Cuprins

RESURSE UMANE..............................................................2
DEPARTAMENTUL DE RESURSE UMANE....................................................2
SISTEMELE INFORMATICE N DEPARTAMENTUL DE RESURSE UMANE................2
PROCESUL DE RECRUTARE...................................................................3
PROCESUL DE INTERVIEVARE SI ANGAJARE...............................................3
NDATORIRILE DEPARTAMENTULUI DE RESURSE UMANE DUP ANGAJARE.........4
EFECTUAREA PLILOR........................................................................5

Resurse umane
Departamentul de resurse umane
Fora de munc este fr ndoial cea mai important resurs din cadrul unei
companii. Utilizarea eficient a forei de munc i posibilit ile de evaluare a angaja ilor,
realizarea optim a proceselor de recrutare, derularea unor programe adecvate pentru
trainingul personalului - sunt numai cteva din atribu iile departamentului de resurse
umane. Managementul resurselor umane este foarte important pentru cre terea
profitabilitii companiei, iar utilizarea unor sisteme informatice pentru derularea
proceselor informaionale legate de resursele umane este o cerin obligatorie. Principalele
atribuii ale Departamentului de Resurse Umane sunt de a: atrage, premia, nvat i angaja
personal. Decizia luat de Departamentul de Resurse Umane poate afecta fiecare
departament al companiei.
Modulul ofer instrumente care permit o eviden strict a tuturor proceselor prin care
trece un angajat, ncepnd cu procesul de recrutare, colarizare, promovare, evaluare. Pe
baza indicatorilor i a statisticilor reiese clar nivelul de pregtire al angajailor, iar prin
intermediul planurilor de carier, reiese nivelul de competene al companiei n ansamblu.
Responsabilitile Departamentului de Resurse Umane (RU) sunt:
atragerea, selectarea i angajarea noilor angajai utiliznd informaii din CV,
recomandri i interviuri;
comunicarea informaiilor despre noile posturi att angajailor companiei ct i altor
companii;
asigurarea c angajaii au educaia, instruirea i colarizarea pentru a-i ndeplini
obligaiile;
utilizarea unui proces eficient de analiz a performanele angajailor i de determinare
a bonusurilor i creterilor de salariu;
calculul salariilor i al beneficiilor fiecrui angajat;
propunerea planurilor de management pentru schimbri n companie (expansiuni,
retrageri etc.) astfel nct astfel nct angajaii competeni s fie disponibile pentru
sprijinirea afacerii.

Sistemele informatice n departamentul de resurse umane

Implementarea unui sistem ERP n cadrul unui departament de RU faciliteaz
colectarea datelor, administrarea, prelucrarea i interpretarea acestora prin generarea de:
liste, rapoarte, organigrame, diagrame i grafice specifice, date statistice i comparative.
Avantajele utilizrii sistemelor informatizate n activitatea departamentului RU:
eficiena costurilor;
gestionarea riscului procedural;
controlul erorilor de colectare a datelor;
accesibilitatea datelor;
obinerea informaiei prelucrate n rapoarte specifice;
mbuntirea comunicrii ntre departamente;
diminuarea volumului de documente;
Planificarea resurselor firmei
Resurse Umane

Logistic industrial

reducerea timpului alocat activitii administrative.

Procesul de recrutare
Metoda clasic de management al personalului se bazeaz pe stocarea informaiilor pe
hrtie i pe sistemul manual de ndosariere. Acest mod de stocare a informa iilor creaz
probleme din cauza lipsei de disponibilitate si a unui proces de analiz necesar, destul de
greoi. Activitile de recrutare angajare i integrare, desfurate de Departamentul de
Resurse Umane ar fi mai eficiente dac s -ar dispune de un sistem integrat de gestiune a
datelor.
Problemele apar din cauza numarului mare de activiti ce trebuie desfurate ntr-un
departament de resurse umane dar i din cauza lipsei de comunicare ntre departamentele
unei companii.
Un numar mare de probleme pot s apar n procesul de recrutare ca de exemplu:
descrierea calificrilor necesare pentru post pot fi incomplete sau inexacte deoarece
managerul este grbit sau nu este ntiinat de toate funciile necesare pentru post sau
deoarece acesta consider c toi angajaii trebuie s aib nite calificri de baz. Dac
formularul postului disponibil este pierdut sau nu este completat corect, Departamentul de
Resurse Umane nu va ti c postul este disponibil iar managerul presupune c formularul
este n procesare, acest lucru crend confuzii ntre departamente.
Evident aceast problem va aprea frecvent atta timp ct informaiile despre post vor
circula pe hrtie. Dac se folosete un sistem de informaii integrat , informaiile despre
post vor fi disponibile imediat i mai uor de monitorizat.
Pierderea unui bun candidat: postul isponibil poate fi publicat pe site-uri de recrutare
sau pe site-ul companiei care face angajarea , n ziare locale sau naionale. O companie
mare are zeci de posturi cu specializri diferite i prime te zeci de aplicri (CV-uri) n
fiecare zi. Departamentul de Resurse Umane trebuie s sorteze i s vizualizeze toate
aplicrile conform descrierii postului. Dac CV-ul unui inginer ajunge n mod accidental cu
CV-ul candidailor de la departamentul de contabilitate, greeala poate nu este descoperit
la timp, iar inginerul nu este inclus n procesul de selecie. In acest caz se poate ntmpla ca
un bun inginer s nu fie angajat.

Procesul de intervievare si angajare

Departamentul cu cererea pentru un nou angajat creaz o list scurt cu candida ii pentru
acel post selectnd trei aplicani, bazndu-se pe informaiile primite de la Resurse Umane.
Cei de la Resurse Umane contacteaz candidaii de pe acea list, programeaz interviurile i
creeaz cte un dosar pentru fiecare candidat. Dosarul candidatului include un formular
care indic momentul n care a fost primit aplicarea, postul sau posturile pentru care a
aplicat candidatul i data i ora fiecrui interviu. Dac este pentru a doua oar cnd un
candidat aplic pentru un post n companie, formularul indic starea curent a candidatului:
dac acesta a fost intervievat i respins, dac el a refuzat oferta postului i aa mai departe.
Dac un candidat accept oferta de interviu, Departamentul de Resurse Umane se ocup
cu aranjamentele pentru candidat, incluznd aici modaliti de cltorie i un program al
activitilor din cadrul interviului. Un reprezentant al Departamentului de Resures Umane
va realiza un interviu ce include ntrebri relevante care s scoa t n eviden experiena
candidatului i ntrebri relevante pentru poziia pentru care a aplicat. Managerul
departamentului n care este postul vacant deasemenea intervieveaz candidatul. Pentru
Planificarea resurselor firmei
Resurse Umane

Logistic industrial

posturi de conducere candidatul este intervievat de plant manager i de preedintele

companiei.
Dup procesul iniial de intervievare, Departamentul de Resurese Umane actualizeaz
dosarul i indic dac acest candidat poate fi angajat. n unele cazuri, un al doilea interviu
este programat. Dac exist un cadidat acceptabil, reprezentantul Departamentului de
Resurese Umane i propune acestui candidat o ofert de angajare prin intermediul
telefonului. Dac se accept aceast ofert, este trimis o ofert scris pe care candidatul
trebuie s o semneze i s o returneze. ndat ce candidatul accept formal oferta scris,
dosarul lui este nc o dat actualizat, indicnd faptul c acesta a acceptat oferta i va ncepe
lucrul n cadrul companiei la data specificat.
Multe din problemele unei companii n ceea ce privete procesul de intervievare i
angajare sunt legate de fluxul de informaii i comunicare. Este necesar un sistem software
de tip calendar, care s ofere celor de la Departamentul de Resurese Umane, orarul unui ef
de departament pentru a afla cnd acesta este disponibil pentru a intervieva un candidat.
O alt problem apare dup ce interviurile s -au incheiat. Pentru a strnge informa iile i
prerile tuturor prilor implicate i clasificarea candidailor este nevoie de timp i poate de
mai multe ntlniri. De multe ori se ntmpl ca un candidat s se angajeze la o alt firm
datorit ntrzierilor din procesul de intervi evare i angajare.
Dup ce angajatul accept postul compania angajeaz o firm de consultan care
verific nc o dat informaiile despre candidat i s nu aibe cazier. Firma verific i
calificrile speciale ale candidatului din surse externe, dac informaiile sunt pozitive
acestea sunt trecute n dosarul candidatului i oferta de post ramne valabil.

ndatoririle departamentului de Resurse Umane dup angajare

Departamentul de Resurse Umane are responsabiliti care continu dup angajarea i
nceperea serviciului de ctre un angajat. Departamentul de Resurse Umane trebuie s
menin o linie continu de comunicare cu angajatul i supervizorul pentru a se asigura c
angajatul d randament.
Companiile mai mari pot avea probleme cu evaluarea noilor i vechilor angajai.
Supervizorul face o evaluare iniial i o revizuiete mpreun cu angajatul. Dup revizuire,
supervizorul poate actualiza evaluarea, pe care i el i angajatul o semneaz. Angajatul
poate trimite un rspuns scris pentru acea revizuire, e numernd eventuale nentelegeri sau
explicaii. Pachetul complet este trimis Departamentului de Resurse Umane. Aceste dosare
sunt foarte importante, cnd un angajat trebuie concediat compania are nevoie de suficient
documentaie pentru a demostra corectitudinea concedierii, altfel angajatul poate da n
judecat compania pentru concediere nendreptit. Este dificil s administrezi toate datele
de evaluare personal. Este dificil pentru cei din Departamentul de Resurse Umane s
identifice problemele cu un angajat i s ia deciziile corecte (consultarea sau tranferul dac
este cazul) nainte ca problema s duc la concedierea angajatului.
ntr-un sistem bazat pe hrtii, dosarul unui angajat poate fi vzut de o singur persoan
la un moment dat i este posibil ca dosarul s se piard temporar sau permanent. Un alt cost
care este greu de evaluat este istoria postului unui angajat, care este pierdut cnd acesta
prsete compania.
Cifra de afaceri pentru un angajat poate fi o problem important pentru companie. n
2002 Societatea pentru Managementul Resurselor Umane declara c preul angajrii unui
candidat poate atinge suma de 70.000 de dolari. Aceast cifr reprezint att costul direct al
angajrii dar i pierderile care se petrec n primul an al angajatului. n timp ce noii angajai
nva noile s arcini, ali angajai trebuie s i ia din timpul lor pentru ai pregti.
Planificarea resurselor firmei
Resurse Umane

Logistic industrial

Un alt cost care este greu de cntrit este reprezentat de cunotinele unui angajat despre
postul respectiv, care sunt pierdute n momentul n ca re el prsete compania. De
exemplu, dac un manager de achiziii prsete compania, atunci toate cunotinele despre
relaiile cu furnizorii sunt pierdute. Compania are un contract semnat cu furnizorl, dar
detaliile negocierii care au dus la contract pot s nu fie trecute n documente. Astfel de
detalii pot fi cruciale n succesul negocierii urmtorului contract. Managerul poate s aibe
relaii bune cu furnizorul i tie pe cine s contacteze cnd sunt probleme. Aceste cerin e nu
sunt specificate n cerinele postului de manager de achiziii, dar apar n timp.
Cifra de afaceri a unui angajat este n strns legatur cu satisfac ia si compensa iile
postului. Dac angajatul are un post care i ofer satisfacie i e bine pltit, este pu in
probabil ca aces ta s prseasc locul de munc. Departamentul de Resurse Umane poate
ajuta la meninerea unui mediu plcut de munc prin diferite metode, cum ar fi susinerea
unor programe de pregtire pentru supervizori i manageri, chestionare periodice cu privire
la starea de spirit a angajailor, etc. Un alt rol important al Departamentului de Resurse
Umane este s se asigure c nivelele de compensaie sunt competitive i aplicate corect
tuturor angajailor.
Cu un sistem ERP intergrat compania poate stoca informaiile despre angaja i electronic,
eliminnd lucrul cu hrtii i dosare care fac recuperarea datelor s fie dificil. Un bun
sistem informatic permite ca toate informaiile relevante pentru un angajat s fie gsite n
cteva secunde. Un sistem informatic integrat este o component cheie n acest proces.

Efectuarea plilor
Managementul timpului este esenial pentru procesele de resurse umane, cum ar fi
calculul venitului brut al unui angajat sau managementul conturilor n timp.
Modul de RU permite stocarea o singur dat a informaiilor privind timpul de lucru i
utilizarea acestora n:
monitorizarea costurilor personalului;
documentarea progreselor n cadrul proiectelor;
nregistrarea serviciilor executate de angajai externi.
Efectuarea plilor este probabil cea mai important sarcin a Departamentului de
Resurse Umane. Angajaii trebuie pltii corect i la timp. Fr un management al
procesului de pli, angajaii pot s nu fie pltii pentru toate orele lucrate sau nu cu suma
corect sau pot aprea greeli n calculul taxelor. Cele dou aspecte importante ale
procesului de determinare a pl ilor unui angajat sunt calcularea salariului i determinarea
deducerilor de salar fixe i voluntare. Salariul unui angajat include:
salariul de baz,
bonusuri,
ore suplimentare,
plat n caz de boal,
concediul legal etc.
Deducerile fixe i voluntare cuprind taxele (fondul de omaj, sntate), mprumuturi
pentru companie etc. Determinarea corect a salariului unui angajat necesit date exacte i
calcularea corect a salariului i deducerilor.
Figura 1 prezint un exemplu de ecran care permite calculul salariului unui angajat.

Planificarea resurselor firmei

Resurse Umane

Logistic industrial

Fig. 1 Modulul Resurse Umane Dynamics NAV

Planificarea resurselor firmei

Resurse Umane

Logistic industrial