1.

SCOPUL SISTEMULUI INTERN DE RECRUTARE & SELECTIE

Sistemul intern de recrutare&selectie prezinta metodele prin care compania se ocupa, prin
resurse proprii, de identificarea si atragerea de personal n vederea formarii unei echipe
performante, care sa contribuie la susinerea realizarii obiectivelor acesteia in conformitate cu
valorile promovate de companie.
2. RECRUTARE & SELECTIE - DEFINITIE
Recrutarea este procesul prin care se identifica potentialii candidati pentru un post existent sau
viitor.
Selectia de personal este procesul de alegere a candidatilor care au calificarea si atitudinea
potrivita pentru un post vacant.
3 TIPURI DE RECRUTARE INTERNA/EXTERNA
3.1 Recrutarea interna - proces prin care o companie selecteaza unul/mai multi dintre actualii
angajati pentru a ocupa un alt post din cadrul organizatiei.
Recrutarea interna are ca avantaj faptul ca incurajeaza proprii angajati sa promoveze,
contribuind la motivarea personalului si la stimularea dorintei de a invata si a se dezvolta. Un alt
avantaj este acela ca angajatul promovat sau mutat pe un alt post cunoaste deja spiritul
organizatiei, cultura acesteia, nemaifiind necesar un proces de introducere in filosofia
organizatiei ( induction ).
De asemenea recrutarea interna mentine nivelul costurilor de recrutare scazut.
Un dezavantaj ar fi acela ca exista pericolul aparitiei fenomenului de groupthink , de
clonare a stilului de gandire si de actiune in organizatie, si, in consecinta, de stagnare si de
rezistenta la nou si la inovare.
Metode de recrutare si selectie interna:

postarea de anunturi interne

concursurile

promovarea pe baza evaluarii performantelor anterioare

3.2 Recrutarea externa - Proces prin care o companie selecteaza angajati noi, dinafara
companiei, pentru a ocupa un post din cadrul organizatiei.
Recrutarea externa este o modalitate folosita in special printre firmele care cauta personal cu
un nivel inalt de calificare, cu competente solide, cu experienta deja acumulata intr-o functie
similara si cu o viziune diferita de cea existenta in organizatie, dar si de catre organizatiile care

se dezvolta rapid. Este realizata mai des pe piata romaneasca a fortei de munca pentru posturi
cheie din companii.
Recrutarea externa ridica o serie de provocari cum ar fi dinamica pietei de munca, costuri mai
ridicate, perioade mai lungi de adaptare a noilor veniti in organizatie, uneori chiar demotivarea
vechilor angajati.
Metode de recrutare externa:

anuntul publicitar

agentii private de recrutare si leasing de personal

agentii de ocuparea fortei de munca

internet

targuri de job-uri

institutii de invatamant etc.

4. ETAPE IN SISTEMUL DE RECRUTARE&SELECTIE

ETAPE RECRUTARE
Identificarea pozitiei vacante
Pregatirea/Revizuirea fisei de
post/ profilului candidatului
Aprobarea fisei de post/ profilului
candidatului
Stabilirea pachetului salarial
Completarea cererii de recrutare
Anuntarea pozitiei vacante
Centralizarea si prima triere a
CV-urilor
Stabilirea candidatilor de
intervievat
Programarea interviurilor
Primul interviu/ alte metode de
selectie
Verificare referinte
Prezentarea short-listului
Al doilea interviu/ alte metode de

Varianta 1
Manager direct
Manager direct +
Coordonator recrutare si
selectie
General Manager +
Sef departament +
HR Manager
General Manager +
Sef departament +
HR Manager
Manager direct
Coordonator recrutare si
selectie
Coordonator recrutare si
selectie
Manager direct +
Coordonator recrutare si
selectie
Coordonator recrutare si
selectie
Coordonator recrutare si
selectie
Coordonator recrutare si
selectie
Coordonator recrutare si
selectie
Manager direct

Varianta 2
Manager direct
Manager direct +
Coordonator recrutare si
selectie
General Manager +
Sef departament +
HR Manager
General Manager +
Sef departament +
HR Manager
Manager direct
Coordonator recrutare si
selectie
Coordonator recrutare si
selectie
Manager direct +
Coordonator recrutare si
selectie
Coordonator recrutare si
selectie
Manager direct
Manager direct
Manager direct
Sef departament/ Manager

selectie
Implicarea altor persoane in
selectie
Recomandari privind alegerea
candidatului potrivit
Decizia finala privind angajarea
Anuntarea candidatilor respinsi
Oferta pentru candidat
Formular angajare
Documente pentru angajare
(contract de munca etc)
Introducerea noului angajat in
organizatie
Stabilirea obiectivelor pentru
perioada de proba
Evaluarea dupa perioada de
proba

Resurse umane
Sef departament/
Manager Resurse umane
Coordonator recrutare si
selectie
Manager direct
Coordonator recrutare si
selectie
Manager direct
Manager direct
Specialist salarizare

Manager direct
Manager direct
Manager direct
Manager direct
Manager direct
Specialist salarizare

Manager direct

Manager direct

Manager direct

Manager direct

Manager direct

Manager direct

4.1 Identificarea posturilor vacante

In cadrul unei organizatii pot sa apara pozitii vacante (personal permanent sau temporar) in
urmatoarele situatii:

apariia de noi activitati

cresterea volumului activitatii

promovarea/transferarea interna a unor angajati ai companiei

inlocuirea unor angajati care au parasit compania

aglomerarea activitatii pe perioade scurte de timp (personalul se poate suplimenta

temporar)

Inainte de a suplimenta numarul de posturi sau de a introduce o pozitie noua trebuie verificata
necesitatea reala a acestei modificari, respectiv o organizare mai atenta a activitatilor si/sau
realocarea diferita a acestora intre posturi.
Lista de control!

Care sunt obiectivele postului vizat?

Cum sunt indeplinite aceste obiective in prezent?

Este nevoie de acest post pentru o perioada scurta de timp sau permanent?

Persoana care indeplineste in prezent sarcinile acestui post este suprasolicitata ?

Cum se vor modifica rezultatele activitatii firmei prin infiintarea acestui post?

Complexitatea si volumul activitatii acestui post ocupa timpul normal de lucru al unui
angajat?

In formula actuala, sarcinile postului pot fi redistribuite?

Care sunt costurile impuse de noul post?

Unde poate fi gasit si cat timp va dura pana la aducerea candidatului potrivit pentru
organizatie?

Cum este privita in organizatie introducerea noului post?

Care vor fi modificarile ce vor interveni in structura ierarhica?

Care sunt posibilele consecinte negative daca postul nu va fi infiintat?

4.2 Pregatirea fisei de post/ profilului candidatului

Succesul recrutarii este dificil de obtinut daca posturile sunt vag definite. Reusita recrutarii
personalului depinde in mare masura de intelegerea si definirea clara a cerintelor postului care
urmeaza sa fie ocupat.
Pregatirea fisei postului si a specificaiilor acestuia reprezinta o condiie preliminara anunarii
postului vacant n organizaie sau presa.
Fisa postului specifica denumirea postului, pozitia pe linie ierarhica, sarcinile si responsabilitatile
ce revin titularului postului, conditiile de lucru, standardele de performanta, caracteristicile
personale necesare angajatului pentru indeplinirea cerintelor postului, competente, cerinte
speciale etc.
Metode de realizare/ revizuire a fisei de post
Pentru actualizarea sau proiectarea fiselor de post este necesara derularea unor proceduri
specifice, analizandu-se anumite documente existente in firma

(fise de post actuale,

organigrama, foi de atributii si responsabilitati daca exista)

Metoda cea mai utilizata n construirea fiselor de post este interviul; este vorba despre un
interviu structurat care presupune discuii att cu deinatori ai postului respectiv, ct i cu o
persoana care are n subordine postul pentru care se construieste fisa.
Etapele construirii fiei postului

construirea, ntr-o prima form, a fiselor de post

organizarea unei a doua etape de discuii cu deinatorul postului i cu superiorul direct

al postului pentru care se concepe fisa

elaborarea ntr-o form final a fiei de post, innd cont de datele obinute din
interviul cu cei doi i din analiza documentelor organizaiei

aprobarea fisei postului de catre seful de departament, managerul de resurse umane si

directorul general

prezentarea i semnarea fielor de post de catre deinatorii posturilor

4.3 Stabilirea pachetului salarial

De asemenea, inainte de a incepe procesul de recrutare, trebuie stabilit nivelul remuneratiei si
beneficiile asociate postului vacant. Pentru aceasta se tine cont de:

nivelul de salarizare din domeniul respectiv

cererea si oferta de pe piata de munca

tipul de post vacant

politica salariala a companiei

4.4 Completarea cererii de recrutare. Verificare buget. Aprobare.

Planul general de recrutare si bugetul corespunzator se propun si se aproba o data pe an, la
sfarsitul anului calendaristic, pentru anul urmator. In functie de evolutia activitatii in
departamente se pot identifica nevoi de recrutare pe tot parcursul anului, care sunt supuse
discutiilor si aprobarilor speciale.

Necesarul de recrutare se comunica Departamentului Resurse Umane prin documentul

CERERE DE RECRUTARE, care se completeaza inainte de initierea oricaror demersuri
de recrutare de catre managerul care are postul vacant in subordine, cu minim 6
saptamani inainte ca noul angajat sa inceapa activitatea.

Departamentul Resurse Umane verifica daca postul vacant a fost bugetat si data
inceperii activitatii

Formularul CERERE DE RECRUTARE se aproba/ respinge de catre Seful de

departament si Directorul General.

4.5 Anuntarea pozitiei vacante

Dupa stabilirea caracteristicilor postului, a profilului angajatului dorit si aprobarea cererii de
recrutare, procesul de cautare a candidatilor poate incepe.
Pentru recrutare interna, Coordonatorul de recrutare si selectie va aduce la cunostinta tuturor
departamentelor posturile vacante, responsabilitatile principale, experienta si cunostintele
necesare. Aplicatiile candidatilor si propunerile managerilor se trimit in maxim 5 zile
Coordonatorului de recrutare si selectie.

Pentru recrutare externa prin resurse proprii, anuntul trebuie facut public astfel incat sa ajunga
la cunostinta unui numar cat mai mare de potentiali candidati.

4.6 Centralizarea si prima triere a CV-urilor

Pentru toate posturile vacante CV-urile se primesc centralizat si sunt triate de catre
Coordonatorul de recrutare si selectie, clasificarea facandu-se sub calificativele:

corespunzator

partial/ oarecum corespunzator

necorespunzator

Indiferent de decizia luata, CV-urile primite vor fi arhivate in BAZA DE DATE a companiei timp
de maxim 1 an.

4.7 Stabilirea candidatilor de intervievat

Dupa trierea CV-urilor, din cele clasificate corespunzator, se va stabili lista candidatilor alesi
pentru etapa urmatoare, in functie de cerintele obligatorii pe care acestia trebuie sa le
indeplineasca.

4.8 Programarea interviurilor

Programarea interviurilor se face de catre Coordonatorul de recrutare si selectie, direct sau
indirect, de comun acord cu managerul pozitiei vacante.
Se vor stabili coordonatele privind locul, data, ora desfasurarii interviurilor, metode de
comunicare si persoane de contact in cazul unor modificari, detalii suplimentare etc.

4.9 Primul interviu/ alte metode de selectie

Interviul este cea mai utilizata metoda de selectie a personalului. Scopul principal al unui
interviu de selecie este de a culege informatii relevante despre experienta, abilitatile si
competentele candidatului precum si de a constata interesul acestuia pentru post.

INTERVIUL
A. Pregatirea interviului

Culegere informatii despre candidat (studiere CV) si compania din care vine (Internet,
publicatii de specialitate etc.)

Stabilire competente ( Aspecte ale comportamentului, specifice, observabile si

verificabile care pot fi evaluate )

pe care trebuie sa le indeplineasca un candidat

Stabilire obiective interviu

Stabilire tip de intrebari (situationale, comportamentale etc.)

Stabilire succesiune intrebari

Stabilire buget de timp pe care il aveti la dispozitie pentru acel interviu

Stabilire loc desfasurare interviu

B. Conducerea/ Sustinerea interviului

Intampinarea candidatului (strangere de mana)

Verificati cine este cel pe care il intervievati/candidatul (CV vs candidat)

Prezentare intervievator
Creati o atmosfera relaxata, deschisa :Cum ati ajuns la noi ? Ne-ati gasit greu ?Va pot
oferi o cafea ?

Spuneti care sunt pasii interviului

Fiti atat de personal cat va permite interlocutorul

Fiti empatic si ascultati activ (intervievatorul vorbeste 20% din timp, candidatul 80%)

Vorbiti clar si nu folositi jargonul tehnic

Fiti sincer interesat fata de candidat

Urmati planul de interviu (experienta, educatie, competente etc), dar permiteti-va

flexibilitate si spontaneitate cand situatia o cere

Folositi feedback-ul ca si mijloc de asigurare a candidatului ca ati inteles corect ce va

spune (incurajati discutia)

Oferiti candidatului posibilitatea de a adresa intrebari

Prezentati responsabilitatile postului, programul, detalii despre companie.

Cereti permisiunea pentru verificarea referintelor

Nu incheiati interviul in graba. Oferiti detalii despre etapele viitoare

Multumiti candidatului pentru timpul acordat

C.Tipuri de intrebari in timpul interviului

Deschise - Permit optiuni de raspuns: Care e parerea dvs asupra..?/ Descrieti-mi,

va rog, o situatie in care/ Cum ati procedat in situatia ?

Inchise Limiteaza raspunsul la o varianta: De cate ori pe saptamana ?/Cate ore

munciti pe zi ? Cunoasteti zona X ?

Bipolare

intrebari inchise care limiteaza raspunsul la alegerea dintre 2 variante:

Sunteti de acord sau nu cu ...?

De investigare intrebari care sa va lamureasca: De ce?/Dati-mi un exemplu ...

De verificare intrebari care verifica o situatie prezentata anterior de candidat: As vrea

sa revenim la situatia XPuteti sa-mi dati mai multe detalii despre?

De control conducerea discutiei spre un anumit subiect:: Sunteti de acord ca?Nu

credeti ca?

Erori in formularea intrebarilor!

Evitati intrebarile cu raspuns sugerat : Nu-i asa ca magazinul X este cel mai bun din
zona Dvs. ?

Evitati sa puneti doua intrebari intr-una :Ce decizii luati de-a lungul unei zile si cum le
luati?

D. Evaluarea interviului

Notati impresiile in timpul interviului si imediat dupa interviu

Nu luati excesiv de multe notite in timpul interviului

Notati exemple la fiecare comentariu pe care il faceti pentru a creste obiectivitatea si

pentru a va sustine parerile

Intervievator:

Coordonator recrutare si selectie

Manager din departamentul n care se va face ulterior angajarea

Acestia vor urmari si evalua competentele din Fisa de interviu pentru fiecare pozitie in parte si
vor nota concluziile in functie de observatiile din timpul interviului.
Alte metode de selectie:

Centre de evaluare = metoda de selectie in care candidatii sunt supusi unei baterii de
teste si exercitii (simulari apropiate de specificul postului, simulari de interviu, jocuri de
rol si/sau teste psihologice) intr-o perioada de timp limitata.

Teste = metoda de selectie contra cronometru prin care se urmareste o anumita abilitate
(testele pot fi: numerice, logice, de abilitati, de inteligenta etc.) a candidatului.

4.10 Verificarea referintelor

CV-urile colectate in urma recrutarii contin, in mod normal, o rubrica referitoare la referinte si
recomandari. Formula utilizata de catre candidati este referinte disponibile la cerere.

Scopul referintelor este de a oferi informatii suplimentare despre candidat de la persoane cu care
acesta a avut anterior relatii de munca. Cel care le solicita este persoana care face selecia.
In acelai timp, avand n vedere importanta lor, informatiile trebuie sa ramana confideniale. O
ntrebare foarte importanta, al carei raspuns poate constitui o recomandare, se poate adresa
fostului manager al candidatului: L-ai angaja nca o data i daca da/nu, de ce?

4.11 Prezentarea short-listului si recomandari privind alegerea candidatului

potrivit
La finalul primului interviu si dupa verificarea referintelor se intocmeste lista scurta (maxim 5
persoane) cu candidatii cei mai potriviti pentru postul respectiv.
Daca selectia a fost facuta de Coordonatorul Recrutare si selectie, lista scurta impreuna cu
CV-urile, informatiile aflate in timpul interviului si evaluarile personale sunt transmise
managerului postului vacant si altor persoane implicate in procesul de selectie, dupa caz.
Daca selectia a fost facuta de Managerul postului, lista scurta impreuna cu CV-urile,
informatiile aflate in timpul interviului si evaluarile personale sunt transmise altor persoane
implicate in procesul de selectie, dupa caz.

4.12 Alte interviuri/ alte persoane implicate in selectie

Al doilea interviu se realizeaza de catre Managerul direct/ alte persoane implicate in proces, pe
baza listei scurte si a informatiilor obtinute in urma primei etape de selectie.
Coordonatorul de recrutare si selectie se ocupa de programarea interviurilor, direct sau indirect,
de comun acord cu persoanele implicate, si poate asista la interviu la cererea managerului.
Pentru situatii speciale se poate solicita implicarea in procesul de selectie a Sefului de
departament si/ sau a Managerului de resurse umane.

4.13 Decizia finala privind angajarea

Decizia finala trebuie luata dupa analizarea tuturor informatiilor obtinute in timpul procesului de
recrutare. Candidatii intervievati se evalueaza urmarind compatibilitatea fiecaruia cu cerintele
din fisa postului si profilul stabilit initial.
Recomandare privind ponderea informatiilor obtinute in procesul de recrutare si selectie in
decizia finala:

Rezultate teste/ chestionare/ centre evaluare: max 30%

Experienta/ educatie: max 30%

Competente/ motivatie: max 40%

Erori in evaluarea candidatilor:

Idei preconcepute despre candidat (stereotipie)

Prima impresie

Efect de halo: extrapolarea unei singure realizari a candidatului

Favorizarea candidatilor care seamana/au elemente in comun cu intervievatorul

Compararea candidatilor intre ei

Luarea deciziei in timpul interviului

Supraevaluarea unor trasaturi pozitive/negative

Schimbarea criteriilor de evaluare in timpul interviului

Efectul de recenta: alegerea ultimului candidat intervievat

Pentru a nu pierde candidatii buni, in decurs de maxim 3 zile de la finalizarea procesului de

selectie, Managerul direct va indica persoana cea mai potrivita pentru ocuparea postului vacant
in companie.

4.14 Anuntarea candidatilor respinsi

Fiecare dintre candidatii intervievati trebuie sa primeasca un raspuns. Este o nota buna pentru
companie daca se ofera cu tact o explicatie obiectiva, precisa si sincera a respingerii unui
candidat. Motivul trebuie legat de lipsa unei abilitati esentiale, a experientei etc pentru postul
vacant. Respingerea poate fi comunicata telefonic sau in scris, mentionandu-se deasemenea si
calitatile candidatului. Eventual, se pot specifica si criteriile pe baza carora s-a facut alegerea.

4.15 Oferta pentru candidat

La finalul procesului de recrutare si selectie, dupa alegerea celui mai bun candidat, Managerul
Direct ii prezinta acestuia oferta de angajare. Oferta se prezinta fata in fata cu candidatul
(durata 15 30 minute); trebuie sa fie clara si concisa, pentru a inlatura eventuale
neplaceri/neintelegeri ulterioare, si cuprinde detalii referitoare la:

Durata contractului

Salariul net/ brut lunar

Programul de lucru

Durata concediului anual

Alte elemente (bonus, masina, telefon, laptop etc.) daca este cazul.

De asemenea, responsabilul Resurse Umane care se ocupa de contractele de munca va

acorda tot sprijinul necesar pentru stabilirea aranjamentelor contractuale si a tuturor
formularelor necesare angajarii in concordanta cu Codul Muncii in vigoare.

4.16 Introducerea noului angajat in organizatie

Programul de introducere este foarte important pentru noul angajat si pentru performanta
lui viitoare in organizatie, avand rolul de a-l familiariza cu politica, regulile si standardele de
comportament acceptate in companie.
Un program eficient de introducere in organizatie asigura faptul ca angajatul va ajunge
foarte repede sa dea randament in concordanta cu cerintele companiei.
In programul de introducere angajatul afla toate lucrurile de baza din organizatie: program,
structura departamente, tinuta acceptata, modalitati de stabilire a concediului de odihna,
reguli de protectie a muncii, misiunea, viziunea, valorile companiei etc, precum si toate
cerintele postului pe care il ocupa, cu metode de realizare, obiective si asteptari.
Organizat si prezentat profesional, programul de introducere in organizatie reprezinta prima
impresie a noului candidat despre companie.
Coordonatorul de recrutare si selectie va stabili structura programului de introducere iar
Managerul direct este raspunzator de implementarea acestuia si de introducerea propriuzisa a noilor angajati in cadrul organizatiei.