Sunteți pe pagina 1din 17

PROCEDURA DE SISTEM

FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 17

Cod: P.S. 04

Casa Corpului Didactic


Brasov

Exemplar nr.: 1

Nr. 924/15.11.2012
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau dupa caz, a
reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

1.1.
1.2.

Elemente privind
responsabilii/
operatiunea
1
Elaborat
Verificat

2
Craciun Mirela
Sabau Viviana

1.3

Aprobat

Popa Mihaela

Numele si
prenumele

Functia
3
Contabil sef
Profesor
metodist
Director

Data

Semnatura

4
15.11.2012
15.11.2012

15.11.2012

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 2 din 17

Cod: P.S. 04

Casa Corpului Didactic


Brasov

Exemplar nr.: 1

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale


Editia/ revizia
in cadrul editiei
2.1.
2.2.
2.3

1
Editia 1
Revizia 1
Revizia 2

Componenta revizuita

Modalitatea
reviziei

2
x

3
x

Data de la care se
aplica prevederile
editiei sau
reviziei editiei
4

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 3 din 17

Cod: P.S. 04

Casa Corpului Didactic


Brasov

Exemplar nr.: 1

3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din
cadrul editiei procedurii operationale

1
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
3.9.

Scopul

Exemplar

difuzrii
2

nr.
3

Aplicare
Aplicare
Aplicare
Aplicare
Aplicare
Aplicare
Eviden
Arhivare
Informare

1
2
3
4
5
6
6
6
6

Compartiment
4
Conducere

Funcia
5

Numele i

Data

prenumele
6

primirii
7

Popa
Mihaela
Programe
Profesor
Mitrea
metodist
Carmen
Proiecte
Profesor
Sabau
metodist
Viviana
Biblioteca/editura
Clinciu
Bibliotecar
Simona
Informatizare
Condurache
Informatician
Paul
Financiar
Craciun
Contabil sef
- administrativ
Mirela
Financiar
Craciun
Contabil sef
- administrativ
Mirela
Financiar
Craciun
Contabil sef
- administrativ
Mirela
Financiar
Craciun
Contabil sef
- administrativ
Mirela
director

15.11.2012
15.11.2012
15.11.2012
15.11.2012
15.11.2012
15.11.2012
15.11.2012
15.11.2012
15.11.2012

Semntura
8

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 4 din 17

Casa Corpului Didactic


Brasov

Cod: P.S. 04

Exemplar nr.: 1

4. Scopul procedurii operationale


4.1. Scopul procedurii este asigurarea unui cadru organizaional i procedural unitar pentru
desfurarea procesului de stabilire a funciilor sensibile la nivelul CCD Brasov, ntocmire a
inventarului acestora i a listei salariailor care le ocup, descriind modul n care sunt
identificate acestea, dar i cum sunt stabilite i implementate aciunile/msurile/dispozitivele
de control.
Aplicarea prezentei proceduri trebuie s furnizeze asigurri rezonabile c obiectivele i
misiunea CCD Brasov vor fi ndeplinite.

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 5 din 17

Casa Corpului Didactic


Brasov

Cod: P.S. 04

Exemplar nr.: 1

Domeniul de aplicare
5.1. Procedura este aplicat la nivelul CCD Brasov, respectiv la nivelul tuturor
compartimentelor din cadrul CCD Brasov, pentru identificarea funciilor sensibile i
ntreprinderea aciunilor necesare care s permit implementarea prevederilor standardului de
control intern 'Funcii sensibile'.
CCD Brasov analizeaz sistematic, cel puin o dat pe an, lista functiilor sensibile identificate
la nivelul instituiei i elaboreaz masurile de asigurare a rotaiei salariailor care ocup aceste
funcii.

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 6 din 17

Casa Corpului Didactic


Brasov

Cod: P.S. 04

Exemplar nr.: 1

6. Documente de referin aplicabile activitatii procedurale


6.1. Ordinul MFP nr. 946 / 2005 *republicat - pentru aprobarea Codului controlului intern,
cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu completrile i modificrile ulterioare
6.2. Decizia CCD Brasov nr. ______/_____________________ privind constituirea i
stabilirea atribuiilor Comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a
dezvoltrii sistemului de control managerial al CCD Brasov
6.3 Regulamentul de organizare i funcionare a Comisiei de monitorizare, coordonare i
ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control managerial al CCD Brasov
6.4. Legea 53/2003 codul muncii, cu completrile i modificrile ulterioare
6.5. Legislaie aplicabil n domeniul muncii n vigoare.

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 7 din 17

Casa Corpului Didactic


Brasov

Cod: P.S. 04

Exemplar nr.: 1

7. Definiii i prescurtri ale termenilor utilizati in procedura operationala


7.1. Definitii ale termenilor
Prezenta procedur utilizeaz termenii definii de documentele de referin indicate,
legislaia aplicabil domeniului de activitate a CCD Brasov
Nr.
Crt.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

7.2. Abrevieri ale termenilor


Abrevierea
P.S.
E
V
A
Ap.
Ah.
Grup de lucru

8.
9.

CCD Brasov
Comisia

10.
11.

SCMI
F

Termenul abreviat

Procedura de sistem
Elaborare
Verificare
Aprobare
Aplicare
Arhivare
Grup de lucru n vederea de monitorizrii , coordonrii i
ndrumrii a dezvoltrii sistemului de control managerial
al CCD Brasov.
Casa Corpului Didactic Brasov
Comisia de monitorizare, coordonare i ndrumare
metodologic a dezvoltrii sistemului de control
intern/managerial
Sistemul de control managerial intern al CCD Brasov
Formular

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 8 din 17

Cod: P.S. 04

Casa Corpului Didactic


Brasov

Exemplar nr.: 1

8. Descrierea procedurii operationale

8.1. Aspecte prealabile, formulare


Standardul 4 Funcii sensibile" face parte din seciunea 'Mediul de control' al codului
controlului intern, care cuprinde probleme legate de organizare, managementul resurselor
umane, etic, deontologie i integritate.
In descrierea standardului se specific faptul c entitatea public identific funciile
considerate ca fiind sensibile i stabilete o politic adecvat de rotaie a salariailor care
ocup astfel de funcii.
Standardele de control intern/managerial definite prin ordinul ministrului finanelor
publice nr. 946/2005 republicat acioneaz interdependent, n funcie de corelaiile
obiective existente ntre ele. Astfel, pentru ntrirea sistemului de control
intern/managerial, managementul de vrf trebuie s aplice msuri care s conduc la
valorificarea i maximizarea influenelor potenial benefice ale interdependenelor dintre
standarde. In cazul abordat de prezenta procedur, standardul 4 'Funcii sensibile' i
standardul 1 Etic, integritate" sunt strns corelate, interdependente i asociate.
Funciile sensibile ale entitii publice, respectiv ale compartimentelor sale, trebuie
clar definite, nregistrate i actualizate. Astfel, pentru fiecare funcie sensibil identificat
este necesar realizarea unei analize de risc, cu instituirea unor controale corespunztoare.
Nu toate entitile publice au aceleai funcii sensibile, fiecare conductor de entitate
avnd dreptul i responsabilitatea de a identifica funciile pe care le consider a fi
sensibile, adic acele funcii care prezint un risc semnificativ pentru realizarea
obiectivelor entitii.
Nu toate compartimentele entitii au funcii sensibile, standardul recomand ca
bun practic existena preocuprii permanente din partea managementului pentru
identificarea acestora i abordarea unei strategii bazate pe analiza riscurilor.
8.1.1. Completarea formularului Lista funciilor sensibile - cod: F-01-PS-04
CCD Brasov
Nr.
crt.
(2)

Denumire
compartiment
(3)

Verificat, .......(7).....
Intocmit, ......(8)........

Lista funciilor sensibile


Data:.....(0)...............
Funcia sensibil
?
(4)

Ocupant funcie
sensibil
(5)

Aprobat, Preedinte
Comisie SCMI
(1)
Observaii
5
(6)

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 9 din 17

Cod: P.S. 04

Casa Corpului Didactic


Brasov
Cmp
0
1
2
3
4
5
6
7
8

Exemplar nr.: 1

Completarea cmpului
Data la care se elaboreaz i aprob Lista funciilor sensibile
Semntura persoanei care aprob Lista
Numar curent n List
Denumirea compartimentului n care a fost identificat funcia sensibil
Denumirea funciei sensibile identificate
Numele si prenumele persoanei care ocup funcia sensibil
Observaii
Numele, prenumele i semntura persoanei care verific Lista (consilier etic)
Numele, prenumele i semntura persoanei care ntocmete Lista (conductor
compartiment)
8.1.2. Completarea formularului Planul de rotatiepentru functiile sensibile
cod: F-02-PS-04
Plan de rotaie pentru funciile sensibile
Data:........(0)............

CCD Brasov

Nr.
crt.

Denumire
compartim
ent

Funcia
sensibil

(2)

(3)

(4)

Ocupant Data rotaei


funcie
sensibil
(5)

(6)

Noua
funcie
ocupat
(7)

Aprobat, Preedinte
Comisie SCMI
(1)
Noul
ocupant al Observaii
funciei
sensibile
(8)
(9)

Verificat,........(10)....
Intocmit,.......(11)........
Cmp
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Completarea cmpului
Data la care se elaboreaz si aprob Planul de rotaie a funciilor sensibile
Semntura persoanei care aprob Planul de rotaie
Numar curent
Denumirea compartimentului n care a fost identificat funcia sensibil
Denumirea funciei sensibile identificate
Numele i prenumele persoanei care ocup funcia sensibil la momentul ntocmirii
Planului
Data la care se face rotaia
Denumirea funciei pe care o va ocupa salariatul care realizeaz rotaia
Numele i prenumele persoanei care va ocupa funcia sensibil dup efectuarea rotaiei
Observaii
Numele, prenumele i semntura persoanei care verific Planul (director CCD)

11

Numele, prenumele i semntura persoanei care ntocmete Planul (consilier etic)

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 10 din 17

Casa Corpului Didactic


Brasov

Cod: P.S. 04

Exemplar nr.: 1

8.2. Cerine generale ale standardului Functii sensibile"


Ca cerin general, acest standard de control intern/managerial prevede c instituia public
trebuie s:
-

Realizeze un inventar al funciilor sensibile


ntocmeasc o list a salariailor care ocup aceste funcii sensible
Elaboreze un plan de rotaie a salariailor care ocup funcii sensibile, astfel nct
un angajat s nu fie activ n acea funcie mai mult de 5 ani.

Funcia sensibil este considerat acea funcie care prezint un risc semnificativ n raport
cu obiectivele entitii, iar planul de rotaie a personalului trebuie s aib n vedere
manifestarea unui efect minim asupra instituiei i a angajailor si.
Managementul la cel mai nalt nivel (preedintele Comisiei) are obligaia instituirii
sistemelor de control care s conduc la inerea sub control a riscurilor ce pot pune n pericol
realizarea obiectivelor instituiei.
Astfel, acesta coordoneaz procesul de stabilire i gestionare a funciilor sensibile.
Procesul demareaz cu angajamentul preedintelui Comisiei privind implementarea
prevederilor standardului de control intern/managerial nr. 4, rezultatul acestui proces fiind
reprezentat de Lista functiilor sensibile, lista angajatilor care ocup aceste funcii i planul de
rotaie ales.
8.3. Desfurarea procesului
Procesul de implementare a prevederilor Standardului de control intern/managerial nr. 4
implic derularea succesiv a urmtoarelor activiti:
1. deciderea inventarierii anuale a funciilor sensibile
2. inventarierea funciilor sensibile la nivelul compartimentelor din cadrul instituiei
3. ntocmirea listelor ce conin funciile sensibile identificate la nivelul compartimentelor
instituiei
4. transmiterea listelor ntocmite la nivelul compartimentelor instituiei ctre preedintele
Comisiei SCMI
5. analizarea proiectului de list a funciilor sensibile de ctre preedintele Comisiei i
conductorul departamentului resurselor umane de la nivelul instituiei
6. finalizarea listei funciilor sensibile
7. elaborarea planului de rotaie
8. aprobarea listei funciilor sensibile i a planului de rotaie.

8.3.1. Deciderea inventarierii anuale a funciilor sensibile


Anual preedintele Comisiei decide realizarea inventarului funciilor sensibile la nivelul CCD
Brasov. Aceasta se realizeaz cu ocazia primei edine a Comisiei pentru anul n curs, cnd se
aprob i obiectivele instituiei.

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 11 din 17

Casa Corpului Didactic


Brasov

Cod: P.S. 04

Exemplar nr.: 1

Preedintele Comisiei formuleaz totodat i ndrumri privind criteriile ce trebuie aplicate


pentru a realiza un inventar al acelor funcii care pot prezenta un risc semnificativ n raport cu
obiectivele instituiei.
Zonele cu risc nalt n care se poate manifesta riscul apariiei unei funcii sensibile sunt
considerate urmtoarele:
a. accesul la informaii confideniale
b. gestionarea banilor
c. puterea i monopolul
d. garantarea drepturilor/puterilor personalului
e. evaluarea i consilierea
f. achiziia public de bunuri si servicii
g. conformitatea cu normele legale
h. activitile cu influen direct asupra cetaenilor i companiilor
i. performana individului.

8.3.2. Realizarea inventarului


In conformitate cu prevederile codului de etica, un profesor metodist din cadrul CCD Brasov
este numit prin decizie a directorului consilier de etic. Acesta va ntocmi, pe baza listelor
furnizate de compartimentele CCD Brasov, un proiect al listei funciilor sensibile la nivelul
CCD.
Directorul CCD Brasov verific aceast list sub aspectul conformitii ei cu prevederile
legale n vigoare i cu criteriile stabilite de preedintele Comisiei.
In urma verificrii, directorul CCD Brasov avizeaz lista ntocmit.
8.3.3. Finalizarea listei funciilor sensibile
Decizia final de aprobare a Listei funciilor sensibile aparine preedintelui Comisiei.
Acesta aprob Lista n urma consultrilor cu directorul CCD Brasov, consilierul de etic.
Lista este valabil un an de la data aprobrii ei. Dup aprobare, persoanele care ocup
respectivele funcii sunt ntiinate de coninutul respectivei Liste, prin semntur.
8.4. Planul de rotaie
Proiectul Planului de rotaie a ocupanilor funciilor sensibile se ntocmete odat cu
ntomirea proiectului Listei funciilor sensibile.
Elaborarea, avizarea i aprobarea acestuia se fac de ctre aceleai funcii implicate n procesul
de elaborare a Listei funciilor sensibile.

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 12 din 17

Casa Corpului Didactic


Brasov

Cod: P.S. 04

Exemplar nr.: 1

Standardul 4 prevede faptul c un angajat nu va ocupa o funcie sensibil mai mult de cinci
ani, n cazul existenei unei excepii de la aceast regul trebuind s existe o explicaie a
acestei excepii.
Msura rotaiei este recomandat a fi utilizat numai n cazul n care nu pot fi
identificate i aplicate i alte msuri de control intern care se dovedesc a fi eficace n
gestionarea unor riscuri de acest tip.
Anual, odat cu aprobarea Listei se aprob i Planul de rotaie, avnd n vedere completarea
coloanelor 7 si 8 referitoare la o funcie sensibil.
8.5. Riscuri i control
Cu privire la funciile sensibile se pot realiza controale n urmatoarele zone:

Organizaie/cultural

Organizare administrativ/controale interne

Politic de personal

Politic de securitate

8.6. Pstrarea i arhivarea documentelor


Pstrarea documentelor - se face n cadrul CCD Brasov pentru un interval de timp de
minimum 5 ani de la ultima actualizare.
Arhivarea se face cu respectarea prevederilor Nomenclatorului arhivistic aprobat la nivelul CCD
Brasov.

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 13 din 17

Casa Corpului Didactic


Brasov

Cod: P.S. 04

Exemplar nr.: 1

9. Responsabiliti
9.1. Preedintele Comisiei
Aprob Lista functiilor sensibile i Planul de rotaie, dup consultarea cu funciile
responsabile desemnate n cadrul acestei proceduri.
9.2. Directorul CCD Brasov
Avizeaz, n urma verificrii, Lista funciilor sensibile i Planul de rotaie.
Asigur condiiile necesare implementrii prevederilor procedurii

9.3. Consilierul de etic


Intocmete Lista funciilor sensibile i Planul de rotaie la nivelul CCD Brasov n baza
propunerilor primite de la compartimentele CCD.
9.4. efii compartimentelor din cadrul CCD Brasov
Intocmesc propunerile privind Lista funciilor sensibile i Planul de rotaie la nivelul
compartimentului pe care l conduc
Asigur condiiile de aplicare a Planului de rotaie

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 14 din 17

Casa Corpului Didactic


Brasov

Cod: P.S. 04

10. Anexe, inregistrari, arhivari


10.1.

Anexe

Anexa 1 : Lista funciilor sensibile


Anexa 2 : Planul de rotaie pentru funciile sensibile
10.2

Inregistrri

Lista funciilor sensibile cod: F-01-PS-04


Planul de rotaie pentru funciile sensibile cod: F-02-PS-04

Exemplar nr.: 1

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 15 din 17

Casa Corpului Didactic


Brasov

Cod: P.S. 04

Exemplar nr.: 1

ANEXA 1

CCD BV

Lista funciilor sensibile

Aprobat,
Preedinte Comisie
SCMI

Data:
Nr.
crt.

Denumire
compartiment

Verificat,
Director CCD
Intocmit,
Consilier de etic-

Funcia
sensibil

Ocupant funcie
sensibil

Observaii

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 16 din 17

Cod: P.S. 04

Casa Corpului Didactic


Brasov

Exemplar nr.: 1

ANEXA 2
Plan de rotatie pentru funciile sensibile
CCD BV

Nr.
crt.

Denumire Funcia
compartim sensibil
ent

Verificat,
Director CCD
Intocmit,
Consilier de etic-

Data................

Ocupant Data rotaiei


Noua
funcie
funcie
sensibil
ocupat

Aprobat,
Preedinte Comisie
SCMI

Noul
ocupant al
funciei
sensibile

Observaii

PROCEDURA DE SISTEM
FUNCTII SENSIBILE

Ediia: 1
Nr.de ex.: 6
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 17 din 17

Casa Corpului Didactic


Brasov

Cod: P.S. 04

Exemplar nr.: 1

11. Cuprins
Numarul
componentei
in cadrul
Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale
procedurii
operationale
1.
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea
editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii
2.
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii
3.
Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa,
caz, revizia din cadrul editiei procedurii
4.
Scopul procedurii
5.
Domeniul de aplicare a procedurii
6.
Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale
7.
Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura
8.
Descrierea procedurii
9.
Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
10.
Anexe, inregistrari, arhivari
11.
Cuprins

Pagina
1
2
3
4
5
6
7
8
13
14
17