Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Manual Interreg PDF
Manual Interreg PDF
Inovare i mediu
Soluii mprtite de regiunile din Europa
Manualul Programului
25 octombrie 2010
Coninut
1. Introducere.......................................................................................................................... 3
1.1. Informaii generale despre program ............................................................................ 3
1.2. Aria programului ......................................................................................................... 4
1.3. Finanarea programului ............................................................................................... 4
1.4. Prioritile programului ............................................................................................... 4
1.5. Managementul programului ........................................................................................ 6
1.6. Documentele programului ........................................................................................... 6
1.7. Cooperarea transfrontalier, transnaional i interregional ...................................... 7
2. Dezvoltarea/derularea proiectului ...................................................................................... 9
2.1. Tipuri de intervenii ..................................................................................................... 9
2.1.1. Proiecte de iniiativ regional (Tip 1) ................................................................. 9
2.1.2. Proiecte de capitalizare/valorificare incluznd proiecte cu Fast Track (Tip 2) . 13
2.1.3. Rezumatul caracteristicilor principale ale celor dou tipuri de intervenii......... 17
2.2. Activitile proiectului ............................................................................................... 17
2.2.1. Componentele proiectului .................................................................................. 17
2.2.2. Lista activitilor orientative .............................................................................. 20
2.2.3. Condiii de respectat pentru activitile propuse ................................................ 22
2.2.4. Monitorizarea activitilor i realizrilor proiectului ......................................... 23
2.3. Parteneriatul............................................................................................................... 27
2.3.1. Structura parteneriatului ..................................................................................... 27
2.3.2. Finanarea parteneriatului ................................................................................... 28
2.3.3. Statutul legal al partenerilor ............................................................................... 31
2.3.4. Partenerul lider ................................................................................................... 32
2.4. Detalii cu privire la buget i eligibilitate ................................................................... 33
2.4.1. Perioada de eligibilitate ...................................................................................... 34
2.4.2. Liniile bugetare................................................................................................... 35
2.4.3. Alte consideraii cu privire la eligibilitate .......................................................... 41
2.4.4. Estimarea plii ................................................................................................... 42
3. Aplicarea i selecia proiectelor ....................................................................................... 44
3.1. Ideile de proiect i cutarea partenerilor ................................................................... 44
3.2. Pregtirea unei aplicaii ............................................................................................. 44
3.3. Depunerea unei aplicaii pentru proiect ..................................................................... 45
3.4. Procedura de selecie ................................................................................................. 45
3.4.1. Criterii de eligibilitate ........................................................................................ 46
3.4.2. Criterii calitative ................................................................................................. 46
3.4.3. Procesul de luarea deciziei ................................................................................. 47
4. Implementarea proiectului ................................................................................................ 48
4.1. Contractarea............................................................................................................... 48
4.1.1. Contractul de subvenie ...................................................................................... 48
4.1.2. Acordul de parteneriat ........................................................................................ 48
4.1.3. Data de ncepere a proiectului ............................................................................ 49
4.2. Monitorizarea proiectelor i luarea deciziei .............................................................. 49
4.3. Raportarea ................................................................................................................. 49
4.3.1. Termene limit ................................................................................................... 49
4.3.2. Proceduri ............................................................................................................ 50
4.3.4. Contabilitatea cheltuielilor proiectului ............................................................... 53
4.3.5. Controlul de prim nivel ...................................................................................... 57
4.3.6. Puncte de atenie pentru raportarea .................................................................... 62
4.4. Schimbri n implementarea proiectului ................................................................... 64
1
1. Introducere
Dup ce face un rezumat al principalelor caracteristici ale programului, manualul
aduce informaii detaliate asupra dezvoltrii, selecionrii, implementrii i nchiderii
proiectelor INTERREG IV C.
Pentru utilizarea acestui manual ar putea fi util de tiut c n timp ce capitolul 2 este
dedicat n mod special dezvoltrii/derulrii proiectului, informaiile cuprinse n restul
documentului sunt deopotriv cruciale pentru buna pregtire a unei bune aplicaii de
proiect. n mod similar, ntregul manual i nu numai capitolul 4, ofer informaii
relevante i utile cu privire la implementarea proiectului. Prin urmare, aplicanii trebuie
s citeasc cu atenie ntregul manual.
Manualul cuprinde si recomandri specifice. Dac aplicanii nu urmeaz
aceste recomandri, ei trebuie s justifice foarte clar n formularul de aplicaie
motivele.
Manualul programului este parte a unui pachet de aplicaii INTERREG IV C, care
include i urmtoarele documente:
Termenii de referin ai apelului la propuneri
Un formular de aplicare
Un model de declaraie de co-finanare
Documentele de mai sus pot de asemenea s fie descrcate de pe site-ul
programului: www.interreg4c.eu
Bun practic
n contextul programului INTERREG IV C, o bun practic este definit ca o
iniiativ (ex: metodologii, proiecte, procese, tehnici) luat n sensul uneia din
prioritile tematice ale programului care s-a dovedit deja a fi de succes i care are
potenialul de a fi transferat ctre o arie geografic diferit. A se dovedi de succes
nseamn ca buna practic s fi produs deja rezultate tangibile i msurabile n
atingerea unui obiectiv specific.
Un rezultat important al proiectelor INTERREG IV C ar fi crearea de valoare
adugat/plusvaloare nu numai la nivelul de parteneri dar i la nivel european. Cu alte
cuvinte, proiectele INTERREG IVC trebuie s tind spre obinerea unei relevane la
nivel de ntreaga Europ. Din acest motiv, experienele i know-how-ul generate de
aceste proiecte trebuie s fie relevante nu numai partenerilor de proiect, dar i
organizaiilor din afara parteneriatului. Acest lucru trebuie s se reflecte n natura
tematicii atinse de proiect ct i n componenta nr. 2 dedicat Comunicrii i
Diseminrii (pentru alte informaii referitoare la componentele proiectului, vezi
seciunea 2.2.1.)
Cultur, turism
Cele 2 subiecte de mai sus trebuie tratate cu grij n cadrul programului
INTERREG IV C. Mai nti deoarece aceste subiecte au fost deja acoperite n mare
msur n cadrul diferitelor programe europene i n special INTERREG. n
perioada 2007-2013, alte programe ale Uniunii Europene (cum este spre exemplu
programul Cultur) sunt dedicate n mod direct acestor subiecte. Orice aplicaie
care se refer la unul dintre aceste dou subiecte trebuie, prin urmare, s descrie
foarte clar valoarea adugat a propunerii respective comparativ cu iniiativele
trecute sau prezente din acest domeniu. n al doilea rnd, subiectele cultur sau
turism trebuie tratate n cadrul agendelor de la Lisabona (ex. turismul ca sector
economic) i Goteborg (ex: strategii legate de turism sustenabil) pentru a demonstra
relevana acestora n cadrul INTERREG IV C. Cu alte cuvinte, dezvoltarea unor
simple activiti de cultur sau turism nu va fi relevant pentru program.
Agricultur
Aa cum a fost artat n capitolul 8.2. al Programului Operaional, aplicanii vor fi
rugai s evite n mod special suprapunerea proiectelor INTERREG IV C cu
proiecte similare din alte programe cum ar fi
EAFRD. n orice caz, chiar i subiectele direct legate de aspecte din
agricultur vor fi considerate ca neeligibile pentru programul INTERREG IV
C.
Ideile punctate mai sus sunt cu att mai importante cu ct competiia este extrem de
puternic n cadrul INTERREG IV C. Subveniile totale FEDR sunt comparabile
cu cele ale INTERREG IIIC, dei 2 noi state membre sunt implicate i, mai
important de att, rata de cofinanare este mult mai mare. Asta nseamn c,
mecanic, programul va putea aproba mai puine proiecte i doar cele mai relevante
vor avea o ans de a fi susinute.
Capitalizarea/valorificarea
n contextul programului INTERREG IVC, capitalizarea este definit ca un proces de
colectare, analizare, diseminare i transfer al bunelor practici ntr-un anumit domeniu de
politici , avnd drept scop optimizarea rezultatelor obinute n acest domeniu specific al
politicilor regionale. n particular, unul din rezultatele ateptate ale acestor activiti este
transferul de bune practici identificate n programele Fondurilor Structurale (ex:
Convergen, Competitivitate i Ocuparea Forei de Munc i alte programe de
Cooperare Teritorial European) n regiuni care doresc s-i mbunteasc politicile
proprii.
2. Dezvoltarea/derularea proiectului
2.1. Tipuri de intervenii
Programul INTERREG IVC susine/co-finaneaz urmtoarele tipuri de intervenii:
- Proiecte de iniiativ regional (Tip 1)
- Proiecte de Capitalizare incluznd proiecte Fast Track (Tip 2)
Partenerii de proiect din afara UE nu pot primi fonduri FEDR prin program
10
Exemple de activiti
- Seminarii tematice
i - Vizite de studiu
- Schimburi de personal
- Conferine
- Site-uri web, newsletters,
brouri
- Producie de ghiduri de
bune
practici
11
Rezultate ateptate
- Noi cunotine i abiliti
- transfer de succes al
practicilor ntre parteneri
- Posibila mbuntire a
politicilor i strategiilor
regionale/locale
13
Planul de aciune
Un plan de aciune este un document strategic care definete n mod precis felul n
care bunele practici vor fi implementate prin Programul Operaional al fiecrei
regiuni participante la Programul de Capitalizare. n particular, trebuie s includ
informaii detaliate despre:
- bunele practici (ex. Metodologii, proiecte, procese, tehnici) care au
fost selecionate pentru implementare n regiune,
- numele i rolul mputerniciilor fiecrei regiuni care va trebui s fie
implicai n procesul de implementare,
- paii i aciunile precise care trebuie urmrite pentru a se asigura de o
implementare cu succes,
- indicatorii relevani ai implementrii (incluznd linii de baz i valori
int),
- detalii ale fondurilor provizorii principale alocate cu scopul
implementrii Planului de Aciune.
Acest document strategic, care constituie rezultatul final al Proiectelor de
Capitalizare, este mai mult dect o simpl afirmaie de intenie. Pentru a asigura
caracterul su oficial, trebuie n mod ideal semnat de reprezentantul Autoritii de
Management al programului de fonduri structurale i de reprezentanii principali ai
fiecrei regiuni participante. Planul de aciune reflect n consecin aprobarea
politic a fiecrei regiuni. Acesta este motivul pentru care acest document strategic
este considerat ca rezultat i nu ca output.
Proiectele de Capitalizare adreseaz o problem de politic regional care are relevan
pentru toi partenerii n legtur n conformitate cu cele dou prioriti tematice ale
programului. Din cauza concentrrii specifice pe transferul practicilor n programe cu
tendin principal, implicarea instituiilor relevante responsabile cu monitorizarea
Programelor Operaionale n fiecare din regiunile participante (fie nsi Autoritatea
de Management sau organisme intermediare responsabile cu ndeplinirea unor sau a
tuturor sarcinilor Autoritii de Management) este o premiz pentru aplicarea celui
de-al doilea tip de intervenie. Felul n care aceti factori politici i de luare a deciziilor
vor fi implicai n proiect va trebui clar descris i demonstrat n formularul de aplicare (n
particula, n cap 2.2.2.- Implicarea factorilor de creare a politicilor i 5.- Parteneriat).
Pe lng acest lucru, ar trebui s fie implicate i alte instituii relevante regionale sau locale
responsabile cu elaborarea politicilor i asta depinde de tema proiectului. De exemplu, dac
proiectul atinge una din subtemele Prioritii 1 (Inovare i economia bazat pe
cunoatere), participarea ageniilor de dezvoltare regional i a altor actori importani
pentru dezvoltarea regional economic poate fi esenial. Implicarea direct a acestor
delegai importani (ex. Creatorii de politici i corpurile responsabile cu elaborarea
politicilor) n fiecare regiune participant este un element cheie al Proiectelor de
Capitalizare. Mai mult de att, este esenial pentru fiecare tip de proiect ca descoperirile s
fie diseminate la scar larg ntre partenerii la proiect.
D.p.d.v. istoric, una din intele cooperrii interregionale este de a construi n baza
experienelor de bune practici i politici generate de programele de cooperare transnaionale
i internaionale. Prin urmare, sub egida Proiectelor de Capitalizare, transferul de bune
practici nu este limitat la Programele de Convergen i Competitivitate, ci include i
Programele Europene de Cooperare Teritorial. Ca exemplu, o practic de succes
dezvoltat sub egida programului transnaional Europa de sud vest ar putea fi transferat,
n baza acestui al doilea tip de intervenie, n programul transnaional Marea Baltic.
n final, n ceea ce privete proiectele de capitalizare trebuie notate urmtoarele dou
clarificri:
14
Teme ale Regiunilor pentru Schimbare Economic care vor fi acoperite prin
INTERREG IVC
I. Transformarea Europei i a regiunilor sale n locuri mai atractive pentru
investiii i munc
Creterea adaptabilitii
mbuntirea calitii aerului
Trecerea spre o economie cu nivel sczut de carbon
mbuntirea calitii apei i a tratrii apei
Trecerea spre o societate care recicleaz
Crearea comunitilor sntoase
mbuntirea monitorizrii mediului i a securitii de ctre i pentru regiuni
II. mbuntirea gradului de cunoatere i inovare pentru cretere
(dezvoltare)
mbuntirea capacitii regiunilor de cercetare i inovare
Aducerea ideilor inovatoare pe pia mai repede
Trainingul i retrainingul cercettorilor
Suportul restructurrii regiunilor mai dependente de industriile tradiionale
Introducerea termenului de e-government n regiuni i afaceri
Conexiuni ICT mai bune ntre regiuni
15
16
(Tip 1)
Scop
Implicarea
Autoritii
de
Management/a
organismelor
intermediare
desemnate s preia
sarcinile autoritii
de management
Sprijinul CE
Nu
Numr recomandat Depinde n general de intensitatea
2
cooperrii propuse. Parteneriatele largi
de parteneri
sunt posibile n proiectele cu reea slab
dar un nr. limitat de parteneri este
recomandat proiectelor cu o intensitate
mare a cooperrii.
Durata
3
recomandat
Bugetul
recomandat
Beneficiari
Min FEDR:
EUR 300,000
Max FEDR: EUR 3 million
Autoriti publice i corpuri guvernate de
legea public (aa cum sunt definite la
cap. 2.3.3)
Important: Trebuie notat c alte criterii sau criterii mai stricte pot fi definite n cadrul
Termenilor de Referin ai fiecrui call de proiecte. n cazul unei neconcordane ntre
informaiile date n Manualul Programului i Termenii de Referin, criteriile care se
aplic sunt mai stricte. Termenii de referin sunt publicai pe site-ul programului:
www.interreg4c.eu
17
18
19
21
Rezultate
(efecte directe i imediate)
Ex. Personal cu capacitate mrit, activiti rezultate, bune practici transferate,
influene asupra politicilor
Output-uri
(bunuri sau servicii tangibile)
ex. ntlniri, publicaii, instrumente, bune practici identificate
Intrri
Proiect
23
24
Indicatori de rezultat:
Nr. de articole/ apariii publicate n pres sau alte mijloace media
Nr. estimat de participani la evenimente
Nr. mediu de vizite pe lun ale website-ului proiectului
b/ Indicatori autodefinii
Pe lng indicatorii pre-definii, fiecare proiect are oportunitatea de a defini proprii si
indicatori de output-uri sau rezultate. Aceti indicatori autodefinii trebuie s existe n
seciunea component a formularului de aplicare. Aplicanii trebuie s se asigure c
25
Indicatori de rezultat
Nr.de
noi
proiecte
dedicate
managementului apelor rezultnd din
schimbul de experien
Nr.de noi planuri de management asupra
bazinelor rurilor iniiate prin cooperare
Nr.de noi instrumente dezvoltate pentru
campaniile de contientizare asupra
inundaiilor
Nr.de noi aplicaii de e-government iniiate
prin cooperare
Nr. de elaboratori de politici locali cu
capaciti mari n ceea ce privete
problemele de e-government
Una din cerinele de baz ale oricrui proiect finanat public este de a demonstra n faza de
aplicare c rezultatele planificate obinute prin proiect nu se vor pierde la sfritul perioadei
de finanare. Astfel, modul n care aplicanii evideniaz durabilitatea rezultatelor
proiectului trebuie s fie clar explicat n seciunea 2 a formularului de aplicare. n contextul
programului INTERREG IVC, trebuie notat c aceast noiune de durabilitate este strns
legat de nsi relevana proiectului. Dac relevana unei propuneri este clar, nseamn c
felul n care schimbul interregional de experien va avea impact direct asupra politicilor
regionale este demonstrat. Acest impact asupra politicilor i integrarea bunelor practici n
politici i strategii regionale sau locale sunt deci cele mai bune metode de a demonstra
durabilitatea rezultatelor proiectului n cadrul INTERREG IVC.
n ceea ce privete comunicarea i diseminarea, programul are urmtoarele 2 cerine pentru
a asigura disponibilitatea output-urilor proiectului:
- fiecare proiect aprobat trebuie s dezvolte site propriu unde s fie disponibile
informaiile importante despre proiect (ex. obiective, parteneri, activiti,
principalele ieiri cum sunt ghidurile de bune practici). Vezi i cap 4.6.1.
- website-ul proiectului (sau mcar output-urile importante) trebuie s
rmn disponibile pentru un minim de 5 ani dup nchiderea
proiectului. Costurile acestei msuri, care sunt relativ mici, trebuie s fie
acoperite ntregime de parteneriat.
2.3. Parteneriatul
Important: Trebuie notat c pe lng condiiile generate subliniate mai jos pot fi
definite alte criterii mai stricte sau diferite n termenii de referin ai fiecui call de
proiecte. n cazul unei contradicii ntre informaiile date n Manualul Programului i
Termenii de Referin, se aplic criteriile mai stricte. Termenii de Referin sunt
publicai pe site-ul programului www.interreg4c.eu
28
29
n unele cazuri se pot obine fonduri prin instrumentele UE (cum ar fi ENPI5 sau IPA6) sau
prin alocaii naionale speciale. n caz de cofinanare prin instrumentele UE, trebuie reinute
urmtoarele:
- finanarea provenit din alte instrumente trebuie s urmeze administrare i
monitorizare separat, chiar dac proiectul a fost construit ca un ntreg
- termenele limit de aprobare i procedurile administrative ale instrumentelor
diferite variaz i pot s nu se ncadreze n ciclul INTERREG IVC. Acest
lucru trebuie deci luat n considerare cu atenie de parteneri atunci cnd i
planific activitile i bugetarea costurilor.
- D.p.d.v. contabil o cheltuial poate fi alocat unui singur program. Aciunile
bugetate i pltite de partenerii UE i Norvegia i cofinanate de FEDR i din
alocaii Norvegiene sunt raportate programului INTERREG IVC. Alte pri
ale proiectului bugetate i finanate de parteneri non UE prin alte
instrumente trebuie s fie monitorizate de alte corpuri de management
corespunztoare.
n baza art 21 al Reglementrilor (EC) Nr.1080/2006, cheltuielile aprute la partea de
implementare a proiectelor n afara UE, mai ales n rile eligibile pentru a primi fonduri
IPA, pot fi cofinanate dac sunt n beneficiul proiectului i nu depesc 10% din bugetul
proiectului INTERREG IVC. Cheltuiala trebuie s fie bugetat, pltit i provenit de la
membrii UE sau Norvegia. Activitile relaionate acesteia trebuie s fie menionate explicit
i justificat n formularul de aplicare aprobat. n general activitatea din afara UE este legat
de participarea oficial a unui partener non UE la proiect i permite partenerilor UE s preia
parte a costurilor aparinnd partenerului non UE pentru a facilita partciciparea acestuia.
V rog notai c n ceea ce privete costurile de cltorie pentru parteneri UE care
cltoresc n afara UE, acestea nu pot face parte din regula ceilor 10% menionat mai sus,
dar sunt eligibile ca orice alte costuri de transport (cu cdt. Ca activitile relaionate s fie
prevzute i justificate n formularul de aplicare).
2.3.2.3.Declaraia de cofinanare
n faza de aplicare, programele INTERREG IVC necesit dovezi c sumele de cofinanare
ale partenerului Coordonator i cele proprii ale partenerilor au fost asigurate i c vor fi
disponibile pentru implementarea proiectului aa cum s-a specificat n formularul de
aplicare. Dovada este fcut n formularul declaraie de cofinanare. Declaraia de
cofinanare este obligatorie pentru toi partenerii din formularul de aplicare, fie parteneri
UE sau non UE. Este necesar nainte ca proiectul s fie declarat eligibil programului. Este
prin urmare important s se ia n considerare aceast cerin din timp, nc din faza de
pregtire pentru ca declaraia de cofinanare s fie disponibil cel trziu nainte de
nchiderea call-ului cnd aplicaia trebuie depus la JTS. Modelul declaraiei de cofinanare
este disponibil mpreuna cu pachetul de aplicare la www.interreg4c.eu
Alte cerine referitoare la declaraia de cofinanare se gsesc la cap. 3.3 i 3.4. ale
Manualului Programului.
IPA: Instrumentul pentru Asisten Pre-accesare, susine candidaii i trile potenial candidate ca membrii
UE. Pt.detalii vezi:
http://ec.europa.eu/regional_policy/funds/ipa/index_en.htm
30
Varianta incorect
Bugetul disponibil
Bugetul necesar
33
1. Primul pas n dezvoltarea proiectului ar trebui s fie dedicat definirii precise a temei
abordate, obiectivelor de atins i principalelor activiti necesare pentru atingerea
acestor obiective
2. Odat ce aplicantul lider are o imagine clar de ansamblu asupra principalelor
activiti i ieirilor pe componente i pe semestre, acesta ar trebui s decid n
cooperare cu partenerii cine va fi responsabil de fiecare activitate/ieire.
3. n momentul n care se clarific alocarea activitilor/rezultatelor pe parteneri, poate
ncepe elaborarea bugetului. Se recomand:
a) identificarea resurselor necesare fiecrui partener pentru a duce la ndeplinire
activitile pe componente
b) aproximarea costurilor aferente i estimarea datei plii
c) Organizarea acestor cifre n linii bugetare
4. Aceasta conduce la un buget detaliat pe parteneri, componente, linii bugetare i
perioade temporale de 6 luni.
5. Prin agregarea bugetelor detaliate ale partenerilor, aplicantul lider obine suma
total estimat per linie bugetar, component i perioad de 6 luni pentru ntreg
parteneriatul pentru formularul de aplicare.
Dac un proiect este aprobat cu respectarea anumitor condiii, costurile sunt deja eligibile de la data deciziei
iniiale a Comitetului de Monitorizare (CM) cu condiia ca proiectul s obin ulterior aprobarea final.
Implementarea activitilor proiectului n perioada dintre aprobarea CM i ndeplinirea final a condiiilor este
asumat prin urmare pe propriul risc al proiectului respectiv, deoarece teoretic se poate ntmpla ca proiectul
s nu ndeplineasc condiiile i n final s nu fie aprobat.
34
36
n concordan cu art. 7(4) al Reglementrilor (CE) Nr. 1080/2006 amendate de Reglementrile (CE) Nr.
397/2009 i subiectul rezultatelor pozitive ale evalurilor ex-ante CE ale metodelor propuse. Pe lng
formularul de aplicare, vor fi adaptate n concordan i urmtoarele documente ale programului pentru
proiecte din al patrulea call: tabelul raportului de progres(calcul automat al costurilor administrative) i
tabelele corespunztoare pentru confirmarea costurilor eligibile i acordul de parteneriat.
37
38
39
40
42
43
Statele membre sunt sftuite s numeasc i Puncte Naionale de Contact pentru programele
INTERREG IVC. Aceste puncte de contact pot oferi asisten adiional aplicanilor la
proiecte. O list actual a Punctelor Naionale de Contact este disponibil pe site-ul
programului (www.interreg4c.eu).
44
(vezi cap. 3.4.) cuprind informaii folositoare despre cerinele programului i felul n care
aplicanii sunt evoluai.
Aplicaiile trebuie scrise n limba englez deoarece aceasta este limba de lucru a
programului. Aplicaiile depuse n alt limb vor fi considerate ca fiind neeligibile.
Formularul de aplicare este un document Excel, care include un numr de link-uri i
formule automate. Aceste caracteristici asigur mesaje de eroare care apar pe formular n
cazul n care acesta nu este completat corect. Acest lucru va reduce semnificativ riscul de a
introduce aplicaii neeligibile. Asta nseamn i c protecia asupra documentului Excel nu
trebuie nlturat. De asemenea n formularul de aplicare sunt cuprinse instruciuni detaliate
despre completarea acestuia.
Pentru asisten cu privire la dezvoltarea proiectului i procedura de aplicare, aplicanii nu
trebuie s ezite s contacteze Secretariatul Tehnic Comun i cele 4 Puncte de Informare
prin telefon sau e-mail. Mai mult, vor fi organizate regulat consultri individuale sau
ateliere de lucru. Toate informaiile relevante pentru dezvoltarea proiectului i aplicaii
incluznd detaliile de contact ale Secretariatului Tehnic Comun i ale Punctelor de
Informare se gsesc online pe site-ul programului: www.interreg4c.eu.
de ctre Secretariatul Tehnic Comun. Doar proiectele care satisfac criteriile de eligibilitate
vor fi mai departe supuse evalurii calitative. Nu exist posibilitatea de a introduce
documente corectate dup data limit a ofertei.
Evaluarea calitativ este bazat pe un sistem de scoruri i rezultate dintr-o list a
aplicanilor care au ofertat. Va fi desfurat de Secretariatul Tehnic Comun cu asistena
unui expert extern.
Important: Trebuie avut n vedere c alte criterii noi sau mai stricte pot fi definite n
Termenii de Referin ai fiecei cereri de propuneri. n caz de contradicie ntre informaiile
date n Manualul Programului i Termenii de Referin, se aplic criteriile mai stricte.
Termenii de Referin sunt publicai pe site-ul programului: www.interreg4c.eu.
Criterii mai stricte pot fi definite n Termenii de Referin ai fiecrei cereri de proiecte
46
47
4. Implementarea proiectului
4.1. Contractarea
4.1.1. Contractul de subvenie
Dac proiectul este selectat pentru finanare i ndeplinete condiiile stabilite de Comitetul
de Monitorizare, se va ntocmi un contract de subvenie ntre Autoritatea de Management i
Partenerul Lider al proiectului. Contractul de subvenie determin drepturile i obligaiile
Partenerului Lider i ale Autoritii de Management, scopul activitilor care vor fi
desfurate, termenii finanrii, cerinele pentru raportri i controlul financiar, etc.
Un model de contract de subvenie este disponibil pe site-ul programului
(www.interreg4c.eu).
48
4.3. Raportarea
4.3.1. Termene limit
Implementarea proiectelor este subdivizat pe o perioad de 6 luni ncepnd din:
- ianuarie n iunie
- iulie n decembrie
Pentru fiecare perioad de 6 luni, trebuie depus un raport de progres la Secretariatul Tehnic
Comun. n acest scop, Secretariatul Tehnic Comun trimite un formular de completat
partenerului lider puin nainte de finalul fiecrei perioade. Raportul de progres trebuie
returnat Secretariatului Tehnic Comun att n variant electronic ct i pe suport de hrtie
n decursul a 3 luni dup finalizarea perioadei de raportare.
- pe 1 octombrie pentru perioada de raportare ianuarie-iunie
- pe 1 aprilie a anului urmtor pentru perioada de raportare iulie-decembrie
49
4.3.2. Proceduri
Fiecare proiect este monitorizat de 2 ofieri: un ofier de proiect sau consultant la punctul de
informare n probleme legate de activiti i un ofier financiar n probleme financiare.
Raportul de progres include att informaii despre activiti ct i financiare legate de
implementarea proiectului. Cuprinde de asemenea i confirmarea de cheltuieli a
controlorului.
Procedura de raportare pentru Proiectele de Iniiativ Regional i Proiectele de
Capitalizare poate fi rezumat dup cum urmeaz:
a) Fiecare partener trimite un raport ctre partenerul lider n limita termenului limit
stabilit cu partenerul lider i se asigur c partea lor de activiti i cheltuieli
raportat a fost verificat independent de un auditor n concordan cu
reglementrile specifice trii.
b) n baza raportului individual, partenerul lider alctuiete raportul comun de progres
pentru ntreg parteneriatul.
c) Controlorul partenerului lider face verificrile activitilor i cheltuielilor
partenerului lider ct i a faptului c informaiile date de parteneri au fost verificate
i confirmate de un corp independent n concordan cu reglementrile de control
specifice rii respective i c informaiile partenerilor au fost prezentate corect n
raportul de progres comun.
d) Pentru urmrirea auditului partenerul lider reine input-urile din raportul de progres
primit de la parteneri
e) Partenerul lider depune la Secretariatul Tehnic Comun raportul de progres n
variant electronic i suport de hrtie. Varianta pe hrtie trebuie s poarte
semntura i tampila Partenerului Lider i a controlorului partenerului lider.
Secretariatul Tehnic Comun verific raportul i dac este necesar solicit clarificri
partenerului lider. Odat ce toate punctele au fost clarificate, raportul de progres
este aprobat.
f) Autoritatea de Certificare face plata ctre partenerul lider11
g) Partenerul lider transfer fondurile partenerilor
11
n aproximativ 4 sptmni dup aprobarea raportului de progres de ctre Secretariatul Tehnic Comun
50
Secretariatul Comun/
Autoritatea de Management
Cheltuielile
PP controlate
de auditorul PP
Partener proiect/
PP-auditor*
Partener proiect/
PP-auditor*
Partener Proiect/
PP-auditor*
Participantul lider la sub-proiect alctuiete un raport comun pentru ntreg subproiectul, bazat pe rapoartele de activitate i cheltuielile certificate de
participanii la sub-proiect, pe care l trimite partenerului lider.
Controlorul partenerului n proiect verific activitatea i cheltuielile partenerului n proiect
i verific ca informaiile oferite de participanii la sub-proiect localizai pe teritoriul
partenerului n proiect s fi fost verificate i confirmate de un corp de control independent
n conformitate cu cerinele de control specifice rii.
d)
n pasul urmtor, fiecare partener de proiect trimite un raport cu o confirmare
de control a partenerului consolidat (incluznd cheltuielile partenerului n
proiect ct i a participantului(lor) la sub-proiect) ctre Partenerul Lider n limita
termenului stabilit de comun acord
e)
Paii urmtori inclusiv cel de raportare a Partenerului Lider la Autoritatea
Managerial/Secretariatul Tehnic Comun urmeaz acelai principiu ca i paii
b)-g) din seciunea de mai sus.
c)
STC IVC
Raport de progres
+ copie a PP i confirmrii controlului
Partener lider(CZ)
Partener n proiect(PT)
Raport financiar+copie a
confirmarii a
Controlului PP (+detalii ale SPP)
Raportul de
progres al
subproiectului
Partener n proiect(SE)
Participant lider
la sub-proiect(CZ)
raport financiar i
confirmare
control
Procedura de plat
O posibil procedur de plat este:
a) Partenerul lider face plata FERD direct ctre participantul lider la sub-proiect
b) Participantul lider la sub-proiect transfer apoi banii participanilor la sub-proiect
4.3.3. Raportarea activitilor
Raportul de progres este un document cadru deoarece reprezint principalele canale de
informare ntre proiecte i program. Acest lucru nsemn i c raportul de progres va fi
sursa principal de informaie pentru demonstrarea utilitii i a rezultatelor programului. n
52
particular, acesta furnizeaz materialul brut care produce analizele asupra rezultatelor
programului care vor fi incluse n raportul anual al Comisiei Europene.
Partenerul lider nu trebuie prin urmare s considere raportul de progres ca fiind
doar o sarcin administrativ i obligatorie pentru a obine fondurile FEDR, ci i un
mijloc de comunicare i promovare a rezultatelor i succesului proiectelor.
Principiul de baz al monitorizrii proiectelor implic ca activitile i output-urile s fie
monitorizate n funcie de ceea ce s-a estimat iniial n formularul de aplicare. Orice
deviaie de la planurile originale trebuie clar justificat n raport. Felul n care aceste
activiti i output-uri sunt descrise n raportul de progres trebuie de asemenea s fie foarte
consistent (ex. informaiile din seciunea indicatori trebuie s fie aliniate cu informaiile din
seciunile activiti i output-uri). Dar pe lng aceast cerin minim, scopul este i de a
obine ct de mult informaie calitativ posibil din lecia nvat i rezultatele obinute
din proiect i partenerii lideri sunt ncurajai s fie ct se poate de precii n informaiile
raportate la fiecare 6 luni.
n particular, experiena a artat c partea de indicatori a raportului de progres este o surs
important de cerine clarificatoare ale programului. Deoarece aceti indicatori constituie
scheletul analizei rezultatelor programului, programul este foarte strict n ceea ce privete
monitorizarea. nainte de a ndeplini aceast parte a raportului, Partenerul Lider trebuie s
urmeze urmtorii doi pai:
- pentru evitarea interpretrilor greite, Partenerii Lider trebuie s
verifice atent definirea fiecrui indicator din anexa 3 a prezentului
manual.
- Fiecare cifr raportat n seciunea indicatori a raportului de progres trebuie
bine justificat n seciunea de text a raportului. Cantitatea nu este n mod
obligatoriu semntura calitii i partenerul lider trebuie s fie mai de grab
atent la completarea indicatorilor. O informaie dat de un partener (ex.
producerea unei declaraii de pres) dar asupra creia partenerul lider nu are
o eviden nu trebuie raportat n raport i n particular n seciunea
indicatori. Remarca este important n principal pentru indicatori de rezultat
care por fi completai numai dac se poate prezenta programului o dovad a
rezultatului.
12
54
13
Exceptnd costurile administrative n cazul proiectelor aprobate la al patrulea call de propuneri, cnd
sumele raportate din costuri administrative sunt rezultatul aplicrii automate a unei rate fixe de 12% la
costurile cu personalul pltite, raportate i certificate i nu mai sunt necesare alte dovezi pentru a susine
sumele din costuri administrative.
55
1.
60
14
61
62
afl nc in stadiul de clarificare, deoarece o cerere de schimbare poate avea impact asupra
raportului de progres i poate conduce la ntrzieri semnificative n raportare.
Formularul de cerere de schimbare se depune nti n format electronic. Doar n
momentul n care varianta electronic este declarat acceptat i final de ctre
Secretariatul Tehnic Comun, se depune o versiune pe hrtie semnat i tampilat a
sumarului cererii de schimbare.
Depinznd de natura schimbrii solicitate, se va lua o decizie de aprobare sau de ctre
Autoritatea Managerial/Secretariatul Tehnic Comun, sau prin procedur scris de
Comitetul de Monitorizare INTERREG IVC. Schimbrile intr n curs numai n momentul
n care se trimite Partenerului Lider o scrisoare de notificare oficial a aprobrii. n cazul n
care schimbarea solicitat are impact asupra bugetului i prin consecin i asupra
previziunilor de plat, va fi de asemenea elaborat un nou contract de subvenie.
65
Cealalt alternativ este simpla retragere a unui partener. Pentru a minimaliza impactul
asupra proiectului, este recomandat n acest caz ca un partener deja existent n parteneriat s
preia pe de-a-ntregul sau parial rolul i activitile partenerului retras. Ca i consecin,
bugetul ar putea fi parial realocat.
Schimbarea solicitat trebuie s fie clar explicat i justificat n sumarul cererii de
schimbare. Pe lng acest lucru, toate prile relevante ale formularului de aplicare trebuie
actualizate; n special cap.5 al formularului de aplicare pentru schimbare (cap.
Parteneriat) dar i toate capitolele unde partenerul retras este menionat (cap 3., planul de
lucru).
Odat ce STC primete formularul completat de solicitare a schimbrii, acesta va verifica
dac cererea pentru schimbare este acceptabil. STC va solicita i Centrului Naional de
Contact corespunztor s confirme eligibilitatea noului partener integrat (dac este
aplicabil).
Trebuie notat c simpla schimbare a numelui unui partener care nu are impact asupra
statutului su legal nu este o problem care intr sub incidena celor descrise mai sus i prin
urmare nu necesit o procedur oficial de cerere de schimbare. Totui, schimbarea
numelui unui partener trebuie s fie oficial comunicat STC (ex. Prin actualizarea detaliilor
de contact ale partenerului implicat din raportul de progres).
66
n concluzie:
- dac suma iniial alocat capitolului bugetar, componentei sau bugetului
partenerului din formularul de aplicare (la nivelul bugetului total al
proiectului) este mai mic de 200.000 Euro, aceasta poate fi depit cu
max. 20.000 Euro
- dac suma iniial alocat capitolului bugetar, componentei sau bugetului
partenerului din formularul de aplicare este mai mare de 200.000 Euro,
aceasta poate fi depit cu max. 10%.
b) Realocare bugetar de 20%
Dac proiectul trebuie s se abat de la bugetul iniial cu mai mult dect permite regula de
flexibilitate 20.000Euro/10%, atunci Partenerul Lider trebuie s solicite realocarea
bugetar.
n cazul realocrii bugetare limitele permise de cretere a componentelor, capitolelor
bugetare i bugetelor partenerilor (utiliznd scderea cheltuielilor pe alte
componente/capitole bugetare/bugete ale partenerilor) sunt de max. 20% din bugetul total al
proiectului, pentru fiecare schimbare.
67
Exemplu:
Componente
Componenta 1
Componenta 2
500.000 Euro
Componenta 3
50.000 Euro
Total
800.000 Euro
n acest exemplu, un max. de 160.000 Euro poate fi redistribuit ntre bugetele partenerilor,
capitolele i componentele bugetare n cadrul cererii de realocare bugetar, atta timp ct
suma maxim alocat din fonduri FERD sau Norvegiene nu este depit.
Bugetul realocat poate din nou deveni subiect de deviaie n cadrul limitelor regulii de
flexibilitate descrise la pct.a).
Costurile de pregtire
Regula de flexibilitate se aplic i componentei activiti pregtitoare. Totui limita de
30.000 Euro nu poate fi depit.
Exemplu:
Costuri
de
pregtire Noua sum dup Explicaie
iniiale din formularul de realocarea bugetar
aplicare aprobat
5.000 Euro
25.000 Euro
Costurile pregtitoare pot fi
crescute pn la max. 20.000
Euro n cadrul regulii de
flexibilitate
20.000
Euro/10% i pn la plafonul
de 30.000 Euro prin
realocare bugetar de 20%
20.000 Euro
30.000 Euro
Costurile pregtitoare pot fi
crescute doar pn la
plafonul de 30.000 Euro
Schimbrile la componenta costuri pregtitoare trebuie s rmn totui un caz excepional
i s fie bine justificate, deoarece se presupune c aceste costuri sunt cunoscute nainte de
depunerea formularului de aplicare.
Este important de notat c implicaiile financiare ale schimbrilor fcute n parteneriat
sau activiti / output-uri nu sunt considerate schimbri bugetare. Aceste modificri
68
de buget (ex. reducerea bugetului total n cazul retragerii unui partener) sunt considerate ca
o consecin a schimbrii respective i trebuie tratate n cadrul aceleiai cereri de
schimbare.
69
70
71
5. ncheierea proiectului
5.1.1.1. Procedura
Ultimul raport de progres: ca i n toate celelalte perioade de raportare, i pentru ultima
perioad proiectele trebuie s depun un raport de progres auditat. Acest ultim raport de
progres trebuie depus cel mai trziu la 3 luni dup data ncheierii proiectului. Din cauza
datei finale a eligibilitii cheltuielilor, ultimul raport de progres (ct i raportul final al
proiectului de mai jos) sunt de obicei depuse mai devreme. Modelul de raport de
progres este disponibil pe site-ul programului.
Raportul Final: dup finalizarea proiectului se depune un raport final la STC. Acest
raport cuprinde informaii privitoare la ieiri, rezultate i impactul posibil al proiectului.
El trebuie depus cel trziu la 3 luni dup data de ncheiere a proiectului. Modelul de
raport final este disponibil pe site-ul programului.
5.1.1.2.Data final a eligibilitii cheltuielilor
Este important de notat c data final indicat n formularul de aplicare este de
asemenea i data final a eligibilitii cheltuielilor. Prin urmare, toate activitile trebuie
finalizate i toate cheltuielile costurile legate de acestea pltite (incluznd plata pentru
controlul financiar al ultimului raport de progres) nainte de finalul lunii declarat ca
lun de finalizare n formularul de aplicare, pentru ca acestea s fie eligibile. Aceast
informaie este foarte important pentru proiecte pentru a nu amna pe ultimul moment
activitile. Chiar este recomandat ca nici o activitate major s nu aib loc n ultimele 3
luni pentru a se asigura c aceast perioad este dedicat nchiderii proiectului.
5.1.1.3.Alte considerente
Cerine de informare i publicitate (vezi i cap. 4.6.): Regulile stabilite de
Reglementrile (UE) Nr. 1828/2006, art. 8 i 9 privind informarea i publicitatea trebuie
respectate pentru toate produsele produse cu asistena INTERREG IVC, incluzndu-le
pe cele de dup ncheierea proiectului.
Arhivarea documentelor: Partenerul Lider trebuie s se asigure c toi partenerii
stocheaz documentele referitoare la proiect ntr-o manier sigur i ordonat pentru o
perioad minim de 3 ani dup plata ultimei rate de Comisia European ctre programul
INTERREG IVC. Aceast rat va fi transferat numai la o dat nc nespecificat dup
anul 2015, cnd implementarea programului va fi finalizat. Alte limite de timp posibil
mai lungi, care ar putea fi solicitate prin legile naionale, rmn neafectate. Partenerilor
n proiect li se solicit de asemenea s menin site-ul web al proiectului accesibil
online pe o durat de 5 ani dup ncheierea proiectului. Parteneriatul va suporta aceste
costuri, deoarece ele nu sunt eligibile pentru co-finanare FEDR.
72
Anexe
Anexa 1: Exemple de proiecte INTERREG IVC 15
Exemple de Proiecte n cadrul axei prioritare 1 Inovare i economie bazat pe
cunoatere
-
73
74
76
1
2
3
4
7
8
9
Capitolul
Indicaii de coninut
Titlul/denumirea practicii
Tema/problema precis
tratat de practic
Obiectivele practicii
- ara
Locaia
- regiunea sau districtul sau zona
metropolitan
sau
municipalitatea
origine
Descrierea detaliat a
- planificare temporar
practicii
- corpurile
implicate/implementare
- procedura i coninutul detaliat
al practicii
- cadrul legal
- cadrul financiar
- posibile rezultate demonstrate
Evaluarea
(ex. prin indicatori)
- posibili factori de succes
- dificulti ntlnite
Lecia
nvat
din
practic
Informaii de contact
- site-ul web
Alte posibile informaii
- diferite documente (rapoarte,
interesante
prezentri etc.)
77
78
Nr. de noi proiecte, activiti, abordri rezultnd din schimbul de experien interregional
Indicatorul nu apare n formularul de aplicare pentru c se refer la activitile derivate care nu pot fi
prevzute n faza de aplicare. Este inclus n raportul de progres i tinde s monitorizeze toate noile
activiti neateptate posibile care rezult din schimburile de experien.
Nr. de planuri de aciune dezvoltate de regiunile din obiectivul convergen
pornind de la leciile nvate de regiunile cu obiectiv competitivitate
Indicatorul se aplic numai proiectelor de capitalizare. Scopul su este de a contribui cu
succes la cuplarea regiunilor mai puin experimentate cu regiunile cu mai mult
experien. Rezultatul principal al unui proiect de capitalizare este un plan de aciune
pentru fiecare regiune participant. Planul de aciune va defini precis modul n care
practicile vor fi implementate n Programul Operaional al regiunii n discuie (vezi cap.
2.1.2. al manualului programului). n acest context, indicatorul msoar nr. de planuri de
aciune produse de regiunile de convergen, care include transferul de bune practici de la
regiunile de competitivitate i grad de angajare.
1.2.Identificarea, mprtirea i transferul bunelor practici n politici regionale i n
programe principale de Fonduri Structurale UE
Indicatori de output-uri:
Nr. de bune practici identificate de Proiectele de Iniiativ Regional
Indicatorul se aplic doar proiectelor de iniiativ regional. Msoar nr. de bune practici
identificate n timpul activitilor de schimb de experien desfurate n cadrul
componentei 3.
Nr. de bune practici deja identificate i puse la dispoziia actorilor regionali i
locali implicai n proiecte de capitalizare
Acest indicator se aplic doar celui de-al doilea tip de intervenie. Reprezint o estimare a
nr. de bune practici puse la dispoziie de partenerii implicai n proiecte de capitalizare i
care sunt prin urmare gata s fie transferate proiectului.
Indicatori de rezultat:
Nr. de bune practici transferate cu succes n cadrul Proiectelor de Iniiativ
Regional
Indicatorul se aplic doar proiectelor de iniiativ regional. Din toate practicile identificate
n cadrul unui proiect de iniiativ regional, unele pot fi parial sau total transferate ntre
partenerii proiectului. Indicatorul de mai sus tinde s estimeze nr. de practici identificate
care au fost deja transferate n cadrul unui proiect. Doar o practic introdus de un partener
i care are un impact msurabil i concret asupra altui partener (de ex. prin iniierea unui
proiect pilot sau prin adoptarea unei anumite metodologii de ctre acest partener) trebuie
luat n considerare n cadrul acestui indicator. Cu alte cuvinte, intenia unui partener de a
implementa o practic nu este suficient. n final, trebuie reinut c acest indicator
monitorizeaz nr. de practici transferate i nu nr. de transferuri. Asta nseamn c, dac una
i aceeai practic este transferat la 3 parteneri diferii, trebuie raportat cifra unu i nu
cifra trei.
16
n contextul INTERREG IVC, instrumentul este considerat a fi orice unealt financiar sau program
strategic stabilit pentru implementarea unei pri a unei politici regionale sau locale
80
Nr. de brouri (nr. de brouri create nu cel de copii printate sau diseminate)
Acest indicator msoar cantitatea de brouri ale proiectului create de Partenerul Lider
sau de partenerii n proiect. Este legat, n primul rnd, de nr. de ediii create i nu de nr.
de copii diseminate (o versiune tradus a brourii nu trebuie considerat o anume alt
ediie). n al doilea rnd, trebuie luate n considerare numai brourile dedicate nsi
proiectului.
Nr. de newsletters (nr. de scrisori create, nu cel de copii printate sau diseminate)
Acest indicator msoar cantitatea de scrisori ale proiectului create de Partenerul Lider
sau de partenerii n proiect. Ca i la brouri, acest indicator se focuseaz pe nr. de ediii
create i nu pe nr. de copii diseminate i este legat numai de nr. de scrisori ale
proiectului nsui.
Nr. de alte evenimente la care se particip (cu prezentri, standuri despre activitile
proiectului)
Acest indicator msoar nr. de evenimente la care proiectul este promovat. Pentru a fi
luat n considerare n cadrul acestui indicator, evenimentul nu trebuie s fie organizat de
proiect. De exemplu, poate fi un eveniment organizat la nivel local, regional, naional
sau european, la care Partenerul Lider este invitat s ia parte. Pe lng acest lucru, doar
evenimentele n care proiectul este prezent activ (printr-o prezentare sau un stand) poate
fi raportat n cadrul acestui indicator. Cu alte cuvinte, nu poate fi un eveniment la care
partenerul lider sau ali parteneri ai proiectului sunt implicai ca participani pasivi.
Indicatori de rezultat:
82
ntrebri ajuttoare
Tema abordat este n mod evident aliniat
agendei de la Lisabona/Gothenburg? Este
n mod evident n legtur cu una din
subtemele programului?
Este tema clar legat de dezvoltarea
regional i/sau politicile de Fonduri
Structurale UE? Este ea n mod evident
aliniat la competenele autoritilor locale
i regionale?
are
caracter
clar
Vizibilitatea rezultatelor
Relevana rezultatelor
Durabilitatea rezultatelor
ntrebri
ajuttoare
(i
surse
corespondente n formularul de aplicare)
Calitatea componentei 1
Experiena
partenerilor
similare
Coerena dintre obiectivele proiectului Este tema abordat de interes pentru toi
i parteneriat
partenerii? Vor beneficia toi partenerii din
operaiune? (2.1,2.2.1,.2.3,.3)
Sunt potrivii partenerii implicai n rezolvarea
tematicii abordate? Sunt partenerii implicai n
msur s influeneze politicile lor regionale i
locale i strategiile? (5)
Este nr. de parteneri implicai n concordan
cu intensitatea cooperrii i cu recomandrile
programului? Dac nu, este asta justificat n
formularul de aplicare sau prin raionamentul
proiectului? (2.1.5,3,5)
Pentru proiectele de capitalizare, n cazul n
care Autoritile de Management/Corpurile
intermediare nu sunt direct implicate n proiect,
este modalitatea lor de participare clar stipulat
n formularul de aplicare? (2.2.2.,5)
Implicarea proporionat a tuturor Au fost toi partenerii implicai n dezvoltarea
partenerilor n dezvoltarea idei de proiectului? (2.1.1)
proiect, pregtirea aplicaiei, operaii de Pare implicarea partenerilor proporionat?
implementare i co-finanare
Dac nu, este asta justificat n formularul de
86
Consistena bugetului
88
17
Data
tampil oficial17
Semntura controlorului
Dac exist
90
18
Confirmarea cuprinde partea partenerului din costurile comune n cazul n care partenerii au decis s
mpart anumite cheltuieli.
19
Pentru partenerii din rile cu un sistem de control de prim nivel descentralizat cu un organism de aprobare
MS, confirmarea partenerului trebuie s fie nsoit, pentru primul raport, de Certificatul de Aprobare de
control de prim nivel emis de un organism de control MS.
20
Partenerii i partenerul lider trebuie s se asigure c suma cheltuielilor raportate indicat pentru partener n
raportul de progres i sumele indicate n confirmarea controlului partenerului corespund.
91
19
Data
tampil oficial19
Semntura controlorului
Dac exist
92
Data
tampil oficial
Semntura controlorului
94
Proiect
Denumirea proiectului
Acronimul
Index
Numele organizaiei LP
proiect) (n englez) + ara
Durata proiectului
Perioada de raportare
(lider
Partener lider
Partener
Denumirea funciei
Birou/serviciu/departament
organizaie
Adresa
Nr. telefon/fax
e-mail
acordat
observaii / rezerve.
Concluzii
20
Data
tampil oficial20
Semntura controlorului
Dac exist
97
List de verificare
ntrebare de verificare
da
1. Statutul partenerului
Este partenerul autoritate public sau un organism guvernat
de dreptul public?
Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:
2. Finanarea partenerului
n cazul n care finanarea naional nu provine din
resursele proprii ale partenerului i din alt surs financiar
cum ar fi de la nivel naional, regional sau local, v rugm
s indicai sursa (sursele) de finanare naional i s
verificai urmtoarele:
A fost pus la dispoziie finanarea pentru raportul anterior
i n-a fost depit suma total de cofinanare naional cu
care a contribuit partenerul?
Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:
3. Contabilitate
Se ine eviden contabil specific (separat) pentru proiect
sau au fost create alte metode cum ar fi centre de cost
specifice n sistemul de contabilitate care s permit
identificarea costurilor alocate proiectului i s furnizeze o
list informatizat a cheltuielilor declarate?
Sumele pltite sunt nregistrate exact n sistemul de
contabilitate?
Este fiecare cheltuial justificat printr-o factur sau un
document contabil de valoare probatorie echivalent?
Sunt documentele complete i exacte/clare n coninut dar i
n materie de contabilitate?
Este fiecare cheltuial raportat justificat printr-o dovad
de efectuare a plii (de obicei extras de cont
bancar/confirmri de transfer bancar/chitane de plat cu
numerar)?
Poate suma de cheltuieli raportat fi n totalitate acoperit
prin documentele furnizate?
98
nu
nu e
cazul
99
6. Cheltuieli de personal
Este cheltuiala legat doar de angajaii organizaiei
enumerai oficial n formularul de aplicaie?
Este calculul fcut pe baza cheltuielilor reale cu salariile
(salariul brut al angajailor + contribuiile angajatorului)?
Dac un membru din echip lucreaz pentru proiect mai
puin de 100% din timpul real de lucru:
este calculul bazat pe tariful pe or rezultat di
mprirea salariului la numrul total de ore lucrate
de membrul echipei (aa cum reiese din sistemul de
nregistrare a timpului lucrat n instituie)?
- A fost apoi nmulit tariful pe or cu numrul de ore
lucrate la activitile proiectului?
Sunt cheltuielile de personal justificate cu documente cum
ar fi contract de munc, fluturai de salariu, dovezi de plat,
dovezi de calcul pentru determinarea timpului/tarifului pe
or pentru personal, evidena timpului lucrat, fie de pontaj
specifice proiectului?
Comentarii generale, recomandri, aspecte care trebuie
urmrite:
-
7. Cheltuieli administrative
Cheltuielile administrative au fost ntr-adevr suportate de
organizaia partener?
Toate cheltuielile administrative ndeplinesc urmtoarele
condiii?
Cheltuielile
-
100
101
102
103
104
respectat
principiile
transparenei,
105
106
107
108
109
110
Calculele
cheltuielilor
de
personal se fac pe baza unor
sume forfetare (un singur tarif
orar se aplic tuturor membrilor
echipei implicai n proiect).
Deoarece aceast metod nu ia
n considerare diferenele dintre
salariile diverilor angajai, se
va ajunge la abateri/devieri n
ceea ce privete cheltuielile
reale de personal i nu se pot
111
112
113
Calculare i documentare
-
Cheltuielile administrative nu
se bazeaz pe costurile reale,
ci pe sume forfetare, nu exist
facturi,
nu
se
pot
urmri/vedea plile fcute,
deoarece se aplic o singur
sum fix (de ex. 10% din
bugetul partenerului).
Metoda pentru calcularea
cheltuielilor administrative nu
poate fi urmrit/depistat (de
ex. procentul din cheltuielile
pentru
chiria/nclzirea
biroului/
pentru
telefon
alocate proiectului nu este
clar).
114
FORFETARE,
SAU
CHEI
Aspecte neeligibile
Cheltuielile
administrative
includ cheltuieli nelegate de
proiect, de ex. un proiect
cuprinde
n
cheltuielile
administrative
(parial)
cheltuielile pentru construirea
i ntreinerea unui parc de
maini sau instalarea unui
sistem de alarm pentru birou,
dei aceste aspecte n-au
legtur cu proiectul i nu sunt
direct
necesare
pentru
implementarea proiectului.
Unele cheltuieli administrative
sunt, n general, neeligibile: taxe
de consultan juridic, taxe
notariale,
cheltuieli
pentru
experi tehnici i financiari,
cheltuieli de contabilitate i
audit general care nu au legtur
direct cu proiectul.
115
proiectului).
Aceast
dubl
finanare nu este eligibil.
Aplicnd o baz pro rata/proporie,
de ex. 80% din cheltuielile de
personal sunt raportate ca i
cheltuieli administrative.
Sunt aplicate metode folosite n alte
programe de finanare europene sau
naionale (de ex. declaraie pe baza
unei sume forfetare) pentru a raporta
cheltuieli
administrative
n
INTERREG IVC.
Referine utile:
o Manualul programului INTERREG IVC (seciunea 2.4.2.2 cheltuieli
administrative)
o Anexa 6 din manualul programului, raportul de control INTERREG IVC,
ntrebarea 7 din checklist. Cheltuieli administrative, nr 15 alte consideraii privind
eligibilitatea
o Reglementarea (CE) nr. 1828/2006; Reglementarea (CE) nr. 1080/2006;
Reglementarea (CE) nr. 1083/2006
116
117
Referine utile:
- Cap. 2.4.2.4 din Manualul programului INTERREG IVC
- Anexa 6 din Manualul programului INTERREG IVC-raportul de control,
checklist ntrebarea nr. 16 (conformitatea cu normele Comunitare)
- Website UE privind achiziiile publice:
http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/index_en.htm.
118