Sunteți pe pagina 1din 5

I.1.

Evidenta documentelor la creatorii si detinatorii de documente- inregistrarea


documentelor.
In conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale 16/1996, cu modificarile si
completarile ulterioare, sunt considerate izvoare istorice si alcatuiesc Fondul Arhivistic National al
Romaniei, documentele create de-a lungul timpului de catre organele de stat, organizatiile publice
sau private, economice, sociale, culturale, militare, si religioase, precum si de catre persoanele
fizice, statul roman asigurandu-le protectie speciala in conditiile legii.
Prin documente care fac parte din fondul Arhivistic National al Romaniei , aceeasi lege
mentioneaza urmatoarele categorii: acte oficiale si particulare, diplomatice si consulare, memorii,
manuscrise, proclamatii, chemari, afise, planuri, schite, harti, pelicule cinematografice si alte
asemenea marturii, matrice sigilare, precum si inregistrari foto, video, audio si informatice, cu
valoare istorica, realizate in tara sau de catre creatorii romani in strainatate.
Persoanele fizice si persoanele juridice, creatoare si detinatoare de documente, care fac parte
din Fondul Arhivistic National al Romniei, denumite creatori si detinatori de documente, raspund
de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor in conditiile stipulate
de Legea 16/1996.
Autoritatea abilitata prin lege pentru administrarea, supravegherea si protectia speciala a
Fondului Arhivistic National al Romaniei este reprezentata de institutia Arhivelor Nationale ale
Romaniei si structurile sale teritoriale (servicii judetele, foste directii judetene).
Arhivele Nationale ale Romaniei asigura desfasurarea unitara a operatiunilor arhivistice la
nivelul tuturor creatorilor si detinatorilor de documente de pe teritoriul Romaniei, si au elaborat in
acest sens norme si metodologii de lucru pentru organizarea si desfasurarea intregii activitati
arhivistice. Astfel ca, obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente sunt reglementate prin
Legea 16/1996 si Instructiunile de aplicare ale Legii 16/1996 (Instruciuni privind activitatea de
arhiv la creatorii i deintorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin
Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996).
In baza acestor reglementari, creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa
inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pt uz intern, precum si
a celor iesite, potrivit legii.
Prima operatiune arhivistica obligatorie asadar, la care sunt supuse documentele oricarei
unitati, este inregistrarea acestora, operatiune ce marcheaza existenta lor oficiala. Toate documentele
intrate, iesite, precum si cele emise pentru uz intern , se inregistreaza la registratura generala , fie
intr-un singur registru de intrare-iesire a corespondentei, fie, concomitent, in mai multe registre ,
fara ca numerele de inregistrare date documentelor sa se repete.
In situatia in care creatorul de documente primeste, emite si intocmeste pt uz intern un nr
mare de doc., inregistrarea acestora se poate face si la fiecare compartiment de munca, n parte. In
acest caz, la registratura generala se inscrie nr. de inregistrare atribuit de expeditor si denumirea
compartimentului la care se repartizeaza spre inregistrare si rezolvare .Prin dispozitia sau ordinul
sefului unitatii, fiecarui compartiment i se poate aloca anual in acest sens un set de numere de
inregistrare, fara ca acestea sa se repete de la un compartiment la altul.
Instructiunile stipuleaza prin articolul 9 elementele obligatorii inregistrarii documentelor.
Acestea sunt urmatoarele: nr. de inregistrare, data inregistrarii, nr si data documentului date de
emitent, nr filelor doc, nr anexelor, emitentul, continutul doc in rezumat, compartimentul caruia i s-a

repartizat, data expedierii, modul rezolvarii, destinatarul, nr. de inregistrare al doc. la care se
conexeaza si indicativul dosarului dupa nomenclator, care se va completa in registru dupa rezolvarea
doc.
RII, ca prim instrument ce atesta existenta documentelor si tine evidenta circulatiei acestora,
semnaleaza in permanenta locul unde se gasesc actele, stadiul in care se afla rezolvarea lor si modul
de soluionare a acestora.
In vederea utilizarii, filele registrului de intrare-iesire se numeroteaza si se certifica, iar pe
coperta se trec elementele: denumirea unitatii , iar in cazul inregistrarii la compartimente se adauga
si denumirea compartimentului, anul inregistrarii, nr. extreme de inregistrare, data inceperii si data
incheierii, nr filelor si termenul de pastrare. Inregistrarea documentelor se efectueaza cronologic, in
ordinea primirii sau emiterii lor. Inregistrarea incepe la 3 ianuarie cu numarul curent 1 si se incheie
la 31 decembrie al fiecarui an , cu ultimul numar inregistrat in anul respectiv. Numarul de
inregistrare atribuit unui document nu se mai utilizeaza pentru a inregistra alt document. In situatia
primirii sau trimiterii ulterioare a aceluiasi document se atribuie un alt numar de inregistrare decat
cel primit initial, respective numarul care urmeaza in succesiunea cronologica din registru.
Exemplarul primit ulterior se conexeaza la primul document.
Conexarea este o component a inregistrarii documentelor si se realizeaza astfel:
documentele care se refera la aceeasi problema se conexeaz la primul document inregistrat; in
registru, in dreptul fiecarui document conexat se mentioneaza, in rubrica corespunzatoare, numarul
de inregistrare al documentului la care se face conexarea , mentiunea conexarii se repeta si pe
documentele conexate, sub stampila de inregistrare; procedeul este identic si in situatia in care , la
documentul de baza se conexeaza mai multe documente.
Ca si inregistrarea, conexarea documentelor incepe la 3 ianuarie si se incheie la 31
decembrie al fiecarui an. Exceptii de la acesata regula, fac lucrarile inregistrate in ultimele luni ale
anului , la care se primesc sau trimit completari (din varii motive), in cursul rezolvarii sau dupa ce
au fost rezolvate, in primele luni ale anului urmator.
In registrul de intrare-iesire se inregistraeza, prin completarea corespunzatoare a rubricilor ,
dupa caz, documetele de baza primite de la unitati, anexele fiind mentionate doar numeric. Insa
numarul de inregistrare atribuit din registru si aplicat mai apoi pe document se inscrie si pe anexele
acestuia.
Documentele expediate din oficiu (emise de unitate), ca si cele intocmite pt uz intern, se
inregistreaza n acelai registru cu documentele intrate), prin completarea rubricilor
corespunztoare.
In cazul in care expedierea documentului se efectueaza numai prin fax sau posta electronica ,
se precizeaza acest fapt in registrul de intrare-iesire; in aceste situatii se va tipari documentul
transmis, cu regim de al doilea exemplar (copie martor) care se ataseaza documentului la care se
raspunde.
In Registrul de intrare-iesire se inregistreaza numai documentele si nu se inregistreaza
ziarele, buletinele, cartile si alte publicatii primate fara adresa.
Documetele preconstituite (registre, condici)se inregistreaza la data intrarii lor in uz.
In cazul in care nu exist date pt completarea unor rubrici, se trage o linie sau se poate folosi
o formula tip adecvata situatiei, (spre exemplu: Nu necesita raspuns). In situatia completarii

manuale a RII, inregistrarea datelor se face cu o scriere cat mai lizibila si ordonata, iar la rubrica
referitoare la coninutul documentului se vor evita prescurtarile si se vor evidentia, sintetic,
principalele informatii din documentele in cauza.
La sfarsitul anului sau la incheierea unui volum al RII (Registrul de intrare-iesire), se
certifica numerele de inregistrare si nr filelor folosite cu o formulare de genul Prezentul registru se
incheie
pe
anul
(sau perioada respectiva)........., la fila, cu nr de inregistrare..Se menioneaz apoi data, numele
si semnatura celui care face certificarea.
Dupa inregistrare, doc se ordoneaza, se introduce in mape si se predau pentru
rezolutie/soluionare persoanelor cu atributii in acest sens.
Transmiterea doc celor carora le sunt adresate sau celor desemnati sa le solutioneze, respectiv
predarea-primirea lor, precum si orice miscare a actelor inregistrate, trebuie consemnata in RII si
intr-o Condic de predare-primire a corespondentei, pe baza de semnatura.
In pofida faptului ca Instructiunile nu prevad obligativitatea unei condici de predare-primire
a corespondentei, practica i-a dovedit utilitatea in circulatia documentelor. Condica ar trebui sa
cuprinda urmatoarele elemente: nr. curent, data primirii documentului (anul, luna, ziua), numar de
inregistrare al documentului, persoana/compartimentul caruia i s-a repartizat spre solutionare,
precum si semnatura de primire a documentului.
Pentru a opera corect in registrul de intrare-iesire, se procedeaza dupa cum urmeaza:
La INTRARI (partea stanga a registrului):
In rubrica nr.1 se completeaza nr. de inregistrare, incepand cu numarul 1 pentru
fiecare an sau in ordinea numerelor alocate la inceputul anului de catre conducatorul
unitatii, in cazul inregistrarii doc. la fiecare compartiment in parte.
In rubrica nr.2 se consemneaza data documentului primit sau emis (anul, luna, ziua)
In rubrica nr. 3 se trece numarul de inregistrare atribuit de unitatea care l-a expediat,
precum si data cand s-a facut aceasta operatiune.
In rubrica nr.4 se indica numarul filelor documentului, lucru important sub aspect
gestionar.
In rubrica nr.5 se indica numarul anexelor,in cazul in care documentul inregistrat are
si anexe.
In rubrica nr. 6 se mentioneaza denumirea unitatii sau persoanei de unde provine
documentul respective (emitentul).
In rubrica nr. 7 se consemneaza cuprinsul documentelor intrate, a celor emise din
oficiu, precum si a celor intocmite pentru uz intern.
In rubrica nr.8 (ultima la INTRARI), se trece denumirea compartimentului si,
eventual, numele, pernumele persoanei careia i-a fost remis documentul pentru
solutionare.
La IESIRI (partea dreapta a registrului):
In rubrica nr. 9 se indica data expedierii documetelor la destinatar (anul, luna, ziua).
In rubrica nr. 10 se mentioneaza modul rezolvarii documentului (continutul
raspunsului pe scurt)

In rubrica nr. 11 se indica denumirea unitatii sau persoanei careia I s-a expediat
document (destinatarul).
In rubrica nr.12 se consemneaza in dreptul fiecarui document conexat numarul de
inregistrare al documentului la care s-a facut conexarea si, eventual, anul
inregistrarii, in cazul in care sunt din ani diferiti.
In rubrica nr. 13 a registrului, ca si pe fiecare document inregistrat, se consemneaza
indicativul dosarului dupa nomenclator, pentru a sti la ce compartiment si ce dosar a
fost repartizat documentul ( cifra romana reprezinta directia sau departamentul, in
situatia in care aceasta exista, litera majuscula reprezinta compartimentul, iar cifra
araba dosarul cu problematica sa).
Dupa modul in care trebuie sa se opereze in RII, n activitatea unei instituii se disting urmatoarele
categorii de doc.:
-doc. care intra de la diferite unitati sau persoane si au nevoie de raspuns;In acest caz
se completeaza toate rubricile , atat la Intrari, cat si la Iesiri, cu mentiunea ca
rubricile nr.5 si 12, se completeaza numai daca este cazul.
-doc. care intra de la diferite unitati sau persoane si nu au nevoie de raspuns;In
aceasta situatie se completeaza rubricile de la Intrari(nr. 1-8), rubricile nr.5 si 12
numai daca este cazul , si rubrica nr.13
-doc. emise din oficiu; Se completeaza atat rubricile de pe pagina Intrari (nr.1,2,4,5daca e cazul, la nr.6 se scrie : Din oficiu, 7 si 8) cat si de pe pagina Iesiri (nr.
9,10,11,12-daca e cazul si 13).
-doc. intocmite pt uz intern, se inregistreaza pe pagina Intrari, completandu-se si
rubrica 12,daca este cazul, si rubrica nr.13, cu indicativul dosarului dupa
nomenclator.
In ceea ce priveste documentele primite prin fax de catre creatorii si detinatorii de
documente, regimul acestora este reglementat prin Instructiunea Tehnica nr. 504 097/10 07 1998
privind regimul de pastrare si conservare a documentelor primate prin fax de catre creatorii si
detinatorii de documente, parte integranta a Instructiunilor de aplicare a Legii 16/1996.
Potrivit acestor reglementari, pornind de la constatarea ca suportul grafic (hartia) si
materialele de imprimare grafica (cerneala) utilizate in tehnologia de primire a informatiilor prin fax
, nu indeplinesc conditiile minime de pastrare, respectiv scrisul este afectat in termen scurt de un
proces intrinsic de transformare ce se incheie cu trecerea in stare ilizibila, au fost stabilite
urmatoarele:
1.Documentele primite prin fax au statut de mesaj operativ, iar materialul suport (hartia, cerneala) va
fi considerat ca are o durabilitate limitata, specifica pentru pastrarea pe termen scurt.
2.Pentru pastrarea pe termen mediu si indelungat si pentru pastrarea permanenta, mesajele primate
prin fax se coioaza la copiator (xerox) alb-negru, in termen de cel mult 3 zile de la data primirii. Pe
copia xerox, realizata in conditii calitative corespunzatoare, se aplica viza sau semnul de
autentificare pentru conformitate cu originalul, potrivit reglementarilor interne ale fiecarui creator si
detonator de documente, dupa care xerocopia se inregistreaza si se ia in evident in conditiile
mentionate mai sus.

Mesajul fax in imprimare originala se poate anexa la copia xerox inregistrata sau se poate
pastra in dosar separat. Procedura este identica si pentru mesajele fax primate anterior si care se
regasesc in cadrul unitatii. n functie de starea de pastrare a acestora , mesajele fax in imprimare
originala se pot elimina, dupa regimul dubletelor, cu prilejul gruparii documentelor in unitati
arhivistice si al depunerii acestora de la compartimente la arhiva generala a creatorului si
detinatorului de documente.