Sunteți pe pagina 1din 22

VoluntExpo 2006

Manualul Organizatorului

8-14 mai 2006


Un program iniiat i coordonat
de ctre Pro Vobis
Centrul Naional
de Voluntariat
C EN T R U L N A T I O N A L D E V O LU N T A R I A T

Introducere
Sptmna Naional a Voluntariatului (SNV)
este un proiect dedicat voluntarilor activi din Romnia i tuturor
celor care susin activitatea voluntarilor.
SNV este un eveniment gndit ca:
instrument de promovare a conceptului si practicii
voluntariatului;
eveniment menit s creasc profilul voluntarilor in
comunitate;
aciune de valorificare a potentialului uman existent la
nivelul fiecrei comuniti.

n anul 2005 Sptmna


Naional a Voluntariatului a
primit premiul pentru

Cea mai buna Campanie de


Voluntariat Public
n cadrul galei Oameni pentru
Oameni!

n anul 2006 SNV se organizeaz n perioada 8-14 mai!


SNV este un eveniment iniiat n Romnia de ctre Pro Vobis Centrul Naional de Voluntariat n anul
2002, situndu-se, n prezent, pe o pant ascendent, att din punct de vedere al numrului de organizaii
implicate n realizarea evenimentului, ct i al numrului de voluntari i beneficiari, sponsori i finantatori,
parteneri media.

VoluntExpo este ns evenimentul tradiional al SNV. Pe parcursul SNV se desfoar activiti diverse,
de la expoziii i trguri de voluntariat, mese rotunde, conferine, sesiuni de informare pe diferite teme pn
la lansarea de publicaii i organizarea de cursuri i instruiri, concursuri, jocuri, manifestri artistice etc.
Aceast publicaie se vrea un manual la ndemna celor care doresc s organizeze VolunExpo n
comunitatea lor.
Ce v ofer acest manual:
Un ghid pas cu pas n organizarea
VoluntExpo
O list a resurselor necesare pentru
organizarea cu succes a evenimentului
Locaia
Participanii
Publicul
Animaia
Standul tu
Alte resurse utile
Evaluarea
Un set de formulare model pentu
diferite etape ale organizrii
Cu ce v poate sprijini Pro Vobis
dac vei decide s organizai
VoluntExpo n 2006!!!

Organizarea VoluntExpo presupune realizarea unui trg cu


standuri de prezentare a organizaiilor i instituiilor locale
care doresc s implice voluntari n activitile lor.
VoluntExpo este cadrul n care organizaiile i instituiile
locale i pot promova activitile, programele i proiectele,
pot recruta voluntari i pot pune bazele unor noi proiecte. n
anul 2005 VoluntExpo a avut o component nou
promovarea prevederii 1%. Ne dorim ca i n 2006
promovarea prevederii 2% de data aceasta s fie o
component a VoluntExpo, venind n sprijinul
organizaiilor i instituiilor locale nu doar cu o oportunitate
de prezentare a programelor i de recrutare de voluntari, ci
i de mobilizare a resurselor locale!
n acest an Pro Vobis v pune la dispoziie manualul
organizatorului pentru acest tip de eveniment, dezvoltat pe
baza experienelor dobndite de ctre Pro Vobis i centrele
de voluntariat parteneri tradiionali n organizarea SNV i
VoluntExpo.
Mulumim colegilor de la centrele de voluntariat pentru
mprtirea experineelor lor!
Mulumim colegilor de la Centrul de Voluntariat ClujNapoca pentru permisiunea de a folosi fotografii de la
Ediia 2005 a VoluntExpo organizat la Cluj Napoca!

VoluntExpo 2006 - Manualul Organizatorului

Partea 1 - Locatia
Locaia VoluntExpo este foarte important!!!
Vrei ca evenimentul s capteze atenia tuturor
actorilor din comunitate, vrei s fie n calea
celor mai muli ceteni, ntr-un loc circulat i
recunoscut n localitate ca fiind locul de
ntlnire? Avei nevoie de un spaiu larg,
pietonal, care s permit amplasarea de mese
i panouri.
VoluntExpo 2005: Cluj-Napoca Piaa Matei Corvin
Data la care organizai VoluntExpo este i
ea foarte important. n funcie de specificul
localitii voastre vei alege cea mai potrivit dat pentru a organiza VoluntExpo. Trgul poate fi
ntr-o zi de la sfritul sptmnii (de obicei smbt) cnd oamenii ies din cas i nu v
suprapunei cu programul de lucru. Dar dac n localitatea voastr exist obinuina migraiei la
sfrit de sptmn i smbta localitatea este mai degrab pustie dect populat, poate vei
prefera organizarea VoluntExpo ntr-o zi a sptmnii. Durata VoluntExpo este de obicei de 8 ore,
ncepnd cu ora 10:00.

Autorizaii necesare:
Acordul Primriei pentru organizarea
de activiti n spaiul public (Anexa 1)
Acordul Jandarmeriei pentru
organizarea de activiti n spaiul public
(Anexa 2)
Acordul Poliiei pentru organizarea de
activiti n spaiul public (Anexa 3)

Sfat util:
Pentru a fi siguri c avei toate aprobrile
necesare n timp util v recomandm s
ncepei solicitarea acestora cu cel puin o
lun nainte de data la care dorii s
organizai VoluntExpo. Primul pas este
obinerea acordului din partea Primriei,
dup care le putei solicita pe cele ale
Jandarmeriei i Poliiei.

VoluntExpo 2006 - Manualul Organizatorului

Din experiena noastr:


Verificai prognoza meteo i evitai zilele
ploioase! (Experiena ne-a nvat c nu
ntotdeauna prognozele sunt exacte i natura
este plin de surprize, mai ales n lunile de
primvar cnd se organizeaz SNV!!!)
ncercai s avei ca partener un post de radio
care s emit de la faa locului!
Mobilizai ct mai muli participani care s
dea viaa diversitii din comunitatea voastr!
Fii primii la faa locului n dimineaa faptei i
ntmpinai participanii la eveniment!!!

Partea a 2

-a

- Participantii

Participanii la VoluntExpo sunt sarea i piperul


evenimentului! Vrei s avei la trgul vostru participani ct
mai variai: vrei s fie acolo ceea ce numim ONG-urile active,
dar vrei s avei i alte asociaii (profesionale, de proprietari,
studeneti) i instituii publice (Casa de Pensii, Direcia pentru
Protecia Copilului, Grdina botanic, Muzeul de istorie etc.)
dar i Primria sau Instituia Prefectului, Consiliul Local i cel
Judeean.
Cu ct diversitatea va fi mai mare, cu att cresc ansele ca
trectorii s se regseasc ntr-una sau alta dintre organizaiile
care se prezint i astfel crete succesul evenimentului vostru!
Solicitai nscrierea organizaiilor/instituiilor participante
cu cel puin o lun naintea evenimentului!!! (Anexa 4) Fii
insisteni i rbdtori, cei mai muli vor rspunde cu mai puin
de o sptmn nainte de eveniment!

Resurse necesare:

Din experiena noastr:

Panouri i mese (pot fi nchiriate sau


solicitate ca i sponsorizare n naturAnexa 5)

Sosii primii la faa locului n dimineaa


evenimentului!

Corturi i/sau umbrelue n cazul n


care exist riscul s plou

Aranjai panourile n forma dorit i alocai


un spaiu fiecrei organizaii care s-a
nscris la eveniment!

Logistica pentru pregtirea


standurilor (band de lipit, ace, capse,
foarfeci, lipici, hrtie etc.)

ncercai o distribuire echitabil a


panourilor i evitai izolarea participanilor
n grupuri mici sau la nivel individual!

Sfat util:
Aducei la faa locului tot ce poate fi
necesar pentru pregtirea unui stand (band
de lipit, ace, capse, foarfeci, lipici, hrtie
etc.).Chiar dac fiecare entitate participant
este de ateptat s i organizeze singur
standul, ajutorul pe care l putei oferi cu
lucruri mici, dar att de importante n
aceste situaii, va contribui la succesul
evenimentului vostru i la o bun relaie cu
toi participanii!

VoluntExpo 2006 - Manualul Organizatorului

ntrebai nainte de eveniment dac exist


nevoi speciale i ncercai s facei fa
acestor solicitri! n cazul n care spaiul de
desfurare nu permite acest lucru anunai
nainte de eveniment, nu la faa locului!
Mesajul cu care ncercai aducerea participanilor
la eveniment conteaz. Un exemplu de succes:

Dac-i pas, iei din cas!!!


(Centrul de Voluntariat Vldeti, jud. Vlcea)

Partea a 3

-a

- Publicul

VoluntExpo este un eveniment pentru public!!! Prezena vizitatorilor


este esenial pentru succesul evenimentului i pentru satisfacia
participanilor! Ne dorim ca organizaiile care au venit la trg s plece
acas cu satisfacia unei zile pline i mplinite, cu muli voluntari
recrutai i cu mesajul transmis unui numr ct mai mare de
poteniali beneficiari sau susintori ai cauzei fiecrui participant!
Toat munca organizatorului va
fi n zadar dac trgul nu are
suficieni vizitatori! Anunarea
evenimentului este un demers
elaborat care trebuie luat n
serios i gndit cu mult nainte!
Prezena personalitilor locale este de dorit att pentru organizatori ct i pentru participani!
Vrei ca Primarul localitii voastre s salute voluntarii care au muncit la organizarea
evenimentului i s arate, prin prezena la eveniment, sprijinul Primriei pentru micarea local de
voluntariat i recunoaterea activitii tuturor participanilor la VoluntExpo? Cine poate atrage mai
mult public i vizibilitate dect o personalitate local (cultural, muzical, sportiv etc.)?

Pentru o bun promovare:


Materiale promoionale (postere, fluturai,
spoturi radio i/sau TV)
O bun relaie cu mass-media local
partenerii media pot fi de mare ajutor n
promovarea evenimentului
Anunarea evenimentului pe ct mai
multe ci, cu mesaje adaptate diferitelor
categorii de public i ncepei promovarea
cu cel puin 2 sptmni nainte!!!

Din experiena noastr:


Trimitei invitaii din timp personalitilor
pe care dorii s le avei la eveniment! Nu
v bazai numai pe fax i pot, sunai i
asigurai-v c invitaia voastr a ajuns la
destinaie!
Relaiile cu mass-media sunt cu att mai
eficiente cu ct sunt mai personalizate! Nu
ateptai ajunul trgului ca s stai de vorba
cu mass-media local! Cultivai relaia din
timp i cu seriozitate!

Sfat util:
Abordai relaia cu mass-media cu seriozitate
i profesionalism! Nu mizai pe faptul c este
interesul lor s ia parte la eveniment! Nu
uitai c se ntmpl multe lucruri care pot
capta atenia mass-media, chiar dac voi nu
le-ai considera demne de atenie! Cerei
sfatul dac nu avei experien n lucrul cu
presa i fii punctuali n furnizarea
informaiilor solicitate/promise!

VoluntExpo 2006 - Manualul Organizatorului

Pro Vobis pune la dispoziia colaboratorilor


care organizeaz VoluntExpo materiale
personalizate (postere, baloane, fluturai).
Putei solicita aceste materiale folosind formularul
din Anexa 6. Stocul fiind limitat, materialele
trebuie solicitate pn la termenul nscris n
formular. n funcie de numrul de solicitri, Pro
Vobis va ncerca distribuirea ct mai echitabil a
materialelor disponibile.

Partea a 4 -a - Animatia
VoluntExpo nu este un eveniment static! Publicul
trebuie atras i implicat n ct mai multe activiti!
Jocurile pentru copii i tineri sunt un element
important, iar voluntarii sunt de nenlocuit n acest
demers! Pregtii echipa de voluntari animatori din
timp, alegei jocuri potrivite, imaginai concursuri i
tombole atrgtoare, oferii premii simbolice
publicului vizitator care s transmit mesajul
organizaiei voastre i/sau al ntregului eveniment!
Sonorizarea este important! Avei nevoie de o staie de
amplificare pentru a asigura un fond muzical plcut pe durata
ntregului eveniment! Este de dorit s avei partener media un post
de radio care emite de la faa locului! Sonorizarea de calitate poate
asigura succesul animaiei i al jocurilor pentru publicul vizitator!
Sfat util:
Avei nevoie de aprobare
pentru racordarea temporar i
alimentarea cu electricitate.
Solicitai aprobarea din timp!
(Anexa 7) Fii ateni la
costurile pe care le implic
acest demers i ncercai
obinerea acestei faciliti ca
sponsorizare n natur!

Din experiena noastr:


Asigurai-v c nici un
vizitator nu pleac de la
standul vostru cu mna
goal!
Oferii un flutura, o bomboan, un pliant, o floare, o
insignfii creativi i artai celor care v viziteaz c
suntei acolo pentru a promova o cauz n care credei!
Alegei jocuri potrivite
pentri categorii diverse
de public i care pot fi
organizate cu un numr
variabil de participani!
Asigurai-v c fondul
muzical este unul neutru
i care permite conversaia cu vizitatorii!
Asigurai prezena permanent a unei persoane
din partea organizatorilor pe toat durata
evenimentului!

VoluntExpo 2006 - Manualul Organizatorului

Partea a 5 -a Standul tau


Standul tu este la fel de important ca i ntregul eveniment!
Pregtirea lui trebuie fcut cu suficient seriozitate i, foarte
important, din timp!
Organizarea VoluntExpo este solicitant i multe detalii vor trebui
rezolvate ct mai aproape de eveniment!
Nu vrei ca tocmai organizaia ta s nu fie reprezentat
corespunztor la eveniment!
Prestaia organizatorului pe durata evenimentului este foarte
important pentru succesul ntregului demers! Reprezentanii
mass-media care vor vizita trgul vor dori s vorbeasc n primul
rnd cu organizatorii!
Standul tu trebuie s prezinte nu doar organizaia, ci i
evenimentul care st la baza trgului: Sptmna Naional a
Voluntariatului!
Din experiena noastr:
Pregtirea propriului stand trebuie fcut cu cel puin o sptmn nainte de eveniment!
Asigurai permanena la standul vostru! Cineva trebuie s fie oricnd disponibil s ofere
informaii generale despre ntregul eveniment!
Persoana de la standul organizatorului trebuie s poat face fa situaiilor mai mult sau mai
puin plcute care pot aprea! Participanii vor direciona vizitatorii curioi ctre organizatori!
Plasai-v standul lng sursa de electricitate! Vei avea
acces i control deplin asupra sonorizrii!
Asigurai-v c avei un spaiu de depozitare a diverselor
resurse logistice necesare, dar nu demne de expus la
stand!
n calitate de organizatori trebuie s avei la ndemn o
trus de prim ajutor!
Avei pregtit hrtie de scris i cteva pixuri/creioane pe
care le putei oferi! De cele mai multe ori considerm c
nu vom avea nevoie de ele, dar de cele mai multe ori
avem!
ncheiai turul oferit persoalitilor care viziteaz trgul la
standul vostru! V asigurai astfel c evenimentul v este
atribuit i mesajul evenimentului este transmis!

VoluntExpo 2006 - Manualul Organizatorului

Partea a 6

-a

Alte resurse

Exist multe resurse pe care le putei mobiliza pentru


un eveniment de succes! Resursele convenionale le
regsii prezentate n fiecare dintre seciunile
anterioare. De la resurse logistice (panouri, mese,
scaune, umbrelue etc.) pn la materialele
promoionale expuse la fiecare stand sau nmnate
vizitatorilor, toate sunt importante!
Participanii sunt importani, avem nevoie
ns i de public, vrem ca personalitile
locale s viziteze trgul, ne dorim ca massmedia s vorbeasc despre evenimentul
nostru i s vin la faa locului s culeag
informaii!
Exist ns i o categorie de resurse mai puin
formale, dar foarte importante (ca s nu
spunem cele mai importante!!!)
Ele sunt din categoria ideilor
creative i a curajului de a le pune
n aplicare! Avem nevoie de eroi i
mai ales de acei oameni din jurul
nostru care gsesc n sufletele lor
spiritul eroilor de care avem nevoie!
Avem nevoie de prietenia naturii i
de o zi nsorit!
i ntre attea nevoi, avem la
dispoziie v o l u n t a r i, eroii de
lng noi, cu
idei creative
i curajul de
a le pune n
aplicare, care tiu s nving i
vitregiile naturii cu energia i
entuziasmul lor!!!

VoluntExpo 2006 - Manualul Organizatorului

Partea a 7 -a - Evaluarea
VoluntExpo nu se termin
atunci cnd se strng
standurile i participanii
pleac aa cum nici nu
ncepe
atunci
cnd
participanii sosesc s i
pregteasc standurile n
ziua evenimentului!
Evaluarea VoluntExpo ncepe o dat cu pregtirea
evenimentului. Ca s avem
la final imaginea a ceea ce a
nsemnat
evenimentul,
trebuie s urmrim pe tot
parcursul
pregtirii
i
derulrii evenimentului ceea
ce este important s tim la
finalul acestuia.
Atenie la:
Itemii din formularul de
evaluare (Anexa 8)
trebuie urmrii de cnd
ncepem
organizarea
evenimentului pn la
final
Monitorizarea atent a
muncii voluntarilor implicai n organizare
Monitorizarea presei nainte, n timpul i dup
eveniment
Valoarea financiar a
evenimentului (monitorizai
atent
fiecare
contribuie la eveniment
indiferent dac aceasta
este n bani sau n
natur)

VoluntExpo 2005, Cluj Napoca: n ciuda celor 3 surse meteo


verificate i care anunau o zi nsorit, n miezul zilei i n toiul
trgului o ploaie nprasnic a spulberat toate standurile, participanii i
vizitatorii... Au rezistat pn la final doar voluntarii, organizatorii i
civa eroi destoinici... Am tiut c am avut un eveniment de succes
din zmbetul lor cnd n sfrit a ieit soarele!!!
Din experiena noastr:
Aspecte de urmrit n vederea evalurii
Nr. organizaii
partenere n organizare
Nr. voluntari implicai
n organizare
Valoarea muncii
voluntarilor
Nr. activitai organizate
n cadrul evenimentului
Nr. sponsori si
finanatori
Nr. beneficiari direci
Nr. apariii media (pres
scris/radio/televiziune)

Nr. organizaii participante la


eveniment
Nr. ore de voluntariat
Nr. voluntari recrutai n
cadrul evenimentului
Nr. estimat de vizitatori
Valoarea sponsorizrilor/
finanrilor/contribuiilor n
natur
Nr. colaboratori/parteneri
media
Nr. personaliti locale care au
vizitat evenimentul

Important:
Facei fotografii multe pe toat durata organizrii evenimentului!
Colectai preri la cald de la participani, vizitatori, voluntari!
Sunt nepreuite pentru raportul evenimentului!

VoluntExpo 2006 - Manualul Organizatorului

n loc de Concluzii
Manualul Organizatorului VoluntExpo se vrea a fi un instrument la ndemna celor care doresc
s organizeze evenimente publice de tipul trgurilor/expoziiilor cu standuri. Echipa Pro Vobis v
st la dispoziie cu experienele acumulate n 4 ani de organizare a Sptmnii Naionale a
Voluntariatului i a VoluntExpo pentru a v ajuta s organizai un eveniment de succes.
Alturai-v centrelor de voluntariat n perioada 8-14 mai 2006
pentru un eveniment de tradiie i excepie: Sptmna Naional a Voluntariatului!
Resurse despre ediiile precedente ale SNV:
Pagina www.voluntariat.ro
Ghidul activitilor SNV ediia 2004 (http://www.voluntariat.ro/SNV/snv.php)
Programul naional SNV 2005 (http://www.provobis.ro/1_2_programe/programe_saptamana.htm)
Raportul SNV 2005 (http://www.provobis.ro/1_2_programe/programe_saptamana.htm)
Raportul SNV 2004 (http://www.voluntariat.ro/SNV/snv.php)
Pentru SNV 2006, ediia aV-a:
Manualul organizatorului VoluntExpo
Programul naional SNV 2006 (nscriei-v evenimentele vezi Anexa 9)
Pagina www.voluntariat.ro cu o nou seciune dedicat SNV
Materiale promoionale personalizate cu sigla evenimentului (solicitai-le la Pro Vobis Anexa 6)
Echipa Pro Vobis (http://www.provobis.ro/2_2_echipa/echipa.php)

Lista anexelor
Anexa 1
Anexa 2
Anexa 3
Anexa 4
Anexa 5
Anexa 6
Anexa 7
Anexa 8

Cerere ctre Primrie pentru desfurarea de activiti n spaiul public


Cererea ctre Jandarmerie pentru desfurarea de activiti n spaiul public
Cererea ctre Poliie pentru desfurarea de activiti n spaiul public
Formular de nscriere a participanilor la VoluntExpo
Solicitare panouri/mese
Formular pentru solicitarea materialelor promoionale de la Pro Vobis
Solicitare racordare temporar la sursa de electricitate
Formular de monitorizare i raportare a activitilor desfurate n cadrul SNV

Alte documente utile:


Anexa 9
Anexa 10
Anexa 11

nscrierea activitilor n Programul Naional SNV


Model cerere de sponsorizare
Model contract de sponsorizare

VoluntExpo 2006 - Manualul Organizatorului

10

Anexa 1
Cerere ctre Primrie pentru desfurarea de activiti n spaiul public
Catre: Primria ...........................
n atenia: Dlui/Dnei Primar
Data:
Stimate
(Organizaia/Instituia) ..organizeaz n perioada 8-14 mai 2006
SPTMNA NAIONAL A VOLUNTARIATULUI, eveniment aflat anul acesta la a V-a
ediie.
In data de .. ntre orele n dorim s organizm
VoluntExpo 2006, un trg de oferte de voluntariat ale organizaiilor i instituiilor din oraul
nostru, destinat tuturor celor care doresc s se implice n comunitate punndu-i astfel la dispoziia
comunitii timpul, talentele i energia.
Pentru desfurarea n bune condiii a ntregului eveniment am avea nevoie de sprijinul
dumneavoastr, sprijin care const n:
aprobarea desfurriiVoluntexpo 2006 n (locaia).., n data de
ntre orele . Participarea este deschis tuturor celor care doresc s viziteze
standurile de prezentare ale organizaiilor i instituiilor.
mprumutarea unui numar de .. panouri de afiaj (de tipul celor folosite
pentru campaniile electorale) pe care le vom uitliza pentru amenajarea standurilor.

n sperana c vei rspune pozitiv cererii noastre, v mulumim anticipat!


(Numele persoanei)
(Funcia)
(Organizaia/Instituia)

Anexa 2
Cererea ctre Jandarmerie pentru desfurarea de activiti n spaiul public
Ctre:...........................
n atenia:
Data:
Stimate
(Organizaia/Instituia) ..organizeaz n perioada 8-14 mai 2006
SPTMNA NAIONAL A VOLUNTARIATULUI, eveniment aflat anul acesta la a V-a
ediie.
V informm c n data de .. ntre orele n (locaia) se
va organiza VoluntExpo 2006, un trg de oferte de voluntariat ale organizaiilor i instituiilor din
oraul nostru, destinat tuturor celor care doresc s se implice n comunitate punndu-i astfel la
dispoziia comunitii timpul, talentele i energia.
Anexm la prezenta cerere aprobarea eliberat de ctre Primria pentru desfurarea
evenimentului.

n sperana c vei rspune pozitiv cererii noastre, v mulumim anticipat!


(Numele persoanei)
(Funcia)
(Organizaia/Instituia)

Anexa 3
Cererea ctre Poliie pentru desfurarea de activiti n spaiul public
Ctre:...........................
n atenia:
Data:
Stimate
(Organizaia/Instituia) ..organizeaz n perioada 8-14 mai 2006
SPTMNA NAIONAL A VOLUNTARIATULUI, eveniment aflat anul acesta la a V-a
ediie.
V informm c n data de .. ntre orele n (locaia) se
va organiza VoluntExpo 2006, un trg de oferte de voluntariat ale organizaiilor i instituiilor din
oraul nostru, destinat tuturor celor care doresc s se implice n comunitate punndu-i astfel la
dispoziia comunitii timpul, talentele i energia.
Anexm la prezenta cerere aprobarea eliberat de ctre Primria pentru desfurarea
evenimentului.

n sperana c vei rspune pozitiv cererii noastre, v mulumim anticipat!


(Numele persoanei)
(Funcia)
(Organizaia/Instituia)

Anexa 4
Formular de nscriere a participanilor la VoluntExpo
SNV a fost gndit ca un instrument de promovare a voluntariatului, urmrind creterea profilului
voluntarilor n comunitate, contientizarea publicului larg cu privire la rolul i importana
voluntariatului i la modalitile efective de implicare, dar i aprecierea formal a voluntarilor
implicai n activiti diverse n beneficiul comunitii.
V invitm la Ediia a V-a a SNV!
VoluntExpo 2006 este un eveniment de promovare a activitilor i programelor de voluntariat ale
fiecrei organizaii i instituii din . Trgul de voluntariat se va desfura n
data de.n (locaia).... ntre orele:
V invitm s v nscriei la eveniment prin completarea acestui formular i trimiterea lui la
(organizator), persoan de contact ., tel.
.., e-mail . pn la data de.., orele .
Organizaia /instituia____________________________________________________________
Adresa complet _______________________________________________________________
Telefon/ fax . __________________________________________________________________
Pagina de web__________________________________Email __________________________
Persoana de contact ____________________Funcia____________________mobil___________
Scopul/ misiunea organizaiei ____________________________________________________
Pentru prezentarea organizaiei/instituiei avem nevoie de:
un panou
un stand (panou + masa + scaun)
venim cu echipamentul nostru
conectare la sursa de electricitate
Am dori s organizm:
o pezentare pentru public
jocuri/concursuri/animaie
Not: Participanii sunt responsabili cu asigurarea permanenei la propriul stand. Organizatorii nu
i asum rspunderea pentru prezentarea organizaiei n lipsa unei persoane delegate de ctre
participant. Prin completarea acestui formular v dai acordul ca reprezentanii organizaiei,
standul acesteia i/sau activitile organizate pe durata VoluntExpo s fie
fotografiate/filmate/nregistrate de ctre organizatori i folosite dectre acetia n materiale legate
de eveniment fr solicitarea suplimentar a acordului.
Data:

Semntura:

V rugm returnai formularul completat pn la data de la e-mail:


sau fax . V mulumim!

Anexa 5
Solicitare panouri/mese
Catre: ...........................
n atenia:
Data:
Stimate
(Organizaia/Instituia) ..organizeaz n perioada 8-14 mai 2006
SPTMNA NAIONAL A VOLUNTARIATULUI, eveniment aflat anul acesta la a V-a
ediie.
In data de .. ntre orele n va fi organzat VoluntExpo
2006, un trg de oferte de voluntariat ale organizaiilor i instituiilor din oraul nostru, destinat
tuturor celor care doresc s se implice n comunitate punndu-i astfel la dispoziia comunitii
timpul, talentele i energia.
Pentru desfurarea n bune condiii a ntregului eveniment am avea nevoie de sprijinul
dumneavoastr, sprijin care const n punerea la dispoziia organizaiei noastre a unui numr de
.. mese/panouri/scaune, care vor fi utilizate drept suport pentru prezentarea materialelor
organizaiilor implicate n aceast manifestare.

Menionm c ne asumm intreaga rspundere privind transportul meselor de la sediul


dumneavoatr la locaia evenimentului i returnarea acestora la sodiul dumneavoastr pn n
(data)., orele . .

n sperana c vei rspune pozitiv cererii noastre, v mulumim anticipat!


(Numele persoanei)
(Funcia)
(Organizaia/Instituia)

Anexa 6
Formular pentru solicitarea materialelor promoionale de la Pro Vobis
Ctre: Pro Vobis Centrul Naional de Voluntariat
Data: .
Localitatea:
Organizaia/Instituia (numele).. organizeaz n perioada urmtoarele activiti
pentru marcarea Sptmnii Naionale a Voluntariatului:

Pentru desfurarea acestor activiti v solicitm sprijinul prin punerea la dispoziie a urmtoarelor
materiale:
(nr) postere SNV
(nr) fluturai SNV
(nr) baloane SNV
V rugm s trimitei materialele la urmtoarea adres: (v rugm menionai adresa complet,
inclusiv codul potal n varianta nou csuele potale nu se accept):

Not: Prin semnarea i expedierea acestui formular organizaia se angajeaz c va trimite ctre Pro
Vobis un raport cu privire la activitile desfurate cu sprijinul Pro Vobis prin materialele
promoionale puse la dispoziie utiliznd formularul din Anexa 8 (Mobitorizarea i raportarea
activitilor SNV).
Persona de contact pentru raportare este: ..(numele). Funcia: .
E-mail: , Tel: ( ).., Mobil: ( ).
Data:

Semntura:

V rugm returnai formularul completat pnla data de 20 aprilie 2006, orele 17:00 prin email la adresa fred@provobis.ro sau prin fax la 0364 401188. V mulumim!

Anexa 7
Solicitare racordare temporar la sursa de electricitate
Catre: .
n atenia:
Data:

Stimate domnule

(Organizaia/Instituia) . organizeaz n perioada 8-14 mai 2006 SPTMNA


NAIONAL A VOLUNTARIATULUI, eveniment aflat anul acesta la a V-a ediie. Sptmna
Naional a Voluntariatului (SNV) este un eveniment dedicat voluntarilor activi n Romania.
Implicarea lor reprezint gradul de democratizare la care a ajuns oraul nostru.
In data de .. orele n vom organiza Voluntexpo 2006,
un trg de oferte de voluntariat ale organizaiilor i instituiilor din oraul nostru, destinat tuturor
celor care doresc s se implice n comunitate punndu-i astfel la dispoziia comunitii timpul,
talentele i energia. Acest eveniment se desfoar cu acordul Primriei. (vezi aprobarea ataat)
Pentru desfurarea n bune condiii a ntregului eveniment avem nevoie de racordarea temporar
la reeaua electric n ..(locaia).. ntre orele .., n data de .
Mentionam ca vom utiliza urmatoarele echipamente:
- statie de amplificare
- computere
- videoproiectoare etc

n sperana c vei rspune pozitiv cererii noastre, v mulumim anticipat!

(Numele persoanei)
(Funcia)
(Organizaia/Instituia)

Anexa 8
Formular de monitorizare i raportare a activitilor desfurate n cadrul SNV
Pentru realizarea raportulu naional al SNV 2006 avem nevoie de sprijinul dumneavoastr! Acesta
const n informaii cumulate privind activitile desfurate pe toat surata SNV i infomaii
detaliate despre fiecare activitate n parte. V rugm s transmitei aceste informaii ctre Pro Vobis
pn la data de 24 mai 2006, orele 17:00 prin e-mail la adresa simona@provobis.ro.
V mulumim!
Informaii cumulate privind activitile SNV 2006 n (localitatea)..:
Nr. organizaii partenere n organizare
Nr. voluntari implicai n organizare
Nr. ore de voluntariat
Valoarea muncii voluntarilor (prin raportare la salariul minim)
Nr. voluntari recrutai n cadrul evenimentului
Nr. activitai organizate n cadrul evenimentului
Nr. sponsori si finanatori
Valoarea sponsorizrilor/ finanrilor/contribuiilor n natur
Valoarea sponsorizrilor/ finanrilor/contribuiilor n bani
Nr. apariii media (pres scris/radio/televiziune)
Nr. organizaii participante la eveniment
Nr. estimat de vizitatori
Nr. colaboratori-parteneri media
Nr. personaliti locale care au vizitat evenimentul
Nr. beneficiari direci
Resurse financiare directe investite de organizatori
V rugm ataai copii dup reflectarea n pres a activitilor SNV n localitatea dumneavoastr i
fotografii reprezentative pentru activitile desfurate (v rugm s v limitai la maximum 5
fotografii i s includei localitatea n numele fiecrui fiier pentru identificare). V mulumim!
Informaii privind fiecare activitate desfurat n cadrul SNV 2006 n (localitatea)..:
Pentru a fi incluse n Raportul Naional SNV 2006, informaiile despre activitile
dumneavoastr trebuie trimise n urmtorul format:
Data:
Localitatea:
Organizator/i:
Activitate:
Rezultate:

zi/luna/an
localitatea n care s-a desfurat evenimentul/activitatea
v rugm includei numrul i numele organizatorilor fiecrei
activiti, inclusiv numele organizaiei dumneavoatsr dac aceasta sa aflat printre organizatori sau dac a fost singurul organizator
v rugm descriei foarte pe scurt activitatea desfurat
v rugm precizai n format numeric care au fost principalele
rezultate ale activitii descrise (ex: 15 puiei plantai sau 20 voluntari
recrutai sau 45 participani la consurs etc.)

Acest format se aplic pentru fiecare activitate n parte!!! V mulumim!

Anexa 9
nscrierea activitilor n Programul Naional SNV
Pentru nscrierea activitilor dumneavoastr n Programul Naional SNV 2006 v rugm s
transmitei informaii despre activitile planificate ctre Pro Vobis pn la data de 21 aprilie 2006,
orele 17:00 prin e-mail la adresa simona@provobis.ro.
Pentru a fi incluse n Programul Naional SNV 2006, informaiile trebuie s respecte urmtorul
format:
Cnd:
Unde:
Cine:
Ce:

data, ora
localitatea, locaia specific (sediul/adresa eventual persoan de contact, e-mail sau
telefon)
organizatori, eventual sponsori
descrierea pe scurt a activitii (instruire pe tema..., consurs pe tema...., lansare
publicaia ..... etc. )

V rugm folosii acest format pentru fiecare activitate n parte!


V mulumim!

Anexa 10
Model cerere de sponsorizare

CERERE DE SPONSORIZARE
Organizaia/Instituia
initiatoare:
- Institutia Prefectului
- Consiliul Judeean ........................................
Parteneri implicati:
- Primaria ..
- etc
Numar de inregistrare:
Judecatoria:
Adresa:
Tel/Fax:

Mobil:

Email:

Perioada de desfasurare a evenimentului:

Titlul evenimentului:

Coordonatorul proiectului:

Saptamana Nationala a Voluntariatului!

Scopul: Saptamana Nationala a Voluntraitului (SNV) este un eveniment dedicat voluntarilor


activi din Romania si tuturor celor cu care acestia colaboreaza in activitatile lor!
Programul SNV n .. (localitatea):
(activitatea 1)
(activitatea 2)
(activitatea 3) etc
Data depunerii cererii:

Semnatura coordonatorului de proiect:

Una dintre semnaturile autorizate:


Spampila organizatiei:
Incheiere: Asteptam raspunsul dumneavoastr pana in data de

Anexa 11
Model contract de sponsorizare
ncheiat ntre
..avnd sediul n:jud... localitatea
.strada....nr....,.Banca
IBANtel.faxemail
Reprezentat de: .. n calitate de beneficiar,
i
..avnd sediul n:jud... localitatea
.strada....nr....,.Banca
IBANtel.faxemail
Reprezentat de: .. n calitate de sponsor,
Articolul 1. Obiectul contractului l constituie sprijinirea activitii Organizaiei/Instituiei n
conformitate cu prevederile Legii Sponsorizrii Nr.32/1994 modificat i completat prin Ordonana 36/1998, OUG nr
127 /1999, OUG 13/2001, Legea nr. 204/2001, Legea nr. 576/2001 si Legea nr. 414/2002, samd.
Sprijinirea activitii Organizaiei/Instituiei se face:
n produse, i anume:
...........................................................................................................................................................
n valoare de: ...........................................................................................................................................................
n servicii, i anume:
...........................................................................................................................................................
n valoare de: .........................................................................................................................................................
n bani, suma : ...........................................................................................................................................................
sponsorul este de acord ca un procent de ...........% s fie folosit pentru cheltuieli administrative.
Articolul 2. produsele care fac obiectul prezentului contract se vor livra pe baz de factur; aceasta va fi anexat
prezentului contract.
n cazul sponsorizrii n bani, acetia se vor vira n contul: ..
Articolul 3. Organizaiei/Instituiei, n calitate de beneficiar, se oblig s fac cunoscut
sponsorizarea prin:
..
..
..
..
Articolul 4. Organizaiei/Instituiei se oblig s asigure la cerere documente justificative
complete cu privire la destinaia banilor i produselor din aceast sponsorizare.
Articolul 5. Orice modificare a prezentului contract se poate face doar cu acordul ambelor pri, concretizat
act adiional.
Articolul 6. Prezentul contract a fost ncheiat n doua exemplare, cte unul pentru fiecare parte. Cererea de
sponsorizare face parte integrant din contract.
Data i locul: .......................................................
Sponsor:
(semntura i tampila)

Beneficiar:
(semntura i tampila)

printr-un

8-14 mai 2006

Sptmna Naional a Voluntariatului este un program iniiat i coordonat de ctre


Pro Vobis - Centrul Naional de Voluntariat.
Acest manual a fost realizat cu sprijinul Balkan Trust for Democracy n cadrul priectului
Implicarea autoritilor judeene n dezvoltarea voluntariatului.
C EN T R U L N A T I O N A L D E V O LU N T A R I A T

Pro Vobis 2006