10 Pai

pentru scrierea unei propuneri de proiect

finanat din fonduri de la Comisia European
Document avnd ca surs cursul Successful Project Planning and
Management of European Educational Projects Atena, 16-20
Ianuarie 2012, Organizator NSF Cyberall Access,
lector Nikolaos Floratos

Cei 10 pai pentru elaborarea

propunerii de proiect
Obiectiv: ncercm s:
simplificm procesul scrierii unei propuneri de
proiect ctigtoare i s
evideniem derularea acestui proces pas cu
pas (step-by-step)
Proces pe care fiecare potenial aplicant trebuie
s-l ia n considerare la momentul cnd
decide s iniieze elaborarea unei propuneri
de proiect pentru a sprijini dezvoltarea
organizaiei proprii (prin finanare din fonduri
UE)

Cei 10 pai

Pasul 1: Trebuie s contientizezi c CE nu este o organizaie

caritabil i s adopi o abordare n consecin

Pasul 2: Examineaz posibilitile de finanare
Step 3: Creaz-i o reea de parteneri
Step 4: Citete foarte atent documentele de referin pentru a
apelul de proiecte identificat (call for proposal)
Step 5: Elaboreaz propunerea de proiect PPO Project
Proposal Outline
Step 6: Stabilete-i i finalizeaz parteneriatul (consoriul)
Step 7: Elaboreaz propunerea de proiect
Step 8: F o verificare i corecteaz prile din propunere care
nu sunt bune / Revizia final i modificri dac sunt necesare
Step 9: Depune propunerea de proiect (Submit) i relaxeazte
Step 10: ce urmeaz dup depunere?

PASUL 1: Conientizeaz c CE nu este o organizaie de caritate i

adopt o strategie corespunztoare

Cea mai mare parte a fondurilor CE este acordat

ca un suport financiar, implicand de regula o cofinanare din partea institutiei care aplica

De aceea in cele mai multe cazuri nu presupune o
finanare 100%

De regula contribuia proprie este ntre 50%-20%

Trebuie s adopi o strategie prin care investiia pe
care o faci s-i aduc venituri care s acopere cel
puin propria ta contribuie, prin activitile care au
fost finanate

PASUL 2: Examineaz toate

posibilitile de finanare
Fii foarte atent care sunt necesitile tale
reale i gsete pentru ele sursa de finanare
potrivit

Identificarea apelul de proiecte (call for
proposals) potrivit necesita o informare
continua si activa

Dac ai identificat apelul de proiecte
(call for proposals) potrivit, verific obiectivele i
observa abordarea proiectelor de succes
finanate anterior (din compendia)

PASUL 3: Creaz-i o reea de parteneri si fii activ pentru

constituirea unui Consoriu eficace

De regula, numrul minim de parteneri angrenati ntr-o propunere de

proiect este de 3 parteneri din 3 ri membre UE diferite

Un consoriu echilibrat are 6-7 parteneri

Este important ca in consortiu sa fie reprezentat intregul lant valoric,
spre exemplu:
utilizatorii finali pentru a confirma specificaiile i a valida serviciile
prevzute
autoriti publice i organismele care elaboreaz politicile policy makers
pentru validarea serviciilor propuse
prestatorii de servicii pentru designul i dezvoltarea serviciilor
consultani pentru evaluarea impactului i realizarea studiilor
Etc.

Utilizeaz facilitile de cutare de parteneri pentru proiect pe programul vizat

Particip la evenimente tip info-days pentru diverse programe
Profita (pentru a largi si imbunatati) baza de date cu contacte prin participrile la
diverse seminarii i vizitele pregtitoare
nscrie-te la grupuri similare (linkedin) sau n oricare alt grup de discuii

PASUL 4: Citete foarte atent materialele de referin i

publicaiile pe apelul de propuneri de proiecte identificat

Adun toate materialele de referin cum sunt:

Application template fisele standard pentru aplicatie
Application guidelines linii directoare pentru potentiali beneficiari
Workprogramme (Calendarul programat al apelurilor de propuneri de proiecte)
cu prioritile din acel an Publicaia apelului de propuneri de proiecte (call for proposals)
Ghidul solicitantului / Guide for applicants
Dup o parcurgere atent trebuie s devii familiar cu:
Termenele de depunere/Submission deadlines,
Prioritile de finanare/Funding priorities
Formatul propunerii /Proposal format
Coninutul necesar/Required content
Consoriul i criteriile de eligibilitate pentru parteneri/Required consortium synthesis and
eligibility criteria
Criteriile de acordare a finanrii grilele de evaluare / Award criteria
Documentele suport obligatorii/Necessary accompanying documents (e.g. legal statute
and other certificates,bank account statements, financial accounts, etc) )(precum spre ex.
statut legal, certificate, extras de cont, conturi bancare, etc)
Restriciile privind ntinderea coninutului
Asigur-te c cel care este coordonator are capacitate operaional i financiar de
a implementa proiectul

PASUL 5: Pregtete propunerea de proiect

(PPO-Project Proposal/Plan Outline)

Pentru nceput ine cont c:

PPO este instrumentul perfect pentru a atrage

competene i parteneri potrivii

PPO este instrumentul perfect pentru a-i alinia /a
corela strategia la obiectivele i prioritile apelului de
proiecte

PPO este instrumentul perfect pentru a face lobby la
propunerea de proiect/ (pentru a o promova,disemina
in vederea atragerii de parteneri) nainte de depunere
i pentru a primi feedback de la autoritile de
finanare

PPO este fundamentul pentru un proiect de succes

PASUL 6: stabilete i finalizeaz consoriul (partenerii)

Verific-i baza de date cu partenerii sau utilizeaz

compendia i identific potenialii parteneri potrivii

Transmite-le o invitaie la parteneriat i stabilii rolul fiecrui
partener n funcie de abilitile /competenele i experiena
anterioar a fiecruia
Folosete PPO pentru a obine informaii de la potenialii
parteneri asupra estimrii bugetului, rolului partenerilor , etc.
Finalizeaz consoriul ct de repede este posibil
Identific ce date sunt necesare de la fiecare partener n parte
pentru propunerea de proiect (CV, profil profesional, date
administrative, scrisori de intenie, asumarea coordonarii unor
parti din proiect de catre unii dintre parteneri si contributie la
scrierea acelor parti, etc.)

PASUL 7: Pregtete-i propunerea de proiect A)

ncearc s obii un feedback asupra PPO sau orice informaie

de la autoritatea contractanta. Este o abordare care te ndreapt

spre succes.
F referin n propunerea ta de proiect la ceea ce ai primit ca
i feedback
Asigur-te c propunerea ta este eligibil i corelat /aliniat la
prioritile din apel
Adun din timp toate informaiile necesare de la fiecare dintre
parteneri pentru a evita surprize spre final
Familiarizeaz-te cu formularele aplicaiei care le vei utiliza
Colecteaz/ Adun i distribuie datele de contact ale fiecruia
dintre parteneri
Pregtete o list a sarcinilor (task-uri) alocate fiecrui
partener. Folosete instrumentele online gratuite cum sunt
Remember The Milk sau Teamlab.

PASUL 7: Pregtete-i propunerea de proiect B)

Pregtete o propunere simpl, cu reguli clare, cine ce are de fcut n

faza de pregtire a propunerii. Sugestie: ca o bun practic, versiunea
curent a propunerii de proiect s fie postat online, cu drepturi de
modificare doar pentru coordonator, modificrile fiind fcute cu track
changes. Cnd un partener dorete s actualizeze o seciune va
transmite propunerea sa coordonatorului, ca s o ncorporeze. Poi
folosi instrumente gratuite ca google apps sau Teamlab.

Pregtete un workplan/ plan al activitilor realist i convingtor

Pregtete un plan financiar
Include un sumar al propunerii n cadrul formularului de aplicaie care
subliniaz scopul, corelarea/ linierea cu obiectivele, competenele
consoriului

Explic de ce eti mndru de propunerea de proiect . It is your baby!

PASUL 8: Revizia final i modificri dac sunt necesare

Criteriile de eligibilitate Verific lista, verific situaia

Relevanta: Incadrarea si corelarea planului de activitati cu obiectivele proiectului si
prioritatile apelului
OK/NOT OK (de refcut)
Existenta dimensiunii transnaionale cu implicarea in lantul valoric a tuturor partenerilor
OK/NOT OK (de refcut)
Identificarea facila a valorii adugate i a prii inovative lund n considerare i practica din
alte state membre.
OK/NOT OK (de refcut)
Impact pozitiv ridicat generat de rezultatele planificate (planned outcomes)
OK/NOT OK (de refcut)
Impact clar nu numai la nivelul local dar i la nivel european i identificarea/ clarific
momentului cnd se creaz multiplicarea efectelor OK/NOT OK (de refcut)
Strategie de diseminare clar
OK/NOT OK (de refcut)
Sustenabilitate reperabil a rezultatelor proiectului dup perioada de implementare i
finanare
OK/NOT OK (de refcut)
Implicare efectiv si activ n proiect a tuturor partenerilor activi (nu o prezen tcut),
coordonator cu experiena
OK/NOT OK (de refcut)
Intocmirea unor bugete realiste, justificarea clar a cheltuielilor prevzute n buget
OK/NOT OK (de refcut)
Plan de Activiti realist, cu roluri clare i rezultate pentru fiecare activitate (outcomes per
activity)
OK/NOT OK (de refcut)

PASUL 9: Depunerea

Totdeauna respect termenele de depunere - submission

deadlines (verific faptul ca data potei s fie anterioar expirrii

termenului de depunere sau dac sunt ndeplinite alte condiii
specifice privind termenul de depunere)
Urmeaz scrupulos condiiile de depunere ( numr de copii,
formatele electronice cerute, adresa, semnturile, formele
administrative cerute, certificate, etc.)
Este pcat dup tot efortul ca propunerea de proiect s fie
exclus din evaluare pentru motive de neeligibilitate sau pentru
neobservarea unor cerine de form
Trimite un mesaj de mulumire partenerilor din consoriu
Arhiveaz-i documentele (copii pe hrtie sau electronice),
terge documentele care nu mai sunt necesare
Relaxeaz-te!

PASUL 10: Care urmeaz depunerii proiectului

ine cont c procesul de evaluare dureaz n mod normal de la 4 la 6

luni de la depunere
Dac propunerea a fost reinut pentru finanare atunci, felicitri!
Acum ncepe adevrata munc grea!
Dac propunerea ta a fost respins ?
Nu dispera! Numai 1 din 10 propuneri este reinut spre finanare! Nu
nseamn neaprat c nu ai fcut o treab bun.
Nu renuna i ncearc s contientizezi motivele respingerii i ref
propunerea pentru a o depune data urmtoare, dac este posibil
Studiaz rezultatele evalurii. Parcurge rezultatele evalurii foarte
atent pentru a te asigura asupra justificrii. Oricum, noteaz c n cazul
n care realizezi c evaluatorii nu au neles corect propunerea de
proiect, atunci este cu certitudine din cauza faptului c nu a fost scris
corect
Redepune dac este posibil. n final, bazat pe feedback-ul primit este
posibil s-i mbunteti propunerea i s redepui la un alt apel de
proiecte n cadrul aceluiai program de finanare sau chiar n altul.
Amintete-i c practica duce spre perfeciune!

Planul de timp orientativ pentru

realizarea unei propuneri de proiect

Termene n
Sptmni rmase

-16 sptmni
Clarific ratiunile (inclusiv dpv financiar) pentru a iniia
propunerea de proiect si obine acordul intern pentru demararea acestui proiect
-14 sptmni
Cauta posibilitati de finanare n Programele UE
-10 sptmni
Redacteaz iTrimite PPO ctre potenialii parteneri
-8 sptmni
Cere feedback de la CE
- 6 sptmni
Finalizeaz consoriul i adun datele partenerilor
- 2 sptmni
Redacteaz primul draft complet al propunerii de proiect
-1 sptmni
Verific i subliniaz ndeplinirea criteriilor de finanare
-0 sptmni
Depune propunerea de proiect spre finanare
respectnd termenele impuse n apelul de proiecte

Aciuni de ndeplinit pn la acest termen

Not: Acest plan orientativ depinde de tipul programului de finanare, mrimea, structura,
experiena parteneriatului, complexitatea proiectului, dac a mai fost depus, etc.