CORESPONDENA CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR

Noiuni introductive
Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre
dou sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum
scrisorile se adreseaz unor persoane juridice, sau fizice, acestea alctuiesc
subiectul corespondenei oficiale sau private.
Sfera de corespondenta este foarte
economice,jurodice,diplomatice,administrative.

larga,insa

mesajele

pot

fi

Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre

persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul
stabilirii unor relaii ntre ele.
ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri:

scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o

dovad scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc.

actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar;

actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face

constatarea;

majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar

ntlnit;

scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere

proprii de ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n
Registrul de intrare-ieire sunt nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor);

scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de

corespondent; actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii
printr-o dispoziie expres a unui act normativ cu aceste drepturi;

actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se

folosete scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin
luare de semntur;

Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut

economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de
afaceri, problemele care apar, ulterior ncheierii tranzaciilor, fac necesar
comunicarea prin intermediul corespondenei oficiale.
De remarcat c predominant este coninutul economic al scrisorilor oficiale ca
urmare a unei economii diversificate i n continu dezvoltare.
Importana activitii de coresponden const n faptul c:
1. este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre
persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite
probleme n comun;
2. ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti;
3. constituie un element de nregistrri contabile;
4. servete ca prob n justiie;
5. permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea
unui ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor
relaii ntre persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice.
6. devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd
stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din
domenii diferite de activitate.

Clasificarea corespondenei
Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:
1. dup criteriul de circumscriere:
corespondena intern (ntre compartimente sau responsabili ai aceleai
organizaii);
corespondena externa (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt
instituie sau persoan) ;
sint registre de evident de intrare si iesire a evidentei

2. dup domeniul de activitate:

corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea
de chemare n judecat etc.);
corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul verbal,
decizia, ordinul, dispoziia);
corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena
tehnica a departamentelor de protocol etc.);
corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia
economic, avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);
corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul
diplomatic, minuta diplomatic, nota verbal etc.)
3. dup scopul ei:
corespondena de solicitare (cererea economic, juridic, etc.);
corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seam, etc.);
corespondena de constatare (procesul verbal in caer sa luat o anumita decizie,
etc.)
corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia);
corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic);
corespondena nsoitoare de acte;
scopul scrisorii poate sa fe de initiere de a primi anumite decizii
4. dup criteriul accesibilitii:
coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate;
folosit n sistemul instituionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);
corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i poate lua toate
formele materiale ale corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax,
etc.)

5. dup iniiativa trimiterii scrisorii:

scrisoarea iniial;
de rspuns ;
de revenire;
6. dup criteriul suportului:
corespondena clasic scrisoarea;
corespondena telegrafic telegrama, telexul;
corespondena electronic e-mail-ul;
7. dup modul de ntocmire:
documente tipizate ;
documente netipizate;
8. dup natura i destinaia exemplarelor:
originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semntur i
tampil, nr. de nregistrare;
copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo,
nu are tampil nici semntur original. Are numr de nregistrare.;
duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii
originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care
a eliberat i originalul. Pe actul nou eliberat se menioneaz duplicat; are
puterea originalului;
copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie,
locul sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi :
copia certificat are configurarea c este valabila; se folosete pentru
pstrarea originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii
care pstreaz originalul. Dup colaionare se scrie conform cu originalul,
pentru conformitate. Obligatoriu, copia poart semntura i tampila ;

 copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact

a coninutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox,, precum i
ncheierea de legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului
notarial. Documentele legalizate se nscriu ntru-un registru special la
notariat;
fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;
extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni
mai mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare.

Cerine actuale fa de coresponden oficial

Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a

relaiilor ntre oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la
rndul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris rmne.
Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o
preocupare permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza
corespondenei, dintre acestea amintim:( pentru persoanele care se ocupa de
coresondenta ofciala sunt impuse anumite cerinte si principii):

Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea

problemelor ce fac obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc
un rspuns. Dac rspunsul la o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i
nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau instituia respectiv
este c tie s se organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect.

Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei

scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai
papetria i timbrele, ci i costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte

mijloace de transmitere, ocupnd timp, necesitnd echipament i spaiu i cel mai

important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau
operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate trebuie s
stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai
puin costisitoare. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s
inem seama de urmtoarele aspecte.

propoziii scurte i clare;

folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de

accesri fiind mult uurate de calculator;

redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile

i implicit revenirile.

Stabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul

scrisorii, ceea ce dorim, deoarece n funcie de aceast vom aborda diferit
destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi:

s informm sau s aflm ceva;

s motivm sau s influenm;

s ne scuzm;

s solicitm sau s oferim ceva;

s acceptm sau s refuzm;

s felicitm;

Nivelul ierarhic. Presupune diferenierea i limitarea corespondenei

pe paliere ierarhice.

Eficien i credibilitate.

Eficiena corespondenei se refer la:

o promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor);
o precizia i caracterul complet al informaiilor;
o informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i
serviciilor ce pot fi furnizate de firma respectiv;

Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie esenial

n ncheierea unui parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n
reclame i n rspunsurile la reclamaii sunt unele elemente ce au drept efect o doz
de nencredere din partea destinatarului, de exemplu:
o reclama strident promisiunile exagerate;
o informaiile nefondate i neverificabile;
o pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe
fora major.

Corectitudinea i aspectul plcut:

o mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal
de ortografie vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie.
o alegerea stilului corespunztor;
o asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac
respect anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig
deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul
decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac.

 Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale

psihologiei i va fi astfel formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit
de expeditori (cazul ideal motivare i nu manipulare).

Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o

gndire pozitiv sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist
mai multe modaliti de a asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte
aceste modaliti i gsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al
mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii rspunsului (element al
atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul limbajului
timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de politee, consideraie, concizie,
mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera
ncredere destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i
un mesaj negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul
negativ Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost
folosite poate fi nlocuit cu mesajul pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce
vom primi fondurile pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem s v pltim
cecul la data de/cecul dv. va fi achitat la data de)
Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face,
ceea ce avem, nu ceea ce nu avem.
De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total
neproductiv s-l admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai
productiv s ne pstrm atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia asupra
rezolvrii problemei.

Stilul corespondenei oficiale

Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul

oficial-administrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice,
diplomatice i economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat

ndeosebi n forma scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n

corespondena oficial, n negocieri, n raporturile cetenilor cu autoritilor sau n
aciunile judiciare. Se desfoar ntr-un cadru instituional, local i temporal,
precis. Formele sale textuale pot fi:
normative (legi, decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare
etc),
de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluia,
contractul etc.)
de informare (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea, formularul
de nscriere, telegrama)
de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma)
de coresponden (scrisoarea, oferta etc).

In raport cu alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi

ndeosebi stilului publicistic.
Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne [1] :
limbajul juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric
(caracter oral, deschis apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ
(diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare n ceea ce privete puritatea n
funcie de situaie sau de destinatar, putnd, de aceea permite unele elemente
stilistice individuale.
Funciile dominante sunt cele denominativ-refereniale i persuasive (destinatarul
fiind avut permanent n vedere n formularea comunicrilor specifice).

Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale,

gramaticale, sintactice i stilistice.

Particulariti lexical

Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul

n care lexicul este folosit n comunicare gndurilor.
Una din condiiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit
i neles, este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele
sau problemele tratate.
Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie.
Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia
tratata i poate exprima ideea unei propoziii ntregi. De exemplu: pentru a numi
modalitatea de plata pn la bordul unui vas se folosete expresia franco-bordul
vasului. Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face
scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte
se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesigurana, comoditate, lipsa de
informaie precum i diferiilor factori de team (de a omite ceva, de a divulga
ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte pretenioase i
savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz
competena cu parada cuvintelor.

Particulariti gramaticale

In redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de

gramatica limbii romne, dar specificul stilului corespondenei const i n
folosirea anumitor particulariti, i anume:

se folosete pluralul n loc de singular la pers. I, neconcordana ntre

numrul real i cel gramatical (se numete pluralul autoritii): V rugm s,
Confirmm primirea ofertei dv. ...; semnatarul reprezentnd o autoritate. La
persoana a II a se utilizeaz formele de politee ale pronumelui personal
dumneavoastr, care se acord cu predicatul la plural : Dv. vei primi, iar n

cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ

la singular: dv. suntei reprezentantul firmei.

se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele

situaii, prin utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de
sigurana i nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data .. n loc de
se va livra sau pentru numirea n funcie se numete n funcia de n loc
de se va numi n funcia de .

se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: expoziia s-a

deschis nu expoziia a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza
activ: se certific vechimea n funcie..., se aplic regulamentul.... Aceste
exprimri precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate,
nefiind vorba de o implicare personal.

gerunziul folosit la nceput de fraz; acesta la prezent sau la trecut, se

raporteaz ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea:
Mulumindu-v pentru scrisoare, primii, Domnule asigurarea sentimentelor mele
cele mai bune este greit. Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n
timp ce imperativul se adreseaz destinatarului. Aceast lips de coeren va fi
evitat alegnd formula: Mulumindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primii
..

se evita folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de

ndrumare i control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ: a se urmri
ndeplinirea formalitilor i viitorul cu valoare de imperativ Serviciul Personal
va aduce la ndeplinire..., Vor fi sancionai

abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n

condiiile legii, conform deciziei, n scopul obinerii).

frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive

lungi (rezolvare, soluionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale
(oricine, toi, fiecare etc.) a prepoziiilor i conjunciilor, neutralizarea opoziiei de
gen la unele substantive personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil, etc.)
i predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are
dreptul).

Particulariti de ordin sintactic

In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne,

dar i n acest domeniu exist anumite particulariti:

folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si,

predicatul i determinanii s); ordinea invers este preferat de stilul literar,
istoric.

construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau

natere la confuzii, producnd greuti n nelegere;

nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd acest

mod de construcie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc de Marfa
comandat de dv., pe care am livrat-o la data de vom spune Marfa din
comanda dv. nr., livrat la data de

introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza

(din cauz...) sau consecina (de unde rezult c...), a unor expresii precum
Drept pentru care am ncheiat procesul-verbal, n mod nemijlocit..., n mod
obligatoriu.. (n loc de nemijlocit, obligatoriu.
Particulariti stilistice
Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea,
claritatea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea,
naturaleea i simplitatea.
Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor
gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden,
corectitudinea stilului este urmrit i pentru exigene speciale. Scrierea corect a
unei scrisori exprim n mare msur respectul pe care l datoreaz i l manifest
expeditorul. Corectitudinea n corespondena contribuie la evitarea confuziilor i
interpretrilor greite pe care ar putea s le provoace greelile gramaticale. Este
suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al
frazei. Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie,
a altor manuale nu este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i
dorina de perfecionare.
Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci
i aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii, etc.);
scrisoarea poate fi folosit adesea ca documente n relaiile dintre parteneri.

Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n corespondena, n

scrierea documentelor este urmrit cu mult grij, ntruct, este vorba de fapte,
fenomene, situaii, drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar,
produc prejudicii prilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor,
expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circulaie general sau care
exprim aproximaii, nesigurana, nelesuri alternative.
Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea,
multiplicarea, lectura, etc, necesita cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur
stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte, grupate logic n
paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate.
Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune
dispozitivul este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete
productivitatea, Acest calculator este foarte performant n loc de acest
calculator este de foarte buna calitate i de aceea prezint performante foarte
bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate
duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune
duce la scrisori suplimentare.
Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea
obligatorie a unitilor de msur oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de
exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume, cantiti, etc.
Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s
aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n
plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate
relatrile care se fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie
lipsit de ncrctura afectiv.
Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil
al politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce sta n firea oricrui
om civilizat. Nu costa i poate aduce profit i alte beneficii. A spune mulumesc,
va rog, apreciez, sunt recunosctor, etc. sunt formulri care trebuie s fie
prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o form,
polemica i limbajul de indignare, chiar i atunci cnd emitentul scrisorii a suferit
din partea corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii, al
pronumelor de politee asigura aceste cerine.

Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei, este i

trebuie s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple,
nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a imprima (prin
cuvintele folosite).
Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un
anumit impact i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i
formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivita situaiei, contextului i
destinatarului, produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de
percepia destinatarului, de ceea ce citete ele printre rnduri i n spatele
cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei
scrisori de a produce anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea
controlrii tonului unei scrisori const n faptul c acesta este dependent i de
percepia cititorului, percepie care este strict individual.
Abrevieri folosite n corespondena oficial
Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete
redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin i
economie de materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii, maini de scris, cartu,
cerneal n cazul folosirii imprimantei.
Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de
vedere al scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz.
Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de
abrevieri n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii
cuvintelor i expresiilor pe care le reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o
lips de politee fa de destinatar.
In corespondena oficial se admit, n general, numai:
abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte
i expresii din vocabularul obinuit.
abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de
activitate specializat (bancar, financiar, contabil, matematic, fizic, etc.)
abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara
noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romn.

Abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate

partenerilor externi.
Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl.
Director; Ordinul nr. i nu Ord. nr.)

Elaborarea mesajului scris

( de succesul unei scrisori depinde in primul rind de modul de formare,descriere)
Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i
experiene ndelungate. Cei ce scriu trebuie:
s in seama de termenii de specialitate adecvai;
s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical;
s aib un stil agreabil;
s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i

stilul, ci i forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut i neadecvat, erorile
de adresare, greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva
dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie
scrisoarea ct i firmei pe care o reprezint.
Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o
expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte
ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive
obiective nu o putem face personal.
Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri.
Experiena ndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile

proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin,

secretara va nota pe margine sau sub textul expeditorului indicaiile necesare.
Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise.
Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o
parte, ct i amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i
modaliti noi i rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existentei
telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continua
s-i pstreze locul i importana lor.
In fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare,
majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n
scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex
presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotinte care sunt incluse
n tehnicile de redactare a corespondenei n forma sa clasic.

Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o atenie

deosebit, este necesar o pregtire temeinica a acestor.

Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:

Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare);

Documentarea - consta n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea

subiectului; informaiile se pot obine prin:
- studiul corespondenei deja existente;
- folosirea documentaiei interne i externe;
- consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor
care fac obiectul mesajului respectiv;
- folosirea jurnalului sau a agendei.

Aceste informaii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de
selecie, modificare prin operaiile de analiza, sinteza, etc.

Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi
simpl sau dezvoltat;

Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea

formei finale.
n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de
vizit a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care
sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne
destinatarul).

Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de

mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici,
verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor),
controlnd i corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile
lingvistice.

Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris,

apoi formatarea i editarea (scoaterea la imprimant).

Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca

forma s predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele
i tentaia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori.