Sunteți pe pagina 1din 4

DOCUMENTELE DE CONTABILITATE

4.1. Importana, necesitatea i coninutul documentelor


Documentele reprezint acte scrise n care se nscriu operaiile economice i financiare n momentul
efecturii lor i la locul unde acestea se produc. Datorit acestui fapt, documentele mai apar i cu denumirea de
purttori primari de informaii. Documentele se ntocmesc att pentru operaiile economice care produc
modificri ale elementelor patrimoniale dintr-o unitate, ct i pentru a dovedi la o anumit dat existena
acestora, angajarea i prezena la lucru a personalului, volumul de munc depus i lucrrile executate n vederea
salarizrii.
De asemenea, documentele servesc la stabilirea relaiilor dintre uniti sau dintre unitate i angajaii si.
n documente, operaiile sunt descrise prin cuvinte i cifre. n funcie de coninutul i destinaia lor,
documentele au un rol important n cadrul unitilor. Documentele n care sunt consemnate operaii economice
i financiare servesc ca baz pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate. Respectarea acestei reguli permite
punerea la dispoziia factorilor de decizie a unor informaii reale, exacte i operative.
Documentele prezint importan i pentru verificarea gestiunilor, ntruct cu ajutorul lor se stabilete
rspunderea persoanelor crora le-a fost ncredinat spre pstrare i folosire anumite mijloace economice. Au
rol important n exercitarea controlului financiar, descoperind cazurile de risip, lipsuri, sustrageri, stabilind n
acest fel rspunderea material a persoanelor n cauz. De asemenea, documentele constituie baz n cercetarea
juridic, fiind admise ca prob n justiie. Ele reflect starea i modificrile suportate de elementele
patrimoniale ale agenilor economici n procesul de producie precum i respectarea disciplinei financiare.
Documentele se ntocmesc pe formulare tipizate. Ele se completeaz manual sau cu mijloace tehnice la locul
unde se produc operaiile economice. Pentru ca un document s fie valabil el trebuie s ndeplineasc
urmtoarele condiii: s fie scris clar, cite, fr tersturi sau corecturi, s fie ntocmit la timp, s aib anulate
rndurile libere, s conin date reale i exacte. Sumele pentru valori bneti, n cazul actelor justificative, s fie
scrise n cifre i litere. Rectificarea anumitor greeli se face n toate exemplarele documentului prin tierea cu o
linie cu cerneal a textului sau sumei greite, astfel nct s se poat citi ceea ce a fost greit, scriind deasupra
textul sau suma corect. Aceste rectificri se fac prin semnturi autorizate.
Pentru documentele care consemneaz operaiile de predare-primire a unor valori materiale, este
necesar confirmarea prin semntur att a persoanei care pred precum i a persoanei care preia. n
documentele de cas i de banc (cecuri, chitane, dispoziii de plat, de ncasare) nu se admit corecturi, ele se
anuleaz i rmn n carnetul respectiv. Exactitatea coninutului documentelor, ntocmirea lor la timp i cu toate
datele au importan deosebit, ntruct determin exactitatea i realitatea datelor contabile, asigur inerea la zi
a contabilitii, ceea ce contribuie la conducerea operativ a unitilor patrimoniale. Pentru reflectarea clar i
precis a coninutului operaiilor economice, documentele trebuie s cuprind anumite elemente obligatorii
numite i date minimale ale documentelor cum sunt:
- denumirea documentului (chitan, bon de consum, list de plat etc);
- denumirea i adresa unitii ;
- data ntocmirii i numrul documentului;
- descrierea operaiilor economice sau financiare;
- indicarea prilor i semnturile persoanelor care au participat la efectuarea operaiei respective i care
rspund de legalitatea operaiilor consemnate.
4.2. Verificarea i circulaia documentelor.
Pentru a putea fi nregistrate documentele sunt supuse unei verificri n vederea eliminrii eventualelor
erori care pot s apar cu ocazia ntocmirii acestora, asigurnd n acest fel exactitatea datelor contabile.
Verificarea documentelor se face sub trei aspecte:
- verificarea formei - const n controlul asupra ntocmirii corecte a documentului. Astfel, se urmrete dac
operaia a fost nregistrat n documentul corespunztor naturii operaiei consemnate, dac conine datele
obligatorii, dac au avut loc tersturi sau corecturi fr a fi certificate.
- verificarea cifric sau aritmetic - presupune controlul exactitii calculelor aritmetice.
- verificarea de fond - urmrete realitatea, necesitatea i legalitatea operaiilor nscrise n documente. Prin
realitate se nelege acea verificare prin care se constat c, ntr-adevr, operaia economic s-a efectuat la
locul, data i n condiiile prevzute de document.
Micarea succesiv a unui document din momentul ntocmirii sau intrrii n unitate i pn la momentul
predrii lui la arhiv poart numele de circulaia documentului sau fluxul documentelor.

Un circuit bine stabilit depinde de respectarea normelor i termenelor de ntocmire i predare a


documentelor. Pentru aceasta, fiecare compartiment i loc de munc este necesar cunoasc ce fel de documente
trebuie s ntocmeasc, cui s le nainteze i termenele de predare, astfel nct fiecare document s circule ntro anumit ordine, fr reineri n unele servicii, n vederea asigurrii unei evidene corecte i a informrii
prompte i corespunztoare a factorilor de decizie asupra activitii economice.
Circuitul documentelor n cadrul unitilor difer n raport de structura organizatoric a acestora, de
coninutul economic al operaiilor din documente, de organizarea aparatului contabil, de mijloacele utilizate
pentru executarea lucrrilor de contabilitate.
4.3. Clasificarea documentelor
Diversitatea operaiilor economice i financiare ce au loc n cadrul agenilor economici, impune
utilizarea unui numr mare de documente. Acestea se pot grupa dup mai multe criterii i anume:
Dup funcia pe care o ndeplinesc documentele, ntlnim:
- documente de dispoziie care cuprind ordinul pentru efectuarea unei operaii economice. Exemple:
not de comand, dispoziie de livrare, dispoziie de plat;
- documente justificative sau de execuie - conin date referitoare la executarea operaiilor economice. n acest
sens amintim: chitana, factura, proces verbal de recepie. Aceste documente stau la baza nregistrrii n
contabilitate;
- documente mixte, cuprind pe de o parte dispoziia de a se efectua o operaie economic, ct i
executarea efectiv a acesteia. Astfel, bonul de consum, iniial arat dispoziia de a se elibera materialele din
depozit, iar cnd este completat cu datele referitoare la primirea materialelor, devine un document justificativ
sau de execuie;
- documente contabile - se ntocmesc de ctre compartimentul de contabilitate pentru nregistrarea
anumitor operaii cu privire la elementele patrimoniale pentru care nu exist documente tipizate, cum sunt :
note contabile, document cumulativ.
Dup locul de ntocmire ntlnim:
- documente interne - se ntocmesc n cadrul agenilor economici i circul n interiorul acestora.
Exemplu: bon de predare-transfer-restituire, pontajul lucrrilor manuale, etc;
- documente externe care justific raporturile economice cu alte uniti sau persoane. Exemple: facturile,
extrasele de cont de la banc, etc.
Dup coninutul lor, documentele se mpart:
- documente primare care cuprind o singur operaie economic nregistrat pentru prima oar n acel
document: factur, chitan;
- documente centralizatoare (cumulative) care conin date referitoare la operaii de acelai fel culese din
mai multe documente primare. Aceste documente sunt utilizate i pentru reducerea numrului de nregistrri n
contabilitate.
Dup natura operaiilor la care se refer, ntlnim:
- documente privind imobilizrile corporale, necorporale i financiare;
- documente privind valorile materiale;
- documente privind valorile bneti;
- documente privind munca efectuat i salarizarea acesteia;
- documente pentru evidena produciei, costului de producie.
4.4. Clasarea i pstrarea documentelor
Dup nregistrare, documentele parcurg ultima faz a circuitului lor clasarea. Clasarea constituie
aranjarea documentelor ntr-o anumit ordine care s asigure pstrarea lor i gsirea cu uurin atunci cnd
este cazul. n cursul anului are loc o clasare provizorie. Aceast clasare se execut de fiecare compartiment,
sector sau servicii funcionale ale unitii respective. Clasarea definitiv se face dup expirarea anului de
gestiune i cnd documentele sunt definitiv rezolvate. Locul de pstrare a documentelor se numete arhiv.
Aranjarea documentelor n arhiv se poate executa dup mai multe procedee i anume:
- procedeul pe obiecte, procedeu cu cea mai larg utilizare ce const n gruparea documentelor pe
categorii de probleme. Se constituie dosare pentru mijloace fixe, tate de plat, aprovizionare cu materiale, etc;
- procedeul pe corespondeni, presupune ntocmirea de dosare cu documente ce constituie
corespondena cu alte uniti sau instituii. Aceast grupare prezint dezavantajul c include n acelai dosar
acte de importan inegal, cu termene de pstrare diferite, motiv ce duce la o folosire mai redus;

- procedeul nominal, const n gruparea ntr-un dosar a documentelor cu aceeai destinaie: factur,
procese verbale, etc.
Indiferent de procedeul folosit, n fiecare dosar documentele se aranjeaz n ordine cronologic,
respectiv gruparea acestora n ordinea datei ntocmirii i a nregistrrii lor.
Pstrarea documentelor la arhiv trebuie s asigure o integritate deplin a lor, ntruct acestea servesc la
controlul activitii economice desfurate de agentul economic. Predarea documentelor la arhiva general se
face pe baza unei liste de predare. n aceste liste se specific numrul fiecrui dosar predat. Dosarul este
numerotat i sigilat. Scoaterea din arhiv a unui document pentru folosin temporar se face cu aprobarea
conductorului unitii. Termenele de pstrare a documentelor n arhiva unitii sunt fixate prin reglementri
legale i difer n raport de natura i importana documentului. Astfel, registrele de contabilitate i documentele
justificative ce stau la baza nregistrrilor se pstreaz 10 ani de la data ncheierii exerciiului financiar, tatele
de plat i bilanul contabil se pstreaz 50 de ani.n situaia n care are loc ncetarea activitii unei uniti,
documentele se dau pentru pstrare la arhivele statului. Restul documentelor, la expirarea termenului, se dau la
retopire.
CAPITOLUL 5. INVENTARIEREA
5.1. Importana inventarierii i felurile ei
Inventarierea reprezint operaia de constatare faptic la o anumit dat a elementelor patrimoniale
ale unui agent economic. Documentele care se ntocmesc cu aceast ocazie poart numele de liste de
inventariere. Importana inventarierii const n urmtoarele:
- constituie baza de plecare n organizarea i deschiderea contabilitii la nfiinarea unui agent
economic, ntruct stabilete i evalueaz elementele patrimoniale ce constituie aportul n natur la nceputul
activitii;
- asigur integritatea patrimoniului prin controlul periodic i sistematic al gestiunilor. Cu aceast ocazie
se depisteaz lipsuri sau plusuri n gestiune, valori materiale degradate, se stabilesc cauzele care le-au produs i
persoanele vinovate n vederea recuperrii lor. Tot cu ocazia inventarierii se pot descoperi materialele
neutilizabile i produsele greu vandabile;
- se stabilesc drepturile greu de ncasat i datoriile pe care agentul economic nu le poate lichida;
- determinarea real a elementelor patrimoniale n scopul calculrii corecte a indicatorilor economicofinanciari i implicit a unui bilan real.
Inventarierea se poate clasifica dup urmtoarele criterii:
Dup sfera de cuprindere ntlnim inventariere general i parial:
Inventariere general, cuprinde ntreg patrimoniul agentului economic, precum i bunurile ce aparin
altor uniti, dar care se afl temporar n unitate. Agenii economici sunt obligai s o efectueze cel puin o dat
pe an (sfritul anului) i n cazul fuzionrii sau ncetrii activitii. Inventarierea parial, cuprinde numai o
parte din patrimoniu.
n raport de perioada la care se refer ntlnim:
Inventariere anual, are ca scop reflectarea n bilan a situaiei reale a patrimoniului, obligatorie pentru
toate unitile. Aceast inventariere are caracter general din punct de vedere al sferei de cuprindere;
Inventariere periodic sau de gestiune se efectueaz la anumite perioade: trimestru, lun, decad. Ea poate fi
parial avnd ca obiect existena anumitor elemente patrimoniale; Inventarierea inopinat este efectuat fr
anunarea prealabil a gestionarului, dar n prezena lui.
5.2. Etapele inventarierii
Rspunderea pentru executarea lucrrilor de inventariere revine administratorului unitii i
conductorului compartimentului financiar contabil (director economic). Directorul economic trebuie s
organizeze, s ndrume i s verifice ntreaga activitate privind desfurarea inventarierii.
Inventarierea cuprinde urmtoarele etape:
Etapa de pregtire. n aceast etap se iau o serie de msuri care s asigure desfurarea corect a
acesteia. Astfel, are loc numirea comisiei centrale de inventariere i a subcomisiilor prin dispoziie scris a
conducerii agentului economic. Aceste comisii sunt formate din lucrtori contabili i personal tehnic. De
asemenea are loc: instruirea acestor comisii, sistarea operaiilor de primire i eliberarea de valori materiale,
sigilarea locurilor de acces n depozite, verificarea aparatelor de msurat, sortarea, etichetarea valorilor
materiale pentru o uoar identificare, separarea elementelor patrimoniale proprii de cele ale terilor. Tot n
aceast etap are loc nregistrarea la zi a tuturor operaiilor economice i financiare, dotarea cu aparate i

instrumente adecvate pentru msurare, cntrire, etc, precum i cu formularele i rechizitele necesare, dotarea
gestiunilor cu dou rnduri de ncuietori diferite. Gestionarul nu face parte din comisie, dar inventarierea se
face n prezena sa. Gestionarul d o declaraie scris n faa comisiei n care se menioneaz c toate bunurile
aflate n gestiune sunt nregistrate, dac are bunuri aparinnd altor persoane fizice sau juridice, dac toate
documentele au fost predate la contabilitate.
Inventarierea propriu-zis
n raport de specificul elementelor patrimoniale supuse inventarierii are loc cntrirea, numrarea,
msurarea sau cubarea acestora. Disponibilitile aflate n conturi la bnci, creanele (drepturile) i obligaiile
fa de teri sunt supuse, de regul inventarierii, prin verificarea i confirmarea pe baza extraselor de cont i a
altor documentaii aflate n unitate. Pentru celelalte elemente patrimoniale se verific realitatea soldurilor
conturilor respective. Elementele inventariate se nscriu n listele de inventariere. Listele de inventariere se
ntocmesc pe locuri de depozitare, pe gestionari i pe categorii de bunuri. Astfel, se ntocmesc liste distincte
pentru bunurile proprii corespunztoare calitativ, liste pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate,
fr desfacere sau greu vandabile, comenzi abandonate sau sistate, precum i liste pentru creanele i obligaiile
incerte ori n litigiu. De asemenea, se ntocmesc liste de inventariere separate pentru bunurile proprii care nu se
afl n unitate la data inventarierii (materiale date spre prelucrare la teri, rmase n custodia furnizorului),
precum i pentru bunurile ce aparin altor uniti. Listele de inventar se semneaz fil cu fil de ctre comisia
de inventariere i de ctre gestionar, iar pe ultima fil gestionarul trebuie s menioneze: cantitile s-au
stabilit n prezena mea, bunurile se afl n pstrarea i rspunderea mea, sau dac sunt bunuri neinventariate
sau alte obiecii.
Evaluarea - respectiv transformarea n bani a elementelor trecute n listele de inventariere. Aceast
evaluare se face difereniat n raport de natura elementelor supuse inventarierii. Astfel, elementele imobilizate,
stocurile se evalueaz la preurile la care au fost nregistrate la intrarea n patrimoniu. Bunurile depreciate se
evalueaz n funcie de utilitatea acestora n unitate i de preul pieii, corespunztor normelor legale n vigoare.
Stabilirea i regularizarea rezultatelor inventarierii.
Pentru aceasta are loc compararea datelor din listele de inventariere cu soldurile existente n
contabilitate. Acest lucru se realizeaz prin nscrierea n listele de inventariere a datelor din contabilitate. n
urma acestei operaii, pot s apar plusuri sau minusuri la inventar. Att plusurile ct i minusurile sunt dovada
unei gospodriri necorespunztoare. Dac plusurile i minusurile constatate la inventariere s-au produs n
aceeai perioad la acelai gestionar, la sorturi asemntoare unde sunt posibile confuzii i n cadrul unei
activiti normale de serviciu, este posibil compensarea plusurilor cu minusurile pentru cantiti egale. Pentru
degradri, lipsuri, plusuri de bunuri, comisia solicit explicaii scrise de la persoanele respective, n funcie de
care stabilete caracterul diferenelor.
Asigurarea concordanei sau regularizarea dintre datele existente n contabilitate, cu datele reale nscrise
n listele de inventariere, se face prin modificarea datelor din contabilitate la nivelul celor din liste. Lipsurile
imputabile pot s apar din neglijene i sustrageri. Recuperarea lor se face de la cei vinovai la valoarea de
nlocuire. Prin valoarea de nlocuire se nelege costul de achiziie al bunului la data constatrii pagubei. Acest
cost este format din preul de cumprare practicat pe pia plus toate taxele nerecuperabile (TVA, cheltuieli de
transport, aprovizionare, etc.).
Lipsurile neimputabile, care apar ca urmare a manipulrii i pstrrii bunurilor se nregistreaz ca o
ieire a bunurilor respective, mrind cheltuielile de exploatare i financiare. Dac lipsurile constatate la
inventariere sunt provocate de calamiti naturale, acestea mresc cheltuielile extraordinare.
Plusurile constatate la inventariere, ca urmare a inerii necorespunztoare a evidenelor, funcionarea
necorespunztoare a aparatelor de msurat, intenii de sustrageri, etc., se nregistreaz ca o intrare de mijloace.
Valoarea plusurilor constatate la stocurile de materii prime, materiale consumabile, etc. diminueaz cheltuielile
de exploatare.