Ce s-ar intampla daca membrii unei echipe nu ar sti care le sunt

sarcinile, nu ar sti cum sa le indeplineasca? Proiectul ar ajunge cu

siguranta intr-un punct mort.
Ca manager de proiect, daca nu iti cunosti echipa si ce indatoriri are
fiecare, s-ar ajunge in situatia in care haosul ar domni in firma. De
aceea mentinerea unor canale de comunicare deschise, la intervale de
timp regulate, cu toate nivelurile de departamente, dar si cu clientii,
este vital pentru asigurarea transmiterii informatiei intr-un mod
eficient in circuit.
Comunicarea eficienta este esentiala in oricare situatie din viata, iar
managementul de proiect nu face exceptie. Exista multe instrumente pe
care managerul de proiect le poate utiliza pentru eficientizarea
comunicarii.
O analiza a echipei poate ajuta mult, astfel fiecare membru si-ar avea
analizate calitatile si punctele slabe. Pentru manager este important sa
stie catre cine sa isi indrepte atentia in anumite situatii.
Intalnirile intre membrii echipei sunt necesare si utile. Prea multe
sedinte insa, ori sedintele fara un scop clar, sunt o pierdere de timp
pentru toata lumea. De aceea, sedintele trebuie sa urmareasca niste
puncte bine stabilite, fara a se devia de la ele.
Dezvoltarea ascultarii active este un aspect ce trebuie accentuat.
Membrii echipei nu trebuie doar sa auda ce li se transmite, trebuie sa
inteleaga si sa ceara lamuriri daca este nevoie. Este important sa arate
ca atentia nu le este distrasa cerand explicatii suplimentare. Unele
persoane refuza sa puna intrebari de teama de a nu parea ridicoli.
Nimeni nu trebuie sa se teama de critica sau de a nu fi inteles problema
discutata. Prin intrebari aflam daca s-a inteles mesajul transmis, daca
fiecare si-a inteles rolul destinat, si in final, daca managerul este o
persoana cu abilitati de comunicare sau nu.
Barierele in comunicare sunt numeroase, insa ce este de subliniat este
sa stim sa le identificam si sa le intelegem, pentru a reliefa
posibilele cauze care le produc. Dupa cum am mentionat mai sus,
ascultarea activa este o solutie.
Comunicarea nonverbala are si aceasta un rol important in proces. In
echipele si firmele de mari dimensiuni, accentul este pus pe formele
scrise de comunicare, insa in sedinte si prezentari, accentul cade pe
aspectul nonverbal. Factorii care influenteaza comunicarea nonverbala
sunt limbajul trupului, tinuta, ambianta, stimuli vizuali, expresii ale
fetei si gesturi. Fiecare din acestea pot schimba radical mesajul
transmis.
Metode de a imbunatati comunicarea pot fi:

 Pastrarea mesajului simplu. Folosirea propozitiilor scurte in

detrimentul unei fraze lungi care poate fi vaga.
Notarea pe cat posibil a tuturor cerintelor. Atunci cand este
scris, este mai usor de consultat in cazul uitarii sau neintelegerii.
Comunicarea prin mai multe metode. Fiecare persoana e diferita si
fiecare invata in mod diferit. De aceea trebuie folosite metode de
atragere a atentiei si invatare, metode ca cele vizuale, auditive,
sau bazate pe activitati.
Mesajul sau mesajele cheie trebuie repetate. Frecventa acestor
mesaje trebuie sa fie una ridicata, astfel persoanele isi vor
intipari mesajul in minte fara sa vrea. Repetitia e mama
invataturii.
Explicarea deciziilor. Cand este explicat mecanismul de gandire
sau luare a deciziei, oamenii vor intelege procesul mai usor si vor
detine mai multe informatii despre subiectul abordat.
Sedinte regulate. Acestea ajuta la livrarea feedback-ului pentru
fiecare membru al echipei, atata timp cat sunt la obiect si nu sunt
extrem de lungi.
Intrebarile si incurajarea feedback-ului. Daca oamenii nu isi
inteleg managerul de proiect si ce le transmite, atunci nici
proiectul nu va fi realizat conform planului. Trebuie sa se stie
sursa neintelegerii pentru a remedia situatia.