Cuprins

Nr
capitol
1

Capitol

Pagin

Gestionarea suporturilor/ dispozitivelor de stocare a datelor/ documentelor

1-8

Organizarea activitilor proprii

9-17

Utilizarea echipamentelor periferice

18- 24

Asigurarea securitii datelor/ documentelor

25-28

Introducerea datelor

29-36

Prelucrarea datelor

37-38

Transpunerea datelor pe support

39-45

Capitolul 1. Gestionarea suporturile / dispozitivelor de stocare a datelor / documentelor

Informaia este un mesaj obiectiv care elimin nedeterminarea n legtur cu realizarea unui
eveniment.
Informaia poate fi sub form de :
desene
sunete
numere
texte
imagini
Omul lucreaz n sistemul de numeraie zecimal folosind n scrierea numerelor 10
simboluri numite cifre: 0, 1, ..., 9. Numrul de simboluri utilizate determin sistemul de numeraie
n care a fost scris un numr oarecare.
Sistemul de numeraie ales pentru construcia calculatorului a fost sistemul binar. El
conine dou simboluri: 0 i 1, cu ajutorul crora se pot reprezenta numere de orice dimensiuni.
Unitatea de msur folosit pentru msurarea cantitii de informaie se numete
informaie elementar. Ea este informaia furnizat prin precizarea unei variante din 2 posibile.
Dac celor 2 variante li se asociaz cele 2 cifre binare 0 i 1, nseamn c informaia va putea fi
reprezentat n sistemul de numeraie binar. Informaia elementar se mai numete BIT ( BInary
digiT ). Biii se grupeaz cte 8 i formeaz 1 byte sau 1 octet. Deci :
1 byte ( se scrie 1 B ) sau 1 octet = 8 bii
Dac unitile de msur cunoscute ( metrul, gramul ) folosesc pentru construirea
multiplilor factorul de multiplicare 10, 100, 1000 ( = 103 ), unitile de informaie folosesc ca factor
de multiplicare 210 = 1024, astfel:
210 octei = 1024 octei = 1 Ko ( kilooctet ) = 1 KB ( Kilobyte )
210 Ko = 1024 Ko = 1 Mo ( 1 Megaoctet ) = 1 MB ( 1 Megabyte )
210 Mo = 1024 Mo = 1 Go (1 gigaoctet ) = 1 GB ( 1 Gigabyte ) .......
Pentru a codifica textele n binar se folosete codul ASCII ( American Standard Code
for Information Interchange ). Cu 8 cifre binare ( 8 bii ) s-a construit acest cod care permite
realizarea a 28 = 256 combinaii. Acestea snt suficiente pentru a reprezenta litere mari / mici,
cifrele, semne speciale, comenzi, semnale, etc. nseamn c orice tast apsat va trimite ctre
procesor un octet specific, unic.
Suporturi de memorie
Discul flexibil ( Floppy Disk) este o memorie extern pentru a crei citire / scriere se
olosete unitatea de dischete. Foarte puin utilizat n prezent.
12345-

folie de plastic acoperit cu un strat feromagnetic

carcas de protecie din plastic
disc de fixare i antrenare
fanta de citire / scriere a discului
fanta de protecie la scriere n poziie deschis, discheta
poate fi doar citit i nu se permite scrierea
Fig. 17 Discheta

 Hard Discul este un pachet de discuri asemntor celor flexibile, care este montat n
interiorul calculatorului (HD intern), sau conectat prin muf USB (HD extern).

Fig. 18 Hard disk

Pistele de aceeai raz formeaz un cilindru. Pentru identificarea informaiei pe disc, fiecare
e caracterizat prin:
numrul cilindrului (corespunde cu pistei)
numrul pistei n cadrul cilindrului (corespunde cu numrul feei de disc)
numrul sectorului n cadrul pistei
Viteza de rotaie a platanelor este n mod uzual de 5400, 7200, 10.000 rotaii / minut.
Capacitatea de memorare a HD a crescut pn la peste 500 GB.
sector
-

Compact Discul foate fi de urmtoarele tipuri:

o CD-ROM ul Compact Disk Read Only Memory este un disc de plastic cu
capaciti de 650, 700, 800 MB pe care s-a scris informaia prin ardere cu o raz laser. O dat scris,
discul poate fi numai citit.
o CD-RW Compact Disk ReWritable un disc de aluminiu cu capaciti de 650,
700 MB. Discul poate fi scris, ters, formatat.
o DVD-ul Digital Versatile Disk disc special cu capacitate de 4,7 sau 9,4 GB,
folosit pentru stocarea informaiei, de cele mai multe ori de tip video.
o Blu-ray disc poate s conin 25 GB pe fiecare strat, de peste 5 ori mai mult dect
DVD-urile cu un strat (care au 4,7 GB); iar discurile Blu-ray cu dou straturi (50 GB) pot stoca de
aproape 6 ori mai multe date dect un DVD cu dublu strat (8,5 GB).
Structura informaiei
Informaia este un mesaj obiectiv care elimin nedeterminarea n legtur cu realizarea unui
eveniment.
Informaia poate fi sub form de: desene, sunete, numere, texte, imagini, etc.
Prima problem care s-a pus la construcia calculatoarelor a fost alegerea sistemului de
numeraie ce va fi utilizat pentru prelucrarea informaiei numerice.
Omul lucreaz n sistemul de numeraie zecimal folosind n scrierea numerelor 10
simboluri numite cifre: 0, 1, ..., 9. Numrul de simboluri utilizate determin sistemul de numeraie
n care a fost scris un numr oarecare.
2

Sistemul de numeraie ales pentru construcia calculatorului a fost sistemul binar. El

conine dou simboluri: 0 i 1, cu ajutorul crora se pot reprezenta numere de orice dimensiuni.
Unitatea de msur folosit pentru msurarea cantitii de informaie se numete
informaie elementar. Ea este informaia furnizat prin precizarea unei variante din 2 posibile.
Dac celor 2 variante li se asociaz cele 2 cifre binare 0 i 1, nseamn c informaia va putea fi
reprezentat n sistemul de numeraie binar. Informaia elementar se mai numete BIT ( BInary
digiT ). Biii se grupeaz cte 8 i formeaz 1 byte sau 1 octet. Deci :
1 byte ( se scrie 1 B ) sau 1 octet = 8 bii
Dac unitile de msur cunoscute ( metrul, gramul ) folosesc pentru construirea
multiplilor factorul de multiplicare 10, 100, 1000 ( = 103 ), unitile de informaie folosesc ca factor
de multiplicare 210 = 1024, astfel:
210 octei = 1024 octei = 1 Ko ( kilooctet ) = 1 KB ( Kilobyte )
210 Ko = 1024 Ko = 1 Mo ( 1 Megaoctet ) = 1 MB ( 1 Megabyte )
210 Mo = 1024 Mo = 1 Go (1 gigaoctet ) = 1 GB ( 1 Gigabyte ) .......
Pentru a codifica textele n binar se folosete codul ASCII ( American Standard Code
for Information Interchange ). Cu 8 cifre binare ( 8 bii ) s-a construit acest cod care permite
realizarea a 28 = 256 combinaii. Acestea sunt suficiente pentru a reprezenta litere mari / mici,
cifrele, semne speciale, comenzi, semnale, etc. nseamn c orice tast apsat va trimite ctre
procesor un octet specific, unic.
Fiierul (File)= este o colecie de date de acelai tip, care se prelucreaz n acelai mod, se
memoreaz pe un suport de memorie extern (discheta, HDD, CD-ROM-ul, DVD, etc.), este
identificat prin :
o nume (File name) un ir de caractere
o extensie ( .doc, .xls, .exe, .jpg, .avi, .mp3, .wav, .mid, .) extensia este un grup
de 3-4 caractere care arat apartenena fiierului la o clas de date (sau programul
n care a fost creat acest fiier)
Atribute sunt proprieti ale fiierelor
R Read Only - poate fi numai citit
A Archive pentru fiier s-a creat o copie de siguran
S System fiierul aparine S.O.
H Hidden ascuns pentru operaii cu fiiere i directoare
Numele de dispozitiv este un ir de caractere prin care sistemul poate identifica un
dispozitiv periferic
A, (B) unitatea de dischete (unitile)
ncepnd
cu
C,
.

HDD-urile
(hard
discurile)
sau
partiii
ale lor
D unitatea CD-ROM, DVD
Directorul este un tablou al discului n care se memoreaz informaii despre fiierele de
pe disc. Prin aceste informaii orice fiier poate fi gsit pe disc. Directorul curent este directorul n
care se lucreaz la un moment dat.
Calea de director (path) - drumul parcurs pentru gsirea unui director pe disc
- exemplu: D:\kituril\arhive
Dosarul (Folder) un container (o cutie) n care se pot pstra alte dosare sau fiiere
3

Aplicaia Windows explorer

Pornirea programului Windows Explorer se face prin una din metodele :
- dublu clic pe pictograma de pe Desktop
- calea butonul Start / All programs, Toate programele /
Accessories, Accesorii / Windows explorer
Se deschide o fereastr cu 2 panouri, coninnd dosarele/folderele
ntr-o
structur arborescent n panoul din stnga, precum i coninutul dosarului curent selectat, n
panoul din dreapta. Trecerea dintr-un panou n altul se poate face prin clic n panoul dorit sau prin
apsarea tastei TAB, urmat de deplasarea cu tastele sgei la locul dorit.

Fig. 19 Windows Explorer

Lucrul cu foldere i fiier

a) Selectarea dosarelor/folderelor
- - clic pe dosar n panoul din stnga; dublu-clic n panoul din dreapta
- - - selectarea dosarului de deasupra dosarului selectat
- - selectarea dosarului de sub dosarul selectat
- - nchiderea dosarului selectat
- - deschiderea dosarului selectat
- Home - selectarea primului dosar din lista de dosare
- End - selectarea ultimului dosar din lista de dosare
- prima liter din denumirea dosarului : selectarea primului dosar a crui denumire ncepe
cu litera respectiv

Un semn + n dreptul unui dosar arat c exist subdosare care pot fi afiate; un semn arat c
dosarul a fost deschis .
Schimbarea modului de afiare a ferestrei cu butonul Views de pe bara de instrumente.

b) Utilizarea barei cu instrumente

Back revine la dosarul deschis anterior,
Forward - dac s-a folosit Back, v duce la dosarul deschis anterior
cutare /Search deschide fereastra de cutare
-

crearea unui folder nou /new folder

mutarea fiierului sau folderului selectat
copierea fiierului sau folderului selectat
lipirea fiierului sau folderului selectat
anularea ultimei comenzi
revenire la operaia fcut anterior

selectare total
opiuni de afiare

terge fiierul sau folderul selectat

redenumire fiier sau folder selectat
stergere proprieti
nchidere

c) Selectarea, copierea i mutarea fiierelor i dosarelor

Selectarea mai multor fiiere / dosare simultan
1. Selectarea simultan a unor fiiere / dosare alturate

Clic pe primul fiier / dosar

Se apas tasta SHIFT, se ine apsat i clic pe ultimul

5

Cu tastatura : se apas tasta SHIFT, se ine apsat i se apas taste sgei pentru
selectarea tuturor fiierelor / dosarelor dorite

O alt variant este prin crearea unei ferestre de selecie prin glisare. Prin aceast
metod, se ncadreaz cu un chenar punctat de culoare albastr fiierele / dosarele
dorite pentru a fi selectate.
2. Selectarea fiierelor / dosarelor nealturate

Cu mouse-ul: se ine apsat tasta CTRL i se face clic pe fiierele / dosarele dorite

Cu tastatura : se ine apsat tasta CTRL, se deplaseaz selectorul cu sgei la locul

dorit i se apas tasta SPACE. Dup terminarea seleciei se elibereaz tasta CTRL.

Mutarea sau copierea fiierelor / dosarelor

1. Copierea

1. se selecteaz
2. se ine apsat tasta CTRL i se trage selecia n locul dorit
3. se elibereaz butonul mouse-ului, apoi tasta CTRL
4. n cazul n care copierea se face de pe o unitate de disc pe alta, se poate renuna la
apsarea CTRL

1. se selecteaz
2. clic dreapta pe selecie
3. se alege comanda COPY
4. se deschide destinaia prin clic dreapta
5. se alege comanda PASTE
1. se selecteaz
2. se d comanda CTRL + C
3. se deschide fiierul / dosarul de destinaie
4. se d comanda CTRL + V
- prin folosirea meniului EDIT : se selecteaz, se deschide EDIT, se alege COPY, se deschide
destinaia, se deschide EDIT, se alege PASTE
2.

Mutarea
1. se selecteaz
2. se ine apsat tasta SHIFT i se trage selecia n locul dorit
3. se elibereaz butonul mouse-ului, apoi tasta SHIFT
4. n cazul n care mutarea se face dintr-un dosar n altul, n aceeai unitate de disc, se
poate renuna la apsarea SHIFT

1. se selecteaz
2. clic dreapta pe selecie
3. se alege comanda CUT
4. se deschide destinaia prin clic dreapta
5. se alege comanda PASTE

1. se selecteaz
2. se d comanda CTRL + X
3. se deschide fiierul / dosarul de destinaie
4. se d comanda CTRL + V
- prin folosirea meniului EDIT : se selecteaz, se deschide EDIT, se alege CUT, se deschide
destinaia, se deschide EDIT, se alege PASTE

3.

Utilizarea comenzii Send To

1. clic dreapta pe fiierele / dosarele selectate

2. din meniul de comenzi rapide care apare, se
selecteaz Send To.
3. clic pe destinaia dorit
d) Crearea, tergerea, redenumirea i gsirea
fiierelor i dosarelor
crearea unui dosar cu Windows
Explorer

1. se deschide dosarul sau unitatea de disc n

care se dorete crearea
2. n panoul din dreapta se face clic dreapta
ntr-o zon liber
3. se alege New, apoi Folder
4. va aprea un dosar nou, cu numele
temporar New Folder. Scriei numele pe
care dorii s-l dai noului dosar, apoi apsai ENTER.

1. se deschide meniul File

2. se alege opiunea New, apoi Folder
3. se apas ENTER, apoi se denumete noul dosar creat

1.
2.
3.

tergerea
se selecteaz dosarul sau fiierul de ters
se apas tasta DELETE
se confirm cu YES prin apsarea declanatorului. Obiectul ters va fi mutat
n Recycle Bin

1. clic dreapta pe dosarul / fiierul de ters

2. se alege opiunea DELETE
3. se confirm cu YES prin clic pe declanator. Obiectul ters va fi mutat
n Recycle Bin

1. se selecteaz dosarul / fiierul de ters

2. se alege opiunea DELETE
3. se confirm cu YES prin apsarea tastei ENTER
Dac ai ters ceva din greeal, dai imediat comanda UNDO, din meniul Edit, sau tastnd
scurttura CTRL + Z.

lucrul cu RECYCLE BIN

Obiectele terse pot fi recuperate din coul de gunoi sau terse definitiv de pe disc.
Pentru recuperare:
1. se deschide RECYCLE BIN
2. se selecteaz obiectele de recuperat i se apas RESTORE, sau RESTORE ALL, dac se
dorete recuperarea tuturor obiectelor din co
7

Pentru golire : se apas butonul Empty Recycle Bin i se confirm cu Yes. O alt
metod:
1. clic dreapta pe pictograma RECYCLE BIN de pe desktop
2. selectai Empty Recycle Bin.

Redenumirea
1. se selecteaz dosarul sau fiierul de redenumit
2. se mai face un clic pe numele lui sau se deschide meniul File i se alege
Rename. n jurul numelui va aprea o caset , iar numele va fi evideniat.
3. se tasteaz noul nume
1. se selecteaz dosarul / fiierul de redenumit
2. se apas tasta F2
3. se tasteaz noul nume

cutarea unui fiier

Se apas Search/cutare de pe bara de instrumente, n caseta se tasteaz numele
fiierului cutat.
1. Arhivarea
A arhiva datele nseamn a nregistra aceleai date pe o suprafa mai mic de suport.
Procentul de comprimare depinde de:
algoritmul folosit
tipul de fiier supus comprimrii
Fiierul creat n urma arhivrii se numete arhiv. Un fiier comprimat nu poate fi folosit ca
atare. Pentru a putea fi exploatat, el trebuie decomprimat (dezarhivat). Decomprimarea se face de
obicei cu acelai program cu care s-a fcut comprimarea. Totui, unele programe suport i arhive
create cu alte programe.
Arhiva are o extensie specific
programului cu care s-a realizat
comprimarea. De exemplu: .rar, .zip,
.ace .
Dac o arhiv ocup mult
spaiu, ea poate fi mprit n volume
(arhiv multivolum) pentru a putea fi
copiate pe dischete.
Unele utilitare de comprimare
permit folosirea unei parole n cazul
arhivrii. La dezarhivare, aceast
parol condiioneaz despachetarea
arhivei.
Pentru arhivare se selecteaz
fiierele sau folderele pe care dorim s
le arhivam, se face clic dreapta pe
fiierele sau folderele selectate iu se
alege din meniu Send to/Trimitere la comanda compressed ziper folders, se tastez numele
pentru arhiv.

Capitolul 2. Organizarea activitii proprii

2.1. Identificarea obiectivelor

Performana profesional st n puterea de a folosi eficient timpul de munc care se scurge
cu o vitez incredibil. n literatura de specialitate se afirm c dumanul cel mai mare al
funcionarului este folosirea ineficient a timpului de munc, care se scurge implacabil, indiferent
dacp este folosit sau nu.
Determinarea structurii zilei de munc a unei persoane se poate face prin mai multe metode
printre care prezentm:
a) Autocontrolul- cel n cauz nregistreaz activitile efectuate i noteaz situaiile n care
se afl n cursul autocontrolului. Pentru verificarea modului de folosire a timpului de munc trebuie
s dovedeas curaj, sinceritate i corectitudine.
b) controlul efilor - eful este un colaborator apropiat al funcionarului i poate deveni un
observator obiectiv al utilizrii timpului de munc, asigurnd radiografia unui timp petrecut.
Raionalizarea activitii presupune planificarea muncii, care cuprinde sarcinile curente i cele
de perspectiv. Organizarea timpului de munc este n mare msur o problem de autodisciplin.
Realizarea acestui obiectiv depinde n mare msur de trsturile distinctive ale inspectorului de
peersonal.
O persoan care i folosete timpul raional se deosebete de o alt persoan care risipete
timpul prin urmtoarele trsturi importante:
- are o memorie bun, aducndu-i aminte cu exactitate i la timpul oportun de datele de
care are nevoie, cunoscnd importana fiecrei probleme i ce anume trebuie fcut pentru a o
rezolva;
- are ncredere n sine, urmrindu-i ferm programul pe care l-a schiat, fr s se lase
sustras de anumite detalii i cereri contradictorii i i urmrete consecvent prioritile;
- are simul timpului.
Exist trsturi personale i deprinderi n activitate care mpiedic utilizarea adecvat a
timpului cum ar fi:
- pierderea de timp pentru a scuza sau explica unele disfuncionaliti din activitatea sa;
- nehotrrea, care duce la trgnare i la trecerea ineficient de la o problem la alta;
- minuiozitate exagerat;
- emoiile negative, cum ar fi ostilitatea, frustrarea i nelinitea, care mpiedic gndirea i
judecata limpede i abate energia care poate fi mai bine folosit pentru rezolvarea obiectivelor;
- ncordarea excesiv care poate ntrerupe procesul gndirii i poate provoca o tensiune prea
ridicat, oboseala fizic i mintal exagerat, scurtnd astfel timpul disponibil pentru munca de
conducere.
Simul timpului este una dintre cele mai importante caracteristici ale omului. Din pcate,
timpul nu poate fi stocat, nu poate fi nlocuit cu alte resurse i nu poate fi recuperat.
Sursele de rosire a timpului stabilite prin diagrama os de pete se poate prezenta ca n
figura de mai sus.
O dificultate major este aceea c muli opereaz cu concepii greite despre ceea ce
nseamn i cum se presupune c funcioneaz gestiunea timpului. Dintre acestea amintim:
1.
Gestionarea timpului nu este altceva dect o problem de bun-sim. M descurc bine
la serviciu, deci mi gestionez timpul cum trebuie. Adevrul este c majoritatea soluiilor pentru
gestionarea timpului sunt simple, ceea ce nu este simplu deloc este autodisciplinarea pentru a
aplica acele soluii. Aa cum a spus cineva, bunul-sim nu este chiar att la ndemn n zilele
noastre.
9

2.
Se lucreaz mai bine sub presiune; gestionarea timpului nu ar face dect s dispar
acest stimulent. Nimeni nu lucreaz bine sub presiune, ceea ce se ntmpl este c se face tot ce se
poate mai bine n circumstanele date. De obicei, acesta este un motiv subcontient pentru tendina
de a amna. Dac se las deoparte o sarcin important pn n ultimul moment cu scuza c se
lucreaz mai bine sub presiune nu mai exist timp pentru a se face planificarea care ar duce la
rezultate superioare. De asemenea, nu mai exist timp pentru a se corecta greelile, pentru a cuta
informaiile care lipsesc sau pentru a introduce idei mai bune care ar purtea veni mai trziu.
Adevrul este c se poate face o treab destul de bun, dar nu cea ai bun. Prin refuzul de a
gestiona timpul, se refuz, de fapt, ocazia de a realiza lucruri remarcabile.
3.
Exist un calendar pentru ntlniri i o list cu lucruri de fcut, ceea ce este suficient.
Modul n care lucrez majoritatea oamenilor cu aceste liste seamn cu un smrc n care te
mpotmoleti. Calendarul ne spune ceea ce avem de fcut astzi , dar nu ne ajut prea mult n ceea
ce privete luna viitoare i este aproape imposibil de recuperat ceva din trecut. Cel mai bun
instrument de gestionare este un sistem integrat care pemite recperarea informaiei, urmrirea
evoluiei proiectelor, pentru a reui concentrarea pe scopuri i reinerea deciziilor cheie.
4.
Oamenii iau prea n serios problema gestionrii timpului, ceea ce ia toat distracia din
via. Un stres constant, ratarea unor ntlniri, nerespectarea unor termene i lucrul pn la miezul
nopii nu trebuie s reprezinte o idee despre distracie. Adevrata distracie se poate efectua n
dou ore de timp liber pe care tehn icile de gestionare a timpului le poate furniza.
5.
Gestionarea timpului te lipsete de liberatate. Adevrata libertate vine din disciplin.
6.
Gestionarea timpului nu poate fi bun pentru anumite tipuri de munc. Munca creativ
nu poate fi legat de rutin. Gestionarea timpului nu nseamn n mod esenial rutin, ci
autodisciplin. O gestionare eficient a timpului ofer mai mult timp spre a fi creativ. Elibereaz
mintea de griji i detalii suprtoare care stau n calea gndirii creative.
7.
Gestionarea timpului presupune o mulime de munc suplimentar. Este adevrat c
inerea unei agende de lucru zilnic n scris poate fi ceva nou, dar ele nu consum mult timp odat
ce intr n obinuin. Cteva minute pot economisi ore.
Ideea de gestionare a timpului poate fi cea nai greit concepie dinre toate. Pentru c
timpul nu poate fi gestionat, cel puin nu n sensul n care am putea gestiona alte resurse.
Organizaiile se preocup cu gestionarea a cinci feluri de resurse: resusele financiare,
resursele umane, resursele materiale, resursele informaionale i timpul. Primele patru resurse pot fi
direcionate n multe direcii. Se pot gestiona resursele umane: prin creterea sau scderea forei de
munc, prin schimbarea structurii acesteia, prin angajarea mai multor oameni de o anumit
specialitate i renunarea la alii. De asemenea se pot gestiona resursele financiare prin sporirea
acestora, prin economisire, cheltuirea acestuia etc.
Dar timpul, aceast resurs invizibil este unic pentru c este finit. Impul nu poate fi
nmulit orice se face. Ceasul nu poate fi ncetinit sau accelerat. Timpul este singura resurs care
trebuie folosit n timpul n care este primit i aceasta cu o vitez constant de aizeci de secunde
pe minut, aizeci de minute pe or.
Astfel chiar noiunea de gestionare a timpului este impropriu definit astfel, pentru c nu
putem gestiona timpul. Putem numai s ne organizm pe noi nine n relaie cu timpul. Nu putem
controla ct de mult timp avem; putem controla numai modul n care l folosim. Nu putem s
alegem dac folosim timpul, ci numai cum s-l folosim. O dat ce l-am irosit,este dus i nimeni nu-l
poate nlocui.
Valoarea gestionrii timpului nu const n controlul timpului n sine, ci n modul cum se
folosete timpul pentru a mbunti viaa. Aceasta se poate mbunti n urmtoarele domenii:

10

1. Stres. O bun gestionare a timpului poate evita mare parte din stresul la care sunt
supui funcionarii moderni. Toi tim c atunci cnd suntem n criz de timp stresul crete. Dorim
s facem prea multe ntr-o perioad prea scurt. Deciziile se iau pripit i sunt ntreprinse aciuni sub
presiune. Planificarea este abandonat. Impulsurile nlocuiesc gndirea. Orele de munc se
nmulesc pe msur ce ne luptm s terminm tot ce aven de fcut. Eficiena se diminueaz,
termenele nu sunt respectate. Cresc tensiunea i irascibilitatea; stresul se nmteete. Toi
cunoatem acest fel de stres. Cee ce nu tim este ct de strns poate fi legtura dintre timp i
stres.
Orice gnd, orice aciune consum timp. Tot ceea ce consum timp are potenialul s-l
risipeasc. Dac ceva ia mai mult timp dect ar trebui, nseamn c s-a irosit timp. Dac acel timp
irosit ne pune n pericol s itrm n criz de timp n legtur cu o alt obligaie care trebuie realizat
mai trziu, ne vom confrunta deodat cu un stres puternic. Deci putem observa c orice factor
risipitor de timp este un potenial factor de stres.
Aceasta deschide o nou viziune pentru abordarea stresului. Dect s permitem s fim pui
n situaii de stres constant i apoi s nvm s-i facem fa, mai bine ne concentrm pe
gestionarea mai eficient a timpului. n acest fel prevenim n cea mai mare parte stresul pe care l
induce lipsa de timp. Deci, gestionarea timpului nseamn gestionarea stresului la cel mai nalt nivel.
La nivel obiectiv, stresul este direct legat de unele dintre cele mai serioase probleme de
sntate, mai ales atacuri de inim i atacuri cerebrale. De aici rezult c este foarte bine dac neam ndrepta energiile n primul rnd ctre prevenirea stresului. Desigur, nu se va putea elimina
niciodat stresul i nici toi factorii de stres sunt legai de timp. Dar o mare parte dintre factorii de
stres sunt legai de timp i pot fi eliminai. Dac eliminm situaiile care cauzeaz stresul nu vom
mai fi stresai niciodat.
2. Echilibru. Obiceiurile bune n legtur cu folosirea timpului permit o via mai
echilibrat, cu alocarea corespunztoare a resurselor de timp i energie. Unii oameni lucreaz dup
un program prelungit pentru simplul fapt c nu tiu s-i organizeze munca astfel nct s-i
realizeze sarcinile n cadrul programului de lucru obinuit. Alii lucreaz n program prelungit cnd
este vorba de un proiect important. Pentru alii este vorba de o situaie cronic care poate
determina acea boal numit maniac al muncii
Diferena dintre a muncii mult i a fi un maniac al muncii este aceea c n ultimul caz exist
o dependen fa de munc asemntoare cu dependena de alcool, droguri, jocuri de noroc sau
alte vicii. Adevraii maniaci ai muncii sunt, deci, stpnii de munc, la fel ca de un viciu. Ei au
dorina nestvilit de a fi mereu ocupai i de aceea se ngroap n muni de hrtii. Sunt atrai de
munca de rutin i care consum mult timp, fr s se intereseze dac rezultatul are valoare pentru
organizaie.
Motivele care stau n spatele acestei dependene pot fi variate; aceti oameni se
suprancarc cu munc pentru a scpa de problemele personale, pentru a evita s mearg acas
unde au probleme de csnicie, pentru a crete stima fa de propria persoan sau pentru a-i spori
sentimentul c dein controlul asupra vieii lor. Dar oricare ar fi motivaia subcontient, rezultatul
este acelai: programul de lucru excesiv pentru persoana n cauz i n stres puternic pentru familia
acestuia.
n acelai timp, atunci cnd lucrezi dup un program prelungit se ntmpl dou lucruri:
presupui c vei avea suficient timp finalizezi o sarcin i ca urmare ncetineti ritmul; se
instaleaz oboseala i nu mai poi lucra cu o minte proaspt. Rezultatul este scderea eficienei i
comiterea de greeli pentru a cror corectare sunt necesare alte ore de munc. Nu este o crim s
pleci acas la sfritul programului obinuit de lucru; oamenii cu sim organizatoric reuesc
ntotdeauna aceast lucru. Este un semn de eficien i productivitate.
11

3. Productivitate. n activitatea zilnic timpul este echivalent cu productivitatea. Folosind

mai bine timpul, automat i sporeti productivitatea.
n zilele noastre se elaboreaz multe documente planuri de marketing, proiecii financiare
i mai puine produse fizice. Dac cei care elaboreaz aceste documente ar nva s fie mai
productivi, s obin rezultate mai bune n tot ceea ce ntreprind, impactul asupra organizaiei ar fi
puternic.
n acest sens sunt multe de fcut. Psihologii susin c muli funcionari, n medie, lucreaz
cu o productivitate sczut cu 70% fa de posibiliti. Dei s-au fcut puine cercetri n domeniu,
exist totui date care sprijin prerea c funcionarul mediu are o eficien de numai 30%.
De exemplu, unele studii arat c timpul mediu al unei convorbiri telefonice este de 6
minute; cei mai muli atunci cnd i revd nregistrrile detaliate despre folosirea timpului ajung la
concluzia c ar fi putut trata problemele importante n 2 minute. Chiar dac ar putea reduce
convorbirea telefonic la jumtate, adic la trei minute, rezultatele rmnnd comparabile, ar
nsemna c productivitatea s-a dublat i o resurs limitat timpul a fost economisit.
4. Scopuri. Pentru a progresa spre realizarea scopurilor profesionale i personale este
nevoie de suficient timp. Nimic nu poate fi realizat dacv nu-i ajunge timpul.
Stabilirea unor scopuri precise este primul pas spre buna folosire a timpului. Acest pas este
absolut critic i este adesea trecut cu vederea planul zilnic este acel instrument minunat care face c
atimpul s fie partenerul nostru, nu dumanul nostru. Acesta ncepe cu fixarea scopurilor. Trebuie
reinut ideea c fiecare zi trebuie organizat astfel nct s se aloce ct mai mult timp posibil
activitilor care ajut la atingerea scopurilor.
Scopurile stabilite determin direcia de concentrare pentru folosirea timpului.
Pentru sarcinile i activitile care necesit o atenie mrit, pentru creterea productivitii
se recomand un interval de timp n care s nu existe perturbaii ale activitii: telefoane care sun,
musafiri nepoftii etc. Aceast perioad de linite zilnic o or sau dou solicit o filtrare la cel
mai nalt nivel. Pentru o perioad vom beneficia de luxul unei concentrri nentrerupte.
Planificarea unora dintre scopurile personale implic realizri importante pentru persoana n
cauz. Alte scopuri sunt dictate sau legate de de planurile strategice ale organizaiei n care i
desfoar activitatea, care la rndul lor sunt legate de planurile i prioritile efilor i a celorlali
membrii ai echipei.
ntr-o lume perfect scopurile organizaiei pe termen lung ar fi aduse la cunotina tuturor
angajailor i toi efii ar folosi scopurile corporative pentru a stabili prioritile departamentelor
comunicndu-le n mod clar tuturor.
Procesul de stabilire a scopurilor ncepe cu fixarea unui scop pe termen lung, o int precis.
Apoi se ntocmete cu grij un plan pentru toat aceast perioad, stabilind inte succesive pentru
perioade mai scurte, care se numesc obiective.cu alte cuvinte, se stabilete un scop important care
apoi este spart n nite obiective uor de atins. Un scop important poate prea copleitor i foarte
departe de realizare. Un obiectiv pe termen scurt pare mai uoe de realizat, prin urmare nu mai
exist acea temere n abordarea lui. Iar aceasta nseamn c este mult mai probabil s avem succes
n realizarea scopuluin pe termen lung.
Mule persoane folosesc termenii scop i obiectiv unul n locul altuia. Din punct de vedere
tehnic, nelesul lor este uor diferit. Scopul este pe termen lung. Obiectivele reprezint nite inte
intermediare pe termene mai scurte.
Scopurile eficiente trebuie s aib urmtoarele trsturi:
1. Un scop trebuie s fie stimulativ. Aceasta este cea mai important trstur dintre
toate. Un scop stimulativ ne motiveaz spre a da ce este mai bun din noi. Nu este indicat a se stabili
scopuri porea uoare, cei care stabilesc scopuri uoare se nealk pe ei nii.
12

2. Scopul trebuie s fie realizabil. Pe de alt parte nu trebuie fixate scopuri nerealiste.
Scopurile care sunt n mod clar de nerealizat distrg moralul i ucid motivaia.
3. Scopul trebuie s fie precis i msurabil. Dac scopul este vag, imprecis, nu se tie
dac acesta a fost atins. Avnd scopuri precise exist ceva concret de realizat i se poate ti dac a
fost atins i dac am avut succes.
4. Scopul trebuie s aib termen de realizare. Termenul are o funcie extrem de
important n stabilirea scopului: furnizeaz un simmnt de urgen i o cale de a urmri
progresul. Ambele elemente sporesc considerabil probabilitatea ca scopul s fie realizat. Un scop
fr un termen de realizare nu este altceva dect un vis.
5. Scopul trebuie acceptat de cei care urmeaz s-l realizeze dac cei care sunt
responsabili pentru atingerea unei inte sunt implicai n stabilirea ei, vor simi entuziasm pentru
realuizarea scopului stabilit i un angajament puternic pentru a-l atinge. Fr aceast participare,
fr acest sim de apartenen tot ceea ce se poate spera este un efort fcut din obligaie i nu de
un angajament.
6. Scopul trebuie s fie scris. Dac nu este pus pe hrtie se uit prea uor. Toate
persoanele serioase care i fixeaz scopuri, nu numai c le scriu pe hrtie, dar le pun la loc vizibil
ca s i le poat aminti din timp n timp.
7. Scopul trebuie s fie flexibil. Dac condiiile care afecteaz scopul se schimb din
motive care sunt incontrolabile, atunci trebuie reexaminat scopul. Situaia poate cere o ajustare a
scopului ntr-o direcie sau alta.
Pentru a controla procesele de lucru, n condiiile utilizrii neficiente a timpului de munc,
inspectorii de personal trebuie s aib o agend de lucru.

2.2. Stabilirea ordinii derulrii activitilor

Exist

7 motive pentru a utiliza planificarea:

controlul proiectelor;
reducerea ncrcrii;
automotivarea;
concentrarea;
verificare;
succes;
documentaie.

n agenda de lucru sunt notate zilnic activitile importante sau mai puin importante,
urgante sau lipsite de urgen, ceea ce nseamn un prim pas spre mbuntirea eficienei
personale.
Pentru fiecare zi trebuie stabilite problemele de rezolvat. Simpla notare a problemelor ne
ajut s avem un program zilnic, ntocmit cu o zi nainte. Este mai uor s analizezi problemele,
dup ce le niri pe hrtie.
Programarea zilnic a problemelor de rezolvat trebuie fcut n ordinea importanei lor. Un
program de a ncepe cu anumite probleme este infinit mai bun dect improvizaiile de pe parcurs.
Rezolvarea problemelor ntr-o anumit ordine nltur sentimentul ngrijortor al problemelor
nerezolvate.
O planificare sptmnal trebuie s dubleze planificarea zilnic deoarece sptmna eszte o
unitate de lucru mai echilibrat, viaa noastr curge n cicluri sptmnale, fiecare zi a sptmnii
are o ncrctur energetic i afectiv specific. Nu n ultimul rnd, repartiznd sarcinile
13

sptmnal, pstrm o perspectiv mai bun asupra lor, le putem transfera mai uor de la o zi la
alta.
Exist i opinii potrivit crora funcionarii s-i propun o singur prioritate pe zi, o singur
sarcin de ndeplinit pentru acea zi. Muli funcionari greesc, stabilindu-i prea multe prioriti i
direcii de aciune, riscnd s nu ndeplineasc nimic.
Metoda forte n organizarea timpului impune desfurarea urmtoarelor activiti:
a) formuleaz lista sarcinilor, activitilor i a termenelor limit.
- f o list a sarcinilor de ndeplinit i a termenelor limit pentru sptmna sau luna
respectiv;
- enumer activitile neterminate din ziua precedent;
- menioneaz noile sarcini ale zilei;
- evideniaz termenele limit fixate;
- convorbirile telefonice i corespondena care trebuie efectuate;
- activitile obinuite.
b) observ i estimeaz timpul necesar ndeplinirii sarcinilor.
- observ timpul alocat fiecrei sarcini;
- oamenii i propun msai mult dect pot face ntr-o zi;
- planific mai multe activiti dect pot fi realizate ntr-o zi;
- stabilete termenele limit.
c) rezerv timp pentru sarcini neprevzute.
- planific doar o parte din programul de lucru:
- aproximativ 60%: activiti planificate (planul zilnic);
- aproximativ 20%: activiti neprevzute (ntreruperi, timp rpit);
- aproximativ %: activiti spontane i sociale (timp creativ).
d) traseaz prioritile, fii selectiv, deleag sarcini.
- stabilete prioriti;
- fii mai selectiv;
- deleag sarcini.
e) evalueaz gradul de ndeplinire a sarcinilor, la sfritul zilei.
- amn sarcinile nendeplinite
- stabilete noi termene pentru acestea.
Cele 7 etape ale ntocmirii unui plan sunt:
1) definete-i obiectivele;
2) pune pe hrtie
3) stabilete-i stategia
4) stabilete.i un termen limit;
5) pune-te pe treab;
6) nu te teme de eec;
7) insist, insist, insist;
Planificare pro-activ nseamn s iei iniiativa, a aciona nainte de producerea
evenimentelor i cutarea ocaziilor n care s se aioneze.
n schimb planificarea reactiv nsemn a aciona ca rspuns la evenimente, s faci ceea cei cer alii i s rspunzi la cererile externe.
14

Ordinea la locul de munc este prima lege a eficienei. Ordinea pe birou i n eviden i
realizarea lucrrilor se menine i n gndire. Simpla vedere a unui birou dezordonat (plin de acte i
dosare) este suficient pentru a determina confuzie, ngrijorare i sentimwentul c avem o mulime
de probleme de rezolvat.
Nimeni nu obosete de prea mult munc, ci din cauza energiilor i a ngrijorrii c nu mai
termin vreodat rezolvarea problemelor ce-i revin.
Muli oameni i planific s i eficientizeze timpul de lucru, dar odat ce doresc s pun n
aplicare, descoper c n continuare nu au timp suficient i, mai ales, nu au timp s ncerce s pun
n practic idei noi sau s-i exerseze aptitudinile necesare. De fapt, iniial, e nevoie s
economiseti timp, pentru ca buna planificare a activitii proprii presupune mai mult pregtire i
planificare.; adeseori este mai uor s aluneci napoi spre vechile obiceiuri i s reacionezi la crize
i situaii de uren, dect s te gndeti la ele nainte i sncerci s le evii.
Pentru a spori eficiena cu care se gestioneaz timpul este stabilirea factorilor consumatori
de timp cei mai problematici i luarea msurilor n aceast direcie. O problem care nu a fost
enunat nu poate fi rezolvat. Aadar pentru a schimba ceva trebuie pornit de la situaia existent.
Dezvoltarea aptitudinilor de planificare a activitii proprii, nseamn de obicei schimbarea
comportamentului n acest caz se ncearc s se schimbe tipare de comportament care sau repetat
de-a lungul timpului i care aproape c au devenit o a doua natur. Acest comportament nu poate fi
schimbat peste noapte, dar din moment ce se ncepe procesul de schimbare ncep s se vad
avantajele, i va exista un puternic sentiment de a persevera n cntinuarea acestor schimbri.
O etap fundamental din procesul planificrii activitii proprii este aceea n care se decide
care sunt elurile i prioritile, dup care se alege depunerea de eforturi pentru sarcinile care ajut
n ndeplinirea scopurilor. Sarcinile care nu intr n aceast categorie fie vor fi coborte mai jos pe
lista prioritilor, fie vor iei cu totul de e list. n tot acest proces trebuie fcut o distincie ntre
eficien i eficacitate. Prin eficien nelegem c facem lucrurile aa cum trebuie, prin eficacitate
nelegem s facem lucrurile care trebuie.
Aceste definiii simple ne ajut s fim tot timpul contieni c trebuie intit spre a fi eficace,
mai degrab dect eficieni. Muli oameni se mndresc cu faptul c sunt eficieni, dar aceasta ar
putea nsemna pur i simplu c se strduiesc din greu s ndeplineasc nite sarcini, n loc s
munceasc n direcia ndeplinirii unor obiectve. Aadar, s-ar putea de fapt s-i risipeasc o mare
parte din timp i probabil c i vd pe ali, poate nu la fel de eficieni (dar n mod sigur mai eficace)
cum sunt promovai naintea lor.
O bun planificare a timpului are ca rezultat:
O mai mare productivitate;
Mai mult control;
Mai mult timp liber pentru activitile preferate;
Mai puin stres;
Decizii mai eficace;
Succes.
Managementul n situaii de criz nseamn a te ocupa de criz dup ce ea se produce.
Darcel mai bun mod de a te ocupa de o criz este n primul rnd de a preveni apariia ei. Iar cea
mai bun cale pentru aceasta este s anticipezi ceea ce se poate ntmpla i s faci planuri
corespunztoare pentru prevenirea situaiei anticipate sau, dac este posibil, pentru reducerea
impactului ei.
Dar criza apare imprevizibil de aceea este criz. Nici la locul de munc nu se poate prezice
cnd va aprea o criz, dar cu o planificare atent se pote cel puin ndulci criza atunci cnd apare.
Tehnicam de a anticipa problemele i de a le preveni sa a le minimiza consecinele lor se
numete planificarea neprevzutului. Este cel mai puternic instrument de control al crizelor.
15

n forma cea mai simpl, planificarea neprevztului imlic urmtoarele etape:

1. Identificarea potenialelor probleme. Trebuie folosit ceea ce s-a nvat din proiectele anterioare,
din experiena altor oameni, din bunul sim.gndirea trebuie s convearg n toate etapele spre
urmtoarera ntrebare ce ar putea s mearg mai ru
2. Clasificarea problemelor identificate n ordinea prioritii lund n considerare att gravitatea lor,
ct i probabilitatea ca ele s apar.
3. Conceperea unor msuri de prevenire sau limitare a consecinelor.
4. Dup lista cu potenialele probleme, se evalueaz probabilitatea de apariie a acestora i
gravitatea situaiei dac aceasta ar aprea.
5. Paii care trebuie fcui pentru a praveni sau micora impactul fiecrei crize.
Vom vedea care sunt cele mai des ntlnite activiti sau situaii cronofage pentru inspectorii
de resurse umane i care pot fi tehnicile de management al timpului care pt fi ncercate. Unele
dintre aceste apleac de la premisa c exist i responsabiliti manageriale, deci se pot delega altor
persoane unele sarcini. Acolo un de nu ese cazul exist i tehnici alternative.
Activitatea/situaia
cronofag
ntreruperi (telefoane,
vizitatori neanunai

edine prost conduse

Prea mult birocraie

Tehici de management al timpului cu care le putem evita

- aplicarea politicii uilor deschise ntre nite limite clare;
- gsirea unui alt loc n alt parte pentru a putea lucra fr a fi deranjat de
nimeni;
- ridicai-v n picioare cnd rspundei la telefon; spunei-i
interlocutorului c l vei suna dumneavoastr la o or convenabil pentru
amndoi;
- punei pe altcineva s filtreze apelurile i vizitatorii un asistent sau un
coleg (n acest ultim caz se poate institui un aranjament reciproc avantajos,
prin care s v protejai unul pe cellalt n perioadele de munc ntens sau
contracronometru)
- cdei la nelegere cu eful dumneavoastr n ceea ce privete gradul de
disponibilitate i oprioritile;
- replanificai discuiile cu vizitatorii aprui pe neateptate, pentru
momentele mai convenabile.
- ntocmii-v o ordine de zi proprie, cu punctele pe care dorii s le
acoperii n timpul edinei, i strduii-v s o punei n practic;
- fii asertivi i propunei limite de timp pentru fiecare subiect discutat;
- obinei susinere pentru propunerea unor schimbri procedurale de
desfurare a edinelor - de exemplu: durat limitat, frecven mai redus,
mai mult participare, informare.
- ntlnii-v n birourile celorali deoarece este mai uor s plecai;
- dac sedinele se in n biroul dumneavoastr punei dou ceasuri: unul
pe care s-l vedei dumneavoastr i cellalt pe care s-l vad vizitatorii.
- pstrai ordinea pe masa de lucru i apucai-v de un singur lucru odat
, nu srii de la un lucru la altul;
- citii n zig-zag; nu trebuie s inei minte absolut fiecare detaliu al
comunicrii, ci ideile principale;
- adoptai un sistem simplu de ndosariere a documentelor i inei-v de
el;
- periodic, epurai fietul cu dosare, pentru a economisi timp cnd
cutai eva;
- ocupai-v de documentele pe care le avei de rezolvat o singur dat

16

Activitatea/situaia
cronofag
Delegare defectuoas Delegare invers (cnd
subalternii l ncarc pe
ef cu sarcinile lor
Planificarea defectuas
amuncii
Perfecionismul

Utilizarea deficitar a
tehnicii i a tehnologiei

Lipsa de timp liber

Tehici de management al timpului cu care le putem evita

- delegai sarcinile de rutin sau precis msurabile;
- cerei rapoarte regulate privind stadiul de realizare;
rezistai tentaiei de-a v i,plica n detaliile mrunte ale unei sarcini.
- ascultai-l pe subaltern cnd expune problema dar rezistai impulsului
de-a o prelua dumneavoastr;
- insistai ca subalternii s prezinte nu numai problemele, ci i sugestiile de
rezolvare a lor;
- susinei-v subalternii n a-i lua prpriile decizii:
- Folosii o agend de tip organizator, ca s listai lucrurile de fcut, i
inei-o la zi;
- Stabilii-v proprile termene i prioritzi i inei-v de ele, pe ct posibil,
nu lsai prioritile altora s treac naintea celor pe care vi le-ai stabilit;
- Rezervai-v ntotdeauna un rgaz pe parcursul zilei, n care s nu fii
deranjat de nimeni i nimic, i folosii-l ca s reflectai sau ca s lucrai la un
proiect major (de preferin atunci cnd nivelul de energie este maxim).
- atenia la detaliu are rostul ei, dar nu trebuie lsat s treac naintea
necesitii de a ncheia o sarcin;
- dai-v voie s realizai standardul de performan care se potrivete cu
circumstanele (i care v ajut s v atingei scopurile).
-familiarizai-v cu tehnologia care economisete timp de exemplu,
softurile de editare a textelor, foile de calcul tabelar, bazele de date;
- Folosii sistemele de redirecionarea apelurilor telefonice, de meagerie
vocal, de memrie telefonic;
- Ascultaicri audio despre autoperfecionare n timp ce mergei cu
maina.
- planificai-v n timpul zilei pauze de relaxare, de trataii cu activiti
preferate;
- rezistai tentaiei de a v folosi timpul rezervat relaxrii pentru satisfacerea
altor necesti;
- ngrijii-v condiia fizic: un trup sntos v ajut s avei o performan
mental mai bun;

Delegarea
Lista urmtoare indic acele activiti care pot sau ar trebui delegate:
O munc pe care nu este obligatoriu s o facei dumneavoastr;
O munc pe care alii o pot face mai eficient i mai eficace;
Sarcini ntregi, complete de la un capt la altul;
Sarcini mai solicitate, care se pot supraveghea, n ideea de a transmite aptitudini sau
cunotine;
Sarcini care nu au fost realizate corect.
Urmtoarea list cuprinde sarcini care nu ar trebui delegate:
- Sarcinile care v-au fost ncredinate dumneavoastr personal;
- Propriile lucrri pe care le-ai greit de exemplu din neatenie;
- O muncde rutin, nu foarte important, care nu constituie osarcin complet;
- Sarcinile de importan critic, n cazul crora nu pt fi tlerate greeli;
- O munc pe care nu o nelegei (pentru c nu vei fi n msur s-i judecai rezultatul);
- Rolurile i responsabilitile fa de subordonai i echip;
- Chestiunile confideniale.
17

Capitolul 3. Utilizarea echipamentelor periferice

O alta categorie mare de dispozitive care nu fac parte din unitatea centrala de prelucrare,
dar care sunt absolut necesare activitatii si fac sa creasca performantele calculatoarelor personale,
sunt echipamentele periferice. Ele mediaza schimbul de date si informatii dintre unitatea centrala
si mediul extern, asigurnd n acelasi timp compatibilitatea formatului de reprezentare a datelor. n
functie de modul de exprimare a informatiilor vehiculate de echipamentele periferice se utilizeaza
sau nu anumite suporturi, respectiv medii fizice care permit nregistrarea sau vizualizarea
informatiilor.
Principalele functii ale echipamentelor periferice sunt urmatoarele:
introducerea datelor, programelor si a comenzilor n memoria calculatorului;
redarea rezultatelor prelucrarilor sub o forma accesibila utilizatorului;
asigurarea supravegherii si posibilitatii de interventie a utilizatorului pentru
functionarea corecta a sistemului n timpul unei sesiuni de lucru.
De asemenea, prin intermediul suporturilor de stocare, echipamentele periferice asigura
pastrarea datelor si a programelor pe o perioada mare de timp.
Din punct de vedere al functiilor ndeplinite n sistemele de calcul, echipamentele periferice
se clasifica n urmatoarele clase:
echipamente periferice de intrare care permit introducerea datelor si
programelor n sistem: tastatura, mouse, cititorul optic
echipamente periferice de iesire cu ajutorul carora se extrag rezultatele sub o
forma accesibila omului: imprimanta, ecran de afisare etc.
echipamente periferice de intrare-iesire care dispun de suporturi de mare
capacitate pentru stocarea datelor si programelor (unitati de disc magnetic, unitati CDROM). Ele asigura citirea datelor si programelor stocate n memoria interna, precum si
redarea rezultatelor prelucrarii pentru utilizari ulterioare.
echipamente periferice de comunicatie care permit transmiterea datelor la
distanta prin intermediul liniilor de comunicatie.
Daca luam n considerare rolul echipamentelor periferice n dialogul om-claculator se pot
delimita urmatoarele clase de echipamente periferice:
echipamente periferice de comunicare om-calculator: terminal
(ecran+tastatura), mouse, imprimanta, creion optic, digitizor
echipamente periferice de stocare: unitati de banda magnetica, unitati de disc
magnetic, unitati CD-ROM etc.
echipamente periferice pentru citirea directa a datelor si informatiilor: cititioare
optice de documente, cititoare de coduri bara, cititoare de documente marcate etc.
Echipamente periferice de intrare
Introducerea datelor n sistem se realizeaza n mod obisnuit prin intermediul tastaturii si al
mouse-ului.
Tastatura
Tastatura reprezinta dispozitivul principal de intrare si permite introducerea de informatii
sub forma de caractere, similar cu masina de scris. Prin succesiunea/combinatia de caractere
introduse se pot furniza sistemului de calcul att date, ct si comenzi sau programe. Pe lnga
tastele care reprezinta cifre si litere, tastatura contine si o serie de taste functionale, carora le
sunt atasate diferite functii (prelucrari). Aceste functii sunt specifice sistemelor de operare n care
este utilizata tastatura.
18

Drumul parcurs din 1867, cnd Christopher Latham Sholes a realizat prima tastatura pentru
masina de scris, pna la tastaturile clasice cu 83, 84, 101, 102 sau 104 taste a fost extrem de
lung.
Tastaturile se deosebesc prin design, numarul de taste (101-104), tip, functii auxiliare. Cele
aparute recent adauga butoane speciale pentru functii specifice domeniului multimedia sau pentru
navigarea pe Internet (play/pause/next/prev, control volum, WWW, e-mail), pentru oprirea,
pornirea, intrarea n "stand-by" a sistemului etc.
Mouse-ul
Un mouse este obligatoriu pentru majoritatea aplicatiilor actuale. Mouse-ul este un
echipament periferic de intrare utilizat pentru selectarea rapida a unor optiuni din meniuri sau
manipularea unor obiecte de pe ecran (texte sau grafice), n vederea executarii unor operatii. El a
fost realizat prima data n 1963 de catre Douglas Engelbart de la Institutul de Cercetare din
Stanford. Prima firma care a utilizat mouse-ul, pentru IBM-PC, a fost Mouse System, n 1980; ea a
utilizat mouse-ul cu 3 butoane. Firma care a devenit cea mai cunoscuta pe piata, n acest
domeniu, este Microsoft, care a utilizat, ncepnd din 1983, mouse-ul cu doua butoane la
calculatoarele IBM. Tehnica mouse-ul a fost preluata si extinsa mai ales de firma Apple pentru
calculatoarele Macintosh.
Dispozitivul consta dintr-o carcasa si o bila (de cauciuc sau alt material cu aderenta buna)
care semnaleaza sistemului, printr-un mecanism electro-optic (format din doi cilindri perpendiculari
nzestrati cu cte o fanta), miscarile facute, prin deplasare, pe o suprafata plana, care de obicei
este dintr-un material special. Utilizarea butoanelor mouse-ului depinde de produsul informatic.
Daca este instalat driver-ul (programul care asigura interfata cu sistemul de operare) de
mouse, odata cu miscarea mouse-ului se misca pe ecran o sageata sau un dreptunghi, numit
cursorul mouse-ului, care indica diverse obiecte. Mouse-urile se pot conecta prin cablu la un port
(o interfata) special pentru mouse. Variantele moderne de mouse comunica cu calculatorul prin
raze infrarosii, cablul de legatura lipsind n acest caz.
Dupa tehnologia utilizata, mouse-urile pot fi mecanice si optice. Mouse-ul mecanic foloseste
o bila care se deplaseaza pe o suprafata si care antreneaza doua potentiometre ce traduc miscarile
n semnale de control. Mouse-ul optic foloseste un fascicul de lumina pentru a detecta miscarea pe
o suprafata si contine doua perechi de led-uri si fotodetectoare. Mouse-ul se deplaseaza pe un
suport a carui suprafata este acoperita cu o folie de plastic pe care sunt desenate doua grile
suprapuse. Tehnologia radio este din ce n ce mai mult folosita si implementata n dauna clasicelor
cabluri.
Mouse-ul poate avea de la doua la sase butoane, putnd fi dotat si cu rotita de scroll. El se
conecteaza de obicei la unul din porturile seriale ale calculatorului, iar n cazul mouse-ului USB, la
un port USB al calculatorului.

Joystick-ul
Mouse-urile nu sunt foarte potrivite pentru jocuri si alte aplicatii, acestea necesitnd o
viteza de reactie mare. Joystick-ul este un dispozitiv de indicare care suporta reactiile instantanee
si care interpreteaza rapunsurile independent, nu pe baza miscarilor anterioare, asa cum se
ntmpla la mouse. El este un senzor bidimensional care indica pozitia absoluta, raportata la un
punct de referinta de pe ecran, adica identifica pozitia ntr-un plan (stnga-dreapta si naintenapoi).
19

n schema de conectare a calculatoarelor personale, joystickul este legat la PC printr-un

adaptor special, numit port pentru jocuri (game port).
Spre deosebire de joystick care indica pozitia n doua dimensiuni, paleta (paddle) specifica
pozitia ntr-o singura dimensiune, pe o linie.
Pentru pasionatii de jocuri auto pe calculator exista volane cu pedale si cu force feedback
(dotate cu motoare electrice care produc diverse efecte: blocarea volanului pe o directie n
momentul spargerii unei roti, socuri la impact, salturi rapide etc.).

Ecranul tactil
Ecranul tactil (touchscren) permite introducerea comenzilor prin apasarea directa cu
degetul sau cu un creion special pe ecran. Ecranul tactil are ca domeniu de aplicabilitate
echipamentele si terminalele publice (n birouri de turism, banci, aeroporturi, gari) destinate
publicului larg, utilizatori care nu sunt familiarizati cu tastatura sau cu introducerea de comenzi.
Echipamente periferice de iesire
n ceea ce priveste echipamentele periferice de iesire, cele mai frecvent utilizate sunt
monitorul si imprimanta, dar se mai pot folosi tabletele LCD, video-proiectoarele, proiectoarele cu
LCD.

Monitorul si placa video

Monitorul este un suport de iesire pe care se afiseaza rezultatele prelucrarilor, mesajele
pentru utilizator si informatiile despre starea sistemului.
Dupa principiile de functionare exista monitoare cu tub catodic (CRT), monitoare pe baza
de cristale lichide (LCD), pe baza de plasma si elctroluminiscente. n ultimii 10 ani, att tuburile
catodice, ct si partea electronica s-au mbunatatit continuu, imaginile fiind afisate din ce n ce mai
bine, mai clare, cu rezolutie si culori mult mai bune. Noi tipuri de monitoare si fac aparitia,
ecranele plate LCD cstignd din ce n ce mai mult teren, avnd tendinta de a se impune ca
standard de facto.
La monitoarele cu tub catodic, componenta principala, tubul catodic (CRT = Cathode Ray
Tube), genereaza imaginea prin bombardarea cu electroni a unui strat de luminofori. Deoarece
ochiul uman este sensibil la culorile rosu (R), verde (G) si albastru (B), toate culorile pot fi obtinute
prin combinarea acestor culori primare. Imaginea color pe un monitor CRT se obtine prin
combinarea a trei imagini : R, G, B.
Monitoarele CRT, cu dimensiunile lor mari, ncep sa faca fata din ce n ce mai greu
concurentei oferite de monitoarele cu cristale lichide. Acestea ofera avantajul unei calitati mai
bune a imaginii, nemaiexistnd acea plpire ntlnita n cazul tuburilor catodice care oboseste
ochiul. Desigur exista monitoare CRT care la o viteza de remprospatare de 85 Hz, nu mai plpie
n mod vizibil. Dar la ecranele LCD aceasta plpire nu exista, deoarece rata de remprospatare
este zero Hz. Remprospatarea imaginii se face doar la schimbarea acesteia, dar nu conteaza,
fiindca n cea mai mare parte a timpului imaginea sta nemiscata. n plus, aceste monitoare nu emit
radiatie electromagnetica si au un consum de energie foarte mic. Unul dintre parametrii cei mai
importanti ai acestor monitoare este durata de raspuns (response time) care variaza ntre 15-30
ms.
20

Monitoarele pe baza de plasma GPD (Gas Plasma Display) si PDP (Plasma Display Panel)
asigura o imagine calitativa, o rezolutie foarte buna, ecranul nu produce sclipiri ca tuburile
cinescop, dar ele sunt monocrome, costisitoare si contrastul imaginii este slab
Monitoarele electroluminescente utilizeaza o pelicula subtire de material special care
licareste la trecerea curentului elctric.
Monitorul are urmatoarele caracteristici mai importante: dimensiune, definitie, rezolutie,
numar de culori, grad de periculozitate al radiatiilor pe care le emite, numarul de dimensiuni n
care sunt afisate informatiile.
Dimensiunea monitorului este caracterizata de marimea diagonalei sale. Valorile tipice sunt
de 14, 15, 17, 19, 21, 22 si 24 (inch; 1 inch=2,54 cm). Cele mai raspndite sunt
monitoarele de 17, cu tendinta spre cele de 19.
O imagine de pe ecran poate avea ntre 480000 si 1920000 de pixeli. La ecranele obisnuite
fiecare pixel este format la rndul lui din trei puncte colorate n rosu, verde, respectiv albastru. Dar
aceste puncte sunt att de mici nct de la distanta culorile lor se compun, rezultnd culoarea
caracteristica fiecarui pixel. Distanta ntre doi pixeli alaturati se numeste definitie (dot pitch).
Definitia se masoara n milimetri. Cu ct distanta dintre puncte este mai mica, cu att imaginea
este mai clara, fiind mai putin granulata. Valorile tipice pentru definitie sunt de 0,22-0,25 mm.
Rezolutia reprezinta numarul de pixeli care pot fi afisati pe ecran, raportat la cele doua axe.
De exemplu, o rezolutie de 800x600 pixeli, nseamna ca monitorul are 800 puncte pe orizontala si
600 de puncte pe verticala. Cu ct rezolutia este mai mare, cu att imaginea este mai bine
definita.
Imaginea obtinuta pe ecran este remprospatata la anumite intervale de timp sau mai bine
zis de un numar de ori pe secunda. Cu ct acest numar este mai mare, cu att imaginea obtinuta
este mai stabila si mai odihnitoare pentru ochi. Valoarea vitezei de remprospatare a afisarii1[45]
variaza ntre 60 si 200 Hz. Se recomanda valori mai mari de 85 Hz.
Monitoarele traditionale afiseaza imaginea n doua dimensiuni (2D), dar se fabrica si
monitoare 3D care permit afisarea imaginii n trei dimensiuni prin polarizarea luminii si folosirea
unor ochelari speciali sau n mod holografic.
Perfectionarea tehnologiilor de fabricatie a redus substantial intensitatea radiatiilor emise
de monitor. Monitoarele cu radiatie redusa (Low Radiation) sunt nedaunatoare sanatatii
utilizatorului la folosirea lor rationala.
Imprimantele
Imprimanta este un suport periferic de iesire care permite tiparirea rezultatelor prelucrarii
ntr-o forma lizibila pentru om. Suportul folosit este hrtia.
Performantele unei imprimante se exprima prin urmatorii parametri:
Rezolutia - determina calitatea grafica a tiparirii si se exprima prin numarul de
puncte afisate pe inch (dots per inch dpi). Exista rezolutie pe verticala (numar de
puncte pe verticala) si rezolutie pe orizontala. Nu este obligatoriu ca cele doua rezolutii
sa fie egale. La imprimantele laser, de exemplu, rezolutia poate fi de 600, 720, 1200
dpi, la cele cu jet de cerneala de 4800x1200 dpi, 5760x7200 dpi etc, la imprimantele
matriceale de 240x144 dpi
Viteza de tiparire- reprezinta viteza de scriere a imprimantei si se masoara n
caractere pe secunda (cps) la imprimantele lente si pagini pe minut (ppm) la cele
rapide (o pagina contine aproximativ 2000 de caractere); poate fi de la 1 ppm pna la
50 ppm sau mai mult.

21

Dimensiunea maxima a hrtiei - este data de formatul hrtiei pe care poate sa scrie
imprimanta: A3 (420 x 297 mm), A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm), B5 (182 x
257 mm) etc.
Memoria proprie desemneaza capacitatea de memorie de tip RAM atasata
imprimantei. Informatiile prelucrate de procesor sunt transmise din memoria interna pe
magistrala la imprimanta. Viteza de prelucrare a procesorului este mai mare dect
viteza de tiparire a imprimantei, imprimantele fiind considerate periferice lente.
Memoria proprie a imprimantei permite stocarea acestor informatii pna n momentul
n care vor fi tiparite, evitnd astfel blocarea magistralei. Capacitatea memoriei unei
imprimante laser, de exemplu, poate fi pna la 416 Mo, dar pentru cele mai simple ea
este de 8, 16, 32 sau 64 Mo.
Posibilitatile de extindere a setului de caractere au n vedere att metode software,
ct si metode hardware (prin atasarea unor dispozitive casete cartridge) care contin
seturi suplimentare de caractere.
Dupa modul de realizare a imprimarii, respectiv dupa unitatea de informatie tiparita la un
moment dat, imprimantele sunt:
orientate pe caracter,
orientate pe linie,
orientate pe pagina.
Dupa tehnologia de tiparire utilizata, imprimantele sunt:
mecanice, cu caractere selectate,
matriciale,
termice,
cu jet de cerneala,
laser.
Imprimantele cu jet de cerneala si laser reprezinta n pezent cele mai utilizate tipuri de
imprimante.
Imprimantele cu jet de cerneala au fost introduse n 1976 de firma IBM. Pentru generarea
caracterului este necesara ncarcarea si deflexia electrostatica pe verticala a picaturilor de
cerneala. Caracterul este generat coloana cu coloana. Ele necesita un sistem complex de circulatie
a cernelii. n functie de viteza se obtin diferite calitati ale imprimarii. Tiparirea se poate face si n
mai multe culori. Imprimantele cu jet de cerneala se produc n mai multe variante: cu jet continuu,
cu jet intermitent, cu picaturi comandate. Principalele avantaje sunt pretul scazut fata de cele
laser, lipsa totala a zgomotului si calitatea deosebita a imprimarii. Principalele dezavantaje sunt
legate de calitatea deosebita care se cere hrtiei si cernelii, precum si fiabilitatea destul de
scazuta.
Imprimantele laser, numite si imprimante optice sau imprimante xerografice sunt cele mai
raspndite n prezent pentru ca sunt rapide, fiabile si asigura o buna calitate a tiparirii. Ele folosesc
pentru realizarea imprimarii un suport intermediar, acoperit de o suprafata fotoconductiva.
Functionarea lor este similara unui dispozitiv de copiere. O raza laser este dirijata catre un tambur
rotund, producnd ncarcarea electrica a unui sablon de particule. n miscarea sa, tamburul preia
un praf ncarcat electric numit toner. Acesta adera la foaia de hrtie si creeaza textul sau imaginea
corespunzatoare. Imprimantele laser au o rezolutie foarte buna, viteza mare de lucru, fiabilitate
sporita si preturi accesibile.
n prezent, producatorii de hardware se orienteaza spre realizarea unor echipamente care
ncorporeaza mai multe periferice (imprimanta laser, scaner, copiator, fax).
Plotter-ul
22

Plotter-ul (echipament de trasat) este un dispozitiv periferic care poate genera o imagine
grafica pe un suport material (de obicei hrtie, calc sau film). El poate trasa linii continue, n timp
ce imprimantele pot simula liniile prin tiparirea apropiata a unei serii de puncte. Trasoarele
multicolore folosesc penite diferit colorate pentre trasarea desenelor color. De obicei, trasoarele
sunt mult mai scumpe dect imprimantele si sunt folosite n proiectarea asistata de calculator
(CAD) si n programele de prezentare grafica, unde precizia este foarte importanta.
Printre caracteristicile importante ale plotter-ului se numara:
precizia cu care deseneaza;
dimensiunea maxima a hrtiei pe care poate desena;
setul de instructiuni pe care le poate executa;
rezolutia.

Video-proiectoarele
Video-proiectoarele sunt dispozitive de afisare pentru proiectia unor imagini video pe un
ecran mare pentru un grup mai mare de persoane. Dimensiunea ecranului de proiectie (1,5-7 m)
se coreleaza cu puterea sursei luminoase (500-2300 lumeni) si cu distanta la care se proiecteaza.
Video-proiectoarele se bazeaza pe doua tehnologii de afisaj: una presupune existenta a trei
tuburi catodice, de nalta luminozitate si cu distanta focala mica si alta utilizeaza trei matrici LCD,
plasate n fata unei surse de lumina puternice (lampa cu halogen) pentru proiectarea secventelor
video dupa principiul afisarii diapozitivelor sau filmelor.
Echipamente pentru citirea directa a documentelor
Cititorul de bare de cod se utilizeaza n registratoarele de casa ale marilor
magazine sau n biblioteci, fiind format dintr-un ansamblu de citire, emisie/detectie a intensitatii
luminoase. Preturile (n cazul caselor de marcat) sunt marcate prin niste bare de diverse
dimensiuni si nuante de la alb la gri si apoi la negru. Avantajul acestor sisteme este simplitatea
utilizarii lor si faptul ca n sistemele tranzactionale intense, cum ar fi casieriile marilor magazine nu
mai trebuie tastat pretul. Pentru siguranta, aceste sisteme sunt legate de tastaturi, ca n caz de
indecizie, sa se poata tasta datele.
Scanerul este un dispozitiv care permite introducerea n sistem a textelor si
imaginilor grafice prin simpla scanare a documentului original, evitndu-se astfel introducerea
textului cu ajutorul tastaturii. Scanerul detecteaza diferentele de stralucire a unei imagini sau a
unui obiect, folosind o matrice de senzori. n majoritatea cazurilor, scanerul foloseste o matrice
liniara de asemenea senzori, de obicei dispozitive cu cuplaj de sarcina (CCD Change Coupled
Devices, dispozitive care transforma un semnal luminos n semnal electric), de ordinul sutelor pe
fiecare inci, ntinse pe o banda ngusta pe toata latimea celei mai mari imagini care poate fi
scanata.
Exista o mare varietate de scanere: scanere manuale (hand scanner), scanere plane (flatbed scanner), scanere cu tambur (drum scanner), scanere video, scanere pentru diapozitive.
Diferenta dintre ele este data de modul n care acestea deplaseaza senzorii n raport cu imaginea
scanata. Aproape toate tipurile impun deplasarea mecanica a senzorilor peste imagine, dar sunt si
scanere care folosesc tehnologia video.

23

Echipamente periferice pentru redarea sunetelor

Placa de sunet
Aparitia si dezvoltarea aplicatiilor multimedia a determinat echiparea microcalculatoarelor
cu placi de sunet care permit cuplarea unor echipamente de nregistrare a sunetelor (microfon)
sau de redare a acestora (difuzor, boxe). Prin intermediul unui software specializat se poate realiza
editarea, redarea sau nregistrarea sunetelor n fisiere.
Numerele din calculator sunt considerate digitale, iar undele sonore sunt considerate
analogice. Ca urmare, calculatorul nu poate ntelege si reproduce undele sonore. Pentru a
nregistra si reda mesajele audio, placa de sunet contine convertizoare de tip analogic-digital si
digital-analogic care realizeaza conversia semnalului electric n cod numeric si invers.
Placile de sunet sunt folosite pentru redarea sunetelor si a muzicii, ca parte a aplicatiilor
multimedia, pentru a nregistra sunete MIDI si waveform, dar si pentru recunoasterea vocii.
Conform standardului MPC, o placa de sunet trebuie sa aiba, n configuratia minimala, o intrare
pentru microfon, o interfata MIDI, capabilitate CD-audio, un sintetizator FM si capacitatea de a
reda muzica digitizata si voce. Trebuie avuta n vedere si compatibilitatea cu Sound Blaster, n
special cnd se doreste utilizarea MPC si pentru jocuri pe calculator.
Echipamente si suporturi pentru stocarea datelor
Una din problemele actuale n domeniul informatic este si cea a stocarii si regasirii
informatiei, aparitia unor suporti de informatii de mare capacitate impulsionnd evolutiile din
domeniu.
La nceputul anilor 90, PC-ul era echipat cu un hard disc de 100 MB si o unitate de
discheta de 1,44 MB. Astazi s-a ajuns pna la 400 GB pe hard disc, dar alaturi de acelasi batrn
floppy de 1,44 MB. Cum a supravietuit acesta din urma? Alternativele au existat. Cteva
echipamente (Iomega Zip, LS-120 SuperDisk sau Syquest EZ Flyer) au fost puse la ncercare
pentru a nlocui acest floppy de nenlocuit. Sony realizeaza un echipament HiFD la 200 MB, care
este citit de drivere interne sau externe noi.
n prezent sunt destul de multe tehnologii de stocare pe disc de calitate, avnd si un
randament atractiv pe piata. CD-ul cu posibilitate de rescriere este aproape cel mai raspndit
format, desi doar pe termen scurt. Unitatile CD-RW nu mai sunt astazi o noutate. PC-urile actuale
citesc de pe DVD-ROM
Echipamente de comunicatie: modem-ul
Modemul (modulatorul/demodulatorul de faza) converteste semnalul numeric furnizat de
calculator n semnal analogic care poate fi transmis pe linia telefonica, iar la receptor asigura
demodularea semnalului. El permite transferul de fisiere multimedia, organizarea de
videoconferinte, cuplarea a doua calculatoare si practicarea de jocuri (sah, de exemplu) cu o
persoana aflata la distanta.
Modemurile sunt de doua tipuri: interne si externe. Modemul intern este o placa de
calculator montata n interior si conectata la linia telefonica. Modemul extern se conecteaza n
exteriorul calculatorului printr-un cablu ce face legatura cu portul serial al calculatorului.
Modemurile telefonice sunt cel mai comun si mai des utilizat mijloc de conectare la
Internet. n prezent se fabrica modemuri cu rate de transfer 56 Kbps sau 128 Kbps.
Modemul are ca avantaj costurile reduse de achizitionare si instalare pe o linie existenta,
dar intervine problema notei telefonice.
Pe lnga modemul telefonic mai sunt utilizate si modemurile de cablu si modemurile radio.
24

Capitolul 4. Asigurarea securitii datelor / documentelor

Asigurarea confidentialitatii informatiei prelucrate este una din cele mai importante probleme din
domeniul securitatii date 212x2324c lor. De aceea, managementul unei institutii sau organizatii este
obligat sa defineasca si cadrul n care se utilizeaza datele cu caracter secret, precum si politicile de
asigurare a securitatii date 212x2324c lor.
metode de asigurare a securitatii date 212x2324c lor

restrictionarea accesului fizic la calculator

restrictionarea accesului logic la date printr-un sistem de drepturi si de parole specific

fiecarui utilizator. Drepturile sunt legate de pozitia pe care utilizatorul o ocupa n cadrul structurii
organizatorice a firmei, o persoana situata pe o pozitie ierarhica superioara va avea mai multe
drepturi dect o persoana aflata pe o pozitie inferioara. Parolele trebuiesc alese asfel nct sa fie
greu de ghicit de persoanele neautorizate sa le cunoasca

protejarea serverelor si a statiilor de lucru prin firewall

backup-uri sistematice a datelor cu care se lucreaza. n cazul ntreruperilor alimentarii cu

energie electrica este posibila pierderea informatiilor nesalvate. Aceasta situatie poate fi evitata prin
utilizarea sistemelor de alimentare UPS. Ele asigura functionarea calculatorului pentru 10 - 30
minute, timp suficient pentru a salva datele si a opri corect calculatorul. Pentru un plus de
siguranta, este indicata efectuarea asa numitelor backup-uri (salvari de date pe un suport
extern). Intervalul de timp dintre doua backup-uri este dictat de importanta si dinamica datelor
respective. Exista si aplicatii deosebit de sensibile n functionare cum ar fi: traficul aerian sau
feroviar, evolutia unui vehicul spatial, functionarea centralelor atomice, etc. n cazul acestora,
masurile de securitate sunt amplificate prin mentinerea unor copii online, a unor copii de siguranta
sau dublarea configuratiei hardware care urmareste procesul (n cazul n care o configuratie nu
functioneaza, cealalta preia imediat controlul pna la remedierea defectiunii).

criptarea fisierelor importante

utilizarea programelor antivirus

virusii calculatoarelor
Virusii calculatoarelor sunt programe create cu scopul de a provoca disfunctii n functionarea
calculatoarelor. Disfunctiile pot pleca de la ncetinirea functionarii pna la imposibilitatea utilizarii
calculatorului. Ei au proprietatea ca se pot multiplica (clona) cu mare rapiditate. Infectarea
calculatorului se bazeaza pe capacitatea virusilor de a folosi alte programe executabile sau a
sectorului de boot(pornire) al sistemului. Virusii pot provoca: anomalii n functionarea programelor
utilizator, anomalii n functionarea sistemului de operare, distrugeri de fisiere, corupere de
documente, etc.
Scenariul infectarii unui calculator este n linii mari urmatorul:

se ruleaza un program infectat

secventa de cod a virusului ramne ncarcata n memorie

la lansarea unui nou program, care se face sub controlul programului de virus, virusul se
ataseaza de acesta modificndu-i lungimea

programul astfel modificat este salvat pe suportul magnetic de pe care a fost lansat. El
devine purtator de virus.
Raspndirea virusilor se poate realiza astfel:

prin intermediul dischetelor, CD-urilor, hard discurilor externe

prin intermediul programelor, documentelor, imaginilor descarcate (download) de pe Internet

prin fisierele atasate mesjelor e-mail

n retelele de calculatoare
25

Pentru prevenirea infectarii este necesar ca sistemul sa fie prevazut cu un program antivirus, a
carui menire este de a detecta programele sau documentele virusate, atentionnd utilizatorul de
prezenta virusului, lasndu-l pe acesta sa decida daca va distruge sau dezinfecta programul sau
documentul respectiv. O alta functie importanta a programelor antivirus este verificarea (scanarea)
suportilor externi pentru identificarea eventualilor virusi, dezinfectarea (daca este posibila) sau
stergerea fisierelor infectate.
naintea utilizarii oricarui suport magnetic strain este recomadata inspectarea lui cu un program
antivirus. Dinamica foarte mare de aparitie a noi virusi implica o actualizare permanenta a bazei de
date de semnaturi a programelor antivirus. De obicei, acestea pretind existenta unei conexiuni la
Internet, astfel ca periodic se actualizeaza automat. Este, de asemenea recomandata inspectarea
periodica a hard discului pentru depistarea si eliminarea eventualilor virusi. Procesul de eliminare a
virusilor l vom numi dezinfectare.
Exista o gama foarte larga de programe antivirus, de exemplu Norton AntiVirus, F-PROT, AVG
Anti-virus, Bit Defender, etc.
n concluzie, pentru a evita infectarea se recomanda:

instalarea unui program antivirus

procurarea sistematica a ultimei versiuni a programului antivirus

scanarea sistematica a fisierelor sistemului

evitarea executarii programelor necunoscute sau piratate.

Un Sistem de management al documentelor (cunoscut i sub abrevierea DMS, de
la englez Document Management System) este un sistem software (sau un set de
aplicaii software) care furnizeaz, de regul, capacitatea de stocare, versionare, metadate,
securitate, indexare i de regasire rapid a documentelor.
Sistemele de tip DMS i arhivare electronic asigur:

trasabilitatea documentelor si versionarea documentelor organizaiei

stocarea centralizata a tuturor documentele electronice semnificative pentru organizaie

backup unitar pentru toate documentele organizaiei

modelarea, controlul si monitorizarea fluxurilor (workflows) de documente in cadrul

organizaiei.

arhivarea electronic a documentelor

Documentele electronice se impart in urmtoarele clase:
1. documente elaborate in editoare text (procesor de text ca Microsoft Word, Microsoft
Excel, Open Office)
2. copia electronic a documentelor pe hartie (obtinuta prin scanare - exemplu: facturi
furnizori, facturi emise, procese verbale, contracte)
3. fiiere sursa sau binare obtinute de personalul organizatiei in urma activitii acestuia
(exemple: fisiere program (pas,.c,java), fiiere aplicaii grafice (Maya, 3D Studio Max), fiiere
executabile (exe). In aceast categorie intr orice alt tip de fiier.
Un astfel de sistem gestioneaza bunurile digitale ale organizatiei (documente, proceduri,
schite, planuri, proiecte, coduri sursa, how-to-uri), imagini ale documentelor pe hrtie (documente
scanate), fluxurile de lucru interne organizaiei si managementul inregistrrilor.

Componentele unui DMS

Metadate
Metadatele (sau atributele) sunt stocate pentru fiecare document in parte. Metadatele, de exemplu,
pot include data documentului i utilizatorul care a creat documentul. Metadatele se impart in dou
categorii:

26

metadate generale - data documentului, autorul, data ultimei modificri, autorul ultimei
versiuni, dimensiunea documentului, versiunea curenta, numrul intern - unic, numarul de
inregistrare, registrul de documente

metadate specifice - in funcie de categoria de documente in care a fost incadrat fiierul

Anumite sisteme DMS utilizeaza OCR (Optical character recognition) pe imaginile scanate ale
documentelor - textul rezultat este utilizat pentru asistarea utilizatorilor in regasirea ulterioara a
documentelor. Textul extras poate fi stocat ca si metadat, legat de imagine sau separat ca o surs
pentru mecanismul de cutare.
Exemplu: O factur furnizor poate avea urmatoarele metadate asociate: furnizorul, codul fiscal,
numrul, data, valoarea, cuvintele cheie pentru articolele facturate
Integrare
Multe dintre sistemele de management al documentelor se integreaz cu alte sisteme software
(ERP, CRM, sisteme specifice) astfel inct utilizatorii s ii poata regsi documentele direct din
containerul de documente. Astfel de integrri sunt disponibile i pentru suita Office (Word, Excel,
Visio, Microsoft Project) si e-mail (Outlook, Lotus). Integrarea utilizeaza adeseori standarde
caODMA, LDAP, WebDAV sau SOAP. Sistemele DMS ofera i interfete programabile si [API] cu
ajutorul crora se pot scrie secvente de cod specifice cerinelor companiei ce il utilizeaz (exemplu:
transmiterea unui SMS la aprobarea unui document)
Scanare
Scanarea implic in general procesarea facturilor i procesarea documentelor pe hrtie utiliznd
scannere sau imprimante multifuncionale. Adeseori este utilizat recunoaterea optic a
caracterelor - OCR - pentru conversia imaginilor in text. Optical Mark Recognition - OMR este uneori
utilizat pentru a extrage bifele sau marcajele de pe formulare tip.
Indexare
Utilizarea indecsilor si a unei baze de date capabile sa gestioneze indecsi de dimensiuni mari este
esenial in regasirea rapida a documentelor. Indexarea poate fi simpl - un numr unic alocat
fiecarui document - sau complex, permind cutri complexe utiliznd cutri combinate dupa
metadate, cutare FULL TEXT (utiliznd indecsi de tip CLOB). Indexarea este realizat n special
pentru a susine i suporta cautrile rapide de documente. Indexarea trebuie realizat dupa criteriile
de cutare.
Stocare
Stocarea documentelor electronice i a copiilor digitale ale documentelor pe hartie. Prin natura lor
sistemele de management a documentelor utilizeaz capacitai de stocare mari i foarte mari, i
utilizeaza sisteme de baze de date capabile s gestioneze un volum mare de date. Stocarea
centralizat a documentelor asigura i un back-up unitar al tuturor documentelor gestionate de
sistem. Sistemele stocheaza documentele in dou moduri:

BLOB file - stocarea documentelor in baza de date

File Server - stocarea documentelor pe un server de fiiere i stocarea pointerilor catre

fiiere in baza de date
Regsire
Regsirea documentelor electronice din zona de stocare. Sistemele DMS asigura criterii de cutare
complexe, cutri dupa metadate, cutri dup text coninut n documente(full-text-search). In
cutri se utilizeaza criterii combinate ntre medadate generale i metadate specifice, expresii de tip
boolean i operatori de cautare (=, <>, >=, <=, LIKE, !=)
Distribuie
Un document publicat trebuie s fie intr-un format care s blocheze modificarea facil a
documentului. Sistemele DMS asigur distribuia documentelor ctre destinatarii lor (i numai catre
acetia) pe baz de grupuri, roluri, drepturi de access i fluxuri de documente (de informare).

27

Mecanismul de distribuie trebuie s asigure auditul recepiei i a citirii documentului distribuit, de

ctre destinatarii si.
Securitate
Securitatea documentelor este vital in multe sisteme de management a documentelor. DMS trebuie
s asigure accesul securizat la documente, criptarea datelor de autentificare. Unele sisteme
cripteaz i coninutul fisierelor n baza de date pentru a bloca deschiderea lor in afara sistemului.
DMS pot include i componente aditionale pentru a bloca deschiderea documentelor n afara
organizatiei (exemplu: un document word s nu poat fi deschis daca a fost copiat cu ajutorul unui
stick de memorie)
Fluxuri de lucru
Fluxurile de lucru (Workflows) constituie o problema complex i anumite DMS au module incluse
pentru modelare. Alte sisteme utilizeaza software specializat pentru modelarea fluxurilor i a
proceselor (exemplu: BPEL). Traseul documentelor pe fluxul de lucru poate trece prin pai de
urmtoarele tipuri:
1. Aprobri
2. Informri
3. Atribuiri
4. Rezoluii
5. Organizare secvenial
6. Organizare paralel
Colaborare
Colaborarea trebuie s fie implicit motenit din caracterul electronic al sistemelor de tip DMS.
Accesul la modificarea unui document trebuie sa fie blocat pentru restul utilizatorilor ct vreme un
anumit utilizator modific documentul (check in, check out)
Versionare
Versionarea este procesul prin care documentele sunt blocate si restituite in sistemul de
management al documentelor. Versionarea permite utilizatorilor sa isi regseasc versiunile
precedente ale documentului i s ii continue munca de la un anumit punct din timp. Procedura
este util documentelor care se schimb pe parcursul timpului si au nevoie de modificri.
Numarul de versiuni istorice pastrate in cadrul DMS este configurabil + cu cat se stocheaz mai
multe versiuni, cu atat capacitatea de stocare trebuie sa fie mai mare.
Cutare
Cutarea documentelor n cadrul containerului de documente stocate utiliznd valorile atributelor
(metadatelor) sau cutare full text. Documentele pot fi regsite dupa criterii multiple sau dup
coninut.
Standarde
Multe din asociaiile industriale dein propriile standarde aplicabile la controlul documentelor. Lista
de mai jos conine un set relevant de documente ISO.

ISO 2709:1996 Information and documentationFormat for information exchange

ISO 15836:2009 which replaces ISO 15836:2003 Information and documentation The
Dublin Core metadata element set

ISO 15489: 2001 Information and documentation -- Records management

ISO 21127:2006 Information and documentationA reference ontology for the interchange
of cultural heritage information

ISO 23950:1998 Information and documentationInformation retrieval (Z39.50)

Application service definition and protocol specification.

ISO/CD 10244 Document managementBusiness process/workflow baselining and analysis

associated with EDMS technologies

ISO 32000portable document format

28

Capitolul 5. Introducerea i validarea datelor

Prin validarea datelor ntelegem procedurile activate astfel nct n anumite celule s nu se
poat introduce dect date care ndeplinesc conditii impuse. Procesul este local pentru fiecare celul
si poate asigura att afisarea unui mesaj de ajutor la activarea celulei, ct si afisarea unui mesaj de
eroare dac s-a completat o valoare neacceptabil.
Prin expertiza (auditing) foii de calcul ntelegem procedurile care permit vizualizarea
structurilor de dependent de tip functiiargumente, localizarea valorilor de tip eroare etc.
Validarea datelor
Restrictiile care pot fi impuse pentru continutul unei celule se refer la
tipul datei (ntreg, zecimal, text etc.);
limite ntre care pot fi valorile numerice sau de tip dat calendaristic;
lungimea unui text;
formule de validare (utilizate mai ales atunci cnd celula constituie argument pentru un alt
calcul, care trebuie s produc un rezultat de o anumit magnitudine).
Dup introducerea datelor si efectuarea calculelor, se poate efectua o expertiz a foii pentru
a localiza si corecta datele eronate.
Observatie. Dac documentul este partajat nu se pot modifica restrictiile existente sau
aduga noi restrictii.
1.1.1. Restrictii pentru datele numerice
Acestea pot fi impuse pentru valori numerice sau de tip calendaristic.
1. Se selecteaz celule pentru care se definesc restrictiile.

2. Se d comanda Validation din meniul Data si se activeaz fisa Settings a dialogului afisat.
Dialogul este prezentat n figura urmtoare.
3. n lista Allow se selecteaz tipul de dat numeric impus: Whole number numr
ntreg, Decimal numr zecimal, Date dat calendaristic, Time dat orar.
4. n lista Data se alege operatorul utilizat la validare (numere ntre anumite limite, mai mici
dect, mai mari dect etc.). n functie de operatorul selectat se completeaz zonele care urmeaz
(n figur Minimum siMaximum deoarece s-a ales operatorul between). Aceste zone pot s
contin valori, referinte de celule care contin valorile, formule.
29

Dac se permite ca n celula procesat s poat aprea blancuri sau se indic limite care fac
referint la celule initial goale, atunci se va marca zona Ignore blank. Dac se doreste ca
restrictiile impuse unei celule goale s o trateze ca si cum ar contine zero, atunci se anuleaz
marcajul din Ignore blank.
5. Pentru afisarea unui mesaj de ajutor/atentionare
la activarea unei celule pentru care se definesc restrictiile se
activeaz
fisa Input
Message a
dialogului Data
Validation.
Marcarea controlului Show input message when
cell is selected produce afisarea mesajului nscris n zona
Input message. Acesta este afisat fie ca caset de tip balon
lng Office Assistant, fie ca o caset alturat celulei,
doar cnd aceasta este activ. Titlul dat n
zona Title identific mesajul si este afisat o dat cu textul
acestuia.
6. Pentru afisarea unui mesaj de eroare, n cazul
cnd n celul s-a introdus o valoare care nu respect restrictia impus, se activeaz fisa Error
Alert a dialogului Data Validation.
Controlul Show error alert se marcheaz
dac se doreste afisarea mesajului n cazul existentei
unei erori,
n lista Style se alege iconita dorit (Stop etc.),
imaginea selectat fiind artat sub list. Efectul unei
alegeri este explicat n continuare.
Prin selectarea stilului Stop se afiseaz un
mesaj cu butoanele Retry, care permite ntoarcerea la
editarea celulei, siCancel.
Pentru afisarea unui mesaj de informare, care
are butoanele OK si Cancel se alege Information.
Pentru afisarea unui mesaj de atentionare cu
textul "Continue?" urmat de butoanele Yes, No si Cancel se alegeWarning.
Butoanele OK si Yes accept data introdus, butonul No nu accept data si las celula n
starea de editare iar Cancelreface starea precedent a celulei.
Se pare c mesajul de eroare nu este afisat dac o dat eronat este produs printr-o
formul sau este plasat de un macro.
n zona Title se trece titlul mesajului de eroare, textul acestuia introducndu-se n zona
editabil Error message.
Observatii. Specificarea restrictiilor nu afecteaz formatarea celulelor.
Formulele specificate pentru limitele valorilor pot evalua doar date din celule ale aceleeasi
foi de calcul. Pentru a utiliza date din alte foi sau caiete se vor introduce n foaia activ referinte la
aceste date (prin crearea unei formule simple de genul =referinta) sau se creeaz n foaia activ un
nume pentru datele externe utilizate.
Formulele definite nu pot utiliza constante tablouri.
1.1.2. Limitarea intrrilor doar la elementele unei liste
Se poate impune restrictia ca valorile dintr-o celul s apartin unei liste predefinite prin:
1. Pe aceeasi foaie de calcul se creeaz lista cu intrrile permise, lista fiind organizat pe
linie sau pe coloan, fr elemente vide.
2. Se selecteaz celulele pentru care se defineste restrictia.
3. Se d comanda uzual Validation din meniul Data si se activeaz fisa Settings.
30

4. n lista derulant Allow se alege List.

5. n zona Source se introduce o referint la lista cu intrrile permise. Pentru ca la activarea
unei celule s se activeze o list derulant din care se alege valoarea, se va marca zona de
control In-cell dropdown (care va aprea n dialog sub zona Ignore blank)
6. Pentru mesajele de ajutor si de eroare se vor efectua etapele 5 si 6 expuse n
sectiunea Restrictii privind datele numerice.
Observatii. Dac lista are putine intrri, acestea pot fi introduse direct n caseta Source,
desprtind intrrile prin caracterul recunoscut de Windows drept separator de list (de regul ",").
Dac lista de intrri valabile se poate modifica, atunci se recomand denumirea ei si
trecerea numelui listei n zona Source.
Dac lista de intrri se afl n alt foaie de calcul sau n alt caiet, atunci se defineste n
foaia curent un nume pentru lista extern si se utilizeaz acest nume n zona Source.
1.1.3. Limitarea numrului de caractere
Desi este caracteristic datelor de tip text, limitarea numrului de caractere poate fi utilizat si
pentru alte tipuri de date.
1. Se selecteaz celule pentru care se definesc restrictiile.
2. Se d comanda Validation din meniul Data si se activeaz fisa Settings a dialogului
afisat.
3. n lista Allow se selecteaz Text Length.
4. n lista Data se alege operatorul dorit si se completeaz apoi numrul minim de
caractere, numrul maxim de caractere, potrivit operatorului selectat. Prin selectarea casetei de
control Ignore blank nu se verific restrictia pentru celulele goale sau dac asemenea celule sunt
referite n definirea limitelor.
5. Pentru mesajele de ajutor si de eroare se vor efectua etapele 5 si 6 expuse n
sectiunea Restrictii privind datele numerice.
Observatii. Pentru a permite ca o celul s contin texte de orice lungime se poate
selecta operatorul greather than or equal n Data si specifica 0 n Minimum.
Prin impunerea unei restrictii asupra numrului de caractere nu se afecteaz formatarea
celulei.
Dac ntr-o celul cu restrictie asupra numrului de caractere se introduce o formul,
verificarea are loc pentru rezultatul formulei si nu pentru lungimea formulei.
Pentru utilizarea n stabilirea limitelor a unor informatii externe foii curente se va vedea
observatia corespunztoare din sectiunea Restrictii privind datele numerice.
Nu se pot utiliza constante tablou n formulele care dau limitele numrului de caractere.

Restrictii introduse printr-o formul

Pentru cazurile complexe n care intrarea dintr-o celul trebuie s fie n concordant cu alte valori
din foaia de calcul se poate defini o restrictie prin stabilirea unei formule, care s produc valoarea
logic TRUE atunci cnd valoarea introdus satisface cerintele globale ale foii de calcul.
1. Se selecteaz celule pentru care se definesc restrictiile.
2. Se d comanda Validation din meniul Data si se activeaz fisa Settings a dialogului
afisat.
3. n lista Allow se selecteaz Custom.
4. n zona editabil Formula se introduce formula care produce o valoare logic (TRUE sau
FALSE). Intrrile din celule cu aceast restrictie nu sunt acceptate n cazul obtinerii valorii FALSE.
5. Se marcheaz zona Ignore blank atunci cnd verificarea nu se efectueaz pentru
celulele goale sau cnd formula face referint la o celul goal.
6. Pentru mesajele de ajutor si de eroare se vor efectua etapele 5 si 6 expuse n
sectiunea Restrictii privind datele numerice.
31

Observatii. Formulele se introduc n mod uzual (cu caracterul =).

Microsoft Excel recalculeaz foaia nainte de evaluarea formulei.
Pentru utilizarea n stabilirea limitelor a unor informatii externe foii curente se va vedea
observatia corespunztoare din sectiunea Restrictii privind datele numerice.
Nu se pot utiliza constante tablou.
Exemplu. Dac n foaia de calcul exist dou celule denumite data_init si data_sfir
(reprezentnd data de nceput si data desfrsit a unei lucrri), atunci completarea unei celule
denumite data_ex (reprezentnd data de executie a unei faze) poate fi supus restrictiei prin
formula "=AND(data_ex>=data_init,data_ex<=data_sfir)", acceptndu-se doar date cuprinse ntre
limitele impuse.

Modificarea parametrilor de validare

Dup stabilirea restrictiilor si a mesajelor pentru o celul, acestea pot fi modificate prin
parcurgerea etapelor urmtoare (similare de fapt repetrii procesului, noile valori nlocuindu-le pe
cele existente).
1. Se ridic partajarea caietului (dac este cazul).
2. Se selecteaz celula pentru care se modific validarea.
3. Se d comanda Validation din meniul Data.
4. Se modific, pe toate fisele, optiunile dorite.
5. Dac se doreste ca aceeasi modificare s fie efectuat pentru toate celulele care au
aceleasi restrictii si mesaje ca si celula curent, se va marca zona de control Apply these changes
to all other cells with the same settings de pe fisa Settings.
Observatie. ntr-un caiet protejat, chiar dac se deblocheaz anumite celule, restrictiile si
mesajele definite pentru acestea nu pot fi modificate.

Copierea restrictiilor si mesajelor

Dac validarea efectuat pentru o celul trebuie repetat pentru alte celule (de mentionat c o
selectie multipl de celule permite stabilirea conditiilor de validare pentru ntreaga selectie),
operatiunea se poate realiza prin procedeul de alipire special.
1. Se activeaz celula care are restrictiile si mesajele necesare si se d comanda Copy din
meniul Edit.
2. Se selecteaz celule destinatie.
3. Se d comanda Paste Special din meniul Edit.
4. Se selecteaz n grupul Paste optiunea Validation.
Observatie. Prin copierea total (optiunea de copiere All sau All except borders) se
copie de asemenea si restrictiile. Datele deja existente n celulele destinatie nu sunt verificate
automat cu noile restrictii.

Localizarea celulelor care au restrictii sau mesaje

Pentru localizarea celulelor care au atasate restrictii sau mesaje de validare se utilizeaz
mecanismul Go To din meniul Edit.
1. Pentru localizarea celulelor cu un anumit tip de validare se selecteaz o celul care are
tipul respectiv de validare. Dac se doreste
localizarea tuturor celulelor cu restrictii indiferent de
tipul acestora se activeaz doar foaia respectiv.
2. Se d comanda Go To din meniul Edit.
3. Se actioneaz butonul Special si se
marcheaz Data Validation.
4. n subgrupul de optiuni care devine activ,
pentru localizarea oricrei restrictii sau mesaj de
validare se alege All iar pentru localizarea celulelor
care au aceeasi validare cu celula activ se alege Same.
32

Expertizarea unei foi de calcul

Prin expertizarea foii de calcul ntelegem operatiunile efectuate pentru identificarea intrrilor
incorecte si evidentierea structurilor de dependent (celule care depind de valorile altor celule sau
celule care furnizeaz argumente pentru functii din alte celule). Comanda principal
este Auditing din meniul Tools care produce afisarea submeniului prezentat n figura alturat.
Comenzile submeniului sunt explicate n sectiunile urmtoare, o dat cu operatiunile
asociate.

Bara de unelte Auditing

Activarea barei de unelte Auditing se efectueaz prin comanda Show Auditing Toolbar din
submeniul afisat la comanda Auditing din meniul Tools. Instrumentele Auditing sunt prezentate
n figura urmtoare, operatiunile efectuate fiind explicate si n sectiunile corespunztoare.

Este de remarcat c ntr-o foaie protejat nu sunt disponibile comenzile de audit.

Trace Precedents Traseaz sgeti de la celulele care furnizeaz valori ctre formula din celula

activ. Pentru vizualizarea tuturor nivelelor de precedent se actioneaz butonul Trace

Precedents de dou ori. Celula activ contine formula care se examineaz.
Remove Precedent Arrows Elimin sgetile de precedent create prin Trace Precedents.
Trace Dependents Traseaz sgeti de la celula activ la celulele care contin formule care depind
de celula activ. Pentru trasarea tuturor nivelelor de dependent se actioneaz Trace
Dependents de dou ori.
Remove Dependent Arrows Elimin sgetile de dependent create prin Trace Dependents.
Remove All Arrows Elimin toate sgetile de precedent/dependent trasate n foaia de calcul.
Trace Error n cazul cnd celula activ contine o valoare de eroare #VALUE sau #DIV/0 traseaz
sgeti la celula activ din celulele care cauzeaz eroarea.
New Comment Insereaz un nou comentariu n celula activ.
Circle Invalid Data Identific si marcheaz prin ncercuire celulele care contin valori n afara
limitelor stabilite la validarea datelor (comanda Validation din meniul Data).
Clear Validation Circles Elimin marcajele de celule create prin Circle Invalid Data.
Observatie. Butoanele barei de unelte Auditing sunt inaccesibile dac este activ
optiunea Hide all aflat pe fisa View a dialogului Options (meniul Tools). Sgetile trasate sunt
obiecte grafice si nu pot fi afisate dac obiectele grafice sunt ascunse. Pentru afisare trebuie s fie
selectat optiunea Show All sau Show Placeholders de pe fisa amintit.

Identificarea valorilor incorecte

Cnd se analizeaz o foaie de calcul pentru determinarea intrrilor incorecte, Microsoft Excel
identific
valorile
care
nu
satisfac
restrictiile
definite
pentru
celule
prin
comanda Validation (meniul Data). Sunt identificate astfel valorile tastate direct de utilizator sau
introduse prin program (de ctre macro-uri) si valorile care devin incorecte datorit calculelelor unor
formule.
33

Pentru identificarea automat a valorilor incorecte se parcurg etapele urmtoare.

1. Se afiseaz bara de unelte Auditing prin ToolsAuditingShow
Auditing Toolbar.
2. Se actioneaz butonul Circle Invalid Data.
Pe foaia de calcul, celulele care contin valori neconforme restrictiilor
impuse apar ncercuite, dup cum este artat n figura alturat.
Observatii. Sunt marcate concomitent cel mult 255 de celule cu date
incorecte. Dac foaia de calcul contine mai mult de 255 de astfel de celule, dup o prim marcare si
corectare se repet procesul.
n cazul unor restrictii care implic formule de calcul ale limitelor, este nevoie s se
recalculeze foaia nainte de localizarea celulelor incorecte. Recalcularea nu este cerut dac este
selectat optiunea de recalculare automat.
Pentru a vedea restrictiile si mesajele de eroare ale unei celule se activeaz celula si se d
comanda Validation (meniul Data).

Vizualizarea dependentelor dintre celule

n cazul existentei unor formule n celulele foii de calcul, Microsoft Excel poate s semnaleze grafic
legturile dintre celulele care contin formule si celulele care furnizeaz argumente pentru functii.
Utiliznd uneltele bareiAuditing se pot localiza celulele care contin argumentele functiei din celula
activ sau celulele care depind de celula activ. Dac formula afiseaz o valoare de eroare (cum ar
fi #VALUE), se poate localiza celula care este cauza erorii.
Observatie. nainte de utilizarea uneltelor Auditing se va asigura c foaia de calcul
afiseaz obiectele grafice (n fisa View a dialogului Options, meniul Tools, este selectat n
grupul Object optiunea Show all sauShow placeholders.

Localizarea formulelor care utilizeaz valoarea din celula activ

1. Se afiseaz bara de unelte Auditing (prin Auditing din meniul Tools si comanda Show
Auditing Toolbar).
2. Se activeaz celula pentru care se studiaz dependentele.
3. Prin actionarea uneltei Trace Dependents se traseaz
automat sgeti la celulele care se refer la celula activ. Actionnd din
nou Trace Dependents se vor trasa toate nivelele de dependent
ascendent pornind de la celula activ.
Configuratia obtinut este similar celei ilustrate n figura
alturat.
Observatii. Sgetile albastre arat celulele dependente de cea
activ, sgetile rosii indic acele celule care produc erori.
Pentru selectarea celulei de la cellalt capt al sgetii se poate efectua un dublu click pe
sgeata respectiv.
n cazul modificrii formulelor, inserrii de celule, linii/coloane etc. sgetile trasate sunt
eliminate automat de pe foaia de calcul. Refacerea lor implic reluarea ntregului proces de
vizualizare a dependentelor.

Localizarea celulelor care contin argumentele unei formule

1. Se afiseaz bara de unelte Auditing.

2. Se activeaz celula care contine formula analizat.
3. Prin actionarea uneltei Trace Precedents se traseaz automat sgeti de la celulele cu
argumente la celula cu formula. Pentru vizualizarea tuturor nivelelor de precedent se actioneaz de
dou ori Trace Precedents.
34

Observatie. Pentru semnificatia culorilor sgetilor si navigarea ntre celulele dependente se

vor citi observatiile din sectiunea precedent.

Localizarea
celulelor
situate
care contin argumentele unei formule

alt

foaie

de

calcul

si

Dac argumentele functiei analizate se afl n celule dintr-o alt foaie de calcul, mai nti se va
deschide foaia respectiv.
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing.
2. Se activeaz celula care contine formula analizat.
3. Prin actionarea uneltei Trace Precedents se traseaz automat sgeti de la celulele cu
argumente la celula cu formula. Pentru vizualizarea tuturor nivelelor de precedent se actioneaz de
dou ori Trace Precedents. Referintele la celulele altei foi au la extremitate o pictogram
reprezentnd o foaie de calcul.
4. Prin dublu click pe o sgeat care punctez la alt foaie se deschide un dialog Go to prin
intermediul cruia se poate naviga ctre celulele referite.

Eliminarea sgetilor care arat dependentele dintre celule

1. Se afiseaz bara de unelte Auditing.

2. Pentru eliminarea unui nivel de sgeti ncepnd cu celula dependent cea mai deprtat
de celula activ, se activeaz Remove Dependent Arrows. Actionarea din nou a uneltei elimin
urmtoarele nivele de sgeti.
3. Pentru eliminarea unui nivel de sgeti ncepnd cu celula precedent cea mai deprtat
de celula activ, se activeaz Remove Precedent Arrows. Actionarea din nou a uneltei elimin
urmtoarele nivele de sgeti.
4. Pentru eliminarea tuturor sgetilor din foaia de calcul se actioneaz unealta Remove All
Arrows.

Localizarea sau schimbarea referintelor dintr-o formula

Microsoft Excel dispune si de un instrument direct, Range Finder, de localizare a referintelor

dintr-o formul.
1. Se activeaz celula care contine formula analizat.
2. Prin dublu click pe celul se coloreaz, n mod automat si cu culori diferite, chenarele
celulelor care contin argumentele functiei.
3. Prin dragarea chenarelor colorate se poate modifica referinta ctre o alt celul sau zon
de celule. Utiliznd mnerul de dragare din coltul dreapta jos se poate extinde sau restrnge
domeniul argumentului respectiv.
4. Se termin n mod uzual cu ENTER (pentru formule simple) sau CTRL+SHIFT+ENTER
(pentru formule tablou).

Localizarea erorilor din functii

Valorile de eroare apar afisate ntr-o celul atunci cnd formula din acea celul nu poate fi
evaluat n mod corect. Microsoft Excel dispune de un mecanism prin care se pot localiza celulele
care provoac eroare n evaluarea unei functii. Valorile de eroare afisate sunt enumerate n
sectiunea urmtoare.
1. Se afiseaz bara de unelte Auditing.
2. Se activeaz celula care afiseaz eroarea.
3. Se actioneaz unealta Trace Error.
35

Observatie. Dac exist mai mult de un drum ctre o celul care provoac eroarea, pentru
vizualizarea acestora se va actiona de dou ori Trace Error.
Valori de eroare
Valoare
eroare
#####
#VALUE!

#DIV/0!
#NAME?

#N/A

#REF!
#NUM!

#NULL!

de Semnificatie
Valoarea care se afiseaz
necesit mai multe caractere
dect permite ltimea celulei.
Este utilizat un tip eronat de
argument sau operand (care
nu poate fi eventual corectat
de
instrumentul
de
autocorectare a formulelor,
prin conversii uzuale de tipuri
de date).
Se ncearc o mprtire prin
zero.
Un text dintr-o formul nu este
recunoscut ca referint.

Observatii
Se redimensioneaz celula sau se
modific formatul de afisare.

n afar de greselile de scriere a

denumirilor este posibil ca un
nume definit anterior s nu mai
existe.
O valoare nu este disponibil Apare de obicei atunci cnd se
pentru o functie sau o formul. omit
argumente
obligatorii
pentru o functie, cnd formule
tablou se refer la argumente cu
dimensiuni mai mari sau cnd o
functie definit de utilizator nu
este gsit.
O referint nu este valid.
Prin eliminarea unor celule este
posibil ca referintele s se
deprecieze.
Sunt probleme cu un numr Apare de obicei atunci cnd se
dintr-o functie sau formul.
trece o valoare nenumeric
pentru un argument numeric sau
cnd o functie iterativ nu poate
ajunge la un rezultat.
Intersectia a dou domenii este Apare frecvent atunci cnd se
vid.
omite virgula la specificarea unei
reuniuni de domenii.

36

Capitolul 6. Prelucrarea datelor

Procesul de prelucrare a datelor cu ajutorul calculatorului electronic cuprinde ansamblul
operaiilor de culegere, transmitere, nregistrare, selectare, combinare, sortare, calculare, grupare i
stocare a datelor n vederea obinerii de informaii.
Datele primare, aprute ca urmare a producerii unui fenomen sau proces economic, pentru a
deveni informaii sunt supuse procesului de prelucrare.
Etapele procesului de prelucrare a datelor sunt :
a)
Pregtirea
datelor
iniiale
pentru
introducerea acestora n procesul de
prelucrare, presupune efectuarea unor operaii manuale legate de: nscrierea datelor n momentul i
la locul procedurii unui proces sau fenomen economic n nite documente (documente primare);
verificarea corectitudinii datelor din documente - operaie efectuat de persoane care au aceast
competen; codificarea datelor - operaie ce const n atribuirea unor coduri numerice sau
alfanumerice datelor care se exprim prin cuvinte.
b) Transmiterea
datelor
ctre
compartimentele specializate n prelucrri cu
ajutorul calculatorului. Pentru aceasta serviciile funcionare din cadrul societii comerciale
aranjeaz documentele primare pe genuri de operaii (sortare sistematic)
i n ordine
cronologic, dup care le pred persoanelor care se ocup n continuare cu prelucrarea datelor
sub forma pachetelor de documente.
c) Introducerea datelor n baza de date - activitate specific sistemului informatic,
const n preluarea datelor din documentele primare transmise de serviciile funcionare sub forma
pachetelor de documente i introducerea acestora n memoria intern sau extern a sistemului
electronic de calcul sub form de colecii de date. Pentru culegerea i nregistrarea corect a datelor
n coleciile de date, operatorul trebuie s aib la dispoziie o machet cu structura datelor dintr-o
colecie prin intermediul creia, analistul de sistem, indic ordinea nregistrrii datelor i
numrul maxim de caractere prin care acestea se reprezint. Astfel, operatorul avnd aceast
machet va culege datele din documentele primare i le va introduce n memorie (intern sau
extern) innd seama de ordinea indicat prin machet i de spaiul afectat fiecreia. Aceast
operaie se execut pe baza unui program aplicativ stocat anterior n memoria intern, folosind o
tastatura si un monitor pentru culegerea i transmiterea datelor ctre memoria intern i o unitate
periferic (de disc magnetic, disc flexibil) cu rolul de a nregistra datele n colecii de date pe
memoria extern la ieirea din sistem.
d) Prelucrarea datelor se realizeaz n ntregime de ctre sistemul electronic de calcul pe
baza unor programe aplicative adecvate, n cadrul acestei etape se pot include urmtoarele
operaii:

validarea datelor introduse n coleciile de date. Operaia const n verificarea

corectitudinii datelor nregistrate din punctul de vedere al naturii lor (numerice, alfabetice sau
37

alfanumerice) i al numrului de caractere prin care s-au memorat i se realizeaz pe baza

unui program special ce se afl n cadrul unui program de creare a bazei de date;

sortarea datelor dintr-o baz de date are ca obiectiv ordonarea datelor n funcie de
necesitile procesului de prelucrare. Criteriile dup care se face sortarea sunt de asemenea date
printr-un program aplicativ de sortare;
combinarea (interclasarea) datelor const n unirea datelor din dou sau mai multe colecii dup
criterii stabilite prin programul aplicativ;
calcularea datelor, operaie ce duce la efecturi de calcule aritmetice sau logice asupra datelor
supuse prelucrrii pe baza unui program aplicativ n vederea obinerii de informaii.
e)
Redarea rezultatelor prelucrrii (a informaiilor) sub forma situaiilor de ieire,
situaii care pot fi obinute fie pe ecranul monitorului, fie la imprimant prin tiprirea acestora pe
hrtie. Situaiile de ieire obinute de la imprimant sunt transmise utilizatorilor n timp util pentru
a le folosi n procesul de analiz i decizie.
f) Stocarea datelor i informaiilor este operaia final a unui proces de prelucrare
automat a datelor i este necesar pentru reluarea prelucrrii dup alte criterii i cerine. Ca atare,
datele iniiale nregistrate n colecii de date sunt pstrate sub forma bazelor de date sau a fiierelor,
alturi de datele care au rezultat dintr-un proces de prelucrare dar care urmeaz s fie utilizate n
alte procese de prelucrare automat. Pentru aceasta, i aceste date sunt nregistrate sub forma
coleciilor de date n bazele de date.
Procesul de prelucrare automat a datelor este un proces complex la care particip o serie
de persoane specializate n activitatea de analiz i proiectarea de sisteme informatice, precum i
utilizatori neinformaticieni care exploateaz bazele de date pe baza programelor elaborate de
informaticieni.

38

Capitolul 7. Transpunerea datelor pe support

n afar de gestionarea fiierelor, My Computer permite i gestionarea discurilor.

Exceptnd manipularea fiierelor i directoarelor aflate pe un disc, My Computer ofer modaliti de
realizare a unor operaii specifice lucrului cu discuri.
Formatarea

Pentru formatare se selecteaz comanda Format din meniul File sau se execut un click dreapta pe
pictograma corespunztoare discului i se alege Format.
Din caseta de dialog Format se pot specifica urmtoarele:
1. Capacitatea la care dorim s formatm discul (Capacity),
2. Modul de formatare (Format type),
3. Alte opiuni (Other options).
Copierea discurilor
S presupunem c dorim s facem o copie a discului aflat n unitatea A. Pentru aceasta
facem urmtoarele:
1. Selectm pictograma corespunztoare unitii A.
2. Selectm comanda Copy Disk din meniul File.
3. Selectm sursa i destinaia n caseta de dialog Copy Disk.
4. Apsm butonul Start.
Coninutul discului destinaie este ters n ntregime.

39

Etichetarea unui disc

Se execut un click dreapta pe pictograma corespunztoare discului i se selecteaz
opiunea Properties. n pagina General se poate introduce eticheta discului.

Se recomand s copiai datele copie de rezerv pe dispozitive externe, cum ar fi CD-ROMuri sau DVD-ROM-uri, deoarece aceasta v permite s restabilii datele originale n eventualitatea n
care computerul se defecteaz.
40

S ncercm s copiem datele copie de rezerv pe care le-ai creat anterior n Crearea unui fiier
copie de rezerv pe un CD-ROM.
1.

Facei clic cu butonul din dreapta pe datele copie de rezerv de pe desktop, indicai

spreTrimitere la, apoi facei clic pe Unitate DVD-RW .

Se afieaz caseta de dialog Inscripionare pe disc i se deschide unitatea de inscripionare CD.

2.

ncrcai un CD-ROM inscriptibil, cum ar fi CD-R sau CD-RW, n unitatea de inscripionare

CD.Se afieaz caseta de dialog Inscripionare pe disc.

3.

Introducei titlul pentru CD-ROM.

41

4.

Facei clic pe Deschidere folder pentru vizualizarea fiierelor.

5.

Facei clic pe Scoatere pe ecranul de folder.

Se deschide unitatea de inscripionare CD.

42

6.

Verificai dac au fost copiate datele copie de rezerv.

ncrcai CD-ROM-ul pe care ai copiat datele copie de rezerv n unitatea de inscripionare CD, apoi
facei clic pe Deschidere folder pentru vizualizarea fiierelor..

Dac datele copie de rezerv se afieaz n lista de fiiere, atunci datele copie de rezerv au fost
copiate cu succes.

43

NOTE
Nu ncercai s copiai mai multe fiiere dect poate cuprinde CD-ul. Verificai instruciunile
de pe CD pentru a vedea capacitatea fiecrui CD. Pentru fiierele care sunt prea mari pentru a
intra pe un CD, avei posibilitatea s le copiai pe un DVD inscripionabil (DVD-R sau DVD+R) sau
pe un DVD reinscripionabil (DVD-RW sau DVD+RW). Cu toate acestea, Windows XP nu accept
copierea pe DVD-uri, prin urmare, trebuie s utilizai un software de creare a DVD-urilor.
Asigurai-v c avei suficient spaiu disc pe hard disc pentru a stoca fiierele temporare
create n timpul procesului de scriere pe CD. Pentru un CD standard, Windows rezerv pn la
700 de megaoctei (MO) din spaiul liber disponibil. Pentru CD-urile de capacitate mare, Windows
rezerv pn la 1 gigoctet (GO) de spaiu liber disponibil.
Dup ce copiai fiierele sau folderele pe CD, avei posibilitatea s vizualizai CD-ul pentru a
v asigura c fiierele s-au copiat.

Salvarea unui document pe un dispozitiv de memorie USB

1.

Introducei dispozitivul de memorie ntr-un port USB.

44

2. Facei clic pe fila Fiier.

3. Facei clic pe Send to.
4. Sub Dispozitive cu stocare amovibil, facei dublu clic pe dispozitivul de memorie USB.

45