ACHIZIII PUBLICE

Manual nr. 11

Pref. din Man. nr. 1

Cuprins
................................
.................................

..

.....................................................................................

..

..

Mod de folosire a manualului din Man. nr. 3, cu adaptare

la <<,intitulat ............,>>

ESEU
Rezumat
Aceast parte teoretic se ocup de procesul de achiziii n administraia public local i pune
accentul pe planificarea procesului de achiziii, procedurile legale pentru achiziii de bunuri,
servicii i lucrri publice, detalind procesul de administrare a achiziiilor.
Cititorilor le sunt oferite definiia obiectivelor achiziiilor publice, precum i cerinele legale i
standardele etice, care guverneaz acest proces.
Introducere
Una dintre marile provocri, cu care se confrunt rile cu o economie n tranziie, este aceea de a
desfura activiti economice pe o pia competitiv. A desfura activiti economice presupune
i faptul de a realiza achiziia de bunuri i servicii necesare ndeplinirii obiectivelor economice
ale administraiei publice. Reforma i procesul de acumulare de cunotine n materie de achiziii
publice au necesitat adoptarea unor legi noi, elaborarea unor documente de licitaie standardizate
i dezvoltarea procedurilor de implementare, care s asigure c procesul de achiziii publice este
derulat ntr-o manier transparent i etic.
n prezent exist multe manuale pentru instruirea specialitilor n achiziii. Prin programele de
training, seminarii i ateliere de lucru sponsorizate de diveri finanatori, factorii de conducere,
responsabili cu achiziiile publice, sunt instruii pentru a fi pregatii s desfoare aceast
activitate important. Fr ndoial, aceste instruiri vor fi generalizate, pentru a include toi
oficialii alei din administraia public.
Cu toate acestea, n multe instituii publice achiziiile sunt realizate de ctre oficiali neinformai
sau mai puin informai n ceea ce privete legislaia n vigoare i care au o experien limitat
privind achiziiile publice. Acest manual l conduce pe cititor, etap cu etap, prin ntreg ciclul
reprezentat de procesul de achiziii. De asemenea, manualul face referire la seciunile adecvate
ale legii achiziiilor publice i identific documentele standard i disponibilitatea acestora.
Manualul ofer o serie de exemple de documente sau liste de verificare i un ghid pentru
implementarea unei proceduri de achiziii transparente i etice. Deasemenea, include i o
bibliografie de publicaii, deosebit de folositoare, pe tema achiziiilor publice.
Concepte i idei
Ce se nelege prin achiziii publice?
ACHIZIIA este un proces n care una dintre pri, numit, de obicei, achizitor sau beneficiar,
caut s achiziioneze servicii, bunuri sau lucrri publice printr-o licitaie bazat pe criterii de
competitivitate, cu intenia de a ncheia un contract cu ofertantul ce va fi declarat ctigtor.
Deoarece achiziiile publice implic utilizarea de fonduri publice, persoanele care deruleaz
procedura de achiziie au o responsabilitate sporit, care se rsfrnge i asupra manierei corecte i
eficiente n care aceast procedur este aplicat.

De ce sunt importante achiziiile publice?

Achiziiile publice sunt importante din mai multe motive. n primul rnd, ofer posibilitatea
folosirii fondurilor publice ntr-o manier eficient, ncurajnd un mare numr de ofertani
calificai s depun oferte, care s rspund nevoilor utilizatorului / achizitorului, i s obin, n
acest mod, cea mai bun valoare pentru investiia public. n al doilea rnd, achiziiile publice
reprezint procesul de legtur dintre planificarea i satisfacerea final a unor nevoi importante
ale comunitii. n al treilea rnd, o achiziie public eficient va demonstra comunitii c
achiziionarea bunurilor, serviciilor i lucrrilor va fi fcut ntr-o manier bazat pe corectitudine
i transparen. Altfel spus, achiziiile vor fi fcute ntr-o manier nediscriminatorie, care pune n
eviden responsabilitatea, att legal, ct i financiar a achizitorului / persoanei juridice
achizitoare i, n acelai timp, reprezint o oportunitate deosebit pentru dezvoltarea afacerilor i
a forei de munc locale. n final, trebuie subliniat faptul c o politic de achiziii publice bine
definit va atrage investitorii ctre o anume comunitate, prin demonstrarea disponibilitii
administraiei publice locale de a face afaceri ntr-o manier onest i rezonabil, i de a distribui
riscurile antreprenoriale ntr-un mod echitabil.
Care sunt obiectivele activitii de achiziii publice?
Obiectivele activitii de achiziii publice constau n a utiliza fondurile publice, astfel nct:
- achiziiile s fie fcute la cel mai redus pre posibil, compatibil cu cerinele privind
funcionalitatea, calitatea i graficul de implementare;
- toti ofertanii calificai s fie incurajai s participe n procesul de licitaie;
- activitatea de licitaie s fie unanim recunoscut ca fiind dirijat de un set onest de reguli, care
dau ofertanilor anse egale;
- acelora, care sunt responsabili de activitatea de achiziii, s le fie delegat responsabilitatea de
a conduce aceast activitate ntr-o manier transparent, putnd fi trai la rspundere pentru
aciunile lor;
- fora de munc local i ntreprinztorii locali s fie promovai, cu condiia asigurrii unei
concurene deschise i loiale;
- securitatea naional s fie protejat.
La ce standarde etice trebuie s ne ateptm de la persoanele responsabile de procesul de
achiziii?
Ocazii de corupie i de ctig personal exist n toate stadiile procesului de achiziii. n
consecin, este sarcina tuturor persoanelor responsabile din administraia public local s se
asigure c sunt meninute cele mai nalte nivele de comportare etic i c eliminarea corupiei
este considerat o prioritate de vrf n cadrul organizaiilor lor. Ca urmare, aceia, crora li se
ncredineaz cheltuirea fondurilor publice, trebuie s fie selectai cu cea mai mare grij, trebuie
s fie bine instruii cu privire la responsabilitile lor i trebuie s fie contieni de rspunderea
legal i economic care le revine.
Persoanele care sunt responsabile de procesul de achiziii sau care l pot influena nu trebuie s i
permit niciodat s se afle n situaia n care ar putea fi percepui de ctre public ca utiliznd
procesul de achizitii pentru a obine un ctig politic sau financiar. Exist prevederi n legislaia
privitoare la achiziiile publice care declaneaz aciuni penale mpotriva persoanelor

responsabile care fac uz, cu rea credin, de ncrederea public care li s-a acordat. Totui,
necesitatea declanrii urmririi penale trebuie considerat ca o ultim alternativ, iar recurgerea
la aceasta dovedete c procesul de achiziii a euat.
Care sunt legile n vigoare n Romnia, care guverneaz aciunile / activitile legate de
achiziii?
Reglementrile n vigoare n Romnia, care guverneaz achiziiile publice, sunt: OG 60/2001
privind achiziiile publice (la care ne vom referi n continuare ca Legea Achiziiilor Publice),
care este nsoit de hotrri de guvern, prin care au fost aprobate normele metodologice de
aplicare a respectivei legi.
Exist excepii de la aceste legi?
Excepiile se refer la autoritile contractante din domeniul aprrii naionale, ordinii publice i
securitii naionale, n cazul n care atribuie contracte de furnizare a produselor sau contracte de
servicii, iar produsele i serviciile respective sunt n legtur cu producia sau comerul de arme,
muniie i sisteme de armament pentru rzboi sau n cazul n care atribuirea contractului de
servicii sau de furnizare a produselor ar conduce la difuzarea de informaii contrare intereselor de
aprare i securitate ale rii.
Reflecie
n acest serie de materiale despre managementul financiar, deci i n acest manual privind
achiziiile publice, vi se va cere, din cnd n cnd, s reflectai asupra coninutului, corelndu-l cu
propria dumneavoastr experien de manager financiar. Sperm c vei beneficia, din plin, de
posibilitatea de a v face cteva notie n spaiul oferit. n legtur cu ceea ce ai citit, deja, n
acest manual, este timpul s analizai procesul de achiziii i s considerai modul n care acesta a
fost aplicat n organizaia dumneavoastr. Amintii-v una sau dou probleme majore, legate de
deciziile pe care le-ai luat anul trecut, n procesul de achiziii. Are organizaia dumneavoastr n
derulare un proces de planificare a achiziiilor importante? Ai fost mulumit de ofertele de
licitaie primite? Exist anumite schimbri care trebuie avute n vedere?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Ciclul procesului de achiziii
Ce nelegem prin ciclul procesului de achiziii?
Ciclul procesului de achiziii acoper ntreaga durat a unui proiect, de la planificare pn la
ncheierea contractului. n acest ciclu exist cteva faze distincte:
Planificarea achiziiilor
Faza achiziiilor propriu-zise
Administrarea contractului

Faza nti - planificarea achiziiilor

Aceast faz a procesului de achiziie const n patru etape:
(1)elaborarea bugetului i planificarea investiiilor;
(2)pregtirea listei licitatorilor / ofertanilor;
(3)constituirea unei echipe de management al achiziiilor;
(4)crearea unei autoriti n materie de achiziii.
Etapa 1: Elaborarea bugetului i planificarea investiiilor
Prima i una dintre cele mai importante etape n planificarea achiziiilor const n a determina ce
servicii, bunuri i lucrri publice vor fi necesare n viitor. n acest stadiu, trebuie s se fac o
evaluare realist a nevoilor comunitii i a costurilor de capital asociate acestora. Bugetele
trebuie elaborate anual sau pentru perioade mai lungi de timp. Nevoile se schimb, iar preurile se
pot modifica i ele, i nc substanial (de exemplu, datorit inflaiei). Atunci cnd acest lucru se
ntmpl, planurile trebuie s fie schimbate pentru a fi corelate cu fondurile disponibile.
Bugetele trebuie s fie elaborate cu grij, pe baza celor mai credibile date disponibile, referitoare
la evoluia n timp a costurilor. De aceea, este necesar ca autoritatea local s dein o arhiv cu
nregistrri / dosare referitoare la toate tipurile de achiziii i la costurile lor reale i finale.
Aceast practic va duce la constituirea unei valoroase baze de date, care poate fi utilizat la
elaborarea unor bugete realiste pentru viitoarele achiziii.
Activitile de achiziii trebuie planificate avnd ca obiectiv obinerea celei mai bune valori
pentru fiecare investiie din fonduri publice. Atunci cnd este posibil, achiziiile trebuie
planificate n aa fel nct s se beneficieze de condiiile favorabile de pe pia, precum i de
facilitile oferite de potenialii furnizori.
Atunci cnd procesul de elaborare a bugetului a fost finalizat, este important s fie informat
comunitatea despre ceea ce s-a plnuit pentru viitor. Aceste planuri permit antreprenorilor i
furnizorilor s analizeze bunurile i serviciile planificate pentru a fi achiziionate n viitor i s-i
planifice rspunsul la cererile entitilor achizitoare, ntr-un mod care se potrivete cel mai bine
propriei afaceri / ntreprinderi. A oferi, din timp, informaii n aceast manier constituie un prim
pas n a asigura / a garanta c entitatea achizitoare va atrage cel mai mare numr posibil de
ofertani calificai, atunci cnd intenia de achiziie va fi anunat public.
n consecin, bugetul anual trebuie publicat i pus la dispoziia publicului, n cel mai scurt timp
de la aprobarea lui. Dac apar schimbri n cadrul bugetului n cursul anului fiscal respectiv,
acestea trebuie publicate de ndat ce se ia cunotin de ele.
Concomitent cu publicarea bugetului, elaborarea unei liste cu ofertanii agreai constituie o bun
practic nainte de demararea activitilor de achiziii. n ziarele aprobate, de larg circulaie i
difuzare, trebuie s se publice anunuri prin care s se solicite antreprenorilor i furnizorilor s
demareze procesele de pre-calificare pentru anumite categorii / nivele i tipuri de achiziii.
Subiectul calificrii contractanilor i furnizorilor este tratat mai trziu n acest manual, ns un
exemplu de pre-anun / anun preliminar de achiziie este prezentat n pagina urmtoare.

Etapa a 2-a: Pregtirea listelor de licitatori / ofertani

Listele de ofertani agreai trebuie s fie revizuite cel puin anual, fiecrui contractant
cerndu-i-se s trimit informaii actualizate la fiecare revizuire. Trebuie remarcat faptul c
elaborarea unei liste cu ofertanii agreai nu i exclude pe ali contractani de la participarea la
activiti de achiziii separate. Contractanii, care nu au fost respini anterior ca necalificai, pot
trimite o ofert, nsoit de datele relevante pentru calificare; oferta i aceste date vor face
obiectul analizei i aprobrii, nainte de a se accepta orice ofertare.
Este, de asemenea, o practic acceptat ca s poat trimite oferte numai ofertanii care au fost
acceptai pentru nscrierea pe lista de ofertani aprobat. Totui, dac se opteaz pentru aceast
soluie, trebuie s se precizeze clar n anunul de pre-calificare c licitaia se adreseaz exclusiv
ofertanilor agreai / aprobai i s se stipuleze, n mod expres, perioada de valabilitate a listei
ofertanilor agreai.
Etapa a 3-a: Constituirea echipei de management al activitii de achiziii
Trebuie constituit o echip de management pentru fiecare activitate de achiziii. Echipa trebuie
s conin reprezentani din urmtoarele compartimente funcionale:
Achiziii
Programe
Juridic
Financiar
Buget
Munca n echip este important, deoarece fiecare dintre aceste discipline reprezint aspectele
principale ale activitii de achiziii i, n consecin, sunt interdependente. n plus, abordarea n
maniera muncii n echip duce la crearea unor interverificri i a unor echilibre care asigur
transparena ntregului proces. n cele ce urmeaz, este prezentat o descriere sumar a
principalelor responsabiliti ale echipei.
Responsabilul de achiziii
Aceast persoan va deine controlul asupra activitii de achiziii i va fi rspunztoare cu
asigurarea faptului c toate activitile, care intr n componena ciclului de achiziii, s se
desfoare n conformitate cu Legea Achiziiilor Publice i cu alte reglementri conexe. Pentru a
exercita aceast funcie, responsabilul de achiziii trebuie s dispun de o autoritate delegat, clar
definit, din partea conducerii entitii achizitoare i s fie pe deplin contient de importantele
responsabiliti pe care i le asum n acest post. Asociat acestei responsabiliti este
rspunderea financiar i juridic / legal a responsabilului de achiziii n conformitate cu
prevederile Legii Achiziiilor Publice. n consecin, se impune ca, nainte de a fi numit n
aceast funcie, persoana, care urmeaz s devin responsabilul de achiziii, trebuie s fie bine
instruit i calificat cu privire la toate aspectele legate de activitatea de achiziii.
Directorul de program

Aceast persoan va rspunde de obiectul / obiectivul aciunii de achiziii, fiind responsabil de

elaborarea termenilor de referin pentru achiziie i de planificarea graficului global pentru
fiecare activitate de achiziii asociat / conex. De exemplu, n cadrul unui proiect de lucrri
publice vor exista cteva activiti de achiziie de-a lungul duratei sale de serviciu. Acestea vor
include eventuale contracte de achiziie de servicii (pentru proiectare), de lucrri publice (pentru
construcie) i de bunuri-dotri (pentru mobilier i echipamente). Fiecare activitate trebuie
programat n aa fel nct s nu existe ntrzieri n finalizarea proiectului. Aceast persoan va
ndeplini funcia de director tehnic, de-a lungul ntregii perioade de via a proiectului.
Responsabilul din serviciul buget
Aceast persoan trebuie s asigure faptul c activitatea de achiziii se desfoar n limitele
bugetului aprobat i c au fost alocate, realmente, fonduri pentru acest scop. Constituie o bun
practic statuarea ca funcionarul din compartimentul buget s acorde autorizarea oficial,
referitoare la faptul c achiziia are aprobarea din partea compartimentului buget, i c exist
fonduri pentru acest scop. Aceast aprobare trebuie s constituie o cerin obligatorie pentru orice
aciune / activitate de achiziii.
Responsabilul financiar
Acest persoan trebuie s asigure c vor fi stabilite / deschise conturi adecvate pentru achiziie i
c fondurile vor fi transferate n contul destinat. Aceast persoan va fi complet responsabil de
plata contractanilor i a furnizorilor, de-a lungul ntregii perioade a contractului, precum i de
asigurarea funcionrii unor mecanisme de contabilitate i de audit adecvate.
Consilierul juridic
Consilierul juridic va oferi asisten juridic privind toate aspectele legislative care au legatur cu
achiziia respectiv. Acest lucru este de o importan special, nu numai n raport cu Legea
Achiziiilor Publice, dar i al efectului pe care alte legi l pot avea asupra achiziiei publice
respective. Consilierul juridic va avea un rol foarte important n asigurarea transparenei
procesului de achiziie i a unui nalt nivel de etic, de-a lungul ntregului ciclu al acestuia. n
plus, el va fi responsabil de revizuirea i aprobarea anumitor documente, cum ar fi condiiile
contractuale i orice alte aspecte contractuale care pot aprea.
Delegarea autoritii pentru achiziii publice
Dup cum s-a amintit, responsabilul de achiziii trebuie s aib o delegare de autoritate din partea
factorilor de decizie ai autoritii contractante, nainte de a putea demara orice activitate de
achiziii. n mod normal, aceast autoritate poate fi delegat la diferite niveluri. De exemplu,
autoritatea poate fi delegat pentru achiziii mici, cu o valoare financiar bine stabilit.
Autoritatea de achiziionare poate fi delegat pn la o valoare mai mare a achiziiei i aa mai
departe, pn la cel mai ridicat nivel care poate fi atins atunci cnd responsabilul de achiziii are
o autoritate nelimitat. Acest lucru trebuie s fie ntotdeauna privit ca o posibilitate de naintare n
carier, iar trecerea de la un nivel la altul se poate face numai dup ce persoana respectiv a atins
anumite standarde de educaie i instruire. Aceste nivele de instruire ar trebui confirmate numai
pe baz de examinare i certificare.

Delegarea de autoritate pentru achiziii publice trebuie fcut numai n scris. Delegarea /
mandatul trebuie s includ:
(1)numele persoanei creia i se deleag autoritatea;
(2)numele persoanei care deleag autoritatea i temeiul autoritii ei;
(3)limita autoritii delegate i valoarea financiar maxim;
(4)perioada pentru care delegarea este valabil.
Faza a doua Achiziia propriu-zis
Faza de achiziie, propriu-zis, este perioada n care au loc toate activitile de achiziie. Aciunile
/ activitile care trebuie finalizate n aceast faz se ntind de la publicarea primului anun de
achiziie pn la adjudecarea contractului i includ urmtoarele:
1. Luarea unei decizii privind opiunile de achiziionare
Prima alegere, care trebuie fcut ntr-o activitate de achiziii propus, se refer la stabilirea celui
mai potrivit tip de achiziie pentru cazul respectiv, att din punct de vedere legal, ct i din punct
de vedere practic. Trimiterea urmtoare se face chiar la Legea Achiziiilor Publice, care stabilete
condiiile n care pot fi utilizate anumite opiuni privind achiziiile. Cel mai oportun tip de
achiziie este acela prin competiie deschis, licitaie deschis, prin care ct mai muli ofertani
vor fi ncurajai s depun oferte. Exist i alte metode care pot fi aplicate. Acestea trebuie
revzute, cu grij, de responsabilul de achiziii i de ntreaga echip de achiziii, iar din partea
consilierului juridic, trebuie cerut o ndrumare special.
Pe lng achiziiile prin licitaie public deschis (competiie deschis), celelalte metode
disponibile din cadrul Legii Achiziiilor Publice sunt: licitaia restrns / cu preselecie,
procedurile de achiziii prin negociere (competitiv sau dintr-o singur surs), achiziia prin
cerere de ofert de pre i achiziia direct (dintr-o singur surs).
Procedurile de achiziie prevzute de legislaia romneasc sunt prezentate n continuare.
Achiziia direct Este procedura de achiziie numai pe baza documentului contabil justificativ,
care, n acest caz, se consider contract de achiziie public.
Oferta de pre Este procedura prin care autoritatea contractant solicit oferte de pre de la cel
puin trei, dac este posibil, i, oricum, nu mai puin de doi furnizori, executani sau prestatori.
Aceast procedur se folosete atunci cnd valoarea estimat a contractului de achiziie
public, fr TVA, este mai mic de 40.000 euro, n cazul contractrii de produse i servicii, i
mai mic de 100.000 euro, n cazul contractrii de lucrri. Autoritatea contractant este
obligat s solicite oferte de pre de la cel puin trei furnizori, dac este posibil, dar, n nici un
caz, nu mai puin de doi.
Negocierea cu o singur surs Este procedura prin care autoritatea contractant se consult i
negociaz clauzele contractuale cu un singur furnizor, executant sau prestator. Aceast
procedur trebuie analizat i justificat, cu grij, nainte de a fi folosit. Ea se aplic conform

legislaiei: atunci cnd produsele sau serviciile solicitate pot fi executate de un singur
contractor; sau atunci cnd se dorete nlocuirea / modernizarea unei investiii mai vechi i
este nevoie de pstrarea compatibilitii tehnice; atunci cnd se dorete achiziionarea unor
produse i servicii suplimentare unui contract deja existent i care nu au fost prevzute iniial,
dar au devenit necesare din care neprevzute; atunci cnd se dorete achiziionarea de noi
servicii sau lucrri similare unora pentru care deja s-a ncheiat un contract de achiziie public.
Negocierea competitiv Este procedura prin care autoritatea contactant se consult i
negociaz clauzele contractuale cu mai muli furnizori, executani sau prestatori.
Aceast metod trebuie i ea revzut / analizat i justificat cu grij, nainte de a fi utilizat.
Ea poate fi folosit numai atunci cnd procedura de achiziie public anterioar nu i-a
ndeplinit scopul sau atunci cnd instituia / entitatea achizitoare nu este capabil s specifice,
n detaliu, natura achiziiei propuse. Un exemplu, n acest caz, este situaia n care este
necesar execuia unor reparaii urgente i este imposibil definirea ntinderii lor. Un alt
exemplu este situaia n care achiziia este de o asemenea natur nct ndeplinirea cerinelor
acesteia ar fi imposibil prin utilizarea unei proceduri publice sau a uneia restrnse. Atunci
cnd se utilizeaz licitaia prin negociere competitiv, instituia achizitoare trebuie s invite,
ntotdeauna, cel puin trei firme pentru a lua parte la negociere, dac este posibil, i nu mai
puin de doi, i fiecare dintre ele trebuie s primeasc aceleai informaii cu privire la achiziie.
Licitaia restrns Este procedura prin care numai furnizorii, executanii sau prestatorii
selectai de ctre autoritatea contractant sunt invitai s depun oferte.
Aceast metod poate fi utilizat numai atunci cnd obiectivul achiziiei este o problem de
siguran naional: atunci cnd, n mod justificat, nu exist suficient timp sau nu este evident
existena raportului avantajos cost / beneficiu pentru organizarea unei proceduri publice de
achiziii sau atunci cnd o licitaie public anterioar nu i-a ndeplinit scopul. Motivele pentru
selectarea acestui tip de achiziie trebuie s fie justificate / bine ntemeiate. nc o dat, trebuie
amintit faptul c, nainte de a lua o decizie n privina alegerii acestui tip de licitaie, trebuie
consultat consilierul juridic.
Licitaia deschis Este procedura prin care orice furnizor, executant sau prestator interesat are
dreptul de a depune oferta.
Concurs de soluii Este procedura care permite autoritii contractante, n special n domeniile
planificrii teritoriale i urbane, arhitecturii, lucrrilor de construcii, prelucrrii datelor, s
achiziioneze o soluie, i anume un plan sau un proiect, prin selectarea acesteia pe baze
concureniale, de ctre un juriu, cu sau fr acordarea de premii concurentului / concurenilor,
ctigtor / ctigtori.
Achiziia direct
Aceast procedur se aplic n cazurile n care valoarea estimat a contractului de achiziie, fr
TVA, este mai mic de 1500 euro, sau n alte cazuri stabilite printr-o hotrre a guvernului. n
aceast situaie, documentul contabil justificativ ine loc de contract de achiziie public.

n toate cazurile, n care se folosete licitaia deschis, licitaia restrns, negocierea competitiv,
negocierea cu o singur surs i oferta de pre, ofertanii trebuie s ndeplineasc condiiile de
calificare referitoare la: eligibilitate, nregistrare, capacitate tehnic i economic.
2. Anunurile de achiziii i publicitatea
Publicitatea oportunitilor oferite de o licitaie de achiziii reprezint o parte important a
procesului de achiziii publice, deoarece ajut la atragerea unui numr mare de ofertani calificai
pentru a participa la licitaia respectiv. Potrivit legislaiei romneti, autoritatea contractant are
mai multe tipuri de obligaii specifice n domeniul publicitii i transparenei:
a) s transmit spre publicare Monitorului Oficial partea a VI-a Achiziii Publice, n termen de
30 de zile de la nceperea anului bugetar, un anun de intenie, cuprinznd toate contractele de
achiziie public prevzute a fi atribuite n decursul urmtoarelor 12 luni, a cror valoare este
mai mare de 125.000 euro. Publicarea anunului nu creeaz obligaia de a efectua respectiva
achiziie public. Aceast prevedere este obligatorie numai pentru autoritile publice, nu i
pentru persoanele juridice de drept privat, care trebuie s aplice legistaia privind achiziiile
publice;
b) s transmit spre publicare n Monitorul Oficial partea a VI-a Achiziii Publice, un anun
privind atribuirea unui contract de achiziie public atunci cnd folosete licitaia deschis,
licitaia restrns, negocierea competitiv i concursul de soluii. Se pot folosi i alte mijloace
de informare locale, naionale sau internaionale, dar numai dup publicarea anunului n
Monitorul Oficial.
3. Pregtirea documentelor de licitaie
Scopul documentelor de licitaie este de a oferi viitorilor ofertani o prezentare clar i fr
ambiguiti a cerinelor persoanei juridice achizitoare / entitii achizitoare, n legtur cu
achiziionarea bunurilor, serviciilor sau lucrrilor publice care fac obiectul activitii de achiziie.
n plus, aceste documente trebuie s includ detalii privind regulile care vor guverna procedura
de achiziie, baza de evaluare a ofertelor, precum i termenii i condiiile contractului care va fi
ncheiat cu ofertantul ctigtor. Manualul de Achiziii Publice pentru rile centrale i est
europene, SIGMA/ILO, prezint, n mod clar, cele trei componente eseniale ale tuturor
documentelor de licitaie. Aceste trei componente sunt prezentate n continuare.
Instruciuni pentru ofertani
Acestea prezint regulile administrative pentru procesul de licitaie, inclusiv criteriile de evaluare
a ofertelor i ofertanilor.
Cerine
Se refer la descrierea bunurilor, a serviciilor, a lucrrilor i a specificaiilor tehnice / caietului de
sarcini pentru serviciile care vor fi achiziionate, inclusiv o declaraie clar a standardelor minime
de calitate.
Condiii contractuale

Condiii comerciale prestabilite / impuse de achizitor.

O atenie deosebit trebuie acordat pregtirii documentelor de licitaie, astfel nct acestea s fie
clare i fr ambiguiti. Timpul consumat n faza de pregtire va fi mai mult dect compensat n
timpul fazei de evaluare a ofertelor i ofertanilor. Dac sunt disponibile documentele standard de
licitaie, acestea trebuie ncorporate n setul specific proiectului. Nu schimbai documentele
standard aprobate, fr consultarea prealabil a consilierului juridic.
Lista de cerine i specificaiile tehnice / caietul de sarcini reprezint componenta individualizat
a documentelor de licitaie, specific pentru fiecare caz de achiziie n parte i care necesit cea
mai mare grij privind asigurarea unei declaraii clare asupra nevoilor achizitorului. n funcie de
mrimea i de complexitatea proiectului, pregtirea cerinelor tehnice poate fi realizat, chiar, de
persoana juridic achizitoare sau de ctre un consultant, expert n domeniul respectiv (de
exemplu, proiectare tehnic complex). Dac este utilizat un consultant, firmei sau persoanei
fizice respective trebuie s i se aduc la cunotin termenii de referin foarte precii, nainte de a
ncepe pregtirea documentelor de licitaie, i toate cerinele i constrngerile care sunt
cunoscute. Consultantului trebuie s i se acorde un timp suficient pentru a pregti documentele
tehnice, aa cum trebuie, i pentru a prospecta piaa, cu scopul gsirii celei mai bune soluii
tehnice care ofer cea mai bun valoare pentru investiia propus.
4. Asamblarea dosarului de licitaie
Dosarul de licitaie reprezint pachetul complet de licitaie i se compune din urmtoarele
elemente:

instruciuni ctre ofertani / date privind licitaia;

condiiile generale de contractare;
condiiile speciale de contractare;
lista cerinelor i caietul de sarcini;
formulare de ofert;
formular de bonitate i scrisori de garanie.

Lista de verificare privind instruciunile pentru ofertani

Persoana / persoanele achizitoare i articolul / articolele care vor fi licitate;
Valoarea garaniei de participare la licitaie ;
Cerinele de calificare a ofertanilor (n lipsa pre-calificrii);
Obiectul licitaiei;
Dac sunt admise oferte alternative sau nu;
Preul fix sau variabil;
Durata de valabilitate a ofertei ;
Data i ora limit, precum i locul unde va fi depus oferta;
Data, ora i locul deschiderii ofertelor (uneori, este identic cu acela de depunere a ofertelor);
Criteriile de evaluare;
Valoarea garaniei de bun execuie.

Instruciuni ctre ofertani

De reinut c aceast seciune nu devine o parte a documentelor de contractare, dup adjudecare.
Scopul unic al acestei seciuni este s prezinte ofertanilor aranjamentele procedurale valabile pe
durata activitii de achiziie. Instruciunile ctre ofertani trebuie s includ:
Date generale despre proiect
Acestea includ numele i adresa persoanei juridice achizitoare, numele responsabilului oficial i
autoritatea de achiziii. Ele includ, de asemenea, detalii despre scopul achiziiei respective i
confirmarea disponibilitilor financiare. Dac exist anumite restricii privind eligibilitatea
ofertanilor sau a produselor care vor fi furnizate, acestea trebuie menionate n acest seciune.
Dac nu a avut loc o preselecie a ofertanilor, atunci aceast seciune va include i cerinele de
calificare a ofertanilor. n cazul n care este necesar o vizit a amplasamentului, vor fi
specificate informaiile privind locul i perioada n care aceasta va avea loc.
Documentele de licitaie
Este prezentat o descriere detaliat a coninutului pachetului de documente de licitaie i este
listat fiecare din documentele incluse. Sunt prezentate i detalii despre: cum i unde se pot obine
informaii suplimentare, i procedura de depunere a documentelor.
Pregtirea ofertelor
Ofer tuturor ofertanilor informaii complete privind documentele care trebuie depuse n cadrul
ofertelor i cerinele asociate acestora.
De exemplu, n legislaia romneasc aceste informaii se refer la:

costul asociat al elaborrii i prezentrii ofertei;

limba de redactare a ofertei;
vizitarea amplasamentului (n cazul achiziiei de lucrri);
perioada de valabilitate a ofertelor;
documentele ofertei;
documentele care insoesc oferta;
propunerea tehnic;
propunerea financiar;
garania pentru participare.
Depunerea ofertelor

Aceast seciune include informaii asupra locului i momentului cnd ofertele trebuie depuse i
cum vor fi identificate documentele de licitaie. Instruciunile trebuie s ofere informaii i asupra
modului n care vor fi tratate ofertele nedepuse n termen sau care prezint modificri.

Deschiderea i evaluarea ofertelor

Aceast seciune va conine informaii despre locul de deschidere a ofertelor, despre modalitatea
de deschidere a acestora (de exemplu, care sunt persoanele admise s participe la deschiderea
ofertelor). Trebuie, de asemenea, stipulate detaliile privind criteriile de selecie i de evaluare,
precum i procedura de corectare a erorilor.
Adjudecarea contractului
Contractul va fi adjudecat de ofertantul care a oferit cel mai sczut pre i a rspuns cerinelor
specificate n documentele de licitaie, iar acest lucru trebuie menionat n aceast seciune. De
asemenea, trebuie stipulate detalii privind modul n care va fi anunat ofertantul ctigtor (de
obicei, printr-o Scrisoare de acceptare a ofertei) i despre cerinele pe care va trebui s le
ndeplineasc ofertantul ctigtor, privind garania de bun execuie. Dac se intenioneaz
efectuarea unei pli n avans sau a unei pli pentru demararea lucrrilor, atunci trebuie incluse i
detaliile garaniei cerute pentru a acoperi aceast plat.
Manualul de Achiziii Publice pentru Europa Central i de Est al SIGMA/ILO conine
urmtoarele informaii utile despre seciunea referitoare la instruciunile pentru licitatori, din
cadrul documentaiei de licitaie:
Condiiile generale de contractare
Dac sunt disponibile seturi de documente standard, acestea includ, de obicei, condiiile generale
ale contractului de achiziie. Aceste condiii contractuale pot varia puin, n funcie de tipul de
achiziie public (de bunuri, lucrri sau servicii). De aceea, trebuie avut mare grij la
ncorporarea setului adecvat de documente . nc o dat, v atragem atenia s nu modificai sau
s amendai setul standard de documente, fr consultarea prealabil a consilierului juridic!
Condiiile generale ale unui contract stabilesc termenii comerciali impui / prescrii de autoritatea
/ persoana juridic achizitoare; dar, ca o chestiune de principiu, condiiile generale de contractare
trebuie s fie corecte fa de ambele pri contractante. Condiiile nerezonabile vor conduce, doar,
la preuri mai mari, ca urmare a faptului c ofertanii vor ncerca s-i acopere riscurile aferente.
Acest lucru determin, n mod inevitabil, un numr excesiv de reclamaii pe durata derulrii
contractului. n consecin, condiiile contractului trebuie s distribuie, n mod echitabil, riscul
implicat i s identifice, n mod clar, obligaiile persoanei juridice achizitoare i ale
contractantului. De asemenea, ele trebuie s defineasc obligaiile legate de cost, de timp i de
controlul calitii, s ofere o manier de soluionare a disputelor i s defineasc condiiile precise
pentru acceptarea bunurilor, lucrrilor sau serviciilor.
Prevederi contractuale specifice
Dup ce a fost selectat setul adecvat de condiii generale al contractului, acest set trebuie revizuit,
cu grij, pentru a decide care informaii suplimentare trebuie oferite, pentru a le corela cu
specificul contractului respectiv. Acest lucru este necesar, deoarece Condiiile generale de
contractare standard sunt generice i, de aceea, este necesar adugarea unor date specifice
fiecrei achiziii, pentru a completa documentaia contractului propus. n continuare, este

prezentat o list de verificare a prevederilor care trebuie avute n vedere.

Lista de verificare pentru prevederi contractuale specifice
Numele i adresa persoanei juridice achizitoare i a reprezentantului autorizat al acesteia;
Descrierea contractului i numrul de identificare al acestuia;
Documentele care trebuie nmnate ca o parte integrant a contractului (de exemplu, manualele
de ntreinere);
Limba n care a fost ntocmit contractul i legea care-l guverneaz;
Datele nceperii i terminrii contractului;
Limitele asigurrii;
Detaliile privitoare la garania de bun execuie;
Formula de calculare i ajustare a preului;
Procedurile de ambalare i manevrare;
Serviciile suplimentare (instruire, service post-vnzare etc.);
Procedura de rezolvare a litigiilor;
Daunele pentru depirea termenului de execuie;
Bonusurile pentru execuie nainte de termen.
Lista cerinelor i a specificaiilor tehnice / caiet de sarcini
Acestea sunt, ntotdeauna, specifice unui anumit contract i descriu cerinele fizice ale
respectivului contract. Ele trebuie s fie comprehensibile, clare, lipsite de ambiguiti i
prezentate, de o asemenea manier, astfel nct ofertanii s fie capabili s-i prezinte propunerile
fr a-i restriciona sau condiiona ofertele. n plus, ele trebuie prezentate n aa fel nct s
asigure cea mai larg competiie i s cuprind o formulare clar a standardelor cerute n materie
de manoper, de materiale i de execuia bunurilor sau a serviciilor care vor fi achiziionate.
Trebuie avut o mare grij n vederea evitrii utilizrii unor specificaii din brevete / patente, care
vor limita competiia. Atunci cnd se consider c folosirea anumitor specificaii reprezint cea
mai bun modalitate de a descrie obiectul achiziiei, ar trebui adaugat sintagma / cuvintele sau
altele similare i aprobate. Specificaiile trebuie, ntotdeauna, s cear ca toate bunurile i
materialele s fie noi i neutilizate, s reprezinte ultima variant constructiv i s fie conforme
cu ultimele standarde i norme din domeniu.
Formulare de licitaie
Dosarul de licitaie trebuie s includ, ntotdeauna, un formular de licitaie standard, care s fie
completat de ofertani i depus ca o parte a pachetului de licitaie. Formularul de licitaie
stabilete cerinele precise ale entitii achizitoare pentru preul stabilit de ctre ofertani. Din
acest motiv, acesta trebuie standardizat, astfel nct evaluarea s fie efectuat pe baza unei
comparaii directe. Nu trebuie admise abateri de la formularul de licitaie.
Modelul de formular de licitaie variaz n funcie de natura i tipul achiziiei (bunuri, lucrri sau
servicii), i n cele ce urmeaz este prezentat o list de verificare coninnd elementele care
trebuie incluse n acest formular.
Lista de verificare a elementelor ce trebuie incluse n formularul de licitaie

 Scurta descriere a achiziiei;

Numele persoanei juridice achizitoare;
Confirmarea acordului ofertanior de a se conforma cu documentele licitaiei;
Prevederea referitoare la antecalculaia preului;
Perioada de valabilitate a ofertei;
Confirmarea garaniei de participare la licitaie i a garaniei de bun execuie;
Recunoaterea formularului de licitaie ca fiind o obligaie contractual pn la ncheierea unui
nou contract;
Declaraia c persoana juridic achizitoare nu este obligat s accepte aceast ofert sau orice
alt ofert;
Semnatura ofertantului, data i atestarea acesteia.
Cauiuni i garanii
Exist mai multe tipuri de garanii i cauiuni:
Garania de participare la licitaie
Aceasta este prezentat odat cu oferta, pentru a asigura c ofertantul prezint o ofert de bun
credin. Garania nu trebuie s depeasc dou sau trei procente din valoarea estimat a
contractului. Aceast garanie poate fi depus fie sub forma unui cec certificat de o banc, care nu
poate fi ncasat dect dac ofertantul este n culp, sau o scrisoare de garanie bancar, emis de o
banc aprobat de achizitor. Garania de participare la licitaie va rmne valabil pn dup
ncheierea procesului de evaluare i anunarea adjudecrii contractului. n mod tipic, garania
trebuie pstrat nc 28 de zile de la expirarea perioadei de valabilitate a ofertei. Garania de
participare la licitaie trebuie returnat ofertanilor imediat dup aceast perioad.
Garania de participare la licitaie poate fi ncasat / executat numai n urmtoarele cazuri:
un ofertant i retrage oferta nainte de expirarea perioadei de valabilitate;
anunul de adjudecare a ofertei a fost transmis ofertantului cu cea mai scazut ofert i, n acel
moment, ofertantul refuz s ncheie contractul sau nu depune garania de bun execuie, n
conformitate cu prevederile instruciunilor pentru ofertani.
n pagina urmtoare se prezint un formular de garanie de participare la licitaie, n care este
utilizat o garanie bancar, aa cum este recomandat n Documentele Standard de Licitaie ale
Bncii Mondiale.
Garanii de bun execuie
Garaniile de bun execuie sunt cerute pentru a se asigura c i contractanii vor ncheia
contractul n mod satisfctor, conform cu cerinele declarate ale acesteia. Dac un contractor nu
i ndeplinete oricare dintre cerinele stabilite legal sau nu ntreprinde nici o aciune pentru
remedierea defectelor, atunci ultima soluie este executarea garaniei bancare de bun execuie.
De reinut c acesta este un pas foarte serios care trebuie parcurs ntr-un contract, cu consecine
juridice frecvente i complexe. De aceea, nu trebuie recurs la el dect dac toate celelalte metode

de soluionare au dat gre. Contractantul, care nu i-a ndeplinit obligaiile, trebuie informat
despre intenia persoanei juridice achizitoare de a executa garania de bun execuie, iar
circumstanele care au condus la aceast aciune trebuie bine documentate.
Garania de bun execuie este n mod normal emis de ctre bnci, n cazul garaniilor bancare,
sau de societi de garantare, n cazul obligaiunilor de bun execuie.
n cazul contractelor pentru lucrri de construcie, scrisoarea de garanie bancar trebuie s
acopere ntre cinci i opt la sut din suma contractului, n funcie de mrimea acestuia.
Obligaiunile de bun execuie reprezint n mod normal 30% din valoarea contractului.
Garaniile nu trebuie eliminate n totalitate, pe parcursul ntregii perioade a contractului, nainte
de sfritul perioadei de garanie.
Garaniile de bun execuie pot fi solicitate i n cazul contractelor de aprovizionare i trebuie s
aib aceeai valoare ca aceea meniont mai sus.
Garaniile de bun execuie nu sunt, n mod normal, incluse n contractele de servicii, dei
clauzele de compensaie pentru nendeplinirea ndatoririlor (reineri) vor fi o parte a acestor
contracte.
Garaniile de tip bancar pot fi condiionate sau necondiionate. Dup cum sugereaz i
numele, o garanie condiionat poate fi executat numai n anumite circumstane. Acestea sunt
cel mai bine descrise n Documentele Standard ale Bncii Mondiale:
ncasarea / executarea acestei forme de garanie de bun execuie este limitat la
cazurile n care Contractantul a euat n executarea contractului sau i-a nclcat
obligaiile care deriv din acest contract i se poate face numai n condiiile unei
declaraii date de ctre Angajator / Achizitor sau de ctre managerul de proiect n
legtur cu aceast situaie i dup o analiz a Garantului, privitoare la ndeplinirea
condiiilor de culp a Contractantului. Unele forme de garanie conin i condiii
suplimentare de aplicare i nu sunt executate dect dup ce s-a ajuns la un acord cu
privire la daunele pltibile sau dup ce s-a facut o adjudecare n condiiile respectrii
procedurilor de soluionare a litigiilor. Atunci cnd este disponibil, aceast form de
garanie este preferat n domeniul construciilor, n dauna garaniei necondiionate.
Totui, nu toate bncile comerciale (n calitate de garani) sunt dispuse s emit garanii
condiionate i nu toi angajatorii sunt dispui s accepte aceast form de cauiune de
execuie.
Cauiune de participare la licitaie (garanie bancar)
... (numele ofertantului), denumit n continuare Ofertantul, a trimis oferta lui / ei
datat ... (data) pentru construcia unui ... (numele contractului), denumit n continuare Oferta.

AVND N VEDERE C

ADUCEM LA CUNOTIN TUTUROR, prin prezenta, c Noi ... (numele Bncii) din ... (numele rii),
avnd sediul social n ..., denumit n continuare Banca, ne angajm ctre ... (numele entitii
achizitoare / angajatorului), denumit n continuare Angajatorul, pn n limita sumei de ..., pentru a
crei plat corect i real ctre numitul Angajator se oblig prin prezenta Banca nsi i succesorii ei.

TAMPILAT cu tampila obinuit a susnumitei Bnci, astzi,

... (ziua) ... (luna) ... 20 ....

CONDIIILE acestei obligaii sunt:

Dac, dup deschiderea ofertei, Ofertantul i retrage oferta n intervalul de valabilitate a ofertei specificat
n formularul de Ofert;
sau
Dac Ofertantul care a fost notificat, n timpul perioadei de valabilitate a ofertei, cu privire la acceptatea
Ofertei lui de ctre Angajator:
(a) nu reusete sau refuz s execute formularul de contract, n conformitate cu instruciunile pentru
ofertani, dac i se cere acest lucru; sau
(b) nu reusete sau refuz s furnizeze cauiunea / garania de execuie, n conformitate cu
instruciunile pentru ofertani; sau
(c) nu accept corecia preului de ofert, n conformitate cu clauza 27, (aceasta prevedere se refer la
documentele standard ale Bncii Mondiale).
Ne angajm s pltim Angajatorului pn la concurena sumei de mai sus, la primirea primei sale cereri
scrise, fr a fi necesar ca Angajatorul s-i susin documentar cererea, cu condiia ca, n cererea sa,
Angajatorul s precizeze c suma, pretins de el, i este datorat ca urmare a ndeplinirii oricreia dintre
cele trei condiii de mai sus, cu specificarea condiiei sau condiiilor care au fost ndeplinite.
Aceast garanie va rmne n vigoare pn la data de ..., inclusiv, adic ... zile dup termenul limit de
trimitere a ofertelor, dac un astfel de termen limit este precizat n instruciunile pentru ofertani, sau
poate fi extins de ctre Angajator, caz n care obligaiile bncii nceteaz. Orice cerere referitoare la
aceast garanie trebuie s ajung la Banc nu mai trziu de data de mai sus.
DATA ... SEMNTURA BNCII

...

... TAMPILA ...

...........................................................................................................
MARTOR

(semntura, numele i adresa)

Observaii:
(1) Ofertantul trebuie s insereze valoarea / suma garaniei, n litere i cifre, aa cum se indic n
instruciunile pentru ofertani.
(2) n mod obinuit, 28 de zile dup sfritul perioadei de valabilitate a Ofertei. Aceast dat
trebuie s fie inserat de ctre Angajator nainte de redactarea documentelor de licitaie.
Pe de alt parte, o garanie nelimitat trebuie pltit pe baza primei cereri scrise a persoanei
juridice achizitoare, fr a fi nevoie de demonstrarea faptului c i contractantul a euat n
ndeplinirea obligaiilor. n mod evident, aceasta reprezint un instrument puternic n mna
autoritii achizitoare. Cu toate acestea, dup cum a fost deja afirmat anterior, trebuie acionat cu
grij n utilizarea acestui tip de garanie, iar circumstanele care au condus la ncasarea ei trebuie
bine documentate.
5. Invitaia de depunere a ofertelor
Mijlocul de comunicare, selectat pentru a invita ofertanii s depun oferte ntr-un anumit proiect,

va fi n funcie de tipul de achiziie i de mrimea acesteia. Pentru toate licitaiile deschise,

comunicarea va fi fcut publicnd un anun publicitar n ziarele stipulate n Legea Achiziiilor
Publice. inei cont de faptul c acesta va fi anunul publicitar final al achiziiei i c va trebui
publicat cu aproximativ 30 de zile nainte ca documentele de licitaie s fie gata pentru a fi
distribuite.
Invitaii de depunere a ofertelor pot fi expediate prin scrisori, n cazul licitaiilor restrnse sau n
cazul n care a fost aprobat o list de ofertani pre-calificai.
n continuare vei gsi o list de verificare a elementelor ce trebuie incluse n invitaia care va
transmis ofertanilor.
6. Lista de verificare pentru invitaia de depunere a ofertelor

Data publicrii
Denumirea sau numrul contractului
Numele persoanei juridice achizitoare
Scurta descriere a achiziiei
Locul de unde pot fi procurate documentele de licitaie i costul lor
Data, ora i locul de depunere a ofertelor
Data, ora i locul de deschidere a ofertelor (dac este diferit de cel menionat mai sus)
Perioada de valabilitate a ofertei
Valoarea garaniei de participare la licitaie

7. Emiterea documentelor de licitaie

Pachetul coninnd documentele de licitaie trebuie s fie complet i distribuit la data specificat
n invitaia de depunere a ofertelor. Pachetele incomplete nu trebuie distribuite; dac este necesar,
modificai data pentru nceperea distribuirii lor. Acest lucru trebuie fcut printr-un anun public
sau printr-o scrisoare, astfel nct toi ofertanii poteniali s fie ntiinai de aceast modificare.
Ofertanilor le poate fi ncasat o tax nerambursabil pentru fiecare set de documente de licitaie
obinut. Totui, acest cost nu trebuie s depeasc costurile normale de copiere i de distribuire
(sau, de exemplu, costul tipririi desenelor i a specificaiilor / caietului de sarcini pentru un
proiect de lucrri publice).
8. Comunicarea pe parcursul perioadei de licitaie
Vor exista, n mod inevitabil, ntrebri i clarificri care vor necesita o soluionare pe parcursul
perioadei de licitaie. Ofertanilor trebuie s li se specifice, n scris, n cadrul seciunii
Instruciuni pentru ofertani, cui trebuie s-i adreseze ntrebrile i care este termenul limit
pentru depunerea acestor ntrebri (de exemplu, nu mai trziu de 15 zile nainte de data limit
pentru depunerea ofertelor) i pentru transmiterea rspunsurilor de ctre persoana juridic
achizitoare.
Att ntrebrile, ct i rspunsurile, trebuie formulate n scris. Este foarte important, de asemenea,

ca toi ofertanii s fie contientizai de toate ntrebrile i rspunsurile care apar i ca toi
ofertanii s primeasc aceste informaii n acelai timp.
Constituie o practic util, mai ales n cazul proiectelor mari, complexe, s se organizeze o
conferin pre-licitaie, la care s fie invitai s participe toi ofertanii. Detaliile n legtur cu
data i locul de desfurare a licitaiei trebuie s fie incluse tot n cadrul seciunii Instruciuni
pentru ofertani a documentelor de licitaie. Nu este recomandabil ca participarea la acest
conferin s fie obligatorie (deoarece se poate ntmpla ca un contractant calificat s nu poat
participa, din motive obiective). Este necesar s se ncheie procese verbale ale acestei conferine,
iar copii scrise ale acestora trebuie nmnate tuturor ofertanilor, imediat dup conferin.
n cazurile n care, ca rezultat al unei clarificri legate de documentele de licitaie, oricare dintre
cerinele acestor documente de licitaie trebuie modificat, acest lucru trebuie fcut prin emiterea
unei anexe / act adiional la documentele de licitaie. Aceast anex trebuie s ofere detalii clare
asupra modificrii propuse i s sftuiasc ofertanii de oricare dintre efectele pe care prevederile
ei le-ar putea avea asupra procedurii de licitaie global (de exemplu, efectul, pe care l-ar putea
avea, face necesar prelungirea datei limit de depunere a ofertelor). Ofertanii trebuie,
ntotdeauna, s confirme n scris primirea acestei anexe / act adiional.
9. Primirea ofertelor
Ofertele pot fi primite, n orice moment, naintea datei i a orei limit menionate n invitaia de
depunere a ofertelor. Pentru primirea ofertelor, trebuie stabilit un birou special (de obicei, Biroul
Contractri). Toate ofertele care sunt primite trebuie s fie marcate cu data i ora primirii, i
nregistrate ntr-un registru de oferte primite. Ofertanilor, care depun ofertele direct, trebuie s le
fie nmnat un document scris, care atest primirea ofertelor. ntregul personal trebuie s fie strict
atenionat, pentru a ne asigura c ofertele nu vor fi deschise nainte de data stabilit. Ofertele
trebuie depozitate ntr-un dulap sigur, sub cheie, pn la ora stabilit pentru deschiderea acestora.
Ofertele primite dup ora limit stipulat n anun trebuie respinse i returnate, nedeschise,
ofertanilor respectivi.
10. Comisia de licitaie
nainte de deschiderea ofertelor, trebuie constituit o comisie de licitaie. Aceast comisie va fi
responsabil pentru: deschiderea ofertelor, evaluarea acestora, determinarea celei mai sczute
oferte i pregtirea unui raport detaliat asupra procedurilor care au avut loc. Comisia trebuie s
includ urmtoarele persoane:
Un reprezentat la vrf al persoanei juridice achizitoare;
Directorul / Managerul de proiect;
Responsabilul / Specialistul n contractri / achiziii publice;
Responsabilul / Specialistul finaciar / n bugete;
Responsabilul / Consilierul juridic / Specialistul n legislaie;
Responsabilul / Specialiti n probleme tehnice.
Acest grup poate fi suplimentat, n funcie de mrimea i de natura achiziiei.

Trebuie ales un preedinte al acestei comisii, care va fi responsabil pentru derularea ntregului
proces de licitaie.
11. Proceduri de deschidere a ofertelor
Deschiderea ofertelor este o procedur formal, care trebuie s aib loc imediat dup ora limit
pentru primirea ofertelor, stabilit n seciunea Instruciuni pentru ofertani, a documentelor de
licitaie. Comisia de licitaie trebuie s fi fost, deja, constituit i preedintele ales. Preedintele
comisiei trebuie s deschid oficial procedurile de licitaie i s descrie, pe scurt, natura achiziiei
respective.
Toate plicurile sigilate, primite nainte de termenul limit de depunere a ofertelor, trebuie, apoi,
nmnate preedintelui comisiei de licitaie.
n acel moment, preedintele comisiei de licitaie va nchide sesiunea de deschidere a licitaiei
publice, va distribui procesul verbal i lista celor prezeni la sesiunea de deschidere a licitaiei.
Persoanelor prezente li se va prezenta procedura i perioada probabil n care vor fi ntiinai
despre rezultatele procesului de evaluare i vor fi atenionate s nu contacteze comisia de licitaie
n acea perioad.
12. Evaluarea ofertelor
La procesul de evaluare al ofertelor trebuie s participe ntreaga comisie de licitaie. Procesul de
evaluare are trei obiective :
1. S asigure c ofertele respect n totalitate cerinele specificate n documentele de licitaie (n
mod obinuit, se spune c rspund acestor cerine).
2. S selecteze oferta cea mai avantajoas pentru persoana juridic achizitoare, raportat la
criteriile stabilite n documentele de licitaie (denumit, de obicei, cea mai sczut ofert
evaluat).
3. S asigure c ofertanii sunt calificai, n concordan cu criteriile stabilite n documentele de
licitaie.
Lista de verificare privind activitatea de aeschidere a ofertelor
nregistrai persoanele prezente.
Asigurai-v c toate plicurile sunt originale i nu au fost deschise.
Anuntai numele companiilor care au depus oferte.
Deschidei oferta i citii numele ofertantului i valoarea ofertei.
Confirmai dac garania de participare la licitaie a fost depus.
Pregatii lista ofertelor primite, nregistrai numele ofertanilor i valoarea ofertei, menionai
dac garania de participare la licitaie este n ordine.
Menionai dac a fost adugat / emis vreo anex / act adiional i dac ofertanii au confirmat
primirea acesteia.

 Marcai toate ofertele cu inscripia original i asigurai-v c acestea sunt pstrate la loc sigur.
Pregtii i semnai procesul verbal al acestei proceduri.
Oferte care rspund criteriilor documentelor de licitaie
Pentru ca oferta s fie considerat c raspunde criteriilor documentelor de licitaie, trebuie avut n
vedere ca:

s includ toate garaniile cerute;

s conin toate documentele corect semnate;
s nu existe erori majore n calcularea valorii ofertei;
s nu existe abateri substaniale de la cerinele documentelor de licitaie;
s nu conin pre-condiii i rezerve.

Ofertele care nu rspund criteriilor documentelor de licitaie trebuie respinse imediat, fr a mai
fi luate, ulterior, n considerare. inei cont, totui, de faptul c ofertele cu greeli de calcul pot fi
corectate, iar ofertantul anunat. Greelile evidente nu trebuie imputate ofertantului i, de aceea,
trebuie corectate. Cu toate acestea, nu trebuie admis ca esena i valoarea ofertei depuse s se
modifice. n cazul n care ofertantul a fost anunat despre existena unei erori majore de calcul n
oferta sa, acesta poate decide s-i retrag oferta.
De-a lungul ntregului proces, cel mai important lucru este de a se menine o confidenialitate
absolut asupra informaiilor. inei minte faptul c ofertanii sunt contieni de locul pe care l
ocup n competiia din timpul sesiunii de deschidere a ofertelor i c nu trebuie s li se ofere nici
o posibilitate de a modifica o ofert n beneficiul lor.
Cea mai sczut ofert evaluat
Procesul de evaluare va diferi n funcie de criteriile stabilite n documentele de licitaie. De
exemplu, ntr-un contract de lucrri publice, singurul criteriu considerat poate fi valoarea ofertei,
fiind necesar doar stabilirea ordinii ofertelor n funcie de valoarea acestora. Odat dovedit c
oferta cea mai sczut a ndeplinit fie condiiile de pre-calificare, fie orice alte criterii de postcalificare, selecia este considerat corect.
Totui, n alte tipuri de achiziii, este probabil s existe multe alte criterii care trebuie luate n
considerare n timpul procesului de evaluare. n aceste cazuri, cel mai important lucru este ca
aceste criterii s fi fost clar identificate n documentele de licitaie i ca membrii comisiei de
licitaie s fie contieni c respectarea strict a criteriilor, menionate n documente, este
esenial n timpul procesului de evaluare. Dac a fost acordat o anumit pondere acestor
criterii, acest lucru trebuie menionat clar n documentele de licitaie. Ponderea respectiv nu
trebuie modificat n timpul evalurii ofertelor.
Un exemplu bun l reprezint elaborarea unei matrici a criteriilor stabilite i completarea acesteia
pentru fiecare din ofertele ce se analizeaz. Un exemplu, pentru un contract de servicii tipic, este
prezentat n continuare:

Contract de servicii Matricea criteriilor de selecie

Criteriul

Ponderea
Puncte

Ofertani
A

1. Experiena general a companiei

10

30

50

40

50

30

20

2. Experiena n proiecte similare

40

200

120

160

80

160

200

3. Personal / Manager de proiect

30

120

60

90

150

90

120

4. Performane anterioare

20

100

80

80

40

60

80

100

450

310

370

340

340

420

TOTAL

Observaie: n exemplul de mai sus, fiecare criteriu a fost evaluat pe o scar de la 1 la 5 i apoi
multiplicat cu ponderea respectiv. De exemplu, ofertei A i-a fost acordat un punctaj de 3 puncte
din 5, pentru criteriul 1, care nmulit cu ponderea a condus la obinerea unui scor general de 30
puncte.
n acest exemplu, se poate observa, de asemenea, c oferta A a obinut cele mai multe puncte i,
de aceea, a fost considerat ca cea mai sczut ofert.
Post-calificarea ofertanilor
Dac nu a avut loc o pre-calificare a ofertanilor, atunci dup ce cea mai sczut ofert a fost
identificat, setul de informaii privind calificarea acelui ofertant trebuie revzut, pentru a se
asigura c ofertantul ndeplinete toate criteriile identificate anterior. n eventualitatea n care
ofertantul nu ndeplinete criteriile, atunci oferta trebuie respins i trebuie deschis i revzut
setul de informaii de calificare a ofertantului care a prezentat oferta evaluat ca fiind urmtoarea
ofert cu cel mai mic pre. Acest proces trebuie s continue pn ce sunt ndeplinite toate
criteriile. Observai c informaiile privind calificarea sunt revzute numai dup evaluarea
ofertelor i numai n ordinea clasrii acestora prin procedura de evaluare.
Respingerea tuturor ofertelor
Respingerea tuturor ofertelor se consider necesar i permis, atunci cnd:

oferta cea mai sczut depete, cu o diferen substanial, estimarea oficial;

nici una dintre oferte nu a rspuns criteriilor impuse prin documentele de licitaie;
a existat o lips de competiie;
exist probe c a fost o nelegere ntre ofertani.

n cazul apariiei unuia dintre aceste evenimente, cu atenie trebuie revzut ntreaga
documentaie de licitaie i trebuie fcute modificrile necesare, n ceea ce privete scopul,
specificaiile, condiiile contractuale etc., nainte de a ncepe o nou procedur de licitaie. Este
important, de asemenea, s se verifice i s se asigure c estimarea oficial privind bugetul este
realist i fezabil.

Coninutul unui tipic Raport de licitaie

1. Persoana juridic achizitoare / Entitatea achizitoare
numele, adresa, telefonul etc.;
numele persoanei responsabile;
datele referitoare la publicitatea fcut activitii de achiziie.
2. Informaiile despre licitaie
scurta descriere a scopului achiziiei;
costul estimat;
metoda de achiziie utilizat;
dac a avut loc o pre-calificare a contractanilor;
numrul firmelor care au cumprat documentele licitaiei;
aprobarea bugetului.
3. Procedura de licitaie
detaliile privind anunul de achiziie public;
data distribuirii documentelor de licitaie;
numrul firmelor participante;
data i procesul verbal al conferinei ante-licitaie;
detaliile despre anexe / acte adiionale emise;
data i ora limit de depunere a ofertelor, incluznd i eventualele prelungiri;
perioada de valabilitate a ofertelor i detaliile n cazul n care aceasta a fost prelungit.
4. Deschiderea ofertelor
data i ora deschiderii ofertelor;
procesul verbal semnat al edinei de deschidere a ofertelor;
copiile tuturor nregistrrilor fcute n timpul acestei edine (lista participanilor, numrul
ofertelor primite etc.).
5. Examinarea ofertelor (oferii amnuntele despre fiecare ofert)
confirmai c toate cerinele nelimitative au fost ndeplinite sau motivai de ce ofertele au
fost respinse;
confirmai c ofertele au rspuns substanial cerinelor stipulate n documentele de licitaie
sau precizai de ce ofertele au fost respinse, fcnd referire la documentele de licitaie.

6. Evaluarea ofertelor care au rspuns substanial cerinelor achiziiei

descriei criteriile de evaluare din documentele de licitaie;
includei metodele de evaluare utilizate (doar pe baza preului oferit, a preului ajustat,
matricea de criterii i punctaj).
7. Post-calificarea
confirmai c toate criteriile de calificare au fost ndeplinite de ctre ofertantul cu cea mai
avantajoas ofert sau precizai de ce oferta a fost respins.
8. Hotrrea / Recomandarea privind adjudecarea
numele i adresa firmei;
valoarea ofertei;
elementele de negociare n contract, dac exist.
13. Contestaii
Uneori, un ofertant sau mai muli pot ridica obieciuni la adjudecarea contractului sau la nsi
procedura de evaluare. Potrivit legislaiei romneti, pot contesta atribuirea unui contract de
achiziie public, att participanii la licitaie, ct i orice persoan fizic sau juridic afectat
ntr-un drept legitim al ei de ctre aceast atribuire. Procesul de contestare cuprinde 2 faze:
1) contestaia administrativ, adresat, de cel interesat, autoritii contractante i pe care aceasta
trebuie s o soluioneze, ntr-un fel sau altul, ntr-un termen bine stabilit;
2) aciunea judectoreasc, introdus de persoana interesat (fizic sau juridic) care a fost
nemulumit de modul de rezolvare a contestaiei administrative, de ctre autoritatea
contractant. Legea prevede, de asemenea, posibilitatea atacului direct n justiie, n anumite
cazuri bine precizate.
14. Proceduri de raportare
La ncheierea procedurii de licitaie, atunci cnd adjudecarea acesteia a fost confirmat,
preedintele comisiei de licitaie trebuie s pregteasc un raport de licitaie, care s ofere detalii
precise asupra ntregii activiti de licitaie. Acest raport va include detalii asupra procesului de
evaluare i asupra concluziilor trase. El va descrie exact motivele care au stat la baza oricrei
recomandri sau a respingerii unei oferte.
Acesta este un raport foarte important i trebuie pregtit cu precizie i onestitate. Fiind singura
nregistrare a ntregului proces de licitaie, va fi documentul central, n orice obiecie sau plngere
care poate s apar. De aceea, el poate deveni o prob important ntr-o instan de judecat.
15. ntiinarea i adjudecarea unui contract
Dup ce comisia de licitaie a luat o decizie asupra celei mai sczute oferte, iar recomandarea
pentru adjudecare a fost aprobat, ofertantul ctigtor trebuie ntiinat despre intenia de a i se
adjudeca contractul. Despre rezultatul evalurii trebuie ntiinai i ofertanii nectigtori.

Deoarece, ntotdeauna, exist anumite formaliti, care trebuie ndeplinite nainte de a putea
semna contractul, o practic util o constituie trimiterea, ctre contractantul propus, a unei
scrisori de inteie, care s schieze aceste formaliti (de exemplu, depunerea garaniei de bun
execuie i ntiinarea cu privire la asigurarea care trebuie ncheiat). Scrisoarea de intenie
include i detaliile privind locul i data la care contractul va fi gata pentru a fi semnat.
Scrisoarea ctre ofertanii nectigtori trebuie s ofere detalii relevante despre oferta ctigtoare
(amintii-v c ei au participat la edina de deschidere a ofertelor) i s prezinte numele i adresa
persoanei creia i pot adresa ntrebri cu privire la problema n cauz. Cel mai important lucru
pentru ofertani este s tie de ce ofertele lor nu au ndeplinit cerinele competiiei, astfel nct s
poat rspund mai eficient cerinelor unor achiziii publice viitoare. Ofertanii sunt ndreptii s
primeasc o scurt prezentare formal, dup evaluarea ofertei, i aceasta trebuie s le fie
disponibil ntr-un mod simplu.
n acest moment trebuie eliberate garaniile de participare la licitaie, ale ofertanilor nectigtori.
16. Procedura de adjudecare a contractului
n timpul acestei etape, persoana juridic achizitoare trebuie s ncheie toate negocierile
pre-contractuale i s pregteasc formularul acordului pentru a fi semnat. De asemenea, acesta
este momentul cnd toate condiiile precedente semnrii contractului trebuie finalizate (garania
de bun execuie, asigurri etc.). Odat ce totul este finalizat, contractul poate fi semnat.
n mod tipic, n acest moment oferta poate fi nc anulat, dac ofertantul nu reuete s depun
garania de bun execuie sau s returneze contractul semnat. De menionat c aceast procedur
trebuie realizat n perioada de valabilitate a garaniei de participare la licitaie, care este, de
obicei, de 30 de zile de la data depunerii ofertei. Aceast perioad poate fi prelungit numai dac
sunt motive ntemeiate pentru a proceda astfel i, de aceea, persoana juridic achizitoare i
ofertantul trebuie s fac toate eforturile pentru finalizarea procesului, n timpul cerut. Un
formular standard de contract trebuie s fi fie inclus n pachetul complet coninnd documentele
de licitaie.
De obicei, pentru contractele simple este necesar doar transmiterea ctre contractant a dou
copii ale formularului de contract, spre a fi semnate. Contractantul trebuie s le semneze pe
amndou i s le returneze persoanei juridice achizitoare, pentru a fi semnate de ctre persoana
responsabil. Dup ncheierea acestei faze, o copie complet a contractului va fi returnat
contractantului.
Pentru contractele mari i importante, este uzual s se organizeze o ntrunire formal de semnare
a contractului, la care toate prile contractante s fie prezente i s ncheie formalitile legate de
semnare.
Un set complet, cuprinznd documentele originale ale contractului, trebuie s fie semnate de
ambele pri contractante i pstrate, apoi, n siguran. Un exemplu bun este acela de a marca,
corespunztor, fiecare document dintr-un contract. De exemplu, ntr-un contract de lucrri
publice, desenele / schiele anexate contractului vor fi marcate astfel: Acestea sunt desenele la

care se face referire n Contractul Nr. ... ncheiat ntre ... (Persoana juridic achizitoare) i ...
(Contractantul) n data ... .
n acest caz, fiecare dintre desene va fi marcat i notat cu iniiale, de ctre ambele pri.
17. ntiinarea de ncepere a lucrrilor
n majoritatea contractelor, data efectiv de ncepere a obligaiilor contractuale este data la care a
fost semnat contractul. Totui, n cazul anumitor contracte, pot exista anumite condiii care
influeneaz data efectiv a nceperii. De exemplu, ntr-un contract de lucrri publice, proiectul
va ncepe numai atunci cnd amplasamentul a fost predat oficial contractantului de ctre persoana
juridic achizitoare, lucru care poate avea loc dup data la care contractul a fost semnat. n acest
caz, constituie un bun exemplu acela de a nregistra acest eveniment, de obicei, printr-un
document denumit ntiinare de ncepere a lucrrilor. Aceast ntiinare de demarare trebuie
conceput sub forma unei scrisori i naintat contractantului, de ctre persoana juridic
achizitoare (prin intermediul managerului de proiect), pentru a-l ntiina c locul pe care se vor
derula activitile de construcie va fi disponibil la o anumit dat, care va fi nregistrat ca dat
efectiv de ncepere a lucrrilor de construcie. Acest lucru este foarte important n contractele n
care exist o anumit dat de ncheiere a lucrrilor i sunt prevzute penaliti de ntrziere.
O situaie similar poate s apar i n contractele de furnizare de bunuri i servicii care pot avea
o dat limit (un an, de exemplu), dar perioada serviciului nu ncepe nainte de depunerea unei
prime comenzi.
Faza a treia Urmrirea contractului
Aceasta este faza final a ciclului de achiziie. Obiectivul su principal const n asigurarea c
cerinele contractului sunt ndeplinite, cu respectarea parametrilor de calitate, cost i grafic de
execuie, stipulai n contract.
1. Organizarea
Prevederile contractului stabilesc cadrul legal pentru managementul contractului, iar celelalte
documente contractuale definesc condiiile de execuie referitoare la cost, calitate i termene de
finalizare. Entitatea achizitoare trebuie s numeasc o echip administrativ, care s asigure
managementul proiectului. Mrimea i complexitatea proiectului vor determina structura echipei
de management. Contractele simple vor necesita un management intermitent, n vreme ce
contractele complexe (de exemplu, contractele pentru lucrri publice de mare amploare) vor avea
nevoie de o echip de specialiti angajai permanent, care s asigure managementul contractului.
n orice activitate de achiziii este absolut necesar s fie stabilit o echip de management, iar
membrii acestei echipe trebuie s fie profesioniti, calificai n disciplinele lor. n plus,
ntotdeauna, trebuie numit un conductor de echip, sau manager de proiect, care s fie
responsabilul de proiect.
2. Echipa de management
Ilustraia din partea de jos a paginii reprezint o organigram tipic pentru o echipa de

management de proiect. Fiecare dintre disciplinele / domeniile prezentate n grafic i va aduce

contribuia n timpul fazei de implementare a activitii de achiziie. Intensitatea efectiv a
efortului prestat de ctre reprezentanii fiecrei discipline va fi determinat de natura i mrimea
proiectului. Oricum, este important ca, din cadrul fiecrui grup de specialiti, s fie desemnat
cte o persoan care s aib sarcina de a rspunde tuturor solicitrilor de ajutor / sprijin formulate
de ctre manager. n cazul proiectelor mari, va fi necesar o ntreag echip. Echipa se poate afla
la locul de implementare a proiectului.
DE PRELUAT DIN ORIGINAL, P.27
n majoritatea cazurilor, echipa de management de proiect a contractantului / antreprenorului va
fi o copie fidel a echipei de management de proiect a entitii achizitoare.
Observaie: Managerii de proiect sunt persoane principale n cadrul proiectului. Toate
comunicrile nspre i dinspre fiecare dintre prile contractului trebuie fcute numai prin
intermediul managerului de proiect.
3. Dosarele i nregistrrile documentare ale proiectului (controlul documentelor)
Un set complet de nregistrri documentare ale proiectului trebuie pstrat i actualizat n timpul
derularii contractului. Aceste nregistrri documentare se mpart n cteva categorii, dup cum
urmeaz:
Documentele contractului
Setul original de documente semnate ale contractului trebuie pstrat ntr-un dulap ncuiat sau
ntr-un seif. Copiile verificate ale unor pri din contract, sau ale ntregului contract, vor fi
solicitate, fiind considerate copii de lucru, de ctre managerul de proiect sau, atunci cnd va fi
necesar, de ctre specialitii din echipa sa.
nregistrrile referitoare la stadiul lucrrilor
Acestea vor documenta graficul de finalizare a proiectului propus de contractant / antreprenor i
vor consta ntr-o declaraie contractual aprobat privitoare la termenele cheie din graficul de
finalizare a contractului. Aceast declaraie-angajament poate avea diverse forme, n funcie de
natura proiectului. De exemplu, n cazul unui simplu contract de furnizare de bunuri, aceast
declaraie va conine numai termene de expediere, livrare, inspecie i acceptare. Pe de alt parte,
un contract complex de lucrri publice va necesita un grafic de implementare detaliat, prezentat
fie sub forma unei diagrame Gant, fie sub forma unei diagrame de tip metoda drumului critic.
Oricare ar fi complexitatea metodei de planificare temporal, managerul de proiect trebuie s
elaboreze un sistem de nregistrare i monitorizare a stadiului lucrrilor. Acesta este un element
esenial legat de pstrarea unor nregistrri faptice, referitoare la prestaia / activitatea
contractantului, i, la rndul lui, poate fi utilizat la stabilirea primelor sau a penalizrilor cuvenite.
Procesele-verbale de edin
Managerul de proiect trebuie s in, n mod regulat, pe baza unei programri, edine privitoare

la stadiul lucrrilor, fiind executate i pstrate nregistrri documentare scrise, precise

(procese-verbale) ale acestor edine. Copii ale acestor procese-verbale trebuie s fie distribuite
tuturor celor prezeni la edin, precum i oricrei alte persoane care are un interes semnificativ
n proiectul respectiv. Frecvena edinelor de analiz a stadiului lucrrilor va depinde de
mrimea proiectului, dar, n mod obinuit, ele trebuie s fie inute la intervale de cel mult dou
sptamni de-a lungul ntregii durate de desfurare a contractului.
nregistrrile financiare
O nregistrare documentar complet a evoluiei financiare a proiectului trebuie, de asemenea, s
fie inut de ctre managerul de proiect. Aceasta se adaug nregistrrilor inute de ctre
Compartimentul de Contabilitate, cu privire la plile fcute ctre contractant sau furnizor.
nregistrarea financiar va urmri, n mod regulat, situaia real a contractului, innd cont de:
valoarea iniial a contractului; orice schimbri care au fost autorizate; pli avizate la zi; sumele
aferente oricror reineri, care au fost oprite de la plat; situaia oricror cheltuieli neprevzute,
care au fost stabilite; o prognoz a tuturor schimbrilor viitoare cunoscute, care ar putea avea un
impact asupra contractului.
Proceduri de raportare
Procedurile de raportare se mpart n dou categorii, dup cum urmeaz:
raportare de la contractant sau furnizor ctre entitatea achizitoare,
raportare n cadrul entitii achizitoare.
Rapoartele contractantului / furnizorului
Contractanilor / furnizorilor trebuie s li se solicite s trimit managerului de proiect, n mod
regulat, rapoarte referitoare la derularea lucrrilor, aceste rapoarte constituind un element de
responsabilitate contractual. Caracteristicile rapoartelor depind de mrimea i de natura
proiectului. n orice caz, constituie o practic bun ca aceste raportri s fie considerate condiii
de plat, mai ales, atunci cnd se fac pli intermediare n diferite stadii ale execuiei proiectului.
Raportrile n cadrul entitii achizitoare
Managementul superior, din cadrul entitii achizitoare, trebuie s primeasc, cel puin lunar,
scurte raportri informative din partea managerilor de proiect. Aceste raportri trebuie s ofere
detaliile privitoare la stadiul execuiei, cu referire la grafic, finanare i calitate. Ele trebuie s
conin informaii suficiente, pentru a ine conducerea la curent cu orice posibile devieri de la
parametrii contractului.
4. Pli i reineri
Plile trebuie fcute n concordan cu termenii convenii prin contract. Trebuie stabilit o
procedur, care s implice managerul de proiect i departamentul de contabilitate i care s
garanteze c, odat ce o achiziie a fost aprobat, plata se va face cu promptitudine i n
ntregime. Constituie o practic foarte bun ca s se ofere asigurarea c plata va fi fcut ctre
contractani i furnizori n termen de maximum 30 de zile de la primirea unei facturi aprobate.

Plile cu ntrziere nu sunt nici n interesul entitii achizitoare, nici n interesul contractantului.
O entitate achizitoare care are reputaia de ntrziere la plat va sfri prin a constata c furnizorii
i contractanii nu vor mai dori s ncheie contracte cu ea, reducnd, n acest fel, nivelul
competitivitii la viitoarele licitaii. Contractanii i furnizorii crora li se fac pli ntrziate vor
deveni agresivi, necooperani, iar probabilitatea ca acetia s formuleze pretenii / revendicri pe
parcursul derularii contractului va crete. n alte cazuri, plile cu ntrziere au dus la falimentul
contractanilor, lucru ce a condus la rezilierea contractului i a cauzat efectuarea unor eforturi de
re-achiziie.
5. Controlul / asigurarea calitii
Este esenial s se elaboreze un program care s garanteze c furnizorul / contractantul va furniza
lucrri la calitatea dorit, conform cu specificaiile tehnice. Acest deziderat poate fi ndeplinit
printr-o abordare a controlului de calitate, pe dou direcii:
1) Prin asigurarea faptului c, n cadrul specificaiilor tehnice, sunt incluse cerinele de control al
calitii, care urmeaz a fi ndeplinite de ctre contractant. De exemplu, n cazul unui contract
de furnizare de bunuri, trebuie s existe prevederi contractuale, care s impun furnizorului s
efectueze anumite teste sau inspecii, nainte de a expedia bunurile. De asemenea, furnizorului
trebuie s i se cear s elibereze certificate de testare, emise de firmele de inspecie specificate,
prin care s se ateste c testrile au fost efectuate n mod corespunztor. n cazul contractelor
de lucrri publice, specificaiile tehnice vor conine, ntotdeauna, standardele naionale, crora
trebuie s li se conformeze materialele i manopera; ns, ele trebuie s includ i cerinele
specifice pentru contractant, n legtur cu controlul calitii. Una dintre aceste cerine
specifice ar putea fi desemnarea unui personal cu responsabiliti specificate, legate de
controlul calitii.
2) A doua direcie const n nfiinarea unei structuri de control al calitii, n cadrul entitii
achizitoare. Este clar c mrimea grupului va depinde de mrimea entitii achizitoare sau de
mrimea proiectului, ns constituirea sa presupune un cost, care trebuie s fie inclus n
bugetul proiectului. n cazul unor contracte de lucrri publice mai complexe, entitatea
achizitoare poate angaja agenii de inspecie independente, care s ofere servicii de control al
calitii. n mod tipic, aceste servicii cuprind testri de laborator ale betonului, pentru a se
garanta c rezistena cerut a fost atins. Ele mai pot include i inspecii pe teren ale tuturor
activitilor de construcii, pentru a se asigura c acestea sunt efectuate n maniera dorit (fie
n conformitate cu regulamentele locale privind activitatea de construcii, fie n conformitate
cu specificaiile tehnice).
6. Evaluarea execuiei / prestaiei i aciuni corective
Evaluarea prestaiei contractantului / furnizorului este ntr-o strns legtur cu procedurile de
control al calitii. Echipa de control al calitii, trebuie s furnizeze managerului de proiect
desemnat, n mod regulat, rapoarte cu privire la prestaia contractantului / furnizorului. n
eventualitatea c aceasta nu este n conformitate cu cerinele contractuale, entitatea achizitoare
dispune de cteva aciuni corective pentru a mbunti prestaia n cadrul contractului:

1) Bunurile, serviciile sau lucrrile vor fi respinse i se va insista asupra prestaiei contractuale.
Plata trebuie s fie amnat pn ce totul va fi satisfctor.
2) n cazul neconformitilor pariale, exist posibilitatea s fie oprite de la plat sume de bani,
suficiente pentru a acoperi costurile legate de articolul rmas restant / nerealizat.
3) Atunci cnd contractantul / furnizorul nu finalizeaz lucrarea, n conformitate cu prevederile
contractului, entitatea achizitoare poate apela la serviciile altui contractant, pentru a corecta
deficienele i va scdea din valoarea contractului sumele pltite celui de-al doilea contractant
pentru munca prestat.
4) n ultim instan, atunci cnd contractantul / furnizorul refuz s ndeplineasc cerinele
contractuale, remediul final const n rezilierea contractului i a uzului de toate drepturile, pe
care prevederile contractului le confer entitii achizitoare. Este de remarcat faptul c
entitatea achizitoare poate avea i alte drepturi, conferite de legislaia general n vigoare, i,
n situaiile de aceast natur, trebuie s solicite consultan juridic.
7. Schimbri de obiective
Trebuie s recunoatem c, n cazul oricrui contract, este aproape inevitabil s apar schimbri
n obiectivele activitii. Acestea pot fi rezultatul unor condiii care nu au putut fi anticipate
nainte de adjudecarea contractului sau, pur i simplu, sunt consecina unor modificri a cerinelor
entitii achizitoare. Cu condiia ca aceste schimbri de obiective s nu intre n conflict cu scopul
contractului sau, mai mult, cu prevederile Legii Achiziiilor Publice, ele trebuie tratate ntr-un
mod cinstit i echitabil.
n mod obinuit, atunci cnd apare o schimbare, contractantul o va aduce la cunotin
managerului de proiect, care trebuie s fac analiza iniial a acceptrii acesteia. n acest stadiu,
contractantul trebuie s fie invitat s prezinte o propunere referitoare la modul de efectuare a
lucrrilor necesare, propunere nsoit de o analiz a impactului ei asupra costurilor i a graficului
de execuie, aferente contractului. Ulterior, managerul de proiect i contractantul trebuie s
negocieze modificrile costurilor i ale graficului de execuie, determinate de schimbarea de
obiectiv. Contractul trebuie, apoi, modificat n conformitate cu rezultatul acestor negocieri.
8. Comunicri scrise
Pe timpul derulrii majoritii contractelor, dar mai ales n cazul contractelor de lucrri publice,
contractantului i se va cere s fac propuneri / comunicari scrise ctre managerul de proiect n
vederea discutrii i aprobrii acestora. Aria acestora se ntinde de la mostrele de materiale
propuse spre includere n lucrri, pn la propuneri de schimbare de obiective, n genul celor
discutate n seciunea precedent. Este extrem de important s existe o procedur stabilit,
conform creia aceste comunicri scrise s fie tratate ntr-o manier operativ, astfel nct
contractantul s nu aib motive s pretind c execuia proiectului a fost ntrziat, din cauza
procesrii lente a acestor comunicri scrise. Aceast procedur de aprobare poate fi mai
complex, dect ar prea la prima vedere, deoarece ea implic, adesea, date furnizate de persoane
diferite (de exemplu, ingineri, arhiteci sau administratori). n consecin, managerul de proiect
trebuie s stabileasc o circulaie a fluxului informaional, care s asigure aprobarea expeditiv a

comunicrilor scrise.
9. Litigii i reclamaii
Din nefericire, puine contracte sunt lipsite de reclamaii sau de alte forme de litigiu. Modul n
care aceste litigii vor fi soluionate va fi dictat de prevederile contractului i, n ultim instan, de
regulile statuate de Legea Achiziiilor Publice. Totui, ca principiu general, ambele pri dintr-un
contract trebuie s fac toate eforturile pentru a soluiona litigiile, fr a se apela la justiie.
Apelarea la tribunale implic, n mod obinuit, costuri i stres, conducnd la un mare consum de
timp. Majoritatea documentelor standard de licitaie vor include prevederi referitoare la
procedura de mediere, ce va fi efectuat de ctre judectori independeni, selectai prin consens
de ambele pri, ca mijloc de rezolvare a conflictelor, atunci cnd un litigiu nu a fost soluionat,
n mod amiabil, de ctre managerul de proiect i contractant. Aceast procedur este mai puin
formal i trebuie considerat ca metoda preferabil de soluionare a litigiilor. Dac acest tip de
soluionare eueaz, urmtorul nivel este arbitrajul. Arbitrajul va fi, n mod obinuit, efectuat n
cadrul legal oferit de ctre Legea Arbitrajului din ara respectiv. Trebuie remarcat, totui, c n
unele documente contractuale se poate face o referin la procedurile de arbitraj internaional,
cum ar fi acelea bazate pe regulile UNCITRAL sau ale Curii Internaionale de la Haga. n
situaia n care aceste prevederi nu contravin legislaiei naionale, este bine s se ia n considerare
includerea acestei forme de arbitraj internaional, mai ales n cadrul contractelor foarte mari, care
vor atrage oferte din partea multor companii din diferite ri. Regulile de arbitraj internaional vor
aduga o alt dimensiune de transparen procesului de achiziii.
10. Predare / primire
Atunci cnd contractul este finalizat, trebuie parcurse cteva etape pentru a se asigura c cerinele
contractului au fost ndeplinite n ntregime. Entitatea achizitoare trebuie s pun n aplicare un
plan, pentru a efectua o preluare sau o primire adecvat i conform cu contractul produsului
rezultat. Aceasta poate fi o procedur foarte simpl, de exemplu primirea unui raport final de la
un consultant sau acceptarea livrrii bunurilor, n cazul unui contract de furnizare. Sau, poate fi o
procedur complex, ca n cazul unui contract de lucrri publice importante.
Acesta este un stadiu foarte important, n orice tip de contract, i entitatea achizitoare trebuie s
acioneze cu mult grij, nainte de a confirma c un anumit obiectiv contractual a fost atins.
Motivaia acestei atitudini este dat de faptul c acceptarea livrrii produsului, ce face obiectul
aciunii de achiziii, declaneaz, n mod obinuit, efectele anumitor prevederi contractuale. n
cele ce urmeaz, prezentm o list a elementelor contractuale tipice, care trebuie avute n vedere:

contractantul este eliberat de orice rspunderi ulterioare n condiiile contractuale;

perioada de garanie ncepe s curg;
contractantul este ndreptit s solicite eliberarea unor trane din reineri;
contractantul este ndreptit s primeasc plata final, n cadrul unui contract de furnizare;
cu excepia cazurilor n care exist unele defecte ascunse, aceasta este ultima ocazie pentru ca
entitatea achizitoare s pretind c anumite elemente nu sunt conforme cu cerinele
contractului.

n consecin, ca msur de prevedere, entitatea achizitoare trebuie s-i pun urmtoarele

ntrebri, sau s efectueze urmtoarele operaiuni, nainte de a accepta produsul contractului:
Au fost bunurile, lucrrile sau serviciile livrate n total conformitate cu cerinele contractului?
A fost elaborat i livrat, contractantului, o list complet cu defectele?
A fost contractul finalizat conform graficului i exist reclamaii mpotriva contractantului, n
legtur cu vreo ntrziere?
Exist reclamaii pe rol, care nu au fost, nc, soluionate?
S-au primit toate manualele de ntreinere, care sunt cerute conform prevederilor contractului?
Numai dup ce s-a rspuns la toate aceste ntrebri i s-au luat toate msurile potrivite, entitatea
achizitoare trebuie s confirme oficial finalizarea contractului. n cazul contractelor unde exist o
perioad de garanie, entitatea achizitoare trebuie s pstreze controlul managerial, pentru a se
asigura c toate obligaiile legate de garanie sunt ndeplinite.
11. Finalizarea contractului / ncheierea conturilor
Acest stagiu confirm finalizarea contractului i poate avea loc numai atunci cnd toate
elementele contractului au fost ndeplinite i toate chestiunile n disput au fost soluionate.
Presupunnd c toate cerinele contractului au fost ndeplinite, plata final poate fi fcut ctre
contractant. nc o dat, subliniem c aceast plat trebuie s fie fcut expeditiv, iar
contractantului nu trebuie s i se cear s atepte, nerezonabil de mult, efectuarea plii finale. n
acest moment, garania de bun execuie trebuie s fie i ea eliberat. Dac, din orice motiv, mai
rmn elemente minore de lucrri, care urmeaz a fi finalizate, este acceptabil s se rein o sum
potrivit de bani pentru a garanta finalizarea acestor elemente.
12. Evaluarea / analiza contractului
Constituie o bun practic s se elaboreze o analiz a contractului la finalizarea acestuia. Aceasta
va documenta aspectele pozitive i negative ale contractului i va scoate n eviden leciile care
se pot nva din el. Aceast evaluare post-contract trebuie s fie bine documentat i pstrat
printre nregistrrile scrise ale contractului.
Puncte / aspecte eseniale
Importana activitii de achiziii publice const n a demonstra deschiderea, corectitudinea,
eficiena i nivelul nalt de conduit etic n conducerea afacerilor administraiei publice
locale.
Planificarea activitii de achiziii const n pregtirea unor bugete realiste, asigurarea c
finanarea este disponibil, efectuarea reclamei privitoare la oportunitatea de achiziii i
crearea autoritii pentru achiziii.
Faza de achiziie efectiv a activitii de achiziii publice implic selectarea unei metode de
achiziii, asigurarea existenei unor ofertani calificai, pregtirea unor documente scrise clare,
elaborarea unui grafic pentru pregtirea ofertelor, utilizarea de criterii publicate pentru
evaluarea ofertelor i notificarea prompt a ofertanilor cu privire la decizia luat.
Pe durata administrrii contractului, este numit o echip de management, sunt inute
nregistrri conforme cu realitatea, se elaboreaz un proces / procedur de soluionare a

litigiilor, se fac aranjamente pentru asigurarea unor pli prompte, finalizarea contractului este
tratat ntr-o manier expeditiv i se efectueaz o evaluare post-contract.
GLOSAR
ACHIZIIE: Procesul n care o parte interesat, definit ca autoritate contractant, achiziioneaz
servicii, bunuri sau lucrri publice, prin anumite proceduri definite prin lege.