Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Ce Este ERP
Ce Este ERP
parcurse pentru a o onora. Cnd un reprezentant al unui serviciu introduce o comand a unui
client ntr-un sistem ERP, are toate informaiile necesare pentru a onora comanda (reputaia
clientului i istoricul comenzilor sale, de la departamentul financiar, inventarul companiei de
la stocuri i programul camioanelor care duc comenzile la destinaie, de exemplu).
Oamenii care lucreaz n aceste departamente diferite vd toi aceeai informaie i o pot
actualiza. Cnd un departament temin operaiile asupra unei comenzi, aceasta este trimis
automat, via ERP, ctre urmtorul departament. Pentru a afla n ce departament este o
comand, la un moment dat, trebuie s intri n sistemul ERP i s i dai de urm. n acest mod
procesarea unei comenzi circul cu viteza unui fulger n cadrul unei organizaii, i comenzile
ajung la clieni mai repede i cu mai puine erori ca nainte. Aceasta este cel puin scopul unei
aplicaii ERP, realitatea este mult mai dur.
S ne ntoarcem pentru cteva clipe la acele module anterioare. Procesul poate c nu era la
fel de eficient, dar era simplu. Contabilitatea i fcea treaba ei, stocurile i fceau treaba lor
i dac intervenea vreo problem n afara departamentului nu considerau ca fiind o problem
ce i privete. Acum nu mai este aa. Cu ERP, reprezentantul serviciului cu clienii nu mai
este o persoan care doar introduce numele unui client n baza de date; intrefaa ERP l
transform ntr-un om de afaceri. Se stabilete limita de credit pentru un client pentru
departamentul financiar, i se stabilete nivelul de stocuri din depozit. Va plti clientul pn la
scaden? Vom fi capabili s livrm comanda la timp?
Acestea sunt deciziile pe care trebuie s le ia un reprezentant al serviciului cu clienii,
decizii pe care pn acum nu le-a mai luat, iar deciziile luate afecteaz clientul i celelalte
departamente din companie. Dar nu este de ajuns ca doar reprezentanii departamentului cu
clienii s se mobilizeze, gestionarii care obinuiau s in evidena stocurilor n mintea lor
sau pe fie de magazie acum este necesar ca ei s introduc aceste informaii n sistemul
integrat. Dac ei nu in o eviden exact a stocurilor, reprezentanii departamentului cu
clienii nu vor vedea care este nivelul stocurilor i vor refuza comanda unui client, pentru c
nu vd n stoc bunurile comandate. Responsabilizarea i responsabilitea i comunicarea nu au
mai fost testate n acest mod in trecut.
Oamenii nu agreeaz schimbrile, dar ERP le cere ca ei s schimbe modul n care i
ndeplinesc sarcinile. Din acest motiv substana ERP-ului este att de greu de fixat. Softwareul este mai puin important, ci modul n care companiile i conduc activitatea. Dac foloseti
ERP ca s mbunteti modul n care oamenii iau comenzile, creeaz bunurile, le livreaz i
le factureaz, vei observa i valoarea software-ului. Dac doar instalezi aplicaia i nu schimbi
modul n care oamenii i ndeplinesc sarcinile, s-ar putea s nu observi deloc valoarea
aplicaiei, ntr-adevr noua aplicaie s-ar putea s-i ncetineasc activitatea prin aceea c
nlocuieti vechea aplicaie cunoscut de toi angajaii cu cea nou care nu este cunoscut.
nu cumva, modul n care i desfori activitatea nu are cusur (toate comenzile sunt livrate la
timp, productivitatea este mai mare dect a competitorilor, clienii pe deplin satisfcui), caz
n care nu este necesar s implementezi ERP. Este important s nu te gndeti la ct de mult
va dura efortul de implementare (care ine n mod normal ntre 1 i 3 ani - n medie), ci mai
degrab s nelegi de ce ai nevoie de ERP i cum l vei folosi ca s-i mbunteti
activitatea.
3/10
Popularizat intens de ctre cabinetul de analiz Gartner ncepnd din anii 80, conceptul Total Cost of
Ownership (TCO tradus parial exact prin cost total de deinere) are rdcini mai adnci, datnd din primele
decenii ale secolului trecut. Cu toate acestea, modelul TCO a fost iniial conceput pentru analiza proiectelor IT
(i apoi extins i n alte domenii, prin dezvoltarea de metodologii specifice), oferind o perspectiv direct a
impactului financiar al unei tehnologii informatice pe parcursul ntregului ciclu de via al respectivei tehnologii.
Principalul beneficiu oferit de aceast metric rezid n faptul c evideniaz factorii adiionali care adaug
costuri suplimentare dup achiziie.
4/10
este ca o plimbare n parc; n cel mai bun caz devine un comar pentru c va trebui s
refaci toat configurarea de la capt n noua versiune. Poate c va funciona, poate c
nu. n orice caz, vnztorul nu va fi acolo s te ajute. Va trebui s angajezi oameni
care s fac configurarea, i va trebui s-i angajezi pentru totdeauna pentru
mentenan.
4. Conversia datelor cost s mui informaiile despre clieni, furnizori, proiectarea
produsului i altele asemntoare, din sistemele vechi n noul sistem ERP. Marea
majoritate a managerilor vor admite c cele mai multe date din vechile sisteme nu sunt
de mare ajutor. Companiile neag c datele nu ar fi exacte pn n momentul cnd
trebuie s le mute n noile setup-uri client/server care sunt cerute n pachetele ERP. n
mod constant, aceste companii subestimeaz costurile cu mutarea datelor. Dar chiar i
datele corecte au nevoie de ceva corecii pentru a se potrivi cu procesul ERP.
5. Analiza datelor de obicei, datele din sistemele ERP trebuie s fie combinate cu
date din sisteme externe pentru a fi analizate. Utilizatorii care necesit analize
complexe i mari ar trebui s includ n buget i costuri legate de pstrarea datelor i
ar trebui s se atepte la un pic de munc pentru a putea face sistemul s funcioneze
corect. Utilizatorii sunt n dificultate atunci cnd actualizarea tuturor datelor din
sistemul ERP n fiecare zi ntr-o companie mare este anevoios iar sistemele ERP nu
fac treab bun cnd vine vorba de depistarea datelor care au fost motificate de la o zi
la alta, fcnd actualizarea selectiv a datelor greu de fcut. O soluie scump este
programarea customizat. Concluzia este c este nelept s verificm toate analizele
ce trebuie fcute asupra datelor nainte s terminm de planificat bugetul.
6. Consultani la infinit - cnd utilizatorii nu reuesc s se elibereze, plile pentru
consultan cresc enorm. Pentru a evita acest lucru, companiile ar trebui s-i
identifice obiectivele pe care ar trebui s le urmreasc atunci cnd fac instruirea
personalului. Includei msurtori n contractele consultanilor, de exemplu, un numr
specific de utilizatori dintre angajaii companiei ar trebui s fie capabili s treac un
test al project-managerului.
7. nlocuirea celor mai buni - este acceptat ca o nelepciune faptul c succesul ERP
depinde de angajarea n proiect a celor mai buni i mai luminai angajai din
departamentul business i IT. Software-ul este prea complex i modificrile n afacere
prea mari pentru a ncredina proiectul oricui. Vestea proast este c firma ar trebui s
fie pregtit s nlocuiasc oamenii cnd proiectul se termin. Cu toate c piaa
sistemelor ERP nu mai este la fel de fierbinte ca alt dat, firmele de consultan sau
alte firme care i-au pierdut cei mai buni oameni i vor vna pe ai votri cu salarii mai
mari i bonusuri pe care voi nu vi le putei permite - sau pe care politicile de resurse
umane nu vi le permit. Discutai cu cei de la departamentul de resurse umane pentru a
dezvolta un program de bonusuri pentru a rmne n companie i pentru a crea o nou
gril de salarizare pentru angajaii cu experien n ERP. Dac i lsai s plece, v vei
grbi s i angajai pe ei sau pe alii ca ei, pe post de consultani pentru un onorariu de
dou ori mai mare dect i plteai nainte.
8. Echipele de implementare nu se pot opri cele mai multe companii au tendina de a
trata implementarea sistemului ERP ca pe orice alt implementare de software. i
imagineaz, c odat software-ul instalat, echipa de implementare va fi trimis acas i
fiecare i va relua activitile de zi cu zi. Dar dup instalarea ERP nu poi s mai pleci
acas. Implementatorii sunt mult prea preioi. Din cauz c au lucrat att de adnc n
sistemul ERP tiu mai multe despre vnzri dect oamenii de la vnzri i tiu mai
multe despre procesul de producie dect oamenii de la producie. Companiile nu-i
6/10
10.
Chiar dac companiile i instaleaz software ERP pentru aa numitele motive corecte i
toat lumea cade de acord asupra definiiei optime a unui client, dificultile inerente la
implementarea unui lucru att de complex cum este ERP este ca i cum ai nva un elefant s
fac balet. Pachetele sunt construite din tabele din baza de date, mii de tabele, pe care
programatorii departamentului de integrare i utilizatorii finali trebuie s le seteze s se
potriveasc cu procesele lor de afacere; fiecare tabel are un buton de decizie care conduce
software-ul pe o cale sau alta. Prezentarea unei singure modaliti de a realiza o anumit
sarcin - s spunem s ruleze statele de plat sau s nchid actele este un lucru relativ
simplu. Dar s-i dai seama exact cum s setezi exact toate acele butoane n tabele necesit o
nelegere profund a proceselor existente care sunt folosite pentru a opera asupra ntregii
afaceri. De ndat ce mulimea de setri este stabilit, aceste procese trebuiesc regndite n
felul sistemului de gndire ERP. Cele mai multe sisteme ERP nu sunt vndute ca sisteme n
care clienii trebuie s determine pn n cele mai minuioase nivele cum trebuie setate
procedurile funcionale, lund mii de decizii care vor afecta modul n care sistemul
funcioneaz n linie cu propriile activiti de afacere. Cele mai multe sisteme ERP sunt
preconfigurate, permind doar cteva sute de setri procedurale s fie fcute de client.
11.
din partea casei asupra viabilitii sistemului. Realizarea acestei strategii dureaz destul de
mult n timp.
C. Slam dunk (aplicare rapid) n acest caz, sistemul ERP dicteaz procesul de
implementare, care se concentreaz doar pe cteva procese de baz, aa cum sunt cele
coninute ntr-un modul financiar al unui sistem ERP. Aceast metod este viabil pentru
companiile mici care se ateapt s creasc odat cu aplicaia ERP. Scopul este s pui pe
picioare aplicaia rapid i s renuni la o modelare de durat, n favoarea unui sistem dedicat
ERP. Puine companii care au implementat de o asemenea manier ERP au beneficiat de
avantajele sistemului. Multe firme folosesc sistemul ca o infrastructur care s le ajute la o
implementare viitoare mai uoar. Totui muli descoper c este mai viabil o instalare
rapid n locul unui sistem dedicat mai vechi deoarece nu foreaz utilizatorii finali (angajaii)
s-i schimbe modul de lucru. De fapt, este mai provocator s adaptezi ceva instalat dect
ceva care nu exist n nici un sistem, deoarece la acel moment nimeni din companie nu ar
simi diferena.
12.
Distribuitorii de sisteme ERP nu sunt pregtii, de regul, pentru asaltul comerului online.
Un sistem ERP este complex i nu este gndit pentru utilizatori publici neiniiai. Sistemul
este gndit ca s fie utilizat doar de angajaii unei companii, care sunt instruii i pregtii
pentru utilizarea programului. Dar clienii i furnizorii doresc ca n acelai moment s aib
acces la informaii ca i angajaii firmei prin intermediul sistemului ERP de exemplu, s
vad n ce stadiu este o comand, nivelul stocului i factura proform, cu precizarea c doresc
aceste informaii n mod simplificat pe o pagin web, fr a presupune s cunoasc termenii
programului.
Comerul electronic presupune c departamentul de IT s construiasc dou noi canale de
acces n cadrul aplicaiei unul pentru clieni (cunoscut ca i business-to-consumer) i altul
pentru furnizori i parteneri (business-to-business). Aceste dou tipuri diferite de utilizatori ai
sistemului doresc informaii diferite din cadrul aplicaiei. Clienii vor s tie care este stadiul
comenzii i informaii despre facturare, iar furnizorii i partenerii vor exact restul.
Distribuitorii sistemelor ERP ntmpin probleme n a crea legturi ntre pagina de web i
aplicaie, dei sunt contieni c este necesar aceast conexiune. n concluzie, companiile
care vor s desfoar comer online se confrunt cu destule probleme de integrare pentru a
face aplicaia ERP disponibil i pe pagina de web. Pentru acele companii care au avut
norocul s cumpere aplicaia ERP de la un distribuitor cu experien n dezvoltarea de comer
online, adugarea unor aplicaii integrate de la acelai furnizor poate fi o metod eficient de
rezolvare a acestui neajuns. Pentru acele companii care au achiziionat sistemul ERP de la
distribuitori fr experien n dezvoltarea comerului online, singura soluie posibil ar putea
fi ca angajaii sau consultanii externi s adapteze sistemul pentru a rspunde noilor cerine.
Oricare ar fi detaliile, integrarea ERP cu sistemul de comer electronic necesit un plan
detaliat care s asigure o implementare n direcia cea bun. Unul dintre aspectele cele mai
dificile ale integrrii ERP cu comerul electronic este faptul c Internetul evolueaz continuu.
Aplicaiile ERP sunt mari, complexe i necesit permanent mentenan. Decizia este clar:
dac sistemul ERP este conectat la Internet trebuie s ai asigurat mentenana pentru sistemul
ERP i pentru pagina de web. Cei muli mptimii ai comerului electronic vor construi
legturi flexibile ntre sistemul ERP i comerul online care s le permit s ruleze noile
aplicaii de comer electronic direct de pe pe pagina de web, n timp ce nchid sistemul ERP
pentru mbuntirea i repararea lui.
9/10