INTEROGAREA BAZELOR DE DATE.

Interogarea const n extragerea datelor dintr-o tabel ( tabele), dintr-o interogare

anterioar sau din ambele, prelucrarea acestora ntr-o form mai mult sau mai puin
complex i furnizarea informaiilor ctre utilizatori.
Rezultatele interogrilor

pot fi folosite ca atare sau pot constitui surs de

nregistrri pentru crearea formularelor i rapoartelor.

Principalele operaii care se pot realiza cu ajutorul interogrilor sunt:

extragerea din tabele numai a cmpurilor relevante pentru utilizatori;

extragerea nregistrrilor din tabele prin specificarea unor criterii de selecie;

crearea de cmpuri calculate;

extragerea datelor din una sau mai multe tabele i realizarea unor informaii
sintetice;

crearea de tabele, adugarea nregistrrilor n tabele, tergerea nregistrrilor din

tabele i actualizarea datelor;

combinarea i compararea ieirilor prin realizarea mai multor interogri n

acelai timp;

interogarea i a altor baze de date ( Foxpro, SQL Server).

Access permite crearea urmtoarelor tipuri de interogri:

interogri de selecie;

interogri parametrizate;

interogri de tip total;

interogri de aciune;

interogri ncruciate;

Crearea unei cereri de interogare se poate face n mai multe moduri:

proiectarea pas cu pas a cererii n modul Design View;

utiliznd instrumentul Wizard;

exprimarea cererii n limbajul SQL ;

crearea unui filtru i salvarea acestuia ca cerere de interogare.

Fereastra SQL View, genereaz automat codul SQL al interogrii din fereastra

Query By Example ( QBE ). Aceeai fereastr este folosit i pentru scrierea direct a
unei interogri cu ajutorul instruciunilor SQL.
Crearea unei interogri

Pentru crearea unei interogri se parcurg urmtorii pai:

1. n fereastra Database ( Baz de date) se execut clic pe eticheta Queries
( Interogri) i apoi pe butonul New (Nou). Access afieaz caseta de dialog
New Query

2.

( Interogare nou).

Se selecteaz opiunea Design View ( Vizualizare proiect) i apoi se apas pe

butonul OK. Access afieaz fereastra Query Design ( Interogare de selecie),

i caseta de dialog Show Table ( Afiare tabel) suprapus peste aceasta. Caseta
de dialog Show Table ( Afiare tabel) conine tabelele ( afiare implicit),
interogrile sau combinaiile dintre acestea, de unde utilizatorul alege sursa de
date pentru interogare curent.

3. Se selecteaz tabela sau interogarea cu datele necesare interogrii. Pentru

aceasta se execut clic pe tabel sau interogare i apoi clic pe butonul Add
( Adugare).

Dac sunt necesare date din mai multe tabele sau interogri

se procedeaz asemntor i pentru celelalte obiecte.

n partea superioar a ferestrei Query Design ( Interogare de selecie) vor fi
afiate tabelele sau interogrile, fiecare cu lista cmpurilor coninute. n cazul
n care tabelele din care se extrag datele pentru interogare au fost n relaie
anterior, ele apar n fereastra Query Design ( Interogare de selecie) cu liniile
de legtur precizate ( 1-1 sau 1-). Dac nu, relaia ntre tabele poate fi
creat n cadrul interogrii.

4. Se aduc cmpurile din tabele sau interogri pe grila de interogare ntr-o

ordine dorit de utilizator. Sunt mai multe posibiliti pentru a aduce
cmpurile pe grila de interogare. Ne vom referi numai la dou dintre acestea:

Pentru a aduce cmp cu cmp pe gril, se execut clic pe cmpul din

tabel i se trage pe grila de interogare, sau se execut dublu clic pe

cmp, acesta adugndu-se automat n gril;

Pentru a aduce toate cmpurile tabelului deodat, se execut dublu clic
pe numele tabelului i se trag cmpurile pe gril.

Observaie:
Dup aducerea cmpurilor din tabele sau interogri pe grila de interogare sunt
posibile operaii de inserare a unui cmp, tergerea unui cmp, deplasarea unui cmp
ntr-o alt poziie, modificarea dimensiunilor unei coloane i modificarea numelui unui
cmp.
Pentru ca rezultatele interogrii s fie interpretate mai uor, utilizatorul poate s
cear ordonarea nregistrrilor n funcie de valorile anumitor cmpuri.
Sortarea este posibil pe cmpurile numerice, de tip text i data calendaristic. Se
pot specifica sortri pe mai multe cmpuri din cadrul aceleiai interogri. Utilizatorul
de regul are nevoie numai de anumite date din tabele, extrase selectiv n funcie de
anumite criterii. De asemenea, are nevoie de informaii sintetice, de informaii
complexe, comparative. Toate acestea n condiiile n care baza de date trebuie
actualizat permanent.
Pentru a afia rezultatele interogrii se declaneaz execuia acesteia ( RUN) sau
se comut n fereastra Datasheet View.
Prezentarea interogrilor:
a. Interogri de selecie.
Pe rndul Criteria din grila de interogare se poate introduce un singur criteriu
de selecie sub un cmp sau mai multe criterii sub cmpuri diferite.
Dac criteriile de selecie se introduc pe un singur rnd Criteria, se extrag
nregistrrile care ndeplinesc toate condiiile ( operatorul logic AND), iar dac
se introduc pe rnduri diferite se includ n rspuns doar nregistrrile care
ndeplinesc oricare dintre criteriile menionate ( operatorul logic OR).
Exemplu:

b. Interogri de tip total.

n grila de interogare utilizat pentru interogrile de selecie trebuie adus

rndul Total ( prin clic pe butonul de pe bara cu instrumente). Celulele
rndului Total conin opiunea Group By. Sub fiecare cmp n celula de pe
rndul Total se selecteaz din lista derulant funcia dorit.
Exemplu:

c. Interogri de aciune.

Se creeaz o interogare de selecie care conine cmpurile de inclus n

tabel.

n rndul Criteria se specific criteriul de selecie a nregistrrilor care

vor fi incluse n noul tabel.

Interogarea de selecie se transform ntr-o interogare de aciune. Din

meniul Query se alege opiunea Make Tables Query.

n caseta Make Tables se introduce numele tabelei ce se creeaz i se

specific baza de date care va conine noul tabel ( n mod obinuit baza
de date curent, dar poate fi i o alt baz de date).

Se declaneaz execuia interogrii i printr-un mesaj se confirm

numrul de nregistrri care se vor aduga n noua tabel.

Interogarea creeaz o tabel pe baza extragerii nregistrrilor din una sau

mai multe tabele.
Aceast operaie este util atunci cnd se creeaz rapoarte. Este mai optim
s se creeze un raport pe baza nregistrrilor extrase ntr-un singur tabel
dect s se obin raportul prin interogri multitabel. De asemenea utilitatea
mai este evideniat i atunci cnd se creeaz copii de siguran.
Exemplu:

b. Interogri de tip tabel ncruciat.

Sunt interogri de tip total, cu deosebirea c n listele obinuite care folosesc
denumirea cmpurilor ca titluri de coloane, tabelul ncruciat este un mod de
a sintetiza datele ntr-o form specific.
Pentru o interogare tabel ncruciat sunt necesare cel puin 3 cmpuri:

Unul care s furnizeze valorile pentru titlurile de rnd, cu meniunea c

se pot alege mai multe cmpuri antet de rnd;

Unul care s dea valorile pentru titlurile de coloane. Un singur cmp

poate fi antet de coloan;

Unul care s fie baz pentru calcularea valorilor sintetice de afiat la

punctele de intersecie rnd coloan. Aceste valori se obin, de regul,
prin nsumare i numrare utiliznd funciile SUM i COUNT.

Access ofer dou modaliti de creare a unei interogri ncruciate:

Prin asistarea de ctre programul vrjitor Crosstab Query Wizard;

Prin alegerea opiunii Crosstab din meniul Query.

c. Generarea automat a codului SQL ntr-o interogare QBE ( Query by

example).
n timpul definirii structurii unei interogri n modul Design View, Access
genereaz automat codul SQL al interogrii.
Exemplu:

d. Interogri utiliznd limbajul SQL.

Limbajul SQL dispune de urmtoarele categorii de comenzi:

Comenzi pentru descrierea structurii tabelelor:

Crearea tabelelor ( CREATE TABLE);

Adugarea

sau

tergerea

cmpurilor

din

tabel ( ALTER

TABLE);

tergerea indecilor ( DROP INDEX);

tergerea tabelelor ( DROP TABLE);

Comenzi pentru manipularea datelor:

Crearea unei tabele pe baza datelor din una sau mai multe
tabele (SELECTINTO);

Adugarea nregistrrilor n tabele ( INSERT);

tergerea nregistrrilor din tabele ( DELETE);

Actualizarea datelor din tabele ( UPDATE);

Comenzi pentru interogarea datelor; regsirea, selectarea i afiarea

datelor

( SELECT);

Comenzi pentru controlul datelor:

Atribuirea dreptului de acces ( GRANT);

Revocarea dreptului de acces ( REVOKE).

Etapele creri i executrii interogrilor SQL.:

Din fereastra Database se selecteaz eticheta Queries i clic pe butonul

New;

Din caseta de dialog New Query, care apare pe ecran, se selecteaz

opiunea Design View i OK;

Caseta de dialog Show Table, care apare pe ecran, se nchide fr a

selecta tabele din ea;

Din meniul View se alege opiunea SQL View, sau din bara cu
instrumente se activeaz butonul SQL, apare fereastra Select Query n
care se introduc instruciunile SQL SELECT.

Dup introducerea instruciunilor SQL se d comanda Run pentru a afla

rezultatul interogrii.
CREAREA SI PROIECTAREA FORMULARELOR.
Formularele sunt ferestre primare folosite pentru introducerea vizualizarea i
actualizarea datelor dintr-unul sau mai multe tabele ale aplicaiei Access. Un formular
poate fi considerat ca o interfa ntre utilizator i baza de date.
Formularele v permit s prezentai datele ntr-o form care l scutete pe utilizator
de preocuprile legate de modul de stocare al acestora. Se pot crea formulare diferite pentru
utilizri diferite: introducerea unor nregistrri noi, editarea celor existente, numai pentru
afiare sau formulare care funcioneaz pur i simplu ca nite casete de dialog.
Informaiile dintr-un formular pot fi mprite n seciuni. Toate formularele au
o seciune Detail ( detaliu), dar un formular poate avea i antet al formularului, antet al
paginii, subsol al paginii i subsol al formularului. Fiecare seciune are un scop specific
i se imprim ntr-o ordine prestabilit ntr-un formular.
Pentru a crea un formular nou vom alege obiectul Forms din fereastra Database i se
apeleaz meniul Insert cu opiunea Forms. Va aprea o fereastr cu mai multe tipuri de
programe wizard pentru formulare:

Design View (modul proiectare) permite crearea tuturor elementelor manual

Form Wizard ofer posibilitatea controlrii fiecrei etape a procesului
AutoForm: Columnar (Configurare automat a formularului:aezare n coloan) creeaz un
formular cu controalele aliniate unul sub cellalt (configuraie corespunztoare pentru un
formular principal)

 AutoForm: Tabular (Configurare automat a formularului:aezare tabelar) creeaz un

formular cu controalele aliniate unul lng cellalt (configuraie corespunztoare pentru un
subformular );
AutoForm: DataSheet (Configurare automat a formularului:modul DataSheet ) creeaz un
formular avnd modul de afiare prestabilit DataSheet ( configuraie corespunztoare pentru
afiarea numrului maxim posibil de nregistrri deodat);
Chart Wizard (program pentru reprezentri grafice) creeaz un grafic. Pentru a obine un
grafic tiprit, se folosete un raport n loc de formular;
PivotTable Wizard (program pentru tabele pivot) creeaz un formular pentru afiarea datelor
din Excel.
Sub lista programelor wizard se afl o caset cu list derulant n care trebuie s
selectai tabelul sau interogarea care va servi ca surs de date pentru formular. In cazul unui
formular caset de dialog, caseta pentru precizarea sursei de date poate fi lsat
necompletat.
Crearea unui formular utiliznd o aplicaie expert:
1. se deschide baza de date pentru care se dorete crearea formularului i se
execut clic pe opiunea Forms ( Formulare) din bara Objects.

2. se execut dublu clic pe opiunea Create form by using wizard ( creeaz

formular utiliznd aplicaia expert).
3. este lansat n execuie Form Wizard.

Se apas sgeat n jos de lng cmpul Tables / Queries ( tabele/interogri) i n

lista care apare se execut clic pe tabelul pe care se va baza formularul;
4. lista Available Fields ( cmpuri disponibile) catalogheaz toate cmpurile din
tabelul selectat. Se execut clic pe primul cmp dorit s apar n formular,
apoi clic pe butonul

. Cmpul este adugat n lista Selected Fields

(cmpuri selectate). Se repet procedeul pn la adugarea tuturor cmpurilor

dorite. Pentru introducerea rapid a tuturor cmpurilor disponibile se apas
butonul

. Pentru tergerea din lista Selected Fields se apas butoanele

. Se apas apoi butonul Next.

5. Form Wizard afieaz o list cu machete disponibile pentru formular.

Se execut clic pe macheta dorit. Se apas apoi butonul Next.

6. aplicaia expert prezint o serie de stiluri referitoare la aspectul formularului
(culori, fundal, fonturi etc). Se selecteaz stilul dorit.

Se apas apoi butonul Next.

7.

se tasteaz un nume pentru formular n cmpul What title do you want for your
form? (ce titlu dorii pentru formular?) i se alege una dintre opiunile Open the
form to view or enter information ( deschide formularul pentru a vizualiza sau
introduce

informaii) sau Modify

formularului).

the

forms design ( modific

structura

Se apas apoi butonul Finish.

8. aplicaia Access afieaz noul formular ( n funcie de selecia de la pasul 7) n
vederea Datasheet sau Design. Se apas apoi butonul Close.
9. formularul este enumerat n fereastra bazei de date i se poate deschide atunci
cnd dorim s-l utilizm.
Deschiderea unui formular:
1. dup deschiderea bazei de date unde se gsete formularul, se execut clic pe
opiunea Forms din bara Objects;
2. se afieaz toate formularele create pentru acea baz de date; se selecteaz
formularul dorit i se execut clic pe butonul Open din bara de instrumente a
ferestrei bazei de date sau dublu clic pe numele formularului dorit.
Salvarea unui formular:
Cnd se creeaz automat sau pornind de la zero, formularul se salveaz cnd i se
atribuie un nume. Acest nume va fi afiat n fereastra bazei de date. n urma efecturii
de modificri, Access cere salvarea. Se pot executa salvri i prin comanda Save a
meniului File sau prin butonul Save de pe bara de instrumente de lucru.
Adugarea de noi nregistrri:
Deschidem formularul n modul Datasheet i efectum paii:
1. se acioneaz butonul NewRecord din bara de instrumente, tastai datele, apoi
apsai tasta TAB sau ENTER pentru a trece la urmtorul cmp. La sfritul
nregistrrii, apsai tasta TAB sau ENTER pentru a trece la urmtoarea
nregistrare;

2. pentru a edita date n cadrul unui cmp, facei clic pe cmpul pe care dorii
s-l editai i apoi scriei datele. Access salveaz automat coninutul nregistrrii
curente nainte de a trece la nregistrarea urmtoare.
Formatarea textului:
1. se deschide formularul dorit n vederea Design. Nici unul dintre elementele
formularului nu va fi selectat.

2. printr-un clic al mouse-ului pe fiecare caset se intr n modul de editare

putnd formata textul inserat n caset, folosindu-se bara de instrumente
Formatare pentru a modifica fonturile sau dimensiunile fonturilor, a alinia textul,
modifica chenarul sau limea liniei sau a aplica culori sau efecte speciale.
3. se aliniaz controalele cu riglele.
4. se plaseaz controalele n seciunea Detail ( Detaliu) sau n una dintre celelalte
seciuni Form Header ( Seciune antet) sau Form Footer ( Seciune subsol).
5. se folosete caseta de instrumente Toolbox pentru a aduga controale, ca
etichetele i casetele de text.
6. se execut clic pe butonul Save din bara cu instrumente standard din fereastra
principal pentru a salva modificrile;
Observaie:
Pentru anularea ultimelor modificri dintr-un cmp se execut comanda Undo /
Typing din meniul Edit ( se acioneaz butonul UNDO

).

CREAREA I PROIECTAREA RAPOARTELOR.

Rapoartele sunt destinate n primul rnd pentru tiprirea diferitelor rezultate. Ele
asigur o calitate profesional de reprezentare a informaiilor. Rapoartele ofer diferite
faciliti prin care informaiile tiprite pot fi grupate, sortate i se pot obine diverse
rezultate. Indiferent de modul de generare a unui raport, raportul respectiv ulterior poate
fi modificat.
Exist mai multe metode de creare a unui raport de la cele simple dar limitate
(AutoReport) la cele dificile dar foarte flexibile (modul de afiare Report Design). Varianta
intermediar este Report Wizard, care ofer o anumit flexibilitate, combinat cu simplitatea
operaiilor.
Cu Report Wizard se pot folosi mai multe tabele i sisteme de interogare i se poate
alege un plan pentru raport, care poate fi formatat.
Pentru a crea un raport cu Report Wizard, se efectueaz paii urmtori:
1. Se deschide baza de date care conine tabelul sau sistemul de interogare pentru
care se dorete un raport.

2. Se execut clic pe eticheta Reports ( Rapoarte) din fereastra Database, apoi se

execut clic pe butonul New. Pe ecran va aprea caseta de dialog New Report.
3. Se execut clic pe Report Wizard i apoi pe OK. Pe ecran va aprea Report
Wizard.
4. Se deschide lista derulant Tables/Queries (Tabele/interogri) i se selecteaz
unul din tabelele sau sistemele de interogare din care se vor selecta cmpuri.

5. Se execut clic pe un cmp din lista Available Fields ( Cmpuri disponibile),

apoi pe butonul > pentru a muta n lista Selected Fields (Cmpuri selectate).
6. Dac este cazul, se selecteaz alt tabel sau sistem de interogare din lista
Tables/Queries i se repet pasul 5. Cnd se termin cu selectarea cmpurilor, se
execut clic pe Next. Se va vedea urmtorul ecran din aplicaia Wizard.

7. Dac se dorete gruparea nregistrrilor dup unul din cmpurile selectate, se

execut clic pe cmpul respectiv, apoi pe butonul >. Dac se dorete selectarea
mai multor niveluri de grupare, acestea se selecteaz n ordinea dorit. Apoi, se
execut clic pe Next pentru a merge mai departe.

8. n continuare, dac se dorete sortarea nregistrrilor, se va deschide lista

derulant i se va selecta un cmp dup care se va face sortarea. Se pot selecta
pn la patru criterii de sortare din lista derulant. Dup aceea se execut clic pe
Next.

9. n urmtoarea caset de dialog se selecteaz opiunea pentru format din seciunea

Layout. Cnd se execut clic pe un buton de opiune, modelul din caset se
modific, pentru a afia varianta selectat.

10. Se selecteaz orientarea pentru raportul tiprit: Portrait sau Landscape. Apoi, se
execut clic pe Next pentru a continua.

11. n urmtoarea caset de dialog a Wizard-ului, se va cere selectarea unui stil

pentru raport. n list apar mai multe; executnd clic pe unul dintre ele se va
vedea cum arat acesta. Dup alegerea stilului dorit se execut clic pe Next.

12. Se deschide ecranul Report Wizard. n cmpul What title do you want for your
report? ( Ce titlu dorii pentru raportul dumneavoastr?) se tasteaz numele
sub care va fi salvat raportul. Pentru examinarea raportului, se seteaz
opiunea Preview the report ( examinare raport) sau pentru a putea face

modificri n raport, se seteaz Modify the reports design (Modificai

structura raportului), apoi clic pe Finish se va vedea raportul n Print Preview.
De aici, se poate tipri raportul sau se poate trece n modul de afiare Report Design
pentru a face modificri.
PROIECTAREA PANOURILOR DE COMUTARE.
Panoul de comutare este un formular distinct, care conine butoane. Butoanele
panoului de comutare reprezint puncte de acces ale utilizatorului ctre diverse
formulare i rapoarte.
nainte de a ncepe s creai un panou de comutare, va trebui s specificai ce
aciuni sunt accesibile din fiecare formular al panoului de comutare.
Pentru a crea pagini de comutare, trebuie s parcurgei urmtorii pai:
1. alegei

din

meniul

Tools

comanda

Database

Utilities Switchboard

Manager, rezult caseta de dialog,

executai clic pe Yes pentru a crea un nou panou de comutare.

2. executai clic pe New pentru a v introduce pe rnd paginile de comutare;

3. pentru a conecta pagina Main Switchboard la celelalte panouri de
comutare, selectai Main Switchboard i executai clic pe Edit.

4.

n caseta de dialog Edit Switchboard, executai clic pe New pentru a

introduce textul pentru buton.

5. selectai

pagina

de

comutare

corespunztoare

din

lista

derulant

Switchboard i executai clic pe butonul OK.

6. repetai pasul anterior pentru a conecta toate paginile de comutare
7. pentru ca utilizatorii s poat reveni la un panou de comutare anterior,
selectai panoul de comutare i alegei Edit. Executai clic pe New,
adugai textul pentru buton i alegei din list panoul de comutare
anterior.
8. tastai panourile de comutare nchiznd fereastra Switchboard Manager i
deschiznd formularul Switchboard n fereastra Database.

Permisiunea de deschidere a unui formular sau de vizualizare a unui raport

accesat n panoul de comutare este fcut prin funciile panoului de comutare
n zona Command:

Go To Switchboard - Acces la panou;

Open Form in Edit Mode deschidere formular n modul editare;

Open Form in Add Mode deschidere formular n modul

adugare;

Open Report deschidere raport;

Design Application proiectare aplicaie;

Run Macro rulare macrocomand;

Run Code rulare cod;

Exit Application prsire aplicaie.

PERSONALIZAREA OPIUNILOR DE LANSARE.

Opiunile de lansare reprezint un grup de parametrii care au efect asupra
unei singure baze de date i au ca efect deschiderea unui formular, plasarea unui text
n bara de titlu, folosirea unei pictograme personalizate etc. opiunile din caseta de
dialog Startup sunt asociate unei proprieti ale bazei de date, prin urmare modificarea
acestor opiuni modific automat proprietile bazei de date. Pentru a stabili sau a
modifica opiunile de lansare, trebuie s parcurgei urmtorii pai:
1. Alegei Tools Startup pentru a deschide caseta de dialog Startup.
2. n caseta de text Application Title, introducei titlul care va aprea n bara
de titlu a aplicaiei.
3. n caseta de text Display Form, specificai formularul care dorii s fie
afiat atunci cnd deschidei baza de date.
4. Executai clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Startup.