GHIDUL SOLICITANTULUI Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

UNIUNEA EUROPEAN
Fondul Social European
Ministerul Internelor i Reformei

Administrative
Inovaie n administraie
Programul Operaional
"Dezvoltarea Capacitii
Administrative"
GHIDUL SOLICITANTULUI
Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
Cererea de proiecte nr. 2/2008
Axa prioritar 1:
mbuntiri de structur i proces ale managementului ciclului de politici publice
Domeniul major de intervenie 1.3:
mbuntirea eficacitii organizaionale
Operaiunea:
Module de pregtire n domenii ca achiziiile publice, ECDL, limbi strine, dezvoltarea de
proiecte, licitarea i managementul proiectelor, etc.
MAI 2008
Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

Programul Operaional Dezvolarea Capacitii Administrative
Domeniul major de intervenie 1.3
Operaiunea: Module de pregtire n domenii ca achiziiile
publice, ECDL, limbi strine, dezvoltarea de proiecte, licitarea i managementul proiectelor, etc.
Mai 2008
Not
Acest ghid a fost elaborat de Autoritatea de Management pentru a veni n sprijinul
solicitanilor care doresc s obin finanare nerambursabil din Fondul Social European n
cadrul Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative. Ghidul furnizeaz
informaii utile cu privire la eligibilitatea solicitanilor i partenerilor, la eligibilitatea
activitilor i cheltuielilor, la modul de solicitare a finanrii, la evaluarea i selecia cererilor
de finanare, la contractare, precum i la implementarea i managementul financiar al
proiectelor.
Documentul reprezint un ndrumar. Pentru o mai bun nelegere a acestuia este
recomandat s consultai documentele programatice (Programul Operaional Dezvoltarea
Capacitii Administrative i Documentul Cadru de Implementare) precum i legislaia
naional i comunitar. Dac dup parcurgerea acestui ghid mai avei ntrebri le putei
adresa Autoritii de management, Ministerul Internelor i Reformei Administrative, la
telefoanele 021-310.34.47 sau 021-303.70.80, int. 11115 sau prin email la
amdca@mira.gov.ro. Informaiile pe care le solicitai i care sunt de interes pentru toi
solicitanii vor fi postate pe site-ul www.mira.gov.ro, rubrica fonduri structurale.
Totodat, v recomandm s consultai periodic site-ul nostru pentru orice modificri
aduse acestui ghid i orice alte informaii de interes.

Mai 2008
Cuprins
CUPRINS ----------------------------------------------------------------------------------------------- 3
ABREVIERI -------------------------------------------------------------------------------------------- 4
1.
INTRODUCERE----------------------------------------------------------------------------------- 5
1.1. FONDUL SOCIAL EUROPEAN (FSE) ------------------------------------------------------------------------------------5
1.2. PROGRAMUL OPERAIONAL DEZVOLTAREA CAPACITII ADMINISTRATIVE --------------------------------6
1.2.1. Implementarea Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative ------------6
1.2.2. Obiectivele programului i axele prioritare --------------------------------------------------------------6
2.
DESCRIEREA CERERII DE PROIECTE --------------------------------------------------------- 8

2.1. DESCRIEREA DOMENIULUI/OPERAIUNII ------------------------------------------------------------------------------8
2.2. CRITERII DE ELIGIBILITATE ------------------------------------------------------------------------------------------- 10
2.2.1 Eligibilitatea solicitanilor --------------------------------------------------------------------------------- 10
2.2.2. Parteneriate i eligibilitatea partenerilor--------------------------------------------------------------- 11
2.2.3. Grupuri int eligibile-------------------------------------------------------------------------------------- 13
2.2.4. Activiti eligibile------------------------------------------------------------------------------------------- 13
2.2.5 Durata proiectelor ------------------------------------------------------------------------------------------ 15
2.2.6. Valoarea eligibil a proiectelor -------------------------------------------------------------------------- 15
2.2.7. Finanarea proiectelor------------------------------------------------------------------------------------- 15
2.2.8. Cheltuieli eligibile ------------------------------------------------------------------------------------------ 15
3.
CUM PUTEI SOLICITA FINANAREA--------------------------------------------------------17

3.1. CEREREA DE FINANARE ---------------------------------------------------------------------------------------------- 17
3.2. UNDE I CND PUTEI DEPUNE CEREREA DE FINANARE --------------------------------------------------------- 18
4.
EVALUAREA I SELECIA CERERILOR DE FINANARE -----------------------------------19

4.1. VERIFICAREA CONFORMITII ADMINISTRATIVE I A ELIGIBILITII ------------------------------------------- 19
4.2. EVALUAREA TEHNIC I FINANCIAR ------------------------------------------------------------------------------- 19
4.3. SELECIA ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19
5.
CONTRACTAREA -------------------------------------------------------------------------------21
5.1 NCHEIEREA CONTRACTULUI DE FINANARE ------------------------------------------------------------------------ 21
5.2 MODIFICAREA CONTRACTULUI DE FINANARE --------------------------------------------------------------------- 21
6.
IMPLEMENTAREA I MANAGEMENTUL FINANCIAR --------------------------------------22

MONITORIZAREA IMPLEMENTRII PROIECTELOR --------------------------------------------------------------- 22
6.1.1.
Procedurile standard de monitorizare-------------------------------------------------------------- 22
6.1.2.
Procedurile specifice de monitorizare-------------------------------------------------------------- 24
6.1.3.
Asisten post-contractare---------------------------------------------------------------------------- 25
6.2. MANAGEMENTUL FINANCIAR N PERIOADA DE IMPLEMENTARE ------------------------------------------------- 25
6.2.1. Mecanismul de efectuare a plilor ---------------------------------------------------------------------- 25
6.2.2. Controlul proiectului--------------------------------------------------------------------------------------- 27
6.2.3. Recuperarea debitelor ------------------------------------------------------------------------------------- 29
6.1.
7.
CONTESTAII -----------------------------------------------------------------------------------31

Mai 2008
Abrevieri
ACP
ANAF
AM
CM
CSNR
DCI
FC
FEADR
FEDR
FEP
FSE
MIRA
PND
PO DCA
SMIS
UCP
UV
Autoritatea de Certificare i Plat

Agenia Naional de Administrare Fiscal
Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Dezvoltarea
Capacitii Administrative
Comitetul de Monitorizare
Cadrul Strategic Naional de Referin
Document Cadru de Implementare
Fondul de Coeziune
Fondul European pentru Agricultur i Dezvolare Rural
Fondul European de Dezvoltare Regional
Fondul European pentru Pescuit
Fondul Social European
Ministerul Internelor i Reformei Administrative
Planul Naional de Dezvoltare
Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative
Sistemul Unic de Management al Informaiei
Unitatea de Pli i Contabilitate
Unitatea de validare

Mai 2008
1. Introducere
Ca stat membru al Uniunii Europene, Romnia beneficiaz de sprijin

financiar, din Fondurile Structurale i de Coeziune, suma alocat Romniei fiind de 19,668
miliarde Euro.
Aceast sum va trebui contractat prin proiecte eligibile pn la data de 31 decembrie
2013 i cheltuit n conformitate cu legislaia european i naional pn la data de 31
decembrie 2015.
Pentru perioada de programare 2007-2013 asistena financiar acordat Romniei este
reprezentat de dou Fonduri Structurale: Fondul European de Dezvoltare Regional (FEDR)
i Fondul Social European (FSE), precum i de un Fond de Coeziune, crora li se mai adaug
dou aciuni complementare: Fondul European pentru Agricultur i Dezvoltare Rural
(FEADR) i Fondul European pentru Pescuit (FEP).
1.1. Fondul Social European (FSE)
Fondul Social European (FSE), reglementat prin Regulamentul nr. 1081/2006 al
Consiliului Uniunii Europene i al Parlamentului European este instrumentul financiar care, n
cadrul politicii de coeziune, sub obiectivele convergen i competitivitate regional i
ocuparea forei de munc i n conformitate cu Strategia European de Ocupare a Forei de
Munc, susine o gam larg de investiii n dezvoltarea i formarea resurselor umane, care
vizeaz urmtoarele prioriti:
sporirea adaptabilitii forei de munc i a ntreprinderilor;
creterea accesului pe piaa forei de munc a persoanelor aflate n cutarea unui loc
de munca i a persoanelor inactive, prevenirea omajului, prelungirea vieii active i
creterea gradului de participare pe piaa muncii a femeilor i migranilor;
sprijnirea incluziunii sociale a persoanelor dezavantajate i combaterea discriminrii;
reforma n domeniile ocuparii i incluziunii sociale, n particular prin promovarea
dezvoltrii parteneriatelor i a conveniilor prin lucrul n reea al actorilor relevani la
nivel naional, regional i local;
extinderea i mbuntirea investiiilor n capitalul uman (educaie i formare
profesional);
ntrirea capacitii instituionale i a eficienei administraiilor publice i serviciilor
publice la nivel naional, regional i local, pentru a putea implementa reforme, n
special n domeniul educaional, economic, social, al ocuprii forei de munc, al
sntii, proteciei mediului.

Mai 2008
1.2. Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative

Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative (PO DCA) este
finanat din Fondul Social European i vizeaz dezvoltarea capacitii administrative, precum
i sprijinirea eforturilor de modernizare a administraiei publice romneti.
PO DCA beneficiaz de o sum total de 246.014.081 euro, din care 208.002.622 euro
reprezint contribuia Uniunii Europene, i 38.011.459 euro este contribuia statului romn.
Prin Hotrrea Guvernului nr. 128/2006 pentru modificarea Hotrrii Guvernului nr.
497/2004 privind stabilirea cadrului instituional pentru coordonarea, implementarea i
gestionarea instrumentelor structurale, Ministerul Internelor i Reformei Administrative a fost
desemnat Autoritate de Management pentru PO DCA.
1.2.1.
Implementarea
Administrative
Programului
Operaional
Dezvoltarea
Capacitii
Implementarea PO DCA (contractarea proiectelor), gestionat de Autoritatea de

Management, se va desfura n perioada 2007-2013, potrivit prevederilor Regulamentelor
Uniunii Europene, iar plile se vor efectua n conformitate cu regula n+3/n+2 pn n 2015 1 .
1.2.2. Obiectivele programului i axele prioritare
PO DCA are un obiectiv general i dou obiective specifice. Obiectivul general al PO
DCA este acela de a contribui la crearea unei administraii publice mai eficiente i mai eficace
n beneficiul socio-economic al societii romneti.
Cele dou obiective specifice se refer, pe de o parte, la obinerea unor mbuntiri
structurale i de proces ale managementului ciclului de politici publice n administraia
public central i local i, pe de alt parte, la mbuntirea calitii i eficienei furnizrii
serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de descentralizare.
Aceste dou obiective specifice se regsesc n cele dou axe prioritare, prima tratnd
managementul ciclului de politici publice, iar cea de-a doua furnizarea serviciilor publice.
Fiecare din cele doua axe prioritare este organizat pe domenii de intervenie, prima ax
avnd trei domenii majore de intervenie, iar cea de a doua ax, dou domenii majore de
intervenie, care pot fi transpuse n realitate prin mai multe tipuri de operaiuni orientative. Pe
lng aceste dou axe prioritare tematice, exist i o a treia ax prioritar, de mai mic
ntindere, care prevede asigurarea asistenei tehnice pentru buna desfurare a
managementului Programului Operational Dezvoltarea Capacitii Administrative.
Informaii suplimentare privind domeniile majore de intervenie i operaiunile
operative ale axelor prioritare le putei gsi n Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii
1
Regula n+2/n+3 este o regul valabil la nivel de Program Operaional. Pentru fondurile alocate n
fiecare dintre anii perioadei 2007-2010 va funciona regula n+3, iar pentru perioada 2011-2013 se va aplica
regula n+2. Beneficiarii vor trebui s respecte strict termenele stabilite n proiectele proprii astfel nct
Autoritatea de Management s poat ncheia la timp (n anul n+3/n+2) cheltuirea i decontarea banilor alocai la
nivel de Program n anul n.

Mai 2008
Administrative i n Documentul Cadru de Implementare disponibile la adresa

www.mira.gov.ro, rubrica fonduri structurale.

Mai 2008
2. Descrierea cererii de proiecte
2.1. Descrierea domeniului/operaiunii

Axa prioritar 1: mbuntiri de structur i proces ale managementului ciclului de politici
publice
Prima ax prioritar i propune s dezvolte capacitatea administrativ att la nivelul
central, ct i la cel local, prin promovarea mbuntirilor structurale care s sprijine
managementul strategic i prin optimizarea acestui proces pentru a moderniza performana
legat de metode, instrumente i proceduri.
Obiectivul acestei axe prioritare este s contribuie la o mbuntire durabil a capacitii
administraiei publice din Romnia, prin realizarea unor mbuntiri de structur i proces
ale managementului ciclului de politici publice.
Domeniul major de intervenie 1.3 mbuntirea eficacitii organizaionale
Acest domeniu major de intervenie pune accentul pe sprijinirea activitilor de
reorganizare, pe dezvoltarea practicilor de management al resurselor umane i pe consolidarea
unei capaciti susinute de training pentru administraia public. Indicatorii de rezultat caut
s ridice standardele generale de cunotine i expertiz la nivelul funcionarilor publici de
conducere. O investiie n capacitatea administrativ la acest nivel este considerat foarte
important pentru a dezvolta calitile de leadership i de management n administraia
public.
Operaiunea: Module de pregtire n domenii ca achiziiile publice, ECDL, limbi strine,
dezvoltarea de proiecte, licitarea i managementul proiectelor, etc.
Obiectivul specific este acela de a sprijini mbuntirile de structur i proces care
contribuie la eficacitatea organizaional.
Indicatori
Proiectul pe care l propunei trebuie s contribuie la atingerea urmtorilor indicatori:
Valoare de
Indicatori de realizare imediat (output)
int 2015
baz
Numr de zile de instruire efectuate (de participani)
207.200

Mai 2008
Valoare de
Indicatori de rezultat (result)
baz
Personal cu certificate de calificare finanate prin FSE
int 2015
75.000
Lista nu este restrictiv, putei s folosii i ali indicatori fa de cei indicai mai sus, dac
acetia v sunt necesari n monitorizarea proiectului.
n decursul implementrii vi se vor solicita i alte informaii, pe care va trebui s le cuprindei
n rapoartele de monitorizare. Acestea sunt:
A. Numr de participani la cursuri, din care:
femei/ brbai
n categoria de vrst : 19-24 ani / 25-54 ani / peste 55 ani
funcionari publici/personal contractual/alii
funcionari
publici:
nali
funcionari
publici/funcionari
publici
de
conducere/funcionari publici de execuie
personal contractual: de conducere/de execuie
angajai n: administraia public central/administraia public local/alta
angajai n: ministere/agenii/consilii judeene/consilii locale/altele
angajai n instituii din: urban/ rural
absolveni de : liceu/ nvmnt superior/ postuniversitar
persoane cu dizabiliti/ membrii ai minoritilor / membrii ai altor categorii
defavorizate
din sectorul: educaie/ asisten social/ sntate/ altele
B. Numr de cursuri:
cu durata de: 1 zi/ 2-5 zile/ peste 5 zile
cu tema : formulare a politicilor publice/ planificarea strategic/ dezvoltare de
parteneriate/mbuntire a reglementrilor/ managementul resurselor umane/
tehnologia informaiei,ECDL /achiziii publice/ management financiar/altele
susinute de traineri: strini/ romni/ strini i romni
C. Numr de module de training:
n administraia public central/ n administraia public local
pe ansamblul administraiei publice/pe sectoare
Alocare financiar
Cererea de proiecte are alocat o sum de 19.680.000 lei. Dup contractarea ntregii
sume sau cnd Autoritatea de Management decide, cererea de proiecte se nchide. Autoritatea
de Management va face public acest eveniment.

Mai 2008
2.2. Criterii de eligibilitate

2.2.1 Eligibilitatea solicitanilor
Condiii specifice:
Pot depune proiecte n cadrul acestei cereri de proiecte urmtoarele instituii:

Ministere
Agenii
Autoriti ale administraiei publice locale
Structurile asociative ale autoritilor publice locale
Asociaiile de dezvoltare intercomunitar
ONG-uri cu activiti relevante n domeniul administraiei publice (altele dect
structurile asociative ale autoritilor publice locale)
Universiti
n cazul n care solicitantul este o autoritate a administraiei publice locale,

contractul de finanare va fi ncheiat numai cu unitile administrativ-teritoriale i sectoarele
municipiului Bucureti, reprezentate de primar.
Condiii generale:
Pentru a fi eligibili solicitanii trebuie s fie instituii cu sediul n Romnia.
Universitile i ONG-urile au obligaia de a veni n parteneriat cu cel puin o autoritate a
administraiei publice.
n conformitate cu Regulamentul Comisiei Europene nr. 1605/2002, nu avei dreptul s
participai la cererea de proiecte sau s primii o finanare nerambursabil dac instituia sau
reprezentantul su legal, persoana nominalizat n cererea de finanare, se afl ntr-una din
urmtoarele situaii :
a) Suntei n faliment sau n curs de lichidare, suntei n administrarea unei autoriti
judiciare, sau implicai n nelegeri cu creditorii, v-ai suspendat activitile, suntei
subiect al procedurilor viznd aceste aspecte, sau v aflai ntr-o situaie similar ca
urmare a aplicrii unei proceduri similare prevzute n legislaia sau reglementrile
naionale n vigoare;
b) ai suferit condamnri privind conduita profesional, printr-o hotrre judectoreasc
rmas definitiv (res judicata) (ex. mpotriva creia nu este posibil nici un apel);
c) suntei vinovai de grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace pe care
autoritatea de management le poate justifica;
d) nu v-ai ndeplinit obligaiile de plat a impozitelor, taxelor, contribuiilor i altor
sume datorate bugetului general consolidat, n conformitate cu prevederile legale n
vigoare;
10

Mai 2008
e) ai suferit condamnri pentru fraud, corupie, implicarea ntr-o organizaie ilegal sau
orice alt activitate ilegal n detrimentul intereselor financiare ale Comunitilor,
printr-o hotrre judectoreasc rmas definitiv (res judicata);
f) ai fost declarai a fi ntr-o situaie grav de nerespectare a obligaiilor contractuale
privind procedurile de achiziie sau procedurile de contractare a finanrilor
nerambursabile din fondurile Comunitii Europene.
Cererea de finanare conine o seciune n care reprezentanul legal declar pe proprie
rspundere c nu se afl n situaiile descrise mai sus.
Putei fi de asemenea exclui de la participarea la cererea de proiecte sau de la primirea
unei finanri nerambursabile dac n timpul cererii de proiecte:
g) suntei vinovai de distorsionri grave n procesul de transmitere a informaiilor
solicitate de ctre Autoritatea de Management, ca i condiie de participare la cererea
de proiecte;
h) ai ncercat s obinei informaii confideniale sau s influenai evaluatorii Autoritii
de Management n timpul procesului de evaluare a cererilor de finanare din prezenta
cerere de proiecte sau a unora anterioare.
2.2.2. Parteneriate i eligibilitatea partenerilor
Respectnd prevederile legislaiei europene, dumneavoastr, ca solicitani

ai finanrii din cadrul PO DCA, putei s alegei unul sau mai muli parteneri pentru proiectul
propus prin cererea de finanare, n funcie de obiectivele i activitile proiectului. Partenerii
dumneavoastr pot participa la toate etapele unui proiect sau pot fi implicai numai n unele
dintre acestea. Rolul fiecrui partener trebuie precizat foarte clar i detaliat n cadrul cererii de
finanare i n acordul de parteneriat (anexa nr. 1 la Cererea de finanare)
Condiii specifice:
Categoriile de parteneri eligibili n cadrul acestei cereri de proiecte sunt:
Ministere
Agenii
Autoriti ale administraiei publice locale
Structurile asociative ale autoritilor publice locale
Asociaiile de dezvoltare intercomunitar
ONG-uri cu activiti relevante n domeniul administraiei publice (altele dect
structurile asociative ale autoritilor publice locale)
Universiti
11

Mai 2008
Condiii generale:
Partenerii pot fi instituii cu sediul n Romnia sau n strintate.
Cheltuielile angajate de acetia sunt eligibile n aceeai msur cu cele propuse de
dumneavoastr ca beneficiar al finanrii.
n conformitate cu Regulamentul Comisiei Europene nr. 1605/2002, nu au dreptul s
participe la cererea de proiecte sau s primeasc o finanare nerambursabil dac instituia
partener sau reprezentantul su legal se afl ntr-una din urmtoarele situaii:
a) Suntei n faliment sau n curs de lichidare, suntei n administrarea unei autoriti
judiciare, sau implicai n nelegeri cu creditorii, v-ai suspendat activitile, suntei
subiect al procedurilor viznd aceste aspecte, sau v aflai ntr-o situaie similar ca
urmare a aplicrii unei proceduri similare prevzute n legislaia sau reglementrile
naionale n vigoare;
b) ai suferit condamnri privind conduita profesional, printr-o hotrre
judectoreasc rmas definitiv (res judicata) (ex. mpotriva creia nu este posibil
nici un apel);
c) suntei vinovai de grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace pe care
autoritatea de management le poate justifica;
d) nu v-ai ndeplinit obligaiile de plat a impozitelor, taxelor, contribuiilor i altor
sume datorate bugetului general consolidat, n conformitate cu prevederile legale n
vigoare;
e) ai suferit condamnri pentru fraud, corupie, implicarea ntr-o organizaie ilegal
sau orice alt activitate ilegal n detrimentul intereselor financiare ale
Comunitilor, printr-o hotrre judectoreasc rmas definitiv (res judicata);
f) ai fost declarai a fi ntr-o situaie grav de nerespectare a obligaiilor contractuale
privind procedurile de achiziie sau procedurile de contractare a finanrilor
nerambursabile din fondurile Comunitii Europene.
Trebuie s naintai, mpreun cu cererea de finanare, o declaraie a partenerilor pe
propria lor rspundere c nu se gsesc n nici una dintre situaiile menionate la punctele de la
(a) la (f).
De asemenea, putei fi exclus de la participarea la cererea de proiecte sau de la primirea
unei finanri nerambursabile partenerul care n timpul cererii de proiecte:
g) este vinovat de distorsionri grave n procesul de transmitere a informaiilor
solicitate de ctre Autoritatea de Management, ca i condiie de participare la
cererea de proiecte;
h) a ncercat s obin informaii confideniale sau s influeneze evaluatorii
Autoritii de Management n timpul procesului de evaluare a cererilor de finanare
din prezenta cerere de proiecte sau a unora anterioare.
Contractanii nu sunt parteneri, iar alegerea acestora trebuie s se fac n

conformitate cu legislaia naional privind achiziiile publice, Ordonana de Urgen nr. 34
din 19 aprilie 2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de
12

Mai 2008
concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i

completrile ulterioare.
Singurul rspunztor n faa Autoritii de Management pentru implementarea proiectului
este solicitantul (vezi art. 8 (3) din anexa nr. 1 Contractul de finanare).
2.2.3. Grupuri int eligibile
Grupurile int sunt reprezentate de entitile/grupurile care sunt vizate direct sau indirect
de implementarea i rezultatele proiectului.
Grupurile int ale prezentei cereri de proiecte sunt urmtoarele:
Personalul din ministere, autoriti ale administraiei publice locale, i organismele lor
subordonate.
2.2.4. Activiti eligibile
Dezvoltarea i furnizarea programelor de instruire (inclusiv realizare de curricula

materiale didactice) n domenii relevante pentru administraia public, cum ar
achiziiile publice, ECDL, limbi strine, dezvoltarea de proiecte, licitarea
managementul proiectelor etc;
Schimbul de bune practici, seminarii;
Consultan i studii pentru realizarea de analize/diagnoze instituionale
implementarea propunerilor rezultate.
i
fi
i
i
Lista activitilor eligibile de mai sus este orientativ. Alte activiti dect cele de mai
sus pot fi considerate eligibile dac solicitantul justific necesitatea derulrii lor n scopul
implementrii n condiii optime a proiectului.
O activitate obligatorie este auditul ntregului proiect (a activitilor sale, a
nregistrilor i conturilor) realizat de un auditor autorizat. Ultima cerere de rambursare
trebuie nsoit de raportul de audit.
Eligibilitatea unei activiti nu este echivalent cu eligibilitatea cheltuielilor

efectuate pentru realizarea acelei activiti. n acest sens, v recomandm consultarea
Ordinului comun al ministrului internelor i reformei administrative i al ministrului
economiei i finanelor privind aprobarea cheltuielilor eligibile pentru Programul Operaional
Dezvoltarea Capacitii Administrative, anexa nr. 2 la prezentul ghid.
Msuri minime de promovare i publicitate
Proiectul propus trebuie s conin cel puin urmtoarele msuri de publicitate,
reflectate n buget:
comunicat de pres ntr-un ziar regional i/sau local privind nceperea proiectului i
comunicat de pres la nchiderea proiectului cu menionarea rezultatelor obinute;
13

Mai 2008
bannere sau afie la locul de desfurare a proiectului;

includerea pe materialele-suport pentru activitile de training, inclusiv a certificatelor
de orice tip, a elementelor obligatorii de identitate vizual;
etichete pentru mijloacele fixe achiziionate in timpul desfurarii proiectului;
cel puin un eveniment de promovare a proiectului.
Avei obligaia s asigurai o vizibilitate potrivit i o promovare adecvat a
proiectului, incluznd obiectivele, rezultatele obinute, n conformitate cu instruciunile
cuprinse n Manualul de identitate vizual pentru instrumentele structurale 2007-2013 n
Romnia (obiectivul convergen). Pentru a fi ndeplinite cerinele de informare i publicitate,
vei putea beneficia de sprijinul Unitii de Comunicare din cadrul AM (n vederea elaborrii
diferitelor materiale, de exemplu).
n plus, va trebui s descriei n cadrul rapoartelor de progres toate activitile de
informare i publicitate desfurate, aferente proiectului i vei ataa la raport copii dup
articolele de pres, fotografii ale evenimentelor organizate n cadrul proiectului din care s
reias respectarea cerinelor de informare i publicitate, copii dup publicaii etc.
Informaii suplimentare privind regulile de comunicare i promovare putei gsi n
anexa nr. 2 a Contractului de finanare.
Msuri minime privind dezvoltarea durabil
Activitile propuse n cadrul acestei cereri de proiecte vor urmri principiul
dezvoltrii durabile pe parcursul diferitelor etape de implementare, lund n considerare
aspecte privind mediul nconjurtor.
Se va avea n vedere ca fiecare modul de instruire s cuprind o seciune dedicat att
contientizrii n ceea ce privete importana proteciei mediului i a dezvoltrii durabile, ct
i instruirii n domeniul problemelor de mediu.
Msuri minime privind egalitatea de anse
n calitate de solicitant, trebuie s respectai prevederile legislaiei n vigoare cu privire
la egalitatea de anse i de tratament ntre femei i brbai n domeniul muncii, egalitate de
anse i nediscriminare 2 i s luai n considerare n implementarea proiectului toate politicile
i practicile prin care s nu se realizeze nicio deosebire, excludere, restricie sau preferin,
indiferent de: ras, naionalitate, etnie, limb, religie, categorie social, convingeri, gen,
orientare sexual, vrst, handicap, boal cronic necontagioas, infectare HIV, apartenen la
o categorie defavorizat, precum i orice alt criteriu care are ca scop sau efect restrngerea,
nlturarea recunoaterii, folosinei sau exercitrii, n condiii de egalitate, a drepturilor
omului i a libertilor fundamentale sau a drepturilor recunoscute de lege, n domeniul
politic, economic, social i cultural sau n orice alte domenii ale vieii publice.
n plus, vi se solicit s includei n fiecare modul de instruire i o seciune dedicat
contientizrii i promovrii conceptului de egalitate de anse.
Constituia Romniei, art. 4 alin. 2 i art. 16 alin. 1; Codul Muncii, art. 3-9; OG 137/2000 republicat privind
prevenirea i sancionarea tuturor formelor de discriminare; Legea 202/2002 privind egalitatea de anse ntre
femei i brbai; OUG 96/2003 pentru protecia maternitii i Legea 210/1999 privind concediul paternal
14

Mai 2008
2.2.5 Durata proiectelor

Durata proiectelor este de minim 6 (ase) luni, dar nu poate s depeasc 1 (un) an.
Se admite o perioad mai mare de implementare pentru proiectele care prevd obinerea unui
certificat ECDL Complet.
2.2.6. Valoarea proiectului
Proiectele depuse n cadrul acestei cerereri de proiecte trebuie s fie de minim 220.000 lei
(valoarea total a proiectului, fr TVA). Acesta este un criteriu de eligibilitate a proiectului.
Nendeplinirea lui poate atrage respingerea proiectului.
Cheltuielile din bugetul propus trebuie exprimate n lei, fr TVA. Bugetul proiectului se va
compune din:
Cheltuieli eligibile
Cheltuieli neeligibile
2.2.7. Finanarea proiectelor
Valoarea finanrii acordate este de maxim 98% din totalul cheltuielilor eligibile, n timp
ce solicitantul trebuie s contribuie cu un procent minim de 2%.
Pentru a demonstra existena contribuiei dumneavoastre financiare la proiect trebuie s
declarai pe proprie rspundere c sunt prevzute n bugetul instituiei att cuantumul sumei
reprezentnd contribuia financiar proprie, ct i suma necesar cheltuielilor neeligibile
existente n proiect; n acest sens avei obligaia de a prezenta documentele care fac dovada
capacitii de a asigura contribuiile financiare, conform pc. 5.2 din anexa 3 Cererea de
finanare.
Obligaiile legale privind includerea sumelor n bugetul instituiei sunt prevzute n
Ordonana nr. 29/2007 privind modul de alocare a cofinanrii alocate de la bugetul de stat,
inclusiv din Fondul naional de dezvoltare, n bugetul instituiilor implicate n gestionarea
instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen i Ordinul
ministrului economiei i finanelor nr. 911/2007 pentru aplicarea normelor metodologice de
aplicare a prevederilor Ordonanei nr. 29/2007.
Nu putei solicita finanare pentru un proiect sau activiti din cadrul proiectului care sunt
finanate i din alte surse, interne sau externe. Trebuie s v asigurai ca grupul int vizat de
proiectul dvs. pentru un domeniu de instruire nu beneficiaz de aceeai instruire, finanat din
fonduri europene n cadrul unui alt proiect. n acest caz, finanarea nu va fi acordat sau, dac
acest lucru este descoperit pe parcursul implementrii, finanarea se va retrage, iar sumele
deja acordate vor fi restituite.
2.2.8. Cheltuieli eligibile
Cheltuielile eligibile sunt stabilite n Ordinul comun al ministrului internelor i reformei
administrative i al ministrului economiei i finanelor privind aprobarea cheltuielilor eligibile
pentru Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, n conformitate cu
Regulamentul Consiliului nr. 1083/2007 de stabilire a prevederilor generale privind Fondul
15

Mai 2008
European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune, cu

Regulamentul nr. 1081/2006 al Parlamentului European i al Consiliului privind Fondul
Social European, H.G. nr. 759/2007 privind regulile generale de eligibilitate a cheltuielilor
efectuate n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale.
Ordinul comun al ministrului internelor i reformei administrative i al ministrului
economiei i finanelor privind aprobarea cheltuielilor eligibile pentru Programul Operaional
Dezvoltarea Capacitii Administrative este prezentat n anexa nr. 2 a prezentului ghid.
Categoriile de cheltuieli neeligibile sunt:
taxa pe valoarea adugat;
dobnda i alte comisioane aferente creditelor;
achiziia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructura, teren i alte imobile,
cu excepia cazurilor identificate n Ordinul comun amintit mai sus ca fiind cheltuieli
de tip FEDR (art. 13);
cheltuielile pentru locuine;
achiziia de echipamente second-hand;
amenzi, penaliti i cheltuieli de judecat;
costuri pentru operarea obiectivelor de investiii.
Plafonul maxim pentru cheltuielile de tip FEDR este 8 % din cheltuielile eligibile.
16

Mai 2008
3. Cum putei solicita finanarea
Dup ce ai stabilit c ndeplinii toate condiiile prezentate n capitolele

anterioare, putei solicita finanare completnd o cerere de finanare (anexa nr. 3 Cererea de
finanare) pe care o putei depune n condiiile specificate n prezentul ghid.
3.1. Cererea de finanare

Cererea de finanare reprezint documentul prin care solicitai finanarea din instrumentele
structurale pentru acoperirea a 98% din totalul costurilor eligibile necesare implementrii
proiectului. Cererea de finanare cuprinde prezentarea detaliat a proiectului, argumentnd
necesitatea lui i prezentnd avantajele implementrii sale.
Formularul cererii de finanare este anexat prezentului ghid (anexa nr. 3) i disponibil pe
internet la www.mira.gov.ro, rubrica fonduri structurale.
Avei obligaia de a tehnoredacta cererea de finanare n limba romn, precum i de a
completa toate cmpurile (unde nu este cazul trebuie s specificai acest lucru) i de a
prezenta toate anexele cererii de finanare.
Cererea de finanare va fi depus pe suport de hrtie, n dou exemplare (un original i o
copie) i pe suport electronic (CD).
Orice cerere de finanare care nu este depus n formatul standard, va fi considerat
neeligibil i va fi respins. Cererile de finanare completate de mn nu vor fi acceptate.
Este recomandat s completai formularul cererii de finanare ct mai clar i s furnizai
suficiente detalii privind modul n care vor fi atinse scopurile proiectului, avantajele ce vor
rezulta din implementarea proiectului i modul n care proiectul propus este relevant pentru
obiectivele PO DCA.
Urmrii cu atenie ndrumrile din formularul cererii, anexa nr. 3 Cererea de

finanare, din grila de evaluare a conformitii administrative i a eligibilitii aflat anexa nr
4 i din grila de evaluare, anexa nr. 5 Grila de evaluare. Nu uitai s semnai cererea de
finanare.
17

Mai 2008
3.2. Unde i cnd putei depune cererea de finanare

Proiectele n cadrul acestei cereri de proiecte se vor primi ncepnd cu data de 15.05.2008,
n mod continuu pn n momentul n care Autoritatea de Management va anuna nchiderea
cererii de proiecte. Proiectele care se vor primi dup ce Autoritatea de Management a fcut
anunul de nchidere nu mai intr n etapele de verificri i evaluri.
Cererea de finanare i toate anexele sale pot fi depuse:
Prin pot, la adresa: Ministerul Internelor i Reformei Administrative, Piaa
Revoluiei nr.1A, intrarea D, sector 1 Bucureti, cod potal 010086, menionndu-se
pe plic Direcia General pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative, cererea de
proiecte nr. 2/2008.
Personal sau prin intermediul unei persoane nominalizate de dumneavoastr la aceeai

adres, menionat mai sus.
Este responsabilitatea dumneavoastr s trimitei cererea de finanare la adresa specificat

i n termenul stabilit mai sus.
18

Mai 2008
4. Evaluarea i selecia cererilor de finanare

4.1. Verificarea conformitii administrative i a eligibilitii
Cererea de finanare primit de AM este nregistrat, att n registrul special destinat, ct
i n SMIS 3 , primind automat un numr unic de nregistrare (codul SMIS). Codul SMIS va fi
codul folosit n corespondena cu dumneavoastr, cnd facem referire la cererea de finanare
depus.
Cererea de finanare primit de AM n termenul specificat la cap. 3.2, intr n etapa de
verificare a conformitii administrative i a eligibilitii. Autoritatea de Management verific
dac cererea de finanare respect condiiile specificate n capitolele anterioare, precum i
dac proiectul i solicitantul (i partenerii) sunt eligibili.
n cazul n care cererea de finanare ndeplinete criteriile de conformitate administrativ
i eligibilitate trece n etapa urmtoare, de evaluare tehnic i financiar.
Dac cererea de finanare depus este declarat respins, procesul de verificare se
ncheie aici, urmnd s fii informat de motivele pentru care cererea a fost respins.
Grila de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii este prezentat n anexa
nr. 4 a prezentului ghid.
4.2. Evaluarea tehnic i financiar
Cererile de finanare care ndeplinesc criteriile de conformitate administrativ i
eligibilitate trec n etapa de evaluare tehnic i financiar.
Evaluarea se realizeaz pe baza criteriilor de evaluare i selecie, aprobate de Comitetul de
monitorizare. Pentru fiecare criteriu n parte, evaluatorii vor acorda o not, punctajul final al
proiectului reprezentnd suma notelor obinute pentru fiecare criteriu n parte (vezi anexa nr.
5 Grila de evaluare).
4.3. Selecia
Selecia proiectelor se face n funcie de scorul obinut, n limita fondurilor disponibile
pentru domeniul /operaiunea respectiv i cu condiia obinerii unui scor de minim 60 puncte.
Proiectele care nu obin scorul minim stabilit sunt respinse, urmnd s fii informat n scris
despre rezultatul evalurii.
Autoritatea de Management poate lua decizia de a aproba proiectul n formatul original
(coninut tehnic i buget) sau poate propune modificri ale bugetului sau ale diferitelor
SMIS - Sistemul Unic de Management al Informaiei reprezint sistemul informatic centralizat care
asigur nregistrarea tuturor proiectelor depuse la Autoritatea de Management cu un cod unic (Codul SMIS), a
contractelor de finanare i a modificrilor aduse acestora i a altor date care s permit urmrirea progresului
tehnic i financiar al proiectului. n SMIS vor fi nregistrate i rezultatele tuturor verificrilor i controalelor
efectuate de ctre instituiile cu atribuii n acest domeniu.
19

Mai 2008
activiti din proiect. n cazul n care suntei de acord cu modificrile propuse, cererea de
finanare trece n etapa urmtoare, de contractare.
Cererea de finanare va fi exclus din procesul de evaluare i selecie n cazul n care se
dovedete c ai ncercat s obinei informaii confideniale sau s influenai evaluatorii sau
angajaii Autoritii de Management n timpul procesului de evaluare.
20

Mai 2008
5. Contractarea
5.1 ncheierea contractului de finanare

Contractul de finanare reprezint actul juridic cu titlu oneros, ncheiat ntre Autoritatea de
Management i dumneavoastr ca beneficiar, prin care se aprob finanarea unui proiect n
cadrul Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative.
Contractul de finanare v va fi trimis spre semnare i n maximum 10 zile de la primire
avei obligaia de a remite contractul semnat i tampilat, urmnd ca Autoritatea de
Management s iniieze procedura intern de semnare.
Avei obligaia de a citi cu atenie contractul de finanare

odat cu semnarea acestuia, v asumai termenii i condiiile n care
nerambursabil, angajndu-v s implementai pe proprie rspundere
primii finanare, respectnd legislaia naional i comunitar, i
stabilite.
(anexa nr. 1) ntruct

vei primi finanarea
proiectul pentru care
realiznd obiectivele
5.2 Modificarea contractului de finanare

n timpul implementrii proiectului, poate aprea necesitatea modificrii unor aspecte ale
sale. Modificrile care pot interveni pe parcursul implementrii pot fi:
Minore: se refer la aspecte care nu au implicaii financiare i nici nu conduc la
modificarea activitilor stabilite n contract - modificri ale datelor de identificare ale
prilor contractante (nume, adres, cont bancar), ale membrilor echipei de proiect;
Majore: se refer la aspecte care au implicaii financiare i necesit modificarea
activitilor din contract (ex. data de ncepere a implementrii proiectului sau a
finalizrii acestuia, cheltuielile n cadrul anumitor activiti sau cheltuieli anuale etc.).
Modificrile pot fi iniiate de oricare parte semnatar a contractului i se vor realiza numai
cu acordul scris al celeilalte pri.
n cazul modificrilor minore, partea contractant care iniiaz procedura, trimite celeilalte
pri o notificare, explicnd motivele i prezentnd dovezi (dac este cazul). Dup obinerea
acordului, modificarea se poate aplica.
n cazul modificrilor majore, partea contractant care iniiaz procedura, trimite celeilalte
pri o not justificativ. Dup obinerea acordului, se ntocmete un act adiional la contract,
a crui aprobare trece prin aceeai procedur de semnare ca i contractul de finanare.
21

Mai 2008
6. Implementarea i managementul financiar

Monitorizarea permanent a implementrii proiectelor are rolul de a asigura
respectarea legislaiei comunitare i naionale, pe toat durata de implementare, atingerea
obiectivelor proiectelor i astfel a obiectivelor specifice i generale prevzute n Programul
Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative.
6.1.
Monitorizarea implementrii proiectelor
Pe toat durata procesului de implementare, Autoritatea de Management va

monitoriza administrativ i tehnic proiectele finanate prin: analiza rapoartelor nsoite de
documente justificative, vizite ce vor fi efectuate la locul derulrii proiectelor i verificri
suplimentare. De asemenea, n vederea bunei desfurri a activitilor i n scopul reducerii
apariiilor posibilelor riscuri n implementare, Autoritatea de Management v va oferi
asisten post contractare.
Rapoartele de monitorizare trimise de dumneavoastr trebuie s conin informaii
privind modul de desfurare i rezultatele activitilor prevzute n cererea de finanare.
6.1.1. Procedurile standard de monitorizare
Pentru monitorizarea eficient a implementrii proiectelor, avei obligaia de a
completa i trimite AM, n termenele prevzute, urmtoarele trei tipuri de rapoarte:
Raport Tehnic de Progres Trimestrial R1
Raport Tehnic de Progres R2 (la cererea de rambursare)
Raport Final R3 (la finalul proiectului)
Formularele rapoartelor tehnice solicitate se pot gsi n anexa nr. 6 Formulare.

Raportul Tehnic de Progres Trimestrial R1 va fi completat de dumneavoastr,
dup ncheierea fiecrui trimestru calendaristic, cu activitile derulate i cu cele aflate n curs
de desfurare, precum i cu indicatorii pentru activitile finalizate n trimestrul precedent i
va fi transmis ctre AM n termen de cinci zile lucrtoare de la nceputul lunii urmtoare
perioadei de referin. Acest tip de raport, este necesar n vederea prevenirii i identificrii din
timp a oricror dificulti i/sau probleme ce ar putea aprea pe perioada de implementare a
proiectului, conducnd la o mai bun gestionare a activitilor prevzute n contract i la
prentmpinarea eventualelor nereguli. Deasemenea, raportul este necesar n vederea
22

Mai 2008
colectrii datelor de implementare utile pentru ntocmirea raportului anual de implementare a

programului operaional pe care AM are obligaia de a-l nainta ctre Comisia European.
Raportul R1 va fi nsoit, cnd este cazul, de urmtoarele documente justificative:
-
contractul de furnizare sau servicii ncheiat de dumneavoastr cu un ter (operator

economic sau alt tip de contractor) n perioada de referin a raportului
procesul verbal de predare-primire.
Aceste documente vor fi trimise n copie i vor avea pe fiecare pagin semntura
persoanei desemnate de dumneavoastr, tampila i meniunea conform cu originalul.
Raportul Tehnic de Progres R2 va nsoi fiecare cerere de rambursare trimis de
dumneavoastr ctre AM i va fi completat astfel:
a. cu activitile aprobate n cererea de finanare i desfurate nainte de
semnarea contractului,
b. sau cu activitile desfurate n perioada parcurs de la data solicitrii
prefinanrii (n cazul primei cereri de rambursare) sau de la data transmiterii
ultimei cereri de rambursare.
Pe lng raportul R2, fiecare cerere de rambursare trimis de dumneavoastr trebuie s
fie nsoit de urmtoarele documente justificative 4 :
contractul de furnizare sau servicii ncheiat de dumneavoastr cu un ter (operator
economic sau alt tip de contractor);
procesul verbal de predare-primire (dac este cazul);
facturi, chitane, extrase de cont, ordine de plat i orice alte documente de plat
solicitate de Autoritatea de Management;
foi de prezen la cursuri sau seminarii;
curricula;
evaluri ale cursanilor / lectorilor / cursurilor;
time-sheet-uri pentru experi;
rapoarte periodice ale consultantului;
certificatele i /sau diplomele obinute;
documente privind realizarea msurilor de informare i publicitate:
o 1 exemplar din pliantul / broura / mapa realizat
o copii ale articolelor, anunurilor aprute n pres, interviuri radio/tv
o fotografii din care s reias amplasarea afielor/bannerelor
o fotografii cu etichetele lipite pe bunurile achiziionate din acest proiect
o fotografii de la locul de desfurare al evenimentelor de promovare a
proiectului, etc.
Aceste documente justificative i orice alte documente solicitate de Autoritatea de
Management vor fi trimise n copie i vor avea pe fiecare pagin semntura persoanei
desemnate de dumneavoastr, tampila i meniunea conform cu originalul.
Toate documentele trebuie s corespund aciunilor realizate n perioada de raportare
23

Mai 2008
Fr raportul R2 i documentele solicitate, AM nu poate demara aciunea de rambursare a

banilor ctre dumneavoastr.
Raportul Final R3 va fi transmis de dumnevoastr ctre AM n termen de cel mult
45 zile calendaristice de la finalizarea proiectului i va nsoi ultima cerere de rambursare i
documentele justificative ale acesteia (enumerate la R2). Raportul este necesar pentru
evaluarea final a proiectului i are un rol esenial n identificarea cheltuielilor eligibile din
cadrul proiectului, n vederea rambursrii ultimelor sume ctre dumneavoastr.
Ultima cerere de rambursare va fi nsoit de Raportul Final R3.

Dac n urma analizrii rapoartelor primite de la dumneavoastr AM consider
necesar, v poate solicita, n scris, clarificri i/sau documente suplimentare.
6.1.2. Procedurile specifice de monitorizare
Aceste proceduri constau n vizite n teritoriu i verificri suplimentare, pentru a
monitoriza stadiul de desfurare a activitilor descrise n proiect.
Pe perioada de implementare se va efectua cel puin o vizit n teritoriu, n momentul
desfurrii unei activiti prevzute n cererea de finanare. Dac activitile proiectului se
desfoar n locaii diferite sau nregistrrile se efectueaz n alt locaie fa de cea
prevzut n proiect, atunci vizita se va face la locul desfurrii activitii vizate.
Data efecturii vizitei va fi stabilite n scris, de comun acord cu dumneavoastr. Cu 10
zile nainte de efectuarea vizitei, AM v va trimite o scrisoare de ntiinare, urmnd ca
dumneavoastr s trimitei confirmarea vizitei n termen de 3 zile lucrtoare de la primirea
scrisorii de ntiinare.
Vizitele n teritoriu vor fi efectuate pentru:
a ne asigura ca proiectul exist fizic,
a verifica dac informaiile furnizate de dumneavoastr Autoritii de Management
sunt reale,
a v oferi asisten,
a identifica ct mai curnd posibil eventualele probleme i a face sugestii privind
msurile de remediere ale acestora,
a identifica elementele de succes ale proiectului.
n cazuri excepionale, dac n implementarea proiectului vor interveni aspecte
neclare, puteti fi invitai la sediul AM pentru verificri suplimentare.
Dup efectuarea fiecrei vizite n teritoriu i/sau a verificrii suplimentare, se va
ntocmi un proces verbal care va fi semnat de ctre Ofierul de proiect care efectueaz vizita i
de ctre dumneavoastr. Ofierul de proiect va elabora apoi un raport al vizitei/verificrii
suplimentare care va conine constatri, recomandri, concluzii, o copie a acestui raport
urmnd s v fie transmis i dumneavoastr.
24

Mai 2008
6.1.3. Asisten post-contractare

Asistena post-contractare reprezint ajutorul oferit dumneavoastr de ctre
Autoritatea de Management n implementarea proiectelor, n conformitate cu planul de
activiti din cererea de finanare, i n pregtirea de noi proiecte, fiind n acelai timp o
modalitate posibil de aciune pentru a mbunti eficacitatea i performana intern a tuturor
activitilor.
Tipurile de asisten post-contractare sunt: help-desk i seminarii.
Help-desk
Dup semnarea contractelor, ofierii de proiect v vor sta la dispoziie cu toate
informaiile necesare clarificrii problemelor ce pot aprea pe perioada derulrii proiectului,
pentru a asigura implementarea eficient a acestuia i atingerea obiectivelor propuse.
Comunicarea dumneavoastr cu AM se va face telefonic, prin fax sau e-mail.
Seminarii
Personalul AM i propune s organizeze de-a lungul perioadei de implementare
seminarii tematice astfel nct s v furnizeze informaii actualizate necesare n
implementarea proiectelor i s v ofere recomandri specifice i exemple de bun sau rea
practic.
6.2. Managementul financiar n perioada de implementare
6.2.1. Mecanismul de efectuare a plilor

Acordarea prefinanrii
Acordarea prefinanrii este un element cheie n procesul de finanare care va permite
demararea operaiunilor nscrise n proiect (cererea de finanare formular), achitarea parial
a obligaiilor financiare pe care dumneavoastr le avei prin semnarea unui contract de
furnizare sau de servicii n urma unei proceduri de achiziie public.
Prefinanarea se acord n procent de maxim 15% din valoarea eligibil a contractului de
finanare ncheiat ntre AM i dumneavoastr.
25

Mai 2008
Prefinanarea operaiunilor derulate prin PO DCA se asigur o singur dat la nceputul

implementrii proiectului eligibil.
Pentru a putea primi prefinanarea, va trebui s transmitei ctre AM o solicitare scris de
acordare a prefinanrii, numit Solicitare de acordare a prefinanrii, pe care o gsii n
anexa nr. 6 Formulare..
Sumele aferente prefinanrii vor fi transferate ctre dumneavoastr n urmtoarele
condiii:
s existe un contract de finanare ncheiat ntre AM i dumneavoastr;
s avei un contract de furnizare sau de servicii ncheiat ntre dumneavoastr i un
operator economic;
s fi transmis ctre AM solicitarea scris de acordare a prefinanrii;
s fi transmis mpreun cu solicitarea de acordare a prefinanrii, graficul estimativ de
depunere a cererilor de rambursare
s fi completat i trimis ctre AM formularul de identificare financiar (cont distinct
deschis la Trezorerie/banc comercial n numele dumneavoastr).
Dac solicitarea nu se aprob, vei fi ntiinat n scris i dac este necesar, v vor fi
solicitate documente/informaii suplimentare.
n ceea ce privete recuperarea de ctre AM a prefinanrii, suma care v-a fost acordat
sub forma prefinanrii se recupereaz integral i progresiv, prin aplicarea unui procent la
valoarea fiecrei cereri de rambursare (CR) ntocmite de dumneavoastr, procent stabilit de
AM n contractul de finanare pe care l-ai semnat (valoarea procentului se regsete n tabelul
de mai jos). Recuperarea se efectueaz ncepnd cu prima cerere de rambursare, astfel nct
suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte de ultima cerere de rambursare.
Procedura de rambursare a cheltuielilor eligibile efectuate
n vederea rambursrii costurilor eligibile efectuate n cadrul Proiectului, trebuie s
transmitei ctre Autoritatea de Management o cerere de rambursare (formularul Cerere de
rambursare pe care l gsii n anexa nr. 6 Formulare),, nsoit de documente justificative.
Plafonul minim al cheltuielilor eligibile solicitate pentru fiecare cerere de rambursare,
prefinanarea recuperat la fiecare cerere de rambursare precum i plafonul maxim din cadrul
ultimei cereri de rambursare se regsesc n tabelul de mai jos:
Valoarea total eligibil a

proiectului
(x)
Plafon minim pentru

fiecare cerere de
rambursare (% din
valoarea
total
eligibil a proiectului)
Prefinanare recuperat
la fiecare cerere de
rambursare
(%
din
valoarea
cheltuielilor
eligibile validate)
Plafon maxim
pentru ultima
cerere
de
rambursare
(%
din
valoarea total
eligibil
a
proiectului)
60.000
500.000
x
x
<
<
500.000
1.000.000
20%
15%
20%
18%
25%
16%
1.000.000
<
3.000.000
10%
18%
16%
3.000.000
<
5.000.000
5%
18%
16%
26

Mai 2008
Sumele aferente rambursrii vor fi transferate n contul dumneavoastr de ctre Unitatea

de Pli i Contabilitate din cadrul AM. Instrumentul de plat utilizat este ordinul de plat.
Toate sumele primite n contul proiectului vor fi n lei i toate plile efectuate de
dumneavoastr ctre contractor vor fi de asemenea n lei.
Pentru a putea obine rambursarea cheltuielilor eligibile trebuie s trimitei Autoritii de
Management.. Cererea de rambursare mpreun cu raportul de progres R2 i documentele
justificative parcurg etapele de verificare administrativ i control (dac este cazul) i apoi
intr n etapa de validare a cheltuielilor eligibile.
n baza cererii de rambursare, a fiei de verificare administrativ i a raportului de control
(unde e cazul), AM determin suma eligibil de rambursat. n acest sens, ofierul de validare
ntocmete o fi de calcul pentru determinarea cheltuielilor eligibile pentru rambursare,
pentru fiecare document justificativ care atest efectuarea cheltuielii de ctre dumneavoastr.
Dac nu se valideaz ntreaga sum, ofierul de validare va meniona n fia de calcul
cauzele nevalidrii ntregii sume solicitate.
n baza raportului de control, dac exist, a fiei de verificare administrativ i a fiei de
calcul, ofierul de validare ntocmete Raportul de validare pentru fiecare cerere de
rambursare.
n situaia constatrii unor nereguli, n baza unui Proces-verbal de constatare, debitele care
nu au fost pltite voluntar vor fi recuperate prin deducere din urmtoarea cerere de
rambursare. Ofierul de validare ntocmete ulterior Raportul de validare n care include
deducerea sumelor recuperate i suma final a cheltuielilor eligibile validate.
Rambursarea cheltuielilor se efectueaz de ctre ofierul de pli din cadrul UPC, n limita
creditelor bugetare aprobate si deschise. Plata se va efectua prin unitatea de trezorerie i
contabilitate public la care AM are deschise conturi distincte.
Ofierul de plat ntocmete ordinele de plat conform datelor nscrise n ordonanri, n
dou exemplare, pentru transferul sumelor ctre proiectul dumneavoastr, att pentru sumele
provenind din surse UE ct i pentru cele din surse de cofinanare naional (n cazul
rambursrii cu prefinanare anterioar, se vor face i ordinele de plat ntre conturile AM,
reprezentnd recuperarea prefinanrii).
Sumele pentru acoperirea plii taxei pe valoare adugat aferent proiectelor finanate
prin PO DCA, ce nu poate fi recuperat, vor fi rambursate prin plat indirect.
Sumele reprezentnd TVA aferent cheltuielilor eligibile vor fi transferate n contul
proiectului dumneavoastr de ctre Unitatea de Pli i Contabilitate din cadrul AM
(transferul sumelor de la ACP ctre AM se va realiza pe baza previziunilor de flux de numerar
trimestriale).
Ofierul de plat face o copie dup documentele de plat care vor fi ataate Dosarului
proiectului dumneavoastr, iar originalele documentelor de plat vor fi predate unui Ofier de
contabilitate din cadrul AM, care va nregistra tranzaciile n sistemul contabil.
6.2.2. Controlul proiectului
Pe durata implementrii sale proiectul poate fi controlat la faa locului de o echip de
control desemnat de AM. Acest control poate interveni n orice moment al implementrii
27

Mai 2008
proiectului ct i dup plata final (ex-post), pe o perioada de cinci ani de la data nchiderii
oficiale a PO DCA i va cuprinde verificri de natur tehnic i economico-financiar.
Scopul controlului este de a verifica furnizarea de produse i servicii ce fac obiectul
contractelor de achiziii ncheiate de dumneavoastr, de a stabili dac cheltuielile declarate de
dumneavoastr pentru operaiuni au fost suportate efectiv, au la baz documente justificative
i sunt conforme cu datele prezentate n Rapoartele de progres i n cererile de rambursare, cu
termenii i condiiile stabilite n contractul de finanare / ordinul de finanare, cu normele
comunitare i naionale.
Pentru a asigura buna desfurare a verificrilor la faa locului, vei fi ntiinat n prealabil
despre data la care vor avea loc acestea. Obligaia dumneavoastr este de a pune la dispoziia
echipei de control toate documentele administrative i contabile solicitate, n original, de a
asigura accesul la sistemele informatice i la toate documentele stocate n format electronic
privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului. Totodat avei obligaia de a garanta
prezena, n timpul controlului, a persoanelor mputernicite s dea toate informaiile utile la
nivel administrativ, contabil i tehnic.
Echipa de control verific urmtoarele aspecte:
- ndeplinirea condiiilor privind capacitatea dumneavoastr (a echipei de management
a proiectului) de a implementa aciunile prevzute n proiect;
- legalitatea, regularitatea i realitatea operaiunilor financiare desfurate pn la acel
moment;
- nregistrarea corect n contabilitate a tuturor operaiunilor aferente proiectului;
- modalitatea de atribuire a contractelor de achiziii n sensul respectrii prevederilor
legale n materie de achiziii publice;
- ndeplinirea obligaiilor privind asigurarea vizibilitii i publicitii proiectului;
- stadiul tehnic de realizare a activitilor proiectului n conformitate cu obligaiile
asumate prin contractul de finanare / ordinul de finanare.
Reinei urmtoarele:
Documentaia contabil trebuie s permit identificarea rapid a tuturor veniturilor i
cheltuielilor proiectului;
Trebuie pstrat o contabilitate separat pentru proiect;
Cheltuielile eligibile i cele neeligibile trebuie nregistrate separat i prezentate distinct
n toate facturile, cu indicarea separat a TVA-ului aferent;
Toate documentele trebuie s fie uor accesibile, datate i arhivate corect pentru a
garanta o pist de audit corespunztoare care s permit verificarea documentelor
originale de ctre reprezentani ai Autoritii de Management, ai Comisiei Europene,
ai Biroului European Anti-Fraud, ai Curii Europene a Auditorilor, precum i ai altor
organisme abilitate, pe o perioad de cinci ani de la nchiderea oficial a Programului
Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative.
28

Mai 2008
n situaiile n care implementarea proiectului necesit ncheierea unor contracte de

achiziii, v recomandm s utilizai criteriul de atribuire oferta cea mai avantajoas din
punct de vedere economic, cu alte cuvinte, cel mai bun raport pre-calitate, n
conformitate cu principiile transparenei i tratamentului egal al potenialilor contractori,
avnd grij s evitai orice conflict de interese. n acest scop, trebuie s urmai procedurile de
achiziie public prevzute de legislaia comunitar i naional n vigoare.
6.2.3. Recuperarea debitelor
n cazul n care se descoper i notific o neregul privind cheltuielile eligibile declarate
de ctre dumneavoastr i rambursate de ctre AM, va fi declanat o procedur de control n
vederea constatrii i cuantificrii creanelor bugetare.
Constituie obiect al recuperrii creanelor bugetare rezultate din nereguli, sumele pltite
necuvenit din fonduri comunitare i/sau din cofinanarea aferent ca urmare a neregulilor,
accesoriile acestora, respectiv dobnzi, majorri de ntrziere, costuri bancare, precum i alte
sume stabilite de lege n sarcina debitorului.
Creanele bugetare rezultate din nereguli sunt asimilate creanelor fiscale, n sensul
drepturilor i obligaiilor care revin creditorilor, autoritilor cu competene n gestionarea
asistenei financiare comunitare nerambursabile i debitorilor.
Compartimentul de control, nereguli i antifraud stabilete i individualizeaz, n urma
controlului efectuat la dumneavoastr, obligaia de plat, ntocmind un Proces- verbal de
constatare (conform modelului prevzut n anexa Hotrrii nr. 1306/2007), document ce
reprezint, n condiiile legii, titlu de crean.
Autoritatea de Management v comunic titlul de crean, dispoziiile Ordonanei
Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedur fiscal, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare, referitoare la comunicarea si contestarea actului administrativ fiscal
aplicndu-se n mod corespunztor.
Dumneavoastr, n calitate de beneficiar al proiectului avei obligaia de a nregistra n
contabilitate i de a plti voluntar sumele datorate, termenul de plat stabilindu-se n funcie
de data comunicrii titlului de crean stfel:
dac data comunicrii este cuprins ntre intervalul 1 15 din lun, termenul de plat
este pn la data de 5 a lunii urmtoare;
dac data comunicrii este cuprins ntre intervalul 16 31 din lun, termenul de plat
este pn la data de 20 a lunii urmtoare.
Pentru neachitarea la termenele prevzute mai sus a obligaiilor de plat dumneavoastr,
n calitate de beneficiar al proiectului, datorai dup acest termen majorri de ntrziere, care
se calculeaz pentru fiecare zi de intrziere, ncepnd cu ziua imediat urmtoare termenului de
plat i pn la data stingerii sumei datorate, inclusiv.
n cazul n care nu pltii n termenul prevzut, Autoritatea de Management va proceda la
stingerea debitului prin deducerea din Cererea de rambursare depus sau care urmeaz a fi
transmis, al crei cuantum de cheltuieli eligibile s acopere valoarea debitului (astfel nct
suma datorat s poat fi dedus din suma de rambursat cuvenit).
29

Mai 2008
n cazul n care valoarea cheltuielilor eligibile validate este mai mic dect valoarea
creanei bugetare datorate, vei fi ntiinat pentru a putea deduce diferena din urmtoarea
Cerere de rambursare pe care o vei depune.
n cazul n care nu ai achitat de bunvoie obligaiile de plat, pentru perioada de timp
scurs de la expirarea termenului de plat i pn la deducerea din Cererile de rambursare,
datorai majorri de nrziere, iar titlul de crean devine titlu excutoriu la data la care debitul
este scadent prin expirarea termenului de plat.
n cazul n care nu putei stinge debitul prin plata voluntar sau deducere, Autoritatea de
Management transmite titlul executoriu mpreun cu dovada comunicrii ctre dumneavoastr
la ANAF, care va duce la ndeplinire msurile asiguratorii i va efectua procedura de
executare silit pentru recuperarea sumelor de la debitor.
Ca beneficiar, avei obligaia de a pstra i de a pune la dispoziia organismelor abilitate,
dup finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor
dobndite prin Instrumentele Structurale, pe o perioad de 5 ani de la data nchiderii oficiale a
PO DCA.
n cazul constatrii unor nereguli ulterior finalizrii implementrii proiectului, avei
obligaia s restituii debitul constatat, precum i eventualele dobnzi, penaliti de ntrziere,
costurile bancare etc. n cazul nerespectrii obligaiei de restituire a debitului, Autoritatea de
Management va sesiza organele competente n vederea declanrii executrii. Recuperarea
debitului ca urmare a neregulilor constatate, se realizeaz conform prevederilor legale n
vigoare, privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de
cofinanare aferente, utilizate necorespunztor.
30

Mai 2008
7. Contestaii
n cazul n care v considerai nedreptit de una dintre urmtoarele situaii:
-
rezultatele procesului de evaluare i selecie privind proiectul propus pentru finanare;

validarea i plata de ctre Autoritatea de Management a sumelor corespunztoare dup
analiza cererii de rambursare primit de la beneficiar;
redactarea concluziilor raportului de control de ctre membrii echipei de control n
urma verificrilor la faa locului;
ntocmirea procesului-verbal de constatare n cazul existenei unor nereguli sau fraude;
orice alt situaie care nu poate fi soluionat pe cale amiabil sau care v ndreptete
la posibilitatea de a contesta una din activitile AM, aferente proiectului depus,
putei formula o contestaie care va fi depus la sediul Autoritii de Management.

Contestaiile se vor trimite n scris pe adresa Autoritii de Management, respectiv:
Ministerul Internelor i Reformei Administrative, Piaa Revoluiei nr.1A, intrarea D,
sector 1 Bucureti, cod potal 010086, Romnia;
Pentru: Direcia General Dezvoltarea Capacitii Administrative.
Orice contestaie trimis la o alt adres dect cea menionat mai sus nu va fi luat n
considerare.
Contestaia se formuleaz n scris i trebuie s cuprind:
Datele de identificare ale contestatarului: denumire, adres, numele persoanei care
reprezint contestatarul i calitatea ei;
Numrul unic de nregistrare al cererii de finanare (codul SMIS) i titlul proiectului;
Obiectul contestaiei;
Motivele de fapt i de drept (dispoziii legislative naionale sau comunitare, principii
nclcate),
Mijloace de prob (acolo unde exist);
Semntura reprezentantului legal (cu ataarea dovezii mputernicirii);
Contestaia se depune n termen de maxim 10 de zile calendaristice de la data comunicrii
de ctre Autoritatea de Management a activitii contestate. n cazul contestrii procesuluiverbal de constatare a unor nereguli, contestaia se depune n termen de 30 de zile de la
comunicare.
Contestaiile sunt analizate i soluionate n termen de 20 de zile calendaristice de la data
nregistrrii.
n situaia n care se consider necesar o investigaie mai amnunit, care presupune
depirea termenului de 20 de zile de analiz i soluionare a contestaiei, vei fi notificat n
scris asupra termenului de soluionare.
31

GHIDUL SOLICITANTULUI Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

GHIDUL SOLICITANTULUI Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

UNIUNEA EUROPEAN

Fondul Social European

Ministerul Internelor i Reformei

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

DESCRIEREA CERERII DE PROIECTE --------------------------------------------------------- 8

CUM PUTEI SOLICITA FINANAREA--------------------------------------------------------17

EVALUAREA I SELECIA CERERILOR DE FINANARE -----------------------------------19

IMPLEMENTAREA I MANAGEMENTUL FINANCIAR --------------------------------------22

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

Autoritatea de Certificare i Plat

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

Ca stat membru al Uniunii Europene, Romnia beneficiaz de sprijin

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

1.2. Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative

Implementarea PO DCA (contractarea proiectelor), gestionat de Autoritatea de

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

Administrative i n Documentul Cadru de Implementare disponibile la adresa

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

2. Descrierea cererii de proiecte

2.1. Descrierea domeniului/operaiunii

Indicatori de realizare imediat (output)

Numr de zile de instruire efectuate (de participani)

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

Indicatori de rezultat (result)

Personal cu certificate de calificare finanate prin FSE

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

2.2. Criterii de eligibilitate

Pot depune proiecte n cadrul acestei cereri de proiecte urmtoarele instituii:

n cazul n care solicitantul este o autoritate a administraiei publice locale,

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

Respectnd prevederile legislaiei europene, dumneavoastr, ca solicitani

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

Contractanii nu sunt parteneri, iar alegerea acestora trebuie s se fac n

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i

Dezvoltarea i furnizarea programelor de instruire (inclusiv realizare de curricula

Eligibilitatea unei activiti nu este echivalent cu eligibilitatea cheltuielilor

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

bannere sau afie la locul de desfurare a proiectului;

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

2.2.5 Durata proiectelor

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune, cu

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

3. Cum putei solicita finanarea

Dup ce ai stabilit c ndeplinii toate condiiile prezentate n capitolele

3.1. Cererea de finanare

Urmrii cu atenie ndrumrile din formularul cererii, anexa nr. 3 Cererea de

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

3.2. Unde i cnd putei depune cererea de finanare

Personal sau prin intermediul unei persoane nominalizate de dumneavoastr la aceeai

Este responsabilitatea dumneavoastr s trimitei cererea de finanare la adresa specificat

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

4. Evaluarea i selecia cererilor de finanare

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

5.1 ncheierea contractului de finanare

Avei obligaia de a citi cu atenie contractul de finanare

(anexa nr. 1) ntruct

5.2 Modificarea contractului de finanare

Ghidul solicitantului pentru cererea de proiecte nr. 2

6. Implementarea i managementul financiar