Manual terico:

Bases de datos
Access XP

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Generalidades

Generalidades

Una base de datos es como un

almacn que nos permite guardar
grandes cantidades de informacin de
forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fcilmente.
En este tema aprenders los conceptos
bsicos relacionados con las bases de datos y descubrirs todos los elementos
que forman parte de la interfaz del programa Microsoft Access 2002.
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1.1. Las bases de datos

Una base de datos no es ms que un gran conjunto de datos. Su objetivo consiste en reunir la informacin en un solo lugar y tenerla a mano para trabajar con ella.
Una base de datos es un conjunto de informacin organizada de algn modo determinado.
Algunos ejemplos son: agendas, listas de clientes, proveedores o artculos.

Organizando la informacin en forma de tabla, que es la forma ms fcil de entender una

base de datos, cada fila es un registro y cada columna un campo.

registro

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campo
La siguiente base de datos tiene un total de cuatro registros y seis campos.

Cada registro contiene los datos pertenecientes a una nica entidad, por ejemplo: un cliente o un artculo.
En cambio, cada campo contiene los datos referentes a un tipo o categora de informacin,
por ejemplo: nombres, direcciones, precios, etctera.

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En toda base de datos, cada campo se identifica por un nombre de campo. En el ejemplo,
los nombres de campo son: apellidos, nombre, direccin, poblacin, provincia y telfono.

Apellidos

Nombre

Direccin

Poblacin

Provincia

Telfono

La interseccin entre una fila y una columna, es decir, el contenido de un campo determinado de un registro, se llama dato.
Cada dato se identifica por el nombre del campo y por el nmero de registro al que pertenece. Por ejemplo: un dato sera el telfono del registro 2.

Apellidos

Nombre

Direccin

Poblacin

Provincia

Telfono

DATO

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1.2. El programa Access 2002

Microsoft Access 2002 es una potente herramienta de gestin de bases de datos, que se
utiliza para crear y manejar grandes cantidades de informacin de manera eficiente.

Entre las mltiples tareas que pueden ejecutarse con el programa Access 2002, cabe destacar:

Almacenar una cantidad de informacin casi ilimitada.

Organizar la informacin en la forma que mejor se ajuste al modo de trabajar.
Recuperar la informacin segn los criterios de seleccin que se especifique.
Crear formularios para facilitar la introduccin de datos.
Generar informes que pueden combinar datos, textos, grficos y otros objetos.
Compartir informacin a travs de Internet.

Para ejecutar el programa Access 2002, hay que partir del botn Inicio en el escritorio de
Windows.

Abriremos el men Inicio, haciendo clic sobre l. A continuacin, seleccionaremos

Programas y Microsoft Access.

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De esta manera, aparecer la pantalla inicial de Access.

Veamos ahora la forma ms correcta de salir del programa.

Basta abrir el men Archivo, pulsando sobre l, y seleccionar la opcin Salir.

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El programa Access se cierra y, en su lugar, vuelve a aparecer el escritorio.

1.3. La pantalla de Access

Al acceder al programa aparece la ventana de Access, desde la cual se lleva a cabo todo el
trabajo con el programa.
En la parte superior de la ventana aparece la barra de ttulo.
En ella aparece el men de control, cuyas opciones permiten restaurar, mover, cambiar de
tamao o cerrar la ventana.
A su lado aparece el nombre del programa.
En la esquina derecha de la barra de ttulo hay tres botones.

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Pantalla principal ACCESS XP

Barra de ttulo

Botones

Si pulsamos sobre el botn Minimizar, la ventana de Access se reduce a un botn en la

barra de tareas de Windows. Al hacer clic en l volver a su tamao inicial.
El botn del centro permite Restaurar la ventana a su tamao original, o Maximizarla para que ocupe la totalidad de la pantalla.
El ltimo botn, situado ms a la derecha, permite cerrar la ventana.

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Debajo de la barra de ttulo se encuentra la barra de mens.

Barra de mens

En ella aparecen diferentes comandos que, al ser pulsados, muestran una lista con ms
comandos.
Access personaliza, de forma automtica, los mens, basndose en la frecuencia de uso
de los comandos.
Esto quiere decir que al iniciar el programa por primera vez y abrir un men, aparecern los
comandos bsicos. A medida que se vaya trabajando, el programa ajustar los mens para
que slo aparezcan los comandos ms utilizados.
Para expandir los mens de forma que quede visible la totalidad de los comandos incluidos,
basta pulsar sobre la flecha que aparece al final de cada uno de los mens.

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Para cerrar un men, basta hacer clic en cualquier lugar de la pantalla fuera de l.
Al desplegar un men, observamos que algunas opciones van acompaadas de una pequea imagen.

Estas imgenes corresponden a las que aparecen en la barra de herramientas, que es la

que figura justo debajo de la barra de mens.

Barra de herramientas

La barra de herramientas consiste en una serie de botones grficos que son accesos directos para ejecutar comandos de forma rpida.
Tanto las opciones que aparecen en el men, como los botones de la barra de herramientas varan dependiendo del trabajo que se est realizando.

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En la parte inferior de la ventana aparece la barra de estado.

Barra de herramientas

En ella irn apareciendo informaciones tiles relacionadas con las tareas que se realicen.
En la parte derecha de la barra de estado, el programa nos informa si estn activas, o no,
algunas teclas, como el bloqueo de maysculas o el teclado numrico.
El ltimo elemento que aparece en la ventana de Access es el panel de tareas.

Como su propio nombre indica, facilita la realizacin de las tareas ms comunes. Su contenido y, por tanto, sus opciones, variarn dependiendo de la tarea en que se puedan utilizar:
crear o abrir una base de datos, buscar informacin o utilizar el portapapeles de Office.

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1.4. El ayudante de Office

Conocer la ayuda que podemos obtener en Access es muy importante porque puede resolvernos cualquier duda que nos surja durante el trabajo con el programa.
La oferta de ayuda ms amplia la ofrece el ayudante.
Para acceder a l, hay que abrir el men Ayuda y seleccionar Mostrar el Ayudante de
Office.

En pantalla aparece Clipo, el ayudante.

Al pulsar el botn derecho del ratn sobre l, aparece un men contextual con cuatro opciones.

Ocultar: Esconde el ayudante.

Opciones: Abre un cuadro de dilogo donde pueden establecerse diversas caractersticas
del ayudante.
Elegir ayudante: Aparece el mismo cuadro de dilogo anterior pero con la primera ficha
abierta. En ella podemos cambiar el ayudante por otro, siempre que haya sido instalado.
Animar: Permite aplicar una animacin al ayudante.

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Para obtener ayuda, hay que pulsar con el botn izquierdo del ratn sobre el ayudante.
Aparece un globo en el que escribiremos una o varias palabras sobre el tema del que deseamos ayuda.
Por ejemplo, supongamos que queremos obtener ayuda acerca de cmo imprimir informes.
Escribimos estas dos palabras y pulsamos sobre Buscar.

El ayudante mostrar una lista de temas que contengan la palabra, o palabras, especificadas. Pulsando sobre Ver ms aparecen ms temas, y pulsando en Ver anterior volvemos al principio.

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Al hacer clic en el tema que interese, se abre la ventana de ayuda. Tambin se abrir esta
ventana si se solicita ayuda y el ayudante no est activo.

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Veamos con ms detalle esta ventana.

La ventana de ayuda est dividida en dos partes.
En la parte derecha aparece el texto de ayuda, que puede manejarse como una pgina web.
Adems del texto puede haber enlaces a otras pginas de ayuda y a sitios de Internet. La
parte izquierda de la ventana de ayuda tiene, en la parte superior una serie de botones.

El botn Mosaico automtico ajusta la ventana de ayuda de forma que en el resto de la

pantalla podamos ver la ventana de Access al completo.
Al pulsarlo, este botn se convierte en Quitar mosaico y se utiliza para que el entorno de
Access vuelva a ocupar la pantalla completa, quedando una parte oculta tras la ventana

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1.5. Otras formas de ayuda

Adems del ayudante de Office y la ventana de ayuda, existen otras formas para obtener
ayuda puntual de un modo rpido.
En la parte derecha de la barra de mens aparece el cuadro Escriba una pregunta.

Para obtener ayuda basta escribir, en este cuadro, una o varias palabras referentes al tema
que interese.
Por ejemplo: escribimos Relaciones y, al pulsar <Intro>, aparecer una lista con los temas
encontrados.
Basta seleccionar el deseado y se abrir la ventana de ayuda mostrando el tema solicitado.
El cuadro de ayuda Escriba una pregunta dispone de una lista desplegable que, al abrirla,
muestra los ltimos criterios de bsqueda introducidos.

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De este modo es ms fcil localizar una informacin ya buscada con anterioridad. Puede
cerrarse esta lista, sin solicitar ayuda, pulsando en cualquier lugar fuera de ella.

Otra forma de ayuda consiste en preguntar al programa Qu es esto?.

Esta forma es especialmente til para conocer la utilidad de botones y casillas que aparecen, sobre todo, en
los cuadros de dilogo. Podemos obtener este tipo de
ayuda abriendo el men Ayuda y seleccionando esta
opcin.

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