Sunteți pe pagina 1din 16

Generalitati in realizarea unui proiect finantat cu fonduri europene

Pentru alegerea unui program de finantare trebuie parcurse mai multe etape. Potrivit
unui ghid publicat definantare.ro, mai nti trebuie s stabilii o list de idei generale
de proiect legate de activitatea organizaiei dumneavoastr pentru care dorii s
solicitai finanare. Putei ncepe s discutai ideile cu oamenii politici, funcionarii i
alte personaliti-cheie din zona dumneavoastr.
Asemenea persoane vor fi n mod particular dispuse s susin un eventual proiect
dac obiectivele lui au o legtur cu interesele acestor persoane i dac proiectul
pare bine conceput i susceptibil de reuit. Chiar dac avei destule resurse
financiare pentru a v conduce proiectul spre realizare, un sprijin local este binevenit;
uneori se poate dovedi chiar vital. Vei avea nevoie de bunvoina i influena altor
persoane dac lucrurile merg ru sau dac dorii s lansai un alt proiect n aceeai
zon;
2. consultai sursele de informaii privitoare la programele de finanri nerambursabile
aflate n desfurare sau n pregtire pentru lansare;
3. analizai obiectivele i prioritile diferitelor programe de finanare, criteriile de
eligibilitate, criteriile de evaluare a proiectelor; evitai s interpretai nejustificat de
favorabil aceste criterii, pentru c analiza comisiei de evaluare singura care
conteaz, n cele din urm este neutr;
4. analizai tipurile de proiecte finanate anterior n cadrul programelor de finanare
(atenie: de multe ori, finanatorul modific unele caracteristici ale licitaiei curente de
proiecte fa de licitaiile anterioare organizate n cadrul aceluiai program de
finanare);
5. analizai condiiile financiare: suma minim i maxim care poate fi solicitat,
nivelul i structura contribuiei cofinanrii care trebuie asigurat de solicitant;
6. identificai termenul limit de depunere a proiectelor de finanare.
Pentru o eficien maxim a procesului de cutare de finanri, se recomand
dezvoltarea unui dialog cu finanatorii nainte de a ncepe realizarea propriu-zis a
proiectului de finanare. Utilizai adresele la care pot fi solicitate informaii
suplimentare (de obicei, prin intermediul email-ului sau fax-ului) pentru a clarifica
nelmuririle care apar pe parcursul procesului de realizare a proiectului de finanare.
Putei avea n vedere mai muli finanatori pentru acelai proiect, modificnd parial
proiectul pentru a rspunde solicitrilor specifice ale fiecruia dintre ei. n plus, unii
finanatori doresc s finaneze proiecte n colaborare cu ali finanatori.

Avei permanent n vedere data limit de depunere a proiectelor. Realizarea unui


proiect de calitate presupune o coordonare destul de complex n plus, de foarte
multe ori apar diverse situaii neprevzute care pot prelungi foarte mult finalizarea
proiectului; calitatea proiectului depinde esenial de calitatea persoanelor i resurselor
utilizate, iar identificarea i atragerea n proiect a persoanelor cele mai potrivite
pentru atingerea obiectivelor vizate poate necesita un timp destul de mare.
n alegerea programului de finanare trebuie s inei cont de planificarea intern a
dezvoltrii organizaiei, adic activitile pentru care solicitai finanare, innd cont
de faptul c procesul de evaluare a proiectelor de finanare dureaz, de regul, cel
puin 1 lun (pentru unele programe de finanare acest interval de timp putnd fi
chiar de mai multe luni). n plus, n cazul ctigrii licitaiei de proiecte, formalitile
legate de semnarea contractelor specifice necesare pentru nceperea efectiv a
finanrii pot dura o perioad de cel puin nc 1 lun.
Ce cuprinde un proiect de finanare?
Cea mai important sarcin este realizarea cererii de finanare. Conceptul care st la
baza acestei abordri este acela c prin fragmentarea procesului n etape mici se
simplific rezolvarea sarcinii.
Atenie: NU pierdei din vedere imaginea de ansamblu!
Ordinea n care este citit o propunere tipic nu este aceeai cu cea n care ea
trebuie elaborat.
Ordinea n care vi se cere s v prezentai proiectul v poate conduce adesea pe o
pist fals. Ordinea uzual a prilor unei propuneri este construit pentru a crete
acurateea i nelegerea sa atunci cnd este evaluat i este ineficient dac este
aplicat n procesul de scriere a propunerii.
Ordinea tipic a propunerii atunci cnd este citit:

scrisoarea de intenie (separat de dosar);


pagina de titlu;
rezumat;
introducere;
problema vizat i scopul stabilit;
justificarea problemei;
obiective;
activiti;
evaluare durabilitate / finanri ulterioare;
buget
anexe.

Ordinea n care sunt abordate elementele propunerii atunci cnd aceasta este
elaborat:
Elemente principale

problema vizat i scopul stabilit;


obiective;
activiti;
evaluare;
buget.

Elemente suplimentare

justificarea problemei;
durabilitate / finanri ulterioare;
introducere;
pagina de titlu;
rezumat;
anexe.

Funcie de experiena anterioar a solicitantului, activitatea de stabilire i obinere a


anexelor poate fi desfurat n paralel cu activitatea de redactare a diferitelor
componente ale proiectului.
n cazul finanrilor nerambursabile acordate prin programe ale Uniunii Europene, un
proiect de finanare are, de regul, urmtoarele componente:
cererea de finanare, bugetul proiectului (uneori inclus n formularul cererii de
finantare), matricea logica a proiectului (uneori), CV-uri ale persoanelor care vor lucra
n activitatile din proiect, documente doveditoare ale statutului juridic al solicitantului
si partenerilor, anexe facultative (date statistice, grafice, studii, elemente ale unor
strategii aflate n derulare sau n proiect, rezultate ale altor activitati relevante pentru
proiect n general, informatii care pot fi utilizate ca argumente pentru proiect).
Cum construiesc schema unui proiect?
Schema proiectului d att o imagine clar a componentelor proiectului, ct i baza
pentru constituirea unui sistem de monitorizare.
Obiectivele proiectului sunt descrise ntr-o coloan care prezint resursele consumate
de proiect pentru a fi transformate n rezultate, resurse care contribuie la realizarea
scopului proiectului i, n cele din urm, la realizarea misiunii proiectului. Aceast
coloan, numit rezumat, este legat de a doua coloan, care definete principalele
ipoteze pe care se bazeaz conexiunile dintre resurse, rezultate, scopuri i misiune. A
treia coloan identific indicatorii calitativi care msoar gradul de realizare a
obiectivelor proiectului la diferite nivele.

n contextul rezumatului, principalele elemente ale proiectului sunt definite ca misiuni,


scopuri, rezultate i resurse.
Trebuie menionate, ns, i cteva dintre limitele utilizrii schemei proiectului. Ea nu
poate nlocui procesele riguroase de formulare i apreciere a proiectului. Proiectele
sunt ntreprinderi dinamice, iar schema proiectului descrie situaia la un moment dat.
Acest pericol poate fi evitat, desigur, prin actualizarea schemei ori de cte ori situaia
se schimb suficient de mult.

Cum se construiete un proiect?


n cazul unora dintre finanatori, nainte de realizarea propriu-zis a proiectului de
finanare, este necesar trimiterea unei scrisori de intenie, constnd ntr-o prezentare
general a proiectului care trebuie s indice cu claritate relevana problemei vizate i
a soluiei propuse, perioada de desfurare i costul estimativ.
Aceast scrisoare are rolul de evita situaiile n care solicitanii consum resurse
importante pentru realizarea unor proiecte de finanare care ns au de la nceput
anse reduse de a fi aprobate (lipsa de interes a finanatorului pentru problema vizat
prin proiect, credibilitate sau experiena insuficient a solicitantului etc.). Un rspuns
pozitiv nseamn, practic, c proiectul are anse importante de succes, dac proiectul
este realizat n condiii bune.
Pentru construirea proiectului se pornete de la informaiile cuprinse n pachetul
informativ. Activitatea trebuie concentrat n dou direcii:
A.Completarea formularelor obligatorii (cerere de finanare, buget, matrice
logic, plan de afaceri etc.);
B.Colectarea informaiilor anex necesare (statut juridic al solicitantului i
alte documente cu caracter juridic, CV-uri ale echipei proiectului, informaii
care pot fi utilizate n argumentarea proiectului).
Ordinea n care sunt organizate informaiile ntr-o cerere de finanare este ordinea
optim pentru evaluarea sa.
Completarea cererii, ns, trebuie realizat n alt ordine, foarte util n acest sens
fiind matricea logic a proiectului (daca aceasta exist).
O ordine de elaborare a elementelor proiectului de finanare ar putea fi urmtoarea:
a.Definirea problemei care trebuie rezolvata. n acest scop trebuie identificate
problemele majore existente, dintre care trebuie selectata o singura problema care va
fi vizata de proiectul dumneavoastra.
b.Stabilirea scopului proiectului: de regula, reprezinta rezolvarea problemei sau

stadiul la care dorim sa ajunga ea n urma derularii proiectului. Scopul trebuie sa fie
unic si sa aiba o formulare concisa.
c.Stabilirea obiectivelor proiectului: reprezinta etape care trebuie atinse pentru
atingerea scopului atentie: obiectivele reprezinta ceea ce doriti sa obtineti, nu ceea
ce faceti pentru a obtine ceea ce doriti. Astfel, daca exista numai un singur mod de
ndeplinire a unui obiectiv pe care l-ati stabilit, este probabil sa fi stabilit de fapt o
activitate.
d.Stabilirea activitatilor. n aceasta etapa trebuie sa determinati ce anume trebuie
facut pentru atingerea fiecarui obiectiv (stabilirea actiunilor), sarcinile care trebuie
ndeplinite n cadrul fiecarei actiuni (informatii esentiale n evaluarea necesarului de
resurse si planificarea n timp), personalul necesar. Resursele utilizate n aceste
activitati se vor regasi n buget. Aveti n vedere necesitatea argumentarii avantajelor
si prezentarii riscurilor acestor activitati, demonstrnd c ai studiat i alte soluii
posibile eventual aplicate n alte situaii similare atunci cnd ai ales soluiile
propuse n proiectul dumneavoastr.
e.Stabilirea planului de evaluare. Evaluarea este necesara pentru a putea stabili n
fiecare moment n ce conditii de calitate organizatia face ceea ce si-a propus.
Evaluarea se concentreaza asupra a 4 aspecte majore: resurse investite n proiect,
activitati desfasurate, rezultate obtinute, beneficii realizate. Pentru a putea fi
realizata, ea necesita, de regula, informatii sistematice, ceea ce face necesara
organizarea unei monitorizari a proiectului. Costurile monitorizarii si evaluarii trebuie
incluse n bugetul proiectului.
f.Realizarea bugetului. Categoriile principale de cheltuieli se refera la resurse umane,
echipamente si bunuri, transport, cheltuieli administrative, alte costuri si servicii,
costuri aferente cladirilor si terenurilor (uneori), rezerve pentru situatii neprevazute
(uneori), fiecare categorie de cheltuieli trebuind sa fie detaliata n buget. Cheltuielile
trebuie, de regula, grupate si functie de sursa din care vor fi acoperite: contributia
solicitantului sau partenerilor, respectiv cofinantarea nerambursabila.
Observatie: realizarea bugetului dureaza destul de mult timp, planificati-va
corespunzator activitatea de realizare a proiectului.
Uneori finantatorul nu ofera ntreaga suma solicitata prin bugetul proiectului
dumneavoastra, pentru ca nu a nteles argumentele privind necesitatea anumitor
cheltuieli sau pentru ca a considerat suma nejustificat de mare. Daca acest lucru va
afecta calitatea rezultatelor proiectului, comunicati acest lucru finantatorului.
g.Justificarea proiectului: argumentati importanta si urgenta problemei vizate n
proiect, avantajele pe care solutia de rezolvare propuse de proiect le care fata de alte
alternative, capacitatea solicitantului si partenerilor de a desfasura proiectul.
h.Durabilitatea proiectului modul n care vor fi finantate activitatile din proiect dupa
ncheierea finantarii nerambursabile. Finantatorii sunt interesati, cel mai adesea, ca
proiectele pe care le finanteaza sa traiasca ct mai mult timp, vor sa faca investitii pe
termen lung. Continuarea proiectului poate fi finantata din alt grant al aceluiasi
finantator sau acordat de alt finantator, venituri aduse de activitatile proiectului, alte
surse de finantare. Daca intentionati sa solicitati pentru continuarea proiectului o alta
transa de finantare, informati de la nceput finantatorul si argumentati foarte bine

aceasta solicitare.
i.Stabilirea titlului proiectului: trebuie sa atraga atentia, sa evidentieze rezultatele si
avantajele proiectului, sa fie clar si concis, dar evitnd acronimele si termenii tehnici
sau de jargon.
j.Realizarea rezumatului proiectului: trebuie sa cuprinda prezentarea problemei
vizate, prezentarea solicitantului si a credibilitatii sale, prezentarea succinta a
obiectivelor, a activitatilor si a metodologiei de evaluare, costul total al proiectului, a
contributiei solicitantului si a cofinantarii solicitate, durabilitatea proiectului.
Rezumatul este ultima componenta redactata.

Cum exprimm scopul proiectului?


Scopul unui proiect reprezint, de regul, rezolvarea problemei sau stadiul n care
dorim sa ajung problema n urma derulrii proiectului.
Recomandri:
enunul trebuie sa fie scurt i concis;
nu trebuie s apar necesitatea de a folosi conjuncia i pentru a despri 2
propoziii; daca se ntmpla acest lucru, s-ar putea sa fie vorba de 2 scopuri;
de asemenea, folosirea cuvntului prin atrage dup el explicaii cu privire la modul
n care va fi atins scopul proiectului; nu este cazul a se face acest lucru n aceasta
seciune.
Ce sunt obiectivele unui proiect?
Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obinut n efortul de atingere a scopului
proiectului i, implicit, a rezolvrii problemei. Pe msur ce organizaia/instituia
atinge obiectivele proiectului, discrepana dintre stadiul actual i scop se ngusteaz.
Obiectivele sunt pai ce trebuie fcui pentru a ne apropia de scop. Vorbim despre
obiective la plural pentru ca este greu de presupus ca poate fi vorba despre unul
singur. Ele se vor stabili gradat, n concordanta cu intervalele de timp avute n vedere
pentru realizarea proiectului, fiind specifice unei anumite perioade.
n vederea formulrii corecte a obiectivelor se va raspunde cu precizie la urmatoarele
ntrebri:
Care sunt zonele cheie pe care dorim s le schimbm prin acest proiect?
Care este segmentul de populaie care va fi implicat n schimbare? (atenie, aici
trebuie sa avem n vedere nu numai grupul-int care, de altfel, va fi stabilit cu
precizie ci i categoriile de populaie cu care acesta interactioneaz major!)

Care este direcia schimbrii pe care o dorim? (cretere sau mbuntire, descretere
sau reducere)
Care este gradul sau proporia schimbrii?
Care este termenul (sau intervalul de timp) prevzut pentru atingerea gradului de
schimbare?
Trebuie avut mare atenie atunci cnd se enun obiectivele pentru a nu se confunda
cu activitile. Acestea din urm descriu cum se ndeplinesc obiectivele. Obiectivele
reprezint un sfrit, n timp ce metodele reprezint un drum.
Cea mai bun regul de deosebire a lor este urmtoarea: dac exist un singur mod
de a ndeplini obiectivul pe care l-ai enunat, probabil c, de fapt, ai enunat o
aciune.
O alt metoda de a verifica dac ceea ce se enuna este un obiectiv sau nu, este
folosirea iniialelor unor cuvinte care reprezint caracteristicile pe care trebuie s le
ntruneasc obiectivele, iniiale care, una lng alta, compun cuvntul englezesc
SMART (iste):
S specific este obiectivul clar: cine, ce, cnd, unde, cum, grup-int?
M msurabil sunt msurabile rezultatele?
A abordabil este un obiectiv care poate fi, n general, atins?
R realist are organizaia resursele necesare pentru atingerea lui n timpul
dat?
T ncadrare n timp exist un termen limit?
Scopul i obiectivele unui proiect sunt diferite de scopul i obiectivele organizaiei,
dei n mod normal exista o legtura ntre ele.

Ce cuprind activitile unui proiect?


Seciunea din proiect referitoare la activiti cuprinde descrierea detaliat a ceea ce
organizaia/instituia urmeaz s ntreprind pentru atingerea obiectivelor. Activitatea
este un mijloc de a atinge un obiectiv. Trebuie reinut faptul c, pentru atingerea unui
obiectiv, este necesar punerea n practic a mai multor metode. Dac pentru
obiectiv nu se poate defini dect o metoda de a fi atins, nseamn ca obiectivul
respectiv este de fapt o activitate.
Acest capitol trebuie s cuprind:

enunarea fiecrei activiti n parte.


specificarea responsabilului activitii respective;

specificarea resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp)


descrierea secvenelor n timp si modul cum se interfereaz activitile.

Pentru a elabora activitile prin care se atinge un obiectiv, rspundei-v la


urmtoarele ntrebri:
ce anume avei de fcut pentru atingerea obiectivelor (rspunsul la aceasta ntrebare
l constituie aciunile ce trebuie ntreprinse);
ce sarcini trebuie ndeplinite n cadrul flecarei aciuni (rspunsul va ajuta sa evaluai
resursele de care avei nevoie si planificarea n timp);
ce resurse sunt necesare pentru ndeplinirea fiecrei sarcini;
care sunt datele de ncepere si terminare a sarcinilor (rspunsul la aceasta ntrebare
va ajuta sa determinai secvenele n timp);
cum se vor selecta participanii (rspunsul va ajuta sa va dai seama daca vei avea
oamenii necesari pentru ducerea activitilor la bun sfrit).
Recomandri:
resursele specificate la seciunea activiti trebuie s corespund cu resursele
cerute n buget;
fiecare resursa menionat (personal, echipament s.a.) va trebui tradus n bani i
regsit n buget;
explicai motivele care v-au fcut s alegei metodele pe care le-ai ales;
facei o scurt discuie despre riscul punerii n practica a metodelor respective; artai
de ce metodele pe care le-ai ales implica o probabilitate mare de atingere a
obiectivelor.

Cum construim un plan de evaluare?


Aceast ntrebare se refer la planul pe baza cruia membrii organizaiei/instituiei
urmeaz s evalueze proiectul, att la terminarea lui, dar i pe parcurs, la diferite
momente intermediare.
Evaluarea reprezint emiterea de judecai privind progresul nregistrat pe calea
atingerii obiectivelor propuse. Motivele pentru care o activitate a unei organizaii
neguvernamentale este evaluat sunt diverse. O analiz simpl a acestor motive va
identifica factori interni (care provin din interiorul organizaiei membri, consiliu de
conducere, angajai, simpatizani) i factori externi (beneficiari, finanatori, sponsori,
contractani, alte ONG, publicul general). Astfel, la ntrebarea De ce evalum?
putem identifica cauze interne i cauze externe, cteva dintre cele mai des ntlnite
aflndu-se mai jos:

Motivaii interne:

pentru a vedea dac facem ceea ce trebuie;


pentru a obine informaii i reacii dac ceea ce facem e necesar n luarea deciziilor;
pentru aprecierea performanelor organizaiei n raport cu standardele de
performan intern n scopul mbuntirii performanelor;
ne ajut s nvm din greeli i astfel s pregtim succesele viitoare.
Motivaii externe:
pentru c finanatorii doresc s se asigure organizaia cheltuiete banii aa cum a
prevzut n cererea de finanare;
pentru c organizaia dorete s dovedeasc faptul c deruleaz proiecte i asigur
servicii de care este nevoie, acoper nevoile beneficiarilor i este capabil s fac
ceea ce afirm c poate face;
pentru a arta c suntem competitivi prin prisma raportului cost/beneficii;
pentru aprecierea performanelor organizaiei n raport cu standardele de
performan externe;
pentru a compara activitatea cu ceea ce altor organizaii similare.
Evaluarea se concentreaz asupra 4 aspecte principale:
resurse investite;
activiti desfurate;
rezultate obinute;
beneficii realizate.
Pentru a putea fi realizat, evaluarea necesit, n cele mai multe cazuri, culegerea de
date pe toat perioada derulrii proiectului, adic monitorizarea proiectului.
Monitorizarea este procesul de colectare sistematic i analizare a informaiilor cu
privire la activitaile organizaiei.
Monitorizarea ne ajut sa efectuam o verificare regulat a ceea ce facem n mod
curent: informaiile pot reprezint indicatori att cantitativi, ct i calitativi.
Planul de evaluare trebuie s cuprind deci referiri la modul cum vor fi culese
informaiile cu privire la derularea proiectului (cum se va face monitorizarea) i la felul
n care se va aprecia msura n care au fost atinse obiectivele i s-au obinut
rezultatele preconizate.
Pentru a putea spune ca facei o evaluare corecta a proiectului trebuie ca la sfritul
procesului de evaluare s putei rspunde la urmtoarele ntrebri:
n ce msur proiectul si-a atins obiectivele propuse?
n ce msur atingerea acestor obiective poate fi atribuit n mod direct proiectului
dvs.?

n ce msur proiectul s-a desfurat conform planificrii propuse n cererea de


finanare?
Att monitorizarea, ct si evaluarea, nu au obiect i sunt imposibil de fcut n mod
efectiv atunci cnd organizaia nu are foarte bine clarificate si formulate obiectivele.
Activitatea de monitorizare si evaluare trebuie incluse n planificare, iar costurile
necesare efecturii lor trebuie cuprinse n buget.
Cum pregtim bugetul unui proiect?
n sens mai larg, bugetul de proiect poate fi privit ca o planificare a proiectului din
punct de vedere financiar.
Pregtirea unui buget detaliat i realist permite o imagine mai clara a resurselor
necesare atingerii obiectivelor proiectului. Astfel, bugetul atribuie valoare financiar
activitilor proiectului, planificarea generala a proiectului mergnd mna n mna
cu cea a bugetului. De asemenea, reprezint i un important instrument de control al
resurselor financiare ale proiectului, orice abatere trebuie luat n considerare.
Etape n realizarea bugetului:
planificarea activitilor proiectului
estimarea cheltuielilor n detaliu, pentru fiecare activitate i subactivitate
estimarea potenialelor surse de venituri
reconcilierea diferenelor dintre cheltuieli si venituri
fluxul de numerar (bani pentru efectuarea plailor sume, perioade)
aprobarea bugetului
stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor comparativ cu
bugetul, dup nceperea proiectului
revizuirea si actualizarea periodica a bugetului. Recomandri privind ntocmirea
bugetului
ntocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci ncepei din timp;
consultai, la ntocmirea bugetului, toate persoanele implicate n acesta vei avea
mai multe anse s fie realist, i, n plus, v asigurai ca el va fi neles i acceptat n
mod flexibil i nu privit ca o msur birocratica de control
bugetul trebuie sa corespund cu contractul de finanare
Se poate ntmpla ca finanatorul s nu ofere suma totala pe care o considerm
necesar atunci cnd scriem proiectul.
Aceasta poate avea 2 motive: fie nu am explicat aciunea i costul ei asociat destul de
clar, fie c nu am calculat corect fondurile necesare.
De menionat ar fi estimarea contribuiilor personale; este bine s atam o
prospectare a pieei ce ofer produse sau servicii similare, pentru a putea susine
estimrile de pre fcute.

Este bine s explicai finanatorului c dac nu v ofer toata suma pe care ai cerut-o
(i care este bine justificat), proiectul nu va putea atinge toate obiectivele pe care leai propus i c ar trebui s aib n vedere acest fapt, mai ales atunci cnd va evalua
rezultatele proiectului dvs.
Tipuri de buget:
a.buget pe categorii de cheltuieli grupeaz veniturile i cheltuielile pe categorii.
b.buget pe categorii de cheltuieli i pe activiti grupeaz cheltuielile pe categorii i
pe activiti, n cadrul acelui proiect. Este tipul de buget cu care se opereaz atunci
cnd se elaboreaz bugetul proiectului. Utilizndu-l, ne putem asigura de faptul c nu
scpm din vedere nici o activitate i nici o cheltuial.
c.buget pe surse grupeaz cheltuielile pe categorii i pe surse de finanare care
particip cu fonduri. Acest tip de buget reprezint, de obicei, forma sub care bugetul i
se prezint finanatorului cruia i se solicita fonduri, avnd n vedere faptul c orice
finanator dorete sa tie cine mai susine din punct de vedere financiar proiectul
respectiv i n ce msura. Daca se dorete o detaliere privind modul n care s-a ajuns
s se prevad sumele aferente fiecrui tip de cheltuiala, se poate ataa i bugetul de
tip b) (pe activiti).
Cum justificm proiectul?
n cadrul fiecrui proiect trebuie s convingei finanatorul de urmtoarele aspecte:
1.problema abordata n cadrul proiectului este una real, iar amnarea rezolvrii ei
are repercusiuni asupra unui grup semnificativ de ceteni; trebuie s explicai ntr-un
mod ct mai convingtor ce ar urma s se ntmple dac problema respectiva ar fi
lsata nerezolvat;
2.atingerea scopului i, implicit, rezolvarea problemei, va aduce o serie de avantaje
comunitii, societii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie s le
menionai;
3.organizaia dvs. este n msur s abordeze problema respectiva i s duca
proiectul la bun sfrit; explicai ct mai clar argumentele care susin aceasta
afirmaie.
Cum demonstrm durabilitatea proiectului?
Cei mai muli finanatori doresc ca finanarea lor sa contribuie capital la creterea
gradului de cunoatere ntr-un domeniu important; cu alte cuvinte le place sa-si
cumpere un mic loc n posteritate prin contribuia lor financiar. Vor sa vad c
proiectul pe care-l finaneaz triete mai departe de limita propusa n cererea de
finanare pentru ca ei (pe lng celelalte grupuri int) s se poat bucura de
beneficii. Adic vor sa vad ca investiia lor este pe termen lung.
Cei mai muli cuttori de finanare nsa, nu au fora sa gndeasc sau s descrie
proiectul pe care-l propun dect pe durata derulrii trecuta n cererea de finanare.

Nu facei ca ei! Artai finanatorului ca v-ai gndit la derularea n continuare a


proiectului, ca avei contractele necesare pentru a susine financiar proiectul
respectiv, dup ce s-a ncheiat respectiva finanare. Potenialele surse de finanare
viitoare pot include:
granturi ale altor finanatori
taxe pe servicii prestate sau ncasri din vnzarea produselor rezultate din proiectul
respectiv
programe de dotare (sau autodotare)
granturi ale aceluiai finanator (la o finanare ulterioara)
alte surse de finanare
Putei include costul acestor activiti n proiectul dvs. i le putei bugeta n cadrul
finanrii pe care o solicitai. Nu v facei probleme c ai putea fi considerat ingrat de
ctre finanator. Faptul ca va gndii i la alte surse de finanare dect ale lui v va
crete valoarea de manager de proiect.
Este de dorit s includei n aceasta seciune un buget prospectiv, detaliat, care s
scoat n evidenta echilibrul financiar ulterior. Daca avei n vedere s obinei o alt
tran de finanare, este bine sa-l ntiinai pe finanator nc de la nceput despre
acest lucru i s motivai temeinic nevoia de asisten ulterioar. Muli cuttori de
finanare sunt att de concentrai pe prezent nct uit ca finanatorul acord o mai
mare atenie proiectelor care i solicit o finanare susinut.
Ce conine o introducere ntr-o prezentare de proiect?
Introducerea este acea parte a propunerii n care l convingem pe finanator c
organizaia noastr este cea mai potrivit pentru a aborda i rezolva problema de
care se ocupa proiectul nostru. Scopul introducerii este acela de a spori interesul
finanatorului pentru ceea ce face organizaia noastr i de a-l face interesat sa
citeasc mai departe propunerea de finanare.
Introducerea trebuie:
s descrie organizaia noastr i aciunile pe care le ntreprinde;
s prezinte misiunea, scopul i obiectivele organizaiei;
s prezinte corelarea dintre scopul i obiectivele proiectului i scopul i obiectivele pe
termen lung ale organizaiei
s scoat n eviden pregtirea profesional i tiinific a personalului ce se va
ocupa de proiect i ale responsabilului de proiect;
s prezinte persoanele ce pot oferi recomandri;
s prezinte sursele de venituri i alte tipuri de suport de care beneficiaz organizaia
n prezent;
s prezinte oricare alta informaie menit s creasc credibilitatea organizaiei.

Cum stabilim titlul unui proiect?


Titlul proiectului este citit primul (cteodat este tot ceea ce se citete!) n cadrul unui
proiect. Va trebui deci s gsii ceva care sa-l fac pe finanator s mearg mai
departe. S includei n titlu ceva care s-i trezeasc curiozitatea.
De obicei, titlul trebuie:
s fie descriptiv;
s scoat n eviden rezultatele proiectului i nu metodele folosite;
s descrie avantajele pe care le vor ctiga beneficiarii sau societatea de pe urma
proiectului
s fie clar, concis, i uor de inut minte
Daca vrei s vedei cteva exemple de titlu, este de ajuns s deschidei un ziar de
senzaie (cam aa ceva trebuie folosit ca stil si design).
Titlul poate varia ca lungime; cel mai bine ar fi s ntrebai finanatorul cruia i vei
trimite proiectul ce l-a frapat pozitiv la titlurile proiectelor admise la ultima etapa de
finanare.
Sunt finanatori care au reguli stricte n privina numrului de litere folosite ntr-un
titlu. Se spune c e bine sa foloseti 10 sau 13 cuvinte n titlul proiectului tu.
Recomandri:
e bine s nu folosii acronime atunci cnd finanatorul nu menioneaz explicit c
dorete acest lucru
nu facei referine la vasta dvs. cultura (mitologie, cultura generala, istorie, arta etc.);
s-ar putea ca finanatorul dvs. s nu aib aceleai hobby-uri cu ale dvs.
nu ncercai s impresionai finanatorul cu termeni tehnici sau cu elemente de jargon;
dac termenii finanrii nu prevd acest lucru, s-ar putea s nu v facei neles pe
deplin.
Ce cuprinde un rezumat de proiect?
Rezumatul proiectului este o condensare clar i concis a propunerii. Motivele
pentru care o cerere de finanare trebuie s cuprind un rezumat sunt urmtoarele:
de cele mai multe ori, rezumatul este solicitat de ctre finanator;
rezumatul ofer o trecere n revista a capitolelor care urmeaz, fcndu-le astfel pe
acestea mai uor de neles
de multe ori, rezumatul este singura parte a cererii de finanare care se citete,
servind astfel ca unic baz de luare n considerare sau respingere a proiectului
fiind prima parte a propunerii care se citete, solicitantul de finanare poate trezi
interesul finanatorului pentru proiect. Este foarte important ca prima reacie a
cititorului s fie pozitiva.

Un rezumat trebuie s cuprind:


o scurt prezentare a solicitantului
scurt informaie privind credibilitatea solicitantului
prezentarea problemei ce urmeaz a fi abordat
scurt prezentare a obiectivelor
scurt prezentare a modului de atingere a obiectivelor
scurt prezentare a planului de evaluare
menionarea costului total al proiectului, a fondurilor deja primite, fondurilor solicitate
de la finanatorul cruia ii este adresata cererea i a fondurilor solicitate de la ali
finanatori
menionarea modului de finanare n viitor (durabilitatea proiectului)
Ordinea n care sunt trecute aceste elemente n revist n cadrul rezumatului este
puin diferita de cea de mai sus.
Primul lucru pe care finanatorul trebuie s-l ia la cunotina este problema. Aadar,
problema trebuie s fie primul aspect menionat, dup care trebuie s urmeze
celelalte elemente n ordinea prezentata mai sus. Dei rezumatul este prima
componenta a cererii de finanare care se citete, ea se redacteaz dup ce toate
celelalte sunt redactate.
Cum prezint obiectivele?
Rezultatele ateptate reprezint finalitatea proiectului, justificarea existentei sale. De
obicei ele sunt cantitative i calitative. Trebuie s fie msurabile, vizibile i specifice,
reprezentnd, de fapt, atingerea obiectivelor propuse. Pentru a se asigura buna
funcionare a proiectului este bine ca fiecrui obiectiv stabilit iniial s-i coincid un
rezultat, pentru validare.
Cum prezint resursele?
Pentru a putea realiza scopul propus, managerul de proiect va avea la dispoziie
anumite resurse. Din punct de vedere calitativ i cantitativ, la conceperea proiectului
s-a considerat c, utilizate eficient, vor permite atingerea scopului.
Cele mai importante resurse care stau la dispoziia unui manager de proiect sunt:
oamenii, echipamentele, materialele, finanele, tirnpul, informaiile, spaiul, reputaia,
imaginea etc.
Resursele sunt att o sursa de putere, ct i de constrngere. Adesea, ele
functioneaza alternativ: daca aveam timp, nu aveam nevoie de atia oameni; daca
aveam informaii, nu era nevoie de attia bani.

Un alt aspect important privind resursele este c, exceptnd pe cele financiare,


valoarea lor pentru proiect este n general relativ i depinde de capacitatea
manageriala a celor care le folosesc.

Cum se evalueaz proiectele participante la licitaii?


Finanatorul organizeaz o comisie de evaluare, putnd face apel i la experti din
afara propriei sale organizatii.
Dupa eliminarea proiectelor care au fost depuse dup data limita, toate celelalte
proiecte acceptate sunt evaluate din punctul de vedere al conformitii administrative
(proiectele conin toate formularele i anexele obligatorii etap eliminatorie),
eligibilitatii (solicitanii, partenerii acestora i activitaile respecta criteriile stabilite la
lansarea programului etap eliminatorie), calitii propunerilor (proiectele rspund
obiectivelor i prioritilor programului de finanare, in cont de specificul mediului
social, conin elemente de noutate care pot fi replicate sau extinse conform grilei de
punctaj stabilite nainte de lansarea publica a programului de finanare), calitii
bugetului (cheltuielile i veniturile sunt clar i detaliat prezentate, cheltuielile sunt
strict necesare pentru derularea proiectului, veniturile au o probabilitate ridicata de
realizare la nivelul prevazut n buget).
Proiectele care trec etapele eliminatorii de evaluare sunt ierarhizate descrescator
funcie de punctajul total obinut la evaluarea calitii propunerii i a bugetului.
Sunt declarate cstigatoare ale licitatiei proiectele care au nregistrat punctajele cele
mai mari, numarul lor fiind stabilit astfel nct suma totala acordat de finanator s
nu depeasca bugetul total al programului de finanare stabilit initial i anunat de
finanator (acest buget total putnd creste doar n situaii cu totul exceptionale, daca
finantatorul dispune de resurse financiare suplimentare i consider c a primit
proiecte de foarte bun calitate).
Care sunt caracteristicile unui proiect de succes?
Un proiect de succes poate fi caracterizat astfel:
Cererea de finanare este clar i logic elaborat i uor de studiat, chiar dac ideea
proiectului nu este neaprat extrem de novatoare;
ncadrare foarte buna n obiectivele i prioritatile programului de finanare
Planificare atent care poate fi respectat la implementare
Indicatori clar definii, msurabili
Proiectul poate continua n condiii normale dup terminarea finanrii nerambursabile
Bugetul este clar i suficient de detaliat
Cheltuielile sunt absolut necesare pentru funcionarea proiectului

Veniturile au o probabilitate mare de a fi obinue


Persoanele care vor lucra n cadrul proiectului au experienta necesara
Solicitantul are experien n managementul de proiecte
Exist o comunicare foarte bun ntre beneficiar i finanator, ncepnd din faza de
elaborare a proiectului i continund pe parcursul implementarii sale.

Cum se implementeaz un proiect cstigator?


Implementarea proiectului nseamna organizarea i desfasurarea efectiva a
activitilor prevazute n proiect. Din acest punct de vedere, se procedeaz ca n cazul
organizrii oricarei alte activitati, tinnd cont de o serie de observaii specifice:
1.Posibilitile de modificare a planului de activitate sunt reduse i trebuie
argumentate n faa finanatorului, uneori fiind necesar un acord expres al acestuia
nainte de a le efectua activitile trebuie planificate ct mai bine nca din faza
elaborarii proiectului participant la licitatie;
2.Bugetul poate fi modificat numai ntre anumite limite destul de reduse, orice
modificare major neaprobata n prealabil de finanator ducnd la ncheierea
contractului de finanare;
3.Se recomanda respectarea echipei proiectului care a fost prezentat n cadrul cererii
de finanare i anexele sale modificrile justificate trebuie argumentate;
4.Pentru achiziii de bunuri de valori ridicate finanatorul poate solicita organizarea
unor licitatii, respectndu-se anumite condiii prestabilite;
5.Finanatorul solicit, de regul, organizarea n mod separat a evidenei financiarcontabile a proiectului (cont bancar separat, conturi analitice distincte etc.);
Exist reguli stricte privind organizaia care poate efectua cheltuieli utiliznd resursele
financiare nerambursabile primite (deseori, solicitantul coordonator al proiectului este
singura organizaie care are dreptul s dispun utilizarea banilor din contul bancar al
proiectului, acoperind inclusiv eventualele cheltuieli realizate de partenerii si n
cadrul proiectului) i documentele justificative acceptate pentru decontarea
cheltuielilor efectuate (facturi, chitane fiscale, bonuri fiscale, ordine de plata etc.). n
unele cazuri (de exemplu, unele programe ale Bncii Mondiale) beneficiarul nu
primete direct suma cstigata prin proiect, o alt organizaie separat pltind n
numele beneficiarilor toate cheltuielile acestora realizate n cadrul proiectului.