea circumstane deosebite, care nu au putut fi anticipate
i care induc abateri ce nu permit derularea tranzaciilor prin procedurile existente;
- Abaterile de la procedurile existente trebuie s fie documentate i justificate, n
vederea prezentrii spre aprobare;
- Este necesar analiza periodic a circumstanelor i a modului cum au fost gestionate
aciunile, n vederea desprinderii unor concluzii de bun practic pentru viitor, ce
urmeaz a fi formalizate.
- Entitatea public este o organizaie a crei activitate trebuie s se deruleze continuu,
prin structurile componente. Eventuala ntrerupere a activitii acesteia afecteaz
atingerea obiectivelor propuse;
- Situaii diferite, care afecteaz continuitatea activitii: mobilitatea salariailor; defeciuni
ale echipamentelor din dotare; disfuncionaliti produse de unii prestatori de servicii;
schimbri de proceduri etc.;
- Pentru fiecare din situaiile care apar, entitatea public trebuie s acioneze n vederea
asigurrii continuitii, prin diverse msuri, de exemplu:
- angajarea de personal n locul celor pensionai sau plecai din entitatea public din
alte considerente;
- delegarea, n cazul absenei temporare (concedii, plecri n misiune etc.);
- contracte de service pentru ntreinerea echipamentelor din dotare;
- contracte de achiziii pentru nlocuirea unor echipamente din dotare;
- Existena inventarului situaiilor care pot conduce la discontinuiti n activitate i a
msurilor care s previn apariia lor.
- Exist un raport de interdependen ntre strategiile, politicile i programele elaborate
pentru atingerea obiectivelor i strategiile de control. Fr o strategie de control adecvat
crete riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica i programele entitii
publice i, deci, al nerealizrii obiectivelor la nivelul exigenelor preconizate;
- Strategiile de control sunt cu att mai complexe i mai laborioase cu ct fundamentarea
i realizarea obiectivelor entitii publice sunt mai complexe i mai dificile;
- Strategiile de control se supun conceptului de strategie, n general, acestea necesitnd
studii, n vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregtirii

23

ACCESUL LA RESURSE

24

VERIFICAREA I
EVALUAREA
CONTROLULUI

25

AUDITUL INTERN

Managerul stabilete, prin emiterea

de
documente
de
autorizare,
persoanele care au acces la resursele
materiale, financiare i informaionale
ale entitii publice i numete
persoanele
responsabile
pentru
protejarea i folosirea corect a
acestor resurse.
Entitatea public instituie o funcie de
evaluare a controlului intern i
elaboreaz
politici,
planuri
i
programe de derulare a acestor
aciuni.

Entitatea public nfiineaz sau are

acces la o capacitate de audit, care
are n structura sa auditori
competeni, a cror activitate se
desfoar, de regul, conform unor
programe bazate pe evaluarea
riscului.

personalului de control, a mbuntirii metodelor i procedurilor de control, a modului de

evaluare a controalelor etc.;
- Strategiile de control se refer i la tipurile de control aplicabile situaiei. n paleta larg
a modalitilor de control i a criteriilor de clasificare a acestora, regsim:
- activiti de control: observaia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor;
coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea;
monitorizarea etc.;
- clasificarea controlului n funcie de modul de cuprindere a obiectivelor: control
total; control selectiv (prin sondaj);
- clasificarea controlului n funcie de scopul urmrit: control de conformitate; control
de perfecionare; control de adaptare etc.;
- clasificarea controlului n funcie de apartenena organelor de control: control
propriu; control exterior;
- clasificarea controlului n funcie de executani: autocontrol; control mutual; control
ierarhic; control de specialitate;
- clasificarea controlului n funcie de modul de execuie: control direct; control
indirect; control ncruciat;
- clasificarea controlului n funcie de baza normativ: control normativ; control
practic; control teoretic;
- clasificarea controlului n funcie de interesul entitii: control pentru sine; control
pentru alii;
- clasificarea controlului n funcie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;
- clasificarea controlului n funcie de momentul efecturii acestuia: control ex-ante;
control concomitent; control ex-post;
- etc.
- Restrngerea accesului la resurse reduce riscul utilizrii inadecvate a acestora;
- Severitatea restriciei depinde de vulnerabilitatea tipului de resurs i de riscul
pierderilor poteniale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilitii
bunurilor i valorilor se au n vedere costul, riscul potenial de pierdere sau utilizare
inadecvat;
- ntre resurse i sumele nregistrate n evidene se fac comparaii periodice (inventare).
Vulnerabilitatea bunurilor i valorilor determin frecvena acestor verificri.
- Managerul trebuie s asigure verificarea i evaluarea n mod continuu a funcionrii
sistemului de control intern i a elementelor sale. Disfuncionalitile sau alte probleme
identificate trebuie rezolvate operativ, prin msuri corective;
- Verificarea operaiunilor garanteaz contribuia controalelor interne la realizarea
obiectivelor;
- Evaluarea eficacitii controlului se poate referi, n funcie de cerine specifice i/sau
conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitii publice, fie la unele dintre acestea,
opiune care revine managerului;
- Managerul stabilete modul de realizare a evalurii eficacitii controlului.
- Auditul intern asigur evaluarea independent i obiectiv a sistemului de control intern
al entitii publice;
- Auditorul intern finalizeaz aciunile sale prin rapoarte de audit, n care enun punctele
slabe identificate n sistem i formuleaz recomandri pentru eliminarea acestora;
- Managerul dispune msurile necesare, avnd n vedere recomandrile din rapoartele
de audit intern, n scopul eliminrii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.

*)

n scopul de a facilita parcurgerea mai rapid a textului standardelor de control intern/managerial la entitile publice, aprobate prin
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 946/2005, cu modificrile i completrile ulterioare, acestea sunt prezentate, n tabelul de mai sus,
ntr-un format restrans, prin eliminarea, din cuprinsul fiecrui standard, a punctului intitulat Referine principale . De asemenea, n acelai
scop, au fost integrate, fie n coloana 3 Descrierea standardului , fie n coloana 4 Cerine generale, dup caz, informaiile (explicaii,
definiii) care, n textul original, sunt prezentate cu asterisc, n subsolul paginii fiecrui standard.