coala Gimnazial

Sf. Nicolae
Tg.-Jiu
COD P.O. 17

Data: 09.08.2012

COMISIA DE EVALUARE
Ediia I
SI
Revizia I
ASIGURAREA CALITATII
Exemplar I
PROCEDUR PRIVIND
COMPLETAREA I PREDAREA CATALOAGELOR
COLARE i a REGISTRELOR MATRICOLE
ELABORAT: prof. urc Adriana
VERIFICAT: director adjunct, prof. Durbcea Rodica
APROBAT: director, prof. Cojocaru Petre

Referine:
Legea nr.87/13.04.2006 privind asigurarea calitii n educaie;
Standardele de acreditare i evaluare periodic a unitilor de nvmnt
preuniversitar anexa H.G. nr. 21/10.01.2007
Standarde de referin i indicatori de performan pentru evaluarea i asigurarea
calitii n nvmntul preuniversitar - H.G. nr. 1534/25.11.2008
Legea educaiei naionale, nr. 1 / 2011
Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvmnt preuniversitar,
aprobat prin OMEdC nr. 4925 / 2005
Ordin nr. 3502 / 03.03.2005 pentru aprobarea Regulamentului privind actele de studii i
documentele colare din nvamntul preuniversitar;
Regulamentul privind actele de studii i documentele colare din nvatamntul
preuniversitar (publ. n M.O. nr..342./.22. 04. 2005);
Aria de cuprindere:
a)Activitatea depinde de furnizarea datelor de ctre:
* secretariat
*nvtori, dirigini
b) De aceast activitate depind compartimentele:
*secretariat
*nvatori, dirigini
*conducere
Abrevieri ale temenilor:
*PO procedur operaional
*MO-Monitorul Oficial
*MECT-Ministerul Educaiei Cercetarii si Tineretului
*LEN Legea Educaiei Naionale
*CNP-codul numeric personal
*RM- registru matricol
*FM foaie matricol
*CC-catalogul clasei
Responsabilitati
1.Directorul unittii de nvamnt :

*verific modul de completare a RM, referitor la:

- corectitudinea datelor nscrise conforme cu cataloagele claselor i FM primite,
eliberate n timpul anului colar, semneaz pentru verificare, aplic tampila unitii
2. Diriginii i nvtorii colii completeaz situaia colar n RM
3.Secretarul - completeaz RM mpreun cu diriginii i nvtorii, dup CC i foile matricole
primite n timpul anului colar ,urmrete ca situaia scolar s fie nceheiat
corect n catalog,face meniunile necesare micrii populaiei colare sau a situaiei
de repetenie.
-elibereaz acte de studii (adevereine, diploma, certificate) pe baza nscrisurilor din
RM
- rspunde de gestionarea RM;
4. Comisia verific mpreun cu directorul unitii modul de completare a situaiei colare n
RM;

Descrierea procedurii
a) documente utilizate:
Registrul matricol
Cataloagele pentru formaiunile de studiu constituite pentru anul colar n curs;
Situaiile colare primite s-au expediate n timpul anului colar privind micarea elevilor
i situaia lor la nvtur(foile matricole);
Copiile certificatelor de natere ale elevilor
b)Coninutul i rolul documentelor
1.Registrul matricol
servete ca document obligatoriu pentru evidena situaiei colare a tuturor elevilor
unitii de nvamnt;
se gestioneaz i se arhiveaz de compartimentul secretariat
conine minimum obligatoriu: denumirea instituiei, nivelul de nvmnt (dup caz); n
interior se vor scrie obligatoriu: numrul matricol/ nr. volulmului matricol, numele,
iniiala tatlui, prenumele elevului, data i locul naterii, numele i prenumele prinilor,
CNP , meniuni privind transferurile elevului, data efecturii, unitarea coalr la/de la
care se transfer, data, situaia colar pe fiecare an de studiu i pe fiecare disciplin cu
meniunea unitii colare unde a fost nmatriculat elevul, semntura prof. diriginte,
secretarului, directorului, stampila rotund a unitii; se completeaz cu situaia la
nvtur la sfritul fiecrui an colar (iunie) i dup examenele de corigena
(septembrie);
e) dup completare devine document colar cu regim special.
2.Cataloagele formaiunilor de studiu(claselor)
documente de baz i servesc la nscrierea situaiei colare a elevilor de ctre personalul
didactic al unittii, pe parcursul anului colar (toate notele , la toate disciplinele, medii
semestriale, meniuni privind micarea elevilor (plecat la, venit de la), la elaborarea unei
statistici privind situaia la nvatur a elevilor la sf. semestrelor, anului colar.
circula: cadre didactice, director, secretar

 se arhiveaz de ctre comparimentul secretariat, pe baza unui proces-verbal de predareprimire tipizat, ntocmit la sfritul fiecrui catalog de ctre profesorul diriginte sub
semnatura acestuia, a directorului i secretarului.

3.Foile matricole:
documente tipizate care conin situaia colar a elevilor i folosite n urmtoarele situaii:
miscarea elevilor la / de la unitaile colar i sunt formate din dou pri distincte :
date de identificare a unitii colare, a elevului: numele, iniala tatlui, prenumele
elevului, CNP, data i locul naterii, numele i prenumele prinilor, domiciliul
elevului/prinilor, unitatea colar de unde vine/pleac elevul, anii de studiu/unitate
colar
siuaia scolar a elevului (conine mediile la toate disciplinele pe fiecare an de studiu);
cnd transferul are loc n timpul unui semestru, n dreptul obiectului respectiv se scriu
notele obinute, folosindu-se formula din catalog (ex:10/25X), semntura directorului i
secretarului;
circul: ntre unitile colare, se elibereaz la cererea beneficiarului/reprezentantului
legal;
se arhiveaz de ctre compatimentul secretariat
Planificarea operaiunilor legate de CC i RM
-procurarea RM i CC
-nregistrarea n evidena uniii
-numerotarea volumului 1,2,3 sau I,II,III.. RM
-numerotarea filelor ( nr. filei este nr.matricol al elevului)
-ntocmirea procesului verbal pe ultima fil a RM
-nscrierea elevilor
-consemnarea situaiei la nvatur pentru fiecare elev n parte
-desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu RM
-desemnarea prin decizie a Comisiei care rspunde de completarea RM i a CC
Anexa 1

10.

DIAGRAMA OPERATIUNI LOR SI RESPONSABILITATILOR

REGISTRUL MATRICOL
PROCURARE

Procurarea
RM(director)

Inregistrarea n
unitate volum
numarul 1,2
(secretarul)

Numerotarea
filelor
(secretarul)

Intocmirea PV
pe ultima fil
(secretarul)

COMPLETARE

VERIFICARE

Date de
identificare a
elevilor,locul i
data naterii
(secretarul)

1.Verificarea
corectitudinii
situaiei scolare
consemnate n
RM (Comisia)

Date de
identificare a
parintilor
(secretarul)

2.Verificarea prin
sondaj a
documentelor pe
baza crora s-a
facut
consemnarea(CC
i FM(director)

Meniuni
privind
repetenia,
transferurile(secretarul)

Consemnarea
situaiei
colare(nvator
dirigini,secret

1.Aplicarea
semnturilor
pentru asumarea
nscrierilor(nvtatori,
dirigini,secretar
2.Semntura
directorului i
stampila

GESTIONARE

Evidena
completrii RM
(secretarul)
2.Evidena
volumelor
RM(secretarul)
Arhivarea RM
(secretarul)