Sunteți pe pagina 1din 28

MODIFICAREA UNUI CONTRACT

intre eligibilitate si corectie financiara

Orice contract aflat n derulare se poate


modifica prin ACTE ADIIONALE dar.....
FR A SCHIMBA ESENIAL OBIECTUL
CONTRACTULUI!!!

Reguli privind abordarea modificrilor de contracte

n baza Regulamentului Comisiei nr. 1386/2002 ce stabilesc


normele de aplicare a Regulamentului Consiliului nr.
1164/1994 i care prevd c fiecare stat membru se
asigur c organismele de implementare a proiectelor
beneficiaz de orientri corespunztoare privind
organizarea sistemelor de management i control care s
asigure buna gestionare a Fondului"', Atingerea obiectivelor
Deciziilor de Finanare cu minimum de costuri i cu
maximizarea gradului de utilizare a asistenei comunitare
prin eficientizarea managementului de contract i
minimizarea riscului apariiei blocajelor n implementare.
3

Modificrile de contracte care implica creterea bugetului


iniia
Apar, ca regul general, n urmtoarele situaii:
- Ca urmare a stabilirii n conformitate cu prevederile Condiiilor
Generale de Contract FIDIC a cuantumului financiar asociat uneia
sau mai multor revendicri naintate de Antreprenor (n cazul
contractelor de Lucrri).
- Ca urmare a extinderii perioadei de prestare a serviciilor (n
cazul contactelor de supervizare de tip fee based").
- Alte situaii, de la caz la caz (exemplu: necesitatea obiectiv a
asigurrii unor resurse suplimentare n cadrul contractelor de
supervizare (far a fi necesar i extinderea perioadei de
prestare a serviciilor).
4

Cazurile n care autoritile contractante pot da curs


acestor modificri de contracte din perspectiva limitrilor
impuse de regulile de achiziii publice aplicabile ( OUG
34/2006) precum i criteriile n baza crora va fi stabilit
eligibilitatea la rambursare a sumelor suplimentare
rezultate.

1. Achiziii publice Lucrri

Depirea valorii de contract este acceptabil din punct de vedere al


regulilor de achiziie public n urmtoarele situaii:
1.
Aceste depairi vizeaz compensarea unor costuri induse
Antreprenorului ca urmare a unor situaii neimputabile acestuia i nu
reprezint contravaloarea unor lucrri suplimentare (neincluse n
dosarul de licitaie iniial) a cror realizare s fi fost solicitat de
Beneficiar,
Exemple:

Costurile indirecte asociate extinderii de timp.


Costurile asociate ajustrii preurilor de ofert cu indicii de
inflaie, n condiiile n care actualizarea se face exclusiv pentru
lucrrile executate pe perioada prelungirii duratei iniiale de
execuie i n situaia n care cauzele care au condus la extinderea
de timp nu sunt atribuibile Antreprenorului.

1. Achiziii publice Lucrri


2. Caracterul specific al lucrrilor suplimentare crora le sunt
asociate aceste costuri le face inseparabile din punct de vedere
tehnic i economic de contractul iniial, iar valoarea acestora nu
depete 50% din valoarea contractului iniial.

In aceasta categorie se pot ncadra lucrrile suplimentare rezultate


n urma revizuirii proiectelor tehnice (prilej cu care pot aprea noi
articole i/sau revizuiri ale cantitilor de lucrri iniiale ce nu pot
fi supuse unei proceduri separate de achiziie public) sau
identificrii de noi reele de utiliti pentru care sunt necesare
activiti de relocare/protejare.

2. Achiziii publice Servicii


Extinderea contractelor de supervizare a contractului/ contractelor
de lucrri aferent/aferente este recomandata pana la limita permis
de regulile de achiziii publice aplicabile n condiiile n care:
Serviciile suplimentare de supervizare sunt ncadrabile n
categoria de servicii complementare inseparabile din punct de vedere
tehnic i economic de contractul initial (in condiiile necesitii
obiective de a pstra expertiza i responsabilitatea contractorului).
Extinderea perioadei de execuie a lucrrilor peste data iniiala de
finalizare este incadrabil la categoria evenimentelor neprevzute.

2. Achiziii publice Servicii


Suplimentarea bugetului contractelor de supervizare n
scopul asigurrii unor resurse proporionale n raport cu
cantitatea de lucrri supervizate poate fi acceptat (n
condiiile n care serviciile suplimentare de supervizare
sunt ncadrabile n calegoria serviciilor complementare
inseparabile din punct de vedere tehnic i economic: de
contractul iniial) dar doar n situaia n care Beneficiarul
poate proba c dimensionarea corespunztoare a
echipelor de supervizare de pe antier nu putea fi n mod
rezonabil prevzut la momentul atribuirii contractului
iniial.
9

Eligibilitatea sumelor aferente suplimentrii contractelor


Incadrarea n prevederile relevante ale procedurilor de achiziii publice
reprezint o precondiie a eligibilitii sumelor suplimentare asociate
modificrilor de contracte. In plus fa de acest criteriu, eligibilitatea
acestor sume va fi stabilit pentru fiecare caz n parte pe baza
urmtoarelor principii:

10

Eligibilitate contracte de lucrari


Sumele aferente acelor modificri ale contractelor de
lucrri ce au fost generate de schimbri n legislaie, for
major, evenimente neprevzute i circumstane
impredictibile din punct de vedere tehnic (ntr-o
interpretare mai larg care va ine cont de condiiile
specifice din Romnia) sunt eligibile.

11

Eligibilitate contracte de lucrri

In categoria evenimentelor neprevzute/ circumstanelor


impredictibile din punct de vedere tehnic pot fi ncadrate dup
urmtorul tip:
1. Condiii fizice care nu puteau fi n mod rezonabil prevzute n
documentaia tehnica pus la dispoziia ofertanilor la momentul
atribuirii lucrrilor.
In aceast sub-categorie pot fi ncadrate modificrile survenite
ca urmare a inconsistenei datelor disponibile la nivel de Studiu de
fezabilitate (pentru contractele de tip FIDIC Galben) respectiv Proiect
Tehnic (pentru contractele de tip FIDIC Rou).
In aceste situaii sumele suplimentare rezultate vor fi
acceptate la rambursare doar n condiiile n care Beneficiarul poate
proba n mod rezonabil faptul c n momentul realizrii studiilor
tehnice preliminare au fost respectate toate standardele de calitate
uzuale.
12

Eligibilitate contracte de lucrri

Sumele suplimentare aprute ca urmare a erorilor de proiectare


(exemplu: nerespectarea normativelor de proiectare sau investigaii de
teren insuficiente/inadecvate ) sau a inadecvrii documentaiilor tehnice
la condiiile reale din teren ca urmare a scurgerii unei perioade prea
mari de timp ntre momentul elaborrii acestora i momentul atribuirii
lucrrilor vor fi considerate neeligibile ca avnd drept cauz
managementul inadecvat al Beneficiarului.

13

Eligibilitate contracte de lucrri

2. Condiii climatice adverse excepionale


3. Vestigii arheologice
4. Alunecri de teren sau alte fenomene fizice neprevzute
5. Schimbri n legislaie

14

Eligibilitate contracte de lucrri


Cele mai comune situaii n care nendeplinirea sau ndeplinirea defectuoas a
obligaiilor contractuale de ctre Beneficiar au condus la ntrzieri i costuri
suplimentare sunt:
a.
Punerea cu ntrziere la dispoziia Antreprenorului a terenurilor
necesare pentru desfurarea lucrrilor.
b.
Obinerea cu ntrziere a autorizaiei de construcie/avizelor de la
proprietarii de utilitati.
c.
Decalaje ntre execuia unor lucrri inter-conectare atribuite n faze
diferite ca urmare a unor ntrzieri n etapa de licitaie.
d.
Intrzieri n aprobarea proiectului tehnic de ctre Inginer - pentru
contractele de tip FIDIC Galben care includ prevederi n acest sens i n situaia
Inginerului poate fi probat n mod obiectiv (ex: existena unei Comisiei de
Adjudecare a Disputelor in acest sens).

15

Eligibilitate contracte de lucrari


e. Calitatea slab a Proiectului Tehnic (n cazul contractelor tip FIDIC
Rou) sau a Studiului de Fezabilitate n baza crora au fost elaborate
Cerinele Beneficiarului (n cazul contractelor tip FIDIC Galben) n
condiiile n care responsabilitatea in acest sens aparine
Beneficiarului.
Totui, dei Comisia European consider, sumele suplimentare
provenite din erorile sau optimizarea documentaiilor tehnice pe
parcursul execuiei lucrrilor ca fiind neeligibile, vor fi, totui,
acceptate la rambursare acele sume provenind din lucrri suplimentare
de relocare/protejare utiliti din cauza situaiei specifice din Romnia
(date incomplete/inexacte privind localizarea reelelor),

16

Eligibilitate contracte servicii


Pentru asigurarea unui management de contract eficient, n situaiile n
care execuia lucrrilor se prelungete peste termenul asumat iniial,
se recomand, de asemenea, extinderea contractelor de supervizare
pn la limita permisa de regulile aplicabile de achiziii publice.
Eligibilitatea sumelor aferente extinderii serviciilor de supervizare
survenite ca urmare a prelungirii perioadei de execuie a lucrrilor va fi
stabilit n funcie de circumstanele care au generat nefinalizarea la
timp a lucrrilor, dupa cum urmeaz

17

Eligibilitate contracte servicii


a) n situaiile n care extinderea perioadei de execuie a lucrrilor se
datoreaz unor cauze ce presupun, de asemenea, eligibilitatea sumelor
suplimentare rezultate (n conformitate cu criteriile descrise mai sus),
costurile aferente prelungirii contractelor de supervizare sunt, de
asemenea, eligibile.

18

Eligibilitate contracte servicii


b) n situaiile n care extinderea perioadei de execuie a lucrrilor se
datoreaz unor cauze atribuibile Beneficiarului sau unei tere pri
suma aferent creterii bugetului contractului de supervizare este, de
asemenea, neeligibil.
De asemenea, n condiiile n care n cadrul unui singur contract
de asisten tehnic sunt asigurate servicii de supervizare pentru mai
multe contracte de lucrri a cror implementare este decalat ca
urmare a ntrzierilor aprute n faza de licitaie, suplimentarea
bugetului contractului de supervizare va fi considerat, de asemenea,
neeligibil (ntrzierile in procesul de licitare/contractare sunt
considerate responsabilitatea autoritii contractante).

19

Eligibilitate contracte servicii


c) In cazul n care extinderea perioadei de execuie a lucrrilor este
atribuibil Antreprenorului, costurile suplimentare aferente
contractului de supervizare vor fi considerate neeligibile.

20

Eligibilitate contracte servicii


d)In situaiile n care modificarea bugetului unui contract de
supervizare este rezultatul unei suplimentri a personalului Inginerului,
sumele aferente vor fi considerate eligibile doar in condiiile n care
necesitatea redimensionrii echipei de supervizare a aprut ca urmare
a unei situaii obiective si unei decizii de management a
Beneficiarului.

21

Eligibilitate contracte servicii


Exemple:
n condiiile in care supervizarea lucrrilor este asigurat n cadrul
aceluiai contract prin care s-a realizat i proiectarea, iar Beneficiarul
poate proba faptul c la momentul atribuirii contractului dimensiunea
adecvat a echipei de supervizare nu putea fi in mod rezonabil
prevzut din cauza inexistentei la acel moment a proiectului
tehnic/strategiei de contractare, sumele suplimentare aferente vor fi
considerare eligibile.
In condiiile in care necesitatea suplimentarii resurselor din cadrul
contractului de supervizare a aprut ca urmare a unei accelerri a
lucrrilor solicitat de Beneficiar Antreprenorului, sumele aferente
vor fi considerate neeligibile.

22

Abordarea modificrilor de contracte din


perspectiva unui management de proiect
eficient

23

Modificarea unui contract aflat n curs de


implementare reprezint o msur excepional a
crei aplicare trebuie precedat de o analiz
riguroas a circumstanelor care impun aceast
solutie ca necesar i oportun. In acest sens,
autoritatea contractant trebuie s aib n vedere
urmtoarele aspecte:

24

Necesitatea i oportunitatea modificrii


contractelor, n relaie cu scopul central
reprezentat de atingerea obiectivelor Constractului
de Finanare cu minimum de costuri i cu
maximizarea gradului de utilizare a asistenei
comunitare.
Suplimentarea bugetelor contractelor se face cu
respectarea regulilor aplicabile de achiziii publice
( OUG 34).

25

Modificri minore prin ordin de variaie


Modificarile minore in legatura cu administrarea contractului nu vor
face subiectul unui act aditional, dar pot fi agreate pe baza clauzelor
contractuale FIDIC (13.1 Dreptul de a modifica, 13.2 Initierea de
propuneri, 13.3 Procedura unei variatii).
Acest tip de modificare se aplica in vederea folosirii contingentarilor
existente in Contract si poate fi initiat de Constructor sau Consultant
pe baza unei solicitari scrise, care daca este adoptata poate
(i) accelera finalizarea proiectului,
(ii) reduce costurile Angajatorului in ceea ce priveste executia,
intretinerea si operarea,
(iii) imbunatateste eficienta lucrarilor,
(iv) sunt in beneficiul Angajatorului

26

Ordin de variaie
Solicitarea Constructorului va conine:
O descriere a proiectului/lucrarilor propuse a fi executate si un grafic
de executie;
Propunerea oricaror modificari necesare asupra graficului (clauza 8.3
Grafic de lucru) si a Timpului de executie;
Propunerea de ajustare a Pretului de Contract.

Consultantul, dupa primirea unei astfel de propuneri va raspunde:


aprobnd, respingnd sau comentnd.
Orice instructiune de a executa o Variatie cu orice cerinta
pentru inregistrarea Costurilor, vor fi emise de Consultant catre
Constructor, care va confirma primirea.
Dupa emiterea instructiunii sau aprobarea Variatiei, Consultantul va
proceda in conformitate cu clauza 3.5 Determinari, in vederea
determinarii ajustarilor la Pretul de Contract si a Tabelelor de Preturi.

27

Addendum (Act adiional)


Pentru modificri substaniale

Un act aditional nu ar trebui sa schimbe fundamental natura


contractului original.
Modificarile substantiale includ:
- extinderea duratei legale a contractului nu are implicatii
financiare si durata contractului respecta durata
Memorandumul de Finantare/Acordului de Imprumut din care
face parte;
- modificarea scopului lucrarilor, ex. restrngere partiala,
extindere sau inlocuire activitati;
- extinderea in timp si/sau alocarea unor resurse
suplimentare pentru a acoperi activitati suplimentare, legate
de finalizarea Cerintelor particulare, avnd ca rezultat
cresterea valorii bugetului total al contractului.
28