Sunteți pe pagina 1din 42

UNIVERSITATEA OVIDIUS DIN CONSTANA

FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE


SPECIALIZAREA: CONTABILITATEA I AUDITUL AFACERILOR
FORMA DE NVTMNT: ZI
ANUL: I

PROIECT DE AUDIT REALIZAT LA PRIMRIA GENERAL


A MUNICIPIULUI BUCURETI
MANAGEMENTUL ACHIZIIILOR PUBLICE

COORDONATOR TIINIFIC:

Masteranzi:

Prof.univ.dr. Mirea Marioara

Marin

Cristiana
Memet Adia
Moise Maria Magdalena
Vntu Oana Florentina

CUPRINS
Capitolul I - Prezentarea general a misiunii de audit intern la
Primria General a Municipiului Bucureti
Capitolul II Caz practic de audit intern realizat la Primria General
a Municipiului Bucureti

Ordinul de serviciu
Declaraia de independen
Notificarea declanrii misiunii de audit
Colectarea i prelucrarea informaiilor preliminare
Analiza riscurilor
Elaborarea programului de audit intern
edina de deschidere
Colectarea dovezilor
Revizuirea documentelor de lucru
edina de nchidere
Elaborarea proiectului de raport de audit public intern
Reuniunea de conciliere
Urmrirea recomandrilor
Supervizarea

Capitolul I
Prezentarea general a misiunii de audit intern la Primria
General a Municipiului Bucurei

Art. 1 Direcia Audit Public Intern este o structur de specialitate organizat ca direcie n
structura organizatoric a Primriei Municipiului Bucureti, condus de un director executiv
i subordonat direct Primarului General.
Art. 2 Structura organizatoric a Direciei Audit Public Intern este prezentat n anexa nr. 1.6
la H.C.G.M.B. nr. 130/2004 privind aprobarea organigramei, a numrului de posturi i a
statului de funcii ale Primriei Municipiului Bucureti.
Art. 3 Direcia Audit Public Intern rspunde pentru activitatea de audit intern, activitate
funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna
administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfectionnd activitile la nivelul Primriei
Municipiului Bucureti. Ajut direciile din cadrul Primriei Municipiului Bucureti i
entitile publice subordonate CGMB s-i indeplineasc obiectivele printr-o abordare
sistematic i metodic, care evalueaz i imbunteste eficiena i eficacitatea sistemului de
conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare.
Art. 4 Auditul public intern la nivelul Primriei Municipiului Bucureti cuprinde:
a) activitile financiare sau cu implicaii financiare desfurate la nivelul P.M.B din
momentul constituirii angajamentelor pn la utilizarea fondurilor de ctre beneficiarii finali,
inclusiv a fondurilor provenite din asistena extern;
b) constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea i stabilirea titlurilor de crean,
precum i a facilitilor acordate la ncasarea acestora;
c) administrarea patrimoniului public, precum i vnzarea, gajarea, concesionarea sau
nchirierea de bunuri din domeniul privat/public al Primriei Municipiului Bucureti;
d) sistemele de management financiar i control, inclusiv contabilitatea i sistemele
informatice aferente;
e) evaluarea activitii de audit intern i auditarea unitilor subordonate CGMB n
conformitate cu legislatia n vigoare.
Art. 5 La nivelul PMB, Direcia Audit Public Intern exercit urmatoarele tipuri de audit:
- audit de sistem care reprezint o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere i
control intern, cu scopul de a stabili dac acestea funcioneaz economic, eficace i eficient,
pentru identificarea deficienelor i formularea de recomandari pentru corectarea acestora;
- audit de performan care examineaz dac criteriile stabilite pentru implementarea
obiectivelor i sarcinilor entitii publice, sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor i
apreciaz dac rezultatele sunt conforme cu obiectivele;
- audit de regularitate care reprezint examinarea aciunilor asupra efectelor financiare pe
seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectrii ansamblului
principiilor, regulilor procedurale i metodologice, conform normelor legale.
Art. 6 Direcia Audit Public Intern exercit urmtoarele atribuii:

Elaboreaz norme metodologice specifice Primriei Municipiului Bucureti avizate de


Unitatea central de Armonizare a Auditului Public Intern (UCAAPI);
Elaboreaz proiectul planului anual de audit public intern;
Elaboreaz programul de asigurare i mbuntire a calitii sub toate aspectele
activitii de audit public intern;
Efectueaz activiti de audit public intern pentru a evalua dac sistemele de
management financiar i control ale P.M.B. i ale unitilor subordonate CGMB, sunt
transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate,
eficien i eficacitate; Pentru aceasta se va audita cel putin o dat la 3 ani, fra a se
limita la urmtoarele:
angajamente bugetare i legale din care deriv direct sau indirect obligaii
de plat, inclusiv fondurile comunitare;
plile asumate prin angajamente bugetare i legale, inclusiv din fondurile
comunitare;
vnzarea, gajarea, concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul
privat al statului sau al unitilor administrativ teritoriale;
concesionarea sau nchirierea de bunuri din domeniul public al statului
sau al unitilor administrativ teritoriale;
constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare i stabilire a
titlurilor de crean, precum i a facilitilor acordate la ncasarea
acestora;
alocarea creditelor bugetare;
sistemul contabil i fiabilitatea acestuia;
sistemul de luare a deciziilor;
sistemele de conducere i control precum i riscurile asociate unor astfel
de sisteme;
sistemele informatice.
Informeaz U.C.A.A.P.I. despre recomandrile nensuite de ctre Primarul General
i/sau conductorii entitilor publice subordonate CGMB, auditate, precum i despre
consecinele acestora.

Direcia Audit Public Intern transmite la structura teritorial a UCAAPI, sinteze ale
recomandrilor nensuite de ctre Primarul General i/sau conductorul entitii publice
subordonate auditate i consecinele neimplementrii acestora, nsotite de documentaia
relevant, conform prevederilor din Normele de exercitare a activitaii de audit intern la
nivelul P.M.B:
Centralizeaz raportarile trimestriale rezultate din activitile de audit, exercitate de
entitile subordonate CGMB.
Transmite UCAAPI, la cererea acesteia, rapoarte periodice privind constatrile,
concluziile i recomandrile rezultate din activitile de audit.
Elaboreaz raportul anual al activitii de audit public intern la nivelul P.M.B inclusiv
unitile subordonate C.G.M.B.
n cazul identificrii unor iregulariti sau posibile prejudicii, raporteaz imediat
Primarului General i/ sau conductorului entitii publice subordonate CGMB, dup
caz i structurii de control intern abilitate.
n cazul identificrii unor iregulariti majore auditorii interni pot suspenda misiunea
cu acordul Primarului General, dac din rezultatele preliminare ale verificrii se

estimeaz c prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea


accesului, informii insuficiente, etc.).
Avizeaz numirea/destituirea efilor structurii de audit intern ai unitilor subordonate
CGMB.

Art.7 Auditorii interni din cadrul Direciei Audit Public Intern pot ncheia conform Legii
nr.672/2002 Procese Verbale de constatare a contraveniei.
Art.8 In realizarea misiunilor de audit, auditorii interni i desfoar activitatea pe baza de
ordin de serviciu emis de directorul Direciei Audit Public Intern, n conformitate cu planul
anual
de
audit
intern
aprobat
de
Primarul
General.
Auditorii interni pot desfura audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit intern cu caracter
excepional necuprinse n planul de audit public intern, din Dispoziia Primarului General.
Art.9 Auditorii interni i desfaoar activitatea conform Normelor proprii privind exercitarea
activitii de audit public intern la nivelul Primriei Municipiului Bucureti.
Art.10 Auditorii interni din cadrul Primriei Municipiului Bucureti sunt responsabili de
protecia documentelor referitoare la auditul public intern.
Art.11 Direcia Audit Public Intern ndruma i sprijin asociaiile de proprietari pentru
ndeplinirea obligaiilor legale conform legislaiei n vigoare.

Capitolul II
Caz practic de audit intern realizat la Primria General

a Municipiului Bucureti

Anexa nr. 1
Procedura P01: Iniierea auditului
ENTITATEA PUBLIC PRIMARIA GENERALA A MUNICPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Public Intern
Nr. 420575 din 20.01.2010
ORDIN DE SERVICIU
In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a
O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea
activitii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 123/2007 prin care s-au aprobat
Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice i a planului de audit
intern pentru anul 2013, se va efectua misiunea de audit intern la departamentul de achizitii
publice in perioada 5.02.2013 - 10.03.2013.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului corect de atribuire a
contractelor de achizitie publica,a contractelor de concesiune de lucrari publice si a
contractelor de concesiune de servicii i a conformitii cu cadrul legislativ i normativ
aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile:
Publicarea anunturilor si stabilirea criteriilor de atribuire
1. publicarea anunturilor privind achizitiile publice
2. criteriile de atribuire a contractelor de achizitii publice
Procesul de achizitie publica
1. proceduri de atribuire
2. licitatia
3. etapele procesului de achizitie publica
Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare al
licitatiilor si atribuire a contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de
lucrari publice si a contractelor de concesiune de servicii din entitatea public.
Echipa de auditori interni este format din urmtorii:
1. Popescu Mircea
2. Georgescu Gabriel

ef Serviciu Audit Public Intern,


Ionescu Daniel
Anexa nr. 2
Procedura - P02: Iniierea auditului

ENTITATEA PUBLIC PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI


Serviciul Audit Public Intern
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Popescu Mircea
Misiunea de audit:Managementul achizitiilor publice

Data: 20.01.2013

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat


Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s
v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai
slbiciuni de audit n orice fel?
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar
putea s v influeneze n misiunea de audit?
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea
resurselor umane?
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat?
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea
de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental?
Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat?
Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce
va fi auditat?
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau
organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele
de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen?

Auditor,

ef serviciu,

Popescu Mircea

Ionescu Daniel

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI


Serviciul Audit Public Intern
DECLARAIA DE INDEPENDEN

Da

Nu

Nume i prenume: Georgescu Gabriel


Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice

Data:20.01.2013

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat


Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s
v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai
slbiciuni de audit n orice fel?
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar
putea s v influeneze n misiunea de audit?
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n
activitatea entitii/structurii ce va fi auditat?
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea
resurselor umane?
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale
entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat?
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul
entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea
de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental?
Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru
entitatea/structura ce va fi auditat?
Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat?
Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce
va fi auditat?
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau
organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele
de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen?
Auditor,
Georgescu Gabriel

Da

Nu

X
-

ef serviciu,
Ionescu Daniel

1.

Incompatibiliti personale:

2.

Pot fi eliminate incompatibilitile:

Dac da, explicai cum anume:

Data: 20.01.2013
Ionescu Daniel

Semntura:

Anexa nr. 3
Procedura P03: Iniierea Auditului

ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Public Intern
Nr. 420579 din 20.01.2013
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Ctre: Direcia Resurse Umane
De la: ef Serviciu Audit Public Intern
Referitor la misiunea de audit intern Modul corect de atribuire a contractelor de
achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a
contractelor de concesiune de servicii.
Stimate domnule Rdulescu Vasile
n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2013, urmeaz ca n perioada
05.02.2013-10.03.2013 s efectum o misiune de audit intern cu tema Managementul
achizitiilor publice.
V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n
vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd:
- prezentarea auditorilor;
- scopul misiunii de audit intern;
- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;
- programul interveniei la faa locului;
- alte aspecte.
Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la
dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind activitatea de gestiune a resurselor
umane: legile i reglementrile ce se aplica activitilor dumneavoastr, organigrama direciei
dumneavoastr, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, procedurile
scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizrii activitii, un exemplar al
rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refer la aceasta tem.
Dac avei unele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rugm s-l contactai pe
domnul Georgescu Gabriel - auditor, coordonatorul misiunii sau pe eful structurii de audit
intern.
Cu stim,
ef Serviciu Audit Public Intern
Ionescu Daniel

Data: 20.01.2013

Anexa nr.4
Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

ENTITATEA PUBLIC PRIMARIA GENERALA A MUNICIPILUI BUCURESTI


Serviciul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice
Perioada auditat: 01.10.2012- 31.12.2012
ntocmit: Georgescu Gabriel

Data: 20.01.2013

Avizat: Ionescu Mircea

Data: 20.01.2013

COLECTAREA INFORMAIILOR
DIRECIA RESURSE UMANE

DA

NU

Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile


structurii auditate

Obinerea organigramei

Obinerea procedurilor scrise

Identificarea personalului responsabil

Obinerea exemplarului de Raport de audit intern


anterior

Obinerea Regulamentului
funcionare

de

organizare

Observaii

Exist doar
parial

Anexa nr. 5
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
Entitatea Public PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI

Serviciul Audit Public Intern


LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit:Managementul achizitiilor publice
Perioada auditat: 01.10.2012- 31.12.2012
ntocmit:Georgescu Gabriel/Popescu Mircea
Avizat: Ionescu Daniel

Nr.crt
1.

DOMENUIU
Publicarea
1. Publicarea
anunturilor si
anunturilor
stabilirea
privind achizitiile
criteriilor de
publice
atribuire

2.Criterii de
atribuire a
contractelor de
achizitie publica

Data: 20.01.2013
Data: 20.01.2013

OBIECTE AUDITABILE
Pentru a asigura transparena
atribuirii
contractelor
de
achiziii publice autoritatea
contractant are obligaia de a
transmite
spre
publicare
anunurile de intenie , de
participare i de atribuire a
contractelor
de
achizitie
publica.
Anunul de intenie se
transmite spre publicare ct
mai curnd posibil dup
aprobarea programului anual
de achiziii, program n care
este
prevzut
contractul
respectiv de furnizare servicii
sau lucrri .
Publicarea se face n Jurnalul
Oficial al Uniunii Eurapene ,
n Sistemul electronic de
achiziii publice (SEAP) i n
Monitorul Oficial.
Dup finalizarea procedurii de
atribuire
i
stabilirea
gtigtorului
licitaiei
,
autoritatea contractant are
obligaia de a transmite spre
publicare un anun de atribuire
n cel mult 48 de zile de la
adjudecare.
Autoritatea contractant are
obligaia de a preciza n
anunul de participare criteriul
de atribuire a contractului de
achiziie public, care odat
stabilit nu poate fi schimbat
pe toat durata de aplicare a
procedurii de atribuire.

OBS.

Nr.crt

2.

DOMENUIU

Procesul de
achizitie publica

3.Proceduri de
atribuire

4.Etapele
procesului de
atribuire

OBIECTE AUDITABILE
Criteriile de atribuire a
contractelor
de
achiziii
publice sunt:
preul cel mai sczut
oferta
cea
mai
avantajoas din punct
de vedere economic
Factorii de evaluare ai ofertei
pot fi alturi de pre :
caracteristici privind
nivelul calitativ ,
tehnic sau funcional
caracteristici
de
mediu
costuri de funcionare
raportul
cost

eficien
servicii post- vnzare
termen de livrare sau
de execuie
Factorii de evaluare a ofertei
precum i ponderea relativ a
acestora sau a algoritmului de
calcul trebuie s fie definite
clar n documentaia de
atribuire i s aib legtur
concret
cu
specificul
contractului.
Procedurile de atribuire a
contractului de achiziie
public sunt :
-licitaia deschis ;
-licitaia restrns ;
-dialogul competitiv;
-negocierea ;
-cererea de oferte ;
-concursul de soluii ;
-cumprarea direct .
Procesul de achiziie public
reprezint o succesiune de
etape , dup parcurgerea
crora se obine produsul sau
dreptul
de
utilizare
al
acestuia , serviciul sau
lucrarea ca urmare a atribuirii
unui contract de achiziie
public.
Prima etap este ntocmirea
programului
anual
al
achiziiei publice.

OBS.

Nr.crt

DOMENUIU

OBIECTE AUDITABILE
Etapa urmtoare este
elaborarea documentaiei de
atribuire /de selectare , n
cadrul creia autoritatea
contractant structureaz :
-caietul de sarcini
sau , dup caz documentaia
descriptiv ,
-clauzele contractuale
obligatorii ,
-fia de date a
achiziiei ,
-formulare i modele,
-alte informaii cu
privire la impozitare ,protecia
mediului , protecia muncii.
Urmeaz
chemarea
la
competiie , care consta n
publicarea
anunului
de
participare , punerea la
dispoziia
operatorilor
economici a documentaiei de
atribuire
,
rspuns
la
solicitrile de clarificri ,
stabilirea
regulilor
de
participare i de evitare a
conflictului de interese .
Etapa cea mai relevant n
cadrul procesului de achiziie
public
este
derularea
procedurilor de atribuire a
contractelor n cadrul creia se
primesc ofertele , se deschid
se
examineaz
i
se
evalueaz , se stabilete oferta
ctigtoare i se poate anula
procedura , dac este cazul .
Urmtoarea
etap
este
atribuirea contractului de
achiziie public
care
presupune notificarea ofertei
ctigtoare , soluionarea
contestaiilor dac este cazul ,
semnarea
contractului
i
transmiterea spre publicare a
anunului spre atribuire .
Urmeaz ncheierea dosarului
de achiziie public derularea
i ncheierea, contractului .

OBS.

Anexa nr. 6
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
Entitatea Public PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Public Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit:Mnagemantul achizitiilor publice
Perioada auditat: 01.10.2012- 31.12.2012
ntocmit: Georgescu Gabriel/Popescu Mircea
Avizat: Ionescu Daniel

Data: 20.01.2013
Data: 20.01.2013

Nr. Crt.
1

RISCURI SEMNIFICATIVE
Lipsa transparentei

DOMENIU

OBIECTE AUDITABILE

OBS

Nr. Crt.

DOMENIU

Publicarea
anunturilor si
stabilirea
criteriilor de
acrodare

OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
1. Pentru a asigura
Netransmiterea spre publicare a
transparena atribuirii
anunturilor
contractelor de achiziii
publice autoritatea
contractant are obligaia de a
transmite spre publicare
Lipsa participantilor
anunurile de intenie , de
participare i de atribuire a
contractelor de achizitie
publica
2. Anunul de intenie se
Lipsa unui program de achizitii
transmite spre publicare ct
mai curnd posibil dup
aprobarea programului anual Anuntul nu este publicat la timp
de achiziii, program n care pentru a putea fi consultat de
este prevzut contractul
licitatori
1. Publicarea respectiv de furnizare servicii
anunturilor sau lucrri .
privind
Nepublicarea anunturilor in
achizitiile
Monitorul Oficial, in SEAP si in
publice
Jurnalul Oficial al Uniunii
3. Publicarea se face n
Europene
Jurnalul Oficial al Uniunii
Eurapene , n Sistemul
Anuntul de concurs nu
electronic de achiziii publice indeplineste conditiile de
(SEAP) i n Monitorul
conformitate
Oficial.
Neconcordana ntre coninutul
anunului de concurs stabilit de
comisie i cel publicat
4. Dup finalizarea procedurii Lipsa licitatiei
de atribuire i stabilirea
Lipsa unui castigator al licitatiei
gtigtorului licitaiei ,
autoritatea contractant are
obligaia de a transmite spre
publicare un anun de
atribuire n cel mult 48 de zile
de la adjudecare.
5. Autoritatea contractant are
obligaia de a preciza n
anunul de participare criteriul
de atribuire a contractului de Lipsa unor precizari clare in
achiziie public, care odat anuntul de participare
2..Criterii de stabilit nu poate fi schimbat
pe toat durata de aplicare a
atribuire a
contractelor procedurii de atribuire.
de achizitie 6. Criteriile de atribuire a
Lipsa unor oferte avantajoase cu
contractelor de achiziii
publica
niste preturi scazute
publice sunt:
Acceptarea unor cereri
preul cel mai sczut
incomplete
oferta cea mai avantajoas
din punct de vedere economic
7. Factorii de evaluare ai
Netransparenta ofertei
ofertei pot fi alturi de pre :

OBS

Nr. Crt.

2.

DOMENIU

OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
caracteristici privind nivelul
calitativ , tehnic sau
funcional
caracteristici de mediu
costuri de funcionare
raportul cost eficien
servicii post- vnzare
termen de livrare sau de
execuie
8. . Factorii de evaluare a
Lipsa documentatiei de atribuire
ofertei precum i ponderea
relativ a acestora sau a
algoritmului de calcul trebuie
Nerespectarea factorilor de
s fie definite clar n
documentaia de atribuire i avaluare a ofertei
s aib legtur concret cu
specificul contractului.
9. Procedurile de atribuire a
Licitatia nu s-a organizat in mod
contractului de achiziie
corespunzator
public sunt :
-licitaia deschis ; Negocierea nu a avut loc
-licitaia restrns ; Lipsa mai multor oferte
Procesul de
3.Procedura
-dialogul
achizitie publica de atribuire
competitiv;
Contractul a fost atribuit unui
-negocierea ;
participant la licitatie care a
-cererea de oferte ; supralicitat
-concursul de soluii
-cumprarea direct .
4.Etapele
10. Procesul de achiziie
procesului de public reprezint o
atribuire
succesiune de etape , dup
parcurgerea crora se obine
Nerespectarea unor etape din
produsul sau dreptul de
procesul de achizitii publice
utilizare al acestuia , serviciul
sau lucrarea ca urmare a
atribuirii unui contract de
achiziie public.
11. Prima etap este
Lipsa unui program annual de
ntocmirea programului
achizitii publice
anual al achiziiei publice
12. Etapa urmtoare este
elaborarea documentaiei de
Caietul de sarcini lipsasete cu
atribuire /de selectare , n
desavarsire
cadrul creia autoritatea
contractant structureaz :
-caietul de sarcini sau , dup caz Clauzaele contractuale nu sunt
documentaia descriptiv ,
concludente
-clauzele contractuale
Fisa de date a achizitiei lipseste
obligatorii
-fia de date a achiziiei ,

OBS

Nr. Crt.

DOMENIU

OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE
-formulare i modele,
alte informaii cu privire la
impozitare, protecia mediului
, protecia muncii.
13. Urmeaz chemarea la
Nepunerea la dispozitia
competiie , care consta n
ofertantului a documentatiei de
publicarea anunului de
atribuire
participare , punerea la
Lipsa unor raspunsuri clare
dispoziia operatorilor
asupra calificarilor
economici a documentaiei de
atribuire , rspuns la
solicitrile de clarificri ,
Nestabilirea regulilor de
stabilirea regulilor de
participare
participare i de evitare a
conflictului de interese .

14. Etapa cea mai relevant n Nerespectarea procedurilor de


cadrul procesului de achiziie atribuire
public este derularea
procedurilor de atribuire a
contractelor n cadrul creia
se primesc ofertele , se
Stabilirea unei oferte
deschid se examineaz i se castigatoare supralicitata
evalueaz , se stabilete oferta
ctigtoare i se poate anula
procedura , dac este cazul .
15. Urmtoarea etap este
Castigarea licitatiei de catre o
atribuirea contractului de
oferta supralicitata
achiziie public care
presupune notificarea ofertei
ctigtoare , soluionarea
Nepublicarea anuntului asupra
contestaiilor dac este cazul ,
castigatorului licitatiei
semnarea contractului i
transmiterea spre publicare a
anunului spre atribuire .
16. Urmeaz ncheierea
dosarului de achiziie public
derularea i ncheierea,
contractului .

OBS

Anexa nr. 7
Procedura - P05: Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLIC PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Public Intern
STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA
I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR
Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice
Perioada auditat: 01.10.2012- 31.12.2012
ntocmit: Georgescu Gabriel/ Popescu Mircea

Data: 20.01.2013

Avizat: Ionescu Daniel

Data: 20.01.2013

Factori de risc
(Fi)

Ponderea
factorilor de risc
(Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)


N1

N2

N3

P1 50%

Exist
proceduri i se
aplic

Exist
proceduri, sunt
cunoscute, dar
nu se aplic

Nu exist
proceduri

Aprecierea
cantitativ
F2

P2 30%

Impact
financiar
sczut

Impact financiar
mediu

Impact
financiar
ridicat

Aprecierea
calitativ
F3

P3 20%

Vulnerabilitat
e mic

Vulnerabilitate
medie

Vulnerabilitat
e mare

Aprecierea
controlului
intern F1

Anexa nr. 8
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul Audit Public Intern
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane
Perioada auditat: 01.01.2011- 31.12.2011
ntocmit: Georgescu Ion/Dumitrescu Nicolae
Avizat: Ionescu Mircea

Data: 15.03.2012
Data: 15.03.2012

N.
crt.

I.

DOMENIUL

Publicarea
anunturilo
r si
stabilirea
criteriilor
de
acrodare

1.
Publicarea
anunturilo
r privind
achizitiile
publice

OBIECTE
AUDITABILE

1. Pentru a asigura
transparena atribuirii
contractelor de achiziii
publice autoritatea
contractant are
obligaia de a transmite
spre publicare
anunurile de intenie ,
de participare i de
atribuire a contractelor
de achizitie publica
2. Anunul de intenie
se transmite spre
publicare ct mai
curnd posibil dup
aprobarea programului
anual de achiziii,
program n care este
prevzut contractul
respectiv de furnizare
servicii sau lucrri.
3. Publicarea se face n
Jurnalul Oficial al
Uniunii Eurapene , n
Sistemul electronic de
achiziii publice
(SEAP) i n
Monitorul Oficial.

4. Dup finalizarea
procedurii de atribuire
i stabilirea
gtigtorului licitaiei ,
autoritatea contractant
are obligaia de a
transmite spre
publicare un anun de
atribuire n cel mult 48
de zile de la
adjudecare.

RISCURI
SEMNIFICATIV
E

Lipsa
transparentei
Netransmiterea
spre publicare a
anunturilor
Lipsa
participantilor

Lipsa unui
program de
achizitii
Anuntul nu este
publicat la timp
pentru a putea fi
consultat de
licitatori
Nepublicarea
anunturilor in
Monitorul
Oficial , in
SEAP si in
Jurnalul Oficial
al Uniunii
Europene
Anuntul de
concurs nu
indeplineste
conditiile de
conformitate
Neconcordana
ntre coninutul
anunului de
concurs stabilit
de comisie i cel
publicat
Lipsa licitatiei
Lipsa unui
castigator al
licitatiei

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea Aprecierea
Aprecierea
controlului
cantitativ
calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P3
P2
50
Ni
Ni
20
Ni
30%
%
%

Punc
taj
total

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,3

2,0

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,5

N.
crt.

DOMENIUL

2..Criterii
de
atribuire a
contractel
or de
achizitie
publica

2.

Procesul
de
achizitie
publica

3.Procedu
ra de
atribuire

OBIECTE
AUDITABILE

5.Autoritatea
contractant are
obligaia de a preciza n
anunul de participare
criteriul de atribuire a
contractului de
achiziie public, care
odat stabilit nu poate
fi schimbat pe toat
durata de aplicare a
procedurii de atribuire.
6. Criteriile de atribuire
a contractelor de
achiziii publice sunt:

preul cel mai


sczut

oferta cea mai


avantajoas din
punct de vedere
economic
7. Factorii de evaluare
ai ofertei pot fi alturi
de pre :

caracteristici
privind nivelul
calitativ , tehnic
sau funcional

caracteristici de
mediu

costuri de
funcionare

raportul cost
eficien

servicii postvnzare
termen de livrare sau
de execuie
8. . Factorii de
evaluare a ofertei
precum i ponderea
relativ a acestora sau a
algoritmului de calcul
trebuie s fie definite
clar n documentaia de
atribuire i s aib
legtur concret cu
specificul contractului.
9. . Procedurile de
atribuire a contractului
de achiziie public
sunt :
-licitaia
deschis ;

RISCURI
SEMNIFICATIV
E

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea Aprecierea
Aprecierea
controlului
cantitativ
calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P3
P2
50
Ni
Ni
20
Ni
30%
%
%

Punc
taj
total

Lipsa unor
precizari clare in
anuntul de
participare

Lipsa unor oferte


avantajoase cu
niste preturi
scazute
Acceptarea unor
cereri incomplete

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5

0,3

0,2

2,7

0,5

0,3

0,2

2,7

0,5

0,3

0,2

1,9

0,5

0,3

0,2

1,7

Netransparenta
ofertei

Lipsa
documentatiei de
atribuire
Nerespectarea
factorilor de
avaluare a ofertei

Licitatia nu s-a
organizat in mod
corespunzator
Negocierea nu a
avut loc
Lipsa mai multor
oferte

N.
crt.

DOMENIUL

OBIECTE
AUDITABILE

-licitaia
restrns ;
-dialogul
competitiv;
-negocierea ;
-cererea de
oferte ;
-concursul de
soluii ;
-cumprarea
4.Etapele
procesului
de
atribuire

direct .
10. Procesul de
achiziie public
reprezint o succesiune
de etape , dup
parcurgerea crora se
obine produsul sau
dreptul de utilizare al
acestuia , serviciul sau
lucrarea ca urmare a
atribuirii unui contract
de achiziie public.
11. Prima etap este
ntocmirea
programului anual al
achiziiei publice
12. Etapa urmtoare
este elaborarea
documentaiei de
atribuire /de selectare ,
n cadrul creia
autoritatea contractant
structureaz :
-caietul de sarcini sau ,
dup caz documentaia
descriptiv ,
-clauzele contractuale
obligatorii
-fia de date a achiziiei
-formulare i modele,
-alte informaii cu
privire la impozitare
,protecia mediului ,
protecia muncii.
13. Urmeaz chemarea
la competiie , care
consta n publicarea
anunului de participare
, punerea la dispoziia
operatorilor economici
a documentaiei de
atribuire , rspuns la
solicitrile de clarificri
, stabilirea regulilor de
participare i de evitare
a conflictului de
interese .

RISCURI
SEMNIFICATIV
E

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea Aprecierea
Aprecierea
controlului
cantitativ
calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P3
P2
50
Ni
Ni
20
Ni
30%
%
%

Punc
taj
total

Contractul a fost
atribuit unui
participant la
licitatie care a
supralicitat
0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,7

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,5

0,5

0,3

0,2

2,7

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

2,2

Nerespectarea
unor etape din
procesul de
achizitii publice

Lipsa unui
program annual
de achizitii
publice
Caietul de
sarcini lipsasete
cu desavarsire
Clauzaele
contractuale nu
sunt concludente
Fisa de date a
achizitiei lipseste

Nepunerea la
dispozitia
ofertantului a
documentatiei de
atribuire
Lipsa unor
raspunsuri clare
asupra
calificarilor
Nestabilirea
regulilor de
participare

N.
crt.

DOMENIUL

OBIECTE
AUDITABILE

14. Etapa cea mai


relevant n cadrul
procesului de achiziie
public este derularea
procedurilor de
atribuire a contractelor
n cadrul creia se
primesc ofertele , se
deschid se examineaz
i se evalueaz , se
stabilete oferta
ctigtoare i se poate
anula procedura , dac
este cazul .
15. Urmtoarea etap
este atribuirea
contractului de
achiziie public care
presupune notificarea
ofertei ctigtoare ,
soluionarea
contestaiilor dac este
cazul , semnarea
contractului i
transmiterea spre
publicare a anunului
spre atribuire .
16. Urmeaz ncheierea
dosarului de achiziie
public derularea i
ncheierea, contractului
.

RISCURI
SEMNIFICATIV
E

Nerespectarea
procedurilor de
atribuire
Stabilirea unei
oferte
castigatoare
supralicitata

Castigarea
licitatiei de catre
o oferta
supralicitata
Nepublicarea
anuntului asupra
castigatorului
licitatiei

Criterii de analiza a riscurilor


Aprecierea Aprecierea
Aprecierea
controlului
cantitativ
calitativ
intern (F1)
(F2)
(F3)
P1
P3
P2
50
Ni
Ni
20
Ni
30%
%
%

Punc
taj
total

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,2

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,3

NOTA:
Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar i n
funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.) i pentru continuarea analizei, au
mprit riscurile, n urmtoarele trei categorii.
Riscuri mici
1,0 - 1,7
Riscuri medii
1,8 - 2,2
Riscuri mari
2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc
mbuntiri acestei lucrri pe toat durata misiunii de audit pe toat perioada interveniei la faa locului n
funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor ataate acestora, pe care le constat.

Anexa nr. 9
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
PRIMARIA GENERALA AMUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Intern
TEMATICA IN DETALIU A OPERAIILOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice


Perioada auditat: 01.10.2012- 31.12.2012
ntocmit:Georgescu Gabriel / Popescu Mircea
Avizat: Ionescu Daniel

Nr.
crt.
1.

2.

DOMENIUL

Publicarea
anunturilor
si stabilirea
criteriilor de
acrodare
Procesul de
achizitie
publica

Data: 20.01.2013
Data: 20.01.2013

Nr. crt. din


Lista
centralizato
are

OBIECTE AUDITABILE

1. Publicarea
anunturilor privind
achizitiile publice
2..Criterii de atribuire a
contractelor de
achizitie publica
3.Procedura de
atribuire

1.Corectitudinea anunturilor privind


achizitiilor publice

2.Atribuirea corecta a contractelor


3.Modalitatile de evaluare a ofertelor

4.Etapele procesului de
atribuire

5.Incheierea dosarului de achizitie publica ,


derularea si incheierea contractului

4.Corectitudinea licitatiilor
4

Anexa nr. 10
Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Intern
PROGRAMUL DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice

Perioada auditat: 01.10.2012-31.12.2012


ntocmit: Popescu Mircea / Georgescu Gabriel
Avizat: Ionescu Daniel

Data: 05.02.2013
Data: 05.02.2013

Anexa nr. 11
Procedura - P06: Elaborarea programului de audit public intern
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Public Intern
PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI
Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice
Perioada auditat: 01.10.2012-31.12.2012
ntocmit: Georgescu Gabriel/Popescu Mirce
Avizat: Ionescu Daniel

Data: 05.02.2013
Data: 05.02.2013

Obiectivul I. Publicarea anunturilor si stabilirea criteriilor de acrodare


Nr
.
crt
.
1.

OBIECTE AUDITABILE
Publicarea anunturilor
privind achizitiile publice

TIPUL TESTRII

- verificarea in totalitate
a anunturilor
- verificarea prin esantion
2. Criterii de atribuire a
- vrificarea legalizrii sau
contractelor de achizitie
certificrii copiilor
publica
documentelor;
- analiza respectrii
modului de organizare al
concursurilor;
Obiectivul II Procesul de achizitie publica
3. Procedura de atribuire
- verificarea dosarului
de achizitie
- intervievarea privind
examinarea manualului de utilizare
4. Etapele procesului de
atribuire

Locul

Durata
(h)

DAP

DAP

Nr.
test

Nr.
lista

Auditori

T1

LV 1

Ionescu
Daniel

T2

Georges
LV 2 cu
Gabriel

DAP

T3

DAP

T4

Georges
cu
LV 3 Gabriel/
Popescu
Mircea
Ionescu
LV 4
Daniel

Anexa nr. 12

Procedura P07: edina de deschidere


PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Public Intern
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice
Perioada auditat: 01.10.2012 - 31.12.2012
ntocmit:Georgescu Gabriel / Popescu Mircea
Avizat:Ionescu Daniel

Data: 05.02.2013
Data: 05.02.2013

A. Lista participanilor
Numele

Funcia

Ionescu Daniel
Georgescu Gabriel
Popescu Mircea

Auditor
Auditor
Auditor

Rdulescu Dumitru

Director

Voinescu Lucica

Inspector

Barbu Vasile

Inspector

Stroescu Tudora

Inspector

Direcia/
Serviciul

Nr.
telefon

E-mail

Semntura

ef SAPI
SAPI
SAPI
Direcia Achizitii
Publice
Direcia Achizitii
Publice
Direcia Achizitii
Publice
Direcia Achizitii
Publice

B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit;
Prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Public Intern, n
special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern;
Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se
intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate.
n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii
structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume:
Complexitatea activitii Direcia Achizitii Publice;
Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea
personalului existent;
De asemenea, s-au stabilit:
persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor,
efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i
timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii


de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul
misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor;
data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor;
modalitatea redactrii Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit).

Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi


discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a calendarului
implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea recomandrilor.
Auditori,

Auditai,

Anexa nr. 13
Procedura P08: Colectarea dovezilor
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Public Intern

TEST NR. 1
Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice
Perioada auditat: 01.10.2012-31.12.2012
Obiectul testului
Fundamentarea proiectului Planului de achizitie publica
Obiectivele testului
Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru achizitia de bunuri de interes
public.
Descrierea testului
A fost aplicat chestionarul din anexa 1 tuturor persoanelor responsabile in mod direct de
efectuarea achizitiilor. Chestionarul a constat in puncte din care sa rezulte modul de intocmire
a achizitiilor , examinandu-se urmatoarele elemente:

modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la termenele de achizitie.;

verificarea respectarii planului de achizitie publica pentru anul 2012

Ca si criterii de evaluare a planului de achizitii s-au tinut cont de:


Procedurile de constituire a planului
Bugetul alocat achizitiilor
Cerintele actualizate ale pietei
Testarea a constat n analiza notelor de fundamentare, examinndu-se urmtoarele elemente
stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. i 1.6., i anume:
Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din
subordine:
modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare,
coninutul acestora, termene .a.;
Verificarea avizrii Planului de ctre persoanele autorizate
Constatri
Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat c direciile judeene n notele de
fundamentare transmise nu au prevzut un numr de funcii publice rezervate absolvenilor
programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din
strintate, dei aveau aceast obligaie conform cadrului legal.
Concluzii
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.
Data: 10.02.2013
Auditor intern,
Georgescu Gabriel

Supervizor,
Ionescu Daniel

Anexa 14
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Intern
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR.1
Misiunea de audit: Mangementul achizitiilor piblice
Perioada auditat: 01.10.2012-31.12.2012
PROBLEMA
In urma chestionarului aplicat am observat ca nu s-a tinut cont in totalitate de cerintele
actuale ale pietei si nu s-a facut o evaluare aprofundata a ofertei.

CONSTATARE
Din analiza aprofundata a planului de achizitii, am constatat ca achizitiile nu au fost
facute conform prevederilor legale,deoarece s-au pierdut bani in urma achizitiilor facute fara a
avea o evaloare a ofertei, iar unele achizitii s-au facut fara a se tine cont de cerintele planului
de achizitii.

CAUZE
- Lipsa comunicarii dintre persoana responsabila de achizitii si evaluatorul de oferte;
- Lipsa colaborarii departamentelor de achizitii;
- Nerespectarea procedurilor de achizitie a marfurilor;

CONSECINE
-

Imposibilitatea de a utiliza unele produse achizitionate;


Pierderea unor sume de bani pt achizitionarea unor produse mai scumpe in detrimentul
altora mai ieftine si aproximativ la fel calitativ.

RECOMANDRI
- Rezolvarea problemelor de comunicare din cadrul firmei;
- Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n acest sens, prin fiele posturilor pentru
persoana care se ocupa de achizitii si evaluatorul de oferte;
- Respectarea procedurilor de achizitie a marfurilor
- Informarea mai buna referitoare la produsele de pe piata si inclusiv instruirea
evaluatorului.
- Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare
a achizitiilor din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia
- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile
specifice activitilor privind organizarea i gestiunea achizitiilor din cadrul entitii

ntocmit,
Popescu Mircea

Supervizat,
Ionescu Daniel

Pentru conformitate,
Georgescu Gabriel

Anexa nr. 15
Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Intern
NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Entitatea: PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Misiunea de audit intern: Managementul achizitiilor publice
Numele auditorului: Ionescu Daniel / Georgescu Gabriel
Data realizrii: 15.02.2013
CONSTATAREA

DOCUMENT JUSTIFICATIV

1 Achizitiile nu au fost
facute conform
prevederilor
legale,deoarece sau pierdut
bani in urma achizitiilor
facute fara a avea o
evaloare a ofertei
2 Unele achizitii s-au facut
fara a se tine cont de
cerintele planului de
achizitii.

- Planul de achizitie publica pe


anul 2012
- Note de fundamentare a
planului de achizitii pe anul
2012.

EXIST
DA
NU
X
X

- Caietul de sarcini.
X

Auditori,

AUDITORI

Anexa nr. 16
PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL
IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR

Nr.
crt.
1.

2.

3.

4.

Recomandarea

Plan de aciune

Rezolvarea problemelor
de comunicare din
cadrul firmei;

- Constituirea prin decizia


managerului a unei
comisii pentru elaborarea
procedurilor de planificare
- ntocmirea procedurilor
specifice de fundamentare
a Planului de achizitii
- Organizarea cursurilor
de pregtire pentru
personalul responsabil cu
elaborarea Planului de
achizitii
- Completarea atribuiilor
i responsabilitilor n
fiele de post

Stabilirea de atribuii i
responsabiliti, n acest
sens, prin fiele
posturilor pentru
persoana care se ocupa
de achizitii si
evaluatorul de oferte;
Respectarea
procedurilor de achizitie
a marfurilor

- Sanctionarea drastica a
persoanelor care nu
respecta procedurile de
achizitie

Informarea mai buna


referitoare la produsele
de pe piata si inclusiv
instruirea evaluatorului

- Organizarea cursurilor
de pregtire pentru
personalul responsabil cu
elaborarea Planului de
achizitii

Auditori,
Georgescu Gabriel , Popescu Mircea
Ionescu Daniel

Calendarul
implementarii

Responsabil cu
implementarea

17.02.2013

Director DAP

17.02.2013

Director DAP

17.02.2013

Director DAP

17.02.2013

Director DAP

Director DAP,
Radulescu Dumitru

Anexa 17
Procedura P11: edina de nchidere

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI


Serviciul de Audit Intern
MINUTA EDINEI DE NCHIDERE
A. Meniuni generale:
Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice
Perioada auditat: 01.10.2012-31.12.2012
ntocmit:Georgescu Gabriel
Avizat: Ionescu Daniel

Data: 19.02.2013
Data: 19.02.2013

Lista participanilor:
Numele

Funcia

Ionescu Daniel
Georgescu Gabriel
Popescu Mircea

Auditor
Auditor
Auditor

Rdulescu Dumitru

Director

Voinescu Lucica

Inspector

Barbu Vasile

Inspector

Stroescu Tudora

Inspector

Direcia/
Serviciul

Nr.
telefon

E-mail

Semntura

ef SAPI
SAPI
SAPI
Direcia Achizitii
Publice
Direcia Achizitii
Publice
Direcia Achizitii
Publice
Direcia Achizitii
Publice

B. Concluzii:
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect
auditat. De asemenea, au fost discutate deficienele, au fost analizate cauzele care au contribuit la
realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi
implementate pentru eliminarea deficienelor constatate.
Pentru constatrile/deficienele prezentate nu au fost formulate obiecii, fiind nsuite n
totalitate.
n final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandrilor i datele
de realizare ale acestora.

Anexa 18
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN


- PROIECT -

STRUCTURA AUDITAT: DIRECIA ACHIZITII PUBLICE DIN CADRUL


PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
MISIUNEA DE AUDIT: MANAGEMENTUL ACHIZIIILOR PUBLICE

Bucureti
2013

INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost format din:
Ionescu Daniel - auditor coordonator al misiunii;
Georgescu Gabriel auditor
Popescu Mircea - audiror
Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu Nr. 21 din 12.11.2013
Baza legal a aciunii de auditare:
Planul de audit intern pe anul 2013 aprobat de conducerea instituiei;
Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii
Durata aciunii de auditare: 05.02.2013-25.02.2013
Perioada supus auditrii: 01.10.2012-31.12.2012
Obiectivele misiunii de audit:
planul de achizitii publice
caietul de sarcini sau , dup caz documentaia descriptiv
clauzele contractuale obligatorii
fia de date a achiziiei
Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.
Tehnici utilizate:
a) interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor;
b) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de primire si
transmitere al documentelor.
Instrumente de audit:
chestionare;
liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie sa le ndeplineasc fiecare
obiectiv auditabil.
Documente i materiale examinate n cadrul Direciei de Achizitii Publice:
Verificarea la faa locului a vizat urmtoarele documente care au stat la baza
gestionrii documentelor de achizitie pentru perioada 01.01.2013 - 31.10.2013
proceduri proprii firmei
proceduri specifice departamentului referitoarea la fluxul documentelor
Regulamentul de Organizare i Funcionare;
alte documente.
Materiale ntocmite pe timpul auditrii:
foi de lucru privind descrierea activitilor auditate;
liste de verificare pe obiective (LV);
fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP);

documente de lucru;
Tabel puncte tari i puncte slabe, Tematica n detaliu ;
programul de audit, programul interveniei la faa locului;
rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere etc.

Organizarea Achizitiilor publice. Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un


numr de 27 caiete de sarcina . Organizarea i funcionarea direciei a fost n conformitate cu
organigrama i Regulamentul de organizare i funcionare.
II. CONSTATRI I RECOMANDRI
n contextul angajamentelor asumate de Romnia privind libera circulaie a mrfurilor n
Europa i al recomandrilor Comisiei Europene a fost necesar elaborarea i promovarea unei
noi legislaii n domeniul achiyiiilor publice.
Avndu-se n vedere intrarea Romniei n Uniunea European la 01 ianuarie 2007 s-a adoptat
O.U.G. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziii public, a contractelor de
concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, care regementeaz
procedurile de atribuire a contractelor de achiziii publice.
Punerea de accord a legislaiei privind achiziiile publice din ara noastr cu legislaia din
tile member U.E. a dus la:
deschiderea i dezvoltarea pieei de achiziii publice;
instituirea unui cadru bazat pe ncredere, corectitudine i imparialitate;
eliminarea elementelor de natur subiectiv care ar influena deciziile n procesul de
achiziie public;
asigurarea ,,vizibilitii regulilor, oportunitilor, procedurilor i a rezultatelor;
obinerea celei mai bune valori pentru fondurile publice, ntotdeauna considerate
insuficiente n raport cu necesitile;
supravegherea costurilor procesului de achiziie public, nelegnd prin aceasta, att
costurile aferente administraie ct i costurile aferente ofertantului;
limitarea apariiei erorilor pe parcursul procesului de achiziie public;
reducerea fraudei i corupiei.
Pentru fluidizarea procesului de atribuire a acontractelor de achiziie public propun
elaborarea unor norme de derulare a licitaiilor n totalitate prin mijloaceelectronice, astfel va
fi redus suspiciunea de fraud i corupie.
O alt propunere ar fi reducerea termenelor licitaiei de la publicarea anunurilor i pn la
deschiderea ofertelor care n prezent este destul de mare (52 zile) , dac nu s-a publicat anun
de intenie.
n vederea eliminrii unor disfuncionaliti n aplicarea prevederilor legislative privind
achiziiile publice propunem ca autoritile de reglementare i supraveghere a sistemului de
achiziii publice s organizeze sesiuni de prezentare a legislaiei n domeniul achiziiilor
publice n teritoriu , pentru a aduce la cunotin autoritilor contractante ct i operatorilor
economici noutile aprute n acest domeniu, avnd n vedere c legislaia este foarte
stufoas.

III. CONCLUZII
Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea
privind achizitia de stocuri din entitatea auditat conform grilei:
NR.
CRT.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

APRECIERE
OBIECTIVUL
Fundamentarea planului de
achizitii
Conformitatea facturilor cu
planul de achizitii
Corectitudinea facturilor
Instruirea evaluatorilor
Modalitati de evaluare
Procedura de plata
Conformitatea dintre

FUNCIONAL

DE
MBUNTIT

CRITIC

X
X
X
X
X
X
X

Precizm, faptul c constatrile prezentate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor
efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite
de ctre factorii de management ai entitii.
Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la recomandrile auditorilor n
edinele de nchidere i conciliere ale misiunii, apreciate de ctre participanii la aceste
edine, ca fiind realiste i fezabile, i materializate n minutele edinelor de nchidere i
conciliere.
Considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea de achizitii publice
c se nscrie n parametri normali pentru aceast perioad de introducere a auditului intern n
entiti.
Auditorii,
Ionescu Daniel/ Popescu Mircea/ Georgescu Gabriel

Anexa 19
Procedura P14: Finalizarea misiunii de audit public intern
PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI
Serviciul Audit Intern
MINUTA EDINEI DE CONCILIERE
Misiunea de audit: Managementul achizitiilor publice
Perioada auditat: 01.10.2012-31.12.2012
ntocmit: Georgescu Gabriel / Popescu Mircea
Avizat: Ionescu Daniel

Data: 19.02.2013
Data: 19.02.2013

A. Lista participanilor

Numele

Funcia

Ionescu Daniel
Georgescu Gabriel
Popescu Mircea

Auditor
Auditor
Auditor

Rdulescu Dumitru

Director

Voinescu Lucica

Inspector

Barbu Vasile

Inspector

Stroescu Tudora

Inspector

Direcia/
Serviciul

Nr.
telefon

Email

Semnt
ura

ef SAPI
SAPI
SAPI
Direcia Achizitii
Publice
Direcia Achizitii
Publice
Direcia Achizitii
Publice
Direcia Achizitii
Publice

B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de conciliere s-a discutat asupra constatrilor i recomandrilor cuprinse n
proiectul Raportului de audit, iar reprezentanii structurii auditate au reiterat o parte din problemele
cu care se confrunt i anume:
activitatea privind gestiunea achizitiilor publice reprezint o zon cu risc;
complexitatea activitii Direciei Acchizitiilor Publice;
neacoperirea pe perioade mari de timp a achizitiilor, ceea ce a dus la suprancrcarea
achizitiilor intr-o perioada limitata de timp;
Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate, structura auditat a
ntocmit Planul de aciune i calendarul implementrii, prin care s-au stabilit persoanele
responsabile pentru implementare i termenele/etapele de realizare, nmnnd un exemplar i
auditorilor.
Pentru toate celelalte constatri, structura auditat nu a formulat obiecii fiind de acord cu
acestea, recunoscnd deficienele din activitatea specific.
Not:Menionm c n situaia acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor echipei de

auditori confirmat n cadrul edinei de conciliere de managementul structurii auditate,


proiectul Raportului de audit intern va rmne nemodificat, constituind, n acelai timp, i
Raport de audit intern final.
Anexa nr. 20
Procedura: Urmrirea recomandrilor

PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI


Serviciul de Audit Intern

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

PRIMARIA GENERALA A
MUNICIPIULUI BUCURESTI
Direcia Achizitii
Rec
No.
1.
2.

3.
4.

5.

6.

Serviciul de audit intern


Misiunea de audit intern:
Managemtul achizitiilor publice

Recomandarea
Rezolvarea problemelor de comunicare
din cadrul firmei
Stabilirea de atribuii i responsabiliti,
n acest sens, prin fiele posturilor
pentru persoana care se ocupa de
achizitii si evaluatorul de oferte
Respectarea procedurilor de achizitie
publica
Informarea mai buna referitoare la
produsele de pe piata si inclusiv
instruirea evaluatorului
Pregtirea profesional a personalului
implicat n activitatea de organizare i
gestionare a achizitiilor din cadrul
entitii i evaluarea sistematic a
acestuia
Implementarea unui nivel suplimentar
de control intern ierarhic pentru
operaiile specifice activitilor privind
organizarea i gestiunea achizitiilor din
cadrul entitii

Instruciuni
1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt
prezentate n Raportul de audit
2. Verificai coloana corespunztoare: implementat,
parial implementat, neimplementat

Implem
entat

Parial
implem
entat

Neimpl
ementat

Data:
25.02.2013

Raport de
audit
Data
planificat/
Data
implement
rii
30.02.2013
10.02.2013

X
X

30.02.2013

15.02.2013

30.02.2013

15.02.2013

Entitatea/structura auditat:
Departament Achizitii Publice
Data i semntura conductorului:
Radulescu Dumitru
Auditor:

3. Introduceri data planificat pentru implementare


n Raportul de audit i data implementrii

Data i semntura:
Anexa nr. 21

Procedura P18: Supervizarea


PRIMARIA GENERALA A MUNICIPIULUI BUCURESTI

Serviciul Audit Intern


FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Managematul achizitiilor publice
Perioada auditat: 01.10.2012-31.12.2012
Perioada misiunii: 05.02.2013-25.02.2013
Auditor evaluat: Popescu Mircea
ntocmit: Ionescu Daniel
Data: 25.02.2013
Bugetul de timp efectiv: 94 ore
n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat
riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate
de obiectivele de audit i a estimat corespunztor
riscurile activitii
Programele de audit au fost elaborate n vederea
ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de
timp alocat
Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au
fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o
eficient folosire a resurselor de audit
A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i
ntre auditor i conducerea structurii de audit intern;
A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea
structurii de audit intern
Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile
auditailor n procesul de audit
Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier
eficient i la timp
Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i
recomandrile cnd au fost identificate problemele
Normele de audit intern, au fost respectate
Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i
concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice
pentru probleme identificate
Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i
corecte
Exist probe de audit care s susin concluziile
auditorului
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi
suficiente, competente, relevante i folositoare
Documentele au fost completate n mod corespunztor i

Bugetul de timp planificat: 94


1 2 3 4 5
Observaii
X
A fost necesar s
se lucreze peste
orele de program

X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X

Bugetul de timp efectiv: 94 ore


n conformitate cu normele de audit intern
Bugetul de timp a fost respectat
Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

Bugetul de timp planificat: 94


1 2 3 4 5
Observaii
X
X