Barem:

Definirea coleciei de bibliotec

Structura coleciilor (specifice i nespecifice)
Principiile
Modalitile

DEZVOLTAREA COLECIILOR
-ASPECTE GENERALE-

TRADIIE I MODERNITATE N DEZVOLTAREA

COLECIILOR
Unul din cele mai importante sectoare de activitate dintr-o bibliotec este acela al
dezvoltrii coleciilor. Fr a minimaliza importana celorlalte compartimente din bibliotec
nu exagerm cnd spunem c de modul n care se realizeaz dezvoltarea coleciilor, n orice
categorie de bibliotecii depinde: prestigiul bibliotecii, valoarea coleciilor, numrul i calitatea
beneficiarilor acesteia.
1. Colecia de bibliotec
Potrivit Vocabularului de biblioteconomie i tiina informrii, colecia este o serie
care cuprinde mai multe lucrri separate, fiecare cu titlul su propriu, grupate sub un titlu
colectiv i aprnd pe o perioad de timp nelimitat sau colecia reprezint totalitatea
volumelor unui serial.1
nainte de a vorbi n detaliu despre activitatea de dezvoltare a coleciilor, trebuie
definite cteva elemente componente ale acestei activiti. Colecia unei biblioteci potrivit
dicionarului explicativ al limbii romne este definit: o serie de obiecte de acelai fel sau de
aceeai categorie, care adun i dispune sistematic, reprezint o valoare artistic, tiinific,
documentar.
Dac la aceast definiie se mai adaug cteva caracteristici proprii bibliotecilor putem
numi colecia unei biblioteci 2 un ansamblu de documente sau mijloace de informare
constituite dinamic cu destinaii i funcii precise, structurate i sistematizate n vederea unui
acces rapid i simplu, reprezentnd valoarea documentar. Aa cum reiese din definiie
colecia unei biblioteci este alctuit din mai multe tipuri de documente care pot fi clasificate
n mai multe moduri n funcie de mai multe criterii:
Dup criteriile bibliografice documentele pot fi:
1.1 Documente primare - reprezint lucrri originale din prelucrarea crora rezult
documente secundare.
Documentele primare sunt de mai multe categorii3 :
a. cri,
I.

REGNEAL, Mircea. Vocabular de biblioteconomie i tiina informrii: Vol. I: A-L. Bucureti: Asociaia
Bibliotecarilor din nvmnt Romnia, 1995, p. 50.
2
IEPUREANU, Viorica; ENESCU, Alexandra. Direcii i strategii de dezvoltare a coleciilor n bibliotecile universitare.
Constana: Ex Ponto, 2001, 2001, p. 12.
3

Ibidem.

b. periodice,
c. documente de tip special
a. Crile sunt produse n mai multe exemplare care conin peste 48 pagini i constituie
o unitate bibliografic.
Din categoria acestora fac parte:

tratate,

culegeri,

manuale i cursuri,

monografii,

publicaii ale unor reuniuni tiinifice (lucrri ale congreselor,

consftuirilor, conferinelor, colocviilor),

publicaii oficiale (rapoarte, planuri).

b. Periodicele sunt publicaii din orice domeniu, de orice format, publicate n pri
succesive, care au un numr cronologic i continu pe o perioad nedefinit de timp.
Periodicele sunt primele documente care aduc noutate n orice domeniu. Din aceast
categorie fac parte:

ziarul,

revista,

anuarul,

almanahul,calendarul.
c. Documentele de tip special:

standarde,

brevete,

cataloage,

prospecte,

hri,

note muzicale,

ex-librisuri,

monede,

documente audio-video etc.

1.2. Documente secundare reprezint rezultatele finale ale prelucrrii analitice i
sintetice a documentelor primare.
Documentele secundare pot fi:
a.
enciclopedii,
b.
dicionare,
c.
ghiduri bibliografice,
d.
reviste de titluri,
e.
reviste de referate.
1.3. Documentele teriare se constituie n produsele finite ale prelucrrii globalizatoare
a documentelor secundare (repertorii de enciclopedii i/sau dicionare, bibliografii, ghiduri
etc.). 4
O alt clasificare posibil a coleciei unei biblioteci este pe subcolecii, n funcie de
categoriile de documente, avnd n vedere diversitatea suporturilor sau a formelor n care se
prezint documentele.
II. Din punctul de vedere al caracteristicilor generale ale documentelor, colecia
este format din:
4

Ibidem, p. 15-16

1. Documente specifice:

manuscrise,

incunabule,

documente tiprite cri, publicaii seriale, documente muzicale (partituri),

materiale cartografice (hri, atlase, globuri pmnteti),

non-cri (foi volante, afie, anunuri, programe, etc.),

nregistrri multimedia (discuri, casete, microfilme, microfie, diapozitive),

documente electronice (dischete, compact discuri, DVD-uri, programe de

calculator),

documente multiplicate prin proceduri fizico-chimice (dactilograme,

litografii, fotografii),

materiale purttoare de informaii pentru nevztori.

2. Documente nespecifice constituie istoric sau donate:

piese numismatice (monede, medalii, decoraii),

piese filatelice,

opere de art plastic,

alte documente (coresponden, fotografii), dactilograme, etc.

III. n funcie de tipul documentelor i modul de organizare al unei biblioteci ,
coleciile se mpart astfel5:
1. Colecii de baz sunt constituite din 1-2 exemplare din fiecare titlu de carte,
publicaie serial, document grafic i/i audio-vizual, document electronic din producia
editorial curent sau retrospectiv, intern sau extern.
Aceste colecii sunt destinate comunicrii pe loc, la sala de lectur. Ele asigur
accesibilitatea asistat a utilizatorilor la informaii, n orice moment, dar i conservarea fizic
a documentelor.
Avnd n vedere numrul i tipul documentelor cere le compun, coleciile de baz se
organizeaz pe secii dup criterii formale i / sau de coninut n:
- colecii speciale (constituie din documente ce fac parte din patrimoniul cultural
naional, lucrri cu valoare bibliofil);
- colecii de publicaii seriale (ziare, reviste, anuare, almanahuri);
- colecii de documente audiovizuale (discuri, casete audio-video, diafilme,
diapozitive, microfilme);
- colecii de referin (dicionare, enciclopedii, bibliografii, alte lucrri de informare
bibliografic);
- colecii de documente electronice (dischete, CD-uri, DVD-uri, programe de
calculator).
2. Colecii uzuale fac parte din categoria bunurilor culturale de consum, cu durat de
funcionare limitat, sunt constituite din marea majoritate a documentelor, sunt destinate
mprumutului, organizate pe secii, pe grupe tematice, dup vrst, pe filiale etc. n funcie de
interesele de informare specifice fiecrei comuniti.
Caracteristicile coleciei
Colecia unei biblioteci are anumite trsturi caracteristice, constante specifice
pentru evoluia fireasc a oricrei structuri infodocumentare6.
5

IONESCU, Sanda. Dezvoltarea coleciilor de bibliotec: nete de curs. Bucureti: Editura Centrului de Pregtire
Profesional n Cultur, 2006, p. 17-18.
6
IEPUREANU, Viorica; ENESCU, Alexandra. Op. Cit., p. 14-15.

- este dinamic, pentru c activitatea de dezvoltare a coleciilor este ntr-un continuu

proces de nnoire, avnd n vedere att achiziionarea de noi documente, ct i de eliminarea
treptat a documentelor care nu mai corespund din punctul de vedere al coninutului sau al
gradului de uzur material;
- are o destinaie precis, deoarece fiecare colecie se constituie pentru anumite
categorii de cititori (cercettori, cadre didactice, studeni, etc.);
- este structurat (dup coninut), fiind organizat pe domenii tematice, n cadrul unei
biblioteci specializate, sau avnd o structur complex, diversificat, n cazul bibliotecilor
enciclopedice;
- sistematizat (dup criterii tematice, zecimale, formale), adic este organizat dup
un anumit sistem de clasificare reflectat n cataloagele bibliotecii.
Ci de dezvoltare a coleciilor
Dezvoltarea coleciilor reprezint prima etap a circuitului pe care un document l
parcurge ntr-o bibliotec, care poate fi un proces de cretere al coleciilor prin cumprare,
donaie sau schimb7. Aceast activitate are la baz cteva principii formulate, n urm cu
peste 30 de ani, de bibliologul romn Corneliu Dima-Drgan n aceast form:
A. Completarea coleciilor (sintagm nlocuit n prezent cu dezvoltarea coleciilor)
este determinat de profilul bibliotecii i de sarcinile acesteia n anumite condiii istorice.
B. Completarea este un proces de cretere i de actualizare a fondurilor.
C. Completarea este o activitate permanent i coordonat raportat la: fondul
existent, dinamica produciei editoriale, infrastructura bibliologic, cerinele cititorilor,
alocaiile bugetare.
D. n aciunea de completare a coleciilor, relaia ntre exhaustivitate i selectivitate
este determinat de obligaia oricrei biblioteci de a satisface, n mod corespunztor
cerinele tuturor categoriilor de cititori.
E. Volumul i rata completrii trebuie coroborate n permanen i n perspectiv cu
posibilitile de stocare, de prelucrare i de valorificare a documentelor.8
Pe baza acestor principii, procesul de dezvoltare a coleciilor se realizeaz se
realizeaz n mai multe moduri:
cumprarea (achiziia)
donaia
transferul
schimbul interbibliotecar
depozit legal
Dezvoltarea coleciilor, un ciclu constant, continuu, este procesul prin care se asigur
c cerinele de informare ale utilizatorului, prin folosirea coleciilor, sunt satisfcute la timp i
n mod economic.
Pe lng responsabilitile tradiionale: Dezvoltarea politicii coleciilor pe suport de
hrtie, dezvoltarea programelor de selecie , dezvoltarea achiziiilor partajate, dezvoltarea
programelor de selecie, criteriile de evaluare a dezvoltrii coleciilor au fost extinse i includ:
cum s integrezi resursele informaionale electronice n politica de
dezvoltare a coleciilor;
7

REGNEAL, Mircea. Vocabular de biblioteconomie i tiina informrii. Vol. 1. Bucureti: BCU, 1995, p. 91. Apud:
ENACHE, Ionel. Biblioteconomie: suport de curs. Bucureti: Editura Universitii din Bucureti, 2002, p. 79.
8
DIMA-DRGAN, C. Bibliologie general. Bucureti: Tipografia Universitii, 1976, p. 31. Apud: ENACHE, Ionel.
Biblioteconomie: suport de curs. Bucureti: Editura Universitii din Bucureti, 2002, p. 80.

document;
cantitative.

cum s iei decizii dac s cumperi o versiune printat sau electronic a unui
cum s iei decizii asupra noilor metode de evaluare, altele dect cele

Politica de constituire i dezvoltare a fondurilor (coleciilor)

Dezvoltarea coleciilor se realizeaz avnd n vedere o serie de criterii:
profilul bibliotecii (enciclopedic, pedagogic, tiinific, etc.);
fondurile alocate bibliotecii;
categoriile de utilizatori;
data publicrii: se achiziioneaz lucrri ct mai noi, cele vechi se
achiziioneaz numai n scopul completrii unor lipsuri sau dac au valoare de patrimoniu;
autorul i instituia care public lucrarea: se prefer autorii cu nume
cunoscute i instituiile de prestigiu.
n funcie de momentul n care se face procurarea fa de cel al apariiei
documentelor, completarea este:
a. curent (obinerea noutilor editoriale necesare)
b. retrospectiv (cnd se urmrete acoperirea unor lacune din colecii)
a. Completarea curent are ca obiect procurarea documentelor pe msura apariiei lor
i reprezint metoda prin care coleciile bibliotecii se menin n actualitatea produciei de
tiprituri.
Aceasta implic achiziia continu, permanent, de documente, monografii, periodice
pe suport hrtie, microformate, CD-ROM selectate din noi apariii, n funcie de tipul,
profilul, menirea bibliotecii, n scopul crerii i meninerii fondului documentar, astfel nct
s rspund cerinelor de informare ale beneficiarilor si.
b. Completarea retrospectiv are ca obiect, pe de o parte, procurarea de documente din
categoria coleciilor speciale, de mare valoare documentar (ex. lucrri ce fac parte din
patrimoniul cultural naional, sau de documente moderne dar cu valoare bibliofil), pe de alt
parte, procurarea de cri i periodice moderne sau contemporane care nu exist n fondurile
bibliotecii (seria opere, opere complete, opere alese ale unui autor), precum i procurarea
documentelor semnalate n cataloagele bibliotecii dar care lipsesc din fonduri pierdute sau
deteriorate (semnalate n categoria de goluri).
Completarea retrospectiv implic achiziia prin toate cile utilizate de bibliotec a
publicaiilor monografice i periodice, pe suport hrtie, microformate, CD-ROM, aprute ntro perioad anterioar, care nu au fost achiziionate la momentul apariiei lor, sau lucrri
pentru profiluri sau discipline nou aprute n structura instituiei pentru care nu exist
documentaie.
Sursele de informare pentru completarea retrospectiva sunt urmtoarele9 :

bibliografii naionale de cri i periodice;

bibliografii specializate de cri i periodice;

repertorii de publicaii oficiale;

repertorii specializate: teze de doctorat, rapoarte de cercetare, etc.

cataloage de lucrri de stoc;

anticariate;

cataloage i fiiere ale unor autoriti.

9

Ibidem, p. 98-99.

n compunerea retrospectiv un rol important n regsirea publicaiilor revin donaiilor,

schimbului de publicaii, precum i autorilor lucrrilor
c. Literatura gri
Literatura gri sau cenuie este reprezentat de documente sub form de dactilogram
sau chiar imprimate care sunt difuzate ntr-un numr restrns de exemplare (sub 1000 n
definiia AFNOR) n afara oricrui circuit comercial obinuit. Aceste documente au deseori
un caracter provizoriu10.
Literatura gri poate fi ntlnit sub form de11:

rapoarte de cercetare;

publicaii oficiale;

studii tehnice;

lucrri de conferine, simpozioane;

teze, dizertaii, lucrri de diplom;

publicaii suplimentare;

traduceri.
Caracteristici:

acest gen de literatur nu se supune legii depozitului legal, scap controlului

bibliografic naional i internaional, ca i surselor comerciale;

datele bibliografice nu sunt uor identificabile;

are un pronunat caracter privat;

se adreseaz unui public extrem de restrns;

are un coninut extrem de specific i detaliat;

apare n numr mic de exemplare, avnd deci o circulaie limitat;

se produce la comanda unei anumite organizaii (rapoarte, patente, etc.);

nu se conformeaz standardelor de prezentare impuse literaturii convenionale:

litografiate, nelegate, microfilmate, dischete, material audio-vizual.
Importana literaturii gri rezid n:

unicitatea sursei i a informaiei;

noutatea informaiei ca i constituirea ei n:

publicaii preliminare (rezumatele tezelor de doctorat);
publicaii semnal sau test elaborate pentru a verifica reacia publicului ntrun anumit domeniu.
publicaii cu scopuri clare i foarte bine definite;
o mare parte din aceste publicaii nu ajung n curentul de literatur publicat.
Politica de achiziii
Politica de achiziii reprezint decizia de a achiziiona documente cu titlu oneros sau
gratuit, fie plecnd de la bibliografii, cataloage, planuri editoriale, liste de librrie, liste de
schimb, fie de la documentele nsele, n vederea dezvoltrii i actualizrii coleciilor unui
organism documentar, inndu-se seama de fondurile deja existente i de cerinele
utilizatorilor12.
10

RICHTER, Brigitte. Ghid de biblioteconomie. Bucureti: Edituar Grafoart, 1995, p.314.

IEPUREANU, Viorica; ENESCU, Alexandra. Op. Cit. , p. 100.
12
IEPUREANU, Viorica; Enescu, Alexandra. Direcii i strategii de dezvoltare a coleciilor n bibliotecile universitare.
Constana: ExPonto, 2001, p. 45.
11

Achiziia documentelor este definit ca operaia care permite dezvoltarea i

actualizarea fondurilor unei biblioteci, ale unui centru sau serviciu de documentare, n funcie
de natura i obiectivele acestora13.
Achiziia oneroas reprezint achiziia unui document sau grup de documente prin
cumprare sau schimb, iar prin achiziia gratuit se nelege achiziia unui document sau
grup de documente, prin donaii de la autori, instituii sau de la persoane particulare i
testamentare14.
Planul de achiziii n cooperare este definit ca un sistem privind organizarea i
coordonarea achiziiilor n unul sau mai multe domenii ntre organisme documentare
(biblioteci, centre documentare) pe plan local, regional, naional sau internaional, astfel nct
o publicaie s figureze cel puin ntr-un exemplar n reeaua respectiv15.
Politica de achiziii prevede ca modalitate oneroas de achiziii i include n planul de
achiziii i abonamentul, ce reprezint o convenie ncheiat cu un furnizor pentru livrarea cu
regularitate a unei publicaii seriale pe o perioad de timp, n general, determinat, n
schimbul unei sume de bani fixe n avans16
Este indispensabil o adevrat politic de achiziie. Achiziia nu trebuie fcut la
ntmplare, ci n funcie de anumite elemente:
sarcini, tipul i profilul bibliotecii (enciclopedic, de specialitate);
structura bibliotecii;
numrul i componena beneficiarilor;
interesele de studiu i lectur ale beneficiarilor;
mijlocele financiare destinate completrii;
furnizorii din ar i strintate;
producia de publicaii romneti i strine.
Etapele realizrii activitii de completare
I. Informarea privind necesitile i depistarea surselor de achiziii
II. Selecia dezideratelor ofertelor
III. Achiziia propriu-zis
Informarea este etapa preliminar care se bazeaz pe dou aspecte:
a. Primul aspect se refer la posibilitatea de informare asupra cerinelor i necesitilor
utilizatorilor. Cunoaterea cerinelor utilizatorilor dintro bibliotec de nvmnt superior se
bazeaz pe analiza mai multor surse, cum ar fi:
planurile i temele de cercetare tiinific din cadrul facultilor;
bibliografiile facultative i obligatorii pentru fiecare disciplin;
caietele de sugestii aflate n slile de lectur;
sugestiile personale ale cadrelor didactice (deziderate).
b. Al doilea aspect este cunoaterea surselor de informare privind posibilitile de
completare a coleciilor (cataloage editoriale, anchete, planuri editoriale).
Sursele de informare:
1. Pentru cartea romneasc curent:
13

Ibidem, p. 45.
Ibidem, p. 46.
15
Ibidem, p. 46.
16
Ibidem, p. 46.
14

cataloage de edituri, centre de multiplicare, oficii de documentare;

anchete ale editurilor;
liste de stoc;
librrii;
anunuri n pres, radio, tv.;
CD-ROM, baze de date cuprinznd producia editorial,
Reviste de informare bibliografic;
Bibliografii.
2. Pentru producia de carte strin:
cataloagele editurilor strine care prezint interes, pe baza solicitrilor
proprii;
bibliografii naionale;
liste de nouti ale unor biblioteci strine;
liste de schimb internaional;
liste ale furnizorilor intermediari romni;
trguri de carte, lansri, expoziii.
3. Pentru periodice romneti:
cataloagele presei interne;
anunuri n pres, radio, TV;
cataloagele furnizorilor intermediari.
4. Pentru periodicele strine:
repertorii generale de periodice;
repertorii ale unor instituii intermediare de abonare n strintate;
cataloage de edituri care public periodice tiinifice;
Internet;
Cataloage pe CD-ROM.
5. Pentru carte veche de patrimoniu:
liste de disponibiliti de la biblioteci;
oferte de la persoane particulare i juridice;
vizite i liste de la anticariate;
oferte de la instituii.
6. Pentru alte categorii de documente:
cataloage;
furnizori de astfel de documente;
magazine;
cataloage pe CD-ROM;
accesri de baze de date interne i internaionale.
Selecia este a doua etap a completrii
Selecia este o operaie de mare rspundere, determinnd n final calitatea coninutului
coleciilor i utilitatea acestora. Ea presupune opiuni competente i stabilirea unor prioriti.
A selecta = a alege, a amna, a respinge
Selecia este o activitate cu caracter permanent i nu poate fi lsat n seama unei
singure persoane. Bibliotecarul implicat n selecie trebuie s-i actualizeze competena
profesional periodic, s posede cunotine temeinice, att biblioteconomice, ct i cultur
general. Personalul rspunztor de activitatea de selecie trebuie s se identifice cu interesele
utilizatorilor i tot odat ale bibliotecii, s devin un filtru ntre imensa cantitate
informaional ce-l asalteaz i obiectivele bibliotecii, fcnd abstracie de propriile pasiuni i
interese.
8

Selecia se face sub raport calitativ i cantitativ.

a. Din punct de vedere calitativ, selecia bine seama de criterii generale i specifice:
criteriile generale stabilesc cadrul, orientrile, volumul seleciei
sunt determinate de profilul bibliotecii, de sarcinile acesteia, de fondurile
bneti repartizate, de restriciile impuse de lectur, i depozitate de lectur i depozitare, de
reglementrile legislative la nivel naional;
cerinele programelor sau planurilor de nvmnt i cercetare, avnd n
vedere domeniile noi ce au cunoscut o evoluie rapid n tiin i cultur, de cadrul de
informatizare a bibliotecii;
criteriile specifice se refer la calitatea informaiei, la valoarea de coninut a
publicaiilor pentru stabilirea creia se folosesc ca repere: numele autorului, instituia
editoare, noutatea, limba n care este scris lucrarea.
b. Raportul cantitativ numrul de exemplare achiziionate se stabilite avnd n vedere
locul de apariie al publicaiei.
Bibliotecarul din activitatea de completare, care se ocup de selecie ar trebui s
dein urmtoarele caliti:
obiectivitate de critic sau de om de tiin n decernarea valorilor culturale;
abilitatea de bibliograf n gsirea de informaii prompte;
perspicacitate de comerciant n relaiile cu furnizorii.
Cele mai importante 11 criterii de selecie sunt:
renumele autorului;
scopul lucrrii;
tratarea i nivelul;
formatul publicaiei;
domeniul
coninutul intelectual
utilitate poteniala
relaia cu colecia
consideraiilor bibliografice
limba
Operaiile de selecia se desfoar astfel :
Cartea romaneasca curenta : listele de prezentare, anchetele circul la toi cei
implicai in activitatea de selecie, care noteaz pe aceste materiale opiunile de titlu i
cantitatea necesar. Toate dezideratele se centralizeaz n SERVICIUL DEZVOLTAREA
COLECIILOR.
Titlurile definitive i cantitilor se nscriu n fiele de repartiie, care se introduc n
baza local a serviciului; se alctuiesc cataloage de precomenzi.
Cartea strin: prospectele i cataloagele strine sunt difuzate n reeaua de bibliotecii
(filiale), ele constituind baza alctuirii catalogului de deziderate. Exist o colaborare ntre
bibliotecari, cadre didactice i cercettori. Se alctuiesc pe fie opiunile, n ordine prioritar,
formnd catalogul de deziderate, de unde se vor alege titlurile ce vor constitui comenzi ferme.
O fi de deziderate trebuie s cuprind: autor, titlu, editur, an, numr pagini, ISBN, ar,
pre.
Periodice romneti i strine: fiele de precomand sunt centralizate n cadrul
serviciului Dezvoltarea Coleciilor pentru ntreg complexul BCU.
Achiziia propriu- zis:
Procurarea propriu-zis a publicaiilor se face prin:
- cumprtur
9

- schimb de publicaii
- donaii
- transfer
- depozit legal
- ci complementare (mprumut, copiere, microfilmare)
- accesare de baze de date pe Internet

Modaliti de dezvoltare a coleciilor

Cumprarea este principala cale de completare a coleciilor. Pentru acest lucru este
necesar s cunoatem bugetul alocat i repartizat lui pe categorii de documente i pe uniti.
La distribuirea fondurilor bneti s in seama de structura i profitul bibliotecii raportat la
instituia de nvmnt i numrul studenilor.
ntocmirea comenzilor se face centralizat la serviciul Dezvoltarea Coleciilor pentru
toate filialele, fie pe formulare tipizate, fie pe adrese de comand. Comenzile poart
semntura sefului de serviciu, a contabilului ef, a conducerii bibliotecii, a decanului sau
prodecanului i tampila instituiei. Achiziia pltit sau cumprarea se poate efectua, n
funcie de surs, pe dou ci:
direct de la productorul de publicaii
indirect, printr-un furnizor intermediar specializat
n vederea realizrii de achiziii prin cumprare trebuie respectate urmtoarele condiii:
cunoaterea pieei editoriale
alegerea celor mai competeni furnizori i intermediari specializai pe tipuri
de documente romneti i strine.
stabilirea de relaii permanente cu acetia pentru obinerea de servicii
performante (informaii privind noile apariii, promptitudine n livrare, reducere de pre, etc.)
Achiziionarea prin cumprarea se face difereniat pentru cri i periodice, pentru
carte strin i romneasc.
Pentru carte romneasc curent:
a. furnizori intermediari
b. edituri
Pentru cursurile universitare, comenzile se efectueaz la centrele de multiplicare ale
instituiilor.
Pentru carte strin:
Comenzile se fac n funcie de bugetul n valut; comenzile se efectueaz prin
intermediari specializai interni sau direct de la edituri strine, prin furnizori externi.
Pentru completarea retrospectiv a fondurilor se achiziioneaz publicaii vechi de la
anticariate, sau de la persoane particulare pe baza ofertelor acestora prin intermediul CIE
(Comisia Intern de Evaluare), creat la nivelul instituiilor.
Publicaiile periodice romneti se obin prin cumprare pe baza abonamentelor
anuale/trimestriale/lunare efectuate la Rodipet sau ali intermediari, n urma centralizrii
tuturor comenzilor.
Comenzile de publicaii periodice strine se efectueaz prin instituii intermediare
romneti (Romdidac, Prior, Books Unlimited, Orion), pe baz de licitaie public deschis,
10

n limita bugetului valutar. Abonamentele sunt primite centralizat la serviciul Dezvoltarea

Coleciilor, care verific cu comanda i le repartizeaz pe baza fiei de eviden preliminar.
Cumprarea de documente electronice reprezint pentru bibliotecile romneti cea mai
recent i rapid modalitate de furnizare a informaiilor celor interesai. n ultimii ani,
majoritatea furnizorilor strini dubleaz informaia pe suportul tradiional cu variante
electronice: CD-ROM sau accesarea prin Internet a unor baze de date.
Ansamblul de procedee de achiziie poate fi simplificat prin informatizare. Pentru
viitorul apropiat, se va avea n vedere posibilitatea efecturii completrii coleciilor prin
comenzi electronice. Achiziia informatizat permite comunicarea direct cu furnizorul:
repartizarea achiziiilor pe fonduri
repartiia achiziiilor pe furnizori
Un procedeu de cumprare folosit n rile dezvoltate i care n viitor va ctiga teren
i la noi n ar este achiziia partajat.
n prezent politica de dezvoltare a coleciilor reprezint o preocupare prioritar a
managerilor de biblioteci. De rigoarea i coerena acestei politici depinde, n ultima instan,
nsi funcionalitatea bibliotecii, impactul ei comunitar.
Dezvoltarea coleciilor un ciclu constant, continuu este procesul prin care te asiguri
ca cerinele de informare ale utilizatorilor prin folosirea coleciilor sunt satisfcute la timp i
in mod economic. Activitatea de dezvoltare a coleciilor ncearc s ias din zona centralizat
i s treac n ceea de abordare coordonat, dar descentralizat. ,,Managementul dezvoltrii
coleciilor digitale trebuie:
-s se bazeze pe identificarea cerinelor utilizatorilor;
-s rspund tuturor utilizatorilor (celor ce acceseaz la distan) pentru a fi
eficient;
-s se aplice pornind de la cunoaterea i participarea la programe de cooperare locale,
regionale, naionale si internaionale17.
n repartizarea responsabilitilor personalul din dezvoltarea coleciilor, o sarcin
major este pregtirea unei alocaii bugetare, pentru reorientarea achiziiilor: obinerea de
licene locale, decizii referitoare la instalarea bazelor de date , abonamente de publicaii
electronice. CD-ROM-uri. Accesul online la bazele de date cu text integral implic de obicei
o tax pentru fiecare utilizare. n rile din Vestul Europei i Statele Unite, editorii de
publicaii tiprite, dar acei productorii de baze de date fac demersuri pentru o lege a
dreptului de mprumut public (publicaii, date, informaii) ceea ce nseamn c, n viitor,
puine documente vor fi consultate fr a plti taxe.
Preocuprile privind sfera informaional sunt, adresate, exprimate prin termeni cum ar
fi: stocarea i regsirea informaiei, manipularea informaiei, centre de informare ca o
necesitate legitim de a defini i a nelege mai bine modul n care cunotinele umane sunt
organizate, conservate i comunicate.
n biblioteci, coleciile tradiionale sunt suplimentate cu resurse informaionale care
pot fi accesate rapid folosind noile tehnologii. Informaia electronic nu va nlocui
documentele tiprite, ci va susine i extinde explozia de informai care a cucerit universul.
Chiar i bibliotecile care dein colecii importante nu pot oferi toate informaiile solicitate de
utilizatori, motiv pentru care au creat programe de partajare a resurselor, apeleaz la sisteme
sau infrastructuri, care s organizeze i s uneasc resurse informaionale, fie ele tradiionale
sau moderne.
Motivul care determin partajarea resurselor este costul tot mai ridicat al
documentelor, la care se adaug cheltuielile aferente tehnologiei, in timp ce bugetul consacrat
17

IEPUREANU, Viorica; ENESCU, Alexandra. Direcii i strategii de dezvoltare a coleciilor n bibliotecile universitare.
Constana: Ex Ponto, 2001, p. 141.

11

achiziiilor scade, iar publicaiile sunt tot mai numeroase i diversificate. Astfel, proporia
publicaiilor mondiale pe care le poate achiziiona biblioteca scade constant.
Responsabilitile specialitilor n managementul coleciilor vor fi mai multe i mai
complexe: ei vor decide asupra seleciei materialelor nou aprute pe pia, n format
electronic: CD-ROM-urile, serialele publicate online sau documentele disponibile numai pe
benzi magnetice. Cunoaterea surselor furnizoare, stabilirea de relaii corecte i stabile cu
acestea, aprecierea calitii acestui tip de materiale, longevitatea informaiei pe care o dein,
disponibilitatea datelor tiinifice n format electronic, aprecierea costului n raport cu
eficiena i utilizarea informaiilor vor fi ncercri majore pentru specialitii n completarea
coleciilor i chiar pentru managerii de bibliotec.
Pentru bibliotecarul din achiziii, sistemele complexe conduc n viitorul apropiat la un
alt scenariu n care documentele care urmeaz a fi cumprate sunt selectate din bazele de
date online i comandate electronic printr-un vendor sau editor.
Planul de management al coleciilor trebuie formulat i n funcie de cunoaterea
utilizatorilor, a necesitilor de lectur i informare a acestora dac se dorete ca s fie util i
complet, s evidenieze noua structur a coleciilor i s asigure un acces deschis i rapid la o
varietate de resurse informaionale.
n procesul de nvmnt i de cercetare, ca i n alte activiti de comunicare, toate
entitile materiale cu o identitate specific pot deveni documente atunci cnd sunt
recunoscute, studiate i folosite pentru zestrea de informai pe care o poart. Apariia
documentelor electronice a rvit din nou cmpul naional. Natura fizic a documentului,
reprezint n purttor i legat de resurse, tehnici, circuite specializate, modaliti de
organizare i conservare, costuri, etc. a impus o gndire a documente n termeni materiali 18.
n cadrul bibliotecilor au aprut n modificri n politica de achiziie n urma reducerii
severe a bugetului financiar. Are loc o reevaluare a coleciilor prin stabilirea unei mai directe
relaii ntre cerine i resurse financiare.
Mitul exhaustivitii se clatin. Se nasc noi concepte ca cel de Diseminare Selectiv a
Informaiei. Lanul comunicrii informaiei este caracterizat n mod esenial prin continuitate,
legturi funcionale, obiective generale comune. Se impune un management echilibrat
funcional.
Coleciile bibliotecilor academice se dezvolt masiv n strns relaie cu noile
tehnologii i cu accesul electronic. Planificarea costurilor se face n raport cu dezvoltarea
electronic. n orice bibliotec dezvoltarea coleciilor se efectueaz n funcie de:
managementul coleciilor, relaia buget costuri, accesul la colecii, cerine, furnizori,
utilizatori, spaiu de conservare i depozitare. Documentele electronice induc viziuni
modificate, circuite condensate, alt tip de reprezentri i de relaii pentru care nici
nvmntul i nici cercetarea nu sunt deocamdat pregtite. Noul tip de documente produce
un oc evident n spectrul documentar. ntre documentele tradiionale, cu caracteristicile lor
fizice bine determinate i documentele electronice cu gradul lor sporit de abstractizare, de
identitate variabil i provizorie, nu sunt dect asemnri de finalitate intelectual.
Crile electronice (e-books) sunt fiiere executabile, bazate n principal pe fiierele
HTML. Ele pot fi realizate dintr-un site web deja creat sau din alte fiiere HTML. La acestea
se pot aduga i alte fiiere ca de exemplu fiiere grafice. Toate acestea vor fi prelucrate prin
compilare ntr-un fiier de tip exe. Acestea poate fi apoi distribuit prin intermediul
Internetului, prin ncrcare (download) de pe un site Web sau prin copiere pe supori
magnetici (dischete, CD-uri). Crile electronice sunt complet interactive pe Internet i pot
conine legturi, imagini, grafice, tabele, fiiere video. Ele pot fi protejate prin parol i/sau
nume utilizator (user ID).
18

STOICA, Ion. Spre necesare reconceptualizri n domeniul informrii documentare. n: Studii de bibliologie i tiina
informrii. Bucureti: Editura Universitii din Bucureti, 1996, nr. 2, p. 13.

12

Datorit rspndirii masive din ultimii ani, ele reprezint una din cele mai eficace
metode de promovare online, deoarece pot fi citite non-stop de mii sau zeci de mii de cititori.
Aa cum pentru cartea tiprit suportul l reprezenta hrtia, cartea electronic are nevoie de un
hardware pentru a fi citit. Iat cteva exemple de adrese www ce conin cri electronice:
http://www.cytale.com
http://www.atfolio.net
http://wwweBook.ad.com
Bazele de date
n mod sigur, ele nu constituie un suport material ce poate fi pstrat de ctre o
bibliotec, dar exist numeroase aspecte ce le apropie de documentele materiale i, n
particular, de periodice: ele sunt adesea accesibile sub form de abonament, cunosc o
actualizare i determin cheltuieli documentare i, mai ales, ele nu pot fi gndite independent
de restul coleciei, pe care o completeaz i cruia i se substituie, chiar n anumite domenii
(mai ales juridice, tiinifice sau electronice). Cu toate c bazele de date nu au dimensiuni
patrimoniale pentru biblioteca care le revendic utilizarea, interesul fa de ele se altur celui
al documentelor materiale:
- bazele de date nu sunt depozit nedifereniate, fiecare bibliotec selecionnd doar
cteva accese preferate;
- fiecare baz de date, n scopul unei utilizri eficiente, cere o mai bun cunoatere a
coninutului i o urmrire a evoluiei sale.
Bertrand Calenge propune opt indicatori pentru procesul de selecie:
limitarea lingvistic;
limitarea geografic;
noutatea informaiei;
instantaneitatea accesului;
accesul rapid la documentul primar;
natura documentului primar;
prezena fielor de ndrumare a cercetrii;
prezena altor baze interesate pe server-ul avut n vedere.
Factorii care trebuie luai n considerare pentru a decide interesul fa de lansarea unei
ntrebri:
1. subiectul ntrebrii;
2. natura ntrebrii;
3. nivelul la care utilizatorul are nevoie de informaie;
4. timpul necesar pentru formularea unui rspuns;
5. preferinele utilizatorului;
6. abundena informaiilor susceptibile de a fi obinute sau n ce msur acestea sunt
complete;
7. disponibilitatea i competena personalului.
Trebuie subliniat faptul c accesul la bazele de date reprezint un cost, care este
identificat n cadrul bugetului de achiziii. Lista precis a interogaiilor este foarte interesant
pentru a evalua pertinena coleciilor intr-un domeniu sau altul. Putem, de exemplu, s
decidem, reducerea nivelului de complexitate al documentelor intr-un domeniu dac
chestionarea bazelor de date aduce un plus de nenlocuit.

e-Commerce
13

Comerul electronic (e-commerce, pe scurt EC) este acea manier de a conduce

activitile de comer care folosete echipamente electronice pentru a mri aria de acoperire
(locul n care se poate afla poteniali clieni) i viteza cu care este livrat informaia.
Pentru a constitui un sistem de e-commerce, din punct de vedere arhitectural este
nevoie de colaborarea a patru componente corespunztoare urmtoarelor roluri 19 :
a.
clientul care este conectat la Internet pentru a naviga i a face cumprturi;
b.
comerciant (editur, librrie etc). Sistem informatic (hard + soft) situat de
regul la sediul editurii, care gzduiete i actualizeaz catalogul electronic.
c.
sistemul tradiional. Sistemul informatic (hard + soft) responsabil cu
procesarea comenzilor, iniierea plilor, evidena nregistrrilor i a altor aspecte de business
implicate n procesul de tranzacionare;
d.
dispecer pli (payment Gateway). Sistem informatic responsabil cu rutarea
instruciunilor de plat n interiorul reelelor financiar-bancare, cu verificarea crilor de credit
i autorizarea plilor; acest sistem joac rolul unei pori care face legtura dintre reeaua
global Internet i subreeaua financiar-bancar20.
Pli electronice.
n prezent plile cu ajutorul crilor de credit (credit card), banilor electronici (e-cash),
cecurilor electronice sau al cardurilor inteligente (smart card) sunt principalele metode de
plat folosite n comerul electronic. Tranzaciile dintre site-ul Web al furnizorului i
cumprtor (biblioteca) sunt criptate folosind tehnologia SSL (Secure Socket Layer).
De ndat ce furnizorul (editur, librrie) i-a deschis contul bancar i-a finalizat
implementarea sistemului informatic care-l conecteaz la instituiile financiare, el i poate
ncepe activitatea. Bibliotecarul care navigheaz pe site-ul Web al editurii alege crile dorite
i depune n coul virtual de cumprturi, apoi el este pus n legtur online cu furnizorul de
servicii de plat (PSP) care-i va cere informaiile necesare pentru procesarea plii : tipul
cardului, numele proprietarului i data expirrii cardului.
n Romnia exist deja mai multe edituri ai librrii virtuale, dar doar una din ele
implementeaz i mecanismul de plat bazat pe carduri, celelalte folosesc sistemul de plat
prin ramburs.
Schimbul interbibliotecar intern i internaional
Schimbul interbibliotecar s-a practicat i n trecut, avnd un caracter ntmpltor sau de
conjunctur. Sunt cunoscute legturile de schimb dintre Biblioteca Naional de la Sf. Sava din
Bucureti i Biblioteca Academiei Mihilene din Iai, precum i activitatea de schimb inaugurat, n
anul 1870, de Biblioteca Academiei Romne, activitate regsit n Regulamentul General pentru
Lucrrile Academiei Romne (1879).
Dezvoltarea modern a bibliotecilor i a biblioteconomiei precum i creterea vertiginoas a
valului informaional promoveaz schimbul interbibliotecar21 ca form extrem de important n
circulaia valorilor culturale de la ar la ar. Att schimbul intern de publicaii ct i cel
internaional se practic azi de ctre toate tipurile de biblioteci, ca form eficace de completare a
coleciilor i de valorificare a surplusului de exemplare (dublete).
19

SANDU, Irina. Dezvoltarea coleciilor n bibliotecile universitare romneti contemporane. Cea de a XII-a Conferin
Naional ABIR. 2001, p.2.
20
CIOAT, Mircea. Pli electronice. Net Raport nr. 101/februarie 2001.
21
DIMA-DRGAN, Corneliu. Bibliologie general : fascicula I : organizarea i prelucrarea coleciilor. Bucureti, 1976,
p. 39.

14

a)

1.
2.
3.
b)

a)

Schimbul este o tranzacie bilateral, care aduce beneficii morale i materiale fiecrei pri,
situndu-se conceptual undeva ntre vnzare i donaie, avnd caracteristici ale ambelor forme de
completare.
Schimbul interbibliotecar de publicaii reprezint o important cale de dezvoltare a coleciilor;
se realizeaz prin trimiterea i primirea unor publicaii ale bibliotecilor i instituiilor de care aparine
biblioteca, fie lucrri ale membrilor acestora (anale, cursuri i tratate universitare etc.) sau alte lucrri
achiziionate special pentru partenerii de schimb, ori alte documente disponibile din coleciile proprii.
Schimbul funcioneaz pe baza unor legi nescrise, acceptate de partenerii de schimb. n toate
nelegerile de schimb, partenerii trebuie s precizeze dac este vorba de schimb cu indicarea preului
sau schimb de exemplar contra exemplar.
Indiferent de tipul de schimb adoptat, trebuie s se in evidene corecte, pentru a menine
balana ntre trimiteri i primiri.
Schimbul se poate face cu instituii din ar (schimb intern) i cu instituii din strintate
(schimb internaional).
n cazul schimbului internaional este de preferat ca publicaiile s fie tiprite n limbi strine
de circulaie mondial sau s aib cel puin rezumate n aceste limbi.
Schimbul intern este practicat mai ales de bibliotecile universitare care efectueaz schimbul de
:
lucrri proprii ale instituiei (publicaii universitare) ;
lucrri didactice ;
cursuri universitare editate pe plan local (publicaii din producia editorial intern) ;
Schimbul intern se realizeaz n trei etape :
selecia pe listele de ofert
primirea coletelor de schimb
expedierea materialelor de schimb
Schimbul internaional de publicaii este o form special i larg utilizat pentru procurarea
publicaiilor strine. Este un contract sau o ntelegere prin care prile implicate, aparinnd diverselor
naiuni, i furnizeaz reciproc publicaii tiprite sau reproduse ntr-un fel sau altul. Acest contract se
bazeaz doar pe consimmntul reciproc al celor dou pri, stabilit printr-o scrisoare.
Schimbul nu are numai o semnificaie economic, el este n primul rnd, o expresie a unitii
internaionale a tiinei, o form de manifestare a principiilor de coexisten.
Schimbul este guvernat de urmtoarele norme generale22 :
este o form a dialogului tiinific ntre parteneri ;
se aleg partenerii de schimb corespunztori profilului ;
se realizeaz n primul rnd, n valori de coninut, nu n valori financiare ;
fiecare partener de schimb este considerat un caz individual i se acord o atenie individual
acestuia.
Comisia de schimburi internaionale IFLA, a fcut cteva recomandri de principiu care ar
trebui respectate n organizarea activitii de schimb.
Aceste recomandri sunt urmtoarele :
serviciul de schimb trebuie s fie o structur autonom n cadrul bibliotecii i s lucreze n
strns cooperare cu serviciul de achiziii schimbul fiind tot o form de achiziie ;
personalul de schimb trebuie s fie altul dect cel care se ocup n mod curent cu achiziiile pe
cale comercial pentru a nu pierde din vedere interesele partenerului strin ;
bibliotecarii din serviciile de schimb trebuie s fie buni cunosctori de limbi strine.23
Desfurarea procesului de schimb presupune, conform recomandrilor IFLA, parcurgerea
mai multor etape24:
Scrisoarea de ofert
22

IEPUREANU, Viorica ; ENESCU, Alexandra. Direcii i strategii de dezvoltare a coleciilor n bibliotecile

universitare. Constana : Ex Ponto , 2001 , p. 78-80.
23
REGNEAL, Mircea. Studii de biblioteconomie. Constana : Ex Ponto , 2001, p. 284.
24
Ibidem, p. 285 293.

15

Scrisoarea de ofert este adresat unui centru naional de schimb sau unei biblioteci cu care nu
avem nici o relaie de schimb. Aceasta va conine, n mod obligatoriu, urmtoarele elemente:
publicaii solicitate;
publicaii oferite;
apreciere proprie a balanului de schimb.
Dac n cadrul schimbului de scrisori dintre cei doi parteneri se va ajunge la un consens
asupra acestor puncte, acesta reprezint acordul de schimb pe baza cruia se va desfura schimbul de
publicaii.
b)
Oferta de publicaii
Oferta de publicaii poate fi trimis n acelai timp cu scrisoarea prin care ncercm s
stabilim relaii de schimb cu un partener. Ofertele se pot prezenta sub una din urmtoarele forme:
liste alfabetice sau sistematice;
fie;
cataloage de publicaii de stoc i prospecte;
meniuni n scrisori.
Primele dou tipuri sunt cele recomandate. n momentul n care se transmit ofertele,
monografiile trebuie separate de celelalte tipuri de documente (seriale, documente audio-vizuale,
microformate etc.); este indicat ca listele s fie realizate pe domenii (literatur, tiine medicale,
tiine juridice etc.).
Publicaiile trebuie s fie expediate la intervale regulate, legate sau nu de balana schimbului.
c)
Prezentarea cererii
Listele sau fiele de publicaii primite pentru schimb sunt restituite ofertantului imediat ce
opiunea a fost fcut.
IFLA recomand folosirea unui formular standardizat (12,5x7,5 cm) n operaiile de schimb,
formular redactat n trei exemplare A, B, C cu acelai coninut pe recto.
Formularele A i B sunt trimise ofertantului; formularul A este restituit mpreun cu publicaia
solicitat, formularul B este pstrat de ofertant care noteaz pe versoul acestuia rspunsul dat
solicitantului; formularul C este pstrat de solicitant.
Formularele trebuie redactate ntr-o limb de larg circulaie pentru a nu crea dificulti n
nelegerea cererii.
d) Rspunsul la cerere
n majoritatea cazurilor, simpla expediere a lucrrii constituie rspunsul la cererea naintat.
n activitatea de schimb pot fi constatate uneori insatisfaciile unor parteneri din cauza neprimirii
publicaiilor solicitate, atunci cnd numrul de exemplare disponibile este inferior numrului de
cereri. Pentru ca aceste insatisfacii s fie ct mai mici, bibliotecile ofertante acord prioritate unuia
dintre criteriile :
ordinea sosirii cererii ;
specializarea bibliotecii ;
balana schimbului cu fiecare solicitant
e) Expediiile
Expediiile presupun o organizare material corespunztoare volumului schimbului. Ele pot fi
efectuate de tipografie, editur, librrie sau bibliotec. Timpul de rspuns din momentul primirii
cererii nu trebuie s depeasc niciodat patru sptmni.
IFLA recomand utilizarea borderoului de expediie pentru evidena schimbului. Acest
document contabil este specific pentru activitatea de schimb i se realizeaz n trei exemplare: un
exemplar este pstrat la expeditor, iar celelalte dou sunt trimise destinatarului (unul n plic separat,
anunnd sosirea coletului, iar cellalt n colet, nsoind publicaiile). Unul din aceste dou borderouri
primite de destinatar trebuie restituit expeditorului cu semntur i tampil de primire.
Borderourile datate i numerotate nregistreaz lucrrile expediate i valoarea lor n funcie de
balana stabilit.
Principiul care reglementeaz schimbul interbibliotecar prevede ca nici o tax legat de
expediie s nu fie aplicat.
f) Balana schimbului
16

Balana schimbului se realizeaz anual, pentru fiecare partener n parte. Aceasta cuprinde
numrul publicaiilor trimise i valoarea lor n paralel cu numrul primit i valoarea lor.
Balana este important n politica de schimb a unei biblioteci pentru a aprecia oportunitatea
pstrrii unor parteneri sau necesitatea cutrii de noi parteneri.
g) Transport i vam
Vama poate fi i ea un obstacol n calea desfurrii schimburilor dac nu se aplic convenia
UNESCO de scutire a taxelor vamale pentru materialele cu caracter educativ, tiinific i cultural.
Este vorba de Acordul pentru Importarea Obiectelor cu caracter Educativ, tiinific i Cultural
(Acordul de la Florena), intrat n vigoare n anul 1954.
Organizarea unui serviciu de schimb
Orice instituie care practic schimbul de publicaii are nevoie de o anumit organizare intern
din care nu trebuie s lipseasc urmtoarele25:
fiier de eviden al partenerilor, actualizat;
fiier de coresponden cu parteneri, organizat pe ri, orae sau instituii;
formulare tipizate (eventual cele propuse de IFLA);
fiier cu lucrrile expediate;
fiier cu lucrrile solicitate, dar neonorate din diferite motive;
fiier cu lucrrile disponibile;
fiier (sau fie de colecie) pentru numerele de periodice trimise;
fiier (sau fie de colecie) pentru numerele de periodice primite.
Schimbul interbibliotecar de publicaii prezint urmtoarele avantaje26:
este cea mai economic metod dintre achiziii, deoarece nu antreneaz suma valutar, ci
fonduri de publicaii naionale, procurate din producia editorial intern;
se pot procura i publicaii necomercializate;
nu este legat de relaii comerciale ntre state, ele fcndu-se numai pe cale tiinific.
Schimbul internaional de publicaii este o activitate mereu nou, interesant n care elementul
surpriz apare n orice moment, presupunnd pasiune, iniiativ, spirit deschis.
Schimbul este determinat de situaia concret a achiziiilor la un moment dat i de solicitrile
utilizatorilor.
Donaiile
n conformitate cu Vocabularul de biblioteconomie i tiina informrii 27, donaia reprezint
retrimiterea, cu titlu gratuit, ctre o instituie, a unui document sau a unui grup de documente i
donaia de editor ca donaie de publicaii fcut de editor unei instituii sau persoane particulare.
Donaia a fost n trecut, principala cale de constituire i completare a coleciilor de publicaii
din biblioteci. Prin donaii, vechile biblioteci publice sau tiinifice au adunat, n timp, valoroase
colecii ale celor mai de seam personaliti culturale ale epocii i ale bibliofililor. Este de remarcat n
acest sens, gestul marelui poet i umanist Francesco Petrarca, ctitorul bibliofiliei moderne, care a
cedat Republicii Veneiene, n anul 1362, ntreaga sa colecie de manuscrise antice pentru alctuirea
unei mari biblioteci publice.
i n ara noastr, donaia a fost elementul dinamic al constituirii fondurilor bibliotecilor
colare, publice sau mnstireti. n trecut, toi ctitorii de mnstiri (domnitori, boieri sau fee
religioase) nzestrau aezmntul nu numai cu averi, ci i cu importante colecii de cri tiprite i
manuscrise.
Sunt renumite n istoria bibliotecilor noastre marile donaii ale domnitorului Constantin
Brncoveanu, pentru mnstirea Hurezu; ale domnitorului Nicolae Mavrocordat, pentru mnstirea

25

Ibidem, p. 293.
IEPUREANU, Viorica ; ENESCU, Alexandra. Op. cit. , p. 81.
27
REGNEAL, Mircea. Vocabular de biblioteconomie i tiina informrii : Vol. I : A-L. Bucureti : Asociaia
Bibliotecarilor din nvmnt Romnia, 1995, p. 102.
26

17

Vcreti; ale voievodului Mihail Sturdza, pentru Academia Mihilean din Iai; ale episcopului
Dionisie Romano, pentru nceputurile Bibliotecii Academiei Romne.28
Donaia este calea prin care se dezvolt curent i retrospectiv coleciile cu documente
romneti i strine oferite cu titlu de gratuitate bibliotecii de ctre persoane fizice (autori,
descendeni ai autorilor, persoane particulare etc.) sau juridice (edituri, asociaii culturale, organizaii
guvernamentale i neguvernamentale, ambasade etc.).
Donaiile difer ca tip de documente: cri, periodice, albume, manuscrise, fotografii etc. i
ajung la bibliotec fie fr a fi curente, fie dup ndelungi negocieri; biblioteca nu este obligat s
nregistreze donaia n totalitate. Ea trebuie s-i rezerve dreptul de a selecta din publicaiile donate pe
cele de care are nevoie i s le redistribuie pe celelalte, acolo unde crede c sunt necesare.
Obiectul donaiilor l pot constitui categorii diverse de documente. n funcie de acestea, pot
exista:
donaii de carte;
donaii de periodice;
donaii de colecii speciale (manuscrise, hrisoave, hri, materiale audio-vizuale etc.)
Din punctul de vedere al locului de provenien a donatorului, donaiile pot fi :
interne (donatorul se afl pe teritoriul aceleai ri cu biblioteca primitoare);
externe (donatorul provine din alt ar).
O categorie important o constituie donaiile testamentare, care se fac pe cale juridic, prin
legate testamentare. Acestea sunt donaii post mortem. Cei care las asemenea testamente sunt n
general personaliti tiinifice, universitare, personaliti locale, scriitori etc.
Donaiile testamentare pot fi uneori nsoite de clauze restrictive, cum ar fi: meninerea
coleciilor n acelai loc, conservarea n locuri speciale, anumite condiii privind comunicarea
coleciilor.
De aceea, este de preferat ca naintea acceptrii unei donaii testamentare, s se verifice dac
publicaiile oferite sunt interesante i se ncadreaz profilului bibliotecii primitoare, dac toate
condiiile de amenajare i conservare a coleciilor corespund clauzelor impuse de donator i, nu n
ultimul rnd, s se studieze problema din punct de vedere juridic.
Donaiile testamentare fcute de personaliti remarcabile n cultura unei ri trebuie
acceptate fr restricii i conservate cu atenie; acestea sporesc valoarea i prestigiul coleciilor unei
biblioteci.
Surs important pentru dezvoltarea coleciilor unei biblioteci, donaia29 ridic o serie de
probleme a cror rezolvare depinde de discernmntul, tactul i experiena bibliotecarului.
Elementul principal care decide acceptarea unei donaii l constituie valoarea acesteia. Pe
baza unei liste pe care o furnizeaz donatorul, se poate aprecia importana titlurilor pentru biblioteca
primitoare, n funcie de profilul i structura coleciilor.
Starea donaiilor, condiiile impuse uneori de donatori, actualitatea coleciilor fa de
interesul cititorilor i nu n ultimul rnd, spaiul necesar pentru depozitare, sunt alte criterii care
trebuie avute n vedere atunci cnd se decide acceptarea unei donaii.
Exist i cazuri de respingere a unei donaii; bibliotecarul trebuie s dea dovad de mult tact
i profesionalism. Acesta apreciaz donatorul pentru generozitatea lui i l reorienteaz ctre o alt
bibliotec potenial interesat.
Indiferent de unitile biblioteconomice donate (cri sau reviste tiprite, manuscrise,
hrisoave, materiale audio-vizuale etc.), acestea se integreaz n fondurile diverselor departamente
specializate, devenind bunuri n proprietatea statului. O dat intrate n biblioteci, documentele
respective fac obiectul unei proceduri de inventariere, fiecare exemplar fiind inscripionat cu ajutorul
unei tampile, cu meniunea Donaie (numele donatorului) sau Biblioteca (numele donatorului).
De regul, donatorul trebuie s realizeze o scrisoare de donaie, la care anexeaz lista
publicaiilor care fac obiectul donaiei.
28

DIMA-DRGAN , Corneliu. Bibliologie general : fascicula I : organizarea i prelucrarea coleciilor. Bucureti , 1976 ,
p. 37-38.
29
IEPUREANU, Viorica ; ENESCU, Alexandra. Direcii i strategii de dezvoltare a coleciilor n bibliotecile
universitare. Constana : Ex Ponto, 2001, p. 81-82.

18

Dup nscrierea n evidene (registrul inventar i registrul de micarea fondurilor) i

ntocmirea actelor contabile, publicaiile devin bunuri ale bibliotecii primitoare.
Un document donat este evaluat din urmtoarele puncte de vedere: importan, noutate,
unicitate, valoarea informaiei, calitatea deosebit a hrtiei, prestigiul editurii, autografe. Aceste
criterii contribuie la stabilirea preului, innd cont i de urmtoarele30:
tipul documentelor;
descrierea bibliografic (autor, prefaator, dedicaii, numr de pagini);
valoare bibliofil;
datele editoriale;
valoarea informaiei;
noutate a informaiei i a tipului de suport material pe care sunt editate;
interesul pentru domeniile acoperite;
existentul n coleciile bibliotecii.
Preurile date donaiilor trebuie revizuite permanent, datorit inflaiei, a schimbului valutar, a
preurilor impuse de edituri i furnizori.31
Aadar, se poate constata faptul c donaia este o form de achiziie gratuit, care permite
bibliotecilor s fie deintoarele unor bogate i preioase colecii particulare donate prin testament sau
n urma organizrii unor expoziii de carte strin de ctre unele ambasade sau centre culturale care
i desfoar activitatea pe teritoriul naional, aciuni gen promotion, lansri de carte, periodice,
multimedia. Aceste documente se obin direct, prin contact personal. Bibliotecile care au n
organizarea lor i servicii specializate de fond vechi pot intra n posesia unor documente deosebit de
importante ca valoare cognitiv a unei epoci, personaliti, urbe etc.32
Transferul de publicaii

Transferul este definit n Vocabularul de biblioteconomie i tiina informrii ca: mijlocul

de mbogire a coleciilor unei uniti documentare prin transfer gratuit de publicaii de la o unitate
la alta; potrivit legislaiei romneti n vigoare, transferul se face prin acordul celor dou pri i cu
aprobarea Ministerului sau a Organului ierarhic superior n subordinea cruia se afl biblioteca care
transfer.33
Transferul de publicaii se realizeaz de regul ntre dou uniti aparinnd aceluiai sistem,
pe baza urmtoarelor documente:
cerere de transfer semnat de conductorul instituiei care solicit transferul de publicaii;
borderourile documentelor ce vor fi transferate;
referatul bibliotecii de la care se efectueaz transferul, aprobat de Consiliul de Administaie
sau de rectoratul instituiei de nvmnt superior;
cerere de transfer la Ministerul Educaiei Naionale pentru aprobare 34, n cazul bibliotecilor
de nvmnt.
Depozitul legal
Depozitul legal reprezint o form special de achiziii, este acel fond de publicaii constituit
datorit prevederilor instituionalizate n anumite biblioteci prin trimiterea gratuit i periodic de la
tipografii i ali ageni productori a unui numr de exemplare de tiprituri, materiale grafice i audiovizuale n scopul conservrii fondului naional de tiprituri, realizarea bibliografiei naionale i
statisticii produciei naionale de tiprituri.
Fondul de documente intrate n biblioteci n baza Legii Depozitului legal este un fond
intangibil care oglindete patrimoniul cultural al unei ri.
30

Ibidem, p. 83.
Ibidem, p. 84-86.
32
Biblioteca de la tradiie la modernitate. Bucureti : Astel Design, 1999, p. 42.
33
REGNEAL , Mircea. Vocabular de biblioteconomie i tiina informrii : Vol. I : M-Z. Bucureti : Asociaia
Bibliotecarilor din nvmnt Romnia, 1995, p. 201.
34
IEPUREANU, Viorica ; ENESCU, Alexandra. Op. cit. , p. 86.
31

19

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)

Conceptul de depozit legal a aprut n Frana i este consemnat n ordonana de la Montpellier

din 28 decembrie 1537, prin care Francisc I hotrte ca toi editorii s cedeze un exemplar
Bibliotecii Regale. Prin ordonan se interzicea tipografiilor sau librriilor s tipreasc, expun sau
s vnd, n ar sau n afara ei, lucrri, nainte de a depune un exemplar la Biblioteca Regal.
n prezent, n lume, depozitul legal funcioneaz n peste 140 de ri n care principalul
deintor al acestei funcii este Biblioteca Naional.
n ara noastr, depozitul legal a aprut n secolul al XVIII-lea (n timpul domniei lui
Constantin Brncoveanu, n 1708) fiind dezvoltat apoi prin contribuii importante n timpul
Regulamentului Organic (1831-1832), al domniei lui Alexandra Ioan Cuza i al aportului lui Ioan
Bianu privind legea din 1885 (prima lege care asigura intrarea n depozitul legal a tuturor tipriturilor
romneti), completat prin legea din 1904. Mai sunt de menionat : Decretul lege din 1941, H.C.M.
1542 din 1951 sau H.C.M. din octombrie 1956.35
De-a lungul timpului, depozitul legal a fost reglemantat prin prevederi i ordonane care s-au
constituit apoi n legi ce au cunoscut numeroase modificri i mbuntiri rspunznd necesitilor
perioadei istorice.
Dup 1989, producia editorial a dus la o veritabil explozie de carte, favoriznd
nerespectarea de ctre editori a reglementrilor depozitului legal.
Se impunea deci o nou lege a depozitului legal care s fac fa diversificrii actuale a
categoriilor de mijloace de informare pe suport grafic i audio-vizual, dar i rspndirii acestora n
teritoriu. Noua lege a depozitului legal a aprut n Monitorul Oficial nr. 280 din 30 noiembrie 1995,
fiind republicat n Monitorul Oficial nr. 119 din 7 februarie 2005, apoi n Monitorul Oficial, Partea I
nr. 755 din 07/11/2007.36
n art. 2 se reglementeaz publicaiile care fac obiectul depozitului legal, indiferent dac sunt
destinate unei difuzri comerciale sau gratuite:
cri, brouri, fascicole separate;
ziare, reviste, almanahuri, calendare, agende i alte publicaii periodice sau seriale;
extrase din periodice;
partituri muzicale;
reproduceri artistice n serie ale albumelor, stampelor, tablourilor, portretelor,
gravurilor, ilustratelor, crilor potale, fotografii;
atlase, hri plane i globulare, planuri tiprite;
materiale de comunicare propagandist, avnd caracter politic, administativ,
cultural-artistic, tiinific, sportiv, comercial : programe, anunuri, afie, proclamaii, plane, diverse
materiale intuitive;
teze de doctorat i rezumate ale acestora, precum i cursuri universitare;
document n format electronic : discuri, casete, videocasete, CD-uri, DVD-uri,
diafilme, diapozitive, microfilme, microfie i altele asemenea;
publicaii avnd caracter oficial, ale autoritilor publice centrale i locale, precum
i culegeri de acte normative;
standarde, descrieri de invenii i inovaii, norme tehnice i de funcionare,
materiale de publicaii i de reclam;
programe informatice i baze de date;
orice alte documente tiprite sau multiplicate prin proceduri grafice sau fizicochimice, cum sunt: litografierea, fotografierea, fono i vedeografierea etc., cu excepia celor
prevzute la art. 5.
Aceste obligaii revin tuturor persoanelor fizice i juridice care editeaz sau produc
materialele amintite mai sus, pe teritoriul Romniei,
sau, dup caz, produse n strintate, obligaia de trimitere revenind persoanelor fizice sau juridice
romne.37
35

BANCIU, Doina ; BULU, Gheorghe ; PETRESCU, Victor. Biblioteca i societatea. Bucureti : Ager , 2001, p. 87.
IEPUREANU, Viorica ; ENESCU, Alexandra. Direcii i strategii de dezvoltare a coleciilor n bibliotecile
universitare. Constana : Ex Ponto, 2001, p. 86-88.
37
BANCIU, Doina ; BULU, Gheorghe ; PETRESCU, Victor. Op. cit., p. 88.
36

20

n articolul 3 sunt menionate bibliotecile beneficiare de legea depozitului legal : Depozitul

legal se organizeaz la nivel central, n cadrul Bibliotecii Naionale a Romniei, Biblioteca
Academiei Romne, Biblioteca Central Universitar din Cluj-Napoca, Biblioteca Central
Universitar din Timioara i Biblioteca Central Universitar din Iai, i la nivel local, n cadrul
bibliotecii judeene, respectiv n cadrul Bibliotecii Metropolitane Bucureti.38
n varianta anterioar a legii se meniona c Biblioteca Naional a Romniei exercit funcia
de agenie naional pentru depozitul legal, primind 9 exemplare din categoriile de materiale supuse
legii, reinnd 2 exemplare, restul, redistribuindu-le n teritoriu urmtorilor beneficiari: Biblioteca
Academiei Romne, Biblioteca Central Universitar Cluj-Napoca, Biblioteca Central Universitar
Iai, Biblioteca Universitar Craiova, Biblioteca Central Universitar Timioara. Se stipuleaz, de
asemenea, faptul c bibliotecile judeene primesc un exemplar din lucrrile de interes pentru aria
geografic respectiv, n vederea constituirii depozitului legal.
Sunt precizate atribuiile i obligaiile ce revin bibliotecilor deintoare de depozit legal,
competenelor celor abilitai s controleze operativ modul de aplicare a prevederilor legii, precum i
modalitile de sancionare a eventualelor contravenii.39
Bibliotecile beneficiare ale exemplarelor de depozit legal n prezent 5 cu drept de depozit
legal naional (Biblioteca Naional a Romniei, Biblioteca Academiei Romne, Biblioteca Central
Universitar Cluj-Napoca, Biblioteca Central Universitar Iai, Biblioteca Central Universitar
Timioara) din care Biblioteca Naional a Romniei primete 3 exemplare din cele 7 obligatorii, au
obligaia s prelucreze materialele primite potrivit normelor biblioteconomice n vigoare, s asigure
depozitarea i conservarea corect a acestora.
Biblioteca Naional prin personalul de specialitate exercit un control operativ al modului de
aplicare a prevederilor legii, nerespectarea obligaiilor legale de ctre productorii de publicaii fiind
considerate contravenie care se sancioneaz cu amend.

Conf. dr. Cristina Popescu

38
39

Monitorul Oficial Nr. 119 din 7 februarie 2005.

Biblioteca de la tradiie la modernitate. Iai : Astel Design, 1999, p. 45.

21