Sunteți pe pagina 1din 25

SCIM

Documente

Standardul 1 - Etic,
integritate
Entitatea public asigur condiiile necesare cunoaterii
de ctre angajai a reglementrilor care guverneaz
comportamentul acestora, prevenirea i raportarea
fraudelor i neregulilor.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
A fost comunicat personalului un
cod de conduit, care stabilete
reguli de comportament etic n
realizarea atribuiilor de serviciu,
aplicabil att personalului de
conducere, ct i celui de
execuie din cadrul
compartimentului?

Rsp
uns/E
xplica
ie

Documente
justificative
-

Da

Salariaii beneficiaz de
consiliere etic i li se aplic un
sistem de monitorizare a

Da

Codul de conduit aprobat i


comunicat pe site i prin
adresa oficial
Tabel semnturi luare la
cunotina de ctre angajaii
direciilor ,privind legislaia
specific eticii i integritii
profesionale
Rapoartele consilierului de
etic - pe site
Informarea privind
nominalizarea consilierului de

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Implementat

Standardul 2 Atribuii, funcii,


sarcini

Entitatea public transmite angajailor i actualizeaz permanent:


documentul privind misiunea entitii publice;
regulamentele interne;
fia postului (funciei).

Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
Personalului i sunt aduse la
cunotin documentele
actualizate privind misiunea
entitii, regulamentele interne
i fiele posturilor?
Sarcinile /atribuiile asociate
posturilor sunt stabilite n
concordan cu competenele
decizionale necesare realizrii
acestora?

Rsp
uns/E
xplica
ie

Da

Documente
justificative
-

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Chestionar MMFPS
ROF ROI postate pe Intranet si
pagina web oficial a MMFPS
Fiele posturilor
Implementat

Da

Fiele posturilor

Standardul 4 Funcii
sensibile

Entitatea public identific funciile considerate


ca fiind sensibile i stabilete o politic adecvat
de rotaie a salariailor care ocup astfel de funcii.

Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
A fost ntocmit inventarul
funciilor sensibile?

Rsp
uns/E
Documente
xplica justificative
ie

Da

Stadiul
implement
rii
standardu
lui

Lista funciilor sensibile

Implementat
Este stabilit o politic adecvat
de rotaie a salariailor din
funciile sensibile?

Da

Tabelul privind gestionarea


riscurilor aferente funciilor
sensibile

Standardul 5
Delegarea
Managerul stabilete, n scris, limitele competenelor
i responsabilitilor pe care le deleag.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
Sunt stabilite i comunicate
limitele competenelor i
responsabilitilor care se
deleag?
Delegarea/subdelegarea de
competen se realizeaz n
baza unor proceduri specifice
aprobate?

Rsp
uns/E
xplica
ie
Da

Da

Documente
justificative
-

PS de delegare
Fise de post
Acte administrative de
delegare/subdelegare

PS pe delegare
Fisa postului
Acte administrative de
delegare/subdelegare

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Implementat

Standardul 6
Structura
organizatoric
Entitatea public definete propria structur organizatoric,
competenele, responsabilitile, sarcinile i obligaia de a raporta
pentru fiecare component structural i informeaz n scris salariaii.

Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
Sunt efectuate analize, la nivelul
principalelor activiti, n scopul
identificrii eventualelor
disfuncionaliti n fixarea
sarcinilor de lucru individuale
prin fiele posturilor i n
stabilirea atribuiilor
compartimentului?

Rsp
uns/E
xplica
ie

Documente
justificative
-

Da

Structura organizatoric asigur


funcionarea circuitelor i
fluxurilor informaionale
necesare supravegherii i

Da

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

ROF- cuprinde atribuiile pe


direcii i pe servicii
Organigrama
Chestionar MMFPS
Statul de personal/ Statul de
funcii
Fia postului
Organigrama
Statul de personal/ Statul de
funcii
Fisa postului
Tabel circuitul documentelor,
flux informaional la nivelul

Implementa
t

Standardul 7
Obiective

Entitatea public trebuie s defineasc obiectivele determinante, legate


de scopurile entitii, precum i cele complementare, legate de fiabilitatea
informaiilor, conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne i
s comunice obiectivele definite tuturor salariailor i terilor interesai.

Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
Sunt stabilite obiectivele
specifice la nivelul
compartimentului?
Obiectivele sunt astfel stabilite
nct s rspund pachetului de
cerine S.M.A.R.T.? (Unde: S
-precise; M - msurabile i
verificabile; A - necesare; R realiste; T - cu termen de
realizare.)
Sunt stabilite activitile
individuale pentru fiecare
salariat, care s conduc la
atingerea obiectivelor specifice
compartimentului?

Rsp
uns/E
Documente
xplica justificative
ie
Da

Fisa de analiza MMFPS


Rapoarte de activitate

Fisa de analiza MMFPS


(obiective definite cantitativ
sau calitativ cu indicatori de
rezultat comensurabili)

Da

Da

Fisele posturilor
Fisa de analiza MMFPS

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Implementat

Standardul 8
Planificarea
Entitatea public ntocmete planuri prin care se pun n
concordan activitile necesare pentru atingerea obiectivelor cu
resursele maxim posibil de alocat, astfel nct riscurile de a nu
realiza obiectivele s fie minime.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului

Rsp
uns/E
Documente
xplica justificative
ie

Resursele alocate sunt astfel


repartizate nct s asigure
activitile necesare realizrii
obiectivelor specifice
compartimentului?

Da

n cazul modificrii obiectivelor


specifice, sunt stabilite msurile
necesare pentru ncadrarea n
resursele repartizate?

Da

Fisa de analiza (activitile)


Necesarul de consumabile
Lista de investiii /planuri
anuale/ multianuale
Programul de achiziii

-Fisa de analiz / planul


activitilor

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Implementat

Standardul 9
Coordonarea
Pentru atingerea obiectivelor, deciziile i aciunile componentelor
structurale ale entitii publice trebuie coordonate, n scopul
asigurrii convergenei i coerenei acestora.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
Sunt adoptate msuri de
coordonare a deciziilor i
activitilor compartimentului cu
cele ale altor compartimente, n
scopul asigurrii convergenei i
coerenei acestora?
n compartiment se realizeaz
consultarea prealabil, n
vederea coordonrii activitilor?

Rsp
uns/E
Documente
xplica justificative
ie
Da

Da

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Acte administrative decizii


director
edinele grupurilor de lucru
Procedurile de sistem existente
la nivelul aparatului MMFPS
Implementat
Minute ale edinelor

Standardul 10
Monitorizarea
performanelor
Entitatea public asigur, pentru fiecare politic i activitate,
monitorizarea performanelor, utiliznd indicatori cantitativi i
calitativi relevani, inclusiv cu privire la economicitate, eficien i
eficacitate.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
Este instituit un sistem de
monitorizare i raportare a
performanelor, pe baza
indicatorilor asociai obiectivelor
specifice?
Atunci cnd necesitile o
impun, se efectueaz o
reevaluare a relevanei
indicatorilor asociai obiectivelor
specifice, n scopul operrii
coreciilor cuvenite?

Rsp
uns/E
xplica
ie

Documente
justificative
-

Da
-

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Fisa de analiz
Evaluarea performantelor
profesionale
Rapoartele privind activitatea
compartimentelor
Implementat

Da

Fisa de analiz
Evaluarea performantelor
profesionale

Standardul 11
Managementul riscului
Entitatea public analizeaz sistematic, cel puin o dat pe an, riscurile
legate de desfurarea activitilor sale, elaboreaz planuri
corespunztoare, n direcia limitrii posibilelor consecine ale acestor
riscuri, i numete salariaii responsabili n aplicarea planurilor respective.

Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
Sunt identificate i evaluate
principalele riscuri, proprii
activitilor din cadrul
compartimentului?
Sunt stabilite msuri de
gestionare a riscurilor
identificate i evaluate la nivelul
activitilor din cadrul
compartimentului?
Este asigurat

Rsp
uns/E
xplica
ie

Documente
justificative

Da
-

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Fia de analiz
Procedura de sistem privind
managementul riscului
Formularele de alert la risc
Registrul riscurilor (riscuri
identificate)
Implementat

Da

Registrul riscurilor
Fisa de urmrire a riscului

Standardul 15 Ipoteze,
reevaluri
Fixarea obiectivelor ia n considerare ipoteze acceptate contient, prin
consens.
Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformrii mediului, impune
reevaluarea obiectivelor.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
Stabilirea obiectivelor specifice
are la baz formularea de
ipoteze/premise, acceptate prin
consens?
Sunt reevaluate obiectivele
specifice atunci cnd se constat
modificri ale
ipotezelor/premiselor care au
stat la baza fixrii acestora?

Rspu
ns/Ex
Documente
plicai justificative
e
Da

Stadiul
implementrii
standardului

Fia de analiz
Implementat

Da

Fia de analiz

Standardul 12
Informarea
Entitatea public stabilete tipurile de informaii, coninutul,
calitatea, frecvena, sursele i destinatarii acestora, astfel nct
managerii i salariaii, prin primirea i transmiterea informaiilor, s
i poat ndeplini sarcinile.

Standardul 13
Comunicarea
Entitatea public trebuie s dezvolte un sistem eficient de
comunicare intern i extern, care s asigure o difuzare rapid,
fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung
complete i la timp la utilizatori.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului

Rspu
ns/Ex
plicai
e

Documente
justificative
-

Circuitele
informaionale
(traseele
pe
care
circul
informaiile) asigur o difuzare
rapid, fluent i precis a
informaiilor, astfel nct acestea
s ajung la timp la utilizatori?
Sunt stabilite canale adecvate
de
comunicare
prin
care
managerii i personalul de
execuie
din
cadrul
unui
compartiment s fie informai cu

Da
-

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Procedura de sistem privind


gestionarea petiiilor, circuitul
documentelor i accesul liber la
informaiile de interes public i
circuitul solicitrilor n cadrul
entitii
E-mail, fax, telefon, adrese
scrise
transmise
prin
registratur.
Implementa
Procedura de sistem privind
t
gestionarea petiiilor, circuitul
documentelor i accesul liber la
informaiile de interes public i
circuitul solicitrilor n cadrul

Standardul 14
Corespondena i
arhivarea
Fiecare entitate public organizeaz primirea/expedierea,
nregistrarea i arhivarea corespondenei, astfel nct sistemul s
fie accesibil managerului, angajailor i terilor interesai cu abilitare
n domeniu.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului

Rspu
ns/Ex
plicai
e

Documente
justificative
-

Sunt aplicate proceduri pentru


primirea/expedierea,
nregistrarea i arhivarea
corespondenei?

Da

Reglementrile legale n vigoare


cu privire la manipularea i
depozitarea informaiilor
clasificate sunt cunoscute i
aplicate n practic?

Da

Procedura de sistem privind


gestionarea petiiilor, circuitul
documentelor i accesul liber la
informaiile de interes public i
circuitul solicitrilor n cadrul
entitii
Nomenclatorul arhivistic
Procedura de sistem privind
arhivarea
Procedura de sistem privind
arhivarea

Stadiul
implem
entrii
standar
dului

Implement
at

Standardul 16 Semnalarea
neregularitilor
Salariaii, deosebit de comunicrile pe care le realizeaz n legtur cu
atingerea obiectivelor fa de care sunt responsabili, au i posibilitatea ca,
pe baza unor proceduri distincte, s semnaleze neregulariti, fr ca
astfel de semnalri s atrag un tratament inechitabil sau discriminatoriu
fa de salariatul care se conformeaz unor astfel de proceduri.

Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului

Rsp
uns/E
xplica
ie

Documente
justificative
-

A fost comunicat salariailor


procedura aplicabil n cazul
semnalrii unor neregulariti?

Da
-

n cazul semnalrii unor


neregulariti, conductorul de
compartiment a ntreprins
cercetrile adecvate n scopul
elucidrii acestora i a aplicat
msurile care se impun?

Da

Procedura de sistem privind


semnalarea neregularitilor
Documente care s ateste
condiiile necesare personalului
pentru semnalarea
neregularitilor constatate
Reglementri interne privind
semnalarea neregularitilor
Sesizri adresate
Rezultatele cercetrilor
disciplinare
Rapoartele consilierului de etic

Stadiul
implem
entrii
standar
dului

Implement
at

Standardul 17
Proceduri
Pentru activitile din cadrul entitii publice i, n special,
pentru operaiunile economice, aceasta elaboreaz proceduri
scrise, care se comunic tuturor salariailor implicai.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
Pentru activitile proprii au fost
elaborate /actualizate proceduri
operaionale?

Rsp
uns/E
xplica
ie

Documente
justificative

Da

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Inventarul activitilor
procedurabile
Proceduri de sistem
Proceduri operaionale
Implementat

Procedurile operaionale
comunicate salariailor sunt
aplicate?

Da

Proceduri de sistem
Proceduri operaionale
Liste de difuzare
Postare pe site/intranet

Standardul 18
Separarea atribuiilor
Elementele operaionale i financiare ale fiecrei aciuni sunt
efectuate de persoane independente una fa de cealalt,
respectiv funciile de iniiere i verificare trebuie s fie separate.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
Funciile de iniiere, verificare i
aprobare a operaiunilor sunt
funcii separate i exercitate de
persoane diferite?

Conceperea
procedurilor
atribuiilor?

i
asigur

aplicarea
separarea

Rsp
uns/E
xplica
ie

Da

Da

Documente
justificative

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Fie de post
Ordine ministru
Acte administrative
Procedura de sistem privind
ntocmirea Fiselor de post,
coninnd i componenta de Implementa
t
delegare a atribuiilor

Proceduri de sistem
Proceduri operaionale

Standardul 19
Supravegherea
Entitatea public asigur msuri de supraveghere adecvate a
operaiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin
control ex-post, n scopul realizrii n mod eficace a acestora.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
Managerii supravegheaz i
supervizeaz activitile care intr
n responsabilitatea lor direct?

Supervizarea unor activiti care


implic un grad ridicat de expunere
la risc se realizeaz pe baza unor
proceduri prestabilite?

Rsp
uns/E
xplica
ie

Da

Da

Documente
justificative

Raport de evaluare
Rapoarte de activitate
Declaratia salariatului privind
insusirea procedurilor

- Procedura privind
managementul riscului

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Implementa
t

Standardul 20
Gestionarea abaterilor
Entitatea public se asigur c, pentru toate situaiile n care,
datorit unor circumstane deosebite, apar abateri fa de politicile
sau procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate
la un nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
n situaia n care, din cauza unor
circumstane deosebite, apar abateri
fa de procedurile stabilite, se
ntocmesc documente adecvate,
aprobate la nivel corespunztor,
nainte de efectuarea operaiunilor?
Se efectueaz o analiz periodic a
circumstanelor i a modului cum au
fost gestionate abaterile n vederea
desprinderii, pentru viitor, a unor
concluzii de bun practic?

Rsp
uns/E
xplica
ie

Da

Documente
justificative

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Sesizri
Rapoarte
Implementa
t

Da

Procedura de sistem
privind semnalarea
neregularitilor

Standardul 21
Continuitatea activitii
Entitatea public asigur msurile corespunztoare pentru ca
activitatea acesteia s poat continua n orice moment, n toate
mprejurrile i n toate planurile, cu deosebire n cel economicofinanciar.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului

Rsp
uns/E
xplica
ie

Documente
justificative

Sunt inventariate situaiile


generatoare de ntreruperi n
derularea unor activiti?

Sunt stabilite i aplicate msuri


pentru asigurarea continuitii
activitii, n cazul apariiei unor
situaii generatoare de ntreruperi?

Da
-

Da
-

Inventarul situaiilor
generatoare de ntreruperi n
derularea activitilor
Gestionarea situaiilor
generatoare de ntreruperi
Delegarea, n cazul absenei
temporare (concedii, plecri
n misiune etc.);
Acte administrative

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Implementa
t

Standardul 22 Strategii
de control
Entitatea public construiete politici adecvate strategiilor
de control i programelor concepute pentru atingerea
obiectivelor i meninerea n echilibru a acestor strategii.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului
Au fost elaborate strategii de
control adecvate pentru atingerea
obiectivelor specifice?

Strategiile de control aplicate


furnizeaz o asigurare rezonabil
cu privire la atingerea obiectivelor
specifice?

Rsp
uns/E
xplica
ie

Da

Da

Documente
justificative

Planuri de control/Strategii de
control
Plan de monitorizare a
implementrii strategiei

Fis de analiza
Rapoartele de monitorizare

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Implementa
t

Standardul 23 Accesul
la resurse

Managerul stabilete, prin emiterea de documente de autorizare,


persoanele care au acces la resursele materiale, financiare i
informaionale ale entitii publice i numete persoanele
responsabile pentru protejarea i folosirea corect a acestor resurse.
Criterii generale de
evaluare a stadiului
implementrii
standardului

Rsp
uns/E
xplica
ie

Sunt emise acte administrative de


reglementare a accesului salariailor
din compartiment la resursele
materiale, financiare i
informaionale?

Da

Accesul personalului la resurse se


realizeaz cu respectarea strict a
normelor cuprinse n actele
administrative de reglementare cu
acest obiect?

Documente
justificative

Da

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Ordin ministru
Decizie director

Proceduri de sistem,
proceduri operaionale
Fiele postului
Actele administrative emise
la nivelul compartimentului

Implementa
t

Standardul 24 Verificarea i
evaluarea controlului
Entitatea public instituie o funcie de evaluare a controlului intern i
elaboreaz politici, planuri i programe de derulare a acestor aciuni.

Rsp
Criterii generale de
uns/E
evaluare a stadiului
xplica
implementrii standardului
ie
Conductorul compartimentului
realizeaz, anual, operaiunea de
autoevaluare a subsistemului de
control intern/managerial existent la
acest nivel?
Operaiunile de autoevaluare a
subsistemului de control intern/
managerial au drept rezultat date,
informaii i constatri pertinente
necesare lurii de decizii
operaionale, precum i raportrii?

Da

Documente
justificative

Stadiul
implemen
trii
standardu
lui

Chestionar de
autoevaluare
Implementat

Da

Raportri MFP / UCASMFC

Standardul 25 Auditul
intern
Entitatea public nfiineaz sau are acces la o capacitate de
audit, care are n structura sa auditori competeni, a cror activitate
se desfoar, de regul, conform unor programe bazate pe
evaluarea riscului.
Rsp
Criterii generale de
uns/E
evaluare a stadiului
xplica
implementrii standardului
ie
Compartimentul de audit intern
execut, n afara misiunilor de
asigurare, planificate i aprobate de
manager, i misiuni de consiliere
privind pregtirea procesului de
autoevaluare a sistemului de control
intern/managerial al
compartimentului?
Compartimentul de audit intern
dispune de suficient personal pentru
a realiza integral programul anual de
audit?

Documente
justificative

Stadiul
impleme
ntrii
standard
ului

Standard aplicabil numai


structurii de audit intern
Implementa
t
Standard aplicabil numai
structurii de audit intern

S-ar putea să vă placă și