1

LI

Li bertad y Orden

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION

PUBLICA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
CIRCULAR No.004 DE 2003
PARA:

Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos,

Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales y dems
Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional

DE:

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y Archivo General de la

Nacin

ASUNTO:

Organizacin de las Historias Laborales

FECHA:

Junio 6 de 2003.

El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el

Archivo General de la Nacin, expidieron la Circular No. 07, a travs de la cual se expres la
necesidad de que todas las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional organicen los
archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos 594 de 2000 y a las pautas y
normas tcnicas generales sobre la conservacin de la informacin oficial de las entidades.
Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de Renovacin de la Administracin
Pblica se viene adelantando por parte de la Presidencia de la Repblica, el Departamento
Nacional de Planeacin, el Archivo General de la Nacin y el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica, un plan de contingencia que involucra el acompaamiento y seguimiento al
manejo de los archivos, con el fin de proteger los fondos documentales de las entidades dentro de
sus procesos de reforma institucional y de manera especfica la relacionada prioritariamente
con las historias laborales, nminas e historias clnicas, entre otras.
Para el efecto, dentro de los criterios tcnicos establecidos por el Archivo General de la Nacin,
cada expediente de Historia Laboral debe contener como mnimo los siguientes documentos,
respondiendo a la forma de vinculacin laboral en cada entidad:

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

Oficio de notificacin del nombramiento o contrato de trabajo
Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
Documentos de identificacin
Hoja de Vida (Formato Unico Funcin Pblica)

LI

bertad
L y Orden
i

Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del

cargo
Acta
de
posesin
Pasado Judicial Certificado de Antecedentes
Penales
Certificado de Antecedentes Fiscales
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios Declaracin de Bienes y
Rentas
Certificado de aptitud laboral (examen mdico de
ingreso)
Afiliaciones a: Rgimen de salud (EPS), pensin, cesantas, caja de compensacin,
etc.
Actos administrativos que sealen las situaciones administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias
temporales, inscripcin en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de
prestaciones, entre otros.
Evaluacin
del
Desempeo
Acto administrativo de retiro o desvinculacin del servidor de la entidad, donde consten las
razones del mismo: Supresin del cargo, insubsistencia, destitucin, aceptacin de
renuncia al cargo, liquidacin del contrato, incorporacin a otra entidad, etc.
El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mnimo por los
anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza
jurdica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos
documentales, complementndola.

De otra parte, las entidades debern establecer controles que garanticen la transparencia de la
administracin de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan
actividades propias de la gestin del talento humano.
Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 16 de la Ley 594 de 2000, los
Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua pertenecientes a
las entidades pblicas, dentro del proceso de organizacin de archivos, debern verificar que:
En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia
de su produccin; y su disposicin refleje el vnculo que se establece entre el funcionario y la
entidad.
Los documentos de cada Historia Laboral estn colocados en unidades de conservacin
(carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el
que registre la fecha ms antigua y el ltimo el que refleje la ms reciente. Cada expediente
podr estar contenido en varias unidades de conservacin de acuerdo con el volumen de la
misma, se recomienda que cada carpeta tenga como mximo 200 folios. La foliacin debe ser
consecutiva de 1 a n independientemente del nmero de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200,
Carpeta 2 Fls.
201-400, etc.
Dichos documentos se registrarn en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo
con su instructivo, lo cual evitar la prdida o ingreso indebido de documentos.
Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario nico

Documental de los expedientes bajo su custodia.

Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y
con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la
integridad y

LI

Li bertad y Orden

conservacin fsica de los documentos.

Aprovechando el proceso de organizacin archivstica que vienen adelantando las entidades en
cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nacin y dada la importancia legal
y el carcter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las
entidades debern verificar la organizacin de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos
internos a las disposiciones anteriormente descritas.
El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de sus funciones de asesora tcnica, inspeccin
y vigilancia otorgadas por la Ley, continuar realizando visitas a las entidades, para verificar el
cumplimiento de las obligaciones respecto al manejo archivstico y en especial de las series
documentales anteriormente citadas.

FERNANDO GRILLO RUBIANO

Director
Departamento Administrativo
Pblica

de

la

Funcin

JORGE PALACIOS PRECIADO

Director
Archivo General de la Nacin

C.C. Director Departamento Nacional de Planeacin- Dr. Santiago Montenegro

Trujillo.
Directora Programa de la Renovacin de la Administracin Pblica-Dra.Claudia
Jimnez Jaramillo.
Secretario Jurdico de la Presidencia- Dr. Camilo Ospina Bernal.

LI

Li bertad y Orden

IN S T R U C T IV O H O JA D E C O N T R O L H IS T O R IAS L AB O R AL E S
Las entidades del estado deben registrar el ingreso de docum entos a los
ex pedientes de H istorias Laborales de los funcionarios, m ediante la utiliz acin
del F orm ato H O JA D E C O N T R O L.
E l prim er procedim iento a seguir es ordenar los docum entos de cada historia
Laboral cronolgicam ente de m anera que el prim er docum ento sea el que registre
la fecha m s antigua y el ltim o el que registre la fecha m s reciente, realizada
esta labor se
proceder a foliar a partir del N o. 1 todo el ex pediente laboral, consecutiv am
1
ente .
E n el caso de ex istir otra foliacin, sta se anular y quedar com o v lida la ltim
a realizada, la cual debe corresponder con la registrada en la H oja de C ontrol.
U na v ez realizado este procedim iento se proceder a diligenciar la H oja de C
ontrol, as:
1.

N o m b re d el fu n cio n ario : D ebe consignarse el nom bre com pleto del

funcionario al que corresponde la historia laboral.

2.

F ech a:
D ebe consignarse la data del docum ento (dd/m m /aa).
Si
los docum entos corresponden a anex os de otro principal com o el F orm ato U
nico de H oja de V ida o de oficio rem isorio, deber tenerse en cuenta las fechas
de estos ltim os.

3.

T ip o D o cu m en tal: D ebe consignarse el nom bre del docum ento as: R

esolucin de N om bram iento, C ertificado de estudios, A filiac in a F ondo de P
ensiones, etc.

4.

F o lio s: D ebe consignarse el nm ero del folio (s) que corresponde(n) al

tipo docum ental anotado, por ejem plo: A c ta de P osesin f olio 5, o R
esolucin de C om isin de E studios, folios 7-9 porque este docum ento tiene 3
folios.

5.

F ech a d e elab o raci n : D ebe consignarse la fecha en que se diligenci

el form ato para cada ex pediente.

6.

F irm a d el Jefe d e R ecu rso s H u m an o s: E l Jef e de R ecursos H um

anos debe firm ar cada H oja de C ontrol una v ez diligenciada,
bien sea
por retiro del funcionario de la entidad o por haberse term inado el espacio en
cada hoja que se utilice.

7.

F irm a d el fu n cio n ario resp o n sab le d el m an ejo d e h isto rias lab o

rales: D ebe firm ar cada H oja de C ontrol una v ez diligenc iada, bien sea
por retiro del funcionario de la entidad o por haberse term inado el espac io en
cada hoja que se utilice.

E sta H oja de C ontrol debe ser adherida a la parte interna de la solapa izquierda
de la carpeta que contiene el ex pediente de H istoria Laboral de cada
funcionario y deber actualizarse a m edida que se v ayan ingresando nuev os docum
entos.

L os fo lios tie ne n u n a re la ci n d irecta con la H o ja d e C on trol, la cu

al

LI

Li bertad y Orden

ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION GRUPO DE TALENTO
HUMANO
HISTORIA LABORAL
HOJA DE CONTROL

Nombre Funcionario:
FECHA

TIPO DOCUMENTAL

Fecha Elaboracin:

Firma:

_
Jefe Recursos Humanos

FOLIO (S)

__ Firma:
_
_
Funcionario responsable manejo Historia Laboral

LI

Li bertad y Orden