Creterea competitivitii firmei prin

implementarea unui sistem informatic

integrat
S.C. ELIS PAVAJE SRL

A. DATE GENERALE PRIVITOARE LA SOLICITANT

A.1.

Numele solicitantului

S.C. ELIS PAVAJE S.R.L.

A.2.

Nr. nmatriculare la Oficiul Registrului Comerului

J21/948/31.07.1991
A.3.

Codul unic de nregistrare fiscal

RO 1761593
A.4.

Obiectul de activitate
Cod CAEN - 2361 Fabricarea produselor din beton pentru construcii

A.5.

Forma juridic a solicitantului i un scurt istoric al organizaiei

Forma juridica de organizare: Societate cu Rspundere Limitat

Anul
1991

Evenimente din activitatea firmei

- S-a infiintat in anul 1991, sub numele SC Elis SRL, avand ca obiect de activitate

1993

fabricarea produselor din beton pentru constructii.

- Se infiinteaza firma SC Gota SRL, asociati Gota Samza si Gota Elisiu, avand acelasi
obiect de activitate - fabricarea produselor din beton pentru constructii, firma care

2007

cunoaste o dezvoltare fulminanta, de la un an la altul.

- Firma SC Elis SRL fuzioneaza prin absorbtie cu SC Gota SRL, rezultand firma SC

2009

Elis Pavaje SRL.

- Gota Samza si Gota Elisiu cesioneaza actiunile asociatilor Gota Emil Elisiu si Gota
Vasile.

A.6.

Structura capitalului social i evoluia acestuia de la nfiinare

CAPITAL SOCIAL SUBSCRIS I VRSAT: 21.400.000,00 RON

ASOCIATI PERSOANE FIZICE:
Nume/Prenume
Data si locul nasterii
Procente
GOTA EMIL ELISIU
18.07.1975, Sebe
50%
GOTA VASILE
30.12.1981, Alba Iulia
50%

EVOLUIA CAPITALULUI SOCIAL

Anul
1991
1999
2007
2010
A.7.

Reprezentantul legal al organizaiei

Valoarea
20 lei
20.000 lei
3.681.040 lei
21.400.000 lei

Numele, funcia, date de contact.

Nume, prenume
Funcie
Numr de telefon
Numr de fax
Adres e-mail:

A.8.

Gota Emil Elisiu

Director general
0732291003
0238/711284
emil.gota@elis.ro

Informaii referitoare la locul desfurrii activitii solicitantului

Adresa sediului social.

1. Localitatea Petreti, str.Zorilor, Nr.1, Jud. Alba cod 515850
Amplasamentul unitilor de producie actuale, dispunerea i funcionalitatea acestora n cadrul
activitii curente a solicitantului.
1. Petreti, str.Zorilor, nr.1, jud.Alba - sediu administrativ si de producie, aici se
desfaoar 65% din activitatea de productie a firmei;
2. Sat Stoeneti, com.Ariceti Rahtivani, nr.26B, jud. Prahova - activitate
productiva, aici se desfasoara apox.35% din activitatea de productie a firmei;
3. Cluj Napoca,Calea Turzii, nr.178, jud.Cluj - depozit produse finite.
B. DESCRIEREA ACTIVITII CURENTE
B.1.

Istoricul activitii

De la infiinare i pn n prezent, societatea i pstreaz acelai obiect de activitate

-fabricarea produselor din beton pentru construcii. n primii ani activitatea se desfaura cu
echipamente fabricate intern, avand o gama redusa de produse (2-3 articole).
n anul 1995 are loc prima achizitie important - o main de fabricat dale importat din
Italia, echipament care a permis diversificarea produciei i creterea volumului produciei. n felul
acesta firma putea s angajeze lucrri importante-amenajri de trotuare, parcari, scuaruri.
n 1998 achizitioneaz o nou main, din Germania, mai performant i demareaz
construcia unei hale de producie de 1000 mp, care va fi finalizat n 1999.
n 2005 se construiete o nou hal de producie i se achiziioneaz noi echipamente, piaa
solicitnd permanent creterea activitii.
n 2008 se realizeaz o nou investiie important - hala de producie cu echipamente
moderne, depozit materii prime i produse finite, locaia fiind n apropierea municipiului Ploieti sat Stoieneti, acest lucru permind apropierea de pieele din sudul rii.
n aceast perioad producia s-a diversificat n continuu, s-a creat o puternic baza de
transport ptentru materii prime i produse finite i s-a dezvoltat puternic activitatea de montaj,

ajungnd pn la 30% din totalul cifrei de afaceri. La aceast dat, firma, dispune de o reea de
ageni de vnzri care acoper ntreg teritoriul rii i vinde produse finite i realizeaz lucrri de
montaj la nivel naional.
B.2.

Descrierea infrastructurii TIC existente, n special cea semnificativa din punct de

vedere al proiectului.
Nr.
crt.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Procesor
Xeon3050
P4
P3
Core2Duo 2GHZ
Sempron 2400
Celeron 2gb
AMD64x2 4000
Athlon 2100
Core2Duo 2ghz
Athlon 2100
Celeron 2,4
Athlon64 2500
Sempron 1800
Sempron 2800
Sempron 3000

Memorie

HDD

3
2
1
2
2
2
1
1
3
1
2
1
1
1
1

500
120
120
160
80
250
150
40
250
160
250
150
150
80
150

Sistem de
operare
Windows Server 2003
Linux
Linux
Vista B
XP Profesional
Vista Business
XP Home
Xp Profesional
Vista Business
Vista Business
Xp Profesional
Xp Profesional
Xp Profesional
Xp Profesional
Xp Profesional

Data
Achizitie
2007
2007
2005
2007
2005
2008
2008
2006
2008
2008
2009
2006
2008
2009
2006

Din care
Tip Periferice

Numar

Imprimante
Scannere
Fax-uri
Copiatoare
Echipamente multifuncitonale
(copiator, fax, scanner, imprimanta)

15

B.3.

Laser Jet Termic Color

11

4
3

A3 sau
mai mare

4
3
4

Produse/servicii i activiti existente

Activitatea societatii cuprinde 2 mari componente :

a) activitatea de producie, care se desfaoar n 3 hale de producie situaie n Petreti, jud.
Alba i Stoieneti, jud. Prahova;
b) activitatea de montaj - punerea n opera a dalelor de pavaj, se realizeaz n diverse
antiere de lucru rspndite n ntreaga ar.
Tot fluxul informaional se concentreaz la Petreti, aici prelucrndu-se ntregul volum de
date.

Gama actuala de produse cuprinde o varietate foarte mare de produse din beton - dale pavaj
(peste 40 de modele), borduri (peste 15 modele), rigole (peste 10 modele), bolari (6 modele), gard
modular, plci soclu, jardiniere, capac carosabil, tuburi fntn.
Serviciile principale oferite sunt de montare a dalelor (peste 20 de echipe de montaj),
transport produse finite la solicitarea clienilor, consultan tehnic de specialitate, proiecte
ambientale.

B.4.

Politica de aprovizionare, furnizori

Principalii furnizori sunt :

a) Carpatcement Holding, furnizor de ciment, asigur i transportul materialelor;
b) Elis Agregate, furnizor de sorturi i agregate de balastier, transportul materialelor se
realizeaz cu mijloace de transport inchiriate;
c) Remei Romania, furnizor de aditivi i colorani;
d) Masa Gmbh Germania, furnizor de echipamente i piese de schimb pentru liniile de
producie;
e) Rampformen Ungaria, furnizor de matrie.
Descrierea reelei de aprovizionare, a logisticii folosite i a modului de operare.
Principalele riscuri i dificulti n privina aprovizionrii. Parcul propriu de transport este
insuficient pentru acoperirea necesitatilor de aprovizionare, astfel c firma este dependent n bun
msur de serviciile de transport oferite de teri.
PARTEA A II-A - DESCRIEREA PROIECTULUI
C. PREZENTAREA PROIECTULUI
C.1.

Obiectivele proiectului

Necesitatea investiiei si oportunitatea investitiei propuse

Pentru a face fa noului climat economic, companiile au nevoie de sisteme informatice
moderne, care s gestioneze, n mod automat, principalele fluxuri de lucru din organizaie.
Managerii bine pregatii din punct de vedere professional, pentru a fi cu adevarat eficieni i a
raspunde promt provocrilor venite din pia, au nevoie, de mentalitate modern i deschidere ctre
inovaie implementnd i utiliznd sisteme informatice integrate.
Pentru eficientizarea i controlul integrat al informaiei i al proceselor de afaceri din cadrul
firmei ce va duce la reducerea costurilor, managementul firmei a hotart implementarea unui sistem

ce va permite integrarea tuturor funciilor de conducere ale unei companii, de la planificarea

resurselor, asigurarea stocului de materii prime i materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea
proceselor de producie, pn la realizarea gestiunii financiar-contabile, a resurselor umane, a
vnzrilor de produse finite, meninerea i dezvoltarea relaiilor cu clienii i partenerii etc.
Pentru monitorizarea i corelarea tuturor nivelelor activitii organizaiei, care s permit o
prelucrare analitic i sintetic a datelor n timp real, managementul firmei a hotrt implementarea
unui sistem informatic de analiz economic, suport decizional i managemtul relatiilor cu clienii.
Implementarea unui sistem informatic de tip CRM va conduce la modernizarea i
eficientizarea activitii comerciale prin adoptarea de noi metode de lucru i implemetarea de noi
instrumente de lucru bazate pe TIC.
Sistemul pentru analiza economica si suport decizional va permite extragerea informatiilor
din aplicatiile si sursele de date existente si distribuirea acestora in cadrul organizatiei pentru
optimizarea proceselor de business, deciziilor si aciunilor. Ca n orice organizaie, exist cantiti
uriae de informaii legate de rapoarte financiare i de business, bilanuri i prognoze, etc.
Conductorilor organizaiei le lipsesc adesea informaiile de calitate, actualizate n timp real i
datele tranzacionale pe baza crora s poat construi un sistem de suport decizional.
Obiectiv general
Cresterea productivitii SC Elis Pavaje SRL prin implementarea unui sistem informatic
integrat de management cu ajutorul cruia se va realiza o mai bun conlucrare ntre departamente
ceea ce va aduce firmei un avantaj competitiv n relaia cu mediul extern.
Acest proiect nu va afecta generaiile viitoare deoarece investiia nu face parte din categoria
activitailor poluante mai mult, prin implementarea sistemelor ERP, CRM si a sistemului BI vor
scdea consumurilor de materiale auxiliare (hartie, toner etc.) i a consumurilor de energie electric
ceea ce asigur principiile dezvoltrii durabile i anume, satisfacerea nevoilor prezentului fr a
compromite posibilitatea generaiilor viitoare de a-i satisface propriile nevoi.
Obiective specifice
1. Cresterea eficientei firmei prin implementarea unui sistem informatic de tip ERP ce
contine 11 module, care va avea 30 utilizatori ce vor beneficia de cursuri de formare profesional i
a crui mentenan va fi asigurat de 2 administratori ce vor beneficia de cursuri de formare
profesional specifice.
Acest obiectiv este conform obiectivului specific operatiunii 3.3.1. "Crestera eficientei
firmelor prin reorganizarea tuturor proceselor pe baza unui sistem informatic.

2. Imbunatatirea managementului firmei prin implementarea unui sistem informatic de

analiza economica de tip BI, care va fi folosit de 2 utilizatori ce vor beneficia de cursuri de formare
profesional i a crui mentenan va fi asigurat de 2 administratori ce vor beneficia de cursuri de
formare profesional specifice.
Acest obiectiv este conform obiectivului specific operaiunii 3.3.1. "Introducerea de sisteme
TIC moderne ce ncurajeaz inovarea i ofer sprijin pentru deciziile managementului".
3. Eficientizarea procesului decizional n activitatea de vnzri i marketing prin
reorganizarea datelor i a fluxurilor de informaii dinspre i ctre pia cu ajutorul unui sistem
informatic pentru managementul relaiilor cu clienii de tip CRM , care va fi folosit de 3 utilizatori
ce vor beneficia de cursuri de formare profesional i a crui mentenan va fi asigurat de 2
administrator ce va beneficia de cursuri de formare profesional specifice.
Acest obiectiv este conform obiectivului specific operatiunii 3.3.1. "Crestera eficientei
firmelor prin reorganizarea tuturor proceselor pe baza unui sistem informatic.
C.2.

Componentele proiectului

I.1.

Informare si publicitate

Aplicantul SC Elis Pavaje SRL urmeaz s asigure promovarea corespunztoare a

proiectului, a finanrii acordate i a finanatorului n conformitate cu condiiile prevzute n Ghidul
solicitantului.
Activitatea cuprinde la rndul su urmtoarele subactiviti:
I.1.1 Publicarea unui anunt de presa de lansare a proiectului ntr-un cotidian local ce va
contine date despre proiect si urmatoarele componente:
Sigla Uniunii Europene, sigla Guvernului Romniei, sigla Instrumente Structurale 20072013, titlul proiectului, meniunea Programul Operaional Sectorial Creterea Competitivitii
Economice, sloganul Investiii pentru viitorul dumneavoastr, precum i meniunea Proiect cofinanat prin Fondul European de Dezvoltare Regional.
I.1.2 Publicarea unui anun de pres la finalizarea proiectului intr-un cotidian local
La finalizarea proiectului, firma va publica o informare asupra proiectului i a rezultatelor
sale ntr-un ziar local. Informarea va include urmtoarele elemente obligatorii: Sigla Uniunii
Europene, sigla Guvernului Romniei, sigla Instrumente Structurale 2007-2013 elaborat de
Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale, titlul proiectului, meniunea Programul
Operaional Sectorial Creterea Competitivitii Economice, sloganul Investiii pentru viitorul

dumneavoastr, precum i meniunea Proiect co-finanat prin Fondul European de Dezvoltare

Regional
I.1.3 Editarea de autocolante pentru aplicare pe echipamentele achizitionate
n cazul achiziiilor de echipamente, acestora li se va aplica la loc vizibil un autocolant care
s conin urmtoarele elemente informative obligatorii: sigla Guvernului i sigla Uniunii
Europene, valoarea proiectului, titlul proiectului / investiiei.

I.2. Managementul de proiect

Aceasta activitate se desfasoara pe toata perioada de implementare a proiectului.
Activitile de management asigur planificarea, coordonarea i monitorizarea proiectului
pentru desfurarea activitilor conform planului definit i pentru obinerea rezultatelor estimate la
nivelul calitativ definit i la termenul stabilit. Principalele activiti de management se refer la:
organizarea (constituirea echipei de proiect i ntocmirea planului de lucru), coordonarea i
monitorizarea proiectului, facilitarea comunicrii n cadrul echipei proiectului n relaia cu furnizorii
i cu autoritatea de management, planificarea activitilor, a resurselor, planificarea achiziiilor,
gestionarea riscurilor, a schimbrilor, urmrirea derulrii contractelor de achiziii, evaluarea
rezultatelor, asigurarea calitii. Se va asigura i monitorizarea permanent a desfaurrii proiectului
folosindu-se graficul activitilor ntocmit iniial i actualizat n funcie de situaiile specifice
aprute pe parcursul derulrii proiectului.
Managementul de proiect este n responsabilitatea managerului de proiect. Acesta trebuie s
asigure derularea proiectului n parametrii stabilii. Managerul de proiect trebuie s aib caliti de
lider, pentru a ntelege proiectul n ntregimea sa, de a conduce organiza, coordona i controla
resursele implicate i echipele de lucru.
I.3. Selectia furnizorilor de produse si servicii necesare bunei desfasurari a proiectului
- are ca scop atribuirea contractelor de produse si servicii cu respectarea procedurilor de achizitie
publica conform OUG 34/ 2006 cu completarile si modificarile ulterioare si se va realiza prin
urmatoarele subactivitati:
I.3.1 Elaborarea documentatiei de atribuire;
I.3.2 Publicarea anuntului de participare si clarificari;
I.3.3 Inregistrarea si evaluarea ofertelor;
I.3.4 Comunicarea castigatorului;
I.3.5 Semnarea contractului/contractelor.

n implementarea proiectului se va respecta legislatia in vigoare in domeniul achizitiilor

publice, respectiv OUG nr. 34/2006 privind procedurile de achizitie publica. In cadrul acestei
activitati se va elabora si actualiza planul de achizitii, se vor achizitiona bunurile si serviciile
previzionate in cadrul proiectului, se vor monitoriza contractele de achizitii si se vor elabora
raportari periodice privind stadiul achizitiilor si managementul contractelor.
In cadrul acestei activitati se vor realiza urmatoarele achizitii:
-

Achizitie servicii promovare si publicitate.

Achizitie servicii audit

Achizitie echipamente si servicii de implementare a Sistemului Informatic

Integrat
In ceea ce priveste receptionarea echipamentelor si licientelor software pentru infrastructura
si aplicatiile de baza, numarul estimat de echipamente este de 12 numarul estimat de licente de
aplicatii, sisteme de operare si baze de date este de 43 avand urmatoarea componenta:
I.3.6. Receptia echipamentelor hardware; In aceasta etapa furnizorii

vor livra

echipamentele hardware:
Server aplicatii 1: asigura rularea aplicatiilor sistemului informatic integrat.
Server aplicatii 2: asigura rularea aplicatiilor sistemului informatic integrat.
Server baze de date: asigura rularea bazelor de date aferente subcomponentelor sistemului
informatic integrat.
Statii de lucru 5 bucati calculatoare desktop folosite de utilizatori pentru interactiunea
cu sistemului informatic integrat.
I.3.7. Receptia licentelor.
- Licenta sistem de operare servere: licentele pentru sistemul de operare al serverului
aplicatii 1, serverului aplicatii 2 si al serverului baze de date.
- Licenta baza de date Subsistem pentru Gestiunea Economica a Afacerii: licente
pentru baza de date a subsistemului pentru gestiunea economica a afacerii.
- Licenta baza de date Subsistem pentru Analiza Economica si Suport Managerial:
licente pentru baza de date a subsistemului pentru analiza economica si suport decizional.
- Licenta baza de date Subsistem pentru Managementul Relatiei cu Clientii: licente
pentru baza de date a subsistemului pentru managementul relatiei cu clientii.
- Licente pentru subsitemul pentru analiza economica si suport managerial: licente
pentru folosirea subsistemului pentru analiza economica si suport managerial.

- Licente pentru subsistemul pentru managementul relatiei cu clientii: licente pentru

folosirea subsistemului pentru managementul relatiei cu clientii.
- Licente pentru subsistemul de gestiune economica a afacerii

- modulul pentru

managementul financiar contabil: licente de utilizare pentru modulul sistemului informatic

legat de managementul financiar contabil.
- Licente pentru subsistemul de gestiune economica a afacerii

- modulul pentru

managementul mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar: licente de utilizare pentru modulul

sistemului informatic legat de managementul mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar.
- Licente pentru subsistemul de gestiune economica a afacerii

- modulul pentru

managementul contractelor: licente de utilizare pentru modulul sistemului informatic legat de

managementul contractelor.
- Licente pentru subsistemul de gestiune economica a afacerii

- modulul pentru

managementul stocurilor: licente de utilizare pentru modulul sistemului informatic legat de

managementul stocurilor.
- Licente pentru subsistemul de gestiune economica a afacerii

- modulul pentru

salarizarea personalului: licente de utilizare pentru modulul sistemului informatic legat de

salarizarea personalului.
- Licente pentru subsistemul de gestiune economica a afacerii

- modulul pentru

managementul mentenantei: licente de utilizare pentru modulul sistemului informatic legat de

managementul mentenantei.
- Licente pentru subsistemul de gestiune economica a afacerii

- modulul pentru

managementul transporturilor: licente de utilizare pentru modulul sistemului informatic legat de

managementul transporturilor.
- Licente pentru subsistemul de gestiune economica a afacerii

- modulul pentru

managementul achizitiilor: licente de utilizare pentru modulul sistemului informatic legat de

managementul achizitiilor.
- Licente pentru subsistemul de gestiune economica a afacerii

- modulul pentru

managementul desfacerii: licente de utilizare pentru modulul sistemului informatic legat de

managementul desfacerii.
- Licente pentru subsistemul de gestiune economica a afacerii

- modulul pentru

managementul productiei: licente de utilizare pentru modulul sistemului informatic legat de

managementul productiei.
- Licente pentru subsistemul de gestiune economica a afacerii

- modulul pentru

managementul contabilitatii de gestiune: licente de utilizare pentru modulul sistemului

informatic legat de managementul contabilitatii de gestiune.

I.4. Implementarea sistemului informatic integrat va avea la baza urmatoarele

subactivitati:
I.4.1 Analiza necesitatilor in vederea configurarii SII;
Etapa consta in analiza fluxurilor informationale si a proceselor de business in vederea
stabilirii modelului de sistem precum si a necesitatilor de setare, configurare si parametrizare.
I.4.2 Configurarea si parametrizarea SII;
Etapa consta in optimizarea si remodelarea fluxurilor si a proceselor informationale prin
proiectarea sistemului, implementarea specificatiilor functionale precum si verificarea datelor
pregatite pentru importul de date, import de test, verificarea coerentei si consistentei datelor
importate, import final, verificari finale pe datele importate.
I.4.3

Migrarea datelor istorice; Etapa consta in perluarea informatiilor si datelor din

sistemele existente in Sistemul Informatic Integrat pentru a usura efortul implementarii solutiei.
I.4.4 Testarea functionalitatilor SII in conformitate cu procesele de lucru ale organizatiei;
Etapa consta in testarea functionalitatilor sistemului dezvoltat de catre Furnizor si

de catre

beneficiar in scopul acceptantei acesteia.

I.4.5 Implementarea SII. Etapa consta in implementarea solutiei informatice dezvoltate.
I.5. Instruirea Utilizatorii finali si administratorul, din departamentele organizatiei vor fi
instruiti de furnizor. Furnizorul va trebui sa asigure, prin instruire, realizarea cel putin a
urmatoarelor obiective:
-

cunoasterea sistemului informatic integrat in ansamblul sau;

invatarea modului de operare in sistem;

invatarea modului de rezolvare a problemelor curente de serviciu folosind sistemul

informatic;
-

intelegerea implicatiilor sistemului si a avantajelor acestuia asupra modului de

rezolvare a problemelor curente de serviciu;

-

cunoasterea modului de obtinere a rapoartelor

Activitatea de instruire contine urmatoarele subactivitati:

I.5.1 Realizarea materialelor si programa de curs;
Persoanele instruite pentru adminitrarea Subsistemului Informatic pentru Gestiunea
Economica vor fi instruite si pentru adminitrarea subsistemului de Managementul Relatiei cu
Clienti, si a Subsistemului Informatic Analiza Economica si Suport Decizional, deci vor exista doi
administratori pentru cele 3 Subsisteme Informatice

1.

Curs utilizare al Subsistemului Informatic pentru Gestiunea Economica a Afacerii: in

decursul acestei etape vor fi instruite 30 persoane in utilizarea aplicatiei- luna 3 an 02 - luna 5 an
02;
2.

Curs utilizare Subsistemului Informatic pentru Managemtul Relatiei cu Clienti: in decursul

acestei etape vor fi instruite 3 persoane utilizarea aplicatiei - luna 4 an 02 - luna 5 an 02;
3.

Curs utilizare Subsistemului Informatic Analiza Economica si Suport Decizional: in

decursul acestei etape vor fi instruite 2 persoane utilizarea aplicatiei - luna 4 an 02 - luna 5 an 02;
Instruirea se va desfasura in limba romana.
Locatia desfasurarii cursurilor va fi la sediul beneficiarului.
Cursantii vor primi suport de curs in limba romana.
La terminarea cursului, cursantii vor primi de la furnizor certificate de instruire individuale.
Certificarea se va face diferentiat pentru:

Utilizatori simpli;

Administratori ai Sistemului Informatic Integrat.

La sfarsitul fiecarei sesiuni de instruire se vor elabora documentele:

-

Prezenta la curs;

Raport de scolarizare;

Evaluare curs ( se va completa de catre cursanti).

I.6. Auditul proiectului activitatea va urmari verificarea respectarii legislatiei privind

achizitiile publice efectuate in cadrul contractului, precum si verificarea respectarii tuturor
cerintelor in ceea ce priveste implementarea proiectului.
Activitatea de audit va fi efectuata de catre un auditor extern autorizat in conditiile legii.
Beneficiarul va pune la dispozitia echipei de audit, toate documentele solicitate si va permite
accesul la locurile si spatiile unde se implementeaza proiectul, inclusiv acces la fisierele informatice
privind gestiunea tehnica si financiara a proiectului.
Se va desfarura urmatorul tip de audit :
-

Financiar: Etapa presupune realizarea auditului financiar al proiectului (analizarea si

verificarea naturii, legalitatii si corectitudinii cheltuielilor; verificarea folosirii sumelor primite ca

avans; auditul conturilor tertelor parti; confruntarea cheltuielilor cu conturile special desemnate si
cu bugetul proiectului; verificarea veniturilor proiectului (inclusiv avansuri primite de la finantator,

dobanzi la avansuri, cofinanari si alte venituri generate de proiect); informatii privind localizarea
precisa a sediului unde se afla originalele documentelor justificative in eventualitatea verificarii
acestora de catre Comisia Europeana sau Curtea de Conturi).
La sfarsitul activitati de audit se va elabora de catre auditor un raport de audit financiar.
Activitile au fost alese astfel nct s serveasc obiectivelor proiectului, s asigure
transparen i eficien n implementare i s conduc la obinerea rezultatelor asumate de ctre
aplicant.
- De securitate a aplicatiei: Etapa presupune realizarea auditului sistemului informatic. In
aceasta etapa se va realiza o verificarea externa a sistemului informatic, a functionalitatii acestuia.
Se va realiza un raport de audit al sistemului, care va fi analizat de echipa de management, iar in
cazul nerespectarii standardelor sau in cazul identificarii unor disfunctionalitati, se va solicita
remedierea acestora de catre furnizorul serviciilor.
C.3.

Managementul proiectului

Managementul proiectului va fi asigurat de ctre o firm de consultan desemnat n urma

aplicrii procedurilor de achizie i va conine toate activitile de monitorizare i ndrumare a
evoluiei tehnice i financiare a proiectului. Aceasta activitate se desfoara pe toat perioada de
implementare a proiectului (Luna 1 anul 1 Luna 6 anul 2 18 luni).
n vederea implementrii n condiii bune a proiectului, ct i pentru asigurarea
monitorizrii, evalurii i raportrilor va fi constituit o echip de proiect format din dou categorii
de echipe:
-

echipa solicitantului

echipa contractorului (experi contractai conform prevederilor legale n vigoare) care vor
asigura desfurarea corect a activitilor prevzute.
Solicitantul a propus o serie de persoane pentru echipa de proiect, urmnd ca la ncheierea

contractului de finanare aceast echip s fie definitivat, n funcie de salariaii disponibili n

perioada respectiv.
Scopul activitii este de a corela permanent resursele i activitile proiectului n vederea
atingerii obiectivelor acestuia, precum i permanenta informare i evaluare a stadiului proiectului,
aplicarea ajustrilor necesare, comunicarea i colaborarea n cadrul echipei de management a
proiectului.
Raportarea se va face intern la nivelul fiecrei activiti a proiectului i extern rapoartele
intermediare i raportul final ctre finanator, respectiv:
-

raport tehnic de progres trimestrial;

raport tehnic de progres care nsoete fiecare cerere de rambursare;

raport final, la finalul proiectului cu ultima cerere de rambursare;

alte formulare i documente justificative.

n vederea efecturii unei raportri corespunztoare, beneficiarul va lua urmtoarele msuri:

-

va pstra o contabilitate distinct pentru proiect;

documentaia contabil va permite identificarea rapid a tuturor veniturilor i

cheltuielilor proiectului;

cheltuielile eligibile i cele neeligibile vor fi nregistrate separat i distinct pentru toate
facturile, cu indicarea separat a TVA-ului corespunztor;

documentaia va fi uor accesibil, datat i arhivat corect.

Monitorizarea va urmri s identifice att aspectele pozitive ct i negative (acestea din

urm, odat depistate, vor duce la schimbarea strategiei de lucru, astfel nct scopul i obiectivele
proiectului s fie atinse). Monitorizarea va evidenia punctele slabe i cele puternice n cadrul
implementrii proiectului i va permite echipei de proiect s rezolve problemele aprute, s
mbunteasc activitile i s se adapteze la circumstanele n schimbare.
Echipa de management a proiectului, conform responsabilitilor fiecrui post, va asigura
monitorizarea desfsurrii activitilor proiectului, ncadrarea n timp si n bugetul aprobat. Va fi
asigurat respectarea obligaiilor contractuale fa de finanator i monitorizarea furnizorilor de
bunuri, servicii i lucrri. Pentru prevenirea riscurilor, membrii echipei de proiect vor realiza
documente de previzionare (buget, timp, rezultate), documente de informare ierarhic n timp util
asupra derapajelor poteniale cu precizarea etiologiei acestora i a soluiilor de rezolvare, vor fi
create instrumente i proceduri specifice de management al proiectului.
Monitorizarea se va realiza att la nivelul resurselor (ex. monitorizarea efortului membrilor
echipei cu ajutorul rapoartelor de activitate/fiselor de pontaj astfel nct s se evite suprancrcarea
i surplusul de timp), proceselor i rezultatelor obtinute, ct i la nivelul planificrii proiectului
(modificarea/actualizarea calendarului activitilor, realocarea resurselor financiare dintr-o categorie
bugetar n alta), astfel nct s se cunoasc permanent stadiul implementrii.
Membrii echipei de proiect, conform responsabilittilor atribuite prin fisele de post din
proiect, vor asigura respectarea regulilor de vizibilitate, comunicarea (inclusiv raportrile la termen)
cu AM POSCCE.

Se vor elabora rapoarte de monitorizare trimestriale, cereri de rambursare, alte documente specifice,
pe formatul impus de autorittile responsabile. Se vor ntocmi minute ale edintelor i planuri de
aciune/activiti cu termene limit, aferente stadiului de implementare a proiectului.
Membrii echipei de proiect, conform fiselor de post, vor asigura furnizarea i accesul la
informaii despre proiect n cadrul aciunilor de auditare/verificare realizate de auditor sau alte
persoane abilitate n acest sens.
Pentru buna gestionare i monitorizare a activitilor din cadrul proiectului se vor defini
seturi de documente interne care urmeaz a fi folosite de ctre echipa de management a proiectului,
astfel nct s poat fi permanent nregistrate, cuantificate i analizate efectele activitilor
proiectului. Astfel, se vor defini instrumente de urmrire a etapelor proiectului, de colectare de date,
proceduri interne, mecanisme de comunicare, instrumente de raportare i asigurare a feed-back-ului.
Toat corespondena primit sau transmis va fi nregistrat ntr-un Registru de
Coresponden, ndosariat sistematic i pstrat n permanen de ctre Managerul de Proiect. De
asemenea, va fi inut o list a tuturor dosarelor proiectului i a referinelor acestor dosare. Toate
documentele legate de implementarea proiectului vor fi ndosariate i arhivate.
Modaliti de verificare/monitorizare a activitii prestatorilor din cadrul proiectului:
- Stabilirea de termene pentru realizarea activitilor
- Verificarea/recepia bunurilor i serviciilor furnizate
Performana tuturor prestatorilor de servicii pe timpul implementrii proiectului va fi
monitorizat i evaluat pe baza urmatoarelor:
-

capacitatea de mobilizare rapid;

calitatea documentelor furnizate;

respectarea n ntregime a programului i, n particular, a condiiilor eseniale

respectarea termenelor stabilite pentru realizarea activitilor

nivel bun de comunicare

Evaluarea intern se va realiza att la nivel strategic - generare de informaii pentru luarea
de decizii privind politica de proiect, ct i n plan formativ - mbuntirea n interiorul
managementului de proiect. Evaluarea se va axa pe trei domenii: relevan, proces,
performan/impact.
Evaluarea intern a proiectului se realizeaz prin:
- rapoarte de colectare feed-back/sugestii/msuri corective din partea membrilor echipei de proiect,

- rapoarte de evaluare ale participanilor la cusurile de formare profesionala,

- rapoarte de activitate.
Evaluarea procesului va avea n vedere modul n care proiectul funcioneaz i livreaz
serviciile pentru care a fost iniiat i se va realiza pe baza urmtoarelor criterii: managementul
proiectului, structura i organizarea, activiti desfurate, procedurile formale i informale,
structura costurilor, coerena acestora, rezultatele obtinute i adecvarea lor obiectivelor propuse.
Pentru realizarea acestei activiti echipa de proiect se va ntlni lunar n spaii puse la dispoziie de
ctre Solicitant.
Detalierea cerintelor minime legate de experienta prealabila a echipei, din partea
contractorului, care va asigura managementul de proiect :
Echipa care va asigura managementul de proiect, din partea contractorului, va trebui sa aiba
in portofoliul profesional minimum doua proiecte cu finanare europeana, implementate cu succes
n perioada 2008 2010, minimum doua recomandari din partea unor beneficiari, in care sa fie
evidentiat faptul ca au fost coordonate eficient proiecte cu finanare din fonduri guvernamentale
i/sau europene.
Un alt criteriu esential n alegerea contractorului care va presta activitatea de
management de proiect este ca principala activitate a contractorului s fie n domeniul consultanei
aferente managementului proiectelor cu finantare european.
C.4.

Descrierea tehnic a proiectului

C.4.1 Specificatiile Functionale si Operationale

C.4.1.1 Administrarea sistemului informatic
Sistemul informatic integrat va fi protejat impotriva incercarilor deliberate sau accidentale
de acces neautorizat la datele pe care acesta le inmagazineaza.
Administrarea utilizatorilor si accesul la sistem vor fi astfel proiectate incat sa includa
urmatoarele functionalitati:

Definirea utilizatorilor care vor avea acces diferentiat in sistem, respectiv la fiecare

functie, operatiune sau raport necesare pentru desfasurarea activitatii. In acest sens, administratorul
de sistem va putea sa creeze pentru fiecare utilizator cate un profil specific prin care sa se permita
accesul numai la acele functionalitati ale solutiei, la care are dreptul in conformitate cu atributiile

de serviciu.

Gruparea utilizatorilor sistemului in functie de rolurile pe care acestia le detin in

cadrul organizatiei (administrator, operator, responsabil, auditor etc); un utilizator va putea sa

apartina unuia sau mai multor roluri.

Monitorizarea activitatii utilizatorilor. In acest sens, solutia va dispune de o

componenta de administrare a drepturilor de utilizare a sistemului informatic, unde administratorii

desemnati vor putea aloca utilizatorilor drepturi pe acces pe zone functionale si pe tipuri de actiuni
posibile in sistem.
Administratorul va gestiona auditarea sistemului propus. Solutia de administrare a
utilizatorilor va permite auditarea sistemului si inregistrarea tuturor tranzactiilor din sistem. Functia
de analiza a informatiilor in scopul auditarii va permite verificarea modului de functionare a
sistemului.
Solutia de management al utilizatorilor si acces la sistem va permite autentificarea unica a
utilizatorilor si autorizarea acestora in sistem prin mecanisme de tip Single Sign On prin intermediul
rolurilor si drepturilor de acces.
Solutia de management al utilizatorilor si acces la sistem va permite definirea de drepturi la
nivel de Directory compatibil cu standardul LDAP. Utilizatorii vor avea acces numai la aplicatiile si
functionalitatile pentru care au definite drepturi.
Solutia de management al utilizatorilor si acces la sistem va permite administrarea
drepturilor pentru grupuri de utilizatori la nivel de subsisteme/componente, functii si operatii.
Solutia de management al utilizatorilor si acces la sistem va dispune de un mod flexibil si
unitar pentru gestiunea drepturilor si politicilor de acces ale utilizatorilor la toate resursele
sistemului integrat (aplicatii, functii, inregistrari, categorii de informatie) prin definire, modificare,
stergere, explorare.
1. Sistemul Informatic Integrat (SII) contine un Subsistem Informatic pentru Gestiunea
Economica a Afacerii:
1.1

modul pentru managementul activitatii financiar-contabile, care va permite

informatizarea activitatii financiar-contabile desfasurate in conformitate cu normele legale in

vigoare;
1.2

modul pentru managementul mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar, care va

realiza evidenta capitalului imobilizat in active corporale si necorporale si calculul amortizarii;

1.3

modul pentru managementul contractelor, care va permite gestionarea si evidenta

contractelor;
1.4

modul pentru managementul stocurilor, care va permite gestionarea si evidenta

materialelor din gestiune;

1.5

modul pentru managementul salarizarii personalului, care va realiza configurarea,

operarea, calculul si raportarea salariilor, inclusiv simularea acestora prin utilizarea seturilor de
calcul;
1.6

modulul pentru managementul mentenantei, care va permite utilizarea eficienta a

mijloacelor fixe din dotare si reducerea imobilizarilor in stocuri pe durata reparatiilor;

1.7

modulul pentru managementul transporturilor, care va permite urmarirea si

eficientizarea activitatii mijloacelor de transport ale organizatiei;

1.8

modulul pentru managementul achizitiilor, care va permite controlul optimizat al

proceselor, de la previzionarea necesarului de aprovizionat, pana la receptia produselor comandate,

cu efecte asupra activitatilor de productie si servicii;
1.9

modulul pentru managementul desfacerii, care va realiza evidentiera oricarui tip de

tranzactie de stoc facuta in scop de vanzare (rezervari, iesiri, transferuri, retururi de marfa);
1.10

modul pentru managementul productiei, realizeaza controlul proceselor de productie

si ofera informatii si instrumente pentru fundamentarea unei politici de productie eficiente.

1.11

modul pentru managementul contabilitatii de gestiune, care va permite gestionarea

veniturilor si cheltuielilor organizatiei, fluidizarea activitatilor contabile si administrative, evidenta

miscarilor financiare si calcularea automata a costurilor de productie;
2. Sistemul Informatic Integrat (SII) contine un Subsistem Informatic pentru Analiza
Economica si Suport Decizional: subsistem flexibil si de inalta performanta, care
monitorizeaza si coreleaza toate nivelele activitatii organizatiei, permitand o prelucrare analitica
si sintetica a datelor in timp real, preluand datele de financiar contabilitate din baza de date si
agregarea sub forma de indicatori.
3. Sistemul Informatic Integrat (SII) contine un Subsitem Informatic pentru Managementul
Relatiei cu Clientii: subsistem care va permite imbunatatirea comunicarii intre organizatie si
clientii sai, trasabilitatea procesului de vanzare si posibilitatea de a realiza analize compleze prin
utilizarea rapoartelor disponibile.
C.4.3.4 Detalierea cheltuielilor pentru achizitionarea de echipamente TIC

Server aplicatii 1: asigura rularea aplicatiilor sistemului informatic integrat.

Server aplicatii 2: asigura rularea aplicatiilor sistemului informatic integrat.
Server baze de date: asigura rularea bazelor de date aferente subcomponentelor sistemului
informatic integrat.
Statii de lucru 5 bucati calculatoare desktop folosite de utilizatori pentru interactiunea
cu sistemului informatic integrat.

Organizatia beneficiara va aloca logistica si spatiul necesar pentru depozitarea intregii

documentatii rezultate in urma proiectului, care va fi pastrata pana la 5 ani de la data inchiderii
oficiale a POS Cresterea Competitivitatii Economice, asigurandu-se in acest fel corectitudinea,
claritatea, usurinta si transparenta in coordonarea, valorificarea si monitorizarea proiectului. Spatiul
respectiv va fi dotat cu mobilier corespunzator depozitarii si desfasurarii activitatilor de birou.
C.4.3.7 Mentenanta si Sustenabilitate
Garantie si servicii de mentenanta
Pentru toate produsele software de baza se va acorda suport tehnic pana la finalizarea
implementarii proiectului (semnarea procesului verbal de acceptanta finala), conform contractului
incheiat de institutia beneficiara cu furnizorul solutiei informatice.
Pentru intregul sistem software integrat se va acorda o garantie de 1 an. Prin garantie in
acest context se intelege asigurarea functionalitatii existente la data semnarii proceselor verbale de
acceptanta partiala pentru fiecare componenta in parte.
Pentru componentele licentiate ale software-ului de aplicatii se va asigura suport tehnic pe
perioada garantiei de 1 an, incepand cu data acceptantei partiale a acestor componente.
Sustenabilitate
Finalizarea proiectului de fata, prin realizarea activitatilor prevazute si indeplinirea
obiectivelor propuse, contribuie la solutionarea pe termen lung a problemelor cu care se confrunta
organizatia. Dupa finalizarea implementarii, rezultatele proiectului vor fi mentinute prin activitatile
specifice desfasurate in cadrul organizatiei, prin personalul propriu.
Se precizeaza ca proiectul reprezinta o initiativa independenta din punct de vedere financiar,
tehnic si al resurselor umane, implementarea sa nefiind conditionata de alte activitati desfasurate de
catre organizatie in perioada de referinta.
Sustenabilitatea din punctul de vedere al asigurarii capacitatii tehnice

Solutia tehnica a fost dimensionata pentru a asigura scalabilitatea software si hardware a

aplicatiei pentru o perioada de minimum 5 ani.
Beneficiarul proiectului a decis alocarea de resurse tehnice (spatii, accesul la reteaua interna
proprie de date si accesul la Internet) pentru desfasurarea optima a procesului de implementare a
sistemului.
De asemenea, sustenabilitatea tehnica a proiectului va fi asigurata prin activitatile de
mentenanta care vizeaza administrarea echipamentelor de calcul necesare bunei functionari a
solutiei software implementate, asigurarea suportului tehnic intern si extern, ceea ce se va face de
catre furnizorii de echipamente hardware care vor asigura asistenta tehnica pe o perioada specificata
in contractul de achizitie.
Sustenabilitatea din punctul de vedere al resurselor umane
Resursele umane alocate proiectului sunt suficiente atat din punct de vedere numeric cat si
din punct de vedere al experientei. In situatia aparitiei fluctuatiei de personal, se va desfasura
instruirea noilor angajati de catre personalul pregatit in cadrul proiectului. Persoanele implicate in
proiect au experienta in domeniul implementarii de proiecte. Echipa va fi alcatuita din specialisti cu
pregatire in diverse domenii aferente activitatilor desfasurate, asigurand astfel interdisciplinaritatea
necesara realizarii unui astfel de proiect.
Sustenabilitatea financiara a proiectului
Sustenabilitatea financiara reprezinta capacitatea financiara a organizatiei de a asigura
operarea si mentenanta investitiei pentru o perioada de cel putin 5 ani dupa implementarea
proiectului de investitii.
Solicitantul are capacitatea financiara de a asigura operarea si mentenanta investitiei pe o
perioada de cel putin 5 ani.
C.5.

Personal i instruire
Numrul de personal implicat n implementarea proiectului.

In implementarea proiectului vor fi implicati, pe langa cei 3 membri ai echipei de

monitorizare a managementului de proiect, atat utilizatorii modulelor sistemului informatic integrat
- 35 utilizatori cat si cei 2 adminitratori ce vor asigura mentenanta aplicatiei, si vor fi implicati in
implementarea sistemului informatic.
Modul de instruire a personalului care va utiliza/administra aplicaia.

Personalul care va opera soluiile IT implementate prin proiect va fi instruit pentru a forma
competenele i abilitile necesare pentru a valorifica la maxim oportunitile pe care noul sistem
informatic integrat de planificare a resurselor intreprinderii si de analiza economica si suport
decizional il poate oferi.
Acestia vor beneficia de curs de utilizare a modulelor de ERP, CRM si BI specifice
fiecaruia, pe nivele de acces, dar si descrieri generale pentru familiarizarea cu tot sistemul.
Cursurile se vor desfasura pe o perioada de 3 luni, cate 3-4 ore pe zi pentru a nu disturba
activitatea firmei, grupele vor fi constitutite in functie de temele de curs, un cursant putand lua parte
la cursuri pentru mai multe module.
Mentenanta Sistemului Informatic pentru Gestiunea Economica a Afacerii va fi aigurata de
2 administratori ce vor beneficia de instruire pe parcursul a dou luni, realizat de ctre furnizorul
ales pentru soluia IT n urma procedurii de achiziii.
Instruirea presupune sedine teoretice, cursuri practice, participarea la instalarea, setarea i
customizarea soluiei achiziionate prin proiect, lucrul n colaborare cu echipa de tehnicieni a
furnizorului.
C.6.

Graficul estimat al proiectului

Activitate/subactivitate
I.1. Informare si publicitate
I.1.1 Publicarea unui anunt privind

De la ....

Pn la.

ziua 15 luna 1 anul 1

ziua 31 luna 1 anul 1

lansarea proiectului ntr-un cotidian local

I.1.2 Publicarea unui anun de pres la

ziua 15 luna 6 anul 2

ziua 31 luna 6 anul 2

ziua 15 luna 4 anul 1

ziua 31 luna 4 anul 1

ziua 1 luna 1 anul 1

ziua 31 luna 6 anul 2

ziua 1 luna 1 anul 1

ziua 1 luna 1 anul 1

ziua 31 luna 6 anul 2

ziua 31 luna 6 anul 2

ziua 1 luna 1 anul 1

ziua 31 luna 6 anul 2

ziua 1 luna 1 anul 1

ziua 15 luna 1 anul 1

ziua 31 luna 6 anul 2

ziua 31 luna 7 anul 1

ziua 15 luna 1 anul 1

ziua 31 luna 2 anul 1

ziua 1 luna 3 anul 1

ziua 7 luna 3 anul 1

finalizarea proiectului intr-un cotidian local

I.1.3 Editarea de autocolante pentru
aplicare pe echipamentele achizitionate
I.1.4 Promovare pe Website ul
companiei
I.2. Managementul de proiect
I.2.1 Planificare i monitorizare proiect
I.2.2 Realizare raportri i documente
I.2.3 Management financiar-contabil
I.3. Selecia furnizorilor de produse si
servicii necesare bunei desfasurari a
proiectului
I.3.1 Elaborarea documentatiei de atribuire
si aprobarea acesteia
I.3.2 Publicarea anunului de participare

I.3.3 nregistrarea i evaluarea ofertelor

ziua 8 luna 3 anul 1

ziua 31 luna 4 anul 1

I.3.4 Comunicarea ctigtorilor

ziua 1 luna 4 anul 1

ziua 31 luna 4 anul 1

I.3.5 Semnarea contractelor

ziua 1 luna 5 anul 1

ziua 31 luna 5 anul 1

I.3.6 Receptie echipamente

ziua 15 luna 5 anul 1

ziua 31 luna 7 anul 1

I.3.7 Receptie licene

I.4.Implementarea sistemului informatic

ziua 15 luna 5 anul 1

ziua 15 luna 5 anul 1

ziua 31 luna 7 anul 1

ziua 31 luna 4 anul 2

integrat (SII)
I.4.1 Analiza necesitatilor in vederea

ziua 15 luna 5 anul 1

ziua 31 luna 7 anul 1

I.4.2 Configurarea si parametrizarea SII

ziua 15 luna 5 anul 1

ziua 31 luna 7 anul 1

I.4.3 Migrarea datelor istorice in SII

ziua 1 luna 11 anul 1

ziua 31 luna 1 anul 2

I.4.4 Testarea functionalitatilor SII in

ziua 1 luna 1 anul 2

ziua 31 luna 2 anul 2

ziua 1 luna 3 anul 2

ziua 15 luna 1 anul 2
ziua 15 luna 1 anul 2

ziua 31 luna 4 anul 2

ziua 31 luna 5 anul 2
ziua 31 luna 1 anul 2

ziua 1 luna 2 anul 2

ziua 15 luna 3 anul 2

ziua 1 luna 3 anul 2

ziua 1 luna 7 anul 1
ziua 1 luna 6 anul 2

ziua 31 luna 5 anul 2

ziua 31 luna 6 anul 2
ziua 31 luna 6 anul 2

ziua 1 luna 5 anul 2

ziua 31 luna 6 anul 2

configurarii SII

conformitate cu procesele de lucru ale

organizatiei
I.4.5 Implementarea SII
I.5. Instruire
I.5.1. Realizare materiale i programa curs
I.5.2. Cursuri administrare
I.5.3. Cursuri utilizare
I.6. Auditul proiectului
I.6.1 Auditul financiar
I.6.2 Auditul securitatii aplicatiei
C.7.

Impactul proiectului asupra activitii organizaiei

C C.7. 1. Rezultatele i beneficiile ateptate ale proiectului (cantitative i calitative).

a. Rezultate cantitative rezultate realizate in urma implementarii activitatii sunt:
1. Informare si publicitate:
- 2 anunturi de presa
- 20 autocolante pentru identificare active fixe
2. Proiect finalizat cu succes in baza desfasurarii optime a activitatilor de management:
- Planificarea proiectului (inclusiv actualizarile) aprobata
- Planul de achizitii aprobat (inclusiv actualizarile)
- Planul de comunicare aprobat (inclusiv actualizarile)
- 4 Rapoarte trimestriale de progres
- 3 Rapoarte de rambursare
- 3 dosare de cereri de rambursare verificate si depuse
- Registrul riscurilor actualizat

- Planul de calitate implementat

- Evaluarea rezultatelor aprobata
3. Furnizori de servicii si produse selectati

Rezultat 3.1: contract semnat cu furnizorul de servicii de dezvoltare si implementare

a sistemului informatic si a echipamentelor si licentelor necesare

Rezultat 3.2: contracte de achizitii audit financiar si audit de securitatea aplicatiei

Rezultat 3.3: contract de servicii informare si publicitate semnat

Rezultat 3.4: serviciile contractate acceptate si echipamente si licente receptionate

Rezultat 3.4: contract de servicii privind managementul proiectului

- 1 documentatie de atribuire impartita in 2 loturi aprobata

- 1 raport de evaluare aprobat
- 1 anunt afisat oficial
- 4 cereri de oferta
- 5 rapoarte de evaluare a ofertelor aprobate
- 1 comunicare afisata oficial
- 4 comunicate transmise castigatorilor
- 6 contracte semnate
- 1 Receptie de echipamente aprobata
- 1 Receptie de licente aprobata
4. Sistem Informatic Integrat implementat si functional care asigura relatia bidirectionala
dintre utilizatori si organizatie:
- 1 document de analiza a necesitatilor in vederea configurarii sistemului informatic
aprobata
- 2 subsisteme informatice configurate si parametrizate
- 1 proces verbal de finalizare a migrarii datelor
- 1 plan de testare functionala aprobat
- 1 acceptanta finala a sistemului informatic semnata
5. Personal instruit:
- 41 materiale de curs livrate
- 2 persoane instruite in mentenanta aplicatiei informatice
- 35 persoane instruite in utilizarea aplicatiei informatic

6. Raport final de audit al proiectului disponibil la finantator, beneficiar si auditor extern

dupa finalizarea implementarii proiectului:
- 1 Raport final de audit aprobat
- Raportul de audit al securitatii aplicatiei aprobat
b. Rezultate calitative:
Proiectul are ca rezultat valorificarea oportunitilor de dezvoltare pe care TIC le poate oferi
firmei beneficiare prin dezvoltarea unui model de lucru mai performant i eficient.
Prin intermediul proiectului, beneficiarul i va moderniza procesele de business din cadrul
organizatiei, activitatea de productie, activitatea de vnzri i modul n care gestioneaz relaiile cu
clienii pentru a rspunde ct mai prompt provocrilor pieei de profil.
Soluia IT va conduce la creterea performanelor economice ale firmei i la consolidarea
poziiei sale pe pia.
Un alt beneficiu evident este redirectionarea activitatilor departamentelor dinspre zona
operational repetitiva catre analiza si control. Acest lucru este generat de eliminarea redundantelor
in operarea documentelor si prin automatizarea anumitor procese repetitive, mari consumatoare de
timp.
C.7. 2. Estimarea numrului de noi posturi create (dac este cazul).
n urma implementrii proiectului, nu vor fi create noi locuri de munca ci se vor eficientiza
activitatile personalului existent.
C.7. 3. Influena asupra aspectelor tehnice, manageriale i competitivitii organizaiei.

Proiectul contribuie nemijlocit la creterea competitivitii firmei beneficiare prin

adoptarea unui model de lucru mai performant, bazat pe tehnologii moderne;

Modelul de implementare ales conduce la implicarea activ a tuturor membrilor

echipei, avnd drept consecin direct perfecionarea capacitilor tehnice n domeniile

acoperite de proiect;

Activitile desfurate n implementarea proiectului promoveaz schimburile de

experien, deprinderea de noi modele de lucru rezultatul final va fi tocmai crearea unui
nucleu calificat de specialiti, o veritabil resurs pe termen lung pentru companie;

Prin metodele de implementare alese, proiectul va contribui la reactualizarea i

sistematizarea informaiilor generale din domeniul managementului de proiect;

Materialele elaborate n cadrul proiectului vor reprezenta instrumente de lucru

valoroase care vor fi folosite att n activitatea viitoare, ct i ca punct de pornire pentru noi
proiecte.
C.7. 4. Efectul de multiplicare (posibiliti de replicare i extindere a proiectului).
Potenialul de multiplicare al proiectului este determinat att de specificul activitilor alese,
ct i de soluiile concrete pe care le propune la nevoile existente la nivelul firmei n domeniul
creterii competitivitii i eficeinei economice.
Pe de o parte, proiectul vine s ntreasc potenialul comercial al firmei pe o pia n
dezoltare. acesta este cadrul care va permite i va susine reluarea i extinderea activitilor iniiate
n cadrul proiectului. n acest context, proiectul poate reprezenta punctul de plecare pentru o nou
serie de iniative similare care s valorifice rezultatele, modelul de lucru i soluiile propuse.

D. DEVIZUL ESTIMATIV AL PROIECTULUI I PLANUL DE FINANARE

D.1.

Devizul estimativ proiectului

Lista cheltuielilor ce urmeaz a fi angajate n cadrul proiectului defalcate pe categorii
de cheltuieli i pe costuri unitare

deviz estimativ apel

2

D.2

Planul de finanare a investiiei

NR.

SURSE DE FINANARE

CRT.

VALOAREA TOTAL A PROIECTULUI

VALOARE

N
I

VALOAREA TOTAL A PROIECTULUI

II
II.1

CONTRIBUIA SOLICITANTULUI
Contribuia n numerar

II.2

mprumut

N+i

943077.04
475841.62

347421.96
175279.98

475841.62

175279.98

III

ASISTEN FINANCIAR NERAMBURSABIL

467235.42

172141.98

SOLICITAT
N anul depunerii cererii de finanare
Coloanele se vor completa n funcie de previziunile anuale pe durata proiectului (pentru N+i se
completeaz dac e cazul).
Pentru perioada ulterioar implementrii proiectului, se vor meniona sursele de finanare dup
ncetarea finanrii nerambursabile pentru asigurarea sustenabilitii proiectului.
E. PROIECII FINANCIARE I INDICATORI FINANCIARI
Pentru completarea proieciilor financiare, se vor completa foile de lucru (sheet-uri) din planul de
afaceri atasat in format Excel i se vor ataa sheet-urile completate.

plan de afaceri 331

1.09.2011.xls

E.1.

Prognoza cheltuielilor de exploatare anuale

Costurile generate de sistemul informatic sunt costuri ce tin de intretinere (contracte de

mentenanta hardware si software, incluznd aici licentele periodice si consultanta de asistenta) si
costuri cu amortizarea echipamentelor a caror detaliere este in tabelul de mai jos:

Conform estimarilor specialistilor, prin implementarea unui sistem informatic pentru gestiunea
resurselor intreprinderii, costurile cu materialele consumabile si alte costuri de exploatare scad pana
la 30% in functie de complexitatea modulelor folosite si de integrarea acestora cu procesele din
cadrul firmei.

Previziunea cheltuielilor a avut ca punct de plecare cheltuielile actuale(din anul 0) carora li s-au
previzionat scaderi procentuale acolo unde s-a considerat ca, prin implementarea modulelor
sistemului informatic se vor genera scaderi de costuri prin reorganizarea proceselor din cadrul
firmei.
Astfel, pentru cheltuielile cu materii prime s-a previzionat o scadere de 10% in primii trei ani de
exploatare. Aceasta scadere este influentata prin implementarea modulelor

financiar, stocuri,

contabilitate de gestiune, transporturi, achizitie si productie.

Alte cheltuieli materiale cresc cu valoarea mentenantei ce a fost previzionata ca aproximativ 20%
din valoarea licentelor plus serviciile prestate de personalul ce asigura aceasta mentenanta.
Pentru cheltuieli cu personalul s-au previzionat aceleasi costuri ca in anul 0, aceasta fiind urmarea
implementarii si modulelor de salarizare care va eficientiza activitatea astfel incat nu va mai fi
nevoie de suplimentarea personalului chiar daca vor creste veniturile aferente cifrei de afaceri.

Prognoza veniturilor din exploatare anuale

Veniturile generate de exploatarea investitiei sunt:

scaderea cheltuielilor prin o mai buna gestionare a resurselor firmei

cresterea volumului vnzarilor,
reducerea volumului debitorilor rau-platnici,
cresterea productivitatiii, cresterea vitezei de facturare si a ncasarilor etc.

Pentru veniturile din productie s-a previzionat o crestere de 10% in primii 3 ani de exploatare. La
aceasta crestere concureaza folosirea modulelor de ERP- o mai buna gestiune a afacerii, CRMimbunatatirea relatiilor cu clientii dar si BI printr-un mai bun management al tuturor proceselor de
business.
Aceste previzionari sunt variante moderate, generate de numarul de angajati si de activitatile firmei.

E.2. Proiecia contului de profit i pierdere

S-au facut estimrile pentru Contul de profit i pierdere la nivelul proiectului pentru urmtorii 3 ani
de la finalizarea acestuia pornind de la veniturile si cheltuielile previzionate
E.3. PREVIZIUNEA FLUXURILOR DE TREZORERIE (NUMERAR)

S-au facut estimrile pentru Fluxul de Trezorerie (numerar) pentru perioada de implementare i
urmtorii 3 ani de la finalizarea acestuia corelandu-le cu gantt-ul si cu previziunile de venituri si
cheltuieli
E.4. Indicatori financiari
Pe baza datelor obinute din proieciile efectuate se vor calcula automat indicatorii care vor releva:
rentabilitatea investiiei i sustenabilitatea investiiei propuse.

Nr. INDICATORI
1.

Rentabilitatea investiiei (%)

2.

Fluxul net de numerar cumulat (la sfritul fiecrui

exerciiu financiar)

Anul 1

Anul 2

Anul 3

63.2%

38,518,604.53

47,700,321.85

57,329,987.84

1. RI =Rentabilitatea investiiei
Profit din exploatare incremental = Profitul din exploatare obinut cu proiect profitul din
exploatare obinut fara proiect (se preia din contul de profit i pierdere aferent proiectului)
Ci= valoarea totala a proiectului fara TVA, se preia din bugetul proiectului.
2. Sustenabilitatea financiar - pentru asigurarea sustenabilitii financiare, fluxurile de numerar
net cumulate (fluxurile de trezorerie la sfritul perioadei) trebuie s fie pozitive pe durata
ntregii perioade de referin luate n considerare (3 ani dup finalizarea proiectului).
La determinarea fluxului de numerar net, se vor lua in considerare toate costurile (eligibile i neeligibile) i toate sursele de finanare (att pentru investiie cat i pentru operare i funcionare),
inclusiv veniturile generate de proiect. n aceasta metod fluxurile non-monetare, cum ar fi
amortizarea i provizioanele, nu sunt luate n consideraie