ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

PRODUCCIN DOCUMENTAL

OBJETIVO:ANALIZARDIFERENTESTIPOS
DEDOCUMENTOS,ESTABLECIENDO
SUSCARACTERSTICAS,CLASES,TIPOS,
VALORESYEDADES.

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DOCUMENTO
CUALQUIERSOPORTEQUECONTIENE
REGISTRADAINFORMACIN.

LIBROS

REVISTAS

SELLOS

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FOTOGRAFIAS

MEDALLAS

PARTITURAS

CUADROS

MAPAS

DISCOS
CASETTES

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DOCUMENTO ARCHIVSTICO
REGISTRODEINFORMACIN
INDEPENDIENTEDESUSOPORTE,
PRODUCIDAORECIBIDAPORUNA
PERSONAOENTIDADPBLICAO
PRIVADAENRAZNASUSFUNCIONES.

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CARACTERSTICAS
INTERNAS

LENGUAEMPLEADAALAUTOR
DESTINATARIO
ALFORMULARIOYSUSCLUSULAS
CONTENIDOOMENSAJE

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CARACTERSTICAS
EXTERNAS
MATERIA O SOPORTE (PERGAMINO,
PAPEL, CINTA, DISQUETTE, ETC)
MEDIO UTILIZADO PARA FIJAR EL
CONTENIDO DEL DOCUMENTO
(ESCRITURA; DIBUJOS Y COLORES),
FORMATO (TAMAO:
CUADERNILLOS,
FOLIO..)

SIGNOS ESPECIALES Y VISIBLES

(SELLOS, RUEDAS, LETRAS INICIALES)

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CLASIFICACIONDELOS
DOCUMENTOS
ELSOPORTE
SUAUTOR
SUFINALIDAD
FUNCIONENELTIEMPO
SUTRAMITACION
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SEGNELSOPORTE

PAPEL
DOCUMENTOSTEXTUALES
DOCUMENTOSGRAFICOS:PLANOS,
MAPAS Y DIBUJOS EN GENERAL.

DOCUMENTOSDEIMGEN
FOTOGRAFAS,CUADROS,PINTURAS.

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SEGNELSOPORTE

CINTA:AUDIOVISUALESCOMO:
VIDEOS,PELCULAS,CASSETES,
CINTASMAGNTICAS,MICROFILMY
MICROFICHAS.
OTROSSOPORTES:DISQUETES,
DISCOPTICO,SELLOS,MONEDAS

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SEGNELENTEPRODUCTOROSU
AUTOR

DOCUMENTOPUBLICO:EXPEDIDO

PORELFUNCIONARIOPBLICO,EN
EJERCICIODESUSFUNCIONESCOMO
REPRESENTANTEDELGOBIERNO.

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SEGNELENTEPRODUCTOR
OSUAUTOR

DOCUMENTOPRIVADO:
EXPEDIDOPORPARTICULARESOPOR
FUNCIONARIOSPBLICOSCUANDO
NOESTNEJERCIENDOSUFUNCIN.

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SEGNLAFINALIDADQUEPERSIGA

DOCUMENTOSDISPOSITIVOS
AUTORIDADASIENTASUVOLUNTADCO
INTENCINDESEROBEDECIDA
Documentoesencial

LEYES, DECRETOS, RESOLUCIONES, SENTENCIAS.

MANUALES DE PROCEDIMIENTO, REGLAMENTOS DE
TRABAJO, INSTRUCCIONES ADMINISTRATIVAS.

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SEGNLAFINALIDADQUE
PERSIGA

DOCUMENTOSTESTIMONIALES

AUTORIDADASIENTAOACEPTALA
INFORMACINDAFYTIENEVALOR
LEGAL-SIRVENDEPRUEBAO
TESTIMONIO
Documentoesencial

EJEMPLOS:ACTAS,DOCUMENTOS
CONTABLES(LIBROSYBALANCES),
ESCRITURAS,CONVENIOS,CONTRATOS,
PLANOSDELASOBRAS.

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SEGNLAFINALIDADQUE
PERSIGA
DOCUMENTOSINFORMATIVOS

SEASIENTAINFORMACINO
NOTICIARELACIONADACONLA
TRAMITACIN

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SEGNFUNCIN
SUSTANTIVOS
SIRVEN
A
LAS
INSTITUCIONALES

FUNCIONES

COMUNESOFACILITATIVOS
FUNCIONES
DE
ADMINISTRATIVO

APOYO

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CLASIFICACIN
Documentomisional. Documento
producido o recibido por una institucin en
razn de s u objeto social.
Documentooriginal.Fuente primaria de
informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.

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SEGN SU FUNCION EN EL TIEMPO

SEAGRUPANLOSDOCUMENTOS,SEGNLAIMPORTANCIAQUEREPRESENTAPARALAEMPRESA:

VITALES:SONAQUELLOSDOCUMENTOSINDISPENSABLESPARAELFUNCIONAMIENTOY
CRECIMIENTODELAENTIDAD.

EJEMPLOS:ESCRITURASDECONSTITUCIN,DEPROPIEDAD,PATENTESDEFUNCIONAMIENTO,
REGISTROSOSUSCRIPCIONES,PLANOS,DISEOS.

IMPORTANTES:DOCUMENTOSQUECONTIENENINFORMACINPARALAGESTINPORPERODOS
DECINCOASEISAOS.

EJEMPLOS:FACTURASCUENTASPORCOBRAR,PORPAGAR,ESTADOSFINANCIEROS.

UTILES:DOCUMENTOSQUEAYUDANALAGESTIN,GENERALMENTEPORELAODELAVIGENCIA.

EJEMPLOS:CORRESPONDENCIATANTOINTERNACOMOEXTERNA.

NOESENCIALES:DOCUMENTOSQUEYANOTIENENNINGNVALORDESPUSDESEISMESES.

EJEMPLOS:ANUNCIOS,COMUNICACIONESINTERNAS,CIRCULARESINFORMATIVAS.

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SEGN SU TRAMITACION

DOCUMENTOSCORRIENTES:SONLOSQUEPRODUCEORECIBEUNAINSTITUCINEN
DESARROLLODESUSACTIVIDADES,MIENTRASCUMPLENLAFUNCINQUELESDIOORIGEN.

EJEMPLOS:CARTAS,CIRCULARES,MEMORANDOS
DOCUMENTOSSEMICORRIENTES:SONAQUELLOSQUECUMPLIDOSUTRMITE,SON
REMITIDOSAUNARCHIVOENDONDESECONSERVANPARAFINESADMINISTRATIVOS,JURDICOSO
FISCALES.UNAVEZCUMPLIDOSEDECIDESUPOSTERIOREVALUACIN,CONSERVACIN
PERMANENTEY/OELIMINACIN.

EJEMPLOS:CONTRATOS,HOJASDEVIDA...

DOCUMENTOSNOCORRIENTES:SONAQUELLOSQUESECONSERVANPERMANENTEMENTE
PORSERTILESALAHISTORIA,LACIENCIA,LACULTURAYOTROSMBITOSDEINTERSPARALA
NACIN,SUSINSTITUCIONES,SUSCIUDADANOSYLAHUMANIDAD.

EJEMPLOS:CDULA,ESCRITURAS,INVENTOSETC.

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