Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

CUPRINS

CAPITOLUL 6 - BAZE DE DATE I LISTE ------------------------------------------------------------------------ 6-1

6.1. NOIUNI GENERALE DESPRE BAZE DE DATE ----------------------------------------------------------------------- 6-1
6.2. CREAREA UNI LISTE --------------------------------------------------------------------------------------------------- 6-1
6.3. GESTIUNEA UNI LISTE ------------------------------------------------------------------------------------------------- 6-1
6.4. ADUGAREA UNEI NREGISTRRI ----------------------------------------------------------------------------------- 6-2
6.5. MODIFICAREA UNEI NREGISTRRI---------------------------------------------------------------------------------- 6-3
6.6. ELIMINAREA UNEI NREGISTRRI------------------------------------------------------------------------------------ 6-3
6.7. CUTAREA UNEI NREGISTRRI ------------------------------------------------------------------------------------- 6-3
6.8. FACILITATEA AUTOCOMPLETE -------------------------------------------------------------------------------------- 6-4
6.9. SORTAREA NREGISTRRILOR DINTR-O LIST --------------------------------------------------------------------- 6-4
6.9.1. Sortarea parial sau total a unei liste ---------------------------------------------------------------- 6-4
6.9.2. Sortarea dup mai multe chei ---------------------------------------------------------------------------- 6-5
6.9.3. Ordinea de sortare----------------------------------------------------------------------------------------- 6-5
6.10.
SELECTAREA UNEI NREGISTRRI DINTR-O LIST ------------------------------------------------------------- 6-6
6.10.1. Selectarea cu AutoFilter ---------------------------------------------------------------------------------- 6-6
6.10.2. Selectarea cu Advanced Filter --------------------------------------------------------------------------- 6-7
6.10.3. Condiii complexe de selectare--------------------------------------------------------------------------- 6-8
6.10.4. Copierea nregistrrilor selectate dintr-o list--------------------------------------------------------- 6-8
6.11.
REZUMAREA DATELOR DIN LIST ------------------------------------------------------------------------------- 6-8
6.12.
REZUMAREA DATELOR PRIN CONSOLIDARE -------------------------------------------------------------------- 6-9

Facultatea de Electrotehnica

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 6-1

Capitolul 6
BAZE DE DATE I LISTE
6.1. Noiuni generale despre baze de date
O baz de date este o modalitate de organizarea a informaiilor utilizat pentru a
uura gestionarea (memorarea i regsirea) acestora. Astfel, informaiile sunt organizate ntr-o
structur tabelar, cu rnduri i coloane. Fiecare rnd al bazei de date este numit nregistrare
i fiecare element de informaie dintr-o nregistrare este numit cmp al nregistrrii. Toate
nregistrrile conin acelai numr de cmpuri, de acelai tip i aezate n aceeai ordine, astfel
c n fiecare coloan se memoreaz aceeai categorie de informaii , fiecare coloan avnd o
etichet numit numele cmpului.
O astfel de organizare tabelar este foarte facil n Excel, putnd fi de dou tipuri:
intern sau extern. Dup organizarea unei baze de date (liste), aceasta poate fi utilizat ntro multitudine de scopuri: cutrii a anumitor date, folosind condiii definite; aranjri pariale
sau totale a datelor n ordine alfabetic, numeric sau cronologic; selectrii a anumitor date,
folosind condiii impuse; extragerea unor submulimi de date, n baza condiiilor menionate;
obinerea de subtotaluri; tiprirea datelor astfel organizate, sub forma unor rapoarte.
6.2. Crearea uni liste
Pentru a organiza datele dorite ntr-o list, vei proceda la deschiderea unui nou
registru i implicit a unui noi foii i introducem n celulele unui rnd numele cmpurilor. Apoi
sunt introduse sau copiate, n domeniile de celule de sub rndul numelor de cmpuri i
aranjm datele pe coloane. Fiecare rnd va fi o intrare individual a bazei de date (listei).
Pentru organizarea unei liste, putem s facem cteva recomandri:
! Creai o singur list ntr-o foaie de lucru.
! Numele cmpurilor s fie formatate diferit de datele care urmeaz, pentru
evitarea unor posibile confuzii.
! Nu introducem rnduri goale ntre numele cmpurilor sau nregistrrilor.
! Nu folosim spaii la nceputul celulelor.
Pentru identificarea listei ntr-o eventual referin ulterioar n documentul actual
sau n alt document, trebuie ca listei s i fie atribuit un nume. Pentru aceasta se procedeaz
astfel:
1. Selectai domeniul listei dorite.
2. Executai subcomanda Define a comenzii Name, din meniul Insert.
3. n caseta de dialog Define Name, introducei numele pe care-l atribuim listei.
Din acest moment, putem s facem referin la aceast list prin numele dat.
4. Acionai butonul OK.
6.3. Gestiunea uni liste
Atunci cnd organizm datele ca o list ntr-o foaie de lucru Excel, putem s folosim
comenzi speciale, specifice bazelor de date, care ne ajut la gestionarea datelor. Aceste
comenzii sunt grupate n meniul Data, principalele operaiuni ce pot fi efectuate fiind:
ntreinerea listei (introducerea sau adugarea unor noi nregistrri, cutarea i modificarea
unei nregistrri, selectarea i eliminarea unei nregistrri), ordonarea listei, obinerea unor
subtotaluri pentru anumite cmpuri (rezumarea listei), crearea unor tabele i rapoarte de
sintez.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 6-2

Metoda cea mai bun pentru gestionarea nregistrrilor dintr-o list este folosirea
formularului pentru date, care este o fereastr de dialog special, destinat prelucrrii
nregistrrilor unei liste.
Pentru afiarea formularului pentru date:
1. Executai comanda Form, din meniul Data.
2. Excel afieaz formularul pentru date, n casetele cruia regsim informaiile din
prima nregistrare a listei.

Fig. 6.1. Afiarea formularului pentru liste

Elementele formularului pentru date sunt:
! titlul cu numele foii care conine lista;
! indicatorul de nregistrare ce precizeaz numrul nregistrrii curente i numrul
total de nregistrri din list;
! casetele pentru cmpuri, avnd trecut numele cmpului n dreapta casetei;
! bara i butoanele pentru defilare;
! butoanele de comand: New, Delete, Restore, FindPrev, FindNext, Criteria i
Close.
Deplasarea de la un cmp la altul al nregistrrii se face prin apsarea tastei TAB i
pentru vizualizarea unei alte nregistrri se acioneaz bara de defilare prezent n fereastr.
6.4. Adugarea unei nregistrri
Pentru adugarea unei nregistrri, procedm astfel:
1. Acionm butonul New din cadrul ferestrei de dialog a formularului.
2. n partea din dreapta-sus a formularului este afiat mesajul New Record i
formularul se golete n vederea completrii cu datele dorite.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 6-3

3. La terminarea introducerii noii nregistrri se tasteaz ENTER pentru

confirmare.
6.5. Modificarea unei nregistrri
Dac intenionm s modificm datele dintr-un cmp al nregistrri, se procedeaz
astfel:
1. Selectai nregistrarea, folosind bara i butoanele pentru defilare.
2. Plasai-v pe cmpul care dorii s-l modificai, folosind tasta TAB sau mutnd
mouse-ul n poziia dorit.
3. tergem informaiile cu tastele DELETE (nainte) sau BACKSPACE (napoi).
4. Introducem noile date.
5. Confirmm intrarea prin acionarea tastei ENTER.
6.6. Eliminarea unei nregistrri
Putem s folosim formularul de date i pentru eliminarea unei nregistrri din list,
procednd astfel:
1. Selectai nregistrarea dorit.
2. Acionai butonul Delete din formular.
3. Excel introduce un mesaj de avertizare (figura 6.2.), anunnd c operaia va
elimina definitiv datele coninute n nregistrare i unde putei confirma tergerea
prin acionarea butonului OK.

Fig. 6.2. Mesaj de avertizare la acionarea butonului

Delete pentru tergerea uni nregistrri
6.7. Cutarea unei nregistrri
Pentru cutarea unor informaii coninute n anumite nregistrri procedm n felul
urmtor:
1. Acionm butonul Criteria.
2. n partea din dreapta-sus a formularului apare afiat mesajul Criteria i
formularul se golete. Tot ceea ce introducem din acest moment n casetele
pentru cmpuri va fi interpretat de Excel ca fiind condiii de cutare.
3. Specificm n dreptul cmpurilor condiiile pe care trebuie s le satisfac
nregistrarea cutat. Construcia condiiilor se face folosind valori sau expresii.
4. La terminarea introducerii condiiilor apsm ENTER. Excel va afia prima
nregistrare care satisface toate condiiile impuse. Dac Excel nu gsete nici o
nregistrare corespunztoare va emite un semnal acustic de avertizare.
5. Pentru cutarea urmtoarei nregistrri care a fost gsit de Excel (sau unde este
cazul rentoarcerea la precedenta) se folosesc butoanele FindNext i respectiv
FindPrev.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 6-4

6.8. Facilitatea AutoComplete

AutoComplete este o facilitate adugat n Excel pentru a permite utilizatorilor
completarea datelor dintr-o list pe baza valorilor existente n aceeai coloan. Mecanismul
este urmtorul: n momentul n care utilizatorul ncepe s introduc date ntr-o celul, Excel
parcurge coloana cerut i creeaz o list sortat cu valorile unice din coloan. Imediat ce
Excel poate s identifice valoarea dorit, el introduce automat restul caracterelor. Caracterele
completate n acest mod sun evideniate n negru. Utilizatorul are, n acest moment,
posibilitatea s accepte valoarea propus sau s continue introducerea cu o valoare proprie.
Pentru validarea facilitii AutoComplete, procedai astfel:
1. Executai comanda Options, din meniul Tools.
2. Selectai caseta de control Enable AutoComplete for Cell Values, n fila cu
eticheta Edit, din fereastra de dialog Options.
Pentru uurarea folosirii acestei faciliti, a fost introdus i lista pentru selecie
(PickList), care reprezint o list extensibil ce conine toate valorile introduse ntr-o coloan
a listei. Pentru a nu obtura celula curent sau celula alturat, lista nu e prevzut cu buton de
extensie. Pentru extinderea listei pentru selecie apsai tasta ALT i sgeat jos sau executai
comanda Pick form list, din meniul contextual al celulei.
6.9. Sortarea nregistrrilor dintr-o list
Operaia de rearanjare a nregistrrilor din list, dup valorile unui sau mai multor
cmpuri alese de utilizator, poart numele de sortare. Selectnd cmpurile, putem s
impunem i modul de ordonare: numeric, alfabetic sau cronologic, funcie de tipul de date
al cmpului.
6.9.1. Sortarea parial sau total a unei liste
Pentru sortarea unei ntregi liste procedm astfel:
1. Selectm o celul din list.
2. Executm comanda Sort, din meniul Data.
3. n fereastra de dialog Sort (figura 6.3.), introducem n caseta Sort By, numele
cmpului dup care dorim s se fac ordonarea sau acionm butonul pentru
extindere i selectm numele din lista cu numele de cmpuri existente n baza de
date.

Fig. 6.3. Fereastra de dialog Sort din meniul Data

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 6-5

4. Selectm butonul de opiune care precizeaz modul n care se va face ordonarea:

dup valori cresctoare (butonul de opiune Ascending) sau dup valori
descresctoare (Descending).
5. Precizm dac lista are nume pentru cmpuri n primul rnd (butonul de opiune
Header Row) sau nu (butonul de opiune No Header Row).
6. Acionm butonul OK.
Pentru sortarea unei pri a listei:
1. Selectm nregistrrile sau cmpurile de interes.
2. Executm sortarea dup procedeul prezentat mai sus.
6.9.2. Sortarea dup mai multe chei
n cazul n care o valoare din cmpul indicat n caseta Sort By este ntlnit n mai
multe nregistrri (duplicare), Excel le plaseaz pe aceeai poziie. Pentru o sortare eficient
Excel permite sortarea dup maxim trei chei de sortare, care trebuie precizate la fel ca prima
n fereastra de dialog Sort.
6.9.3. Ordinea de sortare
Aa cum am precizat anterior, Excel are dou modaliti principale de sortare:
ordinea de sortare ascendent (numerele de la cel mai mic negativ la cel mai mare pozitiv;
datele calendaristice i de timp n ordine cronologic; textele ce ncep cu numere, urmate de
celelalte n ordine alfabetic; valorile logice false urmate de cele adevrate; erorile n ordinea
ntlnirii), i ordinea de sortare descendent (invers de cele prezentate anterior).
n afara de cele dou metode prezentate anterior, Excel mai permite s stabilim
propria noastr ordine de sortare. n acest scop, definim o list de valori proprii, dup care se
va efectua sortarea i urmm procedeul urmtor:
1. Executm comanda Options, din meniul Tools.
2. n fereastra de dialog Options, n fila cu eticheta Custom Lists (figura 6.4.),
introducem elementele propriei noastre secvene de valori, n caseta List Entries.
3. Acionm butonul OK.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 6-6

Fig. 6.4. Fereastra de dialog Options avnd eticheta Custom Lists activ
Pentru folosirea listelor definite de utilizator, conform procedurii anterioare, trebuie
procedat astfel:
1. Acionai butonul Options, din caseta de dialog Sort.
2. n caseta de dialog Sort Options, selectai n caseta First Key Sort Order, una
din secvenele de valori definite de utilizator ca ordine de sortare.
3. Acionm butonul OK.
6.10. Selectarea unei nregistrri dintr-o list
Operaia de alegere dintr-o list a unor nregistrri care satisfac anumite condiii
poart numele de selectare sau filtrare, n Excel existnd mai multe posibiliti. O prim
metod este cea prin care folosim formularul de date, metod prezentat anterior. Alte metode
sunt: AutoFilter i Advanced Filter.
6.10.1. Selectarea cu AutoFilter
AutoFilter este componenta Excel care ne permite s alegem submulimea
nregistrrilor care satisfac anumite condiii.
Pentru alegerea i afiarea datelor cu AutoFilter, procedm n felul urmtor:
1. Executai subcomanda AutoFilter a comenzii Filter, din meniul Data.
2. Excel ataeaz casete extensibile numelor cmpurilor.
3. Acionai butoanele de extindere i alegem, pentru fiecare cmp de interes,
criteriul de selectare dorit din lista cu valori unice.
4. Excel va ascunde, automat, toate nregistrrile care nu conin valorile selectate.
Tot cu AutoFilter putem s selectm primele 10 valori (superioare sau inferioare)
dintr-o list (AutoFilter with Top Ten), sau permite definirea unor criterii proprii prin
opiunea Custom din lista extins pentru fiecare nume de cmp (este deschis fereastra de
dialog Custom AutoFilter - figura 6.6).

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 6-7

Fig. 6.6. Fereastra de dialog Custom AutoFilter

6.10.2. Selectarea cu Advanced Filter
Prin Advanced Filter, Excel ne ofer posibilitatea de selectare a nregistrrilor
folosind condiii complexe.
Pentru utilizarea Advanced Filter:
1. Definii domeniul condiiilor ntr-o zon a foii de lucru (recomandabil deasupra
listei).
2. Selectai o singur celul din list.
3. Executai subcomanda Advanced Filter a comenzii Filter, din meniul Data.
4. n fereastra de dialog Advanced Filter (figura 6.7), precizm domeniul de celule
n care se gsete lista i domeniul de celule n care se gsesc condiiile de
selectare.

Fig. 6.7. Fereastra de dialog Advanced Filter

5. Din caseta de grup Action, alegem:
! butonul de opiune Filter the List, in-place, pentru selectarea n poziia
existent;
! butonul de opiune Copy to Another Location, pentru selectarea i copierea
nregistrrilor n domeniul precizat n caseta Copy To.
6. Acionm butonul OK. Excel va ascunde, automat, toate nregistrrile care nu
conin valorile selectate.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 6-8

6.10.3. Condiii complexe de selectare

Folosind Advanced Filter putem s impunem dou tipuri de condiii complexe de
selectare: condiii de comparare multiple i condiii calculate.
n primul caz vom plasa numele cmpurilor pe care le vom utiliza n procesul de
selectare i valorile de referina pentru aceste cmpuri. Pentru construcia condiiilor de
comparare, folosim urmtoarele elemente:
! valoarea de referin (numr, text, dat calendaristic, valoare logic);
! operatorul relaional (<, <=, =, <>, >=, >).
Reguli pentru construirea condiiilor de comparare multiple:
! introducem n primul rnd al domeniului numele cmpurilor de interes;
! pentru a selecta nregistrrile care satisfac toate condiiile pe care le impunem,
vom introduce valorile de referin n acelai rnd. Astfel se aplic funcia logic
I ntre toate condiiile impuse.
! atunci cnd dorim ca un cmp s satisfac mai multe condiii, va trebui s
introducem numele cmpului de mai multe ori. i in acest caz funcia logic
aplicat condiiilor impuse va fi I.
! dac dorim s selectm nregistrrile care satisfac un set de condiii sau alt set de
condiii, plasm valorile de referin n rndurile diferite. n acest caz, Excel
aplic funcia logic SAU ntre grupele de condiii.
Condiiile calculate permit folosirea formulelor pentru precizarea valorilor de
referin. Ele pot fi folosite de sine stttor sau n combinaie cu condiii de comparare. n
domeniul condiiilor vom plasa numele cmpurilor pe care le vom utiliza n procesul de
selectare, dar, spre deosebire de condiiile de comparare n rndurile urmtoare vom introduce
formule.
Reguli pentru construirea condiiilor calculate:
! formulele introduse trebuie s produc o valoare logic. Excel va ascunde toate
nregistrrile ce genereaz valoarea False.
! Formulele trebuie s fac referin la cel puin un cmp al listei, prin specificarea
referinei relative a celulei aflate n primul rnd al coloanei respective.
! Dac plasm o etichet pentru condiia calculat impus, trebuie avut n vedere
ca aceasta s fie diferit de etichetele coloanelor listei.
6.10.4. Copierea nregistrrilor selectate dintr-o list
n cazul cnd dorim s prelucrm un grup de nregistrri dintr-o list, care satisfac o
anumit condiie, putem s le copiem ntr-o alt zon a foii de lucru sau chiar ntr-o alt foaie.
Dac nu folosim condiii complicate, metoda cea mai simpl este urmtoarea:
1. Selectai nregistrrile din list folosind AutoFilter.
2. Executai comanda Copy, din meniul Edit. Atunci cnd exist un filtru activ,
comanda Copy copiaz numai nregistrrile selectate.
3. Selectai celula din stnga sus a domeniului destinaie.
4. Executm comanda Paste, din meniul Edit.
5. Excel va fia nregistrrile copiate la noua locaie, fr ca lista iniial s sufere
modificri.
6.11. Rezumarea datelor din list
O metod rapid de rezumare a datelor dintr-o list este introducerea unor totaluri
pariale i a unui total general pentru anumite cmpuri ale nregistrrilor. Aceast facilitate
este util pentru realizarea operaiilor de bilan.
Pentru rezumarea unei liste, executm urmtorul procedeu:

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 6-9

1. Grupai nregistrrile, care vor participa la fiecare subtotal, prin sortare.

2. Executai comanda Subtotals, din meniul Data.
3. n fereastra de dialog Subtotal (figura 6.8), indicm:
! criteriul de grupare (n caseta At Each Change In); Excel va introduce
subtotaluri pentru fiecare grup de valori identice din cmpul precizat.
! funcia folosit pentru calculul subtotalurilor.

Fig. 6.8. Fereastra de dialog Subtotal

4. Acionm butonul OK.
Pentru obinerea subtotalurilor imbricate:
1. Aplicai paii 1-3 din procedeul anterior, pentru cheia a doua.
2. Deselectai caseta de control Replace Current Subtotals.
3. Acionai butonul OK.
6.12. Rezumarea datelor prin consolidare
Consolidarea este o metod de colectare a datelor din diferite documente surs n
vederea crerii unui document rezumativ, de sintez. Aceast metod o putem folosi n cazul
n care metodele utilizate sunt complicate i necesit mai multe foi pentru pstrarea datelor.
Pentru realizarea consolidrii, procedeul este urmtorul:
1. Selectai zona destinaie, prin specificarea celulei din colul din stnga-sus al
domeniului sau prin specificarea ntregului domeniu.
2. Executai comanda Consolidate, din meniul Data. Excel afieaz fereastra de
dialog Consolidate (figura 6.9).

Fig. 6.9. Fereastra de dialog Consolidate

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa

Microsoft Excel 97 - Nivel nceptori

Pag. 6-10

3. Precizm funcia folosit pentru consolidare (n caseta extensibil Function).

Avem posibilitatea s alegem ntre 11 funcii dintre care menionm: Sum, Max,
Min, Count, Average, Product, Standard Deviation, etc.
4. Introducem zona surs a datelor (n caseta Reference).
5. Acionai butonul Add. Referina zonei introduse apare n lista tuturor
referinelor.
6. Repetai paii 4-5 pentru toate domeniile surs.
7. Alegei tipul de consolidare dup categorii, prin selectarea casetelor de control
Top Row sau Left Column (n caseta de grup Use Labels In).
8. Dac dorii s creai legturi ntre sursele datelor i documentul destinaie,
selectai caseta de control Create Links To Sourse Data.
9. Acionai butonul OK.

Centrul de perfecionare radiocomunicaii

Ing. Ioan erban Popa