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INDICE
1.- INTRODUCCIN................................................................................................................................................2
2.- LIBROS DE REGISTRO. ..................................................................................................................................2
3.- LIBROS OBLIGATORIOS ...............................................................................................................................4
3.1.- LLEVANZA Y LEGALIZACIN DE LOS LIBROS OBLIGATORIOS ...................................................................4
3.2.- CONSERVACIN DE LOS LIBROS OBLIGATORIOS.........................................................................................5
3.3.- SECRETO CONTABLE .......................................................................................................................................5
3.4.- VALOR PROBATORIO DE LOS LIBROS OBLIGATORIOS.................................................................................5
4.- LIBROS VOLUNTARIOS .................................................................................................................................6
4.1.- CARACTERISTICAS GENERALES.....................................................................................................................6
4.2.- CONSERVACIN DE LOS LIBROS VOLUNTARIOS..........................................................................................7
5.- OTROS LIBROS OBLIGATORIOS. .............................................................................................................8
5.1.- CON REFERENCIA AL MBITO FISCAL.- ........................................................................................................8
5.2.- LIBROS REGISTRO DEL IVA/IGIC....................................................................................................................8
6.- CUADRO ESQUEMA CON LOS ASPECTOS MS RELEVANTES .............................................. 10
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1.- Introduccin.
Los empresarios tienen la obligacin de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a
su actividad. El inters general acerca de que la contabilidad sea exacta se ha
incrementado por varios hechos:
En primer lugar, es el propio Estado quien por razones fiscales desea conocer el
resultado del negocio de los empresarios, reforzando con normas fiscales el
cumplimiento de los preceptos del Cdigo.
En segundo trmino, en materia de sociedades aparece el inters de los
acreedores sociales por una autenticidad en los balances (que determinan el valor
del patrimonio social y los resultados del ejercicio), pues su nica garanta es en
muchos casos el patrimonio de la sociedad (porque en las sociedades annimas y
de responsabilidad limitada los socios no responden personalmente de las deudas
sociales).
Tambin surge en este mismo campo de las sociedades el inters de los propios
socios, ya que participan en el beneficio social, cuyo clculo es el resultado del
balance. Por esta razn, en la regulacin de las sociedades aparecen normas
especiales sobre la contabilidad.
Por ltimo, se perfila cada vez ms acusadamente el inters de los trabajadores
por conocer la contabilidad de la empresa; en el momento de elaborar un
convenio colectivo entre ellos y el empresario puede ser planteada en forma ms
precisa la discusin de sus trminos si los trabajadores conocen la verdadera
situacin patrimonial del empresario. Este inters de los trabajadores se protege
mediante el deber que se impone al empresario de ofrecer informacin
econmica al comit de empresa.
Las operaciones que realizan las empresas han de ser anotadas en los
denominados libros registro, que si bien tienen la denominacin tradicional de
libros, en la actualidad, en su mayora, dichas anotaciones se realizan a travs
de medios informticos.
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Libro Diario
Adems de estos libros obligatorios, podrn llevar los empresarios otros libros o
registros que estimen convenientes, segn el sistema de contabilidad que adopten o la
naturaleza de la actividad que desarrollen (a estos libros o registros alude el art.28.2 del Cdigo
de comercio).
Las acciones nominativas de las sociedades figurarn en un libro registro en el que se anotan las
sucesivas transferencias de dichas acciones; se indicar el nombre y apellidos, razn social, nacionalidad
y domicilio de los sucesivos titulares, as como la constitucin de derechos reales u otros gravmenes
sobre aquellas.
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Este artculo viene a sustituir al antiguo artculo 45 del Cdigo de comercio que sealaba el plazo de
cinco aos en lugar de seis
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valor probatorio de los libros de los empresarios y dems documentos contables ser
apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho. Las reglas a
las que se refiere este artculo ha de entenderse que son las distintas normas sobre la
apreciacin de la prueba (arts.51 y 93 del Cdigo de comercio y arts.1214 al 1253 del Cdigo civil).
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Tambin existen otros muchos libros voluntarios que se utilizan atendiendo a las
necesidades concretas de cada empresa, como por ejemplo: libro de pedidos, de
vencimientos, de bancos, etc.
4.2.- Conservacin de los libros voluntarios
La documentacin de todo orden que las empresas deben manejar experimenta un
aumento creciente, por lo que es necesario descongestionar y conservar slo lo
estrictamente necesario, bien desde el punto de vista de su utilidad prctica para la
empresa, bien desde aquel otro que exige la legislacin.
En las operaciones de compraventa existen una serie de documentos que hay que
conservar, y as lo dispone el artculo 30 del Cdigo de comercio, que dice: los
empresarios conservarn los libros, correspondencia, documentacin y justificantes
concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis aos, a partir del
ltimo asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones
generales o especiales. Este perodo de tiempo no se aplica a todos los archivos, ya
que la legislacin mercantil se refiere exclusivamente a la documentacin que origina
derechos y obligaciones de la empresa con relacin a terceros.
Por tanto, la conservacin de la documentacin de carcter interno que no afecte a
terceros (como es el caso de los mencionados libros voluntarios) resultar de poca
utilidad durante dicho amplio perodo de tiempo; as pues, una vez que pierda
actualidad, debera ser eliminada.
Asimismo, existe otro tipo de informacin que debera de conservarse
permanentemente, como por ejemplo aquella que acredite la propiedad por parte de la
empresa de cualquier bien inmueble.
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Profesionales
Libro registro de ingresos
Libro registro de gastos
Libro registro de bienes de inversin
Libro registro de provisin de fondos y suplidos
Empresarios
Libro registro de ventas e ingresos
Libro registro de compras y gastos
Libro registro de bienes de inversin
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6.- CUADRO
RELEVANTES
ESQUEMA
NORMATIVA CONTABLE
PRINCIPAL
LIBROS OBLIGATORIOS
LEGALIZACIN DE LOS
LIBROS OBLIGATORIOS
CONSERVACIN DE LOS
LIBROS OBLIGATORIOS
VALOR PROBATORIO DE
LOS LIBROS OBLIGATORIOS
LIBROS VOLUNTARIOS
CONSERVACIN DE LOS
LIBROS VOLUNTARIOS
CON
LOS
ASPECTOS
MS