Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Codul Manierelor in Afaceri Ed A II A
Codul Manierelor in Afaceri Ed A II A
Codul Manierelor
n Afaceri
Edilcd hy Sundi Gelles-Cole
EOIIA u II-a
A.S.E. W o r l d E n t e r p r i s e s
AMEIIOCAIT - BUSINESS TECII INTERNATIONAL
Letilia Baldrige
Care of: Stcrling Lord Litcristic, Inc.
One Madison Avcnue, New York, NY 10010
USA
Library of Congress Cataloging in Pubiication Dala
Baldrige, Letitia.
Letitia Baldrige's Complete Guide to Executive Manners.
BJ2193.B33 1985 395.52
84-43161
ISBN O-89256-290-0
Cuprins
Consemnri
xiii
Nota autorului xv
De ce avem nevoie de o carte despre manierele n afaceri 17
PARTEA I: RELAIILE DINTRE OAMENI LA LOCUL DE MUNC
CAPITOLUL 1: Calitile personale care fac viaa la locul de munc
mai suportabil
23
25
Prototipul unui bun director Cnd eti nou venit Dac ai n subordine oameni
care snt mult mai n vrst dect tine A reaciona sau a nu reaciona mpotriva
unei comportri care duneaz companiei Insulte, critici nejuste i atacuri
directe Puneri la punct n adunrile sociale * Cnd altcineva este pe nedrept
jignit n prezena ta Cnd cineva are o deprindere care irit Cnd este datoria
ta s critici i s evaluezi Cnd cel controlat eti tu Cnd trebuie s
concediezi pe cineva Cnd cel concediat eti tu
SENSIBILITATEA I NELEGEREA SOCIAL: Cnd faci pe cineva s atepte
Vizitatorii Colegii Manifestarea stimei A le ridica sau a sta jos Locul pe
care te aezi Protocolul n lift Cum s deschizi uile Cnd un director tnr
i un director superior cltoresc mpreun In limuzin n maina personal
a unei persoane din conducere Arta de a face prezentrile Cum prezini o
persoan strin grupului tu Folosirea titlurilor n prezentri Ce conine un
nume? Concentrarea asupra numelor i memorarea lor Cum s dai strlucire
numelor i titlurilor A te adresa cuiva pe numele mic Folosirea poreclei la
locul de munc Cum i salui pe alii mbriarea, srutul sau mimatul lui n
form de salut Strnsul minii Cnd vizitezi biroul unei persoane din conducere
Bunele maniere n sport *
CAPITOLUL 2: Relaiile dintre brbai i femei la locul de munc
47
68
ARTA CONVERSAIEI: Cum pari lumii din afar Calitatea vocii tale Vocea
ar trebui s se potriveasc cu statutul profesional Relaia dintre voce i
vocabular O voce cultivat implic un vocabular cultivat Un limbaj adecvat
al gesturilor face parte dintr-o vorbire corect Cultivarea vocii i limbajului
Pentru* probleme de voce Pentru vorbirea n public A fi un bun cozeur
Banalitile Arta de a asculta Aptitudini importante pentru o conversaie
Subiecte ce trebuie evitate ntrebri care snt prea personale pentru a fi puse
Conversaia cnd tnrul din corpul executiv este singur cu un cadru superior .
Afaceri i sporovial Imoralitatea trasului cu ureche Conversaia la
petrecere i conversaia la mas Responsabilitile gazdei n conversaia din .
timpul mesei Tradiia de a schimba partenerii de discuii la dineuri saii
prnzuri festive
CODUL MANIERELOR DIRECTORULUI N CONVORBIRILE TELEFONICE:
Decide cum s se rspund la telefonul tu * Eroii lumii de afaceri rspund personal la telefon Felul n care i instruieti secretara este decisiv Selectarea
apelurilor telefonice Transferarea convorbirilor telefonice Ct de bune snt
propriile maniere cnd vorbeti la telefon Ateptatul Ia telefon: un ru necesar
ntruperea brusc a unei convorbiri telefonice Arta de a recepiona mesajele
Automatul telefonic: o necesitate enervant Contactul cu serviciul de
rspuns la apelurile telefonice
.
TENTA PERSONAL N SCRIEREA UNEI SCRISORI DE AFACERI: Forma potrivit
a unei scrisori de afaceri Reguli de protocol pentru cel care semneaz
scrisorile Scrisorile cu antetul biroului destinate problemelor de afaceri Cnd
te ocupi de corespondena unui membru din conducere n absena lui Coninut
adecvat unei scrisori de afaceri obinuit Scrisori referitoare la privilegii
Mulumiri pentru o favoare, orict de mic Scrisoare prin care-i transmii unei
persoane din ce motive nu a fost angajat, sau unei agenii de ce nu a primit
acordul unei colaborri Scrisori de referin i recomandare Scrisoare de
prezentare a unei persoane care se mut ntr-un alt ora Scrisoare de recomandare a unei persoane ca membru al unui club Recomandri indiferente pentru
acordarea statutului de membru al unui club Recomandri pentru obinerea
statutului de membru ntr-oorganizaie profesional Scrisoare de recomandare
pentru un membru din conducere care a fost concediat Cereri de demisie
Scrisori de acceptare sau refuz ca rspuns la invitaia de a te altura consiliului
de conducere al unei instituii nonprofit Scrisoare de refuz privind lauda sau
sprijinul n scopuri comerciale Scrisori de protest Scrisoare de rspuns la o
nemulumire Mulumiri pentru un compliment Minuta intern Forma unei
129
132
323
353
Titlurile naintea numelor Anunarea unui titlu n scris Folosirea titlului profesiei sau afilierii dup numele de familie Esquire sau doctor pentru avocai
Junior sau Senior: al II-lea, al III-lea i al IV-lea Adresarea ctre persoane din
executiv cu "sir" (dle) sau "ma'am" (dna) Scrisori i plicuri adresate unor persoane neoficiale Scrisori de afaceri Plicuri pentru invitaii Titluri
profesionale strine Adresa unei oficialiti guvernamentale: o mostr
"Onorabil" - titlu de respect n America Cum adresezi un plic folosind
"onorabilul" Cum s foloseti titlurile persoanelor oficiale n timpul
conversaiei i n scris Formula "Dragul meu domn cutare i cutare" ca
i formul de introducere ntr-o scrisoare Adresndu-te oficialitilor, cum
foloseti titlurile lor n timpul conversaiei Adresndu-te n mod special
femeilor Folosete "Doamn" atunci cnd te adresezi unei femei dinlr-o ar
:. strin Adresndu-te partenerilor de via ai unor persoane cu statut oficial
' J; Afaceri oficiale cu oameni din strintate "Excelena sa" pentru oficialiti
'; strine Naiunile Unite Britanicii: prietenii notri cu multe titluri Familia.
Regal Guvernul britanic Camera lorzilor Oficialitile canadiene
Corespondena cu oficialitile fraceze Titlurile vest-europene
s
'
370
379
384
'
^ ,399
'
h I;):*.!
407
430
Consemnri
ncrederea dovedit de prietena i colega mea, Eleanor Rawson, membr a
Forumului Femeilor, n asumarea rspunderii privind publicarea acestei cri, este
mdriutnenla. Cu o bogat experien n conducere, Eleanor Rawson i-a dezvoltat o
imagine proprie, de ansamblu, asupra comportamentului social la locul de munc,
fapt c a r e a fcut munca noastr mult mai uoar. Doresc, de asemenea, s-i
mulumise asociatului ei, Toni Sciarra, editor la Rawson Associates, pentru ajutorul
incomensurabil pe care ni 1-a dat n a pune lucrurile n micare.
Trebuie s salut eforturile impresionante ale editoarei mele, Sandi Gelles-Cole,
care fizic este jumtate din statura mea, dar spiritual, probabil, superioar mie. Am
fost "Mutt-ul i Jeff-ul"*) lumii editoriale de-a lungul anului trecut. Ea m-a trezit
zilnic, cu graie i fair-play, ob!igndu-m s rescriu un manuscris greoi (de 1 700
pagini dactilografiate) pn la ultima variant care este o umbr a scrierii iniiale.
Multe din paginile manuscrisului meu au ajuns la co dar, cum ea mi reamintea
mereu, misiunea mea nu era s rescriu Biblia, ci s promovez o carte cu informaii
" utile, o carte de ndrumare.
'
i mulumesc lui Remo Bramanti pentru transcrierea desenelor mele, inapte i
lipsite de speran, n propriile sale ilustraii ncnttoare. Numai al lui este* harul de
a face ordine n haos! ,
.
Vota autorului
Mi se pare potrivit s ncep aceast carte printr-o constatare esenjial ce ine de
protocol. Afirmarea femeilor n activitatea social-economic i n special, n funcii
de conducere, a fcut necesar pentru mine cutarea, de-a lungul scrierii acestei
cri, a unui pronume care s reprezinte ambele genuri fr a prea necorespunztor.
n cei cinci ani care mi-au trebuit pentru scrierea lucrrii de fa am fost incapabil
s gsesc un asemenea pronume i nici o cale de-a acoperi nendemnarea
frazeologic a includerii lui el i ea pentru orice opinie exprimat. De aceea am
decis ca, n majoritatea cazurilor, s continui cu clasicul el, chiar dac m refeream
la ambele sexe.
Snt mndr de faptul c femeile au ajuns att de departe, nct eu trebuie s-mi
ncep lucrarea despre manierele executivului cu o scuz, pentru a explica de ce
femeile snt incluse n prenumele el.
De ce avem nevoie
de o carte despre
maniere n afaceri?
*,
A
JL
JL ceasta este o carte despre modul.de
comportare dar i despre miestrie. Este o carte despre importana detaliului i
despre modul n care o sum de detalii reunite pot crea o prezen puternic i
efectiv a personalului de conducere, propulsnd individul n cariera sa. Aadar,
aceasta este o carte despre modul n care se poate obine succesul.
Este o carte cu caracter informativ; anumite pri snt valabile pentru unele
cadre de conducere, alte pri pentru altele, iar un capitol al ei se adreseaz tuturor
cadrelor de conducere. Geniul computerului, de exemplu, care comunic tot timpul,
nu cu o persoan ci cii un terminal, poate c ar avea nevoie de un aid-rnemoire" ca
s s.alute i s zmbeasc atunci cnd i ntlnete colegii pe hol. Cadrul superior de
conducere poate c ar avea nevoie de un aid-memoire" care s-i aminteasc s pun
Onorabile" naintea numelor unor VIPs*) de pe lista corespondenei sale. Un lnr
avocat poate c ar avea mare nevoie de nite tertipuri ca s-i poat convinge mai
uor clienii mai n vrst; un bancher care se deplaseaz n strintate ar avea
nevoie de informaii despre climatul social din ara respectiv pentru a evita
comiterea unor gafe grosolane. Cornis-voiajorii trebuie s- aib un anumit
comportament pentru a atrage clientela; o companie care gzduiete nite clieni
importani trebuie s aib idee cum ar trebui s se comporte cu acetia ntr-o sear la
restaurant.
Aceast carte se bazeaz pe principiul c o comportare adecvat d roade; ea
nu numai c mbuntete climatul de munc i contribuie la ridicarea moralului
angajailor, crend o imagine favorabil companiei, ci joac i un rol important n
obinerea profitului. Evident c o atmosfer n care oamenii se respect u..r pe alii
face o impresie mai bun clientului. Este foarte important de tiut, de asemenea, c
o companie al crei personal are o comportare demn i de nalt clas atrage i
pstreaz lumea bun.
*)VIPs - Very Important Persons - persoane foarte importante.
18
LETITIA BALDRIGE
Codul Manierelor
19
20
'
LETITIA BALDRIGE
maniere constau 2/3 din logic sau bun sim i o treime din amabilitate. O dat ce
realizeaz valoarea bunelor maniere, de obicei i d seama de importana unei viei
e s m t
care se ghideaz dup o regul de aur - cnd eti amabil cu ceilali i '
amabili
cu tine.
Cineva care este manierat opt sau nou ore pe zi la serviciu, nu se las prad
egocentrismului i lipsei de consideraie fa de ceilali, cnd este acas. Nu poi
rsuci bunele maniere, ca pe un robinet cnd pe deschis, cnd pe nchis. Ele se
fixeaz n caracterul i comportamentul tu.
Am luat hotrrea s prezint n aceast carte comportarea social a directorului,
din dou perspective: ca o relaie uman ntre persoane i ca ritual de protocol. O
atitudine adecvat, manifestarea bunvoinei i respectului snt elemente de baz n
stabilirea bunelor relaii personale, att la locul de munc ct i n viaa social. A ti
ce trebuie s faci, cnd s faci i cum anume s procedezi snt elementele de baz ale
manierelor unui director. Exist indicatoare care te ndrum n ambele sensuri. Cel
care citete aceast carte va descoperi c a fi contient, a gndi dinainte i a folosi
bunul sim snt factori eseniali att n obinerea succesului de ctre cadrul executiv,
ct i n dezvoltarea sa pe plan social.
Dei este cea mai cuprinztoare carte din cte s-au scris pn acum despre
comportamentul social n domeniul afacerilor americane, este imposibil s fie
acoperite, pn n cele mai mici detalii, toate situaiile posibile, sporadice, pentru
majoritatea celor care activeaz n lumea afacerilor. Numai comportamentul plin de
nelegere n practicile sociale internaionale, de exemplu, ar necesita mai multe
cri. Oricum, cea de fa cuprinde cele mai importante reguli de etichet. Omul de
afaceri care va nelege c respectul fa de ceilali este principiul de baz al
comportamentului social ideal i va folosi informaiile oferite de aceast carte ca
ghid suplimentar, va fi capabil s se descurce cu uurin n orice situaie legat de
afaceri, indiferent dac se va afla n oraul Sioux (Iowa, SUA), Paris (Frana) sau
Tokio (Japonia).
Adevratele maniere nu snt manifestri ale snobismului, nu este nimic nefiresc
n ele. Adesea, acestea se pot materializa prin simplul gest de a ajuta pe cineva la
nevoie. Sub o form elementar, aceasta ar putea consta n a ajuta pe cineva s-i
mbrace haina pe culoarul unui avion aglomerat; ntr-o form mai complex ar putea
consta n a sri n ajutorul cuiva care se afl n primejdie, fr a cumpni nici o
clip la propria securitate.
Pentru cei ce susin aceste maniere, ele reprezint doar o problem de caracter
i nu de instruire; i citnd un director care remarca n timpul unei expuneri fcut
n faa unui public din lumea afacerilor: Bineneles c nu poi nva un derbedeu
s fie manierat, dar dac le ocupi din timp de el i-1 nvei cte ceva, vei avea
sentimentul c l-ai mpiedicat s se transforme ntr-un veritabil derbedeu!".
Cuvintele lui mi ntresc, mai mult ca orice, convingerea c bunele maniere ar
trebui s fac parte din programa de nvmnt, de instruire a cadrelor de conducere
din domeniul afacerilor. De aceea am introdus n procesul de instruire a celor din
lumea afacerilor predarea, n cadrul unui program de prelegeri i seminarii, a
bunelor maniere.
Deseori am fost ntrebat: Pentru ce te erijezi n expert pe aceast tem?",
ntrebarea merit un rspuns i replica mea constituie un exemplu de justificat
renunare la nenttoarea modestie.
Am lucrat n calitate de cadru executiv, timp de 37 de ani, n patru ri. mi
conduc propria ntreprindere de relaii cu publicul i marketing din 1964. Am fost
Codul Manierelor
primul director pentru relaiile cu publicul la Tiffany's i primul director pentru
problemele consumatorului la ramurile industriale Burlington. Am lucrat n calitate
de asistent-al ambasadorului Statelor Unite la ambasadele americane din Paris i
Roma i ca ef de personal al dnei Kennedy la Casa Alb, pe vremea administraiei
John F. Kennedy. Timp de zece ani am fost director de companie i consultant
pentru marile corporaii i micile afaceri. Avnd experien n domeniul afacerilor,
dup ce am absolvit facultatea, n perioada n care am fost n Europa, am scris
articole i cri, am inut rubrica despre manierele elegante la un ziar sindical. Am
fost observator social mult timp nainte de a intra n posesia scrierilor doamnei
Amy Vanderbilt despre etichet. Am urmrit muli oameni cu rspunderi de stat n
palatele lor i directori de companii n aciune, n slile de conferine. Am participat
n perioada aceea la aproximativ 8 000 de adunri, am vzut uneie companii aprnd
brusc i altele care mergeau bine. n toat acea perioad pe care am folosit-o
observnd i ascultnd, fcnd greeli pentru care am pltit, am ajuns la concluzia
important, dar nu neobinuit, c oamenii snt la fel pretutindeni. Exist oameni
buni i oameni ri, nepoliticoi i curtenitori, sensibili sau absolut insensibili. n
practica social exist, bineneles, diferene regionale, diferene de comportament
de la un domeniu la altul, dar exist i un factor comun' n toate profesiile sau
afacerile: dorina de a te face plcut i a face ceea ce se potrivete cu momentul
respectiv.
E trist s vezi reuind un brbat (sau o femeie) neghiob sau necioplit, cu
deprinderi urte. Poate fi privit n organizaia sa ca un model n domeniul respectiv,
cu care s te ntreci, ale crui atitudini ar trebui copiate cu fidelitate ca o cheie a
succesului? Cred c nu. Cred c oamenii i admir pe adevraii conductori din
corpul executiv, pe cei ce manifest interes fa de ceilali, care au simul dreptii
i snt morali n relaiile de afaceri.
Pentru aceast carte am cules informaii de la cadre de conducere reprezentnd
toate nivelurile managementului. Le-am cerut prerea, le-am ascultat cnd au vorbit
despre problemele lor i le-am solicitat s-mi spun pentru ce comportare opteaz,
considernd-o mai indicat ntr-o situaie dat. Am discutat cu preedini de
departamente, studeni din colile de management, cu bancheri, ingineri, avocai, cu
personalul comercial, etc. Am vorbit cu directori care i-au fcut repede loc i alii
care nc mai luptau pentru o poziie, cu directori adjunci i secretari ai unor
directori, cu impresari ce se bucurau de succes i cu alii care erau abia la nceputul
carierei.
Am ncercat s redau opiniile lor n ceea ce privete comportarea adecvat - ca
i opiniile mele - uor subiectiv, n' aa fel net nimeni s nu se considere intimidat
de acest subiect. Pentru c este abordabil, omenesc i foarte eficient. Avnd
experiena propriilor mele greeli fcute,n posturi de rspundere, tiu ct de
stingherit te simi, chiar rnit, de unii pai greii pe care-i faci. Am comis cele mai
grave gafe pe care le poate comite cineva - n timp ce eram n centrul ateniei -,
unele chiar n capitale strine i la Casa Alb. i tiu ce nseamn s supravieuieti.
Eu am supravieuit tuturor acestor gafe, adunndu-m singur de pe jos i mergnd
mai departe, convins fiind c totui, de data asta n-a fost chiar att de ru, data
viitoare putnd fi mult mai ru!".
Unele dintre informaiile ce vor urma, n mare msur amuzante, pot prea
aplicabile doar n marile corporaii care dispun de bugete considerabile. Dar
parcurgnd materialul, se pot trage multe nvminte i pentru organizarea unor
proiecte cu buget redus. Exist momente, ntr-o economie deficitar, cnd chiar i o
PARTEA I
RELAIILE DINTRE
OAMENI LA LOCUL
DE MUNCA
G
Calitile personale
care fac via|a la
locul de munc
mai su
26
LETITIA BALDRIGE
Un bun director
Nu pretinde niciodat celorlali s se supun unor reguli la care nu se supune
el nsui.
i face lot atta timp s-i asculte subordonaii cl afecteaz pentru a le da
ordine.
i ine promisiunile, indiferent dac snt mari sau mici.
Insist pentru o bun nelegere intern - sincer, atent i bilateral deoarece conducerea trebuie s rspund nevoilor salariailor i el trebuie s
fie la curent cu orice nemulumire.
Respect ideile celorlali.
. Particip activ i plin de nelegere la edine fr s-i piard timpul cu
ntreruperi i banaliti.
Trimite copii dup scrisori i note informative tuturor celor interesai n
proiectul respectiv, n aa fel nct s nu jigneasc mndria personal a
nimnui
\
Nu se amestec necugetat n treburile aliuia.
Apr cu putere orice angajat acuzat pe nedrept.
Accept reprourile adresate grupului su, chiar dac nu a comis personal vreo
greeal.
Acord deplin ncredere tuturor celor ce o merit.
Face o critic mai curnd constructiv dect distructiv, cnd e cazul i
ntotdeauna n particular.
*
Este atent dac compania ta merge mai bine adopnd un comportament
neprolocolar sau unul oficial.
Rspunde solicitrilor telefonice n cel mult 24 de ore, sau pune pe cineva s
rspund n locul lui.
' . . Rspunde la corespondena important n 4 zile, iar la cea lipsit de
importan n 2 sptmni.
Acord timp suficient personalului nou angajat i-i ajut s se adapteze
companiei.
Nu se laud i-i dezvluie vastele cunotine doar dac prin asta aduce o
contribuie efectiv la discuie.
Nu pretinde a fi expert n ceea ce nu este.
Furnizeaz tieturi din ziar i semnaleaz articole ce prezint interes pentru
colegii care s-ar bucura vzndu-le i ar profita citindu-le.
Atrage atenia la edine asupra oamenilor din umbr care au muncit din greu
pentru realizarea unui succes.
Se asigur c n birou este o ambian,plcut n ceea ce privete iluminatul,
comoditatea scaunelor i n general calitatea condiiilor de lucru.
Lupt pentru beneficiile salariailor si.
Se abate din calea sa pentru a ajuta un coleg care a avut o tragedie n via,
sau care a avut de fcut fa unei probleme serioase.
Scrie personal scrisorile ca o reacie imediat la anumite tiri, fie c e vorba
s felicite, s-i manifeste compasiunea, sau s acorde ajutor, s laude sau s
mulumeasc.
Restituie ntotdeauna, cu promptitudine i n bune condiii, ceea ce a
mprumutat.
Nu repet niciodat un zvon care ar duna reputaiei cuiva.
Codul manierelor n
*
i
*
*
I
|
I
|
afaceri
'
27_
' Las pe alii s semnaleze realizrile lut, fiind contient c lauda de sine este
nefolositoare, n timp ce aceea venit de pe buzele altora este aur".
Manifest compasiune fa de ntmplrile nefericite din viaa unui salariat
Corecteaz pe cel ce face o declaraie incorect n faa unui grup, fie pe'loc,
degajat, n mod firesc, sau mai trziu, n particular.
Renun la problemele personale pentru a fi amabil cu noii venii sau cu cei
rzleii de grup.
>
tie s se mbrace n cadrul serviciului i n afar i are un sim deosebit al
afacerilor.
'
Rspunde cu promptitudine la orice invitaie, fie n scris, fie telefonic.
Dac nu poate participa la un eveniment, la care acceptase o invitaie,
telefoneaz imediat ca s-i cear scuze.
Nu vorbete despre invitaii n faa celor care nu au fost invitai.
Nu aduce niciodat un invitat la o petrecere fr s fi cerut mai nainte
permisiunea s fac aceasta.
'
'
Este o gazd bun, preocupat ntotdeauna ca invitaii s se simt bine.
Este un oaspete politicos, gata oricnd s-i ajute gazda i s contribuie la
succesul ntlnirii.
,
Cnd e cazul e deferent n situaiile create n birou.
tie s prezinte oamenii n aa fel nct s-i fac s se simt bine.
tie s fac complimente i s le accepte cu condescenden.
Este punctual i, dac ntrzie, i informeaz ntotdeauna gazda din timp
Confirm n scris orice articol sau dar ce i-a fost trimis.
Achit nota de plat la bar sau la restaurant cnd e rndul lui.
i d seama c cea mai rapid cale spre eec este s se nghesuie i s se
impun pentru a fi invitat la ntlnirile de afaceri, sau pentru a ctiga
bunvoina oamenilor cu funcii importante,
28
_'
LETITIA BALDRIGE
fi prieten. Pe parcurs, poi s-i schimbi prerea despre muli din birou, aa c
nu este inteligent s-i faci o prere despre cineva nainte de a-1 cunoate bine
i de a-1 vedea acionnd. Nu asculta brfele despre cine cu cine e cuplat, cine
va fi concediat, cine neal etc. ncearc s-i pstrezi mintea clar i s
judeci mai trziu.
Invit-i colegii la mas, unul cte unul (o dat pe sptmn, de exemplu).
Caut s-i cunoti neoficial. Va fi o investiie bun. Pretexteaz: Zu, c am
nevoie de ajutorul tu ca s tiu cum funcioneaz compania". Dac-i
convingi colegii c ai nevoie de ajutorul lor, c tii mai puin dect ei i c ai
nevoie s tii mai multe pentru a te integra n echip, vei vedea c te vor ajuta.
Nu se vor supra c le ceri informaii. Nu trebuie s fii arogant, ci modest.
Nu pune ntrebri cu caracter personal despre al[ii din birou. Dac ncerci s
afli brfele, curnd le vei bucura de reputaia pe care nu i-o doreti. Vei fi
considerat ca fcnd tu nsui parte din tagma brfitorilor, ca o persoan n care
nu poi avea ncredere.
Poart-te bine cu personalul de la secretariat i cu cel funclionresc. Dac i
tratezi cu consideraie i prietenie, ei vor fi oricnd gata s te ajute. Nu le cere
lucruri fr baz real, nu insista prea mult asupra greelilor funcionarilor; nu
le cere termene de predare imposibile. Mulumete-le ntotdeauna pentru orice
serviciu fcut, rspllete-i cu laude generoase cnd fac o treab bun. F-i-i
prieteni.
Dac ai n subordine
oameni care snt mult mai n vrst dect tine
29
30
Ai vrea s reacionezi aa:
LETITIA BALDRIGE
In schimb vei reaciona aa:
__ 31'
respective. Totui, dac cineva continu s te atace - fie c o face n fa, sau n
spatele tu - n cadrul sau n afara locului de munc, ar trebui s nu te complaci n
situaia de victim. Dac atitudinea se ntmpl s fie la birou, trebuie s relatezi
situaia superiorului tu. Dac are loc la o petrecere, nu rmne dect sperana c
gazda l va potoli sau l va nltura pe turbulent. Dac gazda nu acioneazva trebui
s prseti petrecerea. Confruntarea direct nu poate dect s te plaseze ntr-o
situaie defavorabil.
32
LETITIA BALDRIGE
Fii pregtit cnd mergi la un prnz sau la o ntlnire n cadrul creia eti
verificat. Ia cu tine nsemnrile referitoare la realizrile tale, lucrurile de care
eti mndru. S ai, de asemenea, la tine i nsemnrile privitoare la domeniile
n care nu ai dat tot ce poi da, astfel net s fii receptiv la o posibil critic.
Fii entuziasmat de aptitudinea ta de a corecta tot ce nu a constituit o
realizare n activitatea desfurat n perioada anterioar verificrii
'Ascult cealalt persoan pn la capt. Dac spune ceva cu care nu eti de
acord sau consideri c nu e just, nu-1 ntrerupe pe cel care vorbete pentru a
protesta. Las-1 s termine, noteaz-i pe hrtie - doar un cuvnt - n timp ce el
vorbete, ca s-i reaminteti cum s rspunzi la expunerea lui cnd este rndul
tu s vorbeti.
S nu te compor\i ca un paranoic. Multe persoane din conducere fac greeala
de a da vina, pentru greelile lor, pe oricine altcineva, n afar de ei. i
trebuie curaj s spui: Da, ntr-adevr, asta am fcut-o prost", dar acest lucru
sun i mai sincer cnd adaugi Nu se va mai ntmpl niciodat", sau Am s
remediez acest lucru imediat".
Nu te scuza pentru ceva care a mers prost dect dac e ndreptit s o faci.
Sfrete conversaia ntr-o not foarte pozitiv. F ca cealalt persoan s
neleag clar c:
Acepi critica.
O nelegi corect.
O s-i corectezi greelile n viitor.
Apreciezi modul delicat n care ai fost verificat.
33
(vezi i capitolul 3 Scrisori de referin i recomandare" partea personal din scrisorile de afaceri)
Una dintre cele mai grele sarcini din lumea afacerilor este de a aduce la
cunotin cuiva c el sau ea este concediat sau dat afar". Nu pune pe altcineva
din rndul personalului s fac aceast munc neplcut, chiar dac este vorba de un
secretar sau vicepreedinte al sectorului. Pentru proprii ti oameni trebuie s o faci
tu. Este adevrat c, dac persoana i este un bun prieten sau are grave probleme
financiare^i va fi foarte greu. A concedia pe cineva este un lucru foarte dificil i
neplcut, chiar dac persoana este incompetent. ntr-un anumit fel te simi
rspunztor ca i cum i-ai distruge viaa.
Cnd cineva a comis un furt, bineneles c nu trebuie s-i pierzi timpul cu
amabiliti. In cazul cnd cineva nu a fost capabil s-i fac munca bine, chiar i dup
un avertisment clar, atunci trebuie s-i vorbeti cu blndee, constructiv, n aa fel
net s-i dai o speran. De exemplu: Nu ai reuit aici, dar vei nva foarte multe
din aceast experien i vei ti cum s faci o treab mai bun data viitoare.
Amintete-i motivul pentru care te las s pleci (i cnumeri din nou motivele). n
viitoarea la slujb vei avea posibilitatea s le corectezi pe toate. Snt sigur c vei
reui. Trebuie s-i direcionezi energia ntr-un mod constructiv etc".
Pentru o persoan care a fost concediat din alte motive dect competen, cheia
succesului acestei aciuni n ceea ce o privete pe victim" const n faptul ca tu s
fii plin de compasiune, nfelegere i bine pregtii pentru o asemenea situaie. Dac l
concediezi pentru probleme economice, d-i cteva cifre care s-i demonstreze c nu
defectele lui ci cauzele economice au determinat acest final. ncearc orice posibilitate de a-i veni n ajutor cnd el sau ea primete tirea. Caut s evii orice prezen strin posibil cnd ci sau ea primete o asemenea veste. Spune-i vestea proast n particular, chiar de la nceputul discuiei, nu ncerca s ocoleti subiectul i s
flecreti. S ai la ndemn o list cu ceea ce poate face compania pentru el i ceea
ce poi face tu personal (n cazul ri care este vorba de un bun prieten), astfel net s
plece din biroul tu tiind c se ntreprind diligente pentru o alt angajare a sa.
Compania, de exemplu, poate asigura pentru o persoan din cadrul executivului
urmtoarele:
o plat constant satisfctoare
serviciul unui plasament n afar, ntr-un loc sigur, care s-1 ajute s-i
realizeze o alt poziie
folosirea unui birou pentru o perioad de timp cuprins ntre una pn la patru
luni (bineneles, n funcie de poziia i de durata serviciului din cadrul
companiei)
<
o scrisoare din partea Consiliului de administraie al companiei, la dosarul
lui, care s ateste motivele economice pentru care a fost concediat
recomandndu-1.
Datoria ta va consta n:
s promii c dai telefoane colegilor din diferite organizaii ca s vezi dac
exist vreun loc corespunztor poziiei sale.
s-i dai scrisori ctre bunii ti prieteni din alte orae, cerndu-le sprijinul n
scopul urmrit, n cazul n care persoana concediat vrea s se mute din ora.
LETITIA BALDRIgE
Daci persoana eslc cineva pe care n-ai fi vrut s-1 lai s plece, adu-i aminte c
nu este sfiitul lumii". Ajui-1 s vad c acest lucru ar putea nsemna deschiderea
unor noi ui. urmarea ailor ci, experiena unei noi cutezane - poate va fi chiar mai
fericit ajungnd ia ait poziie social. Dac aceast concediere apare n timpul unei
crize economice, asigur-1: Dac cineva poate s ajung la o poziie social bun,
numai tu eti acela. Nu le descuraja! Ai attea resurse! Ai energie i putere de lupt.
Vei gsi ceva bun!". F-1 s-i recapete ncrederea n sine, amintele-i de experiena
i calificarea de care dispune. Spune-i: Te vom ajuta!" i ine-te de cuvnt.
Dac persoana pe care o concediezi este naintat n vrst, dubleaz-i
eforturile n a ncerca s vezi dac-i poi gsi o alt slujb. ncearc s aranjezi o
ntrevedere de consultare cu conducerea companiei, net s se bucure de un venit pe
timpul cutrii; folosete-te de calitile lui n acest timp. Pune-1 s fac munc de
cercetare, s scrie, s citeasc, astfel net s nu fie dobort de deprimare.
Pstreaz legtura, ca un prieten. Intereseaz-te de progresele pe care le-a fcut
n munca de cercetare. Furnizeaz-i materialul publicistic de care dispui, astfel net
s nu piard legtura cu domeniul, ramura sau profesia.
Codulmanierehrn afaceri
n vedere i situaii sociale: tot ce este legat de prezentarea unui strin n cadrul unui
grup, s tii cnd i cum s-i vorbeti efului dac sntei mpreun ntr-o cltorie
etc. Cu alte cuvinte, urmtoarele cteva pagini vor prezenta modul n care trebuie s
acionezi n circumstane care pot prea familiare sau care se desfoar pe un
teritoriu neexplorat. Orice persoan din corpul executiv ar trebui s-i doreasc s
aib reputaia c posed o bun nelegere social". Ceea ce este acelai lucru cu
sensibilitatea social.
Vizitatorii
Cnd eti nevoit s lai o persoan din conducere cu care ai ntlnire s atepte,
iei afar din birou i salut-1 (pe ea sau pe el), cere-i scuze i explic-i pentru ce
ntrzii: Ofer-i o cafea, un pahar cu ap sau sifon. D-i un material interesant s
citeasc i pune-i la dispoziie telefonul dac are nevoie. Dac nu poi s iei afar
s vorbeti cu el, pune- secretara sau pe cel nsrcinat cu protocolul s te
informeze ca vizitatorul s tie mcar c ai fost anunat de sosirea sa. Dac
vizitatorul simte c nu s-a stabilit nici un contact cu persoana pe care a venit s o
vad va fi impacientat. El se va simi manipulat de personalul de la secretariat.
Dac tu i personalul tu sntei ntr-adevr ndatoritori i mpciuitori cnd l-ai
lsat s atepte, iritarea vizitatorului va scdea n mod considerabil. Secretara ta ar
trebui s fie instruit s te urmreasc/tot timpul, chiar dac este vorba numai de
a-i bga capul pe ua biroului tu sau de-a fi cu ochii pe butonul telefonului i a te
scuza c ai o convorbire cu cineva de la mare distan.
Dac lai pe cineva s te atepte mai mult de 30 de minute, explic persoanei
situaia (aceasta nu-i treaba secretarei), ecre-i scuze i d-i vizitatorului
posibilitatea s opteze ntre a atepta sau a stabili o alt ntrevedere, cnd i convine
lui.
Ai grij ca locul de ateptare s fie mobilat cu scaune confortabile, foarte bine
iluminat ca s se poat citi i s existe material care suscit interesul lecturii,
incluznd bineneles i un raport anual al companiei..
Colegii.
Cu toate c n cursul unei zile de birou obinuite, colegii se las adesea unii pe
alii s atepte, un coleg merit aceeai curtoazie pe care o ari vizitatorului din
afar. De exemplu, dac cineva vine Ia biroul tu i tu vorbeti la telefon sau eti
adncit n munc, trebuie imediat s faci un semn din cap sugernd c ai sesizat
prezena lui i s spui ceva de genul: mi pare bine c te vd, voi discuta cu tine
imediat". F-i semn s se aeze pe un scaun lng biroul tu sau pe o sofa, sau
36
LEITIA BALDRIGE
oriunde vrei s stea. Dup ce ai terminal ceea ce aveai de fcut, cere-i scuze, acord-i
toat atenia i nu lsa pe nimeni s v ntrerup conversaia. (Bineneles, colegul
ar trebui s se afle n biroul tu din motive de afaceri i nu doar ca s-i piard
timpul).
Manifestarea stimei
Stima este definit ca o nalt consideraie i respect fa de un vrstnic sau un
superior. In lumea afacerilor trebuie s stimm i vizitatorii din afar. Trebuie s
nvm cum s facem aceasta de la nceputul carierei i s continum s-o practicm
pn ajungem s meritm noi nine aceast stim din partea altora!
17
-~-~-~-~-0~~'"~~"i~"
Cnd oaspeii snt mpreun pentru un cocklail sau o cinS ntMn s ' ' * | " " j o c u l
locurile pe care te poi aeza snt joase i este dificil s intri $< " , e n , n .
respectiv, gazda trebuie s se asigure c exist scaune confort!"*1
(Aceasta nu nseamn stim, ci delicatee.)
Protocolul n lift
Toat lumea care se afl lng ua unui lift aglomerat trebui " " " " " f ' c c i ' d i n
afar cnd se deschid uile, chiar dac destinaia lor nu esie ! *;' , , ' , o C s se
spate nu reuesc s ias cu uurin dac cei din fa nu Ic erect/ s l l H , rt .pede i
mite. Dac toat lumea coboar la acelai etaj, cei din faii trebui * l t t s 0 "'
s se dea Ia o parte ca s le uureze coborrea celor din spate,
c n , r u
Pe vremuri era obiceiul ca gentlemenii" s fac lot ce Ic !< ' *"" ' ^ m a j
a Ie permite doamnelor din spate s ias primele dm lift, dup cMfO " c a s e , e
vechi n funcie i mai important. Astzi, n unele locuri (du exewpi "
efilor de stat)'se mai pstreaz nc, n mod riguros, accsl obicei P r ' , J n n e l i y ,
Rposatul dramaturg i prieten al multor oameni vestii. M r C " o c a z j a
obinuia s povesteasc o ntmplare din timpul vizilei sale la Sloc-M">><<h '
{ii la
premierei piesei sale Punile verzi". Era oaspetele de onoare I "
'J-J^ aJ
ambasada Statelor Unite, ce preceda premiera i s-a aflat n lift cu prJfll'
^ (n
Suediei care mergea tot la recepia oferit de ministrul amcricMfh
amcrlcMfh I
.^kbolm.)
iuediei
' , khojm.)
if
vremea aceea
aceea eram
eramreprezentai
r
t
i dde un ministru,
ii
bimdof Ut?
nud de un ambaiiudof,
Ut?iff
ny a
1
Cnd s-a oprit liftul, prinul a insistat ca domnul Connelly sS iafl prW "; " f e p | j c a t
refuzat spunnd: Dup dumneavoastr, majestatea voasjriT, NU '
fat
prinul William. Din moment ce snlei un oaspete al rii melc, rcNiie *#
s fiu ospitalier".
wjut*i
Connelly nu putea s fac acest lucru, care ar fi reprezentat neS*'*\*'?* ^^
bunelor maniere cu care fusese nvat. Sire, spuse ci, v \i <" "tionM.
moment ne aflm pe teritoriul american i c, n acord cu lc{j ^ u ' m *
dumneavoastr sntei acuma oaspetele Statelor Unite?"
. ^ n i c te
Prinul a rspuns prompt. Aici greii, dragul meu prieten, Po< i^u-un Hft
un pas nainte pe teritoriul Statelor Unite, dar n acesl moment tu> <*f>**tn
suedez care suie deasupra pmntului suedez".
,i H*roL
Aa net au ieit din lift mpreun. Nici unul n-a fosl nici prin*" m ^ k car*
un compromis asemntor mesei rotunde folosit Ia conferinele iriie/t> ^ " t w a ,
nu are nici loc de frunte, nici loc la captul mesei, astfel nc nici m r^Z
-^
al nici unui stat, s nu aib impresia c ara sa, sau el, au fost c(wM^
^fmlm
Din fericire, n locurile de munc actuale, cine se afl n %?***' ***'"f^& lrj&
iese primul i nimeni nu se d la o parte sau nu se nghesuie In &>H 'yA *** '
altei persoane s treac.
D a c
^n greeal mpingi pe cineva n lift, spui mi pare 1&>
scuzai-m", repede i convingtor, net s calmezi ostilitatea ^ A '
Dup mine, cel mai mare necaz provocat protocolului H(*
(considerat federal") adus de cel care fumeaz n lift, c*te <&*
1
persoan care se'holbeaz la mine. ncep s m ntreb dac m i a UfJ>
ochi pe obraz, sau dac nu mi-a rmas un rest din puiul de la u>i>t,i
este mult prea strimt ca s-i permit s te holbezi.
LETITIA BALDRIGE
n limuzin
Un director tnr trebuie s aib grij ca, atunci cnd un grup intr n limuzin,
s ocupe locuri confortabile. (Cel mai neconfortabil loc n limuzin este cel din
mijlocul banchetei din spate.)
Locul de lng oferul limuzinei este foarte confortabil, singura dificultate fiind
aceea c persoana care ocup acest loc nu prea poate s participe la conversaia care
se face n spate. Acest dezavantaj devine deseori un avantaj, deoarece majoritatea
oferilor snt adevrate izvoare de informaie. Nu de puine ori, un director tnr
poate nva mai multe despre companie i viitoarele ei(aciuni de la ofer dect de la
directorul fundaiei pe care urmeaz s o viziteze.
39
Cineva cu picioare foarte lungi trebuie s fie aezat pe strapontin, dac aceasta
funejioneaz fiindc, dac ar fi aezat n spate, picioarele lui i-ar incomoda pe cei
care i stau alturi.
Cel mai important lucru n legtur cu modul n care se fac prezentrile este c
trebuie s le faci chiar dac uii numele, te zpceti, sau nui mai,aduci aminte
procedura corect. A face prezentrile este una din obligaiile cele mai importante
din lumea afacerilor i, totui, foarte puini oameni tiu cum s o fac.
A face prezentrile corect este numai o chestiune de logic pur:
prezini unei persoane vrstnice pe cea tnr.
prezini un membru al companiei tale unui membru al altei companii.
prezini unei persoane oficiale pe una neoficial.
prezini unui director superior pe un director tnr.
prezini unui client sau unui cumprtor pe un angajat, cnd l prezini dai i
lmuriri despre el. Exemplu:
Domnule Cogswell, a vrea s v prezint pe fiica mea Cynthia. Dumnealui este
domnul Cogswell, preedintele companiei noastre".
Domnule i doamn Johnson, a vrea s v prezint o persoan din conducerea
societii Standard Oii, Timolhy Greet. Tim, dumnealor snt domnul i doamna
Oleg Johnson, buni prieteni ai prinilor mei".
40_ _
LETITIA BALDRIGE
Trebuie luat n consideraie faptul c atunci cnd prezini o vduv este nevoie
s-i dai ambele nume (i cel al soului decedat i cel al soului actual): Doamna
Treadwell, mi permitei s vi-1 prezint pe fratele meu, Douglas Stewart. Doug,
dumneaiei este Ann Treadwell. Rposatul ei so, Anthony, a fost un bun prieten al
tatlui meu, iar dnsa este una din persoanele de vaz ale comunitii noastre".
Folosii titlul oficial al unei persoane cnd v adresai acesteia, sau cnd o
prezentai altcuiva, chiar dac nu mai ocup poziia social pe care o avea cu puin
timp n urm. De exemplu, un om care a fost primar trebuie prezentat cu formula
fostul primar Cantwell" sau doar primarul Contwell". Un om care a fost
ambasador trebuie prezentat ca ambasadorul Smith". O femeie care a ieit la pensie
din forele aeriene i a fost colonel trebuie prezentat cu colonel Schmidt". '
Ce conine un nume?
Concentrarea asupra numelor i memorarea lor
Abilitatea de a-i aminti numele unor persoane cu care ai venit n contact este o
calitate remarcabil. Cheia pentru a-i aminti o mare parte din ele o constituie
concentrarea, chiar dac i le aminteti numai pentru o scurt durat de timp, cum ar
fi timpul ct dureaz o petrecere sau o ntlnire de la sfritul sptmnii.
Cnd cunoti o persoan, concentreaz-te asupra numelui su atunci cnd este
rostit. Repel-1 n minte n timp ce l rosteti cu glas tare. mi pare bine s v
cunosc, domnule McChesncy", trebuie s spui n timp ce-1 repei n gnd de doutrei ori i s caui s faci o asociere cu o caracteristic personal a respectivului.
Acesta poate avea un smoc de pr care st ridicat pe cap (Dl McChesney cu un
smoc pe vrful capului"). El poate avea ochi de o culoare neobinuit (Dl
McChesney cu ochi verzi de pisic"), sau umeri lai (Dl Chesney cu umeri
atletici") sau o linie deosebit a costumului (Dl McChesney cu costum deosebit").
Dar chiar ci'vntul care reprezint numele, poate fi asociat cu persoana,
concentreaz-te asupra acestui lucru. De exemplu, dl Burns pr rou", Dl Long
foarte nalt", Dna Mclnlosh care poart macferlan" etc. Dac vei reine un detaliu
,___
_,
ieit din comun, acesta te va ajuta s-i aminteti numelepersoanei respective foarte
uor, cel pufin pentru o vreme.
. Dac nu nelegi numele cnd i este prezentat persoana (i muli din cei care
fac prezentrile snt iremediabil inapi s articuleze numele persoanelor pe care le
prezint), nu te jena s ntrebi nc o dal numele respectiv: mi pare ru. Nu am
neles bine cum v numii i a dori s tiu". Persoana respectiv va fi flatat c te
intereseaz ndeajuns ncl s doreti s-i cunoti numele.
Dac persoana i repet numele i tu tot nu l-ai neles, roag-o s i-1 mai spun
o dat, adreseaz-te de aceast dal cu o scuz: Inii pare ru, dar chiar n-am neles
cum v numii".
De data aceasta persoana i va pronuna numele rar, astfel nct s fii capabil
s-1 nelegi. Dac repei cu glas tare, numele lui i va rmne de aceast dat foarte
bine ntiprit n minte. Dac numele lui este foarte complicat (ca Dobycsescowitz,
de exemplu), cere-i cartea de vizit; i dac nu are una, roag-1 s-i scrie numele pe
block-notesul dumilalc. De data aceasta va fi sau foarte iritat sau foarte ncntat de
interesul ce i-1 ari. '
LETjTIA BALDRIGE
Dac singurul lucru pe care i-1 aminteti despre o persoan este unde locuiete,
poi, aproape ntotdeauna, s inventezi pe loc o o istorioar care va face pe toat
lumea s zmbeasc. n curnd ei i vor da mna i fiecare se va prezenta singur.
Probabil c nimeni nu va realiza c nu ai menionat nici mcar o dat numele noului
venit. (Tehnica aceasta merge bine i eu o practic destul de des.)
Oricum, cea mai bun politic a fost ntotdeauna cinstea. S recunoti c nu-i
aminteti numele. n general, vei fi iertat. Prezint-te repede.
Nu-i face pe oamenii care i-au uitat numele s sufere n timp ce ncearc s-o
scoat la capt. Dac vorbeti cu un prieten cnd o alt persoan vine n grupul
vostru i prietenul tu nu face nici o ncercare s te prezinte noului venit, este
posibil ca prietenul tu s-i fi uitat pentru moment numele sau pe al noului venit.
Salveaz situaia. ntinde mn'a, spune-i numele i cealalt persoan i va
napoia salutul mpreun cu propriul nume. Prietenul tu i va fi recunoasctor!
Dac eti o femeie care i-a pstrat numele de fat dup cstorie, asigur-te c
cei care-1 ntlnesc pe soul tu nu- vor atribui numele tu de familie. Cu mult timp
n urm, cnd mergeam la petreceri cu soul meu, am nvat s-1 prezint oamenilor
pe care nu-i ntlnise, prin a-i pronuna numele cu voce tare i clar: Acesta este
soul meu. Bob Hollensteincr". Nici el i nici eu nu doream s-1 strige cineva
domnule Baldrige". Este de datoria femeii n aceast situaie s pun la punct
lucururile.
42
- '
'
Dac un director superior se adreseaz unui director tnr folosind numele mic,
asta nu nseamn c tnrul ar putea s se adreseze imediat celui n vrst cu
prenumele, fr discriminare. De exemplu, dac directorul superior se apropie
mpreun cu un client de vaz, mai n vrst, este mult mai bine ca directorul tnr s
salute cu capul, s zmbeasc i s spun: Bun dimineaa, domnule Smith", dect
s strige: Hei, Sam, cum i mai merge?"
43
Acest gen de lips de formalitate, de a te adresa cuiva, poate fi admis n biroul unui
director pe probleme de art, dar nu n biroul vicepreedintelui pentru finane al unei
corporaii. Pe de alt parte, o porecl constituie deseori o insult.
Unii oameni au ghinionul s creasc mpreun cu poreclele lor din copilrie,
adnc nrdcinate - Cotcodcil", Buba", Ardei", Potaie", Gaur", pri"
etc. Prietenilor care insist n a se adresa unui conductor cu genul acesta de porecle
ar trebui s li se spun amabil: Uite ce este! Nimeni nu m mai strig aa. i-a fi
recunosctor dac mi te-ai adresa folosindu-mi numele".
Fiecare are dreptul s i se adreseze n birou cu un nume demn. Dac porecla ta
este o versiune plcut, un diminutiv sau o prescurtare a numelui (ca de exemplu
Charlie", Bob", Dick" etc.) nu este nici o problem. Dar dac Charlie vrea s i se
spun Charles" Ia locul de munc, tot ce trebuie s fac este s le reaminteasc
colegilor s i se adreseze astfel. O dat ce adevratul nume se fixeaz n minile
celorlali, el va rmne pentru totdeauna Charles".
Conductorul unei companii de asigurri a scris recent un memoriu pe care 1-a
distribuit persoanelor din conducere, memoriu n care a dispus ca la birou s fie.
folosite numele, nu poreclele". El a adugat: se ntmpl s iubesc cinii, dar cinii,
nu stpnii lor merit porecle".
44
LETITIA BALDRIGE
Colegii de afaceri care nu s-au vzut de mult timp, dar ntre care exist o bun
relaie, pot ntotdeauna s-i strng clduros minile sau s-i prind partea de
sus a braului drept sau s se bat pe umr cu mna stng care rmne liber.
Aceasta este o semimbriare, un gest normal la birou.
Strngnd mna cuiva i punnd-o pe cea liber deasupra minilor mpreunate,
este un alt semn de afeciune care nu presupune o mbriare.
Brbaii i femeile din conducere nu ar trebui s se srute n public. Un srut
fresc n semn de salut" este adeseori interpretat greit.
Nimic nu este mai fals, dup prerea mea, dect mania mimatului srutului,
care const n ncreirea buzelor i atingerea obrazului celeilalte persoane cu
obrazul tu, apoi repetarea acestui gest, lipsit de sens pentru cellalt obraz. O
mulime de asemenea gesturi pot fi vzute n aa-numitul strat superior" al
societii, ntre dou femei sau ntre o femeie i un brbat. Nu este un gest
clduros, ci unul penibil i artificial.
Strnsul minii
Poate fi un semn de inhibiie, dar americanii obinuiesc s-i strng mna mai
puin frecvent dect oamenii din alte ri. Este pcat, fiindc este un contact
important - o apropiere fizic - ntre dou persoane. Muli oameni pot aprecia" o
alt persoan dup cum d mna cu cineva. Cnd un om de afaceri d mna cu
uurin, des i cu condescenden, el i influeneaz, de fapt, pe camarazii si s
procedeze la fel.
O strngere de mn corect este aceea care:
este fcut ferm, dar nu cu prituri de oase sau lipsit de energie
dureaz trei sau patru secunde, nu mai mult, astfel net cellalt s nu-i simt
mn prins ca ntr-o menghin.
Situaiile n care trebuie s dai mna cu cineva snt:
cnd eti prezentat cuiva i cnd i iei rmas bun
cnd cineva din afar intr n biroul tu
cnd dai peste cineva cunoscut n afara biroului
cnd intri ntr-o ncpere, eti salutat de cunoscui i i se face cunotin cu
persoanele prezente care nu fac parte din instituie
cnd prseti o adunare frecventat de oameni din afara
Dac minile tale au o tendin spre umezeal, ine minte s le tergi tot timpul,
n mod discret, cu batista. Dac ai inut n mn o butur foarte rece, strngerea de
mn va fi rece i ud i, deci, cnd cineva.i va ntinde mna terge-i repede palma
pe jachet sau bluz i scuz-te: mi pare ru c am mn umed i rece". Cu
siguran c nu doreti ca cineva care nu te cunoate nc, s cread c
personalitatea ta, plin de cordialitate, s-ar potrivi cu mna! (Bineneles c aceast
problem nu s : ar mai ridica dac ai ine paharul n mna stng).
LETITIA BALDRIGE
fii punctual i nu deranja niciodat partida altcuiva
nu amna o partid n ultimul moment, dect dac ai un motiv foarte serios
pentru a o face
ine curat i ngrijit n vestiar
adu-i echipamentul i hainele potrivite (o persoan care nu aduce nkiodat*o
cutie nou de rhingi de tenis este ca o persoan care nu-i achit nota de plat
niciodat)
fii cinstit n aprecierea valorii tale ca sportiv
zmbete cnd pierzi (vei avea ntr-o bun zi un colior mai bun n rai)
niciodat s nu-i ceri partenerul sau s te plngi de modul n care el sau ea
joac
s nu te plngi nici de jocul adversarului
dac eti solid nu folosi fora animalic pentru a ctiga puncte n faa unui
adversar mult mai firav
s cunoti toate regulile jocului pe care l joci , ai grij de terenul pe care joci i las-1 imaculat, indiferent dac este un teren
cu zgur sau cu gazon
abine-te ct mai mult de la un limbaj trivial sau de la accese de mnie
cnd ai terminat jocul, d mna cu toat lumea, complimenteaz maniera lor de
a juca i mulumete-le pentru faptul c te-au lsat s li te alturi
; Relaiile dintre
brbafi i
locul de munc
48
LETITIA BALDRIGE
n faptul c i el trebuie s fie gata s-i susin soia cnd acest lucru este important
pentru cariera ei. Companiile de astzi i pun o alt ndejde n partenerul de via
al cadrelor de conducere, n legtur cu contribuia lor la reuita ntlnirilor de
divertisment ale oamenilor de afaceri.
49
Brbat sau femeie, un director superior i precede pe cei mai mici n rang, cnd
intr pe u, cnd se aaz pe scaun la mas etc. (Face excepie situaia cnd acetia
snt gazde, caz n care gazda trebuie s mearg naintea vizitatorilor, chiar dac este
mai mic n rang dect ei.)
Ca o dovad c ne aflm nc n stadiul de dezvoltare al noilor maniere este
confuzia, ndoiala i ezitarea care au aprut cnd Gcraldine Ferraro a primit
nominalizarea de vicepreedinte al Partidului democrat. Pentru domnul Mondale i
doamna Ferraro s-a ivit dilema privind cine pe cine trebuie s precead cnd se
urcau pe podium, ieeau din avion etc. (Bineneles, domnul Mondale - fiind mai
mare n rang - ar fi trebuit s o precead pe partenerea sa - candidat la funcia de
vicepreedinte - pe care o nsoea.) De asemenea, ei au trebuit s decid cum s-ar
cuveni s se salute cnd se ntlnesc n public: un srut pe obraz ca nite vechi
prieteni? o strngere de mn i un zmbet? poate o mbriare puternic? sau n-ar
trebui s se ating deloc? (De fapt exist o regul'simpl: pentru a preveni orice
brf, colegul i colega se pot saluta clduros, doar printr-un zmbet larg i o
strngere de mn ferma, ntrit prin aezarea minii libere pe celelalte dou mini
mpreunate. Nimeni nu poate vedea n acest gest o eventual poveste de dragoste!)
50
JLEJIT1A BALDRIGE
Deseori este evident c femeile snt judecate dup standarde complet diferite fa de
brbai. Dac o femeie bea mai mult fie i numai cu o singur ocazie, va fi imediat
etichetat ca alcoolic, spre deosebire de un brbat n aceleai circumstane.
Modul n care colegii se adreseaz unii altora este o chestiune de etichet. Dac
un director vrea efectiv s irite o coleg, este suficient s i se adreseze cu apelative
ca Dulcico, scumpo sau iubito". O femeie trebuie s-i cear ferm s nu i se mai
adreseze cu aceti termeni i s-i reaminteasc numele ei exact. De asemenea,
trebuie s-i ajute colegii s foloseasc un limbaj corect i respectuos cnd vorbesc
cu ea despre alte femei. Poi oricnd s trimii o not n termeni prietenoi i
amuzani, celui care-i mpneaz vorbirea cu insulte cnd discut despre femei. Nu
este nevoie s-i faci moral, ci doar s-i reaminteti delicat c, atunci cnd vorbete
denigrator la adresa femeilor, se jignete mai mult pe sine nsui dect pe oricine
altcineva.
.
N-o s uit niciodat o not pe care mi-a trirriis-o un funcionar de vaz din
guvern n timpul ederii mele la Casa Alb. Mi-o amintesc nc foarte bine:
Hei, iubiico, ce se mai aude cu ncurctura din Luxemburg? nclinam s cred
c o ip cu inteligena ta n-ar fi admis s se ntmple aa ceva".
I-am rspuns printr-o alt not:
A fi foarte bucuroas s discut despre ncurctura de la Luxemburg, cum o
numii dumneavoastr, n cazul n care mi vei trimite o not adresat ca unei
fiine umane i nu ca unei femej urangutan".
Asta s-a ntmplat n 1962. Mi-a trimis o npt prin care-i cerea scuze i snt
sigur c acum se adreseaz femeilor din corpul executiv ntr-un cu totul alt mod.
Din fericire, n corpul executiv, exist brbai care simt c femeile merit nu
numai o ans, dar i un ajutor cinstit, cnd intr n acest gen de munc. Ei percep
prezena colegelor n cadrul companiei n raport cu valoarea acestora.
Judec o femeie prin contribuia pe care o poate avea la crearea bunului mers
n favoarea tuturor
O trateaz ca pe un membru al echipei i o include n toate activitile acesteia
Dac bnuiete c-i va lua locul, se poart cu ea n acelai mod n care s-ar
purta cu un brbat care ar urmri acest lucru
Din primele zile ale ncadrrii ei n companie, i arat mecanismele, dndu-i
inclusiv informaii valoroase privind politica companiei. O ajut fr a arbora
un aer de superioritate
Ca ndrumtor al ei nu trebuie s manifeste o delicatee inutil cnd se cuvine
s o critice. El este contient c dac i modereaz critica, ea,nu va fi
niciodat n stare s-i fac o prere clar despre funcia pe care o
ndeplinete. El tie c ea are nevoie, n primul rnd, de un fundament corect
i exact al performanelor ei 'la lucru
Nu se teme s scoat n eviden realizrile obinute de femeile din compania
sa
O modalitate prin care un brbat din corpul executiv poate fi de mare ajutor
unei femei este s o accepte n grupul de prieteni" oferindu-i astfel posibilitatea de
a lua parte la prnzurile comune, unde se ntlnesc directorii n mod neoficial,
53
54
LETITIA BALDRIGE
55
56
_r_r___ r i i -
.. -
LETITIA BALDRIGE
,r.
_57_
s nu vrei ceva mai serios decl o ntlnire oarecare. Dac eti n cutarea unei
relaii serioase vei fi ndeajuns de neleapt s o caui ct mai departe posibil
de companie i de clienii ci.
Pe de alt parte, dac un asociat n afaceri sau un client te invit la o ntlnire,
fie o pies de teatru, la un meci de fotbal, la un picnic sau la o conferin de politic
extern, poi accepta linitit dac vrei. Amintete-i c persoana respectiv merit
s i se mulumeasc, nu numai verbal, ci i printr-o not scris. Deseori i simim pe
parlenerii notri de afaceri ca din familie" i c nu trebuie s-i tratm ntr-un mod
prea protocolar. n realitate, este nepoliticos s iei pe oricine drept bun. Un mic
mulumesc" face minuni.
58
LETITIA BALDRIGE
particip la ntrunirile de acest fel i ale crei maniere snt impecabile, este, n
general, cea care profit cel mai mult de pe urma lor.
Cnd conducerea superioar i ncurajeaz membrii tineri din corpul executiv,
brbai i femei, s-i dezvolte potenialul prin aceste societi i cnd le furnizeaz
suport financiar, parial sau complet, compania va beneficia de aceste avantaje pe
perioade lungi de timp n viitor.
59
persoan nelegtoare i care s te poat ajuta din afara biroului. Exist sftuitori
profesioniti n acest domeniu. Dac vorbeti despre aceste probleme la birou, ceilali
te vor judeca i aprecia ca fiind imatur i incapabil s faci fa unor responsabiliti
sporite. Dac ncerci s-i fascinezi colegii de la serviciu cu poveti despre ce s-a
ntmplat n noaptea trecut, o s-i faci s se simt stnjenii chiar dac n-o vor
recunoate. Un birou nu este un vestiar de gimnastic, nici o confrerie, nici club.
Se mai nlmpl. Cazul tipic este acela cnd o femeie, la o petrecere de afaceri
n oraul ei, dar mai ales cnd cltoreti cu un coleg din aceeai companie, este
surprins neplcut de un brusc i evident avans sexual din partea acestuia. Este, n
general, declanat de un act la fel de simplu ca i comandarea celui de-al treilea
pahar de butur. Apoi, dintr-o dat este fcut pasul nedorit i nereciproc, neplcut
i stnjenitor pentru femeie. (Cteodat victima avansului este un brbat, agresoarea
fiind femeia).
.
Dac eti cineva cruia tocmai i s-a ntmplat aa ceva, ncearc s discui cu
colegul respectiv pornind de la ideea c ar fi defavorabil carierei lui s se discute n
birou despre comportamentul necorespunztor pe care l are cnd se afl n
deplasare. Explic-i c atitudinea lui demonstreaz o complet lips de respect
profesional fa de tine. Spune-i c tu tii c de fapt el n-a vrut s fac un asemenea
pas. Apoi pleac, fiindc eti ntr-o situaie defavorabil i continuarea conversaiei
nu va ajuta la nimic. Colegul ar trebui s-i cear scuze, lucrul care l-ar umili n
momentele acelea, sau poate deveni ostil i abuziv. n orice caz, las-1 i pleac la
tine n camer. Cnd tentlneli cu el a doua zi, comport-te ca i cum nu s-ar fi
60
LETITIA BALDRIGE
LETITIA BALDRIGE
62
Colegii i prietenii trebuie s fie grijulii n privina unui cuplu cstorit, avnd
n vedere faptul c fiecare are eul lui separat i distinct i c, fiecare n parte, trebuie
tratat cu atenie.
64
LETITIA BALDRIGE
Dac o coleg cu care lucrezi nate, este necesar s o felicii cumva, fie prin
trimiterea de flori mamei (sau tatlui pentru acea ocazie), fie un mic cadou bebeluului, fie un bilet scris de mn sau o carte de vizit a companiei pentru noii prini.
O instruire n privina noului nscut esle de mare ajutor prinilor care snt n
ateptarea lui i constituie un lucru care demonstreaz atenia i grija colegilor de
birou (evident a femeilor). O asemenea instruire fiind cu caracter personal, nu se
organizeaz n timpul orelor de serviciu i nu trebuie s se desfoare n birou, fiind
ceva pur personal. Ooh-urile i aah-urile n legtur cu darurile pentru bebelu,
indiferent ct de-mult iubesc unii oameni copiii, nu in de comportamentul
membrilor unui corp executiv i. niciodat nu se vor pronuna asemenea exclamaii
n biroul unui cadru executiv i nici oriunde n cadrul serviciului.
66
_LETITIA BALDRIGE
alimentare, greutile prin care a trecut pentru obinerea tutelei etc. Cu astfel
de probleme nu face dect s-i stnjeneasc interlocutorul
nu trebuie s le cear prietenilor s-1 ajute cu ceva" nainte de a se pronuna
divorul.
nu trebuie s insiste ca vreunul din colegi s l scoat din viaa lui pe fostul
partener datorit neloialitii lui n csnicie - ar fi un semn de meschinrie
deplasat
i poate informa pe prietenii de afaceri foarte apropiai, care-i cunosc statutul
social i care triesc n afara oraului, printr-o scurt scrisoare despre
planurile de divor. (De un extrem prost gust este trimiterea unui anun de
divor tiprit sau gravat!).
Colegii i asociaii n afaceri ai persoanei care divoreaz trebuie s-i
aminteasc faptul c:
el sau ea au nevoie de un sprijin moral suplimentar n aceast perioad
dificil, dar att el ct i ea nu trebuie tratai ca fiind bolnavi n ultimul hal!
nu trebuie s pun ntrebri indiscrete i de mare intimitate cum ar fi: Ai
obinut copiii?", Ct este pensia alimentar pe care trebuie s o plteti?" sau
Ce pensie alimentar vei primi?"
nu trebuie s ncerce s fac pe peitorul pn dup pronunareadivorului i
pn cnd cel n cauz nu este din nou pregtit s-i caute un alt partener. Cel
mai bun lucru de fcut n acest sens este s invii persoana divorat la cin i
s o ntrebi: i-ar place s invitm pe cineva pentru tine?" sau i-ar face
plcere s-i prezentm o persoan drgu?"
chiar i n ncercarea de a nveseli pe cineva trebuie evitate remarcile lipsite
de gust cum ar fi: Eti liber acum?" sau Ct mi-a dori s fiu n locul tu!".
Coduljnanierelor
nafaceri
Informaii
despre executiv
C
ARTA CONVERSAIEI
Cum pari lumii din afar
Nu se poate vorbi cu adevrat despre o prezen eficace fr o voce cultivat.
Felul n care comunici cu ceilali este aproape tot atl de important ca i contextul
mesajului tu. O scrisoare trebuie scris folosindu-se cuvinte adecvate i ntr-o
<?
70
Vocea care nu corespunde statutului
profesional al unei persoane din
corpul executiv
LETITIA BALDRIGE
Vocea bun care corespunde
statutului profesional al unei persoane
din corpul executiv
i
Nu are un accent specific (vorbitorul
ar putea fi din orice parte a rii)
Este puternic, ceea ce denot
autoritate
Reflect o respiraie corect, cu
aspiraii scurte din diafragm, astfel
nct respiraia este bine susinut
Are o intensitate joas, confortabil
pentru aproape tot ce spune, fcnd-o
s par foarte sigur de ceea ce spune
Are un ton cald emoionat, n special
atunci cnd se simte entuziasmat de
ceva
Pare vioaie
Este distinct
Este uor de neles pentru c
vorbitorul pronun corect
Are o inflexiune bun, care se
schimb din cnd n cnd astfel nct
s nu par monoton
Are un voi uni adecvat
71
72______
'.
LETITIA BALDRIGE
Exist anumite aspecte ale limbajului gesturilor care privesc totui pe fiecare
dintre noi. Iat cteva:
cnd dai mna cu cineva, trebuie s-o faci cu fermitate.
cnd cineva vorbete, trebuie s-1 asculi cu atenie i si nu te ari dezinteresat.
cnd vorbete cineva ar trebui s-1 priveti direct n fa i s nu-i lai privirea
s alunece prin camer.
cnd vrei s-i impui punctul de vedere, trebuie s stai n picioare ct mai drept
i s pari absorbit de problem.
cnd stai jos, trebuie s-i ii picioarele linitite; nu trebuie s-i ,tot pui picior
peste picior i s tot revii la poziia normal.
ar trebui s-i reii neastmprul minilor i al degetelor. Nu trebuie s bai
ritmic n mas.
,
o femeie nu ar trebui s stea ntr-o poziie provocatoare. (Nu trebuie s explic
poziia aceasta. O femeie care st jos sau n picioare n felul acesta, i d
ntotdeauna seama de efectul unei asemenea poziii provocatoare.)
Limbajul gesturilor este la fel de important i cnd vorbeti n public. Specialitii
n modul de comunicare te nva, n timpul instruirii, cum s te adresezi unui public,
reamintindu-i s stai drept, s nu te apleci peste tribun i s nu-i petreci vremea
jucndu-te cu degetele, cu ochelarii sau cu o agraf de prins hrtii.
Atitudinea i limbajul membrelor tale, n timpul discuiei, semnaleaz celeilalte
persoane c te intereseaz* i vrei s comunici cu ea, sau pot semnala contrariul. Dac
te nfuzi n scaun, cu picioarele ntinse n fa i minile mpreunate pe burt, poi
crede c doar te relaxezi, gustnd confortul, ns prin aceasta i dai de neles celeilalte
persoane c nu este ndeajuns de important ca s-i acorzi atenie. Chiar dac asculi
fiecare cuvnt pe care-1 rostete, corpul tu i sugereaz celeilalte persoane c nu eti
implicat activ n discuie.
Vocea ta nu sun bine cnd stai cocoat. Respiraia nu-i poate susine tonalitatea
vocii, dac corpul tu nu este mcar parial drept. Dac nu stai n picioare cnd
vorbeti cu o alt persoan, vocea ta va fi fad i inuta ta va da de neles c nu-i
pas cu adevrat de ceea ce spui.
Dac vorbeti cu o alt persoan i vrei s-i atingi scopul, ine minte c atenia
celeilalte persoane va fi distras dac i schimbi permanent poziia i dac repei
anumite gesturi cu minile sau manifeti vreun tic nervos.
Cnd stai n capul oaselor, drept dar nu rigid, sau cnd stai n picioare, oamenii te
ascult pentru c inuta ta le spune c ai ceva de comunicat care merit s fie reinut.
73
asemenea specialiti, inclusiv celebrul doctor Morton Cooper din Los Angeles,
care pretinde c se comite o sinucidere vocal" cnd continum s folosim o
voce care prezint deficiene. El susine c o persoan din corpul executiv poate
s depeasc multe probleme de afaceri, gsind i folosind vocea potrivit.
Exist instituii de nvmnt i magazine care ofer informaii, diferite
aparate i tot ce poate s ajute oamenilor cu probleme privind vocea.
Profesori universitari specializai n* vorbire ndrum, prin conferine i diverse
nllniri particulare, pe membrii corpului executiv care au nevoie de ajutor.
Unii membri ai grupurilor-locale teatrale snt special calificai s-i ajute pe cei
cu probleme de vorbire.
Anumii terapeui, din personalul spitalelor, i petrec o parte din timpul lor
liber ajutnd pacienii particulari, cu probleme de vorbire.
Cel mai important lucru dintre toate, n probleme de voce, bineneles pentru o
persoan din corpul executiv, este s tie cnd are nevoie de ajutor, el sau asistentul
lui. Vocea asistentului, pe care o auzi rspunznd la telefonul unei persoane de
conducere, este o oglind a prezenei persoanei de conducere nsi. Aadar, dac
acea voce nu este tocmai bun, persoana din conducere ar trebui s-i sugereze, cu
mult tact asistentului su, s caute ajutor n acest sens spre propriu iui folos. In
cazul n care compania nu este nzestrat cu un serviciu ce poate asigura acest gen
de ajutor, atunci cadrul de conducere trebuie s plteasc pentru a-i asigura
asistenului su ajutorul necesar. Pn ntr-att este de important acest lucru.
Uneori, tot ceea ce trebuie s fac o persoan de conducere i secretarul sau
secretara lui este de a-i aminti ndemnul doamnei Lily Lodge - o vestit consultant
n domeniul foniei, din New York: Gndete mai ncet i mai calm cnd vorbeti i
nu vei avea probleme".
A fi un bun cozeur
Un bun cozeur nu este cineva care-i amintete ce s-a spus,
ci cel care spune ceea ce vrea s-i aminteasc o persoan".
- JOHN MASON BROWN
74
LETITIA BALPRIGE
stabilete cu auditoriul. O persoan din conducere care se simte la largul ei ntro conversaie confer un mare avantaj companiei, pentru c talentul ei
contribuie direct sau indirect la realizarea profiturilor. Dac ea poate conduce
conversaia cu abilitate pentru a explica, a convinge, a mblnzi, a lingui, a
amuza clienii sau cumprtorii, ceea ce reprezint un arm social intrinsec,
aceasta devine o unealt pentru a atrage i a face afaceri.
Arta conversaiei este aproape le fel'de important ca i ceea ce vrei s spui.
ntr-un contact de afaceri, conversaia este precum rama unui tablou.
Trebuie s foloseti arta conversaiei la nceputul i sfritul discuiilor, dar n
timpul negocierilor propriu-zise, vorbirea trebuie sa fie o comunicare clar i
simpl. Discuia de afaceri nu este ceva nesemnificativ. Pentru a fi atrgtoare, '
vorba trebuie s fie bine articulat, clar, direct, energic i ntotdeauna
politicoas.
.
Acesl capitol nu se refer la conversaia din timpul ncheierii afacerii
propriu-zise, ci mai degrab la importana social a discursului care face dintrun membru al conducerii o persoan a crei prezen este dorit - att nuntrul
ct i n afara biroului - n timpul numeroaselor ocazii cnd afacerile se mbin
cu circumstanele sociale. Persoana care se simte n largul ei ntr-o conversaie
poate folosi acest lucru pentru a lega relaii personale strnse cu cercul
oamenilor de afaceri. Este avantajat prin simplul motiv c se face plcut
oamenilor care vor s o aib alturi i s-o asculte.
Exist cteva elemente de baz care contribuie la succesul unei persoane
priceput n arta conversaiei. Unul dintre acestea este dorina sincer de a
place. Altul este simul umorului, dnd posibilitatea unei persoane s tachineze
i s rd de alii - ntotdeauna ntr-o manier cordial i binevoitoare - i s se
autoironizeze fr vreo urm de stnjeneal. Talentul de a-i nveseli pe oameni
este un dar, ns.n acelai timp, este i o unealt n afaceri.
Un bun cozeur este un autodidact, o persoan care depete cu mult nivelul
intelectual cerut de slujba sa! El citete ziare i reviste informaionale, reviste
de art i destgn decorativ. El poate fi un excelent buctar i n stare s poarte
discuii despre mncare i vin. El poate fi un pasionat,vizitator al muzeelor i
galeriilor sau un amator de oper i balet. Un bun cozeur este o persoan despre
care nimeni nu va spune niciodat: Nu tie s vorbeasc dect despre munca
sa". Clare Boothe Luce a definit odat un bun cozeur ca fiind o persoan
competent, spiritual, inteligent i binevoitoare". Altcineva a descris un bun
cozeur ca pe acela care transform banalitatea i lumescul n emoie i
miracol". Oricum a-i privi-o, arta conversaiei este un mare dar, greu de
dobndjt.
Banalitile
Atunci cnd te ntlneli cu cineva i un timp nici unul dintre voi nu spune
nimic, cnd ai parc limba legat i partenerul de cin, el sau ea, simte acelai lucru,
cnd intervine brusc o tcere rece n timp ce un grup st mprejurul unei mese la o
conferin, ateptnd s nceap edina, cnd te afli cu superiorul tu ntr-o main
i tcerea devine suprtoare - e momentul s recurgi la banaliti.
Dac eti numai cu o singur persoan, gndete-te serios s spui ceva. Dac ai
mai ntlnit nainte persoana respectiv, poi aduce vorba despre un prieten comun:
7$
Ultima dat cnd te-am vzut luai prnzul cu Charlie. L-ai mai vzut acum de
curnd?".
Sau, Ai aflat c Charlie Brown a fost promovat n funcia de vicepreedinte?
Nu e minunat?"
Dac cinezi, ntoarce-te spre partenerul de cin i spune-i ceva pozitiv despre
seara respectiv:
Faptul c am reuit toi s ajungem pe viscolul sta este un adevrat
compliment pentru gazde, nu-i aa?"
Sau Este o adevrat desftare un cocktail ca sta, cu carne de crab, nu-i aa?"
Gnd eti n main cu superiorul tu, menioneaz ceva interesant ce-ai aflat n
legtur cu cei care snt n competiie cu compania:
Ai aflat c Heath Co are n perspectiv nc cinci fabrici noi?"
Sau Prietenii notri din Wesato snt foarte nerbdtori; s-ar putea ca ntlnirea
s fie ostil. Ce credei c ar trebui s facem?"
Sau comenteaz un articol pe marginea tirilor din presa naional de diminea
i solicit prerea celeilalte persoane.
Dac sntei total blocat i nu gsii nimic de spus, remarcai ceva" cu care este
mbrcat cealalt persoan: Frumoas cravat, chiar mi place", sau o femeie
poate s-i spun alteia: Ai o rochie minunat. Mi-ar place ceva asemntor pentru
garderoba mea. Poi s-mi recomanzi un magazin?"(O discuie despre mbrcminte,
este indicat la un dineu, atunci cnd nu a mai rmas absolut nimic de spus.)
Arta de a asculta
Unul dintre cele mai importante secrete ale diplomaiei este de a te arta
interesat de ceea ce spune cineva, chiar dac nu te intereseaz cu adevrat. Tendina
de a nu" acorda ntreaga atenie persoanei care vorbete, este b form comun de
impolitee n ziua de astzi. Probabil c nu prea multe marne, ale cadrelor de
conducere i-au educat copiii~s,punndu-le: Ascult ceea ce spune el. Fii atent!" n
afaceri, nu este numai nepoliticos, dar i un obicei pgubitor cnd oamenii nu se
ascult unii pe alii.
Dac un vorbitor este considerat plicticos sau ntrzie s-i exprime punctul de
vedere, sau dac ceea ce spune nu prezint interes pentru asculttori, ne pot npdi
gnduri ce devin mai importante n acel moment pentru noi i nu dm atenie celor
ce auzim. Pe de alt parte, o persoan, politicoas trateaz cu respect pe oricine
vorbete. Ea tie c, acordnd ntreaga sa atenie vorbitorului, s-ar putea s rein
ceva folositor; chiar i dintr-o conversaie aparent nesemnificativ ar putea s nvee
ceva care s aib importan.
Persoanele din corpul executiv care nu-i ascult superiorii cu atenie pierd
nuane sau semnalri ce ar putea duce la pierderea a milioane de dolari in afaceri.
Un bun asculttor i amintete toate punctele principale ale unei discuii, dup
aceea nelege perfect ce se ateapt de la el. Un asculttor bun confrunt impresiile
sale privind felul cum arat sau vorbete cealalt persoan, cu analiza atent a
ideilor acesteia. Dac simi nevoia s-i nsemnezi anumite lucruri, dup o discuie
important, nsemnrile ar putea fi o unealt de nepreuit n obinerea succesului.
Directorii superiori pretind c ei pot spune foarte uor dac o persoan tnr a
fost atent i dac a ascultat cu seriozitate, dup calitatea ntrebrilor puse Ia
sfritul unei ntlniri de dezbateri i prin acurateea cererii unei clarificri a
76
r_-__m_____J,
__LETITIA BALDRIGE
'
77
78__
LETITIA BALDRIGE
, 79
tie cum s o reia. Mai multe perechi de ochi privesc fix podeaua sau afar pe
geam. Dac faci o glum sau spui ceva banal (Ascultai, dau cinci dolari
primei persoane care va spune pe de rost, n cinci minute, toate capitalele
statelor americane!") vei deveni pe loc erou. Ai reuit s diminuezi tensiunea
i conversaia va ncepe din nou.
manifest diplomaie cnd se ntmpl ca ntr-o cltorie s aib foarte mult
de lucru dar are alturi o persoan care insist s discute. Cnd ai foarte
mult treab de rezolvat n avion, dar stai lng un palavragiu", nu conteaz
de ce sex, apeleaz la stpnirea de sine i la bunele maniere. Rspunde
politicos dar concis la ntrebrile persoanei respective: Da, cu siguran ai
dreptate n privina asta". Arat-te absorbit de munca ta i pe ia a patra
ntrerupere explic-i dilema n care te afli. Arat-i celui de lng tine tot
materialul pe cac trebuie s-1 studiezi i explic-i toate problemele la care
trebuie s faci fa. Apoi scuz-te c aceast sarcin grea te va lipsi de
plcerea de a sta la taifas. mprumut-i o carte sau o revist care l-ar putea
distra. n timpul mesei arat-i c nu eti un taciturn i f puin conversaie.
De altfel, este i foarte greu s te mai poi concentra asupra muncii tale cnd
ataci binecunoscutul pui cu orez servit de liniile aeriene.
80
LETiTIA BALDRIGE
81
pe oricine dac el sau ea poart peruc sau me, sau dac i-a fcut prul
permanent.
un coleg care divoreaz, detalii personale, ca, de exemplu: pensia alimentar,
nelegerea asupra proprietilor, tutelarea copilului etc.
pe oricine peste 30 de ani, vrsta lui sau a ci.
pe oricine de ce religie csle.
pe oripine, dac este homosexual sau lesbian,
dac o persoan urmeaz o terapie.
dac o persoan a fcut" o operaie de chirurgie plastic.
despre viaa sexual a cuiva.
' ,
Multor tineri din corpul executiv le este fric s fie singuri cu directorul cel
mare, n timp ce amndoi ateapt avionul la aeroport sau cnd merg cu limuzina
companiei o bun bucal de drum. In loc s se team, ei ar trebui s realizeze c
aceasta este o ocazie i s o foloseasc, nu numai pentru propria punere n eviden,
dar i pentru a comunica anumite lucruri care par s nu fi fost aduse niciodat la
cunotin directorului superior.
O persoan tnr ar trebui s fie calm" i s nu foreze conversaia.
Superiorul poate fi obpsit, sau poate vrea s gndeasc, prefer s citeasc ceva sau
s munceasc. Un tnr din corpul executiv, vorbre i entuziast, poate fi exact
genul de companie de care nu are nevoie directorul superior.
Exist indicii clare pe care persoana mai tnr ar trebuie s le simt. Dac
superiorul pare tulburat, pierdut n gnduri, cel mai bun lucru este s nu-1 deranjezi.
Dac rspunde la ntrebri mecanic, asta nseamn c nu are dispoziie de
conversaie. La un moment dat, superiorul va lsa probabil deoparte ceea ce citete
i va adresa el nsui o ntrebare lnrului su nsoitor. Acela este momentul pentru
tnr s rspund clar i cu sinceritate. Dac directorul superior va dori ca acesta s
continuie, i va da alt indiciu punnd ntrebri suplimentare, semn c acum este gata
s asculte.
Dac directorul superior este dispus pentru taifas - nu despre ceva serios - tnrul ar trebui s aib la ndemn nite povestioare amuzante (despre ce se ntmpl n
biroul su) i veti interesante privind competitorii sau asociaii n afaceri.
Tnrul din conducere trebuie s discute despre ceea ce-i sugereaz eful, adic
s se refere la ce se ntmpl n interiorul companiei ori, n mod special, la munca
lui, sau s vorbeasc despre orice n afar de afaceri. De acest lucru i poate da
seama dup genul de ntrebri care i snt puse. Dac eful l ntreab despre meciul
de squash (joc cu mingi, asemntor tenisului), nu este momentul s aduc n discuie
noile sisteme de informaii care nu funcioneaz alt de bine pe ct ar trebui.
Afaceri i sporovial
Sporovial n afaceri este exact acea conversaie lipsit de importan, care
umple momentele de lncezeal n discuiile individuale, cnd oamenii vor s se
relaxeze i s Ic treac timpul fr s fac vreun efort intelectual. O persoan care
2_
LETITIA BALDRIGE
tie cum s sporoviasc are un talent folositor. l poate folosi pentru a umple
momentele de tcere, apstoare, pentru a-i face pe oameni s se simt n apele lor
cnd nu se cunosc i ncearc din greu s-i formeze o prere unul despre cellalt,
sau s diminueze tensiunea ntr-o conversaie. Poate folosi acest talent pentru a
nenta pe cineva sau pentru'a-i etala simul umorului.
Dac s-a discutai toat dimineaa despre comer i cineva, n timpul prnzului,
aduce vorba despre hocheistul care a recurs noaptea trecut, la trei iretlicuri aceasta
este plvrgeal. Cnd un grup a parcurs planul final al bugetului i la pauz un
director l tachineaz pe altul spunndu-i c "seamn mai mult cu prinul Charles,
n inuta sa zilnic, pantofii maro din piele de cprioar, cravata icazon i costumul
la dou rnduri de nasturi", aceasta nseamn vorbrie.
Este bine s ai propriul tu dosar cu informaii privitoare la oamenii pe care i
ntlneti, impresiile proprii despre fiecare persoan, ncepnd de Ia felul n care
arat i ce poart, pn Ia ce spune i ce spun alii despre ea. Cnd ntlneti pe
cineva poi s culegi numeroase informaii preioase. O persoan din grup poate
s-i aminteasc prieteniile din timpul colii i aa vei afla c noulvenit a urmat
cursurile unui anumit colegiu. S-ar piitca s menioneze ctc ceva despre copiii si,
noua sa sarcin de proiect, o cltorie de afaceri pe care tocmai a ncheiat-o etc. i
astfel i mbogeti banca de date despre persoana respectiv. Apoi, dac vei avea
ocazia s mai vorbeti cu acea persoan, la o viitoare ntlnire, poi gsi mult mai
uor subiecte de discuie, de interes comun.
Cu ct te simi mai n largul tu ntr-o conversaie, cu att i este mai uor s
sporovieti. Este o metod bun de a te descurca n situaii critice, ca atunci cnd
eti aezat la cin ntre doi oameni pe care nu i-ai ntlnit niciodat, de care nu-i
pas dac i vei mai ntlni din nou i cu care nu ai absolut nimic n comun, n afar
de faptdl c lucrai, ntmpltor, la aceeai companie sau ramur industrial. Cnd Ic
afli ntr-o astfel de situaie, fii pregtit s alegi dintr-o varietate de subiecte de
conversaie unul care trebuie s ating coarda sensibil. Fii sigur c acestea snt
subiecte pe baza crora poi purta o discuie pe parcursul ntregii mese. Aproape
orice este potrivit pentru sporovial; de exemplu:
- grdinritul
'
,
- cele mai recente preluri de serviciu ale corporaiei
- noile dezvoltri n tiin
.
- noile jocuri de salon
- urmtoarea Olimpiad
- modaliti de a te lsa de fumat
- femeile astronaui
- foametea n lume
- programe de nutriie i adaptare
- capriciile modei
- proprietarul i tendinele proprietii imobiliare
- crile de succes
- ce ai pune astzi nir-o navet care ar cltori n cosmos
- schimbrile intervenite n relaiile brbat-femeie
- tiri privind arta local performant
- animale favorite
- problemele mediului
84
.
LETITjAJ?AjLpRj,GE
probleme de afaceri, ndat ce chelnerul a adus prima ceac de cafea.
La un prinz de o or, fr oameni din exterior i cu o problem de rezolvat sau
un plan de discutat, de ndat ce au fost fcute comenzile de meniu, conversia
trebuie s se axeze numai pe afaceri. Cnd snt prezente i persoane din exterior, i
dac trebuie s fie ncheiat o.afacere, 10 minute de palavre i sporovial snt
suficiente. Apoi treci la obiect (dar ntotdeauna dup ce s-a fcut comanda). Ca
gazd pop, de exemplu, atepta pn cnd intervine un moment potrivit n
conversaie pentru nceperea discuiilor de afaceri. Zmbete i glumete
ntotdeauna, fcnd aluzie la aspectul afacerist al meniului pe care l-ai pregtit,
astfel net cealalt persoan s nu se simt neconfortabil: Ei, acum c am vndut
pielea ursului din pdure, haidei s trecem la afaceri!".
La un dineu n interesul afacerilor la tine acas sau la restaurant, ncearc s
reduci subiectele de afaceri mondene la minimum, astfel net s nu plictiseti
soiile, sau soii, oamenilor pe care ncerci s-i impresionezi. Uneori poi s pui
bazele unei relaii mult mai bune de afaceri cu un client prin cunoaterea
reciproc" la cina de o or, cnd snt de fa i soiile sau soi, decl dac te limitezi
la ntlnirile de birou i la prnzurile de afaceri.
La un dineu de afaceri aranjat dinainte, snt de dorit s fie prevzute cam 30 de
minute de luare de contact i sporovial. O cin dureaz mult mai mult dect un
prnz de afaceri, astfel net trebuie s treci la prlea grea" mai degrab mai trziu
dect prea devreme. Probabil c toi snt obosii i au nevoie s se relaxeze. Persoana
care aduce n discuie subiecte de afaceri, ca de exemplu, noul lip de instrumente
tehnologice, nu este binevenit..ine minte, gazda e cea care trebuie s nceap
discuia de afaceri la prnzul sau dineul oferit de ea. Ateapt semnalul ei.Nu exist
nimic mai iritant dcct o persoan care nu tie s discute dect despre afaceri cnd st
la mas. Este privit ca fiind deosebit de agresiv i plictisitor. Este considerat ca
cineva cu care nu este plcut s faci afaceri". La fel de iritant este i acela care nu
face altceva dect s sporoviasc i refuz s treac la a discuta afaceri pn cnd
este prea trziu i la sfrilul mesei. Acesta este etichetat apoi drept superficial i
pierde-var. El ignor semnalele date de gazd de a ncepe discuia de afaceri.
85
Poi ntreba cum cred cei de fa c se va descurca n acest sezon echipa profesionist
de fotbal, sau dac au vzut articolul din ziarul de diminea despre starul de
televiziune care a fost acuzat de bigamie. Momentul indicat pentru a introduce o
tem de discuie mai uoar, este acela cnd vine chelnerul la mas s debaraseze sau
s ia comanda pentru al doilea fel de mncare. Aceasta reprezint ntotdeauna o
ntrerupere i, uneori, cel mai bun lucru care-1 poi face, este s schimbi subiectul.
Se poate s observi c cineva din grupul tu a fost n permanen lsat n afara
conversaiei, fie din cauza timiditii persoanei respective, fie datorit faptului c nu
a putut lua parte la discutarea respectivului subiect. F-1 s se simt bine, aducnd-1
n grup prin adresarea unei ntrebri interesante, legat de competenta ei sau a lui:
Amantha, ai fost implicat, nainte de a veni la noi, n producerea noului
medicament miracol pentru arterit, nu-i aa? Ce crezi despre comentariile
medicilor, aprute n ziarul de diminea, privitoare la acest medicament?" Punnd o
astfel de ntrebare persoanei care este n afara" grupului, o atragi, putnd fi "n"
centrul conversaiei pentru o vreme.
Dac tu, ca gazd, ai invitat 10 sau mai multe persoane, ai face foarte bine s
invii doi buni cozeuri, care s ocupe locurile dintr-un capt i cellalt al mesei.
(Dac tu nsui eti ndeajuns de bun pentru aceasta, poi ocupa unul din capetele
mesei.) In acest fel este aproape garantat fluena a conversaiei.
LETITIA BALDRIGE
;ini"
87
s-1 rogi, ntr-un mod foarte politicos, s repete tot ce vrea s spun, dar mai
lent, astfel nct s poi nota fiecare cuvnt. Spune-i c doreti ca aceast
problem s fie rezolvat, aa c el trebuie s-i relateze toate nemulumirile
sale cu atenie i mai lent.
telefonul tu.
Cnd rspunzi tu nsui la telefon
A rspunde pur i simplu dovedete
lips de maniere. Este prea direct,i
impersonal.
Biroul lui Richard Parker" - este bine.
Biroul domnului Parker" - este bine
(dar sun mai formal dect n formula
folosit mai nainte).
Contractri i vnzri" - este bine, dac
numele tu nu este important.
Biroul Contractri i vnzri" Richard
Parker" e corect, dar cam prea lung.
Biroul domnului Parker, domnioara
(sau doamna) Williams la telefon" - este
bine dar tot prea lung.
Biroul domnului Parker, Debbie la"
telefon" - ngrozitor (o secretar nu
trebuie s rspund niciodat cu numele
mic - este njositor pentru statutul ei).
LETITIA BALDRIGE
cineva care vrea s tie ce se petrece n jurul su, inclusiv natura plngerilor din
afar. Oricum, nu trebuie s nchizi telefonul dac discuia nu e productiv. A
ncheia o convorbire fr s-1 insuli pe cel care te-a sunat este o art a
rafinamentului i diplomaiei.
ntr-o diminea am urmrit o preedint de companie, rspunznd la telefoanele
primite i m-am minunat de tactul ei. Mi-a explicat c rspunznd direct la apelurile
telefonice nu mai este nevoie s scrie scrisori i este la curent cu ceea ce se ntmpl
n lume. n timp ce noi vorbeam, o persoan care se ocupa cu vnzrile de sisteme
pentru birouri, pe care n-o ntlnise niciodat, a sunat-o s ncheie o afacere. I-a
explicat c aceast companie nu avea n momentul de fa nici un plan de
modernizare a sistemelor, dar cnd ne vom hotr s facem ceva n aceast privin,
promit s v caut, iar eu mi in ntotdeauna promisiunile". i-a notat numele
companiei respective, numele lui i numrul de telefon. Apoi i-a mulumit pentru c
a sunat nainte ca el s-o poat ntrerupe, i a adugat c i nchipuie ct este de
fericit c lucreaz pentru o companie care are produse de calitate. Apoi a nchis
nainte ca s i se poat rspunde. i refuzase propunerea, lsndu-1 ns s se simt
mndru de munca sa. Urmtorul telefon a venit din partea unui funcionar al unei
alte companii, a crei misiune era de a o convinge s accepte invitaia unei instituii
non-profit de a intra n consiliul ei de conducere. La nceput i-a spus funcionarului
c se simea extrem de onorat i recunosctoare de a fi fost aleas pentru aceast
invitaie. A explicat apoi c programul ei suprancrcat fcea absolut imposibil"
gsirea timpului necesar pentru a face fa responsabilitilor impuse de o asemenea
poziie. A ludat munca organizaiei pentru comunitate i i-a spus celui care o
sunase, c va completa chiar atunci un cec pe care l va trimite companiei
respective, n ajutorul celor sraci. Persoana care sunase a primit, ntr-o manier
rapid i politicoas, un rspuns negativ, care ntr-o alt form era de fapt un da": o
donaie. Dac ar fi refuzat convorbirea, dar mai trziu, aflnd de cererea care i s-a
fcut, ar fi scris o scrisoare declinnd invitaia, i-ar fi luat mult mai mult timp dect
o convorbire telefonic de patru minute. De asemenea, ea nu ar fi uzat de minunata
cldur a vocii, care are puterea s fac un rspuns negativ mai puin dezamgitor.
' __ 89
Selectarea
apelurilor telefonice
"
.'.
Cel mai bun sfat pe care i-I poate da cineva privind selectarea apelurilor
telefonice este de a nu face aa ceva. Cnd secretara ta i spune cuiva care sun: Pot
s v ntreb n ce problem ai. sunat?", creeaz ntotdeauna dezamgire i ostilitate
la cellalt capt al firului. Cel care a sunat se simte considerat inoportun i lipsit de
importan i chiar de valoare pentru a putea vorbi direct cu persoana ce st
impuntoare n spatele biroului de director.
Poi s-o nvei pe secretara ta s-i selecteze apelurile ct se poate de eficient,
dac i explici de prima dat, cu rbdare, genul de afaceri pe care-1 faci, politica
ierarhiei n cadrul companiei tale i prioritile, att din afaceri, ct i din viaa
particular. Va fi de mare folos dac vei aduga:
o list cu oamenii care trebuie pui imediat n legtur cu tine, ca de
exemplu: membrii apropiai de familie (care ns trebuie pui i ei n gard s
nu sune ia birou dect dac este cu adevrat ceva important); oricare dintre
directorii superiori; un membru din consiliul de conducere; un consultant din
afara companiei (consilier local, contabil etc.) care spune c este ceva
important; sau oricine din afara companiei care are o problem evident
important;
o nelegere privind ceea ce constituie o situaie urgent, despere care trebuie
s fii avertizat imediat: un apel telefonic din partea oricui din companie care
este ntr-o ncurctur" de orice fel; un telefon din partea unuia dintre
profesorii copiilor sau a doctorului familiei; un reporter care verific nite
veti ocante despre companie etc;
o list cu ojmenii la ale cror telefoane trebuie s se rspund n aceeai zi ca,
de exemplu, agentul tu de schimb, bancherul tu sau cineva din cadrul
companiei care arc nevoie de vreun ajutor de orice fel;
o list cu prieteni intimi, crora trebuie s li se fac imediat legtura, dac
este posibil;
o explicaie asupra genului de apeluri telefonice care trebuie ndrumate n alt
parte, lucru pe care o secretar ager de minte l va simi conversnd cu acesta
i ntrebndu-1 care este scopul telefonului su;
i
o nelegere a genului de telefoane pe care le poate rezolva nsi secretara.
9 0
-
' " '
'
'- ,
LETITIA BALDRIGE
,
nainte ca s se ncheie ndrumarea respectiv, secretara trebuie s-1 asigure
pe cel care a telefonat c totul e normal: A fost o plcere s vorbesc cu
dumneavoastr... Snt sigur c domnul X v va rezolva problema foarte
satisfctor... mi pare cu adevrat ru c nu v-am putut fi de ajutor, dar snt
sigur c domnul X va ti exat ce trebuie s fac".
O secretar cu adevrat competent urmrete n timpul zilei apelurile
telefonice importante, pe care le-a ndrumat n alt parte, interesndu-se la locurile
respective pentru a vedea dac cel care a sunat a fost tratat cum se cuvine.
91
9 2 '"' -.
_._.,_,
"^^Lr
LETITIA BALDRIGE
Ateptatul la telefon:
un rau necesar
Dup prerea mea, exist doar un singur lucru mai ru dect acela de a fi pus s
atepi la tefon i anume - s fii pus s atepi, iar pe fundalul zgomotului perceput
n receptor s se aud muzic.
A fi pus s atepi cnd ai sunat la un sector sau, un departament al liniilor
aeriene este un lucru i, cu totul alt lucru este, dac cumprtorii i clienii ti snt
pui constant s atepte n biroul tu. Dac n timpul convorbirii eti chemat pe o a
Ii-a linie, scuz-te la cel care te-a sunat primul i spune-i c vei reveni imediat;
las-1 s atepte (apsnd butonul respectiv) i spunei celeilalte persoane, nainte de
a avea posibilitatea s zic ceva: mi pare ru, ateapl-m puin, c revin". Apoi
rcntoarce-le la prima persoan i ncearc s termini convorbirea. Dac nu poi
termina prima convorbire att de repede, scuz-te din nou, las-1 s atepte, reia
legtura cu a doua persoan pentru a-i spune c-i pare ru, dar o vei suna peste
cteva minute dac el sau ea i va da numele i numrul de telefon.
Primul apel telefonic are ntotdeauna prioritate, dac cel de-al doilea nu este un
fel de convorbire de la centru-la-centru dintr-o alt ar, caz n care trebuie s-i
explici primei persoane care a sunat de ce trebuie s nchizi i c vei reveni peste
tteva minute.
Lucrul cel mai important pe care trebuie s-1 ii minte este de a nu lsa
niciodat pe nimeni s atepte mai mult de cteva secunde. Spune-i repede,
\cuzndu-te i explicndu-i de ce trebuie s revii mai lrziu. Doar cuvintele: Snt
necjit c trebuie s te fac s atepi", toarn balsam pe rana celui care a telefonat i
amintete-i promisiunea de a-1 suna imediat. Nu uita!
ntreruperea brusc
a unei convorbiri telefonice
94
LETITIA BALDRIGE
.
*
Pe de-o parte din cauza lipsei unui bun personal ajuttor, pe de alt parte,
datorit creterii extraordinare a solicitrii sistemelor telefonice directe, problema
recepionrii mesajelor este din ce n ce mai acut. Rezolvarea ei presupune un
aparat capabil s recepioneze corect mesajele. Companiile ar trebui s aib n
dotarea lor un astfel de aparat-robot de nregistrare automat a apelurilor telefonice.
Aceasta ar elimina simfonia telefonului fantom", sunnd n gol n ntreaga
companie, atunci cnd personalul din biroul de recepionare direct nu se afl la
masa de lucru.
LETITIA -BALDRIGE
De fiecare dat, cnd adaugi ntr-o scrisoare, strict de afaceri, o propoziie
personal, transformi acea scrisoare ntr-una att personal ct i de afaceri. Atunci
cnd ntr-o scrisoare de afaceri atingi i o Droblem personal, ca de exemplu
cererea adresat unei persoane din conducere de a-i face o favoare, scrisoarea
respectiv este considerat i personal i de afaceri. Volumul acestui gen de
coresponden n lumea afacerilor este masiv.
De multe ori este mai uor s scrii ceea ce simi sau ai de comunicat, dect s-i
spui cuiva, acelai lucru, direct n fa. ntr-o lume sufocat de limbajul informaticii
i inundat de formulare.'de afaceri i mesaje oficiale, o scrisoare bine conceput este
ca o raz de soare cobornd pe biroul cuiva. Persoana care a expediat-o este
mulumit c a fcut acest lucru, iar persoana care a primit-o se simte chiar i mai
mulumit dect prima. Scrierea unor astfel de scrisori, atl personale ct i de afaceri,
ar trebui, s constituie un reflex condiionat pentru un membru al conducerii. Unei
persoane din corpul executiv nu ar trebui s i se aminteasc s scrie astfel de scrisori.
Aceast seciune a crii de fa se ocup cu partea personal a scrierii unei
scrisori de afaceri. Nu numai c alctuirea unei asemenea scrisori presupune o
structur, o form, o etichet, dar cel ce redacteaz scrisori personale bune trebuie
s-i foloseasc sentimentele la fel de bine ca i stiloul sau clapele mainii de scris,
pentru a comunica un mesaj. Informaia urmtoare acoper tipurile de scrisori care
fac plcere simultan tuturor oamenilor ce ndeplinesc o funcie eficient i, indirect,
mbuntesc imaginea celor ce le-au scris, n mediul lor de afaceri. Nu conteaz
dac autorul conduce o firm, o fabric sau o banc.
Sfera acestui gen de scrisori de afaceri cuprinde totul, ncepnd cu urrile de
succes adresate cuiva n noua sa afacere, plin de cutezan i sfrind cu
explicaiile date preedintelui unei agenii publicitare, sau unei agenii de relaii cu
publicul de ce nu i-a ncasat profitul; de la redactarea unei scrisori de condoleane
adresate recepionerei biroului cu ocazia decesului soului ei, pn la prezentarea
unui prieten din conducere unor parteneri de afaceri din Rio de Janeiro.
Influena unei bune scrisori este considerabil. Am vzut multe exemple de
acest gen. Un consilier a trimis o scrisoare de mulumire unei tinere din familia
directorului care oferise un banchet pentru dousprezece persoane din industria de
boilere la care fusese invitat i el. Nimeni altcine'va dintre participani nu se gndise
s trimit o scrisoare de mulumire gazdei. Dup primirea scrisorii destinatara a
fcut-o s circule sugernd celorlali din consiliul de conducere c ar trebui s
trimit asemenea scrisori clienilor din afara i n mod deosebit cumprtorilor mai
^nsemnai ai companiei. Compunerea unei scrisori reuite care s conin i o not
personal, dar care s fie de afaceri, nu este numai cel ma potrivit i amabil lucru
pe care trebuie s-1 faci, ci este i cel mai inteligent.
Oricine se simte lipsit de inspiraie n scrierea scrisorilor, nu are dect s
mearg la Biblioteca public i s-i petreac puin timp parcurgnd vestitele colecii
de scrisori, de unde se poate inspira. (Un exemplu: Citete toate volumele operei
clasice Elemente de stil" Macmillan de Strunk i White, ediie revzut 1959.
Merit s tii cum trebuie folosit corect limba englez.)
97
Drag domnule
Williams"
98
LETITIA BALDRIGE
100
_ jJETITIA_ BALDRIGE
Sau, n ultimul paragraf al scrisorii:
,... i doresc {ie, Serenei i copiilor un Pate fericit. Dup iarna prin care am
trecut sper din toat inima s v aflai ntr-un loc clduros i nsorii".
Sau, poi scrie cteva rnduri de mn la sfritul unei scrisori dactilografiate.
Dac ai de fcut cunoscut ceva important, scrie pe o bucat de hrtie separat
sau trimite o alt scrisoare, care s conin numai informaii referitoare la
afaceri. Astfel, scrisoarea ta de afaceri poate s ajung la destinatar fr a fi
inclus n ea vreun comentariu personal.
Puin umor si o uoar laud la adresa destinatarului scrisorii snt doi factori'
constani de succes n scrierea scrisorilor.
... imediat dup fraii Rockefeller, tu poi fi cel mai de ndejde executiv din
SUA. Succesul tu va fi fenomenal!".
Abjinefi-te de la folosirea unui limbaj obscen ntr-o scrisoare, chiar dac
crezi c acest lucru va accentua punctul principal. Un cuvnt sau o expresie
urt este ntotdeauna i mai exagerat cnd este dactilografiat. Scade nivelul
textului.
Asigur-te c primul paragraf din scrisoare relev clar scopul acesteia. Nu-1
obliga pe destinatar s scormoneasc prin nimicuri, n ncercarea de a gsi
scopul real al scrisorii.
nainte de a scrie scrisoarea f o list cu toate punctele pe care trebuie s le
cuprind i folosete-o ca ghid n construirea paragrafelor, punct cu punct.
Iat un tip simplu de list:
- complimenteaz-i corespondentul pentru recentul su meci de golf;
- descrie-i noua ta linie e produse i explic-i de ce acestea i-ar putea fi de
,
folos lui;
- menioneaz exclusivitatea lor;
- spune-i cnd i ce cantitate i poi furniza; *
- refer-te la pre;
- d-i veti despre colegii de breasl;
- semneaz.
Nu exagera, urmrind s-l convingi. Ii scade credibilitatea. Este bine s
exagerezi cu urrile - i urez un milion de realizri pentru noua ta
ntreprindere" - dar nu este bine s spui toi concurenii ti au luat noul
nostru produs", dac nu este adevrat.
Scrie simplu. Sfatul Iui Malcolm Forbes este de a cuta s renuni la toate
cuvintele i propoziiile care nu snt necesare - chiar i paragrafe ntregi".
Fratele meu, Mac Baldrige, a repurtat un mare succes cnd a programat
procesoarele de cuvinte ale Departamentului comerului astfel net s
resping jargonul i formulrile incorecte din punct de vedere gramatical (de
exemplu, a priorita, linia din fund, impacta folosit ca verb etc). Acesta a fost
unul din primii pai pe care i-a fcut ca Ministru al comerului n
administraia Reagan.
Scrie interesant. Citete sfaturile lui William Safire, comentator la New York
Times privind cuvntul tiprit, astfel net s nvei s foloseti modelele de
discursuri corect, dar adugndu-le stilul tu propriu,
'Redacteaz cu atenie orice scrisoare important. Rescrie scrisoarea dac
trebuie, astfel net s fii sigur c e clar i-i atinge scopul i c nu conine
confuzii inutile". Acest lucru este valabil att pentru scrisorile de afaceri
obinuite ct i pentru cele strict profesionale.
101
102
103
Complimenteaz persoana
respectiv pentru modul n
care s-a prezentat
Mulumete-i ageniei i
ureaz-i noroc
'
. . - - ' -'.
__
LETITIA BALDRIGE
105
106
LETITIA BALDRIGE
Menionezi motivele
concedierii
;
(
'
Oferii-v s discutai cu
orice viitor patron
Cereri de demisie
n majoritatea cazurilor de demisie, este nelept ca persoana care demisioneaz
s elaboreze o cerere ct mai pozitiv posibil. Fie c ai ales tu s demisionezi, fie c
eti forat s o faci, cererea va rmne la dosar i va fi vzut n viitor de persoane
care ar putea s aib vreo influen asupra vifcii dumitale.
- " " " ,
07
de serviciu
Enun motivele
demisionrii
Complimenteaz
conducerea i
angajaii
,.
Menioneaz
cu mndrie
realizrile tale
ncheie
printr-un paragraf n care
ureaz companiei numai bine
108
._____^_J
LEIIIABALDRIGE
Scrisori de acceptare sau refuz ca rspuns la invitaia de a te
altura consiliului de conducere al unei instituii non-profit
Scrisoare de acceptare
... Invitaia dumneavoastr, prin care snt solicitat s m altur consiliului de
conducere al Institutului Mellon de alfabetizare, este o mare onoare i o accept
cu plcere.
*
Am urmrit paii uriai pe care i-a fcut institutul n cadrul comunitii i chiar
n afara statului nostru n vederea combaterii analfabetismului n cretere. Sub
conducerea domnului Melton, sper s fiu capabil s contribui la activitile
desfurate de institut. Voi cuta, de asemenea, modaliti prin care compania
mea v-ar putea ajuta n munc.
'
Atept cu nerbdare s lucrm mpreun, Domnule dr. Melton, precum i cu
personalul institutului.
Scrisoare de refuz
... Cu mare regret m vd nevoii s resping invitaia dumneavoastr de a m
altura consiliului de conducere al Institutului de alfabetizare Melton.
Am admirat ndelung excelenta munc de combatere a analfabetismului dus de
competenii oameni din acest institut. Programul dumneavoastr i-a atras stima
i admiraia naional.
Motivul datorit cruia m vd nevoit s refu/ aceast onoare const n aceea c
snt deja suprasolicitat de dou funcii n alte consilii de conducere. Am n
vedere n momentul de fa i unele schimbri n cadrul companiei mele i
trebuie, mai degrab, s-mi restrng dect s-mi lrgesc activitile din afar.
Voi rmne, cu siguran, un sprijinitor al Institutului i sper s apelai lasfaturile i ajutorul meu ori de cte ori vei avea nevoie.
Toate cele bune i un an plin de succes n minunata dumneavoastr munc...
(Not: Dac un cec de donaie nsoete scrisoarea de refuz, dezamgirea va fi
mai mic pentru institut).
'
109
Scrisori de protest
Redactarea scrisorilor de nemulumire
Redactarea unei plngeri cu adevrat eficient cere timp i gndire. Nu o trimite
imediat dup ce ai scris-o, pentru c ea oglindete, probabil, mult prea relevant,
emoia i furia. Recitete-o cu obiectivitate a doua zi, corecteaz greelile (inclusiv
cele gramaticale) i ndeprteaz orice not de emotivitate. Gndete-te c scrisoarea
ta poate fi artat multor oameni. Fii politicos. De obicei se acioneaz cu mai mare
rapiditate cnd scrisoarea este redactat ntr-un mod sobru, dect ca urmare a uneia
isterice.' Renun, de asemenea, la sarcasm n conceperea ei. (Cnd eu snt cea
jignit, am tendina de a presra plngerea cu sarcasm, precum sosul picant pe un
hamburger, dar aceasta nu ajut niciodat.)
Cu sinceritate,
Helene Jenkins, vicepreedinte executiv
i/___
LEITIA BALDRIGE
'
7/7
Plec din ora peste o or, ntr-o cltorie de urgent, dar dup ce m voi
ntoarce, peste dou zile, voi putea veni la dv. la birou pentru a discuta ntreaga
problem de la om la om.
mi pare foarte ru c nu ai putut folosi invitaiile pe care le-am tiprit,
dar cred c studierea situaiei, fr prtinire, ar demonstra c nu sntem noi
singurii vinovai de neplcerea pe care ai avut-o cu serviciile noastre. Atept
cu nerbdare s discutm mpreun aceste lucruri.
Cu sinceritate
Minuta intern
Modul n care scrii o minuta intern este edificator n ceea ce privete stilul de
conducere i personalitatea ta. O not intern bine ntocmit poate servi unor
scopuri ofensive sau defensive. i d posibilitatea de a dezvolta sau a rezuma tot ce
a fost important ntr-o edin sau ntr-o expunere destul de lung. O not bine
scris i reflect simul umorului, dac l ai, precum i capacitatea de exprimare.
Ceea ce vrei s spui n
4 trebuie s fie exprimat clar i s ias imediat n eviden
rspunsul, dac este ateptat vreunul.
De exemplu, dac scrii o not cu intenia de a se aciona prompt, nota va fi
folositoare dac va indica cine ce trebuie s fac, ce s-ar putea ivi i cum se va
proceda n acest caz; atunci ai scris o not folositoare.
Unei persoane venite de curnd n conducere trebuie s i se arate, de ctre un
membru bine pregtit al Biroului Resurselor Umane (sau de un membru bine
instruit), care snt procedurile practicate n cadrul companiei, privind scrierea
notelor interne.
112
,.
LETITIA BALPRIGE
j
i
2 iulie 1987
Nu semna fr a scrie
nainte cteva cuvinte amabile
Model'simplificat de scrisoare
Numele companiei
Adresa companiei
Oraul, statul i codul,
secia sau circumscripia
(urmeaz textul notei)
Semntura i titlul tu
__
LETFTIAJBALDRIGE
Not - scrisoare
Numele companiei
Adresa companiei
Oraul, statul i codul
Doamnelor i domnilor:
(urmeaz textul notei)
Al dumneavoastr sincer
Semntura i titlul tu
115
J/tf
LETITIA BALDRIGE
talent. Oameni cu entuziasmul i devotamentul tu au adus companiei succesul
real de care se bucur n prezent. Tu eti la fel de important ca i conducerea
din fruntea companiei i produsele pe care le vindem.
Felicitri!, Snt mndru s te am n echip i i doresc nc 25 de ani fericii,
sntoi i productivi alturi de noi.
Scrisori de ncurajare s
O scrisoare trimis cuiva care tocmai a trecut printr-o perioad foarte grea,
nseamn foarte mult pentru acesta. Dac un coleg tocmai a trecut printr-un proces
murdar, sau s-a ntors de la un program de reabilitare.foarte dur, sau a ieit din
spital dup o lung internare, un bilet de ncurajare este ntr-adevr apreciat.
Dac o cunoti bine pe persoana respectiv, include un compliment personal
plin de cldur.
,
... Bine ai venit din nou lng noi. Ne-ai lipsit din multe motive. n primul
rnd pentru c eti o persoan minunat i, n al doilea rnd, pentru c i faci
att de bine treaba net nimeni din jur nu te poate nlocui. Am navigat cu
pnzelejos.
Nici n-ai idee ct e de bine c te-ai ntors din noii acas".
Dac nu cunoti bine persoana respectiv exprim-i, totui, un sentiment
sincer, fr exagerri: ... Rentoarcerea ta ne va. face pe toi, cei din birou, s ne
simim mai bine. Sper c eti complet refcut Ne-ai lipsit cu adevrat.
117
protocol a crui mam a murit. Scrisoarea lui este circumspect, dar clduroas. Al
doilea exemplu reprezint scrisoarea unui membru din executiv ctre un alt niembru,
care i este i bun prieten, cu ocazia morii soiei acestuia. Ambele scrisori snt n
linii generale asemntoare:
Exprima ct eti
de afectai de
vestea aflat
Ijxud persoana
care a murit.
Dac tii ceva
mgulitor
despre
decedat,
menioneaz.
Ofer-i concret
serviciile
118
LETITIA BALDRIGE
Scrisoarea trebuie s fie una de apropiere. Vorbele-i despre cutarea unei noi
slujbe i nu-1 comptimi.
Tocmai am aflat vetile proaste. Probabil c pe moment acestea te-au drmat,^"
dar gndete-te la priceperea i experiena pe care le-ai acumulat. Vei gsi
probabil ceva care s-i plac mult mai mult ntr-o companie care i va aprecia
pe deplin talentul.
Pentru mine, tu eti nvingtorul. Este doar un regres temporar. Sun-m s-mi
spui cnd putei veni tti i Jean la cin. Am putea vorbi mai degajat despre
viitorul tu. Am cteva idei i snt sigur c i tu ai...
.,
11
119
30 martie 1982
Dragi prieteni
,
Vinerea trecut a disprut o mare instituie. A fost un eveniment semnificativ i
trist iar pentru mine o mare pierdere, ntruct am petrecut acolo ani numeroi i
frumoi, eu fiind o mic parte a acestei instituii.
Probabil c nu ne vom, mai vedea, aa c a vrea s profit de acest moment i s
exprim membrilor consiliului de administraie i celor din colectivul de
conducere, domnului Gene Callan, n special, gratitudinea i admiraia mea fa
de uurina i tolerana cu care s-a efectuat aceast tranziie. Am participai la
mai multe lichidri a unor firme mai mici i mai puin importante i nici una nu
s-a desfurat cu atta calm ca aceasta, fapt ce a fost de mare ajutor .celor
implicai.
" . "~
;
Vreau, de asemenea, s-mi exprim gratitudinea fa de toi pentru plcutele i
constructivele ntlniri pe care le-am organizat mpreun. A fost nemaipomenit
s fac parte din aceast instituie i din echipa sa de conducere. Au fost timpuri
de care-mi voi aduce ntotdeauna aminte cu plcere.
V transmit tuturor, i fiecruia n parte, cele mai bune i sincere urri. Sper ca
drumurile noastre s se mai ntlneasc n viitor.
Cu sinceritate
.' - '
Charlie Unfodt
120 ;. , i;
LETITIA BALDRIGE
:
Cu ocazia unei aniversri importante a companiei: Ce drgu din partea
dumneavoastr c ne-ai scris. Sntem cu toii mndri de compania noastr".
Cnd a fost avansat la un nivel superior n companie: ... Bineneles, m
simt mndru, fericit i ncreztor n...".
Nu cere o favoare ntr-o scrisoare de mulumire. O scrisoare prin care aduci
mulumiri trebuie s fie expresia gratitudinii tale. Dac ceri o favoare, o
donaie sau orice altceva ce ar impune destinatarului o aciune concret,
distrugi impactul gestului de recunotin. (Orice favoare pe care doreti s o
ceri trebuie exprimat ntr-d alt scrisoare i trimis altdat.)
Codujnanierelor n afaceri
J2l_
122_
________
LETITIA BALDRIGE
Apreciez faptul c ai acordat atta timp i efort pentru a insera aceast companie
n artico'ul tu. Totui, pentru mine, cititorii ti i public, trebuie s evideniez
cteva afirmaii incorecte care au fost fcute:
(Lista acestora.)
Am marc respect penlru tine ca jurnalist, aa c sper avnd la dispoziie
explicaiile oferite, vei putea s publici o retractare. i mulumesc pentru orice
poi face n acest sens...
123
Dac cineva i face cinste cu un prnz, esle recomandabil s-i trimii o scurt
not de mulumire, fie c ai servit homari ntr-un restaurant scump sau ai servit doar
o salat de fructe ntr-o ceainrie. Chiar dac persoana care te-a invitat la mas a
fcut-o pentru a putea ncerca s negocieze cu line sau s se achite de o favoare pe
care i-ai fcut-o, tu ai obligaia i bunul sim s scrii o not de mulumire.
Vechea tradiie, care susinea c este de datoria soiei s scrie notele de
mulumire, nu mai este valabil n era noastr, er ce presupune egalitatea dintre
brbai i femei. Pentru mesele la care soiile nu snt prezente, evident c brbatul,
membru al executivului, va mulumi gazdei sale. La mesele la care ambii soi snt
prezeni i ambii lucreaz n ntreprindere, fiecare trebuie s scrie o not de
mulumire. Nu conteaz dac att membrul din executiv ct i soia lui scriu gazdei i
i mulumesc n numele cuplului. Ceea ce este ntr-adevr important este ca
scrisoarea s fie trimis n timp de trei sau patru zile de la cin.
.
Mulumiri unui bun prieten
care te invit la un prnz neoficial
... Mii de mulumiri pentru reuitul prnz de ieri. A fost minunat s ne vedem i
noua ta poziie pare perfect. Felicitri pentru obinerea ei!
Cred c nu va trece mult timp pn vom lua din nou masa mpreun. Te sun n
cteva zile ca s stabilim timpul i locul...
Mulumiri adresate cuiva care i-a
rmas dator n afaceri i te invit la mas
... Prnzul de ieri a fost foarte plcut. M bucur c ai primit aprecierea noastr
pentru prezentarea ta i a echipei care a fost mai bun dect a oricruia. M
atept la lucruri mree din partea voastr.
Mulumiri unui coleg care te invit acas la cin
Aceasta cere o not mult mai atent.
... Amy i cu mine ne-am distrat nemaipomenit seara trecut. Ce cin minunat
ne-ai oferit! Amy a spus c nu a vzut niciodat asemenea liliac frumos. Mie
mi-a plcut enorm sufleul de lmie, Ia desert. Am fost n mod special nentai
s-i cunoatem pe simpaticii votri copii.
Una dintre cele mai bune consecine ale transferului meu aici este prietenia pe
care am legat-o cu noii colegi i clduroasa primire de care m-am bucurat.
Amndoi v mulumim foarte mult pentru seara trecut...
124
_____
LETITIA BALDRIGE
"
"
... Sntei categoric eroul ntregii familii, n mod special datorit victoriei
spectaculoase de ieri a Clubului... Locurile noastre au fost foarte bune. Pentru
prima dat copiii i-au putut identifica pe juctori dup figur i nu doar dup
numerele de pe tricouri. A fost o zi emoionant.
Helen, Toby i Warren v mulumesc, mpreun cu mine, pentru acest dar deosebit.
Pentru bilete la opere de binefacere
... Biletele dumneavoastr au fost toate folosite seara trecut. Ronald James ataatul nostru i cu mine - am reprezentat compania noaptea trecut la dineul
Premio D'Oro de la Remington.
Concertul de oper a fost magnific. Mncarea, de asemenea, excelent (i vinul la
fel) i am reuit s-1 cunoatem pe primar i pe soia lui. Am dansat foarte mult.
V mulumesc pentru c ne-a dat biletele companiei. Ne-am distrat grozav i
cauza a meritat i ea cu siguran.
(orict
'
' .
... Tocmai am primit noul calendar Trealco, la timp pentru a-mi putea nota toate
ntrunirile de afaceri i deciziile din noul an.
V mulumesc. n fiecare an atept cu nerbdare acest calendar ic. S nu m
uitai i v doresc s avei un an bun.
Mulumiri pentru druirea unui produs nou
Noul dispozitiv pentru ap este de prim calitate. L-am montat imediat la
robinet i funcioneaz minunat! A fost uor de instalat, este uor de folosit i e
foarte eficace. Snt sigur c vei avea un mare ctig cu acest produs. V
mulumim c v-ai amintit de noi i la Crciun i c ne-ai oferit posibilitatea de
a fi printre cei norocoi care au putut proba acest nou produs.
Vacan plcut i succes la lansare...
126
LETITIA BALDRIGE
Explic de ce
este alt de
folositor
Sper s aranjm
apartamentul astfel ca
ntr-o zi s ne putei
vizita i s vedei cum
am folosit darul
dv. de nunt.
Exprim-ji prerea
despre cadou,
plcerea de a-l fi
primii i descrie
felul n care l
vei folosi
i
Codul manierelor n afaceri
Scrisori de la prietenii personali ai pensionarului, prin care i doresc numai
bine.
Scrisori de la pensionar ctre toji cei care i-au scris sau i-au trimis cadouri.
Iat cteva exemple:
J^ETIJJABALDRIGE
Meritai s v aflai printre juctorii de golf, iar Ruth merit s v aib lng ea
dup toi aceti ani n care v-ai cheltuit timpul muncind pentru rezolvarea
problemelor noastre. Ctigul ei nseamn pierdere pentru noi. Sper s v
amintii mereu acest lucru.
Prietenii dumneavoastr v spun ntristai, adio!
129
4.
Cum te mbraci
pentru serviciu
F
130_
LETITIA BALDRIGE
131
Protocolul sacoului
' O hain la dou rnduri de nasturi este fcut s stea ncheiat i nu cu nasturii
descheiai.
;
Un brbat, care lucreaz deseori fr sacou n birou, nu trebuie s poarte
niciodat cma cu mneci scurte. Aceasta nu trebuie s apar nciodat.
Cmaa cu mneci lungi arat mult mai bine, chiar dac le ii suflecate pn la
cot cnd este prea cald.
Dac lucrezi fr hain n birou, o mbraci neaprat atunci cnd te duci s-i
vezi superiorul. Acelai lucru trebuie fcut, bineneles, dac un client sau un
cumprtor din afar intr n biroul tu, sau orice alt persoan important din
exterior. Este un semn de consideraie.
O femeie care i scoate jacheta la birou trebuie s o mbrace din nou, exact n
aceleai mprejurri n care o face i brbatul.
132
L E T I T I A
_____
BALDRIGE
Dichisirea
Piatra de temelie a unui aspect plcut esle s fii dichisit.
Trusa de cosmetic
Personalul din corpul executiv trebuie s pstreze undeva, ntr-un loc din birou,
o trus de ajutor pentru ca s-i mprospteze Jinuta n timpul zilei, sau cnd se
pregtete pentru diferite evenimente care au loc dup orele de program.
O astfel de trus trebuie s conin urmtoarele:
Pentru brbai
Periua i pasta de dini
Ap pentru cltit gura
Pieptene i perie
Fixativ
Aparat de ras
After-shave sau parfum
Echipament de curat
pantofii
Pentru femei
Periua i pasta de dini
Ap pentru cltit gura
Pieptene i perie
Fixativ
Fard
Parfum
Ustensile de ters pantofii
Trus cu ac de cusut
Ciorapi de schimb
Mini
Pentru brbai
- Cma curat
- Gulerul i manetele verificate
ca s nu fie uzate
- Cravata frumos
nnodat i
neptat
-S nu fi czut
mtrea pe haine
Pentru femei
- Parfum aplicat
cu economie
- S nu fi rmas
fard pe umerii
rochiei, bluzei
sau jachetei
- S nu se vad
bretelele de la
furou
- Unghiile curtale i ngrijit
tiate
Crema de mini
bine aplicat
Geanta
sau/i
servieta
Mnui
- osete curate
trase bine
- ireturile de la
pantofi sau ,
ciucurii de la
mocasini potriviri ct lungime
133
- Dresul s fie
bine ntins pe
picior
- Dac face cute
pe picior s fie
bine ntins din nou
- Pielea curat i de
bun gust
- Mnerul lustruit
- Curate
Prul
Cnd se uit la tine cineva, unul din primele lucruri pe care le observ este
prul. Nici un funcionar superior din conducere nu vrea ca imaginea companiei s
fie afectat de stilul extravagant n care-i poart prul vreunul din membrii direciei
sale, bineneles dac nu este implicat n prezentarea albumelor video ale starurilor
rock. Linia prului tu poate fi la mod, fr a fi nzorzonat. Un brbat cu prul lung
sau cu un aspect exagerat african arat ca i cum ar lupta mpotriva instituiei n loc
s munceasc pentru ea.
Barba i mustaa cnd snt, cnd nu snt la mod. Multor directori nu le place,
dar sufer n tcere din cauza tunsorilor ciudate ale celor din subordine. Exist ceva
plcut n aspectul ngrijit al unui brbat proaspt ras i cu trsturile feei distincte,
n loc s-i fie ascunse de pr. Este important s se fac deosebire ntre un anturaj de
creatori, sau de intelectuali (unde abundena prului pe fa este la mod) i un
anturaj conservator, de oameni de afaceri (unde abundena prului pe fa este
considerat ca o lips de ngrijire).
O femeie cu prul lung, lsat drept pe spate, d impresia c se aga obsesiv de
tineree, ceea ce face s par imediat mult mai btrn. O femeie care i onduleaz
tot prul i l poart n uvie dezordonate, n genul unei jungle nedefriate", poate
prea celorlali ca o mtur. O femeie care-i ntinde prul la maximum trebuie s-i
dea scama c acest stil este impropriu la serviciu. O femeie trebuie s arate ceea ce
are n cap i nu ceea ce i crete pe cap!
Iat alte cte'va sfaturi privind ngrijirea prului pe care este bine s le ia n
consideraie femeile:
Ai grij ca prul s fie frumos pieptnat sau periat tot timpul, dar nu-1
pieptna n faa altora.
Nu-i asfixia colegii cu fixativul prului tu.
Promite-i ie nsi s nu fii niciodat vzut n public cu bigudiurile pe cap.
Nu-i trece mina prin pr. Pipirea contient a vrfurilor prului sau
ndeprtarea lui de pe fa snt gesturi iritante i foarte neplcute. Este foarte
important s nu-i atingi prul n restaurant. Nu voi uita niciodat cnd am luat
masa cu un avocat, iar la o alt mas, chiar din faa noastr, era o femeie carei tot trecea degetele prin pr. Avocatul a spus c vznd-o, fcea, fr s vrea,
o analogie care-i tia pofta de mncare, ntre prul ei i spaghetele din farfurie
pe care le prefira cu furculia.
LETITIA BALDRIGE
Fardul
Fr ndoial c fardul nfrumuseeaz aspectul unei femei. Cnd este aplicat cu
dibcie, el ascunde anumite trsturi neplcute ale feei, dar cnd este aplicat cu
nendemnare accentueaz aceste trsturi. O fa fardat n mod excesiv este
neplcut.
O femeie deteapt i d seama c pentru viaa de birou cu ct e mai puin cu
att este mai bine". Ea nu va dori niciodat ca fardut s fie primul lucru care se
observ cnd o priveti. De aceea ea folosete mai puin fard pentru birou dect
pentru timpul Hber.
Acelai lucru este valabil i cu privire la purtarea bijuteriilor la birou. Pune-i
cte vrei, dar nainte de a iei pe u mai scoate-i ceva. Verific-i faa cu un ochi
critic i apoi mai terge ceva, mai lumineaz altceva i diminueaz orice este
exagerat.
Pentru birou ar fi suficiente:
crem de fa;
fond de ten incolor sau care se potrivete perfect cu nuana pielii tale naturale;
o tampor.are uoar cu pudr;
puin fard rou de obraz;
\ '' v[_i35
conturul subire al ochilor, nu prea ntunecat, aplicat astfel nct ceilali s nu-i
dea seama de el (ceea ce nseamn s nu fie culori prea luminoase); ',
creion pentru sprncene (aplicat uor, urmrind conturul iniial al
sprncenelor).
Fardul de pleoape i rimelul nu se folosesc la birou. De asemenea, nici alte
produse de nfrumuseare, cum ar fi genele false, pudra aurie, adaosuri artificiale de
frumusee sau alte iucruri care atrag atenia.
;, "'
Femeile de afaceri trebuie s-i tearg automat rujul de pe buze nainte de o
ntlnire, sau la mas unde se vor servi lichide. Nu exist nimic mai respingtor ca
un pahar, o can sau o ceac cu un cerc de ruj lipicios - imediat se anuleaz
seriozitatea femeii respective. Dac-i terge rujul nainte, cu o batist, ceea ce mai
rmne pe buze nu'va murdri paharul sau ceaca.
Unghiile
Unghiile curate i manichiura fcut snl tot att de importante pentru inuta
unui brbat ca i pentru cea a unei femei. Minile snt constant expuse vederii i
constituie o parte important din inuta unei persoane de conducere. Unghiile
murdare i roase provoac o impresie puternic negativ. O femeie care i d
unghiile cu lac trebuie s foloseasc o culoare plcut (altfel - poate crea o impresie
exact invers, neplcut). Unghiile lungi i ascuite, lcuite cu un rou aprins, sau
un purpuriu pasional", atrag ca un magnet atenia tuturor. O femeie mndr de
unghiile ei foarte lungi va trebui s renune la preferinele sale de manichiur n
favoarea carierei.
136
Director proaspt angajat
3 costume de iarn (poate albastru
nchis sau albastru nchis cu dungi
cenuii, din ln fin, n carouri, de .
culoare deschis)
3 costume de var (n dungi subiri
de poplin'ivonu ori bleumarin, sau
din bumbac, n dungi)
1 vest bleumarin uoar, care se
poate purta i iarna i vara
1 jachet sport, de purtare, din twced
2 perechi pantaloni diferii dintre
care unul este din jerse cenuiu
3 perechi de'diveri pantaloni (blugi,
pantaloni kaki aau de catifea reiat)
3 pulovere
12 perechi de ciorapi de purtare;
4 perechi de ciorapi pentru sport
1 pardesiu sau palton dup cum
este clima
1 hain de ploaie
12 cmi pentru ntlniri de afaceri
8 tricouri sport (sau polo)
12 cravate
3 curele (neagr, maro, n dungi sport)
2 perechi de pantofi de zi (maro
i negri)
14 seturi de lenjerie de corp
3 pijamale de iarn i 3 de var
1 halat pentru cltorie
1 pereche papuci pentru cltorie
Haine pentru sporturile practicate
inclusiv pentru sporturile de iarn
Haine pentru jogging, costume
de var, orturi, tricouri
nclminte sport (adidai, clpari ele.)
Cizme pentru excursii sau de
lucru, dac este cazul
Mocasini sau altfel de pantofi sport
LETITIA BALDRIGE
Director care are deja o oarecare
vechime n munc
5 costume de iarn
5 costume de var
2 bluzoane albastre (pentru var i
iarn)
2 sacouri sport, din stof
2 perechi de pantaloni diferii
4 perechi de pantaloni oarecare
5 pulovere
14 perechi de ciorapi;
8 perechi de ciorapi pentru sport
1 pardesiu i un palton pentru orice
climat
1 hain de ploaie
24 cmi pentru ntlniri de afaceri *
12 tricouri sport (polo)
20 cravate
4 curele
4 perechi de pantofi
14 seturi de lenjerie de corp
5 pijamale
1 halat de baie i de cas pentru cltorie
2 perechi de papuci (de iarn i var)
(la fel)
(la fel)
(la fel)
(la fel)
(la fel)
Pentru ocazii
Costum dechis pentru cin
2 cmi de sear
2 cravate negre
Bretele
1 pereche de pantofi cu ireturi
(sau pantofi uori cu fund)
2 perechi de ciorapi negri de sear
137
birou
Cmi i cravate
M-odul n cave un brbat i asorteaz cmaa cu cravata nu trebuie s fie
ntmpltor; culcarea se asorteaz cu imprimeul.
Cmaa
Poate avea gulerul prins n nasturi sau liber.
Poate avea nasturi la manet sau, mult mai oficia], manete franuzeti"
(care cer butoni).
Poate fi o cma de ora, cu guler i manete contrastante - purtat n timpul
stabilirii n rsritul rii, dar n alte comuniti poate fi purtat numai n
anumite ocazii.
Mnecile s fie ndeajuns de lungi, nct maneta s se vad din hain
aproximativ 2 cm i jumtate.
i
Lenjeria (rnaieul) care se vede atunci cnd un brbat se relaxeaz, cu cmaa
descheiat la gt, este un lucru lot att de respingtor ca bretelele de la furou atrnnd
la o femeie. Un brbat care poart un tricou pn la baza gtului trebuie s-i in
gulerul ncheiat; dac st cu gulerul descheiat trebuie, de dragul celor prezeni, s
poarte un maieu destul de rscroit care s nu se vad la gt.
138
LETITIA BALDRIGE
Cravata
Cravata trebuie aleas avnd n vedere asortarea ci cu costumul i cmaa deja
achiziionate pentru a fi purtate n timpul zilei. Brbatul cu simul culorilor i
priceput i poate permite inventivitate n combinarea culorilor cmii cu cele ale
cravatei; altfel trebuie s se rezume la combinaiile clasice.
Limea cravatelor brbteti variaz n funcie de schimbrile survenite n
mod. Dac un director are dulapul plin cu cravate late, i la mod snt cravatele
nguste, poate s Ic schimbe croiala i sa le ngusteze. Dac are un dulap plin cu
cravate nguste, trebuie s le pstreze pn vor fi din nou la mod. Brbatul care nu
are simul modei trebuie s-i foloseasc ochii pentru a observa ce fel de cravate
poart brbaii din jurul Iui (n plus, se poate uita ntr-o revist de mod
brbteasc, mai ales la reclamele pentru cmi).
Un brbat care este foarte nalt trebuie s-i cumpere cravate foarte lungi, de Ia
un magazin brbtesc special, sau s-i comande cravate adecvate. Un brbat foarte
scund poate s-i scurteze cravatele n armonie cu talia sa, cravata fistichie'",
imprimat cu mesaje vesele, sau un design, este potrivit numai n afara serviciului
unui director. La birou, acest gen de cravat e pueril sau chiar prosteasc.
Papionul l face pe brbat s par mai tnr i cteodat bizar. Dac este purtat
permanent, devine un fel de caracteristic a persoanei respective - alii l vor descrie
ca pe cel cu papionul". Dac un brbat i dorete s aib un astfel de semn
distinctiv, nu exist nici o contraindicaie care s-1 mpiedice s-1 foloseasc.
Genul conservator
Afacerile bancare i financiare cer o inut clasic. Un brbat care are de-a face
cu trusturi i. proprieti, de exemplu, trebuie s poarte cmi i cravate n anumite
combinaii de tip auster, dup urmtoarele indicaii:
cma alb cu cravat simpl (culori sobre, dungi i modele simple, care nu
snt iptoare);
cma cu dungi delicate i o cravat cu un imprimeu simplu.
___
_J39
ecosezul. n weekend un brbat poate purta orice combinaii, dar Ja birou acestea pot
prea prea iptoare.
Pantofii
Deoarece picioarele unei persoane din conducere snt aproape mereu la vedere,
pantofii lui trebuie s arate ntotdeauna bine, adic s fie de bun calitate i n stare
bun. Pantofii buni i menin ani de zile forma dac snt pingelii i H se repar
tocurile regulat, dac snt periai i curai zilnic, iar n timpul nopii snt inui pe
anuri. Modul n care i pstreaz un brbat nclmintea este tot att de important
ca i stilul acesteia.
Pantofii cu iret (cu bombeu sau fr) au constituit ntotdeauna linia clasic, dar
acum snt acccptai peste tot mocasinii i pantofii fr iret, comozi. Stilul gheat nu
face parte din inuta de serviciu. Brbaii care poart pantofi colorai atrag atenia
asupra picioarelor, ceea ce nu-i recomandabil n majoritatea afacerilor.
Ciorapii
Singurul gen de ciorapi pe care trebuie s-I poarte brbatul la serviciu este trei
sferturi sau mai lungi (cei lungi susinui de jartiere). Cnd un brbat poart
pantaloni bufani trebuie s evite s se vad pielea cnd st jos, imagine care poate
duna prerii despre rafinamentul inutei sale.
Iat cteya reguli generale despre culoarea ciorapilor:
Culoarea ciorapilor
Alb
Negri, bleumarin sau
gri nchis
:
Maro
Pastelai
Culori strlucitoare
. i crmizii
In ntregime negru
Asortata la mbrcminte
Costume albe pentru var
Pantofi sport, de iahting i mocasini pentru
activitile din timpul liber
Costume pentru ntlniri de afaceri
Costume maro sau kaki
Costume de var de poplin kaki i
imprimate (pentru cei rafinai)
Bluz marinreasc, sau jachet sport cu flanel
cenuiu, n dungi sau kaki, purtate doar n timpul
liber
i costume i cravat negre
Plrii
Pn n anii '50, plriei i revenea partea esenial a atraciei pe care o exercita
un brbat; ea reprezenta i o modalitate de a saluta. Cnd era prezentat unei doamne,
pe strad, brbatul- ridica plria n semn de respect. Cnd vedea un prieten, i
ducea mna la plrie n semn de recunoatere. In lift, nici un brbat nu a fost vzut
cu plria pe cap, n prezena unei femei.
Astzi plriile nu mai snt dect anexe ntmpltoare n garderoba unui brbat
240
LETITIA BALDRIGE
bine mbrcat. Un brbat poate avea o cciul de blan care s-i protejeze capul n
timpul iernilor geroase sau o apc de lenis care s-1 protejeze de soarele verii. Dac
i st bine cu plrie poate s poarte una de fetru, iarna, i una de pai (tare sau natur)
cu o band colorat, vara. Plriile mari de pai i cele colorate snt potrivite pentru
staiunile de pe rmul mrii, nu pentru birou.
Bijuteriile
'"
Muli oameni din zilele noastre snt nc de acord cu sentina rostit de Walter
Hoving, fostul preedinte al magazinelor de bijuterii din New York, Tiffany & Co.,
prin care a interzis vnzarea n magazinele lui a inelelor cu diamante ^pentru brbai.
El spunea c singurul fel de inel pe care trebuie s-1 poarte un brbat esle verigheta
sau inelul de colegiu.
. Muli directori superiori se simt jenai cnd un director tnr poart lan sau
brar de aur. Dac e o afacere excentric nu conteaz cum se mbrac cei din
corpul executiv, dar, n lumea afacerilor, un brbat ar trebui s poarte minimum de
bijuterii . (n timpul lui liber este, bineneles, altceva.)
Ceasul este, de obicei, prima achiziie important n materie de bijuterii,
urmeaz butonii asortai i n fine, cnd i dac are nevoie de haine de sear, butoni
asortai la o cma elegant.
Brbatul bine mbrcat", ca s-1 citez pe elegantul meu prieten din New York,
Edward Russell, este cineva ale crui bijuterii nu le observi, iar cnd n final vezi
ceva sclipitor, esle ntotdeauna de bun calitate i lipsit de extravagan".
141
Directoare cu experien\
(pentru iarn i var)
4 costume de zi
8 bluze
3 pulovere (potrivite pentru
serviciu)
5 fuste
5 rochii de zi
2 rochii negre speciale (pentru
cocktailuri i cin)
2 haine bine croite, una pentru
iarn, una pentru primvar
o hain de ploaie la mod
6 curele
6 earfe
cteva seturi de lenjerie de corp
4 cmi de noapte
un halat de baie pentru iarn; halat
de cas de mtase
12 dresuri
4 perechi de pantofi fr toc, sau cu
toc potrivit
4 perechi de sandale elegante, sau
pantofi uori fr toc
o pereche de papuci
o rochie lung de sear
o tog de bal
o fust de sear cu dou seturi
pentru bust
4 perechi de pantaloni lungi de
sport
6 tricouri sport sau de polo
4 pulovere pentru sport
2 costume de baie
mbrcminte pentru sportul pe
care-1 practic
ciorapi i osele sport
Accesorii
Accesoriile snt lucruri personale, la mod, care difer mult de la o femeie la
alta. O femeie care nu tie cum s-i asorteze accesoriile la garderoba pe care o are,
este mai bine s cumpere mai puine accesorii i acelea cu ajutorul unui prieten
priceput n mod sau al unui consultant din magazin.
La birou, accesoriile nu trebuie s fie bttoare la ochi ca form, culoare sau
sunet. Trebuie f revin din nou asupra faptului c moda la birou nu trebuie s
distrag atenia.
142
LETITIA BALDRIGE
Plriile
Plriile reprezint un avantaj nemaipomenit pentru o femeie creia i plac i
tie cum s le poarte. Ele pot nviora o rochie sau un costum ters, pot imprima o
not tinereasc unui costum; ele pot ascunde un pr nengrijit. O femeie care poart
plrii, trebuie s le aleag cu grij ca s se potriveasc cu haina i rochia sau
costumul pe care le poart.
Cnd st n birou, n timp ce muncete, ar trebui s-i scoat plria (dar dac
viziteaz un client sau un cumprtor, poate s-i pstreze plria, pe cap).
Gentile
n mod obinuit o femeie are nevoie de dou geni - una tip sport, ndeajuns de
mare pentru ca s ncap n ea toate lucrurile necesare unei zile de lucru i o geant
mai mic pentru cocktailuri, pe care s o poarte la ocazii deosebite, seara. Amndou
trebuie s se asorteze cu celelalte accesorii vestimentare.
Unele teorii feministe susin c femeile trebuie s nvee s mearg fr poete
i geni la serviciu, pentru c o femeie care poart geant, mai ales una mare, las
totdeauna impresia c scotocete n geant, ntr-un mod ct se poate de
nepro^esiorial, deranjnd i irilnd orice brbat care se afl n preajma ei.
Soluia la problema scotocitului prin geant const n organizarea cum se
cuvine a interiorului genii astfel net s tii unde se afl fiecare lucru. Pune-i toate
ustensilele personale de nfrumuseare, ca de exemplu pudra, pieptnul, rujul i
fardul de obraz ntr-un mic port-fard cu fermoar, astfel net s poi s le gseti
repede. Pune-i cheile pe un lan special, la care este ataat un inel mare, astfel net
s le poi gsi fr dificultate. ine-i ochelarii ntr-un toc pentru ochelari, astfel
net s-i gseti uor i s fie i protejai. Pune-i agenda, stiloul, carnetul cu adrese
i carnetul de cecuri ntr-o anume parte a genii, astfel net s le gseti i pe
"acestea foarte uor.
Gentile au nevoie de nfrumuseare. O geant din piele se cere, din cnd n cnd,
splat i lustruit la un elar. O geant din piele de cprioar are nevoie s fie
periat cu o perie special. Mnerul de metal al unei geni trebuie lustruit din cnd n
cnd.
O femeie nu trebuie s-i lase poeta pe biroul sau pe masa de conferine cnd
se afl la o edin, sau s o pun pe mas n timpul unei mese la restaurant. Geanta
nu trebuie s fie expus niciodat la vedere.
Bijuteriile
A purta bijuterii necesit o bun cunoatere a modului n care trebuie purtate.
Cel mai potrivit este s pori ceva foarte simplu ca o pereche de cercei mari, o
brar de o form neobinuit sau un lnior dintr-un material neobinuit. O not
perfect o poate da, de asemenea, un trio de lnioare suple din aur, cu mici
pandantive, care au fiecare propria lor istorie. Poate fi o bijuterie Art Deco sau ceva
care amintete de str-strbunica din secolul XIX. Niciodat nu este indicat s pori
mai multe bijuterii n acelai timp.
Aspectul picioarelor
Ciorapii de dam dantelai i dresurile brodate cu flori, psri, picouri sau alte
figuri nu trebuie s fac parte din inuta din timpul programului de lucru al unei
femei, pentru c ies n eviden i atrag n continuu atenia la picioarele ei. Se
potrivesc ns perfect pentru o inut Ia o petrecere de afaceVi sau de societate, care
are Ioc seara, pentru c snt concepui pentru inuta de gal de Ia serate.
144
__
___
LETITIA BALDRIGE
Pantofii
Pantofii unei femei snt deseori n centrul ateniei celorlalte persoane. De aceea
ei trebuie s fie lustruii i curai, cu tocurile ntr-o stare bun,
O femeie care poart sandale decupate n fa i unghiile date cu un lac de o
culoare frapant i ciorapi subiri, atrage atenia tuturor la unghiile ei roii. i dac
i nclmintea este excentric , ele snt i mai evidente. Dac poart pantofi de o
culoare neobinuit, trebuie s poarte o rochie care nu are o culoare iptoare, sau un
costum uni. Geanta trebuie s se potriveasc cu pantofii i s se asorteze cu ei. O
femeie care poart tocuri extrem de nalte la birou, nu poate merge graios; de
asemenea, ea sugereaz c nu are de gnd s munceasc n ziua respectiv, fiindc ar
solicita-o prea mult. O femeie care poart pantofi frumoi, bine fcui, de calitate
bun, cu tocuri potrivite sau joase, demonstreaz c este gata de aciune i poate
merge oriunde.
inuta adecvat
Cnd o gazd scrie n josul paginii, n partea dreapt a unei invitaii, indicaia
inuta adecvat" trezete, de obicei, confuzie. A fi mbrcat adecvat, pentru o
ocazie, reprezint un lucru, ntr-o regiune a rii, i cu totul alt lucru n alt regiune
a rii.
Este, ntr-adevr, datoria gazdei s explice ce vrea s spun i s nu foloseasc
ambigua directiv inuta adecvat". Este, de asemenea, datoria musafirului s sune
gazda dac nu nelege cum trebuie s se mbrace. Ar fi nelept din partea gazdei s
includ n .invitaie o mic not separat (aceste note s fie multiplicate, pentru a fi
puse n toate invitaiile i s conin informaii clare pentru musafiri, dac gazda
dorete ca ei s fie mbrcai ntr-o alt manier dcct cea obinuit, de serviciu:
Aducei-v echipamentul de tenis"; Veston i cravat necesare n sala de mese a
clubului"; V rugm s purtai nclminte pentru barc", pen.tru o invitaie la o
petrecere pe un vas.).
Cnd le di'ci la o petrecere ntr-o regiune cum ar fi n sudul Californiei, la care
brbaii se mbrac seara n inut de gal, mbrcmintea neoficial nu-i unul i
acelai lucru cu cea nengrijit. Pantalonii largi, blugii, puloverele i bluzele sport
trebuie s fie din materiale de calitate i s aib o croial dup ultima mod. Pantofii
ti trebuie s strluceasc de curenie. Prea muli oameni dintre cei care locuiesc n
oraele mari iau formula inuta adecvat" drept Vino mbrcat oricum". Pentru a
compune din diverse accesorii vestimentare un costum sportiv de bun gust, cere
efort i un sim deosebit al modei.
145
de lucru, cum snt i acetia, probabil c i va face s se simt mai n largul lor dect
atunci cnd ar fi n cel mai elegant costum al su, la Fragii Brooks. Oricum, dac
este un tip elegant, probabil c nu va descoperi asta dect dup o lung perioad de
acomodare. De ndat ce va ncepe s-i cunoasc mai bine pe oameni, va putea s se
mbrace dup preferinele sale din vata monden i ei l vor respecta pentru asta. Un
director, specialist n vnzri, mi-a spus c dac s-ar fi prezentat la o anumit
ntlnire altfel dect n hainele sale cele mai bune de ora, oamenii de pe teren s-ar fi
simit dispreuii :;i descumpnii. Cmile lui n dungi erau subiect de tachinare
amabil, aspectul su de Wall Streat reprezenta caracteristica sa i oamenilor Ie
place pur i simplu. (Evident, un director nu trebuie s mearg ntr-o misiune de
vnzri purtnd haine de gal dac exist pericolul de a se murdri n timpul
lucrului.)
dac va purta acelai lucru la Clubul de la Plaja Lawrence, n Long Island, unde
orturile mai lungi se impun n mod riguros (fr ca cineva s fi menionat acest*
lucru n vreo publicaie).
Cel mai bun lucru pe care-1 are de fcut o persoan din corpul executiv, nainte
de a se duce la o important ntlnire care se jine ritr-o stagiune, este de a cere sfatul
cuiva competent, pentru a evita nepotrivirile de mod prin mprosptarea garderobei
necesare n vederea petrecerii timpului liber.
147
Vara
Iarna
Pentru o petrecere de afaceri (cocktail la ora 18,00 sau cin la ora 19,00).
Brbatul
Femeia
Cel mai bun costum al su
Vara
Rochie neagr ori nchis la
de var de culoare nchis
culoare, sau rochie imprimat
Cravata sa favorit
Bijuterii strlucitoare
Pantofi uori sau sandale de sear Cea mai bun cma
Pantofi negri ntr-o stare
O poet mic
bun
Ciorapi obinuii sau fantezi
Iarna
Rochie sau costum de teatru
La fel ca mai sus, exceptnd
din catifea, brocart, satin,
faptul c va purta un costum
lame ele. (Culori nchise
dintr-un material gros de iarn
i strlucitoare, adecvate)
Poet de sear
Ciorapi obinuii sau fantezi
LETITIA BALDRIGE
148
Pentru o petrecere de sear cu inut obligatorie (ora 19,00 sau mai trziu).
Femeia
Brbatul
Costumul su de var de cea
Vara
Rochie scurt, midi sau
mai bun calitate i cravat
lung, de scar, dintr-un maneagr
terial rcoros sau subire
Cma de sear de foarte
(bumbac, sifon, organdi etc.)
bun calitate
Bijuterii sclipitoare
osete negre
Poet de sear
Pantofi luxoi din piele
Sandale de sear
neagr
Ciorapi de sear (simpli
sau brodai)
Costumul de ocazie de iarn
Iarna
Rochie scurt, midi sau
Cma de sear de foarte
lung, de sear, dintr-un
bun calitate
material clduros (de iarn)
osete negre
pentru sear (satin, brocart,
Pantofi luxoi din piele
lame, tafta grea)
neagr
Bijuterii sclipitoare
Poet de sear i sandale
de sear
Ciorapi de sear (simpli
sau brodai)
Pe perioada verii
John Doe poart la birou
Costum de ln subire, model marinresc
Cma galbci (sau orice culoare pastel)
Cravat bleumarin cu model
delicat, galben
nclminte de var, neagr,
cu osete subiri, bleumarin
149
In timpul iernii
John Doe poart la birou
150
Pentru bal
- Rochie lung, brodat cu
mrgele
- Tog din satin, cu bretele,
fust lung i'etol
LETITIA BALDRIGE
ceasului de mn al unui brbat trebuie s fie din aur, argint, platin sau dintr-un
material complet negru.
Butonii trebuie s fie de dimensiuni mici. Cnd snt de dimensiuni prea mari i
iptori dovedesc un gust ndoielnic, chiar dac snt din pietre semipreioase sau
preioase. Butonii pot fi din aur sau platin cu perle, perle de cultur, email, pietre
semiprcioase sau pietre preioase mici.
Un papion negru la un costum de sear se potrivete n orice sezon. Materialul
cravatei este satin, mtase neagr, ori catifea. Un papion prezint avantajul c este
deja legat, fai\ de o cravat creia trebuie s-i faci nodul, i majoritatea brbailor
prefer s-1 fac ei nii (este unul din primele lucruri pe care le nva un
adevrat gentleman", dup prerea unui prieten care este, ntotdeauna, foarte bine
mbrcat).
Chiar dac papioanele mici, purtate cu un guler tare, apar deseori n revistele de
mod i snt purtate acum de tinerii de pe tot cuprinsul Americii, eu snt de acord cu
John Duka de la ziarul New York Times, care scria, n 1983, c un brbat care
poart cummerbund i papion, cu un guler tare, arat mai degrab a chelner i nu a
musafir. n opinia multora, un guler tare trebuie purtat numai cu un papion alb sau
un smoching a'b, la ocazii speciale.
Cea mai ceremonioas dintre toate ocaziile este genul de petreceri de seara
trziu la care se poart cravat alb. naintea celui de-al II-lea rzboi mondial
asemenea petreceri erau un eveniment obinuit n viaa social a managerilor i
conductorilor administrativi; astzi acest gen de petreceri reprezint ceva pe cale
de dispariie,' cu excepia unei cstorii luxoase. Brbaii snt colosali n
smochingurile i cravatele lor albe'', aprecia prinesa rii Galilor. (De fapt,
femeile susin acest lucru nc de la mijlocul secolului al XlX-lea.) Smochingurile i
cravatele albe snt nc i "astzi purtate la anumite dineuri i recepii ia Casa Alb,
la baluri de debut, la anumite evenimente tradiionale, cum ar fi seara de deschidere
cu National Horse Show la Madison Square Garden sau seara de deschidere la Opera
din San Francisco, la Balul Lebedelor din Nashville, i la toate dineurile foarte
importante de la hotelul Waldorf Asloria.din New York.
Smochingul i cravata alb pot fi nchiriate n orice mare ora din America. La
fracul,negru de mtase i ln, un brbat poart o cma alb, scrobit, cu guler
tare, butoni, o cravat alb, o vest, osete negre i pantofi negri, elegani. Pentru
dans un brbat poart mnui albe, dintr-o piele fin (cnd pori aa ceva n-ai
palmele umede).
Femeile vin mbrcate n rochiile lor de bal cele mai deosebite i poart
bijuterii i haine de blan (proprii sau mprumutate). Acesta este momentul pentru o
coafur fan'.ezist. Mnuile lungi albe nu snt obligatorii.
Vestimentaia pentru aceste ocazii este sugerata n colul de jos din dreapta al
unei invitaii. Aceste evenimente nu se desfoar de la mijlocul lunii iunie pn la
mijlocul lunii septembrie, pur i simplu din cauza cldurii; aceast inut este foarte
clduroas pentru a fi purtat vara.
Ceremonia unei nuni, cu cravat alb, nu ncepe mai devreme de ora 20,00 i
de obicei inefude cina i dansul dup ceremonie. Mirele, socrii i mesenii poart
153
smochinguri i cravate albe i ct de muli invitai este posibil vor fi mbrcai astfel.
Dac este prea greu s-i aranjeze o inut att de elegant, un brbat invitat la
ceremonie poate purta i o cravat neagr.
Manierele
n afacerile
internaionale
C
156
LEII IA BALDRIGE
reputaie la Stockholm, pentru c despre ritmplarea din seara respectiv s-a aflat
foarte repede.
/'
______
A_1.
158,
LETITIA BALDRIGE
in
159
cele rhai potrivite, este trusa medical standard pe care unele companii o furnizeaz
pentru personalul lor de conducere. Este destul de greu s gseti o farmacie ntr-un
ora strin; este imposibil s gseti una deschis n caz de urgen, n mijlocul
nopii, sau ia sfrit de sptmn, ori ntr-una din srbtorile naionale. Trusa
medical a bncii Chase Manhattan pentru cadrele ei de conducere, ca s dau un
exemplu, conine medicamente cum ar fi: aspirin, un inhalant decongestiv, tablete
pentru gt, un laxativ uor, un pansament gastric, bandaj.
Un alt cadou, pentru un prieten care-i va petrece ^o bun perioad de timp n
strintate, dar care ia mult timp pentru a fi pregtit, i necesit investigaii, poate fi
un dosar coninnd informaii despre ara respectiv, articole interesante decupate
din publicaii recente, o list a oficialitilor guvernamentale importante (furnizate
de consulatul rii respective), o list cu srbtorile naionaJe, muzeele importante i
instituiile culturale, echipele sportive, numele i adresele hotelurilor bune,
magazinelor i frizeriilor principale, numele i nuinrul de telefon al medicilor care
vorbesc limba etglez (care pot fi furnizate, de asemenea, de consulat sau de
ambasada rii taie din ara respectiv). .Acest gen de informaii este de nepreuit
pentru un cltor.
LETITIA BALDRIGE
Bineneles, persoanele din corpul executiv, care cltoresc frecvent n diferite
ri, este imposibil s stpneasc la perfecie toate limbile respective. Cteodat un
om de afaceri american are un complex de inferioritate datorit necunoaterii unei
limbi strine. Un asemenea complex este nejustificat atta timp ct el are un interpret
competent, care lucreaz cu el tot timpul i scrisorile sau comunicrile scrise snt
corect traduse.
161_
162
LETITIA BALDRIGE
necontrolabil i aprins, cel mai nelept lucru este s ncerci s schimbi subiectul
sau dac euezi n aceast ncercare, s te retragi discret din grup.
Dac Statele Unite snt atacate puternic de cetenii rii gazd, n prezena ta,
ine-le piept c>i calm i fermitate, punnd la punct orice inexactitate sau falsitate care
se vehiculeaz. Dac, retorica devine prea aprins, probabil c nu mai rmne
altceva de fcut dect s te retragi discret.
Nu poi s-i aperi ara foarte bine dac nu eti la curent cu ceea ce se ntmpl
n interiorul ei, astfel nct trebuie s te informezi tot timpul citind periodice, cri,
reviste i ziare despre politica extern i evenimentele curente. Majoritatea
ambasadelor americane au o bibliotec i un serviciu de informaii (numit USIS)
unde poi avea acces la declaraiile de politic extern americane. Aranjeaz s ai o
copie a tirilor zilnice ale Departamentului de Stat, material rezumativ de rutin, dat
ziaritilor locali, pe care s-1 iei sau s-i fie transmis prin pot, astfel nct s poi
apra cu inteligen politica externi a rii.
Un american n strintate, chiar dac nu este de acord cu politica extern a
rii sale, trebuie s o cunoasc.
Charles T. Vetler, junior, a scris o carte deosebit de util, intitulat Ceteni
ambasadori - Ghid pentru a ti s rspunzi la ntrebrile despre America" (publicat
de David M. Kennedy de la Centrul Internaional pentru Brigham Young University,
Provo, Utah 84602). Vetter a scris aceast carte n vederea pregtirii americanilor
pentru viaa de afaceri i academic n strintate i pentru a-i ajuta s rspund la
ntrebri dure despre aciunile sau politica Statelor Unite, multe din aceste ntrebri
fiind puse de presa strin ntr-o manier negativ. Femeie american emancipata"
este, de exemplu, un subiect de ridiculizare din partea multor europeni i asiatici.
Omul de afaceii care cltorete trebuie s fie pregtit s fac fa unor ntrebri cum
ar fi: Este adevrat c soia american i conduce brbatul iar copiii i conduc
rnama?" sau Este adevrat c multe din divoruri, delicventele juvenile i cazurile de
omaj se datoreaz femeilor care muncesc n afara cminului?"
Muli strini atac atitudinea Statelor Unite fa de drepturile omului ca fiind
ipocrit avnd n vedere discriminarea americanilor negri i a altor minoriti**. n
multe ri se crede c n Statele Unite o persoan nu se poate duce oriunde vrea fr
s fie bruscat. Dac o persoan de afaceri este pregtit pentru asemenea ntrebri,
el sau ea vor fi capabili s poarte discuii ntr-un mod competent i s pun la punct
orice exagera're. Este o art s tii s discui eficient despre politica extern
american, i .iu s pori o asemenea discuie ca un amator sau necunosctor.
^^
163
de ora la care ajung la ntlniri, pe cnd n Japonia snt extrem de punctuali, sosind
chiar naintea orei stabilite.
Noi, americanii, avem tendina s privim pierderea de timp ca pe ceva nrudit
cu ciuma. Ne aruncm n discutarea afacerilor imediat, apoi i tragem tare pe decizii
rapide. Aceast metod este total strin unor oameni cum ar fi arabii, de exemplu.
Ei nu se vor adapta metodei noastre; noi snlem aceia care trebuie s ne schimbm ,
i s ne adaptm cbiceiurilor lor, cnd sntem la ei n ar.
Noi avem tendina s lum hotarri pe loc i s abordm afacerile aproape
imediat, cu cineva pe care nu-1 cunoatem cu adevrat, dar despre tare arn auzit
lucruri bune. Multe alte naiuni merg ncet, insistnd asupra cunoaterii temeinice a
persoanei cu care fac afaceri, pe lng cercetarea reputaiei sale. Acord-i suficient
timp partenerului.de afaceri strin s te observe, s te aprecieze i s ncerce s-i
neleag stilul de munc. Las-1 pe el s dea semnalul cnd consider c este timpul
nceperii negocierilor serioase. Americanii au nevoie s nvee tradiia rbdrii
vechiului Orient Mijlociu i al Orientului ndeprtat.
Relaiile cu colegii i subordonaii din cadrul biroului, n strintate constituie
un punct nevralgic destul de delicat. De exemplu, n Sydney - Australia - directorii
i trateaz pe muncitori ca pe egalii lor. Cnd cltorete cu un taxi directorul se
aaz pe locul din fa lng ofer, ca s par mai democratic. ntr-o ar ca Spania,
concepia este exact opus, dup cum a constatat o corporaie american - cnd
membrii din conducerea superioar i-au pus oruri i bonete de buctari efi (nalte
i albe) spre a-i servi pe angajai cu cremwurti la un picnic cu adevrat
americnesc" ai companiei. Angajaii spanioli au fost ngrozitor de stnjenii de
aceast comportare" a efului i a preedintelui lor.
Un american: care face parte din corpul executiv al unei companii, trebuie s
nvee corect protocolul care se aplic atunci cnd ntlnete strini, fie n Statele
Unite, fie n propriile lor ri, precum i cum s-i prezinte corect colegilor lui. n
general, prima impresie este cea care rmne. Un american trebuie s nvee modul de
a saluta a rii strine, chiar dac acesta const n scuturarea tninii n sus i-n jos ca n
Germania, ntr-o nclinare nainte ca n Japonia, sau salutul practicat prin mpreunarea
minilor ca pentru rugciune ca n India. Dac un inginer german este obinuit s i te
adresezi atand titlul su de afaceri numelui, americanul aflat n Germania trebuie s
respecte acest obicei. Dac un italian, care a absolvit colegiul, este obinuit s i se
spun Dottore" r. Italia, atunci americanul trebuie s i se adreseze colegului cu acest
titlu mpreun cu numele de familie. Chiar dac un nobil francez nu-i folosete titlul
de noblee de "comte" (conte) n Statele Unite, americanul trebuie s fie ndeajuns de
abil, folosindu-i titlul de noblee cnd se ntlriete cu persoana respectiv n Frana
(vezi i capitolul 10 Forme corecte de adresare"). Aceste lucruri par mrunte, dar ele
demonstreaz unui cetean strin ct este sau nu de rafinat, informat i politicoas o
persoan american care se ocup de afaceri.
164
_____LEIIIIA.
Grecia
Olanda
Dac un coleg de afaceri din Olanda i ofer o butur n timpul discuiei de
afaceri, n orice moment al zilei, primete-o. Poi oricnd s te prefaci c o bei; la
olandezi, a oferi i a primi o butur este o parte esenial a ospitalitii lor n
afaceri.
165
Israel
Israelul ine cu strictee postul sabbathului (de vineri de la apusul soarelui i
pn smbt). Nu fuma de sabbath dect dac eti acas la cineva i gazdele tale
fumeaz, nu cere unt, pine sau lapte pentru cafea dac iei masa ntr-un restaurant
cuer evreiesc. n Israel, regulile dietei snt urmate n mod riguros (regulile
Kashruth interzic combinarea crnii cu produsele lactate).
' Japonia
166
LETITIA BALDRIGE
han japonez (tocmai invers ca ntr-un hotel) femeia de serviciu care-i servete
ceaiul se ateapt s-i dai un baci, mpachetat n hrtie, cnd te conduce pn la
camera pe care ai nchiriat-o.
Plecciunea de salut
sau de plecare
Japonezii au obiceiul de a da mna cu strinii, dar ei triesc ntr-o societate a
reverenei, care se bazeaz pe importana acordat individului n faa cruia este
fcut. E greu pentru un vestic s ptrund toate nuanele subtilitii reverenei, dar
dac reuete s i le nsueasc va fi foarte apreciat de cei din jur. Trebuie cel puin
s ii cont de anumite reguli ale artei salutului.
Un japonez face o reveren adnc n faa unui individ important, una mai puin
adnc n faa unui coleg sau a unei persoane mai puin importante. Pentru o reveren
respectuoas, japonezul se apleac n fa nlr-un unghi de 30, innd minile cu
palmele n jos de o parte i de alta a corpului sau n faa pulpelor pn aproape de
genunchi. Dup o scurt pauz, i ridic capul. Este un act care se face n tcere i
ntr-un respect dcsvrit. Ca vestic ar trebui s nvei s faci mcar o reveren Uoar
(la 15), inndu-i minile mpreunate la spate. Numr pn la trei nainte de a termina
reverena.
O persoan cu grad mai mic se oprete i face o reveren n faa unui
superior. Dac te ntlneti, de exemplu, pe strad, cu o persoan de rang superior
i se ntmpl s ai servieta sau un pachet ntr-o mn, trebuie s faci o reveren
uoar, ducnd mna liber pe o latur. Vei descoperi c un japonez de rang
inferior i face o reveren adnc la nceputul zilei de afaceri, ca apoi, de fiecare
dat, cnd te va nllni n ziua respectiv va face o reveren uoar. (Poate deveni
amuzant atunci cnd o persoan de rang inferior, care face o reveren n faa unui
superior ridicnd capul, descoper c superiorul este nc aplecat; atunci acesta
trebuie s se_ aplece dm nou i s se asigure c superiorul a ridicat capul nainte de
a-i ncheia reverena.) O persoan de rang inferior va atepta, de asemenea, n
stnga ta atunci cnd vii dup el ntr-un hol ngust; cnd v apropiai de o scar el
va atepta ntotdeauna ca tu s-1 precezi. Chiar dac eti o persoan fr rang
superior, dar eti oaspete strin i se. d prioritate, astfel net dac cineva i face
semn s intri ntr-o camer naintea celorlali, chiar dac printre ei se afl i un
1
japonez de rang superior n vrst, profit de onoarea acordat i intr repede n
camer.
,
Scoaterea pantofilor
Dac eti dus la un altar sfnt sau n casa cuiva (mai rar n cea de-a doua
situaie), se ateapt s-i scoi pantofii. i se pot da sau nu papuci. La altar imit-i
gazda japonez. i se poate da ap s-i speli minile. Dac gazda merge i face o
plecciune n faa altarului, trebuie s faci i tu la fel.
Cnd vizitezi o cas japonez, scoate-i pantofii imediat ce intri pe u i pune-i
frumos n faa ei (este un obicei japonez care face ca plecarea invitatului s fie mai
rapid). Dac i se dau papuci, la plecare pune-i unul lng altul pe podea, cu
vrfurile ndreptate, de data aceasta, spre interiorul casei, pentru a fi pregtii s fie
nclai de oaspetele urmtor. Japonezii i scot pantofii de dragul cureniei, dar i
ca s protejeze rogojinile tatami de pe jos.
167
168
_,..^..^,
:.
LETITIA^BALDRIGE
Manierele la mas
Un occidental care nva s spun cteva cuvinte n japonez face o bun
e
impresie, cum ar fi Itadakimasu (voi ncepe s mnnc") P cme le spui fcnd o
reveren uoar gazdei i Gochisosama la sfrilul mesei, care nseamn am mncat
bine".
nva s mnuieti cu uurin beioarele. Ax fi jenant pentru gazda ta (i logic
dificil) s fac rost ntr-un restaurant de cuit i furculi pentru tine. S nu lai
niciodat beeie n castron (este la fel de stngaci c.a atunci cnd i lai lingura n
farfurie, n Vest) i $& nu lai niciodat beioarele ncruciate. Ele trebuie puse
ntotdeauna frumos unul lng altul. (Exist, pe mas, lng tine, un suport unde le
poi aeza cnd nu le foloseti.)
Dac eti dreptaci, ine beigaele ntotdeauna n mna dreapt i castronul cu
mncare n rnna sting. Vei vedea c te vei putea descurca perfect dac vei nva s
foloseti aceste accesorii i s ii castronul sub brbie ca s evii s te stropeti.
Dac eti gazd nu uita s torni sake nti pentru oaspetele mai important i dup
aceea celorlali, nainte de a-i umple propria ceac.
Dac nvei cum s mnuieti corect castronul cu orez i cu sup, stpneti deja
ndeajuns de mult eticheta, din timpul mesei, net s-i impresionezi ntr-o mare
msur pe japonezi cu sincera ta ncercare de a le nelege cultura.
Pentru c orezul este mncarea de baz a Japoniei, talentele celui care gtete se
bazeaz adesea pe abilitatea Iui sau a ei de a-1 pregti bine. Prepararea supei este o
mare art i dac un oaspete o laud, cuvintele lui snt extrem de binevenite.
Vei gsi castronaul cu orez n stnga ta (ridic-i capacul cu mna stng i
pune-1 cu faa-n sus lng castron) i castronul cu sup n dreapta ta (ridic-i capacul
cu mna dreapt i pune-1 cu faa n sus lng castronul cu sup). Cnd ncepe
servirea mncrii, i se va da o tav pe care s pui castronul cu orez (folosete-i
amndou minile ca s-1 aezi pe tav). Cel care servete i-1 va umple cu orez, i-I
va da n mn i tu trebuie s-1 aezi pe mas n stnga ta. Niciodat s nu ncepi s
mnnci imediat, nti repune-1 pe mas, cu un gest ceremonios. Ia beioarele n
mna dreapt i castronul n stnga i servete de cteva ori. (Cnd l ii n mn
abine-te s bagi degetul mare nuntru ca s-i ancorezi.)'
Dup aceea ia castronul de sup cu mna dreapt i pune-1 n mna stng. Gust
coninutul, exprim-i aprecierea i apoi bea puin din sup. Acum vei ncepe s
alternezi porioarele de orez, cu sorbirea supei i gustarea altor feluri, innd mereu
vasul n mna stng n timp ce mnnci.-Dac este o farfurie cu murturi lng tine,
las-le la urm, pentru c gustul lor este foarte puternic i te-ar putea mpiedica s
savurezi celelalte feluri de mncare.
Dup o veche tradiie, dac mai doreti o porie de orez trebuie s lai un pic de
orez n castron, ceea ce nseamn c mai vrei. Dac nu mai vrei, tradiia spune c nu
trebuie s lai nici un bob de orez n el. Tinerii japonezi nu in cont ntotdeauna de
;
acest obicei.
Nunta
(vezi i Idei pentru cadouri" spre sfritul capitolului)
Dac eti invitat la o nunt este un semn de onoare. (Ceremonia este numai
pentru familie.) Trebuie s trimii o scrisoare de felicitare cu cartea de vizit de
rspuns. Ca i n Vest, trebuie s trimii un cadou frumos naintea zilei nunii (dac
Codul'manierelor n afaceri
este imposibil s faci acest lucru poi aduce personal darul, la recepie mpachetat cu
grij). Un cadou pentru cminul tinerilor cstorii se obirjuiete ca i n America.
(Dup un anumit timp vei primi un dar de o valoare mai mic din partea familiei
mire'sei).
,
,
Nu spune sayonara cnd pleci de la recepie, pentru c nseamn prsire i
poart ghinion dac este rostit la o nunt.
nm'ormntri
Cnd un asociat de afaceri japonez sau un membru al familiei sale moare, dac
nu eti n Japonia, trimite o scrisoare de condoleane sau aranjeaz s fie trimise
flori n Japonia din partea biroului tu.
Dac eti n Japonia trebuie s te prezini la familie, cu flori sau preferabil cu
un cadou de yen ntr-o hrtie special pentru nmormntare, ca i florile.
,
Ceremonia de nmormntare este doar pentru familie. Dac respectivul a fost un
prieten apropiat poi participa la ceremonia de adio", dinaintea nmormntrii.
Cnd intri n camera n care se afl sicriul, trebuie s te nclini n faa
prietenilor lui apropiai, aliniai n stnga sicriului, apoi te nclini n faa sicriului i
te .rogi; dup aceea te nclini n faa membrilor familiei i a ndoliatului principal",
care snt aliniai n dreapta sicriului.
Lumea arab
Arabii snl gazde generoase i se simt insultai dac le refuzi ospitalitatea.
Accept oferta care ji este fcut, dup ce ai protestat delicat .spunnd c nu vrei s-i
deranjezi.
Folosete-i ntotdeauna mna dreapt pentru a ine, a oferi sau a primi
materiale. Dac eti stngaci, cere-i scuze gazdei pentru c trebuie s foloseti mna
stng. (Mna sting se folosete la inutul hrtiei igienice.)
Fii atent s nu i se vad tlpile picioarelor cnd stai jos i niciodat s nu ari
cu degetul sau sa dai din cap la un arab (cel de-al doilea gest l folosesc cnd i
cheam cinii). Pe de alt parte, fii pregtit ca un araas stea foarte aproape de tine
cnd discutai.' Evit njurturile de orice fel i nu pronuna niciodat cuvntul
Dumnezeu, n nici un context.
Arabii consider femeile i familiile lor ca un lucru intim. Comii o mare
impolitee dac pui ntrebri n legtur cu soia sau familia unui arab, dac nu le-ai
cunoscut personal. Fotbalul este un subiect fr probleme pentru o discuie scurt.
ntr-o conversaie general, prietenul tu arab va fi mulumit dac vei face
aluzie la istoria lor veche i la numeroasele lor contribuii la civilizaia lumii.
Americanul, care este familiarizat cu ruinele vestigiilor arhitectonice i comorile
artei lumii islamice, este considerat un om nvat i de cultur.
Totui, nu li'da nici un obiect din casa sau de la biroul lui, pentru c se poate
simi obligat s-;'. druiasc ceea ce admiri (chiar dac e vorba de un covor persan!)
ji va trebui s-i oferi i tu unul la fel de frumos. Laud interiorul n general, fr s
faci referiri la un obiect, n particular, i totul va fi n regul.
Este foarte uor s ofensezi un arab; deci, dac eti genul de persoan care i
tachineaz pe oamenii n a cror companie se simtft n largul lui sau dac eti o
171
la un moment dat c te afli ntr-o sal de edine, plin cu oameni care ateapt s
vad aceeai persoan pentru care ai venit i tu. Acest obicei este un ecou al
vechilor contacte tribale care se ineau n corturi.
O persoan de afaceri foarte activ trebuie, pur i simplu, s-i micoreze viteza
de aciune, n aceast ar.
Cel mai bun mijloc de a nva cum s ii companie unei persoane importante
' dintr-o alt ar este s studiezi cum i ntreine el nsui pe americanii importani.
Este foarte greu s faci fa saudiilor. Opinia public arab este ntotdeauna
fascinat cnd un membru al familiei regale viziteaz Statele Unite, deoarece
diplomaii saudii la Washington, la comanda familiei regale, organizeaz un
banchet n toat regula pentru americani. In februarie 1985, cnd regele Fahd bin
Abdul Aziz, al Arabici Saudite 1-a vizitat pe preedintele Reagan, Majcstatea Sa a
dat o, petrecere nainte de ntoarcere, pentru mai multe sute de persoane, la reedina
ambasadorului su din Washington. n timpul cocktailului, saudiii antialcoolici au
servit diferite buturi rcoritoare din fructe, incluznd suc proaspt extras din
portocale, struguri, tomate, mango i rodii. Un munte de caviar proaspt era la
ndcmn, precum i aperitive fcute din baba ghanoug (un fel de salat de vinete),
falafcl (pere tiate rotund i prjite), bummus (pere strivite) i o piramid uria din
crevei proaspei. Saudii au servit, de asemenea, un desert tipic arab: cutii fcute
din ciocolat coninnd trufe din ciocolat, cpuni trase n ciocolat i alte dulciuri.
Pentru aceast petrecere a fost simulat o adevrat oaz", cu sute de palmieri
adui n cas i pe peluz. Sigiliul regal, executat din flori, msurnd 12/12 picioare,
a fost folosit ca paravan pentru linia de primire. O oficialitate american comenta c
pentru ca preedintele Reagan s egaleze acea petrecere, el va trebui s mute Marele
Canion n Jeddah, iar sigiliul prezidenial al Statelor Unite, la dimensiunea de 24/24
picioare, s fie executat din portocale i struguri i s pescuiasc toi homarii din
golfurile Mine i crabii din mare din dreptul Floridei.
'
Scandinavici
Dac eti gazd ntr-o ar scandinav nu uita s salui (skl) oaspeii imediat,
astfel net ci, la rndul lor, s te poat saluta pe tine i pe ceilali, net toat lumea
s poat continua s-i bea buturile. n Suedia, trebuie s fii exagerat de punctual la
ntlnirilc de afaceri i Ia evenimentele sociale. n aceast ar, seara, oamenii snt
elegani, aa.c s-i aduci, cu tine haine elegante. La o cin suedez, oaspetele de
onoare st, mai degrab, la stnga gazdei dect la dreapta ei. Procedeaz n Suedia la
fel cum procedeaz suedezii i cnd mergi n casa cuiva, vin-o cu un buchet de flori
sau cu o cutie de ciocolat. Dac te afli ntr-un grup n care nimeni nu a fcut
prezentrile, prezint-te singur tuturor. Suedezii snt rezervai i vor aprecia pe
cineva care sparge gheaa n locul lor.
Tailanda
n Tailanda s vorbeti rar i s nu foloseti niciodat njurturi. Nu mngia
copiii pe cap (sau nu-i bate pe. aduli pe spate cu un gest amical), care, dei n
Statele Unite este un gest de afeciune, n ochii tailandezilor este o atitudine
reprobabil.
BALDRTGE
j j ^ ^
Nu deranja calatorul cu cereri personale.
122.
Unul dintre lucrurile cele mai exasperante pe care i le poi face unei persoane,
este s o ncarci cu un pachet pe care vrei s-1 duc ntr-o alt ar. Cltorul arc i
aa probleme cu propriul lui bagaj; dac i mai dai i tu ceva, i poi crea mari
dificulti.. ine scama c el trebuie s se descurce la vam cu bagajele tale.
Comisionul pe care i ceri s i-1 fac poate s-i ia o mulime de limp i s
creeze, de asemenea, probleme personalului su. Aa c, gndete-te bine nainte de
a cere cuiva care merge n strintate, fie el american sau strin, s-i fac o favoare.
Cadourile, dei fac parte integrant din sistemul afacerilor interamericanc, snt
i mai importante n cazul unei relaii de afaceri ntre americani i oameni din altey
ri. Unii strini au tendina de a generaliza ideca c americanii snt grosolani i
'materialiti. Mici cadouri, care denot gust i imaginaie, pot contribui la
schimbarea acestei preri. Cteodat noi, americanii, sntem acuzai de a fi un popor
jecmnitor. Putem demonstra contrariul prin grija i imaginaia folosite n oferirea
cadourilor.
Oferind cadouri demonstrezi c te gndeti i la altcineva nu numai la line. Un
dar bine ales, care denot o preocupare evident, ncurajeaz sentimentele de
ncredere ale destinatarului.
Dac nu eti familiarizat cu modul n care se ofer cadouri ntr-o ar sau alta,
cere sfatul cuiva n tem, cum ar fi:
- un coleg de afaceri care cunoate cultura rii respective;
- o oficialitate a consulatului rii respective;
- o persoan e afaceri din ara respectiv, care triete acum n Statele
Unite.
Darul pe carc-1 faci nu trebuie s fie prea scump, fiindc destinatarul l-ar
putea considera drept mit. (Vei obine contrariul inteniei tale de a fi
recunosctor.)
Darul trebuie mpachetat cu gust - modul de prezentare,este foarte important
n alte ri.
Cel mai flatrii cadou este acela pe care i1 dorete destinatarul, preferin pe
care o poi descoperi vorbind discret cu secretara sau cu un asociat al acestuia,
i poi completa n mod fericit colecia de mostre sau s-i faci un abonament la
o publicaie pentru cresctorii de cai. li poi mbogi colecia de porelanuri
cu o nou pies sau poi s-i procuri un dispozitiv pentru noul lui automobil.
Un dar n legtur cu meseria lui este ntotdeauna semnificativ. De exemplu,
unui avocat poi s-i dai o antichitate din domeniu! avocaturii, cuiva care
lucreaz n domeniul mass-mediei i poi oferi o carte veche, scris de un
ziarist.
Un dar care s aib legtur cu ambele ari este deosebit de preios. De
exemplu, pentru un coleg francez poi gsi o reproducere a hri*i folosite de
Lafayette n Revoluia american sau o cutie antic care are pictat pe ca acel
dar vestit fcut Amcricii de Frana - Statuia Libertii.
174
LETITIA BALDRIGE
Argentina
Nu drui niciodat unui argentinian un set de cuite! Acesta este un semn al
dorinei de a sista relaiile de afaceri.
India
Nu drui niciodat unui hindus ceva confecionat din piele de vac, pentru c
vaca este considerata un animal sacru n India. Pe vremea cnd lucram la Casa Alb,
m-am ocupat de procurarea cadourilor pe care doamna Kenncdy urma s le ofere
oficialitilor indiene n timpul vizitei pe care o efectua acolo. Fr ca mcar s m
fi gndit, am comandat ase duzini de rame din piele, care se confecioneaz de
obicei din piele bleu, pe fiecare dintre ele fiind brodat sigiliul prezidenial.
Deoarece ramele erau fcute din piele de vac, dac. le-am fi oferit oficialitilor
hinduse, ar fi putut da natere unui conflict internaional. Cnd am descoperit
greeala, am avut norocul c le-am putut nlocui cu nite rame de argint.
Marea Britanic
Nu-i oferi unui b r i l a n i c o c r a v a t n d u n g i . Un englez nu poarl dect cravata
organizaiei din care face parte. A purta o alt cravat ar nsemna c nu are o inut
corespunztoare.
[75_
rile arabe
Arabii snt extrem de generoi n privina darurilor. Colegul tu arab, probabil
i va oferi el mai nli un cadou. Cnd i faci i tu unul, acesta trebuie s fie cam de
acelai pre i calitate cu al lui.
Aa cum am menionat mai nainte, nu trebuie s duci cadouri soiei i-copiilor
unui arab, dect dac i cunoti foarte bine. Dac lotui aduci cadouri, jucriile i
earfele snt cele mai adecvate.
\
Nu trebuie s aduci unui arab buturi tari sau vin. Va fi confiscat la vam,
pentru c alcoolul este interzis ntr-o ar islamic. S nu aduci nici mncarc, de
vreme ce poate fi interpretat ca o critic la adresa ospitalitii gazdei.
Dac intenionezi s cumperi un cadou unui arab, alege unul de la un magazin
cunoscut, ca de exemplul un obiect din argint vcrilabil sau din porelan de la Tiffany
& Company, o cup de la Neiman Marcus, o vaz de cristal de la Steubcn, stofe de
la Pratesi sau Porlhault, ultimul tip de calculator, care face.totul", de la o anumit
companie american de tehnologie ele. Un cadou pe care i gravezi numele i-ar face
mult plcere.
China
A face un cadou este u'n lucru dificil n China. Un cadou fcut de un vizitator
strin unui chinez, n propria lui ar, trebuie oferit cu mult tact i, desigur, n
particular, de vreme ce legea i interzice primirea de cadouri. Dac dai unui chinez
un cadou n prezena altora, se va simi extrem de stnjcnit i, desigur, va fi nevoit
s le fac i pe line s le simi prosl, rcfuzndu-1.
n China baciul este i mai puin obinuit dcct n Japonia. Dac vrei, de
exemplu, s recompensezi pe cineva, care s-a strduit s te serveasc la hotelul n
care ai stat, va trebui s pui banii ntr-un plic i s-1 convingi s-1 accepte cnd nu l
vede nimeni.
Chinezii au foarte multe nclinaii culturale; dac i dai o carte de art, o
litografie sau o fotografie nrmat i i-o oferi ca pe un dar pentru organizaia din
care face parte gazda la, s-ar puica s fie acceptat.
Nu oferi niciodat un ceas unui chinez, pentru c acesta cslc simbolul morii.
Japonezii
Nimeni nu deine ntr-o msur mai mare arta de a drui cu entuziasm dcct un
japonez. De dou ori pe' an, n decembrie (Oseibo) i n iulie (Gchugcn), japonezii'
fac schimburi de cadouri cu partenerii de afaceri, pentru a-i exprima aprecierea sau
pentru a-i plti o obligaie. De vreme ce acesta este un obicei costisitor i care ia
timp, tinerii directori japonezi se strduiesc din rsputeri s-1 nlture.
Talentul japonez de a face un cadou este legendar. Jack O'Dwycr descria n
revista sa de relaii publice naionale, din 19 iulie 1984, cu acelai lux de amnunte,
darul ce se face la semnarea unui acord de colaborare ntre dou agenii importante
(Hakuhodo i Daniel I'. Edeman), ca i relatarea privind coninutul acordului
propriu-zis. Cadoul nu era dect un album de fotografii, cu coperta mbrcat n
mtase, dar felul n care a fost prezentat i frumuseea ritualului i-a impresionat
enorm pe toi americanii care erau de fa. Noi, americanii, am putea nva multe
lucruri de la japonezi despre grij, respect i imaginaie. Cnd fceam pregtirile
pentru a cltori Ia Tokyo, pentru a ine o conferin ca reprezentant al marii
companii de cosmetic Shiseido, am spus unuia dintre directori c doream s nv
ctcva fraze n japonez, nainte de plecare. La scurt timp dup aceasta a sosii la
biroul meu o caset cu fraze englezeti traduse n japonez, lucru care m-a fcut s
ndrgesc pentru totdeauna compania Shiseido.
De obicei, japonezii i deschid cadourile n intimitate, dar dac i vei dechide
cadoul n faa unui coleg japonez,\cu siguran c i el va face acelai lucru, pentru
ca s nu te fac s te simi jenat. Obscrvnd cum mpacheteaz la loc cadoul
ntotdeauna* cu grij, astfel net s par neatins i nedesfcut, eu care sfii n
bucele orice hrtie n care este mpachetai un cadou, am fost fascinat de aceast
ndemnare a japonezilor.
Ambalarea cadourilor ca i interpretrile legate de cadoul propriu-zis, are n
Japonia multe nelesuri, inclusiv modul n care este mpturit hrtia i ales nurul,
chiar i felul n care aceasta este nnodat. Japonezii snt nclinai s foloseasc
hrtie i pnz de mpachetat colorata. Conform unei vechi tradiii, un cadou
mpachetat trebuie prezentat ntr-o earf de mtase (furoshiki), care reprezint
ultima mpachetare.
Cnd un japonez i face un cadou, este frumos s te apleci puin sau s-i nclini
capul, n semn de preuire.
Este considerat un gest grosolan din partea unei persoane din conducere, care
cltorete n scop de afaceri, s-1 ia prin surprindere pe un coleg japonez oferindu-i
un cadou. Gestul l va pune pe acesta n situaia s-i cumpere i el imediat un alt dar
n schimb, pentru a salva aparenele. Las-1 pe colegul japonez s fie el primul care
s-i ofere un cadou cnd eti n ara lui. Dac vrei s-i rspunzi cu un alt dar, acesta
va trebui s fie ceva.mai puin costisitor decl al lui. Este de prisos s-i faci unui
coleg japonez un clar care se poate gsi pe toate drumurile n ara sa (cum ar fi' un
ceas digital sau un casetofon). Ofcr-i ceva american. Ca i chinezului, lui i plac
obiectele de art - pictur, estur, sculptur sau ceramic - create de un artist
american. Japonezii apreciaz, de asemenea, cravatele de culori nchise i gentile
pentru femei, n mod special dac snt legate de numele unor designeri moderni i
desigur, lichiorul care este un cadou foarte binevenit.
Niciodat s nu oferi un cadou unui japonez n faa altora, dac nu ai cadouri
pentru toi cei prezeni. ntotdeauna s trimii o not de mulumire, la cteva zile
____22Z
dup ce ai primit un cadou, fiindc altfel cel care i 1-a oferit va crede c nu-i place.
Dac eti ndeajuns de norocos ca s primeti o invitaie ntr-o cas japonez, aduci
cu tine un cadou, ori trimii imediat dup aceea unul. Trebuie s fie ceva, aa cum
am mai spus, din categoria dulciurilor sau a alimentelor care pot fi mprite ca s
fac plcere ntregii familii.
JJZIIIJALDRIGE
ei n prezena ta, atunci nu este cazul. Excepia de la regul, n acest caz, o face doar
noul-nscut. Unui copila de 6 luni sau mai mic, care face parte din familia la care
ai fost invitat, trebuie s-i aduci un cadou, orict de mic. Desigur, este prudent ca
atunci cnd adt ci un cadou pentru un copil, s aduci ceva mic (o cutie de bomboane)
i pentru ceilali copii din familie pentru a nu strni gelozie.
Un dar frumos pentru un copila, dar costisitor, poate fi o can din argint
veritabil pe care este gravat numele copilului, iniialele i data naterii. Am asistat
la o scen cnd o can din argint foarte costisitoare (250 dolari) a fost fcut cadou,
dar pe ea era gravat marca corporaiei, att de mare net puneau n umbr iniialele
bebeluului. Frumosul cadou a fost privit ca o formul comercial. Cadouri din
argint, mai puin costisitoare, pot fi: o linguri, un clopoel, un dispozitiv pentru
alimente, dispozitiv pentru ndreptarea dinilor. i lenjeria pentru patul copilului
este un cadou frumos, ca i diferitele accesorii de nfrumuseare a camerei copilului,
animale din materiale moi, lumini de noapte amuzante i cri pentru copii (ca, de
exemplu, cri de basme sau cri n relief).
Jucriile fcute n America snt cadouri plcute, n special cele care reprezint
ultimul rcnet al modei n Statele Unite. Chiar dac ppua sau jucria spaial snt
prezentate n cel mai recent album, copii afl de ele foarte repede.
Adolescentele crora li se d voie s se machieze, apreciaz ntotdeauna
produsele cosmetice americane (alegei culori deschise pentru diferitele produse
destinate ngrijirii pielii) i oj. De asemenea, le fac mare plcere cele mai recente
modele de curele, geni, earfe sau bijuterii americane.
79
Partea a Ii-a
PROTOCOLUL IN
AFACERI
C
6.
edinfe, conferine
i seminam
i t
184
__
LETITIA BALDRIGE
185
186
'
LETITIA BALDRIGE
- bine luminat
- bine aerisit (aerul ncrcat ngreuneaz procesul gndirii)
- temperatura s fie plcut
- s aib locuri confortabile
- s pun la ndemn ap cu ghea i pahare
- s fie aprovizionat cu blocnotesuri i creioane
s stabileasc o pauz scurt pentru relaxarea participanilor, la fiecare or i
jumtate, atunci cnd este o edin lung, pentru ca ei s se poat destinde i vorbi
cu colegii sau s dea un telefon acas;
s acorde atenie tuturor celor care fac o expunere n faa publicului, ca i
tuturor celor care au ajutat la pregtirea ntlnirii, la ntocmirea oricrei diagrame,
;
fie, prezentri i/sau material audiovizual care a fost folosit.
,
187
188
L-EJIIA BALDRIGE
Dac timiditatea l copleete cnd are ceva de spus, tie c poate s-i expun
ideile ntr-o not pe care s-o trimit preedintelui sau oricui altcuiva de la
edin care ar putea s o primeasc.,
Se gndele nainte de a vorbi i nu i prezint comentariile ntr-o manier
nengrijit, dezorganizat. El vorbete la subiect, pentru a nu abuza de timpul
celor prezeni.
Chiar dac fumatul este permis n ncpere, el tie c asta nu-i d dreptul s-i
aprind un trabuc sau o pip fr permisiunea unanim. (Dac este
preedintele companiei, bineneles c ceilali au avut ghinion!) Dac i se d
permisiunea s fumeze un trabuc sau o pip, ar trebui s o fac n dreptul unui
geam deschis ca fumul s poat iei afar.
Nu bea niciodat dintr-o cutie (de bere, sifon etc.) cnd este la o edin de
afaceri; i toarn ntotdeauna ntr-un pahar.
Spune linitit Mulumesc" preedintelui edinei cnd prsete ncperea la
sfritul nllnirii.
i felicit pe toi cei care au avut o prezentare excepional, la edina
respectiv, atunci cnd i ntlnele dup aceea. :
. ,
189
[90
____.
LETITIA BALDRIGE
Manierele directorilor
Directorii trebuie s aib ntotdeauna grij de comportamentul lor, pentru c ei
snt n centrul ateniei companiei. Trebuie s fie amabili cu personalul administrativ
al companiei i s nu considere fireti eforturile personalului de a-i informa sau de a
le face viaa plcut n cadrul ntlnir'ilor consiliului i ale comitetelor.
Directorii au, de regul, motive ntemeiate s spun mulumesc" lot timpul.
Directorii din exterior trebuie s cear s fie condui prin numeroasele secii de
producie ale companiei. Muncitorilor Ie place s vad n secie pe eful cel mare,
dar i pentru directori este important s neleag modul n care se fabric produsele
companiei. De beneficiile suplimentare oferite de companie nu trebuie totui s
abuzeze nimeni. Se gsete ntotdeauna un director ocazional care cere companiei si obin bilete la o pies de teatru de mare succes i apoi nu le pltete, care schimb
planurile privind folosirea limuzinei de serviciu, dar nu se sinchisete s informeze
persoana creia i-a solicitat-o, sau care i angajeaz fiul (sau fiica), studeni, la
companie pe timpul verii chiar i atunci cnd nu se mai fac angajri pentru var. Pe
de alt parte, se gsete oricnd un director care i trimite toate secretarele n biroul
executivului pentru a primi cadouri de Crciun sau care i ia micul dejun n
restaurantul cu autoservire al companiei i st s vorbeasc cu angajaii, n loc s fi
servit micul dejun cu directorii, n sala de dineuri a preedintelui.
Desigur, cel mai importa'nl lucru dintre toate este ca directorii s-i fac treaba
cum trebuie, s se asigure c au neles fiecare problem i implicaiile ei, s pun
ntrebri i s le explice oamenilor dac acetia nu snt de acord cu modul n care a
fost rezolvat o problem.
Consiliului de
191
administraie
192
LETITIA BALDRIGE
193
'
194
LETITIA BALDRIGE
Baciuri i remize
Unii coordonalori gsesc c este avantajos din punct de vedere economic dac
fiecare participant d baci atunci cnd i se face un serviciu i este despgubit mai
trziu de biroul de acas. Dac se decide astfel, fiecare participant trebuie s
primeasc o not, nainte de plecarea sa la edin, n care i se explic sistemul drii
de baciuri, astfel net s fie pregtit cum trebuie.
Dac un coordonator de ntrunire decide s asigure pentru grupul su un sistem
de remize cu valabilitate general" (aa:numitul blanket gratuities"), el va plti
oriunde de la 15 la 22 procente din totalul cheltuielilor (minus baciurile la baruri,
date ntotdeauna de participant personal). Coordonatorul trebuie s se asigure c
baciurile ajung la oamenii care trebuie, adic: Ia directorul hotelului, la acei
membri ai personalului care au fost de ajutor n mod special fiind supui stresului
(ca de exemplu, operatori telefonici foarte ocupai, eful de sal la restaurantul
hotelului i principalii biei de serviciu). Din nefericire, unii directori de hotel fr
195
196
LETITIA BALDRIGK
_____________
12Z
198
Bugetul
Bugetul aprobat de conducere $
Data
Autorizat de ,
Costul negociat pentru folosirea unei
camere, mas, suma pltit pentru
sala de edin etc.
Suma total pentru transport
Amuzament (incluznd muzica, artitii, iluminatul, sonorizarea)
Flori i decor
'
Cadouri i premii pentru organizatori
Costuri audiovizuale suplimentare _______________
Onorariile i cheltuielile vorbitorilor
Programe sportive
Programul pentru partenerul de via
Materiale tiprite
;
__. Multiplicare
Ajutor suplimentar (biroul de nregistrare, camera presei,
membrii personalului de primire etc.)
"
Fotografii
Telefoanele din camera presei, sumele pentru dactilografiere
Telefonul apartamentului de primire, sumele pltite pentru dactilografiere
Fonduri pentru evenimente neprevzute
[
*
O evaluare a facilitilor
Denumirea nlesnirii:
Adresa nlesnirii:
Nr. telefon:
Numele directorului:
Numele secretarei:
Nr. telex:
Localizarea celui mai apropiat: Aeroport
Tren
Depouri de autobuze
Condiiile meteorologice pe timpul ntrunirii
Temperatura medie
Preul negociabil al:Slilor de edin
Slilor de banchet,
Dormitoarelor (duble)
______
(simple)
Apartamentelor (1 camer)
(2 camere)
(3 camere)
Numrul camerelor cu confort sporit (linite, panoram frumoas) _,
Numrul camerelor fr confort (zgomot, fr panoram)
Condiia nlesnirii, cnd a fost folosit ultima dat
Cine face recomandarea
Nr. telefon
Data ultimei vizite
Faciliti atletice fie n interior, fie n apropiere:
Patine de nchiriat
Piscin n aer liber
Piscin n interior_
Teren de squash '
Rachet de tenis_
Teren de tenis_
Teren de tenis n exterior
_Tcren de tenis n interior
Teren de handbal
Crichet_
Mese de ping-pong
Teren de volei
Badminton
Curs de golf cu 18 guri _______ Curs de 9 guri
Schi
Pescuit
Curse de cai _____
Patinaj
Traseuri pentru excursie
,
__
Terenuri de tras la int mictoare
Sal de jocuri video
Filme '_
199
Invitaie
Tradiional:
Tiprit: Gravat:
Semnat
de cine
Trimis
recomandat
Semnat
de cine
Data
tampilate manual sau automat? .
Not: Invitaiile trebuie expediate cu 3-4 luni nainte de a avea Ioc o ntlnire, pentru
ca s poat ajunge cei care vin din afar i pentru a permite participanilor s-i
organizeze programul n vederea acestei ntlniri.
Invitaiile ctre conducerea superioar trebuie trimise cu 6 luni nainte, pentru
o ntrunire din interiorul oraului, n special pentru una care va dura 2-3 zile.
Este important cnd faci invitaia la o conferin sau la un seminar, s trimii
lista oaspeilor care vor lua cuvntul, titlurile i scrisorile lor de acreditare.
200
LETITIA BALDRIGg
Titlul
Adresa
George Abell
Jennifcr Anderson
Grcgory Apgar
Jonathon Arthur
Giorgio Attuno
Nu accept
'
etc...
;
/
'
'
Not: Organizatorul ntlnirii trebuie s pun data la care a fost primit acceptarea
sau declinarea invitaiei n coloana corect... n ultim instan organizatorul poate
aduga nc o foaie dup lista de oaspei, care s cuprind doar lista acceptrilor, n
ordine alfabetic. Aceasta devenind lista final de lucru:
Titlul
Biroul
Tel
Nr.
Hotel
Nr. camerei
Data
sosirii
Data '
plecrii
201
202
LET1TIA BALDRIGE
'
; Mr. telefon
Nr. telefon
Nr. telefon
'
Vorbitor
Vorbitor
Vorbitor
Vorbitor
Vorbitor
(Eta.)
Necesarul pentru AV
_,
'
Numele electricianului
Numrul cilor de ieire
Numrul nururilor necesare
Monitoare TV cerute
Proiectoare: Tipuri
Numr'__
Becuri de proiector suplimentare
Indicatoare necesare
Ecrane portabile necesare
Dimensiunea
.
Microfoane: Tipuri
Dimensiuni
Pupitre aflate n incint
;
Dispozitive de proiecie necesare
Verificare lumin i microfoane
Aprtoare necesare
Tabele necesare
Plci de plut
:
Altele
Timpul prezentrii
Poziiile necesare
Planul camerei
aduse
:
Cret
Pioneze
Burei
203
Benzi de celofan
nur sau sfoar
Efecte potale sau mrci potale
Benzi de cauciuc
Foarfece
Table portabile i cret sau table de
plut i pioneze
'
Capsator hrtie
Blocnotesuri pentru stenografiere
Rigle ___
Dosare
; ;
Caiete de notie: liniate i
neliniate
'
Mape legale
Formulare pentru notat diferite
cheltuieli, bonuri pentru cheltuieli
mrunte
Titluri de valori n alb
Inventarul florilor
Nr. telefon.
Florria
Contact
Aranjamentul din perimetrul recepiei;
Buchete n apartamentul pentru oaspei
Buchete pentru camerele conducerii superioare .
Buchete pentru camerele VIP-urilor
Aranjamente pentru tribun
Banchet #3
Banchet #1
Banchet #2
Aranjamente de pus n vaze pe mas:
. Banchet #1 .
> Masa de prnz prima zi
Banchet #2 .
Masa de prnz a doua zi _________
Banchet #3
Masa de prnz a treia zi
Masa de prnz a partenerilor de via.
Plante nchiriate
Decorarea scenei: Aranjamente florale .
Flori care s mpodobeasc linia de primjre de la recepie
Flori la butonier, pentru personal
______
Flori trimise acas, dup ntrunire, vorbitorilor i interpreilor.
Not:
.
204_
____
LETITIA BALPRIGE
;
Evaluare
Comentarii
Zgomot:
Starea camerelor:
Starea bilor:
Mnuirea bagajelor:
Serviciul n camer:
Serviciul prin telefon:
Serviciul la mas:
Condiia apartamentului pentru oaspei:
Condiia camerei presei: '
Suportul audiovizual:
Capacitile computerului:
Cooperarea cu biroul principal:
_____
Calitatea aerului:,_
Aerisirea ncperilor:
Sistemul de aer condiionat sau de nclzire:
Condiia bazelor sportive:
Profesionitii i antrenorii pentru facilitile sportive:
Calitatea mncrii:
Calitatea buturilor: ,
Condiia terenurilor:
Eficiena locurilor de parcare:
Situaia autobuzelor i serviciul de navet:
Altele:
Not: Un bun director de ntrunire face imediat dup aciune evaluarea, pentru c
detaliile se uit cu fiecare zi care trece. Acest raport i va fi folositor cnd se va pune
problema refolosirii sau nu a unui Ioc sau pentru a da o recomandare favorabil sau
nefavorabil unei alte companji care ar dori s foloseasc posibilitatea respectiv.
Mulumiri
20![
companie prin prisma comportamentului angajailor ei, dar mai ales prin prisma
manierelor directorului ntrunirii i personalului acestuia.
206
LETITIA BALDRIGE
prezentare de mod, ar fi bine s fie unul bun, rapid, iar partea de prezentare a
modei s fie fcut repede i cu profesionalism.
Ceea ce este important pentru soie este s i se permit s participe la ct mai
multe sesiuni cu soul ei, n mod special cnd vorbitorul invitat este cineva care
transmite un mesaj important. De asemenea, este extrem de important pentru cariera
unui membru al executivului ca partenerul lui sau al ei s neleag afacerile
companiei i problemele acesteia i s fie capabil() s vorbeasc n cunotin de
cauz despre ea, s ofere un suport, precum i idei bune cnd acestea se dovedesc a
fi folositoare.
Partenerul de via care rmne izolat de restul mulimii nu-i face nici un
serviciu soului sau soiei lui; membrul respectiv din executiv devine victima
nevinovat a unui partener de via snob, care se consider "prea bun fa de
ceilali", o situaie care cu greu ar putea ajuta carierei cuiva. Am un sfat bun pentru
partenerul de via, care este plictisit de conve'rsaiile i ntrunirile soiei sau soului
i, n consecin, nu vrea s participe cu entuziasm, ci s rmn acas.
- Ct despre "prietenii" care i nsoesc pe executivi - colegi de apartament, iubii
sau doar simple aventuri - au i ei o responsabilitate: s se mbrace discret i s
joace rolul la fel ca toi ceilali. Nu trebuie s se fac discriminri la,o ntrunire.
Cnd recreerea i amuzamentul constituie o parte major pe ordinea de zi, o
persoan singur poate veni cu un prieten, dar amndoi trebuie s fie ateni la
comportare. De exemplu, prietenilor lor nu le pas c ei mpart acelai pat, dar soiei
preedintelui s-ar putea s-i pese foarte mult. Modul prin care poi preveni, brfa,
care poate deveni rutcioas i jignitoare, este de a avea fiecare camere separate,
chiar dac aceasta nseamn c membrul respectiv din executiv va trebui s
plteasc pentru ambele camere. Nu este dificil pentru un cuplu s ocupe dou
camere separate pe durata ntrunirii. n fond i la urma urmei au alte 363 de nopi pe
care le pot petrece mpreun.
207
Comunicarea detaliilor
Consiliul de administraie (CEO) al unei companii publice trebuie s trimit,
cu maximum de operativitate, o ntiinare asupra edinei anuale tuturor
acionarilor, cu minimum 3-4 sptmni nainte, pentru a putea primi un rspuns
documentat i util. (Preedintele unei companii particulare nu are puteri limitate
cum este cazul Consiliului de administraie al uneia pe aciuni. Conductorul unei
pompanii poate schimba data unor edine anuale, telefonnd pur i simplu
colegiului de administraie format de obicei din prieteni apropiai i membrii ai
familiei, stabilind o alt dat.) *
Anunarea edinei este nsoit de declaraia de mputernicire (un document
care comunic locul i data cnd va fi inut ntrunirea i ce proiecte vor trebui
votate), plus un buletin de vot pe care-1 vor completa anticipat acionarii care nu
vor fi la edin. Fiecare trebuie s completeze i s expedieze imediat aceste
buletine de vot. Cnd exist observaii scHse pe aceste buletine, direciunea trebuie
s le noteze cu grij, pentru c deseori ele snt revelatoare pentru direcia din care
bate vntul n privina sentimentelor fa de conducere. De asemenea, aceste
observaii las s se ntrevad problemele ce pot s apar la edina anual.
O corporaie de succes este o corporaie sensibil; Ea ascult vocea acionarilor
si.
Dac locui unde se va ine edina anual este greu de reperat, este nelept ca
alturi de documentele trimise acionarilor s existe i o hart. Unele companii
includ i un program al edinei; altele dau chiar i meniul prnzului dac acesta va
fi oferit gratuit acionarilor.
208__
LETITIA BALDRIGE
209
Pstrarea ordinii
Au trecut de mult zilele cnd corporaiile pe aciuni considerau edina anual
ca o simpl i neinteresant serie de aprobri ale iniiativelor Consiliului de
administraie. Forele combatante ale traumei sociale par s se fi alturat definitiv
corporaiei i refuz s se evaporeze, fie c e vreme bun sau rea.
De aceea, corporaiile nu pot rmne departe de nevoile i aspiraiile sociale ale
asociailor. Probleme ca manevrarea minoritilor, investiii n ri controversate.i
consideraii asupra mediului nconjurtor se vor ridica ntotdeauna n aceast epoc.
Cnd ntrebrile snt puse cum se cuvine, o companie trebuie s fie nelegtoare, nu
antagonic. edina anual nu este un prilej pentru decepii confuze. Consiliul de
administraie trebuie s fie ferm i att el, ct i acionarii trebuie s-i respecte unii
altora prerile.
Multe corporaii, n ziua de azi, dau unui vorbitor un timp limit (5 minute)
pentru a-i expune punctul de vedere. Dac lucrtorii companiei snt bine organizai
i specializai n organizarea desfurrii edinei, totul va fi cum trebuie. S-ar putea
ca ntrebrile s fi fost puse dinainte, o dat cu confirmarea participrii, oferind n
acest fel destul timp Consiliului de administraie pentru a pregti rspunsurile
necesare. Dac un acionar este indisciplina! i nerezonabil, de obicei, presiunea
colegilor n timpul edinei l disciplineaz mult mai bine dect ar putea-o face
preedintele.
Uneori puin inventivitate este folositoare, dac situaia economic nu permite
prea mult buzunarului companiei i al acionarilor. Un cadru din executiv, nzestrat
cu simul umorului, a ncheiat o dat o edin anual deosebit de decepionant
(fiindc fuseser numai veti proaste), adresndu-se acionarilor, n timp ce se
ridicau s plece, cu zmbetul pe buze: "Cu siguran c nu vreau ca cineva de aici
s prseasc aceast sal fr s simt mirosul de trandafir al companiei noastre".
Acestea fiind spuse, personalul corporaiei a scos de sub mesele de la intrare imense
buchete de trandafiri proaspei, druind fiecrei persoane cte o floare plcut
parfumat.
Trebuie c acest procedeu a mers, de vreme ce toi au prsit ncperea cu
zmbetul pe buze.
210
LETITIA BALDRIGE
Ordinea de zi
Majoritatea edinelor anuale se desfoar dup un model general. Secretarul
ef al executivului se prezint, declar edina deschis i, dup ce prezint
funcionarii i directorii companiei, expune un fel de "raport al preeditelui"
oprindu-se asupra principalelor evenimente din anul precedent.
O copie, btut la main sau xeroxat, cu ordinea de zi trebuie s fis pus pe
scaunul fiecrei persoane, nainte de nceperea edinei.
O mostr a unei ordini de zi tipice este urmtoarea:
^
ORDINEA DE ZI:
EDINA ANUAL A ACIONARILOR
(Data i ora)
(Localitatea, oraul, statul)
1. Declararea deschiderii edinei.
2. Prezentarea directorilor, directorilor emerii, funcionarilor etc.
3. Informare general asupra edinei.
4. Prezentarea acionarilor prezeni sau a reprezentanilor acestora.
5. Includerea n procesul verbal al edinei: a declaraiei (sub jurmnt) a
agentului de transfer responsabil cu expedierea raportului anual, anunarea
organizrii edinei i declaraia de mputernicire, mputernicirea i cte o
copie din fiecare.
.
"
6. Convocatorul edinei din care rezult dac exist n sal numrul necesar
. de membri.
"~
7. Citirea procesului verbal al edinei anuale a acionarilor, de anul trecut, de
ctre secretara corporaiei.
8. Unul din directori poate cere trecerea peste procesul verbal al edinei
acionarilor de anul trecut.
9. Raportul Consiliului de administraie.
:
10. Vizionarea unui film de producie recent.
11. Stabilirea supraveghetorilor pentru alegeri.
12. Propuneri pentru funciile de directori.
13. Achiziii noi, propuse pentru votare.
14. Ratificri i aprobri propuse pentru votare de ctre cenzorii financiari ai
companiei (pentru anul fiscal urmtor).
15. Orice alt afacere care trebuie discutat.
16. ntrebri.
.
<
,
17. Suspendri.
2JJ_
212
LETITIA BALDRIGE
ci ar trebui s_ participe, dar nu pot din cauza muncii presante din cadrul
birourilor lor;
ce genuri de materiale grafice snt folosite;
ce evenimente anume trebuie considerate cu adevrat demne de o
teleconferin;
care dintre membrii din corpul executiv, care cltoresc, ar deveni cei mai
buni consumatori de teleconferin datorit naturii muncii lor.
O bun comunicare
vizual:
papetria de birou,
crile de vizita
afaceri i ntiinri
F
214
LETITIA BALDRIGE
Articole de papetrie.
215
216
Afacere conservatoare
Privire contemporan
Bnci, companii
farmaceutice, companii
de asigurri, agenii de
schimb, avocai, doctori,
contabili, editori de
manuale etc.
Automobile, computere
i industrii de mobilier
pentru case, firme de
design, agenii de
reclam i companii de
comunicaii; cluburi de
sntate; restaurante etc.
Comer cu amnuntul,
industria de textile,
confecii de brbai i de
dam, saloane de
coafur, cosmetic i
industria de parfumuri
etc.
Dactilografiere
tradiional original sau
roman veche
Scriere contemporan
adesea neobinuit
LETITIA BALDRIGE
Imagine la mod
217
218
LETITIA BALDRIGE
219
ale brbailor, ct i ale femeilor. Unii prefer ca propriile cri de vizit de afaceri
s aib margini colorate (d o impresie de bogie, dar cost mult mai mult, n
special cnd marginile snt fcute manual).
Cnd se cstorete
Mary Eammon i pstreaz numele de fat n afaceri, dar devine doamna
Robert Sloan n viaa privat. Ea i soul ei au acum nevoie de rechizite comune:
cri de vizit de coresponden ca s le foloseasc pentru probleme personale n
ora i hrtie de scrisori pentru reedina lor de var. Mary Eammon d petreceri de
afaceri acas, implicndu-1 astfel i pe soul ei; este important ca musafirii s nu i se
adreseze acestuia cu domnul Eammon". De aceea este important hrtia de
coresponden comun, fiindc pe ea se semnaleaz c atunci cnd Mary este acas,
ea este doamna Sloan i nu doamna Eammon.
Familia Sloan folosete crile de vizit de coresponden, pentru a face invitaii
i a mulumi pentru cadourile trimise amndurora, dar i pentru a le include - ca nite
cri de vizit pentru cadouri - n darurile importante (din nou legate de afaceri).
22Q__
LETITIA BALDRIGE
gseasc.
S o trimii cuiva nsoind o fotografie, un raport anual, o tietur dintr-un
ziar, sau o revist, sau orice i-ai promis unei persoane c-i trimii sau cuiva
cruia tii c i-ar face plcere s-o primeasc.
S-o foloseti ca o anex la un cadou sau la un buchet de flori.
O carte de vizit frumoas, prezentat cum se cuvine, face o impresie excelent.
Trebuie s tim, cnd s ne prezentm crile de vizit de afaceri, cnd s lum
iniiativa; i trebuie s tim s facem schimb de cri de vizit de afaceri cu
amabilitate atunci cnd altcineva a avut iniiativa. .
Dac cele care i mai rmn nu snt n perfect stare, arunc-le. Scuz-te
oamenilor pe care i-ai ntlnit pentru momentarea epuizare a crilor tale de vizit de
afaceri i scrie dup aceea informaiile necesare pe care vrei s le dai celor care
doresc pe o bucat de hrtie.
'
221
memorabile, cum fac unele persoane vestite n domeniul designului (John Saladino
cu cartea sa de afaceri de dimensiuni foarte mari, Massimo Vignelli cu minicartea sa
de vizit i Lawrence Peabody cu cartea sa pe vertical, de dou ori ndoit). ,..;
Materialul din care e fcut cartea de vizit poate fi lucios sau mat; poate fi
gros sau subire; dar trebuie s fie ndeajuns de rezistent s nu se strice cnd pipi
cartea de vizit sau cnd o scoi din aprtoarea de cri de vizit. Directorii folosesc ,
deseori ambele tipuri, att cri de vizit tiprite, ct i gravate (primele pentru a le
folosi cnd le trimite prin pot, iar cele din urm pentru afaceri cu (persoane foarte
importante). Culoarea crilor de vizit de afaceri trebuie, desigur, s se potriveasc
cu cea a brtiei companiei.
Informaia redat pe o carte de vizit de afaceri trebuie s cuprind urmtoarele:
Antetul, marca sau simbolul companiei. O persoan de la o ntreprindere mai
mic poate lucra cu un grafician care s gseasc un simbol reprezentnd '
munca ei, cum ar fi: un buchet de flori pentru o florreas, un co plin cu
legume pentru un consultant specialist n alimente, un calculator care are pe
ecran diferite cifre pentru un contabil, o camer video cu imagini reflectate n
lentile pentru un fotograf, un pahar plin cu perii de cosmetic pentru 6
persoan care lucreaz n domeniul institutelor de nfrumuseare, un manechin
cu o earf nfurat n jurul gtului pentru un croitor.
'
Textul cuprinznd urmtoarele:
Numele
Funcia (dac este oportun)
Numele companiei
Adresa ntreprinderii
Telefonul
Numrul de telex (dac este potrivit)
,
Adrese ale altor birouri din ar (dac este un lucru oportun)
Unele persoane care lucreaz n afara casei lor, ct i n afara unui birou, includ
i numrul de telefon de acas alturi de numrul de la sediul ntreprinderii.
223
224
LETITIA BALDRIGE
copert
fa)
"
'
L___
225^
TIM McCOY
A DESCHIS
MAGAZINUL DE REPARAT JUCRII AL LUI TIM
UN MAGAZIN DE CRI I JUCRII PENTRU COPII
CU SEDIUL
LA 4TH I HOWARD
MINNEAPOLIS "
(000)000-0000
Aducei aceast carte de vizit
pentru a obine un rabat de 20%
la prima dv. achiziie
226
LETITIA BALDRIGE
Neoficial
PREMIUM DESIGNS HI-JINKS
Broadway nr. 145, Newark, NJ 00000
ARE UN SUCCES ATT DE MARE
NCT DESCHIDEM
NC DOU NOI SUCURSALE
First St, Naples nr. 124
Str. Palisades nr. 314 14-F
FL 00000
Canton, OH 00000
Director Anne Cox
Director Ed Reed
227
Mutarea birourilor
ASOCIAII JONATHON P. FILLMAN
CONSILIERI PENTRU RELAII CU PUBLICUL
DORESC S ANUNE MUTAREA NTR-UN NOU SEDIU PE
STATE AVENUE 1415
ATLANTA, GEORGIA 00000
1 Martie, 1986 (000) 000-0000
sau
ASOCIAII JONATHON P. FILLMAN*
CONSILIERI PENTRU RELAII CU PUBLICUL
ANUN C ASOCIAIA S-A MUTAT LA O NOU ADRES
etc.
228
LETITIA BALDRIGE
sau o alt variant
COMPANIA XYZ
NE FACE PLCERE S V ANUNM NUMIREA
JOANNEI S. BARKHORN
N FUNCIA DE VICEPREEDINT A EXECUTIVULUI
STRADA LA SALLE 123
CHICAGO, IL 00000
(000) 000-0000
TELEX 00000
_______________
____________
O rentoarcere la firm
(Partenerii i consilierii firmei vor fi trecui pe o list n pagina interioar a
unei ntiinri de dou pagini; sau dac ntiinarea este pe o singur pagin, lista
partenerilor va fi trecut pe spate)
PARTENERII COMPANIEI
MANNING, BABCOCK, WEISS, GREEN, KOE I STAIR
STREET UNION NR. 240
SAN FRANCISCO 00000
AU PLCEREA S V ANUNE
C
DOMNIA SA WILLIAM A. GELLHORN
CARE A FCUT PARTE DIN SENATUL STATELOR UNITE
S-A RENTORS LA FIRM
DE LA
,
1 IUNIE
O MIE NOU SUTE OPTZECI I ASE
230
LETITIA BALDRIGE
ANNE DAVIS
ANUN
C DE ACUM NAINTE VA PURTA NUMELE
ANNEWELDON
I COMPANIA EI SE VA NUMI DE ACUM NAINTE
ANNE WELDON I ASOCIAII
STANTON DRIVE NR.1034
AUSTIN, TEXAS 00000
(000)000-0000
O schimbare de carier
,
Oficial
232
LETITIA BALDRIGE
Fala a doua
A treia fa
A patra fa
233
Arta
divertismentului
O
234
LETITIA BALDRIGE
236
LETITIA BALDRIGE
i familia ta. Totui, exist cteva reguli care trebuie respectate i n acest caz. De
exemplu:
.
Oaspetele tu merit o mas bun. Nu este cazul unei pizze sau a unei cine reci.
Dac nu ai o cin bun pregtit pentru el sau ea, mergei s mncai n ora.
Masa trebuie aranjat ca pentru un musafir (ceea ce nseamn fr erveele
din hrtie sau suporturi din plastic).
Barul trebuie s conin genul de buturi alcoolice (sau nealcbolice) pe care
f
oaspetele tu le prefer.
:~ ti
Chiar dac s-ar putea s cear s te ajute i el la pregtirea mesei, nu trebuie
s i se permit s intre n buctrie.
''-'.l Copiii mai mici nu trebuie s i se ncurce tot timpul printre picioare. Este
frumos s-1 salute i s stea puin timp de fa, dar o persoan de afaceri
extenuat nu trebuie s fie obligat la o sear zgomotoas i prea activ (este
ntotdeauna obositor cnd nu snt copiii ti).
,\ii-
237
(Vezi de asemenea i Fii amabil cnd un strin viziteaz oraul tu", Cap. 5)
Un oaspete de onoare care te viziteaz, n special unul dintr-o alt ar, merit
un tratament deosebit. Un individ oficial sau cu o funcie nalt, conductorul unei
companii, un confereniar distins - toi intr n categoria VIP.
Iat cteva lucruri demne de reinut:
El (sau ea) trebuie ntmpinat la aeroport de cineva cu o funcie suficient de
nalt, cum ar fi vicepreedintele companiei. Va avea nevoie de ajutor pentru
bagaje i, de obicei, are multe ntrebri de pus;
n camera de hotel trebuie s fie flori de bun-venit sau o plant, lichior sau
vin, la alegere (aduse nainte de sosirea lui), sifon, ghea i cteva buturi
nealcoolice. Poate fi i un co cu fructe proaspete (cu o farfurie, furculi i
cuit pentru fructe); i poate o cutiu cu ciocolat pentru a satisface o
persoan moart" dup dulciuri; ~
>
O not personal de bun venit - din partea Consiliului de administraie sau a
persoanei cu cea mai nalt funcie pe care o va vedea n timpul vizitei - este
s-1 atepte n' camera lui;
Oaspetelui trebuie s i se pun la ndemn un program complet al
manifestrilor ce vor avea loc ct va sta el. Dac are probleme cu sntatea (cu
inima), programul trebuie s nu fie suprancrcat. Dac a sosit dintr-o alt
ar, probabil c va fi foarte obosit i surescitat de zbor (programul lui trebuie
238
'
LETITIA BALDRIGE
239
240.
LETITIA BALDRIGE
Partenerul de via
Ajut la ntocmirea listei de invitai, dac exist prieteni comuni ai cuplului;
Poate avea grij de flori i poate supraveghea personalul furnizorului n toate
activitile pe care le presteaz. (n unele ocazii, brbaii au preluat aceste
treburi Ia domiciliu i chiar cu foarte mare succes!)
ndatoririle de gazd ale partenerului de via
Ajut la prezentarea oaspeilor ntre ei, dac nu se cunosc. Acest lucru
necesit o permanent consultare a listei de invitai - transcris pe o hrtie pe
care o ine n mn - care este de mare ajutor gazdei din executiv;
Urmrete atent servirea mesei (sau a buturii la un cocktail) pentru a se
asigura c toat lumea este servit corect;
Pentru prnz sau cin, ajut gazda s conduc oaspeii din locul n care s-a
servit cocktailul, n sufragerie, sau acolo unde se va servi masa, i-i ajut pe
oaspei s se aeze pe locurile lor;
'
Se ridic atunci cnd este timpul s prseasc sufrageria, dnd semnalul
pentru oaspei ca s-1 urmeze; supravegheaz servirea cafelei i a buturilor
dup cin;
*
.
241
Furnizorii se pare c snt capabili s adapteze orice proiect n ziu' de azi, orict
de dificil ar fi, n mod logic. ntr-o noapte am vzut cum holul de marmur rece al
unei instituii a fost transformat ntr-un plcut cort de eic. Un candelabru de cristal
era agat n partea de sus a cortului; am stat pe covorae orientale, care acopereau
marmura de dedesubt, i ne-am osptat pe cinste, din castronae, servindu-ne cu
mna. Dansatorii din buric au interpretat, prirrtre noi, dansuri exotice pe o muzic
cntat de muzicani egipteni.
Am urmrit o dat o prezentare a modei sportive de primvar, fcut de
acorbi care evoluau pe muzica executat n direct de un grup rock britanic... ntrun cort de circ. Am participat la o fantezie Alice n ara minunilor", dat de o
companie de asigurri care a transformat complet un vechi ring de dans ntr-un loc
magic. i am dansat o dat ntr-un depozit de mrfuri vechi, transformat pentru
seara respectiv, de o companie de computere software, ntr-un bal mascat la
Veneia" (singurul lucru care lipsea erau canalele!),
,
Dac dorete s fie original n vederea unui eveniment special, compania ta nu
alege un loc dezafectat dect dac tii c poi s-1 amenajezi cu succes. Pune-i
cteva ntrebri importante:
^
Va putea fi, dup transformare, n concordan cu imaginea corporaiei tale?
Organiznd n acest loc o manifestare, vom atinge obiectivele dorite de
corporaie?
Va face bugetul nostru fa cheltuielilor?
Vom fi n conformitate cu legile?
Clima va contribui sau va duna reuitei n aceast perioad a anului?
Pot furnizorii, pe care-i avem la dispoziie, s se descurce cu acest proiect
complicat?
Vor fi oaspeii n stare s ajung cu uurin la locul petrecerii? Exist loc de
parcare? Exist transporturi publice la dispoziie? Exist taxiuri n zon?
Se vor simi bine invitaii n timpul petrecerii, din punct de vedere al
temperaturii, locurilor i spaiului n care se vor mica?
Ce fel de avantaje ale camerei pentru odihn snt disponibile?
Dispunem de suficient timp pentru a fi pus totul n ordine?
Avem destul personal angajat ca s supravegheze toate operaiunile?
Cnd o petrecere a companiei se ine ntr-un loc neobinuit, tu, ca gazd, trebuie
242
LETITIA BALDRIGE
Sufrageria executivului
Conducerea unei companii bine cunoscute, cu o sufragerie pentru executiv (sau
mai multe), este ntotdeauna n unanimitate de prere c aceast combinaie de
servicii i prestigiu merit efortul financiar al administraiei. Sufrageria executivului
este locul n care se ntrunete elita oamenilor de afaceri ai unei organizaii pentru
prnz - i cteodat chiar pentru micul dejun - pentru a discuta afaceri i pentru a
ncheia nelegeri cu colegii din exterior.
Este un loc de petrecere din domeniul afacerilor n cel mai clasic neles al
cuvntului. Este locul ideal pentru discutarea celor mai delicate subiecte, cum ar fi
fuzionri sau achiziionri. Gazda profit de avantajul psihologic pe care i-I d
faptul c poate chema oaspeii ntr-un spaiu perfect amenajat, pe teritoriul lui (casa
sa personal).
.
Multe sufragerii ale executivului dispun de mese comune mari, rotunde sau
dreptunghiulare, unde un executiv, care prnzete singur, poate gsi un loc gol i o
conversaie amical cu colegii. Furnizeaz o posibilitate excelent pentru executivii
noi ca s ajung s^i cunoasc pe cei vechi i s culeag o cantitate considerabil de
brfe'de birou.
'
, - . . .
O sufragerie a executivului trebuie s fie atrgtoare, bine condus i
organizat, s aib un ef de sal sau un buctar bun; altfel este mai bine s n-ai
sufragerie. Sufrageria este simbolul vizibil al imaginii companiei - care poate fi de
clasa nti sau de clasa a doua.Este impresionant cnd masa poate fi servit la standardul la care a servit-o
atia ani dna. Charlote, la sediul din New York al domnului Dean Witter Reynolds,
mi amintesc de zilele cnd eram director la acea companie, cu ct nerbdare
ateptam pauzele lungilor edine ale consiliului, pentru a ne desfta la mas cu
preparatele ei copioase.
mi amintesc i alte sufragerii de executivi, unde globurile de cristal erau
gravate cu nsemnul corporaiei, care era brodat i pe erveelele albe de damasc, iar
pe serviciul de porelan de China era pictat de mn, n aur, acelai nsemn n centrul
farfuriilor i al cetilor.
mi amintesc frumoasele flori de la Banca Chase Manhattan i minunatele
omlete fcute de Rudy Stanish la Goldman Sachs.
Dar nimic nu se compar, totui, cu stilul sufrageriilor pentru petreceri ale lui
Malcom Forbes. El are cel puin 3, pe care le tiu eu: o sufragerie n casa ataat
cldirii magazinului Forbes, unde masa e aranjat cu globuri aurite pictate n stil
veneian i figurine rafinate de Dresda; o pivni din crmid roie, transformat n
sufragerie, cu capete de cerbi din argint curat atrnnd de grinzile din tavan (purtnd
fiecare gravat numele unui conductor reprezentativ de afaceri care a prnzit acolo);
la acestea se adaug un mare iaht cu un echipaj elegant mbrcat, scena marilor
petreceri de afaceri unde au petrecut notabiliti ca HRH'Prinul Charles.
O sufragerie a corporaiei poale deveni un instrument valoros de relaii cu
publicul n comunitate. Unele companii permit grupurilor civile s aib acces n
* Her sau His Royal Highness (Majestatea Sa).
243
sufrageriile lor n timpul orelor libere. Prima banc naional din Chicago, de
exemplu, permite grupurilor mari de caritate s dea cine i recepii acolo, deseori pe
cheltuiala bncii, cteodat pentru un onorariu minim, ajutnd astfel pe organizatorii
aciunii de caritate s vnd bilete pentru seara premierei unor spectacole organizate
de Grupurile de art din Chicago.
LETIT1A BALDRIGE
buturi i servirea mesei. Altor executivi le-ar face plcere s fie invitai la o
petrecere de prnz sau de sear, la un club exclusivist, cum este istoricul Club de pe
Strada F din Washington, unde probabil c au cinat toi preedinii SUA, de la
fondarea lui. Oamenilor de afaceri le place s cineze la vestitul Club Duquesne din
Pittsburgh i la Clubul Metropolitan din New York, care admite acum i femei ca
membri1. O invitaie la Cazinoul rezervat numai brbailor din Clubul Pacific Union
din San Francisco este considerat o trataie ntre executivi (femeile snt admise la
cin), iar un prnz la Clubul Metropolitan din Washington este un prilej bun ca s
ntlneti membrii puternici ai guvernului.
Dac vrei s te bucuri de publicitate pentru petrecerea ta i vrei ca s fie
prezent presa, nu te duce la cluburile private. Acolo sfera de aciune a presei este
descurajat, ca s-o spun de-a dreptul!
\
Femeile din executiv invitate la o mas de afaceri ntr-un club rezervat
brbailor i obligate s foloseasc o intrare i un lift special, n general se simt
jignite. (tiu, pentru c i eu m-am* simit aa.)
Cnd femeile se afl ntr-un club din motive de afaceri, nu trebuie s fie supuse
discriminrii. (Multe femei consider, ca i mine, c brbaii au dreptul la cluburile
lor private, dar ntrunirile de afaceri trebuie inute ntr-un alt loc dect ntr-un club
care insist s le trateze pe femei ca inferioare.)
Dac dai o mare petrecere ntr-un club, tratezi cu directorul banchetului exact
cum ai trata cu un director de hotel pentru un banchet. Semnezi un contract dup
stabilirea meniului i a buturii. Fiecare club are propriile sale reguli cum ar fi:
stabilirea numrului de invitai dinainte i fixarea onorariului de contramandare
care trebuie pltit dac petrecerea se amn.
Directorul de club va aranja s fie aduse flori pentru petrecerea ta, dac nu vrei
s le furnizezi iu singur. (Dac le furnizeaz clubul, fii sigur c snt incluse n costul
estimativ al petrecerii dac te-ai neles s le aduc el.) Pentru un prnz sau o cin,
dac trimii dinainte crile de vizit cu indicarea locului (listele de bucate) i un
tabel cu aranjamentele necesare directorul Va aranja totul pe mas.
Cu toate c clubul va aduga un procent de 15-20% (ca i alte taxe) la nota de
plat, s-ar putea s vrei s dai i un baci separat personalului. Unele cluburi
interzic orice fel de baci i, dac-1 accept atunci, trebuie s fie oferit n
particular, ceea ce nu e chiar att de greu de fcut. Dac clubul tu nu permite
baciurile, poi oricnd s mreti contribuia ta anual pentru fondul de Crciun al
angajailor, fond constituit din banii dai de membri, n mod voluntar, i mprii
ntregului personal.
245
"
Ce comanzi
Meniuri
'
246
LETITIA BALDRIGE
Pui la grtar
Orez brun cu mirodenii
Salat de spanac i ciuperci
ngheat de lmie
Cafea sau ceai
CIN
. .
Salat de cruditi
Friptur de viel la grtar
Varz broccoli i carote nbuite n unt
Prjitur Betty cu mere i ngheat de vanilie
sau
Pere proaspete i brnz Bel Paese
Cafea ori cafea decofeinizat
Not: Nu servii salata ca fel de mncare separat ntre principalul fel de mncare i
desert dect dac este vorba de salat verde cu brnz i biscuii.
n mod normal salata trebuie servit pe o farfurioar separat o dat cu
principalul fel de mncars.
247_
Pentru un numr mai mare de persoane, este o idee bun s se ofere cte un fel
de mncare rece care s se afle deja pe farfuria fiecrui musafir, cnd intr invitaii
n sufragerie. Aceasta economisete mult din timpul i munca celor ce servesc.
Diferite meniuri pentru mncruri de bufet
MICUL DEJUN
'
Friptur rece
Legume "Pasta Primavera"
Salat de crevei
Roii cu busuioc i urd
Pui chinezesc cu suc de lmie
Carne de vac a la Burgundya
Salat verde
Fructe coapte
Crem de ciocolat
Cafea, cafea decofeinizat
'
Liste de bucate
Atunci cnd gazda i d silina s prezinte musafirilor i lista de bucate,
atmosfera mesei devine imediat deosebit. O list de bucate este exact unul dintre
acele mruniuri care imprim o not de distincie. Cnd musafirii semneaz pe
spatele listei de bucate a unui vizitator strin, ea devine o amintire deosebit din
cltorie.
248___
LETITIA BALDRIGE
Meniul este scris de mn, dactilografiat sau tiprit pe hrtie compact. Listele
pot fi de orice dimensiune (dar de obicei nu snt mai mari de 5" x 7 " ) . n mod
tradiional ele snt din hrtie alb sau ecru, dar pot fi de orice culoare, dac acea
culoare face parte din decor. Cea mai frumoas grafic pentru listele de bucate sau
pentru crile de vizit care indic locul este aceea care folosete nsemnele
companiei gazd, ncrustate n relief, n culorile proprii, att pe lista de bucate, ct i
pe cartea de vizit care indic locul, aa cum arat ilustraia. Grafica invitaiilor este
bine s fie folosit i cu ocazia altor petreceri.
Lista de bucate poate fi pus pe mas ntr-unui dintre modurile urmtoare: ntre
erveelul unei persoane i lingura vecinului din stnga, aezat pe vrful
erveelului, sprijinit de un pahar pentru vin, pe mas deasupra farfuriei (vezi
ilustraia de la "Cum se aaz o mas oficial".
La modul ideal, fiecare musafir trebuie s aib propria sa list, oricum,
ntotdeauna este indicat s plasezi o list de bucate ntre locurile a doi musafiri,
pentru a fi folosit de amndoi.
^tfTta/i'e/upleeesc-
cSalaJa unele-tuor^Ua
/974
Servirea vinului
250
LETITIA BALDRIGE
s fie nevoii s-o roage). O gazd trebuie s aib grij s roage pe unul dintre
musafirii ei s se ocupe de servitul vinului la cellalt capt al mesei: "Jeff, vrei, te
rog frumos, s fii maestrul -nostru de ceremonii n servirea vinului la acel capt al
mesei?" Jeff, acceptnd aceast sarcin, trebuie s aib grij ca paharele s fie tot
timpul pline. Un musafir care este lacom i dorete s-i umple propriul pahar mai
des dect ceilali, d dovad de lips de maniere dac l ignor pe Jeff i apuc sticla
pentru a-i turna singur un pahar.
Dac un dineu acas const din mai multe mese mici, n loc de una mare, la
fiecare mas trebuie s-i ia cineva sarcina de a servi vinul. Totui, un invitat se maipoate servi i singur dac mai dorete, dup ce i s-a turnat primul pahar.
Carafele de vin rou i de vin alb arat foarte decorativ pe mas i, n societatea
de azi, este indicat s fie folosite la orice gen de petrecere, oficial sau neoficial.
.Carafa mai are i un alt scop. Dac nu eti chiar mndru de vinuj pe care l serveti,
carafa l face s devin anonim.
"
251
252
LETITIA BALDRIGE
>
Lista cu oaspei
Alctuiete lista cu invitaii i o d direciunii pentru a fi aprobat.
Invitaiile
Supravegheaz designul, producerea i trimiterea prin pot a invitaiilor.
Alctuiete R.S.V.P.*-urile.
Pregtete o ultim list a invitailor pentru personalul care va fi folosit la
petrecere.
Coordonarea cu hotelul, restaurantul, cu organizatorul banchetului, din
partea clubului sau cu furnizorul.
Selecteaz meniul i buturile.
Ia hotrri n legtur cu decorarea, locului unde va avea loc petrecerea (flori,
culorile lenjeriei folosite etc).
Se convinge c desfurarea distraciilor este asigurat cum trebuie din partea
hotelului (echipamentele electronice i sistemul sonor de care este nevoie
etc).
Distraciile
Semneaz contractele cu interpreii, oamenii care ntrein buna dispoziie la o
petrecere i cu actorii.
' R.S.V.P. - repondez s'il vous plait (v rugm s rspundei)
... . 253_
254 ..
LETITIA BALDRIGE
_____?_
decorul pot fi discutate chiar la aceast prim ntlnirc, astfel net preul estimativ
s fie realist. Cnd un furnizor i prezint nota de plat, poi s ncerci s mai
contactezi i pe alii pentru a compara preul total, i s gseti ceva mai puin
costisitor. De obicei, vei descoperi c estimarea cheltuielilor este destul de
asemntoare (un furnizor poate oferi la un pre mai sczut un serviciu, dar un altul
este mai scump). O dat ce ai luat o hotrre, pune-i toat ncrederea n furnizorul
tu; promite-i c vei mai ncheia i alte afaceri dac seva descurca foarte bine.
Dac el i ndeplinete cum trebuie atribuiile |, nu face cheltuieli inutile, probabil
c vei avea mult succes n asociere cu el.
Este un procedeu standard ca un furnizor s cear de la corporaia gazd un
avans, ntre 15 i 50 la sut din totalul cheltuielilor pentru petrecere.
Unii furnizori cer plata integral nainte de a ncepe petrecerea, alii cer ca plata
total s se fac la ncheierea petrecerii, nainte de a prsi locul respectiv.
Dac o companie i amn petrecerea cu 2 sptmni de la data stabilit, muli
furnizori vor cere banii care ar fi reprezentat profitul net pe care l-ar fi obinut de la
petrecere (de exemplu: diferena dintre preul total pentru care s-a stabilit contractul
i cheltuielile pentru petrecerea real).
'
.
nainte de a ncheia o afacere cu un furnizor, coordonatorul de petreceri al
companiei trebuie s studieze care snt cele mai avantajoase condiii pentru
ncheierea contractului acestei manifestri. Dac este vorba despre o petrecere foarte
mare, n aer liber de exemplu, este nelept din partea companiei s-i fac o poli
de asigurare pentru condiiile atmosferice, astfel net dac va trebui ca manifestarea
s fie arhriat, compania de asigurri s plteasc furnizorului taxele de
contramandare .
.
O dat ce fiecare detaliu a fost pus la punct, las mn liber furnizorului tu
s-i asume responsabilitatea. Multe activiti au fost ntrziate, mpiedicate, chiar
sabotate datorit faptului c persoana care a angajat furnizorul nu 1-a lsat pe acesta
(sau pe aceasta) s-i fac meseria. Cicleala continu i nsoirea peste tot, de ctre
personalul corporaiei, a personalului furnizorului i amestecarea n orice problem
n legtur cu organizarea petrecerii va handicapa orice furnizor, orict de bun ar fi
el. Gndete-te dinainte la toate instruciunile pe care i vrea s le urmeze furnizorul
tu, scrie-le pe o list, d-i lista, i el va ine cont de ele.
O dat l-am angajat pe Donald Bruce-White pentru o petrecere care inea de
diminea pn seara, cu ocazia inaugurrii noilor saloane de prezentare ale
companiei de mobil, "Baker" din New York. Am petrecut foarte mult timp
mpreun, fcnd planuri (puricnd, cum obinuia s zic Donald) i negociind
nainte de nceperea pregtirii manifestrii. De vreme ce petrecerea ncepea
dimineaa mai trziu, nu m-am amestecat n pregtire, deoarece organizaia BruceWhite trebuia s organizeze trei petreceri, total diferite ca gen, n intervalul de 8
ore. Erau cteva mii de invitai care participau la aceast petrecere, care ncepea
dimineaa trziu cu o mas servit ntre micul-dejun i prnz (i distracii); care
continuau cu un ceai la ora trei cu un alt gen de distracii, i unde, bineneles, se
servea mncare, diferit de cea de diminea. n cele din urm, la cinci i jumtate
urma o petrecere cu un bogat sortiment de cocktailuri, la care un nou grup de
persoane care ntrein veselia la o petrecere, i salutau i i primeau pe invitaii care
soseau. (Chelnerii mi-au spus dup aceea c'observaser mai muli oaspei care
veniser de diminea i sttuser la toat petrecerea, pn la ora 20.) Organizaia
Bruce-White s-a micat n timpul zilei ca o armat foarte bine instruit n executarea
manevrelor, n ciuda faptului c deseori se aflau n ncpere 1 000 de persoane n
256
LETITIA BALDRIGE
acelai timp.
Oblig pe organizatorul banchetului sau pe furnizor s i dea toat silina n
ceea ce privete prezentarea mncrii. ine minte c prezentarea mncrii nu ine
numai de vizual.
Cnd un fel de mncare cald este prezentat aburind i un fel de mncare rece ca
gheaa, mncarea respectiv este de dou ori mai gustoas. Corporaiile care
cheltuiesc sute de mii de dolari pentru recepiile de societate trebuie s insiste
asupra "necesitii unei prezentri fnumoase i aspectoase.
Furnizorii conduc n ziua de azi evoluia n ceea ce privete prezentarea n
domeniul alimentar, deseori fiind n competiie pentru a da dovad de, cele mai
originale idei. Compania "Glorious Foods", din New York, organizeaz felurile de
mncare pentru bufet nct acestea par a fi o pictur de Ghirlandaio din epoca
Renaterii. Ei ruleaz struguri fr semine ntr-un amestec de RoqueforL i
brnzeturi smntnoase, apoi trec strugurii prin fistic pisat i i aranjeaz pe un platou
n ciorchini mari, ca nite struguri exotici proaspei, culei parc atunci din vie.
Tony O'Meara, furnizor din New York, umple o jucrie de copii, n form de barc
cu pnze, cu cruditi i o face s pluteasc pe o mare albastr dintr-un material
textil, pe fundalul unei insule tropicale, realizat din fructe, legume, ferigi i plante
uscate. Firma "Gaper" din Chicago servete zmeur proaspt, dup care i las
gura ap, n coulee fcute din fii de aluat mpletite. Firma Braun din Washington
pune un cuib de pasre, fcut din tiei cu tomate, pe o mas de bufet i l umple cu
ou de prepeli marinate, decorate cu flori minuscule. Firma Ridgewell din
Washington servete o prjituric englezeasc la desert, ntr-o vaz mic din lut, cu
o decoraie de frunze mici verzi i o lopic de jucrie pe care oaspeii o folosesc n
loc de linguri. Firma Donald Bruce-White, din New York, ndeas minuscule
violete zaharisite n albu de ou caramelizat ca pe nite ins-ule plutitoare (Oeufs a la
neige).
Organizatorul de petreceri al unei corporaii invit chiar pe eful slii de mese a
executivului s vad felul n care snt prezentate preparatele culinare, de fiecare
dat, cnd compania este gazda unei recepii de care s-a ocupat ca furnizor, astfel
nct respectivul ef s poat s-i dea cu prerea n legtur c^u decorarea
platourilor. Mncarea pare mai gustoas cnd este prezentat n mod atrgtor.
257^
258
"
LETITIA BALDRIGE
mas sau n living, n bibliotec sau pe terasa unde se mut toi invitaii dup ce au
terminat masa. Majoritatea femeilor americane nu agreeaz deloc vechea tradiie
european de separare a invitailor n funcie de sex, dup cin. De aceea, o gazd
de afaceri neleapt nu-i las pe brbai s alunge femeile spunndu-le s se mute n
alt parte pentru a servi cafeaua i lichiorurile.
259
<
Telefonul:
Numele:
Bugetul petrecerii
Data evenimentului
:
__ Locul ;.
Totalul bugetului aprobat de direciune: (dolari)
Stabilit de: (numele funcionarului departamentului i funcia)
,
List de faciliti: (nu este aplicabil n acest caz)
Repartizarea bugetului furnizorului: (bugetul unui hotel sau al unui restaurant va fi diferit,
bineneles)
.
.
Personalul angajat (chelneri, valei care, parcheaz mainile, persoane angajate pentru
garderob, pentru toalete, personalul de la buctrie ele.)
Mncare
'
Buturi tari i buturi nealcoolice
.
Sume pentru nchirierea utilajului (lenjerie, porelanuri, cristaluri, tacmuri, vesel,
dispozitive pentru garderob, mese, scaune, covoare dac e nevoie)
Taxe, remize i baciuri suplimentare pentru personalul cheie
Total:
260
LETITIA BALDRIGE
Invitaia
INVITAIILE
Numrul de invitaii ce trebuie comandat:
DESIGN-ul
Numele designerului:
Numele firmei:
,
Numrul de telefon:
Data la care modelul a fost supus aprobrii:
Data la care a fost aprobat modelul:
cine 1-a aprobat:
Data la care va fi livrat produsul finit:
TIPRITURA
Numele tipografului:
Numele firmei:
Adresa:
]
'
Nr. telefon:
Data la care i-a fost ncredinat tipografului manuscrisul:
Data probei finale aprobrii:
cine a aprobat:
Data la care comanda poate fi ridicat de la tipografie:
EXPEDIEREA
Supraveghetorul comunicrii, al nchiderii plicului, timbrrii i expedierii:.
Oficiul potal (dac e cazul) care se ocup cu expedierea:
Numr:
Adres:
Contact
'
;
Nr. tel.
Data la care a fost livrat oficiului potal materialul:
Data expedierii prin pot a invitaiilor:
NOT: Poi s prevezi, de asemenea, un spaiu gol pentru copia invitaiei, n vederea
unor schimbri rapide, dac o persoan va fi suplinit de alta i cu a cui aprobare.
(Vezi i Cap. 9 "Invitaii i rspunsurile lor, sfaturi despre formulare i format")
261
Client
Membru al personalului
IC
Personaliti civice
Oficialiti cu titluri
Celebriti
Prieteni ai companiei
(bancheri, avocai etc.)
Acceptare
Regret
CE
PC
A
R
Nume
Titlu
Adresa
din dala
Tel.
Cate' gorie
Acceptare/
Scuz
nr. total al
acceptrilor
Data
primirii rspunsului
*Dac exist un numr mare de scuze (refuzuri), dar mai este nc timp, persoana care
se ocup de trimiterea invitailor trebuie s nmneze invitaii celui de-al II-lea rnd" de
musafiri, pentru a asigura o reprezentare complet la cin:
262
LEITIA BALDRIGE
Responsabilitile organizatorului
Lista cu obligaiile organizatorului
Nume
_ Adres
Contract
Nr. tel.
Flori
Florile i vegetaia folosite la decorarea ncperilor trebuie s fie selectate n
concordan cu natura aciunilor care se vor desfura n perimetrul n care snt
plasate. Nu risca s descoperi cu ntrziere c ele contravin realizrii unor aciuni de
ctre cei prezeni la ntrunire. De exemplu, sftuiete ntotdeauna florria s-i
furnizeze aranjamente pentru mas care s nu-i ncurce pe cei care stau fa n fa,
sau s nu se poat vedea. (Am nvat acest lucru n timpul administraiei Kennedy,
la Casa Alb, cnd a trebuit s abandonm tradiionalele aranjamente florale tip turn,
deoarece reueau cu succes s-i mpiedice s se vad pe oaspeii aezai la mas fa
n fa).
Florrie
Firma
Adresa
Nr. tel.
Flori i vegetaie pentru:
Perimetrul rezervat pentru cocktail
n perimetrul rezervat pentru cin
Aranjamentele din centrul mesei: Nr. necesar
schema
Aranjamentul din capul mesei?
Copceii i plantele nchiriate pentru a decora perimetrul
263
Aranjamente n camer
Aranjamentul camerei
BAR
OANCe
ARE A
00
JENTRAHCEL_.
~
EXIT
'
O o;
50
o
SAR.
1
B.XIT
)_____
E.NTRANCE
Camera aranjat pentru dans, dup cin (nu are nevoie dect de msue,
deoarece oamenii vor dansa).
264
LETITIA BALDRIGE
Cu ct snt mai multe feluri de mncare cu att este nevoie de mai multe
tacmuri. Fiecare fel de mncare i are tacmul lui.
Mai nti lingura de sup; urmtorul fel este petele, deci se folosesc
furculia i cuitul cu care se mnnc pete; urmtorul fel este miel, deci snt
folosite cuitul i furculia obinuite.
Att pentru prnz, ct i pentru cin este uor pentru oricine s plaseze
ustensilele pentru desert n partea din fa a farfuriei. Luai scama c pentru
prhz nu se pune dect un pahar pentru vin; la cin exist un pahar pentru
sherry care se bea la consomme, plasat n partea dreapt dinafar, apoi,
mergnd spre interior, un pahar de vin alb (vinul alb pentru pete), apoi un
pahar mai mare de vin rou (pentru miel) i n sfrit un pahar de ampanie
(nalt i delicat) pentru ampania de la desert. Paharul cel mare de lng
tacmurile pentru desert este pentru ap.
265
266
LETITIA BALDRIGE
nchirierea cortului
Cortul
(pentru activitile de dup cin)
Adresa.
Numele companiei de corturi
Nr. tel.
. Dimensiuni.
Forma
Culori
Culoarea covoarelor dinuntru i din afar __
Dimensiunile ringului de dans ___
.
Snl necesare radiatoare?
___
Data la care s fie montat
Data la care s fie demontat
Contract
pentru
267
distracii
Program de divertisment
Nr. tel.
.Nr. tel.
.- Nr. tel.
Numele agentului i nr. tel.
Numele agentului i nt. tel.
Organizaiile
muzicale:
Contract i tel.
Contract i tel.
,
Contract i tel.
Ora la care trebuie s nceap programul
Lista secvenelor manifestrii:
1
. .
2.
'
'
'
3.
. ' . . . .
4.
5.
6.
Numele companiei care monteaz estrada pentru orchestr:
Echipamentul de sunet i iluminare necesar
Compania care aprovizioneaz __
Nr. tel.
Sistemul de sonorizare n sufragerie _
n cort
Microfoanele necesare n sufragerie ;
In cort
Pupitre necesare n sufragerie
Pentru cort
Iluminatul convenit
; .
Nr. tel.
"
'
268
LETITIA BALDRIGE
de musafiri
Scoate mncrurile de lux, cum ar fi caviarul i mai taie din numrul felurilor
de mncare. Poi omite petele i s lai
supa; poi tia salata cu brnz ca un fel
separat t las doar o salat mic (ca
garnitur la felul principal de mnc&re).
Nu nlocui muzica de orchestr cu muzica nregistrat, pentru un dans convenional. Mai bine s nu se danseaze.
269
Probabil cele rnai importante liste de musafiri existente snt cele de la Casa
Alb, ntocmite pentru petrecerile Preedintelui i ale Primei doamne a rii. Cnd
conduceam personalul doamnei John F. Kennedy la Casa Alb, am ntocmit liste de
musafiri poteniali pe categorii separate, n funcie de profesiile i interesele lor. De
exemplu, aveam liste separate pentru: conductorii superiori din guvern i lideri din
administraie; politicieni; cele mai importante personaliti naionale (i
internaionale) din art, educaie i tiin; diplomai strini; lideri ai sectoarelor
nonprofit; ofieri, funcionari superiori din conducerea executivului marilor
corporaii; personaliti din lumea sportului i vedete din industria spectacolului;
personaliti locale ale societii din Washington i aa mai departe. .
La momentul oportun era foarte simplu s ntocmim o list de oaspei distini,
echilibrat, alegnd nume din toate acele liste. i combinam pe cei tineri cu cei
vrstnici. Combinarea prezint interes pentru c celebritile dintr-un domeniu snt
bucuroase s se ntlneasc cu celebritile din alte domenii. Teoria aceasta este
aplicabil i cnd ntocmeti o list de musafiri pentru compania ta, chiar dac nu ai
celebriti la ndemn. Geniile computerului din lumea noastr au nevoie s se
aeze lng un pianist i a unei vedete sportive din baseball i viceversa. Oamenii
obinuii obosesc vznd ani n ir aceleai grupulee formate pe categorii sociale.
Apariia unor figuri noCproaspete constituie cea mai bun asigurare a succesului
unei petreceri.
Orice companie, mic sau mare, trebuie s dispun de liste proprii,
computerizate coninnd numrul musafirilor poteniali. ntr-o companie mic sau
mijlocie, listele probabil c vor fi cel mai bine inute de biroul consiliului de
administraie; ntr-o corporaie mare trebuie s fie pstrate n biroul persoanei care
se ocup de organizarea distraciilor corporaiei (organizatorii de ntruniri,
responsabilii pentru evenimente speciale etc).
Listele respective trebuie s se ncadreze n aceste categorii:
Personaliti "necesare" n afaceri - clieni i cumprtori principali; clieni
poteniali; executivul superior din banca companiei, firma legal; agenii de
publicitate, companii pentru relaiile cu publicul, firme pentru evidena contabil;
vnztori etc. Toi executivii superiori trebuie s-i asume responsabilitatea i s
furnizeze listei de baz nume de maxim prioritate, de cte ori se ivete ocazia.
Oficialiti - guvernatorul statului, primarul oraului, membrii Congresului
din statul i regiunea respective etc.
"Alte personaliti marcante " - scriitori locali, artiti, oameni de tiin;
rectorul universitii locale; directori de spitale i muzee; muzicieni,
campioni, eroi din lumea sportului etc.
Presa, Dac dai o recepie important probabil c vrei ca presa local s scrie
despre ea i, acest lucru trebuie aranjat de personalul tu, care se ocup de
relaiile cu publicul sau de agenia ta de relaii cu publicul. Totui de multe ori
vei da poate o recepie de relaii sociale i de afaceri unde nu este autorizat
presa. Acesta este cel mai bun prilej de a invita ziariti distini din oraul tu
(de la ziare, televiziune, radio i reviste) s ia parte la recepia ta (nsoii de
partenerii de via dac este o sear de afaceri unde pot fi prezeni i ei). Prin
, aceasta se obine bunvoina ziaritilor, i majoritatea musafirilor din lumea
afacerilor vor fi flatai s vorbeasc cu membrii de frunte ai celei de a patra
puteri n stat.
Dac eti o companie mic fr posibiliti de relaii cu publicul i organizezi
o ntrunire de societate la care vor participa oameni de renume din oraul tu, invit-1
272^
LETIIA BAtDRIGE
;
Cteodat nu trebuie s apelezi la un profesionist ca s gseti un talent
profesionist. Exist uneori excelente talente locale, de exemplu, la catedra de
muzic, dans sau teatru a facultii. Este un dublu succes atunci cnd o companie d
un spectacol public (care este chiar mai ieftin) folosind un talent regional disponibil.
Cnd angajezi diferii actori i grupuri muzicale pentru o recepie a companiei
tale, consult Lista ntocmit pentru angajarea celor care vorbesc, celor care se
produc ntr-un spectacol de divertisment, (vezi i Cap. 6.).
Muzica de fond
Cnd o companie furnizeaz oaspeilor ei plcerea unui fond muzical - n timpul
cocktailului dinaintea cinei, de exemplu, trebuie s in seama c musafirii vor i au
nevoie s poarte discuii fr a trebui s strige unii la alii pentru a se face auzii.
Sunetul muzicii trebuie controlat pentru a fi auzit cu un volum moderat, astfel nct
timpanele oaspeilor s rmn intacte. Unele companii fac greeala de a plasa
muzicanii prea aproape de musafiri sau dau muzica att de tare nct nu mai
seamn a recepie ci a discotec frenetic. Cnd se ntmpl astfel, oaspeii devin
extenuai i frustrai, ncercnd s se fac auzii pe deasupra "zgomotului".
Un fond muzical bun are un volum mic i este calmant. Nu trebuie s fie
"muzic antic", aa cum numesc uneori tinerii muzica de dinaintea anilor '70, dar
nu trebuie s fie nici zgomotoas sau discordant. Este politicos din partea oaspeilor
s bat din palme cnd o formaie de jazz, de lng ei, i termin numrul saii cnd un
cvartet de muzic de camer termin de interpretat o bucat. nseamn foarte mult
pentru un muzician s tie c, mcar civa dintre cei de fa, l-au ascultat i i-au
apreciat muzica. O persoan amabil ar trebui s se apropie de ei, la un moment dat
i s le spun.c "snt ntr-adevr,buni i c este o plcere s-i asculi..."
273
Unii actori de comedie folosesc material care este lipsit de gust i plin de.
insinuri sexuale, care pot fi foarte bune pentru Las Vegas, dar nu pentru o recepie
a companiei tale.
Un actor comic poate mai degrab s ndeprteze dect s amuze publicul.
Totui, un actor de comedie inteligent cu adevrat, unul care nu se bazeaz pe
glume obscene pentru a strni rsul, poate asigura succesul unei petreceri i s-i
distreze pe invitai (mai ales, dac i s-au dat informaii despre compania ta, i poate
face ironii fine).
274
LETrriA BALDRIGE
275
Echipa de primire
O echip de primire este de un imens ajutor Ia o petrecere cu peste 60 de
invitai. Dac muli dintre ei nu cunosc gazda personal sau nu se cunosc ntre ei, o
echip de primire i cocardele i vor ajuta pe oameni s se identifice unii pe alii i
s converseze mai uor. Nimic nu este mai ngrozitor dect s te afli nepenit ntr-o
camer mare plin cu o mulime de fee necunoscute, ntrebndu-te cine snt.
Musafirii, care habar nu au cine i unde snt gazdele, ncep imediat s nu le mai
pese. Atunci, petrecerea este rece, impersonal i cu siguran nceput cu stngul.
Trebuie gsit locul potrivit pentru plasarea echipei de primire, astfel nct
scurgerea traficului s nu fie obstrucionat i majoritatea celorlali s poat
lua contact cu echipa de primire pe msur ce petrecerea i urmeaz cursul.
(Exist o curiozitate natural n legtur cu cine sosete; treaba echipei de
primire constituie pentru unii oameni un fel de sport de corporaie).
Echipa trebuie s fie aezat n interiorul perimetrului n care are loc
petrecerea, lng
intrare dar nu lng o trecere-aglomerat sau lng casa
scrii ceea ce ar face s se blocheze ua. Nu trebuie s fie n apropierea
'
locului de unde este servit mncarea i a barului, fiindc poate provoca
aglomerri n trafic.
Ct timp trebuie s rmn n formaie echipa de primire depinde de
dimensiunile petrecerii. Pentru un cocktail, pentru cinci sute de persoane, cu o
durat de dou ore, gazdele trebuie s rmn n formaie timp.de o or, astfel
nct fiecare oaspete s aib posibilitatea s dea mna cu ele. Dac marea
majoritate a oaspeilor a sosit ntr-un interval scurt de timp, echipa se poate
sparge'i gazdele pot circula prin ncpere.
Compunerea echipei este bineneles, foarte important. Trebuie s fie ct se
poate de mic. Pentru o petrecere strict de afaceri, partenerii de via nu
trebuie s fac parte din echip. Totui, dac oaspetele de onoare dintr-un alt
ora sau alt ar este nsoit de partenerul lui de via, partenerul de via al.
gazdei corporaiei-gazd poate s fac parte din echipa de primire.
Dac o femeie din executiv face parte din echipa de primire oficial, fiind soia
unui executiv care este, de asemenea, n aceast echip de primire, ea nu trebuie
s stea alturi de soul ei. Ea se afl acolo pentru o afacere i nu n mod particular.
Dac numele mai multor gazde ale corporaiei figureaz pe invitaie, este de
, preferat ca ele s nu stea la un loc n aceeai echip de primire. Ar ngreuna
procesul. Gazdele trebuie s se grupeze cte 3-4, astfel nct invitaii s poat
trece destul de repede. O echip de primire conceput din multe persoane, face
luarea de contact cu ea s devin repede o formalitate obositoare, care-i face
pe oaspei nerbdtori, plictisindu-se s atepte la rnd att de mult.
Cnd un ajutor din partea personalului vede c rndul celor care snt primii
s-a fcut prea mare trebuie s fac ceva pentru a-1 micora. Aceasta constnd
n avertizarea gazdei superioare: "Rndul a ajuns n strad! Nu credei c ar
trebui s grbim puin lucrurile?"
Dac ajutorul din partea personalului pentru bunul mers al petrecerii i
pstreaz simul umorului i i cere scuze persoanelor pe care le mpinge pentru
a trece mai repede prin faa echipei de primire, nu-i va purta nimeni pic. El nu
face nimic altceva dect o munc necesar i de care va beneficia toat lumea.
Dac n timp ce te afli ntr-o echip de primire vrei s bei ceva, trebuie s o
faci cu circumspecie, dac nu e posibil, nu o face, chiar deloc. Dac eti n
276
LETITIA BALDRIGE
echipa de primire, ateptnd s-i salui oaspeii, trebuie s le abii s bei ceva n
vz'ul tuturor. Poi avea o butur pe o mas plasat n spatele tu i s te ntorci de
cte ori vrei s iei cte o sorbitur; nu trebuie s ii paharul cu butur n mn n
timp ce siringi mna oaspetelui cu cealalt mn.
Nici oaspeii nu trebuie s in n mn un pahar cu butur n timp ce trec prin
faa echipei care face primirea. Dac totui rndul este foarte lung, oaspetele se
poate duce s-i ia o bulur i dup aceea s se ntoarc la rnd. Totui cnd d
mna cu gazda el trebuie s se descotoroseasc de pahar punndu-1 pe o mas din
apropiere sau pe tava unui chelner care trece pe acolo.
277^
278
LETITIA BALDRIGE
Dac gzduieti o mas de afaceri la care oamenii nu se cunosc ntre ei, poi renuna la
regulile de etichet n scrierea crii de vizit pentru indicarea locului, i s scrii pe ea att
numele ct i prenumele. Acest lucru va ajuta pe vecinul fiecrui oaspete s tie exact cine e
persoana respectiv.
Cele mai frumoase cri de vizit pentru indicarea locului folosite n afaceri snt cele
cu simbolul sau antetul companiei imprimat n relief (i cele mai frumoase liste de bucate
snt cele care se asorteaz cu crile de vizit).
.
Ilustraia care-1 prezint pe so stnd vizavi de soie indic i importana invitailor n
funcie de cum sn aezai fa de so iyde soie.
MALE HOS~T
MOST IMPORTANT
FEMALE
4 t h MOST IMPORTANT
F6.MALE__
MOST IMPORTANT
MALE.
osT&wiFa
In unele grupuri de o anumit compoziie, cele dou gazde nu pot sta vizavi
unul de altul. In grupurile de 8 persoane,1 sau multiplul lui 4, soii nu pot sta vizavi
unul de cellalt, dac este un numr egal de brbai i femei, astfel net s se poat
pstra echilibrul alternrii brbat/femeie/brbat/femeie etc.
Soia unui executiv trebuie s ocupe un alt loc i nu s stea vizavi de soul ei,
dac la mas snt 8 (i dac acetia snt 4 brbai i 4 femei. Aceasta este n cazul
folosirii unei singure mese.
Gazd '
Musafir
Musafir
Musafir
Musafir
Musafir
Solia gazdei
Musafir
280
LETITIA BALDRIGE
Dl Theodore Allan
Dl Burton Askcw
DI Frank Barton
Dl Quentin Bello
etc.
etc.
281
282
LETTIA BALDRIGE
^\lT"^
.___
283
Aezarea liber
n aezarea liber nu exist nici numr pentru mas i nici cri de vizit pentru
indicarea locului. Pe msur ce oamenii intr n camer, snt sftuii s ocupe
locurile goale de la niese. Acest sistem este necesar pentru o petrecere foarte mare
(cum ar fi un prnz pentru o mie de persoane) sau pentru o petrecere la care nu
exist acceptri i refuzuri.
Este foarte important pentru personalul care contribuie la organizarea petrecerii
s fie sigur c fiecare mas a fost completat, nainte ca invitaii s nceap s se
aeze la o alta. In acest fel, pot fi ndeprtate toate mesele neocupate, dup ce toi
28
;
,
_LEITIA BALDRIGE
invitaii i-au ocupat locurile. Dac oamenii ocup doar o parte a fiecrei mese,
servitul devine dificil, iar aspectul groaznic. Oamenii se simt penibil, fiind nevoii
s vorbeasc cu vecinii desprii de ei prin cteva scaune goale.
Un alt sistem care este valabil, dac ai un numr de femei i brbai mai mult
sau mai puin egal, este ca oamenii s trag la sori din boluri (unul pentru brbai i
unul pentru femei), numerele de mas la care s se aeze.
Cnd persoane necunoscute ntre ele se aaz la o mas trebuie s se aranjeze
din proprie iniiativ brbat-femeie - brbat-femeie pe ct posibil, dect s se aeze
toate femeile la un loc, iar toi brbaii n altul, adunai ciorchine ntr-un grup ca
psrile pe un stlp de telegraf.
Bilete de intrare
Dac atepi un numr mare de musafiri, s-ar putea s fie nevoie s foloseti
bilete de intrare la recepie, din motive de ordine i securitate (n special dac ai
printre oaspei o oficialitate important sau o celebritate).
Aceste bilete trebuie s fie numerotate i trimise prin pot invitailor cnd
crile RSVP, cu rspunsul de acceptare a invitaiei, se ntorc la cei care invit. O
list a celor care au acceptat, cu numrul biletului notat lng numele lor, trebuie
pstrat n copie, att pentru a evita intrarea persoanelor nepoftite, ct i pentru a veni
n ajutorul celor civa oaspei care sosesc^ n mod inevitabil, fr biletele de intrare.
Biletul de intrare trebuie s aib tiprit pe el nsemnul corporaiei i
urmtoarele:
Numele recepiei
.
Data
Adresa
Ora
Infomaii necesare, cum ar fi "Oaspeii trebuie s fie n aul la ora 20,00" sau
"Acest bilet nu e transmisibil" sau "Parcarea n...".
Indicaie privind timpul probabil la data respectiv, dac este necesar.
Numrul biletului.
Programul tiprit
Programul tiprit pentru un eveniment prestigios trebuie s repete binenelestema designului invitaiei.
',285
Programul unui prnz sau al unei cine oficiale trebuie s cuprind urmtoarele:
Coperta exterioar din hrtie groas, cu nsemnul corporaiei n relief i
numele evenimentului.
Trebuie s indice n onoarea cui se organizeaz evenimentul, locul i data
acestuia.
Pe partea stng a copertei, n interior, trebuie s fie tiprit meniul, inclusiv
vinurile care urmeaz a fi consumate.
Pe prima pagin (dreapta) nuntrul copertei, va fi tiprit programul
evenimentelor, incluznd numele preotului care d binecuvntarea, numele
persoanei care prezideaz (maestrul de ceremonii) demnitarii care vor rosti
toasturi (dac oaspetele de onoare este de exemplu, un ef de stat sau o
oficialitate strin important), numele tuturor celor care in vreun discurs, i
de asemenea, orice numr distractiv care va avea loc.
'
' Pe spatele copertei programului poate fi redat pe scurt istoricul companiei
gazd i motivul acestei ntruniri speciale.
n interior, pe dosul copertei sau pe o foaie separat, poale'fi dat "Lista
dispunerii locurilor", indicnd cine st pe estrad, i numele tuturor celorlali
"oaspei n ordine alfabetic, cu nr. meselor la care stau, notat lng nume.
Programul reprezint o amintire minunat pe care o duc cu ei participanii; dup
terminarea recepiei i face pe oaspei s se simt bine i confer demnitate ocaziei.
Proceduri de deschidere
Cnd o mare corporaie gzduiete un prnz sau o cin oferite cu o ocazie
deosebit: srbtoare naional, aniversare important, ceremonie de "Bun venit"
pentru eroii care se ntorc etc. este potrivit s fie utilizate toate atributele patriotice,
earfe n culorile naionale, steaguri i imnul naional.
Ordinea procedurilor aplicate la un banchet, o dat ce toi oaspeii i invitaii iau ocupat locurile este urmtoarea:
Ridicarea steagului (dac aceasta are loc). Toat lumea se ridic n picioare.
Prestarea jurmntului de credin (se mai face doar foarte rar).
f
Se cnt "Star Spangled Banner" (care acum poate fi cntat n la bemol, mult
mai uor dect n si bemol, cheia n care a fost scris imnul naional).
Binecuvnlarea preotului.
Binecuvntarea
Dac are loc o binecuvntare, maestrul de ceremonii respectiv trebuie s spun
publicului: "V rog ridicai-v n picioare i rmnei aa pentru binecuvntarea care
va fi dat de Reverendul John Madison Barr, pastorul Bisericii Sf. John". Nimeni nu
trebuie s vorbeasc, s mnnce sau s bea n aceste momente, se rmne tcut, cu
capul plecat. Dac ceremonia se desfoar afar i vreunul din brbaii prezeni se
nlmpl s poarte plrie, trebuie s i-o scoat n timpul binecuvntrii. Chiar dac
preotul consider c este o onoare s fie rugat s in slujba, corporaia gazd poate
s-i trimit un mic i nesolicitat cec, imediat dup eveniment, ntr-o scrisoare de
mulumiri pentru c a venit s in slujba. Gazda poate scrie ceva de genul "Acest
cec este doar un simbol al stimei pe care compania noastr v-o poart". O persoan
286
LETITIA BALDRIGE
Imnul
naional
Cnd se cnt "Star Spangled Banner", toat lumea trebuie s stea n picioare i
s asculte cu atenie (cum se cuvine, cu mna dreapt pe inim). Personalul militar
trebuie s stcan poziie de salut. Cnd imnul naional este cntat se cuvine s fie
acompaniat de un fond muzical, interpretat, de exemplu, la pian. Altfel, imnul poate
suna mai mult ca un cntec funebru dect ca unul patriotic dac nu ai norocul s fie
prezent cineva ca Beverly Sills care s cnte la microfon!
Arborarea steagurilor
*
SPEAKER'S LECTERN f
Steagul
american
Steagul
statului
Steagul
organizaiei
Cnd snt arborate mai multe steaguri ale unor state din America steagul
Statelor Unite trebuie s fie n centru, pe un fel de platform, ridicat deasupra
celorlalte sau pe catargul din dreapta. Cnd snt arborate steagurile altor ri toate
trebuie s aib aceleai dimensiuni, beele de aceeai nlime i arborate n linie
dreapt. Steagul Statelor Unite trebuie s fie totdeauna n dreapta (la stnga
publicului) ca n ilustraia de mai jos.
Steagul
american
Steagul
canadian
287
Steagul
britanic
Steagul
francez
Cnd steagurile snt arborate lng un perete, vertical sau orizontal, sectorul
unional al steagului (stelele) trebuie s fie n vrf, n dreapta steagului i n stnga
observatorului.
Steagul nu trebuie niciodat folosit ca s acopere pupitrul sau pentru a drapa o
platform. n acest scop este corect s se foloseasc material cu dungi roii, albe i
albastre i cu o dung albastr n vrf. (Pentru informaii detaliate despre protocolul
steagurilor, contacteaz Fundaia Naional a Steagului, Flag Piaza, Pittsburgh, PA
15219:412/261-1776).
'
Podiumul
Este o onoare deosebit s fii invitat s stai pe podium. O asemenea invitaie
nseamn c eti ori o persoan de mare distincie, ori eti implicat, la un nalt nivel,
n evenimentul respectiv.
Partenerii de via ai celor care snt invitai s ia loc pe podium nu snt inclui,
exceptndu-1 pe cel al vorbitorului principal, care poate fi invitat i el pe estrad.
Este foarte important s tii cnd comunici oricui a fost invitat s ia loc pe
podium, la o ntrunire organizat cu scop de binefacere dac invitatul trebuie sau nu
s-i plteasc bonul de mas. (Rspunsul, n general, este da, excepie fac cei care
in un discurs). n scrisoarea de invitaie ctre un oaspete care va sta pe estrad,
trebuie s i se indice fie c "V trimitem un bon de mas pentru uzul personal", fie
"V putei cumpra biletul pentru ntrunirea de binefacere completnd ordinul de
plat alturat invitaiei i expediindu-1 la banc..."
288
LETITIA BALDRIGE
Locurile pe estrad
>
Cele mai neconfortabile locuri de pe estrad snt cele din capetele rindurilor.
Persoana de la fiecare capt nu are n stnga pe nimeni cu care s vorbeasc o mare
parte din timpul mesei. Aceast problem poate fi rezolvat simplu, punnd
musafirii aproape unii de alii, perechi. n plus, nimeni nu trebuie s fie aezat n
spatele tribunei, pentru c el sau ea nu vor putea fi vzui de public. Oaspetele de
onoare trebuie s stea n dreapta gazdei; oaspetele din al doilea rnd trebuie s stea
n dreapta executivului corporaiei din al doilea rnd.
290
LETITIA BALDRIGE
291
Bufetul-cocktail
Recepia
Mai oficial. Se
organizeaz de obicei.
pentru un distins
oaspete de onoare sau
pentru un eveniment
deosebit, ca de
exemplu o petrecere
dat naintea sau dup
deschiderea unui
muzeu, sau dup un
spectacol artistic, sau
cu ocazia unei
aniversri.
De la 1 h 30' pn la
2 h, snt inute de
obicei seara, ncepnd
oricnd dup ora 17,00
i terminndu-se la
20,30.
De obicei, de la 18,00
pn Ia 20,00 sau dac
este dup un spectacol,
de la 22,30 pn la
miezul nopii.
mbrcmbrcmintea
min tea: potrivit n tlnirilor de
afaceri
mbrcminte potrivit
ntlnirilor de afaceri
(Femeile se pot
mbrca foarte elegant)
Mncarea
Mncarea i butura:
nainte de cin: mncare
specific pentru
cocklailuri foarte bine
pregtit. Dup
spectacol: meniu de cin
trzie. La aceast petrecere trebuie s fie
ampanie.
Tipul
manifestrii
Durata:
butura:
Mncarea i butura:
Cocktailuri, vin,
buturi nealcoolice,
aperitive calde i reci,
specialiti
292_
'
LETITIA BALDRIGE
Mostre de meniuri
Petrecere cocktail
'
Specialiti
Carne de crab proaspt, cleti de crab
Bucele de homari proaspei
Stridii i scoici de ru proaspete
Muchi de vac n sos Tartare
Pete spad fript pe grtar, servit fierbinte
Pateu de ficat gras cu biscuii srai
Caviar
Crevele proaspete
_____2
Recepia
nainte de cin: Vezi meniul de la cocktailuri speciale.
Dup eveniment: (pentru o recepie simpl de ora 10,00)
ampanie (dac bugetul nu permite vin alb)
Buturi nealcoolice
Bar deschis (opional)
Sandviuri mici
Picoturi i prjiturele (pentru butorii de ampanie)
Brnz i biscuii srai crocani
Pentru o recepie mai deosebit de la ora 11,00:
ampanie
"
Buturi nealcoolice
Bar deschis
Omlete fcute la comand
Caviar
Bucele ptrate de 1 inch din fileu de pete, pe scobitori
Homar "Newburgh" sau carne de crab "Maryland" cu orez
Salat verde mixt
294
___________
_LETIIA BALDRIGE
Not: barul trebuie s se nchid Ia o jumtate de or dup ora scris pe invitaie. Cu
alte cuvinte, dac pe invitaie scrie de la 15,00 la 19,00, barul trebuie nchis la 19,30.
Utilajul fundamental
" Mese de bar i fee de mas pentru ele, cu un aranjament floral simplu n
centrul fiecrei mese.
Genul potrivit de pahare de bar (nu le folosii pe cele din plastic dect dac
realmente nu avei ncotro, ca, de exemplu, atunci cnd sntei ntr-o grdin,
pe plaj, sau pe o ambarcaie).
Mese mici (la acestea ai de obicei nevoie de fee de mas) i scaune pentru
aceia care vor dori s stea jos dac nu exist spaiu suficient unde s se aeze.
Cuiere cu umerae (i cineva care s pzeasc hainele i celelalte lucruri
personale care au fost lsate).
Un suport pentru umbrele, dac plou.
Tvi mari i mici pentru servirea buturilor i aperitivelor.
ervete pentru cocktail, frumoase. Este bine s foloseti erveelele de mas
din material pe care le ai n cas. Dac nu, cumpr unele frumoase din hrtie
de la un magazin specializat. Poi s comanzi s li se imprime un mesaj
anumit, dac petrecerea ta are un motiv deosebit sau un oaspete de onoare.
Scobitori colorate pentru a fi folosite la aperitivele care necesit aa ceva
Ghea, sfrmat sau cuburi, livrat n containere de mai multe galoane sau n
saci de hrtie. Nu uita s pui sacii n containere pentru a mpiedica
mprtierea apei care se prelinge din ele cnd se topete gheaa.
__*
295
296
exagereze cantitatea din fiecare pahar nici s nele n aceast privin.
Asigur-te c barmanul-ef tie ora exact la care urmeaz s se nchid barul la
sfritul petrecerii, altfel musafirii rzlei vor continua s mreasc preul petrecerii
tale, att n ceea ce privete butura, ct i timpul suplimentar prestat de barman.
Dac dai un dineu ntr-un hotel, rezerv ntre 45 de minute pn la o or pentru
cocktiluri nainte de a le servi oaspeilor cina, direciunea restaurantului, hotelului
sau clubului trebuie s primeasc ordine ferme nainte de nceperea petrecerii pentru
ca s in pasul cu programul indicat de tine.
Cel mai economic mod de a colabora cu un hotel este de a ine socoteala
sticlelor folosite de fapt i a plii per bucat. napoiaz sticlele nedesfcule
hotelului. Aducndu-i propria butur nu contribui la scderea preurilor de vreme
ce hotelul i Va calcula o tax suplimentar foarte mare (pentru mnuirea paharelor,
furnizarea gheii, mixerelor i a apei i pentru deschiderea sticlelor).
"Planul de consumaie nelimitat" este acela n care localul aplic corporaieigazd, pentru fiece musafir, o tax total orict de mult sau de puin ar consuma
acesta. De exemplu, dac buturile cost 5 dolari i tu te gndeti la aproximativ 3
de persoan, la petrecerea ta, costul socotit per musafir pentru butur va fi de 15
dolari plus remiza.
O corporaie-gazd trebuie s comande ntotdeauna mai mult butur tare i
vin dect este necesar pentru c este stnjenitor s nu mai ai la un moment dat;
butura trebuie s fie de bun calitate. Pentru a economisi bani, o companie trebuie
fie s reduc numrul de petreceri pe care le d, fie numrul de oaspei invitai, dect
s reduc calitatea lucrurilor oferite.
Cnd o companie este gazda propriilor ei salariai, cu ocazii diferite cum snt
ntlnirile cu vnzare, organizarea unui bar este o idee bun, nainte de cin. Aceasta
reduce din cheltuiala companiei ca i din butura executivului companiei. Oricum,
cnd snt de fa clieni, buturile trebuie s intre n cheltuiala gazdei.
Coduljmanierelor n afaceri
'
297_
298___
LETITIA BALDRIGE
299
Una dintre cele mai vestite petreceri tradiionale de lansare a unui nou produs
era anualul Mic-dejun Milliken, gzduit de Deering Milliken, o mare companie
textil de la Waldorf, din New York. n timp ce se bucurau de un mic-dejun copios
i somptuos, cumprtorii i presa vizionau o comedie musical original, pus n
scen cu profesionalism i interpretat de o distribuie de staruri. Scenariul i
replicile se bazau pe noile oferte ale companiei Milliken pentru pia, i
cumprtorii de esturi, tricotaje pentru lucrtorii din cadrul companiei; o invitaie
la Micul dejun Milliken era Ia fel de rivnit ca una de la Casa Alb. Nici o petrecere
care s-a dat de atunci nu a fost comparat cu aceasta.
Marii maetri ai lansrilor de produse noi snt, desigur, fabricanii de
automobile din Detroit. N-am s uit niciodat contribuia firmei mele la planificarea
i executarea prezentrii noului model Chrysler la o srbtorire de 24 de ore, de pe
Fifth Avenue din New York.
Pentru c maina era srbtorit pe un bulevard deosebit din Manhattan,
vitrinele magazinului Saks de pe Fifth Avenue erau pline de confecii dedicate
acestui eveniment; muzeul oraului New York ne-a dat pelicule cu Fiflh Avenue de
la nceputurile Iui, pe care lc-am proiectat pe ecrane, n sala de festiviti a hotelului
"Piaza", n timpul unui prnz elegant cu VIP-uri. Introducerea mainii n hotel (prin
scoaterea uii din fa) pn la mezaninul hotelului "Piaza", ea nsi a constituit o
lovitur logistic. Maina a fost "dezvelit" pe o scen cu cortine, completat cu o
multitudine de efecte audiovizuale, sub conducerea lui Jim Snt Andrea. Mi-a
amintit de minunatele spectacole de scen ale Radio City Music Hali. (Nimic nu este
prea bun pentru Detroit). Celebrarea final a noului model de main a avut loc la
ora 21 n acea sear, cnd neWj-yorkezilor Ii s-a oferit un spectacol cu focuri de
artificii, care a durat 35 de minute, deasupra Central Parkului. George Plimton a
difuzat simultan comentarii la radio, i la megafoane, pentru mulimile de oameni,
descriind focurile de artificii internaionale i muzica simfonic care le nsoea.
Firma mea a fost ajutat de dou agenii de publicitate, iar orchestra de almuri a
firmei Chrysler a acompaniat toat aceast petrecere gigantic de 24 de ore.
New Yorkul nu va uita niciodat nici petrecerea pe care a dat-o firma Cartier
pentru a srbtori noua ediie a primului ceas de mn Santos, inventat de un bijutier
parizian Louis Cartier, la nceputul acestui secol, pentru prietenul su aviatorul
Santos. Ralph Deslino, preedintele companiei americane Cartier, a invitat cteva
mii de oameni emineni, la o serat sobr, la muzeul National Guard Armory n
strada 66, Park Avenue.
Locul a fost transformat ntr-o combinaie de muzeu de aviaie i discotec!
Avioane vechi, care erau nc n stare de zbor, erau etalate pe podea sau erau
suspendate de plafonul nalt, asemenea unor mobile. Aviatori, mbrcai n costume
de zbor purtate la nceputul secolului i n timpul primului rzboi mondial, stteau
ng avioanele lor i rspundeau la ntrebri. Musafirilor li s-a servit cina la nite
mese decorate cu mult grij i minuiozitate. Apoi Destino a decernat cteva premii
unor vestite celebriti i oaspeii au vizionat un film mai vechi, arlndu-1 pe Santos
la nceputul anilor 1900, n Frana, n unele din ndrzneele lui escapade aeriene.
Programul a alins punctul culminant datorit unui laser show proiectat sus, deasupra
capelelor invitailor;a fost pentru prima dat cnd oaspeii erau martorii unui
asemenea eveniment. Dansnd, dup aceea, pe muzic rock ntr-o parte a muzeului
(transformat n discotec), invitaii au fost n culmea nentrii. Nici un alt ceas de
mn nu s-a bucurat vreodat de un asemenea omagiu.
Cei mai mari i cei mai constani cheltuitori de fonduri pentru petrecerile de
300
LETITIA BALPRIGE
301
302
LETITIA BALDRIGE
Dac un prieten al companiei sau unul dintre executivi public o carte, cineva
din direciune poate s dea un cocktail pentru proprietarii de librrii, pentru pres,
pentru cetenii importani sau librriile locale. Dac compania dorete s ajute un
tnr artist local, poate s organizeze un cocktail n galeria de art sau muzeul n
care snt expuse lucrrile acelui artist. Sau compania poate s fac o expoziie cu
creaiile acelui artist n propriul sM hol sau n orice alt loc din sediul corporaiei.
Compania poate gzdui o petrecere dup concertul unui muzician n oraul
respectiy; musafirilor li se va servi un pahar cu vin i-1 vor ntlni pe artist. i de
aceast dat, poate fi invitat presa (alt pentru -1 ajuta pe muzician, ct i pentru
creterea prestigiului companiei) i manifestarea va reuni la un loc un eveniment
social, un eveniment muzical i efortul de a stabili bune relaii cu publicul.
O companie poate s realizeze n birourile ei o expoziie a artistului care a
executat lucrrile artistice ce ilustrau raportul anual. Originalele lucrrilor artistice
pentru raport vor fi, desigur, prezentate alturi de alte lucrri ale artistului - o idee
excelent de stabilire a relaiilor cu publicul.
Invitaia companiei pentru orice eveniment de acest gen trebuie s se refere la
lucrrile onorate. De exemplu, pentru o petrecere care lanseaz o carte, drept
invitaie poate fi folosit coperta crii. O invitaie la o petrecere "n cinstea
arhitecilor i designerilor noii noastre cldiri" poate ncorpora reproduceri ale
schielor originale sau reproduceri dup acestea,
363
Eu
Colegul meu
Sesiune de lucru, 5 iunie
Q
Sesiune de lucru, 6 iunie
Prnz, 5 iunie
Prnz, 6 iunie
304
LETITIA BALDRIGE
___
-o onoi
. la/un co/ioevl-patHcula*
la, fftf&mw/uea!
S)foi/f>t
(Skada,65SSteada/ay
306
'
LEITIA BALDRIGE
PROTOCOL DE DIVERTISMENT
PENTRU GAZDE I MUSAFIRI
Manierele i responsabilitile gazdei i ale musafirilor
Manierele pe care le manifeti n public afecteaz, la fel de puternic, prestigiul
companiei tale ca i pe al tu. Trebuie s i dai seama de nuanele
comportamentului, indiferent dac eti gazd sau musafir. Chiar i un act care pare
nesemnificativ, ca de exemplu felul n care dai comanda chelnerului, poate
determina o prere puternic negativ n opinia altora' despre potenialul i
capacitatea ta ca executiv. Un preedinte de companie mi-a povestit c a invitat o
dat, la un prnz, pe unul dintre tinerii si executivi, cu mari nzuine - era prima
dat cnd lua masa de prnz doar cu el - n scopul de a-i spune c urma s plece la
Paris, s conduc micul birou al companiei care se afla acolo, Era o buntate de
slujb. Preedintele a declarat cu tristee, dup aceea, c "din momentul n care acest
individ i-a frmiat pinea peste jumtate din faa de mas, i : a lsat cuitul de unt
pe faa de mas, i-a nmuiat erveelul n apa din pahar pentru ca s-i tearg gura
i i-a zis de trei ori chelnerului "D-mi" n timp ce comanda mncarea, am tiut c
acest tip nu va merge s ne reprezinte la Paris".
Trebuie s fii atent la felul de relaie pe care o ai cu o alt persoan i s-i faci
invitaiile n concordan cu aceasta. Bunul sim trebuie s dicteze modul de a invita
pe cineva. Cu alte cuvinte, invitaia trebuie s se potriveasc cu relaia pe care o ai
cu acea persoan, i cu interesul pe care l ai n cultivarea relaiei respective.
Invitaia poate fi pur. i simplu pentru a cunoate acea persoan mai bine. Aceste
nuane se reflect n rolul tu de gazd astfel:
O invitaie la cin, acas, va fi adresat numai unui bun prieten de afaceri; va
fi invitat i soia (soul), bineneles. Acesta este un gen foarte personal de
invitaie.
Nu vei invita acas pentru cin, pe cineva pe care de abia l-ai cunoscut. Un
dineu acas este una iar 6 invitaie la o mas neoficial, pentru dou persoane,
acas, este cu totul alta..
'
-.
.
Destul de logic, dac ncerend s te plteti fa de cineva sau s-1 convingi
s ncheie o afacere; l vei invita la cel mai bun restaurant pe care i-1 poi
permite.
O femeie executiv poate invita un brbat cstorit la prnz, fr soia lui, dar
nu la cin. O invitaie la cin adresat unei persoane cstorite de sex opus
celui ce invit i excluznd soia (soul) nu este admis, chiar dac este fcut
fr gnduri ascunse.
Un tnr executiv, nou venit n companie, nu va invita1 un director superior la
prnz. Pare a fora lucrurile i e ca i cnd ar ncerca s se dea bine pe lng superior,
s-1 perie.
Dac un coleg i soia lui te invit mpreun cu soia ta la un restaurant foarte
modest, nu ntoarce invitaia cu o mas la un restaurant foarte costisitor. Poate s fie
stnjenitor pentru cellalt cuplu. Rspltete invitaia cu ceva asemntor.
Dac oferi cocktailuri cuiva care tocmai i-a oferit prnzul sau cina ntr-un
restairant de "prima clas, nu te-ai pltit de obligaie. Trebuie s-i rspunzi la fel
cum te-a tratat el.
307
Manierele la restaurant
Dac ntrebi proprietarul unui restaurant ce atitudine consider el ca fiind cea
mai nepoliticoas form de comportament, din partea unui client, probabil, i va
rspunde c este aceea a oamenilor de afaceri care sun s fac rezervri pentru
firm i dup aceea nici nu se arat i nici nu mai sun. In consecin, proprietarul
rmne cu mese goale i o substanial pierdere n venit.
Rezervarea la cin trebuie contramandat ct de repede posibil dac a intervenit
ceva i cina nu mai poate avea loc. Dac la petrecerea ta, plnuit pentru 8 persoanei
urmeaz s participe 5, sun la restaurant i anun acest lucru. S-ar putea foarte
bine ca ei s rezerve alt mas, care altfel ar rmne goal.
.
Cine pltete
'
Las s se neleag de la nceput c tu
Dac este clar c ai fost invitat nu
vei achita nota de plat. Ca gazd, tu
argumenta cnd se aduce nota de plat
stabileti
data
i
ora,
faci
"data viitoare". Poi foarte bine s-4.
aranjamentele, i iei nota de plat.
invii i s plteti tu.
s)
Stabilirea orei invitaiei
Pentru un prnz de afaceri, care nu este
urgent, f invitaia cu cel puin trei
zile nainte, dar e preferabil s o faci
cu o sptmn nainte. O invitaie
fcut n ultima clip d impresia c
nu acorzi prea mult importan
persoanei pe care ai invitat-o.
308
LETITIA BALDRIGE
Punctualitatea
'
Dnd comanda
309
Nemulumirile si criticile
Nu te plnge niciodat de nimic. Dac
Dac mncarea este un dezastru, i
i s-a dat un pahar ciobit, bea din
serviciul ngrozitor, nu te plnge
cealalt parte a lui. Dac chenerul i
despre asta musafirilor i nu-i face o
uit comanda, menioneaz acest lucru
scen chelnerului. Spune doar o
accidental gazdei tale. Nu critica
singur dat invitailor: "Restaurantul
mncarea. Dac o gnganie noat n
nu este ntr-o form bun n aceast
salat, lipsete-te de ea, fr s atragi
sear.- mi pare ru". Nu mai comenta
atenia celorlali. Dac i lipsete
asupra acestui subiect fiindc musafirii
ceva, ca de exemplu o furculi,
se vor necji pentru tine i ntreaga
- menioneaz aceasta ca din ntmplare
atmosfer va deveni stnjenitoare n
gazdei tale. Las-o pe ea s trateze cu
loc s fie plcut. Plnge-te directoruchelnerul. Nu se cuvine ca musafirul
lui astfel nct s nu te aud i invitaii
s-1 cheme pe chelner la mas.
ti i scrie-i o scrisoare vehement, dar
alegndu-i cuvintele cu grij, artnd a
doua zi proprietarului, ce n-a fost bine.
(vezi Capitolul 3, "Pngeri',')
310
'
;
*
4
'
:
LETITIA BALDRIGE
311_
312
LETITIA BALDRIGE
Restaurant modest
Diplomaia invitaiei
nu participa dup ce ai acceptat
A trimite pe altcineva care s te nlocuiasc
Este trist c oamenii din ziua de azi accept ceva att de important ca o invitaie
la cin i apoi n ultima clip hotrsc s nu mai mearg, fr s anun pe nimeni.
Deseori o astfel de persoan crede c dineul la care a fost invitat este ceva de
umplutur i c n consecin absena lui nu va fi observat. Deseori se neal; s-ar
putea foarte bine s fie cu locuri dinainte stabilite i dac el are un rang foarte nalt,
ar fi trebuit s stea ntre alte dou persoane la fel de importante, care vor trebui s se
descurce acum, avnd un scaun gol ntre ele. Gazda Iui va remarca acel loc liber ca
i cnd ar fi fost sub lumina reflectorului.
Cnd te angajezi s mergi la o petrecere, trebuie s te duci, dac nu, trebuie s-i
anuni gazdele imediat.
Este la fel de nepoliticos dac, hotrndu-te s nu participi la o petrecere de
afaceri, i trimii un nlocuitor fr s-i previi gazdele. S-ar putea s i se fi
rezervat un loc deosebit la cin, i dac trimii un executiv tnr, fr experien, ca
s umple pur i simplu locul la mas s,-ar putea s comii o foarte mare eroare.
Exist petreceri la care nu-i nici o problem dac trimii executivi tineri (care abia
ateapt s aib o ocazie ca s-i mbrace hainele de sear i s ias la o cin care i
se ofer gratis), dar trebuie s tii bine ce faci atunci cnd trimii un suplinitor.
Dac n ultima clip constai c nu poi participa la o cin la care ai acceptat
invitaia, sun la biroul gazdei tale, transmite-i scuze i ntreab-o dac "ar fi de folos
pentru a salva situaia" s trimii pe cineva de la tine, de la birou, n locul tu. D-i
gazdei ocazia s treac peste dezamgirea provocat de contramandarea pe care o
faci n ultima clip i apoi s hotrasc dac nu este cineva din companie care ar
putea ocupa scaunul liber de la mas. Poate c gazda prefer ca acel scaun s fie
ocupat de unul dintre oamenii ei dect de cineva de un rang inferior din biroul tu.
313
face tot ce-i st n putin pentru a obine o invitaie la o petrecere poate avea
momentan succes n a-i atinge scopul, dar n timp asemenea eforturi i snt de
obicei duntoare carierei.
Informeaz-te dac nu a fost numai o eroare de transcriere care a mpiedicat s
primeti o invitaie. Roag-1 pe un prieten care a fost invitat s se intereseze n mod
discret, la secretara gazdei, dac nu figura i numele tu pe list. Dac nu figura, nu
ncerca s faci s fie trecut acolo. Nimic nu face o impresie mai proast dect un
executiv care "trage sforile" pentru a se face invitat la o petrecere unde prezena lui
nu constituie o prioritate.
Dac l-ai invitat pe eful tu i pe soia lui la o mas i, amndoi snt cu mult
mai n vrst dect tine i partenera ta de via, ar trebui s mai invii nc un cuplu
mai apropiat ca vrst de ei (dintre propriii ti prieteni din afara biroului). Lor le va
face plcere compania unui cuplu mai tnr, dar fiind nc un cuplu apropiat de
vrst lor, conversaia va fi mai legat n grup.
Dac lucrezi n meseria ta de un an sau de mai mult timp, i dac nti-1 cunoti
pe eful tu n particular desigur c poi s-1 invii mpreun cu soia la o petrecerecocktail la care s fii gazde tu i soia ta. eful tu poate foarte uor,s decline
invitaia ta; s accepte sau nu, nu este obligatoriu s accepte cum ar fi n cazul unei
invitaii la cin.
Uneori un executiv tnr i soia (soul) lui figureaz n mod continuu pe lista
de invitai a efului la dineuri. Dac se ntmpl aa, nseamn c te descurci foarte
bine n relaiile de societate i ajui la succesul desfurrii petrecerii. Nici despre
aceste invitaii nu este nelept s vorbeti pe la birou. Nu trebuie s te simi obligat
s-i invii i tu eful i pe soia lui ca rspuns de fiecare dat cnd eti invitat la un
cocktail sau o cin. Ei nu ateapt din partea ta s le faci i tu o invitaie ca rspuns,
participnd la petrecere le-ai fcut un serviciu.
Chiar dac "ai contribuit" la bunul mers al petrecerii efului tu, tot ar trebui s
trimii un bilet de mulumire dup aceea. Este un act de politee pe care e bine s-1
faci.
314
'
'
LETITIA BALDRIGE
Un executiv poate s-i aduc prietena la o petrecere numai dac a fost rugat de
gazde s fac astfel, sau dac el le-a cerut permisiunea i cererea i-a fost acceptat.
Dac invitaia pe care o primeti are nscris numele tu pe ea i n continuare
este specificat "mpreun cu", cu siguran c poi s mai aduci pe cineva. Este cu
adevrat nepoliticos s te prezini cu nc cineva dac, nu ai comunicat n prealabil
acest lucru gazdelor tale. S-ar putea s fi fost invitat de ctre gazdele tale n calitate
de persoan nensoit, singur din necesitate.
Unii oameni necstorii consider c este absolut normal s apar la un
cocktail cu prietena (prietenul) lor (sau chiar cu membri din familie). Dac locul n
care se d petrecerea este strmt, gazda s-ar putea s-i fi ntocmit lista de invitai cu
extrem de mult atenie. Apariia ta cu cineva care nu a fost invitat poate atrage o
atitudine ostil diri partea gazdei asaltate.
*
Cu alte cuvinte, nu lua niciodat nimic drept de la sine neles. ntreab nainte.
Gazda ta sau secretara ei probabil c vor fi cinstite cu tine spunndu-i dac este sau
nu cazul s mai aduci pe cineva.
Important: Dac invitaia este pentru o mas, nici mcar s nu ntrebi dac poi
s mai aduci un invitat.
a
7
LETITIA BALDRIGE
aceea. Dac i avertizezi din timp, i dac-i faci s plece cu mult voioie, probabil
c ei i vor fi foarte recunosctori pentru faptul c i-ai fcut s ajung acas la o or
decent.
Toastarea
Toastul este o art. Unii oameni se nasc dezinvoli; ei se pricep s toasteze.
Alii snt absolut drmai cnd tiu c trebuie s in un toast. (Acetia nu trebuie
s-1 in.)
Dac eti un om care te pricepi la toasturi, trebuie s-o faci des, pentru c
aceasta flateaz pe cel sau pe cei n cinstea cruia ridici paharul - gazda (gazdele) ta
sau oaspetele (oaspeii) de onoare.
,
Un toast reuit este o parte esenial a unei mese de afaceri cu adevrat de
succes, mai ales cnd este prezent un oaspete deosebit, fie c acel oaspete este
primarul, sau cineva cu care corporaia ta vrea s fac afaceri. Iat nite lucruri de
care trebuie s ii seama:
Un toast trebuie s fie uor i scurt (3 minute maximum); un minut este
adeseori mai bine.
Momentul n care-l rosteti este totul.
Oamenii trebuie s aib vin sau ampanie n pahare. Chelreri s nu tropie
zgomotos prin jur - cel care ine toastul trebuie s atepte pn se face linite n
ncpere.
Cel mai bun moment este, de obicei, dup ce a fost servit desertul, cnd
paharele de vin au fost din nou umplute, sau cnd tocmai s-a turnat ampania.
Nu trebuie s se toasteze prea trziu, cnd oamenii au nceput s se ridice de la
mas.
Trebuie inut cont de protocol. Dac gazda i-a propus s rosteasc^n toast, el
sau ea nu vor ntmpina cu bucurie un executiv tnr srind pe neateptate n
timpul felului doi i toastnd prematur fie pentru gazde fie pentru oaspetele de
onoare.
Gazda trebuie s aib privilegiul primului toast.
Dac pare c nimeni nu are intenia s toasteze, spre sfritul desertului,
. executivul care dorete s spun cteva cuvinte adresate gazdei sau musafirului
de onoare sau amndurora, trebuie s-i opteasc gazdei: "V-ar supra dac a
propune un toast?" Majoritatea gazdelor vor spune "Nu. Chiar v rog".
Dac eti dornic s stai n picioare, dar ai but cam mult, abine-te. Oamenii
care snt cherchelii in nite toasturi foarte deocheate i siropoase.
Niciodat s nu spui la un toast cuvinte deucheate. O poveste poate fi
formidabil atunci cnd e spus n vestiar, dar poate fi ofensatoare n prezena
unui grup mixt, la o cin.
Niciodat s nu faci aluzii depreciatoare la adresa gazdei sau a musafirului de
onoare. Un toast nu este niciodat un prilej pentru a pune n inferioritate pe
cineva, chiar dac o faci n mod foarte amuzant. Un toast trebuie s laude pe
cineva, nu s-i bat joc de el.
Dac eti oaspetele de onoare, trebuie s rspunzi pe loc gazdei sau oricui
altcuiva. Trebuie s le mulumeti gazdelor tale i s spui ceva plcut:
"Mulumesc George pentru clduroasele cuvinte de primire. Grace, ne-ai
oferit un dineu cu totul i cu totul deosebit n seara asta. Este plcut s vii
317
JJL- -r _ ^ . . ^
:
LETITIA BALDRIGE
plteti un anumit procent din ntreaga sum contractat (i uneori suma integral).
Citete cu atenie orice contract ncheiat cu un patron de hotel, furnizor sau
proprietar de restaurant, nainte de a-1 semna. Problema penalizrii n caz de
amnare este specificat acolo. O dat ce ai semnat contractul, trebuie s te
pregteti s-1 plteti.
Ct despre muzicani i cei care susin programul de divertisment la o petrecere
pentru care i-ai angajat, legile locale unionale te ajut s stabileti intervalul de timp
n care oricare dintre pri poate s fac amnarea fr s fie penalizat. Unele regulamente prevd avertizarea cu numai 48 de ore nainte, altele cu 5 zile, altele chiar cu
mai mult. O companie care i angajeaz artitii pentru petrecerea corporaiei printro agenie de impresariat (cum ar fi Ray Bloch din New York) poate s obin o
clauz mai bun privind contramandarea dect dac i-ar angaja artitii direct - asta
n cazul n care nu exist un coordonator versat care s^organizeze petrecerea, din
rndul personalului, care s tie cum s negocieze contractele cu artitii n mod
avantajos.
Uneori, persoana care se ocup cu organizarea petrecerii vrea s ias din contract, pentru a accepta o reclam profitabil la televiziune sau o contribuie ia un
film. Contractul cu organizatorul trebuie s conin i obligaia din partea organizatorului i clauza care s stipuleze anunarea cu 120 de zile nainte a desfacerii contractului.
Una dintre cele mai frumoase ntmplri pe care le-am auzit a fost aceea n
legtur cu o corporaie care plnuise o cin costisitoare pentru aproximativ 100 de
musafiri distini. n dimineaa dineului, preedintele consiliului de administraie a
murit datorit unui atac de inim. Preedintele, din respect pentru decedat, a contramandat dineul. Cum toat mncarea fie c fusese deja preparat fie c era n curs de
preparare, furnizorului i s-a ordonat s-o termine de pregtit. In acea sear mncarea
i chelnerii mbrcai ceremonios au fost trimii la un mare azil de btrni, unde
locatarii au participat, probabil, Ia cel mai mare osp din viaa lor. Ziarul local a
publicat dou articole de fond n dimineaa urmtoare, unul clogiindu-1 pe decedatul
preedinte al consiliului de administraie i cellalt ludnd compania pentru gestul
emoionant fa de cei btrni ntr-un moment foarte dificil.
. .
320
LETITIA BALDRIGEi
321
322
LETITIA BALPRIGg
Invitaiile
i rspunsurile lor
O
324
LETITIA BALDRIGE *
Un dineu n onoarea
Guvernatorului Statului Ohio
Va fi dat de
325
Invitaia i prile ei
n mostra pe care o redm aici putei vedea cele 10 elemente care alctuiesc o
invitaie eficient i corect formulat.
. Simbolul
corporaiei
(poate fi plasat
la nceput sau
la sfrit)
2. Numele gazdelor -
2)1 fi 0/
-3. Fraza de
invitaie
5. Scopul
petrecerii
&)l fi &>na>
- 6. Data
de la,/4 la, 20
7. Ora
8. Locul
Sfe, (yf(a*tiic/*
ipecia/a?
roooj ooo-oooo
10. Unde se
poate
rspunde
9. Instruciuni
speciale
326_____
LETITIA BALDRIGE
327
Dl Robert A. Lee
Preedinte, Specialist n Alimentaie
r,
Not: n acest exemplu gazdele celor dou corporaii care pltesc pentru
petrecere snt trecute la nceputul listei; sectorul nonprofit reprezentat de Dr.
Rosenbaupt este trecut pe list ca gazd pentru relaiile cu publicul, datorit
autoritii numelui su.
Cnd exist un numr de gazde mai mult sau mai puin de acelai rang, ele snt
nscrise n list n ordine alfabetic. (Numele gazdelor apar n continuarea celui al
oaspetelui de onoare).
328
LETIT1A BALDRIGE
(Emblema)
ffodoto
iDasU&U, SDasilino ffe*iu/i Sinpetie*
23 ma*Ue>
Sp.m*
(Sala* (3a*ca/>ea/tU
cYewQ/o**, oY^/00000
(2/2)000-0000
329
330
LETITIA BALDRIGE ^
Data
g
Anul este omis de obicei, dac nu este foarte important, cum ar fi n t r - o
invitaie a unei aniversri deosebite. De exemplu:
la prnz
pentru a marca a 100-a aniversare a companiei Owens Mills
fondat la 1 septembrie, 1887
Luni, 1 septembrie, 1987
la orele 13
Ora
Ora urmeaz n rndul de sub dat:
"la apte jumtate" (oficial)
"la orele 19,30 (mai puin oficial)
"la 19,30 (cel mai puin oficial)
n cazul unui cocktail sau al unei recepii, specific intervalul de timp n'care
pot sosi oaspeii:
pentru cocktail
'
ntre orele 17,30 i 19,30
Dac cineva ine un discurs sau face o prezentare, trebuie s fie specificat exact
momentul n partea de jos a invitaiei, pentru a permite oaspeilor s fie prezeni:
Ia cocktailuri
De la orele 18 la orele 20
Hotelul Charles
Piaa Harvard
Cambrige, Massachusetts
18,30 cuvntare inut de domnia sa
primarul
18,45 Colinde cntate de
Corul Clubului Junior
331
Adresa
Adresa la care va avea loc reuniunea trebuie s apar pe rndul de sub cel n
care se specific ora. Dac locul respectiv este un hotel renumit dintr-un orel, nu
este absolut necesar s fie inclus i adresa, ci numai oraul. ntr-un ora mare
trebuie s apar strada pe care se afl hotelul, oraul i numele slii n care se va
ine banchetul, ;,.
Instruciuni speciale
332
LETITIA BALDRIGE
'
..,. ,
Designul unei invitaii nu trebuie s fie ncredinat unui amator. Trebuie fcut de
un profesionist, poate cineva din personalul departamentului artistic, calificat pentru
a realiza un design; proiectul poate fi ncredinat de asemenea companiei de
publicitate proprii sau unui designer independent sau tipografia companiei poate avea
un designer (dar atenie - tipografiile nu au ntotdeauna un bun colectiv de designeri).
Hotrrile conducerii
nainte de a comanda grafica i de a produce invitaiile, conducerea trebuie s
ia anumite deccizii, incluznd urmtoarele:
Care este data, ora, locul i natura,manifestrii?
Ci bani din buget vor fi alocai pentru invitaii cu ocazia acestei manifestri?
Care sht obiectivele companiei legate de aceast manifestare, astfel nct
invitaia s le reflecte clar?
Cum trebuie s sune textul?
. .
Cine trebuie s, figureze pe lista de invitai?
Ct de multe invitaii trebuie comandate?
Data la care este nevoie de ele pentru a putea fi completate cu adresele
destinatarilor i trimise la timp.
Rolul designerului
n concordan cu dorinele conducerii, designerul i asum responsabilitatea
urmtoarelor lucruri:
Designul de ansamblu.
Selectarea culorilor pentru hrtie i tiprire.
Selectarea greutii i tipului de hrtie.
Alegerea caracterului literelor.
Alegerea mrimii invitaiilor.
'
Fixarea termenului limit de tiprire i expediere.
333
'
'."
.,-::li!;.y^
"'.'*> > i \ '-.
;<?;<$&$
COMPLETAREA INVITAIEI
Cnd companiile folosesc distraciile oficiale, cu oarecare conlinuitate, este
nelept (i logic din punct de vedere economic) s pstreze, la ndemna direciei,
invitaii gravate cu spaii libere pentru a fi completate de mn cu cerneal neagr.
Este foarte costisitor s faci de fiecare dal invitaii gravate cu ocazia fiecrei astfel
33_
LETTIA BALPRIGE'
Emblema
la,
pe-datodela,
ffi/W^x/vetiuet
/030
tel laiQJaufffouW
Este de asemenea foarte frumos s aprovizionezi personalul care se ocup cu
organizarea de distracii n sala de dineuri a executivului, n cadrul companiei, cu
invitaii care se pot completa pe loc, de acest gen:
.
'
Emblema
spaiu pentru numele gazdei (lor)
a/ter (oa)plaetuseo/ ui! tm t/wel&
pe-da4t,d&
Ut/Ota,
000-000
335
rn nonoun ci
and*Ityrs.
, ine &e'Wn/n cC\Ata^cn
<jVineteen
'S;
hti-tuinedandeiaAty^tgt
P
U00
3000
rro*//, Jrtai ltu$
336 _ _
__
LjETTTIABALDRIGE
Invitaia neobinuit
Am vzut invitaii scrise pe oglinzi, desene arhitecturale i muzicale. Lumea
afacerilor de astzi nu duce lips de idei n prezentarea unor invitaii memorabile:
Am vzut invitaii pe care trebuia s le umfli ca pe un balon pentru ca s poi
afla la ce ai fost invitat.
,
Invitaii fcute sub form de rebus i care i cereau s-1 rezolvi pentru a afla
ce-i cu petrecerea.
Invitaii de forme surprinztoare: invitaii n form de goril, de terminal de
computer, de con de ngheat, de un pian. Firete, aceste forme erau legate de
afacerile gazdelor.
Invitaii adresate tuturor, ca de exemplu locuitorilor unui ora la deschiderea
unei noi strzi publice printr-un anun n ziar sau la ora prnzului, o invitaie
scris pe cer.
Una dintre cele mai frumoase invitaii pe care am primit-o vreodat a fost la o
"Foarte mare petrecere a presei care nu va avea loc". Gazda, Roger Horchow de la
Horchovv Catalog din Dallas, a trimis un material despre noul catalog al companiei,
ntr-o cutie de cadouri foarte frumos ambalat i livrat de un mesager la birourile
destinatarilor. Cutia coninea, de asemenea, un pahar pentru ampanie, o sticl mic
de ampanie, sandviuri mici i prjituri, un scule cu confeti, o jucrie care fcea
zgomot i un coif de petrecere.
337
Emblema Oxforh
* &)/?/nsiul fi SDeturma, ^Metald SBe& 9ox
OM pta!oe*ea, sauwUe-pe
S)cmsuil $i jfioamsia, ^Sfuzea faceeuia, euytii&du- min/J
la, o *ecepi&
338
"
LETITIA BALDRIGE
#1
#2
Restaurantul Mountain-Top
Intersecia 47, Riverdale
anex carte de vizit R. S. V. P.
Not: A doua invitaie la prnz cu cartea de vizit RSVP i plicul puse Ia un loc snt prinse
cu o clem n partea din fa a invitaiei la ceremonia cu participare mai larg.
cS. QX
339
(Emblema)
cMa*vu/ fi cACaue- ^pplef/aed
do la, 7 la, 9
340
LETITIA BALDRIGE
t& la*
(fosta emblem)
(fosta emblem)
Jc oompantl
cave- aa, devetui-
/7 Ut,
puse&tJave-la, otete /S
341
Ralph Jordan
Preedinte al GRENVILLE
v invit la
un prnz plutitor
. Miercuri, 15 iulie
ora 12
la bordul vasului "The Blue Rigger"
Clubul de iahting Chicago din Pertttt Belmont
Vasul pleac la 12,30 fix i
se ntoarce n port la ora 15
Anexat: cartea de vizit de confirmare
Not: Acest gen de invitaie poate include i instruciuni speciale despre mbrcmintea
care se recomand innd seama de ct este de oficial prnzul i/sau necesitatea de a lua
mbrcminte clduroas. Dac evenimentul care urmeaz s aib loc ar putea suferi
schimbri, este bine ca s fie specificat acest lucru.
342
LETFTIA BALDRIGE
(emblema)
QfC&ncAcff', HPt&fedinJ/f*
Coninutul plicului
, Persoana care se ocup de organizarea evenimentului trebuie s furnizeze
agentei de expediere o invitaie corect asamblat drept mostr, cu toate
343
componentele puse n ordinea cuvenit (piesa cea mai important s fie la nceput),
astfel nct agenia de expediere s poat imita procedeul cu exactitate. Cnd
deschizi plicul, trebuie s poi extrage invitaia n mod corect, nct elementele cele
mai importante f fie deasupra iar elementele cele mai puin importante s se afle n
interiorul invitaiei mpturite de dou ori.
Dac este necesar o clem care s in toate prile la un loc, purte-1 pe
designer s aleag una potrivit. Un detaliu chiar i att de mic poate mbunti sau
altera calitatea ntregului aspect.
Adresa de pe plic
Plicurile pentru o invitaie de afaceri trebuie s fie:
Frumos dactilografiate
Scrise de mn, cu cerneal neagr, de cineva cu un scris frumos.
Scrise de un caligraf competent, specializat pentru evenimente foarte
importante, cu condiia s gseti unul care s poat termina totul la timp, iar
tu s-i poi permite s plteti aceste servicii scumpe.
O invitaie important nu trebuie s aib niciodat adresa scris prin computer
sau prin sistemul de etichete aplicate prin lipire.
Nu uita s pui adresa companiei expeditoare n partea din stnga, sus, pe faa
plicului. (Pota este obligat s napoieze ceea ce nu a fost livrat numai dac adresa
expeditorului se afl pe faa plicului.)
Timbrarea
O gazd care vrea ca invitaiile ei s fie deosebite nu le trimite niciodat prin
oficiul de timbrare mecanic, ci le pune timbrele cu grij. Timbrele trebuie s fie
selectate la pot, astfel nct s fie cele mai potrivite. De exemplu, dac afacerile
tale au legtur cu sportul, poi s alegi timbre cu imaginea unui atlet; dac compania
ta face utilaje pentru construirea de avioane, vei alege un timbru comemorativ pe o
tem aeronautic; dac petrecerea se va desfura n aer liber, vara, poi alege un
timbru cu o floare frumoas; dac compania ta e renumit pentru colecia sa de art
modern, ar fi potrivit ca timbrul s reprezinte opera unui renumit artist contemporan
etc. Alege un timbru care are legtur cu afacerile tale, cu sezonul n care se dpetrecerea sau pur i simplu cu ceva sau cineva pe care l admiri.
344
LETITIA BALDRIGE
Pentru un dineu important - o afacere prestigioas - la care oaspeii trebuie s
vin din alte orae, cu patru - ase luni mai devreme.
Prnz: ntre 3 i 5 sptmni.
La un ceai: ntre 2 i 3 sptmni.
Mic dejun pentru un grup mare: ntre 2 i 4 sptmni.
La un cocktail: ntre 2 i 4 sptmni.
O recepie de sear (nainte sau dup alt manifestare): 4 sptmni
Confirmarea la o invitaie
Dac lng invitaie nu este trimis i o carte potal de confirmare, datele
coriinnd adresa pentru rspuns se afl n colul din stnga jos al invitaiei.
Maximum de date care trebuie s fie incluse ntr-un rspuns de confirmare:
RSVP
Doamna Gertrude Ranney
Biroul preedintelui
Corporaia REMCAR
Strada 13, 1411
Syracuse, New York 0000
(000) 000-0000
De cele mai multe ori este suficient (numai dac persoana care rspunde la numrul de telefon menionat este autorizat s primeasc acceptul sau refuzul invitaiilor):
RSVP.
Strada 13, 1411
Syracuse, New York 00000
(000) 000-0000
345
Refuz simplu
O alt cale de a solicita un rspuns, de data aceasta negativ, este d e a plasa
cuvintele "cu regret" n colul de jos al invitaiei, care trebuie s fie urmate de un
numr de telefon. Eu personal cred c formula "cu regret" este o formul lipsit de
personalitate i pe mine m face s iau imediat hotrrea de a nu participa. Dar din
ce n ce mai multe companii folosesc aceast modalitate pentru a putea estima
numrul oaspeilor care vor participa. Din nefericire, muli destinatari care nu
intenioneaz s participe nu se sinchisesc nici s dea mcar un telefon s-i exprime
regretul de a nu putea da curs invitaiei. De aceea, dup opinia mea, aceast formul
nu rezolv mai nimic.
346
LETITIA BALDRIGE
(Emblema)
oM/jTi^JyP ntiAntJsIirJ.
'
Morgan Tilson accept cu plcere amabila invitaie a doamnei Evangeline
Jenkins la micul dejun de lansare a unui produs duminic, 3 ianuarie, la Hotelul
Biltmore.
Trimind ca rspuns o scrisoare personal.
Dac un oaspete trebuie s refuze o invitaie trimis de un bun prieten
personal, cel mai politicos lucru pe care l poate face este s-i trimit o
scrisoare prin care s-i exprime regretele sincere i prin care s-i explice de
ce nu poate participa.
Drag Vngie,
Din nefericire, voi fi pe Coasta de Vest n ziua lansrii. Snt foarte necjit
din cauza asta, n primul rnd pentru c tiu c prezentarea pe care o vei face
va fi semnificativ pentru industria noastr i mi-ar face plcere s vd aceste
produse noi nainte de lansarea lor propriu-zis, n al doilea rnd, pentru c tiu
c petrecerea va fi un mare succes, aa cum este ntotdeauna i, n al treilea
rnd, pentru c ntotdeauna mi face plcere s te vd.
Voi fi cu sufletul alturi de tine. Succes la lansarea noilor produse.
'
347
O acceptare oficial
Secretara trebuie s foloseasc hrtie de calitate din papetria personal (fie
simpl, fie avnd gravat numele sau monograma efului ei) pentru a accepta o
invitaie fcut efului ei i soiei acestuia (care n acest caz au dou nume): '
Domnul William D. McCann i doamna nne Truesdale
accept cu plcere
amabila invitaie a
Domnului i doamnei Johnson
pentru smbt, 3 decembrie
348
LETITIA BALDRIGE
Un refuz oficial
Domnul William D. McCann i doamna Anne Truesdale
regret sincer c
din cauza lipsei lor din ar
nu pot accepta
amabila invitaie a
Domnului i doamnei Johnson
pentru Smbt, 3 decembrie
geuda, 00000
roooj ooo-oooo
Not: "Pentru a v reaminti" poate fi plasat i n colul de sus, stnga, al scrisorii de
"reamintire".
Scrisoarea de "reamintire" este trimis dintr-unul dintre aceste trei motive:
1. Nu a fost timp suficient s fie expediate invitaii la evenimentul respectiv,
astfel nct ele au fost fcute doar telefonic. Deoarece cei care au acceptat nu
au fost anunai oficial asupra timpului, locului i datei cnd va avea loc
petrecerea, es"te bine, dac i permite timpul s trimii o scrisoare de
"reamintire". Aceasta folosete chiar dac ajunge numai cu o zi nainte de
petrecere.
349
350
LETITIA BALDRIGE
'
351
352
LETITIA BALDRIGE
RSVP
(Emblema companiei-gazd)
Quohog Country Club - duminic, 20 iulie
Dl/Dna
;
Accept
\
.'
'
Regret
Nr. telefon
:
ndemnarea la golf
ndemnarea la golf
Ce categorie de juctor de tenis este:
Ce categorie de juctoare este:
Excelent
Mediocru
Excelent
Mediocru_
Las-o balt
'
Las-o balt
10
Forma corect de
adresare
O
354
___ i
LETITIA BALDRIGE
355
__
Dup moartea tatlui, fiul pstreaz n general Jr. nc vreo civa ani, pentru ca
apoi s renune pentru c nu mai este nevoie s se fac distincia dintre el i tatl lui.
Cnd un brbat care este un Junior i d exact acelai nume i fiului su, acesta
devine "al II-lea" sau III.
h,
Un copil care este botezat dup unchiul sau bunicul lui devine "al II-lea". De
exemplu:
i
Doi frai: George Allan are un fiu care Chrislopher Allan are un fiu i l
devine George Allan Jr. El la numete dup unchiul su George,
ii1
rndul lui are un fiu care devine: de exemplu, fratele lui ChristoGeorge Allan III (sau al III-lea)
pher: George Allan II <sau al II-lea)
356
LETITIA BALDRIGE
David Jones, Doctor n filozofie:
Adresa
Oraul, statul, 00000
David Jones, Esq.
Adresa
Oraul, statul, 00000
Cnd tilul este pus naintea numelui:
Preedintele David Jones
Colegiul Wentworth
Adresa, oraul, statul, 00000
Df.Ralph Gillespie
i Dr. Angela Gillespie
Adresa de acas
Not: Cnd numele soului (soiei) este scris n rndul de dedesubt, se las trei spaii
libere, de la nceputul rndului.
357
n afaceri i guvern. Din acest motiv, oamenii de afaceri americani trebuie s nvee
protocolul fiecrei ri cu care se afl n relaii de afaceri.
Majoritatea principiilor care stau la baza protocolului i se refer la modul n
care trebuie s te adresezi, s vorbeti i s prezini o persoan, de un anumit rang
i au obria n tradiii. Cnd noi, nu dm prioritate acestui subiect (i noi sntem cei
mai distrai dintre toi oamenii), putem ofensa sensibilitatea prietenilor notri
strini. Nou s-ar putea s nu ne pese de felul n care sntem prezentai sau cum
sntem aezai la o mas de prnz, dar oamenilor din alte ri le pas, mai ales atunci
cnd au muncit din greu i timp ndelungat pentru a obine un punct nalt n cariera
lor.
Titlul unei
scrisori
Drag
domnule
preedinte
Vorbind cu
Domnule
preedinte
Drag
doamn
Madison
Doamn
Madison
Cartea de
vizit indicind locul
Preedintele
Doamn
Madison
358
LETITIA BALDRK
Unei femei
Unui brbat
Onorabilul George
Voutas;
Senatul Statelor Unite;
Adresa
Onorabilul George
Voutas i Doamna
Voutas; Adresa
Onorabilul George
Voutas; Adresa
Dl Geoffrey Rosen i
Onorabila Julia Rosen;
Adresa (Numele soiei
este scris dup cel al
soului atunci cnd nu
mai este n funcie)
Onorabilul i Dna
George Voutas;
Adresa
(Cnd o persoan nu mai
este n funcie este
permis folosirea
abrevierii On. n
exemplul de mai sus)
''
'
359
Adjuncii prezideniali
Ambasadorii americani de carier i desemnai
Reprezentanii americani (inclusiv cei care alterneaz i deputaii) la
8)
organizaiile internaionale
,i, eful Curii Supreme de Justiie, juritii asociai, judectorii altor curi
u
juridice
,
' * Toi membrii Congresului
v Secretarul Senatului, funcionarul Casei Albe
i'-- Garda Senatului i Camerei Reprezentanilor
Bibliotecarul Congresului
i-> Contabilul general (Biroul General de Contabilitate)
efi, efi adjunci mputernicii ai ageniilor guvernamentale ale Statelor Unite
ale Arttericii
Guvernatorul i guvernatorul locotenent al unui stat
Secretar de stat, eful Justiiei i Ministrul Justiiei unui stat
Trezorierul statului, Revizorul sau Cenzorul
Senatorul statului, membrul Camerei Reprezentanilor, membrul Adunrii
Generale, sau Primarul delegat
Membrii Consiliului oraului, comisarii regali (n colonii)
360
LETITIA BALDRIGE
361
Folosete "Madame" pentru o femeie care a depii 20 de ani sau dac tii c-i
cstorit/Asta simplific situaia. Nu trebuie s spui "Madame Abdourahmane"
cnd vorbeti cu ea, ci pur i simplu "Madame" este de ajuns.
! .
'
Soul unei
femei cu un
rang nalt
Drag Dle
Green
Vorbind
Doamn
Roe
Cartea de
vizit
indicnd
locul
Doamna
Roe
Doamn
Smilh
Doamna
Smith
Domnule
Green
Dl Green
Senator
Green
Senatorul
Green
Locotenent
Tate
Locotenent
Tate
362
LETITIA BALDRIGE^
Naiunile Unite
i ;MO.!
Formula de
nceput n
scrisoare
Drag doamn
Secretar
general:
Vorbindu-i
Doamn
secretar i
general
(Doamn
d'Estain, dup
aceea)
Drag
domnule
ambasador
Domnul
ambasador
(Sir, ulterior)
Drag
domnule
ambasador
Domnul
ambasador
(Sir, ulterior)
Cartea de
vizit care
indic locul
Secretarul
general al
Naiunilor
Unite
Ambasadorul
Masumada
Ambasadorul
Gregory
___
sau
363
Deoarece facem altea afaceri cu Marea Britanie este foarte important pentru cei
care au un contract comercial nsemnat cu aceast ar s cunoasc ierarhia
conducerii: coroana, guvernul i colegii de breasl.
Protocolul pentru familia regal este compus cu foarte mare grij i chiar dac
din punct de vede(re psihologic, noi, americanii nu aderm la principiile monarhiei,
trebuie s respectm admiraia prietenilor notri britanici pentru ea. Este imposibil
s-i mulumim pe britanici att n propria lor ar, ct i pe oamenii de afaceri
britanici care'ie viziteaz, dac nu tim absolut nimic despre istoria rii lor sau
despre coroan.
Au strnit chiar mici furtuni n ultimii ani unele ntrebri prosteti ca aceea:
dac soia unui ambasador american ar trebui, sau nu, s fac o reveren
convenional atunci cnd salut Regina. Cnd Regina este n Statele Unite, o femeie
american poate nclina puin capul atunci cnd d mna cu Maiestatea Sa; este
suficient pentru a nlocui gestul reverenei. Totui, n prezena Reginei, n Anglia,
trebuie s facem exact cum fac i britanicii. Dac toate femeile britanice fac
reverene n faa Reginei de ce soia unui ambasador american s procedeze altfel?
Sau tocmai din aceast cauz, o femeie american de afaceri, venit n Anglia ntr-o
cltorie de afaceri, are noroc dac o ntlnete?
Este foarte logic c americanii nu snt tot att de oficiali ca britanicii cu
propriile lor oficialiti i cu colegii lor de breasl. Urmtoarele tabele despre
oficialitile engleze i colegii de breasl prezint ceea ce se cuvine s fac o
persoan de afaceri american cnd vorbete, se prezint sau scrie acestora.
Membrii Commonwealthului britanic, din afara Angliei, nu snt tot alt de
convenionali ca englezii; cu siguran, canadienii snt neconvenionali prin
comparaie.
Familia Regal
Nu i se scrie direct unui membru al familiei regale, jci "Secretarului personal
al ..." Secretarului i se scrie dup cum urmeaz:
Maiestatea Sa Regina
Altea Sa Regal, Prinul Philip,
Duce de Edinburgh
Maiestatea Sa Regina Elizabcth, Regina Mam
Altea Sa Regal, Prinul Charles,
Prin al rii Galilor
Altea Sa Regal, Prinul Edward
364
LETITIA BALDRIGE
Altea Sa Regal, Prinesa Anne
Doamna Mark Phillips
Altea Sa Regal, Prinesa rii Galilor
,<; 1
.;,
1 :.':*i
;.rj
.' '
'\-.
Guvernul britanic
Oficialitatea
Primul
ministru
Prezentarea i Adresarea de
adresarea pe
nceput de
plic
Scrisoare
Right
Drag
Honourable
domnule prim
(Onorabilei
ministru
Sa) Mary
Smith, P. C,
M. P. Primul
ministru (P. C.
nseamn
Membru al
Consiliului
Privat; M. P.
nseamn
Membru n
Parlament) sau
din punct de
vedere social:
Primul
ministru i Dl
Ivan Smith
Vorbindu-i
Doamn prim
ministru
Cartea de
vizit pentru
indicarea
locului
Primul
ministru
365
Adresarea de
nceput de
Scrisoare
Drag
domnule
Coates sau
dac are titlu:
Drag Sir
Ronald: sau
Drag Lord
Coates
Vorbindu-i
Domnule
Coates sau
dac poart
titlu poate fi:
Sir Ronald sau
Lord Coates
Cartea de
vizit pentru
indicarea
locului
Secretarul
Ministerului
de Interne
similar)
Ambasadorul
Marii Britanii
Guvernul
Britanic
Not: Britanicii ncheie o scrisoare ctre o oficialitate din ara lor cu "Al dvs.
credincios", ceea ce poate folosi i un american ntr-o scrisoare pe care o adreseaz
unei oficialiti britanice; este corect de asemenea: "Cu sinceritate", sau "AI dvs.
sincer".
Mulle oficialiti britanice sau colegi de breasl au iniiale dup numele de
familie, care simbolizeaz diferite ordine, onoruri i ranguri cavalereti. Trebuie
ntotdeauna s-i scrii unei asemenea persoane n aceeai manier n care ea i scrie
numele - cii sau fr iniiale. De exemplu, unui cavaler cu titlu trebuie s i te
adresezi cu: Sir George Creighton, G. C. M. G. (Knight Grand Cross / of the Order/
of St Michael & St George = Cavaler al Marii Cruci / din Ordinul Sf Mihail & Sf
George).
366
JLETITIA1BALDRIGE
Camera Lorzilor
Membru
Un duce
care nu
aparine
familiei
regale
Prezentare i, de
asemenea, adresarea pe
plic
Ducele de Oakford sau
Ducele i ducesa de
Oakford
Formula de
introducere
la o
scrisoare
Drag Duce
Drag
Duces
Vorbindu-i
Duce
Duces
Cartea de
vizit care
indic lacul
>i*fiie<te
Oakftwd
Ducesa de
Oakford
367
Oficialitile canadiene
Prezentare i, de
asemenea, adresarea pe
Membru
plic
Guvernator Excelena sa Eric C.
general
Johnson sau din punct de
vedere social: Excelenele
sale. Guvernatorul
general i doamna
Johnson
Guvernator Onorabilului sau
locotenent al Onorabilul Gerald L.
Canadei
Dowd - Guvernatorul
locotenent sau din punct
de vedere social:
Guvernatorul locotenent
i doamna Dowd *
Primul
Onorabilului ndrew C.
- ministru al
Fitch, P. C, M. P. Prim
Canadei
ministru al Canadei sau
din punct de vedere
social: Primul ministru i
doamna Fitch
Premierul
Onorabilului Carolyn
Cadre - premierul
unei
provincii din provinciei Qucbec sau
din punct de vedere
Canada
social: Onorabilei
Carolyn Cadrd i
dl Jacques Cadre
Membru al
Onorabilei
Senatului
LauraFlynn, Senatul
Ottawa sau din punct de
vedere social: Onorabilei
Laura Flynn i domnul
Lesley Flynn
Membru al
Samuel Morris, Esq.
M. P. Camera Comunelor
Camerei
Comunelor
sau din punct de vedere
social: Domnul i doamna
Samuel Morris
Primarul
Venerabilul Primar
unui ora
Kenneth Woods City Hali
sau din punct de vedere
social: Venerabilul
primar Kenneth Woods i
doamna Woods
Formula de
introducere
la o
scrisoare
Drag
domnule
guvernator
general
Vorbindu-i
Guvernator
general
Cartea de
vizit care
indic locul
Guvernatorul general
al Canadei
Drag
domnule
guvernator
locotenent
Guvernator
locotenent
Dowd
Guvernatorul locotenent al
Canadei
Drag prim
ministru
Primul
ministru
Fitsch
Primul
ministru
Fitsch
Drag
doamn
premier
Premierul
Cadr6
Premierul
Quebecului
Drag
domnule
senator
Flynn
Senator
Onorabila sa
Laura Flynn
Drag
domnule
Morris
Domnule
Morris
Samuel
Morris Esq.,
M. P.
Drag
domnule
primar
Domnule
primar
Primarul
oraului
Toronto
368
Membru
Ministrul
Justiiei
LETITIA BALDRIGE,
Prezentare i, de
asemenea, adresarea pe
plic
Onorabilului Roger C.
Bolton - Ministrul
justiiei din Canada sau
din punct de vedere
social: Onorabilului
Roger C. Bolton i
doamna Bolton
Formula de
introducere
la o
scrisoare
Drag
domnule
ministru al
justiiei
Vorbindu-i
Domnule
ministru de
justiie
Bolton
Cartea de
vizit care
indic locul
Ministrul de
justiie al
Canadei
Formula de
introducere
la o
scrisoare
Drag
domnule
Preedinte:
Vorbindu-i
Domnule
Preedinte
Cartea de
vizit care
indic locul
Preedintele
Republicii
Franceze
Drag
domnule
prim
ministru;
Domnule
prim
ministru
Primul
ministru al
Republicii
Franceze
Drag
doamn
ministru
Doamn
ministru
Ministrul
afacerilor
externe al
Republicii
Franceze
369^
vest-europene
11
Recepfionerul,
asistentul
administrativ,
secretarul
executivului si
imaginea companiei
xist poziii importante n lumea
corporaiei crora nu li se acord atenia cuvenit i, deseori, nici compensaia
meritat dei acestea joac un rol vital n formarea unei bune imagini despre
companie. Oamenii din aceste poziii snt primele persoane pe care Ie ntlneti cnd
intri n sediul unei companii.
Recepionerul
Primirea care i se face unui vizitator la biroul tu este tot att de important
pentru imaginea corporaiei ca i crmizile i mortarul folosite la construirea unei
371
cldiri. Persoana care salut publicul din partea companiei trebuie s fie zmbitoare,
bine mbrcat, femeie sau brbat (probabil n uniform), aezat pe scaun ntr-un
mod degajat, dar decent, prezidnd un birou ordonat. Dac scrumiera este plin cu
mucuri de igar i el citete un ziar stnd tolnit pe scaun, un vizitator poate trage
concluzia c respectiva companie nu se intereseaz de impresia pe care o face
asupra vizitatorilor i probabil c nu-i prea pas de calitatea mrfurilor i a
serviciilor pe care le ofer
Este de datoria funcionarilor i a personalului companiei s aplice standarde
foarte severe la cei pe care i desemneaz pentru aceast slujb important, s fac
nite reguli stricte i s se fac foarte clar nelei asupra a ceea ce trebuie i a ceea
ce nu trebuie s faci n aceast,meserie. Dac celui care solicit acest post i face
impresia c cel care-1 ndrum din partea serviciului personal este prea pretenios i
caut s-i ngrdeasc drepturile atunci ar fi mai bine s-i caute o alt.slujb.
Meseria de recepioner este mult prea important pentru a fi pltit prost.
Salariul trebuie s fie adecvat iar, pentru aceast slujb, trebuie angajai numai
oameni foarte contiincioi i capabili, cu promisiunea unei promovri n decurs de
un an, dac fac o treab bun i i nsuesc spiritul afacerilor companiei.
Deoarece snt mult mai multe femei dect brbai care caut aceast munc de
recepioner, am folosit pronumele feminin (pentru simplificare) n urmtorul set de
indicaii privind comportamentul necesar n aceast poziie:
Se mbrac elegant, dar decent. Poart pantaloni numai dac are o siluet
^
perfect i acetia snt foarte bine croii.
Fardul i stilul n care-i piaptn prul snt n gen conservator; nu-i
mpopooneaz prul i faa ct timp se aflla serviciu.
Poart puine bijuterii; cele pe care le poart s^nu fie zgomotoase sau
bttoare la ochi.
Nu mnnc, nu mestec gum de mestecat, nu fumeaz i nu bea la birou.
Nu citete ziarele la birou, pentru c ele produc un aspect de dezordine.
Citete reviste sau o carte, ascunse n poal i doar atunci cnd nu exist nici o
activitate n perimetrul prezidat de ea.
Are minile i unghiile ngrijite.
Biroul trebuie s aib un aspect ordonat, cu fiecare lucru pus la locul lui.
Zmbete cnd salut un vizitator i expresia feei ei denot bucuria de a-1
vedea. Vocea ei trebuie s fie vesel, atunci cnd anun sosirea unui vizitator
prin telefon.
Transmite vizitatorului hotrrile i indicaiile cu claritate, astfel net acesta
s poat nelege uor.
Nu primete telefoane personale, orict de scurte ar fi ele, n timpul slujbei; nu
continu niciodat o conversaie n care este angajat cnd se apropie un
vizitator de biroul ei, doar dac conversaia este important. Cnd vorbete la
telefon nu ntoarce spatele vizitatorului, ca i cum ar vrea ca acesta s nu aud
ce vorbete ea.
Are grij tot timpul ca sala de primire s fie curat, dotat cu materiale care
pot fi consultate, inclusiv cataloage cu produsele companiei, rapoarte anuale
etc.
Dac un vizitator este lsat s atepte mai mult dect de obicei, ea nsi sun
ca s vad ce se ntmpl i apoi i spune acestuia.
i trateaz pe executivi, pe vizitatori i pe angajai cu aceeai amabilitate cnd
acetia intr sau ies din sala de recepie.
372____
____________
LETIT1A BALDRIGE
Se adreseaz oricui folosind numele de familie, astfel nct atmosfera s
degaje un aer de demnitate.
,
l ine la curent pe directorul companiei cu numele exacte i cu adresele
ntregului personal.
Cunoate conducerea superioar - titlurile lor, ceea ce fac i ierarhia n care se
nscriu astfel nct s poat rspunde cu inteligen oricrei ntrebri adresate
de un vizitator.
Are grij ca zona n care i desfoar activitatea s fie dotat cu tot ce este
necesar, s rein un telefon pentru oaspei, spaiu suficient, un suport de
umbrele e t c , precum i un caiet curat pentru semnturi dac acest lucru
reprezint o politic dus de companie pentru securitate.
Dac secretara recepioner rspunde de situaiile de urgen, cum ar fi incendii,
sau evacuarea n cazul explod&rii unei bombe, ea trebuie s-i ia datoria n
serios i s se informeze despre aceste lucruri pn la cel mai mic detaliu.
Recepioner trebuie s aib un buton pe care s-1 apese n caz de urgen,
precum i un numr de telefon pe care s-1 poat folosi cu cod, care s nsemne:
"Venii n ajutor. Este aici un individ suspect".
Executivul manierat nelege ce rol important joac o bun recepioner n organizaie i o trateaz cu respect. i aduce aminte de promisiunile pe care i le-a fcut,
s o promoveze n cadrul companiei, dac d dovad de performane deosebite.
373
374
LETITIA BALDRIGE
37S
neleg ei prin asta dna McCullough? Ei vor s spun Joy Jackson? "Fata" este
cu siguran o femeie care a depit vrsta adolescenei. Ea are, ca i dvs un
nume. Folosii-1!
O secretar, orice secretar, trebuie s fie prezentat corect de ctre eful ei
vizitatorilor pe care ea nu-i cunoate. El nu trebuie s spun: "Ea este Sally,
secretara mea", ci: "Ea este dra Sally Jones, secretara mea", sau orice alt titlu pe
care l folosete ea.
Un executiv care cere secretarei s-i ndeplineasc un comision personal nu
trebuie s o foreze dac ea este recalcitrant. Dac ea accept, trebuie s-o fac n
timpul ei liber i nu n cel al companiei i trebuie s fie recompensat pentru aceasta
din buzunarul efului ei. Pentru orice executiv care spune: "Vd c n"u prea ai de
lucru, dr Brown. N-ai vrea s te duci pn la Marshall Field s-mi cumperi nite
ciorapi?", ar trebui s existe i unul care s spun: "Vd c nu prea ai ce face
dr Brown? N-ai vrea s afli ceva mai multe despre noua noastr secie de
computere? l voi suna pe Slimson i i voi spune s te ia i pe tine la rnd. Voi
rspunde eu la telefon ct eti plecat".
376__
_ L E T T T I A ALDRIGE
Codul manierelorn_aaceri_
377_
s fac diverse lucruri pentru el, s telefoneze unde vrea el, s-i aduc una sau alta.
Secretara, desigur, nu trebuie s participe la o petrecere la care nu a fost invitat,
dar dac este invitat, eful trebuie s-i respecte prezena ca oaspete. ,
Am observat c atunci cnd eful i secretara snt invitai la asemenea petreceri,
totul se desfoar perfect dac secretara se afl n captul opus al slii, departe de
eful ei. Dac st lng el, din timiditate, i jeneaz pe toi ceilali. Trebuie mai
curnd s-i dezvolte talentele proprii n societate, dect s fie mna lui dreapt, i s
nvee s fac o bun conversaie pe subiecte diferite, altele dect cele legate de
birou. O secretar pe care o cunosc foarte bine a fost n cele din urm dat afar de
eful ei tocmai din cauza lipsei de tact n societate. Cltoreau cu avionul companiei
n toat lumea i ea era ntotdeauna invitat n majoritatea rilor, la prnzurile date,
n onoarea lui. Ea obinuia s se aplece peste mas i s discute cu voce tare un
subiect la care absolut nimeni nu putea s participe: "pie B., nu a fost drgu din
partea lui Albert Hilte cnd ne-a trimis mesajul azi diminea prin telex?" Dl B.
zmbea i se crispa imediat, realiznd c nimeni nu putea s aprecieze acea ntrebare.
Totui, n schimbul unei secretare care este total inapt s poarte o conversaie
n societate, exist altele zece care snt foarte bune pentru aceasta (de fapt, multe
snt mai bune dect efii lor n aceast privin). O cale sigur ca s fac o bun
impresie este, pentru o secretar, capacitatea de a vorbi cu entuziasm, acuratee i
inteligen despre compania pentru care lucreaz, despre mrfurile i serviciile
acesteia.
378
LETITIA BALDRIGE
. McGovern; dar cnd m-am ntors mai trziu la New York, la City University, ea
s-a hotrt s renune la Washington i guvern pentru viaa academic. n toi
aceti ani, n Washington i n New York, Gretchen mi-a uurat i mi-a ordonat
viaa, m-a salvat de la excese i erori, a acionat ca protector i contiin
pentru mine, a lucrat mult prea multe ore i mult prea din greu - i a fcut totul
cu mult sim al responsabilitii, cu un incomparabil tact i eficien i cu o
inepuizibil blndee.
Oricine care nelege organizarea modern tie ct putere au secretarele i ct
importan are reeaua secretarial - femei care deseori nu se cunosc dect dup
vocea de la telefon, dar snt att de legate i se ajut att de mult n cazuri de
urgen sau de criz. La Washington i la New York, Gretchen a fost o persoan
de mare ncredere i care era admirat de toat lumea. Oricine a avut vreo
legtur cu biroul meu era tratat cu o impecabil amabilitate, chiar i atunci
cnd nu o merita. Prietenii mei contau pe discreia i judecata ei. Soia i copiii
mei i erau devotai. Ar fi foarte greu s enumr oamenii care au ntrebat de ea,
de cnd s-a mbolnvit, exprimndu-i afeciunea i prerea de ru pentru
necazurile ei.
A suportat boala cu un curaj extraordinar. Nu s-a plns niciodat, a insistat s
munceasc n continuare prea mult i prea greu i i-a ndeplinit sarcinile cu un
devotament rar i cu absolut fidelitate. Nu voi putea niciodat s exprim n
cuvinte ct i snt de ndatorat.
Trebuie s adaug c de-a lungul tuturor acestor ani, n mediul ndeprtat din
Washington i din New York, inima ei a rmas n Kansas. Nimic nu-i producea
plcere mai mare dect cltoriile anuale acas. Nimic nu o atrgea mai mult
dect gndul la faptul c se va pensiona i va merge n Kansas unde vroia s se
dedice studiilor genealogice. Cnd n-a mai putut s munceasc, singura ei
dorin a fost s se retrag n Kansas, s rmn mpreun cu familia ei... Ea
las un gol adnc n inimile noastre. A murit aa cum a trit - o femeie cu
adevrat bun."
12
Pensionarea unui
membru din
executiv
I
380
LETITIA BALDRIGE
din viaa lui n acest moment i va rspunde: "o pensie confortabil i o asigurare
de sntate". Dar totui el ar mai avea nevoie, mai ales dac i-a petrecut o via
ntreag muncind n companie, s menin legtura cu cea de-a doua "familie" a lui:
compania. De asemenea, simte nevoia s se fac util societii. O corporaie care se
respect i pregtete executivii i angajaii pentru pensionare de-a lungul ultimului
lor an de munc; poate s-i antreneze pentru pensionare i s le procure programe
care le vor completa viaa. Acestea pot fi costisitoare, dar ele snt un indiciu al grijii
i interesului companiei fa de prestarea unui serviciu ndelungat i devotat de ctre
angajaii ei. Apoi, aciunile de binefacere ale pensionarilor voluntari din cadrul
comunitii reflect statutul de bun cetean al companiei.
382
LETITIA BALDRIGE
Discursul de pensionare
Cnd un membru din conducerea superioar se pensioneaz, la un moment dat,
el sau ea trebuie s in un discurs de "bun rmas". Este frumos ca acesta s fie scurt
i ticluit cu umor. Trebuie, de asemenea, s exprime gratitudinea fa de oamenii
care au reprezentat ntr-adevr cheia succesului i fericirii acestei srbtori-de
pensionare - cum ar fi secretara lui i partenerul de' via. Discursul poate fi mai
trziu tiprit n buletinul companiei care este trimis membrilor acesteia.
John Elliott, jr., preedintele ageniei de publicitate Ogilvy & Mather, i-a inut
discursul de pensionare la ntrunirea anual a companiei, din New York, n faa a
1500 de angajai. Cu toate c a jucat un rol major n succesul transformrii ageniei
ntr-o agenie mare, el a vorbit mai mult despre succesul celorlali dect despre al
lui, iar n publicaia de comer ADWEEK a aprut un reportaj din care reieea c
toat lumea i-a dat seama, n acea zi, de faptul c "puterea unui conductor nu este
direct proporional cu mrimea eului su."
___~_
J3A
13
Cnd un membra
al executivului
moare
D
ac uiumembru al executivului
moare n timp ce nc mai lucra la companie, aceasta trebuie neaprat s acioneze
ca i cnd ar fi din familie, acordnd partenerului de via al executivului decedat tot
sprijinul necesar. Acesta este, deseori, cazul cnd nu exist membri de familie
apropiai sau cnd ceilali membri ai familiei snt la mare deprtare sau dispersai.
Ceea ce urmeaz s fac compania pentru a-i ajuta pe cei rmai n via din
familia executivului, pe lng alocarea pensiei i a beneficiilor, hotrte
conducerea. Cu siguran, o companie care manifest compasiune i emoie este
admirat de toat lumea din comunitate, precum i de cei din interiorul companiei.
385
S-i anune pe toi angajaii din birou i n cazul n care decedatul face parte
din conducerea de la nivel nalt, poate s nchid biroul n ziua nmormntrii,
n semn de respect
S dea instruciuni celor de la centrala telefonic n sensul c toi cei care
vor telefona din afar, cum ar fi presa, colegii de afaceri e t c , trebuie
ndrumai spre un birou anume, dar, n acelai timp, centralista trebuie s
reacioneze la orice comentarii afective ale celor caresun, spunnd ceva de
genul: "Da, sntem cu toi foarte ocai de vestea morii domnului McLean. Un
minut, v rog, v voi da legtura cu biroul care primete apelurile care se
refer la decesul domnului McLean."
Anun pe toi asociaii de afaceri ai decedatului din alte orae, prin telefon
sau prin telegrame. De asemenea, anun toi directorii din consiliu; celor mai
puini importani de pe list li se poate trimite o telegram:
3_86 ; _ _ _
LETITIA BALDRIGE
Anunul de deces
ntr-un ora mic, dac o persoan este foarte cunoscut, anunarea decesului ei
va aprea aproape automat. ntr-un ora mare este aproape tot att de dificil s
publici un anun de deces, ca i un anun de logodn. Intr-un ora mare, reueti s
publici numai anunul de deces al unei persoane remarcabile.
Compania trebuie s aib un dosar la zi cu biografia i un stoc de hrtie pentru
asemenea ocazii pentru fiecare executiv. Dac moartea unuia dintre executivi
survine la sfrit de sptmn, cnd birourile snt nchise, secretarul executivului
sau ofierul de serviciu trebuie s tie cum s amplaseze o copie a biografiei i o
fotografie a respectivului.
Dac fotografia trimis la ziar, mpreun cu anunul mortuar, este mai veche de
doi ani, trebuie s se scrie data pe spate. Avei grij s includei numele i numrul
de telefon al persoanei care poate fi contactat pentru verificarea materialului
respectiv.
Lista urmtoare constituie un ghid n legtur cu informaiile care trebuie inute
la zi n dosarele executivilor:
Nume
Adres
Locul naterii
Educaia, incluznd gradele i titlurile onorifice
Serviciul militar, dac 1-a ndeplinit
Titlul actual i informaii importante privind cariera din trecut
387
Dac face parte din consiliul corporaiei; dac este membru ntr-un consiliu al
unei corporaii nonprofit
Orice premiu important pe care 1-a primit
Titluri i cri publicate, piese de teatru, filme etc.
Cnd survine moartea, persoana care se ocup de anunarea decesului n massmedia trebuie s mai adauge i urmtoarele date la biografia decedatului:
Data, locul i cauza morii
Numele i relaiile supravieuitorilor apropiai (partenerul de via, copii,
prini, frai i surori)
Detalii: dac se prevede posibilitatea de a aduce un ultim omagiu acas,
nmormntarea sau slujbe n memoria decedatului. Dac nmormnlarea are un
caracter restrns, trebuie s fie menionat acest lucru (unele ziare snt de acord,
altele nu, cu aceast informaie)
Nume i numr de telefon al persoanei care poate fi contactat pentru alte
informaii
Persoana desemnat de companie s publice anunul mortuar (n general
funcionarul pentru relaiile cu publicul) trebuie s trimit o copie, scris de mn,
ziarelor locale i suburbane, precum i birourilor Ageniilor de pres AP (Associated
Press) i UPI (United Press International) cte o copie trebuie trimis, de asemenea,
i secretarei i executivului consiliilor de administraie ale colilor i instituiilor la
care a activat pn la deces.
n cazul decesului unui executiv proeminent din zona New Yorkului, trebuie s
fie sunat Biroul Metropolitan al ziarului New York Times, care poate desemna un
reporter s scrie un articol. (Wall Street Journal nu public anunuri de deces.)
Majoritatea ziarelor au un dosar al oamenilor importani, din zona respectiv, astfel
nct atunci cnd survine moartea unuia dintre ei dispun de nite date biografice la
zi. Un reporter local face, n general, toate eforturile ca s plaseze un anun de deces
n urmtoarea ediie a ziarului. Totui, dac nu este nimeni disponibil s-i rspund
la telefon pentru a-i da informaiile necesare, este posibil s apar o not neadecvat.
Cnd un personaj fictiv, Fredrik McLean, decedeaz, anunul de deces trebuie s
fie scris de companie i un membru apropiat al familiei. Textul poate arta cam' aa:
Fredrik Jon McLean, preedintele executivului Companiei Texocon, a decedat
brusc n urma unor complicaii pulmonare, la 11 ianuarie 1986, la spitalul Maica
Domnului din Des Moines, la vrsta de 61 de ani. A locuit n acest ora toat
viaa, a absolvit Academia Deerfield din Massachusetts n 1939 i Colegiul
Kenyon din Ohio n 1943. A servit n Divizia a 9-a Armored, n timpul celui de-al
doilea rzboi mondial, obinnd gradul de maior, i a fost decorat cu Inima de
purpur i Steaua de bronz pentru vitejie Ia Remagen Bridge n Germania. n
1950, cartea lui despre acea btlie, Remagen Bridge Revisited, a fost publicat
de compania Norpin, din Dallas. Apoi, n 1960 s-a alturat companiei Texocon.
n 1978 a devenit preedinte i patru ani mai trziu a fost fcut preedinte general
i ofier ef. nainte de moartea sa el activa n consiliile lui General Electric,
Warner Communications, First National Bank din Des Moines, Spitalul Maica
Domnului, Institutul Internaional al Educaiei, Societatea Mondial pentru
AnimaleSlbatice. A fost girant pentru Colegiul Kenyon.
Domnul McLean las n urm o soie, fost Marian Sheehy, dou fiice,
Louise i Nana, i un fiu, Anthony. Ceilali membri din familie snt un frate,
Ludwig, i o sor, Dorothy McLean Bridwell, amndoi din New York.
388
LETITIA BALDRIGE
/
-Dac exist vreo ndoial, se ia legtura cu cel care rspunde de telefoane
din casa familiei ndoliate i se ntreb dac este potrivit s trimii flori. De
exemplu la funerariile unui evreu nu se trimit niciodat flori. La un serviciu
catolic, snt permise numai flori din partea familiei i, probabil,' un buchet la
altar.
Elogiul
Familia poate s roage un coleg apropiat al executivului decedat s fac un
elogiu important la nmormnlare sau la serviciul de comemorare. Un elogiu bine
pregtit, plin de compasiune, trebuie s menioneze membrii apropiai ai familiei i
trebuie s fie:
.
l
Scurt (s nu dureze mai mult de apte minute)
Respectuos
'
\. '
Spus cum trebuie, tare i pronunat clar
Afectuos, presrat cu puin umor i anecdote bune
S descrie motenirile pozitive lsate de decedat.
Executivul care face elogiul trebuie s-i exprime propriile sentimente fa de
colegul decedat i s explice de ce acea persoan era att de ndrgit i apreciat de
asociaii ei. Urmtorul fragment aparine unui elogiu rostit n mai 1983 de ctre
David Balhurst (pe atunci preedinte al Companiei Christie din New York i acum
preedinte alConsiliului de administraie al Companiei Chrstie din Anglia) la
serviciul comemorativ al lui Jane Cohler, care fusese vicepreedinte pentru relaiile
cu publicul i comunicaii. Dup ce a vorbit despre pierderea pe care au resimit-o
cu toii i despre contribuiile numeroase ale doamnei Cohler la compania Christie,
domnul Bathurst a ncheiat pe o elocvent not de omagiu:
"Mult mai importante dect acestea, dup prerea mea, erau calitile ei de
persoan vesel i efectul pe care caracterul ei l avea asupra celor din jur. Ea a
consacrat companiei Christie o bun parte din timpul ei nepreuit, implicndu-se
total, iar nou, colegilor, ne-a oferit o adevrat cascad din dragostea ei de
via. Apoi a venit propria ei criz major i demnitatea ei a crescut o dat cu
adversitatea ei fa de boal. Era respectat i iubit de toi cei din interiorul
companiei i mai vreau s adaug c ea se bucur acum de admiraia noastr
profund."
390__
LETITIA BALDRIGE
important dac particip i membrii familiei decedatului, data i timpul cnd se face
comemorarea trebuie s fie stabilite de familie.
Comemorarea nu trebuie s fie lung i foarte elaborat. Cunosc una care a fost
inut la complexul unei fabrici, unde un membru al Consiliului de administraie a
inut un panegiric de trei minute, dup rugciunile de deschidere inute de preot. El
a trecut n revist ntr-o manier plin de afeciune, avnd o not amuzant, cariera
executivului defunct. Ceilali care au mai vorbit, cteva minute fiecare, au fost un
ef de atelier al fabricii care lucrase sub supravegherea executivului timp de
douzeci i opt de ani, secretara i oferul lui de foarte mult timp, un emigrant grec
ai crui copii fuseser trimii la colegiu de decedat. Comemorarea s-a ncheiat cu un
imn religios, cntat de o muncitoare a fabricii. Aceast ceremonie a durat douzeci
de minute i a reunit toi angajaii pentru a aduce un ultim salut omului pe care l-au
admirat cu sinceritate i pe care l-au respectat, i care preuia mult mai mult dect
banii pierdui de companie cu aceast ntrunire.
-~~-~~~-I2L
392
LETIT1A BALDRIGE
393
LEITIA BALDRIGE
sirinlate, s se ocupe de casa angajatului ei din ara strin i de readucerea n
Statele Unite a lucrurilor personale, precum i de. costul transportului corpului i al
familiei.
Este foarte frumos din partea directoratului s invite membrii familiei supravieuitoare, la ntorcerea n ar, la un prnz n sala de dineuri a executivului, ca un mic
gest prin care compania le mprtete durerea.
Cnd un exectuiv moare n strintate, corporaia trebuie, s trimit un necrolog
i o fotografie a respectivului la ziarele din oraul n care executivul a murit, ca i la
ziarele locale, unde i are sediul corporaia.
Scrisori de condoleane
Este foarte amabil din partea colegilor unui executiv decedat s scrie soiei i
familei din partea tuturor, de la recepioner pn la Consiliul de administraie. O
bun scrisoare de condoleane arat nu numai sentimentele de tristee i de laud la
adresa decedatului, dar i oferta de ajutor celor care au rmas n via. O scrisoare
de condoleane scris cum trebuie este pstrat cu grij, trecnd de obicei din
generaie n generaie
Trimiterea de flori la o nmormntare sau participarea la o nmormntare nu
nlocuiete scrisoarea de condoleane. Scrisoarea - sau o mic not - trebuie trimisi,
orice alt gest ai mai face.
O scrisoare de condoleane trebuie scris de min, cu cerneal neagr, pe o
coal de hrtie cu antetul personal, de bun calitate (dar dect s nu scrii deloc, mai
bine folosete papetria biroului, dac nu o ai pe a ta). In cazul n care caligrafia ta
este total ilizibil (ca a mea), bate-i scrisoarea la main.
c se tie ce pierdere
groaznic a suferit....
dar lucrurile se vor
mbunti
Menioneaz relaiile
tale cu decedatul si
laud-l.
395
396
LETITIA BALDRIGE
O not personal:
scrisoare de condoleane de la un fost executiv superior
ctre familia altui executiv superior
Cnd tatl meu, H. Malcolm Baldrige, a murit recent, la vrsta de 90 de ani,
fraii mei (Mac, Bob) i cu mine am primit minunate scrisori de condoleane. Nu
muli dintre cei care ne-au scris fuseser colegii tatlui meu, pentru c foarte puini
dintre aceia mai erau nc n via, dar una din scrisorile cele mai optimiste pe care
am primit-o a fost de la Alton Hyatt, un coleg de clas de-al tatei, din 1918, de la
Yale. (Dac nvai cum s scriei o bun scrisoare de condoleane, nu avei idee ct
de muli ochi o vor citi)
Dragi copii ai lui Malcolm Baldrige,
Ca secretar al clasei, promoia din 1918, v scriu aceast scrisoare pentru
a-mi exprima sincerele condoleane n privina morii tatlui vostru. N-au mai
rmas n via dect 30 dintre noi, care ar putea s exprime condoleane n
aceast scrisoare, dar snt sigur c ntreaga clas care a fost la nceput compus
din 400 de persoane ar fi dorit s ni se alture dac ar mai fi fost printre noi.
Era un lucru bine cunoscut de noi c Mac era ntr-adevr un membru
remarcabil al clasei noastre. Nu numai c era un mare atlet, repurtnd succese
att n fotbal ct i n luptele greco-romane, dar avea i o personalitate
nemaipomenit, subliniat perfect de o statur impresionant i o voce
deosebit. Serviciile lui publice, de-a lungul ntregii lui viei, au fost de cea mai
nalt claritate i n-am auzit niciodat s se spun un cuvnt mpotriva lui.
Am petrecut multe clipe bune mpreun i era ntotdeauna o plcere s-1
vezi la prnzurile clasei promoia 1918, la Mory's n New Haven.
Cu mult admiraie pentru'un remarcabil coleg de clas,
Isl Alton R. Hyatt
397
398
_;
; '_
LETITIA BALDRIGE
14
O companie i
srbtorete
aniversarea
O
400__
LETITIA BALDRIGE
fcute n interiorul casei, dac nu pentru alt motiv, mcar pentru marcarea
supravieuirii companiei i rmnerii ei n circuitul afacerilor. (Consiliul de
administraie poate s plaseze un mare buchet de fiori la intrarea n companie i s
fac s circule un memoriu n rndul angajailor, amintindu-le de data aniversrii i
mtilumindu-le "pentru aportul lor la progresul companiei")- A cincea aniversare,
dei nu este major pentru public, este totui ndeajuns de important pentru a fi
srbtorit de companie i de clienii ei.
Rolul angajailor n celebrarea unei aniversri este suprem. Majoritatea
directorilor nu au aa-numitul "noblesse oblige" (nobleea oblig) a Consiliului de
administraie de la Gubelin, ceasornicar i bijutier elveian, care la cea de-a o sut
douzeci i cincea aniversare a companiei lui i-a dus pe toi angajaii americani, de
la curier pn la directorul general, n Elveia, pentru o sptmn, timp n care s-a
desfurat srbtorirea (unii dintre ei nu fuseser pn atunci nici mcar n afara
celor cinci districte ale New Yorkului).
Este important, ntr-un an aniversar, s priveti nainte la ceea ce va face
compania ntre momentul de fa i viitoarea ei aniversare. n aceast er de fuziuni
i achiziii, acest lucru poate fi dificil. Multe dintre cele mai vechi companii ale
Americii au fuzionat, aprnd noi identiti. Dac o companie trece printr-un proces
de fuziune, este ideal ca cineva din partea noii corporaii s aib simii! istoriei i s
aminteasc evoluia companiei care dispare, astfel nct s dea posibilitatea noii
corporaii s-i srbtoreasc rdcinile de la nceputul mndru al tuturor
diviziunilor sale.
Plnuind o srbtorire
O celebrare cu succes a aniversrii unei companii presupune o planificare foarte
atent. O companie mic trebuie s nceap acest lucru cu un an nainte; o corporaie
mare trebuie s nceap aceast aciune cu cel puin trei ani nainte (Costurile totale
ale celebrrii unei mari aniversri nu vor aduce multe prejudicii dac vor fi
amortizate n decurs de patru ani - cu trei ani nainte de aniversare i inclusiv anul
aniversrii propriu-zise.)
Coordonarea planurilor trebuie s-i fie ncredinat unei persoane din cadrul
companiei. O corporaie mare s-ar putea s aib nevoie s angajeze o firm din
exterior pentru a se ocupa de acest proiect. Primul pas care trebuie fcut dup
numirea unui executiv coordonator, din cadrul companiei, pentru aceast aniversare
(i, dac este posibil, angajarea unei agenii din exterior) este de a-i implica pe
angajai. Cu trei ani nainte de data aniversrii ei, angajaii trebuie s fie rugai s
dea sugestii scrise privind modul n care cred ei c ar fi mai bine s fie celebrat
acest eveniment. Ar .trebui s existe o competiie cu premii care s"rsplteasc cele
mai bune idei.
inei-i pe angajai la curent cu activitile de planificare prin buletinul
companiei sau prin revista acesteia.
Apelnd la nostalgie
Este imposibil s treci cu vederea aspectele nostalgice din istoria companiei tale
cnd plnuieti celebrarea unei aniversri. Ceva din trecut, care are legtur cu
4QL
oamenii sau cu mediul n care triesc, are inevitabil un impact i asupra intereselor
lor O subliniere a unui "an de odinioar" este un mod nemaipomenit de a-i face pe
oameni s se simt bine n companie. Unele dintre cele mai mari corporaii din
America dein tezaure de fotografii i diferite amintiri din trecutul lor. Cnd
compania Ford, de exemplu, i srbtorete aniversrile, snt republicate vechile
fotografii din arhive: Henry Ford i acionarii lui iniiali stnd n faa bazinului
carbonifer din Detroit n 1903, artnd ca nite ipi duri dintr-un film western;
fotografia faimoaselor maini vechi cu oferi purtnd apc, musti rsucite i
gulere albe apretate i femeile-pasagere cu mantale de cltorie care le apr de praf
i plrii mari, ic, la care snt prinse earfe din sifon, legate sub brbie. Firma
Proctor & Gamble poate s reediteze posterele sale din secolul al XlX-lea pentru
vnzarea spunului. Un poster n valoare de un milion de cuvinte l arat pe Jameg
Gamble n laboratorul lui n anul 1878, muncind la formula magic a spunului
Ivory, din care milioane de buci aveau s fie vndute n urmtoarea sut de ani.
Majoritatea companiilor americane nu au arhive att de bogate din care s-i
extrag materialele. Multe nici nu snt chiar att de vechi. Totui exist un interes
fa de istoria primului local al companiei/fa de preurile primelor produse, de
acum 25 de ani i preul serviciilor ei de acum zece ani, sau cum artau i se
mbrcau acum zece ani executivii i angajaii companiei. Poi s faci din trecutul
companiei tale, orict de scurt ar fi el, punctul central al fotografiilor i anecdotelor
'din pres i baza decorrilor pentru o petrecere aniversar.
Cu ct poi s compari mai mult afacerile tale de acum zece ani cu cele de
astzi, cu att devii mai interesant pentru reporterul unui ziar.
Nota nostalgic este cheia succesului n celebrarea aniversrilor, dar nu uita
nici prezentul i viitorul. O companie nou nfiinat trebuie s nceap imediat s-i
ntocmeasc o arhiv (din care s poat extrage aspectele trecutului cnd va veni
momentul celebrrii unei aniversri importante).
402
LETITIA BALDRIGE
A zecea aniversare
Trebuie difuzat un ntreg ansamblu de tiprituri pentru mass-media local i a
statului respectiv.
_ Se ine un cocktail la un hotel, pentru un numr mare de invitai, adugnd
VIP-urile i presa.
Se public un sfert de pagin n ziarul local o felicitare pentru vrst i
realizrile obinute pn n momentul de fa.
403
404
LETITIA BALDRIGE
)
Cartea companiei le va fi pus lor la dispoziie la un pre mic.
i videocasetele cu istoria companiei le vor fi vndute tot la un pre mic.
Se va .ine o conferin care s contribuie la creterea interesului pentru
celebrarea aniversrii.
Vor fi organizate tombole cu premii pentru ctigtorii norocoi (un weekend
cu familia ntr-p staiune n care s existe un lac; dou bilete la o competiie
de baseball, o carte de membru la un club de sntate etc.)
Trebuie s rmn fiecare cu o "amintire a aniversrii" (un inel breloc pentru
chei, un stilou, o rulet) care s aib imprimat emblema companiei.
Acionarii
n corespondena trimestrial trimitei acionarilor un anun detaliat despre
aniversare i planurile companiei.
Ei trebuie s poat comanda versiunea broat sau cartonat a crii,
beneficind de un rabat substanial.
'.'
405
Presa
Este necesar s se scrie articole de pres impresionante, care s fie apoi
mediatizate pe sacr larg. Jurnalitii trebuie s primeasc o selecie,
ntocmit cu grij, de publicaii (nu un numr exagerat) la nceputul anului
aniversar i de fiecare dat cnd intervine un eveniment special.
Trebuie s fie realizale convorbiri i interviuri, n exclusivitate, pe tema
aniversrii.
'
Se vor crea materiale audiovizuale special pentru executiv despre istoria
companiei care s fie utilizate atunci cnd se face o emisiune la televiziune.
Personalitilor importante din mass-media li se va oferi cte un exemplar al
crii companiei cu coperte broate.
1
Ei trebuie s primeasc invitaii la recepia companiei i la orice alt eveniment
special din oraul lor.
i
Amintirile de la aniversarea companiei trebuie s fac parte din mapa presei.
Comunitatea
In toate localitile n care compania are posibiliti majore:
Ea trebuie s pregteasc o celebrare pentru oamenii din comunitate sau ora
care const n:
O cas deschis
O sear cu focuri de artificii
Un concert n aer liber (vara)
Compania trebuie s fac un dar substanial unui-sector nonprofit din
localitate sau din alt parte, de exemplu:
Un proiect de nfrumuseare (plantare de copaci, renovarea unei zone, o
donaie pentru un mic parc public, o donaie de jocuri pentru copii
care s mbogeasc echipamentul unui parc, noi1 containere de gunoi
pentru ora sau motociclete cu remorci pentru transportul gunoiului
etc.
Achiziionarea echipamentului de care este nevoie pentru un spital local
Un dar pentru un muzeu local, cum ar fi o donaie pentru programul
406
LETITIA BALDRIGE
15
Arta de a oferi
cadouri n afaceri
I
408
LETITIA BALDRIGE
ncepe o nou
slujb sau
carier
Sufer sau
este n
convalescen
dup un
accident sau o
boal serioas
Ai ofensat pe
cineva
A avut un
deces n
familie
Are dificulti
financiare
serioase
Ai uitat de o
promisiune
sau de o
nllnire
Zilei de
natere
Unei
aniversari
Mutrii ntr-un
alt ora
Cstoriei
Vnzrii
companiei
Ieirii la
pensie
Unei noi
aciuni
financiare
riscante
O promovare
Ctigarea
unui premiu
Naterea unui
copil
Un act de
curaj
O bun
comportare n
public
Terminarea
unei a doua
faculti
inerea unui
discurs bun
409
dac nu eti sigur c destinatarul este tot att de entuziasmat de sport ca i tine. Nu
da cuiva (a crui cas n-ai vzut-o niciodat) o litografie nrmat de care te-ai
ndrgostit, pentru c gustul destinatarului poate fi diferit de al tu. Nu ncerca s
faci glume pe seama altuia, cum ar fi druirea unei cri de diet unui coleg
supraponderal. Dac eti un executiv sosit de curnd, nu oferi efului tu un cadou;
dai'impresia c vrei s-! lingueti, indiferent care a fost motivul tu. Nu da
niciodat cuiva ceva de mbrcat dac nu eti sigur, sut la sut, (i foarte puini
oameni snt) c-i corespunde ca mrime. Oferirea de bani ca dar unui coleg de
afaceri trebuie evitat dac nu este vorba despre un bun prieten sau despre o situaie
neobinuit (cum ar fi probleme financiare survenite n urma morii unui membru
din familie).
Este important s tii ce faci, atunci cnd intenionezi s dai un dar substanial
unui executiv, brbat sau femeie. In primul rrnd trebuie s-i dai searna de hobbyurile persoanei respective, sportul sau interesul pentru alte lucruri speciale. Cele
dou surse excelente pentru a afla snt secretara destinatarului sau partenerul de
via, dac l cunoti. Dac cel cruia vrei s-i oferi un cadou este nou venit n
birou, de exemplu, trebuie s fie ceva pe care s-1 poat folosi la birou. Dac va
merge n strintate pentru afaceri ntr-un viitor apropiat, ar fi potrivit un dar care
s-i serveasc n cltorie. Dac i folosete foarte mult maina n deplasrile de
afaceri, ar fi folositoare nite accesorii p*entru aceasta. Ia n considerare stilul de
via i nevoile persoanei care va primi cadoul.
Cumprarea cadourilor
Exist foarte multe modaliti care i permit s gseti cel mai potrivit cadou.
D-i ntlnire cu cineva care are un gust impecabil i care s aleag cadoul n
locul tu
Viziteaz librria ta favorit
Examineaz cu atenie cataloagele venite prin pot
Uit-te prin reclamele din ziare i reviste
Mergi prin magazinele de antichiti
Particip la licitaiile de sfrit de sptmn de la galeriile de licitaie
importante
Consult vnztbrii de la raioanele magazinului
Uit-te prin magazinele de desfacere din incinta muzeelor sau verific ce
conin cataloagele lor
Urmrete noile specialiti care au aprut la magazinul tu de produse
alimentare.
410
LETITIA BALDRIGE
Ct trebuie s coste?
Cadourile oferite clienilor de ctre executivii tineri i directorii mijlocii trebuie
s coste, n medie ntre 10 i 25$.
Cadourile oferite de directorii mijlocii, pn la cei superiori, trebuie s coste
ntre 25 i 50$. Executivii superiori vor cheltui ntre 50 i 100$ pentru clienii de
vaz i prietenii apropiai din lumea afacerilor.
Cadourile care cost mai mult de 100$ snt numai pentru'ocazii foarte
importante i foarte rare.
*
\.
Modul n care este fcut uri cadou este extrem de important. El trebuie s fie
prezentat astfel nct s arate c cel care-1 ofer are o mare stim pentru destinatar i
pentru cadou.
Un dar trebuie s fie prezentat, dac este posibil, personal. Cnd oferi un
cadou destinatarului, importana acestuia trebuie s se vad din voce, expresia
feei i chiar din felul n care i strngi mna, sau l mbriezi atunci cnd i-1
oferi.
Trebuie s fie frumos mpachetat. Nimic nil este mai neplcut dect primirea
unui cadou care este prezentat neglijent. mi aduc aminte ce fa a fcut un
executiv cnd i-a fost nmnat un cadou ce consta dintr-un vas de cristal foarte
scump, frumos ambalat n exterior, dar era bgat ntr-o pung de plastic pentru
alimente. I-a stricat tot efectul.
Muli preedini ai Statelor Unite au folosit pentru mpachetarea
cadourilor o superb hrtie alb, cu emblema prezidenial, al crei design era
imprimat n relief. Pentru legarea pachetului snt folosite panglici aurii i albe
i efectul este nemaipomenit. Orice ntreprindere poate avea propria ei hrtie,
cu emblema sau sigla imprimat n relief, acesta fiind i un mod elegant de a
demonstra calitatea imprimatelor companiei.
Subliniazi bunele intenii prin cartea de vizit pe care o ataezi cadoului.
Incluznd, pur i simplu, cartea ta de vizit de afaceri n pachet, fr
semntur i fr un mesaj, este un mod rece i impersonal de a oferi un
cadou. D impresia c expeditorul nu a vzut cadoul sau c nu are nicTo
legtur cu el. Dac i foloseti caftea de vizit de afaceri, scrie-i numele mic
i numele de familie cu cerneal. Adaug cteva cuvinte la nceputul sau
sfritul ei: "Sper s-1 poi folosi." Dac trimii un cadou de nunt unor colegi,
- ^
411
scrie ceva de genul: "Cu cele mai bune urri pentru Susan i Jerry, v doresc o
via minunat de acum nainte".
Folosete, ntotdeauna, pentru mesajul tu o hrtie de scris de bun
calitate sau hrtia de coresponden, dac ai asemenea hrtie, pentru mesajul
interior. Este mult mai frumos dect cartea ta de vizit de afaceri.
Fii atent cu ceea ce scrii pe cartea de vizit. Pe o carte de vizit introdus
ntr-un pachet cu grapefruit-uri scria: "Mulumesc c mi-ai dat afacerea i abia
atept s-mi mai dai". Cu totul alt impact ar fi avut o carte de vizit pe care ar
fi scris: "Am avut o iarn foarte lung, ai lucrat din greu, deci merii puin
vitamina C n plus!"
Dac trimii un cadou unui cuplu proaspt cstorit i ai uitat prenumele
partenerului de via, scrie pur i simplu: "Familiei Bradford, cele mai bune
urri cu ocazia..."
Pune cartea ta de vizit ntr-un plic, indiferent dac se potrivete sau nu
plicul.
. . - ' - ,
Un cadou care merit s fiedruit este un cadou care merit s fie frumos
prezentat. Aa cum spun francezii, referitor la un cadou sau un dineu: "II faut
bien presenter Ies choses..."
I
Trimiterea florilor
Florile snt un dar tior de trimis i care ajunge repede. Ele pot fi comandate
prin telefon; poi chiar s-i timii cartea de vizit la florrie, sau poi dicta mesajul
la telefon florarului. Florile snt expediate n ntreaga lume. Ele snt un simbol
internaional de salut, celebrare i recunotin. Un executiv care merge n
strintate, n orice ar, trebuie s-i aminteasc faptul c trebuie s trimit flori
nainte sau dup ce s-a aflat ca oaspete de onoare "n casa cuiva".
n ara noastr, florile erau trimise n mod tradiional de cupluri sau de ctre o
femeie altei femei, sau de ctre un brbat unei femei, dar niciodat de ctre o femeie
unui brbat. n noua epoc a egalitii dintre brbat i femeie, aceast regul a
disprut. Femeile pot s trimit flori brbailor pentru aceleai motive pentru care Ie
primesc ele nsele. n general, dac o femeie trimite flori de mulumire unui
executiv, pentru o favoare sau pentru a-1 felicita, trebuie s i le trimit la birou.
Dac a fost invitat la un dineu acas la el, atunci le trimite acas.
Este ntotdeauna mai bine s trimii flori n dimitieaa zilei n care are loc
petrecerea, sau n ziua de dup aceasta. Dac apari la u cu florile n mn, gazda va
trebui s-i ntrerup activitile ca s gseasc o vaz mai potrivit n care s le
aranjeze i s-o aeze ntr-un loc potrivit, ntrerupere deloc binevenit pentru gazd.
Dac te ntrebi ce trebuie s trimii, un aranjament floral sau flori, exist o
regul: trimite un aranjament floral la biroul unei persoane, dar trimite fire de flori
la el sau la ea acas.
Unui executiv care este bolnav n spital trimite-i o plant care cere foarte puin
ngrijire. Florile care au nevoie de ngrijire snt neglijate n spitalele aglomerate.
Trimite flori cnd bolnavul s-a ntors acas i este n perioada de convalescen.
412
LETITIA BALDRIGE
Felicitrile de srbtori:
modalitate de a-i comunica sentimentele de prietenie
Cnd o corporaie trimite felicitri, are urmtoarele alternative:
S trimit o felicitare cretineasc avnd o tem religioas.
S trimit o felicitare pentru evrei care poate avea scris pe ea cuvirrtele:
"Hanukkah fericit i cele mai bune urri pentru 19..".
S trimit o felicitare cu un pom de Crciun, Mo Crciun, sau cu orice
conotaii religioase, cu urmtorul gen de urri: "Srbtori fericite" sau "Cele
mai bune urri de srbtori".
n cazul n care compania trimite felicitri cu scene religioase, deoarece
majoritatea clienilor snt cretini, tu poi personaliza felicitarea pentru prietenii
evrei, scriind pe ea: "Hanukkah fericit, pentru tine i ai ti". Dac clienii ti snt
predominant evrei; trimite-le felicitri Hanukkah. Dac vrei s evii problema
felicitrilor separate, trimite felicitri pe care scrie "Srbtori fericite". Cele'pentru
prietenii evrei pot fi completate cu "Hanukkah fericit", iar cele pentru prietenii
cretini cu "V doresc un Crciun sfnt i fericit", sau orice vrei tu s spui. Lucrul
cel mai important pe care trebuie s-1 reii este s dai o not personal oricrei
felicitri de Crciun pe care o trimii, fie din partea ta, fie din partea corporaiei.
Cnd o companie trimite cri de vizit anunnd c "Donaia a fost fcut din
partea...", nevoia unei note personale este chiar i mai necesar. Snt ntru totul
pentru donaiile pentru cei n nevoie, mai cu seam n timpul srbtorilor, dar s faci
din anunul pentru donaie primul mesaj de pe cartea de vizit mi se pare mult prea
lipsit de delicatee. n adevratul spirit al Crciunului i Hanukkah-ului, compania
trebuie s fac o donaie general, dar s-o menioneze foarte subtil undeva pe cartea
de vizit. Atunci destinatarul nu va considera felicitarea ca pe o cerere de a primi o
donaie n schimb.
4U__
LETITIA BALDRIGE
415
un mod diplomatic, dar ferm, astfel nct angajatul s nu mai ncerce alt dat. "Uite,
nu pot accepta! Ai fost foarte drgu s-mi oferi un asemenea cadou, dar este prea
mult. i-1 napoiez, dei snt foarte recunosctor pentru intenie".
416
LETIIA BALDRIGE
"Ziua secretarei"
Unele secretare de executiv prefer s nu srbtoreasc aceast zi, care se ine
primvara, cu aceeai regularitate ca i "Ziua mamei", deoarece consider c nimic
nu este mai avantajos pentru florrii i magazine ca aceste zile. Majoritatea
secretarelor, n ciuda celor ce spun despre aceast zi, apreciaz totui cu adevrat
cnd gsesc pe birou un bucheel de flori sau o cutie cu bomboane de ciocolat
lsate de efii lor cu ocazia "Zilei secretarei". Eu personal consider c invitarea
secretarei tale la un prnz, n aceast zi, este un gest ridicol. (Snt de prere c o poi
invita la prnz n orice alt zi.)
_Z7
LETITIA BALDRIGE
Pentru mici "premieri" i formule de promovare, sigla corporaiei poate fi pus
mult mai la vedere; cu ct este mai vizibil, cu att este de mai mult bun gust.
418
Recompensele de ncurajare
"'
Stilouri
Truse de primajutor
Jocuri de societate
Caiet de notie cu
coperte
Plrii de tenis
Truse de
manichiur
Seturi de stilouri i
creioane
Planet pentru'
buctrie
Cma pentru
golf
Calendare
Mingi de tenis
Prosoape de plaj
Benzi de lipit
Butoni
Carneele
Cutii pentru cri
de vizit de
afaceri
Prosoape de tenis
Termometre
Trus de ace de
cusut
Rulet de msurat
Cutii cu crem de
pantofi
Curele cu cataram
Piepteni
Plrii de ploaie
din plastic
Rame de fotografii
Cti de baie
Postere
Numrtoare de
calorii
Tricouri
Calendare
Cri de joc
Umbrele
Cutii de pantofi
Cuite de cioplit
Creioane automate
pentru notie
Clame
Plrii de schi
Afie
Truse cosmetice
oruri pentru el
sau ca
Termosuri
Ace de cravat
Portmantouri
Accesorii de sport
Baloane
Cutii sau coulee
Coperte i dosare
decorative
erveele de hrtie
Jurnale
Geni pentru
articole de
mbrcminte
Bijuterii pentru
femei
Maiouri mpotriva
transpiraiei
Huse pentru
rachete de tenis
Dicionare de
buzunar
Lanterne
Ceasuri
detepttoare
419
familie sau din biroul n care lucreaz, deci are o influen foarte larg. Este un dar
care las o amintire plcut i care trece uor.
Magazinele de delicatese i cataloagele pentru comanda prin pot fac posibil
ajungerea la destinaie, n condiii bune, a tot felul de alimente.
Dac regiunea n care locuieti este renumit pentru un anumit gen de alimente
(de exemplu, piersici din Texas, grapefruit i portocale din Florida, nuci din
Georgia, brnz din Wisconsin etc), darul n alimente primite din alte regiuni este
ntotdeauna binevenit.)
v
Daruri conslnd din alimente
Daruri constind din alimente
obinuite
costisitoare
Produse de patiserie: torturi,
Caviar de Beluga
prjiturele, pateuri
Somon scoian afumai
Gemuri i jeleuri
Pateuri de import
Fructe proaspete
Delicatese afumate
Bomboane
Fripturi reci n aspic
Nuci
Homari proaspei n aspic
Creme n cutii
Vnat proaspt .
Sirop de arar pur
Delicatese n recipiente care pot fi
Brnzeturi
refolosite
Biscuii
ngheate i creme speciale (pentru uz
Caserole cu fructe ngheate (pentru
local)
uz local)
420___
LETITIA BALDRIGE
oameni snt de prerea mea: dac nu-i poi permite s cumperi o sticl de ampanie
bun, nu o cumpra; adu n dar o sticl de vin rou n loc de ampanie.
Coniacul bun (brandy) i lichiorurile de dup cin snt daruri binevenite. Nu
este necesar s cunoti gusturile destinatarului n aceast privin, pentru c gazda
poate s le foloseasc oricnd tratndu-i pe alii. Totui nu trimite bturi alcoolice n
dar cuiva care nu prea primete oaspei la el acas; acele sticle vor rmne pe un raft
ani de zile, umplndu-se de praf.
ine minte s nu trimii niciodat alcool n dar cuiva care nu are vrsta legal
pentru a consuma buturi alcoolice i, bineneles, s nu trimii niciodat cuiva care
nu bea, chiar dac i nchipui c-1 va folosi pentru a-i trata pe alii.
Nu trimite niciodat alcool unei persoane la birou, ci numai pe adresa de acas.
Iat cteva sfaturi care te pot ghida cu privire la o cantitatea de butur pe care
poi s o trimii n dar:
Ca semn de prietenie sau drept mulumire pentru o mas n casa cuiva (sau la
restaurant):
Una sau dou sticle de vin modest sau
O sticl de butur tare sau
;
O sticl de sherry, aperitiv sau lichior
' Un cadou mult mai semnificativ trebuie trimis pentru ziua de natere a cuiva
sau pentru o natere:
O sticl de ampanie bun sau
*
Dou sticle de lichior bun
Un dar important (cnd tu i familia ai petrecut sfritul de sptmn la
cineva)
O Iad de ampanie sau .
-
O lad de vin bun sau
O lad de lichior bun sau
'
O sticl de vin sau coniac foarte rar.
Accesoriile de bar
Acestea snt cadouri excelente. Uit-te prin barul prietenului tu de afaceri, la
birou sau acas, i observ de ce are nevoie. Deschiztorul de sticle poate fi vechi i.
uzat; poate s-i lipseasc un cuit de bar; dac paharele snt desperecheate, este un
semn c va fi folositoare o duzin de pahare de bar.
Iat cteva idei pentru daruri:
Tav mic de servit (cu o bar mic care s in paharele s nu cad)
O gleat de bar (una mic n care s fie inut apa)
Vas de pstrat i amestecat Martini
Vas de pstrat gheaa (oricnd prinde bine unul nou)
Clete pentru ghea
Cuit de bar i platou de tiat pe el (pentru felii subiri de lmie etc.)
Dispozitiv pentru amestecarea cocktailurilor \
Container special pentru rcit butura
,
erveele din hrtie sau din pnz, pentru cocktailuri
Rcitor de vin
Plcue pentru sticle de vin (care snt puse pe mas ca protecie)
Pahare de bar i alte pahare necesare pentru o petrecere:
421
422
LETITIA BALDRIGE
423
Darul de nunt pentru un client sau un asociat n afaceri este ori o cheltuial din
partea companei (pentru un, executiv superior), ori o cheltuial acoperit din
buzunarul executivului. Deoarece atrage atta bunvoin i este att de important
pentru prieteniile personale ale exectivului, merit n general ca executivul s
plteasc el nsui pentru acest cadou.
Din prlea unui executiv ctre clienii si buni
Muli tineri executivi dovedesc ingeniozitate n a gsi cadouri care par
costisitoare, chiar dac nu snt. Cunosc o femeie care rscolete toate magazinele de
antichiti din fiecare ora n care cltorete cu probleme de afaceri. Ea cumpr
articole mici la un pre sczut (sub 20$) care par deosebite. Proprietarul magazinului
scrie pe o carte de vizit proveniena obiectului (de unde vine, ct de vechi este ete.)
i ea pune aceast carte de vizit n cutia care conine obiectul. l mpacheteaz
frumos, cu etichet i l pune bine n dulapul ei, pn cnd are nevoie s dea un
cadou cu ocazia unei aniversri sau a unei nuni. Un alt executiv pe care l cunosc
particip la vnzrile ce se fac dup Crciun n magazinele bune i cumpr obiecte
superbe, de porelan chinezesc (cutii micue, servicii, zaharnie, castronae etc).
Le mpacheteaz pe fiecare ca pe un dar, mpreun cu cartea sa de vizit,
acestea fiind astfel gata pregtite pentru evenimentele speciale, de pild o nunt.
Darul unei companii pentru VIP-uri i executivii ei superiori
Unele companii au un cadou de nunt standard pentru directori superiori i VIPuri i unul mai puin scump pentru nunile directorilor mijlocii i juniori. Iat
exemple pentru ambele cazuri:
Preul(150$ sau peste) *
Cupe de cristal Steuben
Cutii din argint gravate cu nsemnul
Tiffany
Porelan de Boemia cu flori i psri
sculptate
Ceasornic pentru policioara cminului
Este un minunat suport moral pentru un angajat s se poat uita din cnd n cnd
la un cadou mic care a marcat aniversarea lui sau ei n cadrul companiei, ncepnd
dup al 5-lea an, i repetat la fiecare 5 sau 10 ani dup aceea. Este important pentru
faptul c i-a fost recunoscut loialitatea de ctre conducere.
424
LETITIA BALDRGE
Un exemplu de cadou pentru a 5-a aniversare este o carte mic pentru adrese,
legat n piele, marcat cu numele angajatului, numele companiei i cuvintele "A
cincea aniversare", cu litere aurii pe coperta nti.
Pentru a zecea aniversare, este un dar potrivit o cravat fin, brodat cu auriu,
pentru brbai j o mic sigl din aur, pentru femei, pe care este gravat sigla
companiei.
La a 15-a aniversare, o cravat pentru brbai i o earf pentru femei, din
mtase natural, cu sigla companiei integrat n designul din imprimeul
materialului, este un mod frumos de a marc aprecierea companiei fa de serviciile
angajatului.
A douzecea aniversare poate fi marcat cu un ac de cravat, din aur, pentru
brbai i o mic broa de aur pentru femei, arnndou gravate cu emblema
companiei; pentru a 25-a aniversare (de argint); angajaii pot primi cutii frumoase
de argint, gravate corespunztor.
Pentru aniversarea de jad (a 35-a), angajaii pot primi o bijuterie cu q piatr de
jad sau un ceas cu jad. La a 50-a aniversare, compania poate da angajailor ei un
ceas sau o brar de aur. Dac angajaii reuesc s prind i a 60-a aniversare, ei
merit ceva cu diamante!
'
Dac cuiva, cum ar fi clientul sau cumprtorul cel mai important al unei
companii sau un director din afara companiei, i se nate un copil, este de bon ton s
trimii prinilor un cadou care s marcheze evenimentul. n majoritatea cazurilor, un
dar pentru nou-nscut nseamn mult mai mult pentru prini dect un dar pentru ei.
Cnd o emblem foarte mic a companiei este gravat pe spatele unei plcue de
' argint, mpreun cu iniialele copilului i data naterii, rezultatele snt, de obicei, din
punct de vedere vizual, foarte atrgtoare. Alte obiecte din argint care se dau n
astfel de ocazii putnd fi gravate snt:
O cecu pentru copii
' O linguri pentru bebelui
.
.
Ram pentru o mic fotografie
.
Un clopoel din argint
O cutiu
425
Spray de camer
Cuvertur de pat (pentru o femeie)
Halat de baie (att pentru brbat, ct i pentru femeie)
O carte amuzant
O carte cu fotografii superbe.
\
!
j
i
426
LETITIA BALDRIGB
muzeu local trebuie s continue s-i remprospteze acea relaie, oferind cadouri
legate de muzeuFrespectiv. Aici snt cteva dintre modalitile n care afacerile i
artele interacioneaz n domeniul druirii cadourilor:
O companie d n dar angajailor ei bilete pentru participarea la importantele
expoziii organizate ntr-un muzeu
i Compania d n dar articole de la magazinul de cadouri al muzeului local sau
le alege din cataloagele pentru cadouri al muzeului
Un executiv d unui alt executiv, ca dar, un abonament la un magazin faimos
care vinde litografii, postere nrmate, reproduceri i desene
Compania ofer cadouri cri de art despre comorile muzeului local
Compania d unui executiv superior (de exemplu, unui preedinte al
Consiliului de administraie care se pensioneaz) un dar important, un portret
amuzant special care poate fi plasai n casa preedintelui proaspt pensionat,
x
n sala de edin a Consiliului de administraie, sau originalul acas, iar'copia
la companie.
427
428
LETITIA BALDRIGE
429
n dulapul de haine de fric s nu-i strici buna reputaie. Trebuie s spui: "Vai ce
frumos este!" cu entuziasm, cnd cineva i-a dat un calendar de birou legat n piele,
dei tu mai ai nc 4 la fel. nseamn s fii cald i fermector n privina unui cadoii
care const dintr-un dicionar de birou cu numele companiei scris cu Utere mari pe
toat suprafaa de piele. Micile minciuni convenionale snt admirabile, n acest caz,
fiind un gest de amabilitate s spui c-i place ceva, chiar dac acel lucru nu-i
place.
*
Epilog
Eu sper c citind aceste pagini ai adunat, suficiente informaii i
motivaii care v vor fi de ajutor, sau chiar v va reconfirma un comportament corespunztor pe care dumneavoastr l avei n mod
obinuit. Dac este aa a meritat s scriu aceast lucrare.
In lumea afacerilor toi urmrim s obinem un profit. Concepia
mea este c putei obine profit conducnd afacerile cu fermitate dar n
acelai timp i cu politee, elegan i consideraie. Profesionalismul
i lefuirea mecanismelor care funcioneaz n lumea afacerilor susin
productivitatea, relaiile profitabile i echitatea pe pia. Departe de a
fi la.polii opui afacerile profitabile i bunele maniere pot deveni
compatibile sau chiar identice cnd snt practicate cu grij i sinceritate. Conductorii i profesionitii care susin aceast idee acceptnd
c oamenii i profiturile snt la fel de necesare pentru a ajunge la succes au un avantaj fa de noi toi ceilali.