UNIVERSITATEA CRESTINA DIMITRIE CANTEMIR

CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE

PROIECT LA
CONTROL FINANCIAR

Profesor:
Prof Univ Dr Victor Munteanu

Stundet:
Rosu Alexandru

Implementarea sistemului de control

intern/managerial n cadrul
Ministerului Dezvoltarii Rezionale si Turismului

Prezentare general
Dezvoltarea sistemului de management i control intern reprezint componenta
principal a obiectivului strategic ''ntrirea capacitii administrative a MDRT''
prevzut n Planul strategic instituional pe termen mediu 2010-2013.
Acest proces urmrete implementarea unui sistem de control managerial intern
adaptat la dimensiunile, complexitatea i mediul specifice Ministerului Dezvoltarii
Regionale si Turismului, care s vizeze toate nivelurile de conducere i toate
activitile i s asigure atingerea obiectivelor ministerului utiliznd costuri rezonabile.
Controlul intern trebuie s fie integrat n sistemul de management al
fiecrei componente structurale a entitii publice, ntruct prin implementarea
acestuia se urmrete s se asigure:
- eficacitatea i eficiena funcionrii acestor structuri;
- fiabilitatea informaiei interne i externe;
- respectarea legilor, regulamentelor i politicilor interne.
Baza legal
- OG nr. 119 / 1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv;
- Ordinul MFP nr. 1649 / 2011 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd
standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial, cu modificarile i completarile ulterioare;
- Ordinul MDRL nr. 736 / 2009 privind constituirea, organizarea i funcionarea
Grupului de Management i a subgrupurilor tehnice de management, cu modificrile
ulterioare;
- Ordinul MDRT nr. 1682 / 2010 pentru modificarea ordinului ministrului dezvoltarii
regionale si locuintei nr. 736 / 2006
Materiale suplimentare
- ndrumarul metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice
elaborat de ctre Ministerul Finanelor Publice
- ndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice Sintez
Structurile responsabile cu implementarea sistemului de control managerial
Aciunile din cadrul programelor de dezvoltare a sistemului de control
managerial intern (SCMI) sunt implementate de Grupul de Management (GM), care

reunete personalul de conducere al ministerului i de ctre Subgrupurile Tehnice de

Management (STM), acestea fiind organizate n cadrul a cinci direcii de activitate.
Principiile care stau la baza implementrii sistemului de control managerial
intern
- Desfurarea rapid i eficient a proceselor. Conform acestui principiu, membrii
Secretariatului Grupului de Management au urmrit eficientizarea procesului de
adoptare a deciziilor n cadrul edinelor Grupului prin iniierea interaciunii cu
persoanele desemnate pentru fiecare direcie de specialitate n subgrupurile tehnice de
management anterior prezentrii documentelor spre aprobare.
- Orientare spre rezultate: Membrii Secretariatului GM au manifestat o preocupare
constant pentru obinerea de rezultate concrete n termen ct mai scurt, evitarea
tergiversrilor i asigurarea unei nelegeri unitare a conceptelor aferente SCMI la
nivelul MDRT. Msuri n acest sens au variat ntre cele mai simple: organizarea
edinelor n date care s nu coincid cu alte evenimente majore din activitatea
ministerului pentru a asigura astfel prezena factorilor decizionali, circularea
materialelor n direcii cu suficient timp nainte de desfurarea edinelor, pn la cele
mai complexe, care au presupus organizarea de reuniuni trimestriale cu subgrupurile
tehnice de management pe direciile de activitate ale ministerului.
- Disponibilitatea pentru dialog, informare i consultan.
Principalele rezultate obinute n implementarea SCMI n cadrul MDRT
(2006-2011)
- Primul program de dezvoltarea a sistemului de control managerial a fost elaborat n
anul 2006, ulterior fiind elaborate documente programatice n fiecare an. Cel mai
recent program a fost elaborat pentru anul 2010 i a fost aprobat prin Ordinul MDRT
nr. 1997/2010.
- Organizarea unei sesiuni interministeriale de informare privind SCMI (iulie 2008) cu
invitai externi;
- Elaborarea Ghidului informativ privind sistemul de control managerial intern al
instituiei;
- Elaborarea Fielor celor 24 de standarde SCMI, a modelelor planurilor/rapoartelor de
implementare a standardelor SCMI
- Elaborarea a Ghidului privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n
cadrul instituiei, aprobate prin Decizia nr. 1/2008 a Comisiei de monitorizare,
coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii SCMI, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Participarea la Conferina managerilor publici din data de 15.10.2008 cu susinerea
unei prezentri cu tema implementrii SCMI la nivelul instituiei;
- Inventarierea procedurilor existente n minister i crearea bibliotecii virtuale
cuprinznd procedurile din MDRT;

- Organizarea de edine regulate ale subgrupurilor tehnice de management n vederea

acordrii de suport metodologic n implementarea standardelor SCMI (n 2008: 11
edine; n 2009: 17 edine; n 2010: 11 edine; n 2011: 6 edine).
- Participarea n anul 2009 la competiia intitulat Inovaie i calitate n sectorul
public i obinerea unei meniuni pentru exemplul de bun practic privitor la
dezvoltarea SCMI n cadrul MDRT, o alternativ pentru mbuntirea calitii n
administraia public;
- Organizarea reuniunii interministeriale la nivel tehnic intitulat Sistemul de control
managerial intern experiene i perspective n anul 2009. La aceast ntrunire au
participat 51 de persoane - specialiti din cadrul instituiilor de la nivel central, cu
experien n domeniu i care sunt implicai n mod activ n dezvoltarea i
implementarea sistemului de control managerial intern, experi din cadrul Ministerului
Finanelor Publice (Unitatea Central de Armonizare a Sistemelor de Management
Financiar i Control i Unitatea Central de Armonizare a Auditului Public Intern) i
personalul din cadrul MDRT cu atribuii n acest domeniu;
- Demararea implementrii efective a celor 24 de standarde de control intern n cadrul
tuturor structurilor MDRT, pe baza unei metodologii dezvoltate de ctre UPP, ncepnd
cu 2008;
- Demararea implementrii SCMI la nivelul instituiilor aflate n subordinea/sub
autoritatea/n coordonarea MDRT, ncepnd cu 2009;
- n ceea ce privete alinierea procedurilor elaborate n cadrul MDRT la cerinele
Ordinului MFP nr. 946/2005, cu completrile i modificrile ulterioare, n cadrul
reuniunii Comisiei SCMI din 2 octombrie 2008, cnd s-a aprobat Ghidul privind
elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul instituiei, s-a hotrt c
acest ghid se va aplica doar direciilor care nu deruleaz sau gestioneaz proiecte sau
programe finanate din fonduri externe. n prima faz se va pune accent pe elaborarea
de proceduri de sistem i operaionale noi i pe conformitatea acestora cu prevederile
Ghidului.
Controlul intern este un nou tip de management adoptat i implementat la nivelul
administraiei publice europene. Cartea Alb a reformei manageriale n cadrul
serviciilor Comisiei Europene definete CI ca fiind totalitatea politicilor i
procedurilor concepute i implementate de managementul instituiei, pentru a asigura:
- Atingerea obiectivelor organizaiei n mod eficient i eficace;
- Respectarea regulamentelor externe, a politicilor interne i a principiilor
de management.
Potrivit OG nr. 119/1999, controlul intern este definit ca ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de
conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n
vederea

asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace; acesta include,

de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile.
Pentru elaborarea, implementarea i monitorizarea unui sistem de control managerial
intern, responsabilii din orice entitate public au la dispoziie un instrumentar de
control intern ce cuprinde urmtoarele elemente: obiectivele,mijloacele, sistemul
informaional, organizarea, controlul i procedurile.
Fise de standard:
Etica si integritatea
1. Rezultatul standardului
Conducerea MDLPL i personalul ministerului mprtesc i respectvalorile
etice i de integritate att individual ct prin intermediul proceselor la care iau
parte.
2. Cerine
- Conducerea ministerului sprijin i promoveaz n mod activ valorile
etice, integritatea profesional i personal a angajailor;
- Salariaii acioneaz i au un comportament care respect
prevederile unei conduite etice n entitatea public;
- Managerul i salariaii au o abordare pozitiv fa de controlul
intern, a crui funcionare o sprijin;
- Este asigurat la toate nivelele MDLPL implementarea integral a
prevederilor specifice (legislative i de politic intern) ce
reglementeaz etica i integritatea;
- Conducerea ministerului supervizeaz respectarea valorilor etice
organizaionale, n special codul de etic, evitarea conflictului de
interese, transparena n activitate, prevenirea i raportarea fraudelor i a neregulilor.

Managementul riscului
1. Rezultatul standardului
Instituia public asigur un control global al riscului, ce permite meninerea
unui nivel
acceptabil al expunerii la risc, cu costuri minime pentru entitatea public.
2. Cerine

- Identificarea riscurilor majore care pot afecta: eficacitatea i

eficiena operaiunilor, respectarea regulilor i regulamentelor,
ncrederea n informaiile financiare i de management intern sau
extern, protejarea bunurilor, prevenirea i descoperirea fraudelor;
- Definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;
(riscurile sunt acceptabile dac msurile care vizeaz evitarea
acestora nu se justific n plan financiar);
- Evaluarea probabilitii ca riscul s se materializeze i a mrimii
impactului acestuia;
- Monitorizarea i evaluarea riscurilor i a gradului de adecvare a
controalelor interne la gestionarea riscurilor;
- Verificarea raportrii execuiei bugetului, inclusiv a celui pe
programe;
- Managementul entitii publice are obligaia de a numi salariai
responsabili cu aplicarea planurilor de limitare/nlturare a
riscurilor.
Comunicarea
1. Rezultatul standardului
Ministerul trebuie s dezvolte un sistem eficient de comunicare intern i extern,
care s asigure o transmitere rapid, corect, complet i n timp util a
informaiilor ctre utilizatori.
2. Cerine
- Managerul asigur funcionalitatea acestui sistem i va dispune msurile
necesare, astfel nct sistemul comunicaional s fie flexibil, rapid, adaptat la
capacitatea utilizatorilor n ceea ce privete prelucrarea informaiilor i la
obiectivele instituiei.
- Regulamentul de comunicare, regulamentul privind modalitile de elaborare,
avizare i aprobare a documentelor cu caracter normativ i a altor documente
n cadrul ministerului, regulamentul privind informaiile clasificate i manualul
de identitate vizual exist, sunt cunoscute de angajaii instituiei i sunt
aplicate.
- Reviziile la acestea se fac minim o dat pe an, de ctre Comisia SCMI, n

strns corelare cu noile schimbri la nivelul ministerului (ex. vehicularea

noilor tipuri de documente vor fi aduse la cunotina
utilizatorilor/beneficiarilor i utilizate conform regulamentului de comunicare,
regulamentului juridic i a manualului de identitate vizual);
- Legislaia specific standardului cu nr 13 (Comunicarea) din OMFP 946/ 2005
este cunoscut i aplicat de personalul ministerului;
Proceduri
1. Rezultatul standardului
Conducerea elaboreaz proceduri scrise i le aplic n practic, pentru toate
activitile principale ale instituiei, i se asigur c acestea sunt comunicate
tuturor actorilor implicai.
2. Cerine
Conducerea se asigur c pentru toate aciunile semnificative, operaiunile sunt
consemnate n documente procedurate (cel puin n format electronic);
Procedura trebuie s fie complet, s respecte elementele standard de coninut, s fie
simpl, uor de examinat i specific activitii procedurate;
Procedura trebuie s conin circuitul documentelor i termene clare de elaborare/
avizare/ aprobare a acestora;
Procedurile sunt actualizate n mod permanent, fiind disponibile i accesibile
managerului, salariailor, ct i terilor, dac este cazul;
Documentaia care conine aceste instruciuni operaionale sau de sistem asigur
continuitatea activitii in minister, n pofida fluctuaiei de personal;
Procedurile de sistem sunt adoptate i respectate de ntreg personalul ministerului;
Aplicabilitatea procedurilor este verificat permanent prin aciuni de monitorizare i
control.
Continuitatea activitatii
1. Rezultatul standardului
Ministerul poate s-i continue activitatea n orice mprejurri i n toate
planurile n cazul ntreruperii activitii obinuite (business-as-usual), cum ar fi
mbolnvirile, fluctuaia personalului, adoptarea de noi sisteme IT sau alte
incidente.
2. Cerine
Exist msuri adecvate pentru asigurarea continuitii operaionale i tranzaciilor
financiare relevante;

Planul de continuitate a activitii (PCA) furnizeaz rspunsuri n perioadele de criz

majore (epidemii, atacuri teroriste, calamiti naturale). Planul identific funciile,
serviciile i infrastructura care va fi restabilit n anumite limite de timp, precum i
resursele necesare aferente (personalul cheie, cldiri, sistemele informatice, documente
etc.);
Procedurile pentru exersarea, nsuirea i actualizarea PCA exist i sunt aplicate.
Reviziile se fac cel puin o dat pe an, n strns corelaie cu procesul de evaluare a
riscurilor;
Versiunile electronice i pe suport de hrtie al PCA sunt uor accesibile i pstrate n
siguran, iar locaiile respective sunt cunoscute de persoanele responsabile;
Sunt luate msuri pentru arhivarea sistemelor informatice i a documentelor din
minister (back-ups), determinate de nevoile operaionale, de continuitatea activitilor
i de securitate.

Elaborarea procedurilor de sistem i

operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii
Regionale i Turismului

Baza legal este reprezentat de:

- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar

preventiv, republicat n Monitorul Oficial nr. 799 din 12 noiembrie 2003;
- Ordinul Ministrului Finanelor Publice (OMFP) nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru
aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de
management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor
de control managerial, modificat i completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august
2006 i OMFP nr. 1649 din 24 februarie 2011, republicat n Monitorul Oficial nr.
469 din 5 iulie 2011;
- Ordinul Ministrului Dezvoltrii Regionale i Locuinei (OMDRL) nr. 736 din 21
septembrie 2009 privind constituirea, organizarea i funcionarea Grupului de
management i a subgrupurilor tehnice de management, cu completrile
ulterioare, modificat prin Ordinul Ministrului Dezvoltrii Regionale i Turismului
(OMDRT) nr. 1682 din 7 iunie 2011.
Controlul intern este un nou tip de management adoptat i implementat la nivelul
administraiei publice europene. Cartea Alb a reformei manageriale n cadrul
serviciilor
Comisiei Europene definete CI ca fiind totalitatea politicilor i procedurilor
concepute i implementate de managementul instituiei, pentru a asigura:
- Atingerea obiectivelor organizaiei n mod eficient i eficace;
- Respectarea regulamentelor externe, a politicilor interne i a principiilor
de management.
Potrivit OG nr. 119/1999, controlul intern este definit ca ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de
conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n
vederea
asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace; acesta include,
de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile.
Pentru elaborarea, implementarea i monitorizarea unui sistem de control managerial
intern, responsabilii din orice entitate public au la dispoziie un instrumentar de
control intern (MEF 2005: 4) ce cuprinde urmtoarele elemente: obiectivele,
mijloacele, sistemul informaional, organizarea, controlul i procedurile.
Aplicabilitate i mod de lucru
innd cont de faptul c n acest moment Ministerului Dezvoltrii Regionale i
Turismului gestioneaz programe cu finanare european sau finanate de ctre alte

organizaii internaionale, care impun aspecte procedurabile prestabilite cu

rigurozitate, acest manual va fi utilizat:
- n elaborarea de noi proceduri, pentru toate direciile care nu gestioneaz programe
finanate din fonduri externe.
- n momentul reactualizrii procedurilor deja existente, pentru toate direciile, n
lipsa unor prevederi externe aplicabile.
De asemenea, n scopul realizrii unei identiti vizuale i a unei uniti prevzute n
OMFP 946/2005, republicat, recomandm ca elementele minimale de structur
prevzute n Ordinul menionat s fie respectate.
Introducere n tematica procedural
Definiie
Procedura = totalitatea pailor ce trebuie urmai (algoritmul), metodelor de lucru
stabilite i regulilor de aplicat, n vederea executrii activitii, atribuiei sau sarcinii1.
Procedura trebuie neleas ca un set de instruciuni scrise care fundamenteaz o
aciune sau activitate repetitiv din instituia public .
Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplic aceluiai
domeniu de activitate. Dac o procedur prezint paii ce trebuie urmai ntr-o
activitate repetitiv, un manual de proceduri trebuie s ofere imaginea unitar a unui
ntreg domeniu de activitate.
Elaborarea i implementarea procedurilor reprezint o parte integrat a unui sistem al
calitii de succes, deoarece confer angajailor informaii utile pentru activitatea
zilnic i faciliteaz realizarea obiectivelor.
Foarte important este faptul c, dei managerul unitii este cel care iniiaz elaborarea
unei proceduri, scopul acesteia trebuie s fie crearea unui document care s fie uor de
citit (s nu conin elemente din limbajul de lemn), inteligibil i util tuturor celor care
l aplic. De asemenea, o procedur foarte bine formulat va fi un eec, dac aceasta
nu este i aplicat n practic.
O procedur nu este un alt element de birocratizare excesiv, ci, contrar acestei
afirmaii, este un instrument care faciliteaz realizarea activitilor uzuale ct
mai rapid, corect i eficient posibil .
Accepiuni ale termenului
a. norme metodologice = instruciuni ale instituiei publice pentru punerea n
aplicare a unor reglementri de rang superior;
b. metode de lucru i proceduri formalizate sunt specifice fiecrei instituii i
constituie obiectul sistemului de control managerial intern, respectiv al standardului
nr. 17, intitulat Proceduri.

Pentru ca procedurile s reprezinte instrumente eficiente, trebuie s ndeplineasc un

numr de condiii eseniale:
S fie:
- scrise i formalizate pentru fiecare activitate principal n parte,
- simple i specifice,
- actualizate n mod permanent,
- aduse la cunotina executanilor, disponibile i accesibile managerului,
salariailor, precum i terilor,
- bine nelese i bine aplicate,
- s nu fie redundante.
Tipuri de proceduri
Procedurile se clasific n dou categorii:
a. Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces care se
desfoar la nivelul tuturor compartimentelor din minister, numite i proceduri
generale. Nu se consider de sistem acele proceduri care presupun doar o implicare
limitat a direciilor de specialitate.
b. Procedura operaional = procedura care descrie o activitate sau un proces care se
desfoar la nivelul unuia sau mai multor compartimente din minister. Mai sunt
cunoscute i sub denumirile de proceduri specifice, proceduri de proces,
proceduri formalizate etc.
Iniierea de proceduri scrise
Proceduri de sistem (PS)
Se iniiaz la propunerea Grupului de Management (GM) sau de ctre direciile de
specialitate, cu consultarea prealabil a secretariatului Grupului de Management
(asigurat de ctre Unitatea de Politici Publice - UPP). n primul caz, GM stabilete
compartimentele responsabile i termenele la care acestea vor finaliza realizarea PS.
Direciile de specialitate vor colabora ntre ele n vederea elaborrii PS.
Proceduri operaionale (PO)
Se iniiaz de ctre conductorul oricrui compartiment din cadrul MDRT pentru a
descrie activitile sau procesele, n vederea eficientizrii i standardizrii acestora.
Conductorul compartimentului, pe baza obiectivelor specifice i a riscurilor
identificate, va stabili lista procedurilor operaionale necesare, persoana/persoanele
responsabile pentru elaborarea PO i termenele la care acestea vor finaliza realizarea
PO.
Elaborarea primei pagini

Prima pagin a procedurilor va conine obligatoriu urmtoarele elemente:

- Antetul MDRT, n conformitate cu manualul de identitate vizual;
- Denumirea procedurii i codul acesteia;
- Numrul ediiei (cu cifre romane) i a reviziei (cu cifre arabe), precum i
data la care a fost trimis procedura spre avizare, secretariatului GM;
- Se va utiliza fontul Times New Roman 20.
Antetul i subsolul paginilor
Pentru restul paginilor se va utiliza un antet i subsol diferit.
Antetul va cuprinde:
- Denumirea ministerului i a departamentului n cazul procedurilor
operaionale;
- Denumirea procedurii;
- Codul procedurii;
- Numrul ediiei i al reviziei;
- Numrul paginii.
Coninutul formularului de procedur
Coninutul formularului de procedur va fi urmtorul:
- Prima pagin;
- Cuprins;
- Formular evideniere modificri;
- Coninutul propriu-zis al procedurii;
- Formulare;
- Anexe;
- Formular avizare procedur;
- Lista de distribuire a procedurii.
Mod de redactare
Paragrafe, subparagrafe
a. Se vor nota succesiv cu 1.; 1.1.; 1.1.1.; a; i;
b. Bullet-urile pot fi utilizate la fiecare nivel (forma lor trebuie s fie sub form de
bif sau liniu);

c. Titlurile se vor alinia la stnga i vor fi scrise ngroat;

d. Titlurile primului i celui de al doilea nivel de paragraf (1. i 1.1.) se vor scrie cu
font de 14, restul fiind scrise cu un font de 12 Times New Roman;
e. Textul se va alinia la titlul paragrafului respectiv.
Reguli de redactare
a. Formatul hrtiei: A4;
b. Margini: sus: 1 cm; jos: 2,5 cm; stnga i dreapta: 2 cm; antet: 1,25 cm; subsol: 2
cm;
c. Textul va fi scris cu font de 12 normal, Justify, Times New Roman, cu diacritice;
d. ntre rnduri se pstreaz un rnd, iar ntre paragrafe un spaiu de 6 puncte;
e. Se vor evita sublinierile i ngrorile din corpul textului. Pentru evidenieri se va
utiliza stilul italic;
f. n msura n care este posibil, se asigur pagin distinct pentru fiecare component
a procedurii.
Sistemul de codificare a procedurilor scrise
a. Codul unei PS este format din grupul PS.NN, unde NN reprezint numrul de ordine
al PS scrise, alocat de secretariatul GM;
b. Codul unei PO scrise este format din grupul PO.XXX.YY, unde XXX reprezint
codul compartimentului responsabil cu elaborarea PO scrise, iar YY reprezint
numrul de ordine a PO, alocat de compartimentul care a realizat procedura;
c. Codul unui formular utilizat n cadrul unei proceduri este format din grupul FPS.NN.ZZ sau F-PO.XXX.YY.ZZ, unde NN, respectiv YY reprezint numrul de
ordine a PS, respectiv PO, iar ZZ reprezint numrul de ordine al formularului n
cadrul procedurii respective, X reprezentnd codul compartimentului care a realizat
procedura;
d. Formularele vor utiliza acelai antet i subsol, ca i procedura. n partea de jos
dreapta a paginii va fi evideniat codul formularului, scris cu corp 12 normal Times
New Roman;
e. Codurile compartimentelor sunt cuprinse n Anexa 4.
Coninutul procedurii
Scopul
n aceast seciune se prezint scopul pentru care a fost formulat procedura respectiv
(PO sau PS). Totodat, este recomandabil s fie precizate i beneficiile care se obin
prin utilizarea procedurii n cauz.
Exemple:

a. pentru PS: stabilete modul n care se realizeaz activitatea de recrutare i selecie

la nivelul ministerului; descrie demersurile ce trebuie urmate pentru plecarea n
deplasri; descrie modul n care sunt arhivate documentele etc.
b. pentru PO: descrie detaliat managementul financiar al fondurilor structurale i
execuia plilor din aceste fonduri; stabilete procedurile contabile specifice i
nregistrrile folosite pentru contabilitatea activitii curente de organizare i
funcionare a ministerului; prezint cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile
i recomandrile auditorilor interni, etc.
Domeniul de aplicare
Este o parte procedural important, deoarece aici se stabilete exact pentru ce
activiti este valabil procedura i care sunt compartimentele care o vor
implementa. Cuprinde 4 elemente principale, elemente ce trebuie respectate ntocmai,
pentru a evita cazurile n care exist suprapuneri de responsabiliti sau atribuii pentru
care nu au fost identificai responsabili:
- precizarea activitii;
- delimitarea explicit a activitii procedurate de celelalte activiti distincte ale
instituiei;
- enumerarea activitilor care depind de aceast activitate procedurat;
- enumerarea compartimentelor implicate n activitate, a celor beneficiare i a celor ce
trebuie s furnizeze date pentru aplicarea efectiv a procedurii.
3.6.3. Definiii, abrevieri i acronime
Vor fi definii termenii care:
- reprezint un element de noutate;
- sunt folosii cu frecven mare n textul procedurii i necesit comentarii
suplimentare;
- pot produce confuzie prin lipsa explicrii acestora;
- dac este cazul, trebuie precizat i actul public care definete termenul
n cauz;
Abrevierile i acronimele:
- se precizeaz pentru acei termeni des utilizai n coninut (ex. PO =
procedur operaional; PS = procedur de sistem; UPP = Unitatea de Politici Publice;
Ap = aplicare; Ah = arhivare etc.)
Se recomand ca att definiiile, ct i abrevierile i acronimele s fie consemnate n
ordine alfabetic.
Exemplu:
Abreviere Explicaie
A Aprobare

Ah. Arhivare
Ap. Aplicare
DPP Direcia de politici publice
E Elaborare
V Verificare
ZL Zile lucrtoare

Documente de referin i conexe

n aceast seciune trebuie precizate documentele cu rol de reglementare care au
fundamentat realizarea procedurii. Adiional, pot fi incluse documentele cu caracter
informativ sau alte materiale utilizate n sensul activitii procedurate pn n acel
moment. Acolo unde este cazul, reglementrile pot fi grupate astfel:
- reglementri internaionale;
- legislaie primar;
- legislaie secundar;
- reglementri interne.
Descrierea procedurii
Reprezint componenta esenial a ntregii proceduri, ntruct descrie n mod logic i
concret care sunt etapele activitii procedurate.
a. Generaliti:
- caracteristici generale ale activitii; nu se repet elementele deja menionate n
subcapitolele anterioare; pot fi prezentate principiile aplicabile activitii (ex.
transparen, legalitate, confidenialitate etc.)
b. Documente utilizate n procedur:
- formulare standard, instruciuni, liste de verificare, manuale, ghiduri, cerine de
form ale ntocmirii documentelor etc.
Procedura trebuie s conin circuitul documentelor, explicat, pentru ca n final, la
anex, s fie elaborat grafic diagrama fluxului documentelor.
Circuitul documentelor din procedura n cauz trebuie s fie complet integrat n fluxul
general al documentelor la nivelul ministerului.
c. Resurse necesare:
- materiale (elementele de logistic: materiale informatice, calculatoare, acces la baze
de date etc.), financiare (bugetul necesar), umane (personalul implicat i atribuiile
fiecruia).
d. Modul de lucru:

- Planificarea (resurselor, responsabililor pentru realizarea aciunilor din procedur,

timpului, riscurilor i a msurilor de limitare a efectelor acestora);
- Derularea tuturor aciunilor (programul propriu-zis, sub form tabelar);
- Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat, indicatori de performan,
beneficiari).
n cazul n care aciunilor din cadrul procedurii le sunt asociate riscuri considerabile,
acestea se vor meniona ntr-o coloan adiional, mpreun cu msuri de contracarare
a acestora.
Formulare
- se introduc, pe rnd, formularele/modelele de document standard la care s-a fcut
referire n coninutul procedurii, numerotate conform seciunii 3.5.3
Anexe
- tabele, scheme logice, schema grafic a circuitului documentelor etc.
Avizare i aprobare
Procedurile de sistem
a. Pentru procesul de avizare i aprobare se va utiliza formularul FPS. 00.02 .
b. Dup elaborare, PS se verific de ctre conductorul/superiorii direci ai structurii
iniiatoare.
c. Structura iniiatoare contacteaz Secretariatul GM (reprezentat de UPP), prin telefon
sau e-mail i anun c intenioneaz s elaboreze o PS i dorete consultarea UPP cu
privire la formatul/coninutul draftului de PS. Aceast consultare va fi efectuat n
format electronic. n acest sens, direcia iniiatoare transmite pe e-mail,
reprezentantului UPP responsabil de consultarea procedurii, proiectul de procedur.
d. Reprezentantul desemnat din cadrul UPP va verifica conformitatea draftului de PS
cu prevederile din OMFP 946/2005 cu completrile i modificrile ulterioare. Dac PS
nu respect prevederile (elementele minimale ale unei proceduri, n conformitate cu
actele normative n vigoare), observaiile UPP vor fi comunicate compartimentului
iniiator n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea draftului PS, prin e-mail.
Structura iniiatoare va trimite PS modificat n maxim 3 zile lucrtoare de la data
primirii observaiilor. n respectarea termenelor, se va ine cont de volumul de munc
i de prioritile trasate de superiorii ierarhici, n perioada respectiv.
e. Ulterior agrerii de ctre UPP asupra formatului draftului electronic, structura
iniiatoare va da n consultare preliminar draftul PS, conductorilor direciilor de
specialitate, prin adres, cf modelului prezentat n Anexa 7, n care:
I. le este adus la cunotin c le va fi trimis prin e-mail
draftul de procedur spre consultare,
II. vor fi menionate numele i adresa de e-mail a responsabilului de elaborare a PS.

Conductorii direciilor de specialitate vor desemna o persoan responsabil de

consultarea draftului PS, aceasta urmnd a contacta iniiatorul, n maxim 2 zile de la
primirea sarcinii de serviciu, telefonic sau prin e-mail.
Nu este necesar trimiterea unei adrese drept rspuns.
f. Ulterior, draftul PS este trimis spre consultare preliminar de ctre iniiator, prin email, persoanei desemnate din cadrul direciei de specialitate. Comentariile/
observaiile vor fi evideniate:
I) n draftul PS cu opiunile Track Changes/Add Comments,
II) n tabelul centralizator, cf modelului prezentat n Anexa 3.
Consultarea dureaz maxim 5 zile lucrtoare. Dac nu exist observaii din partea
direciilor de specialitate, persoanele desemnate din cadrul acestora vor trebui s
trimit un e-mail prin care s specifice acest lucru.
g. n urma centralizrii comentariilor/observaiilor, responsabilul de elaborare a PS
opereaz observaiile pertinente pe text, folosind opiunea Track Changes, n maxim 3
zile de la data finalizrii consultrii preliminare.
h. Draftul rezultat va fi trimis apoi spre consultare final, prin email, direciilor de
specialitate, cu termen de 3 zile lucrtoare.
I. Dac nu mai exist alte observaii din partea direciilor de specialitate, persoanele
desemnate din cadrul acestora vor trebui s trimit un e-mail prin care s specifice
acest lucru. n urma centralizrii comentariilor/observaiilor, responsabilul de elaborare
a PS opereaz observaiile pertinente pe text, n maxim 3 zile de la data finalizri
iconsultrii.
II. n cazul n care nu se ajunge la consens, procedura va intra obligatoriu pe ordinea
de zi a urmtoarei ntlniri a Grupului de Management. Totodat, n aceast situaie,
structura iniiatoare va lista draftul PS i l va transmite n format listat, la UPP, cu 2
zile nainte de edina Grupului de Management, pentru a fi naintat la mapa de lucru a
reuniunii, n atenia preedintelui Grupului de Management, Secretarul General.
i. n urma finalizrii procedurii de consultare, responsabilul cu elaborarea PS va lista
procedura i o va trimite secretariatului GM prin adres, cf modelului prezentat n
Anexa 8, pentru avizare cf OMFP nr. 946 din 2005, cu completrile i modificrile
ulterioare, iar secretariatul va acorda avizul n termen de maxim 2 zile lucrtoare.
j. Dup aprobarea preedintelui GM, PS se aprob prin ordin de ministru.
Compartimentul care a realizat PS va avea sarcina de a elabora ordinul MDRT prin
care se aprob una sau mai multe proceduri cf modelului prezentat n Anexa 9.
k. Pe verso, ordinul prin care se aprob PS va conine de regul semnturile:
1. secretarilor de stat,
2. secretarului general (cu precizarea din Anexa 9, pag 1),
3. secretarului general adjunct,
4. conductorului direciei generale juridice,
5. conductorului direciei resurse umane,

6. coordonatorul unitii de politici publice i,

7. conductorul structurii iniiatoare.
l. n urma emiterii ordinului ministrului dezvoltrii regionale i turismului, forma
final a PS, va fi transmisa secretariatului GM (UPP), n termen de 3 zile lucrtoare.
Procedura urmeaz a fi postat pe intranetul instituiei. n acest sens, direcia
iniiatoare informeaz UPP despre faptul c procedura a obinut toate aprobrile, prin
e-mail, iar secretariatul GM va transmite forma final, n variant electronic, la
compartimentul IT.
Postarea procedurii pe intranet se poate realiza si de ctre direcia iniiatoare. Acest
lucru se stabilete de comun acord cu UPP.
3.7.2. Procedurile operaionale
a. Dup elaborare, PO se verific de ctre conductorul/superioriidireci ai structurii
iniiatoare.
b. Structura iniiatoare contacteaz Secretariatul GM (reprezentat de UPP), prin telefon
sau e-mail i anun c intenioneaz s elaboreze o PO i dorete consultarea UPP cu
privire la formatul/coninutul draftului de PO. Aceast consultare va fi efectuat n
format electronic. n acest sens, direcia iniiatoare transmite pe e-mail,
reprezentantului UPP responsabil de consultarea procedurii, proiectul de procedur.
c. Reprezentantul desemnat din cadrul UPP va verifica conformitatea draftului de PO
cu prevederile din OMFP nr. 946 din 2005 cu completrile i modificrile ulterioare.
Dac PO nu respect prevederile (elementele minimale ale unei proceduri, n
conformitate cu actele normative n vigoare), observaiile UPP vor fi comunicate
compartimentului iniiator n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea PO, prin email. Structura iniiatoare va trimite PO modificat n maxim 3 zile lucrtoare de la
data primirii observaiilor. n respectarea termenelor, se va ine cont de volumul de
munc i de prioritile trasate de superiorii ierarhici, n perioada respectiv.
d. Dac exist mai multe compartimente crora li se aplic PO:
I. structura iniiatoare va transmite PO spre consultare compartimentelor implicate, n
vederea formulrii de observaii. Modalitatea de consultare a celorlalte direcii se
efectueaz identic procedurii descrise la punctele f), g) i h), n cadrul seciunii 3.7.1.
Proceduri de Sistem.
II. eventualele observaii pot fi discutate n cadrul unor ntlniri ntre structura
iniiatoare i compartimentele care au obiecii. Dac nu se ajunge la consens n termen
de 7 zile lucrtoare de la data transmiterii observaiilor, preedintele GM va lua decizia
asupra formei finale a PO, aceasta fiind avizat de ctre toate direciile de specialitate
implicate.
e. Dac PO se aplic exclusiv compartimentului iniiator (fr a fi implicate i alte
compartimente), aceasta va fi trimis prin adres secretariatului GM, cf modelului
prezentat n Anexa 8, pentru acordarea avizului cf OMFP nr. 946 din 2005 cu
completrile i modificrile ulterioare. Avizul va fi acordat n termen de maxim 2 zile
lucrtoare de la primirea adresei.

f. Aprobarea PO se va face de ctre conductorul compartimentului responsabil cu

elaborarea PO i de ctre superiorii ierarhici ai acestuia, (dac se consider necesar de
ctre conductorul structurii iniiatoare).
g. Forma final a PO, avizat de UPP i aprobat de ctre conductorul
compartimentului responsabil cu elaborarea procedurii, va fi transmisa secretariatului
GM, n termen de 3 zile lucrtoare. Procedura urmeaz a fi postat pe intranetul
instituiei, dup obinerea tuturor avizelor. n acest sens, direcia iniiatoare informeaz
UPP despre faptul c procedura a obinut toate aprobrile, prin e-mail, iar secretariatul
GM va transmite forma final, n variant electronic, la compartimentul IT. Postarea
procedurii pe intranet se poate realiza si de ctre direcia iniiatoare. Acest lucru se
stabilete de comun acord cu UPP.
Distribuirea procedurii
Procedurile de sistem
a. Dup aprobarea prin ordinul ministrului dezvoltrii regionale i turismului,
originalul PS se pstreaz la Direcia de Resurse
Umane, ntruct aceasta este parte component a ordinului.
Distribuirea PS se va face de ctre direcia nominalizat prin ordinul de aprobare a PS,
conform listei de distribuire a procedurii .
b. Compartimentul rspunztor de aprobarea PS va transmite forma electronic a
acesteia n format PDF secretariatului GM n termen de 3 zile lucrtoare de la
aprobarea acesteia.
c. Secretariatul va depune PS n biblioteca virtual de proceduri i va anuna tot
personalul MDRT, prin email, privind locul unde PS poate fi accesat.
Procedurile operaionale
a. Dup aprobarea PO, originalul acesteia se va pstra la compartimentul care a
elaborat PO i se distribuie conform listei de distribuire compartimentelor
implicate/afectate de PO.
b. Dup finalizarea distribuirii, compartimentul responsabil va transmite o copie de pe
lista de distribuire secretariatului GM.
d. Compartimentul rspunztor de aprobarea PO va transmite forma electronic a
acesteia n format PDF secretariatului GM n termen de 3 zile lucrtoare de la
aprobarea acesteia.
e. Secretariatul va depune PO n biblioteca virtual de proceduri.
Revizia procedurii
Procedurile de sistem

a. Revizia poate fi solicitat de ctre un compartiment din cadrul ministerului sau

iniiat de secretariatul Grupului de Management ca urmare a modificrilor riscurilor
sau ale cadrului legislativ care afecteaz funcionarea ntregii instituii.
b. Structura iniiatoare va contacta secretariatul GM prin e-mail, justificnd necesitatea
reviziei.
c. nainte de obinerea avizului de conformitate dat de UPP, draftul de PS revizuit va
trebui dat n consultare direciilor de specialitate. Pentru acest lucru, se vor urma paii
exemplificai la punctul 3.7.1. Proceduri de sistem, literele d) pn la i).
d. A se vedea i prevederile comune, de la punctul 3.9.3..
Procedurile operaionale
a. Revizia poate fi solicitat de ctre o persoan din cadrul compartimentelor, care
aplic sau este interesat de o PO i care constat c PO necesit mbuntiri sau cnd
se constat c riscurile sau cadrul legislativ specific s-au modificat.
b. Structura iniiatoare va contacta secretariatul GM prin e-mail, justificnd necesitatea
reviziei.
c. Ulterior agrerii de ctre UPP asupra draftului electronic al PO revizuite, structura
iniiatoare va lista procedura i o va trimite prin adres, n vederea obinerii avizului de
conformitate cu OMFP nr. 946 din 2005 cu completrile i modificrile ulterioare.
d. A se vedea i prevederile comune, de la punctul 3.9.3..
Prevederi comune
a. n situaia n care exist deja proceduri operaionale sau de sistem aprobate, care nu
respect formatul prevzut n prezentul ghid sau precedentele revizii, cu ocazia primei
revizii a procedurilor respective, determinat de condiiile specificate la punctul b),
acestea vor trebui s fie avizate de ctre secretariatul GM, n conformitate cu
prevederile din prezentul ghid.
b. PS sau PO se revizuiesc doar n cazul n care o modificare de reglementare,
organizatoric sau de alt natur are un efect asupra activitii procedurate.
Cu ocazia schimbrii denumirii instituiei nu se va face automat o revizie a procedurii,
ntruct instituia reorganizat se substituie n drepturi i obligaii celei vechi. Revizia
este recomandat doar dac se modific i activitatea procedurat (modificarea pailor,
apariia de noi funcii responsabile sau eliminarea unora dintre cele existente etc.).
c. Numrul reviziei se modific n ordine cresctoare.
d. Dac volumul modificrilor depete 50% din coninutul procedurii scrise sau
diferena dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modific ediia procedurii
scrise.
e. La modificarea ediiei sau a reviziei se vor modifica i numerele acestora pe prima
pagin i n antetul procedurii scrise. De asemenea, se va completa i Formularul
evideniere modificri.
f. La data intrrii n vigoare a noii revizii sau ediii a procedurii, ediia anterioar a
procedurii i nceteaz aplicabilitatea.

g. Secretariatul GM va depune n biblioteca virtual procedura revizuit sau noua

ediie a acesteia.
nregistrarea i arhivarea procedurii
Procedurile de sistem
a. PS se nregistreaz ntr-un registru electronic inut la secretariatul GM, conform
Anexei 4.
b. Originalele PS se vor arhiva conform reglementrilor privind arhivarea arhivrii.
Procedurile operaionale
a. PO se nregistreaz ntr-un registru electronic inut la compartimentul care a elaborat
PO.
b. Originalele PO se vor arhiva conform reglementrilor privind arhivarea.
Diagrama de circuit a elaborrii procedurii de sistem
5. Diagrama de circuit a elaborrii procedurii operaionale.

Bibliografie

1. Ministerul Finanelor Publice, Unitatea Central de Armonizare a Sistemelor de

Management Financiar i Control (2005), ndrumar metodologic pentru dezvoltarea

controlului intern n entitile publice, (online), disponibil pe:
2. www.mfinante.ro
3. OG nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv,
republicat.
4. OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern,
cuprinznd
standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial, modificat i completat prin OMFP nr. 1389 din 22
august 2006.
5. OMDRL nr. 736 din 21 septembrie 2009 prvind constituirea, organizarea i
funcionarea
Grupului de management i a subgrupurilor tehnice de management, cu modificrile
ulterioare.
6. MDRT nr. 1682 din 7 iunie 2011 privind modificarea OMDRL nr. 736 din 21
septembrie
2009
7. Manualul de Identitate a Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului, ediia III
(28.01.2010).