Laura Danilescu
65
4.2. Tabele
70
4.3. Formulare
82
4.4. Filtre
92
4.5. Interogri
95
4.6. Rapoarte
99
103
Rezumat
115
Teste de autoevaluare
116
116
Lucrare de verificare
117
Bibliografie minimal
119
Obiective specifice:
La sfritul capitolului, vei avea capacitatea:
64
Laura Danilescu
Datele pot fi text, numere, imagini sau chiar sunete care pot fi procesate i apoi
salvate pe un computer. Datele trebuie prelucrate pentru a deveni informaii.
Informaia este numele dat unei date dup ce a fost prelucrat.
Microsoft Access este parte a suitei de aplicaii Microsoft Office i este un
program pentru crearea i administrarea bazelor de date.
O baz de date este o colecie de date structurat avnd unul sau mai multe
subiecte.
Exemple: agenda de telefoane, agenda personal, graficul de cltorie al unui
autobuz, etc.
65
Laura Danilescu
Figura 4.1
Baz de date necompletat
Aceast opiune deschide o baz de date nou complet goal, n care
utilizatorul fr nici un ajutor este lsat numai cu un program Assistent.
Trebuie create tabele ntregi, formulare, interogri i rapoarte despre acestea.
File - Open - cu aceast opiune se deschid bazele de date deja existente, create
cu ajutorul programului Access. Deoarece pn acum nu am creat nicio astfel
de baz de date, nc nu putem s-o deschidem. Cum ns Microsoft nu poate s
ne prezinte o baz de date profesional existent, exist pentru scopuri
didactice o baz numit Northwind.
Pentru a putea vizualiza baza de date Northwind, se selecteaz de la Available
Templates Sample Templates - Northwind.
66
Laura Danilescu
Bara de meniuri
Bara de titlu
Centrala de navigare
Obiecte ale
bazei de date
Fiecare baz de date, indiferent dac este nou i goal sau este gata conceput,
deine o central de navigaie n care sunt amplasate obiectele bazei de date,
cum sunt tabelele, interogrile formularele i rapoartele.
Sarcina de lucru 1
Definete noiunea de nregistrare.
67
Laura Danilescu
Grupele de obiecte
68
Laura Danilescu
69
Laura Danilescu
4.2. Tabele
4.2.1. Deschiderea unui tabel
Pentru a deschide un tabel existent, acesta este mai nti marcat i apoi deschis
prin executarea unui clic pe butonul Deschidere. Ca rezultat apare tabelul ntr-o
fereastr proprie, n prim plan.
70
Laura Danilescu
Sarcina de lucru 2
Explic cum se face navigarea prin nregistrrile unui tabel.
71
Laura Danilescu
72
Laura Danilescu
73
Laura Danilescu
Sarcina de lucru 3
Descrie modul n care se salveaz modificrile dintr-o tabel.
Ca rezultat, va aprea noul cmp, aa cum se vede n figura de mai jos. Acesta
afieaz automat tipul de date al cmpului, Text (vizibil n coloana a doua).
74
Laura Danilescu
Dac n cmpul respectiv trebuie s se stocheze alt tip de date, atunci acesta se
alege din list.
Dac se dorete inserarea unui cmp ntre alte dou cmpuri existente, se
selecteaz cmpul deasupra cruia se va insera noul cmp i se alege din
meniul de context opiunea Insert-Row ca n figura de mai jos.
75
Laura Danilescu
76
Laura Danilescu
Sarcina de lucru 4
Descrie cum se realizeaz schimbarea denumirii unui cmp.
77
Laura Danilescu
Tip de date
Text
Memo
Number (Numeric)
Date/Time (Dat/Or)
Currency (Moned)
Yes/No (Da/Nu)
78
Laura Danilescu
Masc intrare (Input Mask) reprezint un model pentru toate datele care vor fi
introduse n acest cmp
Sarcina de lucru 5
Descrie ce tip de date se introduc ntr-un cmp de tip Memo.
4.2.11. Indexare
Un index grbete interogarea cmpurilor indexate, ca i sortarea i operaiile
de grupare.
Dac, de exemplu, cutai des un anumit nume de client ntr-un cmp cu
denumirea Nume de familie, atunci putei s stabilii pentru acest cmp un
index.
79
Laura Danilescu
'
80
Laura Danilescu
Daca sunt introduse date greite n cmpul pentru care s-a stabilit regula de
validare, putei opta s fie afiat un text de atenionare. Acest text va fi introdus
de dvs. n caseta "Validation text" (Text de validare0.
Sarcina de lucru 6
Explic ce este o regul de validare.
81
Laura Danilescu
82
Laura Danilescu
4.3. Formulare
Fiecare formular se bazeaz pe un tabel i reprezint o nregistrare. El cuprinde
de cele mai multe ori toate cmpurile de date (uneori numai o parte din ele) ale
nregistrrii. Formularul este, de aceea, o parte a unui tabel care este prezentat
ntr-o form mai pretenioas.
ori
la
fel
ca
tabelele
83
Laura Danilescu
Sarcina de lucru 7
Definete cheia primar.
84
Laura Danilescu
85
Laura Danilescu
86
Laura Danilescu
cursive (italice);
subliniere;
alinierea textului;
culoarea fundalului.
Sarcina de lucru 8
Descrie modalitatea de modificare a proprietilor
87
Laura Danilescu
Pentru a schimba fundalul, selectai Opiunea Background Image a submeniului Format, meniul Form Design Tools.
88
Laura Danilescu
Sarcina de lucru 9
De ce se recomand ca fiierele grafice s fie salvate n format .jpg?
89
Laura Danilescu
4.3.7. Comparare:
Aceast opiune stabilete dac se caut n ntreg cmpul sau numai ntr-o parte
a acestuia.
Opiunea Whole Field (Cmpul ntreg) d rezultatul dorit, numai n cazul n
care coninutul cmpului i cel al cmpului de cutare se potrivesc exact. Dac
nu se cunoate exact coninutul cmpului, este oportun alegerea opiunii Any
Part of Field (Orice parte din cmp)
90
Laura Danilescu
i Descending
Sarcina de lucru 10
Descrie cum se realizeaz o sortare n ordine descendent.
91
Laura Danilescu
4.4. Filtrele
Un filtru este un instrument ajuttor prin intermediul cruia se selecteaz din
totalitatea datelor numai acelea care au anumite proprieti. Aceste criterii
trebuie s fie stabilite de ctre utilizator.
Filtrele simple pot fi aplicate direct n tabel sau n formular, ns pentru filtrri
complicate dup mai multe criterii simultan este recomandabil utilizarea unei
interogri.
4.4.1. Diferite filtre
n principiu, Access dispune de trei tipuri diferite de filtre. ntr-un tabel se
poate alege ntre: Fiter by Selection i Advanced Filter, ca n figura de mai jos.
92
Laura Danilescu
Filter excluding selection: Acest filtru reine din mulimea de date pe acelea
care nu corespund seleciei marcate.
n acest caz sunt afiate numai acele nregistrri care au n cmpul "Standard
Cost" o valoare mai mare ca 9.
Natural, criteriile de filtrare pot fi i foarte complexe, aa cum arat i
exemplele ce urmeaz.
Sisteme informaionale de gestiune
93
Laura Danilescu
" Traders Chocolate " Coninutul cmpului de date este Traders Chocolate.
"Mrs" Coninutul cmpului de date este Mrs.
"Zooburg" sau "Neustift"
Neustift.
Dac filtrul creat trebuie ndeprtat pentru a reprezenta din nou toate
nregistrrile n tabel, este suficient s se aleag din meniul Sort & Filter
opiunea Toggle Filter.
94
Laura Danilescu
Sarcina de lucru 11
Enumer tipurile de filtre disponibile n aplicaia Microsoft Access.
4.5. Interogri
O interogare este rezultatul unui procedeu de filtrare, prin care sunt afiate spre
vizionare numai anumite date dintr-unul sau mai multe tabele. La crearea unei
interogri, filtrul, respectiv criteriul de cutare, este stabilit de ctre utilizator.
95
Laura Danilescu
n urma unei interogri, datele care ndeplinesc anumite criterii sunt afiate pe
ecran sub form tabelar.
96
Laura Danilescu
n partea superioar a ferestrei este afiat o list cu toate tabelele din care
trebuie s fie interogate date separate.
n partea de jos a ferestrei sunt listate toate cmpurile care trebuie s fie afiate
n interogare.
ndeprtarea cmpurilor
Dac unele cmpuri trebuie ulterior ndeprtate, pentru aceasta se marcheaz
simplu ntreaga coloan i se terge cu tasta Delete.
97
Laura Danilescu
Sort: n acest rnd se poate fixa dac rezultatul interogrii se sorteaz dup
cmpuri separate.
Rezultatul se poate sorta totui dup mai multe cmpuri, ordinea fiind stabilit
de poziia n interiorul tabelului. Cmpurile pot fi mutate din poziiile lor prin
procedeul "drag and drop".
Criteria: Aceasta este probabil cea mai important proprietate a unei interogri.
n acest rnd utilizatorul trebuie s stabileasc dup ce criteriu trebuie filtrate
datele din ntreaga baz de date. Dac introducerea criteriului este greit,
natural i rezultatul interogrii este eronat. Regulile de introducere pentru
criteriile interogrii corespund exact celor de la criteriile filtrelor. n exemplul
de mai jos, criteriul este ca valoarea din cmpul "Tranzaction Type" s fie 3.
98
Laura Danilescu
Adugarea de cmpuri
n partea superioar a ferestrei de proiectare se gsete o list care conine toate
cmpurile tabelului de origine. Executnd un dublu clic pe o intrare a acestei
liste, cmpul respectiv este adugat interogrii i va aprea n partea inferioar
ca ultima intrare, n partea dreapt.
nchiderea i salvarea
La nchiderea modului Design View suntei automat atenionat n cazul c nu
ai salvat modificrile.
Dac interogarea este deschis din nou, ea pstreaz rezultatul interogrii sub
form de tabel.
Sarcina de lucru 12
Artai ce elemente apar n fereastra unei interogri in modul Design
View.
4.6. Rapoarte
Din punct de vedere al structurii, rapoartele sunt foarte asemntoare cu
interogrile
Ele reprezint tot rezultatul unui procedeu de filtrare, prin care sunt prezentate
numai anumite date dintr-un tabel.
Diferena fa de interogri const n aceea c raportul nu este destinat
afirii pe ecran, ci tipririi la o imprimant. Din acest motiv, raportul nu poate
fi deschis i afiat pe ecran (precum tabelele, formularele i interogrile). Este
posibil numai o previzualizare a modului cum va arta raportul tiprit.
99
Laura Danilescu
Rapoartele, ca i interogrile, primesc de cele mai multe ori alte nume dect
tabelele corespondente, deoarece ele prezint numai anumite nregistrri.
Pictogramele pentru crearea unui nou raport se gsesc n acelai meniu Create .
100
Laura Danilescu
101
Laura Danilescu
DOMENIUL NREGISTRRILOR:
n acest domeniu se gsesc cmpurile text care reprezint datele reale din tabel.
Acestea pot fi filtrate sau pot conine ntreaga nregistrare.
SUBSOLUL PAGINII:
n partea inferioar, fiecare pagin poate avea adugat un subsol. Acesta, ca i
antetul paginii, se creeaz o singur dat i apare pe fiecare pagin tiprit a
raportului.
n domeniul subsolului de pagin se pot aduga alturi de textul normal, data,
indicaiile ceasului i/sau numrul paginii, cu funcii. O asemenea funcie
garanteaz data, indicaiile ceasului i numrul de pagin la fiecare deschidere
i tiprire a raportului, cnd raportul este actualizat. Data i ora pot fi adugate,
n locurile marcate, prin selectarea opiunii "Date and Time".
Va aprea o fereastr de dialog n care funciile Data i Ora pot fi adugate sau
nu, separat. n plus, exist mai multe posibiliti de formatare (tipuri de
caractere) la alegere. n partea de jos a ferestrei este dat o exemplificare
(Sample) a acestor setri.
Modificrile ulterioare ale formatrii se execut prin meniul Page Setup.
102
Laura Danilescu
Sarcina de lucru 13
Descriei elementele din fereastra de proiectare a unui raport.
nainte de a crea o baz de date este important s facem cteva reflecii generale.
Deoarece fiecare baz de date se construiete cu unul sau cu mai multe tabele, este
inevitabil ca mai nti s construim un tabel. Erorile care sunt comise n crearea acestui tabel,
pot mai trziu, de cele mai multe ori, s fie ndeprtate numai cu cheltuieli importante.
103
Laura Danilescu
104
Laura Danilescu
105
Laura Danilescu
PR1MUL FORMULAR
Formularele nu sunt altceva dect tabele pregtite grafic altfel, care servesc ca masc de
ecran pentru introducerea i observarea mai bun a nregistrrilor. De aceea, formularele
sunt generate de regul dup un tabel deja construit. Exist aici un program de asisten
Expert (Wizard) care ghideaz utilizatorul, pas cu pas, n proiectarea formularului.
PROGRAMUL WIZARD
Pentru grupa de obiecte Formulare, programul Wizard este pornit prin selecia opiunii
corespunztoare, ca n figura de mai jos:
106
Laura Danilescu
Mai nti trebuie ales tabelul pentru care trebuie s fie creat formularul. Aceasta se face
executnd un simplu clic pe obiectul corespunztor din lista derulant a casetei
Tables/Queries
Dac exist deja mai multe tabele, efectuai o alegere; n cazul nostru este ales tabelul
Customers.
Mai departe sunt alese din lista Available Fields (cmpuri disponibile), care cuprinde toate
cmpurile tabelei, cele care trebuie s apar n formular.
ALEGEREA CMPURILOR
Sisteme informaionale de gestiune
107
Laura Danilescu
ntr-un formular, n funcie de utilizare, nu trebuie s existe ntotdeauna toate cmpurile din
tabelul care st la baza sa. Fiecare cmp care trebuie s apar n formular este marcat n
lista de opiuni Available Fields (Cmpuri Disponibile) - i preluat n lista cmpurilor alese
Aici se stabilete aspectul (layout-ul) viitorului tabel, pentru care se ofer cteva posibiliti
de baz.
COLUMNAR -O COLOAN:
Prezint pe fiecare pagin o singur nregistrare.
108
Laura Danilescu
n ultimul pas este stabilit numele viitorului formular. Pentru aceasta este recomandat sa se
dea formularului aceeai denumire ca i cea a tabelului corespondent.
109
Laura Danilescu
INTRODUCEREA DATELOR
Datele care se introduc n cmpurile formularului sunt preluate automat n tabelul de baz i
nu trebuie salvate.
PRIMA INTEROGARE
ntr-o interogare sunt reprezentate nregistrri (sau pri din acestea) care ndeplinesc
anumite criterii de cutare. Ele sunt generate n unul sau mai multe tabele.
Ca i la crearea unui tabel, pentru crearea unei interogri ne ajut din nou un program
Expert (Wizard).
PROGRAMUL EXPERT (WIZARD)
Pornirea programului Wizard pentru grupa de obiecte Queries se face cu ajutorul opiunii
Query Wizard.
110
Laura Danilescu
Interogarea este complet prin executarea unui clic pe butonul Finish, dup care fereastra
interogrii va aprea pe ecran.
111
Laura Danilescu
PRIMUL RAPORT
La fel ca n cazul unei interogri i n cazul unui raport nregistrrile (sau chiar i numai pri
din acestea) sunt prezentate n funcie de un anumit criteriu de cutare. De asemenea,
datele pot s aparin unui tabel sau mai multor tabele. Ca s ajungem la crearea unui
raport trebuie mai nti ne ntoarcem iar la un program Wizard.
Diferena fa de interogare const n aceea c un raport nu este gndit pentru a fi
reprezentat pe ecran, ci pentru tiprirea la o imprimant.
PROGRAMUL WIZARD
n cadrul grupei de obiecte Reports, programul Wizard este pornit prin selectarea opiunii
corespunztoare.
112
Laura Danilescu
GRUPAREA
Pentru a realiza gruparea n raport, intrarea respectiv este selectat i preluat cu ajutorul
butonului de preluare.
Rezultatul se poate vedea n partea dreapt a ferestrei n rubrica "Examinare".
n pasul al treilea este posibil ca nregistrrile s fie sortate n ordine cresctoare sau
descresctoare.
SORTAREA
Dac se deschide lista derulant, va aprea o list cu toate cmpurile existente. Orice cmp
care trebuie sortat este selectat printr-un simplu clic.
113
Laura Danilescu
LAYOUT - Aspect
n pasul al patrulea al programului Wizard se stabilete layout-ul raportului, prin selectarea
unui format de afiare.
Dac un raport conine nregistrri care au mai multe cmpuri, este recomandat s se aleag
orientarea foii de hrtie Landscape (vedere) deoarece altfel nu se vor gsi pe aceeai fil
toate cmpurile aceleiai nregistrri.
La penultimul pas programul Wizard prezint din nou diferite formate de afiare n fereastra
"Examinare".
Ultimul pas - numele raportului trebuie, cum tim deja, s fie un nume sugestiv pentru
utilizator.
Raportul complet este afiat aa cum va fi tiprit la imprimant. In cadrul unui raport, datele
nu mai pot fi modificate.
Sisteme informaionale de gestiune
114
Laura Danilescu
TIPRIREA
Tiprirea raportului la o imprimant se realizeaz n mod obinuit, prin meniul Fisier Imprimare (File Print).
Rezumat
Principiul pentru fiecare baz de date relaional simpl este tabelul.
Programul Microsoft Acces nu servete numai pentru a reuni datele, ci ofer
i o multitudine de funcii pentru administrarea acestor tabele de date. Pentru
a uura introducerea nregistrrilor pot fi concepute mti de introducere.
Acestea se numesc formulare. In afar de aceasta, exist posibilitatea ca prin
intermediul unei interogri ntreaga mulime de date ' s fie cercetat dup
anumite criterii, ca de exemplu "Arat-mi toate persoanele care locuiesc n
Bucureti", s fie ordonat din nou i tiprit. De asemenea pot fi tiprite
nregistrri sau chiar si numai o parte din ele, care prin intermediul unei
interogri pot fi filtrate sub forma unor rapoarte. Tabelele originale nu sunt
ns modificate, ci numai chestionate in legtura cu informaiile.
115
Laura Danilescu
Teste de autoevaluare
3. Indexul permite:
a) marcarea nregistrrilor care nu trebuie terse;
b) cutare si sortare rapida a nregistrrilor;
c) stabilirea de relaii intre tabele.
116
Laura Danilescu
Tipul datei
Number
Dimensiunea cmpului
Byte
Centru_testare
Text
20
Adresa
Text
25
Tipul datei
Number
Nume_candidat
Text
15
Data_examinarii
Date/Time
Medium
Cod_centru
Number
Byte
Modulul 1
Modulul 2
Modulul 3
Modulul 7
Da / Nu
Da / Nu
Da / Nu
Da / Nu
Da / Nu
Da / Nu
Da / Nu
Da / Nu
Tipul datei
Number
Dimensiunea cmpului
Long Integer
Localitate
Jude
Text
Text
15
15
117
Laura Danilescu
Numele cmpului
Cod_postal
Tipul datei
Number
Dimensiunea cmpului
Long Integer
Centru_testare
Test Flag
Andreco Educational
Adresa
Str. Lung 208
Str. Mendeleev 7-15
Cod_postal
259746
754634
tabela Candidai
Nume_can
didat
Aldea
5648
Simion
8567
Miruna
Popa
8457
Adrian
tabelaGeanina
Localiti
Nr_card
Data_examin
arii
10/08/2004
17/08/2004
18/08/2004
Cod_potal
259746
754634
Cod_centru
102
130
102
Modulul
1
da
nu
da
Localitate
Deva
Bucureti
Modulul 2
da
da
nu
Modulul 3 Modulul
7
nu
da
da
da
da
da
Jude
Hunedoara
-
118
Laura Danilescu
Bibliografie minimal
Ariton, V. (2007). Sisteme Informatice cu baze de Date. Galati: Europlus, p.
33-41
119
Laura Danilescu
120