Sunteți pe pagina 1din 15

EVIDENA I COMPLETAREA

DOCUMENTELOR COLARE

BAZA LEGISLATIV
Legea Educaiei Naionale Nr. 1 / 2011
Ordinul nr. 5565 din 7 octombrie 2011 pentru
aprobarea Regulamentului privind regimul
actelor de studii i al documentelor colare
gestionate
de
unitile
de
nvmnt
preuniversitar
ROFUIP

Actele de studii
n sistemul naional de nvmnt preuniversitar se emit,
ncepnd cu anul colar 2011 - 2012, urmtoarele acte de
studii:
a) certificat de echivalare a examenului de capacitate,
pentru absolvenii nvmntului de 8 ani, promoiile de
pn n anul 1998 inclusiv, care doresc continuarea
studiilor liceale nvmnt seral/frecven redus;
b) certificat de absolvire a colii de arte i meserii, pentru
absolvenii nvmntului special i pentru absolvenii
Programului educaional tip "A doua ans";
c) certificat de calificare profesional nivel 1;
d) certificat de absolvire a anului de completare;
e) certificat de calificare profesional nivel 2;

Actele de studii
f) certificat de calificare profesional, pentru absolvenii
nvmntului profesional;
g) certificat de absolvire a ciclului inferior al liceului;
h) certificat de absolvire a liceului;
i) diplom de bacalaureat;
j) diplom de merit, pentru absolvenii care au promovat
toate clasele din intervalul IX - XII/XIII cu medii generale
de minimum 9,50, iar la examenul de bacalaureat au
obinut media 10;
k) certificat de calificare profesional nivel 3;
l) certificat de competen lingvistic de comunicare oral
n limba romn;
m) certificat de competen lingvistic de comunicare
oral n limba matern;

Actele de studii
n) certificat de competen lingvistic ntr-o limb de

circulaie internaional;
o) certificat de competene digitale nsoit de
suplimentul descriptiv;
p) atestat de competene profesionale, pentru
absolvenii ciclului superior al liceului - filiera teoretic
i vocaional;
q) certificat de competene profesionale, pentru
absolvenii colii postliceale/de maitri;
r) atestat de pregtire psihopedagogic;
s) diplom de absolvire a nvmntului gimnazial,
ncepnd cu absolvenii nvmntului gimnazial
promoia 2016.

ntocmirea actelor de studii


n
termen
de
15
zile
de
la
finalizarea
studiilor/examenului de absolvire, actele de studii se
ntocmesc de ctre unitile de nvmnt, se
semneaz i se tampileaz de ctre persoanele
indicate pe tipizat, pentru toi absolvenii care au
promovat nivelul de nvmnt/examenul.
Datele necesare pentru completarea actelor de studii se
transcriu din registrele matricole i din cataloagele
examenelor de finalizare a studiilor.
n actele de studii, numele titularului, precum i toate
prenumele se nscriu fr prescurtri, cu litere mari, de
tipar, utiliznd diacriticele.
n toate actele de studii se nscriu cu majuscule toate
iniialele prenumelui tatlui. Iniialele prenumelui mamei
se nscriu n cazul n care tatl este necunoscut.

ntocmirea actelor de studii


Datele privind locul naterii, precum i celelalte meniuni se nscriu cu
litere mari, de tipar
Mediile obinute la examenul de finalizare a studiilor se nscriu cu
cifre arabe, iar explicitarea acestora se nscrie dup modelul: 7,89
(apte 89%).
Meniunile despre an i zi se nscriu cu cifre arabe, iar luna se
completeaz cu litere mari de tipar.
n actele de studii nu se admit modificri privind datele personale ale
titularilor i nici nu se elibereaz alte acte de studii, duplicate, cu
nume sau prenume schimbate dup eliberarea actelor de studii
originale.
Completarea actelor de studii se poate face prin scriere la calculator,
prin dactilografiere sau de mn, cu tu sau cerneal neagr, fr
spaii libere.Toate rubricile rmase libere se bareaz.
Actele de studii se semneaz de ctre persoanele ale cror funcii
sunt precizate n formular, cu past, tu sau cerneal neagr. Sub
semntur se trece, n clar, numele acestora.

Documentele colare
a) registrul matricol;
b) catalogul clasei;
c) cataloagele pentru examenele de finalizare a studiilor;
d) cataloagele pentru examenele de corigene i
diferene;
e) portofoliul educaional al elevului;
f) suplimentul descriptiv;
g) foaia matricol, care se elibereaz numai la cerere;
h) adeverina de studii/adeverina de absolvire;
i) registrul unic de eviden a formularelor actelor de
studii

Registrul matricol
nscrierea elevilor n registrul matricol se face n conformitate cu
datele din actul de identitate, certificatul de natere, cartea de
identitate, certificatul de cstorie, alte acte emise de organele
competente, menionndu-se i CNP-ul.
Atribuirea numrului matricol se face ncepnd cu numrul 1, la
nceputul colarizrii, pe niveluri i forme de nvmnt, pe baza
documentelor de stare civil, cu modificrile ulterioare.
Eventualele modificri se nregistreaz conform prevederilor art. 8
alin. (3) i (4).
Pentru elevii transferai n timpul anului colar, numrul matricol
se atribuie n continuarea seriei anului respectiv.
nscrierea mediilor pe ani de studiu se face pe baza mediilor
anuale ncheiate n catalogul clasei, la care se adaug meniuni
cu privire la eventualele examene de diferen.
Anual, situaia colar este certificat de secretarul unitii de
nvmnt i este confirmat, dup verificare, de directorul
acesteia.
n mod obligatoriu, numrul matricol al fiecrui elev din catalog
trebuie s corespund cu cel din registrul matricol, numr care se
pstreaz pe toat durata colarizrii.

Registrul matricol
Pentru situaiile aprobate prin metodologii specifice de transferare de la un
nivel de pregtire la altul, de la o form de organizare la alta i de la o
specializare la alta, n cadrul aceleiai filiere sau de la filiere diferite, se
menioneaz denumirea disciplinelor la care s-au susinut examene de
diferen i notele obinute, fr modificarea mediilor generale ale anilor
echivalai.
Pentru elevii transferai n cadrul aceluiai nivel de nvmnt, de la o
filier/profil/specializare la alta/altul, se specific examenele de diferen i
rezultatele obinute, menionndu-se media anual calculat la unitatea de
nvmnt de la care provin - fr recalcularea mediei generale.
Pentru absolvenii nvmntului profesional, ai colilor de arte i meserii
i/sau ai anului de completare, care i continu studiile n nvmntul
liceal, n rubricile corespunztoare anilor colari absolvii se trece baza
legal de continuare a studiilor, respectiv "se continu studiile conform
Hotrrii Guvernului nr. ..... sau Ordinului ministrului educaiei, cercetrii,
tineretului i sportului nr. ........"; n aceast situaie, media final a anilor de
studii se calculeaz pentru anii colari frecventai la nvmntul liceal,
ciclul superior, i nu se iau n calcul mediile anilor de studii din nvmntul
profesional i de la eventualele examene de diferene.
Pentru absolvenii care au promovat examenul de finalizare a studiilor, odat
cu eliberarea actelor de studii se completeaz n caseta corespunztoare
din registrul matricol datele de identificare ale acestora, precum i
rezultatele examenului

Catalogul clasei
nscrierea elevilor n catalogul clasei se face n conformitate cu datele din
actul de identitate i din registrul matricol, menionndu-se n mod explicit
numrul matricol, volumul i pagina. Aceste elemente de identificare sunt
trecute la nceputul anului colar de ctre nvtor sau diriginte, pe baza
datelor furnizate de secretariat. Eventualele completri se fac de ctre
nvtorul sau dirigintele clasei, n baza documentelor existente la
secretariatul unitii de nvmnt.
nscrierea disciplinelor n catalogul clasei se face de ctre nvtor sau de
ctre profesorul diriginte, cite i n ntregime, n conformitate cu planulcadru aferent filierei/profilului/specializrii corespunztoare/corespunztor
clasei respective i n funcie de disciplinele opionale stabilite.
Pentru evaluarea semestrial, pentru nscrierea absenelor, precum i
pentru ncheierea mediilor semestriale i anuale rspunde n mod direct
titularul de disciplin. Este interzis nscrierea datelor fr note. Dirigintele
rspunde de exactitatea calculului aritmetic al mediei generale anuale.
La sfritul anului colar se ntocmete, pe ultima pagin a catalogului clasei,
un proces-verbal privind verificarea mediilor i a mediilor generale, semnat
de nvtor/diriginte i titularii de discipline i vizat de directorul unitii de
nvmnt.
Notele/Mediile nscrise greit n catalog se corecteaz prin tiere cu o linie
orizontal i se nlocuiesc cu notele corespunztoare, cu cerneal roie, se
semneaz de ctre titularul de disciplin i de director, care aplic tampila.

Alte documente colare


Catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor
Completarea sa se face cu respectarea rubricaiei din formular,
conform metodologiei specifice fiecrui tip de examen.
Eventualele corecturi se fac cu cerneal roie, se confirm prin
semntura preedintelui i prin aplicarea tampilei de examen,
astfel nct s nu se acopere nscrisul din catalog.
Dup ntocmire, catalogul pentru examenele de finalizare a
studiilor este verificat de toi membrii comisiei care, dup nsuirea
coninutului, semneaz pe coperta formularului i n locurile
prevzute expres n formular.
Dup completare, catalogul se arhiveaz la unitatea de nvmnt
preuniversitar organizatoare/emitent, cu termen de pstrare
rmanent.
Prevederile se aplic n mod corespunztor n cazul
cataloagelor pentru examenele de corigen i de diferene,
care au o rubricaie specific. Termenul de pstrare n arhiva
unitii de nvmnt cuprinde toat durata studiilor elevului.

Alte documente colare


Portofoliul educaional al elevului reprezint cartea de identitate
educaional a acestuia. Utilizarea lui debuteaz ncepnd cu clasa
pregtitoare i se elibereaz tuturor elevilor care au absolvit anii colari
ncepnd cu clasa a II-a.
Foaia matricol se elibereaz, la cerere, numai elevilor care au absolvit un
nivel de educaie, conform sistemului naional de nvmnt aprobat prin
lege.
Foaia matricol se ntocmete, pe baza nregistrrilor din registrul matricol,
prin copierea exact a datelor, fr rotunjiri.
Eliberarea foilor matricole se consemneaz n Registrul unic de eviden a
formularelor actelor de studii
Adeverinele de studii i adeverinele de absolvire se completeaz pe
baza datelor din registrul matricol, se semneaz de ctre
directorul/directorul-adjunct i de secretarul-ef/secretarul unitii de
nvmnt, se tampileaz, primesc numr i se nregistreaz n registrul
de intrare-ieire al corespondenei din unitatea de nvmnt.

Alte documente colare

Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii cuprinde toate


categoriile de acte de studii, dar se completeaz numai rubricile
corespunztoare actelor de studii care se elibereaz absolvenilor nivelului
de educaie corespunztor unitii de nvmnt.
nscrierea datelor se face n ordine cronologic, fr s se lase rnduri libere
ntre o activitate i alta, chiar dac este vorba de primire, predare sau
transfer de acte.
n prima parte a registrului unic de eviden a formularelor actelor de studii
sunt nscrise formularele actelor de studii primite att la nivel de inspectorat,
ct i la nivel de unitate de nvmnt.
Registrul unic de eviden a actelor de studii cuprinde i o a doua parte, care
se refer la evidena eliberrii actelor de studii unitilor de nvmnt sau
absolvenilor.
Eventualele corecturi se fac numai cu cerneal roie, n rubrica imediat
urmtoare sau n rubric separat, dac este posibil, dac nu, pe acelai
rnd.
Numerotarea actelor de studii eliberate se face ncepnd cu numrul 1 i se
continu pn la epuizarea lotului seriei respective; n procesul-verbal de la
sfritul registrului unic de eviden a formularelor actelor de studii se face
meniunea poziiilor anulate, a stocului existent, certificnd n clar numele
persoanelor care au efectuat operaiunile de ntocmire i eliberare.
Meniunea se semneaz de secretarul-ef/secretar i se avizeaz de
director.
Numerotarea seriei noi se face ncepnd cu numrul 1 i nu n continuare.

Precizri
Responsabilitatea completrii, eliberrii i
anulrii actelor de studii i a duplicatelor revine
directorului i secretarului-ef/secretarului unitii
de nvmnt acreditate.
Responsabilitatea ntocmirii, modificrii, eliberrii
i anulrii documentelor colare revine
directorului i secretarului-ef/secretarului unitii
de nvmnt acreditate sau cu autorizaie de
funcionare provizorie, dirigintelui sau titularului
de disciplin, n condiiile prevzute de prezentul
regulament.
Dup
ncheierea
anului
colar,
toate
documentele colare se pstreaz i se
arhiveaz la unitatea de nvmnt cu
personalitate juridic.