Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
I. DISPOZIII GENERALE
1. Cadrul normativ
1.1. Normele metodologice pentru implementarea auditului intern n
sectorul public (NMAISP) snt elaborate n scopul realizrii cap. V din
Standardele Naionale de Audit Intern, aprobate prin Ordinul Ministerului
Finanelor nr. 98 din 27.11.2007 i Hotrrea Curii de Conturi nr. 82 din
29.11.2007 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2007, nr. 198-202,
art.61).
1.2. Cerinele pentru crearea unitilor de audit intern snt prevzute n
titlul IX1 din Legea privind sistemul bugetar i procesul bugetar nr. 847-XIII
din 24.05.1996 (republicat n Monitorul Oficial al Republicii Moldova,
2005, ediie special).
1.3. Funcionarea i atribuiile unitii de audit intern snt reglementate
de Carta de Audit Intern (Regulamentul model de efectuare a auditului
intern), aprobat prin Ordinul Ministerului Finanelor cu privire la aprobarea
Codului etic al auditorului intern i Cartei de Audit Intern nr. 111 din
26.12.2007 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2008, nr. 1 - 4, art.1).
2. Scopul NMAISP
2.1. NMAISP ofer ndrumarea metodologic necesar pentru aplicarea
Standardelor Naionale de Audit Intern (SNAI).
2.2. NMAISP ofer att reglementri obligatorii, ct i recomandri
suplimentare privind formularele-tip, exemple practice aferente normelor
prezentate.
2.3. Recomandrile suplimentare nu snt obligatorii, ns n cazul n care
nu snt urmate, conductorii unitilor de audit intern asigur utilizarea unor
alternative potrivite, elabornd instruciuni proprii de aplicare a Normelor
metodologice privind activitatea de audit intern, innd cont de specificul
instituiei publice, care satisfac cerinele NMAISP, SNAI i ale cadrului
normativ relevant.
3. Aplicarea NMAISP
3.1. NMAISP snt aplicabile tuturor unitilor de audit intern, create n
sectorul public al Republicii Moldova.
3.2. Conductorii unitilor de audit intern stabilesc proceduri interne
pentru a asigura respectarea normelor de ctre echipele de audit i adapteaz
instruciunile proprii n funcie de necesiti, pentru a ntruni cerinele
prevzute n SNAI 2040.
SNAI 2040 Politici i proceduri. Conductorul unitii de audit
intern stabilete politicile i procedurile de dirijare a activitii de audit
intern.
2
Referine
Preambul
NMAISP 1
NMAISP 2
NMAISP 3
NMAISP 4
NMAISP 5
NMAISP 6
NMAISP 7
NMAISP 8
NMAISP 9
NMAISP 10
NMAISP 11
NMAISP 12
NMAISP 13
NMAISP 14
NMAISP 15
NMAISP 16
NMAISP 17
NMAISP 18
NMAISP 19
NMAISP 20
NMAISP 21
NMAISP 22
Denumirea NMAISP
Dispoziii generale
Standardele profesionale i cadrul normativ
Scurt descriere a abordrii auditului intern
Planificarea activitii unitii de audit intern
Planificarea misiunilor de audit intern
Lucrul n teren: probe de audit i testarea
Raportarea rezultatelor activitilor de audit intern
Urmrirea implementrii recomandrilor de audit
Evaluarea calitii i gestionarea activitii de audit
Stabilirea unor relaii de lucru eficiente cu clienii
Documentarea activitii de audit intern i arhivarea
Riscurile
Materialitatea
Contiinciozitatea profesional n procesul de aplicare a
raionamentului de audit
Evaluarea controlului intern i guvernarea entitii
Rolurile i responsabilitile personalului de audit
Eantionarea n audit
Tratarea cazurilor de fraud i corupie
Auditarea sistemelor TI
Auditarea performanei
Relaiile cu auditorii externi, alte instituii de stat i
consultanii specializai
Unitatea Central de Armonizare pentru auditul intern
Glosarul termenilor de audit i simbolurilor utilizate n
diagrame
Anexa nr. 2
Lista abrevierilor
3. Cadrul normativ
Instituirea unitilor de audit intern n sectorul public este reglementat
n art. 563 din Legea privind sistemul bugetar i procesul bugetar nr. 847-XIII din
24.05.1996 (republicat n Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2005, ediie
special) i n cap. XVIII din Legea privind administraia public local
nr. 436-XVI din 28.12.2006 (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2007,
nr. 32-35, art.116).
4. Structura standardelor profesionale
Figura 1 prezint ierarhia actelor normative cu privire la auditul intern n
sectorul public al Republicii Moldova.
13
22
25
B. Mediul de
control /
vulnerabilitatea
C. Sensibilitatea
Descrierea
Sistemul are o pondere de mai puin de 1%
n bugetul anual
Sistemul are o pondere de 5-10% n bugetul
anual
Sistemul are o pondere de 25-50% n
bugetul anual
Sistemul are o pondere de peste 75% n
bugetul anual
Sistem bine controlat, cu un risc sczut de
fraude sau erori
Sistem relativ bine controlat, cu anumit risc
de fraude sau erori
Sistem controlat ineficient cu riscuri nalte
de fraude sau erori
Sistemul are contacte minime cu mediul
extern
Snt posibile anumite complicaii cu mediul
extern, dac sistemul nu este eficace
Scorul
0
2
3
5
0
3
5
0
3
26
Ponderea
3
2
2
4
Categoria
riscului
nalt
Mediu
Redus
16.2.6. Acest sistem poate fi modificat cu uurin sau utilizat pentru mai
muli factori de risc. Dac exist mai muli factori de risc, atunci va fi necesar s se
utilizeze un alt scor pentru categoriile cu riscuri medii i reduse.
16.2.7. Rezultatele tuturor sistemelor de determinare a scorurilor riscurilor
snt cifre ntregi. Este important s se in cont de faptul c muli factori de risc snt
27
28
2.2. Etapele principale ale procesului de planificare snt identice att pentru
misiunile de asigurare, ct i pentru misiunile de consiliere. Misiunile de asigurare
se vor axa mai detaliat pe evaluarea controlului intern, dar acesta va fi analizat i n
timpul misiunilor de consiliere.
2.3. Activitatea necesar pentru planificarea preliminar continu pn la
edina de deschidere i chiar dup finalizarea acesteia. Pentru misiunile relativ
mici este posibil convenirea asupra unui document final pentru edina de
deschidere n timpul edinei. naintea organizrii edinei de deschidere se emite
un ordin cu privire la efectuarea misiunii de audit oficial.
2.4. Misiunile de audit intern snt efectuate att de ctre un serviciu centralizat
de audit intern, ct i de unitile de audit intern din cadrul entitilor publice. Dac
aceasta implic abordri i responsabiliti diferite pentru principalele aciuni, acest
fapt se menioneaz. Normele metodologice snt aplicate n mod egal tuturor
activitilor de audit.
3. Iniierea i pregtirea misiunii de audit
3.1. Titlul misiunii de audit
3.1.1. Titlul misiunii de audit intern se stabilete innd cont de prevederile
SNAI.
SNAI 2220 Aria de aplicabilitate a misiunii. Aria de aplicabilitate se
stabilete suficient de extins pentru a ndeplini obiectivele misiunii.
3.1.2. Titlul misiunii de audit descrie succint i explicit domeniul general de
aplicare al auditului i principalele obiective ale misiunii de audit, precum i
reflect acordul la care a ajuns conducerea entitii i persoanele responsabile de
realizarea misiunii de audit intern.
3.1.3. Titlul misiunii de audit intern este stabilit n timpul elaborrii planului
anual al activitii de audit intern. eful echipei de audit intern analizeaz
corespunderea i consecvena titlului i, n caz de necesitate, recomand
conductorilor responsabili de activitatea de audit intern modificarea acestuia.
3.1.4. Titlul misiunii de audit intern este formulat sub forma unei propoziii
complete.
3.2. Membrii echipei de audit intern
3.2.1. Necesarul de resurse alocate misiunii de audit se stabilete innd cont
de prevederile SNAI.
SNAI 2230 Resursele alocate misiunii. Auditorii interni stabilesc
resursele necesare atingerii obiectivelor misiunii. La formarea echipei se ine cont
de natura i complexitatea fiecrei misiuni, de limitele de timp i resursele
disponibile.
30
Responsabilul pentru
desemnarea auditorilor
interni
innd cont de criteriile
specificate anterior,
conductorul unitii de
audit intern desemneaz
auditorii interni pentru
misiunea de audit
innd cont de criteriile
specificate anterior,
conductorul SCFR
desemneaz auditorii
interni pentru misiunea de
audit
Comentarii
Dac snt necesare resurse
externe, conductorul
unitii de audit intern are
dreptul s solicite suportul
SCFR. Acesta va fi
considerat un audit comun
Dac snt necesare
cunotine i competene
suplimentare, conductorul
SCFR poate obine suportul
specialitilor recrutai din
afara SCFR (vezi nota 1)
31
Auditul comun
(vezi nota 2)
Personalul pentru
realizarea misiunii de audit
este desemnat n baza
acordului dintre
conductorul unitii
descentralizate de audit
intern i conductorul
SCFR. eful echipei este
selectat din rndul
personalului unitii
descentralizate de audit
intern, dac nu a fost
convenit altfel
Nota 1: Cheltuielile bugetare pentru utilizarea expertizei specialitilor vor fi analizate ca parte a exerciiului
de planificare anual a activitilor de audit.
Nota 2: Auditele comune snt efectuate n cazurile n care conductorul unitii descentralizate de audit
intern solicit de la SCFR resurse suplimentare pentru efectuarea misiunii de audit.
32
Tabelul 3.
Informaie privind pregtirea i semnarea ordinului cu privire la efectuarea
misiunii de audit
Situaia
Responsabilul
pentru pregtirea ordinului cu
privire la efectuarea misiunii de
audit
Conductorul
unitii de audit
intern al entitii
publice
Responsabilul
pentru semnarea ordinului cu
privire la efectuarea
misiunii de audit
Conductorul entitii publice
Documente/informaii
relevante
a) documentele existente
despre operaiunile i
obiectivele entitii;
Alte materiale de
evaluare
a) rapoarte de audit intern
din cadrul misiunilor
precedente, realizate la
entitatea auditat;
34
b) intervievarea prilor
cointeresate (persoanelor afectate de operaiunile entitii), spre
exemplu utilizatorii
produselor entitii;
c) observaii/examinri la
faa locului;
d) analiza rapoartelor i
altor documente pregtite pentru conducerea
entitii auditate;
e) proceduri analitice;
f) elaborarea diagramelor
proceselor (pista de
audit);
g) verificare integral
efectuat cu scopul de
a preciza dac procesul
funcioneaz n conformitate cu modul
descris;
h) elaborarea chestionarelor de control intern
37
38
39
40
42
e
d
a
O
e
e
P
a
P
D
N
a
A
e
d
D
2
m
P
P
P
d
s
9. Modele de formulare
9.1. Model de ordin cu privire la efectuarea misiunii de audit pentru
unitatea descentralizat de audit intern i SCFR
ORDIN CU PRIVIRE LA EFECTUAREA MISIUNII DE AUDIT
Data:_________________
Nr. ___
(numele i prenumele)
(funcia conductorului UAI)
(numele, prenumele)
(denumirea entitii uditate)
prenumele
Snt desemnai pentru misiunea de audit intern (titlul misiunii de audit intern)
desfurat la (denumirea entitii auditate)
n cadrul acestei misiuni echipa auditorilor interni va raporta efului de
echip a misiunii respective: (numele i prenumele efului de echip)
(numele efului echipei) va raporta ctre (numele conductorului entitii
auditate)
cu privire la toate aspectele ce in de desfurarea misiunii:
- Accesul la persoanele i informaiile relevante;
- Organizarea i planificarea misiunii;
- Constatri i recomandri;
- Raportare.
(numele i prenumele efului echipei) va raporta ctre (numele conductorului
UAI)
cu privire la toate aspectele metodologice i profesionale:
- Conformarea cu Standardele Naionale de Audit Intern;
- Conformarea cu Codul etic al auditorului intern;
44
(numele i prenumele)
(numele conductorului UAI)
/semntura/
tampila
/semntura/
tampila
Nota 1. Pentru auditele efectuate de ctre Serviciul control financiar i revizie conductorul
SCFR sau un reprezentant autorizat emite i semneaz ordinul.
45
Nr.___
(numele, prenumele)
(denumirea entitii auditate)
Componena echipei de audit
intern de la entitatea auditat
1.
2.
3.
4.
(numele
i
auditorilor interni)
-// -// - // -
prenumele
Snt desemnai pentru misiunea de audit intern (titlul misiunii de audit intern)
desfurat la (denumirea entitii auditate)
n cadrul acestei misiuni, echipa auditorilor interni va raporta efului de
echip al misiunii: (numele i prenumele efului de echip)
(numele efului de echip) va raporta ctre (numele conductorului entitii
auditate)
cu privire la toate aspectele ce in de desfurarea misiunii:
- Accesul la persoanele i informaiile relevante;
- Organizarea i planificarea misiunii;
- Constatri i recomandri;
- Raportare.
(numele i prenumele efului echipei) va raporta ctre (numele conductorului
UAI)
cu privire la toate aspectele metodologice i profesionale:
- Conformarea cu Standardele Naionale de Audit Intern;
- Conformarea cu Codul etic al auditorilor interni;
- Suport pentru metodele de audit (testarea, eantionarea...);
- Resursele (necesarul de specialiti, teste suplimentare...).
46
(numele i prenumele)
(numele conductorului UAI)
/semntura/
tampila
/semntura/
tampila
47
48
Etapa
Data
eful
Audide la/
Audiechitorul
pn
torul 1
pei
2, etc.
la
Total
pe
etap
Referine
suplimentare2
Planifica- Iniierea
i
rea
pregtirea
edinei
de
deschidere
Lucrul n Analiza
teren
controlului
intern1
Documentarea sistemului1
Evaluarea
riscurilor1
Testarea de
conformitate
(testarea
controlului
intern)1
Testarea
substanial 1
Formularea
constatrilor
de audit
Elabora- ntocmirea
rea
ra- raportului de
49
portului
de audit
GestionaSupervizarea
rea
Analiza
constatrilor
de ctre conducere
Total
Note: 1. Dac este cazul;
2. Aceste activiti conin referine la activitile suplimentare i programele de testare
detaliate, pregtite la etapa de planificare sau elaborate la nceputul etapei de lucru
n teren.
Elaborat de:
Revizuit de:
51
54
probele de audit obinute n mod indirect sau prin deducere (spre exemplu,
chestionarul privind modul de aplicare a unei proceduri de control intern);
d) probele de audit documentare snt mai sigure dect probele de audit verbale.
Spre exemplu, nregistrarea n timpul edinei a subiectelor abordate este
mai sigur dect expunerea ulterioar verbal a celor discutate;
e) probele de audit n baza documentelor n original snt mai sigure dect
probele de audit n baza unor copii sau faxuri.
4. Testarea de audit
4.1. Testarea de audit
Testarea de audit este o descriere generic a procesului de colectare a probelor
de audit.
4.2. Afirmaiile de audit
4.2.1. ntregul proces de testare se bazeaz pe afirmaii, auditorul efectueaz
testarea pentru a descoperi probe ntru susinerea unei afirmaii predeterminate.
4.2.2.Principalele afirmaii de audit pentru tranzaciile financiare snt:
a) legitimitate tranzaciile financiare snt n conformitate cu cadrul legal, ce
le reglementeaz (legi, regulamente i reguli);
b) plenitudine snt incluse toate tranzaciile financiare, care trebuie
reflectate n raportul de audit;
c) existen tranzaciile financiare au avut loc n realitate;
d) corectitudine tranzaciile financiare au fost calculate corect sau valoarea
activelor a fost determinat n mod corespunztor;
e) prezen activele (numerarul, utilajul, cldirile) reflectate n eviden
exist cu adevrat.
4.2.3. n timpul analizei controlului intern se testeaz urmtoarele afirmaii:
a) exist proceduri de control intern n cadrul sistemului;
b) procedurile de control intern au funcionat eficient ntreaga perioad
analizat;
c) procedurile de control intern i ntrunesc obiectivele i, astfel,
minimalizeaz nivelul riscului rezidual.
4.2.4. Afirmaiile, testate n cadrul unei misiuni de consiliere, variaz n
funcie de obiectivele misiunii de audit. De obicei, se testeaz urmtoarele
afirmaii:
a) economia costurile resurselor necesare pentru o activitate snt minime;
b) eficiena produsele unei activiti snt obinute cu utilizarea volumului
minim de resurse sau se obine un volum maxim de produse cu utilizarea
unui nivel predeterminat de resurse;
c) eficacitatea rezultatul unei activiti, analizat din perspectiva c
rezultatele obinute ating obiectivele prestabilite.
4.3. Obiectivele testrii
4.3.1. n scopul testrii, afirmaiile de audit devin obiective de audit.
56
4.4.3. Testarea modului n care anumite tranzacii trec prin sistem are drept
scop de a verifica dac procedurile de control intern funcioneaz. Relevana
probelor trebuie examinat cu atenie. Spre exemplu, faptul c o tranzacie testat
se dovedete a fi corect nu ofer probe, precum c procedurile de control intern au
funcionat, fiindc tranzacia ar fi putut fi corect la momentul introducerii n
sistem.
4.5. Testele substaniale
4.5.1. Testele substaniale snt procedurile menite s testeze plenitudinea,
legalitatea, corectitudinea i valabilitatea tranzaciilor trecute prin sistem sau
valabilitatea oricrei afirmaii, care poate fi verificat n mod independent ca parte
a misiunii de consiliere.
4.5.2. Exist dou tipuri de teste substaniale:
a) proceduri analitice, care includ evalurile informaiilor financiare,
efectuate prin studierea relaiilor ntre datele financiare i nefinanciare.
Procedurile analitice mai ntrunesc investigarea fluxurilor i tranzaciilor,
care nu corespund cu alte informaii relevante sau deviaz semnificativ de
la sumele prognozate;
b) alte proceduri substaniale, cum ar fi testarea datelor detaliate ale
tranzaciilor sau a soldurilor, revizuirea proceselor verbale ale edinelor i
alte cercetri, efectuate de auditor.
4.5.3. Auditorii interni efectueaz teste substaniale cu scopul:
a) de a oferi conducerii probe suplimentare cu privire la dimensiunea erorilor,
generate de controlul intern slab;
b) de a identifica domeniile specifice, unde aceleai erori exist n diferite
sectoare, pentru a unifica procedurile de control intern;
c) de a oferi probe pentru obiectivele unei misiuni de consiliere.
4.6. Programul de testare
4.6.1. Procesul de testare necesit timp. Auditorii planific cu atenie fiecare
test pentru a minimaliza necesarul de resurse. Fiecare test trebuie s conin
obiective clare.
4.6.2. Un program de testare este ntocmit pentru toate activitile, indiferent
dac acestea se refer la teste de conformitate sau substaniale.
4.6.3. Un program de testare specific:
a) scopul (obiectivul) testului - dac este cazul, face referire la documentaia
de sistem i obiectivele controlului;
b) ce anume urmeaz a fi testat - spre exemplu, verificarea listelor de control,
sumarul erorilor identificate i corectate, un anumit tip de active, etc;
c) volumul ce urmeaz s fie testat;
d) ce teste urmeaz s fie efectuate;
e) ce se consider eroare n contextul testului.
58
Comentarii
Pot fi efectuate concluzii
doar viznd tranzaciile testate. Nu este posibil s se
fac presupuneri pentru ntreaga subdiviziune a entitii. Ar putea prezenta o
imagine distorsionat a nivelului real al erorilor n
cadrul ntregii subdiviziuni a
entitii, dac metodele nu
snt menionate clar
Eantiona- Selectarea tuturor Capacitatea de a Pot fi efectuate concluzii
rea
ele- tranzaciilor ce de- identifica toate doar viznd tranzaciile tes60
mentelor
principale
sau de valoare nalt
Eantionarea aleatorie simpl
Eantionarea n baza
unitilor
monetare
Uniformizarea
tranzaciilor testate. Capacitatea
de a selecta unitile aleatoriu
La fel ca i n
cazul eantionrii aleatorii simple, ns necesit acces la nregistrri computerizate i programe informatice
pentru
extragerea
i
analiza datelor
La fel ca i
pentru eantionarea aleatorie
stratificat. Nu
este
adecvat
pentru cazurile
cnd snt presupuse
niveluri
nalte de erori
Posibilitatea de a prognoza
rezultatele pentru ntreaga
subdiviziune a entitii
Ofer un nivel nalt de
corectitudine prin testarea a
mai puine uniti
Tehnic de eantionare
preferat pentru auditorii
externi, care trebuie s prognozeze nivelul erorilor n
rapoartele financiare
Procesul:
Riscul
Obiectivul controlului
Obiectivul controlului
Descrierea testului
Auditorul
Data responsabil
Descrierea testului
Auditorul
Data responsabil
Descrierea testului
Auditorul
Data responsabil
Descrierea testului
Auditorul
Data responsabil
Riscul
Obiectivul controlului
Obiectivul controlului
63
64
Numrul riscului:
Descrierea riscului:
Obiectivul Descriecontrolului rea
controlului
OC 1
Procesul:
Auditorii responsabili de test:
Data:
Descrierea testului
Rezultatele testului
Excepii:
Test de
conformitate
Test substanial
Total
Eantion
OC 2
Test de
conformitate
Test substanial
Total
Eantion
Extindere la testare
substanial
Extinderea mrimii
eantionului pn la:
8.1.3.1. Exemplu de "Tabel cu teste, ntocmit la evaluarea procesului de achiziii publice pentru mrfuri, lucrri
i servicii cu valoare mic, este prezentat n figura 14.
TABELUL CU TESTE
Titlul misiunii de audit:
Evaluarea procesului de achiziii publice pentru mrfuri, lucrri i servicii cu valoare mic
Numrul riscului: 1
Descrierea riscului: Includerea incorect n
planul de msuri a volumelor, sumelor,
termenilor de efectuare a licitaiei
Obiectivul Descrierea controlului
de control
De a asigura 1.Numirea persoanei responsaelaborarea
bile nu este formalizat;
corect i
2.Planul de efectuare a achiziiicomplet a
lor se efectueaz numai pentru
planului de lucrrile de reparaie, procurarea
msuri
materialelor de construcie, i nu
pentru
este actualizat n dependen de
efectuarea
modificrile planului de finanaachiziiilor
re;
3.n planul de efectuare a achiziiilor nu se indic termenul i
procedura de achiziie;
4.Verificarea executrii planului
de efecuare a achiziiilor nu este
formalizat
Rezultatele testului
Testul de conformitate
Testul substanial
Excepiile:
1.Numirea persoanei responsabile de
elaborarea i executarea planului de
efectuare a achiziiilor nu este
formalizat;
2.Planul de efectuare a achiziiilor nu
este elaborat pentru toate tipurile de
mrfuri, lucrri/servicii planificate de
a le procura pe parcursul anului de
gestiune;
3.Nu se efectueaz actualizarea
planului de efectuare a achiziiilor n
cazul
modificrii
planului
de
finanare;
66
Total
Eantion
Figura 14. Exemplu de tabel cu teste, ntocmit la evaluarea procesului de achiziii publice pentru mrfuri, lucrri
i servicii cu valoare mic
67
2.
3.
4.
5.
6.
ntrebare
Da Nu
Comentarii
Numirea
persoanei X
responsabile
pentru
completarea planului
de efectuare a achiziiilor este formalizat?
Planul de efectuare a
X Planul de msuri este elaborat numai
achiziiilor este elabopentru materiale, lucrri, servicii de
rat pentru toate mijloareparaii, construcii i msuri culturale
cele planificate pentru
procurarea mrfurilor,
serviciilor, lucrrilor?
Snt indicai termenii
X
de
desfurare
a
achizi-iilor n planul
de
efectuare
a
achiziiilor?
n planul de efectuare a
X
achiziiilor este indicat procedura de achiziie public?
Se realizeaz actualiX Se efectueaz numai pentru materiale,
zarea
planului
de
lucrri, servicii de reparaii, construcii
efectuare a achiziiilor
i msuri culturale
la modificarea planului
de finanare?
Se efectueaz verificaX Conductorul entitii verific planul i
rea executrii planului
l avizeaz. n rezultatul verificrii
de efectuare a achiplanul de msuri se aprob
ziiilor de ctre conducerea entitii? Dac
68
7.
Nr.
d/o
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Denumirea articolului
Alimentaia
Inventar moale i
echipament
Reparaii curente ale
cldirilor i ncperilor
Apa i canalizaia
Reparaia capital
Procurarea mijloacelor
fixe
Energia electric
Gazele
mii lei
Suma din
planul
precizat de
finanare
1201,0
-37,7
54,7
54,7
349,9
343,5
-6,4
545,9
370,9
550,5
364,1
+4,6
-6,8
38,0
38,0
437,9
1097,6
436,5
1154,7
-1,4
+57,1
Diferena
69
70
71
72
a) Situaia - ce este;
b) Criteriile - ce trebuie s fie;
c) Efectul - i ce dac?;
d) Cauza - de ce s-a ntmplat aa?;
e) Recomandrile - ce trebuie s se
fac?.
5.1.2. Situaia
Situaia se refer la natura i dimensiunea constatrii. Deseori ea rspunde la
ntrebarea: Ce nu a mers bine?. n mod normal, o descriere clar i exact a
situaiei poate fi obinut prin compararea de ctre auditor a rezultatelor cu
criteriile de evaluare corespunztoare.
5.1.3. Criteriile
Aceast caracteristic stabilete legitimitatea constatrii prin identificarea
criteriilor de evaluare i rspunde la ntrebarea: n baza cror standarde s-a ajuns
la aceast constatare?. n cazul auditelor financiare i de conformitate asemenea
criterii ar putea ntruni exactitatea, materialitatea, consistena sau conformitatea cu
principiile contabile aplicabile i cerinele legale. n cazul auditelor economiei,
eficienei i rezultatelor programelor (eficacitii), criteriile ar putea fi definite prin:
a) formularea unor declaraii privind misiunea, operaiile sau funciile
operaionale;
b) standarde privind performanele, producia i costurile;
c) acorduri contractuale;
d) obiective ale programului;
e) politici i proceduri;
f) alte surse externe de criterii de ncredere.
5.1.4. Efectul
5.1.4.1. Aceast caracteristic identific impactul real sau potenial al
situaiei i rspunde la urmtoarea ntrebare: Ce efect a avut?. Semnificaia sau
importana unei situaii este, de obicei, examinat dup efectul su.
5.1.4.2. n cazul auditelor operaionale, efectul poate fi msurat prin
determinarea gradului de diminuare a eficienei i economiei, sau a msurii n care
obiectivele programului nu au fost atinse (eficacitate). Acestea snt deseori
exprimate n valori cantitative, spre exemplu fonduri bneti, numrul personalului
angajat, uniti de producie, cantitatea de material, numrul tranzaciilor, sau
perioade de timp. Dac efectul real nu poate fi determinat, semnificaia situaiei
poate fi uneori indicat prin utilizarea efectelor poteniale sau nemateriale.
5.1.5. Cauza
5.1.5.1. Aceast caracteristic identific motivele, ce stau la baza situaiilor
sau constatrilor nesatisfctoare, i rspunde la ntrebarea: De ce s-a ntmplat
aa?. Dac situaia n cauz persist o perioad ndelungat sau se intensific, vor
fi descrise de asemenea i cauzele acestor particulariti ale situaiei.
81
82
84
CONSTATRI
12; 13; 16
2; 3; 10; 15
6; 14
1; 4; 17
7; 9; 11
mare
IMPACT
mediu
mic
mare
medie
mic
CONFORMITATE
2; 4; 12; 16; 17
1; 7; 11; 19; 21
10; 23
6; 8; 15; 18; 22
3; 14; 20
5; 13
mare
IMPACT
mediu
mic
mic
medie
mare
FEZABILITATE
89
97
5.4. Exemplu de formular pentru urmrirea implementrii recomandrilor de audit este prezentat n figura 24.
FORMULAR PENTRU URMRIREA
IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR DE AUDIT
Entitatea:
Titlul misiunii de audit:
N
Nr
Recomandarea
Descrierea situaiei
care trebuie obinut pentru a atenua
riscurile, respecta
mai bine regulamentele sau realiza
mai bine obiectivele;
Prioritatea
Descrierea
planului de aciuni
Persoana
responsabil
Data
executrii
Persoana
responsabil de
supravegherea
implementrii
Data de
soluionare
Planificat
Realizat
Data
trii
execu-
Planificat
Realizat
Soluionate
Numrul
Realizate
Numrul
Soluionate
Numrul
99
constatarea.
constatrilor
Dac se refer la mai multe domenii, de importan
trebuie introdus un rnd separat pentru fiecare minor
domeniu
Recomandri cu prioritate redus
Domeniul
Numrul
Realizate
Descrierea domeniului la care se refer Numrul
Numrul
constatarea.
recomandriDac se refer la mai multe domenii, lor cu
trebuie introdus un rnd separat pentru fiecare prioritate
domeniu
redus
5.6. Raport pentru conducerea superioar cu privire la implementarea
recomandrilor de audit
Raportul periodic este structurat n aa fel, nct s prezinte cele mai
importante constatri i recomandri, care necesit a fi analizate de ctre
conducerea superioar. Poate fi utilizat urmtoarea structur:
a) constatrile de importan major, care au aprut dup prezentarea
raportului periodic precedent, indicnd care dintre ele au fost deja
soluionate;
b) recomandrile cu prioritate nalt, propuse dup prezentarea raportului
periodic precedent, indicnd care din ele au fost deja implementate;
c) constatrile de importan major, care nu au fost soluionate de la
prezentarea raportului periodic precedent, aranjate dup data prezentrii,
ncepnd cu cele mai vechi i terminnd cu cele mai recente, cu specificarea
datei cnd constatarea a fost raportat pentru prima dat;
d) recomandrile cu prioritate nalt, care nu au fost implementate de la
prezentarea raportului periodic precedent, aranjate dup data prezentrii,
ncepnd cu cele mai vechi i terminnd cu cele mai recente, cu specificarea
datei cnd recomandarea a fost raportat pentru prima dat;
e) date statistice cu privire la constatrile de importan medie: noi, noi
soluionate, nesoluionate de la prezentarea raportului periodic precedent
total ntre 6 luni i 1 an i mai mari de 1 an;
f) date statistice cu privire la recomandrile cu prioritate medie: noi, noi
implementate, neimplementate de la prezentarea raportului periodic
precedent total ntre 6 luni i 1 an i mai mari de 1 an;
g) date statistice cu privire la constatrile de importan minor: noi, noi
soluionate, nesoluionate de la prezentarea raportului periodic precedent
total ntre 6 luni i 1 an i mai mari de 1 an;
100
cere
Constatri de importan major, care au fost soluionate de la data
raportului periodic precedent
N
Comentarii privind soluiile Data
de
Nr
Constatarea
propuse pentru depirea soluionare
problemelor
Data cnd a fost Referine la recomandrile, Planificat
raportat pentru prima implementarea crora trebuie
dat
s soluioneze problema
Realizat
Descrierea preluat din
proiectul raportului final
Recomandri cu prioritate nalt, care au fost implementate de la data
raportului periodic precedent
N
Comentarii privind constat- Data
Nr
Recomandarea
rile la care se refer executrii
recomandarea
Data cnd a fost Referine la constatrile la Planificat
raportat pentru prima care se refer recomandarea
dat
Dac este cazul, respingerea Realizat
Descrierea preluat din recomandrii
de
ctre
proiectul raportului final conducere
Constatri de importan medie
Nesoluionate de la data raportului precedent
Noi
Noi
Total
> 6 luni
> 1 an
soluionate
< 1 an
Recomandri cu prioritate medie
Care nu au fost implementate de la data
Noi
Noi
raportului precedent
implementate
Total
> 6 luni
> 1 an
< 1 an
Constatri de importan major
Nesoluionate de la data raportului precedent
Noi
Noi
Total
> 6 luni
> 1 an
soluionate
< 1 an
Recomandri cu prioritate redus
Care nu au fost implementate de la data
Noi
raportului precedent
Noi implementate
Total
> 6 luni
> 1 an
< 1 an
102
sau a echipei de auditori, inclusiv orice posibil conflict de interese, snt discutate
de ctre conductorul unitii de audit intern cu organul cruia i raporteaz
auditorii interni. De asemenea, n cadrul acestor discuii se va ine cont de
mrimea, complexitatea i specificul entitii n corelaie cu experiena auditorului
sau a echipei de auditori.
SNAI 1320 Rapoarte referitoare la programul de calitate. Conductorul
unitii de audit intern comunic organului cruia i raporteaz auditorii interni
rezultatele evalurilor externe.
1.4. SNAI, NMAISP, legislaia relevant n domeniul auditului intern, dar i
cerinele aplicabile ale mediului n care organizaiile acioneaz, impun necesitatea
evalurii, interne sau externe, a performanei i calitii activitii de audit intern,
cu scopul:
a) evalurii conformitii activitii cu legislaia relevant i SNAI;
b) identificrii metodelor de mbuntire a politicilor i practicilor de audit
intern;
c) comparrii eficienei resurselor i metodologiilor utilizate cu ateptrile
managementului superior i structurilor auditate;
d) examinrii percepiei organizaionale asupra serviciilor de asigurare i
consiliere furnizate de ctre auditul intern;
e) analizrii deficienelor calitative i stabilirii oportunitilor i planurilor de
aciune pentru mbuntirea continu a activitii.
1.5. Evaluarea funciei de audit intern aduce urmtoarele beneficii la nivel
strategic i organizaional:
a) ajut la alinierea obiectivelor auditului intern la obiectivele entitii;
b) furnizeaz o imagine fidel asupra calitii auditului intern n comparaie cu
cea mai bun practic;
c) clarific gradul de ndeplinire de ctre funcia de audit intern a ateptrilor
i cerinelor managementului/altor pri interesate;
d) creaz premisele dezvoltrii planurilor de aciune pentru maximizarea
valorii adugate asupra activitilor entitii.
2. Programul de asigurare i mbuntire a calitii
2.1. Conductorii unitilor de audit intern elaboreaz un program de
asigurare i mbuntire a calitii misiunilor de audit n corespundere cu
SNAI 1300.
2.2. Scopul programului de asigurare i mbuntire a calitii este de a oferi
asigurri rezonabile diferitor pri cointeresate ale unitii de audit intern, precum
c auditul intern:
a) se efectueaz n conformitate cu propria Cart de Audit Intern, SNAI,
Codul Etic al auditorului intern i Normele metodologice pentru
implementarea auditului intern n sectorul public;
104
111
7.2.6. Raportarea
7.2.6.1. Evalurile interne Rezultatele evalurilor interne vor fi raportate
ctre conductorul entitii i organul ierarhic superior cel puin o dat pe an.
7.2.6.2. Evalurile externe - Rezultatele evalurilor externe vor fi oferite
conductorului entitii i organul ierarhic superior. Raportul de evaluare extern
va fi nsoit de un plan de aciuni care va servi i ca rspuns la comentariile i
recomandrile semnificative coninute n raport.
7.2.6.3. Supravegherea ulterioar - Conductorul unitii de audit intern va
implementa aciuni corespunztoare de supraveghere ulterioar pentru a asigura
faptul c recomandrile oferite n raport i planurile de aciuni privind
implementarea recomandrilor elaborate snt implementate ntr-un cadru rezonabil
de timp.
7.3. Principalele elemente ale evalurii externe a calitii
7.3.3. Obiectivele evalurii externe
Obiectivele de baz care urmeaz a fi efectuate pe parcursul unei evaluri
externe a calitii:
a) de a evalua eficiena i eficacitatea activitii unitii de audit intern
conform Cartei de audit intern proprii, ateptrile organului ctre care
raporteaz unitatea de audit intern, ale conductorului entitii i ale
conductorului unitii de audit intern;
b) de a analiza necesitile i obiectivele curente ale unitii de audit intern,
corespunderea acestora cu scopurile entitii;
c) de a analiza riscurile pentru entitate, generate de ineficiena unitii de audit
intern sau nerespectarea de ctre aceasta a SNAI;
d) de a oferi o opinie cu privire la conformitatea activitii de audit intern cu
SNAI;
e) de a identifica oportunitile i a oferi idei i sfaturi conductorului unitii
de audit intern i personalului implicat n auditul intern pentru a mbunti
performana lor.
7.3.4. Procesul de evaluare extern
Un exemplu de proces cu privire la evalurile externe, format din 12 puncte,
este prezentat ulterior:
1) Selectarea i instruirea, n caz de necesitate, a membrilor echipei de
revizuire a asigurrii calitii;
2) Revizuirea tuturor autoevalurilor efectuate de unitatea de audit intern i
clarificarea tuturor ntrebrilor;
3) Efectuarea unei vizite preliminare la instituie pentru a colecta informaii
necesare, a aduga detalii la programul de lucru al misiunii de audit, a
selecta i programa interviurile cu prile interesate i personalul unitii
de audit intern;
112
a) abordare
115
116
a) Dosarul permanent
2.3.3. Dosarul permanent conine toate informaiile relevante pentru
nelegerea specificului entitii, care nu se modific de la an la an.
2.3.4. Dosarul permanent este utilizat pentru efectuarea misiunilor de audit
viitoare i pentru a oferi informaii iniiale noilor auditori interni.
2.3.5. Dosarul conine toate informaiile permanente despre sisteme, ofer
informaii de baz eseniale i este examinat la nceputul fiecrei misiuni de audit.
2.3.6. Dosarul permanent este actualizat de fiecare dat n cazul unor
schimbri majore i la finele fiecrei misiuni de audit.
b) Dosarul curent
2.3.7. Dosarul curent conine doar informaiile necesare pentru a justifica
constatrile unei misiunii de audit.
2.3.8. Dosarul conine toate informaiile colectate pe parcursul misiunii de
audit curente. Astfel, se documenteaz activitile, deciziile i procesele, de la
determinarea obiectivelor i domeniului de aplicare a auditului pn la finalizarea
planului de implementare.
2.3.9. O structur standard a dosarului curent i un exemplu de cuprins snt
oferite n capitolul instruciunilor suplimentare.
2.4. Raionamentul auditorilor n procesul colectrii informaiilor i
documentaiei relevante
2.4.1. Eficacitatea activitii unui auditor este apreciat dup calitatea
documentelor sale de lucru.
2.4.2. Documentele de lucru adecvate documenteaz activitatea de audit
ncepnd cu etapele preliminare ale unei misiuni de audit pn la raportul final.
Documentarea tuturor etapelor activitilor efectuate este necesar pentru a
justifica constatrile, recomandrile i opiniile din raportul de audit final sau
raportul de urmrire a implementrii recomandrilor de audit.
2.4.3. Documentele de lucru ale auditorului demonstreaz competena,
precizeaz dac s-a utilizat contiinciozitatea profesional i reflect respectarea
standardelor profesionale de audit.
2.4.4. Cantitatea, tipul i coninutul documentelor de lucru difer n funcie de
circumstane. Documentele de lucru snt suficiente pentru a demonstra c
constatrile de audit se bazeaz pe fapte demonstrate i alte informaii, care au fost
deja raportate, i c au fost respectate standardele aplicabile privind lucrul n teren.
2.4.5. Documentele de lucru includ documentele, care reprezint c:
a) activitatea de audit a fost planificat, supervizat i revizuit corespunztor;
b) riscurile au fost nelese suficient pentru a planifica activitatea de audit i a
determina natura lor;
c) perioada de realizare a misiunii de audit i mrimea testelor care urmeaz a
fi efectuate;
119
d) orice alte informaii, care pot influena derularea auditului intern i analiza
riscurilor.
6.2. Unitatea de audit intern analizeaz posibilitatea inerii unui dosar
permanent de nivel nalt (sau a unui set de dosare) pentru documentele care pot fi
aplicabile pentru toate misiunile de audit spre exemplu, Legea privind sistemul
bugetar i procesul bugetar, bugetul anual pentru ntreaga entitate, legi generale cu
privire la personal.
6.3. Dosarul permanent de audit este format din urmtoarele seciuni:
a) Informaii generale, care includ:
informaii cu privire la evaluarea riscurilor;
scopurile i obiectivele sistemului sau domeniului;
organigrame;
devize de cheltuieli i bugete;
date statistice cu privire la performan.
b) Rapoarte:
copii ale tuturor rapoartelor de audit intern;
planuri de implementare;
rapoartele Curii de Conturi;
alte rapoarte ale conducerii.
c) Modificri:
documente cu privire la modificri semnificative.
7. Coninutul i structura unui dosar curent
7.1. Dosarul curent de audit conine:
a) documentele colectate nainte de nceperea misiunii de audit, inclusiv
materialele pe care se bazeaz iniierea auditului (spre exemplu, analiza
riscurilor sectoriale) i autorizaiile personificate pentru efectuarea
auditului intern;
b) documentele ce snt parte a planificrii i ntocmirii programului de lucru al
misiunii de audit (programul de lucru al misiunii de audit, agenda edinei
de deschidere, procesul verbal al edinei de deschidere, metodologia de
audit selectat);
c) materiale de evaluare i probe, ce includ toate materialele pregtite de ctre
auditor sau primite de la o parte ter, precum i afirmaii ale personalului
entitii auditate, care au un impact asupra modului n care snt evaluate
controlul financiar i sistemele manageriale (procese verbale, copii ale
documentelor, rezultatele testelor, etc.);
d) rapoarte, inclusiv proiectul raportului final, obieciile aprute i raportul
final aprobat;
e) liste de verificare a activitilor ulterioare, inclusiv note informative cu
privire la urmrirea implementrii recomandrilor.
121
122
Data
Auditorul
responsabil
Descrierea
activitilor
Analiza
documentelor de
lucru
Persoana
ce superData vizeaz
misiunea
Tabelul cu teste 1
Tabelul cu teste 2
Tabelul cu teste 3
Tabelul cu teste X
Constatri
Procesul verbal al edinei de
nchidere a lucrului n teren
123
Data
E: Raportul
E1
E2
E3
E4
E 10
E 20
E 30
E 31
Auditorul
responsabil
Analiza
documentelor de
lucru
Descrierea
activitilor
Proiectul raportului echipei de
audit
Proiectul raportului final, dup
ce a fost revizuit de ctre
conductorul UAI
Scrisoarea de nsoire
Procesul verbal al edinei de
finalizare a auditului
Rspunsul conducerii cu privire
la proiectul raportului
Raportul final
Planificarea activitilor de
urmrire a implementrii
recomandrilor de audit
Raportul de urmrire a
implementrii recomandrilor de
audit
G: Monitorizarea i gestionarea
G1
Zilele reale ale auditorilor
G2
Evaluarea auditorilor interni
G3
Reacii de rspuns cu privire la
nivelul de satisfacere a clienilor
G4
Etc.
Figura 25. Programul de lucru al misiunii de audit
XII. RISCURILE - NMAISP 11
1. Introducere
1.1. NMAISP 11 ofer un context conceptual privind mediul modern al
managementului riscurilor, un set de definiii a riscurilor, utilizate att de ctre
persoanele responsabile de managementul riscurilor, ct i de ctre auditori, i un
124
126
a) probabilitate mic;
b) probabilitate medie;
c) probabilitate mare.
2.7. Nivelul impactului reprezint efectele riscului n cazul producerii sale i
se poate exprima pe o scar valoric pe trei nivele:
a) impact mic;
b) impact mediu;
c) impact mare.
2.8. Procesele de control snt politicile, procedurile i activitile, care fac
parte dintr-un sistem de control intern, concepute pentru asigurarea ncadrrii
riscurilor n limitele admisibile a riscurilor stabilite n cadrul procesului de
management al riscurilor.
2.9. Riscurile reziduale snt riscurile rmase dup ce managementul a
ntreprins aciuni pentru reducerea impactului i probabilitii apariiei unui
eveniment nefavorabil.
3. Mediul modern de management al riscurilor
3.1. Tradiional, rolul i funciile conductorilor din sectorul public au fost
definite ca o responsabilitate de a realiza activiti n limitele unui cadru legal
stabilit. Din moment ce Guvernul a devenit mai complex, responsabilitile
conductorilor snt tot mai des definite n termeni de scopuri/obiective explicite,
astfel oferind managerilor mai mult libertate cu privire la modul exact n care
aceste obiective snt atinse. Aceast libertate managerial este echilibrat apoi de
ctre noiunea de rspundere conductorii poart rspundere pentru atingerea
obiectivelor, i nu pentru administrarea activitilor.
3.2. Astfel, apare necesitatea gestionrii active, din partea conductorilor, a
nesiguranei referitoare la evenimentele viitoare, care ar putea influiena atingerea
scopurilor/obiectivelor entitii. Aceasta este definit ca Management al
riscurilor.
3.3. Conductorii nu vor mai fi martori pasivi ai evenimentelor, ce ar putea
influiena activitatea lor. Din contra, vor anticipa evenimentele i vor evalua dac
acestea afecteaz pozitiv sau negativ atingerea obiectivelor.
3.4. Procesul de management al riscului are un ir de avantaje i beneficii:
a) furnizeaz un cadru structurat pentru o planificare strategic efectiv, care
s asigure maximizarea oportunitilor i minimizarea pierderilor;
b) sporete perspectivele managementului, ncurajeaz iniiativa i
comportamentul proactiv;
c) furnizeaz conductorului entitii o imagine fidel i concis asupra
riscurilor majore, care pot afecta entitatea, precum i asupra mecanismelor
i resurselor necesare pentru contracararea i diminuarea acestora pn la
un nivel acceptabil;
d) contribuie la mbuntirea eficienei i eficacitii activitilor entitii;
127
131
b) Financiare/de
Instruciuni
bune
Figura 27. Ierarhia riscurilor n cadrul organizaiilor
133
9.8. Deseori riscurile vor fi cumulative. Spre exemplu, riscurile nalte aferente conformitii pot influena
operaiunile, ceea ce poate reprezenta un risc strategic pentru instituie.
9.9. n activitile sale, auditorii interni se axeaz pe diferite niveluri de risc la diferite etape, lund decizii pentru a
minimiza riscurile de audit. Acest fapt este ilustrat n tabelul 6.
Tabelul 6.
Modul n care auditul intern trateaz diferite niveluri de risc
Planificare strategic
i anual
Planificarea tuturor
misiunilor
rezidual
135
Identificarea
i
evaluarea
riscurilor n contextul evalurii
controlului intern
NMAISP 3 ofer:
a) exemple de riscuri, cu care se poate
confrunta o entitate;
b) o list a factorilor generali, utilizai n
procesul de evaluare a riscurilor;
c) un exemplu metodologic de evaluare a
riscurilor.
NMAISP 14 ofer:
a) exemple de riscuri organizaionale,
financiare,
operaionale
i
de
deteriorare a reputaiei n contextul
evalurii controlului intern;
b) un model de obiective de control,
controlul preconizat i riscuri ce in de
bunuri materiale;
c) un
rezumat
al
componentelor
principale ale controlului intern,
incluznd elementele principale ale
unui proces de evaluare a riscurilor
unei entiti care conine exemple de
factori ce genereaz sau modific
riscurile;
d) exemple de formulare de evaluare a
riscurilor, clasificnd riscurile n
funcie de impact i probabilitate
cheltuielilor
privind
deplasrile n
ar
2.
Arhivarea
dosarelor
3.
Stabilirea
drepturilor
salariale
cuvenite
personalului
4.
Achiziiile
publice pentru
mrfuri, lucrri
i servicii
5.
drepturilor salariale;
i) necomunicarea Serviciului salarizare a ordinului de
modificare a drepturilor salariale;
j) neformalizarea sistemului de eviden a timpului
lucrat peste programul normal de lucru;
..
a) includerea incorect n planul de msuri a volumelor,
sumelor, termenilor de efectuare a licitaiei;
b) neincluderea n caietul de sarcini a tuturor lucrrilor,
mrfurilor necesare;
c) divizarea achiziiei prin ncheierea de contracte
separate n scopul aplicrii unei alte proceduri de
achiziie;
d) neincluderea informaiei necesare sau includerea
parial a informaiei necesare n anunul/invitaia de
participare, precum i netransmiterea acesteia tutoror
posibililor solicitani;
e) nenregistrarea tuturor ofertelor;
f) necorespunderea ofertei depuse cu cerinele Caietului
de sarcini;
g) incompatibilitate ntre membrii comisiei de evaluare i
ofertani (nesemnarea tuturor declaraiilor de
confidenialitate i imparialitate);
h) deschiderea ofertelor nainte de termenii stabilii,
schimbarea ofertelor n procesul examinrii de ctre
grupul de lucru;
i) neargumentarea justificativ a raportului de evaluare a
ofertei i propunerii de atribuire a contractului;
j) majorarea nentemeiat a volumului bunurilor,
lucrrilor i serviciilor n scopul evitrii efecturii
unor noi achiziii;
k) modificarea elementelor contractului ncheiat i
introducerea unor elemente noi, dac asemenea aciuni
snt de natur s schimbe condiiile ofertei;
l) modificarea, n mod unilateral, a clauzelor
contractului de achiziie/executarea lucrrilor i
prestarea serviciilor neprevzute n contract/majorarea
nejustificat a preurilor stipulate n contract;
............................................................................
a) nentocmirea contractelor de arend cu toi
beneficiarii de terenuri, spaii, construcii, obiecte pe
138
139
a) Formularul
DESCRIEREA
RISCULUI
DESCRIEREA
IMPACTULUI ASUPRA
SISTEMULUI
EVALUAREA
NALT/MEDIU/MIC
Titlul misiunii de
audit:
Nivelul
impactului:
Importana riscului:
GG
VV
VV
RR
GG
VV
RR
RR
GG
Nivelul
probabilitii:
140
Titlul misiunii de
audit:
aprecierea
probabilitii:
Numrul Descrierea Descrierea
riscului: riscului:
impactului
asupra
procesului:
Motivele
pentru
aprecierea
probabilitii:
Numrul Descrierea Descrierea
riscului: riscului:
impactului
asupra
procesului:
Motivele
pentru
aprecierea
probabilitii:
Nivelul
impactului:
Importana riscului:
GG
VV
VV
RR
GG
VV
RR
RR
GG
Nivelul
probabilitii:
Nivelul
impactului:
Importana riscului:
GG
VV
VV
RR
GG
VV
RR
RR
GG
Nivelul
probabilitii:
10.4.2. Exempu de "Formular de evaluare a riscurilor, ntocmit la evaluarea procesului de achiziii publice pentru mrfuri,
lucrri i servicii cu valoare mic, este prezentat n figura 30.
FORMULAR DE EVALUARE A RISCURILOR
Numrul de referin al documentului de lucru:____
Titlul misiunii de audit: Evaluarea
procesului de achiziii publice pentru
mrfuri, lucrri i servicii de valoare Procesul: Achiziii publice pentru mrfuri, lucrri i servicii de valoare mic
mic
Numrul
riscului: 1
Numrul
riscului: 2
Descrierea riscului:
Includerea incorect n
planul de msuri a
volumelor, sumelor,
termenilor de efectuare
a licitaiei
Descrierea riscului:
Neincluderea n caie-tul
de sarcini a tuturor
lucrrilor,
mrfurilor
necesare
Obiectivul operaional:
1. De a asigura efectuarea achiziiilor
publice n conformitate cu legislaia n
vigoare;
2. De a asigura utilizarea mijloacelor
publice destinate achiziiilor publice
eficient, eficace i econom
Nivelul
Importana riscului:
impactului:
RR
Mare
Nivelul
probabilitii:
Mare
Nivelul
impactului:
Mare
142
Numrul
riscului: 3
Numrul
riscului: 4
Descrierea riscului:
Divizarea
achiziiei
prin ncheierea
de
contracte separate n
scopul aplicrii unei
alte
proceduri
de
achiziie
Descrierea riscului:
Neincluderea informaiei necesare sau
includerea parial a
informaiei necesare n
anunul/invitaia de
participare, pre-cum i
netransmiterea acesteia
tuturor posibililor
solicitani
Obiectivul operaional:
1. De a asigura efectuarea achiziiilor
publice n conformitate cu legislaia n
vigoare;
2. De a asigura utilizarea mijloacelor
publice destinate achiziiilor publice
eficient, eficace i econom
Nivelul
Importana riscului:
probabilitii:
RR
Mare
Nivelul
impactului:
Mediu
Importana riscului:
RR
Nivelul
probabilitii:
Mare
Nivelul
impactului:
Mare
Importana riscului:
R
Nivelul
probabilitii:
Mare
143
Descrierea riscului:
Nenregistrarea tuturor
ofertelor
Numrul
riscului: 6
Numrul
riscului: 7
Numrul
riscului: 8
Obiectivul operaional:
1. De a asigura efectuarea achiziiilor
publice n conformitate cu legislaia n
vigoare;
2. De a asigura utilizarea mijloacelor
publice destinate achiziiilor publice
eficient, eficace i econom
Nivelul
Importana riscului:
impactului:
Mare
Nivelul
probabilitii:
Mediu
Descrierea riscului:
Necorespunderea
ofertei depuse cu
cerinele Caietului de
sarcini
Nivelul
impactului:
Mare
Descrierea riscului:
Incompatibilitate ntre
membrii comi-siei de
evaluare i ofertani
(nesemnarea tuturor
declaraiilor de
confidenialitate i
imparialitate)
Descrierea riscului:
Deschiderea ofertelor
nainte de termenii
stabilii, schimbarea
ofertelor n procesul
examinrii de ctre
grupul de lucru
Nivelul
probabilitii:
Mediu
Nivelul
impactului:
Mare
Nivelul
probabilitii:
Mediu
Nivelul
impactului:
Mare
Nivelul
probabilitii:
Mare
Importana riscului:
R
Importana riscului:
R
Importana riscului:
R
144
Numrul
riscului:
10
Numrul
riscului:
11
Numrul
riscului:
12
Descrierea riscului:
Neargumentarea
justificativ a raportului
de evaluare a ofertei i
propunerii de atribuire
a contractului
Descrierea riscului:
Majorarea nentemeiat
a volumului bunurilor,
lucrrilor i serviciilor
n scopul evitrii
efecturii unor noi
achiziii
Descrierea riscului:
Modificarea
elementelor
contractului ncheiat i
introducerea unor
elemente noi, dac
asemenea aciuni snt
de natur s schimbe
condiiile ofertei
Descrierea riscului:
Modificarea, n
mod unilateral, a
clauzelor
Obiectivul operaional:
1. De a asigura efectuarea achiziiilor
publice n conformitate cu legislaia n
vigoare;
2. De a asigura utilizarea mijloacelor
publice destinate achiziiilor publice
eficient, eficace i econom
Nivelul
Importana riscului:
impactului:
Mare
Nivelul
probabilitii:
R
Mare
Nivelul
impactului:
Mare
Nivelul
probabilitii:
Mare
Importana riscului:
Nivelul
impactului:
Mare
Nivelul
probabilitii:
Mediu
Importana riscului:
Nivelul
impactului:
Mare
145
Obiectivul operaional:
1. De a asigura efectuarea achiziiilor
publice n conformitate cu legislaia n
vigoare;
2. De a asigura utilizarea mijloacelor
publice destinate achiziiilor publice
eficient, eficace i econom
Nivelul
Importana riscului:
probabilitii:
Mare
R
Figura 30. Exemplu de "Formular de evaluare a riscurilor, ntocmit la evaluarea procesului de achiziii publice pentru
mrfuri, lucrri i servicii cu valoare mic
146
material din cauza contextului n care a aprut spre exemplu, prin practici
frauduloase sau corupte.
2.10. Diversele dimensiuni ale materialitii n sectorul public este
recunoscut n SIA 320 Materialitatea perspectiva sectorului public, care
prevede c la evaluarea materialitii, n afar de aplicarea raionamentului
profesional, auditorul din sectorul public analizeaz toate actele normative, care
ar putea influena acea evaluare. n sectorul public, materialitatea se mai
bazeaz pe contextul i natura unui element i include, spre exemplu
sensibilitatea i valoarea. Sensibilitatea se refer la mai multe aspecte, cum ar fi
conformarea cu autoritile, preocuprile legislative sau interesul public.
3. Materialitatea pentru auditorii interni
3.1. Materialitatea este un concept cheie i pentru auditorii interni.
3.2. n anumite situaii, conducerea solicit auditorului intern s verifice
corectitudinea rapoartelor/drilor de seam financiare. n acest caz, auditorul
intern stabilete nivelurile materialitii n baza acelorai principii ca i un
auditor extern.
3.3. n cadrul misiunilor de audit intern, auditorul intern nu-i exprim
opinia vis-a-vis de un set de rapoarte financiare. Auditorul intern analizeaz
constatrile i recomandrile n funcie de semnificaia acestora pentru entitate.
Iar semnificaia financiar este un factor cheie ce trebuie luat n considerare.
3.4. n caz de necesitate, auditorul intern analizeaz un ir similar de
materialiti de 0,5%-1,0% pentru a determina aspectele semnificative din punct
de vedere financiar.
3.5. Nici o activitate managerial nu este lipsit de erori. Auditorul intern
determin ce marj a erorilor nu prezint un pericol pentru funcionarea
entitii, i este, prin urmare, acceptabil din punct de vedere al auditului.
3.6. Auditorul propune conducerii s instituie controlul intern i proceduri
corespunztoare n scopul detectrii i prevenirii erorilor dac n cadrul
auditului se fac urmtoarele constatri:
a) nivelul erorilor a devenit iraional de nalt;
b) numrul erorilor crete semnificativ i ele devin din ce n ce mai grave;
c) erorile au implicaii financiare de dimensiuni semnificative i materiale.
3.7. Pentru auditorul intern este important s determine, n comun cu
conductorul entitii, ce efecte financiare sau ce nivel al erorilor poate fi
considerat a fi de semnificaie material.
3.8. Totui, un nivel foarte mic al erorilor ntr-o anumit entitate sau
activitate poate sugera auditorului concluzia c snt instituite proceduri de
control intern excesive pentru necesitile existente.
4. Instruciuni suplimentare la NMAISP 12
4.1. Un exemplu specific materialitii
4.1.1. O alt modalitate de abordare a materialitii este de a analiza ct de
importante snt pentru conducere problemele analizate de auditori. n acest caz,
termenul de materialitate poate fi sinonim cu importana.
149
152
e) formularea
154
e) monitorizarea.
2.3. Conceptele de baz ale controlului intern snt explicate mai detaliat n
instruciunile suplimentare la NMAISP 14.
3. Punctele slabe ale controlului intern
3.1. Indiferent ct de bine nu ar fi elaborat i realizat, controlul intern poate
oferi entitii doar asigurri rezonabile despre nivelul de realizare a obiectivelor
entitii. Posibilitatea realizrii obiectivelor este afectat de neajunsurile inerente
ale controlului intern. Acestea se refer la faptul c raionamentul uman n
procesul de luare a deciziilor poate fi greit i controlul intern poate eua din cauza
greelilor umane, cum ar fi simplele erori sau greeli.
3.2. De asemenea, controlul intern poate fi ocolit prin nelegerea secret a
dou sau mai multe persoane sau gestionarea necorespunztoare a ntregului
sistem de control intern. Spre exemplu, printr-o nelegere secret ntre persoana
care autorizeaz plile i persoana responsabil de verificarea primirii bunurilor
pot fi efectuate pli pentru bunuri care nu au fost primite. Conducerea poate i ea
evita controlul intern prin ncheierea clandestin a unor acorduri cu furnizorii, fr
a reflecta acest fapt n evidena contabil.
4. Abordarea fa de evaluarea controlului intern
4.1. Principalele etape ale procesului de evaluare a controlului intern snt
prezentate n figura 31.
(NMAISP 4); etapele 7-8 n timpul lucrului n teren (NMAISP 5); i etapa 9 n
timpul pregtirii raportului de audit (NMAISP 6).
5. Identificarea sistemelor/proceselor care urmeaz a fi examinate
5.1. Termenul de sistem poate fi definit drept o serie de proceduri nrudite,
menite s contribuie la realizarea unor obiective generale.
5.2. Indiferent de obiectivul sistemului, toate sistemele (att cele manuale, ct
i cele automatizate) constau din aceleai elemente de baz:
a) sisteme
descriptive
(CCI)
Diagrame i
scheme
Avantajele
Dezavantajele
descrierile narative depline nu ofer o interpretare
se utilizeaz dac exist
vizual a diferitor roluri ale
formulare standard;
personalului implicat n
se ntocmesc mai uor dect
proces
diagramele complexe;
snt nelese mai uor de
ctre persoanele, care nu snt
specialiti n audit
Chestio auditorii analizeaz fiecare poate limita raionamentul
nare
ntrebare i astfel promopersonalului de audit, care
descriptive
veaz standardizarea;
pur i simplu vor adresa
(CCI)
pot fi utile n situaiile, n
ntrebrile din CCI, fr a
se gndi la obiectivele
care sistemele de acelai fel
controlului
snt utilizate n diferite
locuri. Spre exemplu, utilizarea unui sistem de
management financiar de
acelai fel de ctre mai multe
oficii locale
Diagrame i modalitate concis de nre- poate deveni cu uurin
scheme
gistrare detaliat a sistemuprea complex;
159
lui;
poate fi dificil de neles,
faciliteaz procesul de analidac nu snt utilizate
zare a sistemului pentru a
aceleai simboluri de ctre
identifica dac este fiabil,
toi;
eficient i eficace;
diagramele prezint doar
o tehnic util n procesul de
circulaia documentelor i
reproiectare a sistemelor
pot fi inadecvate pentru
unele tipuri de sistem
7.6. Dup determinarea metodei sau combinaiei de metode necesare pentru a
documenta sistemul, auditorul ntocmete documentaia n baza informaiilor
disponibile. Este recomandabil efectuarea unei verificri integrale a 2-3
operaiuni din sistem pentru a confirma c descrierea sistemului este corect i c
nu au fost omise anumite aspecte importante. Aceasta este prima aciune de la
etapa lucrului n teren, dar poate fi efectuat i la etapa de planificare.
8. Identificarea obiectivelor controlului
8.1. Pentru a facilita identificarea procedurilor de control intern, auditorul
determin obiectivele controlului adecvate sistemului examinat, cu care vor putea
fi comparate procedurile de control intern existente. Obiectivele de control
identific motivele de stabilire a procedurilor de control intern n cadrul unui
anumit sistem.
8.2. Conductorii unitilor de audit intern elaboreaz modele de analiz a
obiectivelor controlului. Majoritatea obiectivelor controlului pot fi identificate
analiznd urmtoarele aspecte ale fiecrui sistem:
a) legalitatea
exprim reglementarea activitii entitii prin acte
normative;
b) autenticitatea prezint verificarea dac tranzaciile nu snt false i dac
snt documentate adecvat;
c) plenitudinea descrie nregistrarea integral a tranzaciilor i operaiunilor
financiare;
d) corectitudinea prezint calcularea i evaluarea corect a tranzaciilor;
e) oportunitatea descrie iniierea i nregistrarea la timp a tranzaciilor;
f) regularitatea exprim legalitatea i valabilitatea tranzaciilor.
8.3. Auditorii difereniaz obiectivele controlului i controlul intern existent.
Obiectivele unui control reprezint ceea, ce controlul intern trebuie s
ndeplineasc. Spre exemplu, n cazul sistemului de salarizare, un obiectiv de
control ar putea fi urmtorul: Salariile, retribuiile i alte costuri salariale trebuie
s aib loc doar pentru personalul angajat. n legtur cu acest obiectiv controlul
intern ar putea include verificrile i semnarea tabelelor de eviden a timpului de
munc efectuate de efii de direcii pentru a se asigura c listele angajailor,
ntocmite de Secia resurse umane, snt corecte i complete.
160
Scopul
Controlul intern menit s
previn apariia erorilor,
neregularitilor sau pierderea activelor
Control de
verificare
Control de
supraveghere
Exemple
divizarea sarcinilor;
proceduri de autorizare;
sigurana fizic a activelor;
limitarea accesului; etc.
verificri aritmetice i contabile,
cum ar fi contrapunerile, verificarea conformitii, spre exemplu, cu actele normative;
verificarea continuitii articolelor care trebuie numerotate, spre
exemplu, recipisele, etc.
politici i proceduri scrise;
niveluri de raportare clar
definite;
supraveghere;
gestionare i instruire
b) delegare
inadecvat i stabilirea unui nivel de delegare necorespunztor autoritatea delegat poate fi neclar sau imposibil, iar nivelul de delegare
poate fi prea nalt sau prea jos pentru un control eficient i efectiv;
c) rolurile i responsabilitile neclare sau suprapuse - contribuie la dublarea
ineficient a sarcinilor sau las fr acoperire anumite domenii importante;
d) aranjamente inadecvate de raportare i comunicare, astfel nct
conductorii nu pot gestiona corespunztor rezultatele pentru atingerea
obiectivelor;
e) obiectivele sistemului i ale controlului, care snt neclare n mod inerent
sau dificil de msurat, astfel nct conductorii i personalul nu pot
determina clar activitile necesare pentru atingerea lor;
f) organizarea ineficient a procesului.
10.4. Riscuri financiare:
a) pierderea veniturilor din cauza sistemelor ineficiente de recunoatere a
veniturilor i aranjamente bancare nepotrivite;
b) deteriorarea sau pierderea activelor, inclusiv a numerarului, din cauza
unei securiti sczute;
c) cheltuieli frauduloase;
d) preuri exagerate pentru bunuri din cauza corupiei sau a unor practici de
achiziii ineficiente;
e) luarea unor decizii inadecvate cu privire la investiiile capitale;
f) fonduri insuficiente n buget i distribuirea inadecvat a lor;
g) pierderi din cauza fluctuaiei cursului valutar.
10.5. Riscuri operaionale:
a) obiective operaionale nerealizate;
b) ntreruperea funcionrii sau incapacitatea de a presta serviciile;
c) informaii nesigure sau insuficiente, n baza crora nu pot fi luate decizii
operaionale fiabile;
d) nerespectarea cerinelor legislative sau normative;
e) incapacitatea de a proteja informaiile secrete despre activitile
operaionale;
f) daune aduse mediului nconjurtor, poluare;
g) imposibilitatea de a implementa tehnologii noi, inovaii;
h) imposibilitatea de a mbunti calitatea serviciilor;
i) practici frauduloase i corupte;
10.6. Riscuri de deteriorare a reputaiei:
a) deteriorarea reputaiei n faa publicului;
b) deteriorarea reputaiei n faa furnizorilor i principalilor pri
cointeresate;
c) deteriorarea reputaiei pe plan internaional.
10.7. Pentru unii auditori este mai uor s identifice n primul rnd riscurile
unui sistem, dup care s formuleze obiectivele controlului i procedurile de
control intern detaliate, care le-ar putea aborda.
162
imposibilitatea de a
satisface anumite necesiti operaionale
Niveluri excesive de
stocuri, fa de nivelul
de utilizare, i deinerea n stocuri a unor
articole uzate, care ar
putea fi decontate,
genernd astfel venituri
De a asigura Revizuirea
sistematic
a
ntreprinderea
nivelurilor stocurilor de ctre
unor
aciuni
conducere;
efective pentru Prezentarea sistematic, ctre
identificarea i
conducere, a unor rapoarte cu
gestionarea
privire la articolele cu rulaj mic
articolelor cu
sau nvechite;
rulaj mic i Proceduri de control intern clar
nvechite
definite
privind
decontarea
stocurilor
De a asigura Monitorizare, de ctre condu- Reducerea numrului
faptul c costucere, a principalilor indicatori de
unitilor (locurilor),
rile i efectuaperforman, inclusiv costurile
unde se pstreaz
rea operaiunide meninere a stocurilor;
stocurile, fiind obilor cu stocuri Revizuiri periodice a costului
nute astfel economii;
snt rezonabile
asigurrii securitii n compa- Amplasarea greit a
raie cu pierderile suportate
stocurilor majoreaz
perioada de timp
necesar pentru a
transfera stocurile n
seciile operaionale;
Reducerea numrului
de angajai, posibil
de efectuat
prin
reducerea numrului
de depozite
12. Documentarea obiectivelor controlului, controlului preconizat i
riscurilor
Auditorul documenteaz obiectivele controlului, controlul preconizat i
riscurile aferente. Relaiile ntre aceste elemente pot fi demonstrate cu ajutorul
unui singur formular de evaluare a controlului intern, care este prezentat n pct.
23.1 la NMAISP 14.
13. Testarea controlului intern
13.1. Etapele 3-6 din pct. 4.1 snt realizate ca parte a activitilor necesare
pentru planificarea unei misiuni de audit intern. Aceasta ajut auditorul s
neleag teoretic punctele forte i cele slabe ale sistemului.
13.2. Urmtoarea etap n procesul de examinare are scopul:
164
166
b) procesul
Efectul
Cauza
Recomandri
b) angajamentul
PROCES
PRODUS(E)
OBIECTIVE
RESURSA n
176
177
Rspuns
Comentariu
Importana
ntrebare
Rspuns
Comentariu
Importana
182
183
Proces:
Obiectivul operaional:
Descrierea riscului:
Obiectivul
controlului
Controlul
existent
Testele
planificate
pentru a
evalua
controlul
Controlul
preconizat
Evaluarea
faptului dac
controlul curent
ndeplinete
obiectivul
controlului
Nr. de Rezultatele
ref. a
testelor: excepii
testului eecuri
diferene
OC 1
OC 2
OC 3
Constatri, fapte i implicaii
Constatri
Riscuri
185
23.2. Exemplu de "Formular pentru cercetare i evaluare, ntocmit la evaluarea procesului de achiziii publice pentru
mrfuri, lucrri i servicii cu valoare mic, care documenteaz o abordare bazat pe riscuri (vezi figura 36).
FORMULAR PENTRU CERCETARE I EVALUARE
Abordare bazat pe riscuri
Numrul de referin al documentului de lucru: __
Titlul misiunii de audit: Evaluarea procesului
de achiziii publice pentru mrfuri, lucrri i
servicii cu valoare mic
1.Numirea persoanei
responsabile, din cadrul grupului de lucru
pentru achiziii, pentru
elaborarea
planului
anual i trimestrial de
efectuare a achiziiilor;
2.Elaborarea planului
de efectuare a achiziiilor n dependen
de planul de finanare
aprobat, demersurilor
1.Numirea persoanei
responsabile
de
elaborarea
i
executarea planului de
msuri
pentru
efectuarea achiziiilor
nu este formalizat;
2.Planul de efectuare a
a achiziiilor se efectueaz doar pentru lucrrile de reparaie, procurarea materialelor de
Evaluarea faptului
dac controlul curent
ndeplinete
obiectivul controlului
Controlul curent nu ndeplinete obiectivul
controlului, deoarece
msurile ntreprinse nu
snt destule pentru evitarea elaborrii incorecte i incomplete a
planului de efectuare a
achiziiilor i urmrirea
executrii acestuia
Testele
planificate
pentru a evalua
controlul
1. Interviu
Nr. de
ref. a
testului
Rezultatele testelor:
excepii eecuri
diferene
Nr. 1
2. Test de
contrapunere
Nr. 2
1.Lipsa procedurii de
formalizare a numirii
persoanei responsabile
de
elaborarea
i
executarea planului de
msuri
pentru
efectuarea achiziiilor;
2.Planul de efectuare a
achiziiilor nu este elaborat pentru toate tipurile de mrfuri, lucrri/
servicii planificate de a
186
le procura pe parcursul
anului de gestiune;
3.Nu se efectueaz
actualizarea planului
de efectuare a achiziiilor n cazul modificrii planului de finanare;
4.n
planul
de
efectuare a achiziiilor
nu se indic termenele
de efectuare a achiziiilor i procedura de
achiziie;
5.De ctre conducerea
entitii nu se efectueaz verificarea executrii planului de
efectuare a achiziiilor
187
Figura 36. Exemplu de "Formular pentru cercetare i evaluare, ntocmit la evaluarea procesului de achiziii publice
pentru mrfuri, lucrri i servicii cu valoare mic
188
189
190
191
Procesul
operaional
Achiziiile
publice pentru
mrfuri, lucrri
i servicii cu
valoare mic
Nr.
Procedurile
Persoanele
responsabile
Conductorul
entitii
Documente
Ordin cu privire
la crearea
grupului de lucru
pentru achiziii
Seviciul de
achiziii
192
6
7
8
9
Seviciul de
achiziii
Planul anual de
efectuare a
achiziiilor
Conductorul
entitii, persoana
mputernicit
Seviciul de
achiziii
Serviciul
Caietul de sarcini
planificare
Conductorul
entitii, persoana
mputernicit
Seviciul de
achiziii
Seviciul de
achiziii
Invitaiile de
participare la
193
achiziii
10
Conductorul
entitii, persoana
mputernicit
15
Grupul de lucru
16
Grupul de lucru
11
12
13
14
Seviciul de
achiziii, grupul
de lucru
Agenii
economici
Grupul de lucru
Grupul de lucru
Oferta cu anexele
necesare
Declaraia de
confidenialitate
i imparialitate
194
17
18
19
20
21
22
23
24
Grupul de lucru
Grupul de lucru
Procesul verbal
privind efectuarea
licitaiei
Serviciul
planificare
Serviciul
planificare
Conductorul
entitii, persoana
mputernicit
Conductorul
entitii
Conducerea
entitii
Agentul
economic
Contractul de
achiziii
Facturi,
Actele de recepie
cu indicarea mrfurilor livrate,
lucrrilor/serviciilor executate, etc
195
25
26
27
Serviciul
contabilitate
Conductorul
entitii
Serviciul
contabilitate
Figura 38. Pista de audit a procesului de achiziii publice pentru mrfuri, lucrri i servicii cu valoare mic
196
Obiectivele
Controlul preconizat
controlului
De a asigura elabo- 1. Numirea persoanei responsabile, din cadrul grupului de lucru pentru achirarea corect i
ziii, pentru elaborarea planului anual i trimestrial de efectuare a achizicomplet a planuiilor;
lui de msuri pent- 2. Elaborarea planului de efectuare a achiziiilor n dependen de planul de
ru efectuarea achifinanare aprobat, demersurilor privind necesarul de mrfuri, lucrri/ serviziiilor
cii acceptate;
3. Includerea n planul de efectuare a achiziiilor a termenelor de efectuare a
achiziiei n dependen de parvenirea necesitii de materiale, lucrri/ servicii;
Riscuri
Includerea incorect n
planul de msuri a volumelor, sumelor, termenilor de efectuare a licitaiei
197
Neincluderea n Caietul
de sarcini a tuturor mrfurilor, lucrrilor/serviciilor necesare
198
Nenregistrarea tuturor
ofertelor
199
De a asigura incompatibilitatea
membrilor grupului de lucru
De a asigura
acceptarea ofertelor la licitaie n
conformitate cu
cerinele Caietelor
de sarcini
De a asigura nepermiterea deschiderii
ofertei nainte de
termen sau schimbarea ofertei n
procesul de examinare de ctre grupul de lucru
De a asigura argumentarea justifica-
cepionrii ofertei;
3. Verificarea de ctre conducerea entitii sau a persoanei mputernicite a
Registrului de eviden a documentelor de intrare
1.Semnarea obligatorie de ctre toi membrii grupului de lucru a declaraiei
de confidenialitate i imparialitate
1.Verificarea de ctre grupul de lucru n timpul procedurii de licitaie a corespunderii ofertelor cu cerinele Caietelor de sarcini
Incompatibilitate ntre
membrii comisiei de
evaluare i ofertani
(nesemnarea tuturor
declaraiilor de
confidenialitate i
imparialitate)
Necorespunderea ofertei depuse cu cerinele
Caietului de sarcini
Deschiderea ofertelor
nainte de termenii stabilii, schimbarea ofertelor n procesul examinrii acestora de ctre
grupul de lucru
tiv a raportului de
evaluare a ofertei
i propunerii de
selectare a ofertei
De a asigura neadmiterea cazurilor
de majorare a volumului mrfurilor,
lucrrilor i serviciilor, stabilit de
contractele ncheiate, pentru a evita
efectuarea unor noi
achiziii
2. Anexarea, la procesul verbal i darea de seam privind procedura de achiziie, a tuturor documentelor justificative, care au contribuit la selectarea
ofertei ctigtoare (oferta cu preul cel mai mic, documentele de confirmare a calitii, termenele i condiiile de livrare, etc)
1. Numirea persoanei responsabile (spre exemplu, din contabilitate) pentru
urmrirea respectrii volumului bunurilor, lucrrilor i serviciilor, stabilit
de contractele ncheiate, i inerea registrului privind respectarea volumelor indicate n contract;
2. Prezentarea, de ctre efii de gospodrie, a facturilor mrfurilor, lucrrilor/
serviciilor prestate pentru acumularea informaiei privind volumele livrate,
compararea acestora cu volumele indicate n contract i stabilirea volumului de mrfuri, lucrri/servicii , care nu au fost furnizate;
3. Efectuarea prognozrii i, n caz de stabilire a neajunsului volumelor indicate n contract, naintarea propunerilor de semnare a acordurilor adiionale n limita stabilit de legislaie;
4. Verificarea periodic de ctre conducerea entitii sau persoana mputernicit a urmririi respectrii volumelor indicate n contractele de achiziii
1. Numirea persoanei responsabile de ntocmirea contractului de achiziie n
baza procesului verbal i drii de seam privind procedura de achiziie;
2. Verificarea de ctre conducerea entitii sau persoana mputernicit, prin
contrapunerea clauzelor contractului cu procesul verbal i oferta ctigtoare, precum i formalizarea prin avizare a acestei verificri
evaluare a ofertei i
propunerii de selectare
a ofertei
Majorarea nentemeiat
a volumului mrfurilor,
lucrrilor/serviciilor n
scopul evitrii efecturii
unor noi achiziii
201
condiiile ofertei
Modificarea, n mod
unilateral, a clauzelor
contractului de achiziie/executarea lucrrilor
i prestarea serviciilor
neprevzute n contract,
majorarea nejustificat
a preurilor stipulate n
contract
Figura 39. Exemple de obiective ale controlului, controlul preconizat i riscurile posibile la evaluarea procesului de
achiziii publice pentru mrfuri, lucrri i servicii cu valoare mic
203
2.4. n Carta de audit intern atribuiile personalului unitii de audit intern snt
descrise fr a identifica separat rolurile mai superioare, exercitate de angajaii
desemnai n calitate de efi de echip n cadrul misiunilor de audit.
3. Trei roluri de baz necesare pentru un audit intern eficient
3.1. Conform Cartei de audit intern, unitii de audit intern i se atribuie trei
roluri i anume gestionarea, supravegherea i activitatea de audit:
a) conductorul unitii de audit intern gestioneaz activitatea de audit
intern pentru a asigura ca aceasta s aduc valoare adugat entitii;
b) eful echipei de audit intern deine rolul de supraveghere a procesului de
planificare i realizare a misiunilor de audit (ndeplinete acest rol
suplimentar la activitile de audit directe);
c) auditorul intern realizeaz activitile de audit n cadrul misiunilor de
audit i efectueaz alte sarcini, la ordinul conductorului unitii de audit
intern.
3.2. Nu toate unitile de audit snt suficient de mari pentru a dispune de
persoane separate pentru fiecare rol. Astfel, n unele cazuri, conductorul unitii
de audit intern va prelua rolul de supraveghere, iar n unitile de audit mici,
conductorul ar putea realiza toate activitile de audit. De asemenea, eful echipei
va avea responsabiliti directe de audit, n afar de rolul de supraveghere.
3.3. Un rezumat al diferitor roluri ale personalului n cadrul unei uniti de
audit intern este prezentat n figura 40.
207
______________________,
(numele, prenumele)
______________________,
(funcia conductorului autoritii)
____________________________
FIA POSTULUI Nr. ____
Capitolul I
Dispoziii generale
Autoritatea public: Introducei denumirea autoritii publice
209
Capitolul II
Descrierea funciei
Scopul general al funciei:
Auditul intern este o activitate independent i obiectiv, care ofer entitii
asigurarea unui grad de control asupra operaiunilor, o ndrum n ceea ce privete
mbuntirea operaiunilor i contribuie la adugarea unui plus de valoare
acestora, ajut entitatea n atingerea obiectivelor, evalund, printr-o abordare
sistematic i metodic, procesele de management al riscurilor, de control i de
guvernare a instituiei, cu propuneri de consolidare a eficacitii lor.
Conductorul unitii de audit intern gestioneaz n mod eficient activitatea de
audit intern, astfel nct s se asigure c ea aduce un plus de valoare entitii.
Sarcini de baz:
1. Conducerea/managementul activitii unitii de audit intern;
2. Coordonarea efecturii n cadrul instituiilor publice a misiunilor de audit
intern cu oferirea recomandrilor de rigoare, n scopul de a aduce un plus de
valoare entitii;
3. Elaborarea propunerilor de modificare a actelor normative n vigoare, ce in
nemijlocit de activitatea auditului intern public;
4. Coordonarea activitilor cu celelalte uniti de audit intern i extern, astfel
nct s se asigure o acoperire adecvat a activitilor i s se evite, pe ct este
posibil, suprapunerile;
5. Organizarea continu a perfecionrii profesionale a angajaiilor unitii de
audit intern.
Atribuiile de serviciu:
1. Conducerea/managementul activitii unitii de audit intern:
Elaboreaz i nainteaz spre aprobare conductorului instituiei publice
proiectele Cartei de audit intern, i n caz de necesitate, instruciunile
210
ntocmit de:
Nume, prenume __________________________________________________
Funcia public de conducere _______________________________________
215
Semntura ______________________________________________________
Data ntocmirii ___________________________________________________
Vizat de:
Nume, prenume __________________________________________________
Serviciul resurse umane/funcia public _______________________________
Semntura ______________________________________________________
Data __________________________________________________________
Luat la cunotin de ctre titularul funciei:
Nume, prenume __________________________________________________
Semntura ______________________________________________________
Data ___________________________________________________________
______________________,
(numele, prenumele)
______________________,
(funcia conductorului autoritii)
____________________________
FIA POSTULUI Nr. ____
Capitolul I
Dispoziii generale
Autoritatea public: Introducei denumirea autoritii publice
Compartimentul: Introducei denumirea unitii de audit intern
Adresa: Introducei adresa unitii de audit intern
Denumirea funciei: eful echipei de audit intern
Nivelul funciei: Funcie public de execuie
216
ntocmit de:
Nume, prenume __________________________________________________
Funcia public de conducere _______________________________________
Semntura ______________________________________________________
Data ntocmirii ___________________________________________________
Vizat de:
Nume, prenume __________________________________________________
Serviciul resurse umane/funcia public _______________________________
Semntura ______________________________________________________
Data __________________________________________________________
Luat la cunotin de ctre titularul funciei:
Nume, prenume __________________________________________________
221
Semntura ______________________________________________________
Data ___________________________________________________________
______________________,
(numele, prenumele)
______________________,
(funcia conductorului autoritii)
____________________________
FIA POSTULUI Nr. ____
Capitolul I
Dispoziii generale
Autoritatea public: Introducei denumirea autoritii publice
Compartimentul: Introducei denumirea unitii de audit intern
Adresa: Introducei adresa unitii de audit intern
Denumirea funciei: Auditor intern
Nivelul funciei: Funcie public de execuie
Nivelul de salarizare: Introducei nivelul salariului (salariul de baz i
suplimentele corespunztoare)
Capitolul II
Descrierea funciei
Scopul general al funciei:
Auditorul intern realizeaz activitile de audit n cadrul misiunilor de audit i
efectueaz alte sarcini aferente, la indicaia conductorului unitii de audit intern.
Ofer entitii asigurarea unui grad de control asupra operaiunilor, o ndrum n
ceea ce privete mbuntirea operaiunilor i contribuie la adugarea unui plus de
222
223
Responsabilitile:
Exercit atribuiile de serviciu n conformitate cu Standardele Naionale
de Audit Intern i normele metodologice privind implementarea auditului
intern n Republica Moldova;
Este responsabil de stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern de
comun acord cu conductorul entitii;
Este responsabil de efectuarea auditului intern n scopul evalurii
sistemului de management financiar i control al entitii auditate n
strict conformitate cu standardele profesionale i metodologia n
domeniu;
Monitorizeaz implementarea recomandrilor de ctre conductorul
entitii auditate;
Informeaz imediat conductorul unitii de audit intern despre suspiciuni
privind fraude i iregulariti;
Obine asistena necesar din partea personalului entitii auditate,
precum i servicii specializate din cadrul sau din afara entitii auditate;
Raporteaz periodic conductorului unitii de audit intern despre
derularea misiunii de audit;
Rspunde disciplinar pentru nendeplinirea sau ndeplinirea
necorespunztoare a sarcinilor de serviciu.
mputernicirile:
224
Condiiile de munc:
Regim de munc: 40 ore pe sptmn, 8 ore pe zi;
Program de munc: luni - vineri, orele 8.00-17.00, pauza de mas
12.00-13.00;
Activitatea de birou, de teren n entiti i alte autoriti publice, deplasri
n ar i peste hotare.
Capitolul III
Cerinele funciei
Studii:
Superioare n domeniul economiei;
Cursuri de perfecionare profesional n domeniul managementului i
administraiei publice, legislaiei, controlului financiar public intern;
Experien profesional:
1 an de experien dup absolvire n domeniul auditului intern sau alt
domeniu aferent (spre exemplu, management financiar);
3 ani de experien dup absolvire n funcionarea entitilor publice.
Cunotine:
Cultur general;
Etos i cunotine profesionale un nivel nalt de cunotine profesionale,
actualizate cu regularitate;
O nelegere mai vast a problemelor sectorului public;
Cunoaterea principiilor i tehnicilor contabile;
Cunoaterea principiilor de baz n economie i n domeniul juridic;
Cunotine generale cu privire la exercitarea auditului intern n instituiile
publice;
Noiuni suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate i
elementele constitutive ale infraciunii;
Cunoaterea unei limbi de circulaie internaional (engleza, franceza,
spaniola, germana) la nivel, cel puin, intermediar (citit/scris/vorbit);
Cunotine de operare la calculator: Word, Excel, PowerPoint, Internet.
Abiliti:
Gndire ordonat, tact i pricepere n munca cu oamenii, perseveren,
rezisten la efort i stres, adaptabilitate la situaii noi, capacitatea de
comutare rapid la diverse probleme profesionale dezvoltare foarte
bun;
226
Indicatori ai ineficienei
Ateapt s primeasc i ia n
o viziune ngust
Indicatori ai ineficienei
Indicatori ai ineficienei
Indicatori ai eficienei
Indicatori ai ineficienei
228
Utilizeaz comunicarea fa n fa
pe ct de des posibil, pentru a ine
oamenii informai
Indicatori ai eficienei
Indicatori ai ineficienei
i actualizeaz cu regularitate
cunotinele tehnice i profesionale
Indicatori ai ineficienei
Indicatori ai ineficienei
Nu nelege instruciunile i face
presupuneri despre rezultatele solicitate
Indicatori ai eficienei
Indicatori ai ineficienei
Monitorizeaz progresele i
depisteaz chiar de la nceput
problemele posibile
Indicatori ai ineficienei
Discut cu colegii i clienii arogant sau
se simte intimidat cnd discut cu
conducerea
Se concentreaz doar pe neajunsuri
Indicatori ai eficienei
Indicatori ai ineficienei
Indicatori ai ineficienei
ncearc s impun deciziile forat
7.12. Integritatea
Indicatori ai eficienei
D dovad de nivele nalte de
integritate i conformitate
profesional
Indicatori ai ineficienei
Permite ca comportamentul i deciziile
s-i fie influenate de preri personale
sau anumite circumstane
Indicatori ai ineficienei
Utilizeaz computatorul n calitate de
main de dactilografiat. Nu cunoate
funciile simple din Word (abloane/stiluri/grafice) i nu poate utiliza Excelul
nici, cel puin, pentru calcule simple
remit organului de audit extern planul anual de audit, copiile rapoartelor de audit
intern solicitate de auditorul extern, precum i raportul anual de audit intern.
1.10. Auditorii interni i cei externi snt dispui s fac schimb de mai multe
informaii dect minimumul necesar i s stabileasc canale de comunicare att
oficiale, ct i neoficiale. Aceasta ar putea include:
a) strategia pe termen lung a activitilor de audit intern;
b) discuii comune cu privire la evaluarea riscurilor de nivel nalt;
c) schimb reciproc a planurilor de audit extern cu privire la activitile din
cadrul entitii.
2. Consultanii specializai
2.1. Conductorul unitii de audit intern are dreptul s apeleze la un prestator
extern de servicii dac personalul auditului intern nu posed cunotine ntr-un
anumit domeniu, innd cont de prevederile SNAI.
SNAI 1210 Competen. Auditorii interni i alt personal din unitatea de
audit intern posed cunotinele, priceperea i competenele necesare exercitrii
responsabilitilor lor individuale.
1210.A1 - Conductorul unitii de audit intern obine avizul i asistena de
specialitate din partea altor persoane, dac personalul auditului intern nu posed
cunotinele, priceperea sau competenele necesare pentru a realiza parial sau
total misiunea.
1210.C1 - Conductorul unitii de audit intern refuz o misiune de
consiliere sau obine avizul i asistena competent din partea unor persoane
calificate n domeniu, dac echipa de audit intern nu posed cunotinele,
priceperea i celelalte competene necesare pentru ndeplinirea total sau parial
a misiunii.
2.2. Principiul, pe care se bazeaz utilizarea expertizei specializate, prevede
c auditorul intern trebuie s determine ce volum de expertiz specializat este
necesar pentru a finaliza misiunea de audit. Dac pentru o anumit misiune de
consiliere este necesar expertiz specializat, care nu este disponibil, atunci
auditorul nu trebuie s preia aceast sarcin.
2.3. Expertiza specializat ar putea fi necesar n urmtoarele domenii:
a) auditul sistemelor informatice complexe de contabilitate;
b) pentru a finaliza anumite audite a performanei, care necesit expertiz n
anumite domenii;
c) analiza unor proiecte majore de infrastructur, unde ar putea fi necesare
aptitudini de inginerie;
d) efectuarea unor analize statistice complexe;
e) evaluarea poziiei juridice n cadrul unor dispute contractuale complexe;
f) evaluarea riscurilor n entiti cu profiluri tehnice.
235
236
238
Utilizare i semnificaie
Simbolul procesului reprezint orice proces, funcie sau aciune
i este cel mai frecvent utilizat la crearea diagramelor.
246
Simbolul
Utilizare i semnificaie
Simbolul documentului este utilizat pentru a reprezenta orice tip
de documente de intrare sau ieire (adic rapoarte).
Simbolul conectrii cu pagina urmtoare este utilizat pentru a
indica, c diagrama continu pe pagina urmtoare. Deseori, n
acest simbol este inserat numrul paginii pentru a facilita
referina.
Simbolul de intrare/ieire reprezint datele ce snt disponibile
pentru intrri sau rezultate din procesare (adic nregistrrile bazei
de date a clienilor).
Simbolul comentariilor este utilizat atunci cnd snt necesare
explicaii suplimentare sau comentarii. Acest simbol este conectat
la simbolul pe care l explic printr-o linie punctat.
Simbolul decizional este o jonciune unde trebuie luat o decizie.
O singur intrare poate avea orice numr de soluii alternative,
ns doar una singur va fi selectat.
Simbolul de conectare reprezint ieirea spre sau intrarea de la o
alt parte a aceleiai diagrame. De obicei, este utilizat pentru a
ntrerupe o linie continu, care va fi prelungit n alt parte. Este o
idee bun indicarea numerelor paginilor de referin pentru a
localiza uor conectorii.
Simbolul procesului alternativ este utilizat pentru a prezenta
procesele alternative.
Simbolurile documentelor multiple snt utilizate pentru formulare
constituite din pri multiple, care pot avea circuite diferite. Va fi
necesar o descriere narativ pentru a explica modul, n care snt
identificate diferite elemente ale formularului multiplu, spre
exemplu, dup nume sau culoare.
Simbolul terminus este utilizat pentru a marca sfritul unui
proces sau subproces.
Simbolul de pregtire este utilizat pentru a indica pregtirea unui
nou formular sau altor produse ale unui proces.
Simbolul introducerii manuale este utilizat pentru a distinge
intrrile manuale i automate ntr-un sistem computerizat.
Simbolul operaiilor manuale este utilizat pentru a distinge
operaiile manuale i automate ntr-un sistem computerizat.
Simbolul de extragere este utilizat pentru a prezenta datele
extrase dintr-un element al unui proces.
247
Simbolul
Utilizare i semnificaie
Simbolul de mbinare este utilizat pentru a prezenta date sau alte
informaii, care snt combinate ntr-un oarecare mod.
Simbolul datelor stocate este utilizat pentru a preciza c datele
snt stocate.
248