Sunteți pe pagina 1din 11

Universitatea de Stat din Moldova

Facultatea de tiine Economice


Catedra Finane i Bnci

Referat
La disciplina Etica profesional

Etica comunicrii n scris

A efectuat: Castraan Alina,


grupa FB1201
Profesor: Grosu Diana,
lector universitar

Chiinu, 2015

Uniti de coninut

Introducere...3
Capitolul I: Etica comunicrii scrise n management..4
Capitolul II: Etica comunicrii n scris n afaceri7
Concluzii.11
Bibliografie ...12

Introducere
2

Pentru a putea vorbi despre etica comunicrii n scris, trebuie s definim no iunile de etic i de
comunicare i s stabilim legtura dintre acestea.
Astfel, comunicarea, care este mijlocul de utilizare a resurselor disponibile pentru a transmite, a
inspira, influena, conecta informaia, reprezint, n mod inerent, un angajament etic. Fcnd
abstracie de context, comunicarea implic alegere, reflect valori i are consecine. Aceste trei
elemente-cheie ale comunicrii formeaz baza etic a acesteia.
Etica reprezint studiul valorilor, a ceea ce este mai mult sau mai pu in important, a binelui,
orientrilor i normelor comportamentale. Etica ofer cadre i instrumente de recunoatere i evaluare
a opiunilor disponibile i pentru diferenierea dintre ci mai mult sau mai puin morale n orice
situaie.
Exist o serie de abordri ale eticii comunicrii. Unele se bazeaz pe intenii, altele pe mijloace,
iar un alt grup pe consecine. Alte abordri vizeaz sarcinile, obligaiunile, drepturile i
responsabilitile, n timp ce alii pun accentul pe importana trsturilor dispoziionale i a abilitilor
vizate, numite valori.
Pe parcursul istoriei, comunicarea neetic a fost una dintre cele mai periculoase arme ale
omenirii. n contexte interpersonale comunicarea are puterea de a rni profund, s submineze
conexiuni, i s mpiedice dezvoltarea sntoas a umanitii. n contextul institu ional, comunicarea
neetic a fost utilizat pentru ncurajarea avariiei i a corupiei, ulterior a tiraniei. Comunicarea era
un instrument de justificare a neechitii economice, violenei, rzboaielor, genocidului i a
conflictelor dintre societi. n acelai timp, arta comunicrii a servit i ca instrument n cutarea
adevrului, nelepciunii, justeei i pcii.
Astfel, puterea comunicrii de a rni i a trata, de a reprima i de a inspira, de a trda i de a
nla, de opunere i de acceptare, de a dezamgi i de a educa, reprezint legturi directe dintre
comunicare i etic.
n lucrarea dat se vor determina trsturile specifice caracteristice eticii comunicrii n scris.
Vor fi atinse aspectele comunicrii manageriale i a comunicrii din afaceri.
Lucrarea este structurat astfel: Introducere, dou capitole, concluzie i bibliografie.
Cuvinte-cheie: etic, comunicare uman, comunicare n scris, principii, profesionalism.

Capitolul I. Etica comunicrii scrise n management


3

Comunicatul sau scrisoarea are un destinatar, iar un comunicator, din punct de vedere etic,
trebuie s ia n consideraie acest aspect.
Comunicarea profesional (de exemplu n afaceri), nu ine doar de nite cuvinte aranjate n
pagin dup anumite principii. Aceasta creeaz o relaie dintre companie i destinatar.
Comunicarea scris, alturi de cea verbal, reprezint o component a comunicrii umane.
Caracteristicile mesajului scris sunt:
-

are anumite restricii de utilizare;


sa fie conceput explicit;
implic un control exigent privind informaiile, faptele i argumentele folosite;
poate fi exprimat sub diferite forme;
este judecat dup fontul i forma textului.

Un indicator care caracterizeaz comunicarea scris este lizibilitatea. Pentru msurarea acesteia
se recomanda metoda Flesch, care const n calculul lungimii medii a propozi iei sau al numrului
mediu de silabe pentru fiecare 100 de cuvinte. Pentru textele normale care trebuie citite i n elese de
83% dintre oameni, media lungimii propoziiei trebuie s fie de 15-17 cuvinte, cu 147 silabe la 100
de cuvinte.
Etica comunicrii n scris se aplic asupra unui grup de texte formale, printre care:
Procesul verbal este un document oficial n care se nregistreaz o anumita constatare sau se
consemneaz pe scurt discuiile i hotrrile unei anumite adunri.
Minuta este un document care consemneaz anumite lucruri, asemnndu-se cu procesul
verbal de constatare. Se deosebete de acesta prin faptul c nregistreaz o propunere sau ac iune
ntreprins la un moment dat care urmeaz a fi completat ulterior.
Scrisoarea de afaceri n lumea afacerilor, scrisoarea este nc unul din cele mai eficiente
moduri de transmitere a informaiei.
O scrisoare de afaceri trebuie s ndeplineasc un set de condiii:
-

s ctige atenia cititorului;


s-i trezeasc i s-i capteze interesul;
s-i aprind dorina pentru ceea ce-i propune scrisoarea;
s-l ndemne la aciune n direcia sugerat de scrisoare.
O scrisoare de afaceri trebuie ntocmit cu mult grij, respectndu-se anumite reguli:
redactare ngrijit i estetic;
limbaj simplu, fr a exagera n acest sens;
4

stilul energic pentru a sugera siguran i ncredere n sine;


evitarea amnuntelor neimportante;
evitarea promisiunilor ce nu pot fi respectate;
evitarea unor critici nefondate.
Referatul este documentul scris n care sunt prezentate aspecte concrete, date i aprecieri n
legtur cu o anumit problem, precum i propuneri de modificare a situaiei existente.
Structura sa este compusa din:
-

prezentarea succint a problemei abordate;


concluzii i propuneri;
semntura.
Raportul cuprinde o relatare a unei activiti (personale sau de grup). Se face din oficiu sau

la cererea unui organ ierarhic superior. Se bazeaz pe cercetri amnunite, schimburi de experien ,
documentri.
Memoriul este o prezentare amnunit i documentat a unei probleme, a unei situaii.
Structura unui memoriu este:
formula de adresare;
numele, prenumele, funcia i adresa celui care l-a ntocmit;
prezentarea i analiza problemei;
soluii preconizate;
semntura;
funcia adresantului i organizaia.
Darea de seama este documentul care cuprinde prezentarea i analiza activitii unei
organizaii, ntr-o anumit etap sau justificarea unei gestiuni. Se prezint lunar, trimestrial,
semestrial sau anual de ctre conducere in faa salariailor sau a acionarilor. Materialul prezentat este
critic, evideniind dificultile i cauzele lor, propunndu-se soluii de remediere.
Managerul realizeaz comunicarea scris i prin ntocmirea i transmiterea unor documente
manageriale specifice, cum ar fi:
misiunea, obiectivele, strategiile organizaiei;
regulamentul de organizare i funcionare, regulamentul de ordine interioara;
5

analize i descrieri de posturi, fia postului;


tabloul de bord.
Caracteristicile comunicrii scrise manageriale:
ACTIVITATEA

CARACTERISTICILE

1. Conceperea i redactarea documentelor

numai de ctre manager, coninutul


este adaptat la specificul organizaiei

exprimare concis i clar

modul

de

redactare

asigur

nelegerea i respectarea coninutului de


2. Comunicarea coninutului documentelor

ctre angajai
numai ctre persoanele interesate
se apeleaz la diferite modaliti de
afiare, citire de ctre cei interesai i
semnarea pentru luare la cunotin

asigurarea feedback-ului

Capitolul II. Etica comunicrii n scris n afaceri


Formele comunicrii scrise n afaceri sunt urmtoarele:
1. comunicatul de pres;
2. dosarul de pres;
3. reclama comercial;
4. scrisorile comerciale;
5. oferta;
6. cererea de ofert;
7. Invitaiile;
8. Anunurile;
9. Regulamentele afiate;
10. Afie;
11. Rapoarte;
12. Referate;
13. Memorii, etc.
n funcie de destinatar i de nivelul la care se realizeaz, comunicarea scris n afaceri se
clasific:
-

Comunicarea comercial;
Comunicarea instituional totalitatea aciunilor ntreprinse de firm n scopul informrii
opiniei publice, a autoritilor, a grupurilor de interese, a societii civile, a liderilor de opinie i a
mass-mediei cu privire la produsele i serviciile oferite pie ei, dar i la responsabilit ile sociale

asumate;
Comunicarea intern stimularea, motivarea i crearea fidelitii salariailor fa de obiectivele

i aspiraiile firmei;
Comunicare financiar totalitatea aciunilor ntreprinse de companie n scopul creterii
notorietii i credibilitii firmei i n vederea atragerii investitorilor.

Scrisoarea comercial
Principii de redactare:
-

Politeea, care vizeaz: furnizarea tuturor informaiilor necesare, o redactare corect, un aspect

plcut;
Promptitudinea presupune transmiterea operativ a unui rspuns la orice scrisoare comercial

de natura cererii de ofert;


Precizia i caracterul complet contribuie la scurtarea tipului pentru ncheierea unei tranzacii

i la excluderea interpretrilor greite;


Persistena const n informarea permanent a partenerilor cu privire la produsele nou aprute
n nomenclatorul de vnzare al ofertantului.

Elementele uzuale:
7

1. Antetul cuprinde numele firmei, adresa i sediul central, numerele de telefon, etc., plasate n
colul din dreapta sus al paginii;
2. Adresa destinatarului cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, numele companiei sau
organizaiei;
3. Formula de salut plasat sub adresa destinatarului, ar trebui s includ numele persoanei creia i
se adreseaz scrisoarea.
Formulele acceptabile de salut pentru scrisorile de afaceri includ, de exemplu: Stimate domn/doamn,
Stimate domnule/doamn/domnioar X, Stimate domn sau doamn.
4. Coninutul scrisorii paragraful de introducere, mesajul scrisorii i ncheierea;
5. Formula de ncheiere i de salut (cu respect, un salut cordial, cele mai bune urri, al dumneavoastr
sincer, etc.)
6. Semntura
Reclama comercial se realizeaz prin intermediul: cataloagelor, prospectelor, pliantelor, obiectelor
de publicitate, afiajului, fluturailor.
Comunicarea instituional se realizeaz prin intermediul relaiilor cu publicul (PR). Elementele
acesteia sunt:
-

Dosarul de pres, care este utilizat pentru a susine un eveniment al firmei i/sau imaginea

acesteia sau ca suport pentru un comunicat de pres;


Comunicatul de pres, care reprezint o tire destinat mediatizrii prin pres, dar redactat de
oameni din afara redaciei sau a studiourilor radio i TV.

Dualismul comunicrii
Dualismul comunicrii deriv din mai multe considerente, toate aprute n urma ncercrilor de
legitimizare i de dezvoltare a comunicrii. Comunicarea s-a dezvoltat ca o tensiune ntre:
-

Reelele fizice i cele imateriale;


Biologic i social;
Natur i cultur;
Dispozitive tehnice i discursuri;
Economie i cultur;
Perspectivele micro i macro;
Sat i glob;
Actor i sistem;
Individ i societate;
Liberul arbitru i determinismele sociale.

Comunicarea moral versus comunicarea imoral


8

Comunicarea uman este:


-

moral dac protejeaz libertatea de alegere a receptorului, oferindu-i informaii, dar i ajutndu-

l s aleag i s decid n cunotin de cauz.


Imoral, dac informaiile transmise sunt false, neadevrate, parial adevrate sau chiar dac
vorbitorul ascunde anumite informaii receptorului, indiferent de motive.

Comunicatorul profesionist
n sens restrns, este acea persoan desemnat s reprezinte instituia/organizaia n faa publicului
i a presei i poate fi att un specialist din domeniul respectiv, ct i un fost jurnalist (ofierul de pres
sau de informaii, purttorul de cuvnt)
n sens larg, poate fi purttor de cuvnt, ofier de pres, politician, diplomat, profesor, jurnalist,
specialist n PR, editor, redactor, analist politic sau economic, artist, realizator de emisiuni, avocat,
preot, medic, etc.
Comportamentul etic al comunicatorilor profesioniti trebuie s se manifeste prin urmtoarele
trsturi:
-

S distribuie o informaie clar:


S relateze ntotdeauna adevrul;
S prezinte tirea de pres exact, obiectiv i fr preri personale;
S corecteze cu promptitudine orice comunicare eronat de care sunt responsabili;
S comunice sincer:
S respecte viaa privat a cetenilor;
S fie oneti nu numai n contact cu alii, ci, cel mai important, cu ei nii ca indivizi.
S renune la activitatea lor ori de cte ori o consider lipsit de etic;
S-i asume rspunderea pentru exprimarea ideilor preluate;
S se oblige s identifice sursele i obiectivele acestora pentru toate informaiile preluate i

oferite publicului;
S nu accepte cadouri, privilegii, tratamente speciale sau favoruri de la clienii lor;
S nu accepte plata pentru serviciile profesionale dect de la altcineva n afar de clientul sau
angajatorul lor, etc.

Concluzie
n urma efecturii studiului dat, se poate concluziona c etica este esenial n toate domeniile,
inclusiv comunicarea scris. Un document poate s-i explice eficient scopul su, s se adreseze
audienei ntr-un mod potrivit i s arate foarte bine. ns un document care nu are la baz principiile
eticii l pune pe cititor ntr-o situaie dezavantajoas, dat fiind faptul c l priveaz de posibilitatea de
a lua cea mai bun decizie. O comunicare etic eficient include urmtoarele:
-

Legalitate implic respectarea legilor i actelor normative care sunt implicate n procesul

comunicrii (de exemplu comunicatele din domeniul juridic, etc.)


Onestitate onestitatea este apreciat inclusiv n comunicarea scris. n cazul n care este utilizat
lucrarea unei alte persoane, este necesar permisiunea acesteia. De asemenea, acest principiu
presupune i respectarea atribuiilor de serviciu i limitele pn la care se extind drepturile ob inute

prin practicarea unei anumite activiti.


Confidenialitate informaia confidenial legat de afaceri poate fi divulgat doar cu permisiunea
clientului sau angajatorului atunci cnd aceasta este solicitat din punct de vedere legal.
10

Calitate acordurile dintre client i angajator/proprietar trebuie s fie reale.


Echitate interesul de afaceri al clienilor i angajatori trebuie respectat att timp ct acesta

corespunde binelui public. Orice conflict de interese trebuie s fie declarat.


Profesionalism Comunicarea tehnic este mbuntit prin integritate i excelen n procesul
ndeplinirii fiecrei nsrcinri. Profesionalismul poate fi dobndit prin comunicare, sistem de
mentorat i instructaj. Alii particip la conferine i cursuri de perfecionare.
Comunicarea n scris trebuie s fie realizat la un nivel nalt de profesionalism, n special cnd
e vorba de existena receptorilor n materie de clieni. Rapoartele, scrisorile i email-urile trebuie s
fie caracterizate prin acuratee i claritate a terminologiei utilizate, gramatica, coninutul i mesajul.
Scopul comunicrii scrise profesionale const n promovarea unor rela ii mai bune ntre
oameni. Indiferent de mijloace, un specialist n comunicare din cadrul unei entit i trebuie s
mbunteasc relaiile interumane, interdepartamentale, relaiile dintre companii, entitate i clieni i
dintre companie i societate, iar principiul grupului-int este unul dintre cele mai importante n
comunicarea scris.

Bibliografie
1. www.consultatii.files.wordpress.com Articolul Comunicarea scris n afaceri (Accesat la
9.02.2015)
2. http://www.cot.co.uk/ Articolul Effective communication (Accesat la data de 9.02.2015)
3. http://www.kdingo.net/ Articolul Ethics (Accesat la data de 10.02.2015)
4. http://wps.pearsoncustom.com/ Articolul Ethics and Professional Communication
(Accesat la data de 09.02.2015)
5. www.referatele.ro Articolul Caracteristicile unui proces de comunicare, comunicarea n
afaceri, tipuri de comunicare (Accesat la 9.02.2015)
6. http://www.sagepub.com/ Articolul Ethical and Unethical Communication (Accesat la
data de 9.02.2015)

11