Sunteți pe pagina 1din 8

PROCEDURA OPERATIONALA

privind
INTOCMIREA SI COMPLETAREA REGISTRULUI GENERAL DE EVIDENTA AL
SALARIATILOR

Document de referin:
O.M.F.P. nr. 1649/2011 privind modificarea i completarea O.M.F..P. nr.
946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd
standardele de management/control intern la entitile publice i pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial.

DATA

Exemplar nr.

SE M NATURA

2.

ELABORAT
VERIFICAT
APROBAT
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

Editia/ revizia in
cadrul editiei
2.1.
2.2.
2.3

1
Editia 1
Revizia 1
Revizia 2

Componenta revizuita

2
x
legislatie

Modalitatea reviziei
3
x
Adaugare documente

Data de la care se
aplica prevederile
editiei sau reviziei
editiei
4

Cuprins

Formular pagin de gard procedur ..

Formular analiz procedur .


Formular difuzare procedur .
Formular eviden modificri ..
1.0. Scop ...........
2.0. Domeniu de aplicare .......
3.0. Documente de referin ......
4.0. Definiii, abrevieri i termeni utilizai .
5.0. Descrierea procedurii ..
6.0. Responsabiliti
7.0. Anexe, nregistrri, arhivri
Cuprins .......
8.0. Anexe

Formular eviden modificri


Nr.
crt.

Ed.

Data
ediiei

Rev.

Data
reviziei

Pag.

Descriere modificare

Semntura
conductorului
subdiviziunii
organizatorice

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operationale

Scopul
difuzarii

Exemplar
nr._____

Compartiment

1
Aplicare
Aplicare
Aplicare
Aplicare
Aplicare
Aplicare
Aplicare
Aplicare
Informare
Arhivare
Alte
scopuri

2
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Functia

Nume si
prenume

Data
primirii

Semnatura

1.0. Scop:
Prezenta procedura descrie modul de intocmirea si completarea Registrului General de
Evidenta a Salariatilor.
Stabilirea unui set unitar de reguli privind intocmirea si completarea Registrului General de
Evidenta a Salariatilor.
2.0. Domeniu de aplicare:
Procedura se utilizeaz de ctre Biroul Resurse Umane la intocmirea si completarea
Registrului General de Evidenta a Salariatilor.
3. 0. Documente de referin:
O.M.F.P. nr. 1649/2011 privind modificarea i completarea O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru
aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern
la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.
HG 500/2011 privind Registrul General de Evidenta a Salariatilor
Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat
4.0. Definiii, abrevieri i termeni utilizai:
4.1. Definiii
Entitate public = autoritatea public, instituia public, compania/societatea naional,
regia autonom, societatea comercial la care statul sau o unitate administrativ-teritorial este
acionar majoritar, cu personalitate juridic, care utilizeaz/administreaz fonduri publice i/sau
patrimoniu public.
Control managerial = funcia managerial de msurare i corectare a performanelor
activitii subordonailor, pentru ca planurile i obiectivele entitii s fie realizate.
Procedur = prezentare n scris a pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a
regulilor de aplicat necesare ndeplinirii atribuiilor i sarcinilor, avnd n vedere asumarea
responsabilitilor.

Procedur de sistem = procedur care descrie o activitate sau un proces care se desfoar
la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul DGASPC Constanta
Procedur operaional = procedur care descrie o activitate sau un proces care se
desfoar la nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul S.C. U.T.M. S.A.
4.2. Abrevieri
O.M.F.P.

= Ordinul Ministrului Finanelor Publice

PS

= procedur de sistem

PO

= procedur operaional

4.3. Termeni utilizai


Compartiment = direcie / serviciu / birou din cadrul DGASPC Constanta
Programul = Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial DGASPC
5.0. Descrierea procedurii:
5.1. Nominalizarea prin Decizie a unei sau mai multor persoane pentru completarea i
transmiterea registrului.
(1) Directorul General nominalizeaza prin decizie una sau mai multe persoane pentru
completarea i transmiterea registrului .
5.2. Obtinerea parolei de inregistrare registru de la inspectoratul teritorial de munca (ITM
)
(1) Persoanele nominalizate pentru completarea i transmiterea registrului
5.3. Incadrarea in munca prin incheierea contractului individual de munca
(1) Prelucrarea datelor cu caracter personal ale salariatului la angajare in registru se
face electronic, de Serv. Resurse Umane cu respectarea prevederilor privind siguranta
informatiei si protectia datelor personale si cuprinde:
a) elementele de identificare a tuturor salariailor: numele, prenumele, codul numeric
personal - CNP, cetenia i ara de provenien (Uniunea European - UE, non-UE,
Spaiul Economic European SEE);
b) data angajrii;
c) perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea;
d) funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii Ocupaiilor din Romnia (COR) sau
altor acte normative;
e) tipul contractului individual de munc;
f) durata normal a timpului de munc i repartizarea acestuia;
g) salariul, sporurile i cuantumul acestora
(2) Completarea registrului se face cel tirziu in ziua lucratoare anterioara inceperii
activitii de ctre salariatul n cauz
(3) Prelucrarea datelor cu caracter personal ale salariatului care are deja inregistrat
CIM in registru se face electronic, de Birou Resurse Umane cu respectarea prevederilor privind
siguranta informatiei si protectia datelor personale si cuprinde:
a) elementele de identificare a tuturor salariailor: numele, prenumele, codul numeric
personal - CNP, cetenia i ara de provenien (Uniunea European - UE, non-UE, Spaiul
Economic European SEE);
b) data angajrii;
c) perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea;
d) funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii Ocupaiilor din Romnia (COR)
sau altor acte normative;
e) tipul contractului individual de munc;
f) durata normal a timpului de munc i repartizarea acestuia;
g) salariul, sporurile i cuantumul acestora

(4)Prelucrarea datelor cu caracter personal ale salariatului la care s-a suspendat CIM, in
registru se face electronic, de Serviciul Resurse Umane cu respectarea prevederilor privind siguranta
informatiei si protectia datelor personale si cuprinde:
a) perioada i cauzele de suspendare a contractului individual de munc, cu excepia
cazurilor de suspendare n baza certificatelor medicale.
(5) Prelucrarea datelor cu caracter personal ale salariatului la care a incetat CIM in registru se
face electronic, de Birou Resurse Umane cu respectarea prevederilor privind siguranta informatiei si
protectia datelor personale si cuprinde:
a) data ncetrii contractului individual de munc.
b) se nregistreaz n registru la data ncetrii CIM /la data lurii la cunotin a
evenimentului ce a determinat, n condiiile legii, ncetarea CIM
(6) Prelucrarea datelor cu caracter personal ale salariatului detaat in registru se face electronic,
de Birou Resurse Umane cu respectarea prevederilor privind siguranta informatiei si protectia datelor
personale si cuprinde:
c) perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea;
(7) Atunci cand se constata erori in registru persoana nominalizata efectueaza corectia.
5.4 Transmiterea Registrului la inspectoratul teritorial de munc n format electronic, prin utilizarea
uneia dintre urmtoarele modaliti:
a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspeciei Muncii;
b) prin e-mail, pe baz de semntur electronic;
c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munc n format electronic,
nsoit de o adres de naintare semnat de angajator.
(1) ITM valideaza registrul completat/actualizat incepand cu data de 01.08.2011.
5.5. Pastrarea registrului electronic
(1) Biroul Resurse Umane pastreaza registrul completat/actualizat
5.6. Intocmirea dosarului de personal
(1) Biroul Resurse Umane intocmeste un dosar personal pentru fiecare dintre
salariai, il psteaza n bune condiii la sediu, i-l prezinta inspectorilor de munc, la
solicitarea acestora.
Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puin urmtoarele documente:
-actele necesare angajrii,
-CIM,
-actele adiionale i celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea i ncetarea CIM,
-acte de studii/certificate de calificare, precum i orice alte documente care certific legalitatea i
corectitudinea completrii n registru.
5.7. Eliberarea de inregistrari de la dosarul personal
(1) La solicitarea scris a salariatului sau a unui fost salariat se elibereaza in termen de
cel mult de 15 zile de la data solicitarii:
a) copii ale documentelor existente n dosarul personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind nscrierile referitoare la
persoana sa i/sau un document care s ateste activitatea desfurat de acesta, durata activitii,
salariul, vechimea n munc, n meserie i n specialitate,
6.0. Responsabiliti
Cine rspunde
Director General

Activiti desfurate
-nominalizeaza prin decizie persoana responsabila cu completarea registrului
electronic

Persoana nominalizata
cu completarea
registrului electronic

-obtine parola pentru inregistrarea in registru de la ITM


-efectueaza inregistrari in registru
-transmite registru la ITM pentru validare in termenul legal
-pastreaza registrul electronic
-intocmeste/actualizeaza dosarul personal
-elibereaza inregistrari la solicitare

Serv.Resurse Umane

7.0. Anexe, nregistrri, arhivri


Nr.
Anex
1

Denumirea anexei
Decizie numire
persoane pt
actualizare
REVISAL

Elabor
ator
RU

Aprob
Director
General

Numr de
exemplare

Difuzare

RU

Arhivare
Loc
RU

Perioad

Alte

permanent

8.0. Anexe
8.1.

Anexa nr. 1 privind reprezentarea grafic a Diagramei de proces.


Anexa nr. 1
Reprezentarea grafic a Diagramei de proces
-

INTRRI

O.M.F.P. nr. 1649/2011;


Programul;
Inregistrari de personal

NOMINALIZARE RESPONSABIL COMPLETARE


REGISTRU
Desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu completarea
registrului electronic

OBTINEREA PAROLEI DE INREGISTRARE IN REGISTRU


Persoana nominalizata obtine de la ITM parola pentru inregistrare in
registru

INREGISTRAREA IN REGISTRU A DATELOR


ANGAJATILOR
Datele angajatilor sunt inregistrate in registrul electronic de catre
persoana nominalizata prin decizie in termenul legal

TRANSMITEREA REGISTRULUI ELECTRONIC LA ITM


PENTRU VALIDARE
Registrul electronic este transmis la ITM pentru validare de catre
persoana nominalizata prin decizie;

PASTRAREA REGISTRULUI ELECTRONIC


Biroul Resurse Umane pastreaza registrul electronic in conditii de
securitate

INTOCMIREA DOSARULUI PERSONAL


Biroul Resurse Umane intocmeste/actualizeaza dosarul personal

ELIBERAREA DE INREGISTRARI LA CERERE


Biroul Resurse Umane elibereaza inregistrari la cererea angajatului
sau a unui fost angajat

IEIRI

Registru electronic;
Dosar personal

PASTRAREA REGISTRULUI ELECTRONIC SI AL


DOSARELOR PERSONALE IN CONDITII DE
SECURITATE

ACTUALIZARI
Nr.
Crt.

Sinteza actualizarii

Versiunea
curenta

Data